Encuestas

El éxito de un evento se evalúa en gran parte cuando este ha finalizado, por ello, las metas que estableces al principio del ciclo de planificación son importantes para estudiarlo. Fijar objetivos y metas no es un ejercicio rápido y fácil, pero la recompensa aparece cuando tienes un conjunto concreto de medidas después del evento. Conseguir valorar el éxito de un evento es verdaderamente importante: descubre las claves para analizarlo en este artículo.

El análisis de los datos después de un evento determina el Retorno de la Inversión (ROI) del mismo. El ROI es un indicador del valor generado en el evento teniendo en cuenta la inversión y los beneficios recaudados.

Cada evento es un mundo diferente, por tanto, las metas y las formas de medir el éxito de tu evento serán distintas. Sin embargo, hay dos áreas clave que todos los eventos tienen en común: el éxito financiero y la satisfacción de los asistentes.

El éxito financiero es diferente para cada evento.

Hay que tener en cuenta si el evento está organizado con fines de lucro o no para alcanzar el punto de equilibrio. A la hora de establecer el presupuesto, los organizadores tienen que realizar un informe con las expectativas que se esperan así que el éxito financiero no debería ser una sorpresa. Es necesario supervisar cuidadosamente tanto los ingresos como los gastos a lo largo del ciclo de vida del evento. Colabora con el departamento de contabilidad para poder revisar cuales son los objetivos y las acciones que se van a ejecutar y poder fijar el presupuesto de una manera eficiente. Entender el cómo y el porqué de esos números es lo que más beneficiará al evento.

Pide información sobre el check-in, o sobre los usuarios que han entrado en la app de tu evento para averiguar cuál ha sido el total de audiencia y diseñar nuevos planes para atraer a nuevos asistentes en futuros eventos. También, puedes evaluar si ha habido un aumento o una disminución de los gastos de expositores y patrocinadores.

Hay que tener en cuenta que algunos factores pueden alterar el ritmo del evento como los impactos del clima, el panorama competitivo, las condiciones económicas, la rotación de personal, para determinar el éxito del evento desde el punto de vista financiero y para el desarrollo futuro del mismo.

 

La satisfacción de los asistentes es un aspecto fundamental a la hora de evaluar el éxito del evento.

Los organizadores de eventos tienen que crear valor para que los asistentes estén satisfechos. De esta forma, podrás formar una relación consolidada y comunicarte con ellos fácilmente. La valoración de los usuarios es el punto clave para medir el resultado del evento.

Podrás descubrir la opinión de los asistentes de manera cuantitativa y cualitativa antes y después del evento.  Diseña y crea encuestas de satisfacción con preguntas abiertas y ofrece la posibilidad de recomendar el evento a otras personas para obtener el feedback completo sobre participaciones, gustos sociales, descargas de la app, la rapidez del proceso de registro, difusión del evento a través de redes sociales…
Por el contrario, si recibes alguna insatisfacción, el primer paso es actuar en consecuencia y comunicarte con el cliente.

En eventos de carácter más digital en los que se disponga, por ejemplo, de apps del evento o webs de registro no resulta complicado conocer datos de la satisfacción de los asistentes; o el uso que este público ha dado a los diferentes soportes digitales ya que habitualmente estas plataformas nos ofrecen la posibilidad de realizar encuestas de satisfacción a los invitados, y también nos ofrecen información sobre el número de usuarios que ha entrado, o de cuantas visitas ha tenido un diferente apartado, por lo que podemos hacer un análisis bastante exhaustivo de lo que ha triunfado y lo que no.

Aprovecha toda esta información para realizar acciones de marketing, benchmarking y engagement. Además, esta información te permite hacer un seguimiento del evento y compararlo con otros del mismo sector o mejorar tus eventos futuros sabiendo que es lo que ha tenido más éxito.

Lo ideal es que el análisis y el informe posteriores al evento se completen dentro de las dos semanas siguientes al mismo. Si vas a lanzar un informe público sobre el evento, hazlo dentro de las primeras 48 horas. Cuanto más tiempo esperes, menos gente se preocupará por leerlo. Utiliza imágenes o infografías para que la información sea más atractiva y fácil de leer. De esta forma, conseguirás que los usuarios lo compartan en sus redes sociales y tu evento tenga mayor alcance. Además, asegúrate de incluir en el análisis todas las secciones que han sido participes en el evento para obtener una visión general y recomendaciones para próximos eventos.

Para concluir, la evaluación del éxito del evento es un proceso que debe ir de la mano con la planificación de este.  Poner en marcha las medidas desde el principio te permitirá ver cómo va tu evento en tiempo real. Tener una compresión del éxito financiero y la satisfacción de los asistentes ayuda al desarrollo y ejecución del evento.

Permite que los usuarios tengan voz en todas las fases del evento para incentivar el engagement y futura asistencia, así como, mejorar los resultados de las encuestas. Por último, establece un plan de seguimiento y evaluación que construirá la base sólida para los próximos eventos. Contacta con nosotros  para obtener todas las estadísticas antes, durante y después del evento tanto de procesos de registro, de check-in, como de apps, webs, votaciones en directo, etc.

*Artículo de referencia: eventmobi.com/blog/best-practices-for-evaluating-event-success

EventMobi ha realizado una encuesta este año para entender cual es el estado actual de la tecnología de herramientas de software para gestión de eventos para pequeñas y medianas empresas y nos muestra cuales son las 5 tecnologías más utilizadas en eventos en 2019. Los resultados te proporcionan distintas percepciones y acciones del resto de compañías que pertenecen a tu sector con el fin de ayudarte a comparar tu adopción y uso de las herramientas de software de gestión de eventos en relación todo sector.

Este artículo comparte varios datos descubiertos que están relacionados con los distintos tipos de planificadores de software de gestión para eventos que actualmente están en uso.

Los datos están basados en los resultados obtenidos de la encuesta realizada por EventMobi en 2019. Hubo 108 personas encuestadas de varias organizaciones con menos de 100 millones de dólares de ingresos anuales.

Antes de empezar, aquí hay un par de definiciones que tener en mente:

  • Herramientas de Software para el manejo de eventos (Event Management Software Tools): Son aquellas herramientas que permiten a los planificadores, digitalizar la preparación y el desarrollo del proceso del evento.
  • Integraciones: Las capacidades de integración permiten a los planificadores conectar sus tecnologías entre sí sin ningún problema, eliminando así los silos de datos y mejorando la visibilidad de los informes.

Los organizadores utilizan diferentes herramientas de software en eventos. A continuación, se muestran algunos de los resultados obtenidos en una encuesta realizada en un evento de EventMobi en 2019. Empecemos a analizar cuáles utilizaron y en qué porcentaje.

En la siguiente gráfica se muestra la media de herramientas de software que utilizan los organizadores de eventos, frecuentemente, tiende a ser de 2 a 5 herramientas.

Para los planificadores de eventos que contactan con múltiples proveedores, en la imagen se muestra el porcentaje de quien de ellos usan tecnologías de software de gestión de eventos que están integradas entre sí con el objetivo de favorecer la transferencia de datos:

Estas son las cinco principales integraciones de herramientas de software en gestión de eventos que son más importantes para los planificadores de eventos en 2019:

En la siguiente imagen podemos observar cuáles son los retos más comunes que los organizadores de eventos tienen que afrontar cuando están dando uso a estas herramientas de software para gestión de eventos:

Las herramientas top más utilizadas e integradas por los planificadores de eventos están establecidas y probadas en el mercado. Sin embargo, con el avance de las nuevas tecnologías en eventos que ha habido en los últimos años, ahora hay disponibles muchas formas innovadoras con el fin mejorar la experiencia de planificación de eventos.

En muchos casos, los coordinadores pueden reutilizar herramientas que ya hayan sido usadas en otras plataformas o compradas. Las razones que existen sobre la falta de utilidad de las nuevas tecnologías pueden ser, no saber cómo usar las herramientas o comprender como pueden ser útiles y/o carecer de tiempo para aprender.

Pues bien, con el uso de este tipo de herramientas para los eventos, ha aparecido la necesidad de integrar nuevas técnicas y procesos en la realización de eventos. De hecho, el 70% de los encuestados percibieron que la falta de integración entre las herramientas de software utilizadas es el mayor reto que los organizadores deben de afrontar cuando intentan usarlas eficiente y eficazmente.

Una falta de conexión significa que las herramientas son incompatibles entre sí, por eso cada una requiere su propio tratamiento y se necesita más tiempo para manejarlas a todas. Aquí hay un desglose de la cantidad de personas responsables de las herramientas de software en eventos.

Los equipos de eventos tienden a depender mucho de sí mismos para implementar la tecnología de eventos. Sin embargo, a menudo requieren la ayuda de su equipo de IT (por ejemplo, para integraciones), lo cual quita tiempo y energía de las responsabilidades centrales. Preferentemente, se necesita que alguien del equipo de eventos sea experto en tecnología o que sea capaz de aprender las nuevas tecnologías rápidamente para aliviar el estrés generado en otras funciones de la organización.

Por eso es importante saber que la integración y coordinación son procesos clave para llegar al éxito y que el trabajo en equipo es fundamental para el manejo de las herramientas de software.

Las nuevas tecnologías son un camino hacia la efectividad y rapidez en tus eventos, no esperes más y cuenta con nosotros para implantar nuevas técnicas a tus eventos cuánto antes.

Este es un artículo traducido de EventMobi.

EventMobi. (2019). The Top Event Management Tools Used by Event Planners in 2019 – EventMobi. [online] Available at: https://www.eventmobi.com/blog/the-top-event-management-tools-used-by-event-planners-in-2019/ [Accessed 13 Sep. 2019]

Los planificadores de eventos usan las diferentes preguntas en encuestas de satisfacción como herramienta para calcular el nivel de éxito y agrado que ha generado su evento.

Es importante saber elegir que preguntas hacer ya que eso afectará positivamente a la tasa de respuesta y nos ayudará a recoger datos útiles que reflejarán de manera precisa los pensamientos y sentimientos del conjunto de los asistentes; y gracias a esto podremos mejorar la experiencia de eventos presentes y futuros.

Aquí te dejamos algunos ejemplos para que puedas inspirarte y redactar tu encuesta perfecta.

1. ¿Qué probabilidades hay de que recomiendes este evento a un amigo o compañero?

Puede haber quien hable muy bien del evento, y también otros que no quieran acudir a un evento similar al año siguiente y que recomienden a su círculo lo mismo. Si en la siguiente pregunta se pide a los detractores que hablen de lo que menos les ha gustado y a los promotores que opinen sobre lo que más les ha agradado obtendrás una información muy valiosa para modificar las cosas que fueron mal recibidas y repetir las que fueron bien.

 

2. ¿Has aprendido algo nuevo o interesante en este evento?

Puede que tengas alguna idea sobre el mensaje (o mensajes) que tú o tu cliente trata de transmitir con el evento, y es muy importante saber si estos mensajes han sido comunicados con éxito a los asistentes y han recibido lo que se trataba de transmitir.

 

3. ¿Cómo calificarías el networking en este evento?

Conocer nuevos contactos es una de las razones por las que muchas personas asisten a eventos, ya que así establecen nuevas y útiles conexiones dentro de su ámbito laboral y saber cómo se sintieron los asistentes es una información muy valiosa, ya que puede ser decisivo para los siguientes eventos.

 

4. ¿Te ha resultado sencillo y útil la tecnología usada en el evento?

Es una pregunta que debes hacer a todos las partes implicadas en el evento, no solo asistentes: expositores, ponentes, etc.

Las nuevas tecnologías se están integrando en todos los niveles en los eventos y puede ser complicado mantenerse al día; es útil saber si la inversión en estas tecnologías valió la pena y las personas que las usaron sacaron el máximo partido de ellas. Es muy necesario saber también cómo se sintieron los encuestados al usar la tecnología, esta información puede servirte para definir si necesitas explicar mejor el valor de la tecnología o impartir mejor la formación sobre esta.

 

5. ¿Fue amable el personal del evento?

Cada contacto e interacción que tiene un asistente con un miembro del personal puede marcar el tono del evento y de la empresa que lo realiza; el personal del evento es un elemento decisivo para el éxito de este; por lo que es importante saber como valoran los asistentes el trato recibido. En caso de que alguno haya sufrido una mala experiencia, sería perfecto poder ofrecerle una disculpa a través del correo, o de la app del evento.

 

6. ¿Cumplió este evento con tus expectativas? ¿Conseguiste lo que te propusiste?

En esta pregunta pedimos a los asistentes que recuerden porque acudieron al evento y además que evalúen si este evento les ofreció todo lo que esperaban. No todos los asistentes tendrán los mismos objetivos así que lo mejor sería dejar la pregunta abierta en la que ellos puedan hacer sus comentarios y volcar su opinión respecto a si los organizadores han cumplido todo lo previsible.

 

7. ¿Tienes algún comentario o sugerencia que compartir?

Esta suele ser la última pregunta en una encuesta posterior al evento. Debería ser una pregunta abierta que permita a los asistentes decir cualquier cosa que no hayan tenido oportunidad de mencionar antes. Esta pregunta también favorece que los asistentes se sientan escuchados y valorados; y perciban que su experiencia les da voz. No pongas límite de caracteres a esta pregunta, y da rienda suelta a los asistentes para que contesten todo lo que se les ocurra. Todo su feedback es muy valioso para poder mejorar en posteriores eventos.

 

En conclusión, los datos que nos aportan las encuestas de eventos son clave para optimizar y mejorar la experiencia de los asistentes. Saber elegir las preguntas adecuadas te ayuda a recopilar esa información extremadamente importante para, por ejemplo, validar las diferentes elecciones ante patrocinadores, clientes y justificar la inversión realizada, o para que los próximos eventos y campañas se moldeen para asegurar la máxima satisfacción de los asistentes.

Si quieres mejorar las experiencias de tus asistentes a través de una app, o de otras muchas tecnologías, no dudes en contactarnos. ¡Te ayudaremos a cumplir tus objetivos!

Hay muchas maneras de generar valor y hacer que tus asistentes participen en tus eventos, darles voz durante las sesiones es sin duda una excelente forma de hacerlo. Ofrecer la posibilidad de responder las preguntas de los ponentes en directo y enviar las dudas que puedan surgir a través de una aplicación móvil proporciona un valor añadido no solo para los ponentes, sino también para los organizadores, que podrán recoger más información de una manera centralizada. 

A pesar de ello, es común que los organizadores tengan ciertas dudas la primera vez que utilizan esta tecnología en sus eventos. A veces, nuestros clientes se enfrentan diferentes desafíos cuando tienen que determinar el número de preguntas, el tipo de respuestas, aumentar la adopción de la aplicación por parte de los asistentes o presentar los resultados en directo. Para ayudarte a tomar estas decisiones queremos compartir las respuestas a cinco preguntas comunes que recibimos cuando se trata de interacción en sesiones. 

 

¿Cómo puedo aumentar el engagement de mis sesiones? 

Una de las mejores maneras de aumentar la participación de los asistentes durante tus sesiones es hacer que interactúen con el contenido. Intenta incorporar dinámicas que permitan a los asistentes participar activamente, respondiendo a una votación iniciada por el ponente o enviando preguntas al mismo. 

Las votaciones en vivo permiten a los ponentes conectar con la audiencia para hacer preguntas que aumenten el valor de las sesiones, redirigiéndolas o centrándose en algunos aspectos según la respuesta recibida. Debido a que las respuestas se comparten en tiempo real, los ponentes tienen la oportunidad de conocer cuáles son las necesidades de los asistentes, personalizar el discurso o incluso demostrar el cambio de opinión o conocimientos adquiridos de la audiencia entre el inicio y el final de las sesiones. 

Que los asistentes, por otro lado, puedan realizar preguntas desde su teléfono, aumenta la facilidad en que pueden transmitir sus inquietudes y opinar sobre el contenido de forma anónima. A diferencia del tradicional micrófono, en las que los asistentes deben ponerse de pie y hablar ante la multitud, esta función permite que incluso las personalidades más tímidas participen en la sesión. Además, un sistema de “likes” para las preguntas ya realizadas asegurará que las de mayor interés para la audiencia sean contestadas primero. El organizador siempre tendrá la oportunidad de moderar y ocultar las preguntas que no considere oportunas. 

 

¿Cuál es la mejor manera de recoger comentarios? 

Recoger la opinión de los asistentes, tanto positiva como negativa, es una parte fundamental para la identificación de los éxitos y oportunidades de tu evento. Facilitar la manera en que los asistentes envían sus valoraciones y comentarios aumentará la participación y la tasa de respuesta, algo imprescindible para los resultados de los organizadores y los patrocinadores. El tipo de encuesta dependerá en última instancia de si estás buscando un feedback específico en una sesión, o general, relacionada con el evento en sí. 

Las encuestas pueden estar vinculadas directamente a las sesiones y así ofrecer una manera de identificar las tendencias, las preferencias sobre los estilos de presentación y comprobar el éxito en la selección de ponentes. Además, siempre puedes añadir una opción de comentarios para cada una de las sesiones. 

Las encuestas del evento, por otro lado, son de naturaleza más general ya que no están vinculadas a ninguna de las sesiones. Este tipo de encuesta se usa normalmente para recoger la opinión sobre los principales aspectos del evento, pero también se pueden usar para: 

  • Segmentar a la audiencia en diferentes grupos 
  • Realizar estudios de mercado propios o para patrocinadores 
  • Recoger comentarios sobre la propia aplicación

 

App para eventos: Haciendo crecer el engagement

 

 

¿Cómo puedo aumentar la adopción de la app? 

Una vez hayas decidido el tipo de preguntas que mejor funcionan para tu evento, el siguiente paso será asegurarse de que son enviadas correctamente y de que tienen la visibilidad adecuada a través de una estrategia de comunicación bien definida. 

El primer paso requerirá tener a tus ponentes en el mismo barco, especialmente si pretendes que realicen votaciones y respondan a las preguntas realizadas desde la aplicación del evento. Para ello debes demostrarles el valor que esta interacción puede aportar a la experiencia de la sesión, y desarrollar un plan para integrarla con el contenido. Un ponente que hace hincapié en el uso de la aplicación al inicio de su sesión es un gran impulso para la promoción de la herramienta y anima a los asistentes a participar. 

Además, te dejamos algunos consejos que puedes llevar a cabo para este objetivo: 

  • Al inicio de la sesión, muestra una diapositiva con las instrucciones de la aplicación y haz que tus ponentes soliciten la participación del público.
  • Cuando sea posible, utiliza la proyección de los resultados para acaparar la atención y animar a los asistentes a que participen. Así el público comprobará que su participación es valiosa y tiene repercusión en el transcurso de la sesión. 
  • Crea una sección en el menú de la aplicación que dirija a los asistentes a tu Encuesta del evento” y así nadie la pase por alto. 
  • Envía una notificación push o un correo electrónico durante y después del evento para recordar a los asistentes que proporcionen sus comentarios sobre su experiencia en el evento y las sesiones a las que asistieron. 

 

¿Qué necesito para proyectar los resultados? 

Para mostrar los resultados en directo no necesitas tener una experiencia técnica ni unos grandes requisitos: todo lo que precisas es un ordenador portátil con conexión a Internet y una pantalla dónde mostrar los gráficos obtenidos. 

Los gráficos de resultados están disponibles para cada una de las preguntas y se proyecta a través de una URL única, un proceso sencillo y fácil de configurar. Para este proceso, recomendamos que el ponente incluya en su presentación una diapositiva con la pregunta y las opciones de respuesta disponibles e incluso, si existe una respuesta correcta, tiene la opción de proyectarla después de mostrar los resultados de las votaciones. 

Durante el evento, deberá haber una persona encargada de gestionar las preguntas y mostrar los resultados en el momento correcto. Para crear una experiencia perfecta, te recomendamos utilizar dos portátiles para mostrar la presentación y los resultados por separado, y contar con un switcher o conmutador que permita alternar entre ambas pantallas de una manera más profesional. También te sugerimos realizar una prueba con los ponentes para que no haya ninguna duda respecto a los tiempos de respuesta y el momento en el que los resultados deben ser mostrados. 

 

¿Dónde puedo acceder a los resultados de mi aplicación? 

Una vez finalizada la sesión o el evento al completo, puedes generar informes de resultados en PDF o Excel y compartirlos con tu equipo, patrocinadores u otras personas interesadas. Una vez accedas al gestor de contenidos de la aplicación, solo tendrás que hacer clic en el botón “Descargar” situado en la parte superior derecha, dentro del apartado de “Votaciones en vivo” de la sesión elegida. Podrás generar informe con los resultados de una sola pregunta o de todas ellas, también tendrás la posibilidad de descargarlo con las respuestas nominales o anónimas. 

 

Conclusión 

Sabemos que tu tiempo es muy valioso y esperamos que estos consejos te hayan ayudado a resolver algunas dudas y mejorar el modo en que aplicas la tecnología para la interacción durante las sesiones. Si estás interesado en obtener más información sobre nuestras soluciones para eventos, no dudes en contactarnos. ¡Nunca es tarde para hacer tus eventos más interactivos! 

Un objetivo común de los organizadores de eventos es el de hacer que las sesiones sean más interactivas y atractivas para los asistentes. Una manera de lograrlo es realizando encuestas en directo, proyectando los resultados o permitiendo que los asistentes envíen preguntas a estos a través de una aplicación móvil. Prepara a tus ponentes para utilizar estas herramientas durante sus sesiones.

Dependiendo de la familiaridad de los ponentes con estas tecnologías es posible que exista cierta resistencia a su uso. Aquí os traemos los 5 pasos necesarios para preparar a los ponentes en estos casos y conseguir hacer las sesiones más interactivas. Con un poco de planificación y educación, los asistentes experimentarán una sesión interactiva y memorable.

 

Paso 1: Construye un plan

Antes de presentar la idea a tus ponentes es importante considerar cómo vas a utilizar esta herramienta durante todo el evento, en lugar de una única vez por sesión.

  • Votación en vivo

Utilizar las encuestas en situaciones estratégicas de tu evento, como en la sesión de apertura o en las sesiones generales, es una excelente manera de aumentar la adopción de la app y enseñar a tus invitados a utilizarla correctamente.

  • Preguntas a los ponentes

Esta herramienta tiene un uso dirigido a charlas magistrales o a foros de discusión, donde su uso se integra de manera completa en la experiencia del asistente, facilitando la participación y aumentando el valor añadido de las sesiones.

Si bien el exceso de engagement e interactividad nunca afectan de manera negativa al evento, debes ser consciente de cuándo utilizar cada herramienta para cada acción. Para realizar una encuesta en vivo o permitir el envío de preguntas a los ponentes tienes que tener un objetivo claro en mente y aportar un valor al propósito.

 

¿Sesiones más interactivas? Prepara a tus ponentes en 5 pasos

 

Paso 2: Pon a prueba el conocimiento o recoge información

Mientras preparas a tus ponentes para el uso de estas herramientas en sus sesiones, debes comunicarles también que objetivos se persiguen, pueden ser dos:

  • Comprobar el conocimiento de la audiencia

Por ejemplo, puedes crear una pregunta sobre algún tema específico de la charla para conocer en qué nivel de conocimiento se encuentran los asistentes, si están prestando atención o entendiendo el contenido de la sesión. El ponente puede aprovechar esto para redirigir su discurso o insistir en ciertos aspectos.

  • Recoger información o comentarios

A si mismo, puedes comprobar las opiniones de tu audiencia sobre un tema determinado y luego utilizarlo para cambiar el guión de la ponencia.

Estas técnicas son un excelente argumento para convencer a tus ponentes e introducir estas herramientas durante sus sesiones. ¡No sólo será memorable para tu público, si no también para tus ponentes!

 

Paso 3: Recoge las preguntas por adelantado

Una vez hayas recibido la aprobación de tus ponentes para el uso de encuestas y preguntas, el siguiente paso es recopilar las preguntas que quieren realizar bajo este formato e introducirlas en el gestor de contenido de la aplicación para su uso durante las sesiones.

Si bien este es el proceso recomendado, puedes configurar una nueva encuesta o habilitar las preguntas a los ponentes en cualquier momento. Como complemento a esta herramienta, también recomendamos al ponente introducir la pregunta en su presentación y solicitar la participación de la audiencia.

 

¿Sesiones más interactivas? Prepara a tus ponentes en 5 pasos

 

Paso 4: Comunica las mejores prácticas a tus ponentes

Es importante informar a tus ponentes de cómo proceder para conseguir los mejores resultados, especialmente si es la primera vez que interactúan con esta tecnología.

  • El ponente debe presentar la pregunta y leer la pregunta en voz alta
  • Conceder el tiempo necesario para responder a la pregunta, que dependiendo del contenido puede variar, y tú como organizador debes tenerlo en cuenta para el correcto funcionamiento de la agenda
  • Reflexionar sobre las respuestas y el uso de las mismas para el desarrollo de la ponencia

 

Paso 5: Haz sesiones de prueba y entrena con tus ponentes

Las últimas palabras antes del evento. Es importante que tus ponentes se sientan cómodos con la herramienta, por lo que podrías considerar realizar una sesión el día anterior al evento. Esto les permitirá utilizar la tecnología, ver cómo funciona y practicar el proceso a seguir.

 

En conclusión

Hacer que tus sesiones sean más interactivas es una forma segura de aumentar el engagement con tus asistentes y hacerlo memorable tanto para ellos como para tus ponentes. Preparar un plan y formar a tus ponentes te permite sacar el máximo partido a esta tecnología y, si además lo haces con la antelación suficiente, ¡tu evento está preparado para el éxito!

 

¿Más consejos para aumentar la interacción en tus eventos? ¡Claro! Aquí tienes otras 4 claves más.

¡Es el gran día! Has pasado varios meses preparando tu gran evento y finalmente ha llegado, pero no hay tiempo para celebrarlo (o dormir) todavía. Participar activamente en el evento es una de las principales razones por las cuales tus invitados han decidido invertir su tiempo y dinero en asistir. Tu evento puede ser la única oportunidad que tienen para verse cada año y crear conexiones más profundas y beneficiosas.

 

Para crear momentos de conexión distendidos y una sensación general de participación en tu evento, debes centrarte en facilitar el contacto cara a cara entre los asistentes. Las principales claves a tener en cuenta incluyen:

  • Animar a tus asistentes a participar en los foros de discusión digitales y a reunirse en persona para continuar el debate.
  • Ampliar la repercusión de tu evento alentando a los asistentes a compartir su contenido favorito a través de las redes sociales privadas y/o públicas.
  • Facilitar mucho tiempo y espacio para potenciar el networking.

Cuando se trata de aumentar la participación de tus asistentes, el diseño del evento es tu mejor amigo. Estas son algunas de las mejores prácticas que puede incorporar a tu estrategia de eventos:

 

1. Desarrolla una agenda equilibrada

La variedad es la clave. Es aconsejable alternar tus sesiones con experiencias interactivas, como talleres para mantener a los asistentes emocionados y comprometidos. También debes asegurarte de incluir al menos 30 minutos para descansos entre las actividades más largas, permitiendo que tus invitados puedan estirar las piernas y conversar con sus compañeros.

 

2. Presentaciones atractivas e interactivas de ponentes

Para algunos temas y formatos, tiene sentido tener una presentación de una hora de duración, mientras que para otros, una charla ágil al más puro estilo TED de veinte minutos podría ser la más atractiva. En cualquier caso, proporciona a tus ponentes pautas sobre la duración de la presentación, el diseño de las diapositivas y las tecnologías disponibles para crear una experiencia más cautivadora. Debes animar los ponentes a aprovechar tu app para eventos, para aumentar la participación del público a través de funciones tales como las encuestas en vivo, las preguntas y las respuestas de los asistentes.

  • Consejo tecnológico: Mejora las sesiones de tus ponentes con encuestas en vivo

Los asistentes siempre están encantados de ver las opiniones de los demás, ¿por qué no mostrarlas en la pantalla grande del ponente? Si integras un sistema de respuesta de la audiencia con una app para eventos como la de Eventmobi, tienes una excelente oportunidad de utilizarlo para aumentar la participación de los asistentes. Los resultados de la encuesta mostrados durante la presentación son muy interesantes y si proporcionas el tiempo suficiente para la discusión grupal durante la sesión y consigues que los miembros interactúen entre ellos, puedes conseguir que el evento sea memorable para todos.

 

4 pasos para aumentar la participación en tus eventos

 

3. Reserva tiempo para el networking

Asegúrate de incluir en la agenda el tiempo necesario para las actividades de networking. Puede ser dificil para los asistentes romper el hielo y presentarse unos a otros, por lo que aprecian mucho el espacio y la planificación que permite estas conexiones. Esto podría ocurrir antes del evento, durante los descansos o en las fiestas posteriores, solo por nombrar algunos ejemplos.

  • Consejo tecnológico: Utiliza la gamificación para romper el hielo

El networking puede ser una actividad difícil de iniciar, especialmente por los nervios en el comienzo de las conversaciones entre extraños. Ayuda a tus asistentes a superar este obstáculo incentivándolos a conectarse de una manera divertida a través de la gamificación. Una forma popular de implementar la gamificación es crear desafíos que incluyan diversas actividades, que deban completar para acumular puntos. Aquí hay un ejemplo de cómo realizar un desafío de gamificación y cómo puedes usar la mensajería directa para impulsar las conversaciones entre los asistentes.

Lectura recomendada: aprende a crear retos en tus eventos con nuestra Guía de Gamificación 🏆

 

4 pasos para aumentar la participación en tus eventos

 

4. Haz que los ponentes conecten con los asistentes

Anima a tus ponentes a asistir a reuniones para que los asistentes los conozcan y se relacionen en un ambiente más propicio. Siempre es aconsejable asegurarse de invitar a personas influyentes al evento, dependiendo de tu tipo de audiencia y procurando tus materiales de la compañía para que tu marca siempre esté representada.

Consejo tecnológico: Utiliza foros de discusión para conectar a las personas

En cualquier momento antes, durante o después del evento, los foros de discusión se pueden aprovechar para que los asistentes se relacionen con los ponentes y entre sí. Como organizador del evento, puedes alentar a tus ponentes a iniciar discusiones grupales en sus sesiones y organizar una reunión con los asistentes interesados ​​para continuar la conversación.

 

4 pasos para aumentar la participación en tus eventos

 

En conclusión

Aumentar la participación y el valor de tus eventos antes, durante y después, significa encontrar formas creativas de generar más canales de comunicación y lograr que interactúen entre ellos. Estas oportunidades ayudan a conocer nuevas conexiones y profundizar en las conversaciones para hacer tu evento memorable.

Si tu comunidad de asistentes es lo suficientemente fuerte, tu evento se convertirá en un acontecimiento de valor que esperarán durante todo el año. Sentirse parte de una comunidad hace que las personas se sientan conectadas, apoyadas, compartan noticias y ocasiones especiales.

Por lo tanto, es fundamental para las organizaciones y asociaciones involucrar a sus asistentes y delegados para fomentar la lealtad. Crear una comunidad en torno a tu evento te ayuda a obtener un mayor valor de marca, mejorar las comunicaciones con tu asistentes y aumentar la participación durante tus eventos.

¡Empieza a impulsar la participación con Orquidea y hazte el rey de los eventos! 👑

¿Cómo prevenir que envíes las peores Encuestas para Eventos de la Historia?

El feedback que los organizadores de eventos obtienen de las encuestas para eventos, de las evaluaciones a las sesiones y de las votaciones en vivo son cruciales para acentuar lo positivo y erradicar lo negativo para futuros eventos. Pero si la información obtenida en las encuestas es basura, también lo serán las proposiciones que se deriven de estas. Si usted no hace buenas preguntas a los asistentes no obtendrá buenas respuestas. Aquí recomendamos algunas reglas básicas.

 

encuestas para eventos

Las mejores prácticas se inclinan hacia la brevedad, claridad y relevancia en las encuestas para eventos. Por ejemplo:

  1. Mantenga las preguntas cortas. Los asistentes no estarán mucho tiempo leyendo los detalles de las preguntas que vayan surgiendo. Los porcentajes de respuesta de las preguntas post-evento ya están por debajo del 10%, así que hay que hacerlo fácil.

 

  1. Varíe los tipos de preguntas para hacer la encuesta más interesante en general. Use matrices, respuestas de selección múltiple, respuestas de si o no y trate de evitar las preguntas abiertas tipo ensayo (especialmente cuando se hacen desde dispositivos móviles).

 

 

  1. Incluya una pregunta que permita calificar de manera general el evento. Las respuesta a esta pregunta puede proporcionar a los planificadores una referencia fácil de cómo se percibe el evento.

 

  1. Para las preguntas en Vivo piense en los tipos de preguntas teniendo en cuenta cómo presentará los resultados. En un mundo que está enamorado de los elementos visuales, piense en los gráficos: de tarta, barras horizontales o verticales y cómo presentarlos de manera que sean significativas para los asistentes. No realice más de cuatro preguntas en vivo durante una sesión.

 

 

  1. Para evaluar las sesiones no utilice más de cinco preguntas.

 

  1. Si quiere evaluar un evento no utilice más de 12 preguntas, la tasa de respuesta de las encuestas de evaluación son extremadamente bajas.

 

 

  1. Mantenga las preguntas relevantes para todos los que respondan a la encuesta. Si no todos asistieron a una charla o comieron pollo entonces no pregunte a todos por lo mismo.

 

  1. Evite dirigir las respuestas. No influya en una respuesta manejando el lenguaje porque esto estará abonando el terreno para recibir respuestas poco fiables.

 

 

  1. Piense en sus prioridades. Si su organización tiene problemas urgentes para los cuales necesita respuestas, póngalos en la encuesta en lugar de las preguntas más generales.

 

  1. Dele visibilidad a sus encuestas. Si quiere que la gente las conteste puede contárselo a todos, explique la utilidad y planifique el tiempo para contestar dentro del tiempo del evento.

 

 

  1. Si tiene un evento de varios días vaya haciendo preguntas a lo largo del evento, no espere que termine la última sesión para preguntar por ello, el último día todos estarán apurados y querrán volver a casa.

 

  1. Si piensa que la gente va a contestar a posteriori sin ningún estímulo para ello, olvídelo porque no lo harán.Al final del día, escribir las preguntas más efectivas durante el evento (lo que significa no hacer La peor encuesta de la Historia) es una cuestión de precisión y velocidad, para ello debemos permitir que los asistentes respondan las mejores preguntas en la menor cantidad de tiempo. Una aplicación móvil le ayudará con este cometido, no solamente recopilando más datos, más rápidamente, sino también permitiendo tabular fácilmente las respuestas de manera rápida en una formato consistente que puede ser referenciado año tras año.

 

 

Si el reciente éxodo de las guías de evento en papel hacia las apps para eventos sirve como signo, ciertos aspectos de su evento pronto se pueden ver afectados por el gran ritmo de la innovación en tecnología. “Moverse rápido y romper cosas” es la frase favorita de los innovadores de todo el mundo, y en el mundo de la planificación de eventos, esto no es diferente.
El papel de la innovación en el mundo de los eventos, ha tomado recientemente un centro de atención en los medios de comunicación de negocios. El blog de Harvard Business Review es uno de los contribuyentes más recientes al debate en curso. “4 maneras de arreglar las Preguntas y Respuestas (Q & A) de sesiones” está escrito por Thomas Wedell-Wedellsborg, un innovador empresarial del pensamiento-líder y speaker profesional.

Recientemente, EventMobi tuvo la oportunidad única de charlar uno-a-uno con Wedell-Wedellsborg. Le preguntamos por su visión y recomendaciones para ofrecer una gran sesión de Q & A en su próximo evento. Cuando se trata de ponentes y sesiones, sus consejos simples pero eficaces pueden ayudar incluso al planificador de eventos de mayor actividad a mantenerse por delante de la curva sin romper a sudar.

Preguntas y respuestas en eventos

La innovación está justo debajo de su nariz

En su artículo del blog HBR, Wedell-Wedellsborg afirma que los Q & A tradicionales, que se utiliza casi exclusivamente en cada evento, necesita una reforma. “El mismo formato, en mi opinión, es una reliquia disfuncional del pasado, añadido sin pensar a las agendas de todas partes, y creo que es algo que tenemos que repensar“, escribe.

Todos estos temas de preguntas y respuestas se reducen a dos problemas fundamentales: las audiencias normalmente no están “comprometidas” y se mantienen en “modo de escucha”, y la falta de moderación a menudo da lugar a una falta de calidad de las preguntas entrantes. Como resultado, “nueve de cada diez veces, el Q & A de sesiones terminan siendo la peor parte del evento“.

Le preguntamos por qué le ha costado tanto a la industria el cambio, y señala que algunos eventos más grandes ya han adoptado métodos con visión de futuro para mejorar. El problema, señala, se encuentra con la inercia que afecta a muchos eventos más pequeños.

Cuando la gente piensa en lo que realmente hace bueno a un evento, el Q & A rara vez les viene a la mente“, dice. “La gente ya tienen bajas expectativas de los Q & A, por eso que hay una gran oportunidad para sorprender y deleitar a su público.”

En su búsqueda de mejoras fáciles y de gran impacto, los organizadores de eventos a menudo se olvidan de considerar si el Q & A tradicional realmente les está funcionando. Pero de acuerdo con Wedell-Wedellsborg, cautivar a los asistentes con una sesión optimizada de Q & A puede llegar a ser el elemento que los planificadores están buscando.

 

 

Asistente usando la app para eventos

 

Ponentes, que sea sencillo

Wedell-Wedellsborg cree que una causa subyacente de la inercia es la falta de soluciones simples y fáciles de entender. Señala que incluso pasando un simple micrófono puede llegar a ser difícil de manejar, con tendencia a dificultades técnicas, e incómodo para los asistentes.

El desafío de encontrar una solución universalmente sencilla es difícil, pero Wedell-Wedellsborg tiene algunos trucos propios que ha utilizado con grandes resultados:

  1. La Q & A inversa: Al hablar, tratar de plantear una pregunta a la audiencia. Por ejemplo, usted podría decir que “Para usted, ¿cuáles son las claves de esta sesión?” Todo el mundo puede expresar su opinión, y los asistentes tendrán la oportunidad de relacionarse con los demás de una manera más natural.
  2. Pregunte por las reacciones, no sólo preguntas: A veces, los asistentes sólo quieren hacer comentarios. La apertura de la discusión de sus observaciones puede animar a más asistentes a compartir.
  3. Tenga gente enviando las preguntas en grupos: permita que la gente se congregue en grupos y discutan las preguntas entre ellos. Este proceso de auto-selección agrega un aspecto de la moderación en grupo que pueden mejorar la calidad de las preguntas que se hacen.

Pregunte a cualquier asistente lo que recuerda de una sesión y pueden mencionar los aspectos de cada etapa de la presentación. Pero pregúntele cómo se sentían acerca de ella, y puede estar seguro de que van a recordar más vívidamente cómo el orador terminó la charla. Poner fin de la sesión de Q & A con una explosión en lugar de un fiasco puede dejar impresiones duraderas en los asistentes, y Wedell-Wedellsborg cree que esta es una oportunidad para los planificadores de eventos de todos los tamaños.

Preguntas al ponente - Apps para eventos

Q & A es una de esas cosas en las que normalmente no invertimos tiempo, pero es un aspecto que podría mejorar drásticamente la calidad del evento“, dice.

Con el fin de convertir más asistentes en participantes activos, muchos planificadores están optando por nuevas opciones tecnológicas. Como ejemplo eche un vistazo a las preguntas en tiempo real de Eventmobi, característica integrada en cada sesión de la App del evento, una forma fácil de conseguir que los asistentes hagan preguntas y voten por sus favoritas para llevarlas a la cima de la lista.

Para conocer más sobre la obra de Thomas Wedell-Wedellsborg en la innovación empresarial y los temas sobre los que habla, eche un vistazo a sus publicaciones, incluyendo ”Innovation As Usual: How To Help Your People Bring Great Ideas To Life”, así como su blog oficial.