Eventos

Vamos a hablar de las principales razones por las que su empresa puede no estar caminando hacia eventos sin papel y soluciones sostenibles . Quizás se encuentre en un punto donde puede escoger entre contratar servicios tecnológicos que ayuden a este cometido o esperar a tener una razón para tener que hacerlo de manera inmediata.

 

Hay muchas razones por las cuales las empresas se encuentran vacilantes en adoptar una estrategia para organizar eventos sin papel a pesar de sus muchos beneficios: es ecológico, eficiente y, en la mayoría de casos, puede ahorrar dinero a su empresa.

Lo primero que hay que aprender es que la mayoría de las objeciones podrían ser cuestionadas y, en segundo lugar, que se podría incrementar un plan para no tener que llevar papel a través de un proceso gradual, dando pequeños pasos poco a poco.

 

Aquí presentamos algunas de las excusas más comunes a la hora de hablar sobre los eventos sin papel y qué puedes hacer para cambiarlo.

eventos sin papel

 

Es cierto que no todas las personas que participan en el evento tienen educación en el uso de la tecnología, pero esto está cambiando rápidamente. Es probable que debido al ritmo en que avanza la tecnología en muchas empresas y profesiones, sus asistentes estén recibiendo capacitación en relación al uso de la tecnología para desarrollar sus trabajos. El mejor enfoque para su organización puede ser aplicar una Fase Uno. Hablamos de eso a continuación.

eventos sin papel

Como con cualquier tipo de cambio (nuevas sedes, opciones de comidas y bebidas, o cambios en los ponentes principales) hay siempre un porcentaje de participantes en el evento que pueden presentar resistencia al cambio. Una gran manera de afrontar la resistencia es sacarla a la luz y reconocerla de una manera respetuosa, tal vez incluso con un poco de humor. De esa tarea al departamento de Marketing. Te lo agradecerán.

 

eventos sin papel

 

Puede que su empresa tenga poco presupuesto para usar tecnología para eventos y no tener que llevar papeles a sus eventos, en este caso, considere solamente las opciones tecnológicas que le permitan ahorrar dinero y aportar más ingresos netos.

Por ejemplo las aplicaciones de eventos y la señalización digital pueden abrir una cantidad de oportunidades de patrocinio que son medibles, no solo cubren el coste de la tecnología, sino que además pueden generan ingresos adicionales.

 

eventos sin papel

Hay muchas opciones de tecnología en el mercado y la mayoría de los planificadores de Eventos no tienen el tiempo o el entrenamiento suficiente para manejar múltiples proveedores. Puede remediar esta situación eligiendo una solución tecnológica integrada que le permita digitalizar, por ejemplo, el registro, una app para evento y la señalización digital en una sola plataforma.

 

 

Una vez que tome la decisión de realizar un evento sin papel (esperemos que basado en algunas o todas las ideas expresadas en la idea anterior), el próximo paso es preparar un plan de actuación sobre la audiencia. Aquí hay un enfoque de 3 fases.

 

Fase 1: Pequeños pasos

 

Antes de incorporar tecnología de evento de cualquier clase en las manes de sus participantes, haga lo siguiente:

 

  • Involucre a los participantes en la planificación del proceso. Pregunte cómo les gustaría recibir la información, el entrenamiento y la asistencia en el uso de la tecnología (algunos vendedores ofrecen versiones de prueba gratuitas).

 

  • Por ejemplo: La Asociación Canadiense de Matronas celebró una reunión con su junta directiva y su personal de nivel superior para darle entrenamiento acerca de la App para Evento que iban a implementar. Haciendo esto convirtieron a los líderes de la asociación en evangelistas y los asistentes las siguieron.

 

  • Si la tecnología es abrumadora para su audiencia, quizás comience sólo con un tipo de tecnología: el registro o la App del evento para implementar el primer año. Cada viaje comienza con un solo paso ¿verdad?

 

  • Antes del evento, prepare una lista de beneficios y pregunte a sus miembros de la audiencia cómo ellos preferirían que usted les comparta esos beneficios. Por ejemplo, con el ahorro de costes de utilizar una aplicación móvil en lugar de un directorio impreso, tal vez les gustaría WiFi en más áreas. Ofrezca ejemplos a sus miembros más involucrados y obtenga sus comentarios.

 

  • Reduzca sustancialmente el número de directorios impresos ofreciendo la mayor parte del contenido de su evento exclusivamente en la aplicación. Para aquellos asistentes que necesitan un poco más de tiempo para ajustarse a la tecnología, haga directorios impresos disponibles sólo por solicitud.

 

  • Prepare su campaña de marketing para informar, entrenar y animar a los usuarios acerca de los próximos cambios.

 

  • Cree una línea de tiempo para introducir la tecnología e informe a los usuarios potenciales para que puedan construir en la línea de tiempo otras tareas asociadas con sus eventos.

 

  • Evite abrumar a su audiencia difundiendo la línea de tiempo para la introducción de la tecnología en todos sus Eventos.


 

Fase 2: Despliegue Suave

 

Para el primer evento en el cual vaya a usar tecnología de eventos, observe las siguientes sugerencias:

 

  • De a los usuarios un fácil acceso a la tecnología. Permita que los usuarios ingresen con un clic. Los inicios de sesión complicados son enemigos de la adopción de tecnología.

 

  • Proporcione asistencia técnica in-situ. Esté seguro que todos sus trabajadores conocen el uso de la App de forma tal que puedan ayudar a resolver problemas sencillos a los asistentes.

 

  • Ofrezca un incentivo a los asistentes que usen este tipo de tecnología para eventos, por ejemplo: un cupón de Starbucks o un ticket para una bebida extra en el bar.

 

  • Busque feedback en todas partes (tal vez utilizando las encuestas en la Aplicación de Eventos) acerca de cómo se está desplegando la tecnología. Revise todo –positivo o negativo- con su personal y su proveedor de Apps. Podría ser algo tan sencillo como habilitar una opción cualquiera de la App para ofrecer una mejor experiencia para usted y sus visitantes.

 

Fase 3: Reúna comentarios y planifique para el próximo año

 

Una vez que haya completado el despliegue y obtenga información sobre si fue un éxito o no su evento sin papel, puede tener en cuenta estas opciones:

 

  • Construya sobre su éxito. Si el registro en sus eventos sin papel ha resultado un éxito el primer año, use el mismo enfoque para desplegar una App móvil (para reemplazar la agenda impresa) o la señalización digital (para reemplazar la cartelería) en el segundo año. Dicho esto, si su equipo y asistentes lo han aceptado sin problemas, usted es libre de seguir con este proceso con total tranquilidad.

 

  • Recompense a los usuarios por su audaz paso hacia el futuro. Agradezca su participación. Hágales saber cómo ha beneficiado a la organización y al evento, también hable sobre el futuro y la disposición de la organización de hacer sus vidas más fáciles con la incorporación de la tecnología para los futuros Eventos.

 

Su decisión de tener un Evento sin papeles tiene que ser tanto por liderazgo como por cuidar a la audiencia. En este mundo en rápido movimiento de negocios y profesionales, no puede esperar hasta que sus asistentes rueguen por eventos sin papel o imponer la tecnología por la fuerza.

Al ir conociendo en detalle las objeciones de los participantes y atacando esas reticencias, recibir asesoramiento de expertos y haciendo que el cambio ocurra, tanto usted como el organizador se beneficiará en muchos más aspectos que si tuviera papeles en sus eventos.

 

Via | Blog Eventmobi

Aunque las Apps para Eventos son cada vez más populares, la mayor parte de los eventos que se llevan a cabo ya tienen una o están pensando tenerla para su próxima edición.

Siempre la primera vez, como todo en la vida,  necesita un cuidado especial. Muchos Organizadores de Eventos se decepcionan de todas las supuestas ventajas de la tecnología para Eventos porque han experimentado en su propia piel una primera vez muy difícil cuando han utilizado una App para Eventos.

A continuación algunos consejos para que su primera vez sea lo que usted espera:

1. Alinee los objetivos de su evento con lo que espera de la tecnología.

Si necesita una Agenda, información de las Ponencias y los Ponentes o decirle a los asistentes cómo llegar al Evento, entonces utilice una App sencilla que haga lo que usted espera, pero que lo haga bien. Por el contrario si su evento son discusiones de casos médicos y lo que necesita es conocer la opinión de la audiencia entonces de más importancia a las funcionalidades relacionadas con el sistema de votación sobre cualquier otra.

 

No tenga funciones que no necesita porque esto lo que hace es crear ruido de fondo y no permite discernir lo que es visible de lo que es importante.

2. Tenga su App diseñada con antelación.

Tenga su App diseñada y disponible para los asistentes con suficiente tiempo de antelación. La idea es que con la App usted mantenga el interés: antes, durante y después del Evento. Lo peor que puede ocurrir es que el asistente llegue al Evento y sea ahí donde se entere que existe una App.

 

Mi primera App para Evento

 

Los Organizadores de Eventos que tienen cierta experiencia en la utilización de Apps utilizan muy bien el concepto de PRE-EVENTO y van colocando información de interés, preguntas, posibilidades de colaboración y muchas otras formas de interacción justo antes del Evento.

3. Haga marketing de su App.

Haga marketing de su App, de las plataformas para las que está disponible, de cómo descargarla y de su utilidad en el evento.

Que en un Evento exista una App no significa que los asistentes sepan que existe y a veces damos por sentado que así es, lo más triste es tener una excelente App que nadie utiliza.

Si quiere ir un paso más allá, no prepare ninguna información que tenga en la App en formato papel, parece radical pero muchos grandes Eventos llevan años haciéndolo de esa manera por lo cual eso contribuye no sólo a su economía sino también a colaborar a que el evento sea más sostenible.  Por supuesto cuando tome esta decisión dedique parte de estos recursos a promocionar la App.

4. Vaya monitorizando el desempeño de la App desde la fecha de lanzamiento.

Pida a su proveedor que le vaya informando acerca del número de descargas, de usuarios únicos y de páginas vistas. Esto le permitirá tomar acciones acerca de la promoción de la App antes del día del Evento.

5. Hable con los informáticos.

Si su Evento es una reunión de Ejecutivos de su empresa, hable con los informáticos y trate de distribuirla automáticamente a través de los sistemas MDM de la Organización, que les aparezca a todos automáticamente en su menú de inicio y que esto sea una preocupación menos.

Apps para eventos personalizada

6. Involucre a los ponentes con el uso de la App.

Involucre a los ponentes con el uso de la App de manera tal que sepan que desde el primer momento puede existir interacción entre ellos y la Audiencia de manera bidireccional. Que los asistentes puedan hacer preguntas al Ponente con moderación o no y que los ponentes puedan hacer tantas preguntas cómo quieran a la audiencia y que tendrán los resultados en vivo. Esto suele dar mucho juego y puede ser la diferencia entre un Evento muy bueno y un Evento memorable.

7. Ajuste sus recursos in- situ.

Ajuste sus recursos in- situ de acuerdo al tipo de audiencia que asiste al Evento, cuando la mayor parte de la audiencia son Millenials necesitará menos soporte in-situ para que carguen la App con toda la información en el sitio. Cuando la audiencia son mayoritariamente Baby Boomers entonces tenga mayor número de personal para ayudar a los asistentes a cargar la App, a muchos se les olvida cargarla y a la hora de descargarla en el sitio también tardan un poco más.

8. Hay que asegurar que la conexión a internet está disponible.

Aunque la mayoría de las Apps descargan su contenido en el dispositivo móvil. Hay funcionalidades como las votaciones, las notificaciones en directo, el escribir en un Foro de Discusión, entre otras, que requieren conexión a Internet. Hay que asegurar que la conexión a internet está disponible bien por una WIFI o mediante conexión 4G. Si no hay Internet en ese maravilloso Resort alejado de todo entonces no nos sirve como sede para nuestro Evento.

9. Tenga el personal técnico apropiado.

Tenga el personal técnico apropiado para soportar las operaciones: registro, atención in-situ para cargar o utilizar la App, Check-in del Evento, Votaciones. No deje a la suerte este aspecto porque aunque todo lo demás funcione es muy importante tener bajo control todos los aspectos el día del Evento. No escatime una partida de su presupuesto tratando de hacer algo que usted no conoce ni controla, sólo los profesionales podrán manejar esos cambios en el último minuto que siempre ocurren en los eventos.

10. Seleccione un proveedor con experiencia y un producto con garantías

Seleccione un proveedor con experiencia y un producto con garantías que esté al alcance de su presupuesto. Cada día salen muchos nuevos productos para que usted mismo haga todo, pero enfóquese en lo que realmente es importante para usted y deje el trabajo de la App para el proveedor seleccionado.

Creo que siguiendo estos sencillos pero interesantes consejos podrá lograr que su primera vez utilizando la tecnología para Eventos sea más un éxito que una decepción. Demás está decir que estos consejos son aplicables esté en su primer evento o tenga cientos de ellos a sus espaldas.

¿Cómo usar la Tecnología para realizar Eventos Corporativos Inolvidables?

Uno de los errores más comunes en todo tipo de eventos corporativos es la falta de alineación que suele ocurrir entre los objetivos del evento y la solución de tecnología para eventos que usted haya adquirido.

 

Para poder realizar un evento inolvidable y que produzca los mejores resultados deberá elegir una tecnología de eventos que le permita manejar toda la información y ayudar así a conseguir el objetivo particular de su evento. Hacer uso de este tipo de tecnología le permitirá realizar un evento inolvidable.

 

La cuestión es, cuando usted realiza múltiples eventos corporativos todos los años y cada uno con diferentes objetivos, usted no tiene el tiempo o la capacidad para buscar diferentes soluciones para cada evento.

 

Por ello es mucho más sencillo escoger una plataforma de tecnología para eventos que sea altamente configurable y permita personalizar su registro, su Live Dislpay y su app para el evento de forma tal que cumpla con el propósito único y particular de cada uno de esos eventos.

 

Alinear la tecnología con los objetivos del evento

 

Desde un punto de vista práctico, por ejemplo, se puede usar la misma plataforma de generación de Apps para eventos para preparar las dos reuniones de ventas del año y las reuniones anuales, pero para cumplir sus objetivos puede usar diferentes funcionalidades.

 

Por ejemplo, para ayudar a incrementar el networking y el compromiso en su próxima reunión de kickoff de ventas se pueden utilizar juegos basados en retos durante el uso de la App. Por otro lado quizás estos juegos no encajan para su Junta General Anual, pero sin embargo, pueden utilizar funcionalidades como Votaciones en Vivo para votar sobre temas específicos en discusión durante la mencionada junta.

El punto importante que debe recordar es que usted puede y debe personalizar su solución de tecnología para eventos para alinearlos con sus objetivos.

A continuación presentamos algunas ideas de cómo llevar a cabo diferentes tipos de eventos con una sola plataforma de tecnología para eventos:

 

Como impactar en un Kickoff de Venta

 

Los Kickoffs de Ventas son importantes para comenzar el año fiscal con el pie derecho. Típicamente los objetivos de estos eventos son asegurar que los miembros de los equipos de ventas estén bien educados sobre los productos y energizados y concienciados para alcanzar los objetivos.

Eventos CorporativosAlgunos consejos para utilizar en su próxima reunión de Kickoff:

  • No utilice papel guardando y asegurando las presentaciones importantes, documentos de entrenamiento o información de producto y haciendo está información fácilmente disponible a todos los representantes de ventas en cualquier momento y en cualquier lugar.

 

  • Fomente las relaciones incentivando a su equipo con un juego de networking donde los asistentes sean motivados y recompensados por conocer nuevos miembros del equipo y a los ejecutivos líderes.

 

  • Incremente la participación y el entusiasmo para asegurar que su equipo esté preparado para afrontar las cuotas de venta del año que comienza. Con herramientas como los Grupos de Discusión, Votaciones en Vivo y Preguntas y Respuestas, se pueden crear conversaciones moderadas dentro de la App acerca de aspectos claves y fomentar las discusiones durante las sesiones de educación que sean importantes.

 

Revise  los Objetivos de la Compañía en la Junta General Anual

 

Las Juntas Generales Anuales son reuniones obligatorias en donde se presenta información importante acerca del estado general de las organizaciones, se revisa el año fiscal previo, los reportes financieros y se pueden tomar algunas decisiones clave. Con los accionistas, los ejecutivos de Alto nivel, los miembros del Consejo de Dirección y otros líderes claves involucrados, el branding y la seguridad cobran mayor importancia.

 

¿Cómo se pueden alcanzar los objetivos con una app para evento?

 

  • Garantice la Seguridad subiendo los documentos financieros en una App segura y verifique que el acceso de los asistentes está controlado mediante un login y un password, además de otras medidas de seguridad.
  • Impresione a las personas clave con un diseño elegante y asegure que tengan un acceso rápido a la agenda y a otros detalles importantes al alcance de la punta de sus dedos.
  • Capture la opinión de los asistentes y tome decisiones al momento mediante herramientas de respuesta de la audiencia como Preguntas y Respuestas y Votaciones en Vivo.

 

Cree el Debut Perfecto en su Próximo Lanzamiento de Producto
Los Lanzamientos de Productos están organizados para mostrar las últimas y mejores ofertas de la empresa e impulsar las ventas. Para asegurar el éxito, un lanzamiento de producto debe alcanzar con éxito varios tipos de público y garantizar que se transmita emoción y positividad sobre lo que están viendo.

 

¿Cómo puede ayudar en esto la Tecnología para Evento?

 

  • Educando los Asistentes haciendo fácil el aprender más acerca de su producto. Suba información de producto, vídeos y folletos electrónicos a una App personalizada con su marca de forma tal que los asistentes pueden acceder a la información en cualquier sitio donde se encuentren.

 

  • Cree ruido en las redes sociales integrando la App con su plataforma de redes sociales y permitiendo a los asistentes interactuar y difundir las noticias acerca de su producto. Se puede escoger un hashtag asegurando que todos están usando el mismo e incorporando un Live Display con un muro de tweets en vivo.

 

  • Elimine las molestias e inconvenientes en las sesiones de Preguntas y Respuestas, no utilice micrófono, deje que los asistentes realicen las preguntas utilizando una App.

 

 

 Eventos corporativos

 

Provea de valor a las Conferencias de Usuarios o de Clientes

 

Las Conferencias de Usuarios o de importantes para una organización para construir relaciones sólidas con sus clientes actuales y potenciales conectándolos con la información y las personas correctas.

 

¿Cómo puede ayudar la Tecnología para Evento?

 

  • Cree una excelente experiencia de registro implementando un sistema integrado de registro. Será fácil para los asistentes un registro efectivo para manejar y simplificar la captura de esas preguntas importantes pre-evento acerca de restricciones médicas o de alimentación, preferencias acerca de las sesiones y otros detalles importantes.
  • Alentar el intercambio de conocimientos in-situ, permitiendo a los asistentes a interactuar tanto con el contenido de la sesión y otros clientes a través de las herramientas de participación como votación en directo, Preguntas y Respuestas y debates en grupo.
  • Demuestre el ROI del Evento creando informes personalizados con una plataforma con analíticas integradas. Profundice en los detallas de forma tal que pueda entender que es lo que a los asistentes les gustó más y en dónde hay espacio para la mejora en el futuro.

 

 

Maximice el ROI de los Expositores en
las Ferias

 

Las ferias dan a los clientes actuales y a los clientes potenciales la oportunidad de reunirse con las organizaciones para aprender más acerca de sus productos o servicios. La clave es asegurarse que los patrocinadores o expositores sientan que están obteniendo un retorno sobre su inversión por estar ahí y que los asistentes  salgan con la información que ellos estaban buscando.

 

Esto puede ser alcanzado fácilmente con lo siguiente:Eventos corporativos

 

 

  • Destaca a los patrocinadores, exhibidores y asociados asegurando que cada uno tenga un espacio digital suficiente para compartir la información de su compañía, las noticias sobre sus productos y más. Incremente la exposición de sus patrocinadores claves utilizando la pantalla principal de su App para evento, creando banners y usando distintivos que destaquen a los patrocinadores.
  • Guíe sin esfuerzo a los asistentes utilizando mapas interactivos para demostrar donde están ubicados cada uno de los expositores. No más búsquedas página tras página en una guía impresa para ubicar a un expositor.
  • Incremente el tráfico hacia los expositores utilizando técnicas de Gamificación para trazar el camino que usted desea, es fácil motivar a los asistentes a que visiten espacios específicos de un grupo de expositores por lo cual se asegurará que estarán con ustedes al año siguiente.

 

Cree un viaje de Incentivo Inspirador

 

Los viajes de incentivo son una oportunidad para que los asistentes se relajen y disfruten de la recompensa a un trabajo duro. Ellos quieren que sea libre de estrés, pero también quieren asegurarse de que es transparente y fácil de ponerse en contacto con todo el mundo, incluso cuando no están todos juntos.

 

¿Cómo puede ayudar la Tecnología para Evento?

 

 

Las aplicaciones de eventos hacen que sea fácil mantenerse en contacto con los asistentes:

Eventos corporativos

 

  • Proporcione todo lo que necesitan conocer antes de ir, subiendo los contactos claves, detalles del hotel, los horarios de transporte y toda la información sobre la actividad.
  • Mantenga a los asistentes informados (aun si ellos se han escapado a la piscina durante el día) con alertas y notificaciones en tiempo real.
  • Fomente nuevas relaciones permitiendo a los asistentes ver los perfiles de la gente con la que compartirán su tiempo y permitirles enviar mensajes a través de la App para hacer nuevos amigos durante ese tiempo.

 

La tecnología para eventos está apareciendo poco a poco en todos los eventos corporativos, ya que es una gran manera de aumentar el ROI, hacer cambios sobre la marcha y garantizar los asistentes que tienen todo lo que necesitan en la palma de la mano; sin embargo, es importante recordar que no existe  una talla única para todos los eventos. La solución de tecnología de eventos adecuada puede ser personalizada para garantizar que  sus eventos puedan alcanzar sus objetivos principales.

 

 

Via | Blog Eventmobi

La pasada semana durante el 6 y 7 de julio asistimos a una nueva entrega de evento Days, la feria que reúne a proveedores de servicios originales para eventos y organizadores en dos días de intensa actividad.

Tal como anunciamos en nuestro último newsletter, en esta edición sorteábamos un iPad Mini para los visitantes que participaron en nuestras demostraciones durante la feria.

Es hora de anunciar el ganador, que ha sido:

Marta Fernández Baillo

Enhorabuena a la ganadora y muchas gracias a todos por participar y acompañarnos durante estos dos días en la feria.

¡Nos vemos en la próxima edición!

Atrás han quedado los días de utilizar muchas horas examinando las listas de ponentes y estando preocupados acerca de si son correctos para su audiencia. El crowdsourcing de contenidos puede hacer la vida de los planificadores de eventos algo más fácil y la experiencia de los asistentes más valiosa.

 

Crowdsourcing de contenidos en eventos

El Crowdsourcing de contenidos puede hacer la vida de los planificadores de eventos más fácil y dar a los delegados lo que ellos necesitan. (Ilustración por: Christian Chan)

 

El trabajo de buscar contenidos para festivales, conferencias y eventos educacionales  puede ser pronto un trabajo más fácil debido al crecimiento del crowdsourcing de contenidos. Plataformas de eventos técnicos como SharedXp, puede tomar sugerencias de asistentes acerca de qué les gustaría ver cuando durante el evento. Las sugerencias dispares son agregadas a través de un algoritmo, el cual emite sugerencias de contenidos como salida.

 

Los que proporcionan sus sugerencias en línea antes del evento son recompensados a través de un mecanismo de liderazgo. Recompensas como descuento en dinero para los boletos y merchandising, se pueden obtener por las contribuciones que hechas a través de la plataforma.

 

Para James Morgan, cofundador de Event Tech Lab, es una obviedad. “Si usted está pagando por un ticket para un evento, ya ha demostrado interés acerca de lo que usted desea ver allí en términos generales”, comentó. “Obtendrá más valor por su dinero contribuyendo específicamente con aportaciones antes de ir”.

 

En cuanto a las dificultades: “Los asistentes podrían tomarse el tiempo para sugerir cosas que finalmente no ven en el evento, pero el mecanismo de liderazgo les ha premiado el tiempo invertido de todos modos. Es parte de la economía del compartir, en la práctica, el crowdsourcing siempre ha existido pero con la tecnología es mucho más fácil, más frecuente y más gratificante”.

 

Morgan cita a Uncoference de Microsoft, que le pregunta a la audiencia acerca de qué desean ver ese mismo día y al Festival SXSW como los dos grandes eventos que lideran las actividades de crowdsourcing.

 

Este último utiliza su propio proceso llamado Panel Picker para curar la lista de ponentes de SXSWedu, SXSW Interactive, SXSW Film, SXSW Music y las actividades de SXSW Eco, incluyendo presentaciones, paneles, discusiones y demostraciones. Celebrándose desde el año 2007, el esquema online consiste de dos pasos. Una etapa de propuestas y otra de votaciones y comentarios. Un consejo asesor y el personal de SXSW también contribuyen con las elecciones definitivas.

 

Hugh Forrest, director del Festival Interactivo SXSW, dice del sistema: “Nuestra experiencia ha demostrado que la interfaz PanelPicker es una valiosa forma de conectar con los miles de profesionales y consumidores informados que componen la comunidad SXSW en todo el mundo. No sólo ayuda a generar ideas frescas sino que da nuestros participantes una salida para compartir con nosotros lo que es más interesante, oportuno y relevante para ellos“.

 

Manteniendo a todos contentos

Crowdsourcing de contenidos no significa que lo que la mayoría vote tendrá la última palabra todo el tiempo, De hecho, preguntar a la audiencia con tiempo de antelación acerca del contenido que desean ver, le permitirá a los planificadores intentar dar a cada uno lo que ellos necesitan.

 

Crowdsourcing de contenidos en su App para Eventos

Muchos planificadores de Eventos están usando las App para Eventos para testar la opinión de los asistentes, realizan una sección PRE-EVENTO en dónde con una sencilla interface hacen preguntas sobre lo que se quiere ver en el evento, no sólo ponentes sino demostraciones, talleres, sesiones de grupo. Es clave realizar esto con mucho tiempo de antelación a fin de ir moldeando el evento a las preferencias expresadas por la mayoría de los posibles asistentes. A medida que se vaya acercando el Evento ya la sección PRE-EVENTO desaparecerá y se irán presentando los contenidos definitivos.

 

Crowdsourcing usando poca tecnología

Para las marcas y los planificadores que no deseen utilizar una fórmula algorítmica, el crowdsourcing de contenidos puede ser fácilmente realizado con recursos al alcance de cualquiera.

  • Use las redes sociales. Twitter es la forma más rápida para comunicarse con los asistentes haga una pregunta que respondan por Twitter acerca de quién sería su Ponente de Ensueño. Aunque le respondan con sugerencias poco realistas al menos sabe lo que están pensando.
  • Utilizar formularios de registro. Esto significa que en el momento de registrarse ellos estarán contribuyendo con sus pensamientos de forma inmediata. Y preguntando quién y lo que les gustaría ver en el evento del próximo año en un formulario de comentarios le dará un montón de tiempo para poder suministrar ese contenido.
  • Hable con gente en el evento. Los asistentes serán mucho más receptivos dando su opinión a alguien en persona mientras están inmersos en la experiencia, más que una llamada fría mientras están en su trabajo. Designe personal que puede abordar por dos minutos a los delegados el último día del evento y preguntarles acerca de lo que piensan que sería un gran contenido para el próximo año.

 

Katie Deighton | Event Magazine

Cuando en un mercado tienes muy pocas opciones los criterios de decisión muchas veces son bien sencillos, en muchos casos se restringen a disponibilidad de productos o factibilidad para hacer una tarea. Por el contrario cuando en el mercado aparecen muchas opciones entonces podemos empezar a valorar aspectos que antes eran importantes pero que no veíamos con tanto detenimiento.

Ese es el caso de las Apps para Eventos. Hace 6 años prácticamente sólo existía Eventmobi y alguna más en el mercado, por lo cual si querías la tecnología que en ese entonces era muy puntera entonces era fácil porque había muy pocas opciones. En la actualidad hay cientos de proveedores con una oferta muy variada en cuanto a enfoques de negocio y capacidades por lo que escoger una app para eventos se hace mucho más difícil.
Después de varios años de experiencia en el mercado de Apps para Eventos considero algunos factores claves que hay que tomar en cuenta para escoger la solución apropiada a nuestra necesidad:

 

 

1. Establezca cuál es el objetivo fundamental de la App para el Evento.

Esto puede variar notablemente dependiendo del tipo de Evento que estamos organizando: Ferias, reuniones de empresa, viajes de incentivo, Congresos, Sesiones de Votación, Eventos Educativos entre otros. Dependiendo del tipo de evento se deben determinar las características que representarán un mayor peso en mi decisión.

2. Branding.

Una App para Evento es muchas veces el primer contacto que tiene el asistente con el evento, por lo cual es importante asegurarnos que el producto escogido provea todas las capacidades para reflejar fielmente las características de imagen corporativa que quiero transmitir y que son intrínsecas a mi marca. Algunos productos sólo permiten una personalización mínima en el margen superior y el resto es igual para todas las Apps, por lo cual usted y su competencia probablemente compartan el 80% de las características de una App. ¿Qué pasa cuando tengo que hacer 10 Apps en el año? Tendré de asegurarme de escoger un producto que le dé una clara diferenciación a cada una de mis Apps.

3. Multiplataforma.

Es fundamental que al escoger una app para eventos pueda funcionar en los diferentes dispositivos que pueden traer los asistentes a nuestro evento. Hay soluciones que funcionan para cualquier dispositivo teléfonos de cualquier marca, tabletas y portátiles y por el contrario hay otros que sólo se limitan a Apple y Android, dejando muchos potenciales usuarios de la App sin poder utilizarla.

4. Ver para creer.

En el papel muchas soluciones ofrecen todo y más. Su proveedor de servicio le cuenta todas las posibilidades pero que no se lo cuenten que se lo enseñen. Nunca escoja una solución que no le permita ver una versión TRIAL de cómo quedaría su producto con todas las funcionalidades una vez que esté terminado. Esto le asegurará escoger exactamente lo que necesita.

Escoger una app para eventos

5. Flexibilidad.

Es importante escoger un producto que permita incorporar cambios hasta el último momento, en eventos todo se planifica pero muchos de esos planes se cambian hasta el último momento. Otro factor a tomar en cuenta es que esos cambios se puedan incorporar a la App si es necesario los pueda hacer el Planificador del Evento o su equipo, sin necesidad de recurrir al proveedor de Tecnología.

6. Política de Privacidad.

Aunque sea algo tedioso revise las políticas de privacidad de datos que establece cada proveedor. En muchas soluciones usted sin saberlo está cediendo los datos que ingresa a perpetuidad para un uso en prácticas comerciales actuales o futuras y los hace disponibles hasta para ser utilizados por procesos informáticos que existan o puedan existir en el futuro. Esto es una locura y casi nadie lo lee. Imagine que cede los datos ingresados en la Plataforma de todos los asistentes.

7. Seguridad y disponibilidad de datos.

Verifique en donde se van a alojar los datos, solicité por escrito la información de seguridad que debería tener su proveedor. No es lo mismo alojar los datos en el servidor de la Oficina sin políticas de seguridad que en la nube de Amazon o en otro proveedor de primer nivel que asegure un tiempo de respuesta constante en cualquier parte del mundo. La disponibilidad de los datos es fundamental, no es lo mismo un proveedor que nos ofrezca un ancho de banda modesto que un gran proveedor que garantice tiempos de respuesta adecuados.

8. Experiencia.

Asegúrese de que la solución que utilice haya sido probada ampliamente, cada vez que usted organiza un evento en donde están los más altos directivos de su empresa dando una ponencia y necesita interacción con los asistentes, votaciones en vivo, gamificación entonces usted no quiere que falle nada. En ese momento lo que necesita es un producto confiable y que todo salga perfecto. Hay soluciones con miles de eventos realizados hay muchas otras que salieron ayer y que tienen que rodar sólo usted puede escoger la que le conviene.

9. Una App para Evento o una Red Social.

En la actualidad muchos organizadores de eventos que no establecieron los objetivos de la App, como se indicó en el punto 1, tienden a confundirse acerca de lo que quieren de la App. En el evento hay 60 conferencias de personalidades notables y el organizador en vez de enfocarse en destacar en la App toda la interacción entre los asistentes y esos notables con preguntas al ponente y votaciones en vivo por ejemplo, se concentran en tener un muro con fotos y comentarios dándole prioridad a eso antes que cualquier otra cosa. Cada evento tiene sus objetivos y la App debe estar alineada con los objetivos del evento y las secciones en la App responderán a eso.

10. El precio.

Es un factor a considerar pero no debería ser el más importante aunque siempre es determinante. Muchas veces trabajas para una gran organización que tiene un evento importante pero no se presupuestó la partida correspondiente a la App. Es preferible no hacer la App antes que escoger algo que por precio no se adapta a los requerimientos y a la imagen de nuestra organización. No destruyamos una gran imagen con una pobre herramienta.

 

Un gran evento ya no es suficiente para conseguir que los asistentes vuelvan el año siguiente. Un evento anual era, en otros tiempos, algo a lo que los miembros de las empresas acudían sin pensárselo dos veces, especialmente si el evento tenía lugar en algún hotel de lujo o una zona exótica.

 

Hoy en día un gran evento o una excelente localización paradisiaca no son motivos suficientes para que los asistentes quieran repetir. Debes permanecer en la mente del consumidor constantemente y, además, dentro de un presupuesto asequible.

 

 

Customiza tus sistemas de comunicación para generar más retorno

 

La estrategia de comunicación no debería ser la misma  para la gente nueva al evento que para aquellos que vayan a repetir. Igual que tampoco deberías asumir que, porque alguien haya acudido ya dos veces seguidas a tu evento, no requiera que le contactes con un algún tipo de comunicación especial.

 

Aunque es más probable que acuda gente que ya ha ido al evento antes que gente nueva, todavía sigue siendo necesario “cortejarles” con grandes oportunidades de aprendizaje y hacerles sentir que van a conocer a gente nueva y, a la vez, reencontrarse con viejos conocidos.

 

Para quienes ya han acudido al evento, la comunicación debería ser sobre temas y motivos por los que la gente repite cada año. Puede ser desde la nostalgia (el reencuentro con viejos amigos o conocidas situaciones), el Networking, la innovación (aunque el evento siga siendo el mismo siempre hay una serie de cambios y novedades), oportunidades de aprendizaje, un recordatorio de las cosas que se hacen el evento, actividades en la ciudad anfitriona (los asistentes también deben sentir emoción sobre el sitio al que van, y este es un componente de marketing que no se puede olvidar) o recordatorios sobre cómo registrarse.

 

A veces los asistentes tienen ya pensado asistir al evento cuando éste abre su plazo de inscripción, pero es probable que se les haya olvidado. Llega hasta ellos. Alcánzales con tus medios de comunicación y así se registrarán.

 

No todo el mundo ve cada una de tus publicaciones en las redes sociales o lee tus newsletters. Mientras que tengan en mente que el evento tiene lugar en junio, pueden haber olvidado que el plazo de inscripción comienza en marzo. Recordárselo personalmente puede ser la diferencia entre que acudan o decidan gastarse su tiempo y dinero en otra cosa.

 

 

Crea una comunidad online para interactuar todo el año

 

comunidad_asistentes

 

A veces sales de un evento sin tener la oportunidad de despedirte adecuadamente de varios asistentes o de hablar con ellos sobre ciertas cosas. Los ajustados planes de viajes o las exigencias del trabajo hacen que varios asistentes salgan del evento antes de que éste haya acabado y no terminan de forjar relaciones con otros asistentes.

 

Uno de los motivos por los que la gente vuelve a los eventos es por las relaciones que entablaron durante su asistencia en el evento. Una comunidad online focalizada en el evento ayuda a los asistentes a estar en contacto y permitirles debatir sobre los temas tratados en las ponencias o, simplemente, mantenerles conectados.

 

 

Incorporar redes sociales para generar mayor engagement

 

Publicaciones automáticas en las redes sociales no es suficiente para aumentar el número de asistentes. Lo que se necesita es aumentar su compromiso con el evento (su engagement) y esto significa utilizar publicaciones y archivos que atraigan a tus asistentes. Las publicaciones que más suelen ser compartidas son:

 

  • Fotos del año anterior en las que se invita a los asistentes a etiquetarse a si mismos

 

  • Encuestas sobre los mejores aspectos o la mejor comida del año pasado

 

  • Animar a la gente a compartir fotos de la ciudad en la que toma lugar el evento y recomendaciones sobre dónde comer o qué visitar. Aunque ya lo hagas tú por tu propia cuenta, el hecho de que lo hagan también tus asistentes apoya al evento.

 

  • Cualquier publicación que incite a responder o ser compartida y que pueda hacerse sencillamente y sin vergüenza.

 

 

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En conclusión

 

A fin de mantener a tus antiguos asistentes debes animarles a comprometerse para el año siguiente. Puedes conseguirlo por medio de publicaciones interactivas en las redes sociales, comunicaciones de marketing consistentes y una comunidad online. Usa estas herramientas para que hablen el uno con el otro y con tu organización y, cuando lo hagan, asegúrate de que se mantenga la conversación y se genere emoción para el año próximo.

 

Recursos como las redes sociales, las páginas web, el email o las comunidades online son las mejores herramientas que hayan pasado por los organizadores de eventos desde la llegada del buzón de voz.

 

Aprovéchalos.

 

 

Christina R. Green | Event Manager Blog

 

 

No es ninguna novedad que a los organizadores de eventos les interese saber cómo aumentar el número de entradas vendidas para sus eventos. Hay quienes han probado desde pagar grandes sumas de dinero hasta utilizar la magia voodoo. Sin embargo, son las pequeñas cosas las que marcan la diferencia.

 

¿Cómo puedes entonces atraer a los asistentes a los eventos? Es fácil y sencillo, siguiendo una serie de pasos:

 

 

1- Genera contenido en la web que sea ameno y atractivo

 

Empieza generando contenido en la web. No es necesario escribir una compleja obra literaria de Umberto eco. Simplemente hay que hacer piezas sencillas de contenido que tengan el único objetivo de vender tu evento. Usa las normas básicas de contenido en la web:

 

  • Empieza con una conclusión.

 

  • Usa cabeceras.

 

  • Se breve. Nunca alargues ni las frases ni los párrafos.

 

  • Usa esquemas y números.

 

  • Incluye resúmenes.

 

  • Pon en negrita aquellos datos que consideres importantes.

 

  • Respeta la privacidad y el copyright.

 

La página web de un evento debe transmitirle confianza a aquellos que la visitan. Para ello es una buena idea incluir los perfiles de los principales ponentes en la página de inicio o gente que haya participado en el evento anteriormente. También se puede usar como apoyo testimonios de gente que haya acudido al evento en otras ocasiones y fotos de otros años.

 

Mantén la web al día, nunca con información desactualizada, pues esto es una mala señal para aquellos asistentes potenciales. Presta especial atención a los precios y ofertas que puedas ofrecer y mantén un bucle de interactividad con los usuarios por medio de las redes sociales o un blog en activo.

 

Pase lo que pase hay una serie de acciones que nunca se tienen que cometer, como distraer a la gente que visita la página con banners, suscripciones emergentes o vídeos que se reproducen automáticamente. El objetivo último es que la gente se apunte a tu evento. Cualquier cosa que no cumpla esa función debe ser eliminada.

 

 

2- Piensa a la hora de poner precios y ofertas

 

Primero hay que trabajar en la estrategia de precios. Empieza con el precio al que te gustaría vender las entradas y forma categorías de entradas, ofertas especiales y descuentos sobre los precios. Digamos que tu precio medio es de 200 euros. Deberías entonces darle a las entradas categorías de precios desde 150 hasta 400 euros. 150 euros la entrada básica, 250 la normal y 400 euros la entrada VIP, por ejemplo. Esto aporta flexibilidad a la hora de incluir descuentos adicionales y ofertas especiales como proceso de ventas.

 

Para estimular ventas sigue estas 4 tácticas:

 

  • Siempre ofrece por lo menos tres categorías de entradas.

 

  • Usa ofertas especiales y que todo el mundo sepa de ellas. Puede haber un 3×2, un descuento por pagos de más de 1.000 euros u ofertas para grupos de más de cuatro personas. Lo importante es que la gente sepa que tiene esas ofertas disponibles. Dichas ofertas pueden combinarse con los distintos tipos de categoría de entradas para hacerlas más atractivas. 3×2 en entradas VIP y un 20% de descuento en el precio final por la compra de más de cuatro entradas, por ejemplo.

 

  • Los descuentos son clave cuando están limitados en tiempo o en cantidad. Esto quiere decir que si están siempre disponibles y todo el mundo tiene acceso a ellos, la gente no siente la urgencia de comprar las entradas. Sin embargo, si hay un 25% de descuento para las primeras 100 personas que se inscriban en un plazo de menos de tres días, la cosa cambia.

 

  • Es muy importante que nunca bajes el precio del establecido inicialmente para el evento. En la industria de los eventos esta es una terrible idea pues hay gente que compra las entradas con tres meses de antelación y les molesta que otros, una semana antes del evento, las hayan conseguido a mitad de precio. Descompensaría a aquellos que compraron la entrada con antelación. Por eso mismo las ofertas de último minuto no son muy populares a la hora de vender entradas.

 

 

3- Despierta todo el potencial de un Call-to-action

 

El Call-to-action es una técnica de marketing que busca provocar la respuesta inmediata y suele ser un fuerte motor de ventas cuando se usa correctamente. Algunos creen que con poner un botón que diga “Cómprame” ya lo tienen hecho, pero no es así. Un Call-to-action efectivo requiere una combinación de cuatro claves:

 

  • Beneficio: podrás tener la mejor propuesta de valor con el mejor ponente, la mejor agenda y una dirección más que conveniente, pero si de verdad quieres maximizar el número de inscripciones de tu evento, se debe ofrecer una oferta especial. Como mencionábamos antes, alguna oferta temporal o un 3×2. Algo que haga la gente sentir que compensa comprar entradas.

 

  • Urgencia: debes crear una sensación de prisa y urgencia al acortar el periodo de la oferta o hacerla más exclusiva. Esto provoca una decisión impulsiva en aquellos que visitan la página web.

 

  • Reducción de riesgo: puedes ofrecer una garantía o un reembolso en caso de cancelación. Este es un elemento clave que pocos organizadores de eventos llegan a considerar, por lo que hacerlo te ayuda a destacar entre otros.  Si el evento realmente es bueno y merece la pena, no hay por qué temer a que todos los asistentes del evento lo exijan.

 

  • Incita a la acción: obviamente, el elemento final de un efectivo Call-to-action es el mismo Call-to-action. Con un verbo en imperativo que diga “Compra tus entradas”, “Reserva tus asientos” o “Regístrate” se consigue que la gente, impulsada por estos tres argumentos anteriores, pinche en el enlace.

 

 

4- Crea un proceso de inscripción que agrade a tus consumidores

Por un motivo u otro mucha gente abandona durante el periodo de inscripción. El formulario de inscripción es el lugar en el que se puede perder a todos los posibles compradores, por lo que es importante no subestimar la importancia de dichos formularios. Lo principal es encargarse de elegir el adecuado software para registros de eventos a fin de que no haya problemas de carga de página y demás. Después se deben seguir los siguientes pasos:

 

  • El proceso de inscripción debería ser rápido, simple y sencillo. Lo máximo posible. Añade descripciones en cada campo para que todo quede claro y la gente no tenga dudas sobre a qué está respondiendo.

 

  • Hazlo corto. No pidas información que realmente no necesites. A la gente puede echarle atrás aportar tantos datos.

 

  • No pidas el registro de una cuenta. Aunque al final la diferencia es una contraseña, es más probable que los usuarios terminen su formulario de inscripción si no tienen que crearse una cuenta específica para el evento.

 

  • El idioma, el tipo de moneda y el método de pago pueden impulsar el registro hasta un 300% en función del mercado y el evento. Siempre adapta tu idioma, la moneda y los métodos de pago a tu mercado y tu público objetivo. No cobres en libras a europeos ni hables en español a asistentes internacionales.

 

  • No redirecciones a otras páginas durante la inscripción. Mantente siempre en la misma página. Un proceso de registro consistente ayuda a mantener y mejorar la identidad de tu marca.

 

5- Haz accesible el registro desde cualquier dispositivo

 

Hoy en día un 80% de los usuarios de la red acceden a Internet desde sus dispositivos móviles y para finales de año esa cantidad habrá ascendido hasta un 90%. Prácticamente casi todo el mundo. A pesar de que muchos usuarios usan también el ordenador, el comportamiento en estos casos es distinto, pues buscan curiosidades, juegos o vídeos de Youtube.

 

Es cuando la gente busca algo en el móvil que realmente tienen un propósito y quieren hacer algo. Un 70% de las búsquedas en Internet por móvil llevan a una acción online.

 

Por eso mismo no debe haber problemas para poder registrarse desde dispositivos móviles. Si alguien se quiere inscribir desde un Smartphone y no puede pulsar el botón que indica “Compra tus entradas”, a lo mejor lo intenta más tarde con el ordenador. O a lo mejor no. A lo mejor se rinde y luego se olvida de comprar las entradas, o ya se enfada y se le van las ganas. En cualquier caso, es recomendable hacerlo todo accesible sin importar el dispositivo y no enfadar a clientes potenciales.

 

 

Recuerda que tu web es el rostro de tu evento y es tu primera (y a veces única) oportunidad de causar una buena impresión. Después viene ya el formulario de inscripción.

 

Asegúrate que ambas están diseñadas de una manera correcta, elegante y efectiva si quieres vender más entradas.

 

Ovanes Ovanessian | Fundador de Eventex

 

Bryan Kramer menciona su experiencia como ponente en EXMA (Colombia) como una de las más memorables debido a pequeños detalles que los organizadores del evento ofrecían, como un cartel con su cara en la misma calle del evento anunciando la ponencia. Este es tan sólo uno de los varios ponentes que, cansados de regalos banales, felicitan los detalles personalizados como señal de agradecimiento.

 

Los ponentes y expertos invitados a los eventos son elementos importantes en estos. Su reputación y el reconocimiento de sus nombres pueden ser puntos a favor a la hora de realizar el marketing previo al evento. Por no hablar de sus ponencias, las cuales crean la experiencia del asistente. No está fuera de lo común ofrecerles regalos en señal de agradecimiento, a parte de la tarifa acordada previamente por contrato. Sin embargo, ¿es realmente necesario? Varios ponentes comentan sus experiencias y comparten los mejores beneficios que obtienen cuando exponen en un evento.

 

 

 

Brian Solis, autor y principal analista en Altimeter Group

 

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“Por cada ponencia que tengo la oportunidad de dar, ya siento que estoy recibiendo un regalo; el regalo de la atención. Hay mucho de ello, pero aun así hay ponentes que cada vez compiten más por tener atención. Aunque entiendo que los organizadores de los eventos lo hacen con buenas intenciones, no todos los ponentes quieren objetos de la marca, como bolígrafos, mochilas o relojes. A los ponentes les encantan las experiencias personalizadas, un conductor con su nombre esperando en el aeropuerto, una carta de agradecimiento escrita a mano o una especial bienvenida cuando entran en su habitación”

 

 

 

Bryan Kramer, CEO de Pure Matter y autor

 

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“Uno de mis eventos favoritos, por el modo en el que fui tratado, es Exma, en Colombia. Fue antes, durante y después del evento que me trataron genial. Me recogieron en el aeropuerto con un cartel. Como venía de un viaje largo tenían preparadas bebidas y aperitivos en el coche. En el hotel decoraron mi habitación con mi libro, Human to Human, llenaron la nevera e incluso pusieron una foto de mi familia en mi cama (lo cual no entiendo pero he descubierto que es una costumbre cultural). En el evento, cada uno era recibido con una fotografía tamaño real de si mismo y después nos llevaron a ver la ciudad y pasamos un tiempo fantástico.

 

“En el hotel todos conocían nuestros nombres y, finalmente, el organizador del evento, Fernando Anzures, se preocupó de agradecernos personalmente a los ponentes una vez estuvimos de vuelta y nos preguntó que cómo había sido la experiencia. Utilizó un tipo de email antiguo y nos pidió nuestra opinión. Puedo decir de manera convencida que nos trataron como en primera clase, de principio a fin.”

 

 

 

Tamara McCleary, especialista en relaciones y organización cultural

 

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“De la manera más honesta posible, el mejor regalo que una empresa me puede dar cuando expongo en su evento es hacerme sentir como en casa. Cuando me siento parte del equipo y la organización quiere escuchar mi mensaje tengo la sensación de haber hecho nuevos amigos de por vida”.

 

 

 

Ben Parr, autor, capitalista de riesgo y actual co-editor y editor de Mashable

 

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“El mejor regalo que recuerdo es de Founders, una conferencia exclusiva para invitados en Irlanda en la que se reúne a personas como Elon Musk, Jack Dorsey y otros lideres de la industria tecnológica. Recuerdo volver a la habitación el segundo día tras terminar de cenar y encontrarme un bote en mi cama. Dentro había una botella de Jameson Whiskey, reserva de 12 años, con mi nombre grabado en la etiqueta. Lo recuerdo porque fue un increíble regalo personalizado, y fue único. Además encajaba con la cultura irlandesa.

 

“Todavía conservo la botella. Los mejores agradecimientos de un evento hacia sus ponentes son siempre únicos y útiles de alguna manera. Tengo camisetas y llaveros hasta el fin de mis días. Hay que pensar en cosas fuera de lo normal. No tiene que ser algo caro, pero sí debería ser algo más especial que contenido de Merchandising”.

 

 

 

David Pogue, fundador de YahooTech

 

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“Una nota personalizada es ya un cariñoso gesto. Algo del estilo ‘Espero que tengas un viaje agradable. Estamos deseosos de escuchar tu ponencia. Chris te recogerá a las 8:15 en recepción…’ es una dulce, considerada y organizada forma de recibir a un ponente cansado. Pero sobre todo, un evento bien pensado que ha conectado con sus asistentes es algo que no tiene precio. Un ponente no quiere otra cosa que no sea inspirar y atraer a la audiencia”.

 

 

 

Laura Stack, autora y CEO de The Productivity Pro

 

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“Personalmente, me gusta recibir algo que me recuerde al trabajo que he realizado con la organización. Wells Fargo me regaló una diligencia de cristal, Baylor me dio una réplica de su vieja ambulancia, Fellowes una desfibradora, un barco de vela de Bahrain, etc. Estos regalos son únicos y divertidos, y me alegra tener estos objetos en la estantería de mi oficina justo detrás de mí. Cuando los miro, sonrío y recuerdo cariñosamente el tiempo que pasé con esa compañía. Mejor que cualquier certificado que acaba en el cajón, o una tarjeta regalo o, peor aún, un pen drive que se acaba perdiendo.”

 

 

 

Ted Rubin, Estratega de Social Marketing y CMO de Brand Innovators

 

Ted-Rubi

 

“La ventaja más importante que tengo como ponente es ser tratado con respeto y que mis necesidades sean anticipadas. Respeto por el hecho de que estoy viajando hasta el lugar del evento y probablemente esté cansado y con cosas por hacer. Por lo tanto, comodidad, un punto de fácil acceso y el conocimientos de contactos son la clave.

 

 

Kare Anderson, columnista y co-fundadora de Say It Better 

“Algunas de las mejores formas de agradecer a los ponentes incrementan de hecho el valor y la visibilidad del evento hacia sus asistentes. Por ejemplo, los anfitriones invitan a los ponentes a presentar varios vídeos de un minuto en el que aconsejen sobre algo y luego suban esos vídeos a la web del evento. También pueden pedirle a los ponentes que envíen tres consejos de manera concisa (no más de 100 palabras) junto con una biografía y una foto. De esta forma se puede crear un e-book con el nombre del evento y una lista de los principales expositores y organizadores. Se le ofrece el e-book a todos los asistentes vía email y después se coloca en una plataforma de libros para vender, aumentando la visibilidad de todos aquellos que participaron en el evento, ponentes incluidos.”

 

 

Joel Comm, autor, consultor y emprendedor

 

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“Lo que más me gusta es ser recibido en la habitación del hotel con algún tipo de regalo. No importa cuál sea ese regalo, pero el gestor del evento se tomó tiempo para prepararlo. He recibido bombones, vino, bolsas de regalo y cargadores portátiles. Por supuesto que cuanto más chulo es el regalo, mayor será el impacto. Pero me hace sentir como que realmente agradecen que esté ahí sobre el escenario.”

 

 

 

Christopher Lee, presidente de CAL Entertainment

“La verdad es que los regalos son prescindibles para los ponentes… Tan sólo quieren que sus clientes les paguen lo que es debido y que les traten bien en un hotel de tres estrellas, por lo menos. También les encanta el regalo de que el programa se cumpla a rajatabla para que sus exposiciones no se queden cortas de tiempo o los ponentes tengan que darse prisa en llegar al aeropuerto porque el evento ha terminado tarde. Si es necesario dar un regalo, debería ser una donación a la caridad en su nombre.”

 

 

Mitra Sorrels | Biz Bash

 

El MIS 2016, organizado por el grupo EventoPlus, está diseñado para mantener el contacto entre empresas y compradores de incentivos y experimentar en primera persona formatos innovadores, últimas tendencias y actividades de networking. Es por esta búsqueda de interactividad y networking que el Social Wall sirve como una gran herramienta.

 

Orquidea Technology Group será el encargado de realizar el Social Wall en el evento MIS 2016, que tendrá lugar durante todo el martes 8 de marzo en el Palacio de los Congresos de Madrid.

 

¿En qué consiste el Social Wall? Simple. Como comentamos en nuestro artículo previo, el Social Wall proyecta en pantallas personalizables contenido en vivo. Recoge a tiempo real el contenido generado en las redes sociales e incluye las publicaciones de texto, imágenes y vídeos en una pantalla que se muestra de manera pública en el evento. De esta forma se fomenta la participación de los asistentes en el Mis 2016 y que compartan sus experiencias por las redes sociales.

 

Comentando sobre el evento, bien mencionando a @grupoeventoplus o usando el hashtag #meetMIS, el asistente del evento podrá participar de forma activa en el MIS 2016. Expandidas por todo el terreno del evento habrá pantallas gigantes en las que se podrá ir observando lo que se publica.

 

Los comentarios se publicarán en vivo y se añadirán concursos de patrocinadores, cada concurso tendrá su propio hashtag y los ganadores se elegirán aleatoriamente entre los participantes. Durante el día se harán los sorteos y cada premio será otorgado por los patrocinadores de MIS 2016.

 

De esta manera el Social Wall se convierte en el altavoz del MIS 2016 ofreciendo toda la información en vivo de lo que ocurre al momento.