Consejos

Desde el confinamiento hemos tenido la oportunidad de realizar un número considerable de eventos virtuales con incontables horas de transmisión, nos hemos encontrado en este camino una cantidad de circunstancias que nos han ocurrido a nosotros mismos o han ocurrido a nuestros clientes con eventos que en muchos casos ellos mismos llevaron adelante. Por eso, nos hemos planteado la pregunta de ¿qué hemos aprendido al realizar Eventos Virtuales?

Y de todo este aprendizaje queremos dejar algunos puntos a tener en cuenta cuando vayáis a realizar vuestros eventos:

1. No trates de traspasar tu evento presencial exactamente igual a un entorno virtual, son dos medios de difusión distintos. Pocas personas mantienen la atención en jornadas muy largas y durante muchos días. Haz tu evento lo más simple posible dentro de la complejidad que pueda tener.

2. Decide qué tipo de Evento es tu Evento Virtual. Una feria, un congreso, una presentación de producto, un evento corporativo interno o un evento público y masivo; dependiendo de esto tendrás una implementación de software reforzando algunas funcionalidades u otras. Por ejemplo, en un Congreso Científico necesitarás un módulo para presentar Abstracts o trabajos científicos y posibilidad de tener varias salas simultáneas mientras que en una presentación de productos lo más importante será una presentación impactante quizás soportada con Realidad Aumentada.

3. Conoce de antemano los números de potenciales asistentes a tu evento, verifica con tu proveedor si existen eventos paralelos que puedan afectar el ancho de banda que necesitas para manejar ese número. En los eventos virtuales normalmente se conectan muchas más personas que las que inicialmente se esperaban.

4. Escoge la solución de software adecuada a tu evento: Zoom, una Landing Page o una Plataforma Integrada para eventos virtuales. Cada tipo de evento puede tener un tipo de solución distinta (ver artículo de soluciones de software) y en la elección apropiada puede estar el éxito o fracaso. Por ahorrarte algo de dinero o por tratar de ganar un poco más no te arriesgues a que tu evento fracase, los errores en los eventos virtuales son difíciles de corregir.

5. Las plataformas tienen muchas funcionalidades: Gamificación, Votaciones en Vivo, Encuestas, Q&A, Chat Rooms, Video Chat 1 a 1, Juegos y más. No trates de utilizar todas las funcionalidades, analiza lo que necesitas y mantén la plataforma lo más simple posible, pero a la vez, aprovecha estas herramientas para implicar más a tus asistentes y mantenerlos comprometidos.

6. Si quieres una buena realización entonces no transmitas Live Streaming directamente de Zoom, Webex, Teams o cualquier programa de reuniones o webinars, la realización con un programa como VMIX, OBS, Streamyard, o similares es fundamental para tener una señal con calidad de televisión.

7. Utiliza señales alternativas y concurrentes para el envío de tu streaming sobre todo cuando los eventos tienen muchos asistentes virtuales y cuando se consumen desde muchos países. Aunque los servicios de distribución son muy confiables se han dado muchos casos de fallos y tener un respaldo instantáneo es una excelente idea.

8. Las actividades de preproducción son fundamentales para que todo salga bien. Utiliza una escaleta en donde aparezca lo que ocurrirá minuto a minuto, los recursos gráficos que se utilizarán y las transiciones que se realizarán. Es necesario un Director de Producción que coordine los aspectos tecnológicos y los elementos humanos.

9. Prepara a tus ponentes, verifica que graben desde: salones en silencio, que tengan buena conexión, que tengan buena iluminación, que tengan un fondo claro uniforme, que apaguen las notificaciones en su ordenador y que su sonido sea correcto. No hagas un evento en vivo sin haber preparado y ensayado con los ponentes. Cuando sean eventos con decenas de ponentes entonces trata de grabar el mayor número posible.

10. Todo lo que puedes pre-grabar hazlo y transmítelo como falso directo. En las grabaciones no hay fallos, se pueden combinar con sesiones en vivo y el resultado es notoriamente satisfactorio.

11. Cuando tengas eventos con traducción simultánea invierte bastante tiempo probando el perfecto funcionamiento de la conectividad con los traductores, prueba, prueba y prueba que todo funciona bien. Verifica que el ancho de banda sea el correcto, que las conexiones son las adecuadas y que ellos reciben correctamente el audio que le envías y que tu recibes perfectamente la traducción que producen.

12. Mantén por escrito los protocolos de respaldo ante cualquier eventualidad, por ejemplo: no aparece un ponente, se cae la señal de un ponente o moderador, se cae una de las señales de transmisión, falla alguna actividad de Gamificación.

13. Tus socios tecnológicos juegan un papel fundamental, utiliza proveedores con plataformas sólidas, que hayan nacido antes del COVID y que tengan experiencia de muchos años manejando tecnologías complejas para manejar altos volúmenes de información.

14. La seguridad es una clave fundamental en el diseño y funcionamiento de la plataforma. Toda la información debe transferirse y almacenarse encriptada en instalaciones como las de Amazon que tienen certificación ISO27001. No te arriesgues con una Landing almacenada en un servidor local sin ningún tipo de seguridad.

15. Utiliza plataformas que te permitan conservar el evento disponible bajo demanda para que sea consumido por las personas que no pudieron asistir al evento en vivo, por ejemplo, los que están en husos horarios muy diferentes al tuyo.

16. Por último, establece cuáles son las métricas que necesitas de antemano y verifica que la solución que vas a utilizar te provea de la información de análisis que necesitas, las analíticas son la radiografía de lo que pasó en el evento, es necesario que no solamente sepas la cantidad de gente que se ha conectado sino también quiénes son los que se han conectado a tu plataforma, qué secciones han visitado que sesiones han visto y por cuanto tiempo.

¿Qué hemos aprendido de los Eventos Virtuales?

Espero que estas recomendaciones sirvan de mucha ayuda al momento de planificar y ejecutar tus eventos virtuales o híbridos.

Si quieres más información acerca de cómo realizar tu evento virtual o híbrido de manera eficiente y exitosa, con la tecnología más adaptada a las necesidades del evento, contacta con Orquidea Technology Group. Nuestra experiencia en la realización de eventos virtuales te servirá de gran ayuda y asesoramiento a la hora de planificar y ejecutar tu evento.

Como cualquier disciplina, los eventos evolucionan continuamente con el tiempo. El año 2020 desafió a todos los sectores, y también aceleró especialmente la evolución de los eventos y el marketing de los mismosEn este artículo analizaremos varias tendencias de marketing de eventos virtuales para este 2021. 

Todo el sector valoró los eventos virtuales como una gran respuesta y solución a todas las inseguridades que genera la situación producida por el Coronavirus, así que la gran mayoría de empresas se han sentido motivadas a adaptarse y dejar aparcadas las vías tradicionales para aprovechar los beneficios de los eventos online. 

Según varias fuentes reconocidas en marketing, estas serán las tendencias destacables este año en el marketing de eventos virtuales; y veremos cual será el papel de los eventos online este año en el marketing B2B (business-to-business). 

1. Se centrarán las métricas de los eventos en el valor y en impulsar resultados 

A medida que el marketing ha evolucionado, los responsables de marketing de eventos se están volviendo inseparables de sus departamentos de marketing. A partir de esta evolución se les exige el mismo tipo de objetivos de ingresos y normas de información que a otros profesionales del marketing B2B. Por ejemplo, los prospectos calificados por las ventas (SQL), la generación de proyectos y los ingresos cerrados son las métricas comunes que se miden, porque demuestran los verdaderos resultados comerciales, en lugar de sólo la actividad.  

Otros indicadores clave de rendimiento, como los clientes potenciales de marketing (MQL), siguen siendo importantes, pero están cambiando para mejor gracias a los nuevos datos. Los datos de los asistentes a los eventos pueden capturarse en todos los puntos de contacto digitales y analizarse de forma más exhaustiva, contextual y predictiva que nunca. Esto permite a los responsables de marketing de eventos y B2B comprender qué clientes potenciales tienen una alta intención de compra, y este conocimiento ayuda a informar sobre dónde enfocar sus esfuerzos de marketing. El resultado final es que los profesionales del marketing pueden maximizar las audiencias de asistentes más lucrativas, así como dirigirse a aquellos que todavía no están preparados para comprar con el contenido y las campañas correspondientes, basándose en el punto en el que se encuentran en el recorrido del comprador. 

Esto elimina las conjeturas tradicionalmente asociadas a las deficiencias de las medidas de marketing tradicionales y aumenta el valor de todas las métricas y KPI que aprovechan. También proporciona a los profesionales del marketing, una importante herramienta en su arsenal para comprender mejor el compromiso y utilizar sus conocimientos para impulsar verdaderos resultados empresariales.  

2. Se priorizará la comodidad, la intimidad y la personalización en los eventos virtuales para crear comunidad con la audiencia

Antes de COVID-19, asistir a un evento en persona significaba dedicar tiempo (y concentración), ya que requería viajar físicamente y participar durante un periodo de tiempo determinado. Para atraer a los asistentes y mantener su atención, los eventos presenciales eran intrínsecamente inmersivos. Aunque los asistentes podían seguir consultando el correo electrónico en sus teléfonos y portátiles, estaban físicamente separados de su vida cotidiana y en condiciones de estar presentes y comprometidos con el evento.  

Ahora, los eventos se han trasladado a Internet y la gente trabaja desde casa, lo que conlleva muchas distracciones. Los organizadores de eventos se enfrentan al difícil reto de crear compromiso, al tiempo que se adaptan a la vida de los profesionales de hoy en día y ofrecen experiencias de alta calidad en cuanto a redes y contenidos. La realidad actual del trabajo desde casa también exige accesibilidad desde cualquier dispositivo, para que los asistentes puedan participar mientras dan un paseo, recogen a los niños del colegio, entre reuniones importantes, etc. Este cambio de los eventos presenciales a los virtuales ha hecho que tanto la intimidad como la comodidad sean las características a las que los organizadores de eventos tienen que aspirar para tener éxito.  

Debido a estos cambios, la tecnología utilizada para facilitar los eventos hoy en día tiene que adaptarse a entornos más pequeños e íntimos. Se trata de un cambio importante en el sector del marketing de eventos, que parece reflejar el modo en que el marketing B2B se ha vuelto más personalizado e individualizado con el tiempo para maximizar el rendimiento. Aquí es incluso donde los eventos virtuales pueden brillar, por encima de los formatos presenciales, ya que pueden ofrecer personalización y experiencias íntimas de una manera que es difícil de conseguir en persona. 

Tendencias de marketing de eventos virtuales para este 2021

3. El concepto de compromiso con el evento será elevado

El compromiso de los asistentes siempre ha sido algo que ha preocupado a los planificadores de eventos, pero ha cobrado vida propia en el último año. A medida que se han ido ampliando las capacidades, tanto los planificadores de eventos como los patrocinadores y los ponentes, pueden utilizar herramientas como las encuestas, las preguntas y respuestas, la mensajería, la creación de redes, las videoconferencias y otras funciones dinámicas destinadas a facilitar la interacción en tiempo real para mantener la atención de los asistentes e impulsar el compromiso general.  

Las mismas soluciones pueden recopilar y dar sentido a los datos mejor que nunca, ayudando a los organizadores de eventos y a los responsables de marketing a entender cuáles de sus esfuerzos dieron lugar a la máxima participación. Estos datos también se convierten en el motor del que se derivan conocimientos prácticos sobre la audiencia, que informan sobre cómo maximizar la participación en sí misma, así como los resultados empresariales que el evento pretende impulsar. 

Aunque el valor de la participación de los asistentes es bien conocido, también hay un enorme beneficio para los patrocinadores y los anfitriones de los eventos que permanece en gran medida inexplorado. Por ejemplo, los nuevos puntos de contacto digitales entre los patrocinadores y los asistentes a los eventos virtuales pueden utilizarse para proporcionar información sobre la intención que antes no se captaba. En lugar de salir de una feria con un tazón de tarjetas de visita, como lo hacían antes, los patrocinadores ahora pueden acceder a un gran volumen de datos de compromiso que son procesables y pueden ayudarles a lograr un ROI mucho mayor de un evento.  

4. Los profesionales del marketing de eventos formarán parte del equipo de marketing a medida que el software de eventos se convierta en parte de las herramientas de MarTech (la tecnología aplicada al marketing)

A lo largo de la última década, las funciones de los responsables de marketing de eventos han evolucionado, de forma similar a como lo han hecho las funciones de los responsables de marketing B2B para centrarse más en los datos y en los resultados. La demanda de datos ha hecho que estos dos mundos antes dispares se unan de una manera realmente poderosa, alineando los objetivos de estas unidades antes dispersasLos equipos de eventos se están fusionando con los de marketing, dando paso a métricas combinadas y medidas de engagement que informan sobre la forma en que la unidad de negocio centralizada impulsará los ingresos y creará conciencia para su organización.  

Del mismo modo, las plataformas de eventos en línea y móviles pueden integrarse con otras plataformas de marketing, lo que hace que el fomento de la participación de los asistentes y la obtención de clientes potenciales de alto rendimiento sean más fluidos y predecibles. En lugar de una tecnología que antes se utilizaba como una inversión única y que se implementaba y gestionaba individualmente, las empresas ven cada vez más el software de eventos virtuales como una pieza importante de su conjunto de MarTech que se integra completamente con otras soluciones. Esta cohesión dejará su huella en 2021, y muchos, muchos años más en el futuro.  

A todos nos sorprendieron los acontecimientos de 2020, y 2021 podría traer su propia marca de incertidumbre. Pero si los profesionales del marketing y los organizadores de eventos han aprendido una lección en este último año, es cómo ser verdaderamente resistentes y ampliar los límites de su creatividad. 

Todos seguiremos adelante con esta nueva sensación de resistencia, y estaremos ansiosos por ver cómo se desarrollan nuestras predicciones en el espacio de la tecnología y el marketing de eventos. Desde Orquidea Technology Group te asesoraremos para aplicar todas estas tendencias e implementar herramientas y software de eventos para que estos sean siempre un éxito. 

Artículo original aquí.

Desde el primer confinamiento las empresas por su cuenta y a través de los organizadores de eventos, han dispuesto según sus necesidades de básicamente tres soluciones de software para realizar sus eventos virtuales o híbridos, veamos y analicemos una comparación entre soluciones de software para Eventos Virtuales.

Software de Video conferencias. Son programas excelentes para realizar reuniones en donde los usuarios hablan unos con los otros. Las típicas reuniones de Zoom, Webex o similar. Existen versiones para realizar Webinars en donde uno o varios ponentes hablan y los demás escuchan. Son las soluciones más básicas, más económicas y quizás las más utilizadas para realizar reuniones poco elaboradas.

Landing Pages. Son páginas web en donde se refleja la imagen del evento y básicamente se reproducen las señales de streaming. Aunque se realicen producciones excelentes de streaming en ocasiones estas páginas se quedan algo cortas con las funcionalidades que ofrecen.

Plataformas para Eventos Virtuales. Van un paso más allá de las Landing Pages de streaming, ofreciendo un conjunto de distintas características que permite crear un ecosistema para eventos virtuales o híbridos, maximizando el Branding de la compañía y aumentando la forma en la que los asistentes pueden interactuar y consumir los contenidos del evento.

Se ha realizado una tabla comparativa en función de los aspectos que consideramos esenciales para la realización de un evento:

Esta tabla debería servir como guía para escoger la solución de software más apropiada para realizar un evento, considerando algunos aspectos fundamentales como: Branding, seguridad de datos, complejidad del evento y presupuesto.

Comparación entre soluciones de software para Eventos Virtuales

Es importante destacar que en cada una de las soluciones existen muchas opciones y que ninguna es la solución definitiva para todos los tipos de eventos virtuales o híbridos a desarrollar. Es importante hacer un estudio de las necesidades y evaluar el alcance de la solución que mejor se adapte a dichas necesidades.

Si quieres más información acerca de cómo realizar con éxito tu evento virtual o híbrido con cualquiera de las tecnologías descritas, contacta con Orquidea Technology Group. Nuestra experiencia en la realización de eventos virtuales será de gran ayuda para conceptualizar y ejecutar tu evento con éxito.

Este año tan convulso ha tenido para el sector de los eventos algo positivo, ya que debido a la distancia social y más medidas para frenar el virus, los eventos online han empezado a valorarse y reconocerse. En este artículo analizaremos varias recomendaciones para mejorar la calidad de los eventos virtuales. 

La participación en conferencias virtuales ha llegado para quedarse, no obstante un reto importante es la participación en este tipo de eventos. La tecnología avanza desde el inicio de la pandemia y los asistentes esperan algo más que un seminario entrecortado, mal iluminado y sin ensayar. El panorama de los eventos virtuales empieza a ser cada día más competitivo, lograr cautivar a los asistentes con una calidad profesional de producción podría significar un buen número de asistentes comprometidos. 

La tecnología de transmisión en directo de conferencias ha avanzado mucho desde las glorificadas llamadas de Zoom de marzo y principios de abril de 2020; los asistentes esperan algo más que un seminario web entrecortado, mal iluminado y sin ensayar. En un panorama de eventos virtuales en línea cada vez más competitivo, no lograr cautivarlos con una producción de transmisión en vivo profesional y pulida significa que podrían no volver la próxima vez. 

Veamos que factores influyen en la buena calidad de un evento: 

El compromiso: 

Eel mayor desafío cuando se trata de eventos virtuales y la incapacidad de igualar el valor del compromiso in situ se encuentra entre las mayores frustraciones con la tecnología de eventos virtuales. ¿A qué se debe este problema? 

  • Fatiga del zoomLos servicios de streaming como Netflix y las series educativas como TED Talks han puesto el listón muy alto cuando se trata de consumir contenidos online. Los asistentes necesitan más para seguir participando. Un evento virtual en Zoom que consiste en dos ponentes mal iluminados en sus salones hablando entre ellos puede ser también un podcast, al menos así se puede pasear al perro. 
  • Competencia en los eventos virtualesLos eventos virtuales tienen que ser capaces de competir tanto con las distracciones en casa como con otros eventos. El hecho es que el mercado de los eventos virtuales ha eliminado las barreras de entrada, y la competencia de otros contenidos en línea -muchos de los cuales son gratuitos- está aumentando. Los organizadores de eventos virtuales tienen que diferenciarse de la avalancha de contenidos en línea, y la producción de alta calidad es un punto clave de diferenciación. 
  • Credibilidad de la marca del eventoDel mismo modo, con la aparición de nuevos eventos, los asistentes buscan una forma de determinar qué contenido es el más autorizado. Una transmisión de aspecto profesional en una plataforma dedicada puede transmitir la sensación de profesionalidad que necesita para separarse de la paja. Lo último que quieres es que tu marca parezca poco profesional o poco pulida. 

Una producción de nivel televisivo: 

Es importante revisar estos puntos que garantizarán que la participación en la conferencia virtual distinga a tu evento online. 

 1. Evalúa tus necesidades de participación en la conferencia virtual

¿Estás celebrando una reunión puntual de partes interesadas con alguien en segundo plano tomando notas? ¿Vas a ofrecer contenido patrocinado con una variedad de ponentes que se mantendrá como contenido cerrado después del evento?  

Si se trata de lo primero, puede que no merezca la pena invertir en una emisión con mucha marca y producida por profesionales. Sin embargo, si se trata de lo segundo, es posible que desees contratar a un productor técnico para que te ayude a conseguir un nivel de producción que resista el paso del tiempo y haga justicia al contenido. 

Un gráfico que resume los diferentes niveles de producción de conferencias virtuales que ofrece EventMobi. 

2. Dedícale al evento el tiempo suficiente

Aunque la planificación de los eventos virtuales puede llevar meses, muchos han tenido que cambiar en un momento de apuro, ya que las restricciones cambian de un momento a otro. El tiempo y el presupuesto también son factores importantes para determinar si la producción a nivel televisivo es una prioridad. 

Dicho esto, te recomendamos que intentes disponer de al menos un mes para asegurarte de que tienes tiempo suficiente para marcar todas las casillas: 

  • Ajustar perfectamente la agenda del evento 
  • Preparar a los ponentes y asistentes técnicos 
  • Grabar los contenidos pregrabados 
  • Editar los vídeos 
  • Instruir a los ponentes y moderadores a la tecnología y a las mejores prácticas de transmisión en directo 
  • Crear el showflow del evento, indicando con bastante exactitud como debería darse el ritmo de los acontecimientos. 
  • Realizar un ensayo, y no en el último momento 
  • Revisar y mejorar según sea necesario 

Un productor técnico de eventos virtuales con experiencia puede ayudarte a coordinar y ejecutar muchos de estos pasos, evitar los errores más comunes y evitar retrasos innecesarios. Por lo tanto, pueden ser una excelente opción si deseas una alta calidad de producción con un calendario ajustado.  

3. Ensaya el evento virtual 

Los planificadores de eventos virtuales no son los únicos que se enfrentan al aprendizaje de los eventos virtuales en línea. Los ponentes, los patrocinadores, los moderadores y los participantes en el evento se están adaptando también a un nuevo formato. Esto hace que haya una tormenta perfecta de posibles fallos.  

¿Los oradores utilizan micrófonos fiables? ¿Las charlas de los patrocinadores se celebran en salas bien iluminadas? ¿Tienen los moderadores conexiones de Internet fiables? ¿Puede tu plataforma tecnológica para eventos virtuales soportar el volumen de asistentes que se conectan simultáneamente, transmiten vídeo, envían preguntas y respuestas y participan en el chat?  

Ensayar el evento virtual es una buena manera de identificar estos y muchos otros problemas que podrían hacer que la experiencia sea menos fluida durante el evento en vivo. Prueba la configuración de cada ponente. Pruebla plataforma. Asegúrate de que todas las diapositivas están en orden y de que todo el mundo sabe dónde debe estar y cuándo.  

4. Revisa la configuración de grabación ponentes y moderadores: 

El vídeo con grano no va a ser suficiente para el compromiso del evento virtual y el aspecto profesional que los asistentes esperan cuando transmiten contenido. El productor interno de eventos virtuales de EventMobi recomienda que los ponentes utilicen una cámara web con una resolución de 720p a 1080p, así como un micrófono (los auriculares son especialmente buenos para cortar el ruido de fondo). El equipo no tiene por qué ser caro; un micrófono de 20 dólares es perfectamente suficiente. La iluminación también es importante. Una luz LED barata detrás del monitor del orador hará que éste esté bien iluminado. 

Un productor técnico puede ser una gran ventaja a la hora de realizar el ensayo y las comprobaciones de ponentes y moderadores, ya que sabrá qué buscar, responderá a las preguntas más técnicas que surjan y hará las recomendaciones oportunas.  

Tecnología para la producción del evento: 

En este apartado se ofrecen varios consejos técnicos que deberíamos tener en cuenta a la hora  de desarrollar nuestro evento en el entorno digital. 

 1. Selecciona soluciones técnicas para eventos virtuales que apoyen los objetivos de la marca

Las plataformas tecnológicas para eventos virtuales suelen integrarse con los servicios de transmisión en directo de conferencias para combinar lo mejor de cada clase de software, y el predeterminado suele ser Zoom. Sin embargo, Zoom puede no ser la solución ideal de transmisión en directo si necesita contenido de marca. Para ello, puedes seleccionar una plataforma de eventos virtuales que te ofrezca opciones para incluir contenido de marca dentro de la transmisión y la experiencia virtual mediante la integración de un servicio que permita una visualización más dinámica, como: StreamyardSocialLive , VMix, OBS… 

Un productor técnico normalmente recomendará su software preferido, o debería ser capaz de guiarte a través de las opciones basadas en tus necesidades y ayudarte a configurar tus básicos de tecnológica de eventos virtuales. 

2. Aprovecha las sesiones pregrabadas y simuladas

Una forma de garantizar que una sesión se vea bien y se desarrolle sin problemas es pregrabarla e incorporarla a su evento en vivo. Esto te dará la oportunidad de incorporar más elementos visuales y cortar o rehacer elementos que contengan errores o puedan perder la atención del público. 

Incluso puedes pregrabar el contenido de la sesión más pesada y continuar con un segmento en directo, como una sesión de preguntas y respuestas. La entrega de contenido “simultáneo” se refiere a este híbrido de contenido en vivo y pregrabado dentro de una sesión determinada. Utiliza una diapositiva aparte -como la información de contacto de los ponentes o un mensaje patrocinado- para cubrir cualquier interrupción visual al pasar de la sección pregrabada a la participación en directo. 

El contenido pregrabado también te permite realizar sesiones simultáneas sin tener que asignar más trabajadores a cada stream. Si no tiene sesiones simultáneas, el contenido grabado te ofrece la ventaja añadida de dar un espacio de tiempo para preparar la siguiente parte del directo, preparar a los próximos ponentes para entrar en el directo y dar un descanso a los que trabajan en segundo plano. 

3. Utiliza elementos visuales de alta calidad para conseguir un compromiso virtual con la marca

Asegúrate de tener gráficos de alta resolución para las diapositivas de la marca, las superposiciones y las transiciones con bastante antelación. Un productor técnico puede ayudarte a reunir estos recursos y asegurarse de que cumplen las especificaciones.  

Utiliza una buena cantidad de imágenes y vídeos para estimular visualmente a la audiencia y que no se quede mirando una cabeza parlante durante largos periodos de tiempo. Sigue el ejemplo de los telediarios, que utilizan cortes y estadísticas para interrumpir las tomas del reportero. 

Las imágenes fuertes y claras en la pantalla también proporcionan oportunidades para que los asistentes hagan capturas de pantalla del evento y lo compartan en las redes sociales. 

4. Varía los formatos y diseños delos eventos virtuales 

Sorprende al espectador con diferentes diseños y disposiciones de elementos visuales, como superposiciones, fondos, diapositivas y gráficos.  

Un productor técnico puede ofrecerte valiosas ideas sobre sus opciones y sobre cómo ejecutar las disposiciones y transiciones más atractivas desde el punto de vista visual 

5. Utiliza una sala de espera para coordinar a los ponentes del evento virtual 

Al igual que en un evento presencial, los organizadores de eventos virtuales deben ser capaces de preparar y coordinar a sus ponentes, comunicarles cualquier cambio y asegurarse de que están listos cuando lo necesitan.  

Una sala verde es un espacio virtual que no forma parte de la retransmisión en directo estándar, donde los ponentes pueden esperar sus sesiones y los planificadores (o, más probablemente, los productores técnicos) pueden ponerlos al día, comprobar que todo esté correcto y prepararlos para entrar a sus sesiones. 

6. Considera la posibilidad de una sede virtual para una mayor calidad de producción del evento

Una sede virtual es un estudio o espacio creado específicamente para albergar su evento virtual o para pregrabar el contenido del evento. Las sedes virtuales suelen estar gestionadas por empresas audiovisuales o proveedores de tecnología para eventos virtuales, por lo que vienen equipadas con la infraestructura audiovisual adecuada para crear y transmitir contenidos profesionales de alta calidad.  

Las sedes virtuales y los estudios de eventos virtuales son una buena alternativa si quieres una transmisión en directo más profesional sin los riesgos o las inversiones asociadas a la creación de un estudio por tu cuenta, y casi siempre ofrecen servicios de consultoría o apoyo directo a la producción de eventos virtuales. Sólo hay que tener en cuenta las directrices de salud y seguridad si se reúnen varias personas en un espacio físico. 

Un productor técnico de eventos virtuales: 

Un socio experto en producción de eventos virtuales puede ser una gran ventaja. Muchos planificadores de eventos virtuales todavía están aprendiendo las habilidades y los conocimientos necesarios para ejecutar un evento virtual de alta calidad de producción y aspecto profesional.  

La plataforma tecnológica para eventos virtuales, como la que Eventmobi y Orquidea te ofrecen, puede ser un gran recurso en ese sentido. De hecho, según la última investigación de EventMB, el 33% de los planificadores de eventos subcontratan la producción de sus eventos virtuales, y otro 20% confía en su proveedor de tecnología para eventos virtuales. 

Un socio experimentado en la producción de eventos virtuales ofrece muchas ventajas: 

Experiencia: 

Los productores técnicos de eventos virtuales llevan a cabo simulacros y pueden señalar problemas que un observador con menos experiencia podría no notar o anticipar. 

Apoyo técnico: 

Los productores técnicos se aseguran de que los equipos audiovisuales, la conectividad a Internet, la plataforma de eventos virtuales y cualquier tecnología integrada estén a la altura y funcionen sin problemas. 

Edición de vídeo: 

Un productor técnico de eventos virtuales está familiarizado con el software de edición de vídeo. Si quieres utilizar un vídeo pregrabado, pueden ayudarte para que tenga un aspecto limpio y profesional. 

Coordinación: 

Los eventos virtuales tienen muchas partes en movimiento: ponentes que pasan de la sala de espera a la transmisión en directo del evento, sesiones de trabajo que deben empezar y terminar en momentos específicos, transiciones de diapositivas, vídeos pregrabados insertados, cambios en los elementos visuales… la lista es interminable. Un especialista en producción de eventos virtuales los coordina para garantizar una experiencia perfecta. 

Gestión de los asistentes: 

Los productores de eventos virtuales pueden ayudar a canalizar a los asistentes en los sitios apropiadoen los momentos adecuados para que no se pierdan en la confusión. También se pueden encargade silenciar a los asistentes, moderar los chats y las preguntas y respuestas y gestionar el acceso a los distintos elementos. 

Patrocinadores felices: 

Los patrocinadores están depositando su confianza en los eventos virtuales en línea, por lo que es crucial que su marca y la exposición de la misma tengan un aspecto profesional. Además de llevar toda la producción del evento a un nivel profesional, los productores técnicos de eventos virtuales se aseguran de que las ventanas emergentes, las superposiciones  y otros elementos visuales de la marca aparezcan correctamente y en los momentos adecuados. 

Preguntas comunes sobre la producción de eventos virtuales 

Orquidea Technology Group ha ayudado a muchos planificadores de eventos virtuales con la transición a la participación en eventos virtuales con una tecnología robusta y un soporte técnico de producción experto. Aquí respondemos a las preguntas más comunes de nuestros clientes: 

¿Qué es el RTMP? 

Es un estándar para la transmisión que es apoyado por la mayoría de los codificadores (estos se utilizan para digitalizar sus videos para que pueda transmitirlos en vivo a una audiencia) y la mayoría de los servidores de medios (el software que está utilizando para transmitir el video). El Espacio Virtual de EventMobi que ofrecemos en Orquidea Technology Group puede soportar cualquier vídeo que esté en formato RTMP. Si el servidor de medios con el que estás trabajando no ofrece una URL de vídeo, entonces la plataforma puede ayudarte a generar un servidor RTMP con un solo clic, utilizando nuestra función de URL personalizada. 

En una producción de webcast, ¿los ponentes necesitan algún tipo de software de producción? 

No. Lo único que necesitan los ponentes es una cámara web, un micrófono y una conexión a Internet fiable. Nuestro equipo de producción proporcionará a los ponentes y anfitriones un enlace que les llevará a la Sala de espera virtual, desde donde saldrán en directo. 

¿Cuál es la velocidad mínima de Internet recomendada para los ponentes/anfitriones? 

Recomendamos 20 Mbps de subida y 30-50 Mbps de bajada. Puedes comprobar gratuitamente su velocidad de Internet en fast.com. Para una conexión más fiable, utilice una conexión ethernet por cable en lugar de WiFi siempre que sea posible. 

¿Cuáles son las ventajas del directo frente al simulacro (pregrabado)? 

La retransmisión en directo es ideal si se hace hincapié en la interactividad, como las encuestas en directo o la respuesta a las preguntas del público a medida que van llegando, en lugar de durante una sesión de preguntas y respuestas designada al final. Sin embargo, en un entorno en directo siempre existe el riesgo de que se produzcan problemas, como que se corte la conexión a Internet del ponente o que éste cancele en el último momento. El simulacro ofrece más seguridad, ya que las sesiones están pregrabadas, por lo que los ponentes pueden hacer varias tomas y el resultado puede ser más pulido. En cuanto a la interactividad, los ponentes pueden salir en directo al final de la sesión para una sesión de preguntas y respuestas. También es posible tener una sesión grabada como respaldo en caso de que haya algún problema con la transmisión en directo. 

En un entorno simulado, ¿deben los ponentes llevar la misma ropa y utilizar el mismo telón de fondo para las preguntas y respuestas en directo para dar la impresión de que toda la sesión ha sido en vivo? 

Lo ideal es que sí: el objetivo del simulacro es recrear la sensación de una sesión en directo sin que el público se dé cuenta de que la presentación ha sido grabada de antemano. Sin embargo, si no es posible recrear el mismo aspecto, también se puede optar por revelar la naturaleza simulada de la sesión; normalmente el público se sentirá desconcertado al no poder notar la diferencia, lo que habla de una buena fluidez del espectáculo y de una producción sin fisuras. 

¿Qué puntos debe abarcar una comprobación/ensayo técnico? 

Informar al ponente sobre el procedimiento para salir en directo (entrar en la sala de espera, esperar la señal del productor para salir al aire, etc.) 

Asegúrate de que la calidad de vídeo y audio del ponete es perfecta: no hay retrasos, ni vídeo pixelado ni audio apagado. 

La apariencia general debe ser profesional: esto incluye un fondo neutro/ordenado, buena iluminación, ropa adecuada, postura erguida (es preferible estar de pie), mirar a la cámara, etc.  

Si se utilizan diapositivas para la presentación, hay que comprobar que se visualizan correctamente 

En el caso de las sesiones de pregrabación, es posible que los ponentes quieran revisar la grabación para asegurarse de que están satisfechos con el resultado, por lo que hay que prever tiempo suficiente para este proceso. 

¿Qué trucos hay para asegurarse de que los oradores hablan a la cámara? 

Si el ponente utiliza notas para su presentación, debe colocarlas en la parte superior de la pantalla de su ordenador o en una segunda pantalla colocada a la altura de los ojos. Si hablan libremente, puede ser útil colocar un marcador visual junto a la cámara para que los ojos se dirijan a ese punto. 

¿Es recomendable utilizar un productor para cada sesión simultánea en directo? 

Depende del tipo de sesión. El ejemplo más popular son las salas de descanso, que normalmente no requieren una producción adicional, ya que se centran en la conversación y el establecimiento de contactos entre los asistentes. Para producir sesiones concurrentes en directo complejas, recomendamos asociarse con una empresa audiovisual especializada. 

¿Qué es un tercio inferior? 

Un tercio inferior se refiere a una inserción con el nombre del ponente (y normalmente tu cargo y/o empresa) que se muestra en el tercio inferior de la pantalla. 

Conclusión 

Combatir la fatiga del Zoom y diferenciarse en una marea creciente de competidores de eventos virtuales puede ser un reto, pero una forma rápida y fácil de que tus asistentes se den cuenta de que eres es un recurso autorizado, creíble y profesional es a través de un evento producido profesionalmente.  

Cuando se trata de ejecutar tu evento con la calidad de producción que los asistentes esperan, un socio de producción de eventos virtuales es una ventaja. Los productores técnicos pueden ayudarte a dar sentido a todas las piezas en movimiento y a que todo funcione como una máquina bien engrasada. Contacta con nosotros para que podamos asesorarte sobre la mejor manera de realizar un evento virtual inmersivo y profesional. 

Artículo original en Eventmobi.

A pesar de la gran noticia de la Vacuna contra el coronavirus todavía pasará un tiempo para que los eventos presenciales vuelvan a tener la relevancia que siempre han tenido. Mientras eso ocurre nuestra vida en general ha cambiado tanto en el aspecto profesional como en nuestra vida personal. El teletrabajo es una realidad en todas las sociedades y la visita a nuestros mayores muchas veces es a través de medios electrónicos. En este artículo, veremos si lo virtual es sustitución o complemento a los eventos presenciales.

¿Cuándo tendremos eventos masivos y seguros cara a cara?

Pues es una incertidumbre, en el momento en que escribimos esta publicación muchos países reportan cifras récord de fallecidos y de contagios y apenas acaba de comenzar el invierno en el hemisferio norte.

Las sedes físicas de los eventos, ahí en donde están permitidos realizarlos, cada vez tienen más restricciones y la percepción misma de inseguridad de los potenciales asistentes es cada vez mayor.

Por estas razones los planificadores de eventos tienen que tomar alguna decisión con cierta antelación acerca de sustituir los eventos presenciales que tienen planificados por eventos virtuales o por eventos híbridos.

¿Qué es un evento virtual?

Es un evento en donde todos los que participan lo hacen a través de internet desde su casa, su oficina o un plató dispuesto para la ocasión y los contenidos se distribuyen mediante medios digitales.

¿Qué es un evento híbrido?

Un evento híbrido es aquel que incorpora tanto la participación presencial como la virtual. Algunos asistentes asistirán al evento en el lugar de celebración, otros se unirán al mismo evento de forma remota. Los eventos híbridos no son nuevos, muchos planificadores de eventos los han adoptado durante años.

Lo virtual: sustitución o complemento a los eventos presenciales

Sin embargo, un evento híbrido no es simplemente un evento en persona que se transmite en vivo a una multitud remota. Los que asisten virtualmente siguen asistiendo a su evento y debe haber formas de que interactúen con otros asistentes y con los expositores, hagan preguntas a los ponentes y se involucren a fondo con el contenido del evento.

Los eventos híbridos son sin duda el futuro de la industria. En una encuesta reciente, el 62% de los planificadores de eventos dijeron que sus eventos serían híbridos en el futuro.

Las sedes tendrán que limitar su capacidad de asistencia debido a las restricciones que acompañan al distanciamiento social. Al ofrecer la asistencia virtual como una opción, los asistentes no sentirán que se están perdiendo nada por no participar físicamente.

Dado que habrá que convivir en el futuro cercano con eventos que tienen una parte virtual es necesario resaltar algunas ventajas de este tipo de eventos, transformar nuestra mentalidad y pensar que lo que se pudo considerar una tirita en un momento determinado se puede convertir en una potente oportunidad:

Veamos algunas ventajas implícitas en la realización de eventos virtuales bien como sustitutos o complementos a los eventos presenciales.

1. Más asistentes

Sin restricciones de espacio o límites geográficos implica que mucha más gente puede atender al evento.

Hace poco realizamos un evento en donde la asistencia se incrementó en un 80% en relación con el evento presencial y 30% de los asistentes no habían asistido al evento presencial en los últimos 5 años.

Los costos de viaje asociados en términos de dinero y tiempo pueden ser una barrera para los posibles asistentes (especialmente dada la actual agitación mundial en torno a la pandemia de COVID).  Darle acceso al evento virtual hace que la asistencia sea mucho más viable.

2. Mayores beneficios

Más gente, por supuesto, significa más venta de entradas.

Su precio puede no ser tan alto como su evento físico, pero el mayor volumen de asistentes puede compensar esto.

3. Rentabilidad

La reducción de los costos de preparación también va a contribuir a el resultado final.

Un evento virtual no necesitará un lugar caro como sede, un catering costoso,  impresión extensiva, personal de soporte y consumo general de energía. Un evento virtual reducirá drásticamente los costos de preparación.

4. Una huella ecológica más pequeña

Un evento virtual reduce la necesidad de volar, conducir o incluso utilizar el transporte público para llegar al evento.  El desperdicio estándar de los eventos físicos y el consumo de energía se reduce o erradica.

5. Más inclusivo

Aunque muchos organizadores de eventos aseguran que sus eventos y lugares de celebración son accesibles para las personas con una discapacidad, muchas personas afectadas todavía tienen dificultades para asistir a un evento físico. Especialmente cuando se trata de viajes y la gente depende de cuidadores para acompañarlos.

Otros factores también pueden influir en la capacidad de una persona para asistir. Las enfermedades crónicas, los compromisos familiares (por ejemplo, las familias monoparentales) y los bajos ingresos pueden ser obstáculos importantes para los posibles asistentes.

Las conferencias y los eventos virtuales pueden hacer que los eventos sean más inclusivos y garantizar que se escuche una gama diversa de voces a través de características interactivas, como preguntas y respuestas y encuestas en vivo.

6. Longevidad del contenido

La tecnología adecuada apoyará la grabación de contenidos en su evento virtual. Esto extiende la vida de las sesiones de los ponentes y permite a los asistentes volver a visitar el contenido bajo demanda después del evento.

Los organizadores también pueden monetizar el contenido vendiendo el acceso posterior al evento a los no asistentes.

7. Mantener las conexiones 1 a 1

Las reuniones y discusiones individuales son vitales para los patrocinadores, los expositores y las redes de contactos. Por lo tanto, un evento virtual debe mantener intacto ese contacto tan importante.

Las reuniones privadas por vídeo (muy parecidas a los mensajes privados de chat) permiten a los asistentes al evento establecer conexiones significativas y personalizadas, incluso si los participantes están en países distintos.

Las herramientas esenciales

Maximizar la experiencia del evento virtual requiere más que un flujo de video o un programa de Webinar.

Nuestra solución de eventos virtuales utiliza una plataforma de eventos, de probada eficacia, para gestionar con éxito las complejidades de un verdadero evento virtual.

Las funciones adicionales de la plataforma hacen que la experiencia de la conferencia virtual sea inmersiva, interactiva y atractiva.

A pesar de replicar la complejidad de un evento físico, los asistentes estarán encantados de no tener que lidiar con una nueva tecnología.  Las características adicionales son fáciles de usar para cualquier asistente que esté familiarizado con una aplicación para eventos.

Y qué pasará con los eventos presenciales….

¿Significa esto que los eventos cara a cara están muertos?

Hay poderosas y convincentes razones por las que las conferencias y eventos virtuales están aquí para quedarse un buen tiempo.

Pero eso no significa que el evento físico esté muerto, ni mucho menos.

Cuando por fin consigan el visto bueno completo para que se vuelvan a realizar eventos presenciales, los eventos en vivo todavía tienen un papel vital que desempeñar.  Por muy buenos que sean los eventos virtuales, la gente seguirá queriendo la experiencia única que sólo se puede obtener en un evento físico, mientras esto ocurre no hay que cerrar los ojos y esperar, sino convivir y aprovechar las oportunidades que están delante de nosotros.

Si quieres más información acerca de cómo realizar con éxito tu evento virtual o híbrido contacta con Orquidea Technology Group nuestra experiencia en la realización de eventos virtuales será de gran ayuda para conceptualizar y ejecutar tu evento.

Realizar los eventos de manera online ya no es tan novedoso, pero debido a que su ejecución y relevancia ha cobrado una importancia clave en la última temporada, vamos a tratarlos como algo nuevo, y vamos a revisar 8 ideas de patrocinio para los eventos virtuales e híbridos (no aburridas) .

Entre otros elementos, los patrocinadores de eventos siguen siendo algo destacado en cualquier evento online. Los organizadores de eventos siguen buscando patrocinadores y aunque puede ser algo complejo ajustar el diseño y los elementos a la hora de destacar a los patrocinadores, el patrocinio virtual también añade emoción a los eventos online.

Piénsalo, los asistentes virtuales sentados en su sofá o su escritorio, la mitad posiblemente, en pijama; y ninguno espera que ocurra nada demasiado sorprendente; y entonces el patrocinador lo deja en shock con alguna de las siguientes ideas y hace que sus pensamientos sobre el evento sean absolutamente memorables y positivos.

Para conseguir más ideas de patrocinio realmente únicas como estas, puedes recopilar las preferencias de los asistentes en el formulario de inscripción. Asegúrate de contar con un software de registro de eventos que sea personalizable, preferiblemente con lógica condicional ilimitada y gratuita, como el que te ofrecemos desde Orquidea. Esto te hará la vida mucho más fácil.

Veamos algunos ejemplos de patrocinio realmente emocionantes:

1. Música en directo patrocinada

Cuando se trata de un día repleto de sesiones educativas seguidas, es bueno tener un descanso. Consigue un patrocinador que financie una jam session privada o un miniconcierto. Puede tratarse de un músico famoso o incluso de un artista local. Una sesión rápida de 15 minutos dejará una impresión duradera en los asistentes, especialmente con un cartel patrocinado alrededor de la pantalla y un hashtag pegadizo. Tanto si se transmite desde la casa del artista para los asistentes presenciales y virtuales como si se trata de un evento en directo transmitido para los asistentes virtuales, seguro que será un éxito. Ya podemos sentir que la energía de tu evento aumenta.

2. Hora feliz patrocinada

¿A quién no le gusta la hora feliz? Puedes relajarte mientras charlas sobre el día con nuevos y viejos amigos. Hay dos formas de celebrar la hora feliz patrocinada. La primera es celebrar una hora feliz temática. Los que se hayan inscrito con suficiente antelación podrán recibir por correo algunos elementos de la marca patrocinadora y llevarlo durante la hora feliz. Los que no se hayan inscrito con tanta antelación pueden participar en la hora feliz confeccionando un conjunto con lo que ya tienen. Para el asistente en vivo, en caso de un evento híbrido, puedes tener artículos en una mesa cuando la gente entre.

La segunda es invitar a los asistentes a una bebida. Obviamente, ya sabes cómo funciona esto para los asistentes presenciales, pero para los asistentes virtuales, se trata de enviarles una bebida. Puede tratarse de una pequeña botella de vino o cerveza, o si quiere ser realmente elegante, puede enviarles los ingredientes para preparar un cóctel (Si el envase es bonito y sostenible aún resultará memorable y tampoco olvides ofrecer estas mismas variedades en opciones sin alcohol, para que todos se sientan integrados).

Para destacar aún más a tus patrocinadores, puedes poner etiquetas personalizadas de su marca o incluir un vaso con la marca grabada en el envase, que permanecerá en las casas de los asistentes durante un tiempo. (Asegúrate de comprobar las leyes sobre bebidas alcohólicas de cada estado y país antes de apostar por esta idea)

Hoy en día, ningún evento está completo sin un hashtag. Crea un hashtag divertido y convence la marca patrocinadora para obsequiar con algún buen premio a uno de los que compartan fotos con el hashtag; y así anima a los participantes a compartir fotos en las redes sociales.

3. Comidas patrocinadas

Deja que los patrocinadores te ayuden con los descansos para comer. Puedes hacer que un negocio local entregue a los asistentes una comida, un aperitivo o un café, o si tus asistentes están repartidos por todo el mundo, considera la posibilidad de utilizar un vale. Un vale permite a los asistentes pedir lo que quieran, cuando quieran, y les dejará un buen sabor de boca. Si proporcionas comida a tus asistentes presenciales o virtuales, te animamos a que preguntes por la información sobre alergias en tu formulario de inscripción al evento personalizado.

Otra idea (muy solidaria) sería donar parte de la recaudación del evento, o del importe del vale a una organización que luche contra el hambre.

4. Juegos patrocinados

No hay nada como un poco de competición para hacer que la gente esté motivada. Mantén a los asistentes comprometidos con el evento ofreciéndoles concursos, desafíos o juegos competitivos entre sesiones. O organiza una sesión completa de preguntas tipo quiz que sea divertida, educativa y llena de participación de los asistentes. Los patrocinadores pueden proporcionar el juego y/o los premios. Para los asistentes virtuales, los logotipos pueden estar en la página web con el vídeo, o podría haber un banner alrededor de la pantalla de vídeo.

5. Agendas o programas impresos

Sabemos lo que estás pensando. ¿Cómo puede ser esta una idea de patrocinio híbrido “no aburrida”? Bueno, es emocionante porque es inesperada. Seguro que los asistentes están acostumbrados a recibir agendas impresas en los eventos presenciales, pero lo más probable es que no esperen una si asisten virtualmente. Así que reciben algo por correo (emocionante), y ahora están deseando asistir (anticipación): No es aburrido.

En cuanto a los patrocinadores, asegúrate de que estén destacados en el programa impreso y de que cada uno de ellos destaque a su manera. También te recomendamos que hagas tu programa diferente imprimiéndolo en papel reciclado, por ejemplo. Le da un aspecto fresco y rústico y ayuda a que destaque entre todos los demás papeles apilados en la mesa del asistente. Además esto es una ventaja para los patrocinadores, ya que los asistentes virtuales pueden conservar el programa impreso durante más tiempo del que lo harían en el evento presencial.

6. Búsqueda del tesoro patrocinada

Una búsqueda del tesoro patrocinada es la solución perfecta para que los asistentes exploren más el espacio del evento presencial o la plataforma del evento virtual, especialmente los stands de los patrocinadores. Se anima a los asistentes a que exploren e interactúen con los diferentes stands de los patrocinadores para encontrar objetos o pistas específicas. El primer asistente que complete la búsqueda del tesoro ganará un gran premio, o puede hacer que todos los participantes que completen la búsqueda del tesoro entren en un sorteo de premios. Los premios pueden destacar a un patrocinador o varios.

7. Sesión de repostería (o cualquier otra manualidad que se te ocurra) patrocinada

Esto es más aplicable a los asistentes virtuales, pero enviar un pequeño kit de “haz tu propia mermelada” (por ejemplo) a los asistentes sería divertido, entretenido y diferente. Podría tratarse de una sesión concreta a la que se apuntaran, como seguir un programa de cocina o una explicación sobre bricolaje mediante instrucciones. Piensa en si pudieras conseguir un chef famoso. ¡Qué divertido!

En cuanto a los patrocinadores, podrían destacarse en el packaging del kit así como en el tarro de mermelada de cada asistente, o en cualquier otro elemento similar.

Para que se puedan inscribir en un taller o sesión concreta, consulta con nosotros para elaborar un registro personalizado.

8. Pausas de entretenimiento patrocinadas

Piensa en algo diferente para estas pausas de entretenimiento patrocinadas. Puede ser un cómico, un bailarín, un cantante, un mago… Se aplican las mismas reglas en cuanto a un hashtag pegadizo y una pancarta de marca alrededor del panel de espectadores.

Esperamos haberte dado algo en lo que pensar además del clásico nombre en un bolígrafo. Las 8 ideas de patrocinio mencionadas son diferentes porque dejan un efecto duradero en los asistentes. Les hacen sentir un tipo de cosas, y la gente compra basándose en los sentimientos.

Si estás planeando un evento híbrido o virtual para este 2021 consulta con Orquidea Technology Group para ver cómo podemos ayudarte a sacar su máximo potencial.

Artículo traducido del original en el blog de Swoogo.

Desde que se priorizan los eventos virtuales, han cambiado muchas cosas. El nivel de competencia entre eventos se eleva y es importante que el evento llamé la atención y se destaque sobre los demás. Los organizadores de eventos pueden aprovechar el hecho de que no hay barreras a la hora de estar en el mismo lugar físico y tiempo y crear una comunidad comprometida con los eventos virtuales.

Es necesario que los organizadores de eventos estudien cómo evoluciona la eficiencia de los formatos emergentes con sus audiencias. La fácil accesibilidad de las plataformas de eventos virtuales, libres de las limitaciones habituales de la geografía y el tiempo, puede convertirse en una ventaja, una oportunidad para un desarrollo continuo de la comunidad.

El reto de los organizadores de eventos online es hacer que su evento sobresalga entre el resto ya que os asistentes están sobreexpuestos a muchas opciones de eventos diferentes y pueden elegir ver el contenido posteriormente bajo demanda lo que puede hacer que los números de asistencia en vivo disminuyan. Por lo que es importante que los eventos online resulten cautivadores y produzcan una mayor implicación y compromiso por parte de los invitados, para que se garanticen buenas cifras y genere confianza a los patrocinadores.

Veamos que consejos podremos aplicar para que los asistentes se mantengan comprometidos con nuestras plataformas.

Reestructura la experiencia del asistente

El “viaje” del usuario por la plataforma debe ser considerado desde una experiencia única a una relación continua. Piensa en la comodidad del asistente y en posicionar tu evento dentro de su visita. Diseña una historia y oriéntalos a través de los pasos a seguir durante su “estancia” en la plataforma; llevándolos paulatinamente hacia los objetivos que el evento necesite conseguir.

Desarrolla una experiencia de usuario sencilla y cómoda, y además incluye chat de soporte y ayuda para que tus invitados puedan solucionar cualquier inconveniente con un experto en la plataforma.

Así tú público considerará que la plataforma le ofrece una experiencia fluida y se sentirá bien atendido; lo que hará más probable que quiera acudir a próximos eventos.

Crear una estrategia para antes, durante y después del evento

Volviendo al punto anterior, desarrolla esta experiencia de manera estratégica dividiéndola entre las diferentes partes del evento.

Antes del evento: informa a los inscritos en el evento sobre todo lo que necesiten saber para que su experiencia sea completa. Proporciona horarios, claves de acceso, un esquema sobre como acceder de manera sencilla desde el correo…asesora a los asistentes sobre lo que se van a encontrar sin saturarlos.

Durante el evento: diseña un plan de bienvenida para realizar un tour rápido y sencillo por la plataforma, de manera que los asistentes entiendan en directo lo sencillo que es utilizar las diferentes funcionalidades. Recuérdales que usen el chat de soporte para cualquier duda y así se sentirán acompañados durante el evento.

Después del evento: guarda los momentos más importantes e interesantes, en formato de vídeo o imágenes y haz que estos sean duraderos. Coordina actividades inmediatamente posteriores al evento como por ejemplo una happy hour virtual, una comida vía online, o un concurso de vídeos, que mantendrán tu evento vivo y generarán una buena impresión. Pública estos momentos más adelante en las redes sociales de la compañía para generar conversación sobre tu evento y ganas de asistir a los posteriores, envía un correo, o algún obsequio relacionado con estos recuerdos que agregará valor.

Considera generar una suscripción

El entorno de los eventos virtuales favorece la celebración de eventos más de una vez al año: ni los asistentes ni los planificadores tiene que coordinar la asistencia a la sede, su alquiler, y los posibles viajes. Esto reduce gastos, y además permite la creación de una comunidad que podría estar interesada en eventos de ese tipo más de una vez al año; por lo que podría darse una generación de ingresos basados en la suscripción a una serie de eventos de una empresa o una categoría concreta.

También es relevante tener en cuenta que el acceso continúo a los contenidos en línea es un incentivo que maximiza la comodidad de los usuarios y genera un valor añadido que resulta interesante para el potencial suscriptor.

En este punto podemos poner como ejemplo, la Community App por la que puedes preguntar en Orquidea Technology Group, una plataforma que para los organizadores y compañías es una genial oportunidad para construir comunidad, y tener una plataforma confiable y duradera. La Community App es una app que dura todo el año, con la que puedes realizar tantos eventos como desees; modificándola para cada evento si es necesario. Características como la gamificación, cierto contenido para descarga y los chats pueden continuar más allá del evento inicial, con los eventos siguientes.

Crea una historia que guionice tus eventos

El enfoque de los eventos debe evolucionar de un organizador que trabaje orientado simplemente a la acogida de asistentes por parte de una empresa anfitriona a un modelo de organizador más guionista.

El organizador debe tener en cuenta que el éxito en el entorno virtual ya no depende tanto de las experiencias en persona si no de la manera de contar las cosas, y de añadir valor y emoción a la narración durante el proceso del evento.

La creación de una buena historia puede implicar una continuidad de la historia entre un evento y el siguiente (favoreciendo el interés en un modelo de suscripción, como se mencionaba en el punto anterior). Es importante que los eventos sean capaces de conectar emocionalmente con los espectadores a través de una experiencia remota, y generar así buenas sensaciones y una experiencia memorable.

En conclusión, siempre es posible fomentar una comunidad online en relación a un evento, pero cuando todo es completamente virtual desde el inicio, la adopción por parte del público es muy relevante. Los usuarios ya tienen un conocimiento sobre como navegar por la plataforma del evento y el truco es evitar que se desconecten, y conseguir que mantengan el interés en lo que estamos contando.

Con plataformas integrales que ofrezcan confianza y comodidad al usuario, al organizador y a los patrocinadores todo puede resultar más fácil. En Orquidea Technology Group te podemos asesorar sobre la mejor de implementar una plataforma que vaya más allá de un solo evento y se convierta en un punto de intercambio entre todos los actores, creando Comunidad, mucho más en estos tiempos en donde los integrantes de la organización se hayan dispersos.

En este artículo sobre estrategias eficientes y creativas para aumentar el engagement virtual, analizaremos que herramientas y consejos funcionan mejor a la hora de favorecer y fomentar la participación de los asistentes en eventos virtuales e híbridos. Casi siempre, son estrategias que ya conocemos, y hemos usado para otros fines. Ahora, con una situación tan incierta como la actual, debemos analizarlas para sacar el mayor provecho de ellas y hacer crecer el engagement en los eventos online. 

A medida que los planificadores de eventos continúan haciendo el cambio a eventos virtuales e híbridos, mantener un alto nivel de compromiso de los asistentes se ha convertido en un tema aún más apremiante. Hablando con diferentes profesionales de eventos de todo el mundo, Eventmobi ha investigado cuáles son algunas estas iniciativas más efectivas y creativas que  se han implementado para aumentar el compromiso de los asistentes. 

Según Alicia Jenelle una de las  más importantes ha sido tener un orador dinámico que pueda evocar la emoción a través de la audiencia, ya sea con compasión o humorLos oradores tienen una oportunidad única para tener una experiencia muy personal con los invitados, ya que pueden ser muy cercanos y están casi de manera presencial en la oficina de los asistentes, en su salón, etc. Esto puede generar la emoción de los invitados, lo que es fundamental para mantener su compromiso. Tener a un ponente importante que te hable en casa es una experiencia especial que los asistentes habitualmente no tendrían.  

La segunda solución efectiva que su equipo ha aprovechado es tener imágenes dinámicas que involucren a los asistentes, en lugar de sólo tener una imagen más estática ayuda a mantener a los asistentes conectados con el contenidoTambién sugieren a sus clientes a que cuiden mucho la producción de cara a los oradores para asegurar que el espectador tenga la mejor experiencia dando así al asistente la mejor oportunidad de enfocar y no distraerse con fondos de oficina, filmaciones poco claras, etc. 

Por último, la presencia un componente fuera de lo online para un evento virtual es una forma divertida y eficaz de atraer a los asistentes. El envío de una caja a los hogares de los asistentes con un kit de comida, un regalo  personalizado y un obsequio especial ayuda al asistente a comprometerse con su marca de forma personal,y le permite salir por un momento de lo virtual y evitar el cansancio del Zoomy vivir además una experiencia real y personal, fuera de la pantalla. 

El compromiso de los asistentes comienza en el momento en que se envían las invitaciones y se anuncia la fecha del evento. En el Grupo de Eventos Echelon, tratan de personalizar todo de cara a los objetivos del evento incluido el cuestionario previo al eventosin embargo, bombardear a la audiencia con preguntas puede ser contraproducente, y nos recomiendan aprovechar estos cuestionarios y convertirlos en un juego donde el asistente pueda ganar un premio, ya que mantendrá el engagement e incentivará a los participantes a participar activamente.   

Otra gran manera de hacer que la gente se anime es tener algún tipo de entretenimiento o personaje famoso incluido en el eventoPuede ser un giro único e inesperado a lo que sería un encuentro bastante típico y también es una gran manera de poner en marcha el zumbido de los medios sociales. Además muchas celebridades están más inactivas en estos momentos y seguramente estén muy dispuestas a actuar de manera más económica. 

Por último tener una fuerte estrategia de social media lista para funcionar. La gente está pasando más tiempo en las redes sociales que nunca, hasta un 20% más según algunas estadísticas. Proporcionar a los asistentes un contenido consistente, relevante e interactivo antes del evento será la forma número uno de conseguir que la gente se involucre y se emocione. 

  

Según Heather Herrig la idea de crear una Happy Hour virtual o un tiempo concreto en el que conectarse ha sido popular desde marzo, y se introducen continuamente ideas increíblemente creativas e innovadoras que provocan compromiso, diversión y conexión, una situación ideal y favorable para los eventos virtuales. Relacionando esto con una robusta estrategia de social media, podríamos mencionar ejemplos de clientes que realizan streaming o directos de Instagram todos los días a las mismas horas con diferentes actividades que implican a los espectadores   

En High Beam Events, hablan del cambio repentino de los eventos e interacciones sociales y profesionales que tienen que pasar a virtuales, los profesionales de los eventos tienen que involucrar a sus asistentes y hacer que destaquen entre las muchas opciones disponibles. Una forma de destacarse, como mencionaba anteriormente Alicia Jenellees tener algo personal y tangible para quien asisteOfrecer paquetes de conferencia personalizados que se entregan a cada persona antes del evento, que contengan diferentes obsequios que se puedan utilizar durante o después del evento, se otorgan esos toques personales que asegurarán que los  invitados recuerden el evento durante las próximas semanas.  

Valerie Bihet de VIBE, explica que se han asociado  una plataforma digital que permite a nuestros asistentes interactuar más con los elementos en persona (o los oradores) del evento y entre sí. Los asistentes online pueden participar en la conversación, votar en las encuestas, plantear y responder preguntas de los oradores, y hacerlo todo en tiempo realcomo en el caso de la plataforma de eventos online de Eventmobi que se ofrece en Orquidea Technology Group. Esto es importante tanto para los asistentes como para los oradores ya que, si el evento es totalmente virtual, no tienen las expresiones faciales de la audiencia que pueden utilizar para medir la eficacia de lo que están diciendo. Los oradores deben ser capaces de interactuar con la audiencia para añadir más energía, y diversión, a la presentación. 

En los eventos del grupo Sherpa, también han estado involucrando a nuestros invitados virtuales e híbridos, no sólo fomentando el uso del chat 1:1 online sino también con encuestas y preguntas y respuestas, que como se mencionaba antes ayuda a los asistentes a interactuar más y mantener así el interésTambién se vuelve a mencionar la idea de enviar por adelantado Paquetes de Participación que pueden incluir un letrero de marca en la puerta para asegurarnos de que no se les “moleste”, signos emoji para aguantar durante la llamada u otros accesorios y regalos – ¡incluso vino! 

Ya que hablan de la importancia de desdibujar la división de la pantalla y animar a los asistentes a acondicionar su entorno para que coincida con el evento también. Mantener las sesiones cortas y añadir entretenimiento como se mencionaba también anteriormente, siempre es bueno para mantener a los asistentes observando y su energía y participación en buenos niveles.  

  

Nicole Braghin vuelve a mencionar de nuevo la idea de que los asistentes reciban una caja por correo con los artículos que se utilizarán durante la reunión. Cuando los asistentes reciben un “regalo” sienten que tienen que participar y quieren participar. Puede ser un kit de cóctel propio con el que todos los asistentes brindarán durante la reunión, bocadillos que podrán comer durante la presentación, blocs de notas y bolígrafos para usar para tomar notas en el evento, o incluso un traje o accesorio. Cualquier cosa que puedan tocar e interactuar y que se muestre y se mencione en la reunión da un toque de atención a los asistentes y los mantiene cercanos e integrados en el evento.   

En conclusión, se puede decir que una de las cuestiones más importantes, que todos los expertos señalan, sería hacer que el asistente se sienta cerca de los otros asistentes, de los ponentes y del evento en general aunque cada uno esté en su casa enviando kits de regalo con los que puedan desarollar una actividad conjunta en la distancia (desde algo parecido a un catering, hasta un momento de brindis). Además resulta muy importante tener herramientas para mantener al invitado involucrado e integrado, pudiendo ser a través de plataformas de eventos online como las que manejamos desde Orquídea Technology Group que le permiten al usuario interactuar con otros invitados o con los ponentes y también acceder a un contenido cautivador y entretenido que podrá observar en streaming. 

Artículo original vía Eventmobi

1. El branding de tu evento es fundamental, utiliza los medios para que los asistentes identifiquen quien promueve el evento en todo momento, desde que reciben el SAVE THE DATE hasta el correo de agradecimiento por asistir.

2. Una plataforma de Webinar no es una Plataforma de Eventos. Sus objetivos y funcionalidades son diferentes.

3. No trates de migrar tus eventos presenciales tal cual como los realizas ahora a un formato virtual. Son experiencias distintas y su formato debe ser muy diferente, esto es fundamental para el éxito de tu evento. ¿Vale la pena seguir teniendo sesiones simultáneas? ¿Podemos integrar dos o tres sesiones que antes separábamos por espacio en una sola sesión?

4. El contenido manda, lo que presentes es importante para mantener el interés de los asistentes virtuales. Recuerda que ahora compites con NETFLIX y otras distracciones que tienen los asistentes virtuales.

5. La duración importa, tus sesiones no deberían exceder una hora antes de cambiar a un nuevo tema o hacer un break.

6. Las sesiones deberán ser una combinación de diferentes fuentes de contenido que puede provenir de herramientas de WEBINARS (ZOOM, WEBEX, BlueJeans) pero también de cámaras en vivo en platós o en las sedes de los eventos, presentaciones, vídeos, música, cartelas, subtítulos y más.

7. Utiliza herramientas de engagement: Votaciones en vivo, Preguntas a los Ponentes, Chats o foros de comunicación generales, Muros del Evento, Gráficos 3D, Realidad Aumentada.

8. Asegura que los ponentes se pueden conectar apropiadamente desde las ubicaciones remotas. Utiliza kits de conexión cuando haga falta, estos kits contienen ordenadores, cámaras, micrófonos, conexión 4G, todo de calidad profesional para que los ponentes tengan una conexión de primera.

9. La calidad del STREAMING debe ser óptima, no escatimes en este renglón, utiliza los mejores profesionales y el mayor ancho de banda con la menor latencia posible. Si esto falla, todo falla. ¿Por qué no tener dos señales de Streaming, una como respaldo?

10. La originalidad es una obligación, manda paquetes complementarios a los asistentes virtuales bien con material de marketing o por qué no con el catering. Realiza actividades como sorteos que siguen probando ser bastante efectivos para mantener el interés de los asistentes.

11. Utiliza plataformas que permitan tener trazabilidad desde el momento en que envías el primer correo hasta que los asistentes respondan a las encuestas de satisfacción.

12. Deja constancia del Evento, con una WebApp los asistentes podrán consumir la información tantas veces como sea necesario una vez que termina el evento no es un evento efímero, sino que se puede consultar tantas veces como sea necesario.

¿Estás buscando el mejor software de eventos virtuales que existe? Aquí están las preguntas que te ayudarán a encontrar y comprar la solución perfecta para tus necesidades virtuales.

El impacto del novedoso coronavirus ha sido de gran alcance, acelerando la necesidad de muchos profesionales de eventos de pasar de los eventos presenciales a los eventos virtuales y a las experiencias híbridas.

A medida que la mayor parte del mundo continúa practicando el distanciamiento social o alguna forma de refugio en el lugar, los profesionales de eventos resistentes están abriendo su programación de eventos para incluir eventos virtuales o WEBINARS más interactivos.

Con tantas soluciones que surgen para reunir a la gente virtualmente, ¿cómo pueden los profesionales de eventos encontrar las mejores herramientas que se adapten a sus necesidades?

Para ayudar a guiarle a través de este proceso, hemos creado una lista de preguntas que puede hacer a los proveedores de plataformas de eventos virtuales a lo largo de su viaje de compras.

El crecimiento de las soluciones para eventos virtuales

En primer lugar, echemos un vistazo al contexto que ha dado forma al mercado de soluciones de eventos virtuales tal y como lo conocemos hoy en día.

Los líderes del marketing entienden el poder de tener un punto de contacto de un evento, ya sea en persona o virtual, como parte de un programa de marketing más amplio. De hecho, el 85% de los profesionales de marketing en funciones de liderazgo han identificado los eventos en persona como críticos para el éxito de su empresa.

Sin embargo, en los últimos meses, los profesionales de eventos han tenido que adaptar sus estrategias a las circunstancias de emergencia que rodean al novedoso coronavirus y a COVID-19. El mundo se dio cuenta de que los eventos en todo el mundo se posponían, cancelaban o se trasladaban a una plataforma virtual a principios de 2020. Según la Encuesta de Perspectivas de Eventos, más del 90% de los comercializadores de eventos planean incorporar eventos virtuales en sus estrategias de avance.

Empresas tecnológicas de renombre lideraron la carga al trasladar sus grandes conferencias a un formato de evento virtual. Esto incluye la Cumbre de Adobe y la Cumbre Atlassian 2020, que inicialmente fueron eventos en vivo re-concebidos como eventos remotos. De manera similar, Adobe Summit 2020 adaptó su muy anticipado evento de Las Vegas a un formato virtual y proporcionó acceso gratuito a todas las actividades del evento a todos los inscritos.

En qué se diferencian los eventos virtuales de los WEBINARS

A medida que las organizaciones continúan descubriendo formas de aprovechar el poder de las experiencias virtuales, los profesionales de los eventos se están poniendo al día para comprender los entresijos de la tecnología y las herramientas virtuales. Antes de sumergirnos en los tipos de preguntas que hay que hacer al proveedor de soluciones para eventos virtuales, repasemos las principales diferencias entre los eventos virtuales y los seminarios web.

Los eventos virtuales permiten a los organizadores de eventos, oradores, asistentes y patrocinadores interactuar de forma remota a través de un entorno virtual. Mientras que los WEBINARSS y las herramientas de conferencias virtuales existen desde hace tiempo, los enfoques y herramientas innovadores están alineando más estrechamente los objetivos de los eventos presenciales con el canal virtual.

Los seminarios web son un canal valioso para conectar con una audiencia, pero difieren de los eventos virtuales en algunos aspectos clave.

Uniforme vs. Personalizadoad: Primero, los WEBINARS son uniformes. Proporcionan a los asistentes una única sesión a la que asistir. Si yo, como asistente, participo en un WEBINAR, estoy participando en una sola sesión. Los eventos virtuales, por otro lado, pueden tener agendas de una o varias sesiones que se extienden a lo largo de horas o incluso días. El resultado es que el asistente tiene la oportunidad de “diseñar” su propia experiencia y determinar a qué sesiones le gustaría asistir.

Pasivo vs. Interactivo: Los WEBINARS pueden incluir encuestas, sondeos y preguntas y respuestas, pero la mayor parte de la interacción del WEBINAR se limita a estos puntos de venta. Los eventos virtuales presentan comunidades en las que los asistentes pueden conectarse entre sí durante y entre las sesiones. Estas mismas características de la comunidad hacen posible que los asistentes se comuniquen con los oradores y los patrocinadores, así como, como parte de la mayor experiencia del evento. Esto se suma a otras herramientas de presentación como las encuestas y sondeos que se encuentran de manera similar en los seminarios web.

Experiencia similar vs. Experiencia única: Debido a que un asistente virtual tiene la oportunidad de diseñar su propia experiencia e interactuar más allá de una sola sesión, puede personalizar la experiencia del evento como nunca. Con esta misma moneda, los organizadores de eventos pueden conocer mejor las preferencias de sus asistentes a través del análisis de su viaje a través de un evento virtual. Los conocimientos resultantes ayudarán a los organizadores a enviar mensajes de seguimiento más matizados a los asistentes y a adaptar mejor las experiencias tanto virtuales como presenciales a sus audiencias en el futuro.

Expansión de la experiencia del evento

En el futuro, los profesionales de los eventos invertirán más en la producción de experiencias virtuales de alta calidad y atractivas. A pesar de las incertidumbres actuales, predecimos que la programación de eventos se ampliará para incluir eventos virtuales e híbridos y que las experiencias en persona volverán en algún momento en el futuro a medida que el deseo de conectar de forma significativa reúna a las personas.

Experiencia del organizador virtual

  • ¿Puedo obtener una demostración del producto?
  • ¿Cómo es la integración con mi plataforma de gestión de eventos actual?
  • ¿Puedo crear experiencias virtuales interactivas entre los asistentes y los oradores?
  • ¿Puedo acceder a sesiones virtuales basadas en los tipos de entradas?
  • ¿Puedo crear experiencias virtuales de varias especialidades y de especialidad única?
  • ¿Puedo crear eventos virtuales de varios días y de un solo día?
  • ¿Puedo grabar las sesiones de mi evento virtual?
  • ¿Cuáles son los requisitos de A/V y del sistema necesarios para producir un evento virtual en la plataforma?
  • ¿Puedo enviar correos electrónicos personalizados programados y automatizados a través de la plataforma?
  • ¿Cuáles son las opciones de marca del cliente?
  • ¿Qué paquetes de soporte o servicios están disponibles?
  • ¿Qué analíticas puedo obtener?
  • ¿Esta solución me permitirá tener datos de eventos virtuales conectados a mi estrategia general de eventos?

Los organizadores de eventos virtuales deben buscar soluciones que cubran todos los aspectos de la experiencia del evento virtual.

Experiencia de ponente virtual

  • ¿Hay una sala de preparación para mis oradores antes de transmitir el evento virtual?
  • ¿Puedo presentar a varios presentadores?
  • ¿Pueden mis oradores preparar su contenido de antemano y organizarlo en carpetas?
  • ¿Puede un orador subir su contenido?
  • ¿Puede un orador conversar en privado con otros oradores en la solución virtual?
  • ¿Puede un orador aceptar preguntas de los asistentes?
  • ¿Puede un orador crear pruebas o encuestas?
  • ¿Puede un orador utilizar una pizarra para atraer a la audiencia?
  • ¿Puede un orador cargar videos externos?
  • ¿Existen salas para grupos donde los oradores pueden moderar un grupo más pequeño de asistentes?

Concéntrese en herramientas que ayuden a su orador virtual a brillar y a proporcionar una experiencia de orador más animada y memorable. Los eventos virtuales ofrecen una oportunidad única para que los asistentes tengan un acceso inusualmente directo a los oradores expertos. Busque herramientas que se centren en esta conexión.

Experiencia del asistente virtual

  • ¿Es necesario que los asistentes descarguen software para entrar al evento virtual?
  • ¿Pueden los asistentes acceder a los eventos virtuales a través de un dispositivo móvil, una tableta o un ordenador?
  • ¿Pueden los asistentes acceder a los eventos virtuales tanto en directo como a demanda?
  • ¿Pueden los asistentes chatear con otros asistentes en la solución virtual?
  • ¿Pueden los asistentes enviar preguntas a los oradores en la solución virtual?
  • ¿Pueden los asistentes buscar y filtrar las sesiones del evento virtual?
  • ¿Existen formas de que los asistentes participen a través del chat, encuestas y una pizarra?
  • ¿Existe una forma de que los asistentes puedan participar en vivo durante un evento virtual?
  • ¿Hay formas de que los asistentes se conecten entre sí?
  • ¿Pueden los asistentes proporcionar respuestas a las encuestas después del evento virtual?