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Durante el 31 Congreso Nacional de OPC Spain en San Sebastián celebrado del 21 al 23 de febrero en el Palacio de Congresos Kursaal pudimos ver, a través de la ponencia de Franklin Galarraga, algunos aspectos del reconocimiento facial en los accesos para eventos y otros usos de esta tecnología que veremos próximamente. 

 

El Reconocimiento facial y sus usos para eventos

 

Durante la sesión se hizo hincapié en desmentir algunos mitos acerca de esta tecnología: 

1. La gente desconfía sobre su uso 

Los eventos llevados a cabo a través de este sistema demuestran que la mayoría de asistentes están dispuestos a usar el reconocimiento facial, alcanzando un 50% – 60% de aceptación en el primer evento con esta tecnología. Un porcentaje que irá creciendo a medida que se vaya repitiendo esta modalidad de acceso. 

Lo asistentes que prefieran no acceder a través de esta tecnología siempre tendrán la opción de acceder a través de un código QR o la búsqueda manual de su nombre en el mismo quiosco de check-in. Si se ha inscrito con reconocimiento facial, simplemente accederá más rápido. Cabe destacar que una tasa de participación del 20-40% es suficiente para marcar la diferencia a la hora de acelerar el proceso y evitar largas esperas. 

Finalmente, una buena comunicación mantendrá informados a los asistentes y tranquilizará a los que tengan dudas sobre el reconocimiento facial. 

2. Recoger imágenes es difícil 

La mayoría de los servicios de registro online permiten a los asistentes subir una foto o tomarse un selfie con la cámara de su portátil, tablet o móvil e incluso utilizar la imagen de perfil de sus redes sociales. Por lo tanto, recoger las imágenes no es tan difícil como se puede pensar. 

El problema es que la mayoría de estos sistemas no evalúan la calidad de la imagen, sin embargo, las empresas de registro que trabajan con Zenus ya han mitigado con éxito este contratiempo. 

En general, la posibilidad de recoger imágenes a través de dispositivos con una cámara facilita el proceso y permite simplificarlo con poco esfuerzo. 

3. Es caro 

Algunas tecnologías son caras, especialmente las que requieren un hardware especializado o un desarrollo a medida. Sin embargo, las aplicaciones basadas en software tienden a ser más asequibles y, afortunadamente, el reconocimiento facial entra en esta categoría. A menos que el planificador de eventos tenga unos requisitos especiales, la inversión asociada es de unos pocos euros por asistente. 

El reconocimiento facial es una gran inversión y en la mayoría de casos, los ahorros de costes asociados son suficientes para hacerlo rentable, como aumentar la velocidad del check-in entre 2 y 10 veces, contratar menos personal o utilizar un área de registro más pequeña. 

4. Tiene grandes requisitos 

Cargar una buena imagen en el registro online, a través de un portátil, tablet o móvil será suficiente para reconocer a una persona durante el acceso. El vídeo se transmite a los servidores de Zenus y se procesa allí, por lo que los requisitos son mínimos. El ancho de banda requerido es de 0.5 Mbps para cada quiosco con reconocimiento facial. 

Para la gran mayoría de casos y en comparación con otras alternativas tecnológicas, el reconocimiento facial es probablemente una de las opciones más fácil de implementar y la más intuitiva para los usuarios. 

5. No funciona tan bien como dicen 

Muchos organizadores no se atreven a dar el paso porque desconfían de su correcto funcionamiento en el momento clave, por ello es vital contar con los factores claves para el éxito, como son la planificación del evento, la comunicación con los asistentes y la experiencia de tus proveedores. 

El reconocimiento facial fué lanzado por Fielddrive y Zenus a finales de octubre de 2017 y desde entonces ha sido integrado con éxito en más de 20 eventos alrededor de Bélgica, Alemania, Suecia, Países Bajos y Estados Unidos. 

6. No está alineado con el GDPR 

Todos los datos de los asistentes se mantienen dentro del sistema de registro online que utiliza el organizador del evento. Zenus solo recibe imágenes de los asistentes a través de canales cifrados de forma segura. Una vez que ha recibido las imágenes, el software de reconocimiento facial extrae los datos biométicos de la cara y luego elimina la imagen de inmediato. Luego se envía un identificador único asociado con cada imagen sin tener que acceder a la información personal. Esto proporciona a los planificadores de eventos una tranquilidad total, ya que los datos se manejan de manera adecuada y segura, y luego se descartan. Una vez finalizado el evento, la base de datos completa se elimina tanto de los servidores como de los quioscos. 

Fielddrive y Zenus están alineados con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), asegurando el correcto tratamiento, transmisión y transferencia de datos, comprometiéndose a proteger la privacidad de los usuarios finales. 

En resumen: 

  • Los datos de los asistentes se mantienen en la plataforma de registro del organizador 
  • Las transferencias de información se realizan de forma segura a través de canales cifrados 
  • Las imágenes son analizadas de manera independiente y convertidas a un código biométrico 
  • Una vez realizado el proceso, las imágenes son eliminadas 
  • Los códigos biométricos son asociados a los identificadores de los asistentes, sin acceso a sus datos personales 
  • Una vez finalizado el evento se elimina la base de datos completa, tanto en los servidores como en los quioscos de acceso 

También tuvo tiempo de hablar sobre otros usos de esta tecnología que veremos próximamente en los eventos. Sin duda, esta es una ventana que nos permite ver el futuro del sector, donde la tecnología aparece de manera íntegra en el evento para aportar un mayor abanico de opciones, seguridad y analítica a los organizadores y una experiencia más personalizada para los asistentes.  

 

El Reconocimiento facial y sus usos para eventos

Algunos de sus futuras aplicaciones son: 

CheckIn seguro 

La rápida identificación de asistentes a través de la tecnología de reconocimiento facial permite establecer algunos códigos de seguridad durante el acceso, evitando el acceso de personas en listados de búsqueda policial o con perfiles incompatibles con la categoría del evento. 

Servicios personalizados 

La identificación de identidad a través de los rostros de los asistentes hace posible un ilimitado número de servicios dentro del evento. Algunos de ellos son: 

  • Pantallas de información personalizada: Dónde los asistentes, al ser reconocidos, reciben la información en pantalla de su próxima sesión, reunión de networking u otra información de interés para los mismos. 
  • Preferencias y alertas alimenticias: Agilizando el proceso para determinar el menú de cada asistente, reconociendo sus gustos y evitando los alérgenos que cada asistente haya marcado durante el proceso de registro. 
  • Pago con reconocimiento facial: Más cómodo y seguro que el contactless. Los asistentes únicamente tendrán que confirmar la compra, ya que automáticamente su rostro ha sido asociado con su cuenta y, a diferencia de las tarjetas, no hay peligro de pérdida ni suplantación. 

 

El Reconocimiento facial y sus futuros usos para los eventos

 

Asistencia y detección de emociones 

¿Qué organizador de eventos no quiere conocer el número de asistentes que acuden a las sesiones o cuál es el nivel de satisfacción? Ya es posible gracias a las cámaras de acceso en salas, el conteo de personas en sesiones o el análisis de emociones durante una ponencia. 

Contactos 

Durante las ferias o eventos destinados al contacto de empresas y potenciales clientes, la identificación de estos suele ser una tarea compleja y poco intuitiva. Con el reconocimiento facial, el patrocinador o empresa propietaria de un stand podrá reconocer a los asistentes que se acerquen y descubrir su perfil de manera inmediata. 

Si quieres saber más sobre el uso del reconocimiento facial o sorprender a tus asistentes con esta tecnología en tus próximos eventos¡no dudes en ponerte en contacto con nosotros! 

Una preocupación muy común entre los organizadores de eventos (sobretodo en los eventos de pago) es la de los “falsos asistentes” que acceden con los códigos de otros compañeros, falsifican su acreditación o acceden sin haber realizado el pago de la entrada.  Estas técnicas repercuten negativamente en los ingresos pero hoy en día, gracias a tecnologías como el reconocimiento facial, los organizadores pueden estar tranquilos con un check-in seguro y un registro completamente actualizado. 

 

¿Cuáles son las ventajas del reconocimiento facial? 

1. El reconocimiento facial es el único método que utiliza los rostros de los asistentes para su acreditación, de modo que ninguna otra persona pueda suplantar su identidad, proporcionando un alto nivel de seguridad durante el proceso de check-in. 

2. Es el método de acreditación más rápido, en 10 segundos es capaz de reconocer al asistente e imprimir su acreditación completamente personalizada. 

3. Durante el registro se solicitará al asistente cargar una foto o hacerse un selfie con su móvil o tablet, para instantáneamente ser analizada y verificar la calidad de la misma. Un proceso rápido, responsivo y seguro. 

4. El método más intuitivo para los asistentes, sin necesidad de presentar documentos en papel o códigos desde el móvil. Toda la información está encriptada y se elimina inmediatamente después del evento.  

5. Tiene usos adicionales, como el control de acceso en salas, conocer los impedimentos alimenticios o facilitar la recogida de datos por parte de los patrocinadores (si los usuarios lo han aceptado explícitamente). 

 

Reconocimiento Facial: Haciendo los accesos más seguros

 

Y además:  

Es un 50% más rápido que los métodos tradicionales 

El reconocimiento facial, junto con la impresión de acreditaciones, reduce las acciones requeridas por el asistente y garantiza que el tiempo de acceso sea de aproximadamente 10 segundos. Sin necesidad de entradas, códigos o correos electrónicos, que habitualmente genera confusiones y retrasos. 

Protege los datos con GDPR
Todos los datos de los asistentes se mantienen dentro del sistema de registro online que utiliza el organizador del evento, las imágenes se transfieren a través de canales cifrados y son eliminadas una vez son analizadas y convertidas a un código identificador (sin acceso a la información del asistente).  Esto proporciona a los organizadores una total tranquilidad, ya que los datos se manejan de manera adecuada, segura y una vez finalizado el evento, la base de datos completa se elimina por completo. 

Es respetuoso con el medio ambiente
El reconocimiento facial elimina la necesidad de las acreditaciones pre-impresas y las entradas en papel, reduciendo la cantidad de material utilizado y eliminando plásticos u otros elementos contaminantes. 

Es un elemento sorpresa para los asistentes
El reconocimiento facial es intuitivo y cómodo para los asistentes. La participación de los asistentes ya ha superado nuestras expectativas porque las personas están familiarizadas con esta tecnología y tienen curiosidad por conocer sus beneficios. Para los organizadores significa que las personas entran al evento con una mentalidad positiva y sociable, potenciando el famoso efecto “wow”. 

¿Quieres saber más sobre Reconocimiento facial? No dudes en escribirnos o si vas a asistir al 31 Congreso Nacional OPC Spain, dónde podrás verlo en funcionamiento, estaremos encantados de contarte más sobre esta tecnología.

Reconocimiento Facial: Haciendo los accesos más seguros

Ahorra tiempo, se más eficientemente y conviértete en el dueño de tus eventos. Seamos honestos, la organización de eventos es un trabajo estresante, repleto de detalles y fechas límite que son llevadas hasta el último día. Los consejos que veremos a continuación te ayudarán a reducir los tiempos de planificación y a garantizar el éxito de tus eventos.  

 

1. Cuanto antes mejor

Como todos sabemos, planificar un evento es una tarea colosal y cuanto más tiempo puedas dedicar a concretar cada detalle, mucho mejor, así que empieza tan pronto como sea posible. Esto no solo te permitirá mantener tus niveles de estrés controlados, sino que también te dará ventaja a la hora de reservar espacios o contratar el personal necesario. 

 

2. La tecnología es tu amiga

Si bien el software para eventos es increíblemente importante, no es la única herramienta que deberías tener en cuenta a la hora de invertir recursos. También hay otras aplicaciones para la gestión de proyectos como Trello , para la automatización de marketing como HubSpot, para integrar plataformas como Zapier y para la transmisión de tus eventos como Livestream que te ayudarán a simplificar la planificación del evento. 

Y por supuesto, herramientas como las plataformas de registro online, el software de check-in y las aplicaciones para eventos te permitirán agilar los procesos y llevar a cabo las actividades planificadas con mayor éxito que con los medios tradicionales. 

 

3Identifica las prioridades

Priorizar te permitirá organizar mejor tu tiempo y esfuerzos, y cuanto más claras estén tus prioridades mejores serán los resultados de tus eventos. Por ello tómate tu tiempo para comprender qué es lo más importante e identificar los puntos clave de la planificación donde debes centrarte. 

Primero determina cuál es tu visión general, luego prioriza tu lista de tareas importantes (no solo urgentes) y finalmente aborda cada elemento de la lista uno por uno. Este sencillo proceso te garantizará una gestión más eficiente de tu tiempo. 

 

4El método es importante

Como ya hemos mencionado, la planificación de eventos no es fácil, pero la buena noticia es que existen métodos comprobados que puedes seguir. Observa los éxitos y los fracasos de aquellos que te han precedido para adoptar un método de trabajo o crear uno propio. 

La mayoría de ellos comienzan por definir los objetivos, determinar los elementos a medir (KPI) y asignar los recursos disponibles en consecuencia. Prueba distintos métodos hasta dar con el que más se adapta a ti y a tu clase de eventos, y cuando lo tengas, habrás creado una rutina de trabajo que te hará ganar mucho tiempo durante la planificación. 

 

 

5Crea una lista

Aunque creas que las listas no son para ti, escribir las tareas y estructurar tu día a día de una manera específica tiene grandes beneficios. 

Comienza por determinar el trabajo que necesitas hacer, uno por uno. Esta lista debe incluir los aspectos más importantes, como reservar el espacio o encontrar patrocinadores, y los pequeños detalles, como diseñar el logotipo del evento o crear los perfiles de redes sociales. 

Una vez tengas todo por escrito, puedes comenzar a programar tareas y crear un timing específico para cada una de ellas. Recuerda establecer fechas límite para cada tarea pendiente y marcarlas una vez que se hayan completado para mantener la organización. 

 

6. Delegar es necesario

La planificación de eventos, por sus dimensiones, es un trabajo en equipo. No intentes hacer todo por tus propios medios y aprende a delegar para conseguir que el trabajo sea un éxito. De esta manera también conseguirás involucrar a tu equipo y harás que se sientan importantes dentro de los proyectos, aumentando su productividad. 

Delegar también significa determinar las tareas correctas para los equipos idóneos, elabora unas pautas y determina los objetivos para que su trabajo este integrado dentro de la planificación y los objetivos generales. 

 

7. Una agencia profesional

A veces, la mejor manera de garantizar el éxito es asociarse con una agencia de eventos experimentada que te apoye en todo el proceso de diseño, elaboración y contratación de proveedores. 

Algunas ofertan unos servicios específicos y otras se encargan de los eventos de manera integral, e incluso algunas son especialistas en ferias o eventos corporativos. Identifica tus necesidades y selecciona la agencia que más se adapte a ellas.

 

8Automatiza los informes

Muchos planificadores de eventos hacen sus informes mensuales a través de hojas de cálculo. Esto no solo lleva mucho más tiempo del necesario, sino que también es más propenso a errores. En su lugar, utilizar un software para extraer las métricas y generar informes de manera automatizada te permitirá ahorrar un tiempo muy valisoso. 

A la hora de elegir un software para este fin, recomendamos tener en cuenta las integraciones con las distintas plataformas que sirven de fuentes de datos para la generación de los informes. 

 

 

9. Filtra el correo electrónico

El correo electrónico para los profesionales de eventos es una necesidad, aunque es demasiado fácil estresarse cuando llegan mensajes constantemente a tu bandeja de entrada.  

Para administrar mejor tu correo electrónico: 

  1. Extensiones: una aplicación como Boomerang puede ayudarte a realizar el seguimiento o programar correos en cualquier momento. 
  2. Respuestas predeterminadas: Si recibes muchos correos similares, elabora una respuesta predeterminada e incluso inserta variables para personalizarla. 
  3. Carpetas temáticas: Organizando mejor tu bandeja de entrada conseguirás aumentar tu eficiencia y no volverte loco buscando correos. Crea carpetas por clientes, tipos de solicitudes o importancia para facilitar el seguimiento. 
  4. Suscripciones: Empieza a cancelar las suscripciones que no lees y reduce los correos electrónicos que necesitas filtrar todos los días. 

 

10Prepara un plan A y un plan Z

Con todas las variables que se presentan en los eventos, será mejor tener varios planes en caso de que no todo salga según lo planeado. 

Te recomendamos tener en cuenta los registros de última hora, incluso en la entrada del evento, y los descansos entre sesiones para compensar los retrasos que pueda haber. 

 

Ahora es tu turno 

Estos consejos, utilizados de manera conjunta, harán las veces de una plantilla para la planificación de tus eventos y te ayudarán a garantizar que tu próximo evento sea un éxito. Te recomendamos leer de nuevo cada una de ellas para implementarlas en tu día a día, optimizando la gestión de tu tiempo y, por tanto, agilizando los procesos de trabajo. 

Debido al auge de las redes sociales y la innovación de las plataformas de marketing para eventos, cada vez es más fácil crear experiencias de networking y aprovecharlas para convertir a tus asistentes en clientes. El desafío es garantizar que el evento sea un verdadero éxito para ellos, por lo que antes de comenzar, vale la pena formular las siguientes preguntas: 

  • ¿El evento es interesante para la audiencia que quieres atraer? 
  • ¿Habrá suficientes actividades atractivas? 
  • ¿Habrá un buen equilibrio entre ocio y oportunidades de networking? 

 

1. Se claro sobre el propósito del evento

La clave para comercializar un evento es aclarar las razones por las cuales se está llevando a cabo. ¿Es una oportunidad para que los asistentes conozcan más sobre tu marca o para que entren en contacto con tus socios o patrocinadores? 

Es algo obvio pero a menudo se pasa por alto. Ser transparente sobre el propósito del evento mejora la disposición de los asistentes. 

Una forma de conseguirlo es comenzar las comunicaciones antes del evento, explicando a los asistentes que ocurrirá en el evento e incluso poniéndolos en contacto con tus comerciales o patrocinadores. Esta es una excelente manera de romper el hielo y anticipar las posibles asociaciones comerciales. 

 

2. Haz que todos ganen

Elige una fecha apropiada y selecciona un lugar de fácil acceso tanto para los asistentes, con posibilidad de aparcamiento y transporte público. 

Ten en cuenta que las reuniones matutinas, como los desayunos, también pueden ser muy productivas. Por lo general, comienzan con una breve presentación de un ponente invitado, seguida de una sesión de preguntas y respuestas. 

 

3. Crea un evento cómodo

El toque humano también es un factor determinante para el éxito. Asegúrate de que la comida y las bebidas tienen una buena presentación, de que la decoración y el diseño de la habitación predispongan positivamente a los asistentes y de que el personal de asistencia sepa responder ante cualquier emergencia o duda. 

 

4. Mantenlo personal

Ten en cuenta que cuanto más grande sea el evento, más difícil será establecer una ruta para cada uno de ellos y personalizar su experiencia, de modo que debes definir el equilibrio entre asistencia y oportunidades de negocio. 

Una forma de mantener el trato personal es hablar con todos, agradecerles su asistencia y recordar sus nombres. Utilizar un formato y un lenguaje familiar aumentará la sensación de comodidad. 

 

5. Promociona el evento

Conseguir asistentes requiere una promoción efectiva con mucha antelación e incluso compartir estrategia con socios y patrocinadores para aumentar las bases de datos. 

Los eventos pequeños se divulgan mejor a través de las redes sociales, los anuncios y las publicaciones en blogs o vídeos de prescriptores.

El listado de ponentes, los horarios, los testimonios de eventos anteriores y una lista de los beneficios de la asistencia pueden ayudarte a vender entradas. 

Descubre 7 recomendaciones para convertir a los ponentes en patrocinadores del evento.

 

6. Realiza el seguimiento

Una vez que el evento haya terminado, recuerda hacer un seguimiento a los invitados para agradecerles su asistencia y continuar obteniendo más de ellos. 

Si surgió una oportunidad de negocio, realiza un seguimiento y programa una serie de acciones para conseguir tu objetivo, aprovechando la información que obtuviste en el evento. 

Las redes sociales como LinkedIn pueden ser un gran lugar para conectar a tus comerciales con los clientes y añadir valor a las relaciones comerciales. 

2019 será un gran año para la organización de eventos, ya que muchas tecnologías nuevas estarán disponibles y listas para su uso en todo tipo de eventos o convenciones. Los smartphones cada vez tienen más presencia en nuestras vidas y las tecnologías para eventos se están volviendo más asequibles y orientadas a las necesidades individuales. 

Los profesionales de marketing y los patrocinadores también son conocedores de la importancia de hacer tangible la experiencia y buscan en la precisión de los datos medir lo que antes no era posible. 

Hoy compartimos con vosotros algunas tecnologías cargadas de beneficios tanto para los organizadores como para los asistentes a eventos. 

 

1. Reconocimiento facial para reforzar la gestión y la experiencia de asistentes 

La tecnología de uso diario está influyendo en la tecnología para eventos Al igual que en el caso de los asistentes de voz, es probable que el reconocimiento facial de dispositivos como Apple se extienda a la industria de los eventos. Los beneficios son extraordinarios y es una tecnología que ya está disponible. En última instancia, aprenderemos a aumentar la eficiencia a través de sus funcionalidades actuales y venideras: 

  • El registro y el check-in se vuelven mucho más rápidos y seguros con esta tecnología. 
  • Garantiza una mayor seguridad utilizando el reconocimiento facial para detectar a personas en listas de seguridad conocidas. 
  • Mejora el alcance en las redes sociales utilizando el reconocimiento facial para etiquetar a los asistentes en las fotos de tu evento. 

 

2. Experiencias en grupo gracias a la tecnología 

Otra tendencia en auge es el uso de la tecnología para crear experiencias sociales a partir de lo que antes era el tiempo solitario. Los amigos están viendo películas juntos desde miles de kilómetros de distancia. Millones de jugadores compiten entre sí en videojuegos desde todos los continentes. Esto tiene algunas implicaciones fantásticas para los asistentes al evento, desde donde podrás conectar online a las personas para obtener conexiones más sólidas: 

  • Utiliza el vídeo en directo de 360 grados para conectar audiencias remotas. Dales la oportunidad de asistir juntos a un evento para reforzar la compra de entradas online. 
  • Crea contenidos para compartir en YouTube a través de influencers. Sus comentarios se convierten en valor añadido y ayudan a disfrutar de un vídeo o evento. 
  • Desarrolla distintos contenidos para cada clase de asistente, teniendo en cuenta cuáles son sus intereses. 

 

3. Utiliza la voz para un mayor engagement 

La IA se está convirtiendo cada vez más en la norma detrás de la experiencia de los asistentes. Incluso si no has empezado a usarlo en tus eventos, tus asistentes lo están usando en casa y en el trabajo. De hecho, según Google, en 2016 el 20% de las búsquedas fueron hechas por voz. Utiliza la voz para impulsar el engagement: 

  • Busca formas de que tu asistente de voz realice acciones. Las personas son más reticentes a realizar preguntas y prefieran hacérselas a sus asistentes de voz para saber “dónde está mi próxima sesión” o “inscribirme en la próxima sesión “. 
  • Crea escenarios que sean útiles para los asistentes. Se proactivo y, por ejemplo, si alguien pregunta dónde está un proveedor en la feria, el asistente podría preguntarle si le gustaría programar una reunión con él. 
  • Vincula la capacidad de leer acreditaciones con tu chatbot o asistente de voz para que tenga toda la información sobre el asistente que necesitas. 

 

Las 7 tecnologías que impulsarán tu evento en 2019

 

4. Más conexiones a través de apps de traducción simultánea

Las apps de traducción simultánea no son una innovación para este 2019, pero la tecnología ahora es lo suficientemente confiable para ofrecer una experiencia positiva a los asistentes del evento y ayudar a cerrar algunas de las brechas de comunicación existentes anteriormente. Elimina las diferencias comunicativas: 

  • Utiliza servicios de traducción remota. Encontrar traductores locales no siempre es fácil pero con este tipo de tecnología, los traductores podrían estar disponibles de forma remota o a través de una aplicación que les brinda a los asistentes una buena experiencia de comunicación, independientemente de la hora y el lugar donde se encuentren en su evento. 
  • Ahorra dinero usando servicios de traducción remotos. Las aplicaciones no tienen que pagarse por hora, para viajes o imprevistos. 
  • Utiliza expertos en la materia independientemente de su conocimiento del idioma que hablen la mayoría de los asistentes. Esto facilita el proceso de selección para encontrar a la persona que más sabe sin sacrificar la experiencia o comprensión del asistente. 

 

5. Crea experiencias personalizadas 

La personalización ha sido la mayor tendencia desde hace algunos años, pero con la tecnología de eventos se está volviendo aún más útil. Según Statista, la tasa promedio de emails abiertos para un mensaje personalizado fue de 18.8% contra un 13.1% para uno que no lo fué en absoluto. Pero la personalización es algo más que añadir el nombre de alguien a un correo electrónico. Personaliza tu enfoque para hacer una impresión: 

  • Utiliza el historial de comunicaciones para la personalización, como eliminar a aquellos que ya se han registrado de la lista para el envío de recordatorios de registro. 
  • Analiza las preferencias de los asistentes haciendo un seguimiento de sus clics y registrando sus intereses para presentar unos contenidos de interés. 
  • Alertar a los asistentes cuando estén cerca de sus contactos o de los que son interesantes para ellos. Las aplicaciones de citas lo hacen y muchas aplicaciones de networking para eventos también tienen esa capacidad.

 

6. Aumenta los patrocinios gracias a la realidad aumentada 

El marketing online ha impulsado la necesidad de responsabilidad, tangibilidad y rendimiento de cada euro invertido. Los eventos comienzan a sentir el impacto de no poder obtener patrocinios satisfactorios. Aprovecha las oportunidades ofrecidas por la realidad aumentada: 

  • Anima objetos estáticos para llamar la atención y destacar a tus patrocinadores. 
  • Usa filtros personalizados como lo hace Snapchat o Facebook para que los asistentes interactúen en tu evento y lo compartan en redes sociales. 
  • Cuenta historias sobre tus patrocinadores con esta tecnología y añade valor. 

 

Las 7 tecnologías que impulsarán tu evento en 2019

 

 7. Atrae grandes audiencias con marketing de influencers 

Hay muchos organizadores que hacen un pobre marketing de influencers. Entienden la importancia de esta labor y cómo las sugerencias de los referentes de un sector tienen mayores conversiones, pero no comprenden la importancia del enfoque. Proponer a un completo extraño o pedir un favor sin duda dará resultados nefastos. 

¿Pero cómo desarrollas esas relaciones con el tiempo? ¿Cómo las escalas para diferentes tamaños de audiencia? ¿Hay una manera eficiente de abordarlo? Sí, con la tecnología adecuada. 

  • Mira el historial de cada uno de ellos. El número de seguidores significa muy poco si dicho influencer no puede motivar a sus seguidores a realizar una determinada acción. Busca un alto índice de interacción, no solo números de audiencia. 
  • La mayoría de los profesionales de marketing consideran a los mismos influencers para cualquier actividad, dado que son los más reconocidos, pero a menudo son más difíciles de contactar y conseguir. Los influencers de rango medio tienen un número de seguidores adecuado y no tendrán problemas para colaborar contigo. 
  • Busca a personas influyentes que ya se encuentren entre tus seguidores ya que estos serán mucho más fáciles de convencer para trabajar contigo. 

 

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Todos sabemos que mantenerse al día con las últimas novedades y técnicas de marketing puede ser un desafío, pero no quieres que tu estrategia de marketing se quede atrás. Desde la persona que contesta el teléfono a la que se presenta a los clientes, todo el mundo es importante en el proceso de representación y promoción de tu evento.  Aquí os dejaremos algunos consejos para vender más entradas en tus eventos.

 

1. Empatiza con tus asistentes 

Conocemos la importancia de proporcionar a la audiencia lo que necesita desde una perspectiva de contenido y comprender sus problemas puede a posicionar tu evento de manera clave.  

Al enfocar el marketing de eventos en los puntos débiles, debes asegurarte de ofrecer una solución innovadora, que no hayan sido capaces de encontrar por otras vías. Deberás establecer una estrategia sobre cómo presentar el problema y ayudarles a encontrar una solución. Apoya a tu público objetivo y gana su lealtad: 

  • Un buen consejo es posicionar adecuadamente tu evento a través de contenido informativo y desde ahí facilitar la compra de entradas. 
  • Debe pensarse mucho en la programación de las sesiones de la conferencia para asegurar que resulten atractivas para tu público y para lo que desean lograr. Las sesiones deben explicarse bien en términos de contenido y nivel. 
  • Utiliza el storytelling con tu marketing previo al evento para impulsar la emoción y, por consiguiente, la venta de entradas. Aquellos que descubren tu evento por primera vez a menudo están interesados en aprender más sobre su historia, siendo un detonante más para su asistencia. 

 

 2. Consigue asistentes hasta el último minuto 

Una de las tendencias más populares de la industria de eventos es garantizar la venta de entradas hasta el último minuto. Los asistentes esperan cada vez más y más tiempo para registrarse y comprar su entrada, manteniendo todas sus opciones abiertas y esperando ofertas de viajes de última hora. Entonces, ¿cómo se consiguen registros de última hora y se aprovechan los recursos?Mantén la vista en la venta de entradas: 

  • Envía correos electrónicos de recordatorio a los asistentes de eventos anteriores que aún no se hayan registrado y personaliza el mensaje para aumentar su efectividad. 
  • Aléjate de los descuentos por compra anticipada y utiliza precios más extremos. Establece un número limitado de entradas a un precio más bajo u ofrece una tarifa con descuento hasta que finalice un contador. 
  • Al tener precios estándar y una tarifa de entrada por compra tardía, puedes comenzar a cambiar el enfoque de compra de las personas. 

 

 

3. Microinfluencers para un gran impacto 

Muchos eventos están teniendo éxito trabajando con múltiples micro-influencers. En lugar de trabajar con una celebridad con cientos de miles de seguidores, puede ser más rentable trabajar con una gran cantidad de influencers con miles o decenas de miles de seguidores. Las audiencias de los micro-influencers pueden centrarse más en los intereses de su nicho, lo que significa que la proporción y la interacción pueden ser más efectivas y ofrecer una forma escalable de combinar influencia y autenticidad. De lo pequeño a lo grande: 

  • Investiga y haz una lista de los micro-influencers con los que estarías interesado en trabajar. 
  • Crea una oferta convincente para animarlos a trabajar contigo. Los micro-influencers están abiertos a obtener tarifas más bajas que las de los grandes influencers. 
  • Aprovecha el microblogging, ya sea por tu propia cuenta o trabajando con un micro-influencer que utilice esta técnica. 

 

4. Contenido auténtico para tu audiencia

Hay un marco legislativo para el trabajo con influencers. Por ley, se debe divulgar cuando se trata de una promoción o pubicación pagada, ya sea en redes sociales como Twitter o Instagram, en un video de YouTube o una publicación de su blog. Si tu estrategia está bien orientada, conseguirás identificar una afinidad genuina entre el contenido del influencer y tu evento. Los profesionales de marketing no deben tener miedo de las normas del contenido patrocinado. Cómo crear una campaña persuasiva: 

  • La mejor estrategia para trabajar con cualquier influencer es garantizar que tengan la libertad de crear contenido auténtico. Aunque es tentador ser prescriptivo y dictar los mensajes, las imágenes y los resultados que deseas que usen, esto puede ser un contraproducente para sus seguidores que buscan algo más personal. 
  • Sé valiente y trabaja en estrecha colaboración con influencers. Escucha sus ideas para conectar con la audiencia e invítale a participar activamente en la estrategia de contenidos. Esto también permitirá que mantenga su tono de blogger, sin perder credibilidad. 
  • Las redes sociales están cambiando y Facebook incluso tiene herramientas específicas para contenido de marca, lo que significa que los socios pueden ser etiquetados y proporcionará información de alto nivel sobre el rendimiento. 

 

5. El poder de tu marca 

Los eventos son una parte importante del marketing corporativo y una forma poderosa de consolidar el reconocimiento y la lealtad de la marca. La percepción de una marca es clave en términos de posicionamiento de mercado y estrategia de precios. Google está buscando señales que identifiquen una marca de calidad para descifrar quiénes deben aparecer en la parte superior de las listas de motores de búsqueda. Las marcas populares dominan cada vez más los resultados de búsqueda online y no es una coincidencia que estas marcas a menudo invierten más en eventos en vivo. 

Eleva tu marca: 

  • Google parece tener un aspecto favorable en las marcas que tienen muchos usuarios que buscan, hacen clic e interactúan con la marca. Los eventos pueden animar a que todos estos comportamientos sucedan. 
  • Muchas marcas de renombre tienen un programa de eventos activo y producen conferencias anuales de usuarios para reunir a muchas de sus comunidades. Ofrecer entradas gratuitas para el evento también puede ser un incentivo para los nuevos clientes. 
  • En lugar de cuentas de redes sociales corporativas anónimas, oficiales y carentes de personalidad, las marcas se están animando a participar más activamente en las redes, si limitarse únicamente al contenido publicitario. 
  • Los empleados son parte de la marca. Permítales tener una opinión, ser más abiertos, ser más auténticos, compartir imágenes y vídeos mientras trabajan. El personal puede brindar una representación natural y mostrar las personalidades detrás de la empresa. No todas las organizaciones están siendo valientes en este sentido, pero puede valer como estrategia y su equipo puede ser el mejor embajador de la marca. 

 

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Las sesiones de capacitación pueden parecer sencillas pero solo algunas de ellas consiguen ser relevantes y efectivas, asegurando el aprendizaje de los asistentes. Como os comentamos en la primera parte de esta entrega (si te la perdiste, aún estás a tiempo), aquí veremos algunos consejos para diseñar una sesión de formación que alcance tus objetivos. 

 

6. Una presentación clara y atractiva

La presentación es el material de capacitación más importante del evento y sirve de guía tanto para organizadores como para asistentes. Cuando se trata de desarrollar tu presentación, los detalles son clave. 

El texto debe ser claro y conciso. ¿Has oído hablar de la regla 1-6-6 ? Esta guía sugiere que las presentaciones efectivas deben tener: 

  • 1 idea por diapositiva 
  • Un máximo de 6 viñetas por página. 
  • No más de 6 palabras por cada punto. 

Esta técnica optimizará tu presentación para que sea concisa y entretenida para tus asistentes. 

 

7. Incluye actividades 

A veces, una sesión de formación puede involucrar a decenas de personas, algunas de las cuales pueden no conocerse entre sí y en este caso, las actividades son un rompehielos idóneo, permitiendo dividir a los asistentes en grupos de trabajo más pequeños. En estos grupos los participantes pueden establecer puntos en común, los que permiten a las personas establecer vínculos y crear entornos de aprendizaje propicios. 

Otra posibilidad es la inversión de roles. Cuando el formador haya cubierto cada objetivo de la sesión, pase la presentación a los asistentes y pídales que presenten lo que han aprendido. Fomentar la participación solidificará el aprendizaje. 

 

10 consejos para diseñar una sesión de formación - Parte II

 

8. Gestión del tiempo

Organizar eventos significa saber administrar el tiempo. Si has creado un cronograma, debes seguirlo atentamente para asegurarte de tener el tiempo suficiente para adaptarte a todos los aspectos de la formación. ¿Conoces la regla 80/20, también conocida como el Principio de Pareto? Es la teoría de que el 80% de los resultados provienen del 20% de las acciones. Como organizador, esta regla es una forma de priorizar el tiempo en base a tus objetivos y definir cuál es el 20% de elementos más importantes para tu evento de formación. 

Ten en cuenta que algunos conceptos o habilidades necesitarán más tiempo que otros. ¿En qué habilidades estás dispuesto a dedicar más tiempo? Acuérdate de utilizar la evaluación de necesidades, así como el feedback para determinar cuánto tiempo debes dedicar a cada apartado de formación. 

Consejo profesional: No olvides los descansos, es difícil que los asistentes mantengan la atención durante un periodo de tiempo prolongado y estos, sin embargo, están relacionados con la mejora de la concentración. Desde el Método Ultradiano hasta el Método 52-17, existen muchas técnicas diferentes, así que elige la que mejor se adapte a tu sesión. 

 

9. Elige el lugar adecuado para tu sesión

El lugar dependerá de la marca de tu evento, así como del tamaño de las sesiones. Si tienes una única sesión de capacitación para toda la empresa, quizás sea adecuado un lugar para conferencias o, si se trata de un grupo pequeño, tal vez una sala de reuniones sea suficiente. 

¿Quieres algo un poco más creativo? ¿Por qué no elegir un lugar donde puedas innovar e inspirar a tus invitados? ¿Sabías que las reuniones o conferencias fuera del lugar de trabajo a menudo mejoran la productividad? Según Forbes, el 51% de los trabajadores se siente más productivos fuera de la oficina y, lo que es peor, el 17% no se encuentra cómodo en su oficina.

 

10. Evaluación

Realizar una evaluación final es clave para conocer tanto los puntos fuertes como débiles del evento y asegurarte de que has alcanzado los objetivos. El feedback a veces puede ser desalentador, pero es esencial para tu desarrollo como capacitador. Una de las mejores formas de recopilar comentarios es a través de encuestas de satisfacción en persona o a través de una app para eventos. 

 

10 consejos para diseñar una sesión de formación - Parte II

Puntos clave 

Como la mayoría de los consejos, generalmente es mejor intentar implementar algunas de estas sugerencias de sesiones de capacitación. Dicho esto, las principales cosas que se deben recordar al planificar un día de capacitación exitosa son las siguientes: 

  • Organización ante todo. 
  • Aplica los principios del aprendizaje para adultos en todas las actividades y sesiones. 
  • Utiliza una sede externa para aumentar la productividad y la expectación del evento. 
  • Haz una llamada a la participación activa de tus asistentes. 
  • Evalúa, reflexiona, y recibe feedback de tus asistentes para continuar progresando en el diseño de este tipo de eventos. 

Ninguna sesión es perfecta la primera vez, pero tarde o temprano encontrarás la estrategia que mejor se adapta a ti y a tus asistentes. Recuerda estos 10 consejos cuando organices tu próxima sesión de formación. 

Y si necesitas ayuda o quieres aumentar la participación con una tecnología contrastada, escríbenos y recibe una demostración gratuita. 🔥

Las sesiones de capacitación pueden parecer sencillas pero solo algunas de ellas consiguen ser relevantes y efectivas, asegurando el aprendizaje de los asistentes. Estos 10 consejos para diseñar una sesión de formación te ayudarán mejorar la estructura de las sesiones, establecer pautas y, en definitiva, conseguir los objetivos clave. 

 

¿Qué es una sesión de formación y por qué deberías organizarla? 

Una sesión de capacitación es un evento que proporciona valor educativo a los asistentes. Ya sean habilidades corporativas, de trabajo en equipo o una certificación específica, estas sesiones pueden abarcar cualquier formato, desde conferencias y evaluaciones hasta discusiones y demostraciones. 

Los beneficios de la formación en el lugar de trabajo son innegables y constituyen una excelente manera de aumentar la moral, reenfocar a los equipos y mejorar el desarrollo profesional de sus empleados. A su vez, estos eventos ayudan a fomentar un entorno de trabajo más feliz y con una mayor productividad. 

Como organizador, es probable que tu objetivo sea maximizar la experiencia para que sea efectiva y valiosa para los asistentes. Nuestros 10 consejos te ayudarán a garantizar que el evento sea beneficioso para tu negocio o cliente, desde acelerar el rendimiento de los equipos hasta alcanzar objetivos clave. 

 1. Antes de la sesión, evaluar las necesidades

Realizar esta evaluación te ayudará a diseñar la estructura del evento y las sesiones de formación para mejorar las capacidades de los asistentes y, en última instancia, te ayudará a alcanzar los objetivos comerciales. 

Si bien existen muchas técnicas para realizar una prueba de necesidades, crear una plantilla de evaluación que muestre los distintos aspectos del evento es algo sencillo y efectivo. Define cada uno de los aspectos a tratar en el evento y evalúalos de 1 a 5 dependiendo de la importancia en relación con las necesidades de formación y la consecución de objetivos.  

 

 

2. Conocer los principios del aprendizaje para adultos

La organización de una sesión de capacitación debe tener en cuenta los principios de aprendizaje, más específicamente, los principios de aprendizaje para adultos. La Teoría del aprendizaje de adultos de Malcolm Knowles, pionera en el campo del aprendizaje para adultos, se centra en cinco principios fundamentales del aprendizaje: 

  • Autoconcepto: a medida que una persona madura, tiende a convertirse en un ser humano cada vez más autónomo. 
  • Experiencia del estudiante adulto: a medida que una persona madura, acumula una reserva creciente de experiencia que se convierte en un recurso cada vez mayor para el aprendizaje. 
  • Preparación para aprender: a medida que una persona madura, su disposición para aprender se orienta cada vez más hacia las tareas de desarrollo de sus roles sociales. 
  • Orientación al aprendizaje: a medida que una persona madura, sus perspectivas cambian y se enfocan más en resolver problemas. 
  • Motivación para aprender: A medida que una persona madura, la motivación para aprender se internaliza. 

Haz que las sesiones giren en torno a estos principios de aprendizaje y optimiza la formación con un enfoque de resolución de problemas que sustente todas tus sesiones. 

 

3. Establecer objetivos de aprendizaje

Los objetivos del aprendizaje son la base para la creación de las sesiones de formación. Éstos definirán las habilidades y el conocimiento que deberán tener tu equipo de formadores, pero lo más importante es que los objetivos del aprendizaje deben derivarse de la evaluación de necesidades que mencionamos anteriormente. Tener los objetivos claros maximiza el potencial y el impacto de las sesiones, estableciendo expectativas y asegurando a los asistentes que los temas sean relevantes. 

A su vez, los objetivos de aprendizaje deben ser medibles. Sería imposible mantener y apoyar futuras sesiones de capacitación sin poder hablar del éxito en eventos anteriores. Cuando se trata de establecer objetivos medibles, el formato SMART puede servirte de ayuda: 

  • Specific o Específico: los objetivos de la formación deben ser concretos. 
  • Measurable o Medible: los objetivos deben ser medibles para evaluar su éxito. 
  • Actionable o Alcanzable: los objetivos tienen que ser ambiciosos, pero también realistas y alcanzables. 
  • Reasonable o Relevante: considera las implicaciones para los asistentes y el negocio por igual. 
  • Time o Tiempo: un objetivo sin fecha límite no es factible. Ten en cuenta tanto el tiempo para la sesión como el tiempo para implementar las habilidades aprendidas en el lugar de trabajo. 

Trabajar sin unos objetivos claros de aprendizaje puede afectar al resultado de tus sesiones y la formación puede no ser tan exitosa como se esperaba.

 

4. Definir la estructura

La estructura de estas sesiones se puede hacer o deshacer. Como tal, debe planearse después de haber establecido los objetivos de aprendizaje y conociendo los principios del aprendizaje para adultos. 

La estructura permite establecer, como capacitador y/o organizador, un cronograma a seguir que sea indicativo de la claridad con la que estás resolviendo las necesidades de formación.  

 

 

5. Materiales de ayuda

Los materiales de capacitación son esenciales para aumentar la efectividad de las sesiones y se dividen en dos categorías: Para el formador y para los asistentes. 

Para el formador, los materiales actúan como una guía, deben respaldar lo que dice y mantenerle organizado, que puede ser la diferencia entre una excelente sesión de entrenamiento o una sesión más. El modelo de aprendizaje 5E es un ejemplo excelente:
 

  • Engage o Participar: para aprender, los asistentes deben poder contextualizar esta experiencia y tener actividades disponibles para guiarlos. 
  • Explore o Explorar: generalmente durante una actividad grupal, esta fase se enfoca en ayudar a los asistentes a entender y desarrollar las nuevas habilidades. 
  • Explain o Explicar: destaca la relevancia de la etapa anterior y su importancia para alcanzar el objetivo del aprendizaje. 
  • Elaborate o Elaborar: emplea a los participantes para perfeccionar esas habilidades conceptuales mediante la implementación de actividades de capacitación práctica. 
  • Evaluate o Evaluar: esta etapa se aplica tanto en formadores como en asistentes. Ambos deben valorar las sesiones e internalizar las lecciones aprendidas durante el evento. 

Las sesiones de capacitación deben responder a estos problemas enseñando a todos los asistentes algo que no sabían, proporcionándoles nuevas habilidades y ayudándolos a hacer mejor su trabajo. 

Quizás te interese conocer algunos consejos para diseñar un Kick Off de ventas memorable.

Si quieres conocer el resto de consejos, mantente atento a la publicación de la segunda parte de 10 consejos para diseñar una sesión de formación, aquí en nuestro blog. 🎓

Que los ponentes vuelvan es esencial para una estrategia exitosa de marketing B2C y B2B en el evento. De hecho el 75% de los organizadores califican los eventos como la táctica de marketing más efectiva y a los ponentes cómo la clave para atraer a tu audiencia. 

Y si has encontrado a los ponentes perfectos para tu evento querrás que vuelvan, ¿verdad? 

Cuando todo funciona sin problemas, tus ponentes pueden dar su mejor versión durante las presentaciones. Los ponentes satisfechos tienen un impacto directo en tu estrategia de marketing. Por naturaleza son influyentes y contar con ellos en tus eventos es una herramienta increíblemente poderosa para asociar sus valores positivos a tu marca, hasta incluso llegar a ser defensores de tus eventos. 

¡No olvides que una experiencia positiva aumenta la probabilidad de que un ponente vuelva a participar en tus eventos! 

7 consejos para hacer que tus ponentes vuelvan

¿Cómo los mantienes contentos? 

A nadie le gusta ser avisado por sorpresa, eso solo lleva a errores y frustraciones. La mejor manera de mostrar tu aprecio es prestar atención a los detalles, es decir, mantener las necesidades del ponente como una prioridad constante. 

Los eventos implican demasiadas tareas, pero es fundamental asegurarte de que todos los detalles relacionados con los ponentes se están llevando a cabo. Trátalos mal y no querrán volver a promocionar tu evento o incluso, ¿quién sabe lo que pueden decir sobre ti a sus compañeros de profesión? 

Aquí te traemos 7 consejos para asegurarte de que tus ponentes vuelvan y tengan una buena disposición en tu evento, lo que lo hará mucho más interesante para tus asistentes. 

 

  1. Prepara una sala sólo para ellos

Reserva un espacio dedicado a los ponentes y permite así que tengan intimidad para hacer retoques de última hora en sus presentaciones, hacer pruebas o simplemente tener la tranquilidad necesaria para concentrarse y visualizar su discurso. 

Una sala dedicada a los ponentes también les da la posibilidad de ponerse al día en su trabajo, consultar su correo electrónico y realizar llamadas. Es difícil hacer esto cuando están en una sala de conferencias rodeados de invitados al evento que desean hacerles preguntas. 

Para finalizar, asegúrate de que haya un lugar seguro para guardar sus objetos. Muchas veces se dirigen directamente al aeropuerto nada más terminar y no quieres que la pérdida de algún objeto arruine una buena experiencia. 

 

  1. Comunicaciones, fechas límite y aprobación de permisos

Lo primero es lo primero: no te conformes con leer el título de un discurso suyo o ver su biografía en una búsqueda rápida de Google. Aunque estés seguro al 99% de que es su discurso oficial, asegúrate de verificarlo antes de incluirlo en el sitio web o en el programa de tu evento. 

Esto no debería ser ninguna novedad pero puede que no tengas mucho tiempo y buscarlos a través de internet sea la solución más rápida, pero el hecho de que hayas encontrado su perfil en Internet no significa que sea cierto. Cuando solicites información del ponente, asegúrate de dar una fecha límite para recibir todos los materiales. Esto incluye finalizar el tema y el título de la presentación. 

También necesitas la aprobación para las comunicaciones posteriores al evento. Algunos ponentes están dispuestos a compartir sus diapositivas de PowerPoint con los asistentes al evento, en cambio, otros rechazarán rotundamente esta propuesta. 

No te olvides de las aprobaciones para los vídeos. Si grabas la presentación y deseas incluir parte de ella en tu canal de YouTube, debes tener su permiso para hacerlo. 

También querrás asegurarte de contar con las presentaciones de tus ponentes para que tu equipo de audiovisuales compruebe que todo funciona correctamente y posteriormente contar siempre con la versión actualizada. 

 

7 consejos para hacer que tus ponentes vuelvan

 

  1. Solicita un contacto adicional

Solo buscamos obtener aprobación para el material relacionado con tus ponentes. Es importante recordar que son personas ocupadas, con horarios ajustados y muchas veces te comunicarás con el representante o agencia encargada de su contratación. Si no es el caso, es conveniente solicitar una segunda persona de contacto. 

Un asistente ejecutivo ayudará a garantizar que se cumplan todos los plazos. Esto es crítico cuando tienes unos plazos de impresión para el programa del evento (o puedes contar con una aplicación del evento que te ahorre la tarea y elimine este estrés). Cumplir con esa fecha límite requiere la aprobación del encabezado, el título de la presentación y el resumen de la sesión.   

Si un ponente está ocupado y tarda mucho tiempo en responder a tus correos electrónicos, no querrás sentir que lo estás presionando. Los asistentes ejecutivos están familiarizados con este trabajo y harán el seguimiento por ti (persistiendo cuando sea necesario) para garantizar que se cumplan los plazos. 

 

  1. Coordina los viajes y el alojamiento

Como parte del acuerdo que has establecido con los ponentes lo más probable es que te estés haciendo cargo del viaje y su alojamiento. Los ponentes de renombre pueden estar acostumbrados a volar en primera clase y alojarse en hoteles sofisticados, por ello es importante conocer las expectativas del ponente y el presupuesto que necesitas para alcanzarlas. 

Algunos ponentes tendrán hoteles o aerolíneas preferidas para acumular puntos de fidelidad y millas de viajero frecuente. Por eso no te olvides de preguntarle si tiene alguna cadena de hoteles o aerolínea preferida. O bien, en lugar de organizar los detalles del viaje, considera pedirle a tu ponente que reserve los detalles del viaje y te envíe la factura. 

Si reservas el vuelo, es imprescindible obtener los detalles exactos del horario para facilitar la recogida en el aeropuerto, el check-in del hotel o la hora del vuelo de vuelta, ya que pueden tener otro evento inmediatamente después del tuyo. 

 

  1. Comunica todos los detalles del día del evento

A nadie le gustan las sorpresas, especialmente cuando están a punto de presentarse frente a cientos o miles de personas. 

Preparar a los ponentes para la sesión del evento garantizará que su presentación se desarrolle sin problemas y que disfruten de la experiencia. Al compartir la información con tus ponentes, asegúrate de ser claro en el funcionamiento de la agenda. 

Ten en cuenta lo siguiente: 

  • ¿A qué hora es la presentación de tu ponente?   
  • ¿A qué hora los necesitas en la sala de presentación para la prueba de sonido? 
  • ¿Cuánto tiempo habrá para preguntas y respuestas? 
  • ¿Cómo llegará el ponente desde su hotel al evento ?   
  • ¿Cómo de lejos está la sala de ponentes de la sala de presentaciones? 

¡Lo último que quieres es que tu ponente se pierda de camino al evento! Haz que un miembro del equipo esté preparado para guiar a los ponentes en todo momento. 

Si bien es esencial que compartas toda la información del programa, también debes tener en cuenta los detalles técnicos. Esto es especialmente importante en presentaciones interactivas con preguntas y respuestas, el siguiente punto de la lista. 

 

  1. Planifica la presentación, las preguntas y las respuestas

Los ponentes necesitan que alguien los presente. Puede ser un miembro destacado de tu empresa o un presentador profesional. 

Proporciona al presentador la información detallada de la biografía del ponente. ¿Qué aspectos destacados debe destacar ante los invitados del evento? Si tienen poco tiempo, incluso puedes escribir el guion de introducción tú mismo. 

También debes considerar el cierre de la presentación o la sesión de preguntas y respuestas (en papel o a través de una app para eventos), que es una parte esencial del valor del evento. 

¿Cómo se llevarán a cabo las preguntas y respuestas? ¿Señalará el ponente a los asistentes que levantan la mano, o elegirá el personal del evento entre las manos alzadas? 

Gracias a la tecnología, los asistentes pueden enviar preguntas anónimas (o no) a través de tu aplicación para eventos y simplificar la tarea. Esta es una de las formas más populares de hacer preguntas y respuestas, ya que ofrece muchos beneficios. Tal vez esta es la razón por la cual el 75% de los profesionales del sector aseguró hacer uso de una app para eventos en los próximos 12 meses. 

Las aplicaciones permiten a un miembro de tu equipo proyectar las preguntas en el escenario, asegurándose de que sean adecuadas e interesantes. De esta manera, tu ponente puede responder las preguntas de mayor valor o incluso, seleccionarlas el mismo a través de una tablet o móvil. 

Siempre es útil preparar algunas preguntas previamente, ya que en caso de que el público no se anime, esto garantizará que tu ponente se sienta apreciado. En este caso una app del evento es la solución más cómoda y segura para tus ponencias. 

 

7 consejos para hacer que tus ponentes vuelvan

 

  1. ¡Recuerda dar las gracias!

No olvides agradecer a tus ponentes la asistencia a tu evento, tanto durante el mismo acto como después del el. Envíales un mail de agradecimiento o incluso considera como una opción el clásico correo postal. El tiempo que lleva escribir una carta a mano muestra un profundo nivel de gratitud. 

Ten preparados los obsequios a la llegada y finalización del evento para tus ponentes y, si hubo un asistente o un compañero de trabajo que fue notablemente útil en el proceso de planificación, considera enviarles también una pequeña muestra de agradecimiento. 

¿Quién sabe? ¡También podrían convertirse en defensores de tu evento, proporcionando el estímulo que el ponente necesita para volver a trabajar con usted! 

 

En conclusión: el ponente primero 

En caso de duda, ponte en el lugar del ponente. ¿Qué información necesita para estar seguro en su presentación?

Las preferencias personales también entran en juego, ya que algunos ponentes pueden necesitar más detalles del evento, mientras que otros son buenos para adaptarse al ritmo y el ambiente del mismo. Ten en cuenta sus necesidades y prepárate para responder a cualquier pregunta de los ponentes de manera oportuna. 

Por encima de todo, se sincero con ellos y comparte toda la información de interés. 

Todos quieren ser reconocidos y apreciados por su valor. Al mostrar tu consideración y gratitud, tendrás ponentes listos para atender su llamada año tras año. 

¿Quieres disfrutar del sol en verano y crear experiencias memorables para tus invitados al mismo tiempo? Estos eventos giran alrededor del buen tiempo, los diseños atractivos y las experiencias divertidas, así que piensa en actividades al aire libre con detalles tropicales, refrescos y espacios dónde llevar la sensación de verano a tus invitados. 

La planificación en estas fechas ofrece nuevas opciones y la posibilidad de realizar eventos en diferentes espacios. Aquí os traemos algunos consejos para mantener a tus invitados contentos durante un evento de verano. 

1- Ten en cuenta el tiempo y prepara un plan B 

Todos hemos soportado los males del tiempo veraniego, 40 grados a la sombra, lluvias de monzón o tormentas eléctricas que llegan sin avisar. Es por ello que siempre que planees un evento al aire libre debes tener un plan B. ¿Una fecha diferente? ¿Un espacio techado de contingencia? Define este segundo plan y mantén informados a tus asistentes para transmitir una confianza extra. 

 

2- Aquí viene el sol, prepárate 

¿Recuerdas a tu madre diciéndote una y otra vez que bebas agua y te pongas crema solar? Bueno, pues resulta que tenía razón. Recuérdales a tus asistentes que hagan lo mismo si no quieres arruinar la experiencia, de hecho, no estaría de más llevar protector solar y botellas de agua en caso de que ellos se olviden.  

 9 trucos para diseñar tus eventos este verano

 

3- El acceso al evento marca la diferencia 

Si bien la elección de actividades es muy importante en un evento, la ubicación es igualmente trascendental. ¿El lugar tiene parking o es fácilmente accesible en transporte público? Si no lo es, probablemente sea mejor proporcionar otras opciones que alienten la asistencia. O, por ejemplo, si estás sirviendo alcohol diseña un sistema de transporte que lleve a los asistentes a casa de manera segura. 

 

4- Seguridad y preocupaciones del verano para tus asistentes 

Cuando las temperaturas suben, también lo hacen el riesgo de los golpes de calor y el agotamiento. Los síntomas del calor incluyen calambres musculares, fatiga, debilidad, mareos, desorientación, náuseas y vómitos. La atención médica inmediata es imprescindible tanto para los golpes de calor como para el agotamiento. Asegúrate de tener los servicios de emergencia en su lugar para que tus asistentes tengan acceso a la atención médica requerida, si fuera necesario.  

 

5- El catering también se adapta al tiempo

A todo el mundo le gustan los eventos informales con una deliciosa comida y bebida, y el verano es el mejor momento para ello. Diseña un catering con food trucks, visitas a las bodegas o seduce a tus invitados con un menú veraniegos mientras hacen conexiones con sus compañeros. 

La ubicación de tu evento también establecerá el tono de la comida, con multitud de opciones al aire libre como parques, casas rurales, playas, bodegas y terrazas. 

Por último, debemos hacer hincapié en la elección de los alimentos, ya que algunos de ellos tienden a estropearse con las altas temperaturas y pueden llegar a ser peligrosos para la salud, como pueden ser el huevo, el marisco o el pescado crudo.

 

9 trucos para diseñar tus eventos este verano

 

6- Aumenta la comodidad de tus asistentes para disfrutar al máximo del evento 

Asegúrate de proporcionar un espacio cómodo a tus asistentes durante la comida. Garantiza un lugar con mucha sombra para proteger del sol abrasador, proporcionar mantas para las noches de verano más frías y que todos se sientan cómodos mientras disfrutan de tu evento. 

 

 7- Alquila complementos para transformar tu evento 

Los artículos de alquiler son una forma fácil y divertida de cambiar el aspecto de tu evento y proporcionar un estilo propio. Elementos como las sillas, accesorios, decoraciones, mesas, carpas o pistas de baile pueden cambiar las impresiones que perciben tus asistentes. Diseñar formas creativas de exhibir los alimentos y las bebidas, como las cintas de buffet o la ambientación de los espacios también mejorará la percepción de los asistentes. Es fácil suponer que, a menos que estés alojando a cientos de personas, no es necesario alquilar multitud de elementos adicionales, pero incluso un grupo de 20 invitados puede beneficiarse de algunos elementos clave que aporten comodidad y eleven la experiencia. 

 

8- Deportes al aire libre

Ya sea una carrera benéfica de 5km, yoga o simplemente una caminata de verano, el movimiento y el aire fresco revitalizará a tus invitados para el resto del evento. 

Una gran idea es añadir un elemento distintivo como son los polvos de colores, que hace tu evento mucho más divertido y facilita la difusión a través de las redes sociales. Una vez terminada la carrera puedes incluir música u otras actividades atractivas que mantengan a tus asistentes dentro del evento y que haga que lo recuerden año tras año. 

¿Prefieres optar por un plan más tranquilo? Organiza clases de yoga al aire libre. Uno de los beneficios del yoga es que puedes hacerlo en cualquier lugar, y resulta que la naturaleza es el mejor de todos ellos. La belleza del lugar puede mejorar su práctica y te facilitará enfocar el resto del evento hacia un aspecto natural y sano. 

 

9 trucos para diseñar tus eventos este verano

 

9- El networking no se detiene en verano 

El verano es el momento perfecto del año para hacer conexiones y mejorar las relaciones. Los asistentes pueden relajarse en un picnic corporativo, hacer un pequeño crucero o disfrutar de una escapada. Las salidas grupales son una excelente manera de facilitar la vinculación entre asistentes, reducir el estrés y darles la oportunidad de conocerse entre sí. Aquí te dejamos algunos conceptos para que fluya tu creatividad: 

  • Gymkhana 
  • Kayak o piragüismo por equipos 
  • Carreras de karts 
  • Paintball 
  • Excursión turística local 
  • Escape room 

Ahora estás listo para mostrar a tus asistentes una actividad emocionante que además aporte un valor añadido al evento. Si se desarrolla con éxito, participar en una actividad de networking con un propósito definido fomenta radicalmente las conexiones. 

 

10- Un lugar atractivo 

Elegir un lugar al aire libre con buenas vistas panorámicas puede ser de gran ayuda para atraer a los asistentes. Se creativo y organiza tu próxima reunión o evento en un lugar único. Considera los restaurantes con espacio al aire libre y las ciudades históricas como lugares propicios para brindar una experiencia de reunión inolvidable. Si no puedes llegar lejos, una reunión en un parque local puede hacer que tu simple evento parezca más atractivo. 

Al elegir un lugar al aire libre, asegúrate de tener en cuenta todos los detalles que podrían afectar a la experiencia. Siempre que planifiques a fondo la seguridad y el confort de tus asistentes, la elección del lugar habrá sido un éxito 

 

11- Regala obsequios prácticos 

Mantener a los asistentes cómodos y contentos es clave durante los eventos de verano. Llenar la bolsa de bienvenida con artículos prácticos ayudará a mantener su enfoque en el evento. Los pequeños ventiladores, las botellas de agua, el protector solar o el repelente de insectos serán muy apreciados. 

Alternativamente, puedes ofrecer algunas actividades divertidas para el verano, como pudieran ser los libros. El presupuesto de tu evento obviamente afectará en estas decisiones, pero no permitas que eso te impida generar ideas originales. El objetivo es, después de todo, exponer tu marca a la mayor cantidad de personas posible. Comienza tu planificación con una lista de elementos y piensa cómo podría potenciar tu marca. ¡Diviértete y sé creativo! 

 

12- No olvides la diversión en verano 

El verano es un buen momento para recaudar fondos en una causa solidaria. La clave para ello es fomentar el compromiso y hacerlo divertido. Llevar a cabo una campaña basada en un partido de voleibol o una fiesta temática es una excelente manera de multiplicar la participación en tus eventos. 

 

En conclusión 

A los asistentes les encantará tu evento de verano si incluye detalles originales, ubicaciones y actividades estimulantes. Ya estés planeando una salida corporativa de verano, una actividad para la motivación de equipos o un evento de networking, estos trucos mantendrán a tus asistentes conectados al evento.