Ya lo hemos oído antes: la primera impresión es importante. Pero, ¿qué significa esto para los organizadores de eventos? Según Forbes, sólo se dispone de siete segundos para causar una primera impresión. Eso es todo. En menos de 10 segundos, tus asistentes se habrán formado una opinión de tu evento. ¿Dónde es más probable que los asistentes pasen sus primeros siete segundos en un evento? La respuesta para la mayoría será en el mostrador de registro del evento. No han tenido la oportunidad de experimentar el contenido, las conexiones y las experiencias que has diseñado para ellos, pero ya se están formando una opinión de tu evento.

La forma de registrar a los asistentes es importante.

Imagínese que llega a un evento en el que no hay una señalización clara para registrarse, el personal está escondido detrás de un mostrador y hay una larga cola que no parece moverse.

Si el proceso de registro es torpe y caótico, repercutirá negativamente en la experiencia general de los asistentes y restará valor al evento principal.

En este artículo te explicaremos las tácticas y la tecnología para eventos que puedes utilizar para ofrecer a tus invitados una experiencia de registro fluida y diseñada para minimizar el tiempo que pasan en la cola.

Ponte en el papel de tus invitados en el check-in del evento

Al diseñar tu evento, es esencial salir del papel de organizador y ponerse en el lugar de los asistentes. Imagina desde dónde viajan, cómo llegarán a tu evento y cuál será su primera interacción con él. Este ejercicio mental es fundamental para crear una gran experiencia para los asistentes. Permite identificar aspectos que pueden parecer obvios, pero que pueden pasarse por alto fácilmente en el proceso de diseño del evento.

Por ejemplo, es probable que un asistente en invierno llegue con muchas más capas de ropa que en los meses más cálidos del verano. Piensa en cómo se sentiría al acercarse al mostrador de inscripción, donde recibirá un pase, una bolsa de regalos y una bebida de bienvenida con la que tendrá que hacer malabarismos junto con el resto de sus pertenencias. Un organizador de eventos en esta situación puede decidir ofrecer comodidad a los invitados colocando un guardarropa antes del mostrador de inscripción. Otra posibilidad es instalar un punto de recogida del programa de la conferencia y la bolsa de regalos después de la recogida de acreditaciones y el guardarropa. Estos pequeños retoques y consideraciones pueden influir significativamente en la forma en que los asistentes se sienten al entrar en el evento.

La forma de saludar a los asistentes en el momento del registro también es esencial y a menudo se pasa por alto. Considera la posibilidad de saludar a los asistentes de pie, en lugar de sentarse detrás del mostrador de inscripción, para crear una sensación de bienvenida en casa de alguien.

Evita las largas colas en el registro del evento.

Más del 20 % de los visitantes mencionaron los tiempos de cola como su principal frustración al asistir a eventos(UFI, 2019). Es posible que no pueda eliminar las colas por completo, pero con una planificación cuidadosa, puede reducir el dolor. Una forma de hacerlo es ofreciendo una variedad de tipos de entradas:

«Hace poco, organicé un evento con más de 1.000 invitados, y quería prever imprevistos para conseguir eliminar las largas colas en los mostradores de facturación. Para ello, escaloné la llegada de los invitados en función del tipo de entrada. En primer lugar, dimos la bienvenida a los VIP, a quienes incentivamos para que llegaran pronto con un programa de desayuno gratuito que incluía un orador principal para empezar el día. A continuación, dimos la bienvenida a los VIP con acceso a una sala exclusiva con oportunidades de establecer contactos antes del evento. Después de los VIP, se invitó a entrar a los poseedores de entradas generales. Más tarde, tuvimos una hora de entrada específica para los poseedores de entradas de después del almuerzo que asistían a los talleres y las sesiones magistrales de la tarde».

– Lori D’Agostino, Presidenta de Momento Events.

Si los tipos de entrada alternativos no funcionan en tu evento, también puede aliviar la carga del mostrador de inscripción organizando una fiesta de bienvenida la tarde anterior al acto principal. Invita a los invitados a empezar a establecer contactos en la fiesta de bienvenida previa al evento y aprovecha la ocasión para registrarlos con antelación.

Si las largas colas son inevitables en tu evento, piensa en cómo puede entretener a los invitados mientras esperan. Por ejemplo, en la Comic-Con, los organizadores aprovechan este tiempo para crear una experiencia para sus invitados. Los personajes de Cosplay interactúan con los invitados que esperan en la cola para mantenerlos entretenidos y crear momentos únicos y compartibles antes del evento. Saca el entretenimiento del salón de actos o de conferencias y llévalo a la zona de llegadas. Deleita a tus invitados con un cuarteto de cuerda en directo mientras tu equipo (o patrocinadores) les ofrecen una bebida de bienvenida mientras esperan. Piensa en lo que tiene sentido para tu evento y en lo que más apreciarían sus asistentes.

Elige la aplicación de registro adecuada

La tecnología que utilices influirá significativamente en el ritmo del proceso de registro. Las hojas de cálculo y las listas impresas llevan mucho tiempo y pueden provocar largas colas mientras el personal de registro hace todo lo posible por localizar los nombres. Una de las claves para evitar largas colas es elegir la aplicación de registro adecuada. Las aplicaciones de registro son el aliado perfecto para cualquier organizador que desee crear una experiencia de registro sin esfuerzo.

El uso de una aplicación de registro de eventos te permite agilizar el proceso de registro y entrada:

1. elimina la necesidad de imprimir hojas de cálculo
2. mantiene el mostrador de facturación libre de ordenadores portátiles y aparatosos escáneres
3. facilita la captura de datos de los asistentes y del evento

La solución de software de gestión de eventos que podemos ofrecerte en Orquidea Technology Group incluye una aplicación de registro rapidísima que facilita la creación de una experiencia de llegada de invitados adecuada. El personal del evento puede utilizar la aplicación en cualquier dispositivo móvil y escanear a los asistentes a su evento apuntando la cámara de la aplicación al código QR de su perfil de la aplicación móvil del evento o impreso en su tarjeta de identificación física.

Conclusión

Es probable que la primera impresión que se lleven los asistentes de tu evento se forme durante el registro de entrada. Cuando las largas colas son inevitables, piensa en cómo puedes mantenerlos entretenidos y entusiasmados. Piensa en la tecnología para eventos que puedes utilizar para crear una experiencia de registro eficiente y sin problemas. Busca una aplicación de registro que agilice el proceso y garantice que los asistentes disfrutan de la experiencia adecuada desde el momento en que cruzan las puertas del recinto. 

Artículo original: Best Practices for Event Check-In: Tips for Success | EventMobi