Eventos

13 Abr 7 Cosas que los organizadores quieren de la tecnología

Una encuesta revela lo que los profesionales de la industria están buscando en la próxima generación de aplicaciones y herramientas de software para eventos y reuniones.

Los planificadores dicen que quieren nuevas aplicaciones móviles que sean fáciles de usar y agreguen valor a sus eventos.

No es necesario que te diga que vivimos en una época en la que las nuevas aplicaciones, gadgets, y toda clases de avances tecnológicos prometen transformar cada aspecto de nuestras vidas personales y profesionales.

Hay un tsunami de expectación en torno a las tendencias, como weareables, big data, y el «Internet de las cosas». Y en menor medida, los proveedores que se dirigen a las sedes y eventos hablando de cómo su nuevo software de registro/venta de entradas/app de Google Glass cambiará la cara de sus reuniones en vivo.

Mientras tanto, la mayoría de los planificadores están atascados usando hojas de cálculo de Excel, o acaban de empezar a maravillarse sobre el uso de Google Docs para compartir información.

«Es un poco como un salto de fe probar nuevas tecnologías en un evento», dice Matt Gunderson de Brown Bear Events. «El riesgo frente a la recompensa es difícil de sopesar y todo el mundo con una nueva aplicación te dirá que es la mejor solución desde el pan rebanado.»

Entonces, ¿qué es lo que los planificadores más les gustaría ver de sus proveedores de tecnología para eventos? Si pudieran inventar cualquier aplicación, ¿que haría?

A principios de este año se realizó una encuesta en línea a más de 55 planificadores de eventos y reuniones y más de 25 ejecutivos de tecnología, preguntándoles sobre las próximas tendencias, sus herramientas favoritas, sus mayores quejas, y las oportunidades que ven en este espacio. La información a continuación se toma de esas encuestas.

La encuesta reveló varias tendencias clave en lo que los planificadores esperan de la tecnología de eventos en los meses y años venideros. He aquí un vistazo.

1. Precios más bajos
Esto probablemente no es algo que los desarrolladores de tecnología quieren oír.

Si bien la gran mayoría de los planificadores encuestados dijo que era «muy importante» (42%) o «algo importante» (otro 42%) para sus clientes que los eventos incorporen la última tecnología, el 77% dijo que los presupuestos o costos les impidió adoptar una nueva solución tecnológica.

La siguiente respuesta más popular -la resistencia al cambio por parte de la administración o clientes- fue citado por el 37%.

«Es caro y no es muy fiable«, dice un planificador de una compañía de servicios de información. «Si puedo convencer a mi empresa para pasar por alto el costo, entonces tiene que funcionar a la perfección.» Y un planificador de eventos en una empresa de medios dice: «Gran parte de ellas conlleva un costo prohibitivo; mucho de ello es artificioso y no ofrece un beneficio real o mejora la experiencia «.

2. Integración de Herramientas de Planificación
La explosión de los proveedores de tecnología para eventos incluye algunas para tareas específicas, y otros que automatizan porciones más grandes de la planificación de procesos, que a menudo se superponen con otras soluciones. Muchos planificadores expresaron su frustración al no poder estar al día con tantas opciones y con no ser capaz de conectar soluciones diseñadas para diferentes tareas.

A muchos planificadores les gustaría una solución todo-en-uno, disponible en móvil y fácil de usar, que gestione el ciclo de vida completo de un evento, desde la concepción hasta la presentación de informes post-evento.

Aquí está un planificador para una compañía de servicios de información que describe su sueño: «Quiero una aplicación que pueda contener toda la información de mi planificación para que a la sede sólo tenga que llevar a mi teléfono o iPad. Sería mantener mi lista de habitaciones (con búsqueda por nombre y fecha), todos mis esquemas habitaciones, detalles de configuración de la sala y audiovisuales, y, finalmente, una lista de contactos de hotel con mensajes de correo electrónico para que yo pudiera rápidamente conseguir a alguien. Me gustaría ser capaz de fácilmente cargar mi información a través de una hoja de Excel. Después del evento, poder descargar toda la información actualizada de mi equipo en un documento y luego poder crear mis informes finales.»

Otros quieren complementos como una característica que mantiene las listas de invitados actualizadas y sincronizadas con las listas de contactos en otros lugares.

Varios proveedores de tecnología también predijeron la consolidación. Sam Down de Showplans  dice que la mayor oportunidad en el espacio es probablemente «la convergencia de un montón de diferentes tecnologías que están actualmente disponibles por separado, por ejemplo, aplicaciones de eventos, herramientas de planificación, y las herramientas de registro. Si estas tecnologías estuvieran sincronizadas con eficacia, el proceso de planificación sería 100 por ciento más eficiente«.

Algunos también dicen con el fin de fomentar la innovación, que los proveedores de tecnología tienen que ser más abierto con sus plataformas.

«Ninguno de ellos trabajan juntos«, dice Cohen Rastreo de Launch.it. «No hay APIs públicas [interfaces de programación de aplicaciones] / SDKs [Kits de desarrollo de software] y muy poca colaboración entre empresas evento tecnología. Es una industria muy vigilada con sólo unos pocos grandes actores que mantienen toda su información«.

3. Apps móviles de próxima generación
Hay una vasta red de desarrolladores de aplicaciones de eventos: A principios de 2013 ya existían más de 300 proveedores y aplicaciones para eventos.

Pero sus productos parecen dejar a los planificadores con ganas de más. Un ejecutivo de agencia dice que su queja más grande sobre tecnología de eventos es «aplicaciones de eventos muy deficientes que no entregan a tiempo.»

Cuando se les pidió nombrar sus soluciones tecnológicas favoritas, los planificadores nombran a menudo apps de consumo popular -Uber, Seamless, Instagram- y que esperan que la próxima generación de aplicaciones de eventos sea igualmente sofisticadas y fáciles de usar.

«La primera generación de aplicaciones móviles para eventos ha automatizado el status quo, haciendo sólo un poco más que sustitución a las guías de papel con guías móviles«, dice David Owens de TapWalk. «Ellos pueden hacer algunas cosas que el papel no pueden: análisis, búsqueda, integración de medios de comunicación social. La próxima generación va a ser más interesante, cambiando la sola automatización del negocio y las interacciones en las reuniones, ferias y convenciones«.

4. Integración sin fisuras con Social Media
El uso de los medios sociales para amplificar el impacto de un evento ha sido un objetivo popular en los últimos años, y los acontecimientos han comenzado a utilizar estas plataformas para ayudar a que durante los eventos y conferencias los asistentes se conecten entre sí. Ahora los planificadores están buscando ver estas plataformas vinculadas más directamente a las aplicaciones y otros elementos.

René Marca de la Universidad de Miami, dice que le gustaría ver «cualquier forma de tecnología que cree una experiencia más atractiva para nuestros clientes para que puedan interactuar con la audiencia, compartir su experiencia en línea, y colaborar activamente con los demás participantes.»

Mientras que a los organizadores del evento a menudo les gusta ver el contenido de los eventos promocionado y compartido ampliamente a través de plataformas populares, los planificadores de eventos corporativos (sólo empleados) y conferencias centradas en la información propietaria, le gustaría ver las herramientas que imitan la facilidad de Facebook o Twitter, pero dentro de los límites fijados por los organizadores o participantes. Un planificador de eventos de una empresa de medios, dice que le gustaría «mejor software para crear comunidades alrededor eventos específicos o industrias, algo que utiliza perfiles de redes sociales existentes, pero que exista fuera de cualquier plataforma importante y tenga opciones de privacidad fuertes.»

5. Acceso a Internet mejorado
Cuando se les pidió que nombraran cuál era su mayor queja sobre el estado de la tecnología de eventos, muchos planificadores y proveedores de tecnología comparten un problema: lo que un empresario de tecnología ha llamado «la horriblemente espeluznante Wi-Fi en las sedes.»

Los planificadores y desarrolladores de tecnología dicen que la falta de servicios robustos, con un ancho de banda a un precio razonable y confiable de la red en los hoteles está desacelerando el ritmo de los avances tecnológicos a través de reuniones y eventos.

«Los hoteles y sedes están impidiendo la adaptación y la exploración de las experiencias digitales en vivo«, dice Mary Ann Pierce de Digital MAP: MetaMeetings. «La industria de los eventos debe organizar una revuelta«.

6. seguimiento de datos de asistentes
Aquí es donde algunas de las grandes tendencias tecnológicas del momento convergen.

Los transmisores inalámbricos conocidos como beacons (o iBeacons, versión de Apple) se están utilizando para enviar mensajes específicos de la ubicación de los teléfonos móviles cercanas. Comunicación de campo cercano (NFC) y la identificación por radiofrecuencia (RFID) se están poniendo de moda como formas de ayudar a los clientes compartir y almacenar información, a menudo relacionadas con su ubicación física. Si la tecnología de los weareables se suma, los consumidores tendrán más herramientas para recopilar y compartir información.

Algunos organizadores han comenzado a experimentar en estas áreas, y muchos están entusiasmados con los datos que se pueden recoger sobre los asistentes y su comportamiento durante un evento.

«Me gustaría un lector de tarjetas que no necesitan ser analizados por un dispositivo físico, lo que significa que el paradero de uno de los asistentes se podría seguir sin tener que escanearle en cada punto de entrada«, dice un planificador de eventos de una asociación. «Entonces podríamos averiguar cuánto tiempo se gasta en cada área, es decir, cuánto tiempo esperaron en una fila.»

Este tipo de seguimiento puede ayudar con el flujo de tráfico y los problemas de seguridad, así como la adición de valor a los asistentes durante el seguimiento. «Si pudiéramos capturar exactamente quién está en la habitación en un momento dado, podríamos ejecutar comunicaciones posteriores a la conferencia más específicas«, dice Maureen Ryan Fable de First Protocol.

7. Ayuda a entender todo esto
Muchos planificadores se sienten abrumados sólo al ejecutar eventos con las herramientas que ya tienen y no se sienten cómodos invirtiendo tiempo en explorar y probar soluciones que podrían ser contraproducentes.

«Es muy complicado«, dice un ejecutivo de una agencia. «Hay tantas cosas sucediendo tan rápido que es difícil mantenerse al día. Una vez que aprender algo, es el momento de aprender algo más «.

Aunque no se puede culpar a los planificadores el tomar un enfoque de «esperar y ver«, algunos desarrolladores dicen que esto también ralentiza el ritmo de la innovación.

«Muchos organizadores son reacios a hacer el trabajo necesario para hacer que la tecnología funcione«, dice Sam Down de Showplans. «Ellos quieren usar la tecnología y que ésta entregue lo prometido, pero no muestran ningún entusiasmo hasta que ven los resultados; pero no parecen entender que los resultados que desean, no se lograrán hasta en cuando muestren ese entusiasmo en un primer lugar para hacer que funcione«.

Foto: Nadia Chaudhury / BizBash
Por Chad Kaydo