Que los ponentes vuelvan es esencial para una estrategia exitosa de marketing B2C y B2B en el evento. De hecho el 75% de los organizadores califican los eventos como la táctica de marketing más efectiva y a los ponentes cómo la clave para atraer a tu audiencia.
Y si has encontrado a los ponentes perfectos para tu evento querrás que vuelvan, ¿verdad?
Cuando todo funciona sin problemas, tus ponentes pueden dar su mejor versión durante las presentaciones. Los ponentes satisfechos tienen un impacto directo en tu estrategia de marketing. Por naturaleza son influyentes y contar con ellos en tus eventos es una herramienta increíblemente poderosa para asociar sus valores positivos a tu marca, hasta incluso llegar a ser defensores de tus eventos.
¡No olvides que una experiencia positiva aumenta la probabilidad de que un ponente vuelva a participar en tus eventos!
¿Cómo los mantienes contentos?
A nadie le gusta ser avisado por sorpresa, eso solo lleva a errores y frustraciones. La mejor manera de mostrar tu aprecio es prestar atención a los detalles, es decir, mantener las necesidades del ponente como una prioridad constante.
Los eventos implican demasiadas tareas, pero es fundamental asegurarte de que todos los detalles relacionados con los ponentes se están llevando a cabo. Trátalos mal y no querrán volver a promocionar tu evento o incluso, ¿quién sabe lo que pueden decir sobre ti a sus compañeros de profesión?
Aquí te traemos 7 consejos para asegurarte de que tus ponentes vuelvan y tengan una buena disposición en tu evento, lo que lo hará mucho más interesante para tus asistentes.
- Prepara una sala sólo para ellos
Reserva un espacio dedicado a los ponentes y permite así que tengan intimidad para hacer retoques de última hora en sus presentaciones, hacer pruebas o simplemente tener la tranquilidad necesaria para concentrarse y visualizar su discurso.
Una sala dedicada a los ponentes también les da la posibilidad de ponerse al día en su trabajo, consultar su correo electrónico y realizar llamadas. Es difícil hacer esto cuando están en una sala de conferencias rodeados de invitados al evento que desean hacerles preguntas.
Para finalizar, asegúrate de que haya un lugar seguro para guardar sus objetos. Muchas veces se dirigen directamente al aeropuerto nada más terminar y no quieres que la pérdida de algún objeto arruine una buena experiencia.
- Comunicaciones, fechas límite y aprobación de permisos
Lo primero es lo primero: no te conformes con leer el título de un discurso suyo o ver su biografía en una búsqueda rápida de Google. Aunque estés seguro al 99% de que es su discurso oficial, asegúrate de verificarlo antes de incluirlo en el sitio web o en el programa de tu evento.
Esto no debería ser ninguna novedad pero puede que no tengas mucho tiempo y buscarlos a través de internet sea la solución más rápida, pero el hecho de que hayas encontrado su perfil en Internet no significa que sea cierto. Cuando solicites información del ponente, asegúrate de dar una fecha límite para recibir todos los materiales. Esto incluye finalizar el tema y el título de la presentación.
También necesitas la aprobación para las comunicaciones posteriores al evento. Algunos ponentes están dispuestos a compartir sus diapositivas de PowerPoint con los asistentes al evento, en cambio, otros rechazarán rotundamente esta propuesta.
No te olvides de las aprobaciones para los vídeos. Si grabas la presentación y deseas incluir parte de ella en tu canal de YouTube, debes tener su permiso para hacerlo.
También querrás asegurarte de contar con las presentaciones de tus ponentes para que tu equipo de audiovisuales compruebe que todo funciona correctamente y posteriormente contar siempre con la versión actualizada.
- Solicita un contacto adicional
Solo buscamos obtener aprobación para el material relacionado con tus ponentes. Es importante recordar que son personas ocupadas, con horarios ajustados y muchas veces te comunicarás con el representante o agencia encargada de su contratación. Si no es el caso, es conveniente solicitar una segunda persona de contacto.
Un asistente ejecutivo ayudará a garantizar que se cumplan todos los plazos. Esto es crítico cuando tienes unos plazos de impresión para el programa del evento (o puedes contar con una aplicación del evento que te ahorre la tarea y elimine este estrés). Cumplir con esa fecha límite requiere la aprobación del encabezado, el título de la presentación y el resumen de la sesión.
Si un ponente está ocupado y tarda mucho tiempo en responder a tus correos electrónicos, no querrás sentir que lo estás presionando. Los asistentes ejecutivos están familiarizados con este trabajo y harán el seguimiento por ti (persistiendo cuando sea necesario) para garantizar que se cumplan los plazos.
- Coordina los viajes y el alojamiento
Como parte del acuerdo que has establecido con los ponentes lo más probable es que te estés haciendo cargo del viaje y su alojamiento. Los ponentes de renombre pueden estar acostumbrados a volar en primera clase y alojarse en hoteles sofisticados, por ello es importante conocer las expectativas del ponente y el presupuesto que necesitas para alcanzarlas.
Algunos ponentes tendrán hoteles o aerolíneas preferidas para acumular puntos de fidelidad y millas de viajero frecuente. Por eso no te olvides de preguntarle si tiene alguna cadena de hoteles o aerolínea preferida. O bien, en lugar de organizar los detalles del viaje, considera pedirle a tu ponente que reserve los detalles del viaje y te envíe la factura.
Si reservas el vuelo, es imprescindible obtener los detalles exactos del horario para facilitar la recogida en el aeropuerto, el check-in del hotel o la hora del vuelo de vuelta, ya que pueden tener otro evento inmediatamente después del tuyo.
- Comunica todos los detalles del día del evento
A nadie le gustan las sorpresas, especialmente cuando están a punto de presentarse frente a cientos o miles de personas.
Preparar a los ponentes para la sesión del evento garantizará que su presentación se desarrolle sin problemas y que disfruten de la experiencia. Al compartir la información con tus ponentes, asegúrate de ser claro en el funcionamiento de la agenda.
Ten en cuenta lo siguiente:
- ¿A qué hora es la presentación de tu ponente?
- ¿A qué hora los necesitas en la sala de presentación para la prueba de sonido?
- ¿Cuánto tiempo habrá para preguntas y respuestas?
- ¿Cómo llegará el ponente desde su hotel al evento ?
- ¿Cómo de lejos está la sala de ponentes de la sala de presentaciones?
¡Lo último que quieres es que tu ponente se pierda de camino al evento! Haz que un miembro del equipo esté preparado para guiar a los ponentes en todo momento.
Si bien es esencial que compartas toda la información del programa, también debes tener en cuenta los detalles técnicos. Esto es especialmente importante en presentaciones interactivas con preguntas y respuestas, el siguiente punto de la lista.
- Planifica la presentación, las preguntas y las respuestas
Los ponentes necesitan que alguien los presente. Puede ser un miembro destacado de tu empresa o un presentador profesional.
Proporciona al presentador la información detallada de la biografía del ponente. ¿Qué aspectos destacados debe destacar ante los invitados del evento? Si tienen poco tiempo, incluso puedes escribir el guion de introducción tú mismo.
También debes considerar el cierre de la presentación o la sesión de preguntas y respuestas (en papel o a través de una app para eventos), que es una parte esencial del valor del evento.
¿Cómo se llevarán a cabo las preguntas y respuestas? ¿Señalará el ponente a los asistentes que levantan la mano, o elegirá el personal del evento entre las manos alzadas?
Gracias a la tecnología, los asistentes pueden enviar preguntas anónimas (o no) a través de tu aplicación para eventos y simplificar la tarea. Esta es una de las formas más populares de hacer preguntas y respuestas, ya que ofrece muchos beneficios. Tal vez esta es la razón por la cual el 75% de los profesionales del sector aseguró hacer uso de una app para eventos en los próximos 12 meses.
Las aplicaciones permiten a un miembro de tu equipo proyectar las preguntas en el escenario, asegurándose de que sean adecuadas e interesantes. De esta manera, tu ponente puede responder las preguntas de mayor valor o incluso, seleccionarlas el mismo a través de una tablet o móvil.
Siempre es útil preparar algunas preguntas previamente, ya que en caso de que el público no se anime, esto garantizará que tu ponente se sienta apreciado. En este caso una app del evento es la solución más cómoda y segura para tus ponencias.
- ¡Recuerda dar las gracias!
No olvides agradecer a tus ponentes la asistencia a tu evento, tanto durante el mismo acto como después del el. Envíales un mail de agradecimiento o incluso considera como una opción el clásico correo postal. El tiempo que lleva escribir una carta a mano muestra un profundo nivel de gratitud.
Ten preparados los obsequios a la llegada y finalización del evento para tus ponentes y, si hubo un asistente o un compañero de trabajo que fue notablemente útil en el proceso de planificación, considera enviarles también una pequeña muestra de agradecimiento.
¿Quién sabe? ¡También podrían convertirse en defensores de tu evento, proporcionando el estímulo que el ponente necesita para volver a trabajar con usted!
En conclusión: el ponente primero
En caso de duda, ponte en el lugar del ponente. ¿Qué información necesita para estar seguro en su presentación?
Las preferencias personales también entran en juego, ya que algunos ponentes pueden necesitar más detalles del evento, mientras que otros son buenos para adaptarse al ritmo y el ambiente del mismo. Ten en cuenta sus necesidades y prepárate para responder a cualquier pregunta de los ponentes de manera oportuna.
Por encima de todo, se sincero con ellos y comparte toda la información de interés.
Todos quieren ser reconocidos y apreciados por su valor. Al mostrar tu consideración y gratitud, tendrás ponentes listos para atender su llamada año tras año.