Tecnología

Desde el primer confinamiento las empresas por su cuenta y a través de los organizadores de eventos, han dispuesto según sus necesidades de básicamente tres soluciones de software para realizar sus eventos virtuales o híbridos, veamos y analicemos una comparación entre soluciones de software para Eventos Virtuales.

Software de Video conferencias. Son programas excelentes para realizar reuniones en donde los usuarios hablan unos con los otros. Las típicas reuniones de Zoom, Webex o similar. Existen versiones para realizar Webinars en donde uno o varios ponentes hablan y los demás escuchan. Son las soluciones más básicas, más económicas y quizás las más utilizadas para realizar reuniones poco elaboradas.

Landing Pages. Son páginas web en donde se refleja la imagen del evento y básicamente se reproducen las señales de streaming. Aunque se realicen producciones excelentes de streaming en ocasiones estas páginas se quedan algo cortas con las funcionalidades que ofrecen.

Plataformas para Eventos Virtuales. Van un paso más allá de las Landing Pages de streaming, ofreciendo un conjunto de distintas características que permite crear un ecosistema para eventos virtuales o híbridos, maximizando el Branding de la compañía y aumentando la forma en la que los asistentes pueden interactuar y consumir los contenidos del evento.

Se ha realizado una tabla comparativa en función de los aspectos que consideramos esenciales para la realización de un evento:

Esta tabla debería servir como guía para escoger la solución de software más apropiada para realizar un evento, considerando algunos aspectos fundamentales como: Branding, seguridad de datos, complejidad del evento y presupuesto.

Comparación entre soluciones de software para Eventos Virtuales

Es importante destacar que en cada una de las soluciones existen muchas opciones y que ninguna es la solución definitiva para todos los tipos de eventos virtuales o híbridos a desarrollar. Es importante hacer un estudio de las necesidades y evaluar el alcance de la solución que mejor se adapte a dichas necesidades.

Si quieres más información acerca de cómo realizar con éxito tu evento virtual o híbrido con cualquiera de las tecnologías descritas, contacta con Orquidea Technology Group. Nuestra experiencia en la realización de eventos virtuales será de gran ayuda para conceptualizar y ejecutar tu evento con éxito.

Este año tan convulso ha tenido para el sector de los eventos algo positivo, ya que debido a la distancia social y más medidas para frenar el virus, los eventos online han empezado a valorarse y reconocerse. En este artículo analizaremos varias recomendaciones para mejorar la calidad de los eventos virtuales. 

La participación en conferencias virtuales ha llegado para quedarse, no obstante un reto importante es la participación en este tipo de eventos. La tecnología avanza desde el inicio de la pandemia y los asistentes esperan algo más que un seminario entrecortado, mal iluminado y sin ensayar. El panorama de los eventos virtuales empieza a ser cada día más competitivo, lograr cautivar a los asistentes con una calidad profesional de producción podría significar un buen número de asistentes comprometidos. 

La tecnología de transmisión en directo de conferencias ha avanzado mucho desde las glorificadas llamadas de Zoom de marzo y principios de abril de 2020; los asistentes esperan algo más que un seminario web entrecortado, mal iluminado y sin ensayar. En un panorama de eventos virtuales en línea cada vez más competitivo, no lograr cautivarlos con una producción de transmisión en vivo profesional y pulida significa que podrían no volver la próxima vez. 

Veamos que factores influyen en la buena calidad de un evento: 

El compromiso: 

Eel mayor desafío cuando se trata de eventos virtuales y la incapacidad de igualar el valor del compromiso in situ se encuentra entre las mayores frustraciones con la tecnología de eventos virtuales. ¿A qué se debe este problema? 

  • Fatiga del zoomLos servicios de streaming como Netflix y las series educativas como TED Talks han puesto el listón muy alto cuando se trata de consumir contenidos online. Los asistentes necesitan más para seguir participando. Un evento virtual en Zoom que consiste en dos ponentes mal iluminados en sus salones hablando entre ellos puede ser también un podcast, al menos así se puede pasear al perro. 
  • Competencia en los eventos virtualesLos eventos virtuales tienen que ser capaces de competir tanto con las distracciones en casa como con otros eventos. El hecho es que el mercado de los eventos virtuales ha eliminado las barreras de entrada, y la competencia de otros contenidos en línea -muchos de los cuales son gratuitos- está aumentando. Los organizadores de eventos virtuales tienen que diferenciarse de la avalancha de contenidos en línea, y la producción de alta calidad es un punto clave de diferenciación. 
  • Credibilidad de la marca del eventoDel mismo modo, con la aparición de nuevos eventos, los asistentes buscan una forma de determinar qué contenido es el más autorizado. Una transmisión de aspecto profesional en una plataforma dedicada puede transmitir la sensación de profesionalidad que necesita para separarse de la paja. Lo último que quieres es que tu marca parezca poco profesional o poco pulida. 

Una producción de nivel televisivo: 

Es importante revisar estos puntos que garantizarán que la participación en la conferencia virtual distinga a tu evento online. 

 1. Evalúa tus necesidades de participación en la conferencia virtual

¿Estás celebrando una reunión puntual de partes interesadas con alguien en segundo plano tomando notas? ¿Vas a ofrecer contenido patrocinado con una variedad de ponentes que se mantendrá como contenido cerrado después del evento?  

Si se trata de lo primero, puede que no merezca la pena invertir en una emisión con mucha marca y producida por profesionales. Sin embargo, si se trata de lo segundo, es posible que desees contratar a un productor técnico para que te ayude a conseguir un nivel de producción que resista el paso del tiempo y haga justicia al contenido. 

Un gráfico que resume los diferentes niveles de producción de conferencias virtuales que ofrece EventMobi. 

2. Dedícale al evento el tiempo suficiente

Aunque la planificación de los eventos virtuales puede llevar meses, muchos han tenido que cambiar en un momento de apuro, ya que las restricciones cambian de un momento a otro. El tiempo y el presupuesto también son factores importantes para determinar si la producción a nivel televisivo es una prioridad. 

Dicho esto, te recomendamos que intentes disponer de al menos un mes para asegurarte de que tienes tiempo suficiente para marcar todas las casillas: 

  • Ajustar perfectamente la agenda del evento 
  • Preparar a los ponentes y asistentes técnicos 
  • Grabar los contenidos pregrabados 
  • Editar los vídeos 
  • Instruir a los ponentes y moderadores a la tecnología y a las mejores prácticas de transmisión en directo 
  • Crear el showflow del evento, indicando con bastante exactitud como debería darse el ritmo de los acontecimientos. 
  • Realizar un ensayo, y no en el último momento 
  • Revisar y mejorar según sea necesario 

Un productor técnico de eventos virtuales con experiencia puede ayudarte a coordinar y ejecutar muchos de estos pasos, evitar los errores más comunes y evitar retrasos innecesarios. Por lo tanto, pueden ser una excelente opción si deseas una alta calidad de producción con un calendario ajustado.  

3. Ensaya el evento virtual 

Los planificadores de eventos virtuales no son los únicos que se enfrentan al aprendizaje de los eventos virtuales en línea. Los ponentes, los patrocinadores, los moderadores y los participantes en el evento se están adaptando también a un nuevo formato. Esto hace que haya una tormenta perfecta de posibles fallos.  

¿Los oradores utilizan micrófonos fiables? ¿Las charlas de los patrocinadores se celebran en salas bien iluminadas? ¿Tienen los moderadores conexiones de Internet fiables? ¿Puede tu plataforma tecnológica para eventos virtuales soportar el volumen de asistentes que se conectan simultáneamente, transmiten vídeo, envían preguntas y respuestas y participan en el chat?  

Ensayar el evento virtual es una buena manera de identificar estos y muchos otros problemas que podrían hacer que la experiencia sea menos fluida durante el evento en vivo. Prueba la configuración de cada ponente. Pruebla plataforma. Asegúrate de que todas las diapositivas están en orden y de que todo el mundo sabe dónde debe estar y cuándo.  

4. Revisa la configuración de grabación ponentes y moderadores: 

El vídeo con grano no va a ser suficiente para el compromiso del evento virtual y el aspecto profesional que los asistentes esperan cuando transmiten contenido. El productor interno de eventos virtuales de EventMobi recomienda que los ponentes utilicen una cámara web con una resolución de 720p a 1080p, así como un micrófono (los auriculares son especialmente buenos para cortar el ruido de fondo). El equipo no tiene por qué ser caro; un micrófono de 20 dólares es perfectamente suficiente. La iluminación también es importante. Una luz LED barata detrás del monitor del orador hará que éste esté bien iluminado. 

Un productor técnico puede ser una gran ventaja a la hora de realizar el ensayo y las comprobaciones de ponentes y moderadores, ya que sabrá qué buscar, responderá a las preguntas más técnicas que surjan y hará las recomendaciones oportunas.  

Tecnología para la producción del evento: 

En este apartado se ofrecen varios consejos técnicos que deberíamos tener en cuenta a la hora  de desarrollar nuestro evento en el entorno digital. 

 1. Selecciona soluciones técnicas para eventos virtuales que apoyen los objetivos de la marca

Las plataformas tecnológicas para eventos virtuales suelen integrarse con los servicios de transmisión en directo de conferencias para combinar lo mejor de cada clase de software, y el predeterminado suele ser Zoom. Sin embargo, Zoom puede no ser la solución ideal de transmisión en directo si necesita contenido de marca. Para ello, puedes seleccionar una plataforma de eventos virtuales que te ofrezca opciones para incluir contenido de marca dentro de la transmisión y la experiencia virtual mediante la integración de un servicio que permita una visualización más dinámica, como: StreamyardSocialLive , VMix, OBS… 

Un productor técnico normalmente recomendará su software preferido, o debería ser capaz de guiarte a través de las opciones basadas en tus necesidades y ayudarte a configurar tus básicos de tecnológica de eventos virtuales. 

2. Aprovecha las sesiones pregrabadas y simuladas

Una forma de garantizar que una sesión se vea bien y se desarrolle sin problemas es pregrabarla e incorporarla a su evento en vivo. Esto te dará la oportunidad de incorporar más elementos visuales y cortar o rehacer elementos que contengan errores o puedan perder la atención del público. 

Incluso puedes pregrabar el contenido de la sesión más pesada y continuar con un segmento en directo, como una sesión de preguntas y respuestas. La entrega de contenido “simultáneo” se refiere a este híbrido de contenido en vivo y pregrabado dentro de una sesión determinada. Utiliza una diapositiva aparte -como la información de contacto de los ponentes o un mensaje patrocinado- para cubrir cualquier interrupción visual al pasar de la sección pregrabada a la participación en directo. 

El contenido pregrabado también te permite realizar sesiones simultáneas sin tener que asignar más trabajadores a cada stream. Si no tiene sesiones simultáneas, el contenido grabado te ofrece la ventaja añadida de dar un espacio de tiempo para preparar la siguiente parte del directo, preparar a los próximos ponentes para entrar en el directo y dar un descanso a los que trabajan en segundo plano. 

3. Utiliza elementos visuales de alta calidad para conseguir un compromiso virtual con la marca

Asegúrate de tener gráficos de alta resolución para las diapositivas de la marca, las superposiciones y las transiciones con bastante antelación. Un productor técnico puede ayudarte a reunir estos recursos y asegurarse de que cumplen las especificaciones.  

Utiliza una buena cantidad de imágenes y vídeos para estimular visualmente a la audiencia y que no se quede mirando una cabeza parlante durante largos periodos de tiempo. Sigue el ejemplo de los telediarios, que utilizan cortes y estadísticas para interrumpir las tomas del reportero. 

Las imágenes fuertes y claras en la pantalla también proporcionan oportunidades para que los asistentes hagan capturas de pantalla del evento y lo compartan en las redes sociales. 

4. Varía los formatos y diseños delos eventos virtuales 

Sorprende al espectador con diferentes diseños y disposiciones de elementos visuales, como superposiciones, fondos, diapositivas y gráficos.  

Un productor técnico puede ofrecerte valiosas ideas sobre sus opciones y sobre cómo ejecutar las disposiciones y transiciones más atractivas desde el punto de vista visual 

5. Utiliza una sala de espera para coordinar a los ponentes del evento virtual 

Al igual que en un evento presencial, los organizadores de eventos virtuales deben ser capaces de preparar y coordinar a sus ponentes, comunicarles cualquier cambio y asegurarse de que están listos cuando lo necesitan.  

Una sala verde es un espacio virtual que no forma parte de la retransmisión en directo estándar, donde los ponentes pueden esperar sus sesiones y los planificadores (o, más probablemente, los productores técnicos) pueden ponerlos al día, comprobar que todo esté correcto y prepararlos para entrar a sus sesiones. 

6. Considera la posibilidad de una sede virtual para una mayor calidad de producción del evento

Una sede virtual es un estudio o espacio creado específicamente para albergar su evento virtual o para pregrabar el contenido del evento. Las sedes virtuales suelen estar gestionadas por empresas audiovisuales o proveedores de tecnología para eventos virtuales, por lo que vienen equipadas con la infraestructura audiovisual adecuada para crear y transmitir contenidos profesionales de alta calidad.  

Las sedes virtuales y los estudios de eventos virtuales son una buena alternativa si quieres una transmisión en directo más profesional sin los riesgos o las inversiones asociadas a la creación de un estudio por tu cuenta, y casi siempre ofrecen servicios de consultoría o apoyo directo a la producción de eventos virtuales. Sólo hay que tener en cuenta las directrices de salud y seguridad si se reúnen varias personas en un espacio físico. 

Un productor técnico de eventos virtuales: 

Un socio experto en producción de eventos virtuales puede ser una gran ventaja. Muchos planificadores de eventos virtuales todavía están aprendiendo las habilidades y los conocimientos necesarios para ejecutar un evento virtual de alta calidad de producción y aspecto profesional.  

La plataforma tecnológica para eventos virtuales, como la que Eventmobi y Orquidea te ofrecen, puede ser un gran recurso en ese sentido. De hecho, según la última investigación de EventMB, el 33% de los planificadores de eventos subcontratan la producción de sus eventos virtuales, y otro 20% confía en su proveedor de tecnología para eventos virtuales. 

Un socio experimentado en la producción de eventos virtuales ofrece muchas ventajas: 

Experiencia: 

Los productores técnicos de eventos virtuales llevan a cabo simulacros y pueden señalar problemas que un observador con menos experiencia podría no notar o anticipar. 

Apoyo técnico: 

Los productores técnicos se aseguran de que los equipos audiovisuales, la conectividad a Internet, la plataforma de eventos virtuales y cualquier tecnología integrada estén a la altura y funcionen sin problemas. 

Edición de vídeo: 

Un productor técnico de eventos virtuales está familiarizado con el software de edición de vídeo. Si quieres utilizar un vídeo pregrabado, pueden ayudarte para que tenga un aspecto limpio y profesional. 

Coordinación: 

Los eventos virtuales tienen muchas partes en movimiento: ponentes que pasan de la sala de espera a la transmisión en directo del evento, sesiones de trabajo que deben empezar y terminar en momentos específicos, transiciones de diapositivas, vídeos pregrabados insertados, cambios en los elementos visuales… la lista es interminable. Un especialista en producción de eventos virtuales los coordina para garantizar una experiencia perfecta. 

Gestión de los asistentes: 

Los productores de eventos virtuales pueden ayudar a canalizar a los asistentes en los sitios apropiadoen los momentos adecuados para que no se pierdan en la confusión. También se pueden encargade silenciar a los asistentes, moderar los chats y las preguntas y respuestas y gestionar el acceso a los distintos elementos. 

Patrocinadores felices: 

Los patrocinadores están depositando su confianza en los eventos virtuales en línea, por lo que es crucial que su marca y la exposición de la misma tengan un aspecto profesional. Además de llevar toda la producción del evento a un nivel profesional, los productores técnicos de eventos virtuales se aseguran de que las ventanas emergentes, las superposiciones  y otros elementos visuales de la marca aparezcan correctamente y en los momentos adecuados. 

Preguntas comunes sobre la producción de eventos virtuales 

Orquidea Technology Group ha ayudado a muchos planificadores de eventos virtuales con la transición a la participación en eventos virtuales con una tecnología robusta y un soporte técnico de producción experto. Aquí respondemos a las preguntas más comunes de nuestros clientes: 

¿Qué es el RTMP? 

Es un estándar para la transmisión que es apoyado por la mayoría de los codificadores (estos se utilizan para digitalizar sus videos para que pueda transmitirlos en vivo a una audiencia) y la mayoría de los servidores de medios (el software que está utilizando para transmitir el video). El Espacio Virtual de EventMobi que ofrecemos en Orquidea Technology Group puede soportar cualquier vídeo que esté en formato RTMP. Si el servidor de medios con el que estás trabajando no ofrece una URL de vídeo, entonces la plataforma puede ayudarte a generar un servidor RTMP con un solo clic, utilizando nuestra función de URL personalizada. 

En una producción de webcast, ¿los ponentes necesitan algún tipo de software de producción? 

No. Lo único que necesitan los ponentes es una cámara web, un micrófono y una conexión a Internet fiable. Nuestro equipo de producción proporcionará a los ponentes y anfitriones un enlace que les llevará a la Sala de espera virtual, desde donde saldrán en directo. 

¿Cuál es la velocidad mínima de Internet recomendada para los ponentes/anfitriones? 

Recomendamos 20 Mbps de subida y 30-50 Mbps de bajada. Puedes comprobar gratuitamente su velocidad de Internet en fast.com. Para una conexión más fiable, utilice una conexión ethernet por cable en lugar de WiFi siempre que sea posible. 

¿Cuáles son las ventajas del directo frente al simulacro (pregrabado)? 

La retransmisión en directo es ideal si se hace hincapié en la interactividad, como las encuestas en directo o la respuesta a las preguntas del público a medida que van llegando, en lugar de durante una sesión de preguntas y respuestas designada al final. Sin embargo, en un entorno en directo siempre existe el riesgo de que se produzcan problemas, como que se corte la conexión a Internet del ponente o que éste cancele en el último momento. El simulacro ofrece más seguridad, ya que las sesiones están pregrabadas, por lo que los ponentes pueden hacer varias tomas y el resultado puede ser más pulido. En cuanto a la interactividad, los ponentes pueden salir en directo al final de la sesión para una sesión de preguntas y respuestas. También es posible tener una sesión grabada como respaldo en caso de que haya algún problema con la transmisión en directo. 

En un entorno simulado, ¿deben los ponentes llevar la misma ropa y utilizar el mismo telón de fondo para las preguntas y respuestas en directo para dar la impresión de que toda la sesión ha sido en vivo? 

Lo ideal es que sí: el objetivo del simulacro es recrear la sensación de una sesión en directo sin que el público se dé cuenta de que la presentación ha sido grabada de antemano. Sin embargo, si no es posible recrear el mismo aspecto, también se puede optar por revelar la naturaleza simulada de la sesión; normalmente el público se sentirá desconcertado al no poder notar la diferencia, lo que habla de una buena fluidez del espectáculo y de una producción sin fisuras. 

¿Qué puntos debe abarcar una comprobación/ensayo técnico? 

Informar al ponente sobre el procedimiento para salir en directo (entrar en la sala de espera, esperar la señal del productor para salir al aire, etc.) 

Asegúrate de que la calidad de vídeo y audio del ponete es perfecta: no hay retrasos, ni vídeo pixelado ni audio apagado. 

La apariencia general debe ser profesional: esto incluye un fondo neutro/ordenado, buena iluminación, ropa adecuada, postura erguida (es preferible estar de pie), mirar a la cámara, etc.  

Si se utilizan diapositivas para la presentación, hay que comprobar que se visualizan correctamente 

En el caso de las sesiones de pregrabación, es posible que los ponentes quieran revisar la grabación para asegurarse de que están satisfechos con el resultado, por lo que hay que prever tiempo suficiente para este proceso. 

¿Qué trucos hay para asegurarse de que los oradores hablan a la cámara? 

Si el ponente utiliza notas para su presentación, debe colocarlas en la parte superior de la pantalla de su ordenador o en una segunda pantalla colocada a la altura de los ojos. Si hablan libremente, puede ser útil colocar un marcador visual junto a la cámara para que los ojos se dirijan a ese punto. 

¿Es recomendable utilizar un productor para cada sesión simultánea en directo? 

Depende del tipo de sesión. El ejemplo más popular son las salas de descanso, que normalmente no requieren una producción adicional, ya que se centran en la conversación y el establecimiento de contactos entre los asistentes. Para producir sesiones concurrentes en directo complejas, recomendamos asociarse con una empresa audiovisual especializada. 

¿Qué es un tercio inferior? 

Un tercio inferior se refiere a una inserción con el nombre del ponente (y normalmente tu cargo y/o empresa) que se muestra en el tercio inferior de la pantalla. 

Conclusión 

Combatir la fatiga del Zoom y diferenciarse en una marea creciente de competidores de eventos virtuales puede ser un reto, pero una forma rápida y fácil de que tus asistentes se den cuenta de que eres es un recurso autorizado, creíble y profesional es a través de un evento producido profesionalmente.  

Cuando se trata de ejecutar tu evento con la calidad de producción que los asistentes esperan, un socio de producción de eventos virtuales es una ventaja. Los productores técnicos pueden ayudarte a dar sentido a todas las piezas en movimiento y a que todo funcione como una máquina bien engrasada. Contacta con nosotros para que podamos asesorarte sobre la mejor manera de realizar un evento virtual inmersivo y profesional. 

Artículo original en Eventmobi.

En este artículo se van a describir los componentes principales para realizar un evento virtual. La idea es que los organizadores de eventos que no lo tengan tan claro puedan determinar los elementos de una solución que es una combinación de diferentes talentos y tecnologías, es decir se va a desglosar la arquitectura de un Evento Virtual y/o Híbrido.

1.- Equipo de Producción

La tarea fundamental de ese equipo es adaptar los contenidos a una nueva forma de presentar la información que es muy distinta que en un evento presencial y se parece más a una producción de televisión. Deben tener un balance perfecto entre la cantidad de contenidos a ofrecer y el número de horas que una persona mantiene el interés en un evento. Es imperativo evitar la tentación de traspasar lo que se hace en un evento cara a cara, exactamente igual al evento virtual.

2.- Plataforma Integral de Manejo de Eventos Virtuales.  EventMobi es un claro ejemplo de estas plataformas.

Esta es una pieza fundamental, no es lo mismo utilizar una plataforma integral que una plataforma de Webinar o una Landing Page. Una plataforma nos permite transmitir el Branding a los asistentes para que en todo momento exista una identificación de marca y se sapa quién hace el evento, además de tener todas las funcionalidades naturalmente integradas.

La arquitectura de un Evento Virtual y/o Híbrido

Algunas funcionalidades importantes que debería tener esta plataforma:

  • Web del Evento, Sistema de Registro, Pasarela de Pago.

Esto nos permitirá hacer marketing del evento: presentar la información básica y cuando se registren los posibles asistentes, dimensionar las capacidades de los equipos necesarios para realizar el Live Streaming. Igualmente, en eventos en donde enviamos catering o materiales a los domicilios de los asistentes nos permitirá saber a quién y a dónde tenemos que enviar.

Por supuesto si el evento es de pago nos permite que cada uno escoja el tipo de ticket que desea para que vea los contenidos de acuerdo con su perfil.

  • Plataforma para Distribución de los Contenidos.

Equivalente a la Sede del Evento. Aquí accederán los usuarios con login y password para ver el LIVE STREAMING de acuerdo con su perfil, para interactuar entre ellos en dinámicas de networking o utilizando el chat general, chat 1:1 o video llamadas 1:1, para interactuar con los ponentes mediante Q&A, contestando votaciones en vivo o participando en dinámicas de GAMIFICACION.

  • Módulo de Patrocinadores.

Con esta funcionalidad le damos visibilidad a los sponsors pudiendo definir un espacio con toda la información del Patrocinador o Expositor (enlaces a su web, vídeos, formularios, chat 1:1, chat 1: N, descarga de documentos).

  • Módulo de Gamificación.

Permite crear elementos que logran incrementar la fidelización de los asistentes al evento mediante mecánicas y elementos de juego: retos, puntos, pantallas de clasificación.  Esto ha venido a convertirse en una pieza fundamental para mantener el interés constante durante todas las fases del Evento.

  • Sistema de Respuesta de la Audiencia.

Permite que los asistentes respondan encuestas, pregunten a los ponentes, califiquen sesiones, intervengan en un chat y que los speakers hagan votaciones en vivo durante las sesiones, todo esto provoca un gran dinamismo en el evento.

  • Distribución de Contenidos Bajo Demanda.

En algunos eventos en donde se utilizan plataformas de webinars, el contenido es efímero, se acaba el evento y no hay posibilidad de acceder nuevamente a los contenidos. Existen posibilidades de tener los eventos más tiempo accesibles para los asistentes, una buena plataforma de eventos le permitirá acceder a los eventos bajo demanda una vez que el evento se haya terminado, y este acceso puede estar condicionado al perfil del asistente tal como ocurrió durante el evento en vivo, también le permitirá monetizar el contenido bajo demanda para asistentes que no hayan podido asistir virtualmente al evento en vivo en caso de eventos de pago.

  • Analíticas

Es un módulo de gran importancia en una plataforma de eventos porque nos permite obtener una radiografía de todo lo que ha pasado. Se puede determinar quién vio qué cosa y por cuánto tiempo.  Esto es de suma importancia para determinar el ROI del evento. Es fundamental tener estadísticas veraces, no basta saber cuántos están conectados sino saber quiénes están conectados, qué están viendo y por cuanto tiempo.

3.- Servicio de Producción de Streaming.

Se encargan de realizar las comunicaciones necesarias para traer a escena a los ponentes y moderadores que normalmente se encuentran en ubicaciones remotas (sus casas, oficinas o platós virtuales), producen la señal con calidad de televisión incorporando elementos innovadores como pantallas PIP, realidad virtual o realidad aumentada e incorporando otros como la traducción simultánea y trasmiten esa señal, lo ideal es que sea de manera redundante, mediante Redes Globales de Distribución de Contenidos (CDN) desde nuestra Plataforma hacia cualquier parte del mundo.

Si quieres más información acerca de cómo realizar con éxito tu evento virtual o híbrido contacta con Orquidea Technology Group nuestra experiencia en la realización de eventos virtuales será de gran ayuda para conceptualizar y ejecutar tu evento.

En un momento como el actual es importante fomentar las conversaciones reales y cercanas online que ayudarán a entablar conexiones más profundas entre los asistentes pese a que cada uno celebre el evento en su casa. Con las videollamadas 1:1 de EventMobi, que ofrecemos desde Orquidea, resulta muy sencillo que los asistentes se conecten en su evento virtual y tengan conversaciones significativas entre ellos o con los patrocinadores y expositores. 

  

Cuando se planifica un evento virtual, una de las preguntas clave es cómo facilitar mejor la creación de redes online efectivas. Esto es un reto para muchos organizadores, ya que no cuentan con la intimidad y cercanía de un lugar físico. En los eventos presenciales, los asistentes se encuentran con caras conocidas y nuevos contactos, durante las pausas para el café o en la sala de conferencias. Con los eventos virtuales, la dinámica ha cambiado. Los asistentes no necesariamente saben qué herramientas tienen a su disposición para conectarse con otros – o cómo usarlas de la manera más efectiva. Esto significa que debe haber un esfuerzo consciente por parte del organizador para guiar a los asistentes y motivarlopara probar funciones online que pueden ser desconocidas. 

  

Características principales para la creación de interconexiones en los eventos virtuales 

Las plataformas de eventos virtuales ofrecen una variedad de características diferentes para permitir la creación de redes de contacto entre los asistentes. Algunas de ellas se basan más en la comunidad, como los debates en grupo o el chat de cada sesión. Aquí, los asistentes pueden tener conversaciones basadas en texto con varias personas al mismo tiempo. Si bien estos foros pueden utilizarse para debatir cuestiones más importantes de su industria, también permiten a los asistentes encontrar personas con ideas afines, o de la misma ciudad o con intereses comunes. Sin embargo, cuando los asistentes desean conversar uno a uno para discutir temas importantes más a fondo, se requiere una función diferente. 

  

En estas situaciones es cuando entran en juego las charlas privadas y las videollamadasAnteriormente, los asistentes que visitaban en persona eventos que ofrecían una app del evento ya podían usar esa función de la aplicación. Podrían encontrar a otras personas a través de la lista de asistentes, enviarles un mensaje de chat solicitando una reunión, e invitarlos a una cita programada que normalmente tendría lugar en la sede del evento. Con los eventos virtuales, el proceso es el mismo – excepto que las reuniones en persona son reemplazadas por reuniones de video 1:1. 

  

Beneficios de las video reuniones 1:1 para los asistentes y expositores 

Mientras que la mayoría de los eventos de hoy en día tienen lugar online, las videollamadas 1:1 son la mejor manera de que los asistentes forjen conexiones más profundas. La mayoría de las personas ya están familiarizadas con el concepto de videollamada y se sienten cómodas hablando con otros utilizando una cámara web y unos auriculares. Echar un vistazo a las casas u oficinas de los demás también ayuda a los asistentes a conocerse mejor y permite romper el hielo fácilmente, ya sea hablando un perro en el fondo, un niño que se acerca a pedir algo o un mueble inusual. 

  

Dado que los eventos virtuales están menos restringidos en términos de tiempo y espacio, ofrecen a los asistentes más flexibilidad para conectarse entre sí en su propio tiempo libre. Mientras que los centros de convenciones siempre cerrarán en algún momento, las plataformas de eventos virtuales son accesibles las 24 horas del día. Esto significa que los asistentes pueden conectarse entre sí fuera de las horas establecidas del evento – o incluso después de que éste termine. Esto puede ser mucho menos estresante que tratar de hacer encajar una reunión en un calendario repleto. 

  

Para los expositores y patrocinadores, también hay claros beneficios al conectarse con los asistentes a través de reuniones de video 1:1 en eventos virtuales. Comparado con una palacio de exposiciones lleno de gente y ruidoso, es mucho más fácil centrarse en la otra persona y tener una conversación memorable y personal desde la comodidad de su casa u oficina. Los representantes de la empresa pueden compartir sus pantallas para mostrar los productos sin tener que instalar primero el hardware en un stand en el lugar. También tienen la opción de compartir enlaces a recursos que los asistentes pueden revisar y descargar inmediatamente, en lugar de tener que llevar una bolsa llena de folletos por toda la sede de la exposición. 

 

¿Qué tipo de eventos se benefician de las videollamadas 1:1? 

El networking es una parte integral de casi cualquier tipo de evento de negocios. Incluso si el enfoque es en un aspecto diferente como la educación, conocer a otros del mismo sector es una razón importante por la que la gente elige asistir a eventos de negocios. Aquí hay algunos de los tipos de eventos más comunes que se benefician de las videollamadas 1:1: 

  

  • Eventos de asociacionesLa comunidad es uno de los principales impulsores de la afiliación a una asociación, y los eventos online son ideales para que los miembros se relacionen entre sí -sin las restricciones de costo y de viaje de los eventos en persona. 
  • Ferias de empleoLa pandemia mundial ha pasado factura al mercado laboral, por lo que es más importante que nunca favorecer las conversaciones entre los empleadores y los solicitantes de empleo en un entorno seguro y cómodo. 
  • Eventos internos de la empresaEspecialmente para las grandes empresas internacionales, los eventos virtuales son ideales para reunir a los empleados con fines educativos y de formación de equipos. Las reuniones de video 1:1 pueden combinarse con juego para fomentar nuevas conexiones entre los empleados. 
  • Conferencias de la industriaLos grandes organizadores de conferencias pueden impulsar la generación de contactos para sus expositores y patrocinadores ofreciendo videollamadas 1:1 entre los representantes de la empresa y los asistentes. 

  

La solución fácil de usar de EventMobi para video reuniones 1:1 

Como muchos asistentes son nuevos en los eventos virtuales, Eventmobi ha implementado todas las características necesarias para que sean intuitivas y fáciles de usar. Sería ideal que los organizadores comuniquen qué características clave estarán disponibles y ofrezcan instrucciones antes del evento. De esta manera, los asistentes pueden familiarizarse con la plataforma de antemano y aprovechar al máximo las herramientas que les ayudarán a alcanzar los objetivos del evento. 

  

Para utilizar la función de videollamadas 1:1 dentro de las apps de EventMobi, los usuarios sólo tienen que navegar hasta la lista de asistentes y encontrar a la persona con la que les gustaría conectarse. En el perfil personal de ese asistente, los usuarios entonces hacen clic en el botón “Programar una reunión”. A continuación se describen las funciones y pasos a seguir para hacer el mejor uso de las reuniones en video 1:1: 

  

  1. Programe una video reunión 1:1 seleccionando un asistente de la lista. A continuación se les pedirá que introduzcan los detalles de la reunión, incluyendo la hora y el lugar, así como un mensaje personal. Para programar una reunión de video 1:1, deben marcar la casilla “Reunión de video”.
  2.  Programar una hora para una videoconferencia 1:1. Una vez enviada la invitación a la reunión, el invitado recibirá una notificación por correo electrónico y dentro de la app. La invitación puede entonces ser aceptada o rechazada por el destinatario. El remitente puede ver el estado actual de la invitación desde el área de Mensajes del Tablero de Asistencia.
  3. Ver las invitaciones a reuniones en video 1:1 dentro del Espacio Virtual. Se puede acceder a las reuniones que han sido aceptadas desde el área de Mensajes o desde el área de Agenda del Tablero de Asistencia. Para unirse a la videoconferencia, cada asistente sólo tendrá que hacer clic en el botón “unirse a la reunión”.
  4. Unirse a las reuniones de video 1:1 de su agenda personal. Al unirse a la reunión, se abrirá una nueva pestaña con la ventana de la Videollamada 1:1 de la app. Aquí, los usuarios podrán reunirse cara a cara, compartir sus pantallas y chatear por texto directamente desde la sala de reuniones. Esta sala estará disponible para ambas partes durante 24 horas, así que incluso si la reunión comienza o se retrasa, ¡no tendrán que preocuparse por la reprogramación! 
  5. Acepta la videollamada 1:1 fácilmente. Los expositores y patrocinadores tienen la opción de añadir representantes de la empresa a su stand virtual. Los asistentes pueden programar una reunión con ellos de manera sencilla navegando al perfil personal del representante. 

 

Para concluir, es importante recordar que las videollamadas 1:1 entre asistentes, expositores o patrocinadores son una gran manera de favorecer el contacto cercano y personal que se ha visto afectado por el contexto mundial actual. En Orquidea podemos ayudarte a que ofrezcas el mejor servicio de video reuniones 1:1 dentro de la app para que tus asistentes se sientan involucrados en el evento y más cerca de los otros participantes. 

Artículo original vía Eventmobi.

Tras la medida del Gobierno de suspender cualquier evento que supusiera la concentración de más de mil personas, diferentes actos han sido aplazados o suspendidos como medida preventiva, teniendo esto un impacto directo en las empresas involucradas en el sector MICE, uno de los motores de desarrollo del sector servicios. Vamos a hacer un repaso de cómo afecta la crisis del COVID19 al negocio MICE. 

El sector de eventos aglutina a muchos otros sectores como el hotelero, transportes, restauración, cultural y de ocio, tecnológico, logístico… sin contar los miles de personas que ya han agendado su participación en un evento y ahora ven truncado este propósito, con los costes y pérdidas que supone. 

Como interlocutor de la industria de reuniones con los medios de comunicación, las instituciones y las organizaciones, el Foro MICE trabaja en un mensaje profesional y respetuoso con los requisitos científicos, desde la serenidad y sin alarmismo. Su principal objetivo es arrojar claridad sobre esta situación para revertir a medio plazo el impacto económico negativo que está repercutiendo de forma masiva en todo el sector. Así, el sector está trabajando en la valoración de las pérdidas económicas que está causando al sector y a toda la industria asociada.  

Aunque la situación está cambiando diariamente y quizás todavía es demasiado pronto para ver el alcance global de la problemática, en Travel Advisors (una importante asociación de agencias de viaje que integra empresas especializadas tanto en viajes corporativos, MICE y viajes vacacionales premium) ha constatado un impacto notable del COVID-19 en el mundo de los viajes, sobre todo en la actividad englobada en el MICE (meetings, reuniones, incentivos, conferencias y eventos). 

Se ha detectado claramente que el área más perjudicada, en cuanto a cancelaciones, es el segmento MICE, con caídas muy significativas en torno al 70%, en especial, por el sector farmacéutico, donde el parón es prácticamente generalizado. 

En cuanto al segmento corporativo, Travel Advisors observa retrocesos en torno al 30%, dado que hay determinadas organizaciones de gran tamaño –entre el 5 y el 10% del total– que han dado instrucciones de no viajar, o viajar lo menos posible, en fechas próximas. 

También en el negocio vacacional, la asociación ha notado que las ventas han caído en casi un 50% para la próxima Semana Santa. 

La incertidumbre, además de generar inseguridad y ansiedad en gran parte de la población es la peor compañera de este negocio pero según vaticinan algunos organismos y el mismo Gobierno de España, esta crisis será pasajera y coyuntural; por lo que la clave está en la rapidez con la que pueda recuperarse la situación. Y también en las medidas que tomen desde los organismos públicos y el Gobierno para ayudar a empresarios, agencias y demás miembros del colectivo. Estas medidas excepcionales están siendo anunciadas diariamente ya que no solo nuestro sector se ve afectado si gran parte de la sociedad. 

Aún viendo todos estos datos poco esperanzadores, sabemos que el sector de los eventos es un sector colaborativo, en el que siempre se puede negociar y se puede acordar una distribución de los costes o de los perjuicios que ha ocasionado la cancelación de un evento. De hecho, se están viendo muchos acuerdos efectuados para trasladar la celebración a los próximos meses.  

Por otro lado, como mencionamos en nuestro otro artículo de esta semana “La cuarentena para el planificador de eventos”; hay que tratar de buscar el lado positivo a una situación complicadas como la que nos encontramos ahora, y saber provocar una evolución positiva de nuestro sector y así provocar menor impacto económico en nuestra actividad y tratar de salir reforzados de este obstáculo.  

Para esto debemos centrarnos en varios factores:  

  • Mantener nuestra actividad en redes sociales y medios; y mantener así el interés: igual que estos días individualmente echamos de menos cosas básicas que habitualmente son normales y rutinarias, las empresas se darán más cuenta de que necesitan conectar, escuchar a sus clientes, crear relaciones. Por lo que si seguimos activos les recordaremos la importancia que tiene un evento a la hora de conectar personas.
  • Aprovechar todo tipo de nuevas tecnologías para seguir evolucionando en los eventos virtuales. Esto puede suponer el despegue de los eventos completamente virtuales con todo el contenido centralizado en webs, o apps. Experimenta con tecnologías que a su vez también serán necesarias cuando todo vuelva a la normalidad y a lo presencial.  
  • Trabajaremos mejor, y más por objetivos. El teletrabajo es una de las formas de organización que no han esperado esta crisis para crecer. Y supone muchas cosas buenas (mayor productividad cuando uno se tiene que concentrar, adaptación a obligaciones de la vida personal, facilidad logística, etc.). Pero quizás lo que más aporta es una necesidad de trabajar más por objetivos que por horas trabajadas. Y me parece que incluso cuando todo esto acabe, los reflejos y modos de organización, orientados a resultados y KPI más que a horas, seguirán, y todos seremos más eficaces por ello. Esta revolución ya estaba en marcha (llegará un día en el cual nos fascinará que se remuneren horas y no resultados), pero esta crisis puede acelerar esto.
  • Vamos a hacernos oír: esta crisis afecta a todos los sectores pero al nuestro más que cualquier otro. Y sufrimos nuestra falta de datos económicos sobre lo que pesamos, lo que aportamos. Vamos a desarrollar más cultura de lobby o equipo. Podemos quejarnos para ser entendidos, definir acciones de comunicación con autoridades, con prensa, con la opinión pública y mejorar así nuestra comunicación colectiva como sector. 
  • Mejorar relaciones con nuestros competidores: en momentos buenos o fáciles, es fácil perder perspectiva y pensar que el competidor o el cliente es el enemigo. Nos empezará a quedar claro que cada miembro del sector (clientes, agencias, proveedores…) tiene intereses propios que pueden ir contra el interés del otro, tenemos todos un interés por encima de todo: el evento. 

La vida sigue, y más en este sector, en el que debemos abogar por la sensatez y la templanza que nos caracteriza el día del evento; así que aunque vengan momentos difíciles, todos estamos en el mismo barco. 

Seguir apoyando a nuestros clientes y mejorando el sector eventos es nuestra prioridad, escríbenos para contarnos tus ideas, y te ayudaremos a materializarlo. 

El éxito de un evento se evalúa en gran parte cuando este ha finalizado, por ello, las metas que estableces al principio del ciclo de planificación son importantes para estudiarlo. Fijar objetivos y metas no es un ejercicio rápido y fácil, pero la recompensa aparece cuando tienes un conjunto concreto de medidas después del evento. Conseguir valorar el éxito de un evento es verdaderamente importante: descubre las claves para analizarlo en este artículo.

El análisis de los datos después de un evento determina el Retorno de la Inversión (ROI) del mismo. El ROI es un indicador del valor generado en el evento teniendo en cuenta la inversión y los beneficios recaudados.

Cada evento es un mundo diferente, por tanto, las metas y las formas de medir el éxito de tu evento serán distintas. Sin embargo, hay dos áreas clave que todos los eventos tienen en común: el éxito financiero y la satisfacción de los asistentes.

El éxito financiero es diferente para cada evento.

Hay que tener en cuenta si el evento está organizado con fines de lucro o no para alcanzar el punto de equilibrio. A la hora de establecer el presupuesto, los organizadores tienen que realizar un informe con las expectativas que se esperan así que el éxito financiero no debería ser una sorpresa. Es necesario supervisar cuidadosamente tanto los ingresos como los gastos a lo largo del ciclo de vida del evento. Colabora con el departamento de contabilidad para poder revisar cuales son los objetivos y las acciones que se van a ejecutar y poder fijar el presupuesto de una manera eficiente. Entender el cómo y el porqué de esos números es lo que más beneficiará al evento.

Pide información sobre el check-in, o sobre los usuarios que han entrado en la app de tu evento para averiguar cuál ha sido el total de audiencia y diseñar nuevos planes para atraer a nuevos asistentes en futuros eventos. También, puedes evaluar si ha habido un aumento o una disminución de los gastos de expositores y patrocinadores.

Hay que tener en cuenta que algunos factores pueden alterar el ritmo del evento como los impactos del clima, el panorama competitivo, las condiciones económicas, la rotación de personal, para determinar el éxito del evento desde el punto de vista financiero y para el desarrollo futuro del mismo.

 

La satisfacción de los asistentes es un aspecto fundamental a la hora de evaluar el éxito del evento.

Los organizadores de eventos tienen que crear valor para que los asistentes estén satisfechos. De esta forma, podrás formar una relación consolidada y comunicarte con ellos fácilmente. La valoración de los usuarios es el punto clave para medir el resultado del evento.

Podrás descubrir la opinión de los asistentes de manera cuantitativa y cualitativa antes y después del evento.  Diseña y crea encuestas de satisfacción con preguntas abiertas y ofrece la posibilidad de recomendar el evento a otras personas para obtener el feedback completo sobre participaciones, gustos sociales, descargas de la app, la rapidez del proceso de registro, difusión del evento a través de redes sociales…
Por el contrario, si recibes alguna insatisfacción, el primer paso es actuar en consecuencia y comunicarte con el cliente.

En eventos de carácter más digital en los que se disponga, por ejemplo, de apps del evento o webs de registro no resulta complicado conocer datos de la satisfacción de los asistentes; o el uso que este público ha dado a los diferentes soportes digitales ya que habitualmente estas plataformas nos ofrecen la posibilidad de realizar encuestas de satisfacción a los invitados, y también nos ofrecen información sobre el número de usuarios que ha entrado, o de cuantas visitas ha tenido un diferente apartado, por lo que podemos hacer un análisis bastante exhaustivo de lo que ha triunfado y lo que no.

Aprovecha toda esta información para realizar acciones de marketing, benchmarking y engagement. Además, esta información te permite hacer un seguimiento del evento y compararlo con otros del mismo sector o mejorar tus eventos futuros sabiendo que es lo que ha tenido más éxito.

Lo ideal es que el análisis y el informe posteriores al evento se completen dentro de las dos semanas siguientes al mismo. Si vas a lanzar un informe público sobre el evento, hazlo dentro de las primeras 48 horas. Cuanto más tiempo esperes, menos gente se preocupará por leerlo. Utiliza imágenes o infografías para que la información sea más atractiva y fácil de leer. De esta forma, conseguirás que los usuarios lo compartan en sus redes sociales y tu evento tenga mayor alcance. Además, asegúrate de incluir en el análisis todas las secciones que han sido participes en el evento para obtener una visión general y recomendaciones para próximos eventos.

Para concluir, la evaluación del éxito del evento es un proceso que debe ir de la mano con la planificación de este.  Poner en marcha las medidas desde el principio te permitirá ver cómo va tu evento en tiempo real. Tener una compresión del éxito financiero y la satisfacción de los asistentes ayuda al desarrollo y ejecución del evento.

Permite que los usuarios tengan voz en todas las fases del evento para incentivar el engagement y futura asistencia, así como, mejorar los resultados de las encuestas. Por último, establece un plan de seguimiento y evaluación que construirá la base sólida para los próximos eventos. Contacta con nosotros  para obtener todas las estadísticas antes, durante y después del evento tanto de procesos de registro, de check-in, como de apps, webs, votaciones en directo, etc.

*Artículo de referencia: eventmobi.com/blog/best-practices-for-evaluating-event-success

Como parte de la nueva suite de herramientas de EventMobi para el Marketing de Eventos -incluyendo Registro Avanzado y Analítica de Medios Sociales- la compañía está muy emocionadpor poder ofrecer a los Organizadores de Eventos y Ferias, Especialistas en Marketing  y Gerentes de Redes Sociales las primeras experiencias de Realidad Aumentada (RA) fácilmente accesibles y asequibles, ayudando así a impulsar el engagement y el ROI.

Los filtros de realidad aumentada (RA) proporcionan la oportunidad perfecta para que los profesionales de eventos utilicen la realidad aumentada (RAinteractiva tanto para el marketing como para el engagement onsite sin coste ni complicaciones. Los filtros de RA son accesibles en Instagram, Facebook y la web, y se han desarrollado en colaboración con AccessAR, especialistas en medios sociales personalizados y desarrollo de realidad aumentada basada en la web. 

El éxito de la Realidad Aumentada (RA) móvil en los últimos años ha llevado a muchos organizadores de eventos a preguntarse si es una tecnología que deberían considerar para sus eventos. Las implementaciones exitosas en nuestro sector han sido limitadas, principalmente porque la creación de contenido de RA personalizado y el desarrollo de aplicaciones es extremadamente costoso. A partir de ahí, convencer a los usuarios potenciales para que descarguen otra aplicación presenta un desafío más. 

Ahora que las experiencias de RA interactiva pueden publicarse en tfeed de Instagram, en tu página de Facebook o abrirse mediante un enlace web personalizado, los responsables de marketing y los planificadores de eventos pueden incorporar fácilmente las experiencias de realidad aumentada (RA) interactiva en su estrategia de marketing de eventos y de engagement. 

Filtros de RA de marca para el marketing de eventos y el engagement 

Los filtros de RA son tan impactantes porque son fácilmente accesibles (no se necesita descargar ninguna aplicación adicional) y altamente compatibles. Los profesionales del marketing de eventos han luchado durante mucho tiempo por entender cómo se puede utilizar la tecnología de RA para aumentar el impacto de sus contenidos o de las redes socialesAdemás, las experiencias de RA en la web se pueden utilizar, compartir y rastrear fácilmente. 

Filtros de RA con tu branding en las redes sociales  

Utiliza tus propios filtros de RA de redes sociales diseñados a medida para difundir información sobre tus eventos, impulsar la inscripción y aumentar la participación de los asistentes. Después del evento, reúne el contenido generado por el usuario para compartirlo a través de tus principales redes sociales mantener una conversación activa sobre el evento 

Las posibilidades creativas de los filtros de RA personalizados son infinitas. Utiliza el tema de tu evento y los activos de tu marca para crear un concepto totalmente único.  

Los filtros de RA pueden utilizarse para sustituir el fotomatón estándar in situIntegra los mensajes de la marca de tu patrocinador en la experiencia y anima a los usuarios a compartir el contenido obtenido de las redes sociales y etiqueta el feed del evento. 

Experiencias de RA en la Web  

La Web RA (realidad aumentada para Web) ofrece el punto de entrada más sencillo a la experiencia de realidad aumentada interactiva. El enlace de acceso se puede incrustar directamente en la appcompartirlo a través de correo electrónico, las redes sociales o los asistentes pueden abrirlo escaneando un código QR in situ.  

La Web RA puede utilizarse para permitir a los asistentes acceder a una carpeta de vídeo(con o sin contenido 3D adicional), o incluso lanzar un Live Stream. Cualquier objeto, imagen impresa o digital puede utilizarse como marcador para activar una experiencia de RA interactiva.  

Para compartir estas experiencias de RA en la web, al igual que en las redes sociales, se activan utilizando la cámara frontal o la trasera, dependiendo de si la experiencia es un filtro de cara o de mundo. 

Experiencias de RA con juego 

Las experiencias de RA con juegos también son posibles en las redes sociales (Instagram y Facebook) y en la web: los usuarios podrán jugar a juegos sencillos y llevar la puntuación; con la RA en la web, se pueden crear juegos multiusuario más complejos con tablas de clasificación en tiempo real para atraer y entretener a los asistentes dentro o fuera de las instalaciones. Como parte de una estrategia dentro de tu aplicaciónes para eventos, utiliza insignias o un póster para activar y mostrar un código secreto para introducirlo en la app.  

Puedes crear una experiencia mágica interactiva de pared usando una serie de filtros personalizados que se activan cuando los usuarios apuntan su cámara a un marcador visual en el sitio. Puede tratarse de un stand de expositor o de un espacio en el que puedes diseñarlo para que tu filtro de RA se mezcle con el espacio físico circundante en el lugar del evento. Utiliza estos filtros para aumentar la emoción revelando los códigos de los juegos en 3D, potenciando las publicaciones sociales o enviando a los asistentes a una búsqueda del tesoro para desbloquearlos y capturarlos todos. 

Cómo usar y compartir los filtros RA en Instagram y Facebook 

Los filtros RA de Instagram y Facebook se activan usando la cámara frontal o posterior de la aplicación, dependiendo de si se trata de un filtro Face o World. 

Para compartir el filtro dentro de Instagram: 

  • Publica en Instagram Historias que capten la atención de tus usuarios. 
  • Haz una foto o un vídeo utilizando un efecto, guardarlo y luego publícalo para llegar a los seguidores que no han visto el efecto en tus Historias. 
  • Añade el enlace para compartir el efecto a la biografía utilízalo en la foto de perfil. 

Para compartir su filtro fuera de Instagram, puede publicar tu URL única y disponible en cualquier sitio web o aplicación. 

Para compartirlo a través de Facebook:   

  • Inicia la aplicación móvil de Facebook. 
  • Haz una foto o un vídeo usando un efecto en la cámara de Facebook y compártelo como una historia o un post. 
  • Cuando compartas una foto o un vídeo con un efecto de cámara en tu página, tu publicación incluirá un botón que permite a tus seguidores probar el efecto en sus propios dispositivos móviles                                                                                                                        

Seguimiento del retorno de la inversión en tu filtro  

Analiza el ROI a través de tres métricas: Impresiones, Capturas y Acciones. 

  1. Las impresiones son el número de veces que un efecto ha sido mostrado en la pantalla. 
  2. Las capturas son el número de veces que alguien ha hecho una captura de pantalla a una foto o un vídeo en el que aparece tu efecto en la cámara de Instagram. 
  3. Acciones: Pide a personas influyentes asociadas con tu marca que utilicen tu filtro, también puedes crear un concurso para que la gente utilice tu filtro de forma creativa. 

En conclusión, gracias a los enlaces web en la app de eventos, sitio web, contenido a través de correos electrónicos y redes sociales, tu público podrá acceder a tu experiencia.  Además, pueden capturar el contenido y compartirlo con sus propios seguidores. Mediante Google Analytics, los organizadores de eventos pueden hacer un seguimiento del ROI en la experiencia de RA 

Hay que tener en cuenta que la creación de filtros de RA de primera calidad tanto para las redes sociales como para la Web requiere unos conocimientos muy específicos. Se necesitan modeladores y animadores 3D para crear activos interactivos realistas y programadores para desarrollar la experienciaPor esta razón, Eventmobi se ha asociado con el líder de la industria AccessAR para ayudarle a integrar fácilmente experiencias de RA atractivas en cada etapa de su evento. 

Al ser Global Partner de Eventmobi, desde Orquidea Technology Group, podemos ayudarte a integrar estas nuevas tecnologías tan innovadoras en tu evento, e incentivar así la participación de tus asistentes y la promoción de tu evento. 

*Artículo basado y traducido de Eventmobi: www.eventmobi.com/blog/the-intersection-of-augmented-reality-social-media-and-events-is-finally-here/

Los avances en la tecnología de eventos ofrecen mayor tranquilidad para los organizadores. Aquí tienes algunos ejemplos de cómo aplicar estas herramientas y así repercutir positivamente en el momento de planificar un evento para aumentar la seguridad y la protección de los invitados en el proceso:

Crea y diseña acreditaciones   

Aporta seguridad a las credenciales de los asistentes haciéndoles una foto en el momento de check-in y añadiendo esa imagen a su acreditación cuando tenga lugar la impresión de esta. De esta forma, ayudarás a identificar a los asistentes rápidamente aumentando la seguridad y acelerando el proceso de entrada al evento.   

Es común que los asistentes pierdan su acreditación o la dejen en la habitación del hotel cuando regresen para el segundo día de la conferencia. Para evitar cualquier problema con esto, usa un sistema que invalide la acreditación original, una vez que se cree una nueva impresión.  

Reconocimiento facial para el registro de asistentes  

Otro elemento de la tecnología de seguridad que puedes incorporar es el reconocimiento facial para el check-in de los asistentes. Utiliza esta tecnología para añadir un elemento emocionante y personalizado para el registro. Con la tecnología de reconocimiento facial, los asistentes son reconocidos por una cámara en el quiosco de registro a medida que se acercan, y su acreditación se imprime instantáneamente. Para verificar que la persona que se registra es el asistente correcto, el quiosco cuenta con patrones biométricos de las fotos de todos los posibles visitantes, y compara ese patrón con los que detecta en cara que enfoca en el momento.  

Esta tecnología potencia la seguridad en la organización de eventos. Si quieres saber más sobre reconocimiento facial podrás leer algunos artículos en este blog sobre el tema.   

Robótica  

Los avances en la robótica han creado nuevas oportunidades para los eventos. La robótica puede ayudar a aumentar la cobertura de seguridad en eventos con tecnología que llena los vacíos de la seguridad humana, como ver en la oscuridad o sentir y responder a cambios ambientales. Los robots de seguridad pueden utilizarse para ayudar a que los elementos de seguridad existentes funcionen de forma más eficaz y proporcionen una protección e interés adicional para tus asistentes. Además, el robot patrulla un área en busca de objetos inusuales u otras amenazas a la seguridad.   

Control de Acceso y Seguimiento de Asistentes  

Una tecnología como el rastreo RFID es una solución confiable para el control de acceso en eventos. Los chips o tarjetas RFID se pueden conectar a la acreditación de un asistente y se utilizan para entrar y salir del recinto del evento. El uso de tecnología para mejorar el control de acceso en tu evento puede ayudar a eliminar el error humano y aumentar la seguridad en general. El rastreo RFID permite al personal del evento identificar fácilmente si un asistente puede acceder al lugar, a un evento de recepción nocturna o incluso a una sesión específica.  

La implementación de tecnología permite realizar un seguimiento de los asistentes durante el evento. Tecnología como las cámaras de análisis facial, beacons o Bluetooth proporcionan mapas de calor que permiten al organizador del evento ver dónde se están moviendo los asistentes a lo largo del evento y posteriormente, analizar su comportamiento. Te ayudará a identificar las zonas en las que se necesita más seguridad, o también que zonas han generado mayor interés en los invitados para potenciarlas de cara al futuro.   

Simuladores  

La tecnología avanzada de un simulador puede ser utilizada como un método adicional de seguridad antes de su evento. Los organizadores de eventos pueden crear simulaciones del flujo del evento y del tráfico de asistentes para planificar la cantidad de personas adecuada en caso de emergencia. Además, sirve para crear planes de evacuación e identificar las áreas más inseguras.   

Aplicación para Eventos  

Una manera sencilla de incorporar seguridad con tecnologías es utilizar aplicaciones para eventos las cuales permiten alertar sobre incidencias o emergencias, así como, enviar notificaciones a los asistentes.  También puedes crear en la aplicación diferentes secciones que contengan toda la información necesaria como la ubicación de su estancia, el timing del evento, votaciones en vivo, secciones de seguridad o de gamificación con el objetivo de incentivar el engagement.  

Recuerda también indicar claramente a dónde pueden ir los asistentes o a quién pueden contactar para informar de una amenaza o problema durante el evento.  

A la hora de elegir la tecnología para tu evento, recuerda centrarte en la experiencia del asistente. Selecciona elementos de tecnología que mejoren la seguridad y hagan que el asistente se sienta más seguro, así como, que sean herramientas complementarias para todo el proceso del evento.

¡Contacta con nosotros y te ayudaremos desarrollar tus eventos con éxito y de la manera más segura!

Los planificadores de eventos se enfrentan a grandes retos constantemente y uno de ellos, es cambiar la preimpresión de acreditaciones y buscar nuevas formas más rápidas, fáciles y efectivas de hacer esto. Es hora de dejar la impresión tradicional de acreditaciones y pasar a formar parte de un mundo lleno de nuevas tecnologías y oportunidades para conseguir mejores resultados aprovechándose de estas 10 ventajas de la impresión de acreditaciones on-site.

Aquí están las razones principales para actualizarse y usar la impresión de acreditaciones on-site.

1. Es moderno y actual

El proceso para reflejar los datos identificativos de los asistentes para completar las acreditaciones es tan sencillo como aceptar a los visitantes registrados en tu sitio web de eventos o registrarlos en el mismo momento que entran y seguidamente imprimir dichas acreditaciones in situ.

2. Es flexible y manejable

Dispones de diferentes formas de impresión en directo. Los organizadores pueden definir los colores o diseños por categoría, elegir el tipo de fuente o imágenes de perfil. Les permitirá seleccionar el modo de impresión ya sea a través de códigos de barras, códigos QR o reconocimiento facial.  Además, los planificadores de eventos pueden utilizar la tecnología RFID y NFC para recuperación de leads o analizar el seguimiento de los asistentes.

Gracias a la implementación de nuevas técnicas debido al avance tecnológico, la experiencia del visitante es más increíble y memorable.

 

3. La sostenibilidad es un factor clave

La impresión de acreditaciones in situ es una forma de promover la sostenibilidad en eventos porque conseguirás reducir el uso de las fundas de plástico y evitar el desperdicio de acreditaciones en caso de haya habido alguna equivocación. Además la impresión de acreditaciones on-site te permite limitarte a imprimir solo las acreditaciones necesarias, y por tanto no malgastar papel en caso de que finalmente algún asistente no pueda acudir.

4. Optimiza el tiempo de registro

El tiempo invertido en escanear e imprimir la acreditación personalizada es tan solo 7 segundos. Teniendo en cuenta el tiempo individual por cada visitante contaremos con un total de 20 segundos en la realización de todo el proceso. Por lo tanto, podemos gestionar 250 registros por hora con un quiosco, lo que significa que este proceso es 4 veces más rápido que la forma de impresión tradicional.

5. Ahorra en presupuesto

Los quioscos de auto check-in combinados con mostradores de registro reducen el personal hasta en un 50 %. La impresión de acreditaciones a todo color in situ evita los costes de envío que supondrían las acreditaciones preimpresas. Optimiza tu valioso tiempo antes del evento.

6. Útil para cualquier cambio en el momento

Puede haber cambios de nombre, asistentes no registrados previamente, o algún otro incidente; pero esta tecnología de impresión on-site permite cualquier cambio, modificación o registro en el momento.

¡Sorprende a tus asistentes con la efectividad que ofrece este recurso!

7. Está conectado

La tecnología de acreditaciones en vivo mantiene un registro de todas las llegadas de visitantes. Esto también te ofrece posibilidades como recuentos en vivo del número de visitantes registrados o listados de visitantes en tiempo real. Puedes realizar fácilmente el análisis de la sesión y la exploración e investigación de clientes potenciales con el fin de obtener datos demográficos completos sobre el comportamiento de sus visitantes.

Los chips RFID y NFC pueden codificarse en la acreditación y conectarse a la localización de los visitantes en tiempo real.

8. Ofrece altos niveles de seguridad

Las imágenes de perfil se pueden imprimir en las acreditaciones de tu evento directamente desde la base de datos de registro para un acceso seguro. Los datos de facturación proporcionan listados de visitantes en tiempo real. Incluso puedes subir una lista negra para excluir a los invitados no deseados.

9. Es una buena oportunidad

Las grandes acreditaciones a doble cara proporcionan suficiente espacio para incluir la marca del patrocinador lo que se traduce en una oportunidad de venta para patrocinadores ya que aumenta su visibilidad.

Además, la impresión de acreditaciones combinada con la adquisición de leads proporciona datos valiosos a todas las partes interesadas.

10. Tendrás más tiempo libre y menos estrés

Con total sinceridad, ¿qué planificador de eventos no ha pasado interminables noches antes de un evento preparando acreditaciones personalizadas? Y justo cuando crees que estás listo, aparece una nueva lista con cambios y cancelaciones, lo que hace que tu trabajo de impresión sea una pérdida de tiempo y esfuerzo.

No hay mejor improvisación que una buena preparación, por eso la anticipación es un factor clave para los organizadores de eventos ya que hay veces que surgen imprevistos. Depender de los asistentes para completar todo el registro a tiempo y asistir al evento, es arriesgado. Por ello, ahorra tiempo y estrés imprimiendo las acreditaciones personalizadas de cada invitado in situ ya que de esta forma te aseguras de que todos estén presentes y que los datos se escriban sin errores.

La mejor opción es imprimir la credencial del evento en vivo y eso es posible con la aplicación de las nuevas tecnologías al sistema de registro, como el reconocimiento facial.

La planificación y gestión de eventos es un trabajo duro y constante, así que usa las nuevas tecnologías para reservar tu energía para cosas más importantes. ¡Nosotros te ayudaremos!

*Artículo original de referencia en Fielddrive.

Para ayudar a los organizadores de eventos y a los profesionales de la industria a entender mejor el camino para comprar software de gestión de eventos, Eventmobi realizó una encuesta este año preguntando acerca de los desafíos y retos comunes que se enfrentan durante este proceso y tratando de averiguar los factores a valorar en la compra de un software de gestión de eventos.  A continuación, se presentan algunos de los resultados que te ayudarán a investigar sobre la compra de software de gestión de eventos o a saber cómo compararte con tus semejantes en el sector.

Los siguientes datos se basan en los resultados de una encuesta realizada por EventMobi en 2019. Hubo 108 encuestados de compañías con ingresos anuales inferiores a 100 millones de dólares estadounidenses.

Comencemos con un desglose de cuánto presupuesto medio tienen los organizadores de eventos para invertir en software de gestión de eventos:

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Aquí están los 11 factores principales que consideran los organizadores considerar al comprar un nuevo software de gestión de eventos:

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Aunque el precio y el retorno de la inversión son factores importantes que los organizadores de eventos tienen en cuenta al comprar un nuevo software de gestión de eventos, no son tan relevantes como otros factores como la facilidad de uso o de integración. Incluso el servicio del cliente es tan importante como el precio. Los factores más relevantes para los organizadores de eventos van más allá de la tecnología real del evento ya que se valora la capacidad que ofrecen estas herramientas de hacer que la experiencia de planificación de eventos sea más fácil y manejable.

Otro factor que preocupa cada vez más a los planificadores de eventos es la seguridad con el GDPR y las infracciones de esta, junto con la mala gestión de los datos por parte de los grandes proveedores.

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Cuando se adquieren herramientas de gestión de eventos, el equipo de compras está formado por numerosos departamentos de toda la compañía. Sin embargo, el equipo de eventos es, en última instancia, el mayor impulsor de compras antes que cualquier otra función, incluida la gestión.

Además de contar con el suficiente presupuesto, el segundo obstáculo más grande para tomar una decisión de compra no es necesariamente la tecnología – se trata de conseguir la aceptación interna de todas las partes interesadas del equipo de compra.

La mejor manera de conseguir la aceptación es mostrar el valor que una aplicación para eventos u otro tipo de softwares aportan a una compañía. Cuenta con nuestras herramientas de software para eventos (como apps, registros online, webs, etc.) para mejorar la experiencia de tus usuarios y mejorar también tu experiencia, haciéndola más sencilla y cómoda. ¡Habla con nosotros!

 

Artículo traducido de Eventmobi.

EventMobi. (2019). The Top Factors to Consider When Purchasing Event Management Software – EventMobi. [online] Available at: https://www.eventmobi.com/blog/the-top-factors-to-consider-when-purchasing-event-management-software/ [Consulted 20 Sep. 2019].