Establecer un presupuesto para un evento es un paso crucial durante la fase de planificación, justo después de fijar sus metas y objetivos. Un presupuesto es una previsión detallada de lo que ocurrirá financieramente en su evento. Ayuda a controlar los gastos y los ingresos, y mide el éxito de la reunión o del evento, en este artículo te contamos todo lo que necesitas saber del presupuesto de un evento.
Nunca se insistirá lo suficiente en la importancia de un presupuesto para un evento. Aunque la creación y gestión de un presupuesto bien planificado lleva tiempo, puede significar la diferencia entre el éxito y el fracaso.
Según un informe de Meeting Professionals International (MPI) y la empresa audiovisual PSAV, cuando se preguntó a los planificadores de eventos sobre la capacidad general de su organización para elaborar presupuestos, esto es lo que dijeron:
- El 6% declaró que «tiene suerte de tener un proceso”
- El 30% dijo que los procesos existen sólo por proyecto.
- El 33% mencionó que existen normas y procesos para la organización.
- El 28% contestó que su organización gestiona los recursos y procesos por ellos.
¿Cuál es el punto de partida de un presupuesto para eventos?
A la hora de elaborar el presupuesto de tu evento, lo mejor es determinar qué significa el éxito financiero para tu evento y cómo quieres medirlo. Para ello, debes enumerar todos los posibles gastos e ingresos que probablemente se producirán en tu evento. Ten siempre presente el flujo de caja. Una vez que hayas elaborado tu presupuesto, tendrás que hacer un seguimiento y revisarlo periódicamente para asegurarte de que se mantiene dentro de los recursos asignados.
Determina qué significa para ti el éxito financiero y cómo se relaciona con el presupuesto de tu evento
Uno de los primeros pasos de todo planificador de eventos es preparar un presupuesto para el evento y predecir con la mayor exactitud posible si el evento generará beneficios, pérdidas o un punto de equilibrio. Sin embargo, determinar lo que significa el éxito financiero para tu evento depende del tipo de evento y de los objetivos. Por ejemplo, una cumbre de liderazgo suele ser deficitaria, los eventos de asociaciones suelen ser eventos que alcanzan el punto de equilibrio, y las ferias comerciales suelen ser la mejor oportunidad para obtener beneficios.
Antes de seguir planificando tu presupuesto, debes conocer las necesidades de tu organización. El presupuesto de tu evento es en realidad una previsión, o proyección, de todos los gastos e ingresos que se producirán en tu evento. No podrás prever todos los gastos e ingresos desde el principio, y algunos de ellos podrían incluso cambiar con el tiempo. No obstante, es necesario planificar el presupuesto teniendo en cuenta los gastos e ingresos más comunes.
Presupuesto del evento: Pasos rápidos para planificar el suyo
A la hora de elaborar el presupuesto del evento, es primordial identificar qué partidas representan gastos y cuáles son fuentes de ingresos que pueden cubrir los costes. Además, hay que distinguir entre costes fijos y variables para poder prever eficazmente el presupuesto de tu próximo evento.
Uno de los principales retos para los planificadores es asegurarse de que gestiona cuidadosamente los gastos e ingresos para alcanzar los objetivos financieros que ha establecido su organización, así como medir con precisión el éxito de su evento. Los gastos e ingresos que debes contabilizar variarán en función de si organizas eventos presenciales, virtuales o híbridos.
Costes fijos y variables
También es crucial diferenciar entre gastos o costes fijos y variables. Los costes fijos son los que no cambian en función del número de asistentes. Estos costes se calculan como una cantidad total. Los costes variables son los que cambian en función del número de asistentes. Estos costes se calculan por persona.
Gastos de los eventos presenciales
Según una encuesta de la Asociación Profesional de Gestión de Convenciones (PCMA), el 36% de todos los gastos de los eventos presenciales corresponden únicamente a la comida y las bebidas (F&B). El siguiente gráfico muestra una visión general de los gastos más comunes en reuniones y eventos. Ten en cuenta que la tecnología para eventos puede incorporarse a todos estos gastos comunes. Por ejemplo, una aplicación tecnológica para eventos puede ayudar con el marketing y la promoción permitiendo a los planificadores de eventos enviar notificaciones sobre los oradores principales y el registro.
Tu evento se centra en la experiencia de los asistentes, por lo que debes asegurarte de que el gasto que realizas añade valor a tu público objetivo. A los asistentes no les importa si pagas 140€ por un galón de café o 25€ por persona por un desayuno continental. Sin embargo, sí que les importa que la experiencia sea buena, y la comida y la bebida son un componente importante de la satisfacción de los asistentes. La PCMA sugiere gastar el 55% de su presupuesto en comida y bebida, audiovisuales y oradores/entretenimiento en total, porque estos elementos tienen un impacto directo en la experiencia general de los asistentes.
Gastos de los eventos virtuales
Para un evento virtual totalmente personalizado y con marca, hay tres gastos comunes que los planificadores deben considerar en su presupuesto:
- La plataforma de eventos virtuales en la que se celebrará el evento
- El diseño del espacio de tu evento virtual
- El servicio de streaming
Los costes atribuidos a cada una de estas partidas variarán en función de la envergadura del evento que esté organizando. En muchos casos, existen opciones de diseño para la plataforma, o puede que quiera que el espacio de tu evento se diseñe a medida para encarnar la esencia de tu marca. Los servicios de streaming también varían mucho. Puedes utilizar ZOOM para autoproducir a bajo coste, o algunas plataformas de eventos virtuales (como las que ofrecemos en Orquidea Tech) tienen herramientas de transmisión en directo integradas que te permitirán crear transmisiones en directo desde la plataforma. Esta suele ser una opción de precio medio. Alternativamente, para los presupuestos más altos, es posible que prefieras contratar un equipo de producción profesional de servicio completo, o una empresa externa de audiovisuales.
Hay una serie de costes fijos para los eventos virtuales que deben tenerse en cuenta al calcular el flujo de caja. Los costes fijos de los eventos virtuales suelen incluir:
- El espacio de tu evento virtual
- Diseño del espacio del evento virtual
- Registro del evento / venta de entradas
- Coste del servicio de streaming
- Coste del productor (si es necesario)
- Costes de producción profesional de vídeo y transmisión en directo (si prefieres no intervenir)
- También tendrá algunos costes variables, como los honorarios de los ponentes y los artículos de compromiso.
Gastos de los eventos híbridos
Como es lógico, los presupuestos de los eventos híbridos son una mezcla de las partidas que suelen encontrarse en los presupuestos de los eventos presenciales y virtuales. Sin embargo, hay algunos costes técnicos adicionales que deben presupuestarse para crear una experiencia compartida entre el público presencial y el virtual.
Los planificadores de eventos híbridos deben presupuestar dos costes audiovisuales. Uno para el equipo audiovisual in situ y otro para el equipo audiovisual remoto. En el lugar, es preferible tener dos cámaras con un operador para cada una, un operador de imagen y un conmutador de vídeo. Para el equipo audiovisual remoto, necesitarás:
- Una conexión a Internet sólida, con cable y dedicada, con una velocidad mínima de 100 mb de descarga y 30 mb de subida
- Hardware/software de streaming y codificación como OBS (gratuito) o vMix (de pago) para capturar las cámaras, las presentaciones y el audio de los presentadores
- Disponer de dos equipos audiovisuales separados con el equipo necesario te permite crear la mejor experiencia posible para tu público. Esto es especialmente importante si quieres mantener un alto nivel de compromiso con tus asistentes virtuales.
Fuentes de ingresos
Para cubrir los gastos, se pueden aprovechar diferentes vías de ingresos. Por ejemplo, los ingresos publicitarios, las concesiones, las tasas de alquiler de stands de exposición, las tasas de gestión, la inscripción y las tasas de patrocinio se considerarían fuentes de ingresos. Esta no es en absoluto una lista completa, especialmente en lo que respecta a los ingresos por patrocinio.
A pesar de las múltiples soluciones tecnológicas existentes en el mercado, la mayoría de los planificadores de reuniones y eventos utilizan Excel o Google Sheets para su proceso de planificación presupuestaria. Cada uno de los gastos e ingresos mencionados anteriormente sería una partida en su presupuesto. Agrupa tus gastos e ingresos de forma que tengan sentido para tu evento específico. Por ejemplo, «sitio», «decoraciones», «publicidad», «regalo corporativo», etc., podrían ser categorías potenciales. Si organizas un evento híbrido, te puede resultar útil crear categorías amplias, como «presencial» y «virtual», y luego subcategorizarlas.
Recomendamos asignar títulos o categorías específicas para simplificar el seguimiento y los informes. También deberías tener dos columnas para las cifras estimadas y las reales. La forma más práctica de prever los gastos e ingresos es mirar los años anteriores y utilizar una media de esas cifras como punto de partida. Sin embargo, si nunca ha organizado un evento híbrido, puede ser útil pedir presupuestos a los proveedores para los costes técnicos adicionales y preguntar a otros planificadores por la proximidad de las previsiones a los datos reales. Es importante entender todas las cifras de tu presupuesto y ser capaz de explicar de dónde proceden. Guarda siempre todas las facturas y recibos para respaldar el presupuesto de tu evento.
Otra partida fundamental del presupuesto debe ser un fondo para imprevistos; siempre es mejor planificar los gastos adicionales imprevistos para estar preparado para lo inesperado durante el evento. Esto es especialmente relevante hoy en día, ya que muchos países están revisando con frecuencia sus restricciones a las reuniones en persona. Disponer de un fondo para imprevistos puede ser una salvación en caso de que el país anfitrión exija medidas adicionales de salud y seguridad antes del evento. Piensa en qué otras cosas podrían provocar costes adicionales y elabora un plan para hacerles frente.
No tiene sentido seguir planificando tu evento si no dispones de un presupuesto adecuado. Es fundamental saber si tu reunión o evento es financieramente viable. Una vez determinado el presupuesto, podrás considerar el lugar de celebración virtual y/o físico, las promociones, el equipo, el personal y cualquier otro elemento relacionado con tu reunión o evento.
Calcule el flujo de caja de su reunión o evento
A menudo se pasan por alto dos elementos clave a la hora de prever los gastos e ingresos de una reunión o evento: el flujo de caja y el efectivo inicial. Especialmente en el caso de los eventos, lo más probable es que los gastos se produzcan antes de que se generen los primeros ingresos. Al reservar un local físico o virtual, a menudo hay que hacer un depósito, un gasto que probablemente se producirá antes de vender la primera entrada. En resumen, tienes que poder pagar tus facturas mientras esperas los pagos.
Para calcular tu flujo de caja, suma todos tus ingresos y resta las cuentas por cobrar no cobradas (el dinero que se le debe por servicios/trabajos realizados). Este es tu efectivo en mano antes de los gastos. Si a continuación restas a esa cifra todas las cuentas por pagar (el dinero que debe por los servicios/trabajos realizados), tendrás tu efectivo disponible. Si la cifra es positiva, tiene un flujo de caja positivo.
Cálculo del flujo de caja
Todos los ingresos – Cuentas por cobrar no cobradas = Efectivo disponible antes de los gastos
Efectivo en mano antes de gastos – Cuentas por pagar = Efectivo en mano
La tesorería inicial es la cantidad de dinero de la que se dispone al comienzo de un período determinado. A continuación se muestra un ejemplo simplificado de flujo de caja.
Revisa y controla el presupuesto de su evento
La fase de planificación del presupuesto del evento es sólo el punto de partida. Como se ha mencionado anteriormente, no se pueden prever todos los gastos y lo más probable es que tu presupuesto cambie durante el proceso de planificación del evento. Por ello, es fundamental revisar y controlar el presupuesto. Si es posible, un buen punto de partida es concertar una reunión con el responsable de contabilidad o finanzas de tu empresa para revisar el formato de su presupuesto. Dependiendo del tamaño de la empresa, es posible que quieras reunirte con el propietario. De este modo, podrás asegurarte de que estás en buena forma antes de continuar con el proceso de planificación del evento. Como las exigencias de tu reunión o evento pueden cambiar, también es buena idea confirmar de antemano quién tendría autoridad para gastar más allá del presupuesto aprobado. Sin embargo, el fondo para imprevistos mencionado anteriormente resultará muy útil cuando haya que hacer frente a gastos imprevistos.
Es importante hacer un seguimiento del presupuesto a lo largo de todo el evento, incluidas las fases de planificación. Hay una serie de soluciones tecnológicas útiles en el mercado que le ayudarán en esta búsqueda, como Expensify.
Una de las muchas maneras en que la tecnología puede ayudarte a alcanzar tus objetivos financieros es a través de la velocidad y precisión en tiempo real que te permite comunicarte y colaborar con tu equipo. Transferir todos tus sistemas financieros a un sistema basado en la nube te permitirá, literalmente, gestionar tus operaciones financieras en cualquier momento y lugar.
Hay una gama de productos y servicios disponibles para apoyar tus necesidades de gestión financiera actuales y futuras, como CendynArcaneo, FreshBooks, Certify o Money Owl. Antes de tomar una decisión sobre un producto concreto, asegúrate de haber hablado con todas las partes interesadas de tu organización. Pregúntate si la solución tecnológica puede implementarse fácilmente o si es necesaria la formación. Además, debes contar con procesos que te ayuden a evaluar el rendimiento pasado y a prever el rendimiento financiero futuro.
Analiza el rendimiento financiero de tu reunión o evento
Una vez finalizada la reunión o el evento, hay que cerrar el círculo y sumar todos los gastos e ingresos. Esto no sólo es importante para mostrar a las partes interesadas, sino también para aprender de tus experiencias y mejorar tu próximo evento mediante el análisis de su rendimiento financiero.
En primer lugar, vuelve a las medidas de éxito y los puntos de referencia que estableciste antes de tu evento para determinar si tuvo éxito. En la última década, la aparición de nuevas tecnologías ha permitido a los planificadores medir el rendimiento global de un evento de múltiples maneras. Gracias a los datos cualitativos y cuantitativos del evento, se puede cuantificar mejor el rendimiento del mismo y mostrar su impacto.
El retorno de la inversión (ROI) es una medida de rendimiento utilizada para evaluar el éxito de tu evento. Es un porcentaje que muestra el rendimiento de tu reunión o evento en relación con los costes que se produjeron. También es posible que desees comparar diferentes estrategias presupuestarias en función de tu ROI. Por ejemplo, ¿obtienes un mayor ROI del dinero que invierte en el marketing de salida, o de nutrir su base de asistentes existente?
Además, existen opciones adicionales para medir los impactos comerciales no monetarios que te ayudarán a calcular el ROI de su evento, por ejemplo:
- Social Listening
- Encuestas de eventos
- Información y participación en la aplicación del evento
- Reconocimiento de patrocinadores
En Orquidea, ofrecemos tecnologías que incorporan analíticas avanzadas que permiten calcular el ROI de un evento. Con Eventmobi, por ejemplo (una de nuestras plataformas de eventos); puedes hacer un seguimiento de:
- Asistencia por sesión/sala por persona.
- Tráfico a secciones específicas de la plataforma (particular y general)
- Tiempo de visualización del contenido (incluyendo visualizaciones de vídeos patrocinados y no patrocinados, clics en banners, etc.)
Estos puntos pueden suponer un diferencial para los patrocinadores, que mostrarán interés en los datos recogidos por la plataforma para calcular su ROI.
Resumen
La capacidad de evaluar y analizar tu rendimiento financiero global es compleja, pero al mismo tiempo está llena de oportunidades para promover la mejora continua a través de un cuidadoso escrutinio de sus esfuerzos pasados. Prioriza las áreas de medición más importantes y asigna un indicador clave de rendimiento (KPI) para cada una de estas áreas cruciales. Tus KPI deben elegirse en función de la relevancia del área de medición, así como de la capacidad de seguir y medir con precisión ese indicador. A partir de ahí, puedes medir tu rendimiento año tras año y también establecer un objetivo para una medición global de tu rendimiento financiero.
Las herramientas de presupuestación de eventos son sólo un aspecto de cómo los planificadores de hoy en día aprovechan la tecnología de los eventos.
En Orquidea ofrecemos soluciones tecnológicas que se adaptan y optimizan el presupuesto para un evento, sin olvidar el objetivo principal: el éxito. Contacta con nosotros.
Artículo original: https://www.eventmobi.com/blog/event-budget-basics/
