Eventos

Año tras año, encuesta tras encuesta, los planificadores de eventos han ganado una reputación como una de las 10 profesiones más estresantes. Cuando uno considera el hecho que las otras ocupaciones que completan esa lista envuelven situaciones de vida o muerte, es por lo tanto innecesario. ¿Por qué planificar eventos debería ser tan estresante como ser un militar, un policía, trabajar en un hospital o pilotar un avión?¿Cómo se podría reducir el estrés?

Echemos un vistazo a las razones de por qué la organización de eventos es tan estresante y veamos algunas estrategias para prevenir y recuperarse del estrés y el agotamiento.

 

Planificador de evento

Una mentalidad que produce estrés.

 

Hay una serie de factores que contribuyen a generar altos niveles de estrés para los planificadores de eventos. Para invertir esto deberá realizar un cambio drástico en su mentalidad.

  1. Falta de consideración básica.

Dado que las situaciones que enfrentan los planificadores de eventos no son peligrosas para la vida, ¿por qué casi todas las solicitudes tienen que ser «urgentes?» Las peticiones de última hora y la urgencia crean un ambiente de olla a presión. No es de extrañar que los profesionales de la industria de eventos estén bajo estrés.

La parte desafortunada sobre esto es que una vez que todo el mundo se apresura a preparar reuniones y dar información a las partes que lo han solicitado, la toma de decisiones se arrastra por semanas, a veces meses.

 

Escenario: Hace poco hablé con un profesional de la industria de eventos que recibió una solicitud urgente cuando estaba disfrutando de unas merecidas vacaciones junto a su familia. Dejó claro que estaba de vacaciones y que volvería el lunes. La respuesta fue que si la propuesta no era recibida el jueves, no se consideraría. El planificador de eventos tomó tiempo lejos de su familia para presentar la propuesta antes de la fecha límite. Seis semanas más tarde, todavía no había ninguna decisión.

Claramente, la solicitud no era realmente urgente.

 

Solución: Respete a sus colegas y no haga demandas irrazonables que hagan que aparezca la presión. Antes de etiquetar una propuesta o solicitud de información como «urgente», aclare el calendario real para la toma de decisiones.

Cuando reciba una solicitud urgente, tómese el tiempo para determinar si es realmente urgente. Esto puede implicar una breve conversación con la persona encargada. Cuando usted hace una demanda urgente a un hotel u otros proveedores lo que estará haciendo será intensificar el nivel de tensión en una industria ya estresada.

 

  1. No establecer límites.

En el mundo de los eventos hay un fracaso para establecer los límites. Jefes y compañeros hacen peticiones poco razonables después de horas y en plazos ajustados, e incluso en fines de semana. Esto se percibe como «una parte de hacer negocio.» De hecho, los individuos que intentan fijar límites tienden a ser etiquetados como «inflexibles”.

 

Solución: Comience a establecer límites con socios, jefes y clientes. Irá poco a poco al principio pero es posible entrenar a los que te rodean para que dejen de hacer demandas irrazonables.

 

  1. El cliente siempre tiene la razón.

Esta mentalidad da como resultado intentar satisfacer las solicitudes irrazonables y no poder establecer límites. Se espera que obtengamos el mismo resultado en una fracción de tiempo más pequeña. Si dos días es realmente lo que se necesita para una agenda, la solicitud es comprimirla en un día. Si una hora es un plazo razonable para realizar un ejercicio en una conferencia, la expectativa es lograr los mismos resultados en 15 minutos. Las sesiones son cada vez más cortas y conducen al estrés a los planificadores de eventos, presentadores y participantes.

 

Solución: Si el cliente ya lo sabe todo, ¿por qué necesitan su experiencia? Lo contrataron por su experiencia, no sólo para implementar un plan fallido. No tenga miedo de compartirlo y sugerir alternativas más razonables.

 

  1. Cambiar por el bien del cambio.

Esta es una de las mayores fuentes de estrés dentro de nuestra industria. ¿Cuántas veces se tiene que cambiar un plan de viaje, cambiar los temas de una agenda o reimprimir el material porque el contenido ha cambiado? Demasiado a menudo.

 

Solución: Haga que los plazos sean claros para todos. . Definitivamente dé a las sedes y a las empresas de catering lo que ellos necesitan en términos de números finales. No pueden hacer su trabajo de otra manera. Trabaje con lugares que acepten cambios en las listas de habitaciones con las fechas más cercanas a la fecha del evento. Programe la impresión durante uno o dos días antes de una reunión. Esto es mucho menos estresante que cambiarlos una y otra vez.

 

Estos cambios bastante simples en la forma de pensar pueden hacer toda la diferencia en la profesión y hacer que los niveles de estrés vayan más acordes con el enfoque central de la profesión.

 

  1. Abundancia o escasez

Durante los tiempos de prosperidad, los planificadores de eventos están muy ocupados. En períodos de incertidumbre o de desaceleración económica, los planificadores de eventos suelen estar entre los primeros en ser despedidos. Esto conduce a cierta inseguridad. Contribuye a una mentalidad en la que los planificadores de eventos sienten que no pueden rechazar el trabajo o delegarlo a otros. También hay una tendencia a asumir proyectos que realmente no están en su área de especialización. Los planificadores de eventos internos sienten que no pueden negociar cuando las demandas de carga de trabajo no son razonables. El resultado es exagerarse a sí mismo y conducirse al agotamiento.

 

Solución: Estamos de nuevo en un período de incertidumbre global por lo que es importante darnos cuenta de que tratar de abarcar todo para todas las personas no sirve a nadie. Hay una necesidad de identificar las competencias básicas, establecer límites y delegar otros proyectos que no están dentro de su especialidad.

 

Planificando un evento

 

Prevención del estrés

Antes de los eventos:

  • Haga de su cuidado personal una prioridad. Preste atención a su alimentación y haga ejercicio regularmente.
  • Descanse lo suficiente, relájese, tome vacaciones y dedique tiempo a sus hobbies y a su familia.
  • En los eventos, reserve su alojamiento en zonas distintas a las de los participantes para poder relajarse cuando no esté trabajando.
  • Llegue al evento uno o dos días antes del evento si es un sitio que no conoce. Esto hará que puedas probar la logística y descansar antes del evento.
  • Contrate suficiente personal para manejar la carga de trabajo. Ahorrar dinero nunca debe ser a expensas de su salud o la salud de su personal.
  • Especialmente para conferencias y otros eventos de varios días, insista en comidas y bocadillos saludables para usted y el resto de la los trabajadores del evento.
  • Reemplace la cafeína, los refrescos y el alcohol por abundante agua y zumos frescos.

 

Durante el evento:

  • Incluso si usted es un planificador de eventos independiente, no tiene porque ser un hombre o mujer orquesta. Contrate a un miembro del personal del hotel fuera de servicio para ayudar con la configuración, gestionar el escritorio de bienvenida o hacer de enlace con los distintos departamentos cuando haya solicitudes especiales o desafíos logísticos.
  • Trabaje con márgenes. Deje un poco de hueco en las agendas para que pueda integrar lo inesperado sin ocasionar grandes problemas. Los clientes siempre tratan de compactar al máximo una agenda. Aquí es donde se establecen los límites.
  • Programe las pausas para su equipo y asegúrese de tomar las suyas. (Los salones para los equipos del evento pueden ser muy provechosos, incluso si son pequeños).

 

Después de los eventos:

Es fácil sentirse despierto y refrescado cuando la adrenalina está bombeando. Pero una vez que regrese a casa, el jet lag y el cansancio extremo aparece

  • Permítete tiempo suficiente para la recuperación. Esto puede significar pasar una noche extra en el hotel en vez de conducir a casa agotado y poder tener un accidente. Puede darse un masaje, pasar tiempo en la bañera de hidromasaje o váyase a la cama temprano.
  • Llegue a casa al día siguiente después de descansar.
  • En lugar de aceptar asignaciones consecutivas, programe los días de descanso después de los eventos importantes.
  • Permanezca en un destino por unos cuantos días más para relajarse, descansar y explorar un poco los sitios de ocio. El viaje es un beneficio que la industria ofrece. Descubrir nuevos lugares y culturas puede ser muy estimulante.

 

Via | Blog Eventmobi

EventMobi ha sido nombrada una de las compañías de tecnología de más rápido crecimiento de Norteamérica.

El rápido crecimiento de EventMobi en los últimos tres años ha sido reconocido por Deloitte, la mayor firma de servicios profesionales del mundo, que reveló sus listas Fast 50 ™ y Fast 500 ™.

 

technology

 

EventMobi ocupa el puesto # 31 en la lista de Technology Fast 50 de Deloitte Canada y # 253 en el North American Technology Fast 500, convirtiéndola en una de las compañías de tecnología de eventos de más rápido crecimiento en el continente. Y solamente una de las 18 compañías de tecnología de Toronto incluida en la lista norteamericana.

 

Además, la plataforma EventMobi también fue nombrada «Mejor App para Eventos 2016» en el Event Tech Awards de Londres el 9 de noviembre y actualmente tiene el título de «Empresa del Año» de TechVibes.

 

«Nuestro tremendo crecimiento en los últimos años es un producto del compromiso de todo el equipo para ofrecer la mejor experiencia posible para los organizadores de eventos y asistentes en todo el mundo. En el nexo de eventos, hospitalidad, marketing y tecnología, industrias que están evolucionando rápidamente, es crucial mantenerse innovador y ágil. Estoy muy orgulloso de nuestro equipo por superar ese desafío y como resultado hemos sido capaces de escalar rápida y orgánicamente. Es un honor tener este crecimiento reconocido por una entidad tan prestigiosa como Deloitte junto a tantas empresas que admiramos«, dice Bob Vaez, cofundador y CEO de EventMobi.

 

crecimiento

 

Al ser una empresa totalmente autofinanciada, queremos compartir una serie de métricas de crecimiento, incluyendo un aumento de 395% en los ingresos en los últimos tres años:

 

  • 8,5 millones de asistentes han utilizado aplicaciones de EventMobi hasta la fecha, con un crecimiento del 350% de usuarios en los últimos 3 años.
  • Más de 12.000 organizadores de eventos y profesionales del marketing han utilizado EventMobi para crear aplicaciones de eventos.
  • El equipo de la compañía ha crecido de 25 empleados a 90 empleados en los últimos 3 años.
  • EventMobi está expandiendo su alcance internacional, específicamente en Latinoamérica y Europa, con personal de ventas directo en Toronto, Canadá y en Alemania, así como canales globales en toda la región de Asia-Pacífico, Oriente Medio, Sudáfrica y toda Europa.

Estos son momentos emocionantes para EventMobi y seguiremos innovando este año y a lo largo de 2017.

 

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Orquidea Technology Group y EventMobi juntos en IBTM 2016.

Visítanos en el stand O132 dentro de Fira de Barcelona del 29 de Noviembre al 1 de Enero en IBTM.

 

El IBTM es la principal feria dedicada al sector de conferencias, incentivos, eventos, viajes de negocios y congresos. Esta feria se celebrará entre los próximos días 29 de noviembre al 1 de diciembre de 2016, en las instalaciones de la Fira de Barcelona.

 

El perfil de los visitantes y asistentes de la feria IBTM 2016 son ejecutivos responsables de la organización de viajes de negocio, congresos, conferencias, eventos y viajes de incentivos. Entre ellos destacan: Agencias, asociaciones, grandes empresas y organizaciones profesionales de conferencias (PCO). Los profesionales del sector de congresos visitan IBTM para conocer los productos, servicios, destinos y tendencias más recientes.

 

No faltes a esta cita, ¡Te esperamos!

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¿Cómo prevenir que envíes las peores Encuestas para Eventos de la Historia?

El feedback que los organizadores de eventos obtienen de las encuestas para eventos, de las evaluaciones a las sesiones y de las votaciones en vivo son cruciales para acentuar lo positivo y erradicar lo negativo para futuros eventos. Pero si la información obtenida en las encuestas es basura, también lo serán las proposiciones que se deriven de estas. Si usted no hace buenas preguntas a los asistentes no obtendrá buenas respuestas. Aquí recomendamos algunas reglas básicas.

 

encuestas para eventos

Las mejores prácticas se inclinan hacia la brevedad, claridad y relevancia en las encuestas para eventos. Por ejemplo:

  1. Mantenga las preguntas cortas. Los asistentes no estarán mucho tiempo leyendo los detalles de las preguntas que vayan surgiendo. Los porcentajes de respuesta de las preguntas post-evento ya están por debajo del 10%, así que hay que hacerlo fácil.

 

  1. Varíe los tipos de preguntas para hacer la encuesta más interesante en general. Use matrices, respuestas de selección múltiple, respuestas de si o no y trate de evitar las preguntas abiertas tipo ensayo (especialmente cuando se hacen desde dispositivos móviles).

 

 

  1. Incluya una pregunta que permita calificar de manera general el evento. Las respuesta a esta pregunta puede proporcionar a los planificadores una referencia fácil de cómo se percibe el evento.

 

  1. Para las preguntas en Vivo piense en los tipos de preguntas teniendo en cuenta cómo presentará los resultados. En un mundo que está enamorado de los elementos visuales, piense en los gráficos: de tarta, barras horizontales o verticales y cómo presentarlos de manera que sean significativas para los asistentes. No realice más de cuatro preguntas en vivo durante una sesión.

 

 

  1. Para evaluar las sesiones no utilice más de cinco preguntas.

 

  1. Si quiere evaluar un evento no utilice más de 12 preguntas, la tasa de respuesta de las encuestas de evaluación son extremadamente bajas.

 

 

  1. Mantenga las preguntas relevantes para todos los que respondan a la encuesta. Si no todos asistieron a una charla o comieron pollo entonces no pregunte a todos por lo mismo.

 

  1. Evite dirigir las respuestas. No influya en una respuesta manejando el lenguaje porque esto estará abonando el terreno para recibir respuestas poco fiables.

 

 

  1. Piense en sus prioridades. Si su organización tiene problemas urgentes para los cuales necesita respuestas, póngalos en la encuesta en lugar de las preguntas más generales.

 

  1. Dele visibilidad a sus encuestas. Si quiere que la gente las conteste puede contárselo a todos, explique la utilidad y planifique el tiempo para contestar dentro del tiempo del evento.

 

 

  1. Si tiene un evento de varios días vaya haciendo preguntas a lo largo del evento, no espere que termine la última sesión para preguntar por ello, el último día todos estarán apurados y querrán volver a casa.

 

  1. Si piensa que la gente va a contestar a posteriori sin ningún estímulo para ello, olvídelo porque no lo harán.Al final del día, escribir las preguntas más efectivas durante el evento (lo que significa no hacer La peor encuesta de la Historia) es una cuestión de precisión y velocidad, para ello debemos permitir que los asistentes respondan las mejores preguntas en la menor cantidad de tiempo. Una aplicación móvil le ayudará con este cometido, no solamente recopilando más datos, más rápidamente, sino también permitiendo tabular fácilmente las respuestas de manera rápida en una formato consistente que puede ser referenciado año tras año.

 

 

Desde los drones y la GoPro a la realidad aumentada y las impresoras 3D, nadie podría haber predicho la explosión sin precedentes en la tecnología de eventos. Dado el ritmo de los cambios tecnológicos en el espacio de eventos, tratar de mantenerse al día puede ser abrumador. ¿Cómo pueden los profesionales mantenerse al día con estos cambios y determinar las maneras más estratégicas de incorporar la tecnología emergente a sus eventos?

Tecnología Emergente

Aquí hay 8 claves para ayudarle a integrar con éxito la tecnología emergente en eventos corporativos, reuniones, conferencias y eventos de asociaciones.

 

  1. Monitorear y rastrear sistemáticamente las tendencias emergentes.

 

Las redes sociales es una de las formas más efectivas para aprender acerca de lo último y más nuevo en materia de tecnología para Eventos.

 

  • Una forma de mantenernos actualizados es monitorizar las discusiones en los grupos de LinkedIn. Aquí hay algunos grupos que están estrictamente dedicados a las redes sociales y a la tecnología en Eventos.
  • Siga los siguientes hashtags regularmente #eventprofs y #eventtech para encontrar artículos, publicaciones en blogs y anuncios acerca de la tecnología emergente.
  • Visite a los proveedores de tecnología para eventos en las ferias y conferencias y pídales que le agreguen a su lista de correos. Atienda a las competiciones de start-up en las ferias.
  • No se restrinja a ferias en la industria de los eventos. SXSW, GITEX y CES  son ejemplos de grandes ferias en donde tomar ideas interesantes.
  • Manténgase al corriente de las tendencias en las industrias de la música, el cine y la moda. A veces es donde surge la nueva tecnología.
  • Vigile las tendencias en otras partes del mundo, en particular Asia y Oriente Medio.

 

 

  1. Diseñe una estrategia ganadora para crear apoyo.

 

Aun si está pensando incorporar la tecnología emergente en sus eventos ( o en los de los clientes), los altos ejecutivos pueden no estar listos para intentar algo nuevo. Así que aquí está lo que le sugerimos:

 

  • Nunca se lance a la piscina. Si el enfoque que sugiere es completamente nuevo, es lo peor que puede hacer, ya que seguro que se encontrará una resistencia mayor.
  • Haga su Trabajo. Determine si los tomadores de decisiones han estado expuestos a algo similar.
  • Engrase el mecanismo. Mucho antes de presentar sus ideas traiga ejemplos de lo que otras organizaciones de la industria están haciendo.
  • Comparta con su Audiencia artículos y videos relevantes para despertar interés y curiosidad.

 

 

  1. Esté seguro que la tecnología escogida refuerza los objetivos de su Evento

 

La tecnología para Eventos es útil solamente si esta contribuye a que usted alcance los objetivos del Evento. Aquí hay algunos ejemplos:

 

 

Tecnología Emergente

 

 

 

  1. Considere el nivel de experiencia tecnológica de sus asistentes

 

Esto puede ser tan fácil como agregar unas dos o tres preguntas en el formulario del registro. Puede preguntar:

 

  • ¿Con qué frecuencia utiliza las redes sociales? Y proporcionar espacios para marcar Twitter, Instagram y Snapchat.
  • Preguntar si está familiarizado con alguna plataforma de tecnología en Eventos.

  1. Evalúe los datos Demográficos

 

En algunos países es ilegal preguntar acerca de la edad, pero usted puede usar ciertas preguntas como filtro. Por ejemplo provea listas de verificación y pregunte a los participantes:

 

  • ¿Cuánta experiencia de liderazgo de equipo tiene?
  • ¿Cuáles son tus géneros o grupos musicales favoritos?
  • ¿Series o Películas?

 

Use esta información para identificar preferencias de forma tal que pueda seleccionar temas, tecnología e incluso un plan de entretenimiento que muy probablemente este alineado con su audiencia.

 

  1. Seleccione un enfoque que se ajuste a su presupuesto

 

Si usted tiene un presupuesto alto, no se prive de nada. Pero aun con un presupuesto limitado, los drones o el mapping en 3D puede que no estén fuera de su alcance. Para un pequeño evento interno siempre hay soluciones muy maduras que pueden ajustarse a su presupuesto.

 

 

  1. Evite la trampa del “Sabor del Mes”

 

Aunque Pokémon GO sea el nuevo juguete del mes, puede que no sea la mejor elección para sus participantes. La gente un poco mayor puede preferir un Pac-Man (Come Cocos).

 

Si está pensando en gamificación, provea un breve formulario y dé a los participantes la oportunidad  de expresar si prefieren Pokémon, Pac-Man, Space Invaders, Monopoly u otros.

 

 

 

 

  1. Proporcione entrenamiento y apoyo

 

Utilice equipos de Soporte tecnológico, training corners y sesiones de grupo para preparar a los participantes y a los ponentes en sesiones que utilicen tecnología para eventos.

 

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Vamos a hablar de las principales razones por las que su empresa puede no estar caminando hacia eventos sin papel y soluciones sostenibles . Quizás se encuentre en un punto donde puede escoger entre contratar servicios tecnológicos que ayuden a este cometido o esperar a tener una razón para tener que hacerlo de manera inmediata.

 

Hay muchas razones por las cuales las empresas se encuentran vacilantes en adoptar una estrategia para organizar eventos sin papel a pesar de sus muchos beneficios: es ecológico, eficiente y, en la mayoría de casos, puede ahorrar dinero a su empresa.

Lo primero que hay que aprender es que la mayoría de las objeciones podrían ser cuestionadas y, en segundo lugar, que se podría incrementar un plan para no tener que llevar papel a través de un proceso gradual, dando pequeños pasos poco a poco.

 

Aquí presentamos algunas de las excusas más comunes a la hora de hablar sobre los eventos sin papel y qué puedes hacer para cambiarlo.

eventos sin papel

 

Es cierto que no todas las personas que participan en el evento tienen educación en el uso de la tecnología, pero esto está cambiando rápidamente. Es probable que debido al ritmo en que avanza la tecnología en muchas empresas y profesiones, sus asistentes estén recibiendo capacitación en relación al uso de la tecnología para desarrollar sus trabajos. El mejor enfoque para su organización puede ser aplicar una Fase Uno. Hablamos de eso a continuación.

eventos sin papel

Como con cualquier tipo de cambio (nuevas sedes, opciones de comidas y bebidas, o cambios en los ponentes principales) hay siempre un porcentaje de participantes en el evento que pueden presentar resistencia al cambio. Una gran manera de afrontar la resistencia es sacarla a la luz y reconocerla de una manera respetuosa, tal vez incluso con un poco de humor. De esa tarea al departamento de Marketing. Te lo agradecerán.

 

eventos sin papel

 

Puede que su empresa tenga poco presupuesto para usar tecnología para eventos y no tener que llevar papeles a sus eventos, en este caso, considere solamente las opciones tecnológicas que le permitan ahorrar dinero y aportar más ingresos netos.

Por ejemplo las aplicaciones de eventos y la señalización digital pueden abrir una cantidad de oportunidades de patrocinio que son medibles, no solo cubren el coste de la tecnología, sino que además pueden generan ingresos adicionales.

 

eventos sin papel

Hay muchas opciones de tecnología en el mercado y la mayoría de los planificadores de Eventos no tienen el tiempo o el entrenamiento suficiente para manejar múltiples proveedores. Puede remediar esta situación eligiendo una solución tecnológica integrada que le permita digitalizar, por ejemplo, el registro, una app para evento y la señalización digital en una sola plataforma.

 

 

Una vez que tome la decisión de realizar un evento sin papel (esperemos que basado en algunas o todas las ideas expresadas en la idea anterior), el próximo paso es preparar un plan de actuación sobre la audiencia. Aquí hay un enfoque de 3 fases.

 

Fase 1: Pequeños pasos

 

Antes de incorporar tecnología de evento de cualquier clase en las manes de sus participantes, haga lo siguiente:

 

  • Involucre a los participantes en la planificación del proceso. Pregunte cómo les gustaría recibir la información, el entrenamiento y la asistencia en el uso de la tecnología (algunos vendedores ofrecen versiones de prueba gratuitas).

 

  • Por ejemplo: La Asociación Canadiense de Matronas celebró una reunión con su junta directiva y su personal de nivel superior para darle entrenamiento acerca de la App para Evento que iban a implementar. Haciendo esto convirtieron a los líderes de la asociación en evangelistas y los asistentes las siguieron.

 

  • Si la tecnología es abrumadora para su audiencia, quizás comience sólo con un tipo de tecnología: el registro o la App del evento para implementar el primer año. Cada viaje comienza con un solo paso ¿verdad?

 

  • Antes del evento, prepare una lista de beneficios y pregunte a sus miembros de la audiencia cómo ellos preferirían que usted les comparta esos beneficios. Por ejemplo, con el ahorro de costes de utilizar una aplicación móvil en lugar de un directorio impreso, tal vez les gustaría WiFi en más áreas. Ofrezca ejemplos a sus miembros más involucrados y obtenga sus comentarios.

 

  • Reduzca sustancialmente el número de directorios impresos ofreciendo la mayor parte del contenido de su evento exclusivamente en la aplicación. Para aquellos asistentes que necesitan un poco más de tiempo para ajustarse a la tecnología, haga directorios impresos disponibles sólo por solicitud.

 

  • Prepare su campaña de marketing para informar, entrenar y animar a los usuarios acerca de los próximos cambios.

 

  • Cree una línea de tiempo para introducir la tecnología e informe a los usuarios potenciales para que puedan construir en la línea de tiempo otras tareas asociadas con sus eventos.

 

  • Evite abrumar a su audiencia difundiendo la línea de tiempo para la introducción de la tecnología en todos sus Eventos.


 

Fase 2: Despliegue Suave

 

Para el primer evento en el cual vaya a usar tecnología de eventos, observe las siguientes sugerencias:

 

  • De a los usuarios un fácil acceso a la tecnología. Permita que los usuarios ingresen con un clic. Los inicios de sesión complicados son enemigos de la adopción de tecnología.

 

  • Proporcione asistencia técnica in-situ. Esté seguro que todos sus trabajadores conocen el uso de la App de forma tal que puedan ayudar a resolver problemas sencillos a los asistentes.

 

  • Ofrezca un incentivo a los asistentes que usen este tipo de tecnología para eventos, por ejemplo: un cupón de Starbucks o un ticket para una bebida extra en el bar.

 

  • Busque feedback en todas partes (tal vez utilizando las encuestas en la Aplicación de Eventos) acerca de cómo se está desplegando la tecnología. Revise todo –positivo o negativo- con su personal y su proveedor de Apps. Podría ser algo tan sencillo como habilitar una opción cualquiera de la App para ofrecer una mejor experiencia para usted y sus visitantes.

 

Fase 3: Reúna comentarios y planifique para el próximo año

 

Una vez que haya completado el despliegue y obtenga información sobre si fue un éxito o no su evento sin papel, puede tener en cuenta estas opciones:

 

  • Construya sobre su éxito. Si el registro en sus eventos sin papel ha resultado un éxito el primer año, use el mismo enfoque para desplegar una App móvil (para reemplazar la agenda impresa) o la señalización digital (para reemplazar la cartelería) en el segundo año. Dicho esto, si su equipo y asistentes lo han aceptado sin problemas, usted es libre de seguir con este proceso con total tranquilidad.

 

  • Recompense a los usuarios por su audaz paso hacia el futuro. Agradezca su participación. Hágales saber cómo ha beneficiado a la organización y al evento, también hable sobre el futuro y la disposición de la organización de hacer sus vidas más fáciles con la incorporación de la tecnología para los futuros Eventos.

 

Su decisión de tener un Evento sin papeles tiene que ser tanto por liderazgo como por cuidar a la audiencia. En este mundo en rápido movimiento de negocios y profesionales, no puede esperar hasta que sus asistentes rueguen por eventos sin papel o imponer la tecnología por la fuerza.

Al ir conociendo en detalle las objeciones de los participantes y atacando esas reticencias, recibir asesoramiento de expertos y haciendo que el cambio ocurra, tanto usted como el organizador se beneficiará en muchos más aspectos que si tuviera papeles en sus eventos.

 

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Aunque las Apps para Eventos son cada vez más populares, la mayor parte de los eventos que se llevan a cabo ya tienen una o están pensando tenerla para su próxima edición.

Siempre la primera vez, como todo en la vida,  necesita un cuidado especial. Muchos Organizadores de Eventos se decepcionan de todas las supuestas ventajas de la tecnología para Eventos porque han experimentado en su propia piel una primera vez muy difícil cuando han utilizado una App para Eventos.

A continuación algunos consejos para que su primera vez sea lo que usted espera:

1. Alinee los objetivos de su evento con lo que espera de la tecnología.

Si necesita una Agenda, información de las Ponencias y los Ponentes o decirle a los asistentes cómo llegar al Evento, entonces utilice una App sencilla que haga lo que usted espera, pero que lo haga bien. Por el contrario si su evento son discusiones de casos médicos y lo que necesita es conocer la opinión de la audiencia entonces de más importancia a las funcionalidades relacionadas con el sistema de votación sobre cualquier otra.

 

No tenga funciones que no necesita porque esto lo que hace es crear ruido de fondo y no permite discernir lo que es visible de lo que es importante.

2. Tenga su App diseñada con antelación.

Tenga su App diseñada y disponible para los asistentes con suficiente tiempo de antelación. La idea es que con la App usted mantenga el interés: antes, durante y después del Evento. Lo peor que puede ocurrir es que el asistente llegue al Evento y sea ahí donde se entere que existe una App.

 

Mi primera App para Evento

 

Los Organizadores de Eventos que tienen cierta experiencia en la utilización de Apps utilizan muy bien el concepto de PRE-EVENTO y van colocando información de interés, preguntas, posibilidades de colaboración y muchas otras formas de interacción justo antes del Evento.

3. Haga marketing de su App.

Haga marketing de su App, de las plataformas para las que está disponible, de cómo descargarla y de su utilidad en el evento.

Que en un Evento exista una App no significa que los asistentes sepan que existe y a veces damos por sentado que así es, lo más triste es tener una excelente App que nadie utiliza.

Si quiere ir un paso más allá, no prepare ninguna información que tenga en la App en formato papel, parece radical pero muchos grandes Eventos llevan años haciéndolo de esa manera por lo cual eso contribuye no sólo a su economía sino también a colaborar a que el evento sea más sostenible.  Por supuesto cuando tome esta decisión dedique parte de estos recursos a promocionar la App.

4. Vaya monitorizando el desempeño de la App desde la fecha de lanzamiento.

Pida a su proveedor que le vaya informando acerca del número de descargas, de usuarios únicos y de páginas vistas. Esto le permitirá tomar acciones acerca de la promoción de la App antes del día del Evento.

5. Hable con los informáticos.

Si su Evento es una reunión de Ejecutivos de su empresa, hable con los informáticos y trate de distribuirla automáticamente a través de los sistemas MDM de la Organización, que les aparezca a todos automáticamente en su menú de inicio y que esto sea una preocupación menos.

Apps para eventos personalizada

6. Involucre a los ponentes con el uso de la App.

Involucre a los ponentes con el uso de la App de manera tal que sepan que desde el primer momento puede existir interacción entre ellos y la Audiencia de manera bidireccional. Que los asistentes puedan hacer preguntas al Ponente con moderación o no y que los ponentes puedan hacer tantas preguntas cómo quieran a la audiencia y que tendrán los resultados en vivo. Esto suele dar mucho juego y puede ser la diferencia entre un Evento muy bueno y un Evento memorable.

7. Ajuste sus recursos in- situ.

Ajuste sus recursos in- situ de acuerdo al tipo de audiencia que asiste al Evento, cuando la mayor parte de la audiencia son Millenials necesitará menos soporte in-situ para que carguen la App con toda la información en el sitio. Cuando la audiencia son mayoritariamente Baby Boomers entonces tenga mayor número de personal para ayudar a los asistentes a cargar la App, a muchos se les olvida cargarla y a la hora de descargarla en el sitio también tardan un poco más.

8. Hay que asegurar que la conexión a internet está disponible.

Aunque la mayoría de las Apps descargan su contenido en el dispositivo móvil. Hay funcionalidades como las votaciones, las notificaciones en directo, el escribir en un Foro de Discusión, entre otras, que requieren conexión a Internet. Hay que asegurar que la conexión a internet está disponible bien por una WIFI o mediante conexión 4G. Si no hay Internet en ese maravilloso Resort alejado de todo entonces no nos sirve como sede para nuestro Evento.

9. Tenga el personal técnico apropiado.

Tenga el personal técnico apropiado para soportar las operaciones: registro, atención in-situ para cargar o utilizar la App, Check-in del Evento, Votaciones. No deje a la suerte este aspecto porque aunque todo lo demás funcione es muy importante tener bajo control todos los aspectos el día del Evento. No escatime una partida de su presupuesto tratando de hacer algo que usted no conoce ni controla, sólo los profesionales podrán manejar esos cambios en el último minuto que siempre ocurren en los eventos.

10. Seleccione un proveedor con experiencia y un producto con garantías

Seleccione un proveedor con experiencia y un producto con garantías que esté al alcance de su presupuesto. Cada día salen muchos nuevos productos para que usted mismo haga todo, pero enfóquese en lo que realmente es importante para usted y deje el trabajo de la App para el proveedor seleccionado.

Creo que siguiendo estos sencillos pero interesantes consejos podrá lograr que su primera vez utilizando la tecnología para Eventos sea más un éxito que una decepción. Demás está decir que estos consejos son aplicables esté en su primer evento o tenga cientos de ellos a sus espaldas.

¿Cómo usar la Tecnología para realizar Eventos Corporativos Inolvidables?

Uno de los errores más comunes en todo tipo de eventos corporativos es la falta de alineación que suele ocurrir entre los objetivos del evento y la solución de tecnología para eventos que usted haya adquirido.

 

Para poder realizar un evento inolvidable y que produzca los mejores resultados deberá elegir una tecnología de eventos que le permita manejar toda la información y ayudar así a conseguir el objetivo particular de su evento. Hacer uso de este tipo de tecnología le permitirá realizar un evento inolvidable.

 

La cuestión es, cuando usted realiza múltiples eventos corporativos todos los años y cada uno con diferentes objetivos, usted no tiene el tiempo o la capacidad para buscar diferentes soluciones para cada evento.

 

Por ello es mucho más sencillo escoger una plataforma de tecnología para eventos que sea altamente configurable y permita personalizar su registro, su Live Dislpay y su app para el evento de forma tal que cumpla con el propósito único y particular de cada uno de esos eventos.

 

Alinear la tecnología con los objetivos del evento

 

Desde un punto de vista práctico, por ejemplo, se puede usar la misma plataforma de generación de Apps para eventos para preparar las dos reuniones de ventas del año y las reuniones anuales, pero para cumplir sus objetivos puede usar diferentes funcionalidades.

 

Por ejemplo, para ayudar a incrementar el networking y el compromiso en su próxima reunión de kickoff de ventas se pueden utilizar juegos basados en retos durante el uso de la App. Por otro lado quizás estos juegos no encajan para su Junta General Anual, pero sin embargo, pueden utilizar funcionalidades como Votaciones en Vivo para votar sobre temas específicos en discusión durante la mencionada junta.

El punto importante que debe recordar es que usted puede y debe personalizar su solución de tecnología para eventos para alinearlos con sus objetivos.

A continuación presentamos algunas ideas de cómo llevar a cabo diferentes tipos de eventos con una sola plataforma de tecnología para eventos:

 

Como impactar en un Kickoff de Venta

 

Los Kickoffs de Ventas son importantes para comenzar el año fiscal con el pie derecho. Típicamente los objetivos de estos eventos son asegurar que los miembros de los equipos de ventas estén bien educados sobre los productos y energizados y concienciados para alcanzar los objetivos.

Eventos CorporativosAlgunos consejos para utilizar en su próxima reunión de Kickoff:

  • No utilice papel guardando y asegurando las presentaciones importantes, documentos de entrenamiento o información de producto y haciendo está información fácilmente disponible a todos los representantes de ventas en cualquier momento y en cualquier lugar.

 

  • Fomente las relaciones incentivando a su equipo con un juego de networking donde los asistentes sean motivados y recompensados por conocer nuevos miembros del equipo y a los ejecutivos líderes.

 

  • Incremente la participación y el entusiasmo para asegurar que su equipo esté preparado para afrontar las cuotas de venta del año que comienza. Con herramientas como los Grupos de Discusión, Votaciones en Vivo y Preguntas y Respuestas, se pueden crear conversaciones moderadas dentro de la App acerca de aspectos claves y fomentar las discusiones durante las sesiones de educación que sean importantes.

 

Revise  los Objetivos de la Compañía en la Junta General Anual

 

Las Juntas Generales Anuales son reuniones obligatorias en donde se presenta información importante acerca del estado general de las organizaciones, se revisa el año fiscal previo, los reportes financieros y se pueden tomar algunas decisiones clave. Con los accionistas, los ejecutivos de Alto nivel, los miembros del Consejo de Dirección y otros líderes claves involucrados, el branding y la seguridad cobran mayor importancia.

 

¿Cómo se pueden alcanzar los objetivos con una app para evento?

 

  • Garantice la Seguridad subiendo los documentos financieros en una App segura y verifique que el acceso de los asistentes está controlado mediante un login y un password, además de otras medidas de seguridad.
  • Impresione a las personas clave con un diseño elegante y asegure que tengan un acceso rápido a la agenda y a otros detalles importantes al alcance de la punta de sus dedos.
  • Capture la opinión de los asistentes y tome decisiones al momento mediante herramientas de respuesta de la audiencia como Preguntas y Respuestas y Votaciones en Vivo.

 

Cree el Debut Perfecto en su Próximo Lanzamiento de Producto
Los Lanzamientos de Productos están organizados para mostrar las últimas y mejores ofertas de la empresa e impulsar las ventas. Para asegurar el éxito, un lanzamiento de producto debe alcanzar con éxito varios tipos de público y garantizar que se transmita emoción y positividad sobre lo que están viendo.

 

¿Cómo puede ayudar en esto la Tecnología para Evento?

 

  • Educando los Asistentes haciendo fácil el aprender más acerca de su producto. Suba información de producto, vídeos y folletos electrónicos a una App personalizada con su marca de forma tal que los asistentes pueden acceder a la información en cualquier sitio donde se encuentren.

 

  • Cree ruido en las redes sociales integrando la App con su plataforma de redes sociales y permitiendo a los asistentes interactuar y difundir las noticias acerca de su producto. Se puede escoger un hashtag asegurando que todos están usando el mismo e incorporando un Live Display con un muro de tweets en vivo.

 

  • Elimine las molestias e inconvenientes en las sesiones de Preguntas y Respuestas, no utilice micrófono, deje que los asistentes realicen las preguntas utilizando una App.

 

 

 Eventos corporativos

 

Provea de valor a las Conferencias de Usuarios o de Clientes

 

Las Conferencias de Usuarios o de importantes para una organización para construir relaciones sólidas con sus clientes actuales y potenciales conectándolos con la información y las personas correctas.

 

¿Cómo puede ayudar la Tecnología para Evento?

 

  • Cree una excelente experiencia de registro implementando un sistema integrado de registro. Será fácil para los asistentes un registro efectivo para manejar y simplificar la captura de esas preguntas importantes pre-evento acerca de restricciones médicas o de alimentación, preferencias acerca de las sesiones y otros detalles importantes.
  • Alentar el intercambio de conocimientos in-situ, permitiendo a los asistentes a interactuar tanto con el contenido de la sesión y otros clientes a través de las herramientas de participación como votación en directo, Preguntas y Respuestas y debates en grupo.
  • Demuestre el ROI del Evento creando informes personalizados con una plataforma con analíticas integradas. Profundice en los detallas de forma tal que pueda entender que es lo que a los asistentes les gustó más y en dónde hay espacio para la mejora en el futuro.

 

 

Maximice el ROI de los Expositores en
las Ferias

 

Las ferias dan a los clientes actuales y a los clientes potenciales la oportunidad de reunirse con las organizaciones para aprender más acerca de sus productos o servicios. La clave es asegurarse que los patrocinadores o expositores sientan que están obteniendo un retorno sobre su inversión por estar ahí y que los asistentes  salgan con la información que ellos estaban buscando.

 

Esto puede ser alcanzado fácilmente con lo siguiente:Eventos corporativos

 

 

  • Destaca a los patrocinadores, exhibidores y asociados asegurando que cada uno tenga un espacio digital suficiente para compartir la información de su compañía, las noticias sobre sus productos y más. Incremente la exposición de sus patrocinadores claves utilizando la pantalla principal de su App para evento, creando banners y usando distintivos que destaquen a los patrocinadores.
  • Guíe sin esfuerzo a los asistentes utilizando mapas interactivos para demostrar donde están ubicados cada uno de los expositores. No más búsquedas página tras página en una guía impresa para ubicar a un expositor.
  • Incremente el tráfico hacia los expositores utilizando técnicas de Gamificación para trazar el camino que usted desea, es fácil motivar a los asistentes a que visiten espacios específicos de un grupo de expositores por lo cual se asegurará que estarán con ustedes al año siguiente.

 

Cree un viaje de Incentivo Inspirador

 

Los viajes de incentivo son una oportunidad para que los asistentes se relajen y disfruten de la recompensa a un trabajo duro. Ellos quieren que sea libre de estrés, pero también quieren asegurarse de que es transparente y fácil de ponerse en contacto con todo el mundo, incluso cuando no están todos juntos.

 

¿Cómo puede ayudar la Tecnología para Evento?

 

 

Las aplicaciones de eventos hacen que sea fácil mantenerse en contacto con los asistentes:

Eventos corporativos

 

  • Proporcione todo lo que necesitan conocer antes de ir, subiendo los contactos claves, detalles del hotel, los horarios de transporte y toda la información sobre la actividad.
  • Mantenga a los asistentes informados (aun si ellos se han escapado a la piscina durante el día) con alertas y notificaciones en tiempo real.
  • Fomente nuevas relaciones permitiendo a los asistentes ver los perfiles de la gente con la que compartirán su tiempo y permitirles enviar mensajes a través de la App para hacer nuevos amigos durante ese tiempo.

 

La tecnología para eventos está apareciendo poco a poco en todos los eventos corporativos, ya que es una gran manera de aumentar el ROI, hacer cambios sobre la marcha y garantizar los asistentes que tienen todo lo que necesitan en la palma de la mano; sin embargo, es importante recordar que no existe  una talla única para todos los eventos. La solución de tecnología de eventos adecuada puede ser personalizada para garantizar que  sus eventos puedan alcanzar sus objetivos principales.

 

 

Via | Blog Eventmobi

La pasada semana durante el 6 y 7 de julio asistimos a una nueva entrega de evento Days, la feria que reúne a proveedores de servicios originales para eventos y organizadores en dos días de intensa actividad.

Tal como anunciamos en nuestro último newsletter, en esta edición sorteábamos un iPad Mini para los visitantes que participaron en nuestras demostraciones durante la feria.

Es hora de anunciar el ganador, que ha sido:

Marta Fernández Baillo

Enhorabuena a la ganadora y muchas gracias a todos por participar y acompañarnos durante estos dos días en la feria.

¡Nos vemos en la próxima edición!

Atrás han quedado los días de utilizar muchas horas examinando las listas de ponentes y estando preocupados acerca de si son correctos para su audiencia. El crowdsourcing de contenidos puede hacer la vida de los planificadores de eventos algo más fácil y la experiencia de los asistentes más valiosa.

 

Crowdsourcing de contenidos en eventos

El Crowdsourcing de contenidos puede hacer la vida de los planificadores de eventos más fácil y dar a los delegados lo que ellos necesitan. (Ilustración por: Christian Chan)

 

El trabajo de buscar contenidos para festivales, conferencias y eventos educacionales  puede ser pronto un trabajo más fácil debido al crecimiento del crowdsourcing de contenidos. Plataformas de eventos técnicos como SharedXp, puede tomar sugerencias de asistentes acerca de qué les gustaría ver cuando durante el evento. Las sugerencias dispares son agregadas a través de un algoritmo, el cual emite sugerencias de contenidos como salida.

 

Los que proporcionan sus sugerencias en línea antes del evento son recompensados a través de un mecanismo de liderazgo. Recompensas como descuento en dinero para los boletos y merchandising, se pueden obtener por las contribuciones que hechas a través de la plataforma.

 

Para James Morgan, cofundador de Event Tech Lab, es una obviedad. “Si usted está pagando por un ticket para un evento, ya ha demostrado interés acerca de lo que usted desea ver allí en términos generales”, comentó. “Obtendrá más valor por su dinero contribuyendo específicamente con aportaciones antes de ir”.

 

En cuanto a las dificultades: “Los asistentes podrían tomarse el tiempo para sugerir cosas que finalmente no ven en el evento, pero el mecanismo de liderazgo les ha premiado el tiempo invertido de todos modos. Es parte de la economía del compartir, en la práctica, el crowdsourcing siempre ha existido pero con la tecnología es mucho más fácil, más frecuente y más gratificante”.

 

Morgan cita a Uncoference de Microsoft, que le pregunta a la audiencia acerca de qué desean ver ese mismo día y al Festival SXSW como los dos grandes eventos que lideran las actividades de crowdsourcing.

 

Este último utiliza su propio proceso llamado Panel Picker para curar la lista de ponentes de SXSWedu, SXSW Interactive, SXSW Film, SXSW Music y las actividades de SXSW Eco, incluyendo presentaciones, paneles, discusiones y demostraciones. Celebrándose desde el año 2007, el esquema online consiste de dos pasos. Una etapa de propuestas y otra de votaciones y comentarios. Un consejo asesor y el personal de SXSW también contribuyen con las elecciones definitivas.

 

Hugh Forrest, director del Festival Interactivo SXSW, dice del sistema: «Nuestra experiencia ha demostrado que la interfaz PanelPicker es una valiosa forma de conectar con los miles de profesionales y consumidores informados que componen la comunidad SXSW en todo el mundo. No sólo ayuda a generar ideas frescas sino que da nuestros participantes una salida para compartir con nosotros lo que es más interesante, oportuno y relevante para ellos«.

 

Manteniendo a todos contentos

Crowdsourcing de contenidos no significa que lo que la mayoría vote tendrá la última palabra todo el tiempo, De hecho, preguntar a la audiencia con tiempo de antelación acerca del contenido que desean ver, le permitirá a los planificadores intentar dar a cada uno lo que ellos necesitan.

 

Crowdsourcing de contenidos en su App para Eventos

Muchos planificadores de Eventos están usando las App para Eventos para testar la opinión de los asistentes, realizan una sección PRE-EVENTO en dónde con una sencilla interface hacen preguntas sobre lo que se quiere ver en el evento, no sólo ponentes sino demostraciones, talleres, sesiones de grupo. Es clave realizar esto con mucho tiempo de antelación a fin de ir moldeando el evento a las preferencias expresadas por la mayoría de los posibles asistentes. A medida que se vaya acercando el Evento ya la sección PRE-EVENTO desaparecerá y se irán presentando los contenidos definitivos.

 

Crowdsourcing usando poca tecnología

Para las marcas y los planificadores que no deseen utilizar una fórmula algorítmica, el crowdsourcing de contenidos puede ser fácilmente realizado con recursos al alcance de cualquiera.

  • Use las redes sociales. Twitter es la forma más rápida para comunicarse con los asistentes haga una pregunta que respondan por Twitter acerca de quién sería su Ponente de Ensueño. Aunque le respondan con sugerencias poco realistas al menos sabe lo que están pensando.
  • Utilizar formularios de registro. Esto significa que en el momento de registrarse ellos estarán contribuyendo con sus pensamientos de forma inmediata. Y preguntando quién y lo que les gustaría ver en el evento del próximo año en un formulario de comentarios le dará un montón de tiempo para poder suministrar ese contenido.
  • Hable con gente en el evento. Los asistentes serán mucho más receptivos dando su opinión a alguien en persona mientras están inmersos en la experiencia, más que una llamada fría mientras están en su trabajo. Designe personal que puede abordar por dos minutos a los delegados el último día del evento y preguntarles acerca de lo que piensan que sería un gran contenido para el próximo año.

 

Katie Deighton | Event Magazine