Consejos

1. El branding de tu evento es fundamental, utiliza los medios para que los asistentes identifiquen quien promueve el evento en todo momento, desde que reciben el SAVE THE DATE hasta el correo de agradecimiento por asistir.

2. Una plataforma de Webinar no es una Plataforma de Eventos. Sus objetivos y funcionalidades son diferentes.

3. No trates de migrar tus eventos presenciales tal cual como los realizas ahora a un formato virtual. Son experiencias distintas y su formato debe ser muy diferente, esto es fundamental para el éxito de tu evento. ¿Vale la pena seguir teniendo sesiones simultáneas? ¿Podemos integrar dos o tres sesiones que antes separábamos por espacio en una sola sesión?

4. El contenido manda, lo que presentes es importante para mantener el interés de los asistentes virtuales. Recuerda que ahora compites con NETFLIX y otras distracciones que tienen los asistentes virtuales.

5. La duración importa, tus sesiones no deberían exceder una hora antes de cambiar a un nuevo tema o hacer un break.

6. Las sesiones deberán ser una combinación de diferentes fuentes de contenido que puede provenir de herramientas de WEBINARS (ZOOM, WEBEX, BlueJeans) pero también de cámaras en vivo en platós o en las sedes de los eventos, presentaciones, vídeos, música, cartelas, subtítulos y más.

7. Utiliza herramientas de engagement: Votaciones en vivo, Preguntas a los Ponentes, Chats o foros de comunicación generales, Muros del Evento, Gráficos 3D, Realidad Aumentada.

8. Asegura que los ponentes se pueden conectar apropiadamente desde las ubicaciones remotas. Utiliza kits de conexión cuando haga falta, estos kits contienen ordenadores, cámaras, micrófonos, conexión 4G, todo de calidad profesional para que los ponentes tengan una conexión de primera.

9. La calidad del STREAMING debe ser óptima, no escatimes en este renglón, utiliza los mejores profesionales y el mayor ancho de banda con la menor latencia posible. Si esto falla, todo falla. ¿Por qué no tener dos señales de Streaming, una como respaldo?

10. La originalidad es una obligación, manda paquetes complementarios a los asistentes virtuales bien con material de marketing o por qué no con el catering. Realiza actividades como sorteos que siguen probando ser bastante efectivos para mantener el interés de los asistentes.

11. Utiliza plataformas que permitan tener trazabilidad desde el momento en que envías el primer correo hasta que los asistentes respondan a las encuestas de satisfacción.

12. Deja constancia del Evento, con una WebApp los asistentes podrán consumir la información tantas veces como sea necesario una vez que termina el evento no es un evento efímero, sino que se puede consultar tantas veces como sea necesario.

¿Estás buscando el mejor software de eventos virtuales que existe? Aquí están las preguntas que te ayudarán a encontrar y comprar la solución perfecta para tus necesidades virtuales.

El impacto del novedoso coronavirus ha sido de gran alcance, acelerando la necesidad de muchos profesionales de eventos de pasar de los eventos presenciales a los eventos virtuales y a las experiencias híbridas.

A medida que la mayor parte del mundo continúa practicando el distanciamiento social o alguna forma de refugio en el lugar, los profesionales de eventos resistentes están abriendo su programación de eventos para incluir eventos virtuales o WEBINARS más interactivos.

Con tantas soluciones que surgen para reunir a la gente virtualmente, ¿cómo pueden los profesionales de eventos encontrar las mejores herramientas que se adapten a sus necesidades?

Para ayudar a guiarle a través de este proceso, hemos creado una lista de preguntas que puede hacer a los proveedores de plataformas de eventos virtuales a lo largo de su viaje de compras.

El crecimiento de las soluciones para eventos virtuales

En primer lugar, echemos un vistazo al contexto que ha dado forma al mercado de soluciones de eventos virtuales tal y como lo conocemos hoy en día.

Los líderes del marketing entienden el poder de tener un punto de contacto de un evento, ya sea en persona o virtual, como parte de un programa de marketing más amplio. De hecho, el 85% de los profesionales de marketing en funciones de liderazgo han identificado los eventos en persona como críticos para el éxito de su empresa.

Sin embargo, en los últimos meses, los profesionales de eventos han tenido que adaptar sus estrategias a las circunstancias de emergencia que rodean al novedoso coronavirus y a COVID-19. El mundo se dio cuenta de que los eventos en todo el mundo se posponían, cancelaban o se trasladaban a una plataforma virtual a principios de 2020. Según la Encuesta de Perspectivas de Eventos, más del 90% de los comercializadores de eventos planean incorporar eventos virtuales en sus estrategias de avance.

Empresas tecnológicas de renombre lideraron la carga al trasladar sus grandes conferencias a un formato de evento virtual. Esto incluye la Cumbre de Adobe y la Cumbre Atlassian 2020, que inicialmente fueron eventos en vivo re-concebidos como eventos remotos. De manera similar, Adobe Summit 2020 adaptó su muy anticipado evento de Las Vegas a un formato virtual y proporcionó acceso gratuito a todas las actividades del evento a todos los inscritos.

En qué se diferencian los eventos virtuales de los WEBINARS

A medida que las organizaciones continúan descubriendo formas de aprovechar el poder de las experiencias virtuales, los profesionales de los eventos se están poniendo al día para comprender los entresijos de la tecnología y las herramientas virtuales. Antes de sumergirnos en los tipos de preguntas que hay que hacer al proveedor de soluciones para eventos virtuales, repasemos las principales diferencias entre los eventos virtuales y los seminarios web.

Los eventos virtuales permiten a los organizadores de eventos, oradores, asistentes y patrocinadores interactuar de forma remota a través de un entorno virtual. Mientras que los WEBINARSS y las herramientas de conferencias virtuales existen desde hace tiempo, los enfoques y herramientas innovadores están alineando más estrechamente los objetivos de los eventos presenciales con el canal virtual.

Los seminarios web son un canal valioso para conectar con una audiencia, pero difieren de los eventos virtuales en algunos aspectos clave.

Uniforme vs. Personalizadoad: Primero, los WEBINARS son uniformes. Proporcionan a los asistentes una única sesión a la que asistir. Si yo, como asistente, participo en un WEBINAR, estoy participando en una sola sesión. Los eventos virtuales, por otro lado, pueden tener agendas de una o varias sesiones que se extienden a lo largo de horas o incluso días. El resultado es que el asistente tiene la oportunidad de “diseñar” su propia experiencia y determinar a qué sesiones le gustaría asistir.

Pasivo vs. Interactivo: Los WEBINARS pueden incluir encuestas, sondeos y preguntas y respuestas, pero la mayor parte de la interacción del WEBINAR se limita a estos puntos de venta. Los eventos virtuales presentan comunidades en las que los asistentes pueden conectarse entre sí durante y entre las sesiones. Estas mismas características de la comunidad hacen posible que los asistentes se comuniquen con los oradores y los patrocinadores, así como, como parte de la mayor experiencia del evento. Esto se suma a otras herramientas de presentación como las encuestas y sondeos que se encuentran de manera similar en los seminarios web.

Experiencia similar vs. Experiencia única: Debido a que un asistente virtual tiene la oportunidad de diseñar su propia experiencia e interactuar más allá de una sola sesión, puede personalizar la experiencia del evento como nunca. Con esta misma moneda, los organizadores de eventos pueden conocer mejor las preferencias de sus asistentes a través del análisis de su viaje a través de un evento virtual. Los conocimientos resultantes ayudarán a los organizadores a enviar mensajes de seguimiento más matizados a los asistentes y a adaptar mejor las experiencias tanto virtuales como presenciales a sus audiencias en el futuro.

Expansión de la experiencia del evento

En el futuro, los profesionales de los eventos invertirán más en la producción de experiencias virtuales de alta calidad y atractivas. A pesar de las incertidumbres actuales, predecimos que la programación de eventos se ampliará para incluir eventos virtuales e híbridos y que las experiencias en persona volverán en algún momento en el futuro a medida que el deseo de conectar de forma significativa reúna a las personas.

Experiencia del organizador virtual

  • ¿Puedo obtener una demostración del producto?
  • ¿Cómo es la integración con mi plataforma de gestión de eventos actual?
  • ¿Puedo crear experiencias virtuales interactivas entre los asistentes y los oradores?
  • ¿Puedo acceder a sesiones virtuales basadas en los tipos de entradas?
  • ¿Puedo crear experiencias virtuales de varias especialidades y de especialidad única?
  • ¿Puedo crear eventos virtuales de varios días y de un solo día?
  • ¿Puedo grabar las sesiones de mi evento virtual?
  • ¿Cuáles son los requisitos de A/V y del sistema necesarios para producir un evento virtual en la plataforma?
  • ¿Puedo enviar correos electrónicos personalizados programados y automatizados a través de la plataforma?
  • ¿Cuáles son las opciones de marca del cliente?
  • ¿Qué paquetes de soporte o servicios están disponibles?
  • ¿Qué analíticas puedo obtener?
  • ¿Esta solución me permitirá tener datos de eventos virtuales conectados a mi estrategia general de eventos?

Los organizadores de eventos virtuales deben buscar soluciones que cubran todos los aspectos de la experiencia del evento virtual.

Experiencia de ponente virtual

  • ¿Hay una sala de preparación para mis oradores antes de transmitir el evento virtual?
  • ¿Puedo presentar a varios presentadores?
  • ¿Pueden mis oradores preparar su contenido de antemano y organizarlo en carpetas?
  • ¿Puede un orador subir su contenido?
  • ¿Puede un orador conversar en privado con otros oradores en la solución virtual?
  • ¿Puede un orador aceptar preguntas de los asistentes?
  • ¿Puede un orador crear pruebas o encuestas?
  • ¿Puede un orador utilizar una pizarra para atraer a la audiencia?
  • ¿Puede un orador cargar videos externos?
  • ¿Existen salas para grupos donde los oradores pueden moderar un grupo más pequeño de asistentes?

Concéntrese en herramientas que ayuden a su orador virtual a brillar y a proporcionar una experiencia de orador más animada y memorable. Los eventos virtuales ofrecen una oportunidad única para que los asistentes tengan un acceso inusualmente directo a los oradores expertos. Busque herramientas que se centren en esta conexión.

Experiencia del asistente virtual

  • ¿Es necesario que los asistentes descarguen software para entrar al evento virtual?
  • ¿Pueden los asistentes acceder a los eventos virtuales a través de un dispositivo móvil, una tableta o un ordenador?
  • ¿Pueden los asistentes acceder a los eventos virtuales tanto en directo como a demanda?
  • ¿Pueden los asistentes chatear con otros asistentes en la solución virtual?
  • ¿Pueden los asistentes enviar preguntas a los oradores en la solución virtual?
  • ¿Pueden los asistentes buscar y filtrar las sesiones del evento virtual?
  • ¿Existen formas de que los asistentes participen a través del chat, encuestas y una pizarra?
  • ¿Existe una forma de que los asistentes puedan participar en vivo durante un evento virtual?
  • ¿Hay formas de que los asistentes se conecten entre sí?
  • ¿Pueden los asistentes proporcionar respuestas a las encuestas después del evento virtual?

Saber cómo utilizar eficazmente las redes sociales en cada etapa de tu evento y mantenerse al día para ampliar el alcance del mismo, puede ser un obstáculo a superar para los profesionales expertos de redes sociales u organizadores de eventos. La utilización de herramientas adecuadas puede simplificar la distribución de contenido y ser eficiente en lo que realmente funciona, por lo que una de las decisiones más acertadas es centrar tus esfuerzos en una estrategia de redes sociales para que tu evento logre un mayor impacto.

Independientemente del tamaño del evento, atraer a la audiencia a través de múltiples canales antes, durante y después requiere una planificación cuidadosa, una ejecución dedicada in situ y una edición meticulosa cuando todo termina. Existen muchas herramientas en el mercado actual que pueden ayudarte a gestionar y distribuir todo el contenido de redes sociales (p. ej.: Hootsuite, Buffer, SocialPilot, etc). Están diseñadas para agilizar el proceso de difundir el contenido debido a que ofrecen la posibilidad de programar y compartir el contenido más impactante e interesante para tu público en las diferentes redes sociales simultáneamente.

Por otro lado, medir y evaluar cual ha sido el impacto es un punto clave para seguir mejorando. Es importante que, independientemente de la cantidad de contenido que se comparta, debe ser útil para medir el impacto, tanto en tiempo real como en múltiples eventos, para así poder entender qué contenido, qué personas influyentes y el momento adecuado en que los mensajes sociales tiene el mayor impacto.

 

Organiza, ejecuta y evalúa tu campaña de redes sociales

Para enfocar la campaña como un proceso de tres fases, primero considera cuáles son tus objetivos de campaña y aprovecha el kit de herramientas de redes sociales para supervisar fácilmente los múltiples canales sociales en cada etapa de tu evento.

 

Aumenta el engagement, agiliza el registro, y difunde la imagen de la marca

Las redes sociales ofrecen una mayor oportunidad de construir y fomentar una comunidad tanto para tus asistentes del evento como para la audiencia en general. Si desarrollas esta idea darás poder a tu público y a los asistentes para que participen en una conversación auténtica que dará profundidad y significado a ese importante evento. Recuerda que la calidad y la emoción con la que lo estás expresando son tan importantes como el número de veces que menciones el hashtag de tu evento.

A continuación, divide tu estrategia de marketing de eventos en tres etapas separadas, establece objetivos específicos para cada fase, e identifica las plataformas en las que la audiencia es más activa para aumentar el impacto de tu mensaje.

Paso 1: Antes de su evento

Antes de tu evento, necesitas dar a conocer tu marca para aumentar el registro y la asistencia. Para ello, utiliza las distintas plataformas sociales existentes (LinkedIn, Instagram, Facebook, y Twitter) para difundir la palabra clave con la que tus usuarios identificarán tu evento.  Además de utilizar los medios tradicionales, también puedes utilizar anuncios en las redes sociales para amplificar tu mensaje más rápido.

Inicia una conversación en las redes sociales creando un hashtag único para el evento que permita a tu audiencia comunicarse entre sí en línea. Incorpora también otros hashtags temáticos que hablen del sector de tu evento cuando publiques; esto te ayudará a llegar a una amplia audiencia adecuada con intereses similares.

Esta etapa de la campaña es perfecta para empezar a relacionarse con personas influyentes del sector para alcanzar una audiencia más amplia. Al elegir los hashtags, serás más conocido fuera de la red inmediata ya que tus asistentes podrán identificarle fácilmente.

Crea y diseña contenido que se adapte a tus asistentes, utiliza citas de eventos anteriores y asegúrate de enlazar a tu audiencia a la página de registro del evento. Además, si el equipo de marketing crea una historia emocionante con un diseño determinado, podrás desarrollar un ambiente proactivo por parte de los asistentes.  A través de las nuevas tecnologías de las redes sociales puedes crear una experiencia de usuario impactante. Aquí tienes algunos ejemplos:

  • Instagram: Esta plataforma cuenta con diversos efectos que favorecen a la interactividad de los usuarios. Actualmente, está probando un nuevo “sticker” ‘Invitaciones’ que te permitirá añadir detalles de tu próximo evento (incluyendo el título, fecha y lugar) y añadirlo en tus Historias. Tu público podrá confirmar su asistencia directamente en ese sticker, así que aprovecha esta función tan dinámica que ofrece la plataforma.
  • Facebook: Ofrece unos filtros de realidad aumentada que permiten que tu público “probarse” virtualmente elementos del branding de marca o del mismo evento, ver la ubicación del evento y compartir el mensaje a través de sus historias o posts.

Utilizando cualquiera de las dos tecnologías, tu audiencia te podrá ayudar a la hora de difundir la marca y trasmitir el mensaje a sus seguidores.

Paso 2: Durante su evento

Durante tu evento, aumenta las actividades en el sitio para animar a los asistentes a seguir y compartir.  Para amplificar los temas clave e inspirar a la audiencia a que siga publicando sus impresiones sobre el evento, el equipo de marketing tiene que capturar y difundir el contenido generado por el usuario (CGU). Por ello, mantén claro el enfoque tanto de las publicaciones visuales y de contenido de las historias de Instagram como las rápidas actualizaciones del contenido y las reacciones de los asistentes.

Identifica los temas de interés de las actividades de tu evento y participa en la conversación. Anima a tus asistentes a crear publicaciones que despierten curiosidad y pide a las personas influyentes que utilicen tu filtro de RA (realidad aumentada) de marca, asegurándote de que etiqueten el feed del evento en tus historias de Instagram o Facebook. Los efectos de realidad aumentada de marca personalizados se pueden crear para incluir en Instagram, Facebook, o se pueden promocionar directamente a través de correos electrónicos, anuncios online o con un enlace desde la aplicación de eventos para móviles.

Muestra el CGU (contenido generado por el usuario) en tiempo real en las pantallas de tu evento o en la página web (o con el nuevo Muro de Redes Sociales de EventMobi) y proyecta también el mejor contenido para impulsar la participación en el sitio y permite que los asistentes compartan sus experiencias transmitiendo en vivo sus publicaciones en redes sociales durante el evento. Esto será perfecto para ayudar a reunir a los asistentes en eventos de múltiples centros y maximizar así el alcance del evento.

Paso 3: Después de su evento

Después del evento, crea publicaciones breves e impactantes en LinkedIn o Facebook que muestren los resultados y celebren los aprendizajes y las tomas clave. Asegúrate de incluir algunos clips de vídeo que ayuden a contar la historia de tu evento, y utiliza los mismos hashtags para extender el alcance de estos posts. Además, etiqueta a los asistentes para que puedan encontrar y compartir fácilmente.

En Instagram, crea diseños creativos que capten la atención de tus usuarios y añade las mejores historias de tu equipo y los asistentes con filtros de RA. Puedes organizarlas por los temas más emocionantes, por las ofertas o por supuesto, por las imágenes de la fiesta más divertidas. En Twitter, retuitea las menciones de tu evento por parte de los asistentes para fomentar la conversación y la idea de comunidad.

Eventmobi, cuenta con un nuevo servicio de Social Dashboard que dispone de herramientas fáciles de usar diseñadas específicamente para eventos públicos, ferias y conferencias. Para que programar y monitorear tus canales de redes sociales, medir el impacto de tus publicaciones y entender los sentimientos de tus “influencers” y de la audiencia se haga más fácil.

Una de sus funcionalidades es “Influencer”, con una lista de los 1000 principales influencers relevantes para tu marca o keyword, en Twitter e Instagram.

Además te permitirá:

  • Medir, evaluar y analizar el impacto que tienen los hashtags y posts publicados.
  • Rastrear quienes son tus influencers y seguidores para asegurar que tu audiencia te escucha.
  • Dar recomendaciones personalizadas con el contenido y mensaje adecuado para generar engagement con cada publicación.

El Social Dashboard de EventMobi permite realizar un seguimiento de los mensajes y las menciones de su hashtag en tiempo real, y así te proporciona los resultados sin necesidad de realizar un análisis posterior y también cuenta con la herramienta de Análisis Competitivo la cual permite comparar tus cuentas sociales con las de sus competidores, de modo que puedes ver rápido y fácilmente quién tiene más seguidores, mejor engagement y mayor alcance.

En conclusión todos estos pasos y herramientas como el Dashboard de Eventmobi te ayudarán a entender qué tipo de contenido fue el más atractivo y qué publicaciones tuvieron éxito. Además, gracias a esto, sabrás quién está liderando la conversación y por qué, para que puedas enriquecer tu estrategia y alcanzar un mejor posicionamiento en futuros eventos.

Saca partido a las redes sociales en cada etapa de tu evento captando a tus asistentes de una manera intuitiva, dinámica y atractiva. Orquidea y Eventmobi pueden ayudarte a conquistar a tus asistentes con eventos muy personalizados y una experiencia inolvidable para el usuario. ¿Hablamos?

*Artículo de referencia: eventmobi.com/blog/how-to-effectively-use-social-media-at-every-stage-of-your-event

El éxito de un evento se evalúa en gran parte cuando este ha finalizado, por ello, las metas que estableces al principio del ciclo de planificación son importantes para estudiarlo. Fijar objetivos y metas no es un ejercicio rápido y fácil, pero la recompensa aparece cuando tienes un conjunto concreto de medidas después del evento. Conseguir valorar el éxito de un evento es verdaderamente importante: descubre las claves para analizarlo en este artículo.

El análisis de los datos después de un evento determina el Retorno de la Inversión (ROI) del mismo. El ROI es un indicador del valor generado en el evento teniendo en cuenta la inversión y los beneficios recaudados.

Cada evento es un mundo diferente, por tanto, las metas y las formas de medir el éxito de tu evento serán distintas. Sin embargo, hay dos áreas clave que todos los eventos tienen en común: el éxito financiero y la satisfacción de los asistentes.

El éxito financiero es diferente para cada evento.

Hay que tener en cuenta si el evento está organizado con fines de lucro o no para alcanzar el punto de equilibrio. A la hora de establecer el presupuesto, los organizadores tienen que realizar un informe con las expectativas que se esperan así que el éxito financiero no debería ser una sorpresa. Es necesario supervisar cuidadosamente tanto los ingresos como los gastos a lo largo del ciclo de vida del evento. Colabora con el departamento de contabilidad para poder revisar cuales son los objetivos y las acciones que se van a ejecutar y poder fijar el presupuesto de una manera eficiente. Entender el cómo y el porqué de esos números es lo que más beneficiará al evento.

Pide información sobre el check-in, o sobre los usuarios que han entrado en la app de tu evento para averiguar cuál ha sido el total de audiencia y diseñar nuevos planes para atraer a nuevos asistentes en futuros eventos. También, puedes evaluar si ha habido un aumento o una disminución de los gastos de expositores y patrocinadores.

Hay que tener en cuenta que algunos factores pueden alterar el ritmo del evento como los impactos del clima, el panorama competitivo, las condiciones económicas, la rotación de personal, para determinar el éxito del evento desde el punto de vista financiero y para el desarrollo futuro del mismo.

 

La satisfacción de los asistentes es un aspecto fundamental a la hora de evaluar el éxito del evento.

Los organizadores de eventos tienen que crear valor para que los asistentes estén satisfechos. De esta forma, podrás formar una relación consolidada y comunicarte con ellos fácilmente. La valoración de los usuarios es el punto clave para medir el resultado del evento.

Podrás descubrir la opinión de los asistentes de manera cuantitativa y cualitativa antes y después del evento.  Diseña y crea encuestas de satisfacción con preguntas abiertas y ofrece la posibilidad de recomendar el evento a otras personas para obtener el feedback completo sobre participaciones, gustos sociales, descargas de la app, la rapidez del proceso de registro, difusión del evento a través de redes sociales…
Por el contrario, si recibes alguna insatisfacción, el primer paso es actuar en consecuencia y comunicarte con el cliente.

En eventos de carácter más digital en los que se disponga, por ejemplo, de apps del evento o webs de registro no resulta complicado conocer datos de la satisfacción de los asistentes; o el uso que este público ha dado a los diferentes soportes digitales ya que habitualmente estas plataformas nos ofrecen la posibilidad de realizar encuestas de satisfacción a los invitados, y también nos ofrecen información sobre el número de usuarios que ha entrado, o de cuantas visitas ha tenido un diferente apartado, por lo que podemos hacer un análisis bastante exhaustivo de lo que ha triunfado y lo que no.

Aprovecha toda esta información para realizar acciones de marketing, benchmarking y engagement. Además, esta información te permite hacer un seguimiento del evento y compararlo con otros del mismo sector o mejorar tus eventos futuros sabiendo que es lo que ha tenido más éxito.

Lo ideal es que el análisis y el informe posteriores al evento se completen dentro de las dos semanas siguientes al mismo. Si vas a lanzar un informe público sobre el evento, hazlo dentro de las primeras 48 horas. Cuanto más tiempo esperes, menos gente se preocupará por leerlo. Utiliza imágenes o infografías para que la información sea más atractiva y fácil de leer. De esta forma, conseguirás que los usuarios lo compartan en sus redes sociales y tu evento tenga mayor alcance. Además, asegúrate de incluir en el análisis todas las secciones que han sido participes en el evento para obtener una visión general y recomendaciones para próximos eventos.

Para concluir, la evaluación del éxito del evento es un proceso que debe ir de la mano con la planificación de este.  Poner en marcha las medidas desde el principio te permitirá ver cómo va tu evento en tiempo real. Tener una compresión del éxito financiero y la satisfacción de los asistentes ayuda al desarrollo y ejecución del evento.

Permite que los usuarios tengan voz en todas las fases del evento para incentivar el engagement y futura asistencia, así como, mejorar los resultados de las encuestas. Por último, establece un plan de seguimiento y evaluación que construirá la base sólida para los próximos eventos. Contacta con nosotros  para obtener todas las estadísticas antes, durante y después del evento tanto de procesos de registro, de check-in, como de apps, webs, votaciones en directo, etc.

*Artículo de referencia: eventmobi.com/blog/best-practices-for-evaluating-event-success

Nos encontramos ante una presente crisis climática la cual provoca una gran preocupación por el nivel de la sostenibilidad de nuestra sociedad occidental actualTodos los acontecimientos ocurridos han obligado a la mayoría de las empresas a buscar soluciones innovadoras y tecnológicas para adaptarse a esta situación y reducir el impacto ecológico, desarrollando así eventos más sostenibles.

Todos los organizadores de eventos son conscientes del uso de energía que requieren todas estas actividades como conferencias, ferias o convenciones y por ello, existen tendencias que sugieren un compromiso preocupación con el medio ambiente debido a la emergencia ecológica actual.  Un dato destacable es que solo el 9% de los organizadores españoles tiene un enfoque sostenible frente a un 30% que tienen países como Alemania y Francia.  

A la hora de planificar un evento, tenemos que crear un impacto positivo sobre el medio ambiente para transmitir una imagen de marca llena de preocupación por el futuro sostenible. De esta forma obtendrás varios beneficios tanto para tu empresa como para tu evento (y también para el medio ambiente y el planeta) 

  • Aumento del engagement de los usuarios. 
  • Mayor competitividad empresarial con el fin de alcanzar un buen posicionamiento. 
  • Reducción del presupuesto y residuos perjudiciales para el medio ambiente.  
  • Ahorro de energía.  
  • Reducir el nivel de contaminación acústica y energética. 

Para aportar credibilidad a los usuarios y al resto de las instituciones necesitas un certificado oficial que demuestra que tu evento cumple las pautas para verificar que es sostenible. Para conseguir el certificado de “Red de eventos sostenibles” tienes que rellenar un documento con todos los planes que se implementarán, los recursos que se van a utilizarel diseño y todos los impactos positivos que va a tener tu evento hacia el entorno.   

Se han realizado entrevistas a diferentes expertos para obtener nuevas ideas al respecto. Entre todos ellos concluyeron que uno de los principales problemas es que la conciencia sobre la sostenibilidad y gestión de residuos es mínima. Por ello, realizar un seguimiento del lugar donde aterrizan los desechos de eventos y tener un control de la cantidad de residuos utilizados, sería un paso muy necesario para disminuir el problema medio ambiental.  

Los eventos, conferencias y reuniones generan impactos medio ambientales y sociales, aspectos innovadores y adquisición de talento como avances tecnológicos, sanidad… Pero los efectos positivos de los eventos son más difíciles de medir que otros factores como las estadísticas de la cantidad de residuos producidos. No obstante, varios estudios demuestran que los organizadores de eventos no están siendo tan eficientes y proactivos en disminuir los efectos negativos. Al hablar de sostenibilidad hay que pensar en las consecuencias y repercusiones que tendrán nuestros actos hacia generaciones futuras y el verdadero valor comercial y productivo de los eventos.  Por ese motivo, están surgiendo nuevas oportunidades de crear eventos virtuales e híbridos para seguir aportando valor a empresas, asociaciones y a los asistentes con un enfoque de responsabilidad sostenible. 

Algunos organizadores creen que la clave está en una mezcla de concienciación y colaboración, enfatizando la necesidad de compartir las mejores prácticas y soluciones. Por ejemplo, Alemania tiene un alto nivel de sostenibilidad y un elevado rendimiento en comparación con otros países.  

De hecho, el Alemania Convention Bureau se compromete con la promoción del desarrollo sostenible en Alemania y ofrece mucha información sobre el tema. Para eso, se exige un compromiso de los lugares de celebración de eventos en Alemania, y así han implementado un sistema de gestión de la sostenibilidad y numerosos proveedores poseen certificados de sostenibilidad. 

Varios destinos y lugares de celebración son socios cruciales en el esfuerzo continuo de hacer que los eventos sean más sostenibles, y muchos están asumiendo los altos costes de este cambio de percepción por parte de los planificadores hacia el entorno y los impactos positivos.  

Aunque está claro que la sostenibilidad de los eventos es mucho más que las emisiones de CO2 y el plástico, una gran parte de ese impacto positivo implicará reducir o compensar estos efectos negativos que los eventos a gran escala tienen inevitablemente en nuestro planeta.  

En conclusión, los debates sobre la sostenibilidad de los eventos y la gestión de residuos poco a poco se extenderán a las organizaciones y gobiernos de todo el mundo. También es importante reconocer el valor de los eventos y tener en cuenta los beneficios a largo plazo que generan los eventos en la industria de servicios.  El cambio hacia prácticas beneficiosas para el medio ambienty asociaciones significativas con destinos de eventos sostenibles es prometedor y, sin duda, continuará dando forma al futuro de la industria en esta próxima década. Si quieres saber más sobre nuestra tecnología y cambiar la forma de ver tus eventos para mejorar tu impacto en el planeta ¡contacta con nosotros!

*Webgrafía consultada: www.eventmanagerblog.com/sustainability-in-events

Como parte de la nueva suite de herramientas de EventMobi para el Marketing de Eventos -incluyendo Registro Avanzado y Analítica de Medios Sociales- la compañía está muy emocionadpor poder ofrecer a los Organizadores de Eventos y Ferias, Especialistas en Marketing  y Gerentes de Redes Sociales las primeras experiencias de Realidad Aumentada (RA) fácilmente accesibles y asequibles, ayudando así a impulsar el engagement y el ROI.

Los filtros de realidad aumentada (RA) proporcionan la oportunidad perfecta para que los profesionales de eventos utilicen la realidad aumentada (RAinteractiva tanto para el marketing como para el engagement onsite sin coste ni complicaciones. Los filtros de RA son accesibles en Instagram, Facebook y la web, y se han desarrollado en colaboración con AccessAR, especialistas en medios sociales personalizados y desarrollo de realidad aumentada basada en la web. 

El éxito de la Realidad Aumentada (RA) móvil en los últimos años ha llevado a muchos organizadores de eventos a preguntarse si es una tecnología que deberían considerar para sus eventos. Las implementaciones exitosas en nuestro sector han sido limitadas, principalmente porque la creación de contenido de RA personalizado y el desarrollo de aplicaciones es extremadamente costoso. A partir de ahí, convencer a los usuarios potenciales para que descarguen otra aplicación presenta un desafío más. 

Ahora que las experiencias de RA interactiva pueden publicarse en tfeed de Instagram, en tu página de Facebook o abrirse mediante un enlace web personalizado, los responsables de marketing y los planificadores de eventos pueden incorporar fácilmente las experiencias de realidad aumentada (RA) interactiva en su estrategia de marketing de eventos y de engagement. 

Filtros de RA de marca para el marketing de eventos y el engagement 

Los filtros de RA son tan impactantes porque son fácilmente accesibles (no se necesita descargar ninguna aplicación adicional) y altamente compatibles. Los profesionales del marketing de eventos han luchado durante mucho tiempo por entender cómo se puede utilizar la tecnología de RA para aumentar el impacto de sus contenidos o de las redes socialesAdemás, las experiencias de RA en la web se pueden utilizar, compartir y rastrear fácilmente. 

Filtros de RA con tu branding en las redes sociales  

Utiliza tus propios filtros de RA de redes sociales diseñados a medida para difundir información sobre tus eventos, impulsar la inscripción y aumentar la participación de los asistentes. Después del evento, reúne el contenido generado por el usuario para compartirlo a través de tus principales redes sociales mantener una conversación activa sobre el evento 

Las posibilidades creativas de los filtros de RA personalizados son infinitas. Utiliza el tema de tu evento y los activos de tu marca para crear un concepto totalmente único.  

Los filtros de RA pueden utilizarse para sustituir el fotomatón estándar in situIntegra los mensajes de la marca de tu patrocinador en la experiencia y anima a los usuarios a compartir el contenido obtenido de las redes sociales y etiqueta el feed del evento. 

Experiencias de RA en la Web  

La Web RA (realidad aumentada para Web) ofrece el punto de entrada más sencillo a la experiencia de realidad aumentada interactiva. El enlace de acceso se puede incrustar directamente en la appcompartirlo a través de correo electrónico, las redes sociales o los asistentes pueden abrirlo escaneando un código QR in situ.  

La Web RA puede utilizarse para permitir a los asistentes acceder a una carpeta de vídeo(con o sin contenido 3D adicional), o incluso lanzar un Live Stream. Cualquier objeto, imagen impresa o digital puede utilizarse como marcador para activar una experiencia de RA interactiva.  

Para compartir estas experiencias de RA en la web, al igual que en las redes sociales, se activan utilizando la cámara frontal o la trasera, dependiendo de si la experiencia es un filtro de cara o de mundo. 

Experiencias de RA con juego 

Las experiencias de RA con juegos también son posibles en las redes sociales (Instagram y Facebook) y en la web: los usuarios podrán jugar a juegos sencillos y llevar la puntuación; con la RA en la web, se pueden crear juegos multiusuario más complejos con tablas de clasificación en tiempo real para atraer y entretener a los asistentes dentro o fuera de las instalaciones. Como parte de una estrategia dentro de tu aplicaciónes para eventos, utiliza insignias o un póster para activar y mostrar un código secreto para introducirlo en la app.  

Puedes crear una experiencia mágica interactiva de pared usando una serie de filtros personalizados que se activan cuando los usuarios apuntan su cámara a un marcador visual en el sitio. Puede tratarse de un stand de expositor o de un espacio en el que puedes diseñarlo para que tu filtro de RA se mezcle con el espacio físico circundante en el lugar del evento. Utiliza estos filtros para aumentar la emoción revelando los códigos de los juegos en 3D, potenciando las publicaciones sociales o enviando a los asistentes a una búsqueda del tesoro para desbloquearlos y capturarlos todos. 

Cómo usar y compartir los filtros RA en Instagram y Facebook 

Los filtros RA de Instagram y Facebook se activan usando la cámara frontal o posterior de la aplicación, dependiendo de si se trata de un filtro Face o World. 

Para compartir el filtro dentro de Instagram: 

  • Publica en Instagram Historias que capten la atención de tus usuarios. 
  • Haz una foto o un vídeo utilizando un efecto, guardarlo y luego publícalo para llegar a los seguidores que no han visto el efecto en tus Historias. 
  • Añade el enlace para compartir el efecto a la biografía utilízalo en la foto de perfil. 

Para compartir su filtro fuera de Instagram, puede publicar tu URL única y disponible en cualquier sitio web o aplicación. 

Para compartirlo a través de Facebook:   

  • Inicia la aplicación móvil de Facebook. 
  • Haz una foto o un vídeo usando un efecto en la cámara de Facebook y compártelo como una historia o un post. 
  • Cuando compartas una foto o un vídeo con un efecto de cámara en tu página, tu publicación incluirá un botón que permite a tus seguidores probar el efecto en sus propios dispositivos móviles                                                                                                                        

Seguimiento del retorno de la inversión en tu filtro  

Analiza el ROI a través de tres métricas: Impresiones, Capturas y Acciones. 

  1. Las impresiones son el número de veces que un efecto ha sido mostrado en la pantalla. 
  2. Las capturas son el número de veces que alguien ha hecho una captura de pantalla a una foto o un vídeo en el que aparece tu efecto en la cámara de Instagram. 
  3. Acciones: Pide a personas influyentes asociadas con tu marca que utilicen tu filtro, también puedes crear un concurso para que la gente utilice tu filtro de forma creativa. 

En conclusión, gracias a los enlaces web en la app de eventos, sitio web, contenido a través de correos electrónicos y redes sociales, tu público podrá acceder a tu experiencia.  Además, pueden capturar el contenido y compartirlo con sus propios seguidores. Mediante Google Analytics, los organizadores de eventos pueden hacer un seguimiento del ROI en la experiencia de RA 

Hay que tener en cuenta que la creación de filtros de RA de primera calidad tanto para las redes sociales como para la Web requiere unos conocimientos muy específicos. Se necesitan modeladores y animadores 3D para crear activos interactivos realistas y programadores para desarrollar la experienciaPor esta razón, Eventmobi se ha asociado con el líder de la industria AccessAR para ayudarle a integrar fácilmente experiencias de RA atractivas en cada etapa de su evento. 

Al ser Global Partner de Eventmobi, desde Orquidea Technology Group, podemos ayudarte a integrar estas nuevas tecnologías tan innovadoras en tu evento, e incentivar así la participación de tus asistentes y la promoción de tu evento. 

*Artículo basado y traducido de Eventmobi: www.eventmobi.com/blog/the-intersection-of-augmented-reality-social-media-and-events-is-finally-here/

El principal reto de los organizadores de eventos es mantener a los asistentes involucrados en todos los aspectos a través de la capacidad de atención, de superar la gran competencia existente entre los proveedores y cubrir las expectativas de los asistentes. Los planificadores de eventos tienen como desafío crear experiencias inolvidables, significativas y motivadoras dentro de su presupuesto, por ello, deben jugar con el uso de un diseño de experiencia sólido como base. Este artículo muestra los 6 pasos para crear una mezcla de experiencias inolvidable y transformar los eventos en acontecimientos memorables.   

Paso 1: Visualizar quiénes son las partes interesadas en recibir esa sensación.   

Identifica y determina a las personas que se benefician del éxito de tu evento. Realiza una lista con grupos que reúnan el interés y la motivación necesarios en qué se logren los objetivos.

Organiza estos grupos en función de sus necesidades ya que, esto determinará las primeras expectativas y opiniones sobre tu evento. Apóyate en ellos para poder transmitir correctamente tu mensaje de forma que resuene con ellos.   

Paso 2: Seleccionar y determinar cuáles son tus metas.  

Hay que tener una clara comprensión de los objetivos para identificar y ejecutar las acciones adecuadas para cada grupo interesado. Para crear una buena experiencia hay que fijar bien los objetivos. Estos son algunos consejos:   

  • Una vez, has identificado quienes son tus grupos de interés y cles son los respectivos retos que deseas alcanzar con cada uno, hay que codificar y clasificar los resultados que les satisfagan y hacer que el evento sea un éxito desde su perspectiva.  
  • Cuantificar el éxito con cada una de las partes interesadas.   
  • Señala hechos destacados y realistas para hacer un seguimiento del progreso. Por ejemplo, si utilizas gamificación para animar a los asistentes a interactuar con el evento, necesitas una aplicación para que el proceso sea más sencillo y para poder estar informado de los avances en la interacción. Además, las apps para eventos que podemos ofrecerte, cuentan con muchas otras opciones que generarán interés en tus asistentes; e información y estadísticas de uso para poder analizarlo tras el evento.  

Paso 3: Analiza el presupuesto de tu evento ajústalo a los gastos.   

Siempre cabe la posibilidad de que el presupuesto del evento no sea muy holgado, y por eso es tan importante priorizar tus objetivos y los de las partes interesadas y ser realista en lo que te puedes comprometer a lograr. Para mantenerte en el camino correcto y asegurarte de que asignas tus recursos financieros de la mejor manera, aquí hay algunos consejos:  

  • Crea un presupuesto del evento especificando los objetivos y el punto de equilibrio de tu evento.    
  • Es necesario actualizar las estimaciones con cifras reales una vez que las partidas presupuestarias hayan sido confirmadas para que el proceso sea efectivo.   
  • Asegúrate de reservar una parte para imprevistos como porcentaje del presupuesto total que podrás utilizar para hacer frente a cualquier problema en los aspectos esenciales o de la lista de deseos.  

Paso 4: Trazar un mapa de la mezcla de experiencias  

Una experiencia se crea a través de una mezcla de diferentes factores y elementos conocidos como la Mezcla de Experiencias. La forma en que todos estos elementos fluyen e interconectan entre sí e impactan a los asistentes a los eventos, puede ser compleja, por lo que es fundamental realizar un análisis y una planificación rigurosos. Aquí tienes algunos consejos sobre cómo diseñar tu propia mezcla de experiencias:  

  • Haz una lista de los principales puntos de contacto a lo largo del ciclo de vida de tu evento donde cada uno de tus grupos de interés clave se verá afectado. El “viaje” para un asistente normal será diferente al de un ponente o patrocinador. Por lo tanto, el proceso debe ser considerado desde cada uno de sus puntos de vista. Se tiene que realizar antes, durante y después de su evento.  
  • Debajo de cada punto de contacto principal, haz un listado de las oportunidades e ideas para crear una experiencia memorable. Esto puede ser en forma de pequeños toques hasta grandes elementos que sorprendan y deleitan. Asegúrate de tener en cuenta el espacio del lugar y el plano del evento. Puede haber formas interesantes de usar el espacio.  
  • Es importante saber cómo se utilizan la marca y la mensajería de tu evento en cada punto de contacto ya que puede ser en forma de un logotipo o formas más tangibles de comunicar la marca y dar vida a la cultura y el espíritu de tu organización.  
  • Considera el uso de la tecnología para mejorar la experiencia de los asistentes. La tecnología de eventos se puede aprovechar en cualquier momento dentro del ciclo de vida del evento para crear una experiencia más impactante, dinámica e interactiva.   

Paso 5:  Sé visual a la hora de comunicar el concepto del evento.   

Después de identificar a las partes interesadas, establecer los objetivos y diseñar una mezcla de experiencias, el siguiente paso es comunicar a los invitados como será esa experiencia en el evento. Algunos consejos son:   

Utiliza herramientas visuales para mostrar el diseño físico, el diseño y la producción. Esto ayudará a los grupos interesados a visualizar cuales son las labores adecuadas lograr los resultados deseados.  

Considera el uso de imágenes en 3D y maquetas físicas para tus espacios en los eventos. Estos pueden incluir sus planos, decoración, muebles y producción audiovisual. Esto es particularmente útil para que el personal, los proveedores y la gerencia entiendan la visión del concepto y el mensaje que se quiere transmitir y planifiquen sus propias prioridades antes del evento.  

Paso 6: Elige qué métodos vas a utilizar para medir el ROI y el éxito del evento  

El paso final es averiguar qué tipo de informe necesitas para medir el ROI del evento y otras métricas de éxito que abordan los objetivos y las metas a lograr. El diseño de eventos a menudo se centra en el cambio de comportamiento a largo plazo y en la mejora continua, por lo que debe estar basado y apoyado en datos para poder realizar los ajustes adecuados.  

Demuestra el valor de participar en tu evento a cada grupo interesado. Aquí hay algunas ideas:  

  • Escoge cada uno de los objetivos pactados por las partes interesadas y define cómo se medirá y se le dará seguimiento.   
  • Piensa en los datos e información como la captación de clientes potenciales, a los que se puede acceder a través de diferentes herramientas y cómo combinar esta información para demostrar que se ha logrado el objetivo.   
  • Combina datos cuantitativos y cualitativos para obtener una imagen completa de los resultados del evento. Las estadísticas y las cifras son importantes, pero también son valiosos los datos de las encuestas y el feedback de las partes interesadas y de los asistentes del evento. 

Con nuestras tecnologías podrás diseñar una mezcla de experiencias inolvidable. ¡Te esperamos! 

Los avances en la tecnología de eventos ofrecen mayor tranquilidad para los organizadores. Aquí tienes algunos ejemplos de cómo aplicar estas herramientas y así repercutir positivamente en el momento de planificar un evento para aumentar la seguridad y la protección de los invitados en el proceso:

Crea y diseña acreditaciones   

Aporta seguridad a las credenciales de los asistentes haciéndoles una foto en el momento de check-in y añadiendo esa imagen a su acreditación cuando tenga lugar la impresión de esta. De esta forma, ayudarás a identificar a los asistentes rápidamente aumentando la seguridad y acelerando el proceso de entrada al evento.   

Es común que los asistentes pierdan su acreditación o la dejen en la habitación del hotel cuando regresen para el segundo día de la conferencia. Para evitar cualquier problema con esto, usa un sistema que invalide la acreditación original, una vez que se cree una nueva impresión.  

Reconocimiento facial para el registro de asistentes  

Otro elemento de la tecnología de seguridad que puedes incorporar es el reconocimiento facial para el check-in de los asistentes. Utiliza esta tecnología para añadir un elemento emocionante y personalizado para el registro. Con la tecnología de reconocimiento facial, los asistentes son reconocidos por una cámara en el quiosco de registro a medida que se acercan, y su acreditación se imprime instantáneamente. Para verificar que la persona que se registra es el asistente correcto, el quiosco cuenta con patrones biométricos de las fotos de todos los posibles visitantes, y compara ese patrón con los que detecta en cara que enfoca en el momento.  

Esta tecnología potencia la seguridad en la organización de eventos. Si quieres saber más sobre reconocimiento facial podrás leer algunos artículos en este blog sobre el tema.   

Robótica  

Los avances en la robótica han creado nuevas oportunidades para los eventos. La robótica puede ayudar a aumentar la cobertura de seguridad en eventos con tecnología que llena los vacíos de la seguridad humana, como ver en la oscuridad o sentir y responder a cambios ambientales. Los robots de seguridad pueden utilizarse para ayudar a que los elementos de seguridad existentes funcionen de forma más eficaz y proporcionen una protección e interés adicional para tus asistentes. Además, el robot patrulla un área en busca de objetos inusuales u otras amenazas a la seguridad.   

Control de Acceso y Seguimiento de Asistentes  

Una tecnología como el rastreo RFID es una solución confiable para el control de acceso en eventos. Los chips o tarjetas RFID se pueden conectar a la acreditación de un asistente y se utilizan para entrar y salir del recinto del evento. El uso de tecnología para mejorar el control de acceso en tu evento puede ayudar a eliminar el error humano y aumentar la seguridad en general. El rastreo RFID permite al personal del evento identificar fácilmente si un asistente puede acceder al lugar, a un evento de recepción nocturna o incluso a una sesión específica.  

La implementación de tecnología permite realizar un seguimiento de los asistentes durante el evento. Tecnología como las cámaras de análisis facial, beacons o Bluetooth proporcionan mapas de calor que permiten al organizador del evento ver dónde se están moviendo los asistentes a lo largo del evento y posteriormente, analizar su comportamiento. Te ayudará a identificar las zonas en las que se necesita más seguridad, o también que zonas han generado mayor interés en los invitados para potenciarlas de cara al futuro.   

Simuladores  

La tecnología avanzada de un simulador puede ser utilizada como un método adicional de seguridad antes de su evento. Los organizadores de eventos pueden crear simulaciones del flujo del evento y del tráfico de asistentes para planificar la cantidad de personas adecuada en caso de emergencia. Además, sirve para crear planes de evacuación e identificar las áreas más inseguras.   

Aplicación para Eventos  

Una manera sencilla de incorporar seguridad con tecnologías es utilizar aplicaciones para eventos las cuales permiten alertar sobre incidencias o emergencias, así como, enviar notificaciones a los asistentes.  También puedes crear en la aplicación diferentes secciones que contengan toda la información necesaria como la ubicación de su estancia, el timing del evento, votaciones en vivo, secciones de seguridad o de gamificación con el objetivo de incentivar el engagement.  

Recuerda también indicar claramente a dónde pueden ir los asistentes o a quién pueden contactar para informar de una amenaza o problema durante el evento.  

A la hora de elegir la tecnología para tu evento, recuerda centrarte en la experiencia del asistente. Selecciona elementos de tecnología que mejoren la seguridad y hagan que el asistente se sienta más seguro, así como, que sean herramientas complementarias para todo el proceso del evento.

¡Contacta con nosotros y te ayudaremos desarrollar tus eventos con éxito y de la manera más segura!

Una buena organización evita que tu tiempo y productividad se vean afectados. Tener varias tareas a la vez exige controlar el tiempo para conseguir ser efectivo, alcanzar un alto rendimiento, y así conseguir los objetivos propuestos. Hay 3 factores a evitar para maximizar tu productividad y que afectan negativamente a tu efectividad. Combate estos aspectos para elevar el nivel de eficiencia que tienen todos tus esfuerzos:  

Decir que sí   

Hay un gran movimiento en el mundo de la autoayuda para decir que sí. Decir que sí a la vida y aprovechar las oportunidades que normalmente no se presentan. Aunque esto tiene mucha importancia, hay que saber gestionarlo ya que con demasiada frecuencia decimos que sí a todo y a todos, y nuestra productividad se resiente por ello.  

Tu tiempo es limitado. Cuando decides decir sí a la cuarta reunión de tu calendario de hoy, para revisar el trabajo de un compañero, para aceptar un proyecto de un empleado, o para entregar otro informe de actualización de estado, estás perdiendo tiempo para trabajar en tus prioridades más altas. Cuando dices que sí con demasiada frecuencia, asumes la lista de cosas por hacer de los demás sin atender a la tuya propia. Para realizar más tareas en tu lista de prioridades, debes crear un equilibrio entre decir sí y no.  

Para maximizar el tiempo, deberás aprender a ser más asertivo, y saber decir que no. Sí, incluso a tu jefe, compañero, empleado, cliente o posible cliente potencial. Eso no quiere decir que puedas y debas decir que no a todo. Pregúntate a ti mismo (y a ellos) si realmente es una prioridad, y si es una prioridad más alta que la que está trabajando actualmente. No digas ciegamente que sí en el trabajo. Acostúmbrate a evaluar tus prioridades y cómo se verán afectadas al decir sí a otras tareas.  

Distracciones  

Hay muchas más distracciones en el trabajo de hoy en día que hace unos años. Internet está al alcance de la mano las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y nos tienta con las últimas noticias, actualizaciones en eventos y publicaciones en los medios sociales. Es interminable. Con el acceso a toda esta información, muchas personas tienen miedo a perderla. Perderse lo que tus amigos están haciendo, los últimos titulares, ofertas de Amazon Prime Day, el Black Friday, y mil opciones más. La distracción es una epidemia y está matando nuestra productividad.   

Un estudio encontró que se tarda un promedio de 25 minutos en volver a la tarea original después de una interrupción. Si permites que ocurran múltiples distracciones pequeñas en un día de trabajo, imagina todos los minutos y horas que perderás. Eliminar las distracciones es difícil. La mayoría de nosotros somos adictos a las noticias y los medios de comunicación ininterrumpidos en nuestros teléfonos. Un estudio de Deloitte de 2017 encontró que la gente revisa sus teléfonos 47 veces al día.  

Para minimizar las distracciones, primero debes de ser consciente de todas ellas. Empieza registrando cuántas veces haces lo siguiente en un día:  

  • Detener lo que estás haciendo para comprobar el correo electrónico.  
  • Contestar y mirar tu teléfono.   
  • Ser interrumpidos por alguien en cualquier momento.  
  • Enviar mensajes a través de apps de mensajería ya sea en un ámbito laboral o personal (Slack, Skype, Whatsapp)  
  • Abrir un navegador de Internet para leer noticias, buscar información o comprar online.   

Después de realizar tu propio seguimiento y análisis, es posible que te sorprenda el tiempo que dedicas a estos asesinos de la productividad. Incluso las personas que se consideran altamente productivas y enfocadas en el trabajo lo han hecho y se han sorprendido con los resultados. Al identificar de dónde vienen sus distracciones y cuánto tiempo están perdiendo, pueden empezar a minimizarlas.   

La mejor manera de liberarse de la distracción es reconocer que estás distraído y decirse a uno mismo que debes dejar de permitirlo.  

Dedicar más tiempo a las actividades de mayor Impacto 

La mayoría de las listas de cosas por hacer incluyen actividades de alto impacto, aquellas actividades que sabemos que nos ayudarán a impulsarnos hacia nuestras metas y a lograr rendimientos superiores. Las llamamos tus Actividades de Mayor Impacto. Estos son los lugares en los que deberías invertir la mayoría de tu tiempo.   

Sin embargo, la realidad es que nuestros hábitos de trabajo diarios impiden que muchos de nosotros pasemos el tiempo donde deberíamos. Nos arrastran a múltiples reuniones. Hay 25 cosas que revisar para nuestros compañeros de trabajo. Y no olvides las 17 llamadas programadas para la semana. Muchos de nosotros nos perdemos en nuestra interminable lista de tareas pendientes trabajando en tareas que son urgentes y sacrificando las que sabemos que pueden dar dividendos. Al final de cualquier semana, muchas personas sienten que no hubo suficiente tiempo para hacer todo lo que querían. La verdad es que tendemos a hacer tiempo para lo que es más urgente. De vez en cuando, deberíamos disfrutar y reservarnos un hueco para nosotros.  

Muchos de nosotros tenemos actividades y tiempo dedicado cada semana (en algunos casos, grandes cantidades de tiempo) que podríamos minimizar o subcontratar por completo. Para ayudar a combatir esto y usar la energía en actividades que te darán mayor beneficio, identifica tus actividades de mayor impacto todos los días y concéntrate en ellas primero.  

Si quieres ser más productivo, aprende a decir que no, a reconocer y a concentrarte en eliminar las constantes distracciones y a priorizar o delegar las diferentes actividades que desarrollas diariamente. Esperamos que estos consejos te ayuden organizarte y preparar tus futuros eventos con una alta productividad y buenos resultados. 

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Los planificadores de eventos se enfrentan a grandes retos constantemente y uno de ellos, es cambiar la preimpresión de acreditaciones y buscar nuevas formas más rápidas, fáciles y efectivas de hacer esto. Es hora de dejar la impresión tradicional de acreditaciones y pasar a formar parte de un mundo lleno de nuevas tecnologías y oportunidades para conseguir mejores resultados aprovechándose de estas 10 ventajas de la impresión de acreditaciones on-site.

Aquí están las razones principales para actualizarse y usar la impresión de acreditaciones on-site.

1. Es moderno y actual

El proceso para reflejar los datos identificativos de los asistentes para completar las acreditaciones es tan sencillo como aceptar a los visitantes registrados en tu sitio web de eventos o registrarlos en el mismo momento que entran y seguidamente imprimir dichas acreditaciones in situ.

2. Es flexible y manejable

Dispones de diferentes formas de impresión en directo. Los organizadores pueden definir los colores o diseños por categoría, elegir el tipo de fuente o imágenes de perfil. Les permitirá seleccionar el modo de impresión ya sea a través de códigos de barras, códigos QR o reconocimiento facial.  Además, los planificadores de eventos pueden utilizar la tecnología RFID y NFC para recuperación de leads o analizar el seguimiento de los asistentes.

Gracias a la implementación de nuevas técnicas debido al avance tecnológico, la experiencia del visitante es más increíble y memorable.

 

3. La sostenibilidad es un factor clave

La impresión de acreditaciones in situ es una forma de promover la sostenibilidad en eventos porque conseguirás reducir el uso de las fundas de plástico y evitar el desperdicio de acreditaciones en caso de haya habido alguna equivocación. Además la impresión de acreditaciones on-site te permite limitarte a imprimir solo las acreditaciones necesarias, y por tanto no malgastar papel en caso de que finalmente algún asistente no pueda acudir.

4. Optimiza el tiempo de registro

El tiempo invertido en escanear e imprimir la acreditación personalizada es tan solo 7 segundos. Teniendo en cuenta el tiempo individual por cada visitante contaremos con un total de 20 segundos en la realización de todo el proceso. Por lo tanto, podemos gestionar 250 registros por hora con un quiosco, lo que significa que este proceso es 4 veces más rápido que la forma de impresión tradicional.

5. Ahorra en presupuesto

Los quioscos de auto check-in combinados con mostradores de registro reducen el personal hasta en un 50 %. La impresión de acreditaciones a todo color in situ evita los costes de envío que supondrían las acreditaciones preimpresas. Optimiza tu valioso tiempo antes del evento.

6. Útil para cualquier cambio en el momento

Puede haber cambios de nombre, asistentes no registrados previamente, o algún otro incidente; pero esta tecnología de impresión on-site permite cualquier cambio, modificación o registro en el momento.

¡Sorprende a tus asistentes con la efectividad que ofrece este recurso!

7. Está conectado

La tecnología de acreditaciones en vivo mantiene un registro de todas las llegadas de visitantes. Esto también te ofrece posibilidades como recuentos en vivo del número de visitantes registrados o listados de visitantes en tiempo real. Puedes realizar fácilmente el análisis de la sesión y la exploración e investigación de clientes potenciales con el fin de obtener datos demográficos completos sobre el comportamiento de sus visitantes.

Los chips RFID y NFC pueden codificarse en la acreditación y conectarse a la localización de los visitantes en tiempo real.

8. Ofrece altos niveles de seguridad

Las imágenes de perfil se pueden imprimir en las acreditaciones de tu evento directamente desde la base de datos de registro para un acceso seguro. Los datos de facturación proporcionan listados de visitantes en tiempo real. Incluso puedes subir una lista negra para excluir a los invitados no deseados.

9. Es una buena oportunidad

Las grandes acreditaciones a doble cara proporcionan suficiente espacio para incluir la marca del patrocinador lo que se traduce en una oportunidad de venta para patrocinadores ya que aumenta su visibilidad.

Además, la impresión de acreditaciones combinada con la adquisición de leads proporciona datos valiosos a todas las partes interesadas.

10. Tendrás más tiempo libre y menos estrés

Con total sinceridad, ¿qué planificador de eventos no ha pasado interminables noches antes de un evento preparando acreditaciones personalizadas? Y justo cuando crees que estás listo, aparece una nueva lista con cambios y cancelaciones, lo que hace que tu trabajo de impresión sea una pérdida de tiempo y esfuerzo.

No hay mejor improvisación que una buena preparación, por eso la anticipación es un factor clave para los organizadores de eventos ya que hay veces que surgen imprevistos. Depender de los asistentes para completar todo el registro a tiempo y asistir al evento, es arriesgado. Por ello, ahorra tiempo y estrés imprimiendo las acreditaciones personalizadas de cada invitado in situ ya que de esta forma te aseguras de que todos estén presentes y que los datos se escriban sin errores.

La mejor opción es imprimir la credencial del evento en vivo y eso es posible con la aplicación de las nuevas tecnologías al sistema de registro, como el reconocimiento facial.

La planificación y gestión de eventos es un trabajo duro y constante, así que usa las nuevas tecnologías para reservar tu energía para cosas más importantes. ¡Nosotros te ayudaremos!

*Artículo original de referencia en Fielddrive.