Tecnología

Welcome to the OrquideaTech blog, where we explore the latest trends and forecasts for the events industry in 2023, with a focus on in-person events. As a leading technology company specializing in event management solutions, we understand the enduring value of face-to-face interactions. In this article, we’ll discuss the emerging trends that are shaping the future of in-person events and provide a forecast of what to expect in 2023. Dive in and let’s explore the power of in-person experiences!

Return of Face-to-Face Events:

After a challenging period marked by the global pandemic, 2023 will see a strong revival of in-person events. As vaccination rates rise and safety protocols are put in place, people are eager to reconnect and participate in physical events. The power of face-to-face interactions, networking opportunities, and immersive experiences will be appreciated more than ever.

Hybrid event experiences:

While in-person events are regaining prominence, the hybrid event format will continue to flourish in 2023. Organizers will leverage technology to seamlessly blend virtual and in-person elements, creating compelling experiences for both remote and in-person attendees. Hybrid events will offer the flexibility to serve a broader audience while maintaining the unique benefits of physical interactions.

Immersive and experiential environments:

In 2023, expect to see an increase in immersive and experiential environments at in-person events. Event organizers will go beyond traditional settings and embrace interactive installations, sensory experiences, and creative event designs. From augmented reality (AR) and virtual reality (VR) activations to interactive displays and live presentations, events will aim to captivate attendees and leave a lasting impression.

Information security at events as a competitive advantage

Health and Safety Precautions:

Health and safety measures will continue to be a priority in 2023. Event organizers will implement robust protocols to ensure the well-being of attendees, including enhanced sanitizing practices, social distancing measures, and temperature checks. Clear communication about security measures will be crucial to instill trust among participants and create a safe event environment.

Personalization through Data Insights:

In-person events will leverage data-driven insights to deliver personalized experiences by 2023. Through registration data, attendee preferences, and behavioral analytics, organizers can curate custom content, custom agendas, and targeted networking opportunities. Attendees will benefit from more relevant and meaningful event experiences, driving deeper engagement and satisfaction.

Sustainable Event Practices:

Sustainability will continue to be a key focus in the events industry in 2023. Organizers will strive to reduce waste, adopt green practices and promote sustainable event design. From using renewable energy sources and eco-friendly materials to implementing recycling initiatives, events will prioritize environmental responsibility. Attendees will appreciate events that align with their values ​​and contribute positively to the planet.

Conclusion:

As we look ahead to 2023, the power and importance of in-person events cannot be overstated. With the return of face-to-face interactions, the events industry will see renewed energy and enthusiasm. By embracing hybrid event experiences, creating immersive environments, prioritizing health and safety, leveraging data insights for personalization, and embracing sustainability, event planners can deliver exceptional and memorable personal experiences. OrquideaTech remains committed to providing cutting-edge event management solutions that enable organizers to navigate these trends and create extraordinary events.

En la era digital que atravesamos, los datos y la información de los eventos se han trasladado a la nube, esto aporta numerosas ventajas: espacio de almacenamiento, disponibilidad inmediata, facilidad en el tratamiento, velocidad en el procesamiento y un largo etcétera, de eso no hay duda, sin embargo, trae consigo nuevos desafíos relacionados con la seguridad. En este artículo veremos lo importante que es la seguridad de la información en eventos como ventaja competitiva.

En el sector de los eventos, está implícito el proceso de recopilar, tratar y el almacenar múltiples datos, algunos de ellos, datos de carácter personal (en ocasiones sensibles). Esto corresponde a todos los implicados en el evento: asistente – organizador – proveedor. Es esencial garantizar que estos datos estén protegidos contra ciber amenazas además de cumplir con las regulaciones de privacidad vigentes. Una pérdida o filtración de datos constituye un incidente que tiene implicaciones diversas tales como: pérdida de confianza, robo de identidades, multas y sanciones, daño a la imagen corporativa, costos de remediación y hasta un impacto en la continuidad del negocio. 

Normalmente en las organizaciones se adoptan altos estándares de seguridad en todas y cada una de las diferentes áreas, entonces ¿por qué no hacer lo mismo cuando se organiza un evento? 

Existen varias acciones para establecer un perímetro de seguridad alrededor de la información, a continuación, te detallamos algunas: 

  • Clasificar la información: la confidencialidad es un eje transversal entre todos los implicados en el desarrollo de un evento por lo que se deben establecer niveles de confidencialidad para cada grupo y un proceso para el intercambio de información, con ello se minimizan los incidentes. 
  • Implementar controles de acceso: el uso de contraseñas robustas, autenticación de doble factor y sistemas de inicio de sesión, son fundamentales para protegerse del acceso no autorizado. 
  • Compartir la información de forma segura: se debe procurar el uso de herramientas, plataformas, apps, que cuenten con un estándar de seguridad cuando se intercambia información entre dos o más grupos. Este punto se relaciona con los anteriores, pues la herramienta elegida debe al menos tener un panel de control para los accesos, gestión de permisos, encriptar la información, tracking de los usuarios, entre otras características propias de la seguridad. 
  • Anticiparse y/o reaccionar: llevar a cabo un análisis de amenazas, vulnerabilidades y capacidad de respuesta ante un fallo en la seguridad de la información es casi que obligatorio. Contar con un plan de recuperación y procedimientos ante desastres puede ser decisivo. 

En lo que respecta a los proveedores, estos deben contar con plataformas tecnológicas a ser posible certificadas en lo relativo a la seguridad en la información, de esta forma complementamos las medidas que como empresa adoptemos internamente. Existen algunas certificaciones internacionales tales como ISO27001 y SOC2 que aseguran que la tecnología y los procesos de los proveedores que las poseen, han implementado rigurosos controles de seguridad y prácticas de gestión de riesgos. 

Por otra parte, disponer de un proveedor de hosting de máxima calidad es crucial. AWS (Amazon Web Services) es ampliamente reconocido en la industria por su enfoque en la seguridad y la protección de datos. Ofrece infraestructuras robustas y altamente seguras, con medidas de seguridad avanzadas, tales como: 

  • Seguridad física: Los centros de datos de AWS cuentan con estrictos controles de acceso, vigilancia 24/7 y medidas de protección contra incendios y desastres naturales. 
  • Protección de datos: AWS implementa encriptación de datos en tránsito y en reposo, así como servicios de gestión de claves y opciones de control de acceso granular. 
  • Cumplimiento normativo: AWS cumple con numerosos estándares y regulaciones de seguridad, como ISO 27001, SOC2, GDPR, entre otros, garantizando la protección de la información. 

El uso de mecanismos de seguridad vinculados a la protección de la información en todas las fases del evento (planificación, desarrollo y post-evento) trasmite confianza a todos los implicados, lo que permite fortalecer las relaciones colaboración a largo plazo entre organizadores – proveedores y en el caso de los asistentes, brindar la tranquilidad de que sus datos están protegidos. Sin duda, esto incrementará la satisfacción y será una ventaja competitiva en un sector que cada vez se preocupa más por la seguridad de la información. 

Si quieres contar con un aliado tecnológico comprometido con la seguridad de la información, no dudes en comentarnos acerca de tu evento, en Orquidea Technology Group contamos con la certificación ISO 27001 y nuestras herramientas tecnológicas están alineadas con la protección de datos. 

Es probable que la creación y el intercambio de una videoteca no sea lo primero en lo que piensen los organizadores de eventos al planificar sus conferencias presenciales. Sin embargo, los vídeos «suscitan una amplia gama de motivaciones», como compartir la pasión, iniciar conversaciones y buscar opiniones. Se parece mucho a lo que queremos que hagan nuestros asistentes a los eventos, por lo que en este artículo vamos a ver 7 formas inteligentes de incorporar el vídeo a tu estrategia de eventos.

La creación de vídeos es mucho más fácil hoy en día, ya que los planificadores de eventos tienen experiencia con los eventos virtuales y, de nuevo, tienen la posibilidad de grabar contenidos in situ. Sin embargo, el reto sigue siendo que se necesitan múltiples herramientas y plataformas para crear, alojar y compartir contenidos de vídeo. Creemos que tener la capacidad de gestionar el contenido de vídeo dentro de tu plataforma de eventos simplificará tus flujos de trabajo y creará una experiencia superior para tus asistentes.

La nueva función de biblioteca de vídeo de la plataforma de eventos de EventMobi, nuestro partner, significa que tu aplicación de eventos ahora cumple una doble función como plataforma de eventos y como hogar en línea para todos tus activos de vídeo, ya sea para atraer a tu audiencia en persona o a distancia, crear nuevas e interesantes oportunidades de patrocinio o ampliar el alcance de tu evento durante todo el año.

Si pensabas que volver a la modalidad presencial significaba el fin del vídeo para eventos, sigue leyendo para saber porque te estás perdiendo algo.

1. Aumenta las inscripciones y los ingresos con el acceso a las entradas

A pesar de la creciente demanda de eventos presenciales, no todo el mundo podrá asistir. Además, acabas de pasar dos años construyendo tu audiencia virtual. ¿Por qué ibas a dejarlos atrás ahora? La solución puede ser tan sencilla como ofrecer acceso a contenidos de vídeo a la carta dentro de tu plataforma de eventos.

Si la transmisión en directo de tu evento en persona a los asistentes remotos es demasiado cara y compleja, simplemente grábala y súbela a tu espacio de eventos después. O bien, si puedes conseguir que tus ponentes se pregraben antes de tu evento en directo, libera el acceso al contenido pregrabado al mismo tiempo para asegurarte de que los asistentes remotos no se lo pierdan. Esto simplificará aún más los costes in situ.

También puedes ofrecer un acceso escalonado a diferentes videotecas creadas para fomentar la participación de los miembros, para vídeos de formación continua y de capacitación, o para asegurarse de no perder ingresos potenciales ofreciendo entradas para que los asistentes remotos vean las grabaciones de las sesiones.

2. Simplifica la gestión de contenidos de vídeo

Alojar tus vídeos en tu plataforma de eventos en lugar de en plataformas de vídeo externas como Vimeo o YouTube elimina horas de trabajo administrativo y crea una mejor experiencia para tus asistentes, ya que no verán anuncios o recomendaciones de contenido no relacionadas. Esto significa que puedes mantener el control de los datos de tu evento y de la PII (información personal identificable), lo que es particularmente importante para los eventos que necesitan cumplir con el GDPR.

Si estás transmitiendo en directo las sesiones de tu evento virtual o híbrido, puedes ponerlas a disposición como contenido bajo demanda con sólo unos pocos clics. O bien, si estás cargando archivos de vídeo pregrabados, puedes crear fácilmente un elegante centro de contenido de vídeo con la función de biblioteca de vídeo.

3. Utiliza los vídeos pregrabados para generar emoción

Revelar una muestra de lo que está por venir en tu evento es una gran manera de impulsar las inscripciones a las sesiones. Crea una videoteca con vídeos de ponentes o presentaciones de años anteriores para animar a tu público a asistir a sesiones específicas.

También puedes pedir a tus ponentes que graben un breve vídeo en el que cuenten a tu público más sobre su presentación; puedes hacerlo fácilmente para decenas de ponentes utilizando herramientas como VideoAsk y subir estos vídeos a la App de tu evento o al espacio virtual con la nueva función de Videoteca.

4. Ofrece nuevas oportunidades de patrocinio

Ayuda a los patrocinadores a relacionarse mejor con los asistentes y atraer tráfico a su stand ofreciéndoles canales dedicados para mostrar sus vídeos de productos, demostraciones y contenido educativo en una Videoteca creada sólo para ellos.

También puedes añadir anuncios de los patrocinadores a las grabaciones de las sesiones que se ponen a disposición de los asistentes después del evento como parte del contenido de vídeo a la carta.

5. Crea un centro de aprendizaje durante todo el año

Tus asistentes no pueden estar en todas partes a la vez; elegir entre sesiones simultáneas es difícil cuando la agenda está llena de ponentes y temas increíbles. Para que los asistentes no se pierdan nada, crea una videoteca que puedan utilizar para ponerse al día en su tiempo libre después del evento. No te olvides de utilizar la gamificación o las preguntas de sondeo para crear una experiencia divertida.

¿Has deseado alguna vez poder pedir a un ponente que repita lo que ha dicho? Poner a disposición de los asistentes recapitulaciones después de la sesión puede ayudarles a aprender literalmente a su propia velocidad, permitiéndoles volver a ver vídeos específicos a una velocidad más lenta o rápida.

6. Ofrece una mejor experiencia a la carta

La videoteca de EventMobi incluye un módulo de recomendación que ayuda a los asistentes a navegar y descubrir fácilmente más contenido de vídeo que se ajuste a sus intereses. Los planificadores pueden gestionar fácilmente esta recomendación asignando vídeos en grupos similares.

Las secciones de comentarios debajo de cada vídeo fomentan las conversaciones con otros asistentes y ponentes, y también te ayudarán a recoger valiosos comentarios sobre tu evento y lo que es importante para tu audiencia.

7. Seguimiento de la participación desde un único panel de control

Di adiós al uso de múltiples plataformas para hacer un seguimiento de la participación en el evento. La solución de gestión de vídeo de EventMobi facilita el seguimiento de la participación de la audiencia para que puedas ver todos los análisis de tu evento en una sola plataforma.

Haz un seguimiento de los intereses y las acciones de tu público, incluyendo qué vídeos han visto y durante cuánto tiempo. También puedes utilizar encuestas y preguntas de gamificación para ver quién ha interactuado con qué contenido con el fin de medir el aprendizaje o averiguar qué resonó más con tu audiencia.

¿Cómo funciona la nueva videoteca de EventMobi?

En primer lugar, añade tus vídeos convirtiendo tus transmisiones en directo en una grabación de vídeo a la carta con unos pocos clics, o subiendo directamente vídeos externos al EventMobi Experience Manager.

Etiqueta tus vídeos y crea una sección dedicada con un control de acceso adecuado.

Habilita la función para tu evento para que tus asistentes puedan descubrir y comentar los vídeos directamente desde la aplicación móvil o espacio virtual.

Al utilizar una herramienta como la función de biblioteca de vídeos de EventMobi, no podría ser más fácil simplificar el sistema de gestión de vídeos y aprovechar el poder del vídeo para atraer a tus asistentes. Los vídeos alojados en la aplicación para eventos no sólo pueden entusiasmar a tus asistentes antes de que comience su evento, sino que también pueden llegar a aquellos que podrían asistir a tu evento en persona.

No nos olvidemos de los expositores y patrocinadores: permitirles cargar contenido de vídeo en sus perfiles les ayudará a educar mejor y a atraer a los compradores durante todo el año. Integrar los vídeos en tu estrategia de eventos es una oportunidad sin explotar que te ayudará a crear una mejor experiencia para todos los participantes en el evento.

Si te interesa probar esta nueva herramienta de video, desde Orquidea Technology Group global partner de EventMobi, podemos ofrecerte asesoramiento personalizado sobre cuál será la mejor manera de implementarla en tu evento ¡Contáctanos!

 

Artículo orginal: https://www.eventmobi.com/blog/7-smart-ways-to-add-video-into-your-event-strategy/

A medida que continúa el revuelo en torno a los eventos híbridos, las aplicaciones móviles para eventos vuelven a ser la clave para ofrecer una experiencia cohesiva y atractiva tanto para el público online como para el presencial. La selección de la tecnología móvil adecuada para eventos nunca ha sido tan importante, por eso vamos allá con 6 recomendaciones para comprar apps móviles para eventos en 2022.

1. Entender el coste total

El precio nunca ha sido tan importante para un profesional de los eventos. Después de luchar contra las cancelaciones y la disminución de los ingresos -en algunos casos, la ausencia de ingresos-, tendrás que centrarte en lo que una aplicación significará para el resultado final de su evento. No existe una estructura sencilla para desglosar los costes de cada aplicación en una comparación pormenorizada, por lo que resulta útil pensar en algunas preguntas clave que pueden orientar la forma de enmarcar la inversión financiera.

¿Es la primera vez que ofreces una aplicación a tus asistentes?

Si nunca has tenido una aplicación para tu evento, no sientas la necesidad de añadir todas las funciones disponibles. Cuantas más funciones añadas, más pagarás. Es aconsejable empezar poco a poco para determinar qué es lo que realmente importa a tu público en términos de funcionalidad y características.

¿Tienes una estrategia para utilizar la aplicación de forma regular?

La obligación de pagar una cuota mensual puede parecer abrumadora, pero puede merecer la pena si puedes mantener la aplicación actualizada durante todo el año con contenidos on demand y oportunidades exclusivas de establecer contactos.

¿Cuántos asistentes espera este año?

El enfoque más común para la fijación de precios es un modelo por asistente. Al iniciar tu búsqueda, asegúrate de tener una previsión actualizada del tamaño de la multitud que esperas en 2022.

¿Cómo se conectarán los asistentes?

Además del número de asistentes, querrás tener una idea concreta de la proporción de personas que se conectarán de forma remota en lugar de presencial. Muchos proveedores tienen precios distintos para eventos virtuales, presenciales e híbridos.

¿Cómo de fácil será el uso de la tecnología para tu equipo?

La tecnología no sólo cuesta dinero. También cuesta la inversión de tiempo necesaria para que tu personal aprenda a manejarla. Cuando compares productos, asegúrate de que todas las personas que vayan a participar en el trabajo pesado de poner en marcha la aplicación puedan ver una demostración y opinar sobre lo que les parece más intuitivo. Y aunque los mejores servicios de asistencia pueden tener un coste inicial más elevado, la inversión puede merecer la pena por el tiempo que le ahorrará a tu equipo.

 

2. Separa las funciones imprescindibles de las que no lo son

Algunas aplicaciones vienen con una lista de características disponibles. Piensa en qué características ofrecerán un valor real a tus asistentes. Si has ofrecido una aplicación en el pasado, analiza un desglose de las herramientas en las que tu público confió durante el evento. ¿Cuántos asistentes participaron realmente en la tabla de clasificación del juego o optaron por las oportunidades de recompensa? ¿Cuántos escanearon un código QR para obtener una tarjeta de visita?

Pide a los proveedores que estés considerando que te muestren todas las funciones que vienen de serie sin coste adicional. A continuación, examina las opciones a la carta que aumentarán tu gasto.

3. Prioriza el retorno de la inversión de patrocinadores y expositores

La aplicación móvil adecuada para un evento no debe ser simplemente un coste para tu organización, sino que debe incluir oportunidades de ingresos que compensen parte del gasto o lo cubran por completo. La mayoría de las aplicaciones incluyen los perfiles básicos de los patrocinadores y expositores, pero los patrocinadores y expositores de hoy en día buscan más retorno de la inversión que lo que puede ofrecer un simple listado. Asegúrate de que los responsables del departamento de patrocinio de tu evento examinen todas las funciones para determinar qué puede ser vendible.

Pero no pienses sólo en las funciones que puede utilizar: presta más atención a cómo el proveedor de tecnología puede ayudarte a articular lo que esas funciones hicieron con los informes posteriores al evento. Querrás ser capaz de ofrecer análisis sólidos que muestren a los patrocinadores y expositores cómo su inversión se ha visto recompensada con la participación de los asistentes y el aumento del conocimiento de la marca.

4. Habilita una experiencia híbrida

La capacidad de transmitir vídeo en directo se ha convertido rápidamente en una de las características más importantes de las aplicaciones móviles para eventos. Como la participación virtual se ha disparado en los últimos dos años, ha habido una explosión de herramientas diseñadas para los asistentes que no podían participar en persona.

Piensa en tus planes para un evento híbrido este año y en qué características podrían cambiar las reglas del juego para todos los miembros de tu audiencia: el emparejamiento entre los asistentes remotos y los presenciales, un sistema de recuperación de leads virtual, la opción de acceder a la transmisión en directo a través de todos los canales. Aunque muchos organizadores se centrarán principalmente en el componente presencial y en los mayores ingresos que conlleva, aquellos que también puedan mantener a los asistentes en casa comprometidos ganarán el futuro de los eventos.

5. Investiga la empresa que está detrás de la aplicación

Cuando se trata de averiguar cuál es la mejor decisión para comprar una aplicación para eventos, hay un componente algo intangible en el proceso que no tiene que ver con un precio o una lista de características. En su lugar, querrás hacerte una idea de la brújula ética de la empresa. El sector de los eventos se ha visto afectado por la pandemia, y no hay forma más concreta de que los socios tecnológicos muestren su apoyo que ofrecer contratos que permitan cambios rápidos y ajustes de precios que tengan en cuenta la reducción de las necesidades. Lo mismo ocurre con los numerosos proveedores que ofrecen tarifas reducidas para las organizaciones sin ánimo de lucro.

Además de contratos y precios flexibles, pregunta qué puede esperar desde el punto de vista del servicio. La mayoría de las empresas indican que responden a las solicitudes de asistencia en menos de 24 horas, y algunas garantizan que la asistencia está disponible en menos de una hora. Esa rapidez es importante, pero también debes preguntar por el tipo de recursos dedicados que tendrá. ¿Tratarás con los mismos contactos durante todo el proceso de desarrollo de su aplicación? ¿Has preguntado a tus colegas del sector de los eventos sobre su experiencia con la empresa? La tecnología es tan buena como las personas que la construyen, así que asegúrate de que te sientes cómodo pensando en las personas de la empresa como una extensión de tu propio equipo.

6. Comprueba dos veces los acuerdos de nivel de servicio

Otro factor importante a tener en cuenta es el acuerdo de nivel de servicio de la empresa, o SLA por sus siglas en inglés. Se trata de acuerdos contractuales que establecen las expectativas precisas que el proveedor de tecnología para eventos se compromete a cumplir en cuanto a la fiabilidad de su tecnología. Deben incluir detalles como la garantía de disponibilidad de la red o el tiempo de funcionamiento. El acuerdo de nivel de servicio también establece las sanciones en caso de incumplimiento de estos compromisos.

En una época en la que los fallos tecnológicos pueden dañar gravemente la reputación de un organizador de eventos, es fundamental asegurarse de que tu socio de aplicaciones para eventos está dispuesto a poner por escrito su compromiso de fiabilidad y calidad.

Si quieres contar con una App profesional para eventos, con trayectoria en el mercado y con un soporte técnico que te apoyará en cada paso de tu evento, contacta con Orquidea Technology Group y te asesoraremos para lograr el éxito de tu evento.

Artículo original en EventManager.

Ya sea para dar nombre a los productos, diseñar nuevos programas informáticos o hacer publicidad, muchos sectores dependen de los grandes datos para tener éxito. Un ámbito en el que la analítica de datos puede tener un valor incalculable es el sector de los eventos. Ahora veremos cómo impulsar tu evento con el poder del Big Data y las analíticas.

Con la tecnología desempeñando un papel más importante que nunca, los planificadores de eventos tienen la oportunidad de reunir y utilizar datos para atender directamente a cada asistente. Los Big Data pueden utilizarse para determinar tendencias, planificar eventos centrados en los asistentes y ofrecer experiencias personalizadas.

¿Qué es el Big Data?

Cada día se recoge una enorme cantidad de datos. Aunque no siempre son útiles en su forma bruta, el análisis de los datos puede revelar patrones, tendencias y conocimientos valiosos.

Es especialmente vital para la organización de eventos, en los que una de las principales dificultades radica en comprender el comportamiento de los asistentes para poder organizar un único evento entre muchos grupos diferentes. Aunque los planificadores de eventos y los responsables de marketing pueden recopilar grandes cantidades de datos de sus asistentes y eventos, comprender esos datos puede ser difícil.

El análisis de los datos de los eventos puede utilizarse para proporcionar información que permita mejorar los eventos centrados en los asistentes, aumentar la participación y ofrecer mejores experiencias. Por ejemplo, si organizas una conferencia, saber dónde viven los asistentes puede ser útil para proporcionar información personalizada, como hoteles locales o la ruta más rápida para llegar.

Tanto si organizas eventos virtuales como presenciales, los datos pueden ser esenciales para sacar lo mejor de ellos. Es probable que ya tengas montones de datos por ahí, pero si estás empezando, identifica los puntos clave que te interesan.

Entonces, ¿cómo se puede aprovechar el big data para impulsar el éxito de los eventos? Echemos un vistazo.

Mejora de las promociones específicas

El mayor obstáculo para ti como organizador de eventos o comercializador es conseguir que la gente acuda a tus eventos. Anunciar al público adecuado y atraer a los asistentes es crucial para aumentar la asistencia y el compromiso.

Sin embargo, promocionar un evento puede resultar caro. Encontrar una solución rentable es imperativo para maximizar tu alcance y aumentar el retorno de la inversión en el evento.

Aquí es donde el análisis de datos puede ayudar a proporcionar información valiosa para mejorar tus promociones específicas. Por ejemplo, digamos que has encuestado a los asistentes sobre cómo se enteraron de tu evento, y la gran mayoría mencionó las redes sociales o el correo electrónico. Esto te muestra dónde está tu público.

En lugar de hacer un marketing intensivo en medios de comunicación o folletos, centrarse en las redes sociales y en las campañas de correo electrónico te permitirá dirigirte a tu público potencial con mayor eficacia. Los análisis de datos también pueden recopilar información sobre la ubicación de los asistentes, cuándo es probable que estén en las redes sociales y los tipos de contenido que utilizan.

Mediante el uso de Big Data, los responsables de marketing pueden identificar a qué responderá el público objetivo y personalizarlo para mejorar el compromiso y el marketing del evento. Esta información puede utilizarse a su vez para ofrecer mejores experiencias personalizadas en su evento.

Utilizar la analítica para obtener información

Ya hemos hablado de cómo se utiliza la analítica en una situación concreta. Pero también se puede obtener información general de los grandes datos.

Por ejemplo, los asistentes suelen quejarse de un ponente que no fue invitado, de un tema que no se trató o de una tecnología de presentación que no se utilizó. Con el Big Data, esta información puede identificarse y utilizarse para mejorar tu evento con antelación.

Utiliza los formularios de encuesta previos al evento y los datos de búsqueda en línea para recopilar información directamente de tus asistentes. Explora las redes sociales y los sitios de la comunidad para conocer las expectativas y los comentarios del evento. Los servicios de automatización, como Google Cloud 360, pueden ayudar a recopilar y analizar todos estos datos.

Cuanto más conozcas a tus asistentes, mejor será tu análisis y más fácil será crear eventos en torno a ellos, no sólo ahora sino también en el futuro. El análisis predictivo puede tomar los datos acumulados durante varios años y predecir las tendencias futuras. Observando los temas existentes, puedes determinar cuáles son susceptibles de aumentar su popularidad, lo que te dará una ventaja sobre tus competidores a la hora de planificar tu próximo evento.

El análisis de datos es tan bueno como los datos que se recogen. Piensa siempre detenidamente en tus objetivos y metas cuando elijas los conjuntos de datos que vas a registrar.

Personalización de las experiencias

La personalización muestra una tendencia al alza. Tanto si hablamos de eventos como de recomendaciones de películas, ofrecer a tu público objetivo experiencias personalizadas es más importante que nunca.

Utilizando los datos recogidos de tus asistentes en las encuestas previas al evento, puedes planificar experiencias únicas y mantenerlos satisfechos. Hay varias tecnologías que puedes utilizar en tus eventos para conseguirlo, como RFID, VR, iBeacon y geolocalización.

Algunas de ellas pueden utilizarse con un smartphone. Otras, como la RFID, pueden integrarse en cordones, insignias o pulseras. Por ejemplo, los cordones mejorados con RFID podrían utilizarse para dar acceso a zonas VIP, y los Beacons podrían utilizarse para proporcionar información relevante a usuarios seleccionados.

Otras ideas pueden ser proporcionar guías o notificaciones personalizadas del evento para cada asistente en función de sus intereses.

Hay un número ilimitado de posibilidades para proporcionar la personalización del evento a tus invitados. Aunque no quieras abrumarlos con todas las opciones posibles para personalizar sus experiencias, asegúrate de tener algo para todos.

Crowdshaping

Hasta ahora hemos visto cómo la recopilación y el análisis de datos antes de un evento pueden conducir a una mejor experiencia para los asistentes. Pero ¿y durante el evento?

La recopilación de datos en tiempo real y la respuesta a los mismos pueden servir para gestionar eficazmente las multitudes. Conocido como crowdshaping, utiliza la tecnología para asegurarse sutilmente de que los asistentes se diviertan sin constantes intrusiones.

Al entender cuándo los asistentes están comprometidos, desinteresados o presionados por el tiempo, puedes hacer cambios en el programa del evento y crear nuevas llamadas a la acción. Por ejemplo, imagina que tienes varias firmas de libros en su evento. Justo antes de que el orador principal esté a punto de subir al escenario, te das cuenta de que la mayoría de los asistentes siguen esperando en la cola para que les firmen su libro. Los asistentes tienen que decidir qué es más importante para ellos, si el orador o el libro firmado. Para satisfacer las demandas de tus invitados, puedes ampliar el tiempo disponible para la firma de libros y enviar una notificación a todos los asistentes. Ahora tienen tiempo tanto para escuchar al orador como para que les firme su libro.

Este es un ejemplo de participación pasiva en el que se recogen y analizan los datos de geolocalización para manipular el flujo de público. Otro método es la participación activa, en la que los asistentes pueden responder a encuestas en la sala o dar su opinión para realizar cambios en tiempo real.

Por ejemplo, si no hay indicaciones claras para llegar al escenario principal, un asistente puede señalar el problema en un formulario de comentarios en línea o a un voluntario del evento. El problema puede rectificarse rápidamente para los demás asistentes durante el día con una mejor señalización.

Geolocalización

La geolocalización puede utilizarse para individuos o multitudes. La tecnología, como los distintivos de localización o los datos del evento procedentes de las aplicaciones, puede identificar la densidad de las multitudes y los lugares en los que los asistentes prefieren pasar su tiempo.

Esto da a los planificadores de eventos un mayor control sobre la afluencia de público. Con el tiempo, los eventos pueden diseñarse en función del comportamiento del público para mejorar la experiencia de los asistentes. Por ejemplo, el análisis de los datos puede mostrar que la mayoría de la gente almuerza en zonas abiertas y al aire libre o que evita las cabinas en zonas estrechas.

Para futuros eventos, aumentar las zonas abiertas para comer y colocar los puestos en zonas menos estrechas resolverá los problemas de afluencia de público y garantizará un mayor éxito de su evento.

Las decisiones de planificación de eventos se basan en el conocimiento de los asistentes. Observar lo que hacen en el transcurso del evento y dónde se sitúan las multitudes a lo largo del día (utilizando mapas de calor) ayudará a la planificación en tiempo real y en el futuro.

Realizar ajustes en tus eventos basándose en el comportamiento de tus asistentes es crucial para garantizar la satisfacción de los mismos.

¿Qué datos puedo recoger de mis eventos?

Ahora que ya sabes cómo se pueden utilizar los datos para impulsar tus eventos, es posible que te preguntes qué tipo de datos deberías recopilar. Veamos algunos puntos de los datos de los eventos en los que debes centrarse para impulsar sus futuros eventos:

  • Información básica sobre los asistentes: Recopila información sobre los datos demográficos de los asistentes (edad, empleo, ubicación, etc.) y el número de asistentes nuevos o que regresan. Conoce a tu público para mejorar tu planificación.
  • Inscripción y asistencia: ¿Se han inscrito personas pero no han asistido? ¿Los cambios de precios han disuadido a los asistentes? Utiliza las estadísticas de inscripción y registro y haz un seguimiento de los ausentes para ver cómo mejorar la asistencia en el futuro.
  • Participación en el evento: El compromiso refleja la experiencia de los asistentes. Vigila las redes sociales, las visitas a la página del evento y el tiempo que los asistentes pasan en tu evento. Utiliza encuestas y pregunta a los ponentes o a los expositores cómo se compara tu evento con otros.

Mantenga la información a salvo

Con las nuevas filtraciones de datos que se producen cada pocos meses, la privacidad es una preocupación importante que puede afectar negativamente a cualquier negocio o evento.

Recopilar datos sobre tus asistentes también significa mantener esos datos a salvo. No hacerlo puede ser catastrófico para el éxito que esperas conseguir. Es importante que mantengas los datos privados y seguros mientras los tenga. He aquí cómo hacerlo:

  • Garantizar la seguridad de los TLD.
  • Utiliza sistemas de registro seguros.
  • Sé completamente transparente en cuanto a los datos que recopilas.
  • Mantén toda la tecnología actualizada.
  • Asegúrate de que los puntos de acceso WiFi y las conexiones a Internet son seguros.
  • Ofrece un formulario de exclusión para quienes no quieran que se recojan sus datos.
  • Trata los datos de tus asistentes como tratarías los tuyos, con respeto y cuidado.

Ilumina tus eventos con datos

Los datos son omnipresentes. En el tiempo que te ha llevado leer esto, se han producido, recopilado y analizado toneladas de datos. Los datos de los eventos son un recurso valioso que resulta esencial para realizar ajustes en tus eventos en tiempo real y para construir y mejorar tu éxito.

Diseñar experiencias más seguras, fáciles de navegar y personalizadas depende de conocer las necesidades y expectativas de tu público, tanto de forma activa como pasiva. Mediante el uso de tecnología, como la RFID o la geolocalización, puedes adaptar los horarios, controlar el flujo de personas y adaptar el contenido a tus asistentes. Tanto si empiezas a pequeña escala como si vas a lo grande, la recopilación de datos de eventos pasados y presentes es crucial para tu éxito a largo plazo.

Los diferentes servicios que ofrecemos en Orquidea Technology Group cuentan con unas analíticas muy completas de las que podrás extraer información muy relevante, además nuestro equipo siempre puede asesorarte con cualquier duda sobre la recopilación de estos datos. Contacta con nosotros para seguir informándote de cómo sacar el máximo provecho a tus eventos.

Artículo Original: https://get.swoogo.com/unconventional/event-data-explained

Tu software de gestión de eventos debería ser tu mejor amigo. Cuando pasas mucho tiempo con un producto, querrás tener a tu lado algo en lo que puedas confiar. Por el contrario, elegir al socio de gestión de eventos equivocado puede convertir la celebración de tu evento en tu peor pesadilla. Por eso te daremos las 12 preguntas para comprar un software de gestión de eventos, y acertar.

Cuando se trata de elegir tu software de gestión de eventos, puede ser difícil saber exactamente qué buscar – especialmente si te encuentras entre el 10% de los organizadores que no han utilizado software de eventos. Incluso si ya utilizas una herramienta de software para eventos que te gusta, es posible que no te des cuenta de dónde podría estar fallando tu producto actual, y qué buscar en el próximo. Hemos analizado los comentarios de los clientes en sitios de reseñas de software para entender mejor lo que la mayoría de los proveedores de software de gestión de eventos echan en falta, o lo que no les gusta a los usuarios en general.

Estas preguntas pueden ayudarte a evitar decisiones precipitadas y a seleccionar un socio de gestión de eventos que tenga más sentido para tu evento y para tu forma de trabajar y la de tu equipo.

1. ¿Qué informes puedo obtener del sistema?

Muchos planificadores se molestan cuando el sistema de su proveedor no puede extraer el tipo específico de informe que necesitan.

La creación de informes debe ser fácil, y debes ser capaz de extraer y mostrar los datos exactos que necesitas de tus informes. No es necesario ver las tallas de los zapatos de tus asistentes si lo que realmente quieres ver es la hora de llegada de todos y la selección de sesiones.

Consejo: Haz una lista de los tipos de datos que son importantes para ti y pregunta a tu proveedor si su producto puede incluirlos fácilmente en sus informes.

2. ¿Ofrece la lógica «Si esto, entonces aquello» en sus formularios de registro?

Llenar tus formularios de registro con preguntas irrelevantes nunca es el camino a seguir. Si tu objetivo es crear una experiencia de registro sin problemas desde el principio hasta el final, necesitas una herramienta que permita los campos condicionales.

Los campos condicionales, o la lógica «si esto, entonces aquello», te permiten cambiar la visibilidad de las preguntas en función del tipo de inscrito (piensa en experiencias de inscripción adaptadas para miembros/no miembros o VIP/staff).

Pregunta a tu posible proveedor de software para eventos qué grado de detalle puede tener con esas preguntas condicionales en su formulario.

Algunos proveedores sólo te permiten ir a un nivel de profundidad, lo que no es muy útil si tienes requisitos de registro más complejos.

3. ¿Tiene plantillas que pueda utilizar para poner en marcha el proceso de creación de eventos?

Unas plantillas atractivas que agilicen todo el flujo de trabajo son cruciales. Te ahorran tiempo y hacen que tu evento tenga un aspecto impresionante.

Para empezar, necesitas una variedad de plantillas disponibles en el sistema que puedas ajustar simplemente para alinear tu marca. El tiempo es dinero y tener una selección de plantillas para elegir no sólo acelerará la construcción de tu sitio web del evento, sino que también disminuirá el tiempo que se necesita hasta que puedas abrir las puertas y conseguir que la gente se registre.

Dicho esto, es posible que también quieras poder crear tu propio aspecto y personalizar tus plantillas. Si no trabajas con un desarrollador interno, siempre puedes preguntar si tu socio de software tiene un equipo de servicios profesionales que te ayude a personalizar sus sitios. En el caso de Orquidea Technology Group, podemos ofrecerte un desarrollo personalizado del software que elijas.

4. ¿Se puede personalizar el aspecto del formulario de inscripción o sólo el sitio web del evento?

Necesitas tener un control total sobre las cosas que son importantes para tus clientes. Tu evento es único, tu público es único y, lo más importante, la marca es única. Para ofrecer a tus asistentes una experiencia de marca totalmente personalizada, debes preguntarte:

¿Tendré control sobre la redacción de cada paso de la inscripción?

¿Puedo cambiar el aspecto general del formulario?

¿Puedo editar la configuración de la respuesta móvil?

¿Las preguntas de los asistentes aparecen en una o varias líneas?

¿Puedo llamar a mi agenda «programa» en su lugar?

¿Qué aspecto tendrá cada campo y puedo cambiarlo?

Puede que haya otras preguntas que tengas que hacer, pero los pequeños detalles marcan la diferencia aquí. Piensa en todo el proceso de registro, desde el principio hasta el final, y en los aspectos en los que quieres asegurarte de que tu marca aparece.

5. ¿Podré clonar fácilmente mis eventos?

Históricamente, los proveedores de software para eventos hicieron crecer sus productos mediante la adquisición de otras empresas. Aunque esto les permitió ofrecer más funcionalidad, no necesariamente les permitió la capacidad de ofrecer una funcionalidad sin fisuras. Las piezas no pueden integrarse de forma perfecta, y eso significa que los elementos no pueden clonarse exactamente sin un gran esfuerzo por su parte para hacerlo.

¿Qué significa esto?

Mucha pérdida de tiempo. No hay gloria en copiar y pegar manualmente cada elemento para recrear la funcionalidad y el aspecto de tus eventos, especialmente para los planificadores que organizan eventos similares con regularidad.

6. ¿Puede mostrarme el formato de los campos de número, teléfono y país en el registro?

Recoger datos es una cosa, pero recoger datos consistentes es otro obstáculo. Si tienes un campo de texto libre para la selección de un país, por ejemplo, puedes estar gastando tu tiempo en agrupar manualmente a los asistentes que viven en «Estados Unidos”.

Pregúntate cómo son de configurables los distintos tipos de campos de tu formulario de inscripción. ¿Permite el campo de país seleccionar de una lista predeterminada? ¿Incluye el campo del teléfono los códigos de área? ¿Se extrae la dirección del lugar de celebración directamente de Google Maps?

Los formularios inteligentes facilitarán la introducción de datos por parte de los inscritos, que serán realmente útiles y fácilmente clasificables para ti.

7. ¿Es el back-end de administración adaptable a los móviles y totalmente responsive?

No tener un sitio web totalmente responsive es básicamente como no tener un sitio web en absoluto.  Pero, ¿qué pasa con las cosas que están trabajando detrás de las escenas? ¿El back-end del administrador en sí?

Como profesional de los eventos, probablemente pases mucho tiempo fuera de la oficina.

Imagínate esto: son las 21.35 de un domingo. La noche anterior a tu conferencia anual más importante. Te encuentras agotado y cansado en su habitación de hotel. Tu ordenador está en tu oficina de campo y sólo tienes tu iPad a mano. Hay un cambio de última hora en la agenda del evento. ¿Qué haces?

Solución: En un mundo ideal, deberías poder conectarte fácilmente desde tu iPad y hacer las modificaciones necesarias, sin tener que volver a tu oficina y sacar tu ordenador sólo para hacer un simple cambio de una línea.

Esto resulta muy útil en muchísimos casos, como cuando necesitas editar algo mientras estás en el tren o esperando en la cola para tomar tu café sin espuma. Una vez que has experimentado este tipo de funcionalidad, no hay vuelta atrás.

8. ¿Permite a los clientes realizar cambios en el sitio web del evento a través de un código personalizado?

Siempre hay alguien en tu organización que quiere añadir ese toque especial a la página de tu evento. Tal vez tu gurú de marketing digital quiere añadir algunos ajustes para mejorar su SEO (Search Engine Optimization) o incrustar un widget de Javascript personalizado.

Poder usar tu propio código personalizado puede ser una bendición (tu equipo de IT te lo agradecerá más tarde).

9. ¿En qué sectores y verticales están especializados?

No todo el software de gestión de eventos es igual, ¿verdad?

Algunos proveedores de software para eventos se centran únicamente en las exposiciones, otros se enorgullecen de trabajar sólo con conferencias B2B, otros con eventos de consumo. Luego, por supuesto, hay algunos de los más grandes que piensan que pueden hacerlo todo.

Los editores que organizan eventos emblemáticos y que utilizan un software de eventos que puede adoptar su aspecto y su estilo tienen requisitos diferentes a los de las agencias de eventos cuyo objetivo final es complacer a sus clientes.

Si tu proveedor tiene experiencia trabajando con clientes de sectores similares al tuyo, lo más probable es que el software se adapte bien.

10. ¿En qué medida se relaciona con otras tecnologías para eventos, como la búsqueda de espacios, la captación de público o las tecnologías in situ?

El desarrollo de las API (interfaces de programación de aplicaciones) ha facilitado mucho el intercambio de datos entre una amplia gama de productos de software empresarial.  No es raro que los planificadores de reuniones integren diferentes productos de software para que funcionen juntos como si fueran una sola plataforma, es decir, que no pongan todos los huevos en la misma cesta.

El software «Best-in-craft» se centra en la filosofía de que ningún producto puede hacerlo todo y que los planificadores y comercializadores se merecen el mejor producto posible para cada etapa del ciclo de vida del evento.

Sin embargo, muchos planificadores se quejan de que les han vendido mal la facilidad de integración o de que están gastando demasiado tiempo (y dinero) en la integración con soluciones como Salesforce, HubSpot o Marketo.

Pregunta sobre las API y cómo funcionarán esas conexiones. Asegúrate de que todos los equipos te van a apoyar durante todo el proceso. Y lo más importante, asegúrate de que tu software puede integrarse con las otras herramientas que ya utilizas.

11. ¿Cobra por evento, por inscripción o por usuario?

Esto dependerá de tu evento, pero no querrás ser penalizado por aumentar tu cartera de eventos o por conseguir más asientos. Creemos que los precios por registro son anticuados, pero podrían funcionar bien para ti; sólo depende del tipo de eventos que organices y de cuánta gente asista generalmente.

Aunque no hay una fórmula mágica para saber al instante qué será más rentable, en general, si organizas muchos eventos o grandes eventos, el precio por usuario puede resultar más barato.

12. ¿Cómo me apoyará en el futuro?

Necesitas una combinación de apoyo sólido y tecnología moderna que también se ajuste a tu presupuesto. Este es el caso de la mayoría de las soluciones tecnológicas para eventos, sin embargo, el soporte es también el mayor factor de «desagrado» según nuestro análisis.

¿Con qué rapidez puede el equipo ayudarte a resolver los problemas o a hacer las cosas? ¿Ofrece tu proveedor asistencia por chat en directo y consejos no solicitados para las citas?

Asegúrate de hablar con los clientes existentes o de consultar las reseñas.

En conclusión, a primera vista, todo el software de gestión de eventos parece ser igual, pero lo importante está en los detalles. Necesitas una combinación de soporte sólido y tecnología moderna, que también se ajuste a tu presupuesto.

Desde Orquidea Technology Group podemos ofrecerte todo ese soporte que necesitas, y asesorarte sobre cuál será el software más adecuado para que tu evento sea un éxito.

Contacta con nosotros para pedir una demostración.

Artículo original: https://get.swoogo.com/unconventional/must-ask-questions-for-buying-event-software

A principios de 2021, los planificadores y comercializadores de eventos de todo el mundo se sentían esperanzados por el año que se avecinaba. Sin embargo, 2021 ha sido un año difícil para muchos dentro de la industria. Aunque el sector ha visto el regreso de los eventos presenciales, con el descubrimiento de una nueva variante de COVID, los profesionales de los eventos han recibido un nuevo golpe de cara a 2022. Recientemente, EventMB, en colaboración con los principales expertos de la industria, revisó las 11 tendencias de los eventos que hay que analizar en 2022. Aquí te las traemos.

No todo son malas noticias. Con la aparición de tendencias innovadoras que incluyen tecnología y soluciones avanzadas para eventos, como las que ofrecemos desde Orquidea Technology Group, los planificadores pueden equiparse mejor para afrontar el nuevo año.

1. Incertidumbre continua

Nuestras esperanzas de que el año 2022 fuera un camino de rosas y marcara una vuelta a la normalidad se han visto truncadas. A pesar de que en 2021 se celebran eventos presenciales en todo el mundo, existe una incertidumbre (innegable) que ha llevado a la cancelación de eventos a gran escala para lo que queda de este año y el próximo. Omicron es la actual variante de coronavirus que preocupa, pero es probable que esta tendencia continúe hasta bien entrado 2022, si no más.

«Mientras este virus siga circulando, veremos aparecer repetidamente nuevas variantes en la comunidad», afirmó Brian Labus, epidemiólogo y profesor adjunto de la Universidad de Nevada-Las Vegas, en su intervención en la Cumbre de Tendencias de Eventos 2022. La buena noticia es que, según Labus, independientemente del perfil de las futuras variantes del coronavirus, se espera que la vacuna funcione bien, y no se espera que aumenten drásticamente las tasas de hospitalización ni las de mortalidad.

Labus alertó a la audiencia sobre los problemas relacionados con las disparidades en el acceso a las vacunas, haciendo hincapié en la posibilidad de que las zonas del mundo con bajas tasas de vacunación sean focos de nuevas variantes. Cuando se trata de eventos, Labus recomienda el uso de mascarillas: «Si puedo ponerme un trocito de tela en la cara y eso evita que otras personas mueran, me parece un trato justo«. Su consejo a los organizadores de eventos es que se aseguren de que los beneficios de la celebración de un evento son mayores que los riesgos.

Quizá lo mejor sea pensar en este periodo como el «tiempo intermedio», expresión utilizada por Kai Hattendorf, director general de la UFI, que intervino junto a Labus en la cumbre. Los organizadores de eventos no tienen más remedio que aceptar el actual enfoque de «parada y fuga» de los negocios. Pero Hattendorf confía en que la estandarización global de las vacunas es posible y será crucial para que los eventos internacionales prosperen en el futuro.

Además, Hattendrof cree en una plena recuperación económica del sector de los eventos para 2024. A pesar de descartar que las ferias online no sean económicamente viables, confía en que la tecnología desempeñará un papel crucial en el futuro de los eventos y anima a los organizadores a adoptar una combinación de eventos presenciales y online en sus carteras.

2. Lo asíncrono está de moda. Los límites tradicionales de tiempo y lugar están fuera

Esta tendencia consiste en aprovechar al máximo la opción de distribuir los eventos en directo en diferentes momentos, a la vez que se entregan algunos contenidos bajo demanda. Los eventos presenciales, híbridos y virtuales pueden (todos) beneficiarse de la flexibilidad de la entrega de contenidos asíncronos. Las experiencias de eventos asíncronos están en su fase embrionaria, pero son el futuro, según Cathy Song Novelli, vicepresidenta senior de marketing y comunicaciones de Hubilo.

En la Cumbre de Tendencias de Eventos EventMB 2022, Song Novelli animó a los organizadores de eventos a experimentar con modelos asíncronos. ¿Por qué no ofrecer a los asistentes de diferentes zonas horarias contenido dedicado en directo o crear contenido a la carta para los lanzamientos de ventas? “Tenemos que pensar en los eventos menos como algo «único» y más como una misión permanente y evolutiva», dijo Song Novelli.

3. Participación en eventos durante todo el año

No sólo el contenido se beneficia de un enfoque a la carta. Según Patrick Smith, vicepresidente senior y director de marketing de Cvent, también existe una tendencia a crear una comunidad y a participar en ella fuera de los días de los eventos en directo. La información de los asistentes en línea antes de un evento no sólo es increíblemente beneficiosa para afinar el contenido del evento, sino que también ayuda a crear comunidades comprometidas.

El principal impulsor del aumento de la participación en los eventos durante todo el año es la facilidad de uso que ofrece la última tecnología para eventos. Junto a Smith, la directora de reuniones y eventos de Cvent, Rachel Andrews, intervino en la Cumbre de Tendencias de Eventos 2022 de EventMB. Ella animó a los organizadores de eventos a aprovechar la facilidad de uso y el impacto adicional que supone ofrecer formación de desarrollo profesional antes y después del evento.

4. El aprendizaje automático ofrece un retorno de la inversión

La aceleración de los avances tecnológicos durante la pandemia de COVID ha hecho que la tecnología de eventos pueda utilizar ahora verdadero aprendizaje automático e inteligencia artificial, no sólo sofisticados algoritmos. Esta tecnología supone un «cambio de juego», según el director general y cofundador de MeetingPlay, Joe Schwinger. Los eventos con más de 50 sesiones o 5.000 participantes son los que más se benefician, y el retorno de la inversión es positivo.

«El aprendizaje automático crea personas que nunca se concretan», dijo Schwinger en su intervención en la Cumbre de Tendencias de Eventos EventMB 2022. Esta comprensión en constante evolución del comportamiento y las necesidades de los asistentes es más importante para los eventos cada vez más grandes y con más contenido. Schwinger señaló que tener la opción de servir a los asistentes con contenido «recomendado por su red» puede funcionar bien.

5. Aumento de el “Pack” de tecnología para eventos inmejorables

Aunque muchos proveedores de tecnología para eventos destacan las ventajas de un enfoque «todo en uno», lo contrario también es una tendencia, y cada vez mayor, según el director general de SpotMe, Pierre Metrailler. Metrailler tiene claro que los clientes no quieren sistemas «todo en uno», sino que prefieren crear su pack tecnológico con las mejores herramientas para cada función. «Para ofrecer grandes experiencias, hay que utilizar la mejor herramienta para cada elemento de un evento», afirma Metrailler.

La última generación de tecnología para eventos está más preparada que nunca para integrarse con herramientas de CRM y automatización del marketing. Metrailler admite que los proveedores de tecnología para eventos deberían haber estado abiertos a esto antes, pero ahora están en el camino correcto y en línea con las empresas de SaaS de todos los sectores. También recomienda a los planificadores que cambien su mentalidad y pasen de pensar en los eventos como una táctica independiente a hacerlo como un punto en un viaje de marketing más amplio.

6. Entrando en la edad de oro del contenido de eventos a la carta

Con el contenido que se crea para los eventos en línea o que resulta de ellos, es natural que los profesionales de los eventos encuentren formas cada vez mejores de atraer a las comunidades con este contenido. «Los clientes se han vuelto adictos al contenido, especialmente en el caso de las conferencias científicas y médicas, en las que la ciencia se plasma en grabaciones», afirmó el director general y fundador de Conference Compass, Jelmer van Ast.

En su intervención en la Cumbre de Tendencias de Eventos EventMB 2022, Van Ast considera que esta tendencia es una evolución natural para los planificadores de eventos que aportan valor a los clientes internos o externos a través de una gestión cuidadosa de los contenidos a la carta. Dado que el contenido impulsa la mayor parte de la participación de la audiencia en los eventos en línea, tiene sentido invertir en habilidades y recursos en torno al contenido bajo demanda.

7. Compromiso impulsado por la información

Independientemente del formato del evento, el compromiso es la métrica que puede predecir el resultado de un evento, según el vicepresidente de estrategia de marketing y eventos de Hopin, Julius Solaris. «En última instancia, las decisiones impulsadas por el conocimiento conducen a programas más exitosos», dijo Solaris para el Informe de la Cumbre de Tendencias de Eventos 2022. Al hacer un seguimiento de las métricas de los eventos que actúan como indicadores de la participación de la audiencia, ahora es posible ajustar y mejorar continuamente cualquier evento para lograr una mayor participación.

La transición de los eventos a entornos ricos en datos y la adopción de una estrategia de eventos híbridos podría revolucionar el libro de jugadas de la planificación de eventos. «A medida que la tecnología sigue innovando, especialmente en los eventos híbridos y presenciales, los datos serán el ingrediente principal para atraer con éxito a la audiencia en 2022, independientemente del tipo de evento», afirma Solaris.

8. La mezcla de la experiencia híbrida

Gracias a los extraordinarios avances de la tecnología de eventos en los últimos 22 meses, los eventos híbridos son ahora casi tan fáciles de navegar como los eventos totalmente virtuales, al menos desde la perspectiva de la audiencia. Esta estructura conduce a la mezcla de la experiencia de los eventos híbridos, cuando los miembros del público pueden moverse libremente entre la participación presencial y la virtual utilizando dispositivos, independientemente de su ubicación física.

«En última instancia, la mezcla de la experiencia de los eventos híbridos significa que la celebración de eventos híbridos se convierte menos en el servicio a dos audiencias separadas y más en la fusión de dos tipos de tecnologías», dijo el CMO de Socio, Andrew Pearson, en su intervención en la Cumbre de Tendencias de Eventos 2022.

9. Aumento de las fusiones y adquisiciones

Todavía hay muchos problemas que deben ser resueltos por la tecnología de eventos. Por ello, es poco probable que el desarrollo de la tecnología para eventos se detenga pronto, y la consolidación del mercado no hará más que aumentar con el paso del tiempo, ya que los principales actores buscan ampliar su oferta. «Los diez o veinte proveedores de tecnología para eventos que tienen o se acercan al estatus de unicornio seguirán comprando a los demás, ya que hay mucho capital disponible en este momento», afirma Marco Giberti, fundador y director general de Vesuvio Ventures. Añade que este tipo de inversiones están impulsadas por el deseo de incorporar a personas con talento, hacerse con tecnología complementaria o acceder rápidamente a mercados específicos.

El auge de la tecnología de eventos también significa que los datos se están convirtiendo en un bien cada vez más valioso, por lo que las empresas deben tener claras sus políticas de datos, sobre todo porque las inversiones en este espacio también significan que grandes cantidades de datos cambian de manos. Sea cual sea el aspecto de los nuevos modelos, está claro que las comunidades están en la base de los eventos, y los inversores son muy conscientes de ello.

10. Hacia el metaverso

Actualmente, los videojuegos son lo más parecido al metaverso. Pero el hecho de que sean juegos no significa que no debamos tomarnos en serio a ellos y a la tecnología que los impulsa. La decisión de celebrar eventos en el metaverso será una cuestión de si una experiencia inmersiva en línea es un lugar adecuado para un evento específico. Aunque tiene un gran potencial para casos de uso específicos, no funcionará para todos los tipos de eventos.

Por ahora, los posibles lugares de celebración del metaverso podrían ser demasiado extravagantes para la mayoría de las necesidades empresariales, y visitarlos requiere unos engorrosos “setup” que actualmente son inaccesibles para muchos no jugadores. Brandt Krueger, propietario de Event Technology Consulting, confirma esta línea de pensamiento: «No hay prisa ni necesidad inmediata de pivotar hacia el metaverso». Sin embargo, Krueger afirma que, mientras tanto, no debemos perder la oportunidad de explorar y aprender de nuestras propias experiencias en el metaverso.

11. Conexión y colaboración para una fuerza de trabajo híbrida

Las fuerzas de trabajo híbridas traen consigo nuevos retos en cuanto a la colaboración, la comunicación y el mantenimiento de una cultura empresarial saludable para los individuos, los equipos y toda la empresa.

Y aunque diferentes empresas están adoptando diferentes enfoques, la mayoría todavía está tratando de averiguar cómo será la próxima etapa de las plantillas híbridas. Llevará tiempo averiguar cuáles son los modelos más eficaces a largo plazo.

«Los directivos creen que sus reuniones son estupendas, pero los participantes no están de acuerdo. Ahora, las habilidades de diseño de reuniones son más valiosas que nunca. Se está produciendo un cambio sustancial del consumo de contenido a la colaboración», dice Juraj Holub, jefe de diseño de reuniones de Slido. En el futuro, las reuniones el poder de nivelar el campo de juego, salvar cualquier diferencia geográfica y crear una experiencia valiosa sin importar desde dónde se trabaje, ya que las múltiples zonas horarias crean una mayor necesidad de comunicación asíncrona.

Adiós a 2021

A medida que nos adentramos en el nuevo año con una sensación familiar de incertidumbre, los planificadores pueden utilizar estas 11 tendencias principales para navegar en 2022 y ofrecer soluciones creativas actualizadas para diferentes formatos de eventos.

Para analizar cual de esas tendencias o de las tecnologías que cada vez se hacen más presentes en el sector, se adapta mejor a tus necesidades y a tus eventos, contacta con nosotros y desde Orquidea Technology Group te conduciremos profesionalmente al éxito.

 

*Artículo original: https://www.eventmanagerblog.com/event-trends-watch-in-2022

Puede que los planificadores de eventos estén más familiarizados con la tecnología de eventos que nunca, pero el ritmo acelerado de la innovación significa que la alfabetización tecnológica es un objetivo en movimiento. EventMB ha hablado con varios expertos para entender qué necesitamos de la tecnología, sus prioridades y puntos débiles para los eventos en 2022. Aquí puedes leer lo que hemos descubierto.

Los dos últimos años han sido una montaña rusa para los organizadores de eventos, ya que se han orientado hacia estrategias virtuales e híbridas en medio de los giros de un entorno pandémico muy inestable. En el camino, están lidiando con una avalancha de nuevas tecnologías para eventos que a menudo vienen con curvas de aprendizaje empinadas y un apoyo inadecuado. ¿Hacia dónde se dirige todo esto y cuáles son las implicaciones a largo plazo para el sector?

EventMB ha hablado con varios profesionales de la gestión de eventos sobre lo que están experimentando en el panorama virtual/híbrido, que cada vez parece ser más que una solución temporal. Aunque reconocen los retos que plantean los entornos virtuales e híbridos, también consideran que estos formatos ofrecen oportunidades para aumentar el rendimiento de la inversión y cambiar la forma en que las organizaciones abordan el marketing de los eventos.

Curvas de aprendizaje y necesidad de apoyo

EventMB: Nuestra encuesta más reciente indica un descenso en el nivel de comodidad que los planificadores tienen con la tecnología para eventos. ¿A qué cree que se debe esto?

CURVAS DE APRENDIZAJE PRONUNCIADAS

Liz Caruso, directora general de Liz King Events y Techsytalk: Está la evolución de las diferentes plataformas tecnológicas para eventos, no sólo las virtuales, sino todas las que tienen que ver con la tecnología para eventos. Lo que veo con los planificadores de eventos es que, aunque entiendan la importancia de la tecnología en la estrategia de eventos, en términos de comprensión personal de cómo usar la tecnología, todavía hay un vacío.

Renee Radabaugh, presidenta de Paragon Events: Siguen existiendo problemas con los productos desde el punto de vista de la rapidez con la que cambian y se evalúan a medida que se amplían las solicitudes de servicio. Yo lo llamo «requisitos ampliados 2.0, 3.0 y 4.0». En el momento en que se produce el evento, las actualizaciones siguen llegando a los productos.

Kathryn Frankson, directora de marketing de eventos de Informa: La tecnología para eventos ha evolucionado a un ritmo impresionante en los últimos 21 meses y los proveedores están ampliando sus productos y su personal para gestionar la demanda de una forma sin precedentes. Los retos para los organizadores han sido que existe una mentalidad de «no sabemos lo que no sabemos» en torno a las nuevas plataformas, dadas las pronunciadas curvas de aprendizaje que presionan a las empresas tecnológicas para que ofrezcan una formación profunda y continua. A menudo, los organizadores tienen que dar una respuesta rápida al mercado, y en los eventos virtuales o híbridos en directo es donde pueden surgir los matices y los retos en tiempo real.

FALTA DE APOYO EN UN MOMENTO DE CRECIENTE NECESIDAD

Radabaugh: Con eso [el rápido cambio] llega el estrés del apoyo humano, ya que los proveedores no siempre tienen a su personal formado y puesto al día con la suficiente rapidez. A veces, hay que subcontratar el personal, por lo que éste va aprendiendo sobre la marcha.

Caruso: [Muchas empresas tecnológicas] están proporcionando mucho menos apoyo. He visto muchas empresas que cobran por la asistencia en función del paquete que se adquiere. Y su defecto es pasar a la asistencia por chat y otros servicios en los que los planificadores no obtienen respuestas a sus preguntas rápidamente. Este modelo simplemente no funciona para un evento en vivo donde los problemas necesitan respuestas inmediatas y el tiempo es esencial.

Radabaugh: El chat en línea es una oferta que ayuda cuando no estás en tiempo de crisis, pero cuando necesitas asistencia en tiempo real, se necesita una persona en vivo.

SOLUCIONES

Radabaugh: Nos encontramos ofreciendo sugerencias, expresando necesidades y compartiendo ideas con los equipos de desarrollo para que puedan mejorar en el camino.

Frankson: Es fundamental que los organizadores y los proveedores de tecnología se pongan de acuerdo en la aplicación y el apoyo de la tecnología virtual. El camino hacia el éxito es un modelo de propiedad compartida con un plan de comunicación establecido en la fase inicial y la asignación de personas directamente responsables (tanto dentro de su organización como del proveedor elegido) que se encarguen de la configuración y las pruebas.

El Potencial de los Eventos Virtuales e Híbridos

EventMB: Aunque la pandemia les dio importancia, los eventos virtuales e híbridos buscan ser algo más que soluciones temporales. A medida que se convierten en elementos permanentes, ¿cómo deberíamos ver su potencial a largo plazo para lograr un cambio positivo?

COMODIDAD Y MICROCOMPROMISOS

Frankson: Los eventos virtuales e híbridos se han convertido en una oportunidad increíble para los planificadores. Tenemos oportunidades reales para que el público haga microcompromisos antes de asistir a una experiencia de evento en persona que posiblemente tenga un precio elevado y requiera un compromiso de varios días.

Caruso: Creo que las empresas que organizan «eventos de vuelta a la presencialidad» conseguirán un público, pero al cabo de uno o dos años verán cómo ese público desaparece rápidamente. Los asistentes están entusiasmados por volver después de haber estado encerrados, pero luego van a decir: «Dios mío, todo ese viaje, todo ese gasto. Podría haber conseguido todo eso gratis en casa, en pijama con mis hijos corriendo». Y sólo las marcas inteligentes que se adhieren a lo virtual ahora son las que lo entenderán realmente para cuando todos los demás piensen: «Vale, tenemos que volver a añadir este componente virtual».

EL VALOR DEL PATROCINADOR A PARTIR DE UN MAYOR ALCANCE Y UN COMPROMISO DURANTE TODO EL AÑO

Radabaugh: Cualquiera que siga pensando que las plataformas virtuales e híbridas son una tirita o una solución temporal debería reconsiderar este punto de vista. Si la situación de COVID nos ha enseñado algo, es que nada es normal y nada es igual. Construir audiencias con ellas es una obviedad. Hemos visto cómo se lanza una amplia red para la asistencia, que a veces llega hasta el 300%, al tiempo que vemos opciones de asistencia gratuita o con precios más bajos. Desgraciadamente, esto no ayuda a demostrar el valor del contenido, pero es una buena manera de mantener contentos a los patrocinadores en una época en la que el dinero del patrocinio es más importante que nunca, porque los patrocinadores se esfuerzan por entender el retorno de la inversión virtual.

Caruso: Ayudará si podemos demostrar más valor a nuestros patrocinadores a través de un mayor alcance, o incluso sólo una audiencia más específica a la que puedan llegar de forma asíncrona con todos estos canales diferentes. Si se añaden cosas como el podcasting, se podría recaudar mucho más dinero por el lado del patrocinio. Todo el mundo habla de la pérdida de dinero de los patrocinadores, pero en realidad creo que hay mucho potencial aquí. Tenemos que idear formas de ampliar el retorno de la inversión más allá del propio evento y crear patrocinios anuales con mayor alcance y asociaciones más duraderas. Es probable que los patrocinadores sigan teniendo problemas con los eventos virtuales, ya que han sido condicionados para los eventos en vivo que incluyen apretones de manos, mirar a los ojos a los socios potenciales y una sólida participación de la audiencia.

VALOR DE MARKETING DEL CONTENIDO CREATIVO

Frankson: También existe una enorme oportunidad de aportar valor, profundizar en las relaciones y utilizar los eventos virtuales como un increíble canal de marketing. La clave del éxito está en creer en el poder que ofrece lo virtual, dejar de lado la idea de que lo virtual es secundario con respecto a los eventos presenciales y afianzarse en el valor que ofrece tanto a usted como a su público. Aquí también entra en juego la creatividad en la programación, el formato de los contenidos y el tiempo. El público pasa mucho tiempo mirando las pantallas, y le prestará atención si es capaz de desarrollar algo que merezca su tiempo. Creo que los planificadores de eventos y los profesionales deberían seguir apostando por la tecnología de forma individual, tal y como hemos hecho con el registro, el sistema audiovisual, etc. La realidad de los componentes virtuales e híbridos de los eventos es que los organizadores deben seguir diseñando contenidos y experiencias que faciliten el compromiso.

Lista de deseos tecnológicos 

EventMB: ¿Cómo le gustaría que evolucionaran los productos tecnológicos este año? ¿De qué deberían ocuparse?

HERRAMIENTAS Y TÁCTICAS DE COMPROMISO FUERA DE LO COMÚN

Caruso: Me interesa específicamente el compromiso, cualquier empresa que esté tratando de pensar out of the box. ¿Cómo conseguimos que la gente interactúe? Podría ser sólo virtual o híbrido, con ideas sobre cómo combinar las dos audiencias y sus opciones de compromiso.

Radabaugh: Si tuviera una lista de deseos, incluiría una forma de hacer participar a los asistentes virtuales de una manera que se parezca más a un evento en vivo y una forma mejorada de chatear y conversar.

MÁS CANALES DE CONTENIDO

Caruso: También me interesan mucho las plataformas que permiten a los organizadores de eventos compartir contenidos de diferentes maneras, como los podcasts. La idea de que una audiencia comprometida no siempre se ve como caras en el Zoom que te sonríen. Muchas veces es por eso que los podcasts son tan populares. A la gente le encanta ponerlo de fondo, absorber el contenido e interactuar de forma asíncrona. Ese sector de la tecnología es realmente interesante para saber hacia dónde vamos en el futuro, especialmente este año.

LA ESTRATEGIA CORRECTA PARA LAS ANALÍTICAS DE EVENTOS

Caruso: Otra categoría es la analítica. Creo que lo virtual nos da todos estos datos y que la gente mira los números y piensa: «Eso no fue tan exitoso». Pero la verdad es que no creo que estuviéramos mirando esos mismos análisis para los eventos en persona porque simplemente no teníamos acceso a esos puntos de datos. Los planificadores deben ser capaces de argumentar lo que lo virtual nos permite hacer con nuestras audiencias y con nuestros objetivos de marketing y ventas, no sólo en comparación con los eventos presenciales, sino año tras año. Los reportes analíticos pueden ser muy potentes, ya que tenemos acceso a ellos y a la historia que pueden contar.

Radabaugh: Creo que los análisis disponibles son bastante buenos. Sin embargo, los planificadores de eventos deben saber de antemano qué datos se necesitan y asegurarse de que la plataforma puede proporcionarlos. Por ejemplo, ¿es imprescindible medir el tiempo de pantalla?

Frankson: Para mí, tener un socio de éxito del cliente claro y una sólida comprensión y acceso a la analítica y a cualquier aspecto de la construcción que permita una gran experiencia del cliente es lo que hace un gran socio tecnológico y una experiencia sólida.

MEJOR SOPORTE DE CHAT

Radabaugh: Los chats en línea tienen que evolucionar, ya que esta es probablemente la mayor carencia que he visto. Tienen que estar menos automatizados e incluir una moderación más sofisticada. Por lo general, no se puede esperar recibir respuestas en tiempo real a las preguntas, ya que éstas deben enviarse con antelación.

Contratos tecnológicos 

EventMB: Con todos los cambios rápidos que se están produciendo, ¿cuál es el impacto en las relaciones entre planificadores y proveedores de tecnología? ¿Son más aconsejables ahora los contratos a corto plazo?

Radabaugh: Son muy pocos los casos en los que recomiendo a nuestros socios contratos de varios años. El panorama de los proveedores de tecnología y las plataformas es un mercado en constante cambio. Se producen adquisiciones, los proveedores de software no siempre siguen el ritmo de desarrollo, o los proveedores se desarrollan demasiado rápido para emplear el servicio ofrecido cuando se inició el acuerdo. Lo más importante es recordar que las necesidades del cliente también cambian siempre. Cada vez que planificamos un programa virtual o híbrido, nos enteramos de algo nuevo que el cliente necesita o desea, y a veces es difícil encontrar esa plataforma y ese proveedor de tecnología «de talla única» que pueda dar soporte a la inmensa cantidad de requisitos del cliente.

Caruso: Hace unos años, el planificador típico firmaba un contrato de tres o cinco años con una empresa de registro. Cuando todo empezó a cambiar, firmaron todos estos contratos de un año. Ahora los planificadores tienen que reevaluar toda su cartera de tecnología. Eso es muy difícil de hacer cuando la tecnología cambia tan rápidamente. Y muchos planificadores ni siquiera se sienten cómodos haciendo la evaluación en primer lugar. El otro componente son las necesidades cambiantes de sus propias partes interesadas. Creo que lo que su jefe puede decir que necesitan es diferente de lo que dice el personal de marketing o de ventas. No hay mucha coincidencia en cuanto a los próximos pasos o la dirección que tomamos.

Frankson: Puede ser muy difícil cambiar de proveedor de tecnología. El objetivo con un evento virtual o híbrido es siempre una experiencia limpia y nítida con su primer evento. La realidad puede ser que la curva de aprendizaje pasa por ese evento y los eventos siguen siendo más suaves y manejables en el futuro. Puede ser tentador, si hay desafíos, hacer una modificación de la asociación. Sin embargo, yo diría que hay una gran ventaja en profundizar en una asociación de trabajo. Permitir a su equipo el tiempo necesario para realizar una construcción adecuada, gestionar bien el registro y los datos, devolver los análisis y comprender las implicaciones de la experiencia dentro de la plataforma puede convertirse en una enorme ventaja competitiva.

MaryAnne Bobrow, presidenta de Bobrow & Associates: Los planificadores deben decidir la duración de sus contratos para este tipo de eventos [híbridos y virtuales], sobre todo cuando el proveedor de la plataforma es nuevo, con una relación aún no establecida. Los contratos de varios años suelen ser económicamente convenientes cuando se hacen con un proveedor con el que el planificador ha establecido una relación y el proveedor es visto como un socio estratégico.

Integración del marketing

EventMB: ¿Las nuevas tecnologías y formatos están influyendo en la forma en que las organizaciones consideran el marketing de los eventos? ¿Se está integrando más el marketing de eventos con la estrategia general de marketing de contenidos de una organización?

Caruso: Creo que las organizaciones de eventos se van a integrar un poco más con los equipos de marketing de contenidos en general. Será interesante ver cómo funciona, cómo funciona la monetización y cómo funciona el trabajo conjunto. Pero también lo que significa para alcanzar los objetivos cuando esos departamentos están más alineados que en el pasado.

Frankson: El marketing de eventos debería convertirse en un elemento central de la estrategia global de marketing de cualquier marca. A través de una serie de eventos virtuales inteligentes y sólidos, se puede aumentar la base de la audiencia, ofrecer contenido a diferentes personas, comprender qué subconjunto de la audiencia está comprometido (o que ha vuelto a comprometerse), crear contenido pilar que se puede reutilizar en otros canales, y le da una manera de entender su mercado más profundamente sobre la base de lo que está funcionando y ganando asistencia.

Si se trata de un tema crítico o de un gran discurso, la comercialización de un evento virtual ofrece a las marcas algo que promocionar que no se limita a los anuncios de sus propios productos, lo que hace que el intercambio de valor para el público sea mucho más emocionante.

EN CONCLUSIÓN

A medida que la pandemia se prolonga sin fin, los planificadores se están dando cuenta de que los formatos virtuales e híbridos no son sólo soluciones temporales, sino que tienen el potencial de introducir cambios positivos, como la creación de audiencias y la obtención de influencia de marketing para los eventos. Al mismo tiempo, los proveedores de tecnología deben mejorar su apoyo a los organizadores y facilitar la participación del público.

Desde Orquidea Technology Group ofrecemos siempre el mejor apoyo a los organizadores de eventos, para que estos sean un éxito y que tanto audiencia como el resto de participantes queden satisfechos; contacta con nosotros para asesorarte sobre cual es la mejor tecnología para cubrir todas las necesidades de tu evento, y conseguir así que este sea inolvidable.

 

*Artículo original: https://www.eventmanagerblog.com/event-tech-planner-priorities-2022

Lo virtual sigue siendo un formato de evento desconocido para muchos, pero su importancia no disminuye, incluso cuando los eventos presenciales vuelven a aparecer en muchas ciudades. Los equipos de planificación de eventos tienen que prepararse para mezclar lo virtual con lo presencial en el contexto de un futuro híbrido que entra dentro de la nueva normalidad. ¿Ya te sientes ansioso? ¿Necesitas un experto en tecnología de eventos?

No te preocupes, ahí es donde entra el tecnólogo de eventos. Tu socio tecnológico, junto con el especialista en tecnología de tu equipo, pueden ayudarte a crear un pack tecnológico al servicio de tus nuevos objetivos en materia de eventos y, en el mejor de los casos, ayudarte a establecer los puntos de referencia del sector y la infraestructura de datos para establecer los suyos propios. Todo lo que necesitas es una persona con la perspicacia tecnológica para traducir lo que está disponible a lo que es mejor para tu organización. Vamos a analizarlo.

¿Qué es exactamente un tecnólogo de eventos y qué hace?

Se trata de una función que ha evolucionado con la creciente complejidad de los requisitos de los eventos, y que va mucho más allá de proporcionar un soporte técnico básico.

El tecnólogo de eventos de hoy en día es una figura clave para el éxito de tu evento, ya que aporta un conocimiento profundo de las diversas herramientas y tecnologías necesarias, así como la capacidad de supervisar las tendencias, comprender el flujo de datos en un pack de herramientas tecnológicas, configurar correctamente los procesos y sistemas de back-end y solucionar los problemas tecnológicos antes, durante y después de los eventos.

Estas son las principales razones por las que un tecnólogo de eventos, junto con tu proveedor de tecnología, tienen un valioso papel que desempeñar en el apoyo a su equipo.

Lo híbrido está aquí para quedarse

Aunque los eventos presenciales se reanuden, los eventos virtuales e híbridos seguirán formando parte de la «nueva normalidad».  Según la última encuesta realizada por EventMobi a los planificadores de eventos, más del 70% de los encuestados dijeron que planean hacer de lo híbrido parte de su estrategia en el futuro. Esto significa que muchos planificadores tienen que dominar tanto los aspectos presenciales como los virtuales de una reunión, junto con la forma en que interactúan.

La experiencia tecnológica no es una competencia básica

Aunque los planificadores de eventos se han familiarizado más con las plataformas virtuales durante el último año, ahora existen formatos tanto virtuales como híbridos que se pueden equipar con la tecnología adecuada.

No es de extrañar que la creciente complejidad de las herramientas tecnológicas para eventos y las habilidades requeridas para los eventos híbridos estén llevando al límite los conocimientos y el nivel de comodidad de muchos planificadores.

Es un entorno para el que no todos están preparados. Al mismo tiempo que las organizaciones están invirtiendo más en tecnología (según una investigación de EventMobi realizada justo antes de la pandemia, el 61% de las organizaciones tenía previsto hacerlo), sólo el 6% de los puestos de trabajo de planificación de eventos requieren explícitamente conocimientos en herramientas digitales.

Esta creciente inversión en tecnología supone un reto para los planificadores, que deben aprender a manejar nuevas y sofisticadas herramientas. También señala la necesidad de que un tecnólogo de eventos investigue las plataformas y trabaje con tus equipos de apoyo para asegurarse de que la inversión merece la pena.

Cómo superar la brecha

Dado que la brecha de competencias que suponen los nuevos requisitos tecnológicos es cada vez mayor, muchos proveedores de tecnología están interviniendo para salvar esa brecha.

Un estudio reciente de EventMobi indica que, si bien el 40,5% de los organizadores de eventos tiene acceso a un equipo de producción interno, el 60% restante subcontrata la producción virtual e híbrida, y el 24,9% afirma que confía en su proveedor de tecnología virtual. A medida que crece la necesidad de experiencia virtual, la confianza en los socios tecnológicos para gestionar más de los requisitos crecientes será más importante para los planificadores.

Mantenerse al día

A medida que las organizaciones invierten más en tecnología y los requisitos de los eventos crecen en sofisticación, el nivel de apoyo necesario va mucho más allá de asegurarse de que el Wi-Fi funciona correctamente o de crear una aplicación móvil para la reunión.  A medida que la tecnología de los eventos se ha vuelto más compleja, el papel del tecnólogo de eventos también se ha vuelto más complejo y, por lo tanto, es más valioso que nunca para las organizaciones.

Libre para delegar

Contar con un tecnólogo especializado en eventos permite a los planificadores centrarse en lo que mejor saben hacer. Al hacerlo, puede facilitar la promoción profesional, la mejora del rendimiento de la inversión y la mejora de las experiencias de las reuniones para todos los implicados.

Para los planificadores que buscan funciones estratégicas de mayor nivel dentro de sus organizaciones, existe la necesidad de delegar tareas en otros, incluida la gestión de la tecnología. Trabajar con un tecnólogo de eventos libera a los planificadores para que se centren en los aspectos estratégicos y creativos de su trabajo. Los planificadores pueden confiar en los especialistas en tecnología para que les ayuden con las estrategias a la hora de cumplir los objetivos del evento y la participación de los asistentes.

En conclusión, dado que es probable que los eventos híbridos que requieren habilidades tanto en formato virtual como presencial desempeñen un papel importante en el futuro de los eventos, el papel de un tecnólogo de eventos está adquiriendo una nueva importancia. Los planificadores ganan un valioso socio que les libera para centrarse en otras muchas facetas del trabajo. Las organizaciones también tienen mucho que ganar con esta fuente de experiencia, que garantiza que sus inversiones en tecnología se aprovechen al máximo.

La tecnología se está convirtiendo en un absoluto imprescindible en el mundo de los eventos, por lo que los tecnólogos y proveedores de tecnología son figuras muy importantes en estos momentos. Si te interesa tener las mejores herramientas tecnológicas y asesoramiento personalizado sobre ellas, contacta con nosotros, ya que en Orquidea Technology Group, con nuestra experiencia en tecnología de eventos te ayudaremos a cubrir tus necesidades y las de tu evento para que este sea un éxito.

Artículo original: https://www.eventmanagerblog.com/need-event-technologist

Las alentadoras cifras de vacunación hacen que los organizadores de eventos feriales de muchas áreas diferentes estén decididos a volver a las ferias presenciales. Sin embargo, necesitarán que los expositores estén a bordo. En un contexto de nuevas variantes y alternativas virtuales, ¿volverán? Esto es lo que dicen los datos: los eventos en vivo regresan apoyados por lo virtual.

Las ferias comerciales han tenido un duro recorrido virtual, lo que ha obligado a muchos patrocinadores y expositores a reevaluar el valor de los eventos virtuales y a redoblar su propio alcance. Pero en el contexto de una pandemia en curso, el aumento de los costes de los eventos presenciales y la incertidumbre sobre la participación, ¿verán las empresas expositoras el valor de los eventos presenciales?

Los nuevos datos dicen que sí, pero los presupuestos reducidos y las opciones virtuales pueden frenar la recuperación.

El interés de los expositores por participar en ferias comerciales ha vuelto casi a los niveles anteriores a la pandemia, según una nueva y exhaustiva encuesta. Explori, una agencia de investigación y plataforma de comentarios sobre eventos, se asoció con la asociación mundial de ferias UFI para analizar 15.000 respuestas de expositores y visitantes de ferias sobre su experiencia y perspectivas en el entorno actual, compartiendo sus opiniones en la reciente Conferencia Europea UFI 2021.

También se descubrió que los presupuestos, aunque han bajado, podrían recuperarse en un año. Y aunque muchos de los expositores actuales se muestran reticentes a abrazar el futuro digital, la tecnología virtual está creando un público totalmente nuevo para participar en las exposiciones en vivo.

¿Vuelven los eventos en directo?

«El deseo de exponer está volviendo», dijo Sophie Holt, directora general de Explori, durante una sesión sobre la encuesta en la reciente Conferencia Europea de la UFI, señalando que cuando se pidió a los expositores que clasificaran su deseo de exponer con más frecuencia en el futuro en una escala del 1 al 5 (5 es lo más probable), la puntuación media para 2021 fue de 2,77 en comparación con 2,65 en 2020 y 2,83 en 2019.

«Se trata de un buen repunte, que muestra que casi hemos vuelto al punto en el que estábamos en 2019», dijo, pero añadió que «no es exactamente un motivo de celebración, ya que el crecimiento de los expositores no era una imagen brillante para empezar.»

El rebote entre los visitantes que desean asistir a ferias fue aún más positivo, con una puntuación de 3,07 en 2021 en contraste con el 2,69 de 2020. La puntuación casi vuelve a alcanzar el nivel de 2018, de 3,10.

Mientras que las empresas han encontrado otros canales para generar ventas, las cancelaciones de eventos en vivo en el último año han impactado más severamente en la capacidad de generar clientes potenciales de ventas, según la encuesta.

«Incluso en un período de 12 meses, no han encontrado la manera de compensar efectivamente», dijo Holt.

¿Qué pasa con los presupuestos?

No es de extrañar que los presupuestos de las ferias en 2021 sigan siendo algo inferiores a los niveles anteriores a la pandemia, según la encuesta, ya que el 42% de los expositores informan de que han reducido sus presupuestos para 2021.

«Es algo serio, pero los recortes no son tan importantes como se predijo en 2020», dijo Holt.

¿Dónde se hacen los recortes presupuestarios?

Algunos se fijarán en la frecuencia, ya que el 73% de los expositores que pretendían hacer los recortes más severos informaron que planeaban participar en menos eventos. Un tercio de los que cuentan con presupuestos más reducidos afirmaron que reducirán el tamaño del stand. Un poco más de la mitad (58%) dijo que planeaba reducir los gastos de viaje, por ejemplo, eligiendo alojamientos de hotel a menor precio.

Un tercio de los expositores ha declarado que tiene previsto reducir el tamaño de su stand y el 40% ha optado por un diseño más modesto de sus áreas de exposición.

¿Cuándo volverán los presupuestos a los niveles anteriores a la pandemia? Podría ser en menos de un año, según Holt, que señala que, por término medio, los expositores esperan que los presupuestos vuelvan a serlo en unos 11 meses.

Brecha digital

Dado que los eventos digitales han sustituido a los presenciales durante el último año o más, ¿qué opinan los expositores de un futuro cada vez más virtual o híbrido? Muchos no están muy entusiasmados, según Holt.

«Los expositores presenciales no nos acompañan en el viaje digital», afirma. «Sólo el 64% ha probado la tecnología digital en cualquiera de sus formas; yo pensaba que sería el 80% o el 90%. Fue una sorpresa para mí».

Tampoco hay mucho apoyo a los eventos híbridos. Según la encuesta, la mayoría de los expositores prefieren un evento puramente presencial, mientras que los eventos híbridos se consideran la siguiente mejor opción y los virtuales la menos.

«Piensan que lo híbrido desvirtúa la experiencia en vivo», dijo Holt, y añadió que, en comparación con los que preferían lo híbrido a los eventos puramente presenciales, los expositores que no estaban impresionados con lo híbrido eran mucho más propensos a haber probado los eventos virtuales desde el comienzo de la pandemia (84% frente al 64%). «Así que, aunque lo virtual puede ser un buen estímulo, algunos expositores no han tenido una buena experiencia con los eventos virtuales».

La formación será crucial para conseguir que más expositores se sientan cómodos con los eventos híbridos o virtuales, dijo Holt durante una entrevista con EventMB.

«El mayor vacío está en la formación de la gente para exponer realmente en eventos virtuales. ¿Cómo conseguir que alguien se comprometa con su stand virtual? Esto les desconcierta. Muchos organizadores no les han formado en esto, quizá porque ellos mismos están empezando a entenderlo».

– Sophie Holt, directora general de Explori

 

Lo virtual despierta el interés por los eventos en vivo

Dicho esto, un nuevo mercado para las exposiciones en vivo está creciendo entre «un grupo de vendedores con más conocimientos digitales», según una investigación que Explori realizó entre vendedores senior de Estados Unidos y Reino Unido que no solían exponer en ferias antes de la pandemia.

De esta manera, lo virtual sirvió efectivamente como una incursión de baja apuesta y menor inversión en la exposición, con estos nuevos expositores digitales «en algunos casos [tomando el] lugar de nuestros expositores tradicionales».

«Alrededor del 70% de los que participaron digitalmente dijeron que ahora quieren probar en vivo», dijo Holt. «Hemos sido capaces de captar su atención a través de lo digital, y ahora podemos convertirlos en eventos en vivo. Hay un nuevo público que hará que las ferias en vivo formen parte de su mezcla de marketing en el futuro».

¿Qué significa esta nueva audiencia para el futuro de las ferias?

«El híbrido seguirá existiendo, pero no hará las mismas cosas en vivo y virtualmente; se tratará de cómo podemos añadir valor al añadir una capa digital a un evento en vivo», dijo Holt. “Muchos de nuestros clientes organizadores de espectáculos están buscando modelos de creación de comunidades. Es posible que veamos una paleta de eventos, algunos digitales y otros en vivo, y no necesariamente todos al mismo tiempo».

En conclusión es probable que los eventos y ferias se recuperen en términos de participación y presupuestos hasta alcanzar los niveles anteriores a la pandemia durante el próximo año. La formación será crucial para que los expositores hagan un uso eficaz de la tecnología virtual. Está surgiendo un nuevo público entre quienes han asistido a exposiciones en formato virtual y ahora quieren la experiencia en vivo.

Es necesario estudiar cual sería la mejor combinación entre tecnologías y servicios para cada evento; si necesitas que desde Orquidea Technology Group te asesoremos de cara tus próximos eventos y te ofrezcamos una gran variedad de opciones para que tu evento sea un éxito, contacta con nosotros.

Artículo original: https://www.eventmanagerblog.com/exhibitions-comeback-new-data