Ahorra tiempo, se más eficientemente y conviértete en el dueño de tus eventos. Seamos honestos, la organización de eventos es un trabajo estresante, repleto de detalles y fechas límite que son llevadas hasta el último día. Los consejos que veremos a continuación te ayudarán a reducir los tiempos de planificación y a garantizar el éxito de tus eventos.
1. Cuanto antes mejor
Como todos sabemos, planificar un evento es una tarea colosal y cuanto más tiempo puedas dedicar a concretar cada detalle, mucho mejor, así que empieza tan pronto como sea posible. Esto no solo te permitirá mantener tus niveles de estrés controlados, sino que también te dará ventaja a la hora de reservar espacios o contratar el personal necesario.
2. La tecnología es tu amiga
Si bien el software para eventos es increíblemente importante, no es la única herramienta que deberías tener en cuenta a la hora de invertir recursos. También hay otras aplicaciones para la gestión de proyectos como Trello , para la automatización de marketing como HubSpot, para integrar plataformas como Zapier y para la transmisión de tus eventos como Livestream que te ayudarán a simplificar la planificación del evento.
Y por supuesto, herramientas como las plataformas de registro online, el software de check-in y las aplicaciones para eventos te permitirán agilar los procesos y llevar a cabo las actividades planificadas con mayor éxito que con los medios tradicionales.
3. Identifica las prioridades
Priorizar te permitirá organizar mejor tu tiempo y esfuerzos, y cuanto más claras estén tus prioridades mejores serán los resultados de tus eventos. Por ello tómate tu tiempo para comprender qué es lo más importante e identificar los puntos clave de la planificación donde debes centrarte.
Primero determina cuál es tu visión general, luego prioriza tu lista de tareas importantes (no solo urgentes) y finalmente aborda cada elemento de la lista uno por uno. Este sencillo proceso te garantizará una gestión más eficiente de tu tiempo.
4. El método es importante
Como ya hemos mencionado, la planificación de eventos no es fácil, pero la buena noticia es que existen métodos comprobados que puedes seguir. Observa los éxitos y los fracasos de aquellos que te han precedido para adoptar un método de trabajo o crear uno propio.
La mayoría de ellos comienzan por definir los objetivos, determinar los elementos a medir (KPI) y asignar los recursos disponibles en consecuencia. Prueba distintos métodos hasta dar con el que más se adapta a ti y a tu clase de eventos, y cuando lo tengas, habrás creado una rutina de trabajo que te hará ganar mucho tiempo durante la planificación.
5. Crea una lista
Aunque creas que las listas no son para ti, escribir las tareas y estructurar tu día a día de una manera específica tiene grandes beneficios.
Comienza por determinar el trabajo que necesitas hacer, uno por uno. Esta lista debe incluir los aspectos más importantes, como reservar el espacio o encontrar patrocinadores, y los pequeños detalles, como diseñar el logotipo del evento o crear los perfiles de redes sociales.
Una vez tengas todo por escrito, puedes comenzar a programar tareas y crear un timing específico para cada una de ellas. Recuerda establecer fechas límite para cada tarea pendiente y marcarlas una vez que se hayan completado para mantener la organización.
6. Delegar es necesario
La planificación de eventos, por sus dimensiones, es un trabajo en equipo. No intentes hacer todo por tus propios medios y aprende a delegar para conseguir que el trabajo sea un éxito. De esta manera también conseguirás involucrar a tu equipo y harás que se sientan importantes dentro de los proyectos, aumentando su productividad.
Delegar también significa determinar las tareas correctas para los equipos idóneos, elabora unas pautas y determina los objetivos para que su trabajo este integrado dentro de la planificación y los objetivos generales.
7. Una agencia profesional
A veces, la mejor manera de garantizar el éxito es asociarse con una agencia de eventos experimentada que te apoye en todo el proceso de diseño, elaboración y contratación de proveedores.
Algunas ofertan unos servicios específicos y otras se encargan de los eventos de manera integral, e incluso algunas son especialistas en ferias o eventos corporativos. Identifica tus necesidades y selecciona la agencia que más se adapte a ellas.
8. Automatiza los informes
Muchos planificadores de eventos hacen sus informes mensuales a través de hojas de cálculo. Esto no solo lleva mucho más tiempo del necesario, sino que también es más propenso a errores. En su lugar, utilizar un software para extraer las métricas y generar informes de manera automatizada te permitirá ahorrar un tiempo muy valisoso.
A la hora de elegir un software para este fin, recomendamos tener en cuenta las integraciones con las distintas plataformas que sirven de fuentes de datos para la generación de los informes.
9. Filtra el correo electrónico
El correo electrónico para los profesionales de eventos es una necesidad, aunque es demasiado fácil estresarse cuando llegan mensajes constantemente a tu bandeja de entrada.
Para administrar mejor tu correo electrónico:
- Extensiones: una aplicación como Boomerang puede ayudarte a realizar el seguimiento o programar correos en cualquier momento.
- Respuestas predeterminadas: Si recibes muchos correos similares, elabora una respuesta predeterminada e incluso inserta variables para personalizarla.
- Carpetas temáticas: Organizando mejor tu bandeja de entrada conseguirás aumentar tu eficiencia y no volverte loco buscando correos. Crea carpetas por clientes, tipos de solicitudes o importancia para facilitar el seguimiento.
- Suscripciones: Empieza a cancelar las suscripciones que no lees y reduce los correos electrónicos que necesitas filtrar todos los días.
10. Prepara un plan A y un plan Z
Con todas las variables que se presentan en los eventos, será mejor tener varios planes en caso de que no todo salga según lo planeado.
Te recomendamos tener en cuenta los registros de última hora, incluso en la entrada del evento, y los descansos entre sesiones para compensar los retrasos que pueda haber.
Ahora es tu turno
Estos consejos, utilizados de manera conjunta, harán las veces de una plantilla para la planificación de tus eventos y te ayudarán a garantizar que tu próximo evento sea un éxito. Te recomendamos leer de nuevo cada una de ellas para implementarlas en tu día a día, optimizando la gestión de tu tiempo y, por tanto, agilizando los procesos de trabajo.