Author: Andrea González

Desde que se priorizan los eventos virtuales, han cambiado muchas cosas. El nivel de competencia entre eventos se eleva y es importante que el evento llamé la atención y se destaque sobre los demás. Los organizadores de eventos pueden aprovechar el hecho de que no hay barreras a la hora de estar en el mismo lugar físico y tiempo y crear una comunidad comprometida con los eventos virtuales.

Es necesario que los organizadores de eventos estudien cómo evoluciona la eficiencia de los formatos emergentes con sus audiencias. La fácil accesibilidad de las plataformas de eventos virtuales, libres de las limitaciones habituales de la geografía y el tiempo, puede convertirse en una ventaja, una oportunidad para un desarrollo continuo de la comunidad.

El reto de los organizadores de eventos online es hacer que su evento sobresalga entre el resto ya que os asistentes están sobreexpuestos a muchas opciones de eventos diferentes y pueden elegir ver el contenido posteriormente bajo demanda lo que puede hacer que los números de asistencia en vivo disminuyan. Por lo que es importante que los eventos online resulten cautivadores y produzcan una mayor implicación y compromiso por parte de los invitados, para que se garanticen buenas cifras y genere confianza a los patrocinadores.

Veamos que consejos podremos aplicar para que los asistentes se mantengan comprometidos con nuestras plataformas.

Reestructura la experiencia del asistente

El “viaje” del usuario por la plataforma debe ser considerado desde una experiencia única a una relación continua. Piensa en la comodidad del asistente y en posicionar tu evento dentro de su visita. Diseña una historia y oriéntalos a través de los pasos a seguir durante su “estancia” en la plataforma; llevándolos paulatinamente hacia los objetivos que el evento necesite conseguir.

Desarrolla una experiencia de usuario sencilla y cómoda, y además incluye chat de soporte y ayuda para que tus invitados puedan solucionar cualquier inconveniente con un experto en la plataforma.

Así tú público considerará que la plataforma le ofrece una experiencia fluida y se sentirá bien atendido; lo que hará más probable que quiera acudir a próximos eventos.

Crear una estrategia para antes, durante y después del evento

Volviendo al punto anterior, desarrolla esta experiencia de manera estratégica dividiéndola entre las diferentes partes del evento.

Antes del evento: informa a los inscritos en el evento sobre todo lo que necesiten saber para que su experiencia sea completa. Proporciona horarios, claves de acceso, un esquema sobre como acceder de manera sencilla desde el correo…asesora a los asistentes sobre lo que se van a encontrar sin saturarlos.

Durante el evento: diseña un plan de bienvenida para realizar un tour rápido y sencillo por la plataforma, de manera que los asistentes entiendan en directo lo sencillo que es utilizar las diferentes funcionalidades. Recuérdales que usen el chat de soporte para cualquier duda y así se sentirán acompañados durante el evento.

Después del evento: guarda los momentos más importantes e interesantes, en formato de vídeo o imágenes y haz que estos sean duraderos. Coordina actividades inmediatamente posteriores al evento como por ejemplo una happy hour virtual, una comida vía online, o un concurso de vídeos, que mantendrán tu evento vivo y generarán una buena impresión. Pública estos momentos más adelante en las redes sociales de la compañía para generar conversación sobre tu evento y ganas de asistir a los posteriores, envía un correo, o algún obsequio relacionado con estos recuerdos que agregará valor.

Considera generar una suscripción

El entorno de los eventos virtuales favorece la celebración de eventos más de una vez al año: ni los asistentes ni los planificadores tiene que coordinar la asistencia a la sede, su alquiler, y los posibles viajes. Esto reduce gastos, y además permite la creación de una comunidad que podría estar interesada en eventos de ese tipo más de una vez al año; por lo que podría darse una generación de ingresos basados en la suscripción a una serie de eventos de una empresa o una categoría concreta.

También es relevante tener en cuenta que el acceso continúo a los contenidos en línea es un incentivo que maximiza la comodidad de los usuarios y genera un valor añadido que resulta interesante para el potencial suscriptor.

En este punto podemos poner como ejemplo, la Community App por la que puedes preguntar en Orquidea Technology Group, una plataforma que para los organizadores y compañías es una genial oportunidad para construir comunidad, y tener una plataforma confiable y duradera. La Community App es una app que dura todo el año, con la que puedes realizar tantos eventos como desees; modificándola para cada evento si es necesario. Características como la gamificación, cierto contenido para descarga y los chats pueden continuar más allá del evento inicial, con los eventos siguientes.

Crea una historia que guionice tus eventos

El enfoque de los eventos debe evolucionar de un organizador que trabaje orientado simplemente a la acogida de asistentes por parte de una empresa anfitriona a un modelo de organizador más guionista.

El organizador debe tener en cuenta que el éxito en el entorno virtual ya no depende tanto de las experiencias en persona si no de la manera de contar las cosas, y de añadir valor y emoción a la narración durante el proceso del evento.

La creación de una buena historia puede implicar una continuidad de la historia entre un evento y el siguiente (favoreciendo el interés en un modelo de suscripción, como se mencionaba en el punto anterior). Es importante que los eventos sean capaces de conectar emocionalmente con los espectadores a través de una experiencia remota, y generar así buenas sensaciones y una experiencia memorable.

En conclusión, siempre es posible fomentar una comunidad online en relación a un evento, pero cuando todo es completamente virtual desde el inicio, la adopción por parte del público es muy relevante. Los usuarios ya tienen un conocimiento sobre como navegar por la plataforma del evento y el truco es evitar que se desconecten, y conseguir que mantengan el interés en lo que estamos contando.

Con plataformas integrales que ofrezcan confianza y comodidad al usuario, al organizador y a los patrocinadores todo puede resultar más fácil. En Orquidea Technology Group te podemos asesorar sobre la mejor de implementar una plataforma que vaya más allá de un solo evento y se convierta en un punto de intercambio entre todos los actores, creando Comunidad, mucho más en estos tiempos en donde los integrantes de la organización se hayan dispersos.

El juego es un elemento motivacional clave para la participación de la audiencia en los eventos. Recompensa y reconoce los esfuerzos de participación de los distintos invitados al evento y les proporciona una sensación de conexión con destinos de todo el mundo; además de ofrecer puntos por aprender información de valor o hacer nuevos contactos en el ámbito profesional. Esta guía para la gamificación en Eventos Virtuales da a los organizadores de eventos herramientas para utilizar la gamificación de la plataforma para impulsar algunos objetivos clave en los eventos en vivo, entre otros: el contenido educativo y la oportunidad de establecer contactos.

Lo mejor para amplificar los objetivos y el alcance del engagement del evento es diseñar un buen plan de juego, tanto para el organizador del evento como para que los asistentes sientan reconocidos sus logros. Lo que significa que hay que distribuir los puntos para los usuarios dándole mayor importancia a ciertas acciones como: participar en actividades de networking, buena comprensión de información clave en los contenidos de vídeo y otros materiales educativos y la interacción con los patrocinadores y los expositores del evento, que debe servir para establecer contactos y objetivos educativos simultáneamente.

Utilizando como modelo nuestra plataforma de Eventos Virtuales, esta guía proporciona consejos prácticos sobre cómo los planificadores de eventos pueden utilizar el juego para impulsar el engagement en cada uno de estos tres aspectos clave:

1. INCENTIVA CONEXIONES ENTRE ASISTENTES A TRAVÉS DE LA GAMIFICACIÓN:

En un principio se podría decir que la cancelación de eventos presenciales llevaría implícito una pérdida de oportunidades de hacer networking y establecer nuevos contactos pero podemos frenar esto gracias a los desafíos de la plataforma. Con los retos de gamificación se pueden asignar puntos, por ejemplo, por visitar un perfil, por enviar un mensaje y por programar una reunión virtual, lo que favorecerá y motivará a los asistentes a realizar más contacto entre ellos.

Usa los perfiles de los asistentes para fomentar las interacciones entre jugadores, antes y durante el evento:

Ofrece puntos a los asistentes por rellenar sus biografías antes del evento, cuanta más información más puntos. Eso hará que sus perfiles sean más atractivos a la hora del evento, y por tanto, sean más visitados; muestra la tabla de clasificación de los jugadores, lo que también dará dinamismo al networking y hará que los asistentes visiten los perfiles de los mejor clasificados. A la vez también les puedes dar un código a cada perfil de los diferentes invitados y así esto favorecerá el envío de mensajes directos entre la audiencia para intercambiar códigos y ganar puntos.

 

Integra juegos para romper el hielo en la plataforma:

Incluye preguntas personales sencillas (¿dónde naciste?, ¿tienes mascota?, etc.), de esta manera puede crear dos tipos de reto: publicar las respuestas y otorgar puntos a los visitantes de ese perfil si aciertan después de visitarlo, o publicar solo las preguntas y favorecer los mensajes directos entre asistentes, instándolos a que averigüen las respuestas de los demás.

Además, como se ve en la siguiente imagen, los asistentes pueden ganar puntos de juego configurando reuniones de video chat 1:1 con sólo unos pocos clics.

Todo esto dará pie a conexiones realmente interesantes y profundas entre ellos, lo que dará verdadero valor y sensación cercanía a tu evento virtual.

Propón concursos de fotografía para fomentar la creatividad y conectividad.

La fotografía no es un sustituto del encuentro cara a cara, pero favorece la conexión visual y contribuirá a que los asistentes se sientan más conectados entre sí. Favorece aún más esta conexión añadiendo puntos extra por subir una captura de las reuniones en vídeo 1:1 y por subir a las redes sociales estas u otras imágenes del desarrollo de las reuniones, con el hashtag del evento.

También se puede sacar partido a la distancia y diferentes puntos geográficos donde se encuentren los asistentes, agregando desafíos en los que compartir fotografías de la ubicación de cada uno sirva para ganar puntos, y por tanto, fomente la interacción entre la audiencia. Esto se puede hacer de dos maneras:

  • los asistentes pueden compartir fotos en los redes sociales con el hashtag del evento, y las publicaciones se capturarán automáticamente en el muro de redes sociales en vivo de la plataforma virtual
  • o pueden compartir las fotos en un grupo de discusión dedicado creado por el organizador del evento

Compartir fotos como ésta puede ser una forma de que los asistentes participen en los desafíos de la gamificación y al mismo tiempo lleguen a nuevas audiencias en las redes sociales.

2. LA GAMIFICACIÓN COMO HERRAMIENTA PARA MANTENER AL PÚBLICO CONECTADO AL STREAMING EN VIVO:

Un aspecto muy importante a tener en cuenta a la hora de organizar un evento virtual es mantener el interés de los asistentes, para lo que el juego de nuevo puede ser un gran aliciente. Los asistentes pueden recibir puntos simplemente por ver las sesiones pero podemos ir más allá.

Crea juegos de conocimiento y aprendizaje

Los juegos tipo quiz de sobre conocimientos no sólo animan a los asistentes a buscar y retener información de lo que han visto en las conferencias, sino que también proporcionan a los participantes una forma medible de registrar cuánto han aprendido. Un buen evento de gamificación no consiste en dar a los asistentes una distracción novedosa. Se trata de convertir la participación activa en el evento en una forma de juego.

Hay dos hábitos clave que los organizadores de eventos quieren desalentar cuando se trata de sesiones transmitidas en vivo: llegar tarde y salir temprano. Una buena estrategia es anunciar que las respuestas a las preguntas del quiz se revelarán al principio o al final de una sesión de streaming. De esa manera, los asistentes tendrán un incentivo adicional para sintonizar temprano y quedarse hasta el final.

Relaciona el quiz con el contenido de un patrocinador o de un ponente

Sé creativo con el formato del cuestionario. Combina los detalles personales de los oradores del evento con la información de los patrocinadores. Considera usar una mezcla de texto y preguntas basadas en imágenes. Por ejemplo: haz que los asistentes adivinen que producto de algún patrocinador se está utilizando en una imagen, o para que debería usarse según lo que haya dicho el orador; pregunta por algún dato importante de los expositores que se haya dado durante la sesión (año de fundación, localización de la sede…).

 

3. FAVORECE EL RETORNO DE LA INVERSIÓN PARA LOS PATROCINADORES Y EXPOSITORES DEL EVENTO:

Las plataformas de eventos virtuales ofrecen múltiples oportunidades para promocionar a los patrocinadores a través del juego. Cada una de las tácticas enumeradas anteriormente puede traducirse en un retorno de la inversión medible.

La búsqueda del premio es una buena opción para conducir el tráfico de visitas a los patrocinadores

Los asistentes pueden recibir puntos por visitar los stands virtuales de los patrocinadores o por enviarles mensajes. Asigna un mayor número de puntos para la creación de reuniones virtuales, ya sea para demostraciones 1:1 u otras discusiones de negocios. Del mismo modo, puedes asignar puntos por ver el contenido del expositor y del patrocinador, con puntos extra asignados por responder correctamente a las preguntas sobre el material tratado.

Escalona los puntos de juego para igualar las inversiones de los patrocinadores

El número de puntos relacionados con cada actividad debe estar en proporción directa con las inversiones de los patrocinadores. Por ejemplo, una visita a un stand del Patrocinador Oro podría otorgar 100 puntos, mientras que una visita al Patrocinador Plata podría dar 75.

Hay que tener en cuenta que deberíamos involucrar a los patrocinadores y los expositores también en el diseño de la actividad. ¿Quieren hacer preguntas relacionadas con la información del producto, o quieren añadir un toque personal preguntando sobre un hecho divertido en la biografía de su director general?

Usa la caza del tesoro para entregar pistas

Por último, la búsqueda del tesoro puede ser una forma efectiva de atraer más tráfico a las páginas de los patrocinadores de su plataforma de eventos virtuales.

Una opción es no mostrar el código personalizado directamente en la página del patrocinador, sino dentro de un vídeo de demostración, o al final del contenido promocional. Otra estrategia es permitir a los patrocinadores compartir el código en video chats personales 1:1. Este enfoque aumenta la oportunidad de interacción y el desarrollo significativo de los contactos.

En conclusión para que los eventos virtuales ofrezcan las mismas claves que los asistentes esperan de las experiencias en persona, se tiene que jugar con las ventajas únicas de las plataformas digitales. Los eventos digitales encajan de forma natural con la gamificación.

Nuestra plataforma de eventos virtuales incluye un sistema de gamificación completamente integrado. Puedes asignar puntos a cualquier número de actividades dentro de la plataforma. Además, una tabla de clasificación muestra las clasificaciones de los asistentes en tiempo real, y la interfaz facilita a los asistentes el seguimiento de las indicaciones e instrucciones del juego. Por ejemplo, una vez que un asistente ha encontrado el perfil de otro participante, el diseño de la plataforma facilita el siguiente paso de enviar un mensaje directo. Con sólo unos pocos clics más, pueden configurar un video chat.

 

Para que el juego de un evento virtual sea efectivo, tanto la acumulación de puntos como el proceso de obtención de los mismos deben ser ágiles e intuitivos, como de hecho es el caso.

Ponte en contacto con nosotros para que te asesoremos sobre la mejor manera de diseñar un plan de gamificación sólido en tu plataforma de Eventos Virtuales que favorezca el engagement y la atención durante el evento, la interacción entre los usuarios y los patrocinadores y brinde una sensación de cercanía y conexiones interesantes.

Artículo original en Eventmobi.

Con la transformación digital que vive la industria de los eventos durante esta situación, se ha propiciado un cambio en las prioridades a la hora de planificar un evento. La tecnología tiene un papel protagonista y por tanto lo más relevante para la organización del evento virtual es encontrar la mejor plataforma de eventos online. Igual que en los eventos presenciales se le otorgaba gran valor a la disposición y distribución de la sede del evento (iluminación, decoración, señalización, visibilidad de patrocinadores, etc); es importante tener en cuenta que los elementos visuales en el evento virtual son también muy significativos. En este artículo podrás ver la importancia de otorgar su sitio a los elemenos gráficos y visuales; sigue nuestros consejos y diseña una buena experiencia e imagen de marca en eventos digitales. 

Es primordial poder personalizar e incluir la imagen de marca en tu plataforma de eventos virtuales, por lo que es importante aprovechar las diversas opciones de diseño que ofrecen estas plataformas como la que te ofrece Orquidea Technology Group

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Los beneficios de una app de eventos virtuales adaptada a tu marca 

Los eventos son una de las herramientas más poderosas para aumentar el compromiso de marca de la audiencia, ya que ofrecen oportunidades ilimitadas para crear puntos de contacto entre los asistentes y la marca. 

Como se mencionaba antes, en los eventos en físico, la misma sede puede ser aprovechada de diferentes maneras para otorgar la mayor visibilidad posible a la marca; haciendo que todos los elementos encajen con la imagen de la marca y que el público se sumerja en su entorno cuando entra por primera vez en el lugar elegido para el evento. 

Esto es igual en los eventos online, la plataforma del evento virtual es la “sede” del evento, el primer contacto de los asistentes con la marca e imagen del evento. Por eso es conveniente que consideremos el nivel de personalización que ofrecen los proveedores de tecnología en cada plataforma. Una plataforma adecuada debería poder permitir aprovechar los colores, fuentes, e imágenes de la marca para crear un ambiente especial y singular para tu evento y sorprender a tu público cuando se conecte. 

 

Características clave para el diseño de eventos virtuales en apps: 

Widgets de home y fondo 

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Es importante poder utilizar diferentes opciones ya que la home es lo primero que ven los invitados al entrar en la plataforma. Para causar una buena primera impresión es buena idea dejar volar la imaginación y poder usar imágenes propias como widgets o fondos, probar fondos o widgets animados para llamar la atención visualmente, e incluso usar CSS personalizados para crear una experiencia absolutamente adaptada al branding de la marca. 

Colores y fuentes 

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Además del logotipo, los colores y fuentes de una marca son uno de los aspectos más reconocibles de la identidad corporativa. Puedes ajustar fácilmente los colores del fondo y del texto y aprovechar la funcionalidad de CSS para utilizar fuentes personalizadas en todo el Espacio Virtual de las plataformas como las que podemos ofrecer en Orquidea Technology Group. 

Menús y secciones 

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Tener el control total sobre los elementos que ven tus asistentes en la pantalla de inicio y en los menús es muy interesante o también crear tus propias secciones, incluyendo páginas y carpetas, y nombrar cada sección como quierasConsidera el uso de una imagen como fondo del menú de la izquierda para un diseño coherente y llamativo y una experiencia visual más interesante. 

Logotipos y anuncios de banner 

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Si tienes patrocinadores en tu evento online, hay muchas maneras de ofrecerles visibilidad dentro de la plataforma. No sólo en la pantalla de inicio, sino que también hay la opción de insertar anuncios de banners sobre los que se puede hacer clic en el menú lateral, lo que garantiza una visibilidad excelente. Estos banners, como el fondo o los widgets también pueden estar en un formato GIF que muestre los logotipos y mensajes de los patrocinadores en movimiento, dándole un aspecto más dinámico al contenido 

Por supuesto, el logo del propio evento puede integrarse de forma destacada en la pantalla de inicio, en el menú lateral y en la pantalla de carga de la plataforma. 

Contenido del Livestream 

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El contenido de la transmisión en vivo o en video pregrabado es el corazón deevento virtual, por lo que la marca debe estar totalmente presenteDebería tenerse en cuenta esto a la hora de retransmitir desde cualquier plataforma de streaming e insertar fondos de la marca personalizados, banners de patrocinadores y logotipos en las presentaciones o contenido que se reproduzca en la plataforma. Así se ofrecerá a los asistentes una experiencia de marca coherente. 

 

Hablando de todas estas características clave para el diseño de las plataformas virtuales que uses para tus eventos hay que considerar como aplicar esa imagen personalizada: puedes diseñarlo tú mismo, o el equipo de diseño gráfico que trabaje contigo o por el contrario, si no tienes acceso a ello puedes contar con ayuda desde Orquidea Technology Group. Podríamos hablar de diferentes niveles de ayuda en el diseño basados en tus necesidades: desde hacerlo tú mismo con las herramientas que ofrece la plataforma digital (biblioteca de widgets, selección de colores, editor de CSS, etc.), hasta enviar una propuesta de imagen gráfica con diferentes recursos (imagen de fondoimagen del banner principalfondo y color de fuente en códigos hexadecimalestipos de letraimágenes de widgetel logo del eventofotos de los oradores destacados, logotipos de patrocinadores destacadosetc.) que nosotros adaptaríamos a la plataforma; o incluso un servicio de diseño personalizado en el que un diseñador gráfico asignado creará una imagen gráfica única para el espacio virtual de la plataforma. 

 

Nuestra plataforma para Eventos Virtuales ha conseguido implementar varias novedades que mejoran la experiencia de usuario, ponte en contacto con nosotros para que podamos mostrarte estas mejoras y aplicarlas de cara a tu próximo evento. SI quieres triunfar cuenta con nosotros.  

Artículo traducido de Eventmobi 

Con el aumento del teletrabajo, es importante optimizar la fuerza de trabajo y mantener el nivel habitual, lo que ha sido complicado esta temporada. Pero como la necesidad siempre genera oportunidades, se ha demostrado que el trabajo a distancia ha empezado a resultar muy popular, igual que los eventos virtuales: ¿qué se puede hacer para monetizarlos? 

Un área claramente afectada por el aumento del trabajo a distancia y la transformación digital es la del marketing de eventoya que con las medidas de distanciamiento social que se aplicarán durante algún tiempo, nuestra capacidad para organizar estos eventos se verá obviamente severamente restringida. Una vez más, sin embargo, los organizadores han demostrado ser notablemente innovadores, e incluso si no podemos estar juntos en persona todavía, hay otras maneras en las que podemos conectar y colaborar. El auge de la tecnología, como las comunicaciones unificadas, ha contribuido a ello.  

Los eventos virtuales son un ejemplo de una “nueva normalidad”. Permiten a los usuarios – ya sean líderes de opinión, profesionales, clientes o simplemente personas no profesionales que se interesan – unirse a los eventos digitalmente desde su casa (o dondequiera que estén en ese momento). 

No son un sustituto completo de los eventos presenciales, por supuesto, pero los eventos virtuales han demostrado ser una gran manera de promover tanto los productos como las ideas y así, también son potencialmente un útil generador de beneficio financiero también. Entonces hemos pensado un poco en el tema y veremos seis consejos para monetizar los eventos: 

1. La gente pagará por las opiniones de los expertos

La gente estará dispuesta a pagar el dinero ganado con esfuerzo si, a cambio, van a obtener el tipo de conocimientos especializados que sólo los verdaderos líderes de pensamiento pueden darles. Si has logrado conseguir algunos de los mejores oradores para su evento, es totalmente razonable que cobres una cuota de entrada a cambio.  

Después de todo, hay todo tipo de información en Internet, alguna buena y otra mala, y la experiencia real no es barata. Estos eventos cuestan dinero, incluso cuando se organizan virtualmente. Tendrás que asegurarte de que ofreces una verdadera relación calidad-precio. Si el evento no se ajusta a la tarifa que estás cobrando, verás que la gente simplemente se lleva su dinero a otra parte. 

2. Piensa en formas adicionales de agregar valor

Hemos establecido que un buen equipo de ponentes expertos es imprescindible para tu evento virtual y es perfectamente justo cobrar por sus conocimientos. Sin embargo, recuerda la importancia de la relación calidad-precio. Si se va a cobrar, vale la pena ir más allá y encontrar formas adicionales de proporcionar a los asistentes un plus por su dinero.  

¿Qué tal una bolsa de regalos virtual? Estas son habituales en los eventos de la vida real, como todos sabemos, pero sus equivalentes virtuales también pueden ser muy buena idea. Piensa en lo que podrías incluir: descuentos o pruebas gratuitas de ciertos productos y servicios, o tal vez estudios de casos y cursos en línea. 

3. Red virtual de networking 

Una de las cosas más importantes sobre el marketing en persona y los eventos de la industria es que proporcionan la oportunidad de conocer y escuchar a otras personas que trabajan en la misma industria. En otras palabras, son oportunidades para establecer contactos, para hacer networking 

Cuando estás en un evento de la vida real, puedes deambular y entablar conversaciones con la gente; algo que es bastante más complicado cuando se trata de eventos virtuales. Pero la belleza de lo virtual es que puede reunir a una variedad aún mayor de personas de todo el mundo.  

Así que, ¿por qué no usar esto en su beneficio y en el de sus asistentes? Considere la posibilidad de organizar sesiones de networking virtuales, por las que se puede cobrar una modesta cuota. Esto es algo que le interesaría a mucha gente. 

4. Ofrece acceso a sesiones individuales así como a conferencias enteras 

Probablemente ya lo sepas por tu propia experiencia en conferencias, pero a menudo puede haber mucho que asimilar en el transcurso de un evento completo. Muchos, si no la mayoría, nos encontramos entrando y saliendo de ellas. Elegimos concentrarnos en algunos de los temas más relevantes o interesantes en lugar de tratar de prestar atención a cada detalle, de principio a fin. 

Considere la posibilidad de ofrecer a los asistentes la opción de pagar por las sesiones individuales en lugar de hacer que todos paguen por el acceso a la totalidad. Esto les da una mayor flexibilidad y puede ayudarle a obtener ingresos adicionales de personas que de otra manera serían reacias a pagar por una conferencia completa. 

5. Cargo por los talleres VIP

Ya hemos discutido la importancia de tener un verdadero experto entre los ponentes de tu evento, y cómo esto es algo por lo que mucha gente pagará un buen dinero. Con eso en mente, ¿por qué no organizar talleres VIP y preguntas y respuestas por los que la gente pueda pagar extra?  

Esto dará a los asistentes la oportunidad de hacer sus propias preguntas y obtener una experiencia única e íntima de los mayores atractivos de su evento. 

6. Cobrar por el contenido después del evento

Otra gran cosa de los eventos virtuales es que pueden seguir proporcionando ingresos incluso una vez que el evento en sí ha terminado. Piénsalo: durante la duración de tu evento, habrás creado una gran cantidad de contenido absolutamente valioso. Y cuando creas presentaciones, quieres que la mayor cantidad de gente posible las vea.  

Así que, ¿por qué no ofrecer la oportunidad de acceder a este contenido en un momento que sea conveniente para ellos? Por supuesto, si vas a hacer esto, entonces necesitas tener confianza en el contenido que le estás proporcionando a la gente. Debe ser útil, perspicaz y lleno de ideas y observaciones emocionantes, inteligentes y reveladoras. 

Para acabar, podríamos concluir que como se decía al principio los eventos virtuales son ahora mismo un claro ejemplo de la “nueva normalidad” y como tal, debemos adaptarlos a nuestra vida para que sigan siendo una fuente de beneficios tanto intangibles como tangibles. Por lo tanto es importante contar siempre con los mejores proveedores de tecnología, como Orquidea Technology Group, para hacer que estos eventos se hagan realidad de la mejor manera posible. 

Artículo traducido de Swoogo.

En este artículo sobre estrategias eficientes y creativas para aumentar el engagement virtual, analizaremos que herramientas y consejos funcionan mejor a la hora de favorecer y fomentar la participación de los asistentes en eventos virtuales e híbridos. Casi siempre, son estrategias que ya conocemos, y hemos usado para otros fines. Ahora, con una situación tan incierta como la actual, debemos analizarlas para sacar el mayor provecho de ellas y hacer crecer el engagement en los eventos online. 

A medida que los planificadores de eventos continúan haciendo el cambio a eventos virtuales e híbridos, mantener un alto nivel de compromiso de los asistentes se ha convertido en un tema aún más apremiante. Hablando con diferentes profesionales de eventos de todo el mundo, Eventmobi ha investigado cuáles son algunas estas iniciativas más efectivas y creativas que  se han implementado para aumentar el compromiso de los asistentes. 

Según Alicia Jenelle una de las  más importantes ha sido tener un orador dinámico que pueda evocar la emoción a través de la audiencia, ya sea con compasión o humorLos oradores tienen una oportunidad única para tener una experiencia muy personal con los invitados, ya que pueden ser muy cercanos y están casi de manera presencial en la oficina de los asistentes, en su salón, etc. Esto puede generar la emoción de los invitados, lo que es fundamental para mantener su compromiso. Tener a un ponente importante que te hable en casa es una experiencia especial que los asistentes habitualmente no tendrían.  

La segunda solución efectiva que su equipo ha aprovechado es tener imágenes dinámicas que involucren a los asistentes, en lugar de sólo tener una imagen más estática ayuda a mantener a los asistentes conectados con el contenidoTambién sugieren a sus clientes a que cuiden mucho la producción de cara a los oradores para asegurar que el espectador tenga la mejor experiencia dando así al asistente la mejor oportunidad de enfocar y no distraerse con fondos de oficina, filmaciones poco claras, etc. 

Por último, la presencia un componente fuera de lo online para un evento virtual es una forma divertida y eficaz de atraer a los asistentes. El envío de una caja a los hogares de los asistentes con un kit de comida, un regalo  personalizado y un obsequio especial ayuda al asistente a comprometerse con su marca de forma personal,y le permite salir por un momento de lo virtual y evitar el cansancio del Zoomy vivir además una experiencia real y personal, fuera de la pantalla. 

El compromiso de los asistentes comienza en el momento en que se envían las invitaciones y se anuncia la fecha del evento. En el Grupo de Eventos Echelon, tratan de personalizar todo de cara a los objetivos del evento incluido el cuestionario previo al eventosin embargo, bombardear a la audiencia con preguntas puede ser contraproducente, y nos recomiendan aprovechar estos cuestionarios y convertirlos en un juego donde el asistente pueda ganar un premio, ya que mantendrá el engagement e incentivará a los participantes a participar activamente.   

Otra gran manera de hacer que la gente se anime es tener algún tipo de entretenimiento o personaje famoso incluido en el eventoPuede ser un giro único e inesperado a lo que sería un encuentro bastante típico y también es una gran manera de poner en marcha el zumbido de los medios sociales. Además muchas celebridades están más inactivas en estos momentos y seguramente estén muy dispuestas a actuar de manera más económica. 

Por último tener una fuerte estrategia de social media lista para funcionar. La gente está pasando más tiempo en las redes sociales que nunca, hasta un 20% más según algunas estadísticas. Proporcionar a los asistentes un contenido consistente, relevante e interactivo antes del evento será la forma número uno de conseguir que la gente se involucre y se emocione. 

  

Según Heather Herrig la idea de crear una Happy Hour virtual o un tiempo concreto en el que conectarse ha sido popular desde marzo, y se introducen continuamente ideas increíblemente creativas e innovadoras que provocan compromiso, diversión y conexión, una situación ideal y favorable para los eventos virtuales. Relacionando esto con una robusta estrategia de social media, podríamos mencionar ejemplos de clientes que realizan streaming o directos de Instagram todos los días a las mismas horas con diferentes actividades que implican a los espectadores   

En High Beam Events, hablan del cambio repentino de los eventos e interacciones sociales y profesionales que tienen que pasar a virtuales, los profesionales de los eventos tienen que involucrar a sus asistentes y hacer que destaquen entre las muchas opciones disponibles. Una forma de destacarse, como mencionaba anteriormente Alicia Jenellees tener algo personal y tangible para quien asisteOfrecer paquetes de conferencia personalizados que se entregan a cada persona antes del evento, que contengan diferentes obsequios que se puedan utilizar durante o después del evento, se otorgan esos toques personales que asegurarán que los  invitados recuerden el evento durante las próximas semanas.  

Valerie Bihet de VIBE, explica que se han asociado  una plataforma digital que permite a nuestros asistentes interactuar más con los elementos en persona (o los oradores) del evento y entre sí. Los asistentes online pueden participar en la conversación, votar en las encuestas, plantear y responder preguntas de los oradores, y hacerlo todo en tiempo realcomo en el caso de la plataforma de eventos online de Eventmobi que se ofrece en Orquidea Technology Group. Esto es importante tanto para los asistentes como para los oradores ya que, si el evento es totalmente virtual, no tienen las expresiones faciales de la audiencia que pueden utilizar para medir la eficacia de lo que están diciendo. Los oradores deben ser capaces de interactuar con la audiencia para añadir más energía, y diversión, a la presentación. 

En los eventos del grupo Sherpa, también han estado involucrando a nuestros invitados virtuales e híbridos, no sólo fomentando el uso del chat 1:1 online sino también con encuestas y preguntas y respuestas, que como se mencionaba antes ayuda a los asistentes a interactuar más y mantener así el interésTambién se vuelve a mencionar la idea de enviar por adelantado Paquetes de Participación que pueden incluir un letrero de marca en la puerta para asegurarnos de que no se les “moleste”, signos emoji para aguantar durante la llamada u otros accesorios y regalos – ¡incluso vino! 

Ya que hablan de la importancia de desdibujar la división de la pantalla y animar a los asistentes a acondicionar su entorno para que coincida con el evento también. Mantener las sesiones cortas y añadir entretenimiento como se mencionaba también anteriormente, siempre es bueno para mantener a los asistentes observando y su energía y participación en buenos niveles.  

  

Nicole Braghin vuelve a mencionar de nuevo la idea de que los asistentes reciban una caja por correo con los artículos que se utilizarán durante la reunión. Cuando los asistentes reciben un “regalo” sienten que tienen que participar y quieren participar. Puede ser un kit de cóctel propio con el que todos los asistentes brindarán durante la reunión, bocadillos que podrán comer durante la presentación, blocs de notas y bolígrafos para usar para tomar notas en el evento, o incluso un traje o accesorio. Cualquier cosa que puedan tocar e interactuar y que se muestre y se mencione en la reunión da un toque de atención a los asistentes y los mantiene cercanos e integrados en el evento.   

En conclusión, se puede decir que una de las cuestiones más importantes, que todos los expertos señalan, sería hacer que el asistente se sienta cerca de los otros asistentes, de los ponentes y del evento en general aunque cada uno esté en su casa enviando kits de regalo con los que puedan desarollar una actividad conjunta en la distancia (desde algo parecido a un catering, hasta un momento de brindis). Además resulta muy importante tener herramientas para mantener al invitado involucrado e integrado, pudiendo ser a través de plataformas de eventos online como las que manejamos desde Orquídea Technology Group que le permiten al usuario interactuar con otros invitados o con los ponentes y también acceder a un contenido cautivador y entretenido que podrá observar en streaming. 

Artículo original vía Eventmobi

En un momento como el actual es importante fomentar las conversaciones reales y cercanas online que ayudarán a entablar conexiones más profundas entre los asistentes pese a que cada uno celebre el evento en su casa. Con las videollamadas 1:1 de EventMobi, que ofrecemos desde Orquidea, resulta muy sencillo que los asistentes se conecten en su evento virtual y tengan conversaciones significativas entre ellos o con los patrocinadores y expositores. 

  

Cuando se planifica un evento virtual, una de las preguntas clave es cómo facilitar mejor la creación de redes online efectivas. Esto es un reto para muchos organizadores, ya que no cuentan con la intimidad y cercanía de un lugar físico. En los eventos presenciales, los asistentes se encuentran con caras conocidas y nuevos contactos, durante las pausas para el café o en la sala de conferencias. Con los eventos virtuales, la dinámica ha cambiado. Los asistentes no necesariamente saben qué herramientas tienen a su disposición para conectarse con otros – o cómo usarlas de la manera más efectiva. Esto significa que debe haber un esfuerzo consciente por parte del organizador para guiar a los asistentes y motivarlopara probar funciones online que pueden ser desconocidas. 

  

Características principales para la creación de interconexiones en los eventos virtuales 

Las plataformas de eventos virtuales ofrecen una variedad de características diferentes para permitir la creación de redes de contacto entre los asistentes. Algunas de ellas se basan más en la comunidad, como los debates en grupo o el chat de cada sesión. Aquí, los asistentes pueden tener conversaciones basadas en texto con varias personas al mismo tiempo. Si bien estos foros pueden utilizarse para debatir cuestiones más importantes de su industria, también permiten a los asistentes encontrar personas con ideas afines, o de la misma ciudad o con intereses comunes. Sin embargo, cuando los asistentes desean conversar uno a uno para discutir temas importantes más a fondo, se requiere una función diferente. 

  

En estas situaciones es cuando entran en juego las charlas privadas y las videollamadasAnteriormente, los asistentes que visitaban en persona eventos que ofrecían una app del evento ya podían usar esa función de la aplicación. Podrían encontrar a otras personas a través de la lista de asistentes, enviarles un mensaje de chat solicitando una reunión, e invitarlos a una cita programada que normalmente tendría lugar en la sede del evento. Con los eventos virtuales, el proceso es el mismo – excepto que las reuniones en persona son reemplazadas por reuniones de video 1:1. 

  

Beneficios de las video reuniones 1:1 para los asistentes y expositores 

Mientras que la mayoría de los eventos de hoy en día tienen lugar online, las videollamadas 1:1 son la mejor manera de que los asistentes forjen conexiones más profundas. La mayoría de las personas ya están familiarizadas con el concepto de videollamada y se sienten cómodas hablando con otros utilizando una cámara web y unos auriculares. Echar un vistazo a las casas u oficinas de los demás también ayuda a los asistentes a conocerse mejor y permite romper el hielo fácilmente, ya sea hablando un perro en el fondo, un niño que se acerca a pedir algo o un mueble inusual. 

  

Dado que los eventos virtuales están menos restringidos en términos de tiempo y espacio, ofrecen a los asistentes más flexibilidad para conectarse entre sí en su propio tiempo libre. Mientras que los centros de convenciones siempre cerrarán en algún momento, las plataformas de eventos virtuales son accesibles las 24 horas del día. Esto significa que los asistentes pueden conectarse entre sí fuera de las horas establecidas del evento – o incluso después de que éste termine. Esto puede ser mucho menos estresante que tratar de hacer encajar una reunión en un calendario repleto. 

  

Para los expositores y patrocinadores, también hay claros beneficios al conectarse con los asistentes a través de reuniones de video 1:1 en eventos virtuales. Comparado con una palacio de exposiciones lleno de gente y ruidoso, es mucho más fácil centrarse en la otra persona y tener una conversación memorable y personal desde la comodidad de su casa u oficina. Los representantes de la empresa pueden compartir sus pantallas para mostrar los productos sin tener que instalar primero el hardware en un stand en el lugar. También tienen la opción de compartir enlaces a recursos que los asistentes pueden revisar y descargar inmediatamente, en lugar de tener que llevar una bolsa llena de folletos por toda la sede de la exposición. 

 

¿Qué tipo de eventos se benefician de las videollamadas 1:1? 

El networking es una parte integral de casi cualquier tipo de evento de negocios. Incluso si el enfoque es en un aspecto diferente como la educación, conocer a otros del mismo sector es una razón importante por la que la gente elige asistir a eventos de negocios. Aquí hay algunos de los tipos de eventos más comunes que se benefician de las videollamadas 1:1: 

  

  • Eventos de asociacionesLa comunidad es uno de los principales impulsores de la afiliación a una asociación, y los eventos online son ideales para que los miembros se relacionen entre sí -sin las restricciones de costo y de viaje de los eventos en persona. 
  • Ferias de empleoLa pandemia mundial ha pasado factura al mercado laboral, por lo que es más importante que nunca favorecer las conversaciones entre los empleadores y los solicitantes de empleo en un entorno seguro y cómodo. 
  • Eventos internos de la empresaEspecialmente para las grandes empresas internacionales, los eventos virtuales son ideales para reunir a los empleados con fines educativos y de formación de equipos. Las reuniones de video 1:1 pueden combinarse con juego para fomentar nuevas conexiones entre los empleados. 
  • Conferencias de la industriaLos grandes organizadores de conferencias pueden impulsar la generación de contactos para sus expositores y patrocinadores ofreciendo videollamadas 1:1 entre los representantes de la empresa y los asistentes. 

  

La solución fácil de usar de EventMobi para video reuniones 1:1 

Como muchos asistentes son nuevos en los eventos virtuales, Eventmobi ha implementado todas las características necesarias para que sean intuitivas y fáciles de usar. Sería ideal que los organizadores comuniquen qué características clave estarán disponibles y ofrezcan instrucciones antes del evento. De esta manera, los asistentes pueden familiarizarse con la plataforma de antemano y aprovechar al máximo las herramientas que les ayudarán a alcanzar los objetivos del evento. 

  

Para utilizar la función de videollamadas 1:1 dentro de las apps de EventMobi, los usuarios sólo tienen que navegar hasta la lista de asistentes y encontrar a la persona con la que les gustaría conectarse. En el perfil personal de ese asistente, los usuarios entonces hacen clic en el botón “Programar una reunión”. A continuación se describen las funciones y pasos a seguir para hacer el mejor uso de las reuniones en video 1:1: 

  

  1. Programe una video reunión 1:1 seleccionando un asistente de la lista. A continuación se les pedirá que introduzcan los detalles de la reunión, incluyendo la hora y el lugar, así como un mensaje personal. Para programar una reunión de video 1:1, deben marcar la casilla “Reunión de video”.
  2.  Programar una hora para una videoconferencia 1:1. Una vez enviada la invitación a la reunión, el invitado recibirá una notificación por correo electrónico y dentro de la app. La invitación puede entonces ser aceptada o rechazada por el destinatario. El remitente puede ver el estado actual de la invitación desde el área de Mensajes del Tablero de Asistencia.
  3. Ver las invitaciones a reuniones en video 1:1 dentro del Espacio Virtual. Se puede acceder a las reuniones que han sido aceptadas desde el área de Mensajes o desde el área de Agenda del Tablero de Asistencia. Para unirse a la videoconferencia, cada asistente sólo tendrá que hacer clic en el botón “unirse a la reunión”.
  4. Unirse a las reuniones de video 1:1 de su agenda personal. Al unirse a la reunión, se abrirá una nueva pestaña con la ventana de la Videollamada 1:1 de la app. Aquí, los usuarios podrán reunirse cara a cara, compartir sus pantallas y chatear por texto directamente desde la sala de reuniones. Esta sala estará disponible para ambas partes durante 24 horas, así que incluso si la reunión comienza o se retrasa, ¡no tendrán que preocuparse por la reprogramación! 
  5. Acepta la videollamada 1:1 fácilmente. Los expositores y patrocinadores tienen la opción de añadir representantes de la empresa a su stand virtual. Los asistentes pueden programar una reunión con ellos de manera sencilla navegando al perfil personal del representante. 

 

Para concluir, es importante recordar que las videollamadas 1:1 entre asistentes, expositores o patrocinadores son una gran manera de favorecer el contacto cercano y personal que se ha visto afectado por el contexto mundial actual. En Orquidea podemos ayudarte a que ofrezcas el mejor servicio de video reuniones 1:1 dentro de la app para que tus asistentes se sientan involucrados en el evento y más cerca de los otros participantes. 

Artículo original vía Eventmobi.

Aunque esta crisis es ante todo muy personal, ya que nos preocupamos por cómo mantener a nuestros amigos y familiares a salvo, el impacto económico en el sector de los eventos ha sido inmediato y nuestra industria se enfrenta ahora a uno de los mayores retos que hemos visto en nuestras vidas; necesitamos mantener el ritmo para volver más fuertes.

Es triste escuchar cómo planificadores y otros trabajadores del gremio han tenido que parar todo trabajo y quizás hasta cerrar su empresa, al menos durante un tiempo hasta que esto paseTodos los que estamos inmersos en esta industria nos quedamos sin palabras, ¿cómo podemos ayudar a nuestros clientes? ¿Cuándo terminará esto? ¿Será como en los viejos tiempos cuando volvamos? Lo más díficil de la situación es que todos hemos tenido que tomar medidas y decisiones muy complicadas para tratar de mantener la continuidad de nuestros negocios pese a tanta incertidumbre. 

A medida que continuamos aislándonos para proteger a los más vulnerables al virus, nos damos cuenta ahora de reunirnos cara a cara y conectar a unos asistentes con otros, una acción que teníamos por algo completamente normal y dábamos siempre por sentada, es un gran privilegio. 

Se necesitan eventos para que podamos compartir conocimientos, impulsar el cambio, alimentar el crecimiento y construir comunidad; conectar a unos asistentes con otros y con los ponentes y las marcas en persona es vital, es una conexión emocional que dificilmente se consigue de manera virtual. Es trágico ver sufrir a nuestros clientes, cancelar reuniones en las que se ha trabajado tan duro y perder valiosos empleados porque la situación te obliga a ello. 

Como muchos otros en el negocio, hemos tenido que tomar las decisiones difíciles para ser capaces de hacer frente a esta situación sin precedentes y poder apoyar a nuestros actuales y potenciales clientes cuando todo vuelva a la normalidad y el negocio MICE resurja con fuerza. Además aquí seguimos para servir a nuestros clientes y a la industria y poder ofrecer el nivel de trabajo duro, compromiso calidad que siempre tratamos de proporcionar. 

Por ahora no hay opción de ningún tipo a la hora de hacer eventos en vivo. Pero quizá est drástica situación que nos ha obligado a ver todo desde otrperspectiva, nos ayude a hacer cambios en parte de nuestra estrategia general de eventos de cara a los próximos que venganEs difícil decir con certeza si la tecnología y la experiencia online en general será apropiada para todo tipo de eventos, o si los asistentes obtendrán suficiente valor de estas experiencias para considerar que este es un formato convincente cuando ya no es una necesidad. 

Trabajaremos duramente para poder ofrecer diferentes opciones a nuestros clientes para llevar a cabo conferencias virtuales y eventos en línea, ya que existe la oportunidad de que nuestros clientes amplíen su audiencia en línea y mantengan a sus comunidades entusiasmadas y comprometidas mientras asisten a reuniones a distancia, especialmente porque se han pospuesto tantas reuniones. 

También ofreceremos servicios a medida partus eventos online y tu estrategia general de eventos ahora o en el futuro, para no sólo ofrecer nuestra tecnología habitual sino la ayuda que se precise con la gestión de proyectos, el diseño gráfico y los servicios de apoyo para garantizar que tus reuniones online sean profesionales, estén bien preparadas y, lo que es más importante, sigan siendo memorables y atractivas. El éxito de un evento online no solo depende de laplataformas que se utilicen si no de muchos otros factores con los que también estamos comprometidos. 

El éxito de su reunión online depende de una comercialización eficaz, la preparación de sus ponentes, la producción de contenido de calidad, ya sea en vivo o en forma simultánea. La herramienta de participación en vivo como las preguntas y respuestas moderadas y las encuestas, el entretenimiento en línea (como la gamificación), las notificaciones en tiempo real para mantenela audiencias remotas conectada y, lo que es más importante, la distribución del contenido después del evento y la participación de la comunidad. 

Cuando esto termine, no tenemos ninguna duda de que nos recuperaremos colectivamente y seremos más fuertes juntos. Todos sabemos que los planificadores de eventos están acostumbrados a prepararse para lo peor, mientras trabajan sin descanso para lograr lo mejor. ¡Ser flexibles, adaptables y sensatos es una condición absolutamente necesaria de nuestro trabajo! Por favor no dudes en contactarnos directamente en nuestra página web (orquideatech.com)para que podamos ayudarte con cualquier cosa en los negocios o en la amistad. Estos son tiempos difíciles y la única salida es estar juntos.  

Mucho amor y un gran abrazo virtual para todos ustedes. Manteneos sanos y de buen humor. Esto pasará y nos encontraremos de nuevo. 

Tras la medida del Gobierno de suspender cualquier evento que supusiera la concentración de más de mil personas, diferentes actos han sido aplazados o suspendidos como medida preventiva, teniendo esto un impacto directo en las empresas involucradas en el sector MICE, uno de los motores de desarrollo del sector servicios. Vamos a hacer un repaso de cómo afecta la crisis del COVID19 al negocio MICE. 

El sector de eventos aglutina a muchos otros sectores como el hotelero, transportes, restauración, cultural y de ocio, tecnológico, logístico… sin contar los miles de personas que ya han agendado su participación en un evento y ahora ven truncado este propósito, con los costes y pérdidas que supone. 

Como interlocutor de la industria de reuniones con los medios de comunicación, las instituciones y las organizaciones, el Foro MICE trabaja en un mensaje profesional y respetuoso con los requisitos científicos, desde la serenidad y sin alarmismo. Su principal objetivo es arrojar claridad sobre esta situación para revertir a medio plazo el impacto económico negativo que está repercutiendo de forma masiva en todo el sector. Así, el sector está trabajando en la valoración de las pérdidas económicas que está causando al sector y a toda la industria asociada.  

Aunque la situación está cambiando diariamente y quizás todavía es demasiado pronto para ver el alcance global de la problemática, en Travel Advisors (una importante asociación de agencias de viaje que integra empresas especializadas tanto en viajes corporativos, MICE y viajes vacacionales premium) ha constatado un impacto notable del COVID-19 en el mundo de los viajes, sobre todo en la actividad englobada en el MICE (meetings, reuniones, incentivos, conferencias y eventos). 

Se ha detectado claramente que el área más perjudicada, en cuanto a cancelaciones, es el segmento MICE, con caídas muy significativas en torno al 70%, en especial, por el sector farmacéutico, donde el parón es prácticamente generalizado. 

En cuanto al segmento corporativo, Travel Advisors observa retrocesos en torno al 30%, dado que hay determinadas organizaciones de gran tamaño –entre el 5 y el 10% del total– que han dado instrucciones de no viajar, o viajar lo menos posible, en fechas próximas. 

También en el negocio vacacional, la asociación ha notado que las ventas han caído en casi un 50% para la próxima Semana Santa. 

La incertidumbre, además de generar inseguridad y ansiedad en gran parte de la población es la peor compañera de este negocio pero según vaticinan algunos organismos y el mismo Gobierno de España, esta crisis será pasajera y coyuntural; por lo que la clave está en la rapidez con la que pueda recuperarse la situación. Y también en las medidas que tomen desde los organismos públicos y el Gobierno para ayudar a empresarios, agencias y demás miembros del colectivo. Estas medidas excepcionales están siendo anunciadas diariamente ya que no solo nuestro sector se ve afectado si gran parte de la sociedad. 

Aún viendo todos estos datos poco esperanzadores, sabemos que el sector de los eventos es un sector colaborativo, en el que siempre se puede negociar y se puede acordar una distribución de los costes o de los perjuicios que ha ocasionado la cancelación de un evento. De hecho, se están viendo muchos acuerdos efectuados para trasladar la celebración a los próximos meses.  

Por otro lado, como mencionamos en nuestro otro artículo de esta semana “La cuarentena para el planificador de eventos”; hay que tratar de buscar el lado positivo a una situación complicadas como la que nos encontramos ahora, y saber provocar una evolución positiva de nuestro sector y así provocar menor impacto económico en nuestra actividad y tratar de salir reforzados de este obstáculo.  

Para esto debemos centrarnos en varios factores:  

  • Mantener nuestra actividad en redes sociales y medios; y mantener así el interés: igual que estos días individualmente echamos de menos cosas básicas que habitualmente son normales y rutinarias, las empresas se darán más cuenta de que necesitan conectar, escuchar a sus clientes, crear relaciones. Por lo que si seguimos activos les recordaremos la importancia que tiene un evento a la hora de conectar personas.
  • Aprovechar todo tipo de nuevas tecnologías para seguir evolucionando en los eventos virtuales. Esto puede suponer el despegue de los eventos completamente virtuales con todo el contenido centralizado en webs, o apps. Experimenta con tecnologías que a su vez también serán necesarias cuando todo vuelva a la normalidad y a lo presencial.  
  • Trabajaremos mejor, y más por objetivos. El teletrabajo es una de las formas de organización que no han esperado esta crisis para crecer. Y supone muchas cosas buenas (mayor productividad cuando uno se tiene que concentrar, adaptación a obligaciones de la vida personal, facilidad logística, etc.). Pero quizás lo que más aporta es una necesidad de trabajar más por objetivos que por horas trabajadas. Y me parece que incluso cuando todo esto acabe, los reflejos y modos de organización, orientados a resultados y KPI más que a horas, seguirán, y todos seremos más eficaces por ello. Esta revolución ya estaba en marcha (llegará un día en el cual nos fascinará que se remuneren horas y no resultados), pero esta crisis puede acelerar esto.
  • Vamos a hacernos oír: esta crisis afecta a todos los sectores pero al nuestro más que cualquier otro. Y sufrimos nuestra falta de datos económicos sobre lo que pesamos, lo que aportamos. Vamos a desarrollar más cultura de lobby o equipo. Podemos quejarnos para ser entendidos, definir acciones de comunicación con autoridades, con prensa, con la opinión pública y mejorar así nuestra comunicación colectiva como sector. 
  • Mejorar relaciones con nuestros competidores: en momentos buenos o fáciles, es fácil perder perspectiva y pensar que el competidor o el cliente es el enemigo. Nos empezará a quedar claro que cada miembro del sector (clientes, agencias, proveedores…) tiene intereses propios que pueden ir contra el interés del otro, tenemos todos un interés por encima de todo: el evento. 

La vida sigue, y más en este sector, en el que debemos abogar por la sensatez y la templanza que nos caracteriza el día del evento; así que aunque vengan momentos difíciles, todos estamos en el mismo barco. 

Seguir apoyando a nuestros clientes y mejorando el sector eventos es nuestra prioridad, escríbenos para contarnos tus ideas, y te ayudaremos a materializarlo. 

Saber cómo utilizar eficazmente las redes sociales en cada etapa de tu evento y mantenerse al día para ampliar el alcance del mismo, puede ser un obstáculo a superar para los profesionales expertos de redes sociales u organizadores de eventos. La utilización de herramientas adecuadas puede simplificar la distribución de contenido y ser eficiente en lo que realmente funciona, por lo que una de las decisiones más acertadas es centrar tus esfuerzos en una estrategia de redes sociales para que tu evento logre un mayor impacto.

Independientemente del tamaño del evento, atraer a la audiencia a través de múltiples canales antes, durante y después requiere una planificación cuidadosa, una ejecución dedicada in situ y una edición meticulosa cuando todo termina. Existen muchas herramientas en el mercado actual que pueden ayudarte a gestionar y distribuir todo el contenido de redes sociales (p. ej.: Hootsuite, Buffer, SocialPilot, etc). Están diseñadas para agilizar el proceso de difundir el contenido debido a que ofrecen la posibilidad de programar y compartir el contenido más impactante e interesante para tu público en las diferentes redes sociales simultáneamente.

Por otro lado, medir y evaluar cual ha sido el impacto es un punto clave para seguir mejorando. Es importante que, independientemente de la cantidad de contenido que se comparta, debe ser útil para medir el impacto, tanto en tiempo real como en múltiples eventos, para así poder entender qué contenido, qué personas influyentes y el momento adecuado en que los mensajes sociales tiene el mayor impacto.

 

Organiza, ejecuta y evalúa tu campaña de redes sociales

Para enfocar la campaña como un proceso de tres fases, primero considera cuáles son tus objetivos de campaña y aprovecha el kit de herramientas de redes sociales para supervisar fácilmente los múltiples canales sociales en cada etapa de tu evento.

 

Aumenta el engagement, agiliza el registro, y difunde la imagen de la marca

Las redes sociales ofrecen una mayor oportunidad de construir y fomentar una comunidad tanto para tus asistentes del evento como para la audiencia en general. Si desarrollas esta idea darás poder a tu público y a los asistentes para que participen en una conversación auténtica que dará profundidad y significado a ese importante evento. Recuerda que la calidad y la emoción con la que lo estás expresando son tan importantes como el número de veces que menciones el hashtag de tu evento.

A continuación, divide tu estrategia de marketing de eventos en tres etapas separadas, establece objetivos específicos para cada fase, e identifica las plataformas en las que la audiencia es más activa para aumentar el impacto de tu mensaje.

Paso 1: Antes de su evento

Antes de tu evento, necesitas dar a conocer tu marca para aumentar el registro y la asistencia. Para ello, utiliza las distintas plataformas sociales existentes (LinkedIn, Instagram, Facebook, y Twitter) para difundir la palabra clave con la que tus usuarios identificarán tu evento.  Además de utilizar los medios tradicionales, también puedes utilizar anuncios en las redes sociales para amplificar tu mensaje más rápido.

Inicia una conversación en las redes sociales creando un hashtag único para el evento que permita a tu audiencia comunicarse entre sí en línea. Incorpora también otros hashtags temáticos que hablen del sector de tu evento cuando publiques; esto te ayudará a llegar a una amplia audiencia adecuada con intereses similares.

Esta etapa de la campaña es perfecta para empezar a relacionarse con personas influyentes del sector para alcanzar una audiencia más amplia. Al elegir los hashtags, serás más conocido fuera de la red inmediata ya que tus asistentes podrán identificarle fácilmente.

Crea y diseña contenido que se adapte a tus asistentes, utiliza citas de eventos anteriores y asegúrate de enlazar a tu audiencia a la página de registro del evento. Además, si el equipo de marketing crea una historia emocionante con un diseño determinado, podrás desarrollar un ambiente proactivo por parte de los asistentes.  A través de las nuevas tecnologías de las redes sociales puedes crear una experiencia de usuario impactante. Aquí tienes algunos ejemplos:

  • Instagram: Esta plataforma cuenta con diversos efectos que favorecen a la interactividad de los usuarios. Actualmente, está probando un nuevo “sticker” ‘Invitaciones’ que te permitirá añadir detalles de tu próximo evento (incluyendo el título, fecha y lugar) y añadirlo en tus Historias. Tu público podrá confirmar su asistencia directamente en ese sticker, así que aprovecha esta función tan dinámica que ofrece la plataforma.
  • Facebook: Ofrece unos filtros de realidad aumentada que permiten que tu público “probarse” virtualmente elementos del branding de marca o del mismo evento, ver la ubicación del evento y compartir el mensaje a través de sus historias o posts.

Utilizando cualquiera de las dos tecnologías, tu audiencia te podrá ayudar a la hora de difundir la marca y trasmitir el mensaje a sus seguidores.

Paso 2: Durante su evento

Durante tu evento, aumenta las actividades en el sitio para animar a los asistentes a seguir y compartir.  Para amplificar los temas clave e inspirar a la audiencia a que siga publicando sus impresiones sobre el evento, el equipo de marketing tiene que capturar y difundir el contenido generado por el usuario (CGU). Por ello, mantén claro el enfoque tanto de las publicaciones visuales y de contenido de las historias de Instagram como las rápidas actualizaciones del contenido y las reacciones de los asistentes.

Identifica los temas de interés de las actividades de tu evento y participa en la conversación. Anima a tus asistentes a crear publicaciones que despierten curiosidad y pide a las personas influyentes que utilicen tu filtro de RA (realidad aumentada) de marca, asegurándote de que etiqueten el feed del evento en tus historias de Instagram o Facebook. Los efectos de realidad aumentada de marca personalizados se pueden crear para incluir en Instagram, Facebook, o se pueden promocionar directamente a través de correos electrónicos, anuncios online o con un enlace desde la aplicación de eventos para móviles.

Muestra el CGU (contenido generado por el usuario) en tiempo real en las pantallas de tu evento o en la página web (o con el nuevo Muro de Redes Sociales de EventMobi) y proyecta también el mejor contenido para impulsar la participación en el sitio y permite que los asistentes compartan sus experiencias transmitiendo en vivo sus publicaciones en redes sociales durante el evento. Esto será perfecto para ayudar a reunir a los asistentes en eventos de múltiples centros y maximizar así el alcance del evento.

Paso 3: Después de su evento

Después del evento, crea publicaciones breves e impactantes en LinkedIn o Facebook que muestren los resultados y celebren los aprendizajes y las tomas clave. Asegúrate de incluir algunos clips de vídeo que ayuden a contar la historia de tu evento, y utiliza los mismos hashtags para extender el alcance de estos posts. Además, etiqueta a los asistentes para que puedan encontrar y compartir fácilmente.

En Instagram, crea diseños creativos que capten la atención de tus usuarios y añade las mejores historias de tu equipo y los asistentes con filtros de RA. Puedes organizarlas por los temas más emocionantes, por las ofertas o por supuesto, por las imágenes de la fiesta más divertidas. En Twitter, retuitea las menciones de tu evento por parte de los asistentes para fomentar la conversación y la idea de comunidad.

Eventmobi, cuenta con un nuevo servicio de Social Dashboard que dispone de herramientas fáciles de usar diseñadas específicamente para eventos públicos, ferias y conferencias. Para que programar y monitorear tus canales de redes sociales, medir el impacto de tus publicaciones y entender los sentimientos de tus “influencers” y de la audiencia se haga más fácil.

Una de sus funcionalidades es “Influencer”, con una lista de los 1000 principales influencers relevantes para tu marca o keyword, en Twitter e Instagram.

Además te permitirá:

  • Medir, evaluar y analizar el impacto que tienen los hashtags y posts publicados.
  • Rastrear quienes son tus influencers y seguidores para asegurar que tu audiencia te escucha.
  • Dar recomendaciones personalizadas con el contenido y mensaje adecuado para generar engagement con cada publicación.

El Social Dashboard de EventMobi permite realizar un seguimiento de los mensajes y las menciones de su hashtag en tiempo real, y así te proporciona los resultados sin necesidad de realizar un análisis posterior y también cuenta con la herramienta de Análisis Competitivo la cual permite comparar tus cuentas sociales con las de sus competidores, de modo que puedes ver rápido y fácilmente quién tiene más seguidores, mejor engagement y mayor alcance.

En conclusión todos estos pasos y herramientas como el Dashboard de Eventmobi te ayudarán a entender qué tipo de contenido fue el más atractivo y qué publicaciones tuvieron éxito. Además, gracias a esto, sabrás quién está liderando la conversación y por qué, para que puedas enriquecer tu estrategia y alcanzar un mejor posicionamiento en futuros eventos.

Saca partido a las redes sociales en cada etapa de tu evento captando a tus asistentes de una manera intuitiva, dinámica y atractiva. Orquidea y Eventmobi pueden ayudarte a conquistar a tus asistentes con eventos muy personalizados y una experiencia inolvidable para el usuario. ¿Hablamos?

*Artículo de referencia: eventmobi.com/blog/how-to-effectively-use-social-media-at-every-stage-of-your-event

El éxito de un evento se evalúa en gran parte cuando este ha finalizado, por ello, las metas que estableces al principio del ciclo de planificación son importantes para estudiarlo. Fijar objetivos y metas no es un ejercicio rápido y fácil, pero la recompensa aparece cuando tienes un conjunto concreto de medidas después del evento. Conseguir valorar el éxito de un evento es verdaderamente importante: descubre las claves para analizarlo en este artículo.

El análisis de los datos después de un evento determina el Retorno de la Inversión (ROI) del mismo. El ROI es un indicador del valor generado en el evento teniendo en cuenta la inversión y los beneficios recaudados.

Cada evento es un mundo diferente, por tanto, las metas y las formas de medir el éxito de tu evento serán distintas. Sin embargo, hay dos áreas clave que todos los eventos tienen en común: el éxito financiero y la satisfacción de los asistentes.

El éxito financiero es diferente para cada evento.

Hay que tener en cuenta si el evento está organizado con fines de lucro o no para alcanzar el punto de equilibrio. A la hora de establecer el presupuesto, los organizadores tienen que realizar un informe con las expectativas que se esperan así que el éxito financiero no debería ser una sorpresa. Es necesario supervisar cuidadosamente tanto los ingresos como los gastos a lo largo del ciclo de vida del evento. Colabora con el departamento de contabilidad para poder revisar cuales son los objetivos y las acciones que se van a ejecutar y poder fijar el presupuesto de una manera eficiente. Entender el cómo y el porqué de esos números es lo que más beneficiará al evento.

Pide información sobre el check-in, o sobre los usuarios que han entrado en la app de tu evento para averiguar cuál ha sido el total de audiencia y diseñar nuevos planes para atraer a nuevos asistentes en futuros eventos. También, puedes evaluar si ha habido un aumento o una disminución de los gastos de expositores y patrocinadores.

Hay que tener en cuenta que algunos factores pueden alterar el ritmo del evento como los impactos del clima, el panorama competitivo, las condiciones económicas, la rotación de personal, para determinar el éxito del evento desde el punto de vista financiero y para el desarrollo futuro del mismo.

 

La satisfacción de los asistentes es un aspecto fundamental a la hora de evaluar el éxito del evento.

Los organizadores de eventos tienen que crear valor para que los asistentes estén satisfechos. De esta forma, podrás formar una relación consolidada y comunicarte con ellos fácilmente. La valoración de los usuarios es el punto clave para medir el resultado del evento.

Podrás descubrir la opinión de los asistentes de manera cuantitativa y cualitativa antes y después del evento.  Diseña y crea encuestas de satisfacción con preguntas abiertas y ofrece la posibilidad de recomendar el evento a otras personas para obtener el feedback completo sobre participaciones, gustos sociales, descargas de la app, la rapidez del proceso de registro, difusión del evento a través de redes sociales…
Por el contrario, si recibes alguna insatisfacción, el primer paso es actuar en consecuencia y comunicarte con el cliente.

En eventos de carácter más digital en los que se disponga, por ejemplo, de apps del evento o webs de registro no resulta complicado conocer datos de la satisfacción de los asistentes; o el uso que este público ha dado a los diferentes soportes digitales ya que habitualmente estas plataformas nos ofrecen la posibilidad de realizar encuestas de satisfacción a los invitados, y también nos ofrecen información sobre el número de usuarios que ha entrado, o de cuantas visitas ha tenido un diferente apartado, por lo que podemos hacer un análisis bastante exhaustivo de lo que ha triunfado y lo que no.

Aprovecha toda esta información para realizar acciones de marketing, benchmarking y engagement. Además, esta información te permite hacer un seguimiento del evento y compararlo con otros del mismo sector o mejorar tus eventos futuros sabiendo que es lo que ha tenido más éxito.

Lo ideal es que el análisis y el informe posteriores al evento se completen dentro de las dos semanas siguientes al mismo. Si vas a lanzar un informe público sobre el evento, hazlo dentro de las primeras 48 horas. Cuanto más tiempo esperes, menos gente se preocupará por leerlo. Utiliza imágenes o infografías para que la información sea más atractiva y fácil de leer. De esta forma, conseguirás que los usuarios lo compartan en sus redes sociales y tu evento tenga mayor alcance. Además, asegúrate de incluir en el análisis todas las secciones que han sido participes en el evento para obtener una visión general y recomendaciones para próximos eventos.

Para concluir, la evaluación del éxito del evento es un proceso que debe ir de la mano con la planificación de este.  Poner en marcha las medidas desde el principio te permitirá ver cómo va tu evento en tiempo real. Tener una compresión del éxito financiero y la satisfacción de los asistentes ayuda al desarrollo y ejecución del evento.

Permite que los usuarios tengan voz en todas las fases del evento para incentivar el engagement y futura asistencia, así como, mejorar los resultados de las encuestas. Por último, establece un plan de seguimiento y evaluación que construirá la base sólida para los próximos eventos. Contacta con nosotros  para obtener todas las estadísticas antes, durante y después del evento tanto de procesos de registro, de check-in, como de apps, webs, votaciones en directo, etc.

*Artículo de referencia: eventmobi.com/blog/best-practices-for-evaluating-event-success