EventMobi ha realizado una encuesta este año para entender cual es el estado actual de la tecnología de herramientas de software para gestión de eventos para pequeñas y medianas empresas y nos muestra cuales son las 5 tecnologías más utilizadas en eventos en 2019. Los resultados te proporcionan distintas percepciones y acciones del resto de compañías que pertenecen a tu sector con el fin de ayudarte a comparar tu adopción y uso de las herramientas de software de gestión de eventos en relación todo sector.

Este artículo comparte varios datos descubiertos que están relacionados con los distintos tipos de planificadores de software de gestión para eventos que actualmente están en uso.

Los datos están basados en los resultados obtenidos de la encuesta realizada por EventMobi en 2019. Hubo 108 personas encuestadas de varias organizaciones con menos de 100 millones de dólares de ingresos anuales.

Antes de empezar, aquí hay un par de definiciones que tener en mente:

  • Herramientas de Software para el manejo de eventos (Event Management Software Tools): Son aquellas herramientas que permiten a los planificadores, digitalizar la preparación y el desarrollo del proceso del evento.
  • Integraciones: Las capacidades de integración permiten a los planificadores conectar sus tecnologías entre sí sin ningún problema, eliminando así los silos de datos y mejorando la visibilidad de los informes.

Los organizadores utilizan diferentes herramientas de software en eventos. A continuación, se muestran algunos de los resultados obtenidos en una encuesta realizada en un evento de EventMobi en 2019. Empecemos a analizar cuáles utilizaron y en qué porcentaje.

En la siguiente gráfica se muestra la media de herramientas de software que utilizan los organizadores de eventos, frecuentemente, tiende a ser de 2 a 5 herramientas.

Para los planificadores de eventos que contactan con múltiples proveedores, en la imagen se muestra el porcentaje de quien de ellos usan tecnologías de software de gestión de eventos que están integradas entre sí con el objetivo de favorecer la transferencia de datos:

Estas son las cinco principales integraciones de herramientas de software en gestión de eventos que son más importantes para los planificadores de eventos en 2019:

En la siguiente imagen podemos observar cuáles son los retos más comunes que los organizadores de eventos tienen que afrontar cuando están dando uso a estas herramientas de software para gestión de eventos:

Las herramientas top más utilizadas e integradas por los planificadores de eventos están establecidas y probadas en el mercado. Sin embargo, con el avance de las nuevas tecnologías en eventos que ha habido en los últimos años, ahora hay disponibles muchas formas innovadoras con el fin mejorar la experiencia de planificación de eventos.

En muchos casos, los coordinadores pueden reutilizar herramientas que ya hayan sido usadas en otras plataformas o compradas. Las razones que existen sobre la falta de utilidad de las nuevas tecnologías pueden ser, no saber cómo usar las herramientas o comprender como pueden ser útiles y/o carecer de tiempo para aprender.

Pues bien, con el uso de este tipo de herramientas para los eventos, ha aparecido la necesidad de integrar nuevas técnicas y procesos en la realización de eventos. De hecho, el 70% de los encuestados percibieron que la falta de integración entre las herramientas de software utilizadas es el mayor reto que los organizadores deben de afrontar cuando intentan usarlas eficiente y eficazmente.

Una falta de conexión significa que las herramientas son incompatibles entre sí, por eso cada una requiere su propio tratamiento y se necesita más tiempo para manejarlas a todas. Aquí hay un desglose de la cantidad de personas responsables de las herramientas de software en eventos.

Los equipos de eventos tienden a depender mucho de sí mismos para implementar la tecnología de eventos. Sin embargo, a menudo requieren la ayuda de su equipo de IT (por ejemplo, para integraciones), lo cual quita tiempo y energía de las responsabilidades centrales. Preferentemente, se necesita que alguien del equipo de eventos sea experto en tecnología o que sea capaz de aprender las nuevas tecnologías rápidamente para aliviar el estrés generado en otras funciones de la organización.

Por eso es importante saber que la integración y coordinación son procesos clave para llegar al éxito y que el trabajo en equipo es fundamental para el manejo de las herramientas de software.

Las nuevas tecnologías son un camino hacia la efectividad y rapidez en tus eventos, no esperes más y cuenta con nosotros para implantar nuevas técnicas a tus eventos cuánto antes.

Este es un artículo traducido de EventMobi.

EventMobi. (2019). The Top Event Management Tools Used by Event Planners in 2019 – EventMobi. [online] Available at: https://www.eventmobi.com/blog/the-top-event-management-tools-used-by-event-planners-in-2019/ [Accessed 13 Sep. 2019]