registro Tag

22 Abr

Posted at 17:04h in Consejos, Engagement, Registros, Tecnología by

Ya lo hemos oído antes: la primera impresión es importante. Pero, ¿qué significa esto para los organizadores de eventos? Según Forbes, sólo se dispone de siete segundos para causar una primera impresión. Eso es todo. En menos de 10 segundos, tus asistentes se habrán formado una opinión de tu evento. ¿Dónde es más probable que los asistentes pasen sus primeros siete segundos en un evento? La respuesta para la mayoría será en el mostrador de registro del evento. No han tenido la oportunidad de experimentar el contenido, las conexiones y las experiencias que has diseñado para ellos, pero ya se están formando una opinión de tu evento.

La forma de registrar a los asistentes es importante.

Imagínese que llega a un evento en el que no hay una señalización clara para registrarse, el personal está escondido detrás de un mostrador y hay una larga cola que no parece moverse.

Si el proceso de registro es torpe y caótico, repercutirá negativamente en la experiencia general de los asistentes y restará valor al evento principal.

En este artículo te explicaremos las tácticas y la tecnología para eventos que puedes utilizar para ofrecer a tus invitados una experiencia de registro fluida y diseñada para minimizar el tiempo que pasan en la cola.

Ponte en el papel de tus invitados en el check-in del evento

Al diseñar tu evento, es esencial salir del papel de organizador y ponerse en el lugar de los asistentes. Imagina desde dónde viajan, cómo llegarán a tu evento y cuál será su primera interacción con él. Este ejercicio mental es fundamental para crear una gran experiencia para los asistentes. Permite identificar aspectos que pueden parecer obvios, pero que pueden pasarse por alto fácilmente en el proceso de diseño del evento.

Por ejemplo, es probable que un asistente en invierno llegue con muchas más capas de ropa que en los meses más cálidos del verano. Piensa en cómo se sentiría al acercarse al mostrador de inscripción, donde recibirá un pase, una bolsa de regalos y una bebida de bienvenida con la que tendrá que hacer malabarismos junto con el resto de sus pertenencias. Un organizador de eventos en esta situación puede decidir ofrecer comodidad a los invitados colocando un guardarropa antes del mostrador de inscripción. Otra posibilidad es instalar un punto de recogida del programa de la conferencia y la bolsa de regalos después de la recogida de acreditaciones y el guardarropa. Estos pequeños retoques y consideraciones pueden influir significativamente en la forma en que los asistentes se sienten al entrar en el evento.

La forma de saludar a los asistentes en el momento del registro también es esencial y a menudo se pasa por alto. Considera la posibilidad de saludar a los asistentes de pie, en lugar de sentarse detrás del mostrador de inscripción, para crear una sensación de bienvenida en casa de alguien.

Evita las largas colas en el registro del evento.

Más del 20 % de los visitantes mencionaron los tiempos de cola como su principal frustración al asistir a eventos(UFI, 2019). Es posible que no pueda eliminar las colas por completo, pero con una planificación cuidadosa, puede reducir el dolor. Una forma de hacerlo es ofreciendo una variedad de tipos de entradas:

«Hace poco, organicé un evento con más de 1.000 invitados, y quería prever imprevistos para conseguir eliminar las largas colas en los mostradores de facturación. Para ello, escaloné la llegada de los invitados en función del tipo de entrada. En primer lugar, dimos la bienvenida a los VIP, a quienes incentivamos para que llegaran pronto con un programa de desayuno gratuito que incluía un orador principal para empezar el día. A continuación, dimos la bienvenida a los VIP con acceso a una sala exclusiva con oportunidades de establecer contactos antes del evento. Después de los VIP, se invitó a entrar a los poseedores de entradas generales. Más tarde, tuvimos una hora de entrada específica para los poseedores de entradas de después del almuerzo que asistían a los talleres y las sesiones magistrales de la tarde».

– Lori D’Agostino, Presidenta de Momento Events.

Si los tipos de entrada alternativos no funcionan en tu evento, también puede aliviar la carga del mostrador de inscripción organizando una fiesta de bienvenida la tarde anterior al acto principal. Invita a los invitados a empezar a establecer contactos en la fiesta de bienvenida previa al evento y aprovecha la ocasión para registrarlos con antelación.

Si las largas colas son inevitables en tu evento, piensa en cómo puede entretener a los invitados mientras esperan. Por ejemplo, en la Comic-Con, los organizadores aprovechan este tiempo para crear una experiencia para sus invitados. Los personajes de Cosplay interactúan con los invitados que esperan en la cola para mantenerlos entretenidos y crear momentos únicos y compartibles antes del evento. Saca el entretenimiento del salón de actos o de conferencias y llévalo a la zona de llegadas. Deleita a tus invitados con un cuarteto de cuerda en directo mientras tu equipo (o patrocinadores) les ofrecen una bebida de bienvenida mientras esperan. Piensa en lo que tiene sentido para tu evento y en lo que más apreciarían sus asistentes.

Elige la aplicación de registro adecuada

La tecnología que utilices influirá significativamente en el ritmo del proceso de registro. Las hojas de cálculo y las listas impresas llevan mucho tiempo y pueden provocar largas colas mientras el personal de registro hace todo lo posible por localizar los nombres. Una de las claves para evitar largas colas es elegir la aplicación de registro adecuada. Las aplicaciones de registro son el aliado perfecto para cualquier organizador que desee crear una experiencia de registro sin esfuerzo.

El uso de una aplicación de registro de eventos te permite agilizar el proceso de registro y entrada:

  1. elimina la necesidad de imprimir hojas de cálculo
  2. mantiene el mostrador de facturación libre de ordenadores portátiles y aparatosos escáneres
  3. facilita la captura de datos de los asistentes y del evento

La solución de software de gestión de eventos que podemos ofrecerte en Orquidea Technology Group incluye una aplicación de registro rapidísima que facilita la creación de una experiencia de llegada de invitados adecuada. El personal del evento puede utilizar la aplicación en cualquier dispositivo móvil y escanear a los asistentes a su evento apuntando la cámara de la aplicación al código QR de su perfil de la aplicación móvil del evento o impreso en su tarjeta de identificación física.

Conclusión

Es probable que la primera impresión que se lleven los asistentes de tu evento se forme durante el registro de entrada. Cuando las largas colas son inevitables, piensa en cómo puedes mantenerlos entretenidos y entusiasmados. Piensa en la tecnología para eventos que puedes utilizar para crear una experiencia de registro eficiente y sin problemas. Busca una aplicación de registro que agilice el proceso y garantice que los asistentes disfrutan de la experiencia adecuada desde el momento en que cruzan las puertas del recinto. 

Artículo original: Best Practices for Event Check-In: Tips for Success | EventMobi

31 Ene

Posted at 16:52h in Consejos, Eventos by

Has pasado semanas (o incluso meses) planificando tu evento hasta el último detalle. ¡Ahora es la hora del espectáculo! Una de las primeras experiencias que tendrán tus asistentes es el proceso de entrada al evento. Este momento crítico marca la pauta. Si es fluido, rápido y conveniente, sus asistentes comienzan su viaje con una nota positiva. Pero si es largo o confuso, sus asistentes no entrarán con la mejor impresión.

Entonces, ¿cómo te aseguras de que tus asistentes tengan una buena experiencia de check-in? Afortunadamente, los días de interminables listas en papel y de marcar manualmente los nombres han quedado atrás. Con el software de registro en eventos y otras herramientas modernas, causar una gran primera impresión nunca ha sido tan fácil.

¿Qué es la gestión de registro de eventos?

La gestión del registro de eventos es el proceso de registro y admisión de asistentes a un evento. El objetivo es garantizar una entrada rápida, organizada y sin complicaciones. La gestión del registro de eventos incluye todo, desde confirmar la asistencia de los invitados, distribuir materiales como acreditaciones y folletos, y dar la bienvenida a los asistentes para que se unan como participantes activos.

El proceso de gestión implica una combinación de tecnología y organización. A medida que los eventos continúan evolucionando en la era digital, las herramientas modernas, como el software de registro de eventos, han revolucionado la forma en que manejamos las llegadas de los huéspedes. Por ejemplo, el software que se integra con un escáner de códigos QR acelera el proceso de check in y proporciona a los organizadores datos en tiempo real sobre la asistencia.

La gestión del check-in también puede implicar la instalación de una señalización clara, la designación de áreas para invitados específicos (VIP, admisión general, expositores) y la formación del personal para manejar diversos escenarios. ¿El objetivo final? ¡Creando un comienzo eficiente, cálido y acogedor para la experiencia de su evento!

Es importante tener los medios para registrar en el sitio a las personas que por alguna razón no se registraron con anterioridad pero tienen la intención de asistir al evento. 

¿Cómo se hace un seguimiento de las personas en los eventos?

En los eventos, se puede realizar un seguimiento de los asistentes a través de un sistema doble: 1) Check in en el evento y 2) Seguimiento de la sesión. El check in en el  evento toma nota de los asistentes a su llegada, asegurándose de que estén registrados y contabilizados. El seguimiento de sesiones, por otro lado, monitorea la participación de los asistentes en sesiones de eventos específicos.

El check in en los eventos a menudo se basa en una aplicación. Estas herramientas agilizan el proceso de registro, tal vez con escáneres de códigos QR para una admisión rápida y eficiente de los invitados.

Por otro lado, el seguimiento de la sesión profundiza en el recorrido de los asistentes a lo largo del evento. El seguimiento de la asistencia a las sesiones le indica a qué sesiones asisten los invitados, cuánto tiempo se quedan y su nivel de participación. Esto es vital por varias razones:

ROI del patrocinador: Al analizar qué sesiones o stands obtienen la mayor cantidad de tráfico, puede mostrar a sus patrocinadores el retorno de la inversión, lo que lo ayuda a asegurar y reclutar futuros patrocinios.

Datos de programación: El seguimiento proporciona información sobre qué sesiones son más populares o atractivas, lo que ayuda a los organizadores a refinar y planificar el contenido de futuros eventos.

Certificaciones: Para los eventos que ofrecen créditos educativos o certificaciones, el seguimiento de la sesión garantiza que los asistentes hayan cumplido con los requisitos necesarios antes de que se emita la certificación.

Al combinar a la perfección el check in en el evento y el seguimiento de sesiones, los organizadores pueden mantener una vista panorámica del flujo del evento, lo que garantiza tanto la eficiencia operativa como la recopilación de datos enriquecidos. Entonces, ¿cómo se empieza a hacer un seguimiento?

La magia de un evento a menudo comienza con ese primer paso: la llegada de los asistentes. Como organizadores de eventos, es crucial asegurarse de que esta experiencia inicial sea lo más fluida y eficiente posible. A continuación, te explicamos cómo hacerlo:

Quioscos de autoservicio: Orquidea Technology Group permite a los asistentes registrarse a su propio ritmo utilizando quioscos dedicados. Este modo de autoservicio no solo es rápido, sino que también reduce la necesidad de personal adicional, lo que lleva a un flujo más fluido de asistentes.

Escaneo de códigos QR: Con Orquidea Technology Group, olvídate de los antiguos métodos de registro manual. Los asistentes simplemente escanean sus códigos QR únicos para facilitar el registro del evento. Además, es compatible con la mayoría de los dispositivos, por lo que todos sus asistentes pueden registrarse fácilmente.

Impresión de credenciales in situ: ¡Hablando de primeras impresiones! Con Orquidea Technology Group, los asistentes pueden imprimir sus credenciales del evento en el momento en que llegan al evento.

Personalización avanzada: Cada evento es único. Es por eso que ofrecemos opciones de personalización avanzadas, lo que le permite adaptar el proceso de registro del evento a las necesidades específicas y la marca de su evento.

Análisis en tiempo real: No se trata solo de hacer entrar a la gente. ¡Se trata de entender la dinámica de las personas que entran! Con el análisis en tiempo real, puede monitorear los flujos de entradas y recopilar información valiosa para la planificación de eventos futuros.

Gestión de eventos múltiples: ¿Tiene varios eventos o sesiones ejecutándose simultáneamente? ¡No hay problema! La plataforma de Orquidea Technology Group se adapta a estructuras de eventos complejas, lo que garantiza una experiencia de registro optimizada en todos los ámbitos.

Al abordar los puntos débiles comunes del check-in, Orquidea Technology Group ofrece una solución de check-in refinada para los organizadores, asegurando que los asistentes sean recibidos con eficiencia y estilo desde el primer momento. 

Artículo original: https://www.eventmobi.com/blog/event-check-in/