Has pasado semanas (o incluso meses) planificando tu evento hasta el último detalle. ¡Ahora es la hora del espectáculo! Una de las primeras experiencias que tendrán tus asistentes es el proceso de entrada al evento. Este momento crítico marca la pauta. Si es fluido, rápido y conveniente, sus asistentes comienzan su viaje con una nota positiva. Pero si es largo o confuso, sus asistentes no entrarán con la mejor impresión.

Entonces, ¿cómo te aseguras de que tus asistentes tengan una buena experiencia de check-in? Afortunadamente, los días de interminables listas en papel y de marcar manualmente los nombres han quedado atrás. Con el software de registro en eventos y otras herramientas modernas, causar una gran primera impresión nunca ha sido tan fácil.

¿Qué es la gestión de registro de eventos?

La gestión del registro de eventos es el proceso de registro y admisión de asistentes a un evento. El objetivo es garantizar una entrada rápida, organizada y sin complicaciones. La gestión del registro de eventos incluye todo, desde confirmar la asistencia de los invitados, distribuir materiales como acreditaciones y folletos, y dar la bienvenida a los asistentes para que se unan como participantes activos.

El proceso de gestión implica una combinación de tecnología y organización. A medida que los eventos continúan evolucionando en la era digital, las herramientas modernas, como el software de registro de eventos, han revolucionado la forma en que manejamos las llegadas de los huéspedes. Por ejemplo, el software que se integra con un escáner de códigos QR acelera el proceso de check in y proporciona a los organizadores datos en tiempo real sobre la asistencia.

La gestión del check-in también puede implicar la instalación de una señalización clara, la designación de áreas para invitados específicos (VIP, admisión general, expositores) y la formación del personal para manejar diversos escenarios. ¿El objetivo final? ¡Creando un comienzo eficiente, cálido y acogedor para la experiencia de su evento!

Es importante tener los medios para registrar en el sitio a las personas que por alguna razón no se registraron con anterioridad pero tienen la intención de asistir al evento. 

¿Cómo se hace un seguimiento de las personas en los eventos?

En los eventos, se puede realizar un seguimiento de los asistentes a través de un sistema doble: 1) Check in en el evento y 2) Seguimiento de la sesión. El check in en el  evento toma nota de los asistentes a su llegada, asegurándose de que estén registrados y contabilizados. El seguimiento de sesiones, por otro lado, monitorea la participación de los asistentes en sesiones de eventos específicos.

El check in en los eventos a menudo se basa en una aplicación. Estas herramientas agilizan el proceso de registro, tal vez con escáneres de códigos QR para una admisión rápida y eficiente de los invitados.

Por otro lado, el seguimiento de la sesión profundiza en el recorrido de los asistentes a lo largo del evento. El seguimiento de la asistencia a las sesiones le indica a qué sesiones asisten los invitados, cuánto tiempo se quedan y su nivel de participación. Esto es vital por varias razones:

ROI del patrocinador: Al analizar qué sesiones o stands obtienen la mayor cantidad de tráfico, puede mostrar a sus patrocinadores el retorno de la inversión, lo que lo ayuda a asegurar y reclutar futuros patrocinios.

Datos de programación: El seguimiento proporciona información sobre qué sesiones son más populares o atractivas, lo que ayuda a los organizadores a refinar y planificar el contenido de futuros eventos.

Certificaciones: Para los eventos que ofrecen créditos educativos o certificaciones, el seguimiento de la sesión garantiza que los asistentes hayan cumplido con los requisitos necesarios antes de que se emita la certificación.

Al combinar a la perfección el check in en el evento y el seguimiento de sesiones, los organizadores pueden mantener una vista panorámica del flujo del evento, lo que garantiza tanto la eficiencia operativa como la recopilación de datos enriquecidos. Entonces, ¿cómo se empieza a hacer un seguimiento?

La magia de un evento a menudo comienza con ese primer paso: la llegada de los asistentes. Como organizadores de eventos, es crucial asegurarse de que esta experiencia inicial sea lo más fluida y eficiente posible. A continuación, te explicamos cómo hacerlo:

Quioscos de autoservicio: Orquidea Technology Group permite a los asistentes registrarse a su propio ritmo utilizando quioscos dedicados. Este modo de autoservicio no solo es rápido, sino que también reduce la necesidad de personal adicional, lo que lleva a un flujo más fluido de asistentes.

Escaneo de códigos QR: Con Orquidea Technology Group, olvídate de los antiguos métodos de registro manual. Los asistentes simplemente escanean sus códigos QR únicos para facilitar el registro del evento. Además, es compatible con la mayoría de los dispositivos, por lo que todos sus asistentes pueden registrarse fácilmente.

Impresión de credenciales in situ: ¡Hablando de primeras impresiones! Con Orquidea Technology Group, los asistentes pueden imprimir sus credenciales del evento en el momento en que llegan al evento.

Personalización avanzada: Cada evento es único. Es por eso que ofrecemos opciones de personalización avanzadas, lo que le permite adaptar el proceso de registro del evento a las necesidades específicas y la marca de su evento.

Análisis en tiempo real: No se trata solo de hacer entrar a la gente. ¡Se trata de entender la dinámica de las personas que entran! Con el análisis en tiempo real, puede monitorear los flujos de entradas y recopilar información valiosa para la planificación de eventos futuros.

Gestión de eventos múltiples: ¿Tiene varios eventos o sesiones ejecutándose simultáneamente? ¡No hay problema! La plataforma de Orquidea Technology Group se adapta a estructuras de eventos complejas, lo que garantiza una experiencia de registro optimizada en todos los ámbitos.

Al abordar los puntos débiles comunes del check-in, Orquidea Technology Group ofrece una solución de check-in refinada para los organizadores, asegurando que los asistentes sean recibidos con eficiencia y estilo desde el primer momento. 

Artículo original: https://www.eventmobi.com/blog/event-check-in/