A medida que continúa el revuelo en torno a los eventos híbridos, las aplicaciones móviles para eventos vuelven a ser la clave para ofrecer una experiencia cohesiva y atractiva tanto para el público online como para el presencial. La selección de la tecnología móvil adecuada para eventos nunca ha sido tan importante, por eso vamos allá con 6 recomendaciones para comprar apps móviles para eventos en 2022.

1. Entender el coste total

El precio nunca ha sido tan importante para un profesional de los eventos. Después de luchar contra las cancelaciones y la disminución de los ingresos -en algunos casos, la ausencia de ingresos-, tendrás que centrarte en lo que una aplicación significará para el resultado final de su evento. No existe una estructura sencilla para desglosar los costes de cada aplicación en una comparación pormenorizada, por lo que resulta útil pensar en algunas preguntas clave que pueden orientar la forma de enmarcar la inversión financiera.

¿Es la primera vez que ofreces una aplicación a tus asistentes?

Si nunca has tenido una aplicación para tu evento, no sientas la necesidad de añadir todas las funciones disponibles. Cuantas más funciones añadas, más pagarás. Es aconsejable empezar poco a poco para determinar qué es lo que realmente importa a tu público en términos de funcionalidad y características.

¿Tienes una estrategia para utilizar la aplicación de forma regular?

La obligación de pagar una cuota mensual puede parecer abrumadora, pero puede merecer la pena si puedes mantener la aplicación actualizada durante todo el año con contenidos on demand y oportunidades exclusivas de establecer contactos.

¿Cuántos asistentes espera este año?

El enfoque más común para la fijación de precios es un modelo por asistente. Al iniciar tu búsqueda, asegúrate de tener una previsión actualizada del tamaño de la multitud que esperas en 2022.

¿Cómo se conectarán los asistentes?

Además del número de asistentes, querrás tener una idea concreta de la proporción de personas que se conectarán de forma remota en lugar de presencial. Muchos proveedores tienen precios distintos para eventos virtuales, presenciales e híbridos.

¿Cómo de fácil será el uso de la tecnología para tu equipo?

La tecnología no sólo cuesta dinero. También cuesta la inversión de tiempo necesaria para que tu personal aprenda a manejarla. Cuando compares productos, asegúrate de que todas las personas que vayan a participar en el trabajo pesado de poner en marcha la aplicación puedan ver una demostración y opinar sobre lo que les parece más intuitivo. Y aunque los mejores servicios de asistencia pueden tener un coste inicial más elevado, la inversión puede merecer la pena por el tiempo que le ahorrará a tu equipo.

2. Separa las funciones imprescindibles de las que no lo son

Algunas aplicaciones vienen con una lista de características disponibles. Piensa en qué características ofrecerán un valor real a tus asistentes. Si has ofrecido una aplicación en el pasado, analiza un desglose de las herramientas en las que tu público confió durante el evento. ¿Cuántos asistentes participaron realmente en la tabla de clasificación del juego o optaron por las oportunidades de recompensa? ¿Cuántos escanearon un código QR para obtener una tarjeta de visita?

Pide a los proveedores que estés considerando que te muestren todas las funciones que vienen de serie sin coste adicional. A continuación, examina las opciones a la carta que aumentarán tu gasto.

3. Prioriza el retorno de la inversión de patrocinadores y expositores

La aplicación móvil adecuada para un evento no debe ser simplemente un coste para tu organización, sino que debe incluir oportunidades de ingresos que compensen parte del gasto o lo cubran por completo. La mayoría de las aplicaciones incluyen los perfiles básicos de los patrocinadores y expositores, pero los patrocinadores y expositores de hoy en día buscan más retorno de la inversión que lo que puede ofrecer un simple listado. Asegúrate de que los responsables del departamento de patrocinio de tu evento examinen todas las funciones para determinar qué puede ser vendible.

Pero no pienses sólo en las funciones que puede utilizar: presta más atención a cómo el proveedor de tecnología puede ayudarte a articular lo que esas funciones hicieron con los informes posteriores al evento. Querrás ser capaz de ofrecer análisis sólidos que muestren a los patrocinadores y expositores cómo su inversión se ha visto recompensada con la participación de los asistentes y el aumento del conocimiento de la marca.

4. Habilita una experiencia híbrida

La capacidad de transmitir vídeo en directo se ha convertido rápidamente en una de las características más importantes de las aplicaciones móviles para eventos. Como la participación virtual se ha disparado en los últimos dos años, ha habido una explosión de herramientas diseñadas para los asistentes que no podían participar en persona.

Piensa en tus planes para un evento híbrido este año y en qué características podrían cambiar las reglas del juego para todos los miembros de tu audiencia: el emparejamiento entre los asistentes remotos y los presenciales, un sistema de recuperación de leads virtual, la opción de acceder a la transmisión en directo a través de todos los canales. Aunque muchos organizadores se centrarán principalmente en el componente presencial y en los mayores ingresos que conlleva, aquellos que también puedan mantener a los asistentes en casa comprometidos ganarán el futuro de los eventos.

5. Investiga la empresa que está detrás de la aplicación

Cuando se trata de averiguar cuál es la mejor decisión para comprar una aplicación para eventos, hay un componente algo intangible en el proceso que no tiene que ver con un precio o una lista de características. En su lugar, querrás hacerte una idea de la brújula ética de la empresa. El sector de los eventos se ha visto afectado por la pandemia, y no hay forma más concreta de que los socios tecnológicos muestren su apoyo que ofrecer contratos que permitan cambios rápidos y ajustes de precios que tengan en cuenta la reducción de las necesidades. Lo mismo ocurre con los numerosos proveedores que ofrecen tarifas reducidas para las organizaciones sin ánimo de lucro.

Además de contratos y precios flexibles, pregunta qué puede esperar desde el punto de vista del servicio. La mayoría de las empresas indican que responden a las solicitudes de asistencia en menos de 24 horas, y algunas garantizan que la asistencia está disponible en menos de una hora. Esa rapidez es importante, pero también debes preguntar por el tipo de recursos dedicados que tendrá. ¿Tratarás con los mismos contactos durante todo el proceso de desarrollo de su aplicación? ¿Has preguntado a tus colegas del sector de los eventos sobre su experiencia con la empresa? La tecnología es tan buena como las personas que la construyen, así que asegúrate de que te sientes cómodo pensando en las personas de la empresa como una extensión de tu propio equipo.

6. Comprueba dos veces los acuerdos de nivel de servicio

Otro factor importante a tener en cuenta es el acuerdo de nivel de servicio de la empresa, o SLA por sus siglas en inglés. Se trata de acuerdos contractuales que establecen las expectativas precisas que el proveedor de tecnología para eventos se compromete a cumplir en cuanto a la fiabilidad de su tecnología. Deben incluir detalles como la garantía de disponibilidad de la red o el tiempo de funcionamiento. El acuerdo de nivel de servicio también establece las sanciones en caso de incumplimiento de estos compromisos.

En una época en la que los fallos tecnológicos pueden dañar gravemente la reputación de un organizador de eventos, es fundamental asegurarse de que tu socio de aplicaciones para eventos está dispuesto a poner por escrito su compromiso de fiabilidad y calidad.

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Artículo original en EventManager.