Tecnología Tag

La tecnología móvil está desempeñando un papel fundamental en nuestro ansiado regreso a los eventos presenciales, pero las aplicaciones para eventos no son actualmente lo más importante. ¿Se utilizarán para ayudar a garantizar un entorno seguro? Si es así, ¿pueden los organizadores obligar a todos los asistentes a utilizarlas? Veamos qué papel desempeñarán las apps de eventos en la seguridad de estos. 

Si podemos demostrar que el uso “forzoso” puede ayudar a mantener la seguridad de los eventos, sin duda merecería la pena considerarlo. Por otro lado, plantea problemas de privacidad y seguridad de los datos que es importante abordar. 

El desafío de la “adopción” de aplicaciones para eventos 

Las tasas de “adopción” o uso de aplicaciones para eventos son constantemente un desafío para los profesionales de eventos y las empresas de tecnología por igual. Según algunos datos que hemos consultado, se puede observar que la adopción media en un evento es del 63%, mientras que su informe anterior de 2017 ofrecía una cifra mucho más baja del 48,5%. 

Si un evento pudiera tener una tasa de adopción de la app para eventos del 100%, esto abriría oportunidades no solo para utilizar la tecnología para mantener a todos a salvo, sino también para conectar entre los asistentes y ofrecer visibilidad a los patrocinadores. Es importante no desviarse abusando de la pretensión de seguridad para reforzar el potencial de ingresos de los patrocinadores; sin embargo, vale la pena explorar todos los impactos. 

Tecnología clave COVID-Safe 

El hecho de que todos los asistentes a un evento presencial utilicen una única tecnología tiene muchas ventajas de seguridad con respecto al COVID. Las más importantes son los certificados de pruebas COVID, los pasaportes de vacunas, el distanciamiento social y el rastreo de contactos, pero algunas aplicaciones pueden ser más viables que otras. Los pasaportes de vacunas se están desarrollando en todo el mundo y, aunque todavía no están listos para su adopción masiva, hay aplicaciones que ya están preparadas para verificar los resultados de las pruebas de COVID. El distanciamiento social parece ser más difícil cuando se trata de gestionar con precisión la distancia mediante dispositivos móviles, y la tecnología de balizas ofrece una alternativa costosa pero más fiable. 

El rastreo de contactos como función es más prometedor, aunque sin duda no está totalmente probado. La asociación entre Apple y Google dio lugar a un sistema de notificación de exposición de rastreo de contactos que preserva la privacidad y que los gobiernos han utilizado para crear sus soluciones nacionales o regionales con distintos grados de éxito. Un ejemplo es el último contratiempo del Reino Unido con su solución de rastreo de contactos bloqueada por Apple y Google debido a las características de localización, que ninguno de los dos permite. 

Los expertos en tecnología para eventos no están dispuestos a ello 

Hay buenas razones para que los proveedores de tecnología para eventos se abstengan de desarrollar funciones relacionadas con la salud y la seguridad en sus aplicaciones para eventos. En primer lugar, como señalan Florian Teufel, director de marketing de Meetyoo, “ya existen aplicaciones que hacen esto… donde los datos son anónimos y se integran con las autoridades sanitarias. Prefiero confiar en este enfoque”. 

Jelmer van Ast, fundador y director general de Conference Compass, no es partidario de que los proveedores de tecnología para eventos desarrollen tecnología de seguridad con respecto al COVID debido a los numerosos retos técnicos, la posible responsabilidad y los problemas legales, y los considerables costes de desarrollo que son difíciles de justificar para unas funciones que, con suerte, en breve no serán necesarias. Escribe que: “las aplicaciones para eventos deben tener claro su propósito: mejorar la experiencia del evento haciendo que el descubrimiento de contenidos, la creación de redes y la comunicación sean mucho más eficaces, y tender un puente entre la experiencia in situ y la experiencia en línea/fuera del sitio.” 

James Johnson-Miller, Director de Tecnología de Eventos de IMEX, es partidario de los sistemas que no se basan en aplicaciones móviles. “Se necesita una solución que no dependa de aplicaciones nativas en caso de que la persona no tenga el dispositivo adecuado, espacio para instalar, etc. Habrá retrasos mientras se descargue la aplicación in situ (como suele ocurrir) y se necesitarán recursos adicionales para soportarlo.” 

Sin embargo, los retrasos suelen ser una molestia temporal, y una vez que la mayoría de las 2021 aplicaciones se descargan, los beneficios y la experiencia superan con creces cualquier inconveniente inicial. 

¿Qué papel pueden desempeñar las aplicaciones para eventos? 

En la actualidad, la tecnología de seguridad de COVID no está integrada en las aplicaciones para eventos, y quizás sea por una buena razón. Como señaló Thorben Grosser, Director General de EventMobi para Europa, “las aplicaciones de seguimiento de contactos ya existen. No necesitamos que las empresas las reinventen. Necesitamos usarlas”. Aunque también admite que, si las aplicaciones de eventos pueden ayudar a añadir datos a las aplicaciones de rastreo de contactos existentes, esto puede ser útil. 

No obstante, hay un excelente argumento para las funciones que pueden agilizar las normas y regulaciones adicionales que conllevan los próximos eventos presenciales. Una opción que puede resultar muy útil es la de controlar el número de personas que se encuentran en un espacio determinado mediante el escaneo por Wi-Fi y Bluetooth. También habría un gran potencial para un sistema de reservas basado en una aplicación de eventos que proporcione informes instantáneos sobre la disponibilidad de las franjas horarias de las zonas de exposición (donde las áreas se reservan con antelación), las citas de los expositores o los espacios de reunión seguros. 

“Si los delegados reservan con antelación una sesión, cuando estén en el lugar reciben una notificación de que la sesión está a punto de comenzar (se podría proporcionar una entrada escalonada para asegurarse de que no hay una multitud en la entrada) y luego registrar a la gente a través de una baliza, un lector RFID o el buen y viejo código QR.” Dice Felix Stroud-Allen, cofundador y director de CrowdComms.  

Las características a tener en cuenta pueden ser: 

  • Entrada segura sin contacto (mediante códigos QR basados en la aplicación) 
  • Reserva de franjas horarias en las zonas de exposición. 
  • Reserva de citas con expositores específicos. 
  • Reserva de espacios de reunión seguros. 
  • Control de la entrada y salida de los asistentes. 
  • Limitar la capacidad de las salas. 
  • Solicitar comidas con antelación. 
  • Informar discretamente de cualquier condición insegura. 
  • Enviar mensajes a grupos específicos de participantes (en función de su comportamiento) 

Algunas de ellas se han inspirado en el marco de soluciones para eventos seguros COVID de fielddrive. 

¿Podemos imponer la adopción de la aplicación para eventos? 

Incluso si pudiéramos imponer el uso de la aplicación, no está claro si podemos hacerlo cumplir. Los controles manuales pueden ser un reto, dice Matt Coyne, cofundador de Twigged“Lo sentiría por quien tenga que ser la persona que pida comprobar el teléfono/app/ Bluetooth de alguien si se sospecha que no está encendido”. Para evitar estas situaciones incómodas, el escaneo pasivo de Wi-Fi y Bluetooth puede ofrecer una solución automatizada. 

Dado que los eventos empresariales se consideran espacios privados en los que los participantes deben aceptar las políticas de un evento para participar, los problemas legales podrían ser superables. Asistir a un evento es siempre una elección. Si ésta es una de las condiciones, no veo ningún problema como solución a corto plazo para que la gente vuelva a estar en los espacios, dijo Jason Greenman, director general de Akommo. 

¿Debemos imponer la adopción de aplicaciones para eventos? 

El hecho de que podamos no significa que debamos hacerlo. Debemos considerar cuidadosamente el GDPR y otras regulaciones de protección de datos antes de hacer de esto una condición para la participación de los asistentes. Incluso si fuera posible imponer el uso de la aplicación para eventos, la preferencia es siempre la aceptación sobre la imposición. “La forma de explicar y comunicar este requisito, y las razones para ello, antes de la inscripción y en el período previo al evento sería clave para su aceptación y adopción por parte de los asistentes. Hacerlo cumplir sería difícil, así que la aceptación es el mejor camino”, dice Rob Harrison, director de Congrex Americas. 

Alternativas a los wearables 

“Los wearables, las insignias o pulseras RFID, son una alternativa para aquellos que no quieren o no pueden utilizar la aplicación del evento”, propone la consultora de Reuniones y Eventos Marcia Ives. Aunque la tecnología de los wearables podría simplificar el proceso y ayudar a proteger la privacidad de los datos, no cabe duda de que limitaría el alcance, sobre todo en lo que respecta a las funciones de reserva o comunicación de los asistentes con los organizadores, que una aplicación podría gestionar mucho mejor. 

En conclusión, dado que los proveedores de aplicaciones para eventos son reacios a añadir funciones de salud y seguridad a sus sistemas, no veremos un seguimiento integrado de los contactos o del distanciamiento social. La adopción forzosa es improbable; sin embargo, las aplicaciones para eventos pueden ayudarnos de forma única a lidiar con algunas de las previsibles restricciones de salud y seguridad de los eventos presenciales. En última instancia, si son un componente esencial de la experiencia del evento, la gran mayoría de los asistentes las utilizarán para gestionar sus experiencias in situ de forma segura.  

Si te interesa tener más información sobre las aplicaciones de eventos y como aprovechar sus funcionalidades para mejorar la seguridad y la prevención sanitaria de tus eventos, contacta con nosotros, en Orquidea Technology Group, y te asesoraremos para que tus eventos no corran ningún riesgo. 

Artículo original en Event MB.

Los avances en la tecnología de eventos ofrecen mayor tranquilidad para los organizadores. Aquí tienes algunos ejemplos de cómo aplicar estas herramientas y así repercutir positivamente en el momento de planificar un evento para aumentar la seguridad y la protección de los invitados en el proceso:

Crea y diseña acreditaciones   

Aporta seguridad a las credenciales de los asistentes haciéndoles una foto en el momento de check-in y añadiendo esa imagen a su acreditación cuando tenga lugar la impresión de esta. De esta forma, ayudarás a identificar a los asistentes rápidamente aumentando la seguridad y acelerando el proceso de entrada al evento.   

Es común que los asistentes pierdan su acreditación o la dejen en la habitación del hotel cuando regresen para el segundo día de la conferencia. Para evitar cualquier problema con esto, usa un sistema que invalide la acreditación original, una vez que se cree una nueva impresión.  

Reconocimiento facial para el registro de asistentes  

Otro elemento de la tecnología de seguridad que puedes incorporar es el reconocimiento facial para el check-in de los asistentes. Utiliza esta tecnología para añadir un elemento emocionante y personalizado para el registro. Con la tecnología de reconocimiento facial, los asistentes son reconocidos por una cámara en el quiosco de registro a medida que se acercan, y su acreditación se imprime instantáneamente. Para verificar que la persona que se registra es el asistente correcto, el quiosco cuenta con patrones biométricos de las fotos de todos los posibles visitantes, y compara ese patrón con los que detecta en cara que enfoca en el momento.  

Esta tecnología potencia la seguridad en la organización de eventos. Si quieres saber más sobre reconocimiento facial podrás leer algunos artículos en este blog sobre el tema.   

Robótica  

Los avances en la robótica han creado nuevas oportunidades para los eventos. La robótica puede ayudar a aumentar la cobertura de seguridad en eventos con tecnología que llena los vacíos de la seguridad humana, como ver en la oscuridad o sentir y responder a cambios ambientales. Los robots de seguridad pueden utilizarse para ayudar a que los elementos de seguridad existentes funcionen de forma más eficaz y proporcionen una protección e interés adicional para tus asistentes. Además, el robot patrulla un área en busca de objetos inusuales u otras amenazas a la seguridad.   

Control de Acceso y Seguimiento de Asistentes  

Una tecnología como el rastreo RFID es una solución confiable para el control de acceso en eventos. Los chips o tarjetas RFID se pueden conectar a la acreditación de un asistente y se utilizan para entrar y salir del recinto del evento. El uso de tecnología para mejorar el control de acceso en tu evento puede ayudar a eliminar el error humano y aumentar la seguridad en general. El rastreo RFID permite al personal del evento identificar fácilmente si un asistente puede acceder al lugar, a un evento de recepción nocturna o incluso a una sesión específica.  

La implementación de tecnología permite realizar un seguimiento de los asistentes durante el evento. Tecnología como las cámaras de análisis facial, beacons o Bluetooth proporcionan mapas de calor que permiten al organizador del evento ver dónde se están moviendo los asistentes a lo largo del evento y posteriormente, analizar su comportamiento. Te ayudará a identificar las zonas en las que se necesita más seguridad, o también que zonas han generado mayor interés en los invitados para potenciarlas de cara al futuro.   

Simuladores  

La tecnología avanzada de un simulador puede ser utilizada como un método adicional de seguridad antes de su evento. Los organizadores de eventos pueden crear simulaciones del flujo del evento y del tráfico de asistentes para planificar la cantidad de personas adecuada en caso de emergencia. Además, sirve para crear planes de evacuación e identificar las áreas más inseguras.   

Aplicación para Eventos  

Una manera sencilla de incorporar seguridad con tecnologías es utilizar aplicaciones para eventos las cuales permiten alertar sobre incidencias o emergencias, así como, enviar notificaciones a los asistentes.  También puedes crear en la aplicación diferentes secciones que contengan toda la información necesaria como la ubicación de su estancia, el timing del evento, votaciones en vivo, secciones de seguridad o de gamificación con el objetivo de incentivar el engagement.  

Recuerda también indicar claramente a dónde pueden ir los asistentes o a quién pueden contactar para informar de una amenaza o problema durante el evento.  

A la hora de elegir la tecnología para tu evento, recuerda centrarte en la experiencia del asistente. Selecciona elementos de tecnología que mejoren la seguridad y hagan que el asistente se sienta más seguro, así como, que sean herramientas complementarias para todo el proceso del evento.

¡Contacta con nosotros y te ayudaremos desarrollar tus eventos con éxito y de la manera más segura!

La marca de un evento ha evolucionado desde utilizar elementos gráficos como fuentes, colores y logotipo hasta tratar de transmitir sentimientos y emociones. El branding es un compromiso con los asistentes que habla sobre el objetivo del evento, lo que provoca unas expectativas en la audiencia sobre el evento al que asistirá. Cuida el branding para garantizar el éxito de tus eventos y las mantener buenas conexiones con tu público.

Revisa estos aspectos para que puedas hacer de este una herramienta eficiente y aprovechar todo su potencial.

 

Usa el branding como herramienta poderosa y efectiva para transmitir

Una de las maneras más efectivas de comunicar es a través del branding. Por ello, debe haber coherencia en todo lo que se dice y en los valores que transmite la personalidad de la marca.

Como resultado, la personalidad de la marca se ha convertido en una fuerza mucho más poderosa para atraer a la audiencia a través de un mensaje coherente y en una parte esencial para garantizar la experiencia del evento.  Además, debes reforzar tu marca y asegurar que la audiencia se sienta identificada con tus valores para evitar que los asistentes dejen de tener interés en ti.

 

Revisa y renueva tu marca para diferenciar tu evento del resto

Transmitir valor en un evento se está convirtiendo en un factor clave en el retorno de la inversión.  Cuando la comunicación de los valores no es efectiva, significa que necesitas actualizar tu marca. Hay algunos síntomas que indican que debes renovarla: una desconexión de tu marca y tu propuesta de valores o un estancamiento de la presencia de tu marca debido a un fallo en la comunicación de los valores.

Siempre es recomendable que el posicionamiento esté basado en tus valores y en un branding específico del evento para que tus ventas incrementen.

A la hora de decidir si la misión va a ser igual o distinta con respecto a la de la organización principal dependerá del tipo de evento que organices. Por ello, siempre que se trate de una reunión de empleados, la marca del evento debe de ser reconocible y atribuible a la entidad base. Sin embargo, cuando se trata de eventos de responsabilidad social corporativa la misión puede ser relativamente independiente de la organización dominante.

Tu evento tiene que tener una clara diferenciación con respecto al resto de eventos del sector, para ello, representa tus valores a través de la marca y de mensajes consistentes que dejen claro a tu audiencia lo que ofreces.

Si tu marca y tus mensajes enfatizan la pertenencia de la compañía, pero no la experiencia del asistente, hay una desconexión y una ineficiencia que provoca el estancamiento de tu audiencia. Por lo tanto, para atraer a invitados tienes que personificar la marca, los valores y la cultura ya que los asistentes requieren una comunicación más humana para identificarse con la marca o el evento.

La actualización de una marca requiere deliberación y reflexión sobre la experiencia de los asistentes para hacer que se sientan cómodos con tu marca.

 

Mantén activa la marca de tu evento para integrar al público

Lo primero es conocer y comprender a tu público.

Crea una propia identidad de marca independiente y toma una perspectiva empática para aumentar el compromiso de la audiencia en tu evento.

Otro factor que atrae a la audiencia es la promesa de la marca que está compuesta por varios aspectos que debes tener en cuenta como, analizar los datos de comportamiento anteriores, investigar tu demografía o cuidar el lenguaje corporal con los invitados.

El principio básico de cualquier marca debe ser la calidad constante para garantizar la experiencia a los asistentes. Busca formas de suavizar los procesos y reducir los tiempos de espera. Habla de quién eres, de tus intereses y de cuáles son tus valores para definir tu evento. Sólo una vez que hayas atendido lo básico podrás empezar a centrarte en la creación de una cultura compartida, aquella que hace sentir únicos a tus clientes.

Orienta la identidad de tu marca hacia la transmisión de tus valores teniendo en cuenta las causas y preferencias que son importantes para tus asistentes, conseguirás que todas tus comunicaciones sean consistentes y que ellos se sientan en un grupo que comparte los mismos valores.

Se coherente con todos los mensajes que quieres transmitir

Hoy en día, los profesionales de marketing asocian la marca a un conjunto de estilos definidos y a la identidad que debe estar reflejada en cada una de las partes del evento, incluyendo sesiones, lugares, sitios web y contenido.

En ocasiones es bueno hacerse la pregunta de qué necesidades podrías ayudar a satisfacer. Relaciona la marca con las necesidades de la audiencia. Para ello, crea un nicho que pueda reforzar tus mensajes para que puedas dejar de competir con otros eventos similares, y darle un giro a tu evento que atraiga la atención sobre él. Además, es recomendable abordar los intereses de tu audiencia para que forme parte de la marca.

Dándole a tu evento la propia identidad de marca alineada con los valores de tu audiencia, la marca de tu evento se convierte en el producto de una historia recíproca que tus asistentes te ayudarán a contar.

La marca no solo depende de ti, tanto la audiencia como el equipo de Marketing van ligados al propósito y los valores compartidos. Por ello, debes de escuchar las opiniones sobre tu evento a través de redes sociales o foros y seguidamente, revisar y analizar los resultados.

En ocasiones, se produce una co-creación o realineación, lo que no significa una perdida de control sobre tu marca, si no una oportunidad para construir conexiones satisfactorias entre tu evento y la audiencia y a su vez, poder crear una comunidad más grande de clientes reales.

En conclusión, las marcas son más que fuentes y colores. Por eso, persigue el valor que tiene un mensaje impactante y llévalo a todas las partes del evento. Considera revisar y reestructurar algunos aspectos de tus eventos para crear una experiencia única que atraiga a un público más amplio. Y deja que el público tenga voz. Incorpora aspectos atractivos para la audiencia e interésate por el feedback para dar forma a la marca y crear lealtad. Por último crea un mensaje más enfocado que transmita mejor las expectativas sobre la experiencia que quieres crear a tus asistentes y que comunique tus valores de una manera sublime.

Nuestra tecnología para eventos te permite reforzar y alinear tus valores de branding y acercarlos más a tus asistentes. ¡Visita nuestra web y descubre todas las ventajas que ofrecemos!

EventMobi ha realizado una encuesta este año para entender cual es el estado actual de la tecnología de herramientas de software para gestión de eventos para pequeñas y medianas empresas y nos muestra cuales son las 5 tecnologías más utilizadas en eventos en 2019. Los resultados te proporcionan distintas percepciones y acciones del resto de compañías que pertenecen a tu sector con el fin de ayudarte a comparar tu adopción y uso de las herramientas de software de gestión de eventos en relación todo sector.

Este artículo comparte varios datos descubiertos que están relacionados con los distintos tipos de planificadores de software de gestión para eventos que actualmente están en uso.

Los datos están basados en los resultados obtenidos de la encuesta realizada por EventMobi en 2019. Hubo 108 personas encuestadas de varias organizaciones con menos de 100 millones de dólares de ingresos anuales.

Antes de empezar, aquí hay un par de definiciones que tener en mente:

  • Herramientas de Software para el manejo de eventos (Event Management Software Tools): Son aquellas herramientas que permiten a los planificadores, digitalizar la preparación y el desarrollo del proceso del evento.
  • Integraciones: Las capacidades de integración permiten a los planificadores conectar sus tecnologías entre sí sin ningún problema, eliminando así los silos de datos y mejorando la visibilidad de los informes.

Los organizadores utilizan diferentes herramientas de software en eventos. A continuación, se muestran algunos de los resultados obtenidos en una encuesta realizada en un evento de EventMobi en 2019. Empecemos a analizar cuáles utilizaron y en qué porcentaje.

En la siguiente gráfica se muestra la media de herramientas de software que utilizan los organizadores de eventos, frecuentemente, tiende a ser de 2 a 5 herramientas.

Para los planificadores de eventos que contactan con múltiples proveedores, en la imagen se muestra el porcentaje de quien de ellos usan tecnologías de software de gestión de eventos que están integradas entre sí con el objetivo de favorecer la transferencia de datos:

Estas son las cinco principales integraciones de herramientas de software en gestión de eventos que son más importantes para los planificadores de eventos en 2019:

En la siguiente imagen podemos observar cuáles son los retos más comunes que los organizadores de eventos tienen que afrontar cuando están dando uso a estas herramientas de software para gestión de eventos:

Las herramientas top más utilizadas e integradas por los planificadores de eventos están establecidas y probadas en el mercado. Sin embargo, con el avance de las nuevas tecnologías en eventos que ha habido en los últimos años, ahora hay disponibles muchas formas innovadoras con el fin mejorar la experiencia de planificación de eventos.

En muchos casos, los coordinadores pueden reutilizar herramientas que ya hayan sido usadas en otras plataformas o compradas. Las razones que existen sobre la falta de utilidad de las nuevas tecnologías pueden ser, no saber cómo usar las herramientas o comprender como pueden ser útiles y/o carecer de tiempo para aprender.

Pues bien, con el uso de este tipo de herramientas para los eventos, ha aparecido la necesidad de integrar nuevas técnicas y procesos en la realización de eventos. De hecho, el 70% de los encuestados percibieron que la falta de integración entre las herramientas de software utilizadas es el mayor reto que los organizadores deben de afrontar cuando intentan usarlas eficiente y eficazmente.

Una falta de conexión significa que las herramientas son incompatibles entre sí, por eso cada una requiere su propio tratamiento y se necesita más tiempo para manejarlas a todas. Aquí hay un desglose de la cantidad de personas responsables de las herramientas de software en eventos.

Los equipos de eventos tienden a depender mucho de sí mismos para implementar la tecnología de eventos. Sin embargo, a menudo requieren la ayuda de su equipo de IT (por ejemplo, para integraciones), lo cual quita tiempo y energía de las responsabilidades centrales. Preferentemente, se necesita que alguien del equipo de eventos sea experto en tecnología o que sea capaz de aprender las nuevas tecnologías rápidamente para aliviar el estrés generado en otras funciones de la organización.

Por eso es importante saber que la integración y coordinación son procesos clave para llegar al éxito y que el trabajo en equipo es fundamental para el manejo de las herramientas de software.

Las nuevas tecnologías son un camino hacia la efectividad y rapidez en tus eventos, no esperes más y cuenta con nosotros para implantar nuevas técnicas a tus eventos cuánto antes.

Este es un artículo traducido de EventMobi.

EventMobi. (2019). The Top Event Management Tools Used by Event Planners in 2019 – EventMobi. [online] Available at: https://www.eventmobi.com/blog/the-top-event-management-tools-used-by-event-planners-in-2019/ [Accessed 13 Sep. 2019]

Los eventos emergentes han estado presentes durante algún tiempo. Especialmente en el sector minorista y, recientemente, han llegado a ser cada vez más populares entre restaurantes y galerías de arte. Los eventos emergentes son muy populares en el Reino Unido y el interés se está extendiendo a América del Norte.

 

Cada vez más, los organizadores de eventos y reuniones corporativas usan eventos emergentes para reuniones, lanzamientos de productos o eventos híbridos. Cuando están bien ejecutados, los eventos emergentes pueden crear emoción y tener un alto impacto en un corto período de tiempo.

¿Qué son los eventos emergentes?

Los eventos emergentes son eventos temporales e inesperados en espacios únicos. Aparecen, y después de unas horas o días, desaparecen. Por definición, la mayoría de los eventos son temporales pero lo que distingue estos eventos de los demás es el lugar.

 

Los eventos emergentes pueden ser:

  1. Cara a cara
  2. Virtuales
  3. Híbridos

 

En esta entrada, exploraremos las claves de un evento pop-up exitoso:

  • El lugar correcto
  • Logística sencilla
  • Tecnología de eventos
  • Marketing potente para crear ruido

De hecho, el lugar correcto, la decoración, la tecnología de eventos y el elemento de sorpresa pueden crear emoción para cualquier categoría de producto. He aquí un ejemplo de una aerolínea.

 

eventos emergentes

 

Los eventos emergentes pueden llevarse a cabo en lugares temporales como cúpulas de eventos, iglús y marquesinas, o en estructuras permanentes como espacios comerciales y resorts. Para sorprender a los empleados, las empresas pueden instalarlos durante la noche en el parking, en los jardines de la empresa o incluso en el vestíbulo.

 

Los lugares temporales de los eventos emergentes son perfectos para hacer márketing de guerrilla, ya que generan mucho ruido por parecer que han salido de la nada. Los eventos temporales crean retos especiales ya que la decoración, los enchufes, sonido, iluminación, audiovisuales (AV), WiFi, y el ancho de banda se deben llevar hasta allí. Con un poco de imaginación, no se necesita mucho para crear una estructura temporal de eventos.

 

En un momento, los hoteles estaban preocupados por que los eventos emergentes pudieran competir con sus ofertas. Sin embargo, más y más propiedades están llegando a la conclusión de que los eventos emergentes no necesariamente tienen que tener lugar en un lugar emergente. Pueden tener lugar en la propiedad del hotel o en una sala de actos. La ventaja es que toda la infraestructura ya está allí.

 

eventos emergentes

 

Aunque los acontecimientos emergentes pueden parecer improvisados, requieren mucha planificación y atención al detalle para una buena ejecución.

Sventa, con sede en Gran Bretaña, conocida por sus emocionantes eventos emergentes navideños y de verano en la playa, creó The Cool Conference para un cliente.

 

eventos emergentes

 

La tecnología como video walls, las pantallas táctiles y la cartelería digital pueden tener un gran impacto en los eventos emergentes.

  • Tecnología para crear el ambiente adecuado: El ambiente adecuado es parte de lo que atrae a las personas a los eventos emergentes, las activaciones de la marca y el mapeo de proyección 3D puede ayudar mucho a crear el ambiente adecuado.
  • Participación de los participantes a través de AV: Siempre que sea posible, el AV debe ser compacto y moverse más allá de los proyectores normales y pantallas. Las pantallas de 360 grados, los sistemas de presentación inalámbrica como Montage y las pantallas interactivas son enfoques eficaces para capturar la atención de los participantes.
  • Conectividad Wifi y ancho de banda: Debe haber suficiente ancho de banda para apoyar a todos los expositores, el AV y la tecnología de presentación es una necesidad para los eventos emergentes. Los participantes también esperan puntos de acceso WiFi gratuitos.
  • Temperatura y confort del asistente: durante el invierno y en días más fríos en el otoño y la primavera, mantener a los asistentes calientes puede ser un desafío. Las lámparas portátiles de vidrio cerrado con llamas realistas están a la orden del día. Actualmente están disponibles en Europa y el Reino Unido como el “Sunwood Marino”.
  • Servicio de Alimentos y Bebidas: Para los eventos emergentes, mantener el ambiente limpio e higiénico y garantizar que los alimentos y bebidas se sirvan a la temperatura óptima es esencial para la seguridad de todos los asistentes. Dometic y Evaptainers han desarrollado nuevos enfoques de baja tecnología para mantener la comida fresca en lugares remotos.
  • Sistemas de pago sin efectivo: La tecnología de pago sin efectivo maneja los pagos rápidamente y asegura la precisión. Hay una amplia gama de aplicaciones móviles disponibles, tales como Fastbar, que reemplazó costosos y problemáticos sistemas POS con pulseras de plástico.
  • Videografía: Grabar eventos emergentes y publicarlos en YouTube es una forma de extender la longevidad de los eventos. Cada vez más son las herramientas que están llegando al mercado para hacer esto más fácil.

 

eventos emergentes

 

La clave para tener éxito en el evento es crear emoción suficiente para atraer a tantos participantes como sea posible dentro de un breve período de tiempo. Las redes sociales van a ser tu mejor amigo. Una forma de impulsar la curiosidad y la emoción con su público es publicar fotos divertidas y misteriosos subtítulos.

Incluso si desea sorprender a los participantes, los avisos de “Save the Date” en todas las redes sociales con una cuenta atrás para la fecha del evento pueden generar alguna anticipación en torno a su gran anuncio.

 

Via | Blog Eventmobi

Desde los drones y la GoPro a la realidad aumentada y las impresoras 3D, nadie podría haber predicho la explosión sin precedentes en la tecnología de eventos. Dado el ritmo de los cambios tecnológicos en el espacio de eventos, tratar de mantenerse al día puede ser abrumador. ¿Cómo pueden los profesionales mantenerse al día con estos cambios y determinar las maneras más estratégicas de incorporar la tecnología emergente a sus eventos?

Tecnología Emergente

Aquí hay 8 claves para ayudarle a integrar con éxito la tecnología emergente en eventos corporativos, reuniones, conferencias y eventos de asociaciones.

 

  1. Monitorear y rastrear sistemáticamente las tendencias emergentes.

 

Las redes sociales es una de las formas más efectivas para aprender acerca de lo último y más nuevo en materia de tecnología para Eventos.

 

  • Una forma de mantenernos actualizados es monitorizar las discusiones en los grupos de LinkedIn. Aquí hay algunos grupos que están estrictamente dedicados a las redes sociales y a la tecnología en Eventos.
  • Siga los siguientes hashtags regularmente #eventprofs y #eventtech para encontrar artículos, publicaciones en blogs y anuncios acerca de la tecnología emergente.
  • Visite a los proveedores de tecnología para eventos en las ferias y conferencias y pídales que le agreguen a su lista de correos. Atienda a las competiciones de start-up en las ferias.
  • No se restrinja a ferias en la industria de los eventos. SXSW, GITEX y CES  son ejemplos de grandes ferias en donde tomar ideas interesantes.
  • Manténgase al corriente de las tendencias en las industrias de la música, el cine y la moda. A veces es donde surge la nueva tecnología.
  • Vigile las tendencias en otras partes del mundo, en particular Asia y Oriente Medio.

 

 

  1. Diseñe una estrategia ganadora para crear apoyo.

 

Aun si está pensando incorporar la tecnología emergente en sus eventos ( o en los de los clientes), los altos ejecutivos pueden no estar listos para intentar algo nuevo. Así que aquí está lo que le sugerimos:

 

  • Nunca se lance a la piscina. Si el enfoque que sugiere es completamente nuevo, es lo peor que puede hacer, ya que seguro que se encontrará una resistencia mayor.
  • Haga su Trabajo. Determine si los tomadores de decisiones han estado expuestos a algo similar.
  • Engrase el mecanismo. Mucho antes de presentar sus ideas traiga ejemplos de lo que otras organizaciones de la industria están haciendo.
  • Comparta con su Audiencia artículos y videos relevantes para despertar interés y curiosidad.

 

 

  1. Esté seguro que la tecnología escogida refuerza los objetivos de su Evento

 

La tecnología para Eventos es útil solamente si esta contribuye a que usted alcance los objetivos del Evento. Aquí hay algunos ejemplos:

 

 

Tecnología Emergente

 

 

 

  1. Considere el nivel de experiencia tecnológica de sus asistentes

 

Esto puede ser tan fácil como agregar unas dos o tres preguntas en el formulario del registro. Puede preguntar:

 

  • ¿Con qué frecuencia utiliza las redes sociales? Y proporcionar espacios para marcar Twitter, Instagram y Snapchat.
  • Preguntar si está familiarizado con alguna plataforma de tecnología en Eventos.

  1. Evalúe los datos Demográficos

 

En algunos países es ilegal preguntar acerca de la edad, pero usted puede usar ciertas preguntas como filtro. Por ejemplo provea listas de verificación y pregunte a los participantes:

 

  • ¿Cuánta experiencia de liderazgo de equipo tiene?
  • ¿Cuáles son tus géneros o grupos musicales favoritos?
  • ¿Series o Películas?

 

Use esta información para identificar preferencias de forma tal que pueda seleccionar temas, tecnología e incluso un plan de entretenimiento que muy probablemente este alineado con su audiencia.

 

  1. Seleccione un enfoque que se ajuste a su presupuesto

 

Si usted tiene un presupuesto alto, no se prive de nada. Pero aun con un presupuesto limitado, los drones o el mapping en 3D puede que no estén fuera de su alcance. Para un pequeño evento interno siempre hay soluciones muy maduras que pueden ajustarse a su presupuesto.

 

 

  1. Evite la trampa del “Sabor del Mes”

 

Aunque Pokémon GO sea el nuevo juguete del mes, puede que no sea la mejor elección para sus participantes. La gente un poco mayor puede preferir un Pac-Man (Come Cocos).

 

Si está pensando en gamificación, provea un breve formulario y dé a los participantes la oportunidad  de expresar si prefieren Pokémon, Pac-Man, Space Invaders, Monopoly u otros.

 

 

 

 

  1. Proporcione entrenamiento y apoyo

 

Utilice equipos de Soporte tecnológico, training corners y sesiones de grupo para preparar a los participantes y a los ponentes en sesiones que utilicen tecnología para eventos.

 

Via | Blog Eventmobi

Vamos a hablar de las principales razones por las que su empresa puede no estar caminando hacia eventos sin papel y soluciones sostenibles . Quizás se encuentre en un punto donde puede escoger entre contratar servicios tecnológicos que ayuden a este cometido o esperar a tener una razón para tener que hacerlo de manera inmediata.

 

Hay muchas razones por las cuales las empresas se encuentran vacilantes en adoptar una estrategia para organizar eventos sin papel a pesar de sus muchos beneficios: es ecológico, eficiente y, en la mayoría de casos, puede ahorrar dinero a su empresa.

Lo primero que hay que aprender es que la mayoría de las objeciones podrían ser cuestionadas y, en segundo lugar, que se podría incrementar un plan para no tener que llevar papel a través de un proceso gradual, dando pequeños pasos poco a poco.

 

Aquí presentamos algunas de las excusas más comunes a la hora de hablar sobre los eventos sin papel y qué puedes hacer para cambiarlo.

eventos sin papel

 

Es cierto que no todas las personas que participan en el evento tienen educación en el uso de la tecnología, pero esto está cambiando rápidamente. Es probable que debido al ritmo en que avanza la tecnología en muchas empresas y profesiones, sus asistentes estén recibiendo capacitación en relación al uso de la tecnología para desarrollar sus trabajos. El mejor enfoque para su organización puede ser aplicar una Fase Uno. Hablamos de eso a continuación.

eventos sin papel

Como con cualquier tipo de cambio (nuevas sedes, opciones de comidas y bebidas, o cambios en los ponentes principales) hay siempre un porcentaje de participantes en el evento que pueden presentar resistencia al cambio. Una gran manera de afrontar la resistencia es sacarla a la luz y reconocerla de una manera respetuosa, tal vez incluso con un poco de humor. De esa tarea al departamento de Marketing. Te lo agradecerán.

 

eventos sin papel

 

Puede que su empresa tenga poco presupuesto para usar tecnología para eventos y no tener que llevar papeles a sus eventos, en este caso, considere solamente las opciones tecnológicas que le permitan ahorrar dinero y aportar más ingresos netos.

Por ejemplo las aplicaciones de eventos y la señalización digital pueden abrir una cantidad de oportunidades de patrocinio que son medibles, no solo cubren el coste de la tecnología, sino que además pueden generan ingresos adicionales.

 

eventos sin papel

Hay muchas opciones de tecnología en el mercado y la mayoría de los planificadores de Eventos no tienen el tiempo o el entrenamiento suficiente para manejar múltiples proveedores. Puede remediar esta situación eligiendo una solución tecnológica integrada que le permita digitalizar, por ejemplo, el registro, una app para evento y la señalización digital en una sola plataforma.

 

 

Una vez que tome la decisión de realizar un evento sin papel (esperemos que basado en algunas o todas las ideas expresadas en la idea anterior), el próximo paso es preparar un plan de actuación sobre la audiencia. Aquí hay un enfoque de 3 fases.

 

Fase 1: Pequeños pasos

 

Antes de incorporar tecnología de evento de cualquier clase en las manes de sus participantes, haga lo siguiente:

 

  • Involucre a los participantes en la planificación del proceso. Pregunte cómo les gustaría recibir la información, el entrenamiento y la asistencia en el uso de la tecnología (algunos vendedores ofrecen versiones de prueba gratuitas).

 

  • Por ejemplo: La Asociación Canadiense de Matronas celebró una reunión con su junta directiva y su personal de nivel superior para darle entrenamiento acerca de la App para Evento que iban a implementar. Haciendo esto convirtieron a los líderes de la asociación en evangelistas y los asistentes las siguieron.

 

  • Si la tecnología es abrumadora para su audiencia, quizás comience sólo con un tipo de tecnología: el registro o la App del evento para implementar el primer año. Cada viaje comienza con un solo paso ¿verdad?

 

  • Antes del evento, prepare una lista de beneficios y pregunte a sus miembros de la audiencia cómo ellos preferirían que usted les comparta esos beneficios. Por ejemplo, con el ahorro de costes de utilizar una aplicación móvil en lugar de un directorio impreso, tal vez les gustaría WiFi en más áreas. Ofrezca ejemplos a sus miembros más involucrados y obtenga sus comentarios.

 

  • Reduzca sustancialmente el número de directorios impresos ofreciendo la mayor parte del contenido de su evento exclusivamente en la aplicación. Para aquellos asistentes que necesitan un poco más de tiempo para ajustarse a la tecnología, haga directorios impresos disponibles sólo por solicitud.

 

  • Prepare su campaña de marketing para informar, entrenar y animar a los usuarios acerca de los próximos cambios.

 

  • Cree una línea de tiempo para introducir la tecnología e informe a los usuarios potenciales para que puedan construir en la línea de tiempo otras tareas asociadas con sus eventos.

 

  • Evite abrumar a su audiencia difundiendo la línea de tiempo para la introducción de la tecnología en todos sus Eventos.


 

Fase 2: Despliegue Suave

 

Para el primer evento en el cual vaya a usar tecnología de eventos, observe las siguientes sugerencias:

 

  • De a los usuarios un fácil acceso a la tecnología. Permita que los usuarios ingresen con un clic. Los inicios de sesión complicados son enemigos de la adopción de tecnología.

 

  • Proporcione asistencia técnica in-situ. Esté seguro que todos sus trabajadores conocen el uso de la App de forma tal que puedan ayudar a resolver problemas sencillos a los asistentes.

 

  • Ofrezca un incentivo a los asistentes que usen este tipo de tecnología para eventos, por ejemplo: un cupón de Starbucks o un ticket para una bebida extra en el bar.

 

  • Busque feedback en todas partes (tal vez utilizando las encuestas en la Aplicación de Eventos) acerca de cómo se está desplegando la tecnología. Revise todo –positivo o negativo- con su personal y su proveedor de Apps. Podría ser algo tan sencillo como habilitar una opción cualquiera de la App para ofrecer una mejor experiencia para usted y sus visitantes.

 

Fase 3: Reúna comentarios y planifique para el próximo año

 

Una vez que haya completado el despliegue y obtenga información sobre si fue un éxito o no su evento sin papel, puede tener en cuenta estas opciones:

 

  • Construya sobre su éxito. Si el registro en sus eventos sin papel ha resultado un éxito el primer año, use el mismo enfoque para desplegar una App móvil (para reemplazar la agenda impresa) o la señalización digital (para reemplazar la cartelería) en el segundo año. Dicho esto, si su equipo y asistentes lo han aceptado sin problemas, usted es libre de seguir con este proceso con total tranquilidad.

 

  • Recompense a los usuarios por su audaz paso hacia el futuro. Agradezca su participación. Hágales saber cómo ha beneficiado a la organización y al evento, también hable sobre el futuro y la disposición de la organización de hacer sus vidas más fáciles con la incorporación de la tecnología para los futuros Eventos.

 

Su decisión de tener un Evento sin papeles tiene que ser tanto por liderazgo como por cuidar a la audiencia. En este mundo en rápido movimiento de negocios y profesionales, no puede esperar hasta que sus asistentes rueguen por eventos sin papel o imponer la tecnología por la fuerza.

Al ir conociendo en detalle las objeciones de los participantes y atacando esas reticencias, recibir asesoramiento de expertos y haciendo que el cambio ocurra, tanto usted como el organizador se beneficiará en muchos más aspectos que si tuviera papeles en sus eventos.

 

Via | Blog Eventmobi

Pinterest dio a conocer una nueva herramienta el mes pasado llamado Place Pins. Los usuarios pueden diseñar sus tablones basados en la ubicación, con cada Pin asignado a un punto en un mapa, para crear un Tablón de Ubicaciones. Cada pin puede incluir una imagen y la dirección del destino, número de teléfono, y el sitio Web, combinando “la belleza de las imágenes de una revista de viajes con la utilidad de un mapa en línea”, según blog. El geotagging es proporcionado por Foursquare.

(more…)

 

Hasta hace poco parecía que los eventos habían cambiado poco desde los días del Foro Romano, pero la combinación de canales digitales y presenciales ha añadido nuevas fantásticas dimensiones a lo que un evento puede ser. Con esta innovación viene un gran número de decisiones por hacer por los organizadores del eventos, no menos importante de las cuales se toman sobre dónde asignar tiempo y dinero.

Tomar las decisiones correctas sobre qué tecnologías y formatos que adoptar nos obliga a plantearnos una pregunta fundamental: ¿dónde está el valor real de los delegados que asisten a un evento en particular?

Responder a esta pregunta significa reconocer que el papel que juegan los eventos están cambiando. Al igual que la forma de consumir televisión, periódicos y medios de comunicación social es cambiante, también lo es su relación con los eventos en vivo.
(more…)

Los eventos son un gran foco de atención para atraer periodistas, visitantes y, como no, patrocinadores para tu empresa. ¿Y qué mejor manera de ofrecer un espacio publicitario que a través de la app del evento?

Aumenta la exposición de tu patrocinador o patrocinadores con una app accesible desde cualquier teléfono móvil y desde cualquier momento y lugar, en la palma de la mano de tus asistentes.

Aprovecha todas las funciones que una app del evento te puede ofrecer, como el mapa, las notificaciones o las pantallas de bienvenida para darle mayor visibilidad a tus patrocinadores, aumentar los beneficios y conseguir el éxito en tus eventos.

En esta guía para el patrocinio de Apps para eventos podrá encontrar las últimas y más completas recomendaciones de cómo sacar el máximo partido al patrocinio de una aplicación móvil para eventos como Eventmobi.

[vc_custom_heading]Descarga nuestra guía ahora[/vc_custom_heading]

Ingresa tu nombre y correo electrónico y te haremos llegar el enlace de descarga de la Guía a tu correo electrónico.





    • [wpgdprc "Al usar este formulario accedes al almacenamiento y gestión de tus datos por parte de esta web."]