Consejos

¿Qué aspectos debes tener en cuenta a la hora de elegir una plataforma para gestionar las inscripciones de tus eventos?

Organizar un evento requiere de una planificación y una logística cuidadosas, y una de las tareas más importantes es la de gestionar las inscripciones de los asistentes. Para ello, conviene contar con un sistema de registro que facilite el proceso y que ofrezca ventajas para los organizadores y los participantes. En este artículo, te presentamos las 10 principales características que debería tener un sistema de registro para eventos, y cómo pueden ayudarte a mejorar la experiencia de tus eventos.

 

1. Facilidad de uso

Un sistema de registro para eventos debe ser fácil de usar, tanto para los organizadores como para los asistentes. Debe permitir crear formularios de inscripción personalizados, con los campos que se necesiten, y que se puedan integrar en la página web del evento o en las redes sociales. Además, debe ofrecer una interfaz intuitiva y amigable, que facilite el acceso y la navegación de los usuarios, y que se adapte a diferentes dispositivos y resoluciones.

 

2. Seguridad y privacidad

La seguridad y la privacidad son aspectos fundamentales a la hora de gestionar los datos personales

de los asistentes a un evento. Un sistema de registro debe cumplir con la normativa vigente en materia de protección de datos, y garantizar que la información se almacena y se transmite de forma segura, evitando posibles fugas, robos o accesos no autorizados. Asimismo, debe ofrecer opciones de consentimiento y de cancelación de la suscripción, para que los usuarios puedan ejercer sus derechos sobre sus datos. Además, un sistema de registro debe contar con certificaciones que acrediten su nivel de seguridad, como el certificado SSL, el cumplimiento del  RGPD, la certificación ISO27001 o la certificación SOC-2. Para los registros que usen pasarela de pago se recomienda que tengan la certificación PCI-DSS.

 

3. Automatización y sincronización

Un sistema de registro para eventos debe ser capaz de automatizar y sincronizar diferentes tareas y procesos, que agilicen y optimicen la gestión de las inscripciones. Por ejemplo, debe enviar confirmaciones y recordatorios automáticos a los asistentes, generar y validar códigos QR o tickets electrónicos, y conectar con otras plataformas o herramientas, como sistemas de pago, de facturación, de email marketing, de encuestas, de analítica. Debe permitir el control efectivo de la asistencia.

 

4. Personalización y branding

Un sistema de registro para eventos debe permitir personalizar y adaptar los formularios de inscripción y los mensajes de comunicación, de acuerdo con la imagen y el tono del evento y de la marca organizadora. Debe ofrecer la posibilidad de incluir el logo, los colores, las fuentes, las imágenes, los vídeos, los enlaces, y cualquier otro elemento que refuerce la identidad y el valor del evento. Además, debe facilitar la segmentación y la personalización de los contenidos, para dirigirse a los diferentes tipos de asistentes y ofrecerles una experiencia única y relevante.

 

5. Flexibilidad y escalabilidad

Un sistema de registro para eventos debe ser flexible y escalable, para poder adaptarse a las necesidades y a las características de cada evento, y a los posibles cambios o imprevistos que puedan surgir. Debe permitir modificar los formularios de inscripción, los precios, las plazas, las fechas y las condiciones en cualquier momento y de forma sencilla. Además, debe soportar muchas inscripciones simultáneamente sin comprometer el rendimiento ni la calidad del servicio.

 

6. Comunicación y fidelización

Un sistema de registro para eventos debe facilitar la comunicación y la fidelización de los asistentes, antes, durante y después del evento. Debe permitir enviar mensajes de bienvenida, de agradecimiento, de feedback, de seguimiento, de invitación a futuros eventos, de recordatorios y agradecimientos de forma automatizada y personalizada, y a través de diferentes canales, como el email, el SMS y las notificaciones. Además, debe ofrecer la posibilidad de crear campañas de email marketing y remarketing para mantener el contacto y el interés de los asistentes, y generar más oportunidades de negocio.

 

7. Integración y compatibilidad

Un sistema de registro para eventos debe integrarse y ser compatible con otras plataformas y herramientas, que complementen y enriquezcan la gestión de las inscripciones y la experiencia de los eventos. Por ejemplo, debe integrarse con sistemas de pago, que permitan ofrecer diferentes opciones y modalidades de pago, y que garanticen la seguridad y la transparencia de las transacciones. También debe integrarse con sistemas de streaming, de videoconferencia, de realidad virtual, CRM y marketing, entre otros, que permitan ofrecer eventos online o híbridos, y que faciliten la interacción y la participación de los asistentes.

 

8. Análisis y medición

Un sistema de registro para eventos debe ofrecer análisis y medición de los datos y los resultados de las inscripciones y de los eventos. Debe permitir acceder a informes y estadísticas, que muestren el número de inscritos, de asistentes, de cancelaciones, de ingresos, de conversiones, de satisfacción y que permitan evaluar el rendimiento y el retorno de la inversión de los eventos. Además, debe permitir exportar y compartir los datos, y conectar con otras herramientas de analítica, como Google Analytics y/o Facebook Píxel, para obtener una visión más completa y detallada.

 

9. Soporte y asistencia

Un sistema de registro para eventos debe ofrecer soporte y asistencia, tanto a los organizadores como a los asistentes, para resolver cualquier duda, problema o incidencia que pueda surgir. Debe contar con un equipo de atención al cliente, que esté disponible y accesible a través de diferentes medios, como el teléfono, el email o el chat y que ofrezca una respuesta rápida y eficaz. Además, debe ofrecer recursos y guías, que ayuden a los usuarios a aprovechar al máximo las funcionalidades y las ventajas del sistema.

 

10. Innovación y actualización

Un sistema de registro para eventos debe estar en constante innovación y actualización, para incorporar las últimas tendencias y novedades del sector de los eventos, y para ofrecer un servicio de calidad y de vanguardia. Debe estar atento a las necesidades y a las expectativas de los organizadores y de los asistentes, y a los cambios y a los desafíos del mercado, y ofrecer soluciones creativas y adaptadas. Además, debe contar con un proceso de mejora continua, que permita corregir los errores, optimizar el funcionamiento, y añadir nuevas funcionalidades y opciones.

 

Conclusión

Un sistema de registro para eventos es una herramienta clave para los organizadores de eventos, que les ayuda a gestionar eficazmente todos los aspectos relacionados con las inscripciones y los pagos de sus eventos, y a crear una buena impresión en los asistentes. Para ello, un sistema de registro para eventos debe cumplir con una serie de características que lo hagan fácil de usar, seguro, flexible, personalizable, integrable, escalable, analítico, asistencial e innovador, y que le permitan adaptarse a las necesidades y expectativas de cada evento y de cada organizador. Si estás buscando un sistema de registro para eventos que cumpla con todas estas características, te invitamos a conocer las soluciones que ofrece Orquidea Technology Group, una empresa con más de 12 años de experiencia en el desarrollo de plataformas digitales para la organización de eventos, que le brindará un servicio personalizado, profesional y de calidad.

Ya lo hemos oído antes: la primera impresión es importante. Pero, ¿qué significa esto para los organizadores de eventos? Según Forbes, sólo se dispone de siete segundos para causar una primera impresión. Eso es todo. En menos de 10 segundos, tus asistentes se habrán formado una opinión de tu evento. ¿Dónde es más probable que los asistentes pasen sus primeros siete segundos en un evento? La respuesta para la mayoría será en el mostrador de registro del evento. No han tenido la oportunidad de experimentar el contenido, las conexiones y las experiencias que has diseñado para ellos, pero ya se están formando una opinión de tu evento.

La forma de registrar a los asistentes es importante.

Imagínese que llega a un evento en el que no hay una señalización clara para registrarse, el personal está escondido detrás de un mostrador y hay una larga cola que no parece moverse.

Si el proceso de registro es torpe y caótico, repercutirá negativamente en la experiencia general de los asistentes y restará valor al evento principal.

En este artículo te explicaremos las tácticas y la tecnología para eventos que puedes utilizar para ofrecer a tus invitados una experiencia de registro fluida y diseñada para minimizar el tiempo que pasan en la cola.

Ponte en el papel de tus invitados en el check-in del evento

Al diseñar tu evento, es esencial salir del papel de organizador y ponerse en el lugar de los asistentes. Imagina desde dónde viajan, cómo llegarán a tu evento y cuál será su primera interacción con él. Este ejercicio mental es fundamental para crear una gran experiencia para los asistentes. Permite identificar aspectos que pueden parecer obvios, pero que pueden pasarse por alto fácilmente en el proceso de diseño del evento.

Por ejemplo, es probable que un asistente en invierno llegue con muchas más capas de ropa que en los meses más cálidos del verano. Piensa en cómo se sentiría al acercarse al mostrador de inscripción, donde recibirá un pase, una bolsa de regalos y una bebida de bienvenida con la que tendrá que hacer malabarismos junto con el resto de sus pertenencias. Un organizador de eventos en esta situación puede decidir ofrecer comodidad a los invitados colocando un guardarropa antes del mostrador de inscripción. Otra posibilidad es instalar un punto de recogida del programa de la conferencia y la bolsa de regalos después de la recogida de acreditaciones y el guardarropa. Estos pequeños retoques y consideraciones pueden influir significativamente en la forma en que los asistentes se sienten al entrar en el evento.

La forma de saludar a los asistentes en el momento del registro también es esencial y a menudo se pasa por alto. Considera la posibilidad de saludar a los asistentes de pie, en lugar de sentarse detrás del mostrador de inscripción, para crear una sensación de bienvenida en casa de alguien.

Evita las largas colas en el registro del evento.

Más del 20 % de los visitantes mencionaron los tiempos de cola como su principal frustración al asistir a eventos(UFI, 2019). Es posible que no pueda eliminar las colas por completo, pero con una planificación cuidadosa, puede reducir el dolor. Una forma de hacerlo es ofreciendo una variedad de tipos de entradas:

«Hace poco, organicé un evento con más de 1.000 invitados, y quería prever imprevistos para conseguir eliminar las largas colas en los mostradores de facturación. Para ello, escaloné la llegada de los invitados en función del tipo de entrada. En primer lugar, dimos la bienvenida a los VIP, a quienes incentivamos para que llegaran pronto con un programa de desayuno gratuito que incluía un orador principal para empezar el día. A continuación, dimos la bienvenida a los VIP con acceso a una sala exclusiva con oportunidades de establecer contactos antes del evento. Después de los VIP, se invitó a entrar a los poseedores de entradas generales. Más tarde, tuvimos una hora de entrada específica para los poseedores de entradas de después del almuerzo que asistían a los talleres y las sesiones magistrales de la tarde».

– Lori D’Agostino, Presidenta de Momento Events.

Si los tipos de entrada alternativos no funcionan en tu evento, también puede aliviar la carga del mostrador de inscripción organizando una fiesta de bienvenida la tarde anterior al acto principal. Invita a los invitados a empezar a establecer contactos en la fiesta de bienvenida previa al evento y aprovecha la ocasión para registrarlos con antelación.

Si las largas colas son inevitables en tu evento, piensa en cómo puede entretener a los invitados mientras esperan. Por ejemplo, en la Comic-Con, los organizadores aprovechan este tiempo para crear una experiencia para sus invitados. Los personajes de Cosplay interactúan con los invitados que esperan en la cola para mantenerlos entretenidos y crear momentos únicos y compartibles antes del evento. Saca el entretenimiento del salón de actos o de conferencias y llévalo a la zona de llegadas. Deleita a tus invitados con un cuarteto de cuerda en directo mientras tu equipo (o patrocinadores) les ofrecen una bebida de bienvenida mientras esperan. Piensa en lo que tiene sentido para tu evento y en lo que más apreciarían sus asistentes.

Elige la aplicación de registro adecuada

La tecnología que utilices influirá significativamente en el ritmo del proceso de registro. Las hojas de cálculo y las listas impresas llevan mucho tiempo y pueden provocar largas colas mientras el personal de registro hace todo lo posible por localizar los nombres. Una de las claves para evitar largas colas es elegir la aplicación de registro adecuada. Las aplicaciones de registro son el aliado perfecto para cualquier organizador que desee crear una experiencia de registro sin esfuerzo.

El uso de una aplicación de registro de eventos te permite agilizar el proceso de registro y entrada:

  1. elimina la necesidad de imprimir hojas de cálculo
  2. mantiene el mostrador de facturación libre de ordenadores portátiles y aparatosos escáneres
  3. facilita la captura de datos de los asistentes y del evento

La solución de software de gestión de eventos que podemos ofrecerte en Orquidea Technology Group incluye una aplicación de registro rapidísima que facilita la creación de una experiencia de llegada de invitados adecuada. El personal del evento puede utilizar la aplicación en cualquier dispositivo móvil y escanear a los asistentes a su evento apuntando la cámara de la aplicación al código QR de su perfil de la aplicación móvil del evento o impreso en su tarjeta de identificación física.

Conclusión

Es probable que la primera impresión que se lleven los asistentes de tu evento se forme durante el registro de entrada. Cuando las largas colas son inevitables, piensa en cómo puedes mantenerlos entretenidos y entusiasmados. Piensa en la tecnología para eventos que puedes utilizar para crear una experiencia de registro eficiente y sin problemas. Busca una aplicación de registro que agilice el proceso y garantice que los asistentes disfrutan de la experiencia adecuada desde el momento en que cruzan las puertas del recinto. 

Artículo original: Best Practices for Event Check-In: Tips for Success | EventMobi

Con tantos canales de marketing disponibles para sus empresas patrocinadoras, ya no puede asumir que volverán año tras año para exponer en su evento. Hoy en día, proporcionarles un valor real debe ser algo más que ofrecer un espacio de stand de primera calidad. Para asegurarte de que consigues su aceptación de nuevo el año que viene, tienes que facilitarles la capitalización de las oportunidades de generación de leads disponibles para ellos en el sitio. Al ofrecerles una aplicación de captación de clientes potenciales rentable, les ayudarás a aprovechar al máximo las conversaciones que tienen con tus asistentes.

Por lo general, los expositores intercambian detalles con los asistentes mediante tarjetas de presentación o formularios de contacto en papel en su stand. Esto hace que sea difícil para ellos reunir y obtener clientes potenciales, hacer un seguimiento con ellos rápidamente después del evento y medir el valor de exponer en su evento. Una aplicación de captación de leads les permitirá hacer todo esto en segundos.

En esta entrada del blog, aprenderás cómo una aplicación de captación de leads ayudará a tus expositores:

  • Capture, puntúe y haga un seguimiento eficiente de los clientes potenciales
  • Agiliza sus flujos de trabajo con procesos más sostenibles
  • Justifica el costo de exponer en tu evento el próximo año

Además, también compartiremos dos consejos adicionales sobre otras formas en que una aplicación de captura de clientes potenciales puede ayudar tanto a los planificadores como a los expositores.

Capture, puntúe y haga un seguimiento eficiente de los clientes potenciales

Introducir manualmente los datos de contacto de los asistentes en una hoja de cálculo desde su credencial o tarjeta de visita es un proceso que requiere mucho tiempo. Esto ralentiza el seguimiento posterior al evento, y el error humano puede comprometer la integridad de los datos.

Los expositores deben recopilar rápidamente clientes potenciales y calificarlos. Esto permite a sus equipos de ventas y marketing priorizar fácilmente a quién dirigirse. Pero, ¿qué soluciones están disponibles para usted cuando las herramientas de lead retrieval como las de CVENT, son prohibitivamente caras?

La aplicación Lead Capture de EventMobi es una opción rentable para los planificadores de eventos. Permite a los expositores capturar automáticamente la información de contacto de los asistentes escaneando un código QR físico o digital. Esto significa que los datos siempre serán precisos y el personal del stand puede evitar la incomodidad de las tarjetas de visita perdidas.

Los expositores pueden agregar sus propias preguntas de calificación con campos personalizados. Esto les ayudará a calificar a los clientes potenciales en función de criterios como el cargo, la industria y la intención de compra. De este modo, los expositores y patrocinadores pueden centrarse en los clientes potenciales que tienen más probabilidades de convertirse en clientes. También pueden descargar toda la información de contacto de los clientes potenciales que han escaneado directamente en su CRM o plataforma de automatización de marketing junto con sus notas.

Optimice los flujos de trabajo con procesos sostenibles

En los últimos años, ha habido una tendencia creciente hacia hacer que los eventos sean más sostenibles. Las empresas están estableciendo objetivos de RSC para animar a los planificadores y expositores a organizar y participar en eventos sostenibles.

La reducción de la cantidad de desperdicio de papel generado por los eventos comenzó cuando los planificadores optaron por usar aplicaciones móviles para eventos en lugar de guías de espectáculos en papel. Ahora, la tecnología de eventos ha madurado hasta el punto de que casi todos los procesos se pueden gestionar digitalmente.

Un pequeño ejemplo de cómo están cambiando los procesos tiene que ver con la creación de redes con tarjetas de visita. Hoy en día, es mucho menos probable que los asistentes y expositores regalen o coleccionen tarjetas de visita durante un evento. En cambio, conectarse en plataformas de redes sociales como Linkedin o escanear acreditaciones es la forma preferida de hacer nuevas conexiones.

Una aplicación de lead retrieval elimina la necesidad de formularios en papel y tarjetas de visita. La captura digital de información de contacto es un proceso rápido, eficiente y más sostenible para los expositores. La aplicación EventMobi Lead Capture funciona sin conexión, por lo que incluso si Internet se cae, pueden seguir recopilando clientes potenciales. Esta es una de las muchas estrategias de eventos ecológicos que se pueden utilizar para ayudar a combatir la crisis climática.

Justifica el costo de exponer en tu evento el próximo año

Los organizadores de eventos están cada vez más presionados para garantizar que los patrocinadores obtengan más valor de la exhibición. Los planificadores deben facilitar la cuantificación del valor de asistir al evento en relación con los costos de exhibir. Los datos ayudarán a probar (¡o refutar!) esto.

Lo primero que los expositores quieren saber es cuántos clientes potenciales han recogido. En segundo lugar, quieren identificar cuántos de esos clientes potenciales están calificados. El número y la calidad de los clientes potenciales son métricas cruciales de éxito en tiempo real. Estos datos ayudan a los expositores a decidir qué eventos merecen una parte de su presupuesto.

La aplicación Lead Capture de EventMobi facilita a los expositores ver el número y la calidad de los clientes potenciales generados a partir de un evento. La función de calificación por estrellas ayuda a los expositores a calificar sus datos de clientes potenciales en segundos. Así es como recomendamos usarlo:

  • Una estrella significa que no se requiere seguimiento de ventas, agreguelos a la base de datos.
  • Tres estrellas indican que el contacto es un cliente potencial que se asignará a un representante de desarrollo comercial para una calificación adicional.
  • Cinco estrellas pueden indicar una buena oportunidad para que un ejecutivo de cuentas haga un seguimiento inmediato.

Los planificadores no pueden controlar la forma en que las empresas expositoras interactúan con los asistentes in situ o después del evento. Sin embargo, una aplicación de lead retrieval les facilitará la gestión de clientes potenciales y verá el ROI de la exhibición. Si son capaces de generar más ingresos a partir de los clientes potenciales capturados de lo que cuesta exhibirlos, se asegurará su aceptación nuevamente el próximo año.

Con una aplicación de lead retrieval después de escanear una credencial de asistente, los patrocinadores pueden usar la conversión de voz a texto para agregar notas de manera rápida y eficiente en su conversación antes de pasar a la siguiente.

Conclusión

Una aplicación de lead retrieval ayudará a los expositores de eventos a capturar, puntuar y hacer un seguimiento eficiente de los clientes potenciales. Les permite optimizar sus flujos de trabajo con procesos más sostenibles y ver fácilmente el retorno de la inversión de la exposición.

Con la aplicación Lead Capture que te podemos ofrecer puedes proporcionar a los expositores y patrocinadores la herramienta que necesitan para alcanzar los objetivos de su evento. Ofrece a los expositores la capacidad de capturar automáticamente información valiosa de los asistentes, calificar a los clientes potenciales en el acto y prescindir del papel con procesos optimizados. Contacta con nosotros para saber más.

Artículo original: 4 formas en que una aplicación de captación de clientes potenciales ayudará a los expositores a aprovechar al máximo su evento | EventoMobi (eventmobi.com)

Has pasado semanas (o incluso meses) planificando tu evento hasta el último detalle. ¡Ahora es la hora del espectáculo! Una de las primeras experiencias que tendrán tus asistentes es el proceso de entrada al evento. Este momento crítico marca la pauta. Si es fluido, rápido y conveniente, sus asistentes comienzan su viaje con una nota positiva. Pero si es largo o confuso, sus asistentes no entrarán con la mejor impresión.

Entonces, ¿cómo te aseguras de que tus asistentes tengan una buena experiencia de check-in? Afortunadamente, los días de interminables listas en papel y de marcar manualmente los nombres han quedado atrás. Con el software de registro en eventos y otras herramientas modernas, causar una gran primera impresión nunca ha sido tan fácil.

¿Qué es la gestión de registro de eventos?

La gestión del registro de eventos es el proceso de registro y admisión de asistentes a un evento. El objetivo es garantizar una entrada rápida, organizada y sin complicaciones. La gestión del registro de eventos incluye todo, desde confirmar la asistencia de los invitados, distribuir materiales como acreditaciones y folletos, y dar la bienvenida a los asistentes para que se unan como participantes activos.

El proceso de gestión implica una combinación de tecnología y organización. A medida que los eventos continúan evolucionando en la era digital, las herramientas modernas, como el software de registro de eventos, han revolucionado la forma en que manejamos las llegadas de los huéspedes. Por ejemplo, el software que se integra con un escáner de códigos QR acelera el proceso de check in y proporciona a los organizadores datos en tiempo real sobre la asistencia.

La gestión del check-in también puede implicar la instalación de una señalización clara, la designación de áreas para invitados específicos (VIP, admisión general, expositores) y la formación del personal para manejar diversos escenarios. ¿El objetivo final? ¡Creando un comienzo eficiente, cálido y acogedor para la experiencia de su evento!

Es importante tener los medios para registrar en el sitio a las personas que por alguna razón no se registraron con anterioridad pero tienen la intención de asistir al evento. 

¿Cómo se hace un seguimiento de las personas en los eventos?

En los eventos, se puede realizar un seguimiento de los asistentes a través de un sistema doble: 1) Check in en el evento y 2) Seguimiento de la sesión. El check in en el  evento toma nota de los asistentes a su llegada, asegurándose de que estén registrados y contabilizados. El seguimiento de sesiones, por otro lado, monitorea la participación de los asistentes en sesiones de eventos específicos.

El check in en los eventos a menudo se basa en una aplicación. Estas herramientas agilizan el proceso de registro, tal vez con escáneres de códigos QR para una admisión rápida y eficiente de los invitados.

Por otro lado, el seguimiento de la sesión profundiza en el recorrido de los asistentes a lo largo del evento. El seguimiento de la asistencia a las sesiones le indica a qué sesiones asisten los invitados, cuánto tiempo se quedan y su nivel de participación. Esto es vital por varias razones:

ROI del patrocinador: Al analizar qué sesiones o stands obtienen la mayor cantidad de tráfico, puede mostrar a sus patrocinadores el retorno de la inversión, lo que lo ayuda a asegurar y reclutar futuros patrocinios.

Datos de programación: El seguimiento proporciona información sobre qué sesiones son más populares o atractivas, lo que ayuda a los organizadores a refinar y planificar el contenido de futuros eventos.

Certificaciones: Para los eventos que ofrecen créditos educativos o certificaciones, el seguimiento de la sesión garantiza que los asistentes hayan cumplido con los requisitos necesarios antes de que se emita la certificación.

Al combinar a la perfección el check in en el evento y el seguimiento de sesiones, los organizadores pueden mantener una vista panorámica del flujo del evento, lo que garantiza tanto la eficiencia operativa como la recopilación de datos enriquecidos. Entonces, ¿cómo se empieza a hacer un seguimiento?

La magia de un evento a menudo comienza con ese primer paso: la llegada de los asistentes. Como organizadores de eventos, es crucial asegurarse de que esta experiencia inicial sea lo más fluida y eficiente posible. A continuación, te explicamos cómo hacerlo:

Quioscos de autoservicio: Orquidea Technology Group permite a los asistentes registrarse a su propio ritmo utilizando quioscos dedicados. Este modo de autoservicio no solo es rápido, sino que también reduce la necesidad de personal adicional, lo que lleva a un flujo más fluido de asistentes.

Escaneo de códigos QR: Con Orquidea Technology Group, olvídate de los antiguos métodos de registro manual. Los asistentes simplemente escanean sus códigos QR únicos para facilitar el registro del evento. Además, es compatible con la mayoría de los dispositivos, por lo que todos sus asistentes pueden registrarse fácilmente.

Impresión de credenciales in situ: ¡Hablando de primeras impresiones! Con Orquidea Technology Group, los asistentes pueden imprimir sus credenciales del evento en el momento en que llegan al evento.

Personalización avanzada: Cada evento es único. Es por eso que ofrecemos opciones de personalización avanzadas, lo que le permite adaptar el proceso de registro del evento a las necesidades específicas y la marca de su evento.

Análisis en tiempo real: No se trata solo de hacer entrar a la gente. ¡Se trata de entender la dinámica de las personas que entran! Con el análisis en tiempo real, puede monitorear los flujos de entradas y recopilar información valiosa para la planificación de eventos futuros.

Gestión de eventos múltiples: ¿Tiene varios eventos o sesiones ejecutándose simultáneamente? ¡No hay problema! La plataforma de Orquidea Technology Group se adapta a estructuras de eventos complejas, lo que garantiza una experiencia de registro optimizada en todos los ámbitos.

Al abordar los puntos débiles comunes del check-in, Orquidea Technology Group ofrece una solución de check-in refinada para los organizadores, asegurando que los asistentes sean recibidos con eficiencia y estilo desde el primer momento. 

Artículo original: https://www.eventmobi.com/blog/event-check-in/

Los profesionales del marketing creen en los eventos. No se trata de una suposición, las cifras lo demuestran. Según una encuesta, el 31% de los profesionales del marketing consideran que los eventos son su canal de marketing más eficaz, y el 90% de ellos están de acuerdo en que los eventos son una buena oportunidad para establecer contactos en persona cuando la mayoría de las interacciones se producen en línea. A pesar de su prestigio y eficacia, no todos los eventos son iguales. Para obtener resultados reales, la marca tiene que ser el centro de atención, y eso empieza con el primer contacto de los asistentes con tu evento. Por eso en este artículo vamos a hablar sobre el branding de eventos y como desarrollar la identidad de marca. 

Mantener todas las miradas puestas en la marca de tu evento y lograr una percepción positiva de la misma depende de la coherencia con la que comercialices tu evento desde el principio. La buena noticia es que el primer contacto se produce en Internet. ¿Cómo hacer que tu marca sea el centro de atención? 

Empieza con una guía de estilo 

El diseño de materiales puede ser una de las partes más divertidas del ciclo de vida del marketing de tu evento, pero si no tienes unas reglas básicas de marca para eventos, es fácil acabar con piezas dispersas que no parecen conectadas entre sí. 

Cuando los materiales de marketing no son coherentes, es difícil captar el ambiente general del evento: qué tipo de atmósfera tendrá, qué aspecto tendrá, quién lo dirige, cuál es el tono, etc. Es difícil que los asistentes entiendan, que los materiales que están viendo, están relacionados con su marca si antes han experimentado un aspecto y un ambiente totalmente diferentes. 

La mejor manera de establecer las reglas es crear una guía de estilo o encargar a tu diseñador gráfico que la cree. Esta guía establecerá todas las normas sobre el uso de colores, logotipos, etc., de modo que cualquier diseñador pueda consultarla para producir imágenes coherentes. Incluso si sólo recurres a un diseñador, disponer de una guía de estilo puede ayudaros a no sobrepasar los límites y a mantener el aspecto y la sensación que se han esforzado en crear durante todo el evento. 

Si no estás seguro de por dónde empezar a desarrollar su guía de estilo, hemos creado un manual de marca para eventos paso a paso que le ayudará a ponerla en marcha. (Encuéntrala al final del artículo). 

Crea una web sencilla para el evento 

Una vez establecidas las normas, empieza lo bueno… eso si consideras que crear tu sitio de registro de eventos es divertido. Y oye, si crear webs de eventos no te parece entretenido… ¿has conocido nuestra plataforma? 

Las webs de eventos deben seguir el principio de diseño universal número 1: la sencillez. Cuanto más fácil de navegar y entender sea tu sitio para los posibles participantes, más probabilidades habrá de que lleguen hasta el final. 

Esto no significa que el sitio de tu evento no pueda ser divertido, sino que debe tener en cuenta lo que incluye (y lo que no). 

Los detalles del evento deben estar en primer plano. Recomendamos incluirlos en el banner superior de la página de inicio. 

A partir de ahí, es importante tener en cuenta que la agenda del evento es tu marca y, en última instancia, la razón por la que alguien va a comprar entradas para tu evento. Este debería ser tu segundo nivel de información y debería enlazar con las páginas de los ponentes y su contenido. 

Sugerencia: incluye contenido promocional de blogs, vídeos de eventos de años anteriores, testimonios de antiguos participantes o cualquier otra cosa que ayude a los posibles clientes a hacerse una mejor idea de cómo va a ser tu evento y por qué merece la pena asistir. 

La clave está en asegurarse de que la información se presenta de forma que resulte fácil de entender y dé prioridad a los detalles más importantes del acto. Aunque es una buena idea tener un eslogan y asegurarse de que la voz de la marca de tu evento es coherente, asegúrate de mantener tu texto al mínimo para que tu sitio funcione como una lectura rápida, especialmente para los clientes potenciales que acceden a él en sus dispositivos móviles. 

Promociónala en las redes sociales 

Tener una landing excelente y mantener un estilo coherente es un primer paso, pero es un pez más en el mar. Tu página puede ser todo lo bonita que quieras, pero no importa si no atrae la atención de nadie. 

La mejor y más rentable forma de promocionar un evento es a través de las redes sociales, y mantener la coherencia de tus publicaciones con tu guía de estilo es una forma estupenda de extender la marca de tu evento a otros canales. 

Esta es también una razón importante para crear la web de tu evento utilizando una herramienta que sea totalmente receptiva. El 80% del tiempo total que pasamos en las redes sociales es a través de nuestros teléfonos. Esto significa que es probable que los clientes potenciales que se enteren de tu existencia a través de Twitter (ahora X), LinkedIn, Instagram o Facebook hagan clic en tu enlace desde el móvil, y debes asegurarte de que controlas totalmente el aspecto y el funcionamiento de tu web cuando lo hagan. 

La promoción social debe comenzar, por supuesto, con las publicaciones de tus propios canales. Pero además con grandes oradores vienen grandes audiencias de oradores; el marketing de socios como estos puede ser increíblemente eficaz en la promoción de tu evento.  

Esto puede y debe incluir pedir a tus ponentes y patrocinadores que promocionen tu evento en sus canales sociales personales, así como recurrir a tus socios para dar un impulso a tus publicaciones. No te olvides de utilizar al personal directivo de tu propia organización para aumentar la velocidad. Asegúrate de que tu CEO y tus directores promocionan activamente tu evento en las redes sociales, ya que es probable que tengan amplias redes en al menos un canal. Haz una investigación rápida de tu equipo para ver quién tiene influencia en los distintos espacios e intenta que esas personas también participen. Todas estas personas actúan como extensiones de tu marca, y te vendrá bien ver hasta dónde puedes llegar. 

También puedes crear comunidades de marca para que los asistentes establezcan contactos antes y después del evento en Instagram, Facebook o LinkedIn. Aporta tu propio estilo y voz, y fomenta las conversaciones a través de temas de reflexión y de los focos de atención de los asistentes. Introducir estos subsitios específicos del evento es una forma estupenda de captar clientes potenciales, y ofrece a los asistentes una vía fácil para compartir tus contenidos con sus redes de contactos y conseguir un alcance aún mayor. 

Transmite la marca de tu evento  

Tener un estilo establecido significa que tu marca debe permanecer clara, presente y coherente en todos los puntos de contacto de marketing. Esto significa correos electrónicos de marca y bien diseñados, escritos con la voz de tu marca. Páginas de destino y cabeceras de redes sociales adaptadas a los colores y el estilo establecidos. Folletos y obsequios coherentes con los valores y la estética de la marca del evento. 

Cuanto más familiarizados estén los clientes potenciales y los asistentes con la estética de tu marca, más probabilidades habrá de que se les quede grabada en la mente y, en última instancia, de que realicen una compra. Siempre será difícil medir la rentabilidad de un evento en términos de cuota de mercado, pero sin duda notarás el impacto de tu marca cuando los clientes potenciales empiecen a llegar. 

¿Necesitas más ayuda para medir el éxito de tu evento? Contacta con nosotros y te daremos más información sobre los datos que te podemos proporcionar. 

Guía de estilo: 5 pasos para crear un código visual para la marca de tu evento 

Las guías de estilo le ayudan a mantener una marca coherente a lo largo del ciclo de vida del marketing de tu evento. 

Tu guía debe contener toda la información que necesitas para crear tu sitio web, anuncios, correos electrónicos, publicaciones en redes sociales y cualquier otra cosa que necesites para atraer asistentes. Aquí te mostramos cómo hacer una: 

Empieza por tu logotipo 

Crea reglas sobre cómo utilizar tu marca y cómo no hacerlo: sobre qué colores de fondo puede mostrarse, cuándo utilizar una versión alternativa, en qué parte de la página debe colocarse y si está permitido alterarlo de algún modo (recortarlo, estirarlo, cambiar los colores). 

Ejemplo: La guía de estilo de nuestra marca permite el logotipo a color y en blanco sobre los diferentes colores de la marca. 

Determina una paleta de colores 

La mayoría de las veces, tus eventos conservarán al menos el color primario de la paleta de tu marca principal. Sin embargo, no siempre es necesario utilizar únicamente los colores que se asocian a tu marca en el día a día. Si vas a utilizar colores alternativos, es importante que sean coherentes: determina los códigos hexadecimales y los valores CMYK de cada color que utilices. 

Ejemplo: La paleta de Orquidea Tech, incluye dos colores primarios, y cuatro secundarios. 

Determina tus fuentes 

Uno de los elementos más importantes para que la imagen de marca de tu evento sea coherente es elegir uno o dos tipos de letra y mantenerlos en todos los materiales. Demasiada variedad de fuentes confunde a la vista y hace que distintos elementos parezcan completamente inconexos. 

Ejemplo: En Orquidea Tech utilizamos siempre el mismo tipo de letra con distintos pesos, incluyendo negrita y cursiva. También se incluyen combinaciones aceptables de tipo de letra y color de fondo. 

Establece un estilo de imagen 

Tu estilo de imagen determina qué tipos de imágenes se utilizan en los materiales de marketing de tu evento. La mayoría de las veces, vemos que los sitios de eventos fracasan cuando muestran imágenes inconexas y de baja calidad. Determina qué colores son aceptables en tus imágenes con el fin de mantener una estética similar a la marca de su evento, y asegúrate de que sólo se están utilizando imágenes de alta calidad. También puedes hablar del tono de las imágenes: qué tipo de sensación quieres que transmitan a tu público.  

Fija la voz de tu marca 

Hablar de la misma manera en todos tus materiales es tan importante como parecerlo. Una voz de marca incluye un tono y un personaje, como un personaje en el que cada escritor debe meterse antes de hablar como tu marca. Puedes asignar atributos a este personaje y establecer normas sobre los tipos de palabras y frases que su marca utiliza y no utiliza en tu evento. 

Ejemplo: La voz de Orquidea Tech siempre habla de manera cercana (tutea al interlocutor) y se centra en un lenguaje positivo que haga entender al cliente que siempre estaremos dispuesto a ayudarlo.  

Si necesitas ayuda con toda esta parte gráfica de tu evento, o como aplicarla y desarrollarla, contactanos y desde Orquidea Technology Group nuestro equipo de diseño tratará de ofrecerte una imagen que encaje con tu visión de marca. 

Artículo original: https://swoogo.events/blog/how-to-develop-brand-identity-in-event-marketing/  

Muchos eventos son lugares donde la gente te persigue. Donde un montón de adultos con camisetas de su empresa intentan venderte cosas que no necesitas. Este tipo de eventos equivalen a pasear por Times Square y que, de repente, todos los carteles publicitarios se conviertan en personas de carne y hueso lanzándote folletos y bolígrafos personalizados a la cara. Todos esos eventos resultan desagradables. Los eventos ya no bastan: mejor una experiencia. 

Como sector, pasamos mucho tiempo intentando mejorar nuestros eventos. Tal vez con las aplicaciones adecuadas, o los ponentes adecuados, o tal vez si pones un fotomatón, todo mejorará por arte de magia. 

El problema es que ese tipo de pensamiento no es suficiente para revitalizar realmente el sector de los eventos. Tenemos que dejar de intentar que los eventos sean «mejores» y centrarnos en crear experiencias.  

¿Cuál es la diferencia? Vamos a explicártelo. 

Empezar por el principio 

Cuando se trata de crear una experiencia integral para los asistentes, es importante recordar que todo empieza con la primera interacción, y eso ocurre mucho antes de que llegue la gente. 

Para asegurarte de que estás creando puntos de contacto de marketing de eventos bien coordinados y coherentes con el mensaje, tienes que empezar por consolidar la marca de su evento: un aspecto y una voz de marca que transmitan una sensación desde Internet hasta la vida real. 

Este aspecto debe ser coherente en los anuncios, las redes sociales, el sitio web del evento y las páginas de inscripción. Es una buena idea mantener a un diseñador y a un redactor durante todo el ciclo de vida del evento para garantizar que se salvaguarda la marca. Si no cuentas con un equipo creativo, nosotros podemos encargarnos de esa parte, solo tendrás que solicitarlo y lo incluiremos en los servicios ofrecidos.  

A partir de ahí, es importante que elijas la plataforma de registro y marketing de eventos adecuada y que te permita personalizarlo todo: cuando intentas evocar un sentimiento, una página demasiado simple no es suficiente. Crea una experiencia en línea que refleje tu experiencia en vivo. Una que emplee los mismos colores y temas, las mismas imágenes y la misma voz. Piensa en la página de tu evento como si fuera una bola de cristal en la que los asistentes pueden contemplar su futuro. Si en un ordenador portátil parece poco convincente, será mucho más difícil que desembolsen el dinero de la entrada (por muy épico que vaya a ser en directo). 

Recuerda que no se trata de ti 

Muchos eventos tienen como objetivo principal dar a conocer una marca o un producto, y con ese objetivo surge el instinto humano de vomitar un logotipo por todas partes y convertir a los asistentes en un gigantesco anuncio en 3D. Resístete. 

Aunque puede ser una táctica eficaz para que tu marca se quede grabada en sus mentes, quedarse con una mala impresión es peor que no quedarse. Si quieres que los asistentes se vayan con una afinidad real por tu producto -y no sólo con un regusto extraño-, debes encontrar la forma de que la experiencia se centre en ellos en lugar de en tu marca. 

Por ejemplo, las experiencias inmersivas. Estas experiencias hechas para Instagram explotaron en 2018, comenzando con el Museo del Helado y generando miles de imitaciones, en particular la Experiencia Inmersiva Van Gogh. Cuando compras entradas para uno de estos eventos, es raro que veas la marca detrás de la cortina. Se compra una experiencia, quizá patrocinada por grandes marcas, pero no de forma evidente. No de una forma que te haga sentir que te están vendiendo algo. 

Puede que te lleves una bolsa de productos patrocinados. Puede que incluso recibas algún tipo de formación sobre la marca. Pero a lo largo de toda la experiencia, los asistentes obtienen algo totalmente centrado en ellos, y eso es lo que los hace geniales. 

Esta lógica puede aplicarse independientemente del tipo de evento que organices. La moraleja de la historia es que intentes encontrar la manera de incorporar a tu evento algo de diversión a la antigua usanza, sin marcas. Puede tratarse de charlas un poco tangenciales, pero que aporten perspectiva o ligereza a la conferencia. Podría ser una cata de vinos en la reunión de la junta directiva. O tal vez siguiendo el ejemplo de Hubspot y añadiendo a su evento una experiencia apta para Instagram. (Y TikTok, ¿estás prestando atención a TikTok?) 

Independientemente de cómo lo hagas, recuerda que debes crear experiencias para sus asistentes, no para tu marca. A veces, olvidamos el objetivo del marketing experiencial: reunir a la gente para compartir algo increíble, no solo para que compren más software de RR. HH. 

Asegúrate de que hay un valor real para todos. Nos referimos a las conferencias y exposiciones 

Aquí está el quid de la cuestión: la forma en que la gente compra productos ha cambiado por completo desde que este tipo de eventos empezaron a existir. Como consumidor, ya no necesito pagar para ir a un mercado centralizado de productos relacionados conmigo o con mi negocio: para eso está Internet. Y no te ofendas, pero Google me ofrece productos personalizados y útiles mejor que tú. No es culpa tuya; ellos tienen algoritmos y esas cosas. 

La cruda realidad es que, a menos que encontremos la forma de infundir más valor a nuestros eventos, van a ser ignorados por otros mejores, independientemente de lo maravilloso (o no) que sea el producto. Este concepto no sólo necesita ser revigorizado, sino re-imaginado. 

Transformar un evento centrado en las ventas en una experiencia que dé prioridad a los asistentes es un gran problema, para el que no pretendemos tener todas las respuestas, pero hay algunas tácticas que puedes emplear para empezar a avanzar en la dirección correcta. 

Para empezar, elimina el elemento transaccional. En lugar de traer equipos de ventas con presentaciones de productos, encarga a los expositores que aporten un valor añadido. Trátelos como seminarios, mini charlas TED o lugares de reunión para resolver problemas en pequeños grupos. 

Cuando se elimina la idea de que cada stand está custodiado por un vendedor a la espera de hincarte el diente, la experiencia del asistente se vuelve mucho más amigable. Y lo que es más importante, cuando cada expositor debe aportar conocimientos o su propia experiencia, todos los asistentes se van con más de lo que vinieron, aunque no hayan encontrado un producto que responda a sus necesidades empresariales. Lo recordarán en el futuro. 

En cuanto a los expositores, esta estructura permite a cada empresa crear sus propias mini experiencias, atrayendo a los clientes y dejándoles una imagen positiva de la marca. Aunque no podemos hablar por todos los equipos de producto, creemos que es una gran alternativa a los stands tradicionales, en los que la gente pasa cuidadosamente de largo sin hacer contacto visual para no tener que hablar con nuestro equipo de ventas. Admítelo, lo has hecho alguna vez. 

Y lo que es igual de importante, puedes tomar medidas para hacer de tu evento un lugar donde la gente realmente quiera pasar el rato. 

Todos lo hemos visto, ese stand en el que todo el mundo parece reunirse porque tiene los lujos más básicos. Hablamos de un sofá y agua gratis: no son exactamente el Ritz. 

Aunque está muy bien que las marcas que exponen en tu evento tengan la capacidad de atraer multitudes de esta manera, ¿no deberías llevarte tú el mérito y, de paso, algo de publicidad gratuita? 

Crea zonas de descanso donde la gente pueda pasar el rato, reunirse y establecer contactos. No estamos hablando de un espacio para almorzar con mesas plegables y migas por todas partes. Hablamos de lugares reales y cómodos donde la gente pueda relajarse y conversar. 

No te limites a crear uno, cree muchos. Distribúyelos por todo el evento. Equípalos con torres wifi adicionales y estaciones de carga para sus teléfonos y portátiles: estaciones con tu marca impresa justo ahí, en el centro. 

No te limites a ser el anfitrión de tu evento. Conviértase en el héroe. Recuerda que cuanto más te esfuerces en hacer que la experiencia sea cómoda, funcional y acogedora, más tiempo pasarán los asistentes. Y eso es mejor para todos. 

Que siga la fiesta 

Toda gran experiencia empieza antes de que lleguen los asistentes y termina mucho después de que acabe, si juegas bien tus cartas. 

En los equipos de marketing, pasamos mucho tiempo pensando en la comunicación posterior al evento y luego lo malgastamos convirtiéndola en un discurso de venta de nuestro próximo evento o producto. 

A la hora de hacer el seguimiento, aplica el mismo principio que aplicaste in situ: sigue sin tratarse de tu marca. En lugar de lanzar o incluir 17 botones que lleven a un formulario de venta, crea un boletín centrado en los temas tratados en su evento. Pide a tus patrocinadores y expositores que aporten ideas, artículos o fotos. Sigue añadiendo valor después del evento, y se convertirá en una experiencia integral. 

Bien, pero ¿cuándo se trata de mi marca? Amigos míos, ahí es donde entran en juego los datos del evento. Aunque pueda parecer extraño hacer toda la «publicidad» a un paso del evento, es la mejor manera de mantener lo molesto fuera de tu experiencia. 

Utiliza los datos del evento para mejorar la segmentación de los anuncios de las redes sociales y la Red de Display de Google. Añade a los asistentes a una lista de correo directo separada de sus comunicaciones posteriores al evento. Identifica las sesiones más populares y refuerza tu plan de inbound marketing con contenidos relacionados.  

Y recuerda que estuviste allí todo el tiempo. Será como «Girl on Fire» de Alicia Keys: se quedará grabada en la mente de todos durante años, aunque no recuerden dónde la escucharon. Enhorabuena, acabas de atrapar mentalmente a todo el mundo. 

Si necesitas hacer de tu evento una experiencia completa e inolvidable, en Orquidea Technology Group, podemos ayudarte y trabajaremos mano a mano para que los asistentes se sientan los protagonistas. 

Artículo original: https://swoogo.events/blog/how-to-create-event-experiences/  

En los eventos, las acreditaciones garantizan la identificación de los asistentes, el control de acceso, tanto el principal como el de las salas o sesiones, favoreciendo la seguridad general del evento. La calidad, eficiencia y confiabilidad del sistema de impresión de acreditaciones son aspectos fundamentales para lograr un evento exitoso y sin contratiempos.  A continuación, te contamos las 7 características clave que debes tener en cuenta al momento de elegir un sistema de impresión de acreditaciones on-site: 

1. Velocidad: el sistema de debe ser capaz de imprimir de manera rápida y eficiente, agilizando el proceso de acceso al evento de los asistentes. En cualquier caso, debe minimizar los tiempos de espera. 

2. Calidad de impresión: es esencial contar con un sistema que ofrezca una calidad de impresión muy alta. El branding del evento y en ocasiones el de los sponsors, tienen presencia en la acreditación, de ahí su importancia. Las impresoras, el papel y el tipo de impresión debe procurar una acreditación nítida. 

3. Seguridad y confidencialidad: la protección de la información de registro y acceso es primordial. El sistema de impresión de acreditaciones debe contar con medidas de seguridad robustas y protocolos para salvaguardar los datos de los asistentes. 

4. Estética y modernidad: el uso de dispositivos tecnológicos tipo quioscos (a veces llamados “tótems”) de impresión de acreditaciones, no sólo cumplen una función práctica, también aportan una imagen de modernidad y elegancia al evento. La posibilidad de incorporar branding fijo o dinámico en estos dispositivos añade un toque especial y diferenciador. 

5. Sostenibilidad: para fomentar prácticas sostenibles, el sistema de impresión de acreditaciones debe procurar el uso de papel de bosques sostenibles con sellos de sostenibilidad. Estos sistemas por lo general imprimen únicamente la cantidad de acreditaciones necesarias para los asistentes que acuden al evento, evitando el desperdicio de papel y materiales. Asimismo, el diseño del papel debe incluir el troquelado para uso de lanyards sin necesidad de utilizar funda plástica. 

6. Personalización: cada evento tiene su propia identidad, por lo que el sistema de impresión debe permitir la personalización de las acreditaciones con múltiples elementos gráficos, logotipos y diseños específicos por tipo de asistente. 

7. Integración: el sistema de impresión debe ser capaz de integrarse con otros sistemas o plataformas de gestión de eventos, como el registro de participantes, bases de datos o control de accesos.  

Ten en cuenta que el proceso de acreditación on-site marca el inicio de la experiencia de los asistentes al evento, por lo que, al considerar cuidadosamente estas características, podrás garantizar que sea excepcional desde el primer contacto. 

En Orquidea Technology Group disponemos de varias soluciones para la impresión acreditaciones on-site. No dudes en contactarnos para asesorarte sobre la mejor solución para tu evento. 

La ciberseguridad en los eventos debe estar en el radar de todos, y el sector de los eventos aún más, ya que es increíblemente vulnerable a los ciberataques dada la cantidad de información que se maneja. Tenemos por ejemplo: nombres de ejecutivos, cargos, direcciones de correo electrónico, números de teléfono, números de móvil personales, itinerarios de viaje y reservas de hotel. Toda esta información es una mina de oro para los piratas informáticos, porque todo lo que necesitan es un par de datos legítimos para tener éxito en el phishing. Los hackers son capaces de hacer que un correo electrónico parezca un correo legítimo procedente de un registro, pero en realidad, podría llevarte a una página web que toma el control de tu ordenador. En este artículo veremos como proteger la información de tus eventos.

En 2022, se produjeron 1.774 filtraciones de datos solamente en Estados Unidos. Y aunque 1.774 puede que no sea una cifra asombrosa, se calcula que esas filtraciones afectaron a 422.143.312 personas. La ciberseguridad para organizadores de eventos es un tema recurrente porque las amenazas cibernéticas son interminables y cada vez más complejas.

A partir de aquí nos surge la pregunta ¿Qué medidas le darías a un organizador de eventos para ayudarle a protegerse contra las amenazas de ciberseguridad en los eventos? No te preocupes, aquí te enumeramos unas pautas clave para comenzar:

1. Protege la información con un gestor de contraseñas

El primer consejo del día: «Lo primero que puedes hacer para protegerte es tener un gestor de contraseñas». Es muy fácil y mucha gente que no lo usa piensa que puede ser engorroso y complicado, pero la realidad es que es muy sencillo e intuitivo además de ofrecer ventajas como por ejemplo un a generador aleatorio de contraseñas que las almacena automáticamente y así no tienes que recordarlas.

La primera forma en que se es vulnerable al pirateo de contraseñas es reutilizándola. La oficina del fiscal general de Nueva York descubrió que los usuarios reutilizan las contraseñas para hacer frente a tantas cuentas online. Pero los hackers saben que una contraseña en un sitio es probable que funcione en otros, lo que convierte la reutilización de contraseñas en un comportamiento de alto riesgo. Así que cuando la gente dice: ‘Mi Instagram ha sido hackeado’, es en algunos casos porque han reutilizado esa contraseña en otro sitio.

Así que en cuanto hackean (una plataforma), toman esas contraseñas y las comparan con bancos, tarjetas de crédito, Google, Microsoft, Apple, Teams, Zoom y un largo etcétera.

Es posible que muchos event planners que trabajan con herramientas online sólo hayan adquirido una cuenta que permita un solo acceso o, puede que no tengan cuentas individuales para cada persona que trabaje en el desarrollo del evento. Un gran problema con esto es que puede que incluso establezcas una contraseña segura, pero la copies y pegues para compartirla. Eso es igual de peligroso porque no sabes lo que esa persona está haciendo con la contraseña. Una de las características favoritas de los gestores de contraseñas es la posibilidad de compartirlas sin que la otra persona tenga acceso a ellas.

Imagina esta una situación: Estar en una mesa de inscripción con ordenadores, y ver el nombre de usuario y la contraseña en una nota adhesiva junto al portátil.

Es importante utilizar gestores de contraseñas para distribuir el acceso a cualquier cuenta y, en cuanto acabe el evento, revocar el acceso. Estos gestores, suelen ofrecer la posibilidad de cambiar las contraseñas con un solo clic.

2. Configura la autenticación de dos factores

El siguiente consejo es que configures la autenticación de doble factor en todo lo que te sea posible. Se trata de utilizar «algo que sabes» y «algo que tienes» para añadir una capa de protección a tus cuentas.

Como mínimo, configura la autenticación de dos factores por mensaje de texto (aunque no siempre es la forma más segura de hacerlo). Utiliza en la medida de los posible la propia configuración de la plataforma que uses: Zoom, Crowdcomms, etc. y activa la autenticación de doble factor. Hay aplicaciones como Authy o Dashlane, un almacenamiento basado en la nube de tus códigos de autenticación de dos factores. Siempre estás cambiando comodidad por seguridad, así que tenlo en cuenta. Cuanto más cómodo es algo, menos seguro suele ser.

Por supuesto que no recomendamos nunca guardar contraseñas en un navegador. Los principales navegadores te ofrecen guardar tus contraseñas casi por defecto pero imagina que tienes todo en una sola plataforma como Google y eres víctima de un pirata informático… podría ser nefasto, entonces ¿Por qué no guardarlas en otra aplicación? Google y Microsoft cuentan con una aplicación propia de autenticación.

Como apuntamos antes, una notificación vía mensaje de texto puede no ser suficiente. Los SMS no son lo más seguro. Una de las ventajas de tener que rehacer todas las contraseñas en un gestor de contraseñas es descubrir cuántos sitios han añadido la autenticación de dos factores. Merece la pena volver a comprobar tus cuentas bancarias, gestores de correo, plataformas de registro, Zoom, etc.

Por último, un ajuste sorprendente que puedes hacer es obligar a tus usuarios a tener autenticación de dos factores. Esto es menos común, pero lo estamos notando en algunas plataformas como Crowdcomms.

3. Valora las Integraciones

Sugerimos que consideres las integraciones como un punto débil de la ciberseguridad para los planificadores de eventos. Por ejemplo, si tienes un sistema de registro y una integración con Google Sheets para autoexportar, asegúrate de conocerlas y considera desactivarlas cuando no las necesites. Márcate una tarea cuando estés cerrando un evento para borrar los datos y desactivar las integraciones.

A medida que Twitter ha ido implosionando poco a poco, es evidente que han ido despidiendo a muchos de sus ingenieros. Las cosas se han estado rompiendo a diestra y siniestra. Una de las cosas que pueden romperse fácilmente son las integraciones. Si esas integraciones no se mantienen, se vuelven menos seguras.

4. Evalúa la seguridad como una característica

Trata la seguridad como cualquier otra característica de las herramientas on-line. No dudes en preguntar, solicita o busca más información cuando las cosas no estén claras y ve más allá del bombo publicitario.

A la hora de examinar las herramientas iniciales, habla de la seguridad como una característica más. Muchas veces, si utilizas herramientas de bajo presupuesto, son las que pueden estar ahorrándote un dinero pero también pueden tener problemas de seguridad.  Ten en cuenta que las herramientas que utilizas son fundamentales para tu tranquilidad y la de los usuarios.

5. Considera el Factor Humano

El informe 2022 Data Breach Investigations Report de Verizon reveló que el 82% de las brechas estudiadas estaban relacionadas con el elemento humano, lo que significa que las personas eran el principal motor de las brechas de seguridad

Muchas veces pensamos: ‘Tengo un gestor de contraseñas, tengo un cifrado de nivel militar’, pero muchos de estos ataques se producen por errores de los usuarios.

La principal forma de ser hackeado es reutilizar contraseñas, ¿verdad? La ingeniería social es la segunda forma de pirateo. Según la Universidad Carnegie Mellon, la ingeniería social es una táctica que pretende manipular o engañar a la gente para obtener acceso a un sistema informático o robar información personal. Ya no se trata de ataques de fuerza bruta por la puerta principal, sino de ataques por la puerta lateral y cada vez son más sofisticados.

La única manera de solucionar este tipo de casos es mediante la formación: Entender el entorno y que estos incidentes están ocurriendo, cómo identificarlos y cómo sentirse precavido ante cualquier situación.

Hay muchas organizaciones que ofrecen cursos de concienciación sobre seguridad. Por ejemplo si buscas en Google ‘best security awareness training’ encontrarás una gran oferta. Por ejmplo, uno que realmente nos gusta es un servicio llamado Riot. Se conecta a tus cuentas de Google y Slack, sabe automáticamente cuándo llegan nuevos empleados y lo configuras para que se incorporen con módulos de formación de concienciación.

Riot también te permite simular ataques de phishing, lo que te ayuda a evaluar a tu equipo en busca de puntos débiles. Tú dices qué herramientas utilizas y Riot envía intentos de phishing falsos. A continuación, Riot recibe una notificación cuando alguien hace clic o incluso abre el correo electrónico, y puede activar la formación en función de ello. Riot es gratuito para 10 usuarios. Así que regístrate, activa a tus 10 usuarios más vulnerables en él, haz una prueba, y con los resultados aprovecha y apúntalos en la formación de sensibilización.

Educación. De eso se trata. Todo es cuestión de educación.

6. Mantente Alerta

Ten presente que la tecnología es dinámica y cambia constantemente, e spor ello que debes mantenerte actualizado en tendencias de Seguridad de la Información. Considera la posibilidad de suscribirte a un blog de tecnología y seguridad (puedes empezar por el boletín de la OSI o el INCIBE).

Hay frases desacertadas como: «¿A quién le importa quién me hackee? No tengo nada que ocultar». Es típico no darse cuenta de que los hackers podrían utilizar esa información para atacarte no sólo a ti sino a tu familia o allegados. ¿No sería devastador descubrir que alguien vació por completo la cuenta bancaria de tu madre? ¿Qué ocurre si tomas medidas inseguras que causan problemas a tu empresa? Lo mejor que puedes hacer es mantenerte alerta. Al igual que estás debes estar atento a lo que ocurre en tu comunidad o tu barrio, fíjate en lo que ocurre en el barrio por el que navegas durante varias horas al día, que es Internet.

Ofrece los productos y servicios más seguros ya que ante cualquier fallo, la responsable es tu compañía, los perjudicados tus clientes y una mala imagen en el mercado que te puede resultar a la larga, muy costosa de limpiar.

En Orquidea Technology Group ofrecemos diferentes servicios y todos ellos basados en herramientas Top con certificaciones de seguridad en la información tales como:  ISO27001, SOC 2 y PCI. Además y nuestra propia compañía está certificada en ISO27001 por lo que puedes confiar en que la información de tus eventos está asegurada!

 

Basado en un episodio de Event Tech podcast. By Will Curran

 

Las empresas de todo el mundo están volviendo a los eventos presenciales y como te imaginarás, un evento para una empresa muy grande e internacional tiene que desarrollarse de forma diferente a un evento más pequeño y localizado, simplemente porque sus asistentes -en persona o a través de canales en línea- cubren literalmente las treinta y siete zonas horarias de todo el mundo, además de los obstáculos geográficos de los viajes. En este artículo veremos 5 consejos para organizar eventos híbridos para asistentes de todo el mundo y que sean todo un éxito.

Este reto ofrece a estas empresas una oportunidad única de crear un evento que siga al sol, incorporando asistentes, ponentes y recursos de todo el mundo. Con la vuelta de los eventos presenciales, se abre una nueva dimensión de retos y recompensas.

Ten en cuenta a los ausentes

Cuando se organizan eventos presenciales, es fácil tener una visión de túnel y centrarse únicamente en los asistentes presenciales. Creo que las empresas que hacen esto se lo pierden. El entusiasmo que puede generar su marca y su producto a través de un evento increíble es difícil de mantener cuando está pidiendo a los asistentes digitales que se conecten a las tres de la mañana.

Puedes utilizar la programación estratégica para que los asistentes de todas las zonas del mundo sientan que se les ha visto y que se les ha dado cierto grado de prioridad. Asegúrate de que tus ponentes más interesantes estén programados de forma que al menos uno de ellos esté a una hora conveniente para cada zona horaria. Es difícil, pero merece la pena. Gestos como éste pueden llegar muy lejos y deberían formar parte de la filosofía de cualquier empresa de dar prioridad a las personas.

Si dispones de una plataforma de inscripción flexible, puedes incluso utilizar la lógica condicional para hacer un seguimiento de los inscritos que manifiestan interés por ponentes clave, filtrarlos por ubicación y programar a esos grandes ponentes en consecuencia. La clave de esta estrategia es facilitar la asistencia a los inscritos. Es la primera estrategia de la lista, porque hay que tenerla muy presente en todas las demás.

Trata tu evento como una serie de televisión

No, no me refiero a lanzar todo al mismo tiempo y dejar que los asistentes se den un atracón de contenido. Me refiero a la práctica de la vieja escuela a la que están volviendo muchas empresas de medios de comunicación. Publica tus contenidos siguiendo un calendario, mientras preparas y anuncias un final de temporada. Si tu evento en persona dura tres días, considera la posibilidad de dedicar algo así como tres semanas a soltar contenido para prepararlo. No me refiero sólo a anuncios publicitarios, ni siquiera a fragmentos, aunque también puedes utilizarlos. Me refiero a ponentes. De los buenos. Empieza a publicar contenidos digitales y ponlos a disposición de los asistentes una vez finalizada la retransmisión en directo.

Esto te ofrece todo tipo de oportunidades para crear expectación por tu contenido más popular en el futuro, pero también una salida para colocar anuncios, teasers y contenido de marketing. Haz que todos los que ya se han inscrito sientan que están recibiendo contenido adicional y, al mismo tiempo, provoca una sensación de FOMO en aquellos que quizás no estaban preparados para comprometerse. Al ofrecer contenido en pequeñas porciones, pero de calidad, precalificarás a los clientes potenciales y fomentarás la participación antes del evento. Utiliza los conocimientos que todos aprendimos durante la pandemia para sacar el máximo partido de la experiencia digital de los asistentes y abre canales para establecer contactos. De este modo, mantendrás los costes bajos y la participación alta. Así podrás centrarte en el contenido más valioso y en la conversión de clientes potenciales durante esos días cruciales en persona.

Todo este contenido adicional conduce a la siguiente estrategia.

A lo grande o en casa

Haz que tu evento principal sea una extravagancia. No me canso de repetirlo. Con el regreso de los eventos presenciales, necesitas sumergir a tus asistentes en una experiencia de marca completa sobre el terreno, y en todos los temas y la marca en línea. El crecimiento impulsado por los eventos es algo real y más importante que nunca, pero no es tan sencillo como celebrar un evento y esperar que se produzca un crecimiento. Un evento mediocre conducirá a un crecimiento mediocre. La mejor manera de aprovechar todo ese potencial de crecimiento es celebrar un evento increíble. Y eso empieza con una experiencia sensorial integral.

Si has preparado su evento en persona, el momento en que los asistentes entren en el lugar de celebración debe parecerles una experiencia que han estado esperando durante semanas. Miren donde miren, deben ver un reflejo de tu marca, producto o cultura y/o valores empresariales. Ten en cuenta no sólo la decoración, sino también la música, la comida, los regalos y el personal que colocas en cada lugar. Tu evento debe ser envolvente.

Convierta a los asistentes en anunciantes

Este punto está estrechamente relacionado con el anterior. Si has creado una experiencia inmersiva, única y totalmente personalizada, con ponentes increíbles, es natural que los asistentes tomen fotos y vídeos y los publiquen. Estos asistentes son tu mejor forma de marketing durante el evento. Esas publicaciones orgánicas, esos tweets y esos vídeos serán mejores que cualquier publicidad profesional que puedas pagar.

Asegúrate de contar con un fondo fotográfico de marca para que los asistentes puedan hacerse fotos con el nombre de tu marca. No es necesario contar con un fotógrafo profesional, pero sin duda es una opción. Hagas lo que hagas, facilita que los asistentes se conviertan en embajadores de la marca.

Además, cuando esos fantásticos ponentes estrella suban al escenario, considera la posibilidad de permitir fotos (sin flash) aunque prohíbas el vídeo. Una foto sincera en el escenario con una gran cita tiene un gran potencial viral. Quizá quieras ir aún más lejos y permitir el vídeo. Muchas empresas están descubriendo que tiene más sentido permitir que el contenido de su evento se difunda por todas partes que protegerlo demasiado.

No te olvides de los asistentes digitales. Busca una plataforma de gestión de eventos que te permita personalizar por completo tu experiencia digital. A continuación, invierte en un buen equipo de cámaras y asegúrate de que tu aplicación de streaming está totalmente integrada. De este modo, los asistentes digitales de todo el mundo se sentirán como si estuvieran allí. Lo que ven en su pantalla debe ser la misma experiencia visual que tus asistentes presenciales. Quieres que sus participantes a distancia deseen estar allí…pero no que se resientan por no estarlo. Las capturas de pantalla llegan tan fácilmente a las redes sociales como las instantáneas de la cámara.

No te limites a parar, crea un final

Siempre hay un poco de decepción cuando el último ponente sale del escenario, cuando la última fiesta posterior te dice que vuelvas a tu habitación de hotel o cuando cierras la sesión de un evento por última vez.

Así que, ¡que siga la fiesta! ¿Recuerdas la estrategia inicial para preparar el acto? No hay razón para que no puedas hacer lo mismo con unos cuantos ponentes adicionales que sigan deleitando a tus asistentes digitalmente, incluso mientras tu equipo sobre el terreno comienza su limpieza. Si te reservas unos cuantos ponentes para transmitirlos a todos los asistentes después del evento, podrás evitar el sentimiento negativo de decepción posterior al evento y dar a los asistentes que podrían estar indecisos sobre si volver la próxima vez, un empujón para que se inscriban ahora mismo para esa oferta especial de reserva anticipada.

Al fin y al cabo, uno de los objetivos principales de todo evento es que sirva para que el siguiente sea aún mayor y mejor. Una vez que los ponentes hayan terminado, puedes convertir tu acto en un evento permanente ofreciendo grabaciones de los ponentes en el sitio web y en las redes sociales, quizá de forma rotativa. El tiempo que pase entre un evento y otro, llénalo con recordatorios del anterior y adelantos del siguiente. Una vez que haya celebrado un evento, tu sitio web nunca debería dejar de recordar el último o de promocionar el siguiente. Ese empuje de marketing debe estar siempre al máximo.

La situación de los eventos

Los eventos están experimentando una revolución y un formato cansado y anticuado no va a proporcionarle el crecimiento impulsado por eventos del que depende su empresa. Con componentes digitales e híbridos, tus eventos presenciales pueden ser más grandes y eficaces que nunca. Prueba con un evento que abarque todo el mundo y que genere una bola de nieve de emoción con la acumulación de contenidos.

Uno de los aspectos clave por los que nuesta plataforma es ideal para los clientes de empresas globales es nuestro precio basado en el usuario, con eventos ilimitados e inscripciones ilimitadas. Esto te permite organizar pequeños eventos con la frecuencia que desees, planificar, sincronizar y promocionar a todos tus presentadores, además de tu evento principal. Controla tus eventos, no dejes que ellos te controlen a ti. Ten en cuenta las piezas pequeñas pero cruciales. Como las pasarelas de pago internacionales y los impuestos. Tu plataforma de gestión de eventos no sólo debe integrar las integraciones divertidas y llamativas, sino también las necesarias para una empresa global. Como Avalara, ACI Worldwide y Google Analytics. Con nostros podrás usar todas nuestras más de 40 integraciones y pasarelas de pago. Queremos ser más que una plataforma, queremos ser un socio.

Si necesitas montar un gran evento a escala global, hablemos. Contacta con nosotros, y te ayudaremos a llegar a todo el mundo.

Artículo original: https://swoogo.events/blog/in-person-events-for-global-attendees/

Los eventos de networking son una excelente manera de conocer a personas que pueden ayudar a hacer crecer tu negocio. Hoy en día, son más accesibles que nunca, ya que puedes elegir entre un conjunto de eventos en línea. Con la gran cantidad de opciones disponibles, es fácil sentirse abrumado a la hora de decidir en qué debes invertir tu negocio. Este artículo arrojará algo de luz y te dará 7 consejos para elegir el evento de networking adecuado para tu negocio.

1. Considera dónde se reúne tu cliente objetivo

La primera regla para elegir un evento de networking es encontrar a tu público o clientes objetivo. Tener un amplio alcance puede ser estupendo para llamar la atención, pero no ayuda mucho a que tú o tu negocio crezcan si no son convertibles en clientes. Si tienes mercancía promocional, un buen evento de networking debe centrarse en ponerte delante de personas que probablemente estén interesadas en lo que ofreces. No es bueno salir y tratar de establecer una red de contactos con todo el mundo que conozcas, ya que suele haber una trampa en ello; cuanto más diversos sean tus eventos de networking, más difícil será determinar quién es tu verdadero público objetivo.

2. Busca eventos que se ajusten a tu sector

Hay muchos eventos de networking excelentes, pero puede ser difícil encontrar uno específico para tu sector. Muchos grupos de networking están orientados a las nuevas empresas y no a las ya establecidas, lo que hace que muchos propietarios de pequeñas empresas sientan que no tienen un lugar donde encajar. Para encontrar el evento adecuado, deberías probar a asistir a algunos antes de elegir uno para tu negocio.

3. Considera la ubicación y el lugar del evento

Como se ha mencionado anteriormente, es importante que te dirijas a tu público a la hora de decidir a qué evento vas a asistir. Esto significa que es probable que haya eventos de networking que atraigan más a grupos demográficos específicos que otros. Además, tiene sentido tener en cuenta la ubicación del evento a la hora de elegir el evento de networking: si estás interesado en atraer a personas de todo el país a tu negocio, entonces un evento de networking que tenga lugar a nivel nacional puede ser adecuado para ti. Sin embargo, si quieres atraer a gente local cercana, tendría más sentido elegir un evento más cercano en lugar de uno de ámbito nacional.

4. Elige un evento con una mezcla de trabajo y networking.

Algunos eventos de networking se centran más en el aspecto lúdico y social del networking, y pueden ser estupendos para entablar conversaciones y hacer amigos, pero no siempre dan lugar a oportunidades de venta o contactos con personas que puedan ayudar directamente a tu negocio. Un buen evento de networking debe tener una mezcla de actividades sociales y tareas relacionadas con el trabajo. Si lo que te interesa es simplemente conocer gente nueva, asistir de vez en cuando a un evento de networking social es una excelente opción. Sin embargo, si tu objetivo es expandir tu negocio, entonces una mezcla de socialización y trabajo con nuevas personas es el camino a seguir.

5. Considera a cuántos eventos de networking debes asistir

No hay una cifra fija sobre el número de eventos a los que deberías asistir, ya que dependerá de lo que busques. Si sólo quieres conocer a algunos amigos nuevos, probablemente puedas arreglártelas con un número menor. Sin embargo, si lo que buscas es hacer contactos importantes que puedan conducir a más negocios para tu empresa, sería conveniente asistir a tantos eventos de networking como sea posible. Algunos expertos sugieren probar entre 5 y 10 eventos diferentes antes de elegir el tipo ideal para su negocio.

6. Piensa en el tipo de evento

Existen muchos tipos de eventos de networking, que van desde un asunto organizado con un plan específico hasta un revoltijo de personas que se reúnen por su cuenta. Una buena combinación sería un evento de reunión en el que se conoce el enfoque y el marco temporal del evento, pero que permite a la gente interactuar fácilmente con los demás como si se tratara de un evento de networking abierto. Elegir eventos fáciles y cómodos es una buena idea, para no sentirse abrumado o distraído por otros factores.

7. Haz un seguimiento de las personas que despierten tu interés

Esta es, quizás, una de las partes más críticas de cualquier evento de networking. Hay muchos consejos y trucos para ayudarte a recordar los nombres de las personas, pero no importa lo bien que conozcas sus nombres si no haces nada con la pista. Siempre hay que hacer un seguimiento de cualquier persona que parezca estar interesada en tu negocio o en el lanzamiento de un producto. Para ello, envíales correos electrónicos, llámales por teléfono o invítales a otro evento de networking.

Además también vamos a revisar cómo sacar el máximo partido al evento de networking que finalmente escojas:

Mientras estés en el evento, tienes que aprovechar al máximo a los demás asistentes y hacer crecer tu negocio y tu marca. A continuación te explicamos cómo hacerlo sin esforzarte.

Ten un plan

El activo más valioso en cualquier evento de networking es el tiempo que pasas allí. Puede ser muy fácil ir a un evento y olvidar el objetivo final de asistir. Por eso es importante tener en cuenta lo que quieres de la reunión. Asegúrate de saber a quién buscas y qué interés común os une a ambos. También debes tener en cuenta el propósito del evento y si encaja con tus objetivos empresariales.

Dar siempre antes de recibir

La primera lección en cualquier evento de networking es dar siempre antes de recibir. ¿Por qué? Porque esto hará que los demás quieran ayudarte a cambio cuando descubran lo buena persona que eres. ¿Cómo dar? Si no conoces a nadie en el evento, simplemente preséntate a alguien, como un recepcionista, y ofréceles tu ayuda de cualquier manera posible.

La autenticidad siempre gana

Ser genuino es una de las mejores maneras de hacer amigos en los eventos de networking. Dicho esto, debes dar una imagen positiva y abierta de ti mismo. No tengas miedo de mostrar tu verdadero yo y dar detalles personales como aficiones e intereses. Recuerda que la gente quiere conocerte más personalmente, pero no se tomarán el tiempo de conocerte si no eres genuino delante de ellos.

Sé intrigante

Este es el secreto para impresionar a los demás en un evento de networking. Intenta ser un poco intrigante en lo que dices y haces. Por ejemplo, supongamos que conoces a alguien que asiste al mismo evento de networking con los mismos intereses. Puedes encontrar algo único sobre el evento y pedirle que comparta su opinión también. Hacer preguntas hace que la gente sienta que te interesa lo que tienen que decir. Cuando lo hagan, asegúrate de escuchar atentamente y prestarles toda tu atención. Siempre se puede aprender de los demás.

En conclusión, los eventos de networking pueden ser una gran manera de hacer crecer tu negocio, pero gran parte del resultado está determinado por la cantidad de gente que conozcas allí. Cuando planifiques el networking, recuerda todos estos consejos y saca el máximo partido a los eventos. Aunque puede ser fácil conectarse y quedarse con una persona en todo momento, el truco está en equilibrar el tiempo que se pasa con una persona. Sé valiente, no tengas miedo.

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Artículo original: https://www.markletic.com/blog/7-tips-for-choosing-the-right-networking-event-for-your-business/