Consejos

Los eventos de networking son una excelente manera de conocer a personas que pueden ayudar a hacer crecer tu negocio. Hoy en día, son más accesibles que nunca, ya que puedes elegir entre un conjunto de eventos en línea. Con la gran cantidad de opciones disponibles, es fácil sentirse abrumado a la hora de decidir en qué debes invertir tu negocio. Este artículo arrojará algo de luz y te dará 7 consejos para elegir el evento de networking adecuado para tu negocio.

1. Considera dónde se reúne tu cliente objetivo

La primera regla para elegir un evento de networking es encontrar a tu público o clientes objetivo. Tener un amplio alcance puede ser estupendo para llamar la atención, pero no ayuda mucho a que tú o tu negocio crezcan si no son convertibles en clientes. Si tienes mercancía promocional, un buen evento de networking debe centrarse en ponerte delante de personas que probablemente estén interesadas en lo que ofreces. No es bueno salir y tratar de establecer una red de contactos con todo el mundo que conozcas, ya que suele haber una trampa en ello; cuanto más diversos sean tus eventos de networking, más difícil será determinar quién es tu verdadero público objetivo.

2. Busca eventos que se ajusten a tu sector

Hay muchos eventos de networking excelentes, pero puede ser difícil encontrar uno específico para tu sector. Muchos grupos de networking están orientados a las nuevas empresas y no a las ya establecidas, lo que hace que muchos propietarios de pequeñas empresas sientan que no tienen un lugar donde encajar. Para encontrar el evento adecuado, deberías probar a asistir a algunos antes de elegir uno para tu negocio.

3. Considera la ubicación y el lugar del evento

Como se ha mencionado anteriormente, es importante que te dirijas a tu público a la hora de decidir a qué evento vas a asistir. Esto significa que es probable que haya eventos de networking que atraigan más a grupos demográficos específicos que otros. Además, tiene sentido tener en cuenta la ubicación del evento a la hora de elegir el evento de networking: si estás interesado en atraer a personas de todo el país a tu negocio, entonces un evento de networking que tenga lugar a nivel nacional puede ser adecuado para ti. Sin embargo, si quieres atraer a gente local cercana, tendría más sentido elegir un evento más cercano en lugar de uno de ámbito nacional.

4. Elige un evento con una mezcla de trabajo y networking.

Algunos eventos de networking se centran más en el aspecto lúdico y social del networking, y pueden ser estupendos para entablar conversaciones y hacer amigos, pero no siempre dan lugar a oportunidades de venta o contactos con personas que puedan ayudar directamente a tu negocio. Un buen evento de networking debe tener una mezcla de actividades sociales y tareas relacionadas con el trabajo. Si lo que te interesa es simplemente conocer gente nueva, asistir de vez en cuando a un evento de networking social es una excelente opción. Sin embargo, si tu objetivo es expandir tu negocio, entonces una mezcla de socialización y trabajo con nuevas personas es el camino a seguir.

5. Considera a cuántos eventos de networking debes asistir

No hay una cifra fija sobre el número de eventos a los que deberías asistir, ya que dependerá de lo que busques. Si sólo quieres conocer a algunos amigos nuevos, probablemente puedas arreglártelas con un número menor. Sin embargo, si lo que buscas es hacer contactos importantes que puedan conducir a más negocios para tu empresa, sería conveniente asistir a tantos eventos de networking como sea posible. Algunos expertos sugieren probar entre 5 y 10 eventos diferentes antes de elegir el tipo ideal para su negocio.

6. Piensa en el tipo de evento

Existen muchos tipos de eventos de networking, que van desde un asunto organizado con un plan específico hasta un revoltijo de personas que se reúnen por su cuenta. Una buena combinación sería un evento de reunión en el que se conoce el enfoque y el marco temporal del evento, pero que permite a la gente interactuar fácilmente con los demás como si se tratara de un evento de networking abierto. Elegir eventos fáciles y cómodos es una buena idea, para no sentirse abrumado o distraído por otros factores.

7. Haz un seguimiento de las personas que despierten tu interés

Esta es, quizás, una de las partes más críticas de cualquier evento de networking. Hay muchos consejos y trucos para ayudarte a recordar los nombres de las personas, pero no importa lo bien que conozcas sus nombres si no haces nada con la pista. Siempre hay que hacer un seguimiento de cualquier persona que parezca estar interesada en tu negocio o en el lanzamiento de un producto. Para ello, envíales correos electrónicos, llámales por teléfono o invítales a otro evento de networking.

Además también vamos a revisar cómo sacar el máximo partido al evento de networking que finalmente escojas:

Mientras estés en el evento, tienes que aprovechar al máximo a los demás asistentes y hacer crecer tu negocio y tu marca. A continuación te explicamos cómo hacerlo sin esforzarte.

Ten un plan

El activo más valioso en cualquier evento de networking es el tiempo que pasas allí. Puede ser muy fácil ir a un evento y olvidar el objetivo final de asistir. Por eso es importante tener en cuenta lo que quieres de la reunión. Asegúrate de saber a quién buscas y qué interés común os une a ambos. También debes tener en cuenta el propósito del evento y si encaja con tus objetivos empresariales.

Dar siempre antes de recibir

La primera lección en cualquier evento de networking es dar siempre antes de recibir. ¿Por qué? Porque esto hará que los demás quieran ayudarte a cambio cuando descubran lo buena persona que eres. ¿Cómo dar? Si no conoces a nadie en el evento, simplemente preséntate a alguien, como un recepcionista, y ofréceles tu ayuda de cualquier manera posible.

La autenticidad siempre gana

Ser genuino es una de las mejores maneras de hacer amigos en los eventos de networking. Dicho esto, debes dar una imagen positiva y abierta de ti mismo. No tengas miedo de mostrar tu verdadero yo y dar detalles personales como aficiones e intereses. Recuerda que la gente quiere conocerte más personalmente, pero no se tomarán el tiempo de conocerte si no eres genuino delante de ellos.

Sé intrigante

Este es el secreto para impresionar a los demás en un evento de networking. Intenta ser un poco intrigante en lo que dices y haces. Por ejemplo, supongamos que conoces a alguien que asiste al mismo evento de networking con los mismos intereses. Puedes encontrar algo único sobre el evento y pedirle que comparta su opinión también. Hacer preguntas hace que la gente sienta que te interesa lo que tienen que decir. Cuando lo hagan, asegúrate de escuchar atentamente y prestarles toda tu atención. Siempre se puede aprender de los demás.

En conclusión, los eventos de networking pueden ser una gran manera de hacer crecer tu negocio, pero gran parte del resultado está determinado por la cantidad de gente que conozcas allí. Cuando planifiques el networking, recuerda todos estos consejos y saca el máximo partido a los eventos. Aunque puede ser fácil conectarse y quedarse con una persona en todo momento, el truco está en equilibrar el tiempo que se pasa con una persona. Sé valiente, no tengas miedo.

Orquidea participa activamente en varios eventos de networking a lo largo del año, en muchas ocasiones como proveedor tecnológico. Si te interesa saber sobre nuestras soluciones para este tipo de eventos, no lo dudes más y contáctanos.

Artículo original: https://www.markletic.com/blog/7-tips-for-choosing-the-right-networking-event-for-your-business/

Ya sea para dar nombre a los productos, diseñar nuevos programas informáticos o hacer publicidad, muchos sectores dependen de los grandes datos para tener éxito. Un ámbito en el que la analítica de datos puede tener un valor incalculable es el sector de los eventos. Ahora veremos cómo impulsar tu evento con el poder del Big Data y las analíticas.

Con la tecnología desempeñando un papel más importante que nunca, los planificadores de eventos tienen la oportunidad de reunir y utilizar datos para atender directamente a cada asistente. Los Big Data pueden utilizarse para determinar tendencias, planificar eventos centrados en los asistentes y ofrecer experiencias personalizadas.

¿Qué es el Big Data?

Cada día se recoge una enorme cantidad de datos. Aunque no siempre son útiles en su forma bruta, el análisis de los datos puede revelar patrones, tendencias y conocimientos valiosos.

Es especialmente vital para la organización de eventos, en los que una de las principales dificultades radica en comprender el comportamiento de los asistentes para poder organizar un único evento entre muchos grupos diferentes. Aunque los planificadores de eventos y los responsables de marketing pueden recopilar grandes cantidades de datos de sus asistentes y eventos, comprender esos datos puede ser difícil.

El análisis de los datos de los eventos puede utilizarse para proporcionar información que permita mejorar los eventos centrados en los asistentes, aumentar la participación y ofrecer mejores experiencias. Por ejemplo, si organizas una conferencia, saber dónde viven los asistentes puede ser útil para proporcionar información personalizada, como hoteles locales o la ruta más rápida para llegar.

Tanto si organizas eventos virtuales como presenciales, los datos pueden ser esenciales para sacar lo mejor de ellos. Es probable que ya tengas montones de datos por ahí, pero si estás empezando, identifica los puntos clave que te interesan.

Entonces, ¿cómo se puede aprovechar el big data para impulsar el éxito de los eventos? Echemos un vistazo.

Mejora de las promociones específicas

El mayor obstáculo para ti como organizador de eventos o comercializador es conseguir que la gente acuda a tus eventos. Anunciar al público adecuado y atraer a los asistentes es crucial para aumentar la asistencia y el compromiso.

Sin embargo, promocionar un evento puede resultar caro. Encontrar una solución rentable es imperativo para maximizar tu alcance y aumentar el retorno de la inversión en el evento.

Aquí es donde el análisis de datos puede ayudar a proporcionar información valiosa para mejorar tus promociones específicas. Por ejemplo, digamos que has encuestado a los asistentes sobre cómo se enteraron de tu evento, y la gran mayoría mencionó las redes sociales o el correo electrónico. Esto te muestra dónde está tu público.

En lugar de hacer un marketing intensivo en medios de comunicación o folletos, centrarse en las redes sociales y en las campañas de correo electrónico te permitirá dirigirte a tu público potencial con mayor eficacia. Los análisis de datos también pueden recopilar información sobre la ubicación de los asistentes, cuándo es probable que estén en las redes sociales y los tipos de contenido que utilizan.

Mediante el uso de Big Data, los responsables de marketing pueden identificar a qué responderá el público objetivo y personalizarlo para mejorar el compromiso y el marketing del evento. Esta información puede utilizarse a su vez para ofrecer mejores experiencias personalizadas en su evento.

Utilizar la analítica para obtener información

Ya hemos hablado de cómo se utiliza la analítica en una situación concreta. Pero también se puede obtener información general de los grandes datos.

Por ejemplo, los asistentes suelen quejarse de un ponente que no fue invitado, de un tema que no se trató o de una tecnología de presentación que no se utilizó. Con el Big Data, esta información puede identificarse y utilizarse para mejorar tu evento con antelación.

Utiliza los formularios de encuesta previos al evento y los datos de búsqueda en línea para recopilar información directamente de tus asistentes. Explora las redes sociales y los sitios de la comunidad para conocer las expectativas y los comentarios del evento. Los servicios de automatización, como Google Cloud 360, pueden ayudar a recopilar y analizar todos estos datos.

Cuanto más conozcas a tus asistentes, mejor será tu análisis y más fácil será crear eventos en torno a ellos, no sólo ahora sino también en el futuro. El análisis predictivo puede tomar los datos acumulados durante varios años y predecir las tendencias futuras. Observando los temas existentes, puedes determinar cuáles son susceptibles de aumentar su popularidad, lo que te dará una ventaja sobre tus competidores a la hora de planificar tu próximo evento.

El análisis de datos es tan bueno como los datos que se recogen. Piensa siempre detenidamente en tus objetivos y metas cuando elijas los conjuntos de datos que vas a registrar.

Personalización de las experiencias

La personalización muestra una tendencia al alza. Tanto si hablamos de eventos como de recomendaciones de películas, ofrecer a tu público objetivo experiencias personalizadas es más importante que nunca.

Utilizando los datos recogidos de tus asistentes en las encuestas previas al evento, puedes planificar experiencias únicas y mantenerlos satisfechos. Hay varias tecnologías que puedes utilizar en tus eventos para conseguirlo, como RFID, VR, iBeacon y geolocalización.

Algunas de ellas pueden utilizarse con un smartphone. Otras, como la RFID, pueden integrarse en cordones, insignias o pulseras. Por ejemplo, los cordones mejorados con RFID podrían utilizarse para dar acceso a zonas VIP, y los Beacons podrían utilizarse para proporcionar información relevante a usuarios seleccionados.

Otras ideas pueden ser proporcionar guías o notificaciones personalizadas del evento para cada asistente en función de sus intereses.

Hay un número ilimitado de posibilidades para proporcionar la personalización del evento a tus invitados. Aunque no quieras abrumarlos con todas las opciones posibles para personalizar sus experiencias, asegúrate de tener algo para todos.

Crowdshaping

Hasta ahora hemos visto cómo la recopilación y el análisis de datos antes de un evento pueden conducir a una mejor experiencia para los asistentes. Pero ¿y durante el evento?

La recopilación de datos en tiempo real y la respuesta a los mismos pueden servir para gestionar eficazmente las multitudes. Conocido como crowdshaping, utiliza la tecnología para asegurarse sutilmente de que los asistentes se diviertan sin constantes intrusiones.

Al entender cuándo los asistentes están comprometidos, desinteresados o presionados por el tiempo, puedes hacer cambios en el programa del evento y crear nuevas llamadas a la acción. Por ejemplo, imagina que tienes varias firmas de libros en su evento. Justo antes de que el orador principal esté a punto de subir al escenario, te das cuenta de que la mayoría de los asistentes siguen esperando en la cola para que les firmen su libro. Los asistentes tienen que decidir qué es más importante para ellos, si el orador o el libro firmado. Para satisfacer las demandas de tus invitados, puedes ampliar el tiempo disponible para la firma de libros y enviar una notificación a todos los asistentes. Ahora tienen tiempo tanto para escuchar al orador como para que les firme su libro.

Este es un ejemplo de participación pasiva en el que se recogen y analizan los datos de geolocalización para manipular el flujo de público. Otro método es la participación activa, en la que los asistentes pueden responder a encuestas en la sala o dar su opinión para realizar cambios en tiempo real.

Por ejemplo, si no hay indicaciones claras para llegar al escenario principal, un asistente puede señalar el problema en un formulario de comentarios en línea o a un voluntario del evento. El problema puede rectificarse rápidamente para los demás asistentes durante el día con una mejor señalización.

Geolocalización

La geolocalización puede utilizarse para individuos o multitudes. La tecnología, como los distintivos de localización o los datos del evento procedentes de las aplicaciones, puede identificar la densidad de las multitudes y los lugares en los que los asistentes prefieren pasar su tiempo.

Esto da a los planificadores de eventos un mayor control sobre la afluencia de público. Con el tiempo, los eventos pueden diseñarse en función del comportamiento del público para mejorar la experiencia de los asistentes. Por ejemplo, el análisis de los datos puede mostrar que la mayoría de la gente almuerza en zonas abiertas y al aire libre o que evita las cabinas en zonas estrechas.

Para futuros eventos, aumentar las zonas abiertas para comer y colocar los puestos en zonas menos estrechas resolverá los problemas de afluencia de público y garantizará un mayor éxito de su evento.

Las decisiones de planificación de eventos se basan en el conocimiento de los asistentes. Observar lo que hacen en el transcurso del evento y dónde se sitúan las multitudes a lo largo del día (utilizando mapas de calor) ayudará a la planificación en tiempo real y en el futuro.

Realizar ajustes en tus eventos basándose en el comportamiento de tus asistentes es crucial para garantizar la satisfacción de los mismos.

¿Qué datos puedo recoger de mis eventos?

Ahora que ya sabes cómo se pueden utilizar los datos para impulsar tus eventos, es posible que te preguntes qué tipo de datos deberías recopilar. Veamos algunos puntos de los datos de los eventos en los que debes centrarse para impulsar sus futuros eventos:

  • Información básica sobre los asistentes: Recopila información sobre los datos demográficos de los asistentes (edad, empleo, ubicación, etc.) y el número de asistentes nuevos o que regresan. Conoce a tu público para mejorar tu planificación.
  • Inscripción y asistencia: ¿Se han inscrito personas pero no han asistido? ¿Los cambios de precios han disuadido a los asistentes? Utiliza las estadísticas de inscripción y registro y haz un seguimiento de los ausentes para ver cómo mejorar la asistencia en el futuro.
  • Participación en el evento: El compromiso refleja la experiencia de los asistentes. Vigila las redes sociales, las visitas a la página del evento y el tiempo que los asistentes pasan en tu evento. Utiliza encuestas y pregunta a los ponentes o a los expositores cómo se compara tu evento con otros.

Mantenga la información a salvo

Con las nuevas filtraciones de datos que se producen cada pocos meses, la privacidad es una preocupación importante que puede afectar negativamente a cualquier negocio o evento.

Recopilar datos sobre tus asistentes también significa mantener esos datos a salvo. No hacerlo puede ser catastrófico para el éxito que esperas conseguir. Es importante que mantengas los datos privados y seguros mientras los tenga. He aquí cómo hacerlo:

  • Garantizar la seguridad de los TLD.
  • Utiliza sistemas de registro seguros.
  • Sé completamente transparente en cuanto a los datos que recopilas.
  • Mantén toda la tecnología actualizada.
  • Asegúrate de que los puntos de acceso WiFi y las conexiones a Internet son seguros.
  • Ofrece un formulario de exclusión para quienes no quieran que se recojan sus datos.
  • Trata los datos de tus asistentes como tratarías los tuyos, con respeto y cuidado.

Ilumina tus eventos con datos

Los datos son omnipresentes. En el tiempo que te ha llevado leer esto, se han producido, recopilado y analizado toneladas de datos. Los datos de los eventos son un recurso valioso que resulta esencial para realizar ajustes en tus eventos en tiempo real y para construir y mejorar tu éxito.

Diseñar experiencias más seguras, fáciles de navegar y personalizadas depende de conocer las necesidades y expectativas de tu público, tanto de forma activa como pasiva. Mediante el uso de tecnología, como la RFID o la geolocalización, puedes adaptar los horarios, controlar el flujo de personas y adaptar el contenido a tus asistentes. Tanto si empiezas a pequeña escala como si vas a lo grande, la recopilación de datos de eventos pasados y presentes es crucial para tu éxito a largo plazo.

Los diferentes servicios que ofrecemos en Orquidea Technology Group cuentan con unas analíticas muy completas de las que podrás extraer información muy relevante, además nuestro equipo siempre puede asesorarte con cualquier duda sobre la recopilación de estos datos. Contacta con nosotros para seguir informándote de cómo sacar el máximo provecho a tus eventos.

Artículo Original: https://get.swoogo.com/unconventional/event-data-explained

Vamos a decir algo obvio: tus clientes son el factor más importante para el éxito a largo plazo de tu negocio. Entonces, ¿por qué la mayoría de las veces ponemos más énfasis en generar y convertir nuevos clientes potenciales en compradores, en lugar de centrarnos en retener a nuestros clientes actuales? En este artículo veremos 5 formas de fidelizar clientes con tus eventos.

Según un estudio de Bain & Company, un aumento de tan sólo un 5% en la retención de clientes puede aumentar los beneficios entre un 25% y un 95%. En pocas palabras, la retención de clientes es la llave al éxito final de tu negocio. Entonces, ¿cómo hacer que tus clientes vuelvan a por más? Hay que mantenerlos comprometidos mucho después de que se hayan cerrado los tratos y se hayan firmado los contratos. Y todo esto comienza con los eventos.

Una de las mejores formas de impulsar la retención de clientes y reforzar la fidelidad a la marca es organizando eventos. Un hallazgo reciente de Marketo informa de que «los eventos pueden ofrecer altos niveles de compromiso con los clientes, lo que ayuda a retener y hacer crecer su base de clientes y permite a los vendedores obtener un mayor ROI». El mismo estudio mostró que «el 95% de los profesionales de negocios dicen que las reuniones cara a cara son esenciales para nutrir y retener las relaciones comerciales a largo plazo.»

Aquí hay están los trucos para impulsar esta fidelización de clientes a través de eventos y mantener la lealtad a la marca:

1. Ofrece oportunidades para establecer contactos

Ya sea en el bar del hotel o virtualmente desde el sofá del salón, no hay nada que les guste más a los profesionales que establecer conexiones. ¿Va a ser virtual? Organiza salas virtuales de networking 1:1, que permitan a tus clientes conectarse con profesionales afines, patrocinadores y ponentes. ¿Organizas un gran evento en persona? Envía una encuesta previa al evento y crea grupos íntimos para que los clientes con misiones, estrategias y habilidades complementarias se conecten. Ayudarles en sus esfuerzos de creación de redes también pondrá de relieve tu compromiso de acompañar a sus clientes en su viaje hacia el éxito y hará que se preinscriban en su próximo evento.

2. Ofrece experiencias e incentivos únicos

Nada impulsa más la fidelidad de los clientes que hacer que se sientan especiales. Ofrece a tus clientes una experiencia única o un incentivo que no puedan recibir como asistentes habituales. Ya sea en forma de una bolsa de regalo en la habitación, un viaje exclusivo o una oportunidad de hacer contactos VIP… crea experiencias personalizadas para tus clientes para demostrar lo mucho que los valora. No vamos a llamarlo soborno… pero al ofrecer estos incentivos a sus clientes, es probable que asocien su marca con experiencias memorables positivas, aumentando así la probabilidad de que renueven año tras año.

3. Analiza cómo mejorar tu producto o servicio

Los eventos son una plataforma increíblemente valiosa para entender mejor las necesidades de tus clientes y trabajar para mejorar tu oferta. Hazles saber que te preocupas por ellos. Llévalos contigo e inclúyelos en las conversaciones importantes sobre su experiencia al usar su producto o servicio. Trabaja para entender sus retos: dónde tu producto o servicio se queda corto y dónde estás ganando. Los comentarios de aquellos que interactúan directamente con tu producto o servicio en el día a día proporcionarán una visión constructiva inestimable sobre cómo mejorar para los futuros clientes.

4. Acceso exclusivo a nuevas ofertas

Nunca subestimes el poder de la exclusividad. De hecho, la exclusividad es una de las herramientas de marketing más poderosas que puedes tener. Es decir, ¿quién quiere sentarse en la sección general cuando puede estar en la sección VIP? Organiza un evento exclusivo para tus clientes en torno al lanzamiento de un nuevo producto u oferta. Esto demuestra tu voluntad de invertir en tus clientes y también muestra que valoras realmente su lealtad a tu marca. Además, esto te ayuda a crear un grupo de defensores leales de tu marca, también conocidos como vallas publicitarias gratuitas. ¿Alguien estaría en contra que los clientes le recomienden?

5. Mantener a los clientes comprometidos a través del contenido

Este punto puede parecer obvio, pero es una de las formas más importantes de retener a los clientes a través de los eventos. Atrae a los clientes con contenido valioso durante cada paso del ciclo de vida del evento, desde las comunicaciones previas al evento hasta las encuestas posteriores. Crea contenidos infalibles y atractivos que impulsen las conversaciones y proporcionen un valor añadido continuo a los clientes.

Recapitulemos, te dejamos con los consejos prácticos para que los emplees en la planificación de tu próximo evento para clientes:

  • Ayudar a los clientes en sus esfuerzos de creación de redes pondrá de relieve tu compromiso de acompañar a tus clientes en su viaje hacia el éxito.
  • Ofrece a tus clientes experiencias únicas o incentivos que no puedan recibir como asistentes habituales para demostrar lo mucho que los valoras como clientes.
  • Utiliza sus eventos como una oportunidad para comprender mejor las necesidades de tus clientes y trabajar para mejorar tu oferta.
  • Nunca subestimes el poder de la exclusividad.
  • Atrae a los clientes con contenido valioso durante cada paso del ciclo de vida del evento.

Si necesitas un partner tecnológico para abordar cualquiera de los puntos mencionados, y ofrecer una experiencia de fidelización para tus clientes, contacta con nosotros.

Artículo original: https://get.swoogo.com/unconventional/drive-customer-retention-through-events

Establecer un presupuesto para un evento es un paso crucial durante la fase de planificación, justo después de fijar sus metas y objetivos. Un presupuesto es una previsión detallada de lo que ocurrirá financieramente en su evento. Ayuda a controlar los gastos y los ingresos, y mide el éxito de la reunión o del evento, en este artículo te contamos todo lo que necesitas saber del presupuesto de un evento.

Nunca se insistirá lo suficiente en la importancia de un presupuesto para un evento. Aunque la creación y gestión de un presupuesto bien planificado lleva tiempo, puede significar la diferencia entre el éxito y el fracaso.

Según un informe de Meeting Professionals International (MPI) y la empresa audiovisual PSAV, cuando se preguntó a los planificadores de eventos sobre la capacidad general de su organización para elaborar presupuestos, esto es lo que dijeron:

  • El 6% declaró que «tiene suerte de tener un proceso”
  • El 30% dijo que los procesos existen sólo por proyecto.
  • El 33% mencionó que existen normas y procesos para la organización.
  • El 28% contestó que su organización gestiona los recursos y procesos por ellos.

¿Cuál es el punto de partida de un presupuesto para eventos?

A la hora de elaborar el presupuesto de tu evento, lo mejor es determinar qué significa el éxito financiero para tu evento y cómo quieres medirlo. Para ello, debes enumerar todos los posibles gastos e ingresos que probablemente se producirán en tu evento. Ten siempre presente el flujo de caja. Una vez que hayas elaborado tu presupuesto, tendrás que hacer un seguimiento y revisarlo periódicamente para asegurarte de que se mantiene dentro de los recursos asignados.

Determina qué significa para ti el éxito financiero y cómo se relaciona con el presupuesto de tu evento

Uno de los primeros pasos de todo planificador de eventos es preparar un presupuesto para el evento y predecir con la mayor exactitud posible si el evento generará beneficios, pérdidas o un punto de equilibrio. Sin embargo, determinar lo que significa el éxito financiero para tu evento depende del tipo de evento y de los objetivos. Por ejemplo, una cumbre de liderazgo suele ser deficitaria, los eventos de asociaciones suelen ser eventos que alcanzan el punto de equilibrio, y las ferias comerciales suelen ser la mejor oportunidad para obtener beneficios.

Antes de seguir planificando tu presupuesto, debes conocer las necesidades de tu organización. El presupuesto de tu evento es en realidad una previsión, o proyección, de todos los gastos e ingresos que se producirán en tu evento. No podrás prever todos los gastos e ingresos desde el principio, y algunos de ellos podrían incluso cambiar con el tiempo. No obstante, es necesario planificar el presupuesto teniendo en cuenta los gastos e ingresos más comunes.

Presupuesto del evento: Pasos rápidos para planificar el suyo

A la hora de elaborar el presupuesto del evento, es primordial identificar qué partidas representan gastos y cuáles son fuentes de ingresos que pueden cubrir los costes. Además, hay que distinguir entre costes fijos y variables para poder prever eficazmente el presupuesto de tu próximo evento.

Uno de los principales retos para los planificadores es asegurarse de que gestiona cuidadosamente los gastos e ingresos para alcanzar los objetivos financieros que ha establecido su organización, así como medir con precisión el éxito de su evento. Los gastos e ingresos que debes contabilizar variarán en función de si organizas eventos presenciales, virtuales o híbridos.

Costes fijos y variables

También es crucial diferenciar entre gastos o costes fijos y variables. Los costes fijos son los que no cambian en función del número de asistentes. Estos costes se calculan como una cantidad total. Los costes variables son los que cambian en función del número de asistentes. Estos costes se calculan por persona.

Gastos de los eventos presenciales

Según una encuesta de la Asociación Profesional de Gestión de Convenciones (PCMA), el 36% de todos los gastos de los eventos presenciales corresponden únicamente a la comida y las bebidas (F&B). El siguiente gráfico muestra una visión general de los gastos más comunes en reuniones y eventos. Ten en cuenta que la tecnología para eventos puede incorporarse a todos estos gastos comunes. Por ejemplo, una aplicación tecnológica para eventos puede ayudar con el marketing y la promoción permitiendo a los planificadores de eventos enviar notificaciones sobre los oradores principales y el registro.

Tu evento se centra en la experiencia de los asistentes, por lo que debes asegurarte de que el gasto que realizas añade valor a tu público objetivo. A los asistentes no les importa si pagas 140€ por un galón de café o 25€ por persona por un desayuno continental. Sin embargo, sí que les importa que la experiencia sea buena, y la comida y la bebida son un componente importante de la satisfacción de los asistentes. La PCMA sugiere gastar el 55% de su presupuesto en comida y bebida, audiovisuales y oradores/entretenimiento en total, porque estos elementos tienen un impacto directo en la experiencia general de los asistentes.

Gastos de los eventos virtuales

Para un evento virtual totalmente personalizado y con marca, hay tres gastos comunes que los planificadores deben considerar en su presupuesto:

  • La plataforma de eventos virtuales en la que se celebrará el evento
  • El diseño del espacio de tu evento virtual
  • El servicio de streaming

Los costes atribuidos a cada una de estas partidas variarán en función de la envergadura del evento que esté organizando. En muchos casos, existen opciones de diseño para la plataforma, o puede que quiera que el espacio de tu evento se diseñe a medida para encarnar la esencia de tu marca. Los servicios de streaming también varían mucho. Puedes utilizar ZOOM para autoproducir a bajo coste, o algunas plataformas de eventos virtuales (como las que ofrecemos en Orquidea Tech) tienen herramientas de transmisión en directo integradas que te permitirán crear transmisiones en directo desde la plataforma. Esta suele ser una opción de precio medio. Alternativamente, para los presupuestos más altos, es posible que prefieras contratar un equipo de producción profesional de servicio completo, o una empresa externa de audiovisuales.

Hay una serie de costes fijos para los eventos virtuales que deben tenerse en cuenta al calcular el flujo de caja. Los costes fijos de los eventos virtuales suelen incluir:

  • El espacio de tu evento virtual
  • Diseño del espacio del evento virtual
  • Registro del evento / venta de entradas
  • Coste del servicio de streaming
  • Coste del productor (si es necesario)
  • Costes de producción profesional de vídeo y transmisión en directo (si prefieres no intervenir)
  • También tendrá algunos costes variables, como los honorarios de los ponentes y los artículos de compromiso.

Gastos de los eventos híbridos

Como es lógico, los presupuestos de los eventos híbridos son una mezcla de las partidas que suelen encontrarse en los presupuestos de los eventos presenciales y virtuales. Sin embargo, hay algunos costes técnicos adicionales que deben presupuestarse para crear una experiencia compartida entre el público presencial y el virtual.

Los planificadores de eventos híbridos deben presupuestar dos costes audiovisuales. Uno para el equipo audiovisual in situ y otro para el equipo audiovisual remoto. En el lugar, es preferible tener dos cámaras con un operador para cada una, un operador de imagen y un conmutador de vídeo. Para el equipo audiovisual remoto, necesitarás:

  • Una conexión a Internet sólida, con cable y dedicada, con una velocidad mínima de 100 mb de descarga y 30 mb de subida
  • Hardware/software de streaming y codificación como OBS (gratuito) o vMix (de pago) para capturar las cámaras, las presentaciones y el audio de los presentadores
  • Disponer de dos equipos audiovisuales separados con el equipo necesario te permite crear la mejor experiencia posible para tu público. Esto es especialmente importante si quieres mantener un alto nivel de compromiso con tus asistentes virtuales.

Fuentes de ingresos

Para cubrir los gastos, se pueden aprovechar diferentes vías de ingresos. Por ejemplo, los ingresos publicitarios, las concesiones, las tasas de alquiler de stands de exposición, las tasas de gestión, la inscripción y las tasas de patrocinio se considerarían fuentes de ingresos. Esta no es en absoluto una lista completa, especialmente en lo que respecta a los ingresos por patrocinio.

A pesar de las múltiples soluciones tecnológicas existentes en el mercado, la mayoría de los planificadores de reuniones y eventos utilizan Excel o Google Sheets para su proceso de planificación presupuestaria. Cada uno de los gastos e ingresos mencionados anteriormente sería una partida en su presupuesto. Agrupa tus gastos e ingresos de forma que tengan sentido para tu evento específico. Por ejemplo, «sitio», «decoraciones», «publicidad», «regalo corporativo», etc., podrían ser categorías potenciales. Si organizas un evento híbrido, te puede resultar útil crear categorías amplias, como «presencial» y «virtual», y luego subcategorizarlas.

Recomendamos asignar títulos o categorías específicas para simplificar el seguimiento y los informes. También deberías tener dos columnas para las cifras estimadas y las reales. La forma más práctica de prever los gastos e ingresos es mirar los años anteriores y utilizar una media de esas cifras como punto de partida. Sin embargo, si nunca ha organizado un evento híbrido, puede ser útil pedir presupuestos a los proveedores para los costes técnicos adicionales y preguntar a otros planificadores por la proximidad de las previsiones a los datos reales. Es importante entender todas las cifras de tu presupuesto y ser capaz de explicar de dónde proceden. Guarda siempre todas las facturas y recibos para respaldar el presupuesto de tu evento.

Otra partida fundamental del presupuesto debe ser un fondo para imprevistos; siempre es mejor planificar los gastos adicionales imprevistos para estar preparado para lo inesperado durante el evento. Esto es especialmente relevante hoy en día, ya que muchos países están revisando con frecuencia sus restricciones a las reuniones en persona. Disponer de un fondo para imprevistos puede ser una salvación en caso de que el país anfitrión exija medidas adicionales de salud y seguridad antes del evento. Piensa en qué otras cosas podrían provocar costes adicionales y elabora un plan para hacerles frente.

No tiene sentido seguir planificando tu evento si no dispones de un presupuesto adecuado. Es fundamental saber si tu reunión o evento es financieramente viable. Una vez determinado el presupuesto, podrás considerar el lugar de celebración virtual y/o físico, las promociones, el equipo, el personal y cualquier otro elemento relacionado con tu reunión o evento.

Calcule el flujo de caja de su reunión o evento

A menudo se pasan por alto dos elementos clave a la hora de prever los gastos e ingresos de una reunión o evento: el flujo de caja y el efectivo inicial. Especialmente en el caso de los eventos, lo más probable es que los gastos se produzcan antes de que se generen los primeros ingresos. Al reservar un local físico o virtual, a menudo hay que hacer un depósito, un gasto que probablemente se producirá antes de vender la primera entrada. En resumen, tienes que poder pagar tus facturas mientras esperas los pagos.

Para calcular tu flujo de caja, suma todos tus ingresos y resta las cuentas por cobrar no cobradas (el dinero que se le debe por servicios/trabajos realizados). Este es tu efectivo en mano antes de los gastos. Si a continuación restas a esa cifra todas las cuentas por pagar (el dinero que debe por los servicios/trabajos realizados), tendrás tu efectivo disponible. Si la cifra es positiva, tiene un flujo de caja positivo.

Cálculo del flujo de caja

Todos los ingresos – Cuentas por cobrar no cobradas = Efectivo disponible antes de los gastos

Efectivo en mano antes de gastos – Cuentas por pagar = Efectivo en mano

La tesorería inicial es la cantidad de dinero de la que se dispone al comienzo de un período determinado. A continuación se muestra un ejemplo simplificado de flujo de caja.

Revisa y controla el presupuesto de su evento

La fase de planificación del presupuesto del evento es sólo el punto de partida. Como se ha mencionado anteriormente, no se pueden prever todos los gastos y lo más probable es que tu presupuesto cambie durante el proceso de planificación del evento. Por ello, es fundamental revisar y controlar el presupuesto. Si es posible, un buen punto de partida es concertar una reunión con el responsable de contabilidad o finanzas de tu empresa para revisar el formato de su presupuesto. Dependiendo del tamaño de la empresa, es posible que quieras reunirte con el propietario. De este modo, podrás asegurarte de que estás en buena forma antes de continuar con el proceso de planificación del evento. Como las exigencias de tu reunión o evento pueden cambiar, también es buena idea confirmar de antemano quién tendría autoridad para gastar más allá del presupuesto aprobado. Sin embargo, el fondo para imprevistos mencionado anteriormente resultará muy útil cuando haya que hacer frente a gastos imprevistos.

Es importante hacer un seguimiento del presupuesto a lo largo de todo el evento, incluidas las fases de planificación. Hay una serie de soluciones tecnológicas útiles en el mercado que le ayudarán en esta búsqueda, como Expensify.

Una de las muchas maneras en que la tecnología puede ayudarte a alcanzar tus objetivos financieros es a través de la velocidad y precisión en tiempo real que te permite comunicarte y colaborar con tu equipo. Transferir todos tus sistemas financieros a un sistema basado en la nube te permitirá, literalmente, gestionar tus operaciones financieras en cualquier momento y lugar.

Hay una gama de productos y servicios disponibles para apoyar tus necesidades de gestión financiera actuales y futuras, como CendynArcaneo, FreshBooks, Certify o Money Owl. Antes de tomar una decisión sobre un producto concreto, asegúrate de haber hablado con todas las partes interesadas de tu organización. Pregúntate si la solución tecnológica puede implementarse fácilmente o si es necesaria la formación. Además, debes contar con procesos que te ayuden a evaluar el rendimiento pasado y a prever el rendimiento financiero futuro.

Analiza el rendimiento financiero de tu reunión o evento

Una vez finalizada la reunión o el evento, hay que cerrar el círculo y sumar todos los gastos e ingresos. Esto no sólo es importante para mostrar a las partes interesadas, sino también para aprender de tus experiencias y mejorar tu próximo evento mediante el análisis de su rendimiento financiero.

En primer lugar, vuelve a las medidas de éxito y los puntos de referencia que estableciste antes de tu evento para determinar si tuvo éxito. En la última década, la aparición de nuevas tecnologías ha permitido a los planificadores medir el rendimiento global de un evento de múltiples maneras. Gracias a los datos cualitativos y cuantitativos del evento, se puede cuantificar mejor el rendimiento del mismo y mostrar su impacto.

El retorno de la inversión (ROI) es una medida de rendimiento utilizada para evaluar el éxito de tu evento. Es un porcentaje que muestra el rendimiento de tu reunión o evento en relación con los costes que se produjeron. También es posible que desees comparar diferentes estrategias presupuestarias en función de tu ROI. Por ejemplo, ¿obtienes un mayor ROI del dinero que invierte en el marketing de salida, o de nutrir su base de asistentes existente?

Además, existen opciones adicionales para medir los impactos comerciales no monetarios que te ayudarán a calcular el ROI de su evento, por ejemplo:

  • Social Listening
  • Encuestas de eventos
  • Información y participación en la aplicación del evento
  • Reconocimiento de patrocinadores

En Orquidea, ofrecemos tecnologías que incorporan analíticas avanzadas que permiten calcular el ROI de un evento. Con Eventmobi, por ejemplo (una de nuestras plataformas de eventos); puedes hacer un seguimiento de:

  • Asistencia por sesión/sala por persona.
  • Tráfico a secciones específicas de la plataforma (particular y general)
  • Tiempo de visualización del contenido (incluyendo visualizaciones de vídeos patrocinados y no patrocinados, clics en banners, etc.)

Estos puntos pueden suponer un diferencial para los patrocinadores, que mostrarán interés en los datos recogidos por la plataforma para calcular su ROI.

Resumen

La capacidad de evaluar y analizar tu rendimiento financiero global es compleja, pero al mismo tiempo está llena de oportunidades para promover la mejora continua a través de un cuidadoso escrutinio de sus esfuerzos pasados. Prioriza las áreas de medición más importantes y asigna un indicador clave de rendimiento (KPI) para cada una de estas áreas cruciales. Tus KPI deben elegirse en función de la relevancia del área de medición, así como de la capacidad de seguir y medir con precisión ese indicador. A partir de ahí, puedes medir tu rendimiento año tras año y también establecer un objetivo para una medición global de tu rendimiento financiero.

Las herramientas de presupuestación de eventos son sólo un aspecto de cómo los planificadores de hoy en día aprovechan la tecnología de los eventos.

En Orquidea ofrecemos soluciones tecnológicas que se adaptan y optimizan el presupuesto para un evento, sin olvidar el objetivo principal: el éxito. Contacta con nosotros.

Artículo original: https://www.eventmobi.com/blog/event-budget-basics/

Tu software de gestión de eventos debería ser tu mejor amigo. Cuando pasas mucho tiempo con un producto, querrás tener a tu lado algo en lo que puedas confiar. Por el contrario, elegir al socio de gestión de eventos equivocado puede convertir la celebración de tu evento en tu peor pesadilla. Por eso te daremos las 12 preguntas para comprar un software de gestión de eventos, y acertar.

Cuando se trata de elegir tu software de gestión de eventos, puede ser difícil saber exactamente qué buscar – especialmente si te encuentras entre el 10% de los organizadores que no han utilizado software de eventos. Incluso si ya utilizas una herramienta de software para eventos que te gusta, es posible que no te des cuenta de dónde podría estar fallando tu producto actual, y qué buscar en el próximo. Hemos analizado los comentarios de los clientes en sitios de reseñas de software para entender mejor lo que la mayoría de los proveedores de software de gestión de eventos echan en falta, o lo que no les gusta a los usuarios en general.

Estas preguntas pueden ayudarte a evitar decisiones precipitadas y a seleccionar un socio de gestión de eventos que tenga más sentido para tu evento y para tu forma de trabajar y la de tu equipo.

1. ¿Qué informes puedo obtener del sistema?

Muchos planificadores se molestan cuando el sistema de su proveedor no puede extraer el tipo específico de informe que necesitan.

La creación de informes debe ser fácil, y debes ser capaz de extraer y mostrar los datos exactos que necesitas de tus informes. No es necesario ver las tallas de los zapatos de tus asistentes si lo que realmente quieres ver es la hora de llegada de todos y la selección de sesiones.

Consejo: Haz una lista de los tipos de datos que son importantes para ti y pregunta a tu proveedor si su producto puede incluirlos fácilmente en sus informes.

2. ¿Ofrece la lógica «Si esto, entonces aquello» en sus formularios de registro?

Llenar tus formularios de registro con preguntas irrelevantes nunca es el camino a seguir. Si tu objetivo es crear una experiencia de registro sin problemas desde el principio hasta el final, necesitas una herramienta que permita los campos condicionales.

Los campos condicionales, o la lógica «si esto, entonces aquello», te permiten cambiar la visibilidad de las preguntas en función del tipo de inscrito (piensa en experiencias de inscripción adaptadas para miembros/no miembros o VIP/staff).

Pregunta a tu posible proveedor de software para eventos qué grado de detalle puede tener con esas preguntas condicionales en su formulario.

Algunos proveedores sólo te permiten ir a un nivel de profundidad, lo que no es muy útil si tienes requisitos de registro más complejos.

3. ¿Tiene plantillas que pueda utilizar para poner en marcha el proceso de creación de eventos?

Unas plantillas atractivas que agilicen todo el flujo de trabajo son cruciales. Te ahorran tiempo y hacen que tu evento tenga un aspecto impresionante.

Para empezar, necesitas una variedad de plantillas disponibles en el sistema que puedas ajustar simplemente para alinear tu marca. El tiempo es dinero y tener una selección de plantillas para elegir no sólo acelerará la construcción de tu sitio web del evento, sino que también disminuirá el tiempo que se necesita hasta que puedas abrir las puertas y conseguir que la gente se registre.

Dicho esto, es posible que también quieras poder crear tu propio aspecto y personalizar tus plantillas. Si no trabajas con un desarrollador interno, siempre puedes preguntar si tu socio de software tiene un equipo de servicios profesionales que te ayude a personalizar sus sitios. En el caso de Orquidea Technology Group, podemos ofrecerte un desarrollo personalizado del software que elijas.

4. ¿Se puede personalizar el aspecto del formulario de inscripción o sólo el sitio web del evento?

Necesitas tener un control total sobre las cosas que son importantes para tus clientes. Tu evento es único, tu público es único y, lo más importante, la marca es única. Para ofrecer a tus asistentes una experiencia de marca totalmente personalizada, debes preguntarte:

¿Tendré control sobre la redacción de cada paso de la inscripción?

¿Puedo cambiar el aspecto general del formulario?

¿Puedo editar la configuración de la respuesta móvil?

¿Las preguntas de los asistentes aparecen en una o varias líneas?

¿Puedo llamar a mi agenda «programa» en su lugar?

¿Qué aspecto tendrá cada campo y puedo cambiarlo?

Puede que haya otras preguntas que tengas que hacer, pero los pequeños detalles marcan la diferencia aquí. Piensa en todo el proceso de registro, desde el principio hasta el final, y en los aspectos en los que quieres asegurarte de que tu marca aparece.

5. ¿Podré clonar fácilmente mis eventos?

Históricamente, los proveedores de software para eventos hicieron crecer sus productos mediante la adquisición de otras empresas. Aunque esto les permitió ofrecer más funcionalidad, no necesariamente les permitió la capacidad de ofrecer una funcionalidad sin fisuras. Las piezas no pueden integrarse de forma perfecta, y eso significa que los elementos no pueden clonarse exactamente sin un gran esfuerzo por su parte para hacerlo.

¿Qué significa esto?

Mucha pérdida de tiempo. No hay gloria en copiar y pegar manualmente cada elemento para recrear la funcionalidad y el aspecto de tus eventos, especialmente para los planificadores que organizan eventos similares con regularidad.

6. ¿Puede mostrarme el formato de los campos de número, teléfono y país en el registro?

Recoger datos es una cosa, pero recoger datos consistentes es otro obstáculo. Si tienes un campo de texto libre para la selección de un país, por ejemplo, puedes estar gastando tu tiempo en agrupar manualmente a los asistentes que viven en «Estados Unidos”.

Pregúntate cómo son de configurables los distintos tipos de campos de tu formulario de inscripción. ¿Permite el campo de país seleccionar de una lista predeterminada? ¿Incluye el campo del teléfono los códigos de área? ¿Se extrae la dirección del lugar de celebración directamente de Google Maps?

Los formularios inteligentes facilitarán la introducción de datos por parte de los inscritos, que serán realmente útiles y fácilmente clasificables para ti.

7. ¿Es el back-end de administración adaptable a los móviles y totalmente responsive?

No tener un sitio web totalmente responsive es básicamente como no tener un sitio web en absoluto.  Pero, ¿qué pasa con las cosas que están trabajando detrás de las escenas? ¿El back-end del administrador en sí?

Como profesional de los eventos, probablemente pases mucho tiempo fuera de la oficina.

Imagínate esto: son las 21.35 de un domingo. La noche anterior a tu conferencia anual más importante. Te encuentras agotado y cansado en su habitación de hotel. Tu ordenador está en tu oficina de campo y sólo tienes tu iPad a mano. Hay un cambio de última hora en la agenda del evento. ¿Qué haces?

Solución: En un mundo ideal, deberías poder conectarte fácilmente desde tu iPad y hacer las modificaciones necesarias, sin tener que volver a tu oficina y sacar tu ordenador sólo para hacer un simple cambio de una línea.

Esto resulta muy útil en muchísimos casos, como cuando necesitas editar algo mientras estás en el tren o esperando en la cola para tomar tu café sin espuma. Una vez que has experimentado este tipo de funcionalidad, no hay vuelta atrás.

8. ¿Permite a los clientes realizar cambios en el sitio web del evento a través de un código personalizado?

Siempre hay alguien en tu organización que quiere añadir ese toque especial a la página de tu evento. Tal vez tu gurú de marketing digital quiere añadir algunos ajustes para mejorar su SEO (Search Engine Optimization) o incrustar un widget de Javascript personalizado.

Poder usar tu propio código personalizado puede ser una bendición (tu equipo de IT te lo agradecerá más tarde).

9. ¿En qué sectores y verticales están especializados?

No todo el software de gestión de eventos es igual, ¿verdad?

Algunos proveedores de software para eventos se centran únicamente en las exposiciones, otros se enorgullecen de trabajar sólo con conferencias B2B, otros con eventos de consumo. Luego, por supuesto, hay algunos de los más grandes que piensan que pueden hacerlo todo.

Los editores que organizan eventos emblemáticos y que utilizan un software de eventos que puede adoptar su aspecto y su estilo tienen requisitos diferentes a los de las agencias de eventos cuyo objetivo final es complacer a sus clientes.

Si tu proveedor tiene experiencia trabajando con clientes de sectores similares al tuyo, lo más probable es que el software se adapte bien.

10. ¿En qué medida se relaciona con otras tecnologías para eventos, como la búsqueda de espacios, la captación de público o las tecnologías in situ?

El desarrollo de las API (interfaces de programación de aplicaciones) ha facilitado mucho el intercambio de datos entre una amplia gama de productos de software empresarial.  No es raro que los planificadores de reuniones integren diferentes productos de software para que funcionen juntos como si fueran una sola plataforma, es decir, que no pongan todos los huevos en la misma cesta.

El software «Best-in-craft» se centra en la filosofía de que ningún producto puede hacerlo todo y que los planificadores y comercializadores se merecen el mejor producto posible para cada etapa del ciclo de vida del evento.

Sin embargo, muchos planificadores se quejan de que les han vendido mal la facilidad de integración o de que están gastando demasiado tiempo (y dinero) en la integración con soluciones como Salesforce, HubSpot o Marketo.

Pregunta sobre las API y cómo funcionarán esas conexiones. Asegúrate de que todos los equipos te van a apoyar durante todo el proceso. Y lo más importante, asegúrate de que tu software puede integrarse con las otras herramientas que ya utilizas.

11. ¿Cobra por evento, por inscripción o por usuario?

Esto dependerá de tu evento, pero no querrás ser penalizado por aumentar tu cartera de eventos o por conseguir más asientos. Creemos que los precios por registro son anticuados, pero podrían funcionar bien para ti; sólo depende del tipo de eventos que organices y de cuánta gente asista generalmente.

Aunque no hay una fórmula mágica para saber al instante qué será más rentable, en general, si organizas muchos eventos o grandes eventos, el precio por usuario puede resultar más barato.

12. ¿Cómo me apoyará en el futuro?

Necesitas una combinación de apoyo sólido y tecnología moderna que también se ajuste a tu presupuesto. Este es el caso de la mayoría de las soluciones tecnológicas para eventos, sin embargo, el soporte es también el mayor factor de «desagrado» según nuestro análisis.

¿Con qué rapidez puede el equipo ayudarte a resolver los problemas o a hacer las cosas? ¿Ofrece tu proveedor asistencia por chat en directo y consejos no solicitados para las citas?

Asegúrate de hablar con los clientes existentes o de consultar las reseñas.

En conclusión, a primera vista, todo el software de gestión de eventos parece ser igual, pero lo importante está en los detalles. Necesitas una combinación de soporte sólido y tecnología moderna, que también se ajuste a tu presupuesto.

Desde Orquidea Technology Group podemos ofrecerte todo ese soporte que necesitas, y asesorarte sobre cuál será el software más adecuado para que tu evento sea un éxito.

Contacta con nosotros para pedir una demostración.

Artículo original: https://get.swoogo.com/unconventional/must-ask-questions-for-buying-event-software

A principios de 2021, los planificadores y comercializadores de eventos de todo el mundo se sentían esperanzados por el año que se avecinaba. Sin embargo, 2021 ha sido un año difícil para muchos dentro de la industria. Aunque el sector ha visto el regreso de los eventos presenciales, con el descubrimiento de una nueva variante de COVID, los profesionales de los eventos han recibido un nuevo golpe de cara a 2022. Recientemente, EventMB, en colaboración con los principales expertos de la industria, revisó las 11 tendencias de los eventos que hay que analizar en 2022. Aquí te las traemos.

No todo son malas noticias. Con la aparición de tendencias innovadoras que incluyen tecnología y soluciones avanzadas para eventos, como las que ofrecemos desde Orquidea Technology Group, los planificadores pueden equiparse mejor para afrontar el nuevo año.

1. Incertidumbre continua

Nuestras esperanzas de que el año 2022 fuera un camino de rosas y marcara una vuelta a la normalidad se han visto truncadas. A pesar de que en 2021 se celebran eventos presenciales en todo el mundo, existe una incertidumbre (innegable) que ha llevado a la cancelación de eventos a gran escala para lo que queda de este año y el próximo. Omicron es la actual variante de coronavirus que preocupa, pero es probable que esta tendencia continúe hasta bien entrado 2022, si no más.

«Mientras este virus siga circulando, veremos aparecer repetidamente nuevas variantes en la comunidad», afirmó Brian Labus, epidemiólogo y profesor adjunto de la Universidad de Nevada-Las Vegas, en su intervención en la Cumbre de Tendencias de Eventos 2022. La buena noticia es que, según Labus, independientemente del perfil de las futuras variantes del coronavirus, se espera que la vacuna funcione bien, y no se espera que aumenten drásticamente las tasas de hospitalización ni las de mortalidad.

Labus alertó a la audiencia sobre los problemas relacionados con las disparidades en el acceso a las vacunas, haciendo hincapié en la posibilidad de que las zonas del mundo con bajas tasas de vacunación sean focos de nuevas variantes. Cuando se trata de eventos, Labus recomienda el uso de mascarillas: «Si puedo ponerme un trocito de tela en la cara y eso evita que otras personas mueran, me parece un trato justo«. Su consejo a los organizadores de eventos es que se aseguren de que los beneficios de la celebración de un evento son mayores que los riesgos.

Quizá lo mejor sea pensar en este periodo como el «tiempo intermedio», expresión utilizada por Kai Hattendorf, director general de la UFI, que intervino junto a Labus en la cumbre. Los organizadores de eventos no tienen más remedio que aceptar el actual enfoque de «parada y fuga» de los negocios. Pero Hattendorf confía en que la estandarización global de las vacunas es posible y será crucial para que los eventos internacionales prosperen en el futuro.

Además, Hattendrof cree en una plena recuperación económica del sector de los eventos para 2024. A pesar de descartar que las ferias online no sean económicamente viables, confía en que la tecnología desempeñará un papel crucial en el futuro de los eventos y anima a los organizadores a adoptar una combinación de eventos presenciales y online en sus carteras.

2. Lo asíncrono está de moda. Los límites tradicionales de tiempo y lugar están fuera

Esta tendencia consiste en aprovechar al máximo la opción de distribuir los eventos en directo en diferentes momentos, a la vez que se entregan algunos contenidos bajo demanda. Los eventos presenciales, híbridos y virtuales pueden (todos) beneficiarse de la flexibilidad de la entrega de contenidos asíncronos. Las experiencias de eventos asíncronos están en su fase embrionaria, pero son el futuro, según Cathy Song Novelli, vicepresidenta senior de marketing y comunicaciones de Hubilo.

En la Cumbre de Tendencias de Eventos EventMB 2022, Song Novelli animó a los organizadores de eventos a experimentar con modelos asíncronos. ¿Por qué no ofrecer a los asistentes de diferentes zonas horarias contenido dedicado en directo o crear contenido a la carta para los lanzamientos de ventas? “Tenemos que pensar en los eventos menos como algo «único» y más como una misión permanente y evolutiva», dijo Song Novelli.

3. Participación en eventos durante todo el año

No sólo el contenido se beneficia de un enfoque a la carta. Según Patrick Smith, vicepresidente senior y director de marketing de Cvent, también existe una tendencia a crear una comunidad y a participar en ella fuera de los días de los eventos en directo. La información de los asistentes en línea antes de un evento no sólo es increíblemente beneficiosa para afinar el contenido del evento, sino que también ayuda a crear comunidades comprometidas.

El principal impulsor del aumento de la participación en los eventos durante todo el año es la facilidad de uso que ofrece la última tecnología para eventos. Junto a Smith, la directora de reuniones y eventos de Cvent, Rachel Andrews, intervino en la Cumbre de Tendencias de Eventos 2022 de EventMB. Ella animó a los organizadores de eventos a aprovechar la facilidad de uso y el impacto adicional que supone ofrecer formación de desarrollo profesional antes y después del evento.

4. El aprendizaje automático ofrece un retorno de la inversión

La aceleración de los avances tecnológicos durante la pandemia de COVID ha hecho que la tecnología de eventos pueda utilizar ahora verdadero aprendizaje automático e inteligencia artificial, no sólo sofisticados algoritmos. Esta tecnología supone un «cambio de juego», según el director general y cofundador de MeetingPlay, Joe Schwinger. Los eventos con más de 50 sesiones o 5.000 participantes son los que más se benefician, y el retorno de la inversión es positivo.

«El aprendizaje automático crea personas que nunca se concretan», dijo Schwinger en su intervención en la Cumbre de Tendencias de Eventos EventMB 2022. Esta comprensión en constante evolución del comportamiento y las necesidades de los asistentes es más importante para los eventos cada vez más grandes y con más contenido. Schwinger señaló que tener la opción de servir a los asistentes con contenido «recomendado por su red» puede funcionar bien.

5. Aumento de el “Pack” de tecnología para eventos inmejorables

Aunque muchos proveedores de tecnología para eventos destacan las ventajas de un enfoque «todo en uno», lo contrario también es una tendencia, y cada vez mayor, según el director general de SpotMe, Pierre Metrailler. Metrailler tiene claro que los clientes no quieren sistemas «todo en uno», sino que prefieren crear su pack tecnológico con las mejores herramientas para cada función. «Para ofrecer grandes experiencias, hay que utilizar la mejor herramienta para cada elemento de un evento», afirma Metrailler.

La última generación de tecnología para eventos está más preparada que nunca para integrarse con herramientas de CRM y automatización del marketing. Metrailler admite que los proveedores de tecnología para eventos deberían haber estado abiertos a esto antes, pero ahora están en el camino correcto y en línea con las empresas de SaaS de todos los sectores. También recomienda a los planificadores que cambien su mentalidad y pasen de pensar en los eventos como una táctica independiente a hacerlo como un punto en un viaje de marketing más amplio.

6. Entrando en la edad de oro del contenido de eventos a la carta

Con el contenido que se crea para los eventos en línea o que resulta de ellos, es natural que los profesionales de los eventos encuentren formas cada vez mejores de atraer a las comunidades con este contenido. «Los clientes se han vuelto adictos al contenido, especialmente en el caso de las conferencias científicas y médicas, en las que la ciencia se plasma en grabaciones», afirmó el director general y fundador de Conference Compass, Jelmer van Ast.

En su intervención en la Cumbre de Tendencias de Eventos EventMB 2022, Van Ast considera que esta tendencia es una evolución natural para los planificadores de eventos que aportan valor a los clientes internos o externos a través de una gestión cuidadosa de los contenidos a la carta. Dado que el contenido impulsa la mayor parte de la participación de la audiencia en los eventos en línea, tiene sentido invertir en habilidades y recursos en torno al contenido bajo demanda.

7. Compromiso impulsado por la información

Independientemente del formato del evento, el compromiso es la métrica que puede predecir el resultado de un evento, según el vicepresidente de estrategia de marketing y eventos de Hopin, Julius Solaris. «En última instancia, las decisiones impulsadas por el conocimiento conducen a programas más exitosos», dijo Solaris para el Informe de la Cumbre de Tendencias de Eventos 2022. Al hacer un seguimiento de las métricas de los eventos que actúan como indicadores de la participación de la audiencia, ahora es posible ajustar y mejorar continuamente cualquier evento para lograr una mayor participación.

La transición de los eventos a entornos ricos en datos y la adopción de una estrategia de eventos híbridos podría revolucionar el libro de jugadas de la planificación de eventos. «A medida que la tecnología sigue innovando, especialmente en los eventos híbridos y presenciales, los datos serán el ingrediente principal para atraer con éxito a la audiencia en 2022, independientemente del tipo de evento», afirma Solaris.

8. La mezcla de la experiencia híbrida

Gracias a los extraordinarios avances de la tecnología de eventos en los últimos 22 meses, los eventos híbridos son ahora casi tan fáciles de navegar como los eventos totalmente virtuales, al menos desde la perspectiva de la audiencia. Esta estructura conduce a la mezcla de la experiencia de los eventos híbridos, cuando los miembros del público pueden moverse libremente entre la participación presencial y la virtual utilizando dispositivos, independientemente de su ubicación física.

«En última instancia, la mezcla de la experiencia de los eventos híbridos significa que la celebración de eventos híbridos se convierte menos en el servicio a dos audiencias separadas y más en la fusión de dos tipos de tecnologías», dijo el CMO de Socio, Andrew Pearson, en su intervención en la Cumbre de Tendencias de Eventos 2022.

9. Aumento de las fusiones y adquisiciones

Todavía hay muchos problemas que deben ser resueltos por la tecnología de eventos. Por ello, es poco probable que el desarrollo de la tecnología para eventos se detenga pronto, y la consolidación del mercado no hará más que aumentar con el paso del tiempo, ya que los principales actores buscan ampliar su oferta. «Los diez o veinte proveedores de tecnología para eventos que tienen o se acercan al estatus de unicornio seguirán comprando a los demás, ya que hay mucho capital disponible en este momento», afirma Marco Giberti, fundador y director general de Vesuvio Ventures. Añade que este tipo de inversiones están impulsadas por el deseo de incorporar a personas con talento, hacerse con tecnología complementaria o acceder rápidamente a mercados específicos.

El auge de la tecnología de eventos también significa que los datos se están convirtiendo en un bien cada vez más valioso, por lo que las empresas deben tener claras sus políticas de datos, sobre todo porque las inversiones en este espacio también significan que grandes cantidades de datos cambian de manos. Sea cual sea el aspecto de los nuevos modelos, está claro que las comunidades están en la base de los eventos, y los inversores son muy conscientes de ello.

10. Hacia el metaverso

Actualmente, los videojuegos son lo más parecido al metaverso. Pero el hecho de que sean juegos no significa que no debamos tomarnos en serio a ellos y a la tecnología que los impulsa. La decisión de celebrar eventos en el metaverso será una cuestión de si una experiencia inmersiva en línea es un lugar adecuado para un evento específico. Aunque tiene un gran potencial para casos de uso específicos, no funcionará para todos los tipos de eventos.

Por ahora, los posibles lugares de celebración del metaverso podrían ser demasiado extravagantes para la mayoría de las necesidades empresariales, y visitarlos requiere unos engorrosos “setup” que actualmente son inaccesibles para muchos no jugadores. Brandt Krueger, propietario de Event Technology Consulting, confirma esta línea de pensamiento: «No hay prisa ni necesidad inmediata de pivotar hacia el metaverso». Sin embargo, Krueger afirma que, mientras tanto, no debemos perder la oportunidad de explorar y aprender de nuestras propias experiencias en el metaverso.

11. Conexión y colaboración para una fuerza de trabajo híbrida

Las fuerzas de trabajo híbridas traen consigo nuevos retos en cuanto a la colaboración, la comunicación y el mantenimiento de una cultura empresarial saludable para los individuos, los equipos y toda la empresa.

Y aunque diferentes empresas están adoptando diferentes enfoques, la mayoría todavía está tratando de averiguar cómo será la próxima etapa de las plantillas híbridas. Llevará tiempo averiguar cuáles son los modelos más eficaces a largo plazo.

«Los directivos creen que sus reuniones son estupendas, pero los participantes no están de acuerdo. Ahora, las habilidades de diseño de reuniones son más valiosas que nunca. Se está produciendo un cambio sustancial del consumo de contenido a la colaboración», dice Juraj Holub, jefe de diseño de reuniones de Slido. En el futuro, las reuniones el poder de nivelar el campo de juego, salvar cualquier diferencia geográfica y crear una experiencia valiosa sin importar desde dónde se trabaje, ya que las múltiples zonas horarias crean una mayor necesidad de comunicación asíncrona.

Adiós a 2021

A medida que nos adentramos en el nuevo año con una sensación familiar de incertidumbre, los planificadores pueden utilizar estas 11 tendencias principales para navegar en 2022 y ofrecer soluciones creativas actualizadas para diferentes formatos de eventos.

Para analizar cual de esas tendencias o de las tecnologías que cada vez se hacen más presentes en el sector, se adapta mejor a tus necesidades y a tus eventos, contacta con nosotros y desde Orquidea Technology Group te conduciremos profesionalmente al éxito.

 

*Artículo original: https://www.eventmanagerblog.com/event-trends-watch-in-2022

Ahorra tiempo, trabaja de forma más eficiente y sé dueño de tus eventos. Aunque los trucos para eventos pueden ser una exageración, estos 17 consejos para ahorrar tiempo en la organización de eventos te ayudarán a eliminar el ruido y a centrarte en los objetivos principales.

Siendo sinceros, la organización de eventos es un trabajo estresante. En cualquier momento hay una serie de trabajos que hay que hacer y puede parecer que cada plazo se reduce al mínimo. Y las cosas aún son más complejas con el auge de los eventos virtuales e híbridos.

Entremos de lleno en estas recomendaciones para garantizar el éxito de tu próximo evento.

1. Empieza pronto

Como sabes, la planificación de un evento es una tarea monumental. Cuanto más tiempo le dediques a cada pequeño detalle, mejor. Así que empieza lo antes posible. Esto no sólo te permitirá mantener la cordura, sino que también te dará una ventaja a la hora de reservar un lugar, encontrar personal para el evento (hablaremos más sobre esto más adelante en el post), y apagar los incendios inevitables.

2. Aprovecha los software para eventos

¿Quieres maximizar el ROI del evento? Entonces hazte un favor y aprovecha el poder de los diferentes softwares para eventos cuando planifiques y gestiones tu próximo evento. Este tipo de herramienta te ahorrará tiempo (de media, las empresas que utilizan software para eventos ahorran 223 horas al año) y creará una experiencia de marca unificada para cada uno de tus asistentes.

3. Invierte en herramientas esenciales para eventos

Aunque las tecnologías que ofrecemos son increíblemente importantes, no son la única herramienta en la que deberías considerar invertir. Hay otras herramientas importantes para eventos que también merecen tu consideración, como las aplicaciones de gestión de proyectos como Trello, las herramientas de automatización de marketing como HubSpot, las herramientas de integración de software y los software de transmisión de eventos.

Hay un montón de aplicaciones increíbles que harán que tu vida como planificador de eventos sea menos estresante. La clave es encontrar las herramientas que funcionen para ti y el tipo de eventos que gestionas. Así que experimenta un poco y crea un pack tecnológico para eventos que se adapte a tus necesidades y a tu presupuesto.

4. Centrarse en la prioridad

Saber cómo priorizar mejor tu tiempo y tus esfuerzos es un consejo de productividad habitual. Cuanto más centrado estés en los objetivos correctos, más éxito tendrás. Esto es especialmente cierto cuando se planifica un evento.

Hay un millón de cosas diferentes que deben llevarse a cabo para que tu evento se considere un éxito. ¿Por dónde empezar? Comprender lo que es más importante y lo que merece prioridad te permitirá centrarte en las grandes victorias; las cosas que realmente importan.

En primer lugar, determina cuál es tu visión global. A continuación, prioriza tu lista de tareas pendientes en función de las tareas importantes, no sólo de las urgentes. Por último, aborda cada elemento de tu lista de uno en uno. Este sencillo marco garantizará una adecuada gestión del tiempo a la hora de planificar un evento.

5. Sigue un proceso probado

Como ya hemos mencionado, la planificación de eventos no es para los débiles de corazón. La buena noticia es que existen plantillas y procesos probados que puedes seguir. No eres la primera persona que planifica un evento y no serás la última. Fíjate en los éxitos y los fracasos de los que te han precedido para obtener valiosos conocimientos.

6. Crear una lista

Profundicemos en la priorización y en cómo la creación de listas puede ayudar. Tanto si te consideras una «persona de listas» como si no, escribir las cosas y estructurar tu día de una manera específica tiene sus beneficios.

Empieza por determinar cada una de las cosas que tienes que hacer. Esta lista debe incluir las cosas importantes, como la reserva de un local/recinto/espacio y la búsqueda de patrocinadores, y las más pequeñas (pero importantes), como la contratación de un diseñador de logotipos para el evento (o la coordinación con tu equipo de diseño interno).

Una vez anotado todo, puedes empezar a programar cada tarea para días concretos. Acuérdate de fijar fechas límite para cada tarea y de marcarlas una vez que las hayas completado. Así te mantendrás organizado y en el buen camino.

Un ejemplo de hoja de prioridades podría ser el siguiente:

7. Delegar, delegar, delegar

¿Hemos mencionado ya que la planificación de eventos es una tarea colosal? Lo es, y por eso no debes intentar hacerlo todo tu solo. La delegación es la clave para organizar un evento con éxito. Además, hará que tu equipo se sienta más implicado en su trabajo, lo que aumentará su productividad.

Haz todo lo posible por delegar las tareas correctas en los empleados adecuados, dándoles directrices y expectativas claras. A continuación, permíteles trabajar de forma independiente. La delegación no sirve de nada si tienes que mirar constantemente por encima del hombro.

8. Contrata ayuda de calidad

A veces, delegar tareas en tu equipo no es suficiente. Puede que te resulte necesario contratar a autónomos o empresas especialistas en determinadas tareas para eventos que te ayuden a conseguir tus objetivos. ¿En qué puede ayudarte un freelance, una empresa tecnológica? Muchas cosas, como el desarrollo de sitios web, registros, la atención al cliente, la fotografía del evento entre otros.

Descubre dónde están los agujeros en tu equipo, y luego cúbrelos con personas con talento.

9. Encontrar voluntarios

No todos los ayudantes de un evento tienen que ser contratados. Encontrar voluntarios para eventos es totalmente posible, especialmente si el objetivo principal de tu evento es concienciar o recaudar dinero para una causa benéfica. Sólo tienes que preguntar.

Empieza por la gente que conoces. ¿Estará alguno de tus empleados dispuesto a echar una mano? Cuando hayas agotado tus contactos personales, busca en las redes de voluntarios.

Recuerda que el hecho de que no pagues a los voluntarios no significa que no deban recibir ningún incentivo por ayudar. Si es posible, ofrece a los ayudantes entrada gratuita a al evento, comida de cortesía o productos gratuitos de tu empresa para despertar el interés.

10. Asóciate con una agencia

A veces, la mejor manera de asegurarse de que tu evento sea un éxito es asociarse con una agencia de eventos especializada en ayudar a las empresas a organizar eventos increíbles.

Algunas se centran en tipos de eventos específicos, otras ofrecen servicios completos, tú debes valorar que es lo que más necesitas. Si te sientes desbordado con la tecnología para tu evento podrías contactar por ejemplo con Orquidea Technology Group.

11. Utiliza el software de automatización de marketing

El software de automatización del marketing de eventos, como HubSpot, Marketo y Salesforce, y en menor medida, Get Response, Infusionsoft y Autopilot, permite a los organizadores de eventos captar mejor a los asistentes y producir experiencias de eventos más personalizadas.

Imagínate poder, una vez que un asistente se inscribe en un evento, añadirlo automáticamente a los registros de CRM de tu empresa, enviarle mensajes de correo electrónico personalizados en momentos específicos que se correspondan exactamente con el punto en el que se encuentra el cliente, y mucho más.

Todo esto es posible con las plataformas de software adecuadas y un poco de conocimiento y previsión

12. Integra tu pack de tecnología para eventos

Hasta ahora hemos mencionado numerosas piezas de software y tecnología en este post. Cada uno, cuando se utiliza correctamente, es increíblemente útil. Pero el verdadero truco es conseguir que cada herramienta funcione bien con las otras aplicaciones que planeas utilizar. Ahí es donde entran en juego las integraciones de software para eventos.

Algunas soluciones de software se integran entre sí de forma inmediata. Otras requieren el uso de una solución de integración de terceros. Esto significa que tu software de gestión de eventos, la herramienta de CRM, la plataforma de marketing por correo electrónico y más trabajarán juntos sin problemas, reduciendo la cantidad de entrada de datos tediosa que tendrá que hacer.

13. Crea un sistema a escala

Es ideal buscar una tecnología de eventos que pueda reducir las tareas manuales y aumentar la automatización, al tiempo que se invierte en procesos y habilidades internas para atender tanto los eventos presenciales como los virtuales. Así el sistema resultante permitirá preparar tu estrategia de eventos para el futuro y ahorrar tiempo en el proceso.

14. Medir, medir, medir

Medir el ROI de los eventos es una práctica importante. Después de todo, no se puede determinar con exactitud si un evento es exitoso o no sin entender lo que la empresa está ganando a cambio de todo el tiempo, el esfuerzo y los gastos que se han llevado a cabo para organizar el evento.

Por desgracia, el seguimiento del ROI de un evento no siempre es fácil, pero hay algunas herramientas que pueden ayudar. Las plataformas integrales de eventos como EventMobi, que ofrecemos en Orquidea Technology Group, las plataformas de atribución como Google Analytics y el software de CRM de tu empresa pueden ayudarte a realizar un seguimiento del ROI del evento.

Es importante recordar que tu objetivo debe ser crear valor con tus eventos, no sólo una ganancia monetaria inmediata. Un evento que pierda dinero, pero que genere una gran cantidad de clientes potenciales de alta calidad puede seguir considerándose exitoso.

15. Asegúrate de que tu correo electrónico está a punto

El correo electrónico para los planificadores de eventos es una necesidad, aunque es demasiado fácil empantanarse cuando los mensajes llegan constantemente a tu bandeja de entrada. Puede parecer que siempre estás jugando a ponerte al día y que el objetivo de la bandeja de entrada cero nunca se cumplirá. Pero no tiene por qué ser así.

Estos son algunos de nuestros consejos favoritos para la gestión del correo electrónico de los organizadores de eventos:

  • Utiliza la tecnología: hay aplicaciones que pueden ayudarte a recordar que debes hacer un seguimiento de los correos electrónicos de los que no recibes respuesta.
  • Utiliza respuestas predeterminadas: ¿Cuánto tiempo pierdes enviando básicamente la misma respuesta a varias personas? Recupera ese tiempo y aprovecha las respuestas predeterminadas.
  • Filtra tus mensajes: Si organizas mejor tu bandeja de entrada, puedes reducir los niveles de estrés y aumentar la eficiencia. Quizá todos los mensajes de un determinado cliente vayan a una carpeta. O tal vez crees una carpeta «Responder más tarde» para no sentir constantemente la necesidad de responder a todos los mensajes de inmediato.
  • Pulsa el botón de anulación de la suscripción: ¿De verdad lees y disfrutas de todos los mensajes que pasan por tu bandeja de entrada? Probablemente no. Empieza a darte de baja y reduce los correos electrónicos que tienes que filtrar cada día.

16. Pasar tiempo como asistente

Puede sonar contradictorio, pero intenta pasar algún tiempo como asistente a un evento fuera de tu actual flujo de trabajo de planificación de eventos. De hecho, podrías evitar dar vueltas a la cabeza cuando llegue el momento de tomar decisiones para tu propio evento.

Lo que a menudo se pasa por alto es la verdadera experiencia como asistente. Y sólo puedes hacerlo si tienes la empatía y el recuerdo de lo que es ser uno.

17. Esperar lo inesperado

Por último, con tantas variables que intervienen en la planificación de un evento, no todo saldrá siempre como se espera. Es mejor planificar esto.

Te recomendamos que programes tiempo extra para las peticiones de última hora, especialmente en las últimas semanas antes de que tu evento tenga lugar. De este modo, no te pillará desprevenido y tendrás tiempo suficiente para cumplir con lo que hay que hacer.

Es tu turno: Planifica eficazmente tu evento

Estos consejos, cuando se utilizan juntos, actúan como una especie de plantilla de planificación de eventos y te ayudarán a asegurar que tu próximo evento sea un éxito. Te animamos a que vuelvas a leer estas estrategias y a que empieces a aplicar todas las que pueda en tu flujo de trabajo de planificación de eventos.

Si necesitas asesoría personalizada y la ayuda de múltiples herramientas tecnológicas para hacer de tus eventos una experiencia exitosa no dudes en contactar con nosotros y , desde Orquidea Technology Group, te ofreceremos las mejores opciones para ello.

Artículo original: https://blog.bizzabo.com/time-saving-event-planning-tips

Los patrocinadores de eventos son una parte vital de cualquier campaña de marketing de eventos, pero una de las partes más difíciles de conseguir. La clave para encontrar los patrocinadores adecuados es saber dónde buscar, entonces vamos a ver cómo conseguir patrocinadores para un evento en 9 pasos.

En lugar de buscar indiscriminadamente a todos y cada uno de los que podrían ser socios potenciales, la clave está en encontrar empresas que estén específicamente interesadas en patrocinar el tipo de eventos que tu empresa produce. Es una diferencia sutil pero significativa. Al centrarse únicamente en las empresas dispuestas a patrocinar eventos, el proceso de búsqueda se vuelve más específico y, a su vez, arroja resultados más favorables.

Incluso en 2021, no existe una fórmula infalible para garantizar el patrocinio. Pero al contar con una estrategia más orientada, los gestores de eventos con capacidad de captación aumentan sus posibilidades de éxito en el evento.

Entremos en materia.

1. Define los fundamentos de tu evento

Antes de empezar a buscar las empresas adecuadas, articula claramente los factores diferenciadores de tu evento. A continuación, encontrarás algunas preguntas sobre las que reflexionar para llegar al núcleo de la identidad del evento.

  • ¿Cuál es la visión general del evento?
  • ¿Qué objetivos generales se pretenden alcanzar con el evento?
  • ¿Cuáles son los valores de la marca del evento?

Aunque encuentres empresas interesadas en el evento, sólo te las ganarás si aceptan los objetivos y la visión de este, por lo tanto, asegúrate de tener definidos explícitamente estos factores fundamentales antes de iniciar la búsqueda. Ser capaz de comunicar claramente estos valores será crucial para ayudarte a encontrar empresas interesadas en patrocinar eventos.

2. Investigar por qué las empresas quieren patrocinar eventos

Si el objetivo es encontrar empresas que estén interesadas en patrocinar eventos, el primer paso debería ser entender por qué estas empresas buscan ser patrocinadores. Al fin y al cabo, patrocinar un evento es una inversión importante, por lo que es transcendental conocer los tipos de retorno de la inversión que estas empresas esperan ver. A continuación, se presenta una lista de razones de por qué las empresas buscan oportunidades de patrocinio de eventos.

Beneficios del patrocinio de eventos:

  • Aumento de las impresiones en las redes sociales: Dado que los eventos son una gran plataforma para el contenido de las redes sociales, las empresas ven la oportunidad perfecta para elevar su presencia en las redes sociales a través del patrocinio de eventos. Si tu evento es especialmente adecuado para compartir en las redes sociales, las empresas estarán muy interesadas en promover sus propios canales de redes sociales y en pensar en formas de impulsar el contenido asociado. Si se ejecuta correctamente, todas las partes implicadas salen ganando.
  • Recogida de clientes potenciales: Muchas empresas están entusiasmadas con la perspectiva de conseguir más clientes potenciales a través del patrocinio de eventos. Especialmente si la demografía de los asistentes coincide con una base de clientes objetivo, las empresas ven los eventos como una gran oportunidad para hacer crecer su cartera de ventas y aumentar el número de posibles acuerdos cerrados.
  • Obtener acceso a un grupo demográfico específico: A veces las empresas tienen dificultades para llegar a un determinado grupo demográfico debido a la limitación de recursos o a la falta de exposición general. Sin embargo, el patrocinio de eventos ofrece una forma de llegar a un público objetivo específico que puede ser inaccesible de otro modo. Las empresas están especialmente interesadas en patrocinar eventos si el patrocinio puede dar a la marca la exposición que necesita con respecto a un grupo demográfico específico.

Hay muchas otras razones por las que las empresas quieren patrocinar eventos, pero estos son algunos de los principales factores de motivación. Sean cuales sean las razones en el caso de tu patrocinador, asegúrate de tener muy presente el «por qué» de su afán de patrocinio y aborda esas necesidades de la forma más directa posible.

3. Definir los criterios de patrocinio

Como ya se ha mencionado, es imprescindible que tú, como organizador del evento, comuniques claramente la misión y los objetivos de este cuando te reúnas con los posibles patrocinadores. Del mismo modo, es muy importante que el patrocinador te comunique a ti, como organizador del evento, la misión de su empresa y los valores de su marca.

Tener unos criterios claramente establecidos para los tipos de patrocinadores con los que quieres asociarte es crucial para el éxito general del patrocinio. Es útil tener en cuenta algunas preguntas al hablar con los posibles patrocinadores para ver si se alinean con la visión de tu evento.

Esto puede parecer un poco limitado, pero en este caso, ser exigente es bueno. Disponer de una lista de criterios te ayudará a garantizar la concordancia entre la visión de tus patrocinadores y la de tu evento.

Recuerda que el patrocinio de un evento no consiste únicamente en pedir ayuda económica. Se trata de crear una asociación -tú, como organizador del evento, está aportando un valor significativo– y, como ocurre con todas las asociaciones, ambas partes deben invertir mutuamente para que sea un éxito.

Sé exigente con los criterios de los patrocinadores para garantizar el éxito de la asociación. Te lo debes a ti mismo.

4. Investiga las empresas que han patrocinado eventos similares al suyo

Has articulado los objetivos del evento, has previsto las necesidades de los patrocinadores y has establecido los criterios de éstos. Ahora es el momento de buscar activamente empresas ideales que se ajusten al perfil.

Debes buscar patrocinadores potenciales que estén más dispuestos a patrocinar tu evento que otros. Un buen punto de partida sería buscar otros eventos similares al tuyo y consultar sus páginas de patrocinadores. Si estas empresas estaban interesadas en asociarse con estos eventos, es muy probable que estén interesadas en el tuyo.

Si es posible, (y si no son un competidor directo) ponte en contacto con el organizador del evento y pídele consejos para dar forma al paquete de patrocinio del evento. Este tipo de conversaciones te proporcionarán información clave sobre lo que buscan estas empresas.

5. Utiliza herramientas online para encontrar posibles patrocinadores

Si buscas un grupo más amplio de empresas interesadas en patrocinar eventos, hay muchos recursos en línea que sirven para ese mismo propósito. Por ejemplo, portales web como SponsorMyEvent, Sponsor Pitch o Sponseasy.

Todos ellos son una buena forma de llegar a las empresas que desean colaborar en los eventos. Cada uno de estos recursos te ayudará a elaborar el paquete ideal de patrocinio de un evento, al tiempo que estableces conexiones significativas con los patrocinadores del mismo.

6. Encontrar empresas con los recursos adecuados

Al final, las empresas interesadas en patrocinar eventos también deben estar en condiciones de hacerlo. Una empresa puede estar muy dispuesta a patrocinar tu evento, pero en última instancia, puede no tener suficientes recursos para que tú te sientas seguro de la asociación. He aquí tres cualidades que hay que tener en cuenta a la hora de buscar empresas que estén interesadas y sean aptas para ser patrocinadoras.

  • Empresas con presupuesto suficiente: La razón principal de los patrocinios es cubrir los costes que el organizador del evento no podría cubrir de otro modo, así que asegúrate de que tu posible patrocinador tiene un presupuesto lo suficientemente amplio como para ofrecer apoyo financiero. Si no es así, es posible que no esté dispuesto a ofrecer suficiente valor por su parte, lo que dará lugar a una asociación infructuosa.
  • Empresas con departamentos de publicidad/marketing: Las empresas con departamentos de publicidad o marketing separados suelen reservar un presupuesto para patrocinios. En algunos casos, pueden reservar un presupuesto específico para el patrocinio de eventos. Asociarse con empresas de este tipo facilitará y agilizará el proceso de búsqueda.
  • Empresas a través de referencias: Una vez que hayas conseguido algunos de los primeros patrocinadores, inscríbelos en un programa de referencias que los incentive a promover la oportunidad de patrocinio a otras empresas. De este modo, se le presentarán automáticamente candidatos de patrocinio cualificados y tendrá gran parte de la búsqueda hecha por usted.

Mostrar interés en el patrocinio significa muy poco si la empresa no tiene los recursos para hacerlo. Ten en cuenta estos puntos para evitar estas situaciones.

7. Céntrate en los responsables clave de la toma de decisiones

Al final, sólo serán un puñado de personas las que tomen la decisión final de patrocinar tu evento. Teniendo esto en cuenta, asegúrate de ponerte en contacto con esas personas lo antes posible.

Herramientas como LinkedIn y Hunter.io resultan útiles para dirigirse a estos actores relevantes. Una vez que encuentres su información de contacto, envíales correos electrónicos personalizados sobre el patrocinio del evento que despierten su interés. Cuanto más conozcas a cada parte interesada, más podrás elaborar el mensaje ideal para persuadirles de que se conviertan en patrocinadores del evento. Conoce a los actores clave y averigua cómo captar su atención mediante correos electrónicos eficaces.

 8. Ofrece datos valiosos sobre el evento

Las empresas interesadas en patrocinar eventos siempre estarán interesadas en el tipo de datos que puedes recopilar. Al igual que los datos del evento son importantes para ti como organizador, esos mismos datos del evento ayudarán a las empresas a entender mejor el impacto de su patrocinio y cómo hacer un seguimiento de los asistentes.

Presentar datos valiosos a los posibles patrocinadores será fundamental para asegurar su colaboración. La mejor manera de recopilar estos datos sería a través de un software de eventos sólido y bien integrado, como los que podemos ofrecerte desde Orquidea Technology Group. Una plataforma de gestión de eventos completa proporcionaría las herramientas y funciones necesarias para recopilar los datos del evento que serán valiosos para las empresas interesadas en patrocinar tu evento.

9. Aprovecha tu red de organizadores de eventos

No olvides que conseguir patrocinios no es una tarea nueva. Innumerables organizadores de eventos han realizado y logrado esta tarea con anterioridad. Por lo tanto, no pases por alto el valor de tu red de organizadores de eventos. Acércate a aquellos de los que creas que puedes aprender mucho. Siempre y cuando el organizador no sea un competidor directo, conectar con tus compañeros es una gran manera de aprender nuevas ideas, así como de añadir a tu lista contactos de la industria.

Encontrar empresas interesadas en patrocinar eventos requiere tanto recursos como experiencia, así que, si crees que te falta esto último, aprovecha para mantener conversaciones con quienes tienen más experiencia. Conocer otros ejemplos de patrocinio de eventos puede servir como fuente de inspiración para tu propia estrategia de cara al futuro.

¿Quieres mantener el tren del patrocinio de eventos en marcha? Organiza un evento excepcional

Es fácil dejarse llevar por la presión de conseguir patrocinios, pero no dejes que eso te distraiga de tu objetivo principal. Al fin y al cabo, tu objetivo principal es organizar un evento espectacular. Sí, los patrocinios son importantes, pero palidecen en comparación con tu misión y visión como organizador de eventos.

Recuerda siempre que el patrocinio de eventos debe complementar tus objetivos generales, no sustituirlos. Y, en última instancia, la mejor manera de encontrar patrocinadores estelares es que ellos vengan a ti. Si el evento es increíble, las empresas más importantes te propondrán ideas de patrocinio. De nuevo, la mejor estrategia de ventas es vender lo que el cliente quiere. Si creas una experiencia estelar en el evento, te asegurarás de que merezca la pena invertir en el evento.

Conseguir patrocinadores para un evento nunca es una tarea fácil, pero con los recursos y la estrategia adecuados, el esfuerzo puede resultar mucho más sencillo y agradable de lo que se esperaba. Estos 9 consejos seguramente te ayudarán a encontrar los patrocinios adecuados para eventos y, al mismo tiempo, a atraerlos hacia ti.

Si quieres saber más sobre los patrocinadores de eventos, contacta con nosotros en Orquidea Technology Group y te asesoraremos y mostraremos como ofrecerles las mejores oportunidades y crear grandes experiencias que os beneficiarán a ambos, y harán el evento inolvidable.

Artículo original: https://blog.bizzabo.com/how-to-find-companies-interested-in-sponsoring-events

¡Qué caos ha sido el año 2020! Desde la planificación de eventos en directo hasta la celebración de eventos completamente virtuales, ha sido una experiencia de aprendizaje para todos nosotros. Ahora podemos mirar a este año e intentar adivinar lo que nos deparará, y cómo adaptaremos nuestros eventos. Sabemos una cosa con seguridad: los eventos híbridos están al caer. Y en este artículo veremos 15 tips para eventos híbridos exitosos en 2021, y antes vamos a desglosar:

  • Que son los eventos híbridos.
  • Cuando realizar un evento híbrido frente a uno virtual.
  • Cuales son las ventajas de los eventos híbridos.

Qué es un evento híbrido

Los eventos híbridos anteriores a la pandemia se configuraron como eventos en vivo con un componente virtual. A partir de 2021, los eventos híbridos deben concebirse primero como eventos virtuales con un componente en vivo si la pandemia lo permite. Esto significa que los eventos híbridos deben configurarse como eventos virtuales desde una perspectiva tecnológica y de personal.

Debes planificar el contenido y otros productos del evento para dirigirte principalmente a una audiencia en línea. En las primeras etapas de la planificación del componente en vivo del evento, los planificadores de eventos deben considerar qué aspectos digitales pueden necesitar ser añadidos para facilitar la unión de los dos grupos. Esa es la clave. Un evento es híbrido si hay compromiso; de lo contrario, no sería diferente de ver una charla TEDx en casa desde el sofá con la mantita.

Cuando hacer un evento híbrido frente a uno virtual

Considerando cómo avanzan las vacunas, hay muchas oportunidades para los eventos virtuales con un componente presencial. Así que aquí está cómo elegir entre los dos:

Elige el híbrido si:

  • Puedes acoger con seguridad un componente presencial.
  • Si el evento y su contenido se trasladan bien a una audiencia en vivo.
  • Si los asistentes declaran estar interesados en asistir al componente presencial.

Elige la modalidad virtual si:

  • Si hay alguna duda de que no puedes realizar con seguridad el componente presencial.
  • Tu contenido se traslada mejor a través del vídeo.
  • Tu evento tiene un presupuesto reducido.

Ventajas de los eventos híbridos

Incluso antes de la pandemia, los eventos híbridos eran cada vez más populares debido a su capacidad para llegar a un público más amplio, mejorar el ROI del evento y proporcionar valiosos puntos de datos que las empresas no podían obtener con los eventos presenciales.

Mayor audiencia. El hecho de tener un componente virtual reduce las barreras financieras y los conflictos de horario para muchos asistentes. Los eventos híbridos no sólo atraerán a tu público principal, sino que también atraerán a tu público secundario y terciario con el componente virtual. Esto significa que las personas que no se habrían inscrito en el evento presencial, debido al compromiso, estarán más interesadas en «probar» tu evento con el componente virtual.

Mejora del retorno de la inversión. Un aumento de los asistentes significa más entradas vendidas y un mejor retorno de la inversión para el evento en general. El componente virtual también puede reducir los costes de marketing en el futuro al utilizar las grabaciones de los ponentes y de las sesiones como contenido promocional.

Mejores datos. Internet siempre está “pendiente”, y eso no es diferente con los eventos virtuales. Lo que queremos decir aquí es que todo se rastrea porque el componente virtual está en línea. Estos datos ayudan enormemente a la hora de planificar tu próximo evento híbrido.

15 consejos para el éxito de un evento híbrido en 2021

  1. Comercializa tu evento entre tu público secundario y terciario.
  2. Negocia los contratos con los proveedores y reduce el tamaño.
  3. Prioriza la seguridad para el componente presencial.
  4. Crea vías de inscripción personalizadas para los asistentes virtuales e híbridos.
  5. No vendas sólo una entrada para el componente presencial.
  6. Planifica primero un contenido virtual atractivo
  7. Los eventos híbridos deben ser concurrentes.
  8. Ofrece tu contenido a la carta para un mayor compromiso.
  9. Ofrece tu contenido a la carta sólo durante un tiempo limitado.
  10. Da protagonismo a los patrocinadores.
  11. Asegúrate de que tu software de gestión de eventos favorece a tus patrocinadores.
  12. Ten un presentador in situ dedicado exclusivamente a tus asistentes virtuales.
  13. Reúne a los asistentes virtuales y presenciales con el networking en los eventos híbridos.
  14. Envía encuestas antes, durante y después del evento híbrido.
  15. Haz un plan para el día del juicio final.

1. Comercializa tu evento entre tu público secundario y terciario

Ya hemos mencionado que una de las ventajas de un evento híbrido es la ampliación del público. Ya conoces bien a tu público principal, y es de esperar que sepas cómo dirigirte a él. También querrás pensar en mensajes de marketing personalizados para tu público secundario y terciario. Sí, eso significa que tendrás que revisar algunos datos, pero te prometemos que te ayudará a largo plazo.

2. Negocia los contratos con los proveedores y reduce el tamaño

Los eventos híbridos tienen un componente presencial, por lo que necesitarás encontrar proveedores, que históricamente te pueden pedir ser cancelados con meses de antelación para que se te devuelva el dinero. Así que es el momento de empezar a negociar para obtener periodos de cancelación más largos y penalizaciones más bajas. Pero tomemos un momento para reiterar que estamos todos juntos en esto y que no estamos tratando de rebajar a nadie. Haz un trato que sea igualmente beneficioso y justo.

También sería útil considerar la posibilidad de reducir el tamaño del local. Esto ayudará a ahorrar dinero, pero también debes tener en cuenta la menor afluencia de público a los componentes presenciales en 2021. Podría ser el momento perfecto para probar un recinto al aire libre.

3. Prioriza la seguridad para el componente presencial

Esto debería ser obvio, pero lo vamos a decir de todos modos. Tu componente presencial será un fracaso absoluto si no te aseguras de que tus asistentes se sientan seguros. No esperes a que lleguen para averiguarlo. Asegúrales en tus correos electrónicos de marketing que estás tomando todas las precauciones: mascarillas, estaciones de desinfección, limpieza durante el evento, distanciamiento social y personal allí para ayudar a hacer cumplir estos requisitos.

4. Crea vías de registro personalizadas para los asistentes virtuales e híbridos

Nada hace que un asistente se sienta tan especial como la personalización. Mantén las dos vías de registro separadas y personalizadas para las sesiones, de modo que sean totalmente relevantes para los dos tipos de asistentes: virtuales e híbridos.

5. No vendas sólo una entrada para el componente presencial

No vendas una entrada únicamente para el evento presencial (al menos por ahora). Una cosa que sabemos con certeza es que nada es seguro. No sabes si tendrás que cancelar el componente presencial, si el asistente ya no se siente seguro para asistir o si se sentirá mal. La venta de una entrada híbrida ofrece al asistente flexibilidad para asistir al componente presencial, pero le garantiza que obtendrá la información de cualquier manera.

6. Planifica primero un contenido virtual atractivo

Asegúrate de planificar contenidos que sepas que serán atractivos para una audiencia virtual y ajústalos para que también lo sean para una audiencia presencial. Esto podría significar una duración diferente de las sesiones, sesiones pregrabadas frente a transmisiones en directo, y encuestas o preguntas en directo. Aunque gran parte del contenido será el mismo, esto no significa que todo el contenido deba ser igual para los asistentes virtuales y presenciales. Los asistentes virtuales no quieren ver una sesión de networking interactivo en streaming. En lugar de ello, los asistentes virtuales podrían filtrarse en su propia pequeña sesión de breakout o asistir a una entrevista exclusiva para asistentes virtuales o a una mesa redonda con líderes de opinión. Esto se llevará a cabo sin problemas con las rutas de registro personalizadas que has creado.

Consejo: Estos líderes de opinión pueden estar ubicados en cualquier parte del mundo (pendiente de la zona horaria) ya que es virtual, por lo que puedes conseguir lo mejor de lo mejor.

7. Los eventos híbridos deben ser concurrentes

En este caso la concurrencia consiste por ejemplo en tener una sesión pregrabada para ambos públicos virtual y presencial y, a continuación, tener al ponente o ponentes en directo en el evento para responder a las preguntas a través del chat durante la grabación. Los moderadores también pueden seguir con una sesión de preguntas y respuestas en directo para obtener respuestas más extensas. Para el público virtual, si entra tarde en la sesión, ésta no empezará desde el principio. Será como entrar tarde en una sesión en directo para que el asistente pueda seguir en tiempo real el chat.

Bonus: este chat permite que las audiencias virtual y presencial se conecten.

8. Ofrece tu contenido a la carta para un mayor compromiso

El contenido a la carta es lo mejor de los dos mundos: beneficia a los asistentes virtuales, a los patrocinadores a obtener más atención y, por último, pero no menos importante, la marca/evento se mantiene en el candelero durante más tiempo. A la parte virtual del evento puede asistir cualquier persona de todo el mundo, lo que implica una gran diferencia de huso horario. El contenido a la carta permite que los asistentes de todo el mundo reciban la información a la hora que más les convenga. En general, es bueno para los asistentes virtuales, porque si los días de las sesiones son largos, la mayoría de ellos no van a estar sentados frente a su ordenador durante 10 horas seguidas viendo las sesiones. La modalidad a la carta les permite hacer descansos y no perderse ningún contenido. También beneficia a los patrocinadores y a su marca. Cuanto más tiempo pueda la gente volver a ver las sesiones, más tiempo permanecerán los patrocinadores y tu evento en la mente de los asistentes.

Consejo: Ofrece tus sesiones a la carta este año y haz un seguimiento de cuántas personas volvieron a ver las sesiones y cuánto tiempo pasaron en el sitio una vez terminado el evento. Puedes utilizar esos datos para ayudar a conseguir patrocinadores para el evento del año que viene.

9. Ofrece tu contenido a la carta sólo durante un tiempo limitado

Si ofreces las sesiones de tu evento a la carta durante varios meses después del evento, la emoción desaparecerá. Ofrecerlo por un tiempo limitado, ya sea de 1 a 2 semanas o un mes, da a los asistentes tiempo límite para consumir el contenido que quieran. La disponibilidad limitada genera entusiasmo y fomenta la acción inmediata.

10. Da protagonismo a los patrocinadores

Los eventos híbridos son lo mejor para los patrocinadores. Dado que los eventos híbridos atraen a un público mucho mayor, tus patrocinadores van a obtener el doble de exposición. Además, crea nuevas oportunidades para el conocimiento de la marca y la generación de contactos. Cuanto más valor puedas aportar a tus patrocinadores, más dinero estarán dispuestos a entregar. A continuación, te explicamos cómo dar protagonismo a tus patrocinadores:

  • Acoger una sesión o patrocinar una sesión.
  • Branding en las diapositivas, los correos electrónicos promocionales y/o el contenido a la carta.
  • Anuncios en banners de aplicaciones móviles.
  • Notificaciones push (menos es más con las notificaciones push, no seas molesto)
  • Stands físicos y virtuales de los patrocinadores.
  • Página de patrocinadores del sitio web del evento.
  • Anuncios patrocinados antes del contenido a la carta.

11. Asegúrate de que tu software de gestión de eventos favorece a tus patrocinadores

Asegúrate de que tu software facilita a los asistentes la programación de reuniones con los patrocinadores o la visita al stand virtual. Mostrar a tus patrocinadores la facilidad de uso de los stands virtuales hará que se sientan mejor y que se entusiasmen con el evento. También es importante tener en cuenta que el software de tu evento debería permitirte crear una página de patrocinador personalizada y digna de admiración. Una página de patrocinador única y perfectamente elaborada ayudará a que los asistentes se queden más tiempo.

Consejo: Nuestra plataforma de eventos es completamente personalizable mediante CSS e incrustación.

12. Ten un presentador in situ dedicado exclusivamente a tus asistentes virtuales

Los asistentes a tu componente en presencial tendrán a alguien que les guíe a lo largo del día; ¿por qué no deberían hacerlo tus asistentes virtuales? Imagínate en tu portal virtual a un presentador en vivo que pueda hablar de lo que sigue y de lo que ocurre en el componente presencial. Te sentirás como si estuvieras allí mismo. El presentador puede hablar a los asistentes virtuales sobre su experiencia, destacar sesiones específicas u oportunidades de establecer contactos y recordarles que se pasen por el stand del patrocinador virtual. Esto ayuda a los asistentes virtuales a sacar el máximo provecho de su experiencia y, si contratas a un buen maestro de ceremonias, tal vez consiga darle un toque cómico.

Consejo: Haz que el maestro de ceremonias utilice la gamificación y las preguntas y votaciones en directo para mantener a la audiencia comprometida.

13. Reúne a los asistentes virtuales y presenciales con el networking en los eventos híbridos

Además del contenido, el networking es una de las principales razones por las que la gente asiste a los eventos, lo que no es diferente para los eventos híbridos. El truco de los eventos híbridos es reunir a los asistentes virtuales y presenciales.

Aquí algunas ideas de networking para eventos híbridos:

  • Sesiones simuladas. Cuando los asistentes virtuales y presenciales ven una sesión pregrabada, pueden interactuar juntos en el chat.
  • Grupo privado de networking. Piensa en vender un tipo de entrada que incluya esta función para un grupo específico, un grupo privado de una red social, por ejemplo. Estas personas estarán ansiosas por utilizar esta ventaja para charlar sobre el evento.
  • Grupo de networking abierto. La misma idea que la anterior, pero abierta a todo el mundo. Podría haber un canal para cada sesión, de modo que se pueda seguir hablando de ella incluso después de que haya terminado el evento, y habría la opción de enviar mensajes a los compañeros.
  • Encuesta en directo, preguntas y respuestas. Esto no es nuevo, pero puede ayudar a la audiencia en vivo y virtual a interactuar y mantener el engagement durante todo el evento.
  • Sesiones de trabajo. Para la audiencia virtual, tendrás que asegurarte de que tu software puede separar a las personas en pequeños grupos de sala de reuniones.

14. Envía encuestas antes, durante y después del evento híbrido

Con el mundo en pandemia y la gente averiguando cómo trabajar desde casa mientras educa a sus hijos, hay muchas incógnitas. Asistir a un evento no debería añadir estrés adicional a los asistentes. El envío de una encuesta previa al evento en la que se pregunte a los asistentes qué preguntas tienen o qué les preocupa puede ayudarte a responder a esas preguntas antes de que comience el evento.

Encuesta previa al evento = menos estrés para ti y tus asistentes.

El envío de encuestas breves durante el evento puede ayudarle a obtener un feedback inmediato sobre lo que va bien y lo que podría mejorarse (si el evento dura varios días, incluso podría hacerse un ajuste rápido). Estas encuestas pueden realizarse, por ejemplo, después de una sesión en directo o en una pregrabada, cuando los asistentes tengan en mente sus comentarios, buenos o malos. Las encuestas posteriores al evento serán las más significativas y proporcionarán información general sobre todo el evento. Este feedback es muy importante para planificar futuros eventos y mantener a los asistentes contentos.

15. Haz un plan para el día del juicio final

Piensa en todas las cosas posibles que podrían salir mal y haz un plan de acción para saber qué hacer si eso sucede. ¿Se ha caído toda la plataforma virtual? Mantén la calma y sigue tu lista de control. ¿Tienes que cancelar el componente en vivo? Respira, sigue tu lista de control y envía un correo electrónico elaborado. Tener un plan para cuando las cosas van mal, hace que sea menos estresante en general, y además siempre tendrás a tu lado a Orquidea Technology Group para echarte una mano.

Te hemos dado muchas cosas a tener en cuenta para tu evento híbrido, pero ningún evento es perfecto a la primera. Planifica el mejor evento que puedas y aprende de él. Si quieres recibir toda la información relacionada con los eventos híbridos y cualquier otra duda sobre la tecnología de eventos, habla con nosotros y suscríbete a nuestra newsletter.

Artículo original: https://get.swoogo.com/unconventional/15-hybrid-event-tips-you-must-read

No todos los eventos son iguales, una realidad que se basa en las decisiones sobre qué formato de evento se adapta mejor a los objetivos que se pretenden alcanzar. Para determinarlo, dependemos de una comprensión profunda de lo que ofrece cada formato para poder analizar con precisión el dilema del formato a la hora de dar a conocer la marca a través de un evento.

Los eventos presenciales siempre tendrán el atractivo de un entorno más personal para el establecimiento de contactos, por no mencionar que ofrecen una mayor oportunidad para las experiencias multisensoriales. Sin embargo, también implican mayores inversiones y compromisos por parte de todos los participantes. Además, los formatos virtuales tienen sus propias ventajas: tienen el potencial de llegar a un público más amplio y, desde la perspectiva del asistente, exigen un nivel de compromiso mucho menor. Para alguien reacio a incurrir en el gasto de asistir en persona, el formato virtual puede parecer una buena alternativa.

Por ello, algunos sostienen que los eventos virtuales son más adecuados para una duración corta y para la captación de clientes potenciales, mientras que la duración más larga y la generación de clientes potenciales en deberían reservarse para los eventos presenciales.

Sin embargo, no todo el mundo está de acuerdo en que este marco ordenado represente realmente las preferencias de los asistentes. Algunos ven el potencial de los eventos virtuales para servir de campo de pruebas perfecto para todo tipo de contenidos que ayudarán a dar forma a la dirección de las agendas presenciales.

Los eventos presenciales deben aportar un gran valor

Para Joe Schwinger, CEO de MeetingPlay, el mayor nivel de compromiso que requieren los eventos presenciales es precisamente lo que los hace valiosos para el inbound marketing: Sólo asistirán aquellos que ya estén muy comprometidos con la marca. Del mismo modo, existe una expectativa implícita de que el evento ofrezca una experiencia de alto valor en persona. Los organizadores de eventos tienen que demostrar que están poniendo la alfombra roja para atraer nuevos negocios y mantener las relaciones existentes.

«Si nos fijamos en los sectores en los que trabajamos -farmacéutico, médico, tecnológico-, gran parte es una asociación bidireccional. Cuando una empresa invierte millones de dólares en esa relación comercial, quiere ver qué obtiene de ella, y ese mensaje puede transmitirse mejor en persona».

– Joe Schwinger, director general de MeetingPlay

Pierre Metrailler, director general de SpotMe, tiene una visión ligeramente diferente del mismo fenómeno. Cree que los eventos más largos son cosa del pasado, incluso para los formatos presenciales. Si los organizadores de eventos quieren atraer a los asistentes a un evento presencial de tres días, tendrán que «sobornarlos»: «Quizá si incluyen un viaje a Bali con todo incluido como parte del paquete, la gente vendrá».

Metrailler cree que los eventos presenciales más cortos siguen teniendo atractivo, pero no está convencido de que los clientes actuales los prefieran a las alternativas virtuales. Debido a lo mucho que se juegan tanto el asistente como el organizador del evento, los eventos presenciales tendrán que asegurarse de ofrecer la mejor experiencia posible. Los organizadores no pueden dar por sentado que los asistentes preferirán automáticamente los eventos presenciales simplemente por la experiencia más cercana.

Evento virtual: expansión del mercado Vs investigación de mercado

La otra cara de la moneda es que los eventos virtuales requieren un menor nivel de compromiso por parte de los asistentes. A menudo son accesibles a un coste mucho menor -a veces incluso gratis- y los participantes pueden abandonar en cualquier momento si empiezan a perder interés.

Por un lado, esto supone la promesa de atraer a nuevas audiencias que pueden estar dispuestas a probar un compromiso de bajo riesgo. ¿Pero cómo influirá este nivel de compromiso diferente en el contenido de los eventos?

Schwinger cree que los eventos virtuales tendrán que mantener su mensaje tan ampliamente aplicable como sea posible. Las marcas tienen el potencial de llegar a un público mucho más amplio, pero deben centrarse en el conocimiento de la marca a gran escala más que en el contenido especializado. Los organizadores de eventos deben ser realistas sobre el potencial de generación de contactos. «El hecho de que se haya pasado de 8.000 a 70.000 participantes no significa que vayan a comprar el producto 70.000 personas», explica. «Pero si no hay un riesgo financiero significativo, ahora tienes globos oculares en tu contenido». Para adaptarse a las preferencias de visualización del público online, Schwinger sugiere mantener la experiencia del usuario lo más sencilla posible, ofreciendo una selección limitada de contenidos cortos y accesibles.

Cuando se trata de actividades en eventos presenciales, Schwinger recomienda ofrecer temas de sesiones mucho más especializados, con contenidos que rozan el material de formación. Los organizadores deben asumir que los asistentes en persona ya han investigado sobre la marca y buscan una conversación más profunda.

Aunque Metrailler está de acuerdo en que los planificadores de eventos deben diseñar sus eventos virtuales teniendo en cuenta la expectativa de un bajo nivel de compromiso por parte de los asistentes, tiene una perspectiva diferente sobre lo que esto significa para el diseño del evento.

Metrailler cree que el compromiso virtual debe estructurarse en torno a lo que él llama «microcompromisos». Pone el ejemplo de una encuesta de NPS enviada por correo electrónico: si los asistentes pueden responder haciendo clic en una escala numérica interactiva dentro del propio correo electrónico, los índices de respuesta aumentarán. «Sólo hay que esperar un clic del asistente», dice.

Si la experiencia de los asistentes virtuales debe ser lo más fluida posible, ¿significa eso que el contenido también debe ser diferente? Metrailler no lo cree así. En cambio, cree que los participantes virtuales funcionarán como un grupo de discusión para los eventos presenciales, que generalmente implican un nivel de inversión mucho mayor. Hay más margen para tantear el terreno con los asistentes virtuales, y el entorno virtual puede ser especialmente adecuado para este tipo de investigación de mercado.

Por ejemplo, aunque los eventos virtuales pueden facilitar la deserción de los asistentes, esto los hace mucho más valiosos en términos de identificar el contenido más atractivo. Además, todas sus acciones pueden ser rastreadas mediante el análisis de datos. Los organizadores del evento podrán identificar no sólo qué sesiones fueron las más populares, sino también qué segmentos de la sesión tuvieron la mayor participación. ¿Abandonaron los asistentes la pantalla? Por el contrario, ¿respondieron a una encuesta o hicieron un comentario en la sección de chat? La plataforma virtual puede proporcionarle toda esta información.

Según Metrailler, estas métricas de participación no sólo ayudarán a los organizadores de eventos a identificar qué contenido incluir en los eventos presenciales, sino también a quién invitar. Sólo para los clientes potenciales más cualificados,  las conferencias más cautivadores  se llevarán a cabo.

¿Qué pasa con el compromiso durante todo el año?

Metrailler cree que los eventos virtuales y presenciales de un organizador de eventos deben contribuir a una estrategia de compromiso de marca continua y permanente. No se trata tanto de la duración de un solo evento, sino de mantener la atención del público durante todo el año a través de una serie de puntos de contacto diferentes.

«Convierta su evento en una máquina de contenidos», insta Metrailler. Cree que los eventos presenciales también pueden ser un vehículo para la creación de contenidos, pero que los formatos virtuales facilitarán la automatización del proceso de edición. Las analíticas ayudarán a los organizadores a identificar los clips que deben incluirse en los reportajes más destacados.

Del mismo modo, algunas plataformas pueden ofrecer marcadores que permitan a los espectadores saltar a la sección de mayor interés (lo que Schwinger llama «punto caliente») de un vídeo más largo. Incluso los contenidos producidos en eventos presenciales acabarán llegando a la audiencia online, lo que a su vez facilitará un tipo de selección automatizada similar.

Los asistentes que repitan podrán también ver su historial de visionado de un vistazo, con la opción añadida de integrar recomendaciones basadas en sus comportamientos anteriores. La plataforma actuará entonces como una biblioteca de contenidos de facto.

Las plataformas virtuales pueden llegar a desempeñar un papel similar al de las ferias, en las que las marcas compiten entre sí por la atención del público. Según este modelo, las plataformas podrían recomendar contenidos a las marcas en función de su asistencia y su historial de participación. Por el momento, el contenido de los eventos sigue aislado en espacios de marca. «Queremos crear una experiencia dirigida a una marca concreta«, explica Metrailler.

¿Qué pasa con los eventos híbridos?

A pesar de toda la expectación que despiertan los eventos híbridos, puede que no sean tan populares como algunos preveían inicialmente. Según Schwinger, la mayoría de sus clientes han pedido formatos sólo presenciales o sólo virtuales, y Schwinger subraya que ambos formatos pueden aprovecharse de forma independiente.

«No hay que forzar la palabra de moda en la planificación. Los eventos híbridos pueden funcionar, pero una combinación de eventos presenciales y virtuales también puede funcionar. Debe ofrecer el formato que mejor se adapte a la categoría de asistentes a la que quiere llegar».

– Joe Schwinger, director general de MeetingPlay

En definitiva, tanto los proveedores de tecnología como los organizadores de eventos siguen trabajando en una fase experimental. No hay respuestas correctas o incorrectas, y el campo está maduro para la innovación.

En conclusión

Los eventos virtuales y presenciales pueden funcionar más como universos paralelos que como dos extremos diferentes del viaje del cliente. Dicho esto, el bajo nivel de compromiso que se exige a los asistentes virtuales influirá inevitablemente en la estrategia de marketing de un evento. ¿Los eventos virtuales se orientarán principalmente hacia el contenido de la parte superior del embudo, o ayudarán a identificar las tácticas más eficaces de la parte inferior del embudo de marketing?

A fin de cuentas, los distintos enfoques de los formatos de los eventos significarán, en última instancia, más datos para tomar decisiones eficaces en el futuro. Y no hay razón para creer que las diferentes escuelas de pensamiento no puedan combinarse finalmente en las mejores prácticas posibles.

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Artículo original: https://www.eventmanagerblog.com/marketing-format-influence-function