Tecnología

¡Qué caos ha sido el año 2020! Desde la planificación de eventos en directo hasta la celebración de eventos completamente virtuales, ha sido una experiencia de aprendizaje para todos nosotros. Ahora podemos mirar a este año e intentar adivinar lo que nos deparará, y cómo adaptaremos nuestros eventos. Sabemos una cosa con seguridad: los eventos híbridos están al caer. Y en este artículo veremos 15 tips para eventos híbridos exitosos en 2021, y antes vamos a desglosar:

  • Que son los eventos híbridos.
  • Cuando realizar un evento híbrido frente a uno virtual.
  • Cuales son las ventajas de los eventos híbridos.

Qué es un evento híbrido

Los eventos híbridos anteriores a la pandemia se configuraron como eventos en vivo con un componente virtual. A partir de 2021, los eventos híbridos deben concebirse primero como eventos virtuales con un componente en vivo si la pandemia lo permite. Esto significa que los eventos híbridos deben configurarse como eventos virtuales desde una perspectiva tecnológica y de personal.

Debes planificar el contenido y otros productos del evento para dirigirte principalmente a una audiencia en línea. En las primeras etapas de la planificación del componente en vivo del evento, los planificadores de eventos deben considerar qué aspectos digitales pueden necesitar ser añadidos para facilitar la unión de los dos grupos. Esa es la clave. Un evento es híbrido si hay compromiso; de lo contrario, no sería diferente de ver una charla TEDx en casa desde el sofá con la mantita.

Cuando hacer un evento híbrido frente a uno virtual

Considerando cómo avanzan las vacunas, hay muchas oportunidades para los eventos virtuales con un componente presencial. Así que aquí está cómo elegir entre los dos:

Elige el híbrido si:

  • Puedes acoger con seguridad un componente presencial.
  • Si el evento y su contenido se trasladan bien a una audiencia en vivo.
  • Si los asistentes declaran estar interesados en asistir al componente presencial.

Elige la modalidad virtual si:

  • Si hay alguna duda de que no puedes realizar con seguridad el componente presencial.
  • Tu contenido se traslada mejor a través del vídeo.
  • Tu evento tiene un presupuesto reducido.

Ventajas de los eventos híbridos

Incluso antes de la pandemia, los eventos híbridos eran cada vez más populares debido a su capacidad para llegar a un público más amplio, mejorar el ROI del evento y proporcionar valiosos puntos de datos que las empresas no podían obtener con los eventos presenciales.

Mayor audiencia. El hecho de tener un componente virtual reduce las barreras financieras y los conflictos de horario para muchos asistentes. Los eventos híbridos no sólo atraerán a tu público principal, sino que también atraerán a tu público secundario y terciario con el componente virtual. Esto significa que las personas que no se habrían inscrito en el evento presencial, debido al compromiso, estarán más interesadas en “probar” tu evento con el componente virtual.

Mejora del retorno de la inversión. Un aumento de los asistentes significa más entradas vendidas y un mejor retorno de la inversión para el evento en general. El componente virtual también puede reducir los costes de marketing en el futuro al utilizar las grabaciones de los ponentes y de las sesiones como contenido promocional.

Mejores datos. Internet siempre está “pendiente”, y eso no es diferente con los eventos virtuales. Lo que queremos decir aquí es que todo se rastrea porque el componente virtual está en línea. Estos datos ayudan enormemente a la hora de planificar tu próximo evento híbrido.

15 consejos para el éxito de un evento híbrido en 2021

  1. Comercializa tu evento entre tu público secundario y terciario.
  2. Negocia los contratos con los proveedores y reduce el tamaño.
  3. Prioriza la seguridad para el componente presencial.
  4. Crea vías de inscripción personalizadas para los asistentes virtuales e híbridos.
  5. No vendas sólo una entrada para el componente presencial.
  6. Planifica primero un contenido virtual atractivo
  7. Los eventos híbridos deben ser concurrentes.
  8. Ofrece tu contenido a la carta para un mayor compromiso.
  9. Ofrece tu contenido a la carta sólo durante un tiempo limitado.
  10. Da protagonismo a los patrocinadores.
  11. Asegúrate de que tu software de gestión de eventos favorece a tus patrocinadores.
  12. Ten un presentador in situ dedicado exclusivamente a tus asistentes virtuales.
  13. Reúne a los asistentes virtuales y presenciales con el networking en los eventos híbridos.
  14. Envía encuestas antes, durante y después del evento híbrido.
  15. Haz un plan para el día del juicio final.

1. Comercializa tu evento entre tu público secundario y terciario

Ya hemos mencionado que una de las ventajas de un evento híbrido es la ampliación del público. Ya conoces bien a tu público principal, y es de esperar que sepas cómo dirigirte a él. También querrás pensar en mensajes de marketing personalizados para tu público secundario y terciario. Sí, eso significa que tendrás que revisar algunos datos, pero te prometemos que te ayudará a largo plazo.

2. Negocia los contratos con los proveedores y reduce el tamaño

Los eventos híbridos tienen un componente presencial, por lo que necesitarás encontrar proveedores, que históricamente te pueden pedir ser cancelados con meses de antelación para que se te devuelva el dinero. Así que es el momento de empezar a negociar para obtener periodos de cancelación más largos y penalizaciones más bajas. Pero tomemos un momento para reiterar que estamos todos juntos en esto y que no estamos tratando de rebajar a nadie. Haz un trato que sea igualmente beneficioso y justo.

También sería útil considerar la posibilidad de reducir el tamaño del local. Esto ayudará a ahorrar dinero, pero también debes tener en cuenta la menor afluencia de público a los componentes presenciales en 2021. Podría ser el momento perfecto para probar un recinto al aire libre.

3. Prioriza la seguridad para el componente presencial

Esto debería ser obvio, pero lo vamos a decir de todos modos. Tu componente presencial será un fracaso absoluto si no te aseguras de que tus asistentes se sientan seguros. No esperes a que lleguen para averiguarlo. Asegúrales en tus correos electrónicos de marketing que estás tomando todas las precauciones: mascarillas, estaciones de desinfección, limpieza durante el evento, distanciamiento social y personal allí para ayudar a hacer cumplir estos requisitos.

4. Crea vías de registro personalizadas para los asistentes virtuales e híbridos

Nada hace que un asistente se sienta tan especial como la personalización. Mantén las dos vías de registro separadas y personalizadas para las sesiones, de modo que sean totalmente relevantes para los dos tipos de asistentes: virtuales e híbridos.

5. No vendas sólo una entrada para el componente presencial

No vendas una entrada únicamente para el evento presencial (al menos por ahora). Una cosa que sabemos con certeza es que nada es seguro. No sabes si tendrás que cancelar el componente presencial, si el asistente ya no se siente seguro para asistir o si se sentirá mal. La venta de una entrada híbrida ofrece al asistente flexibilidad para asistir al componente presencial, pero le garantiza que obtendrá la información de cualquier manera.

6. Planifica primero un contenido virtual atractivo

Asegúrate de planificar contenidos que sepas que serán atractivos para una audiencia virtual y ajústalos para que también lo sean para una audiencia presencial. Esto podría significar una duración diferente de las sesiones, sesiones pregrabadas frente a transmisiones en directo, y encuestas o preguntas en directo. Aunque gran parte del contenido será el mismo, esto no significa que todo el contenido deba ser igual para los asistentes virtuales y presenciales. Los asistentes virtuales no quieren ver una sesión de networking interactivo en streaming. En lugar de ello, los asistentes virtuales podrían filtrarse en su propia pequeña sesión de breakout o asistir a una entrevista exclusiva para asistentes virtuales o a una mesa redonda con líderes de opinión. Esto se llevará a cabo sin problemas con las rutas de registro personalizadas que has creado.

Consejo: Estos líderes de opinión pueden estar ubicados en cualquier parte del mundo (pendiente de la zona horaria) ya que es virtual, por lo que puedes conseguir lo mejor de lo mejor.

7. Los eventos híbridos deben ser concurrentes

En este caso la concurrencia consiste por ejemplo en tener una sesión pregrabada para ambos públicos virtual y presencial y, a continuación, tener al ponente o ponentes en directo en el evento para responder a las preguntas a través del chat durante la grabación. Los moderadores también pueden seguir con una sesión de preguntas y respuestas en directo para obtener respuestas más extensas. Para el público virtual, si entra tarde en la sesión, ésta no empezará desde el principio. Será como entrar tarde en una sesión en directo para que el asistente pueda seguir en tiempo real el chat.

Bonus: este chat permite que las audiencias virtual y presencial se conecten.

8. Ofrece tu contenido a la carta para un mayor compromiso

El contenido a la carta es lo mejor de los dos mundos: beneficia a los asistentes virtuales, a los patrocinadores a obtener más atención y, por último, pero no menos importante, la marca/evento se mantiene en el candelero durante más tiempo. A la parte virtual del evento puede asistir cualquier persona de todo el mundo, lo que implica una gran diferencia de huso horario. El contenido a la carta permite que los asistentes de todo el mundo reciban la información a la hora que más les convenga. En general, es bueno para los asistentes virtuales, porque si los días de las sesiones son largos, la mayoría de ellos no van a estar sentados frente a su ordenador durante 10 horas seguidas viendo las sesiones. La modalidad a la carta les permite hacer descansos y no perderse ningún contenido. También beneficia a los patrocinadores y a su marca. Cuanto más tiempo pueda la gente volver a ver las sesiones, más tiempo permanecerán los patrocinadores y tu evento en la mente de los asistentes.

Consejo: Ofrece tus sesiones a la carta este año y haz un seguimiento de cuántas personas volvieron a ver las sesiones y cuánto tiempo pasaron en el sitio una vez terminado el evento. Puedes utilizar esos datos para ayudar a conseguir patrocinadores para el evento del año que viene.

9. Ofrece tu contenido a la carta sólo durante un tiempo limitado

Si ofreces las sesiones de tu evento a la carta durante varios meses después del evento, la emoción desaparecerá. Ofrecerlo por un tiempo limitado, ya sea de 1 a 2 semanas o un mes, da a los asistentes tiempo límite para consumir el contenido que quieran. La disponibilidad limitada genera entusiasmo y fomenta la acción inmediata.

10. Da protagonismo a los patrocinadores

Los eventos híbridos son lo mejor para los patrocinadores. Dado que los eventos híbridos atraen a un público mucho mayor, tus patrocinadores van a obtener el doble de exposición. Además, crea nuevas oportunidades para el conocimiento de la marca y la generación de contactos. Cuanto más valor puedas aportar a tus patrocinadores, más dinero estarán dispuestos a entregar. A continuación, te explicamos cómo dar protagonismo a tus patrocinadores:

  • Acoger una sesión o patrocinar una sesión.
  • Branding en las diapositivas, los correos electrónicos promocionales y/o el contenido a la carta.
  • Anuncios en banners de aplicaciones móviles.
  • Notificaciones push (menos es más con las notificaciones push, no seas molesto)
  • Stands físicos y virtuales de los patrocinadores.
  • Página de patrocinadores del sitio web del evento.
  • Anuncios patrocinados antes del contenido a la carta.

11. Asegúrate de que tu software de gestión de eventos favorece a tus patrocinadores

Asegúrate de que tu software facilita a los asistentes la programación de reuniones con los patrocinadores o la visita al stand virtual. Mostrar a tus patrocinadores la facilidad de uso de los stands virtuales hará que se sientan mejor y que se entusiasmen con el evento. También es importante tener en cuenta que el software de tu evento debería permitirte crear una página de patrocinador personalizada y digna de admiración. Una página de patrocinador única y perfectamente elaborada ayudará a que los asistentes se queden más tiempo.

Consejo: Nuestra plataforma de eventos es completamente personalizable mediante CSS e incrustación.

12. Ten un presentador in situ dedicado exclusivamente a tus asistentes virtuales

Los asistentes a tu componente en presencial tendrán a alguien que les guíe a lo largo del día; ¿por qué no deberían hacerlo tus asistentes virtuales? Imagínate en tu portal virtual a un presentador en vivo que pueda hablar de lo que sigue y de lo que ocurre en el componente presencial. Te sentirás como si estuvieras allí mismo. El presentador puede hablar a los asistentes virtuales sobre su experiencia, destacar sesiones específicas u oportunidades de establecer contactos y recordarles que se pasen por el stand del patrocinador virtual. Esto ayuda a los asistentes virtuales a sacar el máximo provecho de su experiencia y, si contratas a un buen maestro de ceremonias, tal vez consiga darle un toque cómico.

Consejo: Haz que el maestro de ceremonias utilice la gamificación y las preguntas y votaciones en directo para mantener a la audiencia comprometida.

13. Reúne a los asistentes virtuales y presenciales con el networking en los eventos híbridos

Además del contenido, el networking es una de las principales razones por las que la gente asiste a los eventos, lo que no es diferente para los eventos híbridos. El truco de los eventos híbridos es reunir a los asistentes virtuales y presenciales.

Aquí algunas ideas de networking para eventos híbridos:

  • Sesiones simuladas. Cuando los asistentes virtuales y presenciales ven una sesión pregrabada, pueden interactuar juntos en el chat.
  • Grupo privado de networking. Piensa en vender un tipo de entrada que incluya esta función para un grupo específico, un grupo privado de una red social, por ejemplo. Estas personas estarán ansiosas por utilizar esta ventaja para charlar sobre el evento.
  • Grupo de networking abierto. La misma idea que la anterior, pero abierta a todo el mundo. Podría haber un canal para cada sesión, de modo que se pueda seguir hablando de ella incluso después de que haya terminado el evento, y habría la opción de enviar mensajes a los compañeros.
  • Encuesta en directo, preguntas y respuestas. Esto no es nuevo, pero puede ayudar a la audiencia en vivo y virtual a interactuar y mantener el engagement durante todo el evento.
  • Sesiones de trabajo. Para la audiencia virtual, tendrás que asegurarte de que tu software puede separar a las personas en pequeños grupos de sala de reuniones.

14. Envía encuestas antes, durante y después del evento híbrido

Con el mundo en pandemia y la gente averiguando cómo trabajar desde casa mientras educa a sus hijos, hay muchas incógnitas. Asistir a un evento no debería añadir estrés adicional a los asistentes. El envío de una encuesta previa al evento en la que se pregunte a los asistentes qué preguntas tienen o qué les preocupa puede ayudarte a responder a esas preguntas antes de que comience el evento.

Encuesta previa al evento = menos estrés para ti y tus asistentes.

El envío de encuestas breves durante el evento puede ayudarle a obtener un feedback inmediato sobre lo que va bien y lo que podría mejorarse (si el evento dura varios días, incluso podría hacerse un ajuste rápido). Estas encuestas pueden realizarse, por ejemplo, después de una sesión en directo o en una pregrabada, cuando los asistentes tengan en mente sus comentarios, buenos o malos. Las encuestas posteriores al evento serán las más significativas y proporcionarán información general sobre todo el evento. Este feedback es muy importante para planificar futuros eventos y mantener a los asistentes contentos.

15. Haz un plan para el día del juicio final

Piensa en todas las cosas posibles que podrían salir mal y haz un plan de acción para saber qué hacer si eso sucede. ¿Se ha caído toda la plataforma virtual? Mantén la calma y sigue tu lista de control. ¿Tienes que cancelar el componente en vivo? Respira, sigue tu lista de control y envía un correo electrónico elaborado. Tener un plan para cuando las cosas van mal, hace que sea menos estresante en general, y además siempre tendrás a tu lado a Orquidea Technology Group para echarte una mano.

Te hemos dado muchas cosas a tener en cuenta para tu evento híbrido, pero ningún evento es perfecto a la primera. Planifica el mejor evento que puedas y aprende de él. Si quieres recibir toda la información relacionada con los eventos híbridos y cualquier otra duda sobre la tecnología de eventos, habla con nosotros y suscríbete a nuestra newsletter.

Artículo original: https://get.swoogo.com/unconventional/15-hybrid-event-tips-you-must-read

No todos los eventos son iguales, una realidad que se basa en las decisiones sobre qué formato de evento se adapta mejor a los objetivos que se pretenden alcanzar. Para determinarlo, dependemos de una comprensión profunda de lo que ofrece cada formato para poder analizar con precisión el dilema del formato a la hora de dar a conocer la marca a través de un evento.

Los eventos presenciales siempre tendrán el atractivo de un entorno más personal para el establecimiento de contactos, por no mencionar que ofrecen una mayor oportunidad para las experiencias multisensoriales. Sin embargo, también implican mayores inversiones y compromisos por parte de todos los participantes. Además, los formatos virtuales tienen sus propias ventajas: tienen el potencial de llegar a un público más amplio y, desde la perspectiva del asistente, exigen un nivel de compromiso mucho menor. Para alguien reacio a incurrir en el gasto de asistir en persona, el formato virtual puede parecer una buena alternativa.

Por ello, algunos sostienen que los eventos virtuales son más adecuados para una duración corta y para la captación de clientes potenciales, mientras que la duración más larga y la generación de clientes potenciales en deberían reservarse para los eventos presenciales.

Sin embargo, no todo el mundo está de acuerdo en que este marco ordenado represente realmente las preferencias de los asistentes. Algunos ven el potencial de los eventos virtuales para servir de campo de pruebas perfecto para todo tipo de contenidos que ayudarán a dar forma a la dirección de las agendas presenciales.

Los eventos presenciales deben aportar un gran valor

Para Joe Schwinger, CEO de MeetingPlay, el mayor nivel de compromiso que requieren los eventos presenciales es precisamente lo que los hace valiosos para el inbound marketing: Sólo asistirán aquellos que ya estén muy comprometidos con la marca. Del mismo modo, existe una expectativa implícita de que el evento ofrezca una experiencia de alto valor en persona. Los organizadores de eventos tienen que demostrar que están poniendo la alfombra roja para atraer nuevos negocios y mantener las relaciones existentes.

“Si nos fijamos en los sectores en los que trabajamos -farmacéutico, médico, tecnológico-, gran parte es una asociación bidireccional. Cuando una empresa invierte millones de dólares en esa relación comercial, quiere ver qué obtiene de ella, y ese mensaje puede transmitirse mejor en persona”.

– Joe Schwinger, director general de MeetingPlay

Pierre Metrailler, director general de SpotMe, tiene una visión ligeramente diferente del mismo fenómeno. Cree que los eventos más largos son cosa del pasado, incluso para los formatos presenciales. Si los organizadores de eventos quieren atraer a los asistentes a un evento presencial de tres días, tendrán que “sobornarlos”: “Quizá si incluyen un viaje a Bali con todo incluido como parte del paquete, la gente vendrá”.

Metrailler cree que los eventos presenciales más cortos siguen teniendo atractivo, pero no está convencido de que los clientes actuales los prefieran a las alternativas virtuales. Debido a lo mucho que se juegan tanto el asistente como el organizador del evento, los eventos presenciales tendrán que asegurarse de ofrecer la mejor experiencia posible. Los organizadores no pueden dar por sentado que los asistentes preferirán automáticamente los eventos presenciales simplemente por la experiencia más cercana.

Evento virtual: expansión del mercado Vs investigación de mercado

La otra cara de la moneda es que los eventos virtuales requieren un menor nivel de compromiso por parte de los asistentes. A menudo son accesibles a un coste mucho menor -a veces incluso gratis- y los participantes pueden abandonar en cualquier momento si empiezan a perder interés.

Por un lado, esto supone la promesa de atraer a nuevas audiencias que pueden estar dispuestas a probar un compromiso de bajo riesgo. ¿Pero cómo influirá este nivel de compromiso diferente en el contenido de los eventos?

Schwinger cree que los eventos virtuales tendrán que mantener su mensaje tan ampliamente aplicable como sea posible. Las marcas tienen el potencial de llegar a un público mucho más amplio, pero deben centrarse en el conocimiento de la marca a gran escala más que en el contenido especializado. Los organizadores de eventos deben ser realistas sobre el potencial de generación de contactos. “El hecho de que se haya pasado de 8.000 a 70.000 participantes no significa que vayan a comprar el producto 70.000 personas”, explica. “Pero si no hay un riesgo financiero significativo, ahora tienes globos oculares en tu contenido”. Para adaptarse a las preferencias de visualización del público online, Schwinger sugiere mantener la experiencia del usuario lo más sencilla posible, ofreciendo una selección limitada de contenidos cortos y accesibles.

Cuando se trata de actividades en eventos presenciales, Schwinger recomienda ofrecer temas de sesiones mucho más especializados, con contenidos que rozan el material de formación. Los organizadores deben asumir que los asistentes en persona ya han investigado sobre la marca y buscan una conversación más profunda.

Aunque Metrailler está de acuerdo en que los planificadores de eventos deben diseñar sus eventos virtuales teniendo en cuenta la expectativa de un bajo nivel de compromiso por parte de los asistentes, tiene una perspectiva diferente sobre lo que esto significa para el diseño del evento.

Metrailler cree que el compromiso virtual debe estructurarse en torno a lo que él llama “microcompromisos”. Pone el ejemplo de una encuesta de NPS enviada por correo electrónico: si los asistentes pueden responder haciendo clic en una escala numérica interactiva dentro del propio correo electrónico, los índices de respuesta aumentarán. “Sólo hay que esperar un clic del asistente”, dice.

Si la experiencia de los asistentes virtuales debe ser lo más fluida posible, ¿significa eso que el contenido también debe ser diferente? Metrailler no lo cree así. En cambio, cree que los participantes virtuales funcionarán como un grupo de discusión para los eventos presenciales, que generalmente implican un nivel de inversión mucho mayor. Hay más margen para tantear el terreno con los asistentes virtuales, y el entorno virtual puede ser especialmente adecuado para este tipo de investigación de mercado.

Por ejemplo, aunque los eventos virtuales pueden facilitar la deserción de los asistentes, esto los hace mucho más valiosos en términos de identificar el contenido más atractivo. Además, todas sus acciones pueden ser rastreadas mediante el análisis de datos. Los organizadores del evento podrán identificar no sólo qué sesiones fueron las más populares, sino también qué segmentos de la sesión tuvieron la mayor participación. ¿Abandonaron los asistentes la pantalla? Por el contrario, ¿respondieron a una encuesta o hicieron un comentario en la sección de chat? La plataforma virtual puede proporcionarle toda esta información.

Según Metrailler, estas métricas de participación no sólo ayudarán a los organizadores de eventos a identificar qué contenido incluir en los eventos presenciales, sino también a quién invitar. Sólo para los clientes potenciales más cualificados,  las conferencias más cautivadores  se llevarán a cabo.

¿Qué pasa con el compromiso durante todo el año?

Metrailler cree que los eventos virtuales y presenciales de un organizador de eventos deben contribuir a una estrategia de compromiso de marca continua y permanente. No se trata tanto de la duración de un solo evento, sino de mantener la atención del público durante todo el año a través de una serie de puntos de contacto diferentes.

“Convierta su evento en una máquina de contenidos”, insta Metrailler. Cree que los eventos presenciales también pueden ser un vehículo para la creación de contenidos, pero que los formatos virtuales facilitarán la automatización del proceso de edición. Las analíticas ayudarán a los organizadores a identificar los clips que deben incluirse en los reportajes más destacados.

Del mismo modo, algunas plataformas pueden ofrecer marcadores que permitan a los espectadores saltar a la sección de mayor interés (lo que Schwinger llama “punto caliente”) de un vídeo más largo. Incluso los contenidos producidos en eventos presenciales acabarán llegando a la audiencia online, lo que a su vez facilitará un tipo de selección automatizada similar.

Los asistentes que repitan podrán también ver su historial de visionado de un vistazo, con la opción añadida de integrar recomendaciones basadas en sus comportamientos anteriores. La plataforma actuará entonces como una biblioteca de contenidos de facto.

Las plataformas virtuales pueden llegar a desempeñar un papel similar al de las ferias, en las que las marcas compiten entre sí por la atención del público. Según este modelo, las plataformas podrían recomendar contenidos a las marcas en función de su asistencia y su historial de participación. Por el momento, el contenido de los eventos sigue aislado en espacios de marca. “Queremos crear una experiencia dirigida a una marca concreta“, explica Metrailler.

¿Qué pasa con los eventos híbridos?

A pesar de toda la expectación que despiertan los eventos híbridos, puede que no sean tan populares como algunos preveían inicialmente. Según Schwinger, la mayoría de sus clientes han pedido formatos sólo presenciales o sólo virtuales, y Schwinger subraya que ambos formatos pueden aprovecharse de forma independiente.

“No hay que forzar la palabra de moda en la planificación. Los eventos híbridos pueden funcionar, pero una combinación de eventos presenciales y virtuales también puede funcionar. Debe ofrecer el formato que mejor se adapte a la categoría de asistentes a la que quiere llegar”.

– Joe Schwinger, director general de MeetingPlay

En definitiva, tanto los proveedores de tecnología como los organizadores de eventos siguen trabajando en una fase experimental. No hay respuestas correctas o incorrectas, y el campo está maduro para la innovación.

En conclusión

Los eventos virtuales y presenciales pueden funcionar más como universos paralelos que como dos extremos diferentes del viaje del cliente. Dicho esto, el bajo nivel de compromiso que se exige a los asistentes virtuales influirá inevitablemente en la estrategia de marketing de un evento. ¿Los eventos virtuales se orientarán principalmente hacia el contenido de la parte superior del embudo, o ayudarán a identificar las tácticas más eficaces de la parte inferior del embudo de marketing?

A fin de cuentas, los distintos enfoques de los formatos de los eventos significarán, en última instancia, más datos para tomar decisiones eficaces en el futuro. Y no hay razón para creer que las diferentes escuelas de pensamiento no puedan combinarse finalmente en las mejores prácticas posibles.

Si te interesa desarrollar cualquier un evento en formato presencial, virtual o híbrido, contacta con Orquidea Technology Group, para que podamos asesorarte sobre cual es el que mejor se adapta a tus necesidades y objetivos.

Artículo original: https://www.eventmanagerblog.com/marketing-format-influence-function

La tecnología móvil está desempeñando un papel fundamental en nuestro ansiado regreso a los eventos presenciales, pero las aplicaciones para eventos no son actualmente lo más importante. ¿Se utilizarán para ayudar a garantizar un entorno seguro? Si es así, ¿pueden los organizadores obligar a todos los asistentes a utilizarlas? Veamos qué papel desempeñarán las apps de eventos en la seguridad de estos. 

Si podemos demostrar que el uso “forzoso” puede ayudar a mantener la seguridad de los eventos, sin duda merecería la pena considerarlo. Por otro lado, plantea problemas de privacidad y seguridad de los datos que es importante abordar. 

El desafío de la “adopción” de aplicaciones para eventos 

Las tasas de “adopción” o uso de aplicaciones para eventos son constantemente un desafío para los profesionales de eventos y las empresas de tecnología por igual. Según algunos datos que hemos consultado, se puede observar que la adopción media en un evento es del 63%, mientras que su informe anterior de 2017 ofrecía una cifra mucho más baja del 48,5%. 

Si un evento pudiera tener una tasa de adopción de la app para eventos del 100%, esto abriría oportunidades no solo para utilizar la tecnología para mantener a todos a salvo, sino también para conectar entre los asistentes y ofrecer visibilidad a los patrocinadores. Es importante no desviarse abusando de la pretensión de seguridad para reforzar el potencial de ingresos de los patrocinadores; sin embargo, vale la pena explorar todos los impactos. 

Tecnología clave COVID-Safe 

El hecho de que todos los asistentes a un evento presencial utilicen una única tecnología tiene muchas ventajas de seguridad con respecto al COVID. Las más importantes son los certificados de pruebas COVID, los pasaportes de vacunas, el distanciamiento social y el rastreo de contactos, pero algunas aplicaciones pueden ser más viables que otras. Los pasaportes de vacunas se están desarrollando en todo el mundo y, aunque todavía no están listos para su adopción masiva, hay aplicaciones que ya están preparadas para verificar los resultados de las pruebas de COVID. El distanciamiento social parece ser más difícil cuando se trata de gestionar con precisión la distancia mediante dispositivos móviles, y la tecnología de balizas ofrece una alternativa costosa pero más fiable. 

El rastreo de contactos como función es más prometedor, aunque sin duda no está totalmente probado. La asociación entre Apple y Google dio lugar a un sistema de notificación de exposición de rastreo de contactos que preserva la privacidad y que los gobiernos han utilizado para crear sus soluciones nacionales o regionales con distintos grados de éxito. Un ejemplo es el último contratiempo del Reino Unido con su solución de rastreo de contactos bloqueada por Apple y Google debido a las características de localización, que ninguno de los dos permite. 

Los expertos en tecnología para eventos no están dispuestos a ello 

Hay buenas razones para que los proveedores de tecnología para eventos se abstengan de desarrollar funciones relacionadas con la salud y la seguridad en sus aplicaciones para eventos. En primer lugar, como señalan Florian Teufel, director de marketing de Meetyoo, “ya existen aplicaciones que hacen esto… donde los datos son anónimos y se integran con las autoridades sanitarias. Prefiero confiar en este enfoque”. 

Jelmer van Ast, fundador y director general de Conference Compass, no es partidario de que los proveedores de tecnología para eventos desarrollen tecnología de seguridad con respecto al COVID debido a los numerosos retos técnicos, la posible responsabilidad y los problemas legales, y los considerables costes de desarrollo que son difíciles de justificar para unas funciones que, con suerte, en breve no serán necesarias. Escribe que: “las aplicaciones para eventos deben tener claro su propósito: mejorar la experiencia del evento haciendo que el descubrimiento de contenidos, la creación de redes y la comunicación sean mucho más eficaces, y tender un puente entre la experiencia in situ y la experiencia en línea/fuera del sitio.” 

James Johnson-Miller, Director de Tecnología de Eventos de IMEX, es partidario de los sistemas que no se basan en aplicaciones móviles. “Se necesita una solución que no dependa de aplicaciones nativas en caso de que la persona no tenga el dispositivo adecuado, espacio para instalar, etc. Habrá retrasos mientras se descargue la aplicación in situ (como suele ocurrir) y se necesitarán recursos adicionales para soportarlo.” 

Sin embargo, los retrasos suelen ser una molestia temporal, y una vez que la mayoría de las 2021 aplicaciones se descargan, los beneficios y la experiencia superan con creces cualquier inconveniente inicial. 

¿Qué papel pueden desempeñar las aplicaciones para eventos? 

En la actualidad, la tecnología de seguridad de COVID no está integrada en las aplicaciones para eventos, y quizás sea por una buena razón. Como señaló Thorben Grosser, Director General de EventMobi para Europa, “las aplicaciones de seguimiento de contactos ya existen. No necesitamos que las empresas las reinventen. Necesitamos usarlas”. Aunque también admite que, si las aplicaciones de eventos pueden ayudar a añadir datos a las aplicaciones de rastreo de contactos existentes, esto puede ser útil. 

No obstante, hay un excelente argumento para las funciones que pueden agilizar las normas y regulaciones adicionales que conllevan los próximos eventos presenciales. Una opción que puede resultar muy útil es la de controlar el número de personas que se encuentran en un espacio determinado mediante el escaneo por Wi-Fi y Bluetooth. También habría un gran potencial para un sistema de reservas basado en una aplicación de eventos que proporcione informes instantáneos sobre la disponibilidad de las franjas horarias de las zonas de exposición (donde las áreas se reservan con antelación), las citas de los expositores o los espacios de reunión seguros. 

“Si los delegados reservan con antelación una sesión, cuando estén en el lugar reciben una notificación de que la sesión está a punto de comenzar (se podría proporcionar una entrada escalonada para asegurarse de que no hay una multitud en la entrada) y luego registrar a la gente a través de una baliza, un lector RFID o el buen y viejo código QR.” Dice Felix Stroud-Allen, cofundador y director de CrowdComms.  

Las características a tener en cuenta pueden ser: 

  • Entrada segura sin contacto (mediante códigos QR basados en la aplicación) 
  • Reserva de franjas horarias en las zonas de exposición. 
  • Reserva de citas con expositores específicos. 
  • Reserva de espacios de reunión seguros. 
  • Control de la entrada y salida de los asistentes. 
  • Limitar la capacidad de las salas. 
  • Solicitar comidas con antelación. 
  • Informar discretamente de cualquier condición insegura. 
  • Enviar mensajes a grupos específicos de participantes (en función de su comportamiento) 

Algunas de ellas se han inspirado en el marco de soluciones para eventos seguros COVID de fielddrive. 

¿Podemos imponer la adopción de la aplicación para eventos? 

Incluso si pudiéramos imponer el uso de la aplicación, no está claro si podemos hacerlo cumplir. Los controles manuales pueden ser un reto, dice Matt Coyne, cofundador de Twigged“Lo sentiría por quien tenga que ser la persona que pida comprobar el teléfono/app/ Bluetooth de alguien si se sospecha que no está encendido”. Para evitar estas situaciones incómodas, el escaneo pasivo de Wi-Fi y Bluetooth puede ofrecer una solución automatizada. 

Dado que los eventos empresariales se consideran espacios privados en los que los participantes deben aceptar las políticas de un evento para participar, los problemas legales podrían ser superables. Asistir a un evento es siempre una elección. Si ésta es una de las condiciones, no veo ningún problema como solución a corto plazo para que la gente vuelva a estar en los espacios, dijo Jason Greenman, director general de Akommo. 

¿Debemos imponer la adopción de aplicaciones para eventos? 

El hecho de que podamos no significa que debamos hacerlo. Debemos considerar cuidadosamente el GDPR y otras regulaciones de protección de datos antes de hacer de esto una condición para la participación de los asistentes. Incluso si fuera posible imponer el uso de la aplicación para eventos, la preferencia es siempre la aceptación sobre la imposición. “La forma de explicar y comunicar este requisito, y las razones para ello, antes de la inscripción y en el período previo al evento sería clave para su aceptación y adopción por parte de los asistentes. Hacerlo cumplir sería difícil, así que la aceptación es el mejor camino”, dice Rob Harrison, director de Congrex Americas. 

Alternativas a los wearables 

“Los wearables, las insignias o pulseras RFID, son una alternativa para aquellos que no quieren o no pueden utilizar la aplicación del evento”, propone la consultora de Reuniones y Eventos Marcia Ives. Aunque la tecnología de los wearables podría simplificar el proceso y ayudar a proteger la privacidad de los datos, no cabe duda de que limitaría el alcance, sobre todo en lo que respecta a las funciones de reserva o comunicación de los asistentes con los organizadores, que una aplicación podría gestionar mucho mejor. 

En conclusión, dado que los proveedores de aplicaciones para eventos son reacios a añadir funciones de salud y seguridad a sus sistemas, no veremos un seguimiento integrado de los contactos o del distanciamiento social. La adopción forzosa es improbable; sin embargo, las aplicaciones para eventos pueden ayudarnos de forma única a lidiar con algunas de las previsibles restricciones de salud y seguridad de los eventos presenciales. En última instancia, si son un componente esencial de la experiencia del evento, la gran mayoría de los asistentes las utilizarán para gestionar sus experiencias in situ de forma segura.  

Si te interesa tener más información sobre las aplicaciones de eventos y como aprovechar sus funcionalidades para mejorar la seguridad y la prevención sanitaria de tus eventos, contacta con nosotros, en Orquidea Technology Group, y te asesoraremos para que tus eventos no corran ningún riesgo. 

Artículo original en Event MB.

Con los eventos presenciales aún en espera por tiempo indefinido, los eventos virtuales están empezando a parecer una gran opción para los profesionales del marketing, pero también un poco intimidantes. Para la mayoría, los eventos virtuales representan una función completamente nueva; un área que estamos aprendiendo juntos como industria. En un esfuerzo por aclararlo todo y hacer que comparar y evaluar el software de eventos virtuales produzca menos dolor de cabeza y sea más zen, hemos recopilado este glosario completo de eventos virtuales: los términos que necesitas conocer, y los más comunes que circulan por Internet. 

Con el auge de este nuevo tipo de eventos, han surgido una gran cantidad de nuevas plataformas de eventos virtuales para apoyarlos, dejando a los planificadores con muchas opciones, muchas preguntas y una base de conocimientos bastante pequeña para decidir entre estas nuevas plataformas en base a sus necesidades en los eventos. 

Y lo que es más importante, muchos ni siquiera saben realmente qué buscar, o qué es lo que realmente están buscando. ¿Qué es un Event Hub (o centro de eventos)? ¿Cuál es la diferencia entre una reunión online y una transmisión? ¿Qué es exactamente un proveedor de streaming? 

Lo básico 

Todo evento virtual necesita unos cuantos componentes básicos. Estos son los elementos imprescindibles para los eventos online: piezas de su “pack” de software para eventos virtuales que son importantes para la funcionalidad, no sólo para la experiencia. 

Proveedor de streaming

En términos más sencillos, tu proveedor de streaming es el servicio que te permite compartir vídeo en directo con otra persona. Todos nosotros hemos utilizado probablemente un servicio de este tipo en el pasado, empezando por Skype a principios de la década de 2000 y pasando por las tecnologías más populares de hoy en día, como Zoom, Google Hangouts y GoToMeeting. 

La complejidad añadida aquí es la diferencia entre esos populares servicios de streaming. Una búsqueda de “la mejor herramienta de transmisión de vídeo” es esencialmente inútil sin tener primero una idea del tipo de reunión que estás tratando de tener; no usarías Google Hangouts para una conferencia de mil personas de la misma manera que no usarías Facebook Live para llamar a tu madre. 

Por eso, recomendamos empezar por el qué antes de llegar al cómo cuando se trata de transmitir. Piensa en el tipo de sesiones que vas a celebrar: ¿talleres para grupos reducidos? ¿Sólo conferencias para una gran audiencia? 

Desgraciadamente, no existen diferentes nombres para los mejores tipos de servicios de streaming para diferentes casos de uso, así que tendrás que evaluar cada uno; así sabrás por dónde empezar. (Analizaremos esto más abajo) 

Event Hub (o plataforma de eventos) 

Una pregunta habitual es cuál es la diferencia entre un evento virtual y un seminario web y tiene mucho que ver con el Event Hub. Mientras que un proveedor de streaming crea una conexión de vídeo o la función, la plataforma de eventos se encarga de todo lo que ocurre alrededor del flujo de vídeo: la experiencia. 

En un seminario web, te conectas y ves a alguien hablar, y luego te vas. En un evento virtual, es posible que quieras conocer a otros asistentes, visitar a los patrocinadores, charlar con los organizadores del evento, descargar y ver contenidos escritos y a la carta, etc.; y puedes volver a visitar esas oportunidades antes y después de varias sesiones, igual que harías si asistieras a un evento en directo. 

Así que, para dar una definición sencilla, una plataforma de eventos es un lugar virtual de eventos; el equivalente digital de una sala de exposiciones. El lugar en el que los asistentes se pasean antes y después de los ponentes y las sesiones; donde se encuentran con los demás y contigo, con los patrocinadores y donde interactúan con otros contenidos además de los ponentes. 

No decimos esto sólo porque las plataformas de eventos sean una de nuestras soluciones: los centros de eventos son esenciales para organizar eventos en línea sólidos y valiosos. 

Páginas de registro y landings 

Si has organizado un evento en vivo en el pasado, es probable que hayas utilizado software para su registro y landings, no se puede organizar un evento virtual sin ambos componentes, y hay algunas nuevas necesidades importantes que vienen con el formato virtual. 

El registro es la forma de recopilar la información de los asistentes y decidir quién puede entrar el día del evento. En los eventos virtuales, es importante “proteger” el contenido; mantenerlo fuera de las manos de quienes no se registran para no perder valor para ti ni para tus interesados. Aunque la mayoría de los proveedores de streaming tienen alguna funcionalidad de registro, suele ser bastante limitada e ineficaz cuando se trata de controlar realmente el evento. 

Una buena plataforma de registro te permitirá configurar tus eventos de manera que los inscritos se inscriban en el evento en su conjunto, y luego en las sesiones individuales. Esto te permite cobrar correctamente por evento o por sesión, y protege los enlaces de los no inscritos al exigir a los visitantes que se registren en la plataforma de eventos antes de acceder a sus transmisiones en directo. 

El software de registro hace mucho trabajo por ti, así que asegúrate de elegir uno que te permita cobrar los pagos, personalizar tus preguntas con lógica condicional, que se integre con tu CRM, que te ayude a comunicarte con tus asistentes y que te permita continuar con tu experiencia de marca a través y más allá de tus páginas de registro.  

Tu landing page es la forma de comercializar tu evento a los asistentes potenciales; tu oportunidad de convencerlos de que se registren. Aunque el aspecto y el contenido de las páginas dependen de ti, recomendamos que utilices las mejores prácticas para las landings en marketing y te asegures de poder crear páginas landing, de registro y del event hub a través del mismo proveedor. 

Vídeo 

Podría decirse que el pilar central de cualquier evento virtual es el vídeo; el intercambio de contenidos de una cabeza parlante a otra. Sin embargo, no todos los flujos de vídeo son iguales, y el tipo de sesiones que organice tendrá mucho que ver con los tipos de vídeo que necesite. 

Reunión 

Una palabra que llevamos usando toda la vida, ahora con un contexto totalmente nuevo. En los eventos virtuales, una reunión es un tipo de sesión en la que quieres que todos los participantes tengan la oportunidad de compartir vídeo y hablar; no sólo un presentador dando una conferencia. Estas son las mejores para sesiones de 50 asistentes o menos y se ejecutan en plataformas de streaming como GoToMeeting, Zoom y Microsoft Teams. También puedes utilizar una plataforma de reuniones para organizar conversaciones 1:1 entre los asistentes, o entre los asistentes y los patrocinadores. 

Nota: Probablemente no llamarás a estas reuniones “reuniones” a su público; serán talleres, mesas redondas, grupos de discusión, sesiones de trabajo, etc. La palabra “reunión” aparecerá sobre todo cuando hables o evalúes a los proveedores de streaming y tus necesidades para un tipo de sesión, por ejemplo: “Estoy organizando una serie de talleres y necesito una herramienta de reunión virtual”. 

Webinar 

Otro de los que más conocemos, pero ahora con algunos añadidos. Por definición, los webinars son videoconferencias en las que un ponente imparte contenidos a una audiencia, que a veces puede interactuar a través del chat y las encuestas, pero no puede utilizar el vídeo ni los micrófonos. Son mejores para sesiones de 50 asistentes o más, pero dependiendo de tu proveedor pagarás una barbaridad por encima de los 500 asistentes más o menos (a continuación, hablaremos de qué hacer para esas sesiones). Algunos proveedores de webinars conocidos son Zoom Webinar, ON24, GoToWebinar, webinar.net y BlueJeans. 

Otra nota: de nuevo, es probable que no llames a estas sesiones “webinars” a su audiencia. Serán conferencias, charlas y otros tipos de sesiones menos interactivas. 

Streaming en vivo 

Las retransmisiones son la mejor opción para tus eventos y sesiones más grandes, y son una forma estupenda de llegar a una audiencia (prácticamente) ilimitada. Las retransmisiones permiten al orador ofrecer contenidos a su público, pero no siempre incluyen chat y encuestas, y nunca permiten al público utilizar el vídeo o los micrófonos. Piensa en los servicios habituales de las redes sociales, como Facebook e Instagram Live, que son plataformas de difusión. 

Cuando se trata de eventos virtuales, las retransmisiones son una forma estupenda de gestionar sesiones de más de 500 asistentes sin arruinarse pagando por audiencias ampliadas en servicios de seminarios web. Y no dejes que la falta de interacción con la audiencia te asuste; siempre puedes añadir chat, encuestas y otros servicios de participación junto a tu vídeo de transmisión en tu event hub. Algunas de las herramientas de transmisión más comunes son YouTube Live, Vimeo Livestream y Facebook Live. 

Es importante tener en cuenta que, si vas a utilizar un servicio de transmisión, es esencial que utilices una plataforma de eventos (como las que manejamos en Orquidea) que te permita incrustar el vídeo; de lo contrario, tu público sólo estará en el viejo YouTube, distrayéndose con la sección de “otros vídeos que podrían gustarte” y dejando tu discurso para ver tutoriales de maquillaje. 

Y, por supuesto, la nota siempre presente: casi nunca llamarás a estas sesiones “retransmisiones” a tus asistentes. Las retransmisiones son, por lo general, conferencias magistrales, sesiones de todo el evento, como las de bienvenida, y otras conferencias de gran envergadura. 

A la carta 

El vídeo a la carta u On-Demand es, esencialmente, cualquier vídeo en el que el presentador no esté en directo. Piensa en todos los vídeos de YouTube o Netflix. 

La mayoría de las veces, el vídeo a la carta se utiliza como contenido de apoyo para los eventos virtuales, en lugar de las sesiones principales a las que se inscribe el público. El formato a la carta también es ideal para ofrecer sesiones históricas; si un participante se ha perdido una sesión, podrá acceder a su grabación desde la plataforma del evento como contenido a la carta. También puedes utilizar el formato a la carta para seguir “ejecutando” tu evento fuera de las horas programadas; los inscritos pueden incluso venir después del día del evento y ver el contenido en su tiempo, ampliando la longevidad de tu evento. 

Dicho esto, no es descartable utilizar contenido pregrabado para su sesión “en vivo”, pero eso entra en una categoría ligeramente diferente… 

Falso directo 

Falso directo es lo que se llama reproducir contenido grabado a una audiencia en vivo como si el propio contenido estuviera ocurriendo en vivo también. 

Muchos vendedores de eventos optan por utilizar este tipo de vídeo para una conferencia en sí, y luego cambiar al directo para las preguntas y respuestas. Otra gran opción es transmitir ese contenido a la carta, pero estar en directo en el chat para responder a las preguntas a medida que se desarrolla. En cualquier caso, piensa en el simulacro como un formato On-Demand Pro; vídeos pregrabados con un componente en directo. 

Engagement 

La participación es otro elemento importante que diferencia un evento virtual de un seminario web. Permitir que tu audiencia interactúe contigo, con los ponentes, con los patrocinadores y con el contenido añade un montón de valor para todos y asegura que los asistentes se queden durante todo el evento. 

1:1 

1:1, o uno a uno, es justo lo que parece: una reunión entre dos personas, normalmente fuera de una conferencia u otra sesión oficial. 

En los eventos virtuales, vale la pena contar con una plataforma de eventos que permita a los asistentes buscar a los miembros del público inscritos, a los vendedores de la empresa, a los representantes de los patrocinadores, etc. y reservar reuniones individuales con ellos directamente. 

Dependiendo de la plataforma de eventos que elijas, las reuniones 1:1 permanecerán dentro de tu evento o se redirigirán a un proveedor de streaming. Mantener las reuniones dentro de la plataforma de eventos ayuda a evitar la deserción de la audiencia; cuando rediriges a los asistentes a otro lugar, corres el riesgo de que no vuelvan. 

Encuesta 

Las encuestas no son nada nuevo, pero mientras que antes había que levantar la mano o, en los eventos más sofisticados, responder a encuestas en una aplicación para conectar con un ponente, las encuestas suelen estar integradas en el proveedor de streaming que se utiliza para la sesión. 

Las encuestas consisten en hacer preguntas al público y que éste responda, normalmente de forma anónima. El sondeo ayuda al orador a conocer a su público, ayuda al público a guiar a los oradores para que hablen de la información que es importante para ellos, y te ayuda a recoger datos que pueden ser útiles en las ventas y en el marketing más adelante 

Aunque muchos servicios de seminarios web vienen con encuestas integradas, si quieres añadir encuestas a su reunión, transmisión o simplemente a la plataforma de eventos, siempre puedes hacerlo a través de un tercero integrado. 

Q&A 

Las preguntas y respuestas son un lugar para que tu audiencia deje preguntas, y para que tú o tus ponentes las respondan. “¿Por qué no utilizar simplemente el cuadro de chat?”, estarás pensando. Te escuchamos. Aunque el chat puede funcionar como Q&A, las herramientas específicas de Q&A pueden ayudarte a organizar y gestionar tus preguntas cuando tienes muchas. Puedes marcar lo que ha sido respondido, reconocer que una pregunta ha sido vista, designar preguntas para respuestas escritas o respuestas en vivo de los ponentes, y archivarlas una vez que han sido respondidas para que tu equipo no se vea inundado de volumen. 

Chat 

El chat es un lugar en el que tu público puede conversar; añadir sus opiniones sobre algo que acaba de decir un orador, introducir una idea y hablar entre ellos sobre lo que está ocurriendo en directo. Básicamente, el chat es la forma en que tu audiencia hace cualquier cosa menos preguntas, y es una gran forma de crear comunidad dentro de tu evento. 

Aunque el chat está integrado en casi todos los proveedores de streaming que puedas imaginar, hay terceros que ofrecen el chat. Algunas plataformas de eventos como las que ofrecemos en Orquidea también pueden incluirlo. 

Stands Virtuales 

Otra palabra que hemos usado siempre, los stands tienen un aspecto un poco diferente en los eventos virtuales. En el pasado hemos pensado en ellos como stands físicos donde los asistentes podían conocer a los expositores, y en el virtual son más o menos… exactamente lo mismo; sólo que en línea en lugar de en persona. 

Un stand suele ser una subpágina, o página de patrocinadores, en la plataforma del evento. Los asistentes pueden hacer clic en ellos y empezar a interactuar con el contenido del patrocinador, desde vídeos hasta descargables e imágenes, e incluso stands en 3D. La plataforma del evento también debe permitir que los asistentes interactúen directamente con los patrocinadores, desde el chat hasta las reuniones instantáneas 1:1 y los formularios de contacto. 

Otras cosas buenas que hay que saber 

Las palabras anteriores representan los componentes de un evento virtual, pero hay algunos otros términos que se mezclan con ellos y que pueden infundir temor en los corazones de los vendedores no técnicos. Por suerte, ninguno de ellos da tanto miedo. Aquí hay algunas cosas buenas que hay que saber: 

Incrustar / Embedding 

Incrustar algo significa ponerlo en otra página de Internet. Si incrustamos un vídeo en esta página, podrás hacer clic en el botón de reproducción y verlo aquí mismo, sin abrir ninguna ventana o pestaña nueva. El contenido y las funciones que se pueden incrustar son importantes para crear una experiencia unificada y fácil de navegar, así que asegúrate de que todos tus proveedores -especialmente tu plataforma de eventos- permiten incrustarlo fácilmente. 

Pack 

Es la colección de tecnologías que utiliza para permitir un único objetivo. Por ejemplo, un pack de marketing puede incluir un CRM, una herramienta de publicación, plataformas de medios sociales, software de páginas de aterrizaje, y una serie de otras cosas.  

API 

Debido a que los eventos virtuales tienden a venir con un montón de diferentes piezas de software (pack), puede ser beneficioso para crear conexiones API entre ellos para que pueda enviar fácilmente la información, como los datos de registro de uno a otro. Y eso es exactamente lo que es una API; es una conexión entre dos piezas diferentes de software que les dice cómo interactuar entre sí. Un buen ejemplo es la integración de su software de registro con tu CRM: en lugar de descargar los datos de uno y cargarlos en el otro (cruzando los dedos para que se correspondan), una conexión API puede sincronizar los datos automáticamente. 

Cuando se habla de integraciones, lo más probable es que se hable de conexiones API. Una gran plataforma de eventos tendrá muchas integraciones incorporadas y te permitirá crear más fácilmente.  

En conclusión 

Los eventos virtuales no tienen por qué ser desalentadores, a pesar de que todos los técnicos de tu equipo hablen de packs, API y HTML. De hecho, ninguna de las cosas mencionadas anteriormente requiere que seas un experto en tecnología en lo más mínimo: sólo un comprador inteligente.  

Si todavía te sientes un poco perdido, consulta con nosotros, en Orquidea Technology Group y te guiaremos a través de todos los pasos para la planificación de tus eventos virtuales, e híbridos incluyendo la elección de la tecnología específica para llevarlos a cabo con éxito. 

Artículo original en Swoogo.

Desde el primer confinamiento las empresas por su cuenta y a través de los organizadores de eventos, han dispuesto según sus necesidades de básicamente tres soluciones de software para realizar sus eventos virtuales o híbridos, veamos y analicemos una comparación entre soluciones de software para Eventos Virtuales.

Software de Video conferencias. Son programas excelentes para realizar reuniones en donde los usuarios hablan unos con los otros. Las típicas reuniones de Zoom, Webex o similar. Existen versiones para realizar Webinars en donde uno o varios ponentes hablan y los demás escuchan. Son las soluciones más básicas, más económicas y quizás las más utilizadas para realizar reuniones poco elaboradas.

Landing Pages. Son páginas web en donde se refleja la imagen del evento y básicamente se reproducen las señales de streaming. Aunque se realicen producciones excelentes de streaming en ocasiones estas páginas se quedan algo cortas con las funcionalidades que ofrecen.

Plataformas para Eventos Virtuales. Van un paso más allá de las Landing Pages de streaming, ofreciendo un conjunto de distintas características que permite crear un ecosistema para eventos virtuales o híbridos, maximizando el Branding de la compañía y aumentando la forma en la que los asistentes pueden interactuar y consumir los contenidos del evento.

Se ha realizado una tabla comparativa en función de los aspectos que consideramos esenciales para la realización de un evento:

Esta tabla debería servir como guía para escoger la solución de software más apropiada para realizar un evento, considerando algunos aspectos fundamentales como: Branding, seguridad de datos, complejidad del evento y presupuesto.

Comparación entre soluciones de software para Eventos Virtuales

Es importante destacar que en cada una de las soluciones existen muchas opciones y que ninguna es la solución definitiva para todos los tipos de eventos virtuales o híbridos a desarrollar. Es importante hacer un estudio de las necesidades y evaluar el alcance de la solución que mejor se adapte a dichas necesidades.

Si quieres más información acerca de cómo realizar con éxito tu evento virtual o híbrido con cualquiera de las tecnologías descritas, contacta con Orquidea Technology Group. Nuestra experiencia en la realización de eventos virtuales será de gran ayuda para conceptualizar y ejecutar tu evento con éxito.

Este año tan convulso ha tenido para el sector de los eventos algo positivo, ya que debido a la distancia social y más medidas para frenar el virus, los eventos online han empezado a valorarse y reconocerse. En este artículo analizaremos varias recomendaciones para mejorar la calidad de los eventos virtuales. 

La participación en conferencias virtuales ha llegado para quedarse, no obstante un reto importante es la participación en este tipo de eventos. La tecnología avanza desde el inicio de la pandemia y los asistentes esperan algo más que un seminario entrecortado, mal iluminado y sin ensayar. El panorama de los eventos virtuales empieza a ser cada día más competitivo, lograr cautivar a los asistentes con una calidad profesional de producción podría significar un buen número de asistentes comprometidos. 

La tecnología de transmisión en directo de conferencias ha avanzado mucho desde las glorificadas llamadas de Zoom de marzo y principios de abril de 2020; los asistentes esperan algo más que un seminario web entrecortado, mal iluminado y sin ensayar. En un panorama de eventos virtuales en línea cada vez más competitivo, no lograr cautivarlos con una producción de transmisión en vivo profesional y pulida significa que podrían no volver la próxima vez. 

Veamos que factores influyen en la buena calidad de un evento: 

El compromiso: 

Eel mayor desafío cuando se trata de eventos virtuales y la incapacidad de igualar el valor del compromiso in situ se encuentra entre las mayores frustraciones con la tecnología de eventos virtuales. ¿A qué se debe este problema? 

  • Fatiga del zoomLos servicios de streaming como Netflix y las series educativas como TED Talks han puesto el listón muy alto cuando se trata de consumir contenidos online. Los asistentes necesitan más para seguir participando. Un evento virtual en Zoom que consiste en dos ponentes mal iluminados en sus salones hablando entre ellos puede ser también un podcast, al menos así se puede pasear al perro. 
  • Competencia en los eventos virtualesLos eventos virtuales tienen que ser capaces de competir tanto con las distracciones en casa como con otros eventos. El hecho es que el mercado de los eventos virtuales ha eliminado las barreras de entrada, y la competencia de otros contenidos en línea -muchos de los cuales son gratuitos- está aumentando. Los organizadores de eventos virtuales tienen que diferenciarse de la avalancha de contenidos en línea, y la producción de alta calidad es un punto clave de diferenciación. 
  • Credibilidad de la marca del eventoDel mismo modo, con la aparición de nuevos eventos, los asistentes buscan una forma de determinar qué contenido es el más autorizado. Una transmisión de aspecto profesional en una plataforma dedicada puede transmitir la sensación de profesionalidad que necesita para separarse de la paja. Lo último que quieres es que tu marca parezca poco profesional o poco pulida. 

Una producción de nivel televisivo: 

Es importante revisar estos puntos que garantizarán que la participación en la conferencia virtual distinga a tu evento online. 

 1. Evalúa tus necesidades de participación en la conferencia virtual

¿Estás celebrando una reunión puntual de partes interesadas con alguien en segundo plano tomando notas? ¿Vas a ofrecer contenido patrocinado con una variedad de ponentes que se mantendrá como contenido cerrado después del evento?  

Si se trata de lo primero, puede que no merezca la pena invertir en una emisión con mucha marca y producida por profesionales. Sin embargo, si se trata de lo segundo, es posible que desees contratar a un productor técnico para que te ayude a conseguir un nivel de producción que resista el paso del tiempo y haga justicia al contenido. 

Un gráfico que resume los diferentes niveles de producción de conferencias virtuales que ofrece EventMobi. 

2. Dedícale al evento el tiempo suficiente

Aunque la planificación de los eventos virtuales puede llevar meses, muchos han tenido que cambiar en un momento de apuro, ya que las restricciones cambian de un momento a otro. El tiempo y el presupuesto también son factores importantes para determinar si la producción a nivel televisivo es una prioridad. 

Dicho esto, te recomendamos que intentes disponer de al menos un mes para asegurarte de que tienes tiempo suficiente para marcar todas las casillas: 

  • Ajustar perfectamente la agenda del evento 
  • Preparar a los ponentes y asistentes técnicos 
  • Grabar los contenidos pregrabados 
  • Editar los vídeos 
  • Instruir a los ponentes y moderadores a la tecnología y a las mejores prácticas de transmisión en directo 
  • Crear el showflow del evento, indicando con bastante exactitud como debería darse el ritmo de los acontecimientos. 
  • Realizar un ensayo, y no en el último momento 
  • Revisar y mejorar según sea necesario 

Un productor técnico de eventos virtuales con experiencia puede ayudarte a coordinar y ejecutar muchos de estos pasos, evitar los errores más comunes y evitar retrasos innecesarios. Por lo tanto, pueden ser una excelente opción si deseas una alta calidad de producción con un calendario ajustado.  

3. Ensaya el evento virtual 

Los planificadores de eventos virtuales no son los únicos que se enfrentan al aprendizaje de los eventos virtuales en línea. Los ponentes, los patrocinadores, los moderadores y los participantes en el evento se están adaptando también a un nuevo formato. Esto hace que haya una tormenta perfecta de posibles fallos.  

¿Los oradores utilizan micrófonos fiables? ¿Las charlas de los patrocinadores se celebran en salas bien iluminadas? ¿Tienen los moderadores conexiones de Internet fiables? ¿Puede tu plataforma tecnológica para eventos virtuales soportar el volumen de asistentes que se conectan simultáneamente, transmiten vídeo, envían preguntas y respuestas y participan en el chat?  

Ensayar el evento virtual es una buena manera de identificar estos y muchos otros problemas que podrían hacer que la experiencia sea menos fluida durante el evento en vivo. Prueba la configuración de cada ponente. Pruebla plataforma. Asegúrate de que todas las diapositivas están en orden y de que todo el mundo sabe dónde debe estar y cuándo.  

4. Revisa la configuración de grabación ponentes y moderadores: 

El vídeo con grano no va a ser suficiente para el compromiso del evento virtual y el aspecto profesional que los asistentes esperan cuando transmiten contenido. El productor interno de eventos virtuales de EventMobi recomienda que los ponentes utilicen una cámara web con una resolución de 720p a 1080p, así como un micrófono (los auriculares son especialmente buenos para cortar el ruido de fondo). El equipo no tiene por qué ser caro; un micrófono de 20 dólares es perfectamente suficiente. La iluminación también es importante. Una luz LED barata detrás del monitor del orador hará que éste esté bien iluminado. 

Un productor técnico puede ser una gran ventaja a la hora de realizar el ensayo y las comprobaciones de ponentes y moderadores, ya que sabrá qué buscar, responderá a las preguntas más técnicas que surjan y hará las recomendaciones oportunas.  

Tecnología para la producción del evento: 

En este apartado se ofrecen varios consejos técnicos que deberíamos tener en cuenta a la hora  de desarrollar nuestro evento en el entorno digital. 

 1. Selecciona soluciones técnicas para eventos virtuales que apoyen los objetivos de la marca

Las plataformas tecnológicas para eventos virtuales suelen integrarse con los servicios de transmisión en directo de conferencias para combinar lo mejor de cada clase de software, y el predeterminado suele ser Zoom. Sin embargo, Zoom puede no ser la solución ideal de transmisión en directo si necesita contenido de marca. Para ello, puedes seleccionar una plataforma de eventos virtuales que te ofrezca opciones para incluir contenido de marca dentro de la transmisión y la experiencia virtual mediante la integración de un servicio que permita una visualización más dinámica, como: StreamyardSocialLive , VMix, OBS… 

Un productor técnico normalmente recomendará su software preferido, o debería ser capaz de guiarte a través de las opciones basadas en tus necesidades y ayudarte a configurar tus básicos de tecnológica de eventos virtuales. 

2. Aprovecha las sesiones pregrabadas y simuladas

Una forma de garantizar que una sesión se vea bien y se desarrolle sin problemas es pregrabarla e incorporarla a su evento en vivo. Esto te dará la oportunidad de incorporar más elementos visuales y cortar o rehacer elementos que contengan errores o puedan perder la atención del público. 

Incluso puedes pregrabar el contenido de la sesión más pesada y continuar con un segmento en directo, como una sesión de preguntas y respuestas. La entrega de contenido “simultáneo” se refiere a este híbrido de contenido en vivo y pregrabado dentro de una sesión determinada. Utiliza una diapositiva aparte -como la información de contacto de los ponentes o un mensaje patrocinado- para cubrir cualquier interrupción visual al pasar de la sección pregrabada a la participación en directo. 

El contenido pregrabado también te permite realizar sesiones simultáneas sin tener que asignar más trabajadores a cada stream. Si no tiene sesiones simultáneas, el contenido grabado te ofrece la ventaja añadida de dar un espacio de tiempo para preparar la siguiente parte del directo, preparar a los próximos ponentes para entrar en el directo y dar un descanso a los que trabajan en segundo plano. 

3. Utiliza elementos visuales de alta calidad para conseguir un compromiso virtual con la marca

Asegúrate de tener gráficos de alta resolución para las diapositivas de la marca, las superposiciones y las transiciones con bastante antelación. Un productor técnico puede ayudarte a reunir estos recursos y asegurarse de que cumplen las especificaciones.  

Utiliza una buena cantidad de imágenes y vídeos para estimular visualmente a la audiencia y que no se quede mirando una cabeza parlante durante largos periodos de tiempo. Sigue el ejemplo de los telediarios, que utilizan cortes y estadísticas para interrumpir las tomas del reportero. 

Las imágenes fuertes y claras en la pantalla también proporcionan oportunidades para que los asistentes hagan capturas de pantalla del evento y lo compartan en las redes sociales. 

4. Varía los formatos y diseños delos eventos virtuales 

Sorprende al espectador con diferentes diseños y disposiciones de elementos visuales, como superposiciones, fondos, diapositivas y gráficos.  

Un productor técnico puede ofrecerte valiosas ideas sobre sus opciones y sobre cómo ejecutar las disposiciones y transiciones más atractivas desde el punto de vista visual 

5. Utiliza una sala de espera para coordinar a los ponentes del evento virtual 

Al igual que en un evento presencial, los organizadores de eventos virtuales deben ser capaces de preparar y coordinar a sus ponentes, comunicarles cualquier cambio y asegurarse de que están listos cuando lo necesitan.  

Una sala verde es un espacio virtual que no forma parte de la retransmisión en directo estándar, donde los ponentes pueden esperar sus sesiones y los planificadores (o, más probablemente, los productores técnicos) pueden ponerlos al día, comprobar que todo esté correcto y prepararlos para entrar a sus sesiones. 

6. Considera la posibilidad de una sede virtual para una mayor calidad de producción del evento

Una sede virtual es un estudio o espacio creado específicamente para albergar su evento virtual o para pregrabar el contenido del evento. Las sedes virtuales suelen estar gestionadas por empresas audiovisuales o proveedores de tecnología para eventos virtuales, por lo que vienen equipadas con la infraestructura audiovisual adecuada para crear y transmitir contenidos profesionales de alta calidad.  

Las sedes virtuales y los estudios de eventos virtuales son una buena alternativa si quieres una transmisión en directo más profesional sin los riesgos o las inversiones asociadas a la creación de un estudio por tu cuenta, y casi siempre ofrecen servicios de consultoría o apoyo directo a la producción de eventos virtuales. Sólo hay que tener en cuenta las directrices de salud y seguridad si se reúnen varias personas en un espacio físico. 

Un productor técnico de eventos virtuales: 

Un socio experto en producción de eventos virtuales puede ser una gran ventaja. Muchos planificadores de eventos virtuales todavía están aprendiendo las habilidades y los conocimientos necesarios para ejecutar un evento virtual de alta calidad de producción y aspecto profesional.  

La plataforma tecnológica para eventos virtuales, como la que Eventmobi y Orquidea te ofrecen, puede ser un gran recurso en ese sentido. De hecho, según la última investigación de EventMB, el 33% de los planificadores de eventos subcontratan la producción de sus eventos virtuales, y otro 20% confía en su proveedor de tecnología para eventos virtuales. 

Un socio experimentado en la producción de eventos virtuales ofrece muchas ventajas: 

Experiencia: 

Los productores técnicos de eventos virtuales llevan a cabo simulacros y pueden señalar problemas que un observador con menos experiencia podría no notar o anticipar. 

Apoyo técnico: 

Los productores técnicos se aseguran de que los equipos audiovisuales, la conectividad a Internet, la plataforma de eventos virtuales y cualquier tecnología integrada estén a la altura y funcionen sin problemas. 

Edición de vídeo: 

Un productor técnico de eventos virtuales está familiarizado con el software de edición de vídeo. Si quieres utilizar un vídeo pregrabado, pueden ayudarte para que tenga un aspecto limpio y profesional. 

Coordinación: 

Los eventos virtuales tienen muchas partes en movimiento: ponentes que pasan de la sala de espera a la transmisión en directo del evento, sesiones de trabajo que deben empezar y terminar en momentos específicos, transiciones de diapositivas, vídeos pregrabados insertados, cambios en los elementos visuales… la lista es interminable. Un especialista en producción de eventos virtuales los coordina para garantizar una experiencia perfecta. 

Gestión de los asistentes: 

Los productores de eventos virtuales pueden ayudar a canalizar a los asistentes en los sitios apropiadoen los momentos adecuados para que no se pierdan en la confusión. También se pueden encargade silenciar a los asistentes, moderar los chats y las preguntas y respuestas y gestionar el acceso a los distintos elementos. 

Patrocinadores felices: 

Los patrocinadores están depositando su confianza en los eventos virtuales en línea, por lo que es crucial que su marca y la exposición de la misma tengan un aspecto profesional. Además de llevar toda la producción del evento a un nivel profesional, los productores técnicos de eventos virtuales se aseguran de que las ventanas emergentes, las superposiciones  y otros elementos visuales de la marca aparezcan correctamente y en los momentos adecuados. 

Preguntas comunes sobre la producción de eventos virtuales 

Orquidea Technology Group ha ayudado a muchos planificadores de eventos virtuales con la transición a la participación en eventos virtuales con una tecnología robusta y un soporte técnico de producción experto. Aquí respondemos a las preguntas más comunes de nuestros clientes: 

¿Qué es el RTMP? 

Es un estándar para la transmisión que es apoyado por la mayoría de los codificadores (estos se utilizan para digitalizar sus videos para que pueda transmitirlos en vivo a una audiencia) y la mayoría de los servidores de medios (el software que está utilizando para transmitir el video). El Espacio Virtual de EventMobi que ofrecemos en Orquidea Technology Group puede soportar cualquier vídeo que esté en formato RTMP. Si el servidor de medios con el que estás trabajando no ofrece una URL de vídeo, entonces la plataforma puede ayudarte a generar un servidor RTMP con un solo clic, utilizando nuestra función de URL personalizada. 

En una producción de webcast, ¿los ponentes necesitan algún tipo de software de producción? 

No. Lo único que necesitan los ponentes es una cámara web, un micrófono y una conexión a Internet fiable. Nuestro equipo de producción proporcionará a los ponentes y anfitriones un enlace que les llevará a la Sala de espera virtual, desde donde saldrán en directo. 

¿Cuál es la velocidad mínima de Internet recomendada para los ponentes/anfitriones? 

Recomendamos 20 Mbps de subida y 30-50 Mbps de bajada. Puedes comprobar gratuitamente su velocidad de Internet en fast.com. Para una conexión más fiable, utilice una conexión ethernet por cable en lugar de WiFi siempre que sea posible. 

¿Cuáles son las ventajas del directo frente al simulacro (pregrabado)? 

La retransmisión en directo es ideal si se hace hincapié en la interactividad, como las encuestas en directo o la respuesta a las preguntas del público a medida que van llegando, en lugar de durante una sesión de preguntas y respuestas designada al final. Sin embargo, en un entorno en directo siempre existe el riesgo de que se produzcan problemas, como que se corte la conexión a Internet del ponente o que éste cancele en el último momento. El simulacro ofrece más seguridad, ya que las sesiones están pregrabadas, por lo que los ponentes pueden hacer varias tomas y el resultado puede ser más pulido. En cuanto a la interactividad, los ponentes pueden salir en directo al final de la sesión para una sesión de preguntas y respuestas. También es posible tener una sesión grabada como respaldo en caso de que haya algún problema con la transmisión en directo. 

En un entorno simulado, ¿deben los ponentes llevar la misma ropa y utilizar el mismo telón de fondo para las preguntas y respuestas en directo para dar la impresión de que toda la sesión ha sido en vivo? 

Lo ideal es que sí: el objetivo del simulacro es recrear la sensación de una sesión en directo sin que el público se dé cuenta de que la presentación ha sido grabada de antemano. Sin embargo, si no es posible recrear el mismo aspecto, también se puede optar por revelar la naturaleza simulada de la sesión; normalmente el público se sentirá desconcertado al no poder notar la diferencia, lo que habla de una buena fluidez del espectáculo y de una producción sin fisuras. 

¿Qué puntos debe abarcar una comprobación/ensayo técnico? 

Informar al ponente sobre el procedimiento para salir en directo (entrar en la sala de espera, esperar la señal del productor para salir al aire, etc.) 

Asegúrate de que la calidad de vídeo y audio del ponete es perfecta: no hay retrasos, ni vídeo pixelado ni audio apagado. 

La apariencia general debe ser profesional: esto incluye un fondo neutro/ordenado, buena iluminación, ropa adecuada, postura erguida (es preferible estar de pie), mirar a la cámara, etc.  

Si se utilizan diapositivas para la presentación, hay que comprobar que se visualizan correctamente 

En el caso de las sesiones de pregrabación, es posible que los ponentes quieran revisar la grabación para asegurarse de que están satisfechos con el resultado, por lo que hay que prever tiempo suficiente para este proceso. 

¿Qué trucos hay para asegurarse de que los oradores hablan a la cámara? 

Si el ponente utiliza notas para su presentación, debe colocarlas en la parte superior de la pantalla de su ordenador o en una segunda pantalla colocada a la altura de los ojos. Si hablan libremente, puede ser útil colocar un marcador visual junto a la cámara para que los ojos se dirijan a ese punto. 

¿Es recomendable utilizar un productor para cada sesión simultánea en directo? 

Depende del tipo de sesión. El ejemplo más popular son las salas de descanso, que normalmente no requieren una producción adicional, ya que se centran en la conversación y el establecimiento de contactos entre los asistentes. Para producir sesiones concurrentes en directo complejas, recomendamos asociarse con una empresa audiovisual especializada. 

¿Qué es un tercio inferior? 

Un tercio inferior se refiere a una inserción con el nombre del ponente (y normalmente tu cargo y/o empresa) que se muestra en el tercio inferior de la pantalla. 

Conclusión 

Combatir la fatiga del Zoom y diferenciarse en una marea creciente de competidores de eventos virtuales puede ser un reto, pero una forma rápida y fácil de que tus asistentes se den cuenta de que eres es un recurso autorizado, creíble y profesional es a través de un evento producido profesionalmente.  

Cuando se trata de ejecutar tu evento con la calidad de producción que los asistentes esperan, un socio de producción de eventos virtuales es una ventaja. Los productores técnicos pueden ayudarte a dar sentido a todas las piezas en movimiento y a que todo funcione como una máquina bien engrasada. Contacta con nosotros para que podamos asesorarte sobre la mejor manera de realizar un evento virtual inmersivo y profesional. 

Artículo original en Eventmobi.

En este artículo se van a describir los componentes principales para realizar un evento virtual. La idea es que los organizadores de eventos que no lo tengan tan claro puedan determinar los elementos de una solución que es una combinación de diferentes talentos y tecnologías, es decir se va a desglosar la arquitectura de un Evento Virtual y/o Híbrido.

1.- Equipo de Producción

La tarea fundamental de ese equipo es adaptar los contenidos a una nueva forma de presentar la información que es muy distinta que en un evento presencial y se parece más a una producción de televisión. Deben tener un balance perfecto entre la cantidad de contenidos a ofrecer y el número de horas que una persona mantiene el interés en un evento. Es imperativo evitar la tentación de traspasar lo que se hace en un evento cara a cara, exactamente igual al evento virtual.

2.- Plataforma Integral de Manejo de Eventos Virtuales.  EventMobi es un claro ejemplo de estas plataformas.

Esta es una pieza fundamental, no es lo mismo utilizar una plataforma integral que una plataforma de Webinar o una Landing Page. Una plataforma nos permite transmitir el Branding a los asistentes para que en todo momento exista una identificación de marca y se sapa quién hace el evento, además de tener todas las funcionalidades naturalmente integradas.

La arquitectura de un Evento Virtual y/o Híbrido

Algunas funcionalidades importantes que debería tener esta plataforma:

  • Web del Evento, Sistema de Registro, Pasarela de Pago.

Esto nos permitirá hacer marketing del evento: presentar la información básica y cuando se registren los posibles asistentes, dimensionar las capacidades de los equipos necesarios para realizar el Live Streaming. Igualmente, en eventos en donde enviamos catering o materiales a los domicilios de los asistentes nos permitirá saber a quién y a dónde tenemos que enviar.

Por supuesto si el evento es de pago nos permite que cada uno escoja el tipo de ticket que desea para que vea los contenidos de acuerdo con su perfil.

  • Plataforma para Distribución de los Contenidos.

Equivalente a la Sede del Evento. Aquí accederán los usuarios con login y password para ver el LIVE STREAMING de acuerdo con su perfil, para interactuar entre ellos en dinámicas de networking o utilizando el chat general, chat 1:1 o video llamadas 1:1, para interactuar con los ponentes mediante Q&A, contestando votaciones en vivo o participando en dinámicas de GAMIFICACION.

  • Módulo de Patrocinadores.

Con esta funcionalidad le damos visibilidad a los sponsors pudiendo definir un espacio con toda la información del Patrocinador o Expositor (enlaces a su web, vídeos, formularios, chat 1:1, chat 1: N, descarga de documentos).

  • Módulo de Gamificación.

Permite crear elementos que logran incrementar la fidelización de los asistentes al evento mediante mecánicas y elementos de juego: retos, puntos, pantallas de clasificación.  Esto ha venido a convertirse en una pieza fundamental para mantener el interés constante durante todas las fases del Evento.

  • Sistema de Respuesta de la Audiencia.

Permite que los asistentes respondan encuestas, pregunten a los ponentes, califiquen sesiones, intervengan en un chat y que los speakers hagan votaciones en vivo durante las sesiones, todo esto provoca un gran dinamismo en el evento.

  • Distribución de Contenidos Bajo Demanda.

En algunos eventos en donde se utilizan plataformas de webinars, el contenido es efímero, se acaba el evento y no hay posibilidad de acceder nuevamente a los contenidos. Existen posibilidades de tener los eventos más tiempo accesibles para los asistentes, una buena plataforma de eventos le permitirá acceder a los eventos bajo demanda una vez que el evento se haya terminado, y este acceso puede estar condicionado al perfil del asistente tal como ocurrió durante el evento en vivo, también le permitirá monetizar el contenido bajo demanda para asistentes que no hayan podido asistir virtualmente al evento en vivo en caso de eventos de pago.

  • Analíticas

Es un módulo de gran importancia en una plataforma de eventos porque nos permite obtener una radiografía de todo lo que ha pasado. Se puede determinar quién vio qué cosa y por cuánto tiempo.  Esto es de suma importancia para determinar el ROI del evento. Es fundamental tener estadísticas veraces, no basta saber cuántos están conectados sino saber quiénes están conectados, qué están viendo y por cuanto tiempo.

3.- Servicio de Producción de Streaming.

Se encargan de realizar las comunicaciones necesarias para traer a escena a los ponentes y moderadores que normalmente se encuentran en ubicaciones remotas (sus casas, oficinas o platós virtuales), producen la señal con calidad de televisión incorporando elementos innovadores como pantallas PIP, realidad virtual o realidad aumentada e incorporando otros como la traducción simultánea y trasmiten esa señal, lo ideal es que sea de manera redundante, mediante Redes Globales de Distribución de Contenidos (CDN) desde nuestra Plataforma hacia cualquier parte del mundo.

Si quieres más información acerca de cómo realizar con éxito tu evento virtual o híbrido contacta con Orquidea Technology Group nuestra experiencia en la realización de eventos virtuales será de gran ayuda para conceptualizar y ejecutar tu evento.

En un momento como el actual es importante fomentar las conversaciones reales y cercanas online que ayudarán a entablar conexiones más profundas entre los asistentes pese a que cada uno celebre el evento en su casa. Con las videollamadas 1:1 de EventMobi, que ofrecemos desde Orquidea, resulta muy sencillo que los asistentes se conecten en su evento virtual y tengan conversaciones significativas entre ellos o con los patrocinadores y expositores. 

  

Cuando se planifica un evento virtual, una de las preguntas clave es cómo facilitar mejor la creación de redes online efectivas. Esto es un reto para muchos organizadores, ya que no cuentan con la intimidad y cercanía de un lugar físico. En los eventos presenciales, los asistentes se encuentran con caras conocidas y nuevos contactos, durante las pausas para el café o en la sala de conferencias. Con los eventos virtuales, la dinámica ha cambiado. Los asistentes no necesariamente saben qué herramientas tienen a su disposición para conectarse con otros – o cómo usarlas de la manera más efectiva. Esto significa que debe haber un esfuerzo consciente por parte del organizador para guiar a los asistentes y motivarlopara probar funciones online que pueden ser desconocidas. 

  

Características principales para la creación de interconexiones en los eventos virtuales 

Las plataformas de eventos virtuales ofrecen una variedad de características diferentes para permitir la creación de redes de contacto entre los asistentes. Algunas de ellas se basan más en la comunidad, como los debates en grupo o el chat de cada sesión. Aquí, los asistentes pueden tener conversaciones basadas en texto con varias personas al mismo tiempo. Si bien estos foros pueden utilizarse para debatir cuestiones más importantes de su industria, también permiten a los asistentes encontrar personas con ideas afines, o de la misma ciudad o con intereses comunes. Sin embargo, cuando los asistentes desean conversar uno a uno para discutir temas importantes más a fondo, se requiere una función diferente. 

  

En estas situaciones es cuando entran en juego las charlas privadas y las videollamadasAnteriormente, los asistentes que visitaban en persona eventos que ofrecían una app del evento ya podían usar esa función de la aplicación. Podrían encontrar a otras personas a través de la lista de asistentes, enviarles un mensaje de chat solicitando una reunión, e invitarlos a una cita programada que normalmente tendría lugar en la sede del evento. Con los eventos virtuales, el proceso es el mismo – excepto que las reuniones en persona son reemplazadas por reuniones de video 1:1. 

  

Beneficios de las video reuniones 1:1 para los asistentes y expositores 

Mientras que la mayoría de los eventos de hoy en día tienen lugar online, las videollamadas 1:1 son la mejor manera de que los asistentes forjen conexiones más profundas. La mayoría de las personas ya están familiarizadas con el concepto de videollamada y se sienten cómodas hablando con otros utilizando una cámara web y unos auriculares. Echar un vistazo a las casas u oficinas de los demás también ayuda a los asistentes a conocerse mejor y permite romper el hielo fácilmente, ya sea hablando un perro en el fondo, un niño que se acerca a pedir algo o un mueble inusual. 

  

Dado que los eventos virtuales están menos restringidos en términos de tiempo y espacio, ofrecen a los asistentes más flexibilidad para conectarse entre sí en su propio tiempo libre. Mientras que los centros de convenciones siempre cerrarán en algún momento, las plataformas de eventos virtuales son accesibles las 24 horas del día. Esto significa que los asistentes pueden conectarse entre sí fuera de las horas establecidas del evento – o incluso después de que éste termine. Esto puede ser mucho menos estresante que tratar de hacer encajar una reunión en un calendario repleto. 

  

Para los expositores y patrocinadores, también hay claros beneficios al conectarse con los asistentes a través de reuniones de video 1:1 en eventos virtuales. Comparado con una palacio de exposiciones lleno de gente y ruidoso, es mucho más fácil centrarse en la otra persona y tener una conversación memorable y personal desde la comodidad de su casa u oficina. Los representantes de la empresa pueden compartir sus pantallas para mostrar los productos sin tener que instalar primero el hardware en un stand en el lugar. También tienen la opción de compartir enlaces a recursos que los asistentes pueden revisar y descargar inmediatamente, en lugar de tener que llevar una bolsa llena de folletos por toda la sede de la exposición. 

 

¿Qué tipo de eventos se benefician de las videollamadas 1:1? 

El networking es una parte integral de casi cualquier tipo de evento de negocios. Incluso si el enfoque es en un aspecto diferente como la educación, conocer a otros del mismo sector es una razón importante por la que la gente elige asistir a eventos de negocios. Aquí hay algunos de los tipos de eventos más comunes que se benefician de las videollamadas 1:1: 

  

  • Eventos de asociacionesLa comunidad es uno de los principales impulsores de la afiliación a una asociación, y los eventos online son ideales para que los miembros se relacionen entre sí -sin las restricciones de costo y de viaje de los eventos en persona. 
  • Ferias de empleoLa pandemia mundial ha pasado factura al mercado laboral, por lo que es más importante que nunca favorecer las conversaciones entre los empleadores y los solicitantes de empleo en un entorno seguro y cómodo. 
  • Eventos internos de la empresaEspecialmente para las grandes empresas internacionales, los eventos virtuales son ideales para reunir a los empleados con fines educativos y de formación de equipos. Las reuniones de video 1:1 pueden combinarse con juego para fomentar nuevas conexiones entre los empleados. 
  • Conferencias de la industriaLos grandes organizadores de conferencias pueden impulsar la generación de contactos para sus expositores y patrocinadores ofreciendo videollamadas 1:1 entre los representantes de la empresa y los asistentes. 

  

La solución fácil de usar de EventMobi para video reuniones 1:1 

Como muchos asistentes son nuevos en los eventos virtuales, Eventmobi ha implementado todas las características necesarias para que sean intuitivas y fáciles de usar. Sería ideal que los organizadores comuniquen qué características clave estarán disponibles y ofrezcan instrucciones antes del evento. De esta manera, los asistentes pueden familiarizarse con la plataforma de antemano y aprovechar al máximo las herramientas que les ayudarán a alcanzar los objetivos del evento. 

  

Para utilizar la función de videollamadas 1:1 dentro de las apps de EventMobi, los usuarios sólo tienen que navegar hasta la lista de asistentes y encontrar a la persona con la que les gustaría conectarse. En el perfil personal de ese asistente, los usuarios entonces hacen clic en el botón “Programar una reunión”. A continuación se describen las funciones y pasos a seguir para hacer el mejor uso de las reuniones en video 1:1: 

  

  1. Programe una video reunión 1:1 seleccionando un asistente de la lista. A continuación se les pedirá que introduzcan los detalles de la reunión, incluyendo la hora y el lugar, así como un mensaje personal. Para programar una reunión de video 1:1, deben marcar la casilla “Reunión de video”.
  2.  Programar una hora para una videoconferencia 1:1. Una vez enviada la invitación a la reunión, el invitado recibirá una notificación por correo electrónico y dentro de la app. La invitación puede entonces ser aceptada o rechazada por el destinatario. El remitente puede ver el estado actual de la invitación desde el área de Mensajes del Tablero de Asistencia.
  3. Ver las invitaciones a reuniones en video 1:1 dentro del Espacio Virtual. Se puede acceder a las reuniones que han sido aceptadas desde el área de Mensajes o desde el área de Agenda del Tablero de Asistencia. Para unirse a la videoconferencia, cada asistente sólo tendrá que hacer clic en el botón “unirse a la reunión”.
  4. Unirse a las reuniones de video 1:1 de su agenda personal. Al unirse a la reunión, se abrirá una nueva pestaña con la ventana de la Videollamada 1:1 de la app. Aquí, los usuarios podrán reunirse cara a cara, compartir sus pantallas y chatear por texto directamente desde la sala de reuniones. Esta sala estará disponible para ambas partes durante 24 horas, así que incluso si la reunión comienza o se retrasa, ¡no tendrán que preocuparse por la reprogramación! 
  5. Acepta la videollamada 1:1 fácilmente. Los expositores y patrocinadores tienen la opción de añadir representantes de la empresa a su stand virtual. Los asistentes pueden programar una reunión con ellos de manera sencilla navegando al perfil personal del representante. 

 

Para concluir, es importante recordar que las videollamadas 1:1 entre asistentes, expositores o patrocinadores son una gran manera de favorecer el contacto cercano y personal que se ha visto afectado por el contexto mundial actual. En Orquidea podemos ayudarte a que ofrezcas el mejor servicio de video reuniones 1:1 dentro de la app para que tus asistentes se sientan involucrados en el evento y más cerca de los otros participantes. 

Artículo original vía Eventmobi.

Tras la medida del Gobierno de suspender cualquier evento que supusiera la concentración de más de mil personas, diferentes actos han sido aplazados o suspendidos como medida preventiva, teniendo esto un impacto directo en las empresas involucradas en el sector MICE, uno de los motores de desarrollo del sector servicios. Vamos a hacer un repaso de cómo afecta la crisis del COVID19 al negocio MICE. 

El sector de eventos aglutina a muchos otros sectores como el hotelero, transportes, restauración, cultural y de ocio, tecnológico, logístico… sin contar los miles de personas que ya han agendado su participación en un evento y ahora ven truncado este propósito, con los costes y pérdidas que supone. 

Como interlocutor de la industria de reuniones con los medios de comunicación, las instituciones y las organizaciones, el Foro MICE trabaja en un mensaje profesional y respetuoso con los requisitos científicos, desde la serenidad y sin alarmismo. Su principal objetivo es arrojar claridad sobre esta situación para revertir a medio plazo el impacto económico negativo que está repercutiendo de forma masiva en todo el sector. Así, el sector está trabajando en la valoración de las pérdidas económicas que está causando al sector y a toda la industria asociada.  

Aunque la situación está cambiando diariamente y quizás todavía es demasiado pronto para ver el alcance global de la problemática, en Travel Advisors (una importante asociación de agencias de viaje que integra empresas especializadas tanto en viajes corporativos, MICE y viajes vacacionales premium) ha constatado un impacto notable del COVID-19 en el mundo de los viajes, sobre todo en la actividad englobada en el MICE (meetings, reuniones, incentivos, conferencias y eventos). 

Se ha detectado claramente que el área más perjudicada, en cuanto a cancelaciones, es el segmento MICE, con caídas muy significativas en torno al 70%, en especial, por el sector farmacéutico, donde el parón es prácticamente generalizado. 

En cuanto al segmento corporativo, Travel Advisors observa retrocesos en torno al 30%, dado que hay determinadas organizaciones de gran tamaño –entre el 5 y el 10% del total– que han dado instrucciones de no viajar, o viajar lo menos posible, en fechas próximas. 

También en el negocio vacacional, la asociación ha notado que las ventas han caído en casi un 50% para la próxima Semana Santa. 

La incertidumbre, además de generar inseguridad y ansiedad en gran parte de la población es la peor compañera de este negocio pero según vaticinan algunos organismos y el mismo Gobierno de España, esta crisis será pasajera y coyuntural; por lo que la clave está en la rapidez con la que pueda recuperarse la situación. Y también en las medidas que tomen desde los organismos públicos y el Gobierno para ayudar a empresarios, agencias y demás miembros del colectivo. Estas medidas excepcionales están siendo anunciadas diariamente ya que no solo nuestro sector se ve afectado si gran parte de la sociedad. 

Aún viendo todos estos datos poco esperanzadores, sabemos que el sector de los eventos es un sector colaborativo, en el que siempre se puede negociar y se puede acordar una distribución de los costes o de los perjuicios que ha ocasionado la cancelación de un evento. De hecho, se están viendo muchos acuerdos efectuados para trasladar la celebración a los próximos meses.  

Por otro lado, como mencionamos en nuestro otro artículo de esta semana “La cuarentena para el planificador de eventos”; hay que tratar de buscar el lado positivo a una situación complicadas como la que nos encontramos ahora, y saber provocar una evolución positiva de nuestro sector y así provocar menor impacto económico en nuestra actividad y tratar de salir reforzados de este obstáculo.  

Para esto debemos centrarnos en varios factores:  

  • Mantener nuestra actividad en redes sociales y medios; y mantener así el interés: igual que estos días individualmente echamos de menos cosas básicas que habitualmente son normales y rutinarias, las empresas se darán más cuenta de que necesitan conectar, escuchar a sus clientes, crear relaciones. Por lo que si seguimos activos les recordaremos la importancia que tiene un evento a la hora de conectar personas.
  • Aprovechar todo tipo de nuevas tecnologías para seguir evolucionando en los eventos virtuales. Esto puede suponer el despegue de los eventos completamente virtuales con todo el contenido centralizado en webs, o apps. Experimenta con tecnologías que a su vez también serán necesarias cuando todo vuelva a la normalidad y a lo presencial.  
  • Trabajaremos mejor, y más por objetivos. El teletrabajo es una de las formas de organización que no han esperado esta crisis para crecer. Y supone muchas cosas buenas (mayor productividad cuando uno se tiene que concentrar, adaptación a obligaciones de la vida personal, facilidad logística, etc.). Pero quizás lo que más aporta es una necesidad de trabajar más por objetivos que por horas trabajadas. Y me parece que incluso cuando todo esto acabe, los reflejos y modos de organización, orientados a resultados y KPI más que a horas, seguirán, y todos seremos más eficaces por ello. Esta revolución ya estaba en marcha (llegará un día en el cual nos fascinará que se remuneren horas y no resultados), pero esta crisis puede acelerar esto.
  • Vamos a hacernos oír: esta crisis afecta a todos los sectores pero al nuestro más que cualquier otro. Y sufrimos nuestra falta de datos económicos sobre lo que pesamos, lo que aportamos. Vamos a desarrollar más cultura de lobby o equipo. Podemos quejarnos para ser entendidos, definir acciones de comunicación con autoridades, con prensa, con la opinión pública y mejorar así nuestra comunicación colectiva como sector. 
  • Mejorar relaciones con nuestros competidores: en momentos buenos o fáciles, es fácil perder perspectiva y pensar que el competidor o el cliente es el enemigo. Nos empezará a quedar claro que cada miembro del sector (clientes, agencias, proveedores…) tiene intereses propios que pueden ir contra el interés del otro, tenemos todos un interés por encima de todo: el evento. 

La vida sigue, y más en este sector, en el que debemos abogar por la sensatez y la templanza que nos caracteriza el día del evento; así que aunque vengan momentos difíciles, todos estamos en el mismo barco. 

Seguir apoyando a nuestros clientes y mejorando el sector eventos es nuestra prioridad, escríbenos para contarnos tus ideas, y te ayudaremos a materializarlo. 

El éxito de un evento se evalúa en gran parte cuando este ha finalizado, por ello, las metas que estableces al principio del ciclo de planificación son importantes para estudiarlo. Fijar objetivos y metas no es un ejercicio rápido y fácil, pero la recompensa aparece cuando tienes un conjunto concreto de medidas después del evento. Conseguir valorar el éxito de un evento es verdaderamente importante: descubre las claves para analizarlo en este artículo.

El análisis de los datos después de un evento determina el Retorno de la Inversión (ROI) del mismo. El ROI es un indicador del valor generado en el evento teniendo en cuenta la inversión y los beneficios recaudados.

Cada evento es un mundo diferente, por tanto, las metas y las formas de medir el éxito de tu evento serán distintas. Sin embargo, hay dos áreas clave que todos los eventos tienen en común: el éxito financiero y la satisfacción de los asistentes.

El éxito financiero es diferente para cada evento.

Hay que tener en cuenta si el evento está organizado con fines de lucro o no para alcanzar el punto de equilibrio. A la hora de establecer el presupuesto, los organizadores tienen que realizar un informe con las expectativas que se esperan así que el éxito financiero no debería ser una sorpresa. Es necesario supervisar cuidadosamente tanto los ingresos como los gastos a lo largo del ciclo de vida del evento. Colabora con el departamento de contabilidad para poder revisar cuales son los objetivos y las acciones que se van a ejecutar y poder fijar el presupuesto de una manera eficiente. Entender el cómo y el porqué de esos números es lo que más beneficiará al evento.

Pide información sobre el check-in, o sobre los usuarios que han entrado en la app de tu evento para averiguar cuál ha sido el total de audiencia y diseñar nuevos planes para atraer a nuevos asistentes en futuros eventos. También, puedes evaluar si ha habido un aumento o una disminución de los gastos de expositores y patrocinadores.

Hay que tener en cuenta que algunos factores pueden alterar el ritmo del evento como los impactos del clima, el panorama competitivo, las condiciones económicas, la rotación de personal, para determinar el éxito del evento desde el punto de vista financiero y para el desarrollo futuro del mismo.

 

La satisfacción de los asistentes es un aspecto fundamental a la hora de evaluar el éxito del evento.

Los organizadores de eventos tienen que crear valor para que los asistentes estén satisfechos. De esta forma, podrás formar una relación consolidada y comunicarte con ellos fácilmente. La valoración de los usuarios es el punto clave para medir el resultado del evento.

Podrás descubrir la opinión de los asistentes de manera cuantitativa y cualitativa antes y después del evento.  Diseña y crea encuestas de satisfacción con preguntas abiertas y ofrece la posibilidad de recomendar el evento a otras personas para obtener el feedback completo sobre participaciones, gustos sociales, descargas de la app, la rapidez del proceso de registro, difusión del evento a través de redes sociales…
Por el contrario, si recibes alguna insatisfacción, el primer paso es actuar en consecuencia y comunicarte con el cliente.

En eventos de carácter más digital en los que se disponga, por ejemplo, de apps del evento o webs de registro no resulta complicado conocer datos de la satisfacción de los asistentes; o el uso que este público ha dado a los diferentes soportes digitales ya que habitualmente estas plataformas nos ofrecen la posibilidad de realizar encuestas de satisfacción a los invitados, y también nos ofrecen información sobre el número de usuarios que ha entrado, o de cuantas visitas ha tenido un diferente apartado, por lo que podemos hacer un análisis bastante exhaustivo de lo que ha triunfado y lo que no.

Aprovecha toda esta información para realizar acciones de marketing, benchmarking y engagement. Además, esta información te permite hacer un seguimiento del evento y compararlo con otros del mismo sector o mejorar tus eventos futuros sabiendo que es lo que ha tenido más éxito.

Lo ideal es que el análisis y el informe posteriores al evento se completen dentro de las dos semanas siguientes al mismo. Si vas a lanzar un informe público sobre el evento, hazlo dentro de las primeras 48 horas. Cuanto más tiempo esperes, menos gente se preocupará por leerlo. Utiliza imágenes o infografías para que la información sea más atractiva y fácil de leer. De esta forma, conseguirás que los usuarios lo compartan en sus redes sociales y tu evento tenga mayor alcance. Además, asegúrate de incluir en el análisis todas las secciones que han sido participes en el evento para obtener una visión general y recomendaciones para próximos eventos.

Para concluir, la evaluación del éxito del evento es un proceso que debe ir de la mano con la planificación de este.  Poner en marcha las medidas desde el principio te permitirá ver cómo va tu evento en tiempo real. Tener una compresión del éxito financiero y la satisfacción de los asistentes ayuda al desarrollo y ejecución del evento.

Permite que los usuarios tengan voz en todas las fases del evento para incentivar el engagement y futura asistencia, así como, mejorar los resultados de las encuestas. Por último, establece un plan de seguimiento y evaluación que construirá la base sólida para los próximos eventos. Contacta con nosotros  para obtener todas las estadísticas antes, durante y después del evento tanto de procesos de registro, de check-in, como de apps, webs, votaciones en directo, etc.

*Artículo de referencia: eventmobi.com/blog/best-practices-for-evaluating-event-success