Consejos

Los patrocinadores de eventos son una parte vital de cualquier campaña de marketing de eventos, pero una de las partes más difíciles de conseguir. La clave para encontrar los patrocinadores adecuados es saber dónde buscar, entonces vamos a ver cómo conseguir patrocinadores para un evento en 9 pasos.

En lugar de buscar indiscriminadamente a todos y cada uno de los que podrían ser socios potenciales, la clave está en encontrar empresas que estén específicamente interesadas en patrocinar el tipo de eventos que tu empresa produce. Es una diferencia sutil pero significativa. Al centrarse únicamente en las empresas dispuestas a patrocinar eventos, el proceso de búsqueda se vuelve más específico y, a su vez, arroja resultados más favorables.

Incluso en 2021, no existe una fórmula infalible para garantizar el patrocinio. Pero al contar con una estrategia más orientada, los gestores de eventos con capacidad de captación aumentan sus posibilidades de éxito en el evento.

Entremos en materia.

1. Define los fundamentos de tu evento

Antes de empezar a buscar las empresas adecuadas, articula claramente los factores diferenciadores de tu evento. A continuación, encontrarás algunas preguntas sobre las que reflexionar para llegar al núcleo de la identidad del evento.

  • ¿Cuál es la visión general del evento?
  • ¿Qué objetivos generales se pretenden alcanzar con el evento?
  • ¿Cuáles son los valores de la marca del evento?

Aunque encuentres empresas interesadas en el evento, sólo te las ganarás si aceptan los objetivos y la visión de este, por lo tanto, asegúrate de tener definidos explícitamente estos factores fundamentales antes de iniciar la búsqueda. Ser capaz de comunicar claramente estos valores será crucial para ayudarte a encontrar empresas interesadas en patrocinar eventos.

2. Investigar por qué las empresas quieren patrocinar eventos

Si el objetivo es encontrar empresas que estén interesadas en patrocinar eventos, el primer paso debería ser entender por qué estas empresas buscan ser patrocinadores. Al fin y al cabo, patrocinar un evento es una inversión importante, por lo que es transcendental conocer los tipos de retorno de la inversión que estas empresas esperan ver. A continuación, se presenta una lista de razones de por qué las empresas buscan oportunidades de patrocinio de eventos.

Beneficios del patrocinio de eventos:

  • Aumento de las impresiones en las redes sociales: Dado que los eventos son una gran plataforma para el contenido de las redes sociales, las empresas ven la oportunidad perfecta para elevar su presencia en las redes sociales a través del patrocinio de eventos. Si tu evento es especialmente adecuado para compartir en las redes sociales, las empresas estarán muy interesadas en promover sus propios canales de redes sociales y en pensar en formas de impulsar el contenido asociado. Si se ejecuta correctamente, todas las partes implicadas salen ganando.
  • Recogida de clientes potenciales: Muchas empresas están entusiasmadas con la perspectiva de conseguir más clientes potenciales a través del patrocinio de eventos. Especialmente si la demografía de los asistentes coincide con una base de clientes objetivo, las empresas ven los eventos como una gran oportunidad para hacer crecer su cartera de ventas y aumentar el número de posibles acuerdos cerrados.
  • Obtener acceso a un grupo demográfico específico: A veces las empresas tienen dificultades para llegar a un determinado grupo demográfico debido a la limitación de recursos o a la falta de exposición general. Sin embargo, el patrocinio de eventos ofrece una forma de llegar a un público objetivo específico que puede ser inaccesible de otro modo. Las empresas están especialmente interesadas en patrocinar eventos si el patrocinio puede dar a la marca la exposición que necesita con respecto a un grupo demográfico específico.

Hay muchas otras razones por las que las empresas quieren patrocinar eventos, pero estos son algunos de los principales factores de motivación. Sean cuales sean las razones en el caso de tu patrocinador, asegúrate de tener muy presente el “por qué” de su afán de patrocinio y aborda esas necesidades de la forma más directa posible.

3. Definir los criterios de patrocinio

Como ya se ha mencionado, es imprescindible que tú, como organizador del evento, comuniques claramente la misión y los objetivos de este cuando te reúnas con los posibles patrocinadores. Del mismo modo, es muy importante que el patrocinador te comunique a ti, como organizador del evento, la misión de su empresa y los valores de su marca.

Tener unos criterios claramente establecidos para los tipos de patrocinadores con los que quieres asociarte es crucial para el éxito general del patrocinio. Es útil tener en cuenta algunas preguntas al hablar con los posibles patrocinadores para ver si se alinean con la visión de tu evento.

Esto puede parecer un poco limitado, pero en este caso, ser exigente es bueno. Disponer de una lista de criterios te ayudará a garantizar la concordancia entre la visión de tus patrocinadores y la de tu evento.

Recuerda que el patrocinio de un evento no consiste únicamente en pedir ayuda económica. Se trata de crear una asociación -tú, como organizador del evento, está aportando un valor significativo– y, como ocurre con todas las asociaciones, ambas partes deben invertir mutuamente para que sea un éxito.

Sé exigente con los criterios de los patrocinadores para garantizar el éxito de la asociación. Te lo debes a ti mismo.

4. Investiga las empresas que han patrocinado eventos similares al suyo

Has articulado los objetivos del evento, has previsto las necesidades de los patrocinadores y has establecido los criterios de éstos. Ahora es el momento de buscar activamente empresas ideales que se ajusten al perfil.

Debes buscar patrocinadores potenciales que estén más dispuestos a patrocinar tu evento que otros. Un buen punto de partida sería buscar otros eventos similares al tuyo y consultar sus páginas de patrocinadores. Si estas empresas estaban interesadas en asociarse con estos eventos, es muy probable que estén interesadas en el tuyo.

Si es posible, (y si no son un competidor directo) ponte en contacto con el organizador del evento y pídele consejos para dar forma al paquete de patrocinio del evento. Este tipo de conversaciones te proporcionarán información clave sobre lo que buscan estas empresas.

5. Utiliza herramientas online para encontrar posibles patrocinadores

Si buscas un grupo más amplio de empresas interesadas en patrocinar eventos, hay muchos recursos en línea que sirven para ese mismo propósito. Por ejemplo, portales web como SponsorMyEvent, Sponsor Pitch o Sponseasy.

Todos ellos son una buena forma de llegar a las empresas que desean colaborar en los eventos. Cada uno de estos recursos te ayudará a elaborar el paquete ideal de patrocinio de un evento, al tiempo que estableces conexiones significativas con los patrocinadores del mismo.

6. Encontrar empresas con los recursos adecuados

Al final, las empresas interesadas en patrocinar eventos también deben estar en condiciones de hacerlo. Una empresa puede estar muy dispuesta a patrocinar tu evento, pero en última instancia, puede no tener suficientes recursos para que tú te sientas seguro de la asociación. He aquí tres cualidades que hay que tener en cuenta a la hora de buscar empresas que estén interesadas y sean aptas para ser patrocinadoras.

  • Empresas con presupuesto suficiente: La razón principal de los patrocinios es cubrir los costes que el organizador del evento no podría cubrir de otro modo, así que asegúrate de que tu posible patrocinador tiene un presupuesto lo suficientemente amplio como para ofrecer apoyo financiero. Si no es así, es posible que no esté dispuesto a ofrecer suficiente valor por su parte, lo que dará lugar a una asociación infructuosa.
  • Empresas con departamentos de publicidad/marketing: Las empresas con departamentos de publicidad o marketing separados suelen reservar un presupuesto para patrocinios. En algunos casos, pueden reservar un presupuesto específico para el patrocinio de eventos. Asociarse con empresas de este tipo facilitará y agilizará el proceso de búsqueda.
  • Empresas a través de referencias: Una vez que hayas conseguido algunos de los primeros patrocinadores, inscríbelos en un programa de referencias que los incentive a promover la oportunidad de patrocinio a otras empresas. De este modo, se le presentarán automáticamente candidatos de patrocinio cualificados y tendrá gran parte de la búsqueda hecha por usted.

Mostrar interés en el patrocinio significa muy poco si la empresa no tiene los recursos para hacerlo. Ten en cuenta estos puntos para evitar estas situaciones.

7. Céntrate en los responsables clave de la toma de decisiones

Al final, sólo serán un puñado de personas las que tomen la decisión final de patrocinar tu evento. Teniendo esto en cuenta, asegúrate de ponerte en contacto con esas personas lo antes posible.

Herramientas como LinkedIn y Hunter.io resultan útiles para dirigirse a estos actores relevantes. Una vez que encuentres su información de contacto, envíales correos electrónicos personalizados sobre el patrocinio del evento que despierten su interés. Cuanto más conozcas a cada parte interesada, más podrás elaborar el mensaje ideal para persuadirles de que se conviertan en patrocinadores del evento. Conoce a los actores clave y averigua cómo captar su atención mediante correos electrónicos eficaces.

 8. Ofrece datos valiosos sobre el evento

Las empresas interesadas en patrocinar eventos siempre estarán interesadas en el tipo de datos que puedes recopilar. Al igual que los datos del evento son importantes para ti como organizador, esos mismos datos del evento ayudarán a las empresas a entender mejor el impacto de su patrocinio y cómo hacer un seguimiento de los asistentes.

Presentar datos valiosos a los posibles patrocinadores será fundamental para asegurar su colaboración. La mejor manera de recopilar estos datos sería a través de un software de eventos sólido y bien integrado, como los que podemos ofrecerte desde Orquidea Technology Group. Una plataforma de gestión de eventos completa proporcionaría las herramientas y funciones necesarias para recopilar los datos del evento que serán valiosos para las empresas interesadas en patrocinar tu evento.

9. Aprovecha tu red de organizadores de eventos

No olvides que conseguir patrocinios no es una tarea nueva. Innumerables organizadores de eventos han realizado y logrado esta tarea con anterioridad. Por lo tanto, no pases por alto el valor de tu red de organizadores de eventos. Acércate a aquellos de los que creas que puedes aprender mucho. Siempre y cuando el organizador no sea un competidor directo, conectar con tus compañeros es una gran manera de aprender nuevas ideas, así como de añadir a tu lista contactos de la industria.

Encontrar empresas interesadas en patrocinar eventos requiere tanto recursos como experiencia, así que, si crees que te falta esto último, aprovecha para mantener conversaciones con quienes tienen más experiencia. Conocer otros ejemplos de patrocinio de eventos puede servir como fuente de inspiración para tu propia estrategia de cara al futuro.

¿Quieres mantener el tren del patrocinio de eventos en marcha? Organiza un evento excepcional

Es fácil dejarse llevar por la presión de conseguir patrocinios, pero no dejes que eso te distraiga de tu objetivo principal. Al fin y al cabo, tu objetivo principal es organizar un evento espectacular. Sí, los patrocinios son importantes, pero palidecen en comparación con tu misión y visión como organizador de eventos.

Recuerda siempre que el patrocinio de eventos debe complementar tus objetivos generales, no sustituirlos. Y, en última instancia, la mejor manera de encontrar patrocinadores estelares es que ellos vengan a ti. Si el evento es increíble, las empresas más importantes te propondrán ideas de patrocinio. De nuevo, la mejor estrategia de ventas es vender lo que el cliente quiere. Si creas una experiencia estelar en el evento, te asegurarás de que merezca la pena invertir en el evento.

Conseguir patrocinadores para un evento nunca es una tarea fácil, pero con los recursos y la estrategia adecuados, el esfuerzo puede resultar mucho más sencillo y agradable de lo que se esperaba. Estos 9 consejos seguramente te ayudarán a encontrar los patrocinios adecuados para eventos y, al mismo tiempo, a atraerlos hacia ti.

Si quieres saber más sobre los patrocinadores de eventos, contacta con nosotros en Orquidea Technology Group y te asesoraremos y mostraremos como ofrecerles las mejores oportunidades y crear grandes experiencias que os beneficiarán a ambos, y harán el evento inolvidable.

Artículo original: https://blog.bizzabo.com/how-to-find-companies-interested-in-sponsoring-events

¡Qué caos ha sido el año 2020! Desde la planificación de eventos en directo hasta la celebración de eventos completamente virtuales, ha sido una experiencia de aprendizaje para todos nosotros. Ahora podemos mirar a este año e intentar adivinar lo que nos deparará, y cómo adaptaremos nuestros eventos. Sabemos una cosa con seguridad: los eventos híbridos están al caer. Y en este artículo veremos 15 tips para eventos híbridos exitosos en 2021, y antes vamos a desglosar:

  • Que son los eventos híbridos.
  • Cuando realizar un evento híbrido frente a uno virtual.
  • Cuales son las ventajas de los eventos híbridos.

Qué es un evento híbrido

Los eventos híbridos anteriores a la pandemia se configuraron como eventos en vivo con un componente virtual. A partir de 2021, los eventos híbridos deben concebirse primero como eventos virtuales con un componente en vivo si la pandemia lo permite. Esto significa que los eventos híbridos deben configurarse como eventos virtuales desde una perspectiva tecnológica y de personal.

Debes planificar el contenido y otros productos del evento para dirigirte principalmente a una audiencia en línea. En las primeras etapas de la planificación del componente en vivo del evento, los planificadores de eventos deben considerar qué aspectos digitales pueden necesitar ser añadidos para facilitar la unión de los dos grupos. Esa es la clave. Un evento es híbrido si hay compromiso; de lo contrario, no sería diferente de ver una charla TEDx en casa desde el sofá con la mantita.

Cuando hacer un evento híbrido frente a uno virtual

Considerando cómo avanzan las vacunas, hay muchas oportunidades para los eventos virtuales con un componente presencial. Así que aquí está cómo elegir entre los dos:

Elige el híbrido si:

  • Puedes acoger con seguridad un componente presencial.
  • Si el evento y su contenido se trasladan bien a una audiencia en vivo.
  • Si los asistentes declaran estar interesados en asistir al componente presencial.

Elige la modalidad virtual si:

  • Si hay alguna duda de que no puedes realizar con seguridad el componente presencial.
  • Tu contenido se traslada mejor a través del vídeo.
  • Tu evento tiene un presupuesto reducido.

Ventajas de los eventos híbridos

Incluso antes de la pandemia, los eventos híbridos eran cada vez más populares debido a su capacidad para llegar a un público más amplio, mejorar el ROI del evento y proporcionar valiosos puntos de datos que las empresas no podían obtener con los eventos presenciales.

Mayor audiencia. El hecho de tener un componente virtual reduce las barreras financieras y los conflictos de horario para muchos asistentes. Los eventos híbridos no sólo atraerán a tu público principal, sino que también atraerán a tu público secundario y terciario con el componente virtual. Esto significa que las personas que no se habrían inscrito en el evento presencial, debido al compromiso, estarán más interesadas en “probar” tu evento con el componente virtual.

Mejora del retorno de la inversión. Un aumento de los asistentes significa más entradas vendidas y un mejor retorno de la inversión para el evento en general. El componente virtual también puede reducir los costes de marketing en el futuro al utilizar las grabaciones de los ponentes y de las sesiones como contenido promocional.

Mejores datos. Internet siempre está “pendiente”, y eso no es diferente con los eventos virtuales. Lo que queremos decir aquí es que todo se rastrea porque el componente virtual está en línea. Estos datos ayudan enormemente a la hora de planificar tu próximo evento híbrido.

15 consejos para el éxito de un evento híbrido en 2021

  1. Comercializa tu evento entre tu público secundario y terciario.
  2. Negocia los contratos con los proveedores y reduce el tamaño.
  3. Prioriza la seguridad para el componente presencial.
  4. Crea vías de inscripción personalizadas para los asistentes virtuales e híbridos.
  5. No vendas sólo una entrada para el componente presencial.
  6. Planifica primero un contenido virtual atractivo
  7. Los eventos híbridos deben ser concurrentes.
  8. Ofrece tu contenido a la carta para un mayor compromiso.
  9. Ofrece tu contenido a la carta sólo durante un tiempo limitado.
  10. Da protagonismo a los patrocinadores.
  11. Asegúrate de que tu software de gestión de eventos favorece a tus patrocinadores.
  12. Ten un presentador in situ dedicado exclusivamente a tus asistentes virtuales.
  13. Reúne a los asistentes virtuales y presenciales con el networking en los eventos híbridos.
  14. Envía encuestas antes, durante y después del evento híbrido.
  15. Haz un plan para el día del juicio final.

1. Comercializa tu evento entre tu público secundario y terciario

Ya hemos mencionado que una de las ventajas de un evento híbrido es la ampliación del público. Ya conoces bien a tu público principal, y es de esperar que sepas cómo dirigirte a él. También querrás pensar en mensajes de marketing personalizados para tu público secundario y terciario. Sí, eso significa que tendrás que revisar algunos datos, pero te prometemos que te ayudará a largo plazo.

2. Negocia los contratos con los proveedores y reduce el tamaño

Los eventos híbridos tienen un componente presencial, por lo que necesitarás encontrar proveedores, que históricamente te pueden pedir ser cancelados con meses de antelación para que se te devuelva el dinero. Así que es el momento de empezar a negociar para obtener periodos de cancelación más largos y penalizaciones más bajas. Pero tomemos un momento para reiterar que estamos todos juntos en esto y que no estamos tratando de rebajar a nadie. Haz un trato que sea igualmente beneficioso y justo.

También sería útil considerar la posibilidad de reducir el tamaño del local. Esto ayudará a ahorrar dinero, pero también debes tener en cuenta la menor afluencia de público a los componentes presenciales en 2021. Podría ser el momento perfecto para probar un recinto al aire libre.

3. Prioriza la seguridad para el componente presencial

Esto debería ser obvio, pero lo vamos a decir de todos modos. Tu componente presencial será un fracaso absoluto si no te aseguras de que tus asistentes se sientan seguros. No esperes a que lleguen para averiguarlo. Asegúrales en tus correos electrónicos de marketing que estás tomando todas las precauciones: mascarillas, estaciones de desinfección, limpieza durante el evento, distanciamiento social y personal allí para ayudar a hacer cumplir estos requisitos.

4. Crea vías de registro personalizadas para los asistentes virtuales e híbridos

Nada hace que un asistente se sienta tan especial como la personalización. Mantén las dos vías de registro separadas y personalizadas para las sesiones, de modo que sean totalmente relevantes para los dos tipos de asistentes: virtuales e híbridos.

5. No vendas sólo una entrada para el componente presencial

No vendas una entrada únicamente para el evento presencial (al menos por ahora). Una cosa que sabemos con certeza es que nada es seguro. No sabes si tendrás que cancelar el componente presencial, si el asistente ya no se siente seguro para asistir o si se sentirá mal. La venta de una entrada híbrida ofrece al asistente flexibilidad para asistir al componente presencial, pero le garantiza que obtendrá la información de cualquier manera.

6. Planifica primero un contenido virtual atractivo

Asegúrate de planificar contenidos que sepas que serán atractivos para una audiencia virtual y ajústalos para que también lo sean para una audiencia presencial. Esto podría significar una duración diferente de las sesiones, sesiones pregrabadas frente a transmisiones en directo, y encuestas o preguntas en directo. Aunque gran parte del contenido será el mismo, esto no significa que todo el contenido deba ser igual para los asistentes virtuales y presenciales. Los asistentes virtuales no quieren ver una sesión de networking interactivo en streaming. En lugar de ello, los asistentes virtuales podrían filtrarse en su propia pequeña sesión de breakout o asistir a una entrevista exclusiva para asistentes virtuales o a una mesa redonda con líderes de opinión. Esto se llevará a cabo sin problemas con las rutas de registro personalizadas que has creado.

Consejo: Estos líderes de opinión pueden estar ubicados en cualquier parte del mundo (pendiente de la zona horaria) ya que es virtual, por lo que puedes conseguir lo mejor de lo mejor.

7. Los eventos híbridos deben ser concurrentes

En este caso la concurrencia consiste por ejemplo en tener una sesión pregrabada para ambos públicos virtual y presencial y, a continuación, tener al ponente o ponentes en directo en el evento para responder a las preguntas a través del chat durante la grabación. Los moderadores también pueden seguir con una sesión de preguntas y respuestas en directo para obtener respuestas más extensas. Para el público virtual, si entra tarde en la sesión, ésta no empezará desde el principio. Será como entrar tarde en una sesión en directo para que el asistente pueda seguir en tiempo real el chat.

Bonus: este chat permite que las audiencias virtual y presencial se conecten.

8. Ofrece tu contenido a la carta para un mayor compromiso

El contenido a la carta es lo mejor de los dos mundos: beneficia a los asistentes virtuales, a los patrocinadores a obtener más atención y, por último, pero no menos importante, la marca/evento se mantiene en el candelero durante más tiempo. A la parte virtual del evento puede asistir cualquier persona de todo el mundo, lo que implica una gran diferencia de huso horario. El contenido a la carta permite que los asistentes de todo el mundo reciban la información a la hora que más les convenga. En general, es bueno para los asistentes virtuales, porque si los días de las sesiones son largos, la mayoría de ellos no van a estar sentados frente a su ordenador durante 10 horas seguidas viendo las sesiones. La modalidad a la carta les permite hacer descansos y no perderse ningún contenido. También beneficia a los patrocinadores y a su marca. Cuanto más tiempo pueda la gente volver a ver las sesiones, más tiempo permanecerán los patrocinadores y tu evento en la mente de los asistentes.

Consejo: Ofrece tus sesiones a la carta este año y haz un seguimiento de cuántas personas volvieron a ver las sesiones y cuánto tiempo pasaron en el sitio una vez terminado el evento. Puedes utilizar esos datos para ayudar a conseguir patrocinadores para el evento del año que viene.

9. Ofrece tu contenido a la carta sólo durante un tiempo limitado

Si ofreces las sesiones de tu evento a la carta durante varios meses después del evento, la emoción desaparecerá. Ofrecerlo por un tiempo limitado, ya sea de 1 a 2 semanas o un mes, da a los asistentes tiempo límite para consumir el contenido que quieran. La disponibilidad limitada genera entusiasmo y fomenta la acción inmediata.

10. Da protagonismo a los patrocinadores

Los eventos híbridos son lo mejor para los patrocinadores. Dado que los eventos híbridos atraen a un público mucho mayor, tus patrocinadores van a obtener el doble de exposición. Además, crea nuevas oportunidades para el conocimiento de la marca y la generación de contactos. Cuanto más valor puedas aportar a tus patrocinadores, más dinero estarán dispuestos a entregar. A continuación, te explicamos cómo dar protagonismo a tus patrocinadores:

  • Acoger una sesión o patrocinar una sesión.
  • Branding en las diapositivas, los correos electrónicos promocionales y/o el contenido a la carta.
  • Anuncios en banners de aplicaciones móviles.
  • Notificaciones push (menos es más con las notificaciones push, no seas molesto)
  • Stands físicos y virtuales de los patrocinadores.
  • Página de patrocinadores del sitio web del evento.
  • Anuncios patrocinados antes del contenido a la carta.

11. Asegúrate de que tu software de gestión de eventos favorece a tus patrocinadores

Asegúrate de que tu software facilita a los asistentes la programación de reuniones con los patrocinadores o la visita al stand virtual. Mostrar a tus patrocinadores la facilidad de uso de los stands virtuales hará que se sientan mejor y que se entusiasmen con el evento. También es importante tener en cuenta que el software de tu evento debería permitirte crear una página de patrocinador personalizada y digna de admiración. Una página de patrocinador única y perfectamente elaborada ayudará a que los asistentes se queden más tiempo.

Consejo: Nuestra plataforma de eventos es completamente personalizable mediante CSS e incrustación.

12. Ten un presentador in situ dedicado exclusivamente a tus asistentes virtuales

Los asistentes a tu componente en presencial tendrán a alguien que les guíe a lo largo del día; ¿por qué no deberían hacerlo tus asistentes virtuales? Imagínate en tu portal virtual a un presentador en vivo que pueda hablar de lo que sigue y de lo que ocurre en el componente presencial. Te sentirás como si estuvieras allí mismo. El presentador puede hablar a los asistentes virtuales sobre su experiencia, destacar sesiones específicas u oportunidades de establecer contactos y recordarles que se pasen por el stand del patrocinador virtual. Esto ayuda a los asistentes virtuales a sacar el máximo provecho de su experiencia y, si contratas a un buen maestro de ceremonias, tal vez consiga darle un toque cómico.

Consejo: Haz que el maestro de ceremonias utilice la gamificación y las preguntas y votaciones en directo para mantener a la audiencia comprometida.

13. Reúne a los asistentes virtuales y presenciales con el networking en los eventos híbridos

Además del contenido, el networking es una de las principales razones por las que la gente asiste a los eventos, lo que no es diferente para los eventos híbridos. El truco de los eventos híbridos es reunir a los asistentes virtuales y presenciales.

Aquí algunas ideas de networking para eventos híbridos:

  • Sesiones simuladas. Cuando los asistentes virtuales y presenciales ven una sesión pregrabada, pueden interactuar juntos en el chat.
  • Grupo privado de networking. Piensa en vender un tipo de entrada que incluya esta función para un grupo específico, un grupo privado de una red social, por ejemplo. Estas personas estarán ansiosas por utilizar esta ventaja para charlar sobre el evento.
  • Grupo de networking abierto. La misma idea que la anterior, pero abierta a todo el mundo. Podría haber un canal para cada sesión, de modo que se pueda seguir hablando de ella incluso después de que haya terminado el evento, y habría la opción de enviar mensajes a los compañeros.
  • Encuesta en directo, preguntas y respuestas. Esto no es nuevo, pero puede ayudar a la audiencia en vivo y virtual a interactuar y mantener el engagement durante todo el evento.
  • Sesiones de trabajo. Para la audiencia virtual, tendrás que asegurarte de que tu software puede separar a las personas en pequeños grupos de sala de reuniones.

14. Envía encuestas antes, durante y después del evento híbrido

Con el mundo en pandemia y la gente averiguando cómo trabajar desde casa mientras educa a sus hijos, hay muchas incógnitas. Asistir a un evento no debería añadir estrés adicional a los asistentes. El envío de una encuesta previa al evento en la que se pregunte a los asistentes qué preguntas tienen o qué les preocupa puede ayudarte a responder a esas preguntas antes de que comience el evento.

Encuesta previa al evento = menos estrés para ti y tus asistentes.

El envío de encuestas breves durante el evento puede ayudarle a obtener un feedback inmediato sobre lo que va bien y lo que podría mejorarse (si el evento dura varios días, incluso podría hacerse un ajuste rápido). Estas encuestas pueden realizarse, por ejemplo, después de una sesión en directo o en una pregrabada, cuando los asistentes tengan en mente sus comentarios, buenos o malos. Las encuestas posteriores al evento serán las más significativas y proporcionarán información general sobre todo el evento. Este feedback es muy importante para planificar futuros eventos y mantener a los asistentes contentos.

15. Haz un plan para el día del juicio final

Piensa en todas las cosas posibles que podrían salir mal y haz un plan de acción para saber qué hacer si eso sucede. ¿Se ha caído toda la plataforma virtual? Mantén la calma y sigue tu lista de control. ¿Tienes que cancelar el componente en vivo? Respira, sigue tu lista de control y envía un correo electrónico elaborado. Tener un plan para cuando las cosas van mal, hace que sea menos estresante en general, y además siempre tendrás a tu lado a Orquidea Technology Group para echarte una mano.

Te hemos dado muchas cosas a tener en cuenta para tu evento híbrido, pero ningún evento es perfecto a la primera. Planifica el mejor evento que puedas y aprende de él. Si quieres recibir toda la información relacionada con los eventos híbridos y cualquier otra duda sobre la tecnología de eventos, habla con nosotros y suscríbete a nuestra newsletter.

Artículo original: https://get.swoogo.com/unconventional/15-hybrid-event-tips-you-must-read

No todos los eventos son iguales, una realidad que se basa en las decisiones sobre qué formato de evento se adapta mejor a los objetivos que se pretenden alcanzar. Para determinarlo, dependemos de una comprensión profunda de lo que ofrece cada formato para poder analizar con precisión el dilema del formato a la hora de dar a conocer la marca a través de un evento.

Los eventos presenciales siempre tendrán el atractivo de un entorno más personal para el establecimiento de contactos, por no mencionar que ofrecen una mayor oportunidad para las experiencias multisensoriales. Sin embargo, también implican mayores inversiones y compromisos por parte de todos los participantes. Además, los formatos virtuales tienen sus propias ventajas: tienen el potencial de llegar a un público más amplio y, desde la perspectiva del asistente, exigen un nivel de compromiso mucho menor. Para alguien reacio a incurrir en el gasto de asistir en persona, el formato virtual puede parecer una buena alternativa.

Por ello, algunos sostienen que los eventos virtuales son más adecuados para una duración corta y para la captación de clientes potenciales, mientras que la duración más larga y la generación de clientes potenciales en deberían reservarse para los eventos presenciales.

Sin embargo, no todo el mundo está de acuerdo en que este marco ordenado represente realmente las preferencias de los asistentes. Algunos ven el potencial de los eventos virtuales para servir de campo de pruebas perfecto para todo tipo de contenidos que ayudarán a dar forma a la dirección de las agendas presenciales.

Los eventos presenciales deben aportar un gran valor

Para Joe Schwinger, CEO de MeetingPlay, el mayor nivel de compromiso que requieren los eventos presenciales es precisamente lo que los hace valiosos para el inbound marketing: Sólo asistirán aquellos que ya estén muy comprometidos con la marca. Del mismo modo, existe una expectativa implícita de que el evento ofrezca una experiencia de alto valor en persona. Los organizadores de eventos tienen que demostrar que están poniendo la alfombra roja para atraer nuevos negocios y mantener las relaciones existentes.

“Si nos fijamos en los sectores en los que trabajamos -farmacéutico, médico, tecnológico-, gran parte es una asociación bidireccional. Cuando una empresa invierte millones de dólares en esa relación comercial, quiere ver qué obtiene de ella, y ese mensaje puede transmitirse mejor en persona”.

– Joe Schwinger, director general de MeetingPlay

Pierre Metrailler, director general de SpotMe, tiene una visión ligeramente diferente del mismo fenómeno. Cree que los eventos más largos son cosa del pasado, incluso para los formatos presenciales. Si los organizadores de eventos quieren atraer a los asistentes a un evento presencial de tres días, tendrán que “sobornarlos”: “Quizá si incluyen un viaje a Bali con todo incluido como parte del paquete, la gente vendrá”.

Metrailler cree que los eventos presenciales más cortos siguen teniendo atractivo, pero no está convencido de que los clientes actuales los prefieran a las alternativas virtuales. Debido a lo mucho que se juegan tanto el asistente como el organizador del evento, los eventos presenciales tendrán que asegurarse de ofrecer la mejor experiencia posible. Los organizadores no pueden dar por sentado que los asistentes preferirán automáticamente los eventos presenciales simplemente por la experiencia más cercana.

Evento virtual: expansión del mercado Vs investigación de mercado

La otra cara de la moneda es que los eventos virtuales requieren un menor nivel de compromiso por parte de los asistentes. A menudo son accesibles a un coste mucho menor -a veces incluso gratis- y los participantes pueden abandonar en cualquier momento si empiezan a perder interés.

Por un lado, esto supone la promesa de atraer a nuevas audiencias que pueden estar dispuestas a probar un compromiso de bajo riesgo. ¿Pero cómo influirá este nivel de compromiso diferente en el contenido de los eventos?

Schwinger cree que los eventos virtuales tendrán que mantener su mensaje tan ampliamente aplicable como sea posible. Las marcas tienen el potencial de llegar a un público mucho más amplio, pero deben centrarse en el conocimiento de la marca a gran escala más que en el contenido especializado. Los organizadores de eventos deben ser realistas sobre el potencial de generación de contactos. “El hecho de que se haya pasado de 8.000 a 70.000 participantes no significa que vayan a comprar el producto 70.000 personas”, explica. “Pero si no hay un riesgo financiero significativo, ahora tienes globos oculares en tu contenido”. Para adaptarse a las preferencias de visualización del público online, Schwinger sugiere mantener la experiencia del usuario lo más sencilla posible, ofreciendo una selección limitada de contenidos cortos y accesibles.

Cuando se trata de actividades en eventos presenciales, Schwinger recomienda ofrecer temas de sesiones mucho más especializados, con contenidos que rozan el material de formación. Los organizadores deben asumir que los asistentes en persona ya han investigado sobre la marca y buscan una conversación más profunda.

Aunque Metrailler está de acuerdo en que los planificadores de eventos deben diseñar sus eventos virtuales teniendo en cuenta la expectativa de un bajo nivel de compromiso por parte de los asistentes, tiene una perspectiva diferente sobre lo que esto significa para el diseño del evento.

Metrailler cree que el compromiso virtual debe estructurarse en torno a lo que él llama “microcompromisos”. Pone el ejemplo de una encuesta de NPS enviada por correo electrónico: si los asistentes pueden responder haciendo clic en una escala numérica interactiva dentro del propio correo electrónico, los índices de respuesta aumentarán. “Sólo hay que esperar un clic del asistente”, dice.

Si la experiencia de los asistentes virtuales debe ser lo más fluida posible, ¿significa eso que el contenido también debe ser diferente? Metrailler no lo cree así. En cambio, cree que los participantes virtuales funcionarán como un grupo de discusión para los eventos presenciales, que generalmente implican un nivel de inversión mucho mayor. Hay más margen para tantear el terreno con los asistentes virtuales, y el entorno virtual puede ser especialmente adecuado para este tipo de investigación de mercado.

Por ejemplo, aunque los eventos virtuales pueden facilitar la deserción de los asistentes, esto los hace mucho más valiosos en términos de identificar el contenido más atractivo. Además, todas sus acciones pueden ser rastreadas mediante el análisis de datos. Los organizadores del evento podrán identificar no sólo qué sesiones fueron las más populares, sino también qué segmentos de la sesión tuvieron la mayor participación. ¿Abandonaron los asistentes la pantalla? Por el contrario, ¿respondieron a una encuesta o hicieron un comentario en la sección de chat? La plataforma virtual puede proporcionarle toda esta información.

Según Metrailler, estas métricas de participación no sólo ayudarán a los organizadores de eventos a identificar qué contenido incluir en los eventos presenciales, sino también a quién invitar. Sólo para los clientes potenciales más cualificados,  las conferencias más cautivadores  se llevarán a cabo.

¿Qué pasa con el compromiso durante todo el año?

Metrailler cree que los eventos virtuales y presenciales de un organizador de eventos deben contribuir a una estrategia de compromiso de marca continua y permanente. No se trata tanto de la duración de un solo evento, sino de mantener la atención del público durante todo el año a través de una serie de puntos de contacto diferentes.

“Convierta su evento en una máquina de contenidos”, insta Metrailler. Cree que los eventos presenciales también pueden ser un vehículo para la creación de contenidos, pero que los formatos virtuales facilitarán la automatización del proceso de edición. Las analíticas ayudarán a los organizadores a identificar los clips que deben incluirse en los reportajes más destacados.

Del mismo modo, algunas plataformas pueden ofrecer marcadores que permitan a los espectadores saltar a la sección de mayor interés (lo que Schwinger llama “punto caliente”) de un vídeo más largo. Incluso los contenidos producidos en eventos presenciales acabarán llegando a la audiencia online, lo que a su vez facilitará un tipo de selección automatizada similar.

Los asistentes que repitan podrán también ver su historial de visionado de un vistazo, con la opción añadida de integrar recomendaciones basadas en sus comportamientos anteriores. La plataforma actuará entonces como una biblioteca de contenidos de facto.

Las plataformas virtuales pueden llegar a desempeñar un papel similar al de las ferias, en las que las marcas compiten entre sí por la atención del público. Según este modelo, las plataformas podrían recomendar contenidos a las marcas en función de su asistencia y su historial de participación. Por el momento, el contenido de los eventos sigue aislado en espacios de marca. “Queremos crear una experiencia dirigida a una marca concreta“, explica Metrailler.

¿Qué pasa con los eventos híbridos?

A pesar de toda la expectación que despiertan los eventos híbridos, puede que no sean tan populares como algunos preveían inicialmente. Según Schwinger, la mayoría de sus clientes han pedido formatos sólo presenciales o sólo virtuales, y Schwinger subraya que ambos formatos pueden aprovecharse de forma independiente.

“No hay que forzar la palabra de moda en la planificación. Los eventos híbridos pueden funcionar, pero una combinación de eventos presenciales y virtuales también puede funcionar. Debe ofrecer el formato que mejor se adapte a la categoría de asistentes a la que quiere llegar”.

– Joe Schwinger, director general de MeetingPlay

En definitiva, tanto los proveedores de tecnología como los organizadores de eventos siguen trabajando en una fase experimental. No hay respuestas correctas o incorrectas, y el campo está maduro para la innovación.

En conclusión

Los eventos virtuales y presenciales pueden funcionar más como universos paralelos que como dos extremos diferentes del viaje del cliente. Dicho esto, el bajo nivel de compromiso que se exige a los asistentes virtuales influirá inevitablemente en la estrategia de marketing de un evento. ¿Los eventos virtuales se orientarán principalmente hacia el contenido de la parte superior del embudo, o ayudarán a identificar las tácticas más eficaces de la parte inferior del embudo de marketing?

A fin de cuentas, los distintos enfoques de los formatos de los eventos significarán, en última instancia, más datos para tomar decisiones eficaces en el futuro. Y no hay razón para creer que las diferentes escuelas de pensamiento no puedan combinarse finalmente en las mejores prácticas posibles.

Si te interesa desarrollar cualquier un evento en formato presencial, virtual o híbrido, contacta con Orquidea Technology Group, para que podamos asesorarte sobre cual es el que mejor se adapta a tus necesidades y objetivos.

Artículo original: https://www.eventmanagerblog.com/marketing-format-influence-function

Desde el confinamiento hemos tenido la oportunidad de realizar un número considerable de eventos virtuales con incontables horas de transmisión, nos hemos encontrado en este camino una cantidad de circunstancias que nos han ocurrido a nosotros mismos o han ocurrido a nuestros clientes con eventos que en muchos casos ellos mismos llevaron adelante. Por eso, nos hemos planteado la pregunta de ¿qué hemos aprendido al realizar Eventos Virtuales?

Y de todo este aprendizaje queremos dejar algunos puntos a tener en cuenta cuando vayáis a realizar vuestros eventos:

1. No trates de traspasar tu evento presencial exactamente igual a un entorno virtual, son dos medios de difusión distintos. Pocas personas mantienen la atención en jornadas muy largas y durante muchos días. Haz tu evento lo más simple posible dentro de la complejidad que pueda tener.

2. Decide qué tipo de Evento es tu Evento Virtual. Una feria, un congreso, una presentación de producto, un evento corporativo interno o un evento público y masivo; dependiendo de esto tendrás una implementación de software reforzando algunas funcionalidades u otras. Por ejemplo, en un Congreso Científico necesitarás un módulo para presentar Abstracts o trabajos científicos y posibilidad de tener varias salas simultáneas mientras que en una presentación de productos lo más importante será una presentación impactante quizás soportada con Realidad Aumentada.

3. Conoce de antemano los números de potenciales asistentes a tu evento, verifica con tu proveedor si existen eventos paralelos que puedan afectar el ancho de banda que necesitas para manejar ese número. En los eventos virtuales normalmente se conectan muchas más personas que las que inicialmente se esperaban.

4. Escoge la solución de software adecuada a tu evento: Zoom, una Landing Page o una Plataforma Integrada para eventos virtuales. Cada tipo de evento puede tener un tipo de solución distinta (ver artículo de soluciones de software) y en la elección apropiada puede estar el éxito o fracaso. Por ahorrarte algo de dinero o por tratar de ganar un poco más no te arriesgues a que tu evento fracase, los errores en los eventos virtuales son difíciles de corregir.

5. Las plataformas tienen muchas funcionalidades: Gamificación, Votaciones en Vivo, Encuestas, Q&A, Chat Rooms, Video Chat 1 a 1, Juegos y más. No trates de utilizar todas las funcionalidades, analiza lo que necesitas y mantén la plataforma lo más simple posible, pero a la vez, aprovecha estas herramientas para implicar más a tus asistentes y mantenerlos comprometidos.

6. Si quieres una buena realización entonces no transmitas Live Streaming directamente de Zoom, Webex, Teams o cualquier programa de reuniones o webinars, la realización con un programa como VMIX, OBS, Streamyard, o similares es fundamental para tener una señal con calidad de televisión.

7. Utiliza señales alternativas y concurrentes para el envío de tu streaming sobre todo cuando los eventos tienen muchos asistentes virtuales y cuando se consumen desde muchos países. Aunque los servicios de distribución son muy confiables se han dado muchos casos de fallos y tener un respaldo instantáneo es una excelente idea.

8. Las actividades de preproducción son fundamentales para que todo salga bien. Utiliza una escaleta en donde aparezca lo que ocurrirá minuto a minuto, los recursos gráficos que se utilizarán y las transiciones que se realizarán. Es necesario un Director de Producción que coordine los aspectos tecnológicos y los elementos humanos.

9. Prepara a tus ponentes, verifica que graben desde: salones en silencio, que tengan buena conexión, que tengan buena iluminación, que tengan un fondo claro uniforme, que apaguen las notificaciones en su ordenador y que su sonido sea correcto. No hagas un evento en vivo sin haber preparado y ensayado con los ponentes. Cuando sean eventos con decenas de ponentes entonces trata de grabar el mayor número posible.

10. Todo lo que puedes pre-grabar hazlo y transmítelo como falso directo. En las grabaciones no hay fallos, se pueden combinar con sesiones en vivo y el resultado es notoriamente satisfactorio.

11. Cuando tengas eventos con traducción simultánea invierte bastante tiempo probando el perfecto funcionamiento de la conectividad con los traductores, prueba, prueba y prueba que todo funciona bien. Verifica que el ancho de banda sea el correcto, que las conexiones son las adecuadas y que ellos reciben correctamente el audio que le envías y que tu recibes perfectamente la traducción que producen.

12. Mantén por escrito los protocolos de respaldo ante cualquier eventualidad, por ejemplo: no aparece un ponente, se cae la señal de un ponente o moderador, se cae una de las señales de transmisión, falla alguna actividad de Gamificación.

13. Tus socios tecnológicos juegan un papel fundamental, utiliza proveedores con plataformas sólidas, que hayan nacido antes del COVID y que tengan experiencia de muchos años manejando tecnologías complejas para manejar altos volúmenes de información.

14. La seguridad es una clave fundamental en el diseño y funcionamiento de la plataforma. Toda la información debe transferirse y almacenarse encriptada en instalaciones como las de Amazon que tienen certificación ISO27001. No te arriesgues con una Landing almacenada en un servidor local sin ningún tipo de seguridad.

15. Utiliza plataformas que te permitan conservar el evento disponible bajo demanda para que sea consumido por las personas que no pudieron asistir al evento en vivo, por ejemplo, los que están en husos horarios muy diferentes al tuyo.

16. Por último, establece cuáles son las métricas que necesitas de antemano y verifica que la solución que vas a utilizar te provea de la información de análisis que necesitas, las analíticas son la radiografía de lo que pasó en el evento, es necesario que no solamente sepas la cantidad de gente que se ha conectado sino también quiénes son los que se han conectado a tu plataforma, qué secciones han visitado que sesiones han visto y por cuanto tiempo.

¿Qué hemos aprendido de los Eventos Virtuales?

Espero que estas recomendaciones sirvan de mucha ayuda al momento de planificar y ejecutar tus eventos virtuales o híbridos.

Si quieres más información acerca de cómo realizar tu evento virtual o híbrido de manera eficiente y exitosa, con la tecnología más adaptada a las necesidades del evento, contacta con Orquidea Technology Group. Nuestra experiencia en la realización de eventos virtuales te servirá de gran ayuda y asesoramiento a la hora de planificar y ejecutar tu evento.

Como cualquier disciplina, los eventos evolucionan continuamente con el tiempo. El año 2020 desafió a todos los sectores, y también aceleró especialmente la evolución de los eventos y el marketing de los mismosEn este artículo analizaremos varias tendencias de marketing de eventos virtuales para este 2021. 

Todo el sector valoró los eventos virtuales como una gran respuesta y solución a todas las inseguridades que genera la situación producida por el Coronavirus, así que la gran mayoría de empresas se han sentido motivadas a adaptarse y dejar aparcadas las vías tradicionales para aprovechar los beneficios de los eventos online. 

Según varias fuentes reconocidas en marketing, estas serán las tendencias destacables este año en el marketing de eventos virtuales; y veremos cual será el papel de los eventos online este año en el marketing B2B (business-to-business). 

1. Se centrarán las métricas de los eventos en el valor y en impulsar resultados 

A medida que el marketing ha evolucionado, los responsables de marketing de eventos se están volviendo inseparables de sus departamentos de marketing. A partir de esta evolución se les exige el mismo tipo de objetivos de ingresos y normas de información que a otros profesionales del marketing B2B. Por ejemplo, los prospectos calificados por las ventas (SQL), la generación de proyectos y los ingresos cerrados son las métricas comunes que se miden, porque demuestran los verdaderos resultados comerciales, en lugar de sólo la actividad.  

Otros indicadores clave de rendimiento, como los clientes potenciales de marketing (MQL), siguen siendo importantes, pero están cambiando para mejor gracias a los nuevos datos. Los datos de los asistentes a los eventos pueden capturarse en todos los puntos de contacto digitales y analizarse de forma más exhaustiva, contextual y predictiva que nunca. Esto permite a los responsables de marketing de eventos y B2B comprender qué clientes potenciales tienen una alta intención de compra, y este conocimiento ayuda a informar sobre dónde enfocar sus esfuerzos de marketing. El resultado final es que los profesionales del marketing pueden maximizar las audiencias de asistentes más lucrativas, así como dirigirse a aquellos que todavía no están preparados para comprar con el contenido y las campañas correspondientes, basándose en el punto en el que se encuentran en el recorrido del comprador. 

Esto elimina las conjeturas tradicionalmente asociadas a las deficiencias de las medidas de marketing tradicionales y aumenta el valor de todas las métricas y KPI que aprovechan. También proporciona a los profesionales del marketing, una importante herramienta en su arsenal para comprender mejor el compromiso y utilizar sus conocimientos para impulsar verdaderos resultados empresariales.  

2. Se priorizará la comodidad, la intimidad y la personalización en los eventos virtuales para crear comunidad con la audiencia

Antes de COVID-19, asistir a un evento en persona significaba dedicar tiempo (y concentración), ya que requería viajar físicamente y participar durante un periodo de tiempo determinado. Para atraer a los asistentes y mantener su atención, los eventos presenciales eran intrínsecamente inmersivos. Aunque los asistentes podían seguir consultando el correo electrónico en sus teléfonos y portátiles, estaban físicamente separados de su vida cotidiana y en condiciones de estar presentes y comprometidos con el evento.  

Ahora, los eventos se han trasladado a Internet y la gente trabaja desde casa, lo que conlleva muchas distracciones. Los organizadores de eventos se enfrentan al difícil reto de crear compromiso, al tiempo que se adaptan a la vida de los profesionales de hoy en día y ofrecen experiencias de alta calidad en cuanto a redes y contenidos. La realidad actual del trabajo desde casa también exige accesibilidad desde cualquier dispositivo, para que los asistentes puedan participar mientras dan un paseo, recogen a los niños del colegio, entre reuniones importantes, etc. Este cambio de los eventos presenciales a los virtuales ha hecho que tanto la intimidad como la comodidad sean las características a las que los organizadores de eventos tienen que aspirar para tener éxito.  

Debido a estos cambios, la tecnología utilizada para facilitar los eventos hoy en día tiene que adaptarse a entornos más pequeños e íntimos. Se trata de un cambio importante en el sector del marketing de eventos, que parece reflejar el modo en que el marketing B2B se ha vuelto más personalizado e individualizado con el tiempo para maximizar el rendimiento. Aquí es incluso donde los eventos virtuales pueden brillar, por encima de los formatos presenciales, ya que pueden ofrecer personalización y experiencias íntimas de una manera que es difícil de conseguir en persona. 

Tendencias de marketing de eventos virtuales para este 2021

3. El concepto de compromiso con el evento será elevado

El compromiso de los asistentes siempre ha sido algo que ha preocupado a los planificadores de eventos, pero ha cobrado vida propia en el último año. A medida que se han ido ampliando las capacidades, tanto los planificadores de eventos como los patrocinadores y los ponentes, pueden utilizar herramientas como las encuestas, las preguntas y respuestas, la mensajería, la creación de redes, las videoconferencias y otras funciones dinámicas destinadas a facilitar la interacción en tiempo real para mantener la atención de los asistentes e impulsar el compromiso general.  

Las mismas soluciones pueden recopilar y dar sentido a los datos mejor que nunca, ayudando a los organizadores de eventos y a los responsables de marketing a entender cuáles de sus esfuerzos dieron lugar a la máxima participación. Estos datos también se convierten en el motor del que se derivan conocimientos prácticos sobre la audiencia, que informan sobre cómo maximizar la participación en sí misma, así como los resultados empresariales que el evento pretende impulsar. 

Aunque el valor de la participación de los asistentes es bien conocido, también hay un enorme beneficio para los patrocinadores y los anfitriones de los eventos que permanece en gran medida inexplorado. Por ejemplo, los nuevos puntos de contacto digitales entre los patrocinadores y los asistentes a los eventos virtuales pueden utilizarse para proporcionar información sobre la intención que antes no se captaba. En lugar de salir de una feria con un tazón de tarjetas de visita, como lo hacían antes, los patrocinadores ahora pueden acceder a un gran volumen de datos de compromiso que son procesables y pueden ayudarles a lograr un ROI mucho mayor de un evento.  

4. Los profesionales del marketing de eventos formarán parte del equipo de marketing a medida que el software de eventos se convierta en parte de las herramientas de MarTech (la tecnología aplicada al marketing)

A lo largo de la última década, las funciones de los responsables de marketing de eventos han evolucionado, de forma similar a como lo han hecho las funciones de los responsables de marketing B2B para centrarse más en los datos y en los resultados. La demanda de datos ha hecho que estos dos mundos antes dispares se unan de una manera realmente poderosa, alineando los objetivos de estas unidades antes dispersasLos equipos de eventos se están fusionando con los de marketing, dando paso a métricas combinadas y medidas de engagement que informan sobre la forma en que la unidad de negocio centralizada impulsará los ingresos y creará conciencia para su organización.  

Del mismo modo, las plataformas de eventos en línea y móviles pueden integrarse con otras plataformas de marketing, lo que hace que el fomento de la participación de los asistentes y la obtención de clientes potenciales de alto rendimiento sean más fluidos y predecibles. En lugar de una tecnología que antes se utilizaba como una inversión única y que se implementaba y gestionaba individualmente, las empresas ven cada vez más el software de eventos virtuales como una pieza importante de su conjunto de MarTech que se integra completamente con otras soluciones. Esta cohesión dejará su huella en 2021, y muchos, muchos años más en el futuro.  

A todos nos sorprendieron los acontecimientos de 2020, y 2021 podría traer su propia marca de incertidumbre. Pero si los profesionales del marketing y los organizadores de eventos han aprendido una lección en este último año, es cómo ser verdaderamente resistentes y ampliar los límites de su creatividad. 

Todos seguiremos adelante con esta nueva sensación de resistencia, y estaremos ansiosos por ver cómo se desarrollan nuestras predicciones en el espacio de la tecnología y el marketing de eventos. Desde Orquidea Technology Group te asesoraremos para aplicar todas estas tendencias e implementar herramientas y software de eventos para que estos sean siempre un éxito. 

Artículo original aquí.

Desde el primer confinamiento las empresas por su cuenta y a través de los organizadores de eventos, han dispuesto según sus necesidades de básicamente tres soluciones de software para realizar sus eventos virtuales o híbridos, veamos y analicemos una comparación entre soluciones de software para Eventos Virtuales.

Software de Video conferencias. Son programas excelentes para realizar reuniones en donde los usuarios hablan unos con los otros. Las típicas reuniones de Zoom, Webex o similar. Existen versiones para realizar Webinars en donde uno o varios ponentes hablan y los demás escuchan. Son las soluciones más básicas, más económicas y quizás las más utilizadas para realizar reuniones poco elaboradas.

Landing Pages. Son páginas web en donde se refleja la imagen del evento y básicamente se reproducen las señales de streaming. Aunque se realicen producciones excelentes de streaming en ocasiones estas páginas se quedan algo cortas con las funcionalidades que ofrecen.

Plataformas para Eventos Virtuales. Van un paso más allá de las Landing Pages de streaming, ofreciendo un conjunto de distintas características que permite crear un ecosistema para eventos virtuales o híbridos, maximizando el Branding de la compañía y aumentando la forma en la que los asistentes pueden interactuar y consumir los contenidos del evento.

Se ha realizado una tabla comparativa en función de los aspectos que consideramos esenciales para la realización de un evento:

Esta tabla debería servir como guía para escoger la solución de software más apropiada para realizar un evento, considerando algunos aspectos fundamentales como: Branding, seguridad de datos, complejidad del evento y presupuesto.

Comparación entre soluciones de software para Eventos Virtuales

Es importante destacar que en cada una de las soluciones existen muchas opciones y que ninguna es la solución definitiva para todos los tipos de eventos virtuales o híbridos a desarrollar. Es importante hacer un estudio de las necesidades y evaluar el alcance de la solución que mejor se adapte a dichas necesidades.

Si quieres más información acerca de cómo realizar con éxito tu evento virtual o híbrido con cualquiera de las tecnologías descritas, contacta con Orquidea Technology Group. Nuestra experiencia en la realización de eventos virtuales será de gran ayuda para conceptualizar y ejecutar tu evento con éxito.

Este año tan convulso ha tenido para el sector de los eventos algo positivo, ya que debido a la distancia social y más medidas para frenar el virus, los eventos online han empezado a valorarse y reconocerse. En este artículo analizaremos varias recomendaciones para mejorar la calidad de los eventos virtuales. 

La participación en conferencias virtuales ha llegado para quedarse, no obstante un reto importante es la participación en este tipo de eventos. La tecnología avanza desde el inicio de la pandemia y los asistentes esperan algo más que un seminario entrecortado, mal iluminado y sin ensayar. El panorama de los eventos virtuales empieza a ser cada día más competitivo, lograr cautivar a los asistentes con una calidad profesional de producción podría significar un buen número de asistentes comprometidos. 

La tecnología de transmisión en directo de conferencias ha avanzado mucho desde las glorificadas llamadas de Zoom de marzo y principios de abril de 2020; los asistentes esperan algo más que un seminario web entrecortado, mal iluminado y sin ensayar. En un panorama de eventos virtuales en línea cada vez más competitivo, no lograr cautivarlos con una producción de transmisión en vivo profesional y pulida significa que podrían no volver la próxima vez. 

Veamos que factores influyen en la buena calidad de un evento: 

El compromiso: 

Eel mayor desafío cuando se trata de eventos virtuales y la incapacidad de igualar el valor del compromiso in situ se encuentra entre las mayores frustraciones con la tecnología de eventos virtuales. ¿A qué se debe este problema? 

  • Fatiga del zoomLos servicios de streaming como Netflix y las series educativas como TED Talks han puesto el listón muy alto cuando se trata de consumir contenidos online. Los asistentes necesitan más para seguir participando. Un evento virtual en Zoom que consiste en dos ponentes mal iluminados en sus salones hablando entre ellos puede ser también un podcast, al menos así se puede pasear al perro. 
  • Competencia en los eventos virtualesLos eventos virtuales tienen que ser capaces de competir tanto con las distracciones en casa como con otros eventos. El hecho es que el mercado de los eventos virtuales ha eliminado las barreras de entrada, y la competencia de otros contenidos en línea -muchos de los cuales son gratuitos- está aumentando. Los organizadores de eventos virtuales tienen que diferenciarse de la avalancha de contenidos en línea, y la producción de alta calidad es un punto clave de diferenciación. 
  • Credibilidad de la marca del eventoDel mismo modo, con la aparición de nuevos eventos, los asistentes buscan una forma de determinar qué contenido es el más autorizado. Una transmisión de aspecto profesional en una plataforma dedicada puede transmitir la sensación de profesionalidad que necesita para separarse de la paja. Lo último que quieres es que tu marca parezca poco profesional o poco pulida. 

Una producción de nivel televisivo: 

Es importante revisar estos puntos que garantizarán que la participación en la conferencia virtual distinga a tu evento online. 

 1. Evalúa tus necesidades de participación en la conferencia virtual

¿Estás celebrando una reunión puntual de partes interesadas con alguien en segundo plano tomando notas? ¿Vas a ofrecer contenido patrocinado con una variedad de ponentes que se mantendrá como contenido cerrado después del evento?  

Si se trata de lo primero, puede que no merezca la pena invertir en una emisión con mucha marca y producida por profesionales. Sin embargo, si se trata de lo segundo, es posible que desees contratar a un productor técnico para que te ayude a conseguir un nivel de producción que resista el paso del tiempo y haga justicia al contenido. 

Un gráfico que resume los diferentes niveles de producción de conferencias virtuales que ofrece EventMobi. 

2. Dedícale al evento el tiempo suficiente

Aunque la planificación de los eventos virtuales puede llevar meses, muchos han tenido que cambiar en un momento de apuro, ya que las restricciones cambian de un momento a otro. El tiempo y el presupuesto también son factores importantes para determinar si la producción a nivel televisivo es una prioridad. 

Dicho esto, te recomendamos que intentes disponer de al menos un mes para asegurarte de que tienes tiempo suficiente para marcar todas las casillas: 

  • Ajustar perfectamente la agenda del evento 
  • Preparar a los ponentes y asistentes técnicos 
  • Grabar los contenidos pregrabados 
  • Editar los vídeos 
  • Instruir a los ponentes y moderadores a la tecnología y a las mejores prácticas de transmisión en directo 
  • Crear el showflow del evento, indicando con bastante exactitud como debería darse el ritmo de los acontecimientos. 
  • Realizar un ensayo, y no en el último momento 
  • Revisar y mejorar según sea necesario 

Un productor técnico de eventos virtuales con experiencia puede ayudarte a coordinar y ejecutar muchos de estos pasos, evitar los errores más comunes y evitar retrasos innecesarios. Por lo tanto, pueden ser una excelente opción si deseas una alta calidad de producción con un calendario ajustado.  

3. Ensaya el evento virtual 

Los planificadores de eventos virtuales no son los únicos que se enfrentan al aprendizaje de los eventos virtuales en línea. Los ponentes, los patrocinadores, los moderadores y los participantes en el evento se están adaptando también a un nuevo formato. Esto hace que haya una tormenta perfecta de posibles fallos.  

¿Los oradores utilizan micrófonos fiables? ¿Las charlas de los patrocinadores se celebran en salas bien iluminadas? ¿Tienen los moderadores conexiones de Internet fiables? ¿Puede tu plataforma tecnológica para eventos virtuales soportar el volumen de asistentes que se conectan simultáneamente, transmiten vídeo, envían preguntas y respuestas y participan en el chat?  

Ensayar el evento virtual es una buena manera de identificar estos y muchos otros problemas que podrían hacer que la experiencia sea menos fluida durante el evento en vivo. Prueba la configuración de cada ponente. Pruebla plataforma. Asegúrate de que todas las diapositivas están en orden y de que todo el mundo sabe dónde debe estar y cuándo.  

4. Revisa la configuración de grabación ponentes y moderadores: 

El vídeo con grano no va a ser suficiente para el compromiso del evento virtual y el aspecto profesional que los asistentes esperan cuando transmiten contenido. El productor interno de eventos virtuales de EventMobi recomienda que los ponentes utilicen una cámara web con una resolución de 720p a 1080p, así como un micrófono (los auriculares son especialmente buenos para cortar el ruido de fondo). El equipo no tiene por qué ser caro; un micrófono de 20 dólares es perfectamente suficiente. La iluminación también es importante. Una luz LED barata detrás del monitor del orador hará que éste esté bien iluminado. 

Un productor técnico puede ser una gran ventaja a la hora de realizar el ensayo y las comprobaciones de ponentes y moderadores, ya que sabrá qué buscar, responderá a las preguntas más técnicas que surjan y hará las recomendaciones oportunas.  

Tecnología para la producción del evento: 

En este apartado se ofrecen varios consejos técnicos que deberíamos tener en cuenta a la hora  de desarrollar nuestro evento en el entorno digital. 

 1. Selecciona soluciones técnicas para eventos virtuales que apoyen los objetivos de la marca

Las plataformas tecnológicas para eventos virtuales suelen integrarse con los servicios de transmisión en directo de conferencias para combinar lo mejor de cada clase de software, y el predeterminado suele ser Zoom. Sin embargo, Zoom puede no ser la solución ideal de transmisión en directo si necesita contenido de marca. Para ello, puedes seleccionar una plataforma de eventos virtuales que te ofrezca opciones para incluir contenido de marca dentro de la transmisión y la experiencia virtual mediante la integración de un servicio que permita una visualización más dinámica, como: StreamyardSocialLive , VMix, OBS… 

Un productor técnico normalmente recomendará su software preferido, o debería ser capaz de guiarte a través de las opciones basadas en tus necesidades y ayudarte a configurar tus básicos de tecnológica de eventos virtuales. 

2. Aprovecha las sesiones pregrabadas y simuladas

Una forma de garantizar que una sesión se vea bien y se desarrolle sin problemas es pregrabarla e incorporarla a su evento en vivo. Esto te dará la oportunidad de incorporar más elementos visuales y cortar o rehacer elementos que contengan errores o puedan perder la atención del público. 

Incluso puedes pregrabar el contenido de la sesión más pesada y continuar con un segmento en directo, como una sesión de preguntas y respuestas. La entrega de contenido “simultáneo” se refiere a este híbrido de contenido en vivo y pregrabado dentro de una sesión determinada. Utiliza una diapositiva aparte -como la información de contacto de los ponentes o un mensaje patrocinado- para cubrir cualquier interrupción visual al pasar de la sección pregrabada a la participación en directo. 

El contenido pregrabado también te permite realizar sesiones simultáneas sin tener que asignar más trabajadores a cada stream. Si no tiene sesiones simultáneas, el contenido grabado te ofrece la ventaja añadida de dar un espacio de tiempo para preparar la siguiente parte del directo, preparar a los próximos ponentes para entrar en el directo y dar un descanso a los que trabajan en segundo plano. 

3. Utiliza elementos visuales de alta calidad para conseguir un compromiso virtual con la marca

Asegúrate de tener gráficos de alta resolución para las diapositivas de la marca, las superposiciones y las transiciones con bastante antelación. Un productor técnico puede ayudarte a reunir estos recursos y asegurarse de que cumplen las especificaciones.  

Utiliza una buena cantidad de imágenes y vídeos para estimular visualmente a la audiencia y que no se quede mirando una cabeza parlante durante largos periodos de tiempo. Sigue el ejemplo de los telediarios, que utilizan cortes y estadísticas para interrumpir las tomas del reportero. 

Las imágenes fuertes y claras en la pantalla también proporcionan oportunidades para que los asistentes hagan capturas de pantalla del evento y lo compartan en las redes sociales. 

4. Varía los formatos y diseños delos eventos virtuales 

Sorprende al espectador con diferentes diseños y disposiciones de elementos visuales, como superposiciones, fondos, diapositivas y gráficos.  

Un productor técnico puede ofrecerte valiosas ideas sobre sus opciones y sobre cómo ejecutar las disposiciones y transiciones más atractivas desde el punto de vista visual 

5. Utiliza una sala de espera para coordinar a los ponentes del evento virtual 

Al igual que en un evento presencial, los organizadores de eventos virtuales deben ser capaces de preparar y coordinar a sus ponentes, comunicarles cualquier cambio y asegurarse de que están listos cuando lo necesitan.  

Una sala verde es un espacio virtual que no forma parte de la retransmisión en directo estándar, donde los ponentes pueden esperar sus sesiones y los planificadores (o, más probablemente, los productores técnicos) pueden ponerlos al día, comprobar que todo esté correcto y prepararlos para entrar a sus sesiones. 

6. Considera la posibilidad de una sede virtual para una mayor calidad de producción del evento

Una sede virtual es un estudio o espacio creado específicamente para albergar su evento virtual o para pregrabar el contenido del evento. Las sedes virtuales suelen estar gestionadas por empresas audiovisuales o proveedores de tecnología para eventos virtuales, por lo que vienen equipadas con la infraestructura audiovisual adecuada para crear y transmitir contenidos profesionales de alta calidad.  

Las sedes virtuales y los estudios de eventos virtuales son una buena alternativa si quieres una transmisión en directo más profesional sin los riesgos o las inversiones asociadas a la creación de un estudio por tu cuenta, y casi siempre ofrecen servicios de consultoría o apoyo directo a la producción de eventos virtuales. Sólo hay que tener en cuenta las directrices de salud y seguridad si se reúnen varias personas en un espacio físico. 

Un productor técnico de eventos virtuales: 

Un socio experto en producción de eventos virtuales puede ser una gran ventaja. Muchos planificadores de eventos virtuales todavía están aprendiendo las habilidades y los conocimientos necesarios para ejecutar un evento virtual de alta calidad de producción y aspecto profesional.  

La plataforma tecnológica para eventos virtuales, como la que Eventmobi y Orquidea te ofrecen, puede ser un gran recurso en ese sentido. De hecho, según la última investigación de EventMB, el 33% de los planificadores de eventos subcontratan la producción de sus eventos virtuales, y otro 20% confía en su proveedor de tecnología para eventos virtuales. 

Un socio experimentado en la producción de eventos virtuales ofrece muchas ventajas: 

Experiencia: 

Los productores técnicos de eventos virtuales llevan a cabo simulacros y pueden señalar problemas que un observador con menos experiencia podría no notar o anticipar. 

Apoyo técnico: 

Los productores técnicos se aseguran de que los equipos audiovisuales, la conectividad a Internet, la plataforma de eventos virtuales y cualquier tecnología integrada estén a la altura y funcionen sin problemas. 

Edición de vídeo: 

Un productor técnico de eventos virtuales está familiarizado con el software de edición de vídeo. Si quieres utilizar un vídeo pregrabado, pueden ayudarte para que tenga un aspecto limpio y profesional. 

Coordinación: 

Los eventos virtuales tienen muchas partes en movimiento: ponentes que pasan de la sala de espera a la transmisión en directo del evento, sesiones de trabajo que deben empezar y terminar en momentos específicos, transiciones de diapositivas, vídeos pregrabados insertados, cambios en los elementos visuales… la lista es interminable. Un especialista en producción de eventos virtuales los coordina para garantizar una experiencia perfecta. 

Gestión de los asistentes: 

Los productores de eventos virtuales pueden ayudar a canalizar a los asistentes en los sitios apropiadoen los momentos adecuados para que no se pierdan en la confusión. También se pueden encargade silenciar a los asistentes, moderar los chats y las preguntas y respuestas y gestionar el acceso a los distintos elementos. 

Patrocinadores felices: 

Los patrocinadores están depositando su confianza en los eventos virtuales en línea, por lo que es crucial que su marca y la exposición de la misma tengan un aspecto profesional. Además de llevar toda la producción del evento a un nivel profesional, los productores técnicos de eventos virtuales se aseguran de que las ventanas emergentes, las superposiciones  y otros elementos visuales de la marca aparezcan correctamente y en los momentos adecuados. 

Preguntas comunes sobre la producción de eventos virtuales 

Orquidea Technology Group ha ayudado a muchos planificadores de eventos virtuales con la transición a la participación en eventos virtuales con una tecnología robusta y un soporte técnico de producción experto. Aquí respondemos a las preguntas más comunes de nuestros clientes: 

¿Qué es el RTMP? 

Es un estándar para la transmisión que es apoyado por la mayoría de los codificadores (estos se utilizan para digitalizar sus videos para que pueda transmitirlos en vivo a una audiencia) y la mayoría de los servidores de medios (el software que está utilizando para transmitir el video). El Espacio Virtual de EventMobi que ofrecemos en Orquidea Technology Group puede soportar cualquier vídeo que esté en formato RTMP. Si el servidor de medios con el que estás trabajando no ofrece una URL de vídeo, entonces la plataforma puede ayudarte a generar un servidor RTMP con un solo clic, utilizando nuestra función de URL personalizada. 

En una producción de webcast, ¿los ponentes necesitan algún tipo de software de producción? 

No. Lo único que necesitan los ponentes es una cámara web, un micrófono y una conexión a Internet fiable. Nuestro equipo de producción proporcionará a los ponentes y anfitriones un enlace que les llevará a la Sala de espera virtual, desde donde saldrán en directo. 

¿Cuál es la velocidad mínima de Internet recomendada para los ponentes/anfitriones? 

Recomendamos 20 Mbps de subida y 30-50 Mbps de bajada. Puedes comprobar gratuitamente su velocidad de Internet en fast.com. Para una conexión más fiable, utilice una conexión ethernet por cable en lugar de WiFi siempre que sea posible. 

¿Cuáles son las ventajas del directo frente al simulacro (pregrabado)? 

La retransmisión en directo es ideal si se hace hincapié en la interactividad, como las encuestas en directo o la respuesta a las preguntas del público a medida que van llegando, en lugar de durante una sesión de preguntas y respuestas designada al final. Sin embargo, en un entorno en directo siempre existe el riesgo de que se produzcan problemas, como que se corte la conexión a Internet del ponente o que éste cancele en el último momento. El simulacro ofrece más seguridad, ya que las sesiones están pregrabadas, por lo que los ponentes pueden hacer varias tomas y el resultado puede ser más pulido. En cuanto a la interactividad, los ponentes pueden salir en directo al final de la sesión para una sesión de preguntas y respuestas. También es posible tener una sesión grabada como respaldo en caso de que haya algún problema con la transmisión en directo. 

En un entorno simulado, ¿deben los ponentes llevar la misma ropa y utilizar el mismo telón de fondo para las preguntas y respuestas en directo para dar la impresión de que toda la sesión ha sido en vivo? 

Lo ideal es que sí: el objetivo del simulacro es recrear la sensación de una sesión en directo sin que el público se dé cuenta de que la presentación ha sido grabada de antemano. Sin embargo, si no es posible recrear el mismo aspecto, también se puede optar por revelar la naturaleza simulada de la sesión; normalmente el público se sentirá desconcertado al no poder notar la diferencia, lo que habla de una buena fluidez del espectáculo y de una producción sin fisuras. 

¿Qué puntos debe abarcar una comprobación/ensayo técnico? 

Informar al ponente sobre el procedimiento para salir en directo (entrar en la sala de espera, esperar la señal del productor para salir al aire, etc.) 

Asegúrate de que la calidad de vídeo y audio del ponete es perfecta: no hay retrasos, ni vídeo pixelado ni audio apagado. 

La apariencia general debe ser profesional: esto incluye un fondo neutro/ordenado, buena iluminación, ropa adecuada, postura erguida (es preferible estar de pie), mirar a la cámara, etc.  

Si se utilizan diapositivas para la presentación, hay que comprobar que se visualizan correctamente 

En el caso de las sesiones de pregrabación, es posible que los ponentes quieran revisar la grabación para asegurarse de que están satisfechos con el resultado, por lo que hay que prever tiempo suficiente para este proceso. 

¿Qué trucos hay para asegurarse de que los oradores hablan a la cámara? 

Si el ponente utiliza notas para su presentación, debe colocarlas en la parte superior de la pantalla de su ordenador o en una segunda pantalla colocada a la altura de los ojos. Si hablan libremente, puede ser útil colocar un marcador visual junto a la cámara para que los ojos se dirijan a ese punto. 

¿Es recomendable utilizar un productor para cada sesión simultánea en directo? 

Depende del tipo de sesión. El ejemplo más popular son las salas de descanso, que normalmente no requieren una producción adicional, ya que se centran en la conversación y el establecimiento de contactos entre los asistentes. Para producir sesiones concurrentes en directo complejas, recomendamos asociarse con una empresa audiovisual especializada. 

¿Qué es un tercio inferior? 

Un tercio inferior se refiere a una inserción con el nombre del ponente (y normalmente tu cargo y/o empresa) que se muestra en el tercio inferior de la pantalla. 

Conclusión 

Combatir la fatiga del Zoom y diferenciarse en una marea creciente de competidores de eventos virtuales puede ser un reto, pero una forma rápida y fácil de que tus asistentes se den cuenta de que eres es un recurso autorizado, creíble y profesional es a través de un evento producido profesionalmente.  

Cuando se trata de ejecutar tu evento con la calidad de producción que los asistentes esperan, un socio de producción de eventos virtuales es una ventaja. Los productores técnicos pueden ayudarte a dar sentido a todas las piezas en movimiento y a que todo funcione como una máquina bien engrasada. Contacta con nosotros para que podamos asesorarte sobre la mejor manera de realizar un evento virtual inmersivo y profesional. 

Artículo original en Eventmobi.

A pesar de la gran noticia de la Vacuna contra el coronavirus todavía pasará un tiempo para que los eventos presenciales vuelvan a tener la relevancia que siempre han tenido. Mientras eso ocurre nuestra vida en general ha cambiado tanto en el aspecto profesional como en nuestra vida personal. El teletrabajo es una realidad en todas las sociedades y la visita a nuestros mayores muchas veces es a través de medios electrónicos. En este artículo, veremos si lo virtual es sustitución o complemento a los eventos presenciales.

¿Cuándo tendremos eventos masivos y seguros cara a cara?

Pues es una incertidumbre, en el momento en que escribimos esta publicación muchos países reportan cifras récord de fallecidos y de contagios y apenas acaba de comenzar el invierno en el hemisferio norte.

Las sedes físicas de los eventos, ahí en donde están permitidos realizarlos, cada vez tienen más restricciones y la percepción misma de inseguridad de los potenciales asistentes es cada vez mayor.

Por estas razones los planificadores de eventos tienen que tomar alguna decisión con cierta antelación acerca de sustituir los eventos presenciales que tienen planificados por eventos virtuales o por eventos híbridos.

¿Qué es un evento virtual?

Es un evento en donde todos los que participan lo hacen a través de internet desde su casa, su oficina o un plató dispuesto para la ocasión y los contenidos se distribuyen mediante medios digitales.

¿Qué es un evento híbrido?

Un evento híbrido es aquel que incorpora tanto la participación presencial como la virtual. Algunos asistentes asistirán al evento en el lugar de celebración, otros se unirán al mismo evento de forma remota. Los eventos híbridos no son nuevos, muchos planificadores de eventos los han adoptado durante años.

Lo virtual: sustitución o complemento a los eventos presenciales

Sin embargo, un evento híbrido no es simplemente un evento en persona que se transmite en vivo a una multitud remota. Los que asisten virtualmente siguen asistiendo a su evento y debe haber formas de que interactúen con otros asistentes y con los expositores, hagan preguntas a los ponentes y se involucren a fondo con el contenido del evento.

Los eventos híbridos son sin duda el futuro de la industria. En una encuesta reciente, el 62% de los planificadores de eventos dijeron que sus eventos serían híbridos en el futuro.

Las sedes tendrán que limitar su capacidad de asistencia debido a las restricciones que acompañan al distanciamiento social. Al ofrecer la asistencia virtual como una opción, los asistentes no sentirán que se están perdiendo nada por no participar físicamente.

Dado que habrá que convivir en el futuro cercano con eventos que tienen una parte virtual es necesario resaltar algunas ventajas de este tipo de eventos, transformar nuestra mentalidad y pensar que lo que se pudo considerar una tirita en un momento determinado se puede convertir en una potente oportunidad:

Veamos algunas ventajas implícitas en la realización de eventos virtuales bien como sustitutos o complementos a los eventos presenciales.

1. Más asistentes

Sin restricciones de espacio o límites geográficos implica que mucha más gente puede atender al evento.

Hace poco realizamos un evento en donde la asistencia se incrementó en un 80% en relación con el evento presencial y 30% de los asistentes no habían asistido al evento presencial en los últimos 5 años.

Los costos de viaje asociados en términos de dinero y tiempo pueden ser una barrera para los posibles asistentes (especialmente dada la actual agitación mundial en torno a la pandemia de COVID).  Darle acceso al evento virtual hace que la asistencia sea mucho más viable.

2. Mayores beneficios

Más gente, por supuesto, significa más venta de entradas.

Su precio puede no ser tan alto como su evento físico, pero el mayor volumen de asistentes puede compensar esto.

3. Rentabilidad

La reducción de los costos de preparación también va a contribuir a el resultado final.

Un evento virtual no necesitará un lugar caro como sede, un catering costoso,  impresión extensiva, personal de soporte y consumo general de energía. Un evento virtual reducirá drásticamente los costos de preparación.

4. Una huella ecológica más pequeña

Un evento virtual reduce la necesidad de volar, conducir o incluso utilizar el transporte público para llegar al evento.  El desperdicio estándar de los eventos físicos y el consumo de energía se reduce o erradica.

5. Más inclusivo

Aunque muchos organizadores de eventos aseguran que sus eventos y lugares de celebración son accesibles para las personas con una discapacidad, muchas personas afectadas todavía tienen dificultades para asistir a un evento físico. Especialmente cuando se trata de viajes y la gente depende de cuidadores para acompañarlos.

Otros factores también pueden influir en la capacidad de una persona para asistir. Las enfermedades crónicas, los compromisos familiares (por ejemplo, las familias monoparentales) y los bajos ingresos pueden ser obstáculos importantes para los posibles asistentes.

Las conferencias y los eventos virtuales pueden hacer que los eventos sean más inclusivos y garantizar que se escuche una gama diversa de voces a través de características interactivas, como preguntas y respuestas y encuestas en vivo.

6. Longevidad del contenido

La tecnología adecuada apoyará la grabación de contenidos en su evento virtual. Esto extiende la vida de las sesiones de los ponentes y permite a los asistentes volver a visitar el contenido bajo demanda después del evento.

Los organizadores también pueden monetizar el contenido vendiendo el acceso posterior al evento a los no asistentes.

7. Mantener las conexiones 1 a 1

Las reuniones y discusiones individuales son vitales para los patrocinadores, los expositores y las redes de contactos. Por lo tanto, un evento virtual debe mantener intacto ese contacto tan importante.

Las reuniones privadas por vídeo (muy parecidas a los mensajes privados de chat) permiten a los asistentes al evento establecer conexiones significativas y personalizadas, incluso si los participantes están en países distintos.

Las herramientas esenciales

Maximizar la experiencia del evento virtual requiere más que un flujo de video o un programa de Webinar.

Nuestra solución de eventos virtuales utiliza una plataforma de eventos, de probada eficacia, para gestionar con éxito las complejidades de un verdadero evento virtual.

Las funciones adicionales de la plataforma hacen que la experiencia de la conferencia virtual sea inmersiva, interactiva y atractiva.

A pesar de replicar la complejidad de un evento físico, los asistentes estarán encantados de no tener que lidiar con una nueva tecnología.  Las características adicionales son fáciles de usar para cualquier asistente que esté familiarizado con una aplicación para eventos.

Y qué pasará con los eventos presenciales….

¿Significa esto que los eventos cara a cara están muertos?

Hay poderosas y convincentes razones por las que las conferencias y eventos virtuales están aquí para quedarse un buen tiempo.

Pero eso no significa que el evento físico esté muerto, ni mucho menos.

Cuando por fin consigan el visto bueno completo para que se vuelvan a realizar eventos presenciales, los eventos en vivo todavía tienen un papel vital que desempeñar.  Por muy buenos que sean los eventos virtuales, la gente seguirá queriendo la experiencia única que sólo se puede obtener en un evento físico, mientras esto ocurre no hay que cerrar los ojos y esperar, sino convivir y aprovechar las oportunidades que están delante de nosotros.

Si quieres más información acerca de cómo realizar con éxito tu evento virtual o híbrido contacta con Orquidea Technology Group nuestra experiencia en la realización de eventos virtuales será de gran ayuda para conceptualizar y ejecutar tu evento.

Realizar los eventos de manera online ya no es tan novedoso, pero debido a que su ejecución y relevancia ha cobrado una importancia clave en la última temporada, vamos a tratarlos como algo nuevo, y vamos a revisar 8 ideas de patrocinio para los eventos virtuales e híbridos (no aburridas) .

Entre otros elementos, los patrocinadores de eventos siguen siendo algo destacado en cualquier evento online. Los organizadores de eventos siguen buscando patrocinadores y aunque puede ser algo complejo ajustar el diseño y los elementos a la hora de destacar a los patrocinadores, el patrocinio virtual también añade emoción a los eventos online.

Piénsalo, los asistentes virtuales sentados en su sofá o su escritorio, la mitad posiblemente, en pijama; y ninguno espera que ocurra nada demasiado sorprendente; y entonces el patrocinador lo deja en shock con alguna de las siguientes ideas y hace que sus pensamientos sobre el evento sean absolutamente memorables y positivos.

Para conseguir más ideas de patrocinio realmente únicas como estas, puedes recopilar las preferencias de los asistentes en el formulario de inscripción. Asegúrate de contar con un software de registro de eventos que sea personalizable, preferiblemente con lógica condicional ilimitada y gratuita, como el que te ofrecemos desde Orquidea. Esto te hará la vida mucho más fácil.

Veamos algunos ejemplos de patrocinio realmente emocionantes:

1. Música en directo patrocinada

Cuando se trata de un día repleto de sesiones educativas seguidas, es bueno tener un descanso. Consigue un patrocinador que financie una jam session privada o un miniconcierto. Puede tratarse de un músico famoso o incluso de un artista local. Una sesión rápida de 15 minutos dejará una impresión duradera en los asistentes, especialmente con un cartel patrocinado alrededor de la pantalla y un hashtag pegadizo. Tanto si se transmite desde la casa del artista para los asistentes presenciales y virtuales como si se trata de un evento en directo transmitido para los asistentes virtuales, seguro que será un éxito. Ya podemos sentir que la energía de tu evento aumenta.

2. Hora feliz patrocinada

¿A quién no le gusta la hora feliz? Puedes relajarte mientras charlas sobre el día con nuevos y viejos amigos. Hay dos formas de celebrar la hora feliz patrocinada. La primera es celebrar una hora feliz temática. Los que se hayan inscrito con suficiente antelación podrán recibir por correo algunos elementos de la marca patrocinadora y llevarlo durante la hora feliz. Los que no se hayan inscrito con tanta antelación pueden participar en la hora feliz confeccionando un conjunto con lo que ya tienen. Para el asistente en vivo, en caso de un evento híbrido, puedes tener artículos en una mesa cuando la gente entre.

La segunda es invitar a los asistentes a una bebida. Obviamente, ya sabes cómo funciona esto para los asistentes presenciales, pero para los asistentes virtuales, se trata de enviarles una bebida. Puede tratarse de una pequeña botella de vino o cerveza, o si quiere ser realmente elegante, puede enviarles los ingredientes para preparar un cóctel (Si el envase es bonito y sostenible aún resultará memorable y tampoco olvides ofrecer estas mismas variedades en opciones sin alcohol, para que todos se sientan integrados).

Para destacar aún más a tus patrocinadores, puedes poner etiquetas personalizadas de su marca o incluir un vaso con la marca grabada en el envase, que permanecerá en las casas de los asistentes durante un tiempo. (Asegúrate de comprobar las leyes sobre bebidas alcohólicas de cada estado y país antes de apostar por esta idea)

Hoy en día, ningún evento está completo sin un hashtag. Crea un hashtag divertido y convence la marca patrocinadora para obsequiar con algún buen premio a uno de los que compartan fotos con el hashtag; y así anima a los participantes a compartir fotos en las redes sociales.

3. Comidas patrocinadas

Deja que los patrocinadores te ayuden con los descansos para comer. Puedes hacer que un negocio local entregue a los asistentes una comida, un aperitivo o un café, o si tus asistentes están repartidos por todo el mundo, considera la posibilidad de utilizar un vale. Un vale permite a los asistentes pedir lo que quieran, cuando quieran, y les dejará un buen sabor de boca. Si proporcionas comida a tus asistentes presenciales o virtuales, te animamos a que preguntes por la información sobre alergias en tu formulario de inscripción al evento personalizado.

Otra idea (muy solidaria) sería donar parte de la recaudación del evento, o del importe del vale a una organización que luche contra el hambre.

4. Juegos patrocinados

No hay nada como un poco de competición para hacer que la gente esté motivada. Mantén a los asistentes comprometidos con el evento ofreciéndoles concursos, desafíos o juegos competitivos entre sesiones. O organiza una sesión completa de preguntas tipo quiz que sea divertida, educativa y llena de participación de los asistentes. Los patrocinadores pueden proporcionar el juego y/o los premios. Para los asistentes virtuales, los logotipos pueden estar en la página web con el vídeo, o podría haber un banner alrededor de la pantalla de vídeo.

5. Agendas o programas impresos

Sabemos lo que estás pensando. ¿Cómo puede ser esta una idea de patrocinio híbrido “no aburrida”? Bueno, es emocionante porque es inesperada. Seguro que los asistentes están acostumbrados a recibir agendas impresas en los eventos presenciales, pero lo más probable es que no esperen una si asisten virtualmente. Así que reciben algo por correo (emocionante), y ahora están deseando asistir (anticipación): No es aburrido.

En cuanto a los patrocinadores, asegúrate de que estén destacados en el programa impreso y de que cada uno de ellos destaque a su manera. También te recomendamos que hagas tu programa diferente imprimiéndolo en papel reciclado, por ejemplo. Le da un aspecto fresco y rústico y ayuda a que destaque entre todos los demás papeles apilados en la mesa del asistente. Además esto es una ventaja para los patrocinadores, ya que los asistentes virtuales pueden conservar el programa impreso durante más tiempo del que lo harían en el evento presencial.

6. Búsqueda del tesoro patrocinada

Una búsqueda del tesoro patrocinada es la solución perfecta para que los asistentes exploren más el espacio del evento presencial o la plataforma del evento virtual, especialmente los stands de los patrocinadores. Se anima a los asistentes a que exploren e interactúen con los diferentes stands de los patrocinadores para encontrar objetos o pistas específicas. El primer asistente que complete la búsqueda del tesoro ganará un gran premio, o puede hacer que todos los participantes que completen la búsqueda del tesoro entren en un sorteo de premios. Los premios pueden destacar a un patrocinador o varios.

7. Sesión de repostería (o cualquier otra manualidad que se te ocurra) patrocinada

Esto es más aplicable a los asistentes virtuales, pero enviar un pequeño kit de “haz tu propia mermelada” (por ejemplo) a los asistentes sería divertido, entretenido y diferente. Podría tratarse de una sesión concreta a la que se apuntaran, como seguir un programa de cocina o una explicación sobre bricolaje mediante instrucciones. Piensa en si pudieras conseguir un chef famoso. ¡Qué divertido!

En cuanto a los patrocinadores, podrían destacarse en el packaging del kit así como en el tarro de mermelada de cada asistente, o en cualquier otro elemento similar.

Para que se puedan inscribir en un taller o sesión concreta, consulta con nosotros para elaborar un registro personalizado.

8. Pausas de entretenimiento patrocinadas

Piensa en algo diferente para estas pausas de entretenimiento patrocinadas. Puede ser un cómico, un bailarín, un cantante, un mago… Se aplican las mismas reglas en cuanto a un hashtag pegadizo y una pancarta de marca alrededor del panel de espectadores.

Esperamos haberte dado algo en lo que pensar además del clásico nombre en un bolígrafo. Las 8 ideas de patrocinio mencionadas son diferentes porque dejan un efecto duradero en los asistentes. Les hacen sentir un tipo de cosas, y la gente compra basándose en los sentimientos.

Si estás planeando un evento híbrido o virtual para este 2021 consulta con Orquidea Technology Group para ver cómo podemos ayudarte a sacar su máximo potencial.

Artículo traducido del original en el blog de Swoogo.

Desde que se priorizan los eventos virtuales, han cambiado muchas cosas. El nivel de competencia entre eventos se eleva y es importante que el evento llamé la atención y se destaque sobre los demás. Los organizadores de eventos pueden aprovechar el hecho de que no hay barreras a la hora de estar en el mismo lugar físico y tiempo y crear una comunidad comprometida con los eventos virtuales.

Es necesario que los organizadores de eventos estudien cómo evoluciona la eficiencia de los formatos emergentes con sus audiencias. La fácil accesibilidad de las plataformas de eventos virtuales, libres de las limitaciones habituales de la geografía y el tiempo, puede convertirse en una ventaja, una oportunidad para un desarrollo continuo de la comunidad.

El reto de los organizadores de eventos online es hacer que su evento sobresalga entre el resto ya que os asistentes están sobreexpuestos a muchas opciones de eventos diferentes y pueden elegir ver el contenido posteriormente bajo demanda lo que puede hacer que los números de asistencia en vivo disminuyan. Por lo que es importante que los eventos online resulten cautivadores y produzcan una mayor implicación y compromiso por parte de los invitados, para que se garanticen buenas cifras y genere confianza a los patrocinadores.

Veamos que consejos podremos aplicar para que los asistentes se mantengan comprometidos con nuestras plataformas.

Reestructura la experiencia del asistente

El “viaje” del usuario por la plataforma debe ser considerado desde una experiencia única a una relación continua. Piensa en la comodidad del asistente y en posicionar tu evento dentro de su visita. Diseña una historia y oriéntalos a través de los pasos a seguir durante su “estancia” en la plataforma; llevándolos paulatinamente hacia los objetivos que el evento necesite conseguir.

Desarrolla una experiencia de usuario sencilla y cómoda, y además incluye chat de soporte y ayuda para que tus invitados puedan solucionar cualquier inconveniente con un experto en la plataforma.

Así tú público considerará que la plataforma le ofrece una experiencia fluida y se sentirá bien atendido; lo que hará más probable que quiera acudir a próximos eventos.

Crear una estrategia para antes, durante y después del evento

Volviendo al punto anterior, desarrolla esta experiencia de manera estratégica dividiéndola entre las diferentes partes del evento.

Antes del evento: informa a los inscritos en el evento sobre todo lo que necesiten saber para que su experiencia sea completa. Proporciona horarios, claves de acceso, un esquema sobre como acceder de manera sencilla desde el correo…asesora a los asistentes sobre lo que se van a encontrar sin saturarlos.

Durante el evento: diseña un plan de bienvenida para realizar un tour rápido y sencillo por la plataforma, de manera que los asistentes entiendan en directo lo sencillo que es utilizar las diferentes funcionalidades. Recuérdales que usen el chat de soporte para cualquier duda y así se sentirán acompañados durante el evento.

Después del evento: guarda los momentos más importantes e interesantes, en formato de vídeo o imágenes y haz que estos sean duraderos. Coordina actividades inmediatamente posteriores al evento como por ejemplo una happy hour virtual, una comida vía online, o un concurso de vídeos, que mantendrán tu evento vivo y generarán una buena impresión. Pública estos momentos más adelante en las redes sociales de la compañía para generar conversación sobre tu evento y ganas de asistir a los posteriores, envía un correo, o algún obsequio relacionado con estos recuerdos que agregará valor.

Considera generar una suscripción

El entorno de los eventos virtuales favorece la celebración de eventos más de una vez al año: ni los asistentes ni los planificadores tiene que coordinar la asistencia a la sede, su alquiler, y los posibles viajes. Esto reduce gastos, y además permite la creación de una comunidad que podría estar interesada en eventos de ese tipo más de una vez al año; por lo que podría darse una generación de ingresos basados en la suscripción a una serie de eventos de una empresa o una categoría concreta.

También es relevante tener en cuenta que el acceso continúo a los contenidos en línea es un incentivo que maximiza la comodidad de los usuarios y genera un valor añadido que resulta interesante para el potencial suscriptor.

En este punto podemos poner como ejemplo, la Community App por la que puedes preguntar en Orquidea Technology Group, una plataforma que para los organizadores y compañías es una genial oportunidad para construir comunidad, y tener una plataforma confiable y duradera. La Community App es una app que dura todo el año, con la que puedes realizar tantos eventos como desees; modificándola para cada evento si es necesario. Características como la gamificación, cierto contenido para descarga y los chats pueden continuar más allá del evento inicial, con los eventos siguientes.

Crea una historia que guionice tus eventos

El enfoque de los eventos debe evolucionar de un organizador que trabaje orientado simplemente a la acogida de asistentes por parte de una empresa anfitriona a un modelo de organizador más guionista.

El organizador debe tener en cuenta que el éxito en el entorno virtual ya no depende tanto de las experiencias en persona si no de la manera de contar las cosas, y de añadir valor y emoción a la narración durante el proceso del evento.

La creación de una buena historia puede implicar una continuidad de la historia entre un evento y el siguiente (favoreciendo el interés en un modelo de suscripción, como se mencionaba en el punto anterior). Es importante que los eventos sean capaces de conectar emocionalmente con los espectadores a través de una experiencia remota, y generar así buenas sensaciones y una experiencia memorable.

En conclusión, siempre es posible fomentar una comunidad online en relación a un evento, pero cuando todo es completamente virtual desde el inicio, la adopción por parte del público es muy relevante. Los usuarios ya tienen un conocimiento sobre como navegar por la plataforma del evento y el truco es evitar que se desconecten, y conseguir que mantengan el interés en lo que estamos contando.

Con plataformas integrales que ofrezcan confianza y comodidad al usuario, al organizador y a los patrocinadores todo puede resultar más fácil. En Orquidea Technology Group te podemos asesorar sobre la mejor de implementar una plataforma que vaya más allá de un solo evento y se convierta en un punto de intercambio entre todos los actores, creando Comunidad, mucho más en estos tiempos en donde los integrantes de la organización se hayan dispersos.