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Aunque esta crisis es ante todo muy personal, ya que nos preocupamos por cómo mantener a nuestros amigos y familiares a salvo, el impacto económico en el sector de los eventos ha sido inmediato y nuestra industria se enfrenta ahora a uno de los mayores retos que hemos visto en nuestras vidas; necesitamos mantener el ritmo para volver más fuertes.

Es triste escuchar cómo planificadores y otros trabajadores del gremio han tenido que parar todo trabajo y quizás hasta cerrar su empresa, al menos durante un tiempo hasta que esto paseTodos los que estamos inmersos en esta industria nos quedamos sin palabras, ¿cómo podemos ayudar a nuestros clientes? ¿Cuándo terminará esto? ¿Será como en los viejos tiempos cuando volvamos? Lo más díficil de la situación es que todos hemos tenido que tomar medidas y decisiones muy complicadas para tratar de mantener la continuidad de nuestros negocios pese a tanta incertidumbre. 

A medida que continuamos aislándonos para proteger a los más vulnerables al virus, nos damos cuenta ahora de reunirnos cara a cara y conectar a unos asistentes con otros, una acción que teníamos por algo completamente normal y dábamos siempre por sentada, es un gran privilegio. 

Se necesitan eventos para que podamos compartir conocimientos, impulsar el cambio, alimentar el crecimiento y construir comunidad; conectar a unos asistentes con otros y con los ponentes y las marcas en persona es vital, es una conexión emocional que dificilmente se consigue de manera virtual. Es trágico ver sufrir a nuestros clientes, cancelar reuniones en las que se ha trabajado tan duro y perder valiosos empleados porque la situación te obliga a ello. 

Como muchos otros en el negocio, hemos tenido que tomar las decisiones difíciles para ser capaces de hacer frente a esta situación sin precedentes y poder apoyar a nuestros actuales y potenciales clientes cuando todo vuelva a la normalidad y el negocio MICE resurja con fuerza. Además aquí seguimos para servir a nuestros clientes y a la industria y poder ofrecer el nivel de trabajo duro, compromiso calidad que siempre tratamos de proporcionar. 

Por ahora no hay opción de ningún tipo a la hora de hacer eventos en vivo. Pero quizá est drástica situación que nos ha obligado a ver todo desde otrperspectiva, nos ayude a hacer cambios en parte de nuestra estrategia general de eventos de cara a los próximos que venganEs difícil decir con certeza si la tecnología y la experiencia online en general será apropiada para todo tipo de eventos, o si los asistentes obtendrán suficiente valor de estas experiencias para considerar que este es un formato convincente cuando ya no es una necesidad. 

Trabajaremos duramente para poder ofrecer diferentes opciones a nuestros clientes para llevar a cabo conferencias virtuales y eventos en línea, ya que existe la oportunidad de que nuestros clientes amplíen su audiencia en línea y mantengan a sus comunidades entusiasmadas y comprometidas mientras asisten a reuniones a distancia, especialmente porque se han pospuesto tantas reuniones. 

También ofreceremos servicios a medida partus eventos online y tu estrategia general de eventos ahora o en el futuro, para no sólo ofrecer nuestra tecnología habitual sino la ayuda que se precise con la gestión de proyectos, el diseño gráfico y los servicios de apoyo para garantizar que tus reuniones online sean profesionales, estén bien preparadas y, lo que es más importante, sigan siendo memorables y atractivas. El éxito de un evento online no solo depende de laplataformas que se utilicen si no de muchos otros factores con los que también estamos comprometidos. 

El éxito de su reunión online depende de una comercialización eficaz, la preparación de sus ponentes, la producción de contenido de calidad, ya sea en vivo o en forma simultánea. La herramienta de participación en vivo como las preguntas y respuestas moderadas y las encuestas, el entretenimiento en línea (como la gamificación), las notificaciones en tiempo real para mantenela audiencias remotas conectada y, lo que es más importante, la distribución del contenido después del evento y la participación de la comunidad. 

Cuando esto termine, no tenemos ninguna duda de que nos recuperaremos colectivamente y seremos más fuertes juntos. Todos sabemos que los planificadores de eventos están acostumbrados a prepararse para lo peor, mientras trabajan sin descanso para lograr lo mejor. ¡Ser flexibles, adaptables y sensatos es una condición absolutamente necesaria de nuestro trabajo! Por favor no dudes en contactarnos directamente en nuestra página web (orquideatech.com)para que podamos ayudarte con cualquier cosa en los negocios o en la amistad. Estos son tiempos difíciles y la única salida es estar juntos.  

Mucho amor y un gran abrazo virtual para todos ustedes. Manteneos sanos y de buen humor. Esto pasará y nos encontraremos de nuevo. 

Tras la medida del Gobierno de suspender cualquier evento que supusiera la concentración de más de mil personas, diferentes actos han sido aplazados o suspendidos como medida preventiva, teniendo esto un impacto directo en las empresas involucradas en el sector MICE, uno de los motores de desarrollo del sector servicios. Vamos a hacer un repaso de cómo afecta la crisis del COVID19 al negocio MICE. 

El sector de eventos aglutina a muchos otros sectores como el hotelero, transportes, restauración, cultural y de ocio, tecnológico, logístico… sin contar los miles de personas que ya han agendado su participación en un evento y ahora ven truncado este propósito, con los costes y pérdidas que supone. 

Como interlocutor de la industria de reuniones con los medios de comunicación, las instituciones y las organizaciones, el Foro MICE trabaja en un mensaje profesional y respetuoso con los requisitos científicos, desde la serenidad y sin alarmismo. Su principal objetivo es arrojar claridad sobre esta situación para revertir a medio plazo el impacto económico negativo que está repercutiendo de forma masiva en todo el sector. Así, el sector está trabajando en la valoración de las pérdidas económicas que está causando al sector y a toda la industria asociada.  

Aunque la situación está cambiando diariamente y quizás todavía es demasiado pronto para ver el alcance global de la problemática, en Travel Advisors (una importante asociación de agencias de viaje que integra empresas especializadas tanto en viajes corporativos, MICE y viajes vacacionales premium) ha constatado un impacto notable del COVID-19 en el mundo de los viajes, sobre todo en la actividad englobada en el MICE (meetings, reuniones, incentivos, conferencias y eventos). 

Se ha detectado claramente que el área más perjudicada, en cuanto a cancelaciones, es el segmento MICE, con caídas muy significativas en torno al 70%, en especial, por el sector farmacéutico, donde el parón es prácticamente generalizado. 

En cuanto al segmento corporativo, Travel Advisors observa retrocesos en torno al 30%, dado que hay determinadas organizaciones de gran tamaño –entre el 5 y el 10% del total– que han dado instrucciones de no viajar, o viajar lo menos posible, en fechas próximas. 

También en el negocio vacacional, la asociación ha notado que las ventas han caído en casi un 50% para la próxima Semana Santa. 

La incertidumbre, además de generar inseguridad y ansiedad en gran parte de la población es la peor compañera de este negocio pero según vaticinan algunos organismos y el mismo Gobierno de España, esta crisis será pasajera y coyuntural; por lo que la clave está en la rapidez con la que pueda recuperarse la situación. Y también en las medidas que tomen desde los organismos públicos y el Gobierno para ayudar a empresarios, agencias y demás miembros del colectivo. Estas medidas excepcionales están siendo anunciadas diariamente ya que no solo nuestro sector se ve afectado si gran parte de la sociedad. 

Aún viendo todos estos datos poco esperanzadores, sabemos que el sector de los eventos es un sector colaborativo, en el que siempre se puede negociar y se puede acordar una distribución de los costes o de los perjuicios que ha ocasionado la cancelación de un evento. De hecho, se están viendo muchos acuerdos efectuados para trasladar la celebración a los próximos meses.  

Por otro lado, como mencionamos en nuestro otro artículo de esta semana “La cuarentena para el planificador de eventos”; hay que tratar de buscar el lado positivo a una situación complicadas como la que nos encontramos ahora, y saber provocar una evolución positiva de nuestro sector y así provocar menor impacto económico en nuestra actividad y tratar de salir reforzados de este obstáculo.  

Para esto debemos centrarnos en varios factores:  

  • Mantener nuestra actividad en redes sociales y medios; y mantener así el interés: igual que estos días individualmente echamos de menos cosas básicas que habitualmente son normales y rutinarias, las empresas se darán más cuenta de que necesitan conectar, escuchar a sus clientes, crear relaciones. Por lo que si seguimos activos les recordaremos la importancia que tiene un evento a la hora de conectar personas.
  • Aprovechar todo tipo de nuevas tecnologías para seguir evolucionando en los eventos virtuales. Esto puede suponer el despegue de los eventos completamente virtuales con todo el contenido centralizado en webs, o apps. Experimenta con tecnologías que a su vez también serán necesarias cuando todo vuelva a la normalidad y a lo presencial.  
  • Trabajaremos mejor, y más por objetivos. El teletrabajo es una de las formas de organización que no han esperado esta crisis para crecer. Y supone muchas cosas buenas (mayor productividad cuando uno se tiene que concentrar, adaptación a obligaciones de la vida personal, facilidad logística, etc.). Pero quizás lo que más aporta es una necesidad de trabajar más por objetivos que por horas trabajadas. Y me parece que incluso cuando todo esto acabe, los reflejos y modos de organización, orientados a resultados y KPI más que a horas, seguirán, y todos seremos más eficaces por ello. Esta revolución ya estaba en marcha (llegará un día en el cual nos fascinará que se remuneren horas y no resultados), pero esta crisis puede acelerar esto.
  • Vamos a hacernos oír: esta crisis afecta a todos los sectores pero al nuestro más que cualquier otro. Y sufrimos nuestra falta de datos económicos sobre lo que pesamos, lo que aportamos. Vamos a desarrollar más cultura de lobby o equipo. Podemos quejarnos para ser entendidos, definir acciones de comunicación con autoridades, con prensa, con la opinión pública y mejorar así nuestra comunicación colectiva como sector. 
  • Mejorar relaciones con nuestros competidores: en momentos buenos o fáciles, es fácil perder perspectiva y pensar que el competidor o el cliente es el enemigo. Nos empezará a quedar claro que cada miembro del sector (clientes, agencias, proveedores…) tiene intereses propios que pueden ir contra el interés del otro, tenemos todos un interés por encima de todo: el evento. 

La vida sigue, y más en este sector, en el que debemos abogar por la sensatez y la templanza que nos caracteriza el día del evento; así que aunque vengan momentos difíciles, todos estamos en el mismo barco. 

Seguir apoyando a nuestros clientes y mejorando el sector eventos es nuestra prioridad, escríbenos para contarnos tus ideas, y te ayudaremos a materializarlo. 

El principal reto de los organizadores de eventos es mantener a los asistentes involucrados en todos los aspectos a través de la capacidad de atención, de superar la gran competencia existente entre los proveedores y cubrir las expectativas de los asistentes. Los planificadores de eventos tienen como desafío crear experiencias inolvidables, significativas y motivadoras dentro de su presupuesto, por ello, deben jugar con el uso de un diseño de experiencia sólido como base. Este artículo muestra los 6 pasos para crear una mezcla de experiencias inolvidable y transformar los eventos en acontecimientos memorables.   

Paso 1: Visualizar quiénes son las partes interesadas en recibir esa sensación.   

Identifica y determina a las personas que se benefician del éxito de tu evento. Realiza una lista con grupos que reúnan el interés y la motivación necesarios en qué se logren los objetivos.

Organiza estos grupos en función de sus necesidades ya que, esto determinará las primeras expectativas y opiniones sobre tu evento. Apóyate en ellos para poder transmitir correctamente tu mensaje de forma que resuene con ellos.   

Paso 2: Seleccionar y determinar cuáles son tus metas.  

Hay que tener una clara comprensión de los objetivos para identificar y ejecutar las acciones adecuadas para cada grupo interesado. Para crear una buena experiencia hay que fijar bien los objetivos. Estos son algunos consejos:   

  • Una vez, has identificado quienes son tus grupos de interés y cles son los respectivos retos que deseas alcanzar con cada uno, hay que codificar y clasificar los resultados que les satisfagan y hacer que el evento sea un éxito desde su perspectiva.  
  • Cuantificar el éxito con cada una de las partes interesadas.   
  • Señala hechos destacados y realistas para hacer un seguimiento del progreso. Por ejemplo, si utilizas gamificación para animar a los asistentes a interactuar con el evento, necesitas una aplicación para que el proceso sea más sencillo y para poder estar informado de los avances en la interacción. Además, las apps para eventos que podemos ofrecerte, cuentan con muchas otras opciones que generarán interés en tus asistentes; e información y estadísticas de uso para poder analizarlo tras el evento.  

Paso 3: Analiza el presupuesto de tu evento ajústalo a los gastos.   

Siempre cabe la posibilidad de que el presupuesto del evento no sea muy holgado, y por eso es tan importante priorizar tus objetivos y los de las partes interesadas y ser realista en lo que te puedes comprometer a lograr. Para mantenerte en el camino correcto y asegurarte de que asignas tus recursos financieros de la mejor manera, aquí hay algunos consejos:  

  • Crea un presupuesto del evento especificando los objetivos y el punto de equilibrio de tu evento.    
  • Es necesario actualizar las estimaciones con cifras reales una vez que las partidas presupuestarias hayan sido confirmadas para que el proceso sea efectivo.   
  • Asegúrate de reservar una parte para imprevistos como porcentaje del presupuesto total que podrás utilizar para hacer frente a cualquier problema en los aspectos esenciales o de la lista de deseos.  

Paso 4: Trazar un mapa de la mezcla de experiencias  

Una experiencia se crea a través de una mezcla de diferentes factores y elementos conocidos como la Mezcla de Experiencias. La forma en que todos estos elementos fluyen e interconectan entre sí e impactan a los asistentes a los eventos, puede ser compleja, por lo que es fundamental realizar un análisis y una planificación rigurosos. Aquí tienes algunos consejos sobre cómo diseñar tu propia mezcla de experiencias:  

  • Haz una lista de los principales puntos de contacto a lo largo del ciclo de vida de tu evento donde cada uno de tus grupos de interés clave se verá afectado. El “viaje” para un asistente normal será diferente al de un ponente o patrocinador. Por lo tanto, el proceso debe ser considerado desde cada uno de sus puntos de vista. Se tiene que realizar antes, durante y después de su evento.  
  • Debajo de cada punto de contacto principal, haz un listado de las oportunidades e ideas para crear una experiencia memorable. Esto puede ser en forma de pequeños toques hasta grandes elementos que sorprendan y deleitan. Asegúrate de tener en cuenta el espacio del lugar y el plano del evento. Puede haber formas interesantes de usar el espacio.  
  • Es importante saber cómo se utilizan la marca y la mensajería de tu evento en cada punto de contacto ya que puede ser en forma de un logotipo o formas más tangibles de comunicar la marca y dar vida a la cultura y el espíritu de tu organización.  
  • Considera el uso de la tecnología para mejorar la experiencia de los asistentes. La tecnología de eventos se puede aprovechar en cualquier momento dentro del ciclo de vida del evento para crear una experiencia más impactante, dinámica e interactiva.   

Paso 5:  Sé visual a la hora de comunicar el concepto del evento.   

Después de identificar a las partes interesadas, establecer los objetivos y diseñar una mezcla de experiencias, el siguiente paso es comunicar a los invitados como será esa experiencia en el evento. Algunos consejos son:   

Utiliza herramientas visuales para mostrar el diseño físico, el diseño y la producción. Esto ayudará a los grupos interesados a visualizar cuales son las labores adecuadas lograr los resultados deseados.  

Considera el uso de imágenes en 3D y maquetas físicas para tus espacios en los eventos. Estos pueden incluir sus planos, decoración, muebles y producción audiovisual. Esto es particularmente útil para que el personal, los proveedores y la gerencia entiendan la visión del concepto y el mensaje que se quiere transmitir y planifiquen sus propias prioridades antes del evento.  

Paso 6: Elige qué métodos vas a utilizar para medir el ROI y el éxito del evento  

El paso final es averiguar qué tipo de informe necesitas para medir el ROI del evento y otras métricas de éxito que abordan los objetivos y las metas a lograr. El diseño de eventos a menudo se centra en el cambio de comportamiento a largo plazo y en la mejora continua, por lo que debe estar basado y apoyado en datos para poder realizar los ajustes adecuados.  

Demuestra el valor de participar en tu evento a cada grupo interesado. Aquí hay algunas ideas:  

  • Escoge cada uno de los objetivos pactados por las partes interesadas y define cómo se medirá y se le dará seguimiento.   
  • Piensa en los datos e información como la captación de clientes potenciales, a los que se puede acceder a través de diferentes herramientas y cómo combinar esta información para demostrar que se ha logrado el objetivo.   
  • Combina datos cuantitativos y cualitativos para obtener una imagen completa de los resultados del evento. Las estadísticas y las cifras son importantes, pero también son valiosos los datos de las encuestas y el feedback de las partes interesadas y de los asistentes del evento. 

Con nuestras tecnologías podrás diseñar una mezcla de experiencias inolvidable. ¡Te esperamos! 

Los avances en la tecnología de eventos ofrecen mayor tranquilidad para los organizadores. Aquí tienes algunos ejemplos de cómo aplicar estas herramientas y así repercutir positivamente en el momento de planificar un evento para aumentar la seguridad y la protección de los invitados en el proceso:

Crea y diseña acreditaciones   

Aporta seguridad a las credenciales de los asistentes haciéndoles una foto en el momento de check-in y añadiendo esa imagen a su acreditación cuando tenga lugar la impresión de esta. De esta forma, ayudarás a identificar a los asistentes rápidamente aumentando la seguridad y acelerando el proceso de entrada al evento.   

Es común que los asistentes pierdan su acreditación o la dejen en la habitación del hotel cuando regresen para el segundo día de la conferencia. Para evitar cualquier problema con esto, usa un sistema que invalide la acreditación original, una vez que se cree una nueva impresión.  

Reconocimiento facial para el registro de asistentes  

Otro elemento de la tecnología de seguridad que puedes incorporar es el reconocimiento facial para el check-in de los asistentes. Utiliza esta tecnología para añadir un elemento emocionante y personalizado para el registro. Con la tecnología de reconocimiento facial, los asistentes son reconocidos por una cámara en el quiosco de registro a medida que se acercan, y su acreditación se imprime instantáneamente. Para verificar que la persona que se registra es el asistente correcto, el quiosco cuenta con patrones biométricos de las fotos de todos los posibles visitantes, y compara ese patrón con los que detecta en cara que enfoca en el momento.  

Esta tecnología potencia la seguridad en la organización de eventos. Si quieres saber más sobre reconocimiento facial podrás leer algunos artículos en este blog sobre el tema.   

Robótica  

Los avances en la robótica han creado nuevas oportunidades para los eventos. La robótica puede ayudar a aumentar la cobertura de seguridad en eventos con tecnología que llena los vacíos de la seguridad humana, como ver en la oscuridad o sentir y responder a cambios ambientales. Los robots de seguridad pueden utilizarse para ayudar a que los elementos de seguridad existentes funcionen de forma más eficaz y proporcionen una protección e interés adicional para tus asistentes. Además, el robot patrulla un área en busca de objetos inusuales u otras amenazas a la seguridad.   

Control de Acceso y Seguimiento de Asistentes  

Una tecnología como el rastreo RFID es una solución confiable para el control de acceso en eventos. Los chips o tarjetas RFID se pueden conectar a la acreditación de un asistente y se utilizan para entrar y salir del recinto del evento. El uso de tecnología para mejorar el control de acceso en tu evento puede ayudar a eliminar el error humano y aumentar la seguridad en general. El rastreo RFID permite al personal del evento identificar fácilmente si un asistente puede acceder al lugar, a un evento de recepción nocturna o incluso a una sesión específica.  

La implementación de tecnología permite realizar un seguimiento de los asistentes durante el evento. Tecnología como las cámaras de análisis facial, beacons o Bluetooth proporcionan mapas de calor que permiten al organizador del evento ver dónde se están moviendo los asistentes a lo largo del evento y posteriormente, analizar su comportamiento. Te ayudará a identificar las zonas en las que se necesita más seguridad, o también que zonas han generado mayor interés en los invitados para potenciarlas de cara al futuro.   

Simuladores  

La tecnología avanzada de un simulador puede ser utilizada como un método adicional de seguridad antes de su evento. Los organizadores de eventos pueden crear simulaciones del flujo del evento y del tráfico de asistentes para planificar la cantidad de personas adecuada en caso de emergencia. Además, sirve para crear planes de evacuación e identificar las áreas más inseguras.   

Aplicación para Eventos  

Una manera sencilla de incorporar seguridad con tecnologías es utilizar aplicaciones para eventos las cuales permiten alertar sobre incidencias o emergencias, así como, enviar notificaciones a los asistentes.  También puedes crear en la aplicación diferentes secciones que contengan toda la información necesaria como la ubicación de su estancia, el timing del evento, votaciones en vivo, secciones de seguridad o de gamificación con el objetivo de incentivar el engagement.  

Recuerda también indicar claramente a dónde pueden ir los asistentes o a quién pueden contactar para informar de una amenaza o problema durante el evento.  

A la hora de elegir la tecnología para tu evento, recuerda centrarte en la experiencia del asistente. Selecciona elementos de tecnología que mejoren la seguridad y hagan que el asistente se sienta más seguro, así como, que sean herramientas complementarias para todo el proceso del evento.

¡Contacta con nosotros y te ayudaremos desarrollar tus eventos con éxito y de la manera más segura!

La marca de un evento ha evolucionado desde utilizar elementos gráficos como fuentes, colores y logotipo hasta tratar de transmitir sentimientos y emociones. El branding es un compromiso con los asistentes que habla sobre el objetivo del evento, lo que provoca unas expectativas en la audiencia sobre el evento al que asistirá. Cuida el branding para garantizar el éxito de tus eventos y las mantener buenas conexiones con tu público.

Revisa estos aspectos para que puedas hacer de este una herramienta eficiente y aprovechar todo su potencial.

 

Usa el branding como herramienta poderosa y efectiva para transmitir

Una de las maneras más efectivas de comunicar es a través del branding. Por ello, debe haber coherencia en todo lo que se dice y en los valores que transmite la personalidad de la marca.

Como resultado, la personalidad de la marca se ha convertido en una fuerza mucho más poderosa para atraer a la audiencia a través de un mensaje coherente y en una parte esencial para garantizar la experiencia del evento.  Además, debes reforzar tu marca y asegurar que la audiencia se sienta identificada con tus valores para evitar que los asistentes dejen de tener interés en ti.

 

Revisa y renueva tu marca para diferenciar tu evento del resto

Transmitir valor en un evento se está convirtiendo en un factor clave en el retorno de la inversión.  Cuando la comunicación de los valores no es efectiva, significa que necesitas actualizar tu marca. Hay algunos síntomas que indican que debes renovarla: una desconexión de tu marca y tu propuesta de valores o un estancamiento de la presencia de tu marca debido a un fallo en la comunicación de los valores.

Siempre es recomendable que el posicionamiento esté basado en tus valores y en un branding específico del evento para que tus ventas incrementen.

A la hora de decidir si la misión va a ser igual o distinta con respecto a la de la organización principal dependerá del tipo de evento que organices. Por ello, siempre que se trate de una reunión de empleados, la marca del evento debe de ser reconocible y atribuible a la entidad base. Sin embargo, cuando se trata de eventos de responsabilidad social corporativa la misión puede ser relativamente independiente de la organización dominante.

Tu evento tiene que tener una clara diferenciación con respecto al resto de eventos del sector, para ello, representa tus valores a través de la marca y de mensajes consistentes que dejen claro a tu audiencia lo que ofreces.

Si tu marca y tus mensajes enfatizan la pertenencia de la compañía, pero no la experiencia del asistente, hay una desconexión y una ineficiencia que provoca el estancamiento de tu audiencia. Por lo tanto, para atraer a invitados tienes que personificar la marca, los valores y la cultura ya que los asistentes requieren una comunicación más humana para identificarse con la marca o el evento.

La actualización de una marca requiere deliberación y reflexión sobre la experiencia de los asistentes para hacer que se sientan cómodos con tu marca.

 

Mantén activa la marca de tu evento para integrar al público

Lo primero es conocer y comprender a tu público.

Crea una propia identidad de marca independiente y toma una perspectiva empática para aumentar el compromiso de la audiencia en tu evento.

Otro factor que atrae a la audiencia es la promesa de la marca que está compuesta por varios aspectos que debes tener en cuenta como, analizar los datos de comportamiento anteriores, investigar tu demografía o cuidar el lenguaje corporal con los invitados.

El principio básico de cualquier marca debe ser la calidad constante para garantizar la experiencia a los asistentes. Busca formas de suavizar los procesos y reducir los tiempos de espera. Habla de quién eres, de tus intereses y de cuáles son tus valores para definir tu evento. Sólo una vez que hayas atendido lo básico podrás empezar a centrarte en la creación de una cultura compartida, aquella que hace sentir únicos a tus clientes.

Orienta la identidad de tu marca hacia la transmisión de tus valores teniendo en cuenta las causas y preferencias que son importantes para tus asistentes, conseguirás que todas tus comunicaciones sean consistentes y que ellos se sientan en un grupo que comparte los mismos valores.

Se coherente con todos los mensajes que quieres transmitir

Hoy en día, los profesionales de marketing asocian la marca a un conjunto de estilos definidos y a la identidad que debe estar reflejada en cada una de las partes del evento, incluyendo sesiones, lugares, sitios web y contenido.

En ocasiones es bueno hacerse la pregunta de qué necesidades podrías ayudar a satisfacer. Relaciona la marca con las necesidades de la audiencia. Para ello, crea un nicho que pueda reforzar tus mensajes para que puedas dejar de competir con otros eventos similares, y darle un giro a tu evento que atraiga la atención sobre él. Además, es recomendable abordar los intereses de tu audiencia para que forme parte de la marca.

Dándole a tu evento la propia identidad de marca alineada con los valores de tu audiencia, la marca de tu evento se convierte en el producto de una historia recíproca que tus asistentes te ayudarán a contar.

La marca no solo depende de ti, tanto la audiencia como el equipo de Marketing van ligados al propósito y los valores compartidos. Por ello, debes de escuchar las opiniones sobre tu evento a través de redes sociales o foros y seguidamente, revisar y analizar los resultados.

En ocasiones, se produce una co-creación o realineación, lo que no significa una perdida de control sobre tu marca, si no una oportunidad para construir conexiones satisfactorias entre tu evento y la audiencia y a su vez, poder crear una comunidad más grande de clientes reales.

En conclusión, las marcas son más que fuentes y colores. Por eso, persigue el valor que tiene un mensaje impactante y llévalo a todas las partes del evento. Considera revisar y reestructurar algunos aspectos de tus eventos para crear una experiencia única que atraiga a un público más amplio. Y deja que el público tenga voz. Incorpora aspectos atractivos para la audiencia e interésate por el feedback para dar forma a la marca y crear lealtad. Por último crea un mensaje más enfocado que transmita mejor las expectativas sobre la experiencia que quieres crear a tus asistentes y que comunique tus valores de una manera sublime.

Nuestra tecnología para eventos te permite reforzar y alinear tus valores de branding y acercarlos más a tus asistentes. ¡Visita nuestra web y descubre todas las ventajas que ofrecemos!

El tiempo avanza muy rápido y con él, todas las tecnologías y técnicas de marketing para eventos, así que no puedes quedarte atrás. Con la ayuda de algunos tips de marketing y tecnología para impulsar el éxito de tus eventos podrás ofrecer a tus clientes y asistentes herramientas tecnológicas para destacar tu evento y amplificar su alcance.

Infórmate de todas estas nuevas herramientas y tecnologías y logra que tu evento sea célebre y memorable. Aquí te mostramos algunas ideas:

Usa herramientas promocionales creativas para dar exposición y valor a tu evento desde todos los ángulos, reorientar tus campañas a tus “leads” o incrementar tus ventas a través de las redes sociales.

Posiciona tu marca en todos los niveles: desde una página web del evento dinámica y gráfica que impresione, hasta una buena estrategia de networking para los asistentes, que puedes conseguir a través de tecnologías como las apps o gamificación.

Crea un mensaje claro y consistente: crea una identidad para tu evento que se ajuste a tu imagen de marca, siendo única y memorable. Para reforzar esta identidad e involucrar a los asistentes, podrás utilizar herramientas de emailing o apps móviles.

Busca tener acceso a los pensamientos y percepciones acerca de las campañas de marketing. Utiliza alguna de las siguientes herramientas para impulsar y mejorar tus campañas: utiliza los “Tracking pixels” para saber qué campañas han sido más efectivas a la hora de impulsar el registro y da uso a los códigos promocionales, para ofrecer descuentos y para monitorizar el sistema de registro ajustándolo a la campaña.

Convierte a tus invitados en embajadores de marca consiguiendo que muchos asistentes hablen bien de tu evento. De esta forma, conseguirás incrementar notablemente las buenas opiniones sobre tu marca en todo el sector. Para esto haz sentir únicos a los asistentes: organiza eventos exclusivos, invita a ponentes increíbles y fomenta la participación resolviendo preguntas y votaciones en el evento y ofrece códigos de descuento a todos los asistentes que se hayan registrado.

Utiliza Hot Leads, lo que te permite monitorizar e identificar quien de los asistentes empezaron el registro, pero no lo terminaron del todo. Para no olvidarte de esos usuarios, puedes crear banners o landing pages en Google Ads reorientados hacia estos usuarios, que favorecerán el recordatorio del usuario y por lo tanto incrementarán los registros.

Crea correos electrónicos llamativos con capacidades de personalización y plantillas con un diseño atractivo. Dirígete a la gente correcta con el mensaje correcto, gracias a la personalización compleja y detallada que ofrecen muchas herramientas tecnológicas.

Haz que la primera impresión sea memorable: asegúrate de que la primera toma de contacto del cliente con el evento sea inolvidable, con una página web potente o una app que ofrezca información de calidad. Podrás personalizar estas herramientas manteniendo tu identidad de marca, pero generando igualmente una fuerte primera impresión.

Consigue diferenciarte del resto y que todos tus eventos destaquen sobre los demás y sean un absoluto éxito, cumpliendo todos tus objetivos de una forma eficaz y sencilla. Si buscas impresionar a tus asistentes con técnicas como el networking, apps para todo tipo de dispositivos o incluso con el diseño de la página web, nosotros somos tu solución. ¡Te esperamos!

EventMobi ha realizado una encuesta este año para entender cual es el estado actual de la tecnología de herramientas de software para gestión de eventos para pequeñas y medianas empresas y nos muestra cuales son las 5 tecnologías más utilizadas en eventos en 2019. Los resultados te proporcionan distintas percepciones y acciones del resto de compañías que pertenecen a tu sector con el fin de ayudarte a comparar tu adopción y uso de las herramientas de software de gestión de eventos en relación todo sector.

Este artículo comparte varios datos descubiertos que están relacionados con los distintos tipos de planificadores de software de gestión para eventos que actualmente están en uso.

Los datos están basados en los resultados obtenidos de la encuesta realizada por EventMobi en 2019. Hubo 108 personas encuestadas de varias organizaciones con menos de 100 millones de dólares de ingresos anuales.

Antes de empezar, aquí hay un par de definiciones que tener en mente:

  • Herramientas de Software para el manejo de eventos (Event Management Software Tools): Son aquellas herramientas que permiten a los planificadores, digitalizar la preparación y el desarrollo del proceso del evento.
  • Integraciones: Las capacidades de integración permiten a los planificadores conectar sus tecnologías entre sí sin ningún problema, eliminando así los silos de datos y mejorando la visibilidad de los informes.

Los organizadores utilizan diferentes herramientas de software en eventos. A continuación, se muestran algunos de los resultados obtenidos en una encuesta realizada en un evento de EventMobi en 2019. Empecemos a analizar cuáles utilizaron y en qué porcentaje.

En la siguiente gráfica se muestra la media de herramientas de software que utilizan los organizadores de eventos, frecuentemente, tiende a ser de 2 a 5 herramientas.

Para los planificadores de eventos que contactan con múltiples proveedores, en la imagen se muestra el porcentaje de quien de ellos usan tecnologías de software de gestión de eventos que están integradas entre sí con el objetivo de favorecer la transferencia de datos:

Estas son las cinco principales integraciones de herramientas de software en gestión de eventos que son más importantes para los planificadores de eventos en 2019:

En la siguiente imagen podemos observar cuáles son los retos más comunes que los organizadores de eventos tienen que afrontar cuando están dando uso a estas herramientas de software para gestión de eventos:

Las herramientas top más utilizadas e integradas por los planificadores de eventos están establecidas y probadas en el mercado. Sin embargo, con el avance de las nuevas tecnologías en eventos que ha habido en los últimos años, ahora hay disponibles muchas formas innovadoras con el fin mejorar la experiencia de planificación de eventos.

En muchos casos, los coordinadores pueden reutilizar herramientas que ya hayan sido usadas en otras plataformas o compradas. Las razones que existen sobre la falta de utilidad de las nuevas tecnologías pueden ser, no saber cómo usar las herramientas o comprender como pueden ser útiles y/o carecer de tiempo para aprender.

Pues bien, con el uso de este tipo de herramientas para los eventos, ha aparecido la necesidad de integrar nuevas técnicas y procesos en la realización de eventos. De hecho, el 70% de los encuestados percibieron que la falta de integración entre las herramientas de software utilizadas es el mayor reto que los organizadores deben de afrontar cuando intentan usarlas eficiente y eficazmente.

Una falta de conexión significa que las herramientas son incompatibles entre sí, por eso cada una requiere su propio tratamiento y se necesita más tiempo para manejarlas a todas. Aquí hay un desglose de la cantidad de personas responsables de las herramientas de software en eventos.

Los equipos de eventos tienden a depender mucho de sí mismos para implementar la tecnología de eventos. Sin embargo, a menudo requieren la ayuda de su equipo de IT (por ejemplo, para integraciones), lo cual quita tiempo y energía de las responsabilidades centrales. Preferentemente, se necesita que alguien del equipo de eventos sea experto en tecnología o que sea capaz de aprender las nuevas tecnologías rápidamente para aliviar el estrés generado en otras funciones de la organización.

Por eso es importante saber que la integración y coordinación son procesos clave para llegar al éxito y que el trabajo en equipo es fundamental para el manejo de las herramientas de software.

Las nuevas tecnologías son un camino hacia la efectividad y rapidez en tus eventos, no esperes más y cuenta con nosotros para implantar nuevas técnicas a tus eventos cuánto antes.

Este es un artículo traducido de EventMobi.

EventMobi. (2019). The Top Event Management Tools Used by Event Planners in 2019 – EventMobi. [online] Available at: https://www.eventmobi.com/blog/the-top-event-management-tools-used-by-event-planners-in-2019/ [Accessed 13 Sep. 2019]

Los planificadores de eventos usan las diferentes preguntas en encuestas de satisfacción como herramienta para calcular el nivel de éxito y agrado que ha generado su evento.

Es importante saber elegir que preguntas hacer ya que eso afectará positivamente a la tasa de respuesta y nos ayudará a recoger datos útiles que reflejarán de manera precisa los pensamientos y sentimientos del conjunto de los asistentes; y gracias a esto podremos mejorar la experiencia de eventos presentes y futuros.

Aquí te dejamos algunos ejemplos para que puedas inspirarte y redactar tu encuesta perfecta.

1. ¿Qué probabilidades hay de que recomiendes este evento a un amigo o compañero?

Puede haber quien hable muy bien del evento, y también otros que no quieran acudir a un evento similar al año siguiente y que recomienden a su círculo lo mismo. Si en la siguiente pregunta se pide a los detractores que hablen de lo que menos les ha gustado y a los promotores que opinen sobre lo que más les ha agradado obtendrás una información muy valiosa para modificar las cosas que fueron mal recibidas y repetir las que fueron bien.

 

2. ¿Has aprendido algo nuevo o interesante en este evento?

Puede que tengas alguna idea sobre el mensaje (o mensajes) que tú o tu cliente trata de transmitir con el evento, y es muy importante saber si estos mensajes han sido comunicados con éxito a los asistentes y han recibido lo que se trataba de transmitir.

 

3. ¿Cómo calificarías el networking en este evento?

Conocer nuevos contactos es una de las razones por las que muchas personas asisten a eventos, ya que así establecen nuevas y útiles conexiones dentro de su ámbito laboral y saber cómo se sintieron los asistentes es una información muy valiosa, ya que puede ser decisivo para los siguientes eventos.

 

4. ¿Te ha resultado sencillo y útil la tecnología usada en el evento?

Es una pregunta que debes hacer a todos las partes implicadas en el evento, no solo asistentes: expositores, ponentes, etc.

Las nuevas tecnologías se están integrando en todos los niveles en los eventos y puede ser complicado mantenerse al día; es útil saber si la inversión en estas tecnologías valió la pena y las personas que las usaron sacaron el máximo partido de ellas. Es muy necesario saber también cómo se sintieron los encuestados al usar la tecnología, esta información puede servirte para definir si necesitas explicar mejor el valor de la tecnología o impartir mejor la formación sobre esta.

 

5. ¿Fue amable el personal del evento?

Cada contacto e interacción que tiene un asistente con un miembro del personal puede marcar el tono del evento y de la empresa que lo realiza; el personal del evento es un elemento decisivo para el éxito de este; por lo que es importante saber como valoran los asistentes el trato recibido. En caso de que alguno haya sufrido una mala experiencia, sería perfecto poder ofrecerle una disculpa a través del correo, o de la app del evento.

 

6. ¿Cumplió este evento con tus expectativas? ¿Conseguiste lo que te propusiste?

En esta pregunta pedimos a los asistentes que recuerden porque acudieron al evento y además que evalúen si este evento les ofreció todo lo que esperaban. No todos los asistentes tendrán los mismos objetivos así que lo mejor sería dejar la pregunta abierta en la que ellos puedan hacer sus comentarios y volcar su opinión respecto a si los organizadores han cumplido todo lo previsible.

 

7. ¿Tienes algún comentario o sugerencia que compartir?

Esta suele ser la última pregunta en una encuesta posterior al evento. Debería ser una pregunta abierta que permita a los asistentes decir cualquier cosa que no hayan tenido oportunidad de mencionar antes. Esta pregunta también favorece que los asistentes se sientan escuchados y valorados; y perciban que su experiencia les da voz. No pongas límite de caracteres a esta pregunta, y da rienda suelta a los asistentes para que contesten todo lo que se les ocurra. Todo su feedback es muy valioso para poder mejorar en posteriores eventos.

 

En conclusión, los datos que nos aportan las encuestas de eventos son clave para optimizar y mejorar la experiencia de los asistentes. Saber elegir las preguntas adecuadas te ayuda a recopilar esa información extremadamente importante para, por ejemplo, validar las diferentes elecciones ante patrocinadores, clientes y justificar la inversión realizada, o para que los próximos eventos y campañas se moldeen para asegurar la máxima satisfacción de los asistentes.

Si quieres mejorar las experiencias de tus asistentes a través de una app, o de otras muchas tecnologías, no dudes en contactarnos. ¡Te ayudaremos a cumplir tus objetivos!

Diseñar el sitio web de tu evento puede ser algo complicado de manejar, y tratar de evitar errores en el diseño causará mejor impresión.

Muchos profesionales de eventos todavía lidian con la problemática de crear una web del evento que se vea estéticamente bien, sea útil y cómoda para su audiencia y se enfoque en el aumento de registros y, en general, del engagement.

Un sitio web del evento debería ser:

  • Visualmente atractivo e interesante (que llame la atención del usuario y le haga quedarse)
  • Fácil de usar y de navegar
  • Adaptable

Suele ser uno de los primeros puntos de contacto con los visitantes de tu evento así que los primeros segundos cuentan y necesitas hacer esta primera impresión lo más impactante posible.

Es probable encontrar webs de eventos que se quedan cortas en esto, y que lamentablemente logran justo lo contrario: ser molestas, de uso frustrante y ahuyentar a la gente.

Es una realidad que una buena experiencia de usuario, puede mejorar y aumentar los ingresos y el engagement; arreglar los errores de su web del evento puede llevar algo de tiempo pero te ayudará a largo plazo.

Veamos una lista de errores que deberías evitar:

1. Un diseño no responsive

Aproximadamente un 60% de su audiencia visitará la web del evento desde un móvil, y si no pueden acceder a la información, o resulta complicada de leer, te arriesgas a perderlos en un punto crítico. La visibilidad en los motores de búsqueda también se verá afectada, ya que según Google es una ventaja tener un diseño responsive. Asegúrate de elegir un proveedor que te permita mostrar u ocultar elementos del contenido según el dispositivo usado.

 

2. Imágenes grandes y archivos multimedia

A los motores de búsqueda no les gusta la baja velocidad por tanto, si tus imágenes de alta calidad cargan lento, la visibilidad de tu página estará perjudicada. Puedes utilizar herramientas gratuitas (TinyPNG, ShortPixel, etc.) para reducir el tamaño del material gráfico y poder destacar tu página con imágenes impactantes sin que el ojo humano perciba la diferencia.

 

3. No incluir favicon

No tener favicon (el pequeño icono que aparece en la barra de herramientas de tu navegador) resulta poco profesional. Estos iconos son la pequeña etiqueta de identificación de la web del evento, muy útiles para el reconocimiento de la marca y   una ayuda visual para los visitantes de la web que quieran mantener la pestaña abierta mientras visitan otras páginas. Así harás más fácil la visita a tu web.

 

4. No tener un sitio seguro

¿Ves un HTTPS cuando miras en la parte superior izquierda de la barra de tu navegador? En este caso si lo ves, porque estás en nuestro sitio y nosotros somos 100% seguros. Pero con demasiada frecuencia los sitios web de eventos carecen de ese ingrediente crucial: no tener una web de eventos segura es como ondear con una bandera roja, no sólo en sus potenciales registrantes, sino también en los motores de búsqueda.

 

5.  No tener el registro online integrado

Tener el registro online separado del sitio web del evento confundirá a la gente.

Si quieres hacerlo más sencillo que nunca y compaginar la información con la posibilidad de inscribirse en el evento, no debería ser necesario cambiar de una plataforma a otra, si no que todo se englobe en la misma web de tu evento.

 

6. Uso de reproducción automática de vídeos

No importa lo importante, divertido, informativo o inspirador que sea tu video, por favor no lo hagas autoejecutable, en especial no hagas que se reproduzca de inmediato, y aún menos con el sonido encendido; puede ser realmente molesto para los visitantes.

 

7. Mala gramática y ortografía

Los errores ortográficos le suceden a cualquiera y nadie te juzgará por ello; pero si ocurren en todas las páginas y titulares puede hacer que parezcas poco profesional y perjudicará tu visibilidad.

 

8. Ignorar la legibilidad

Usar fuentes demasiado pequeñas, utilizar un fondo en conflicto con la fuente, combinaciones de colores equivocadas, o usar fuentes que chocan (cuando son muy similares), entre otros errores. Todo esto puede causar confusión y desviar la atención del contenido; cuando lo que buscamos es que el visitante se centre en él.

 

9. No pensar en la audiencia

No hagas que todo tu contenido gire en torno al evento o a la marca. Muestra a los visitantes lo que hay para ellos y cómo el evento les puede aportar algo positivo. Piensa en los deseos, metas, temores y demás de tu público, y busca que tu contenido también se adapte a esto, así el engagement crecerá.

 

En conclusión, estos y muchos otros consejos pueden ayudarte a crear un sitio web que capte la atención del público, sea eficiente y les ayude a registrarse para el evento.

Si quieres más consejos y que te ayudemos a conseguir una web del evento muy completa e impactante, ponte en contacto con nosotros. ¡Será un éxito!

Con cada vez más organizadores de conferencias y eventos compitiendo para atraer participantes, es importante utilizar todas las estrategias disponibles para “difundir la palabra”.

 

Los Ponentes de conferencias y eventos son un recurso en gran parte inexplorado.

 

Muchos oradores principales y líderes de opinión de sesiones temáticas tienen redes extensas y activas, tanto en las redes sociales como fuera de ellas. Al disponer de  la ayuda de los Ponentes para llegar a sus conexiones existentes, los planificadores de eventos pueden aprovechar una enorme cantidad de potenciales asistentes.

 

Aquí hay 7 formas de involucrar a los Ponentes en la comercialización previa al evento. Independientemente de las estrategias que elija, es extremadamente importante especificar exactamente lo que se espera en los contratos de los Ponentes y los acuerdos con los facilitadores.

 

Ponente en evento

1. Compartir contenido

A medida que publique información sobre el evento en las redes sociales, a través del correo electrónico y de otros canales, pida a los Ponentes que lo compartan. Las oportunidades de cautivar a sus seguidores son infinitas.

 

Los Ponentes pueden retuitear  el contenido, darle me gusta así como comentarlo en LinkedIn y Facebook.  Se tarda unos segundos, pero el “engagement” de las redes sociales garantiza que su contenido se distribuirá a un público cada vez más amplio.

2. Entrevistas antes del Evento

Alguien de su organización puede entrevistar a cada orador y facilitador y los posibles participantes pueden hacer preguntas. YouTube en vivo funciona bien, ya que es interactivo. Las llamadas de Skype también se pueden grabar.

 

Los vídeos permanecen en línea como herramientas promocionales que pueden ser compartidas en las redes sociales o incorporadas a páginas web o publicaciones de blog.

3. Twitter chats

Los chats en Twitter son algunas de las maneras más eficaces de “difundir la palabra” sobre las conferencias. Para utilizarlos con eficacia, su red de contactos debe estar en su lugar antes de que lo necesite.

 

Cree un hashtag personalizado para su organización o evento. Úselo para compartir contenido en Twitter y para recibir chats de Twitter regularmente. Incluso si sus chats son sólo una vez al mes, puede cambiar a chats semanales con ponentes y facilitadores cuando la comercialización de eventos se inicia en alta velocidad.

4. Publique en los Blogs de sus Ponentes

Como mínimo, organice un almuerzo de llegada o té (con una orientación), una recepción de bienvenida, una excursión de grupo y una cena de grupo en la última noches.

5. Sesiones Pre-Evento de “Pregunte al Ponente”

Las sesiones de preguntas al Ponente pueden tener lugar en una variedad de plataformas. Facebook Live, Google Hangouts, y en cualquiera de las plataformas de Webinar existentes.

 

Esto crea “Engagement” porque convierte a los asistentes en participantes.

 

Interactividad en eventos

 

6. Utilice video clips promocionales

Con un enfoque creativo el vídeo tiene el poder de convertirse en viral. Haga un vídeo que sea inteligente y optimista. Incluya en sus vídeos tomas de sus Ponentes.

 

Comparta el vídeo tanto en las redes sociales como por otros medios. Cree campañas en Youtube hacia su público objetivo y que aparezcan estos vídeos justo antes que la gente desee reproducir contenido.

 

Una vez que tenga los vídeos, definitivamente haga un tweet con ellos.

 

Ponentes en Patrocinadores

 

7. Obtenga la ayuda de los Ponentes en sus campañas de corre electrónico para enviarlo a sus Bases de Datos

Prepare artículos breves y piezas promocionales y pida a los Ponentes que las incluyan en sus propias campañas de correo electrónico.

En resumen

Los Ponentes  pueden ser los mejores promotores de eventos si les permiten saber qué se espera de ellos y encontrar estrategias efectivas para usarlos.

Pueden ayudar a crear entusiasmo para su evento y “difundir la palabra” entre sus redes de seguidores.

Via | Blog Eventmobi