Este caso de estudio describe cómo el evento Spring Masterminds 2018 en Florida (EEUU) agilizó su acceso utilizando el Reconocimiento facial para el Check-in en eventos y logrando un impresionante tiempo promedio para la acreditación de nueve segundos por asistente. 

El evento 

Spring Masterminds es un evento anual organizado por KW MAPS Coaching, una de las principales organizaciones de formación del mundo para profesionales de bienes raíces y líderes empresariales comprometidos con la transformación de sus negocios y vidas a través de la educación y el entrenamiento. En resumen: 

  • Un evento de 3 días 
  • 1.360 asistentes registrados online para el evento de 2018 
  • 664 proporcionaron una imagen para acceder a través del Reconocimiento Facial 
  • 63 asistentes extra registrados en el lugar del evento 
  • 978 asistentes autorregistrados en el lugar del evento utilizando los quioscos 
  • 118 asistentes registrados en el mostrador 

El Reto 

Para el evento Spring Masterminds, el organizador debía registrar a cientos de asistentes en un corto período de tiempo, por lo tanto, era vital garantizar que el proceso de registro fuese rápido y sin complicaciones. Además, quería poder proporcionar información personalizada a los asistentes y ayudarlos a transitar por la sede del evento, evitando confusiones con los cambios de sala. 

 Caso de estudio: Reconocimiento facial para el Check-in en eventos

Los objetivos 

Los objetivos del evento eran formar a los agentes inmobiliarios y ayudarlos a mejorar sus habilidades a la vez que se fomentaba el networking. Por tanto, era importante que las personas tuviesen una actitud sociable y se fomentara la comunicación.  

 

¿Por qué Reconocimiento Facial? 

El organizador de eventos utilizó el registro online de Etouches y los quioscos de Fielddrive para el proceso de check-in e impresión de acreditaciones, aprovechando que estos están diseñados para integrarse con cualquier sistema de registro. 

El sistema de Reconocimiento Facial permitía a los organizadores del evento identificar a los asistentes mediante una base de datos biométricos faciales en tiempo real. 

Los asistentes se registran online como de costumbre, pero tienen la opción de cargar una imagen suya y acceder a través del reconocimiento facial. El día del evento, los asistentes se identifican al situarse frente a la cámara y automáticamente el quiosco procede a imprimir su acreditación. Por otro lado, los asistentes que no facilitaron su imagen para el reconocimiento facial utilizaron el acceso a través de códigos de barras.

El reconocimiento facial hace que el proceso sea más rápido y permite economizar el acceso debido a la reducida cantidad de quioscos para el check-in, las horas de registro y el personal requerido. Todo lo que necesitas es una conexión WiFi estable ya que es un servicio ofrecido desde la nube. 

En lo relativo a seguridad no se transfieren datos personales, la plataforma de registro anonimiza las imágenes y las envía a un servidor, desde donde se procesan y eliminan, tanto las imágenes como sus metadatos. El proceso es extremadamente seguro y respeta la privacidad de los asistentes. 

 Caso de estudio: Reconocimiento facial para el Check-in en eventos

¿Cómo se lograron los objetivos? 

Por primera vez el evento optó por utilizar el reconocimiento facial con cinco quioscos instalados en el lugar del acceso. Mientras los asistentes caminaban hacia los quioscos, la cámara escaneaba su rostro, le reconocía y mostraba un mensaje de bienvenida a la vez que imprimía su acreditación. Si no se encontraba una coincidencia, se le pedía a los asistentes que escanearan en el mismo quiosco su código de barras (facilitado en el email de confirmación durante el registro) o ingresaran su nombre. El hecho de que todos los quioscos estuvieran equipados con reconocimiento facial hizo que la logística fuera fácil. 

 

La acreditación instantánea 

El proceso de registro permitió que las acreditaciones se imprimieran automáticamente, en tiempo real y a medida que los asistentes se registraban. Las acreditaciones se imprimen sobre un formato en blanco, lo que permite imprimir únicamente las necesarias y que el nombre del asistente, la empresa o hasta el propio diseño de la acreditación (dependiendo de la categoría de asistente) fuese personalizado en cada una de ellas. Este año, el organizador eligió mostrar la agenda en la parte posterior de las acreditaciones junto con las diferentes salas dónde se iban a llevar a cabo. 

 

Velocidad en el acceso 

La tecnología de reconocimiento facial fue capaz de agilizar el proceso de check-in y acreditación, reduciendo el tiempo promedio a nueve segundos por asistente. 

Los asistentes quedaron muy complacidos con el proceso porque no necesitaban imprimir su acreditación y no tuvieron que revisar su correo para encontrar un código que escanear. Estas acciones generalmente ralentizan considerablemente el proceso de registro y check in en el lugar del evento.  

 

Logística 

El organizador del evento estaba encantado de que el proceso de registro fuera tan rápido y sencillo, reconociendo que fue la experiencia de registro más libre de estrés en la historia del evento. El proceso fue tan rápido que incluso durante la hora pico no se utilizaron más de dos o tres quioscos. Esto reducirá los requisitos para el próximo evento y permitirá ajustar aún más el presupuesto destinado al registro y el acceso. 

 Caso de estudio: Reconocimiento facial para el Check-in en eventos

¿Cuáles eran los desafíos y cuáles fueron sus soluciones? 

Existieron dos desafíos clave donde los organizadores centraron toda su atención: 

1. Control de calidad de las imágenes 

La recopilación de imágenes representó un desafío para el organizador porque, aunque la plataforma de registro de Etouches permitía a los asistentes subir una imagen, no verificaba la calidad y la idoneidad. Como resultado, hubo asistentes que enviaron imágenes no aptas para el reconocimiento facial, por ejemplo, con caras múltiples en la misma imagen o de muy baja calidad. 

Para mitigar este problema se ha implementado un microsite web para la colección de imágenes a través de una campaña de correo electrónico. Cada asistente recibe un mail al momento de registrarse con una URL única que lo lleva a una página de destino donde se le solicita que acepte las condiciones y permite la carga de imágenes. Este microsite permite al organizador la recepción de feedback en tiempo real y controla la calidad de las imágenes subidas a la plataforma para evitar problemas en el momento del acceso. Además de ofrecer oportunidades de patrocinio para generar ingresos adicionales. 

 

2. Ancho de banda de Internet 

La conexión a Internet es muy importante y en muchos lugares es lenta o inestable a menos que el organizador establezca con antelación las condiciones con la sede del evento o una empresa especializada. Para el reconocimiento facial puede ser suficiente una velocidad de carga de 0,5Mbps por quiosco para proporcionar un proceso de check-in con confiable y rápido. Esto es equivalente a la red WiFi disponible en cualquier Starbucks y por tanto no es nada inalcanzable. 

 

Los resultados 

Los comentarios de los asistentes fueron realmente positivos. Muchos comentaron que estaban tratando de sacar su teléfono del bolsillo cuando se acercaron al quiosco y, antes de hacerlo, ya habían sido reconocidos y saludados por su nombre. Los asistentes afirmaron querer seguir viendo esta tecnología en los futuros eventos a los que asistan. 

El equipo organizador quedó impresionado con la rapidez y la fluidez del proceso, poniendo el acento en la inexistencia de colas. Los asistentes estaban contentos, no hubo estrés ni retrasos y fue un gran comienzo para el evento. El rendimiento de cada quiosco fue de 400 asistentes por hora. El 49% de los asistentes optaron por el reconocimiento facial en la primera edición del evento con esta tecnología y por tanto se espera que la tasa de aceptación aumente en los años venideros, con los asistentes ya familiarizados con este sistema.
 

En conclusión 

El proceso de registro es el primer contacto entre el asistente y la empresa organizadora del evento y debe causar una impresión positiva. Comenzar el evento de la manera correcta mediante un proceso rápido y llamativo como es el reconocimiento facial hace que tus asistentes accedan con otra predisposición, a la vez que tu evento adquiere un aspecto tecnológico único. ¡Proporcionar un tiempo promedio de registro de eventos de nueve segundos es difícil de superar! 

 

¿Tú también quieres un acceso 5 veces más rápido en tus eventos? Contáctanos ya 🚀