Eventos

23 Ago

Posted at 13:49h in Consejos, Eventos by

Muchos eventos son lugares donde la gente te persigue. Donde un montón de adultos con camisetas de su empresa intentan venderte cosas que no necesitas. Este tipo de eventos equivalen a pasear por Times Square y que, de repente, todos los carteles publicitarios se conviertan en personas de carne y hueso lanzándote folletos y bolígrafos personalizados a la cara. Todos esos eventos resultan desagradables. Los eventos ya no bastan: mejor una experiencia. 

Como sector, pasamos mucho tiempo intentando mejorar nuestros eventos. Tal vez con las aplicaciones adecuadas, o los ponentes adecuados, o tal vez si pones un fotomatón, todo mejorará por arte de magia. 

El problema es que ese tipo de pensamiento no es suficiente para revitalizar realmente el sector de los eventos. Tenemos que dejar de intentar que los eventos sean «mejores» y centrarnos en crear experiencias.  

¿Cuál es la diferencia? Vamos a explicártelo. 

Empezar por el principio 

Cuando se trata de crear una experiencia integral para los asistentes, es importante recordar que todo empieza con la primera interacción, y eso ocurre mucho antes de que llegue la gente. 

Para asegurarte de que estás creando puntos de contacto de marketing de eventos bien coordinados y coherentes con el mensaje, tienes que empezar por consolidar la marca de su evento: un aspecto y una voz de marca que transmitan una sensación desde Internet hasta la vida real. 

Este aspecto debe ser coherente en los anuncios, las redes sociales, el sitio web del evento y las páginas de inscripción. Es una buena idea mantener a un diseñador y a un redactor durante todo el ciclo de vida del evento para garantizar que se salvaguarda la marca. Si no cuentas con un equipo creativo, nosotros podemos encargarnos de esa parte, solo tendrás que solicitarlo y lo incluiremos en los servicios ofrecidos.  

A partir de ahí, es importante que elijas la plataforma de registro y marketing de eventos adecuada y que te permita personalizarlo todo: cuando intentas evocar un sentimiento, una página demasiado simple no es suficiente. Crea una experiencia en línea que refleje tu experiencia en vivo. Una que emplee los mismos colores y temas, las mismas imágenes y la misma voz. Piensa en la página de tu evento como si fuera una bola de cristal en la que los asistentes pueden contemplar su futuro. Si en un ordenador portátil parece poco convincente, será mucho más difícil que desembolsen el dinero de la entrada (por muy épico que vaya a ser en directo). 

Recuerda que no se trata de ti 

Muchos eventos tienen como objetivo principal dar a conocer una marca o un producto, y con ese objetivo surge el instinto humano de vomitar un logotipo por todas partes y convertir a los asistentes en un gigantesco anuncio en 3D. Resístete. 

Aunque puede ser una táctica eficaz para que tu marca se quede grabada en sus mentes, quedarse con una mala impresión es peor que no quedarse. Si quieres que los asistentes se vayan con una afinidad real por tu producto -y no sólo con un regusto extraño-, debes encontrar la forma de que la experiencia se centre en ellos en lugar de en tu marca. 

Por ejemplo, las experiencias inmersivas. Estas experiencias hechas para Instagram explotaron en 2018, comenzando con el Museo del Helado y generando miles de imitaciones, en particular la Experiencia Inmersiva Van Gogh. Cuando compras entradas para uno de estos eventos, es raro que veas la marca detrás de la cortina. Se compra una experiencia, quizá patrocinada por grandes marcas, pero no de forma evidente. No de una forma que te haga sentir que te están vendiendo algo. 

Puede que te lleves una bolsa de productos patrocinados. Puede que incluso recibas algún tipo de formación sobre la marca. Pero a lo largo de toda la experiencia, los asistentes obtienen algo totalmente centrado en ellos, y eso es lo que los hace geniales. 

Esta lógica puede aplicarse independientemente del tipo de evento que organices. La moraleja de la historia es que intentes encontrar la manera de incorporar a tu evento algo de diversión a la antigua usanza, sin marcas. Puede tratarse de charlas un poco tangenciales, pero que aporten perspectiva o ligereza a la conferencia. Podría ser una cata de vinos en la reunión de la junta directiva. O tal vez siguiendo el ejemplo de Hubspot y añadiendo a su evento una experiencia apta para Instagram. (Y TikTok, ¿estás prestando atención a TikTok?) 

Independientemente de cómo lo hagas, recuerda que debes crear experiencias para sus asistentes, no para tu marca. A veces, olvidamos el objetivo del marketing experiencial: reunir a la gente para compartir algo increíble, no solo para que compren más software de RR. HH. 

Asegúrate de que hay un valor real para todos. Nos referimos a las conferencias y exposiciones 

Aquí está el quid de la cuestión: la forma en que la gente compra productos ha cambiado por completo desde que este tipo de eventos empezaron a existir. Como consumidor, ya no necesito pagar para ir a un mercado centralizado de productos relacionados conmigo o con mi negocio: para eso está Internet. Y no te ofendas, pero Google me ofrece productos personalizados y útiles mejor que tú. No es culpa tuya; ellos tienen algoritmos y esas cosas. 

La cruda realidad es que, a menos que encontremos la forma de infundir más valor a nuestros eventos, van a ser ignorados por otros mejores, independientemente de lo maravilloso (o no) que sea el producto. Este concepto no sólo necesita ser revigorizado, sino re-imaginado. 

Transformar un evento centrado en las ventas en una experiencia que dé prioridad a los asistentes es un gran problema, para el que no pretendemos tener todas las respuestas, pero hay algunas tácticas que puedes emplear para empezar a avanzar en la dirección correcta. 

Para empezar, elimina el elemento transaccional. En lugar de traer equipos de ventas con presentaciones de productos, encarga a los expositores que aporten un valor añadido. Trátelos como seminarios, mini charlas TED o lugares de reunión para resolver problemas en pequeños grupos. 

Cuando se elimina la idea de que cada stand está custodiado por un vendedor a la espera de hincarte el diente, la experiencia del asistente se vuelve mucho más amigable. Y lo que es más importante, cuando cada expositor debe aportar conocimientos o su propia experiencia, todos los asistentes se van con más de lo que vinieron, aunque no hayan encontrado un producto que responda a sus necesidades empresariales. Lo recordarán en el futuro. 

En cuanto a los expositores, esta estructura permite a cada empresa crear sus propias mini experiencias, atrayendo a los clientes y dejándoles una imagen positiva de la marca. Aunque no podemos hablar por todos los equipos de producto, creemos que es una gran alternativa a los stands tradicionales, en los que la gente pasa cuidadosamente de largo sin hacer contacto visual para no tener que hablar con nuestro equipo de ventas. Admítelo, lo has hecho alguna vez. 

Y lo que es igual de importante, puedes tomar medidas para hacer de tu evento un lugar donde la gente realmente quiera pasar el rato. 

Todos lo hemos visto, ese stand en el que todo el mundo parece reunirse porque tiene los lujos más básicos. Hablamos de un sofá y agua gratis: no son exactamente el Ritz. 

Aunque está muy bien que las marcas que exponen en tu evento tengan la capacidad de atraer multitudes de esta manera, ¿no deberías llevarte tú el mérito y, de paso, algo de publicidad gratuita? 

Crea zonas de descanso donde la gente pueda pasar el rato, reunirse y establecer contactos. No estamos hablando de un espacio para almorzar con mesas plegables y migas por todas partes. Hablamos de lugares reales y cómodos donde la gente pueda relajarse y conversar. 

No te limites a crear uno, cree muchos. Distribúyelos por todo el evento. Equípalos con torres wifi adicionales y estaciones de carga para sus teléfonos y portátiles: estaciones con tu marca impresa justo ahí, en el centro. 

No te limites a ser el anfitrión de tu evento. Conviértase en el héroe. Recuerda que cuanto más te esfuerces en hacer que la experiencia sea cómoda, funcional y acogedora, más tiempo pasarán los asistentes. Y eso es mejor para todos. 

Que siga la fiesta 

Toda gran experiencia empieza antes de que lleguen los asistentes y termina mucho después de que acabe, si juegas bien tus cartas. 

En los equipos de marketing, pasamos mucho tiempo pensando en la comunicación posterior al evento y luego lo malgastamos convirtiéndola en un discurso de venta de nuestro próximo evento o producto. 

A la hora de hacer el seguimiento, aplica el mismo principio que aplicaste in situ: sigue sin tratarse de tu marca. En lugar de lanzar o incluir 17 botones que lleven a un formulario de venta, crea un boletín centrado en los temas tratados en su evento. Pide a tus patrocinadores y expositores que aporten ideas, artículos o fotos. Sigue añadiendo valor después del evento, y se convertirá en una experiencia integral. 

Bien, pero ¿cuándo se trata de mi marca? Amigos míos, ahí es donde entran en juego los datos del evento. Aunque pueda parecer extraño hacer toda la «publicidad» a un paso del evento, es la mejor manera de mantener lo molesto fuera de tu experiencia. 

Utiliza los datos del evento para mejorar la segmentación de los anuncios de las redes sociales y la Red de Display de Google. Añade a los asistentes a una lista de correo directo separada de sus comunicaciones posteriores al evento. Identifica las sesiones más populares y refuerza tu plan de inbound marketing con contenidos relacionados.  

Y recuerda que estuviste allí todo el tiempo. Será como «Girl on Fire» de Alicia Keys: se quedará grabada en la mente de todos durante años, aunque no recuerden dónde la escucharon. Enhorabuena, acabas de atrapar mentalmente a todo el mundo. 

Si necesitas hacer de tu evento una experiencia completa e inolvidable, en Orquidea Technology Group, podemos ayudarte y trabajaremos mano a mano para que los asistentes se sientan los protagonistas. 

Artículo original: https://swoogo.events/blog/how-to-create-event-experiences/  

07 Ago

Posted at 17:15h in Eventos, Seguridad, Tecnología by

Welcome to the OrquideaTech blog, where we explore the latest trends and forecasts for the events industry in 2023, with a focus on in-person events. As a leading technology company specializing in event management solutions, we understand the enduring value of face-to-face interactions. In this article, we’ll discuss the emerging trends that are shaping the future of in-person events and provide a forecast of what to expect in 2023. Dive in and let’s explore the power of in-person experiences!

Return of Face-to-Face Events:

After a challenging period marked by the global pandemic, 2023 will see a strong revival of in-person events. As vaccination rates rise and safety protocols are put in place, people are eager to reconnect and participate in physical events. The power of face-to-face interactions, networking opportunities, and immersive experiences will be appreciated more than ever.

Hybrid event experiences:

While in-person events are regaining prominence, the hybrid event format will continue to flourish in 2023. Organizers will leverage technology to seamlessly blend virtual and in-person elements, creating compelling experiences for both remote and in-person attendees. Hybrid events will offer the flexibility to serve a broader audience while maintaining the unique benefits of physical interactions.

Immersive and experiential environments:

In 2023, expect to see an increase in immersive and experiential environments at in-person events. Event organizers will go beyond traditional settings and embrace interactive installations, sensory experiences, and creative event designs. From augmented reality (AR) and virtual reality (VR) activations to interactive displays and live presentations, events will aim to captivate attendees and leave a lasting impression.

Information security at events as a competitive advantage

Health and Safety Precautions:

Health and safety measures will continue to be a priority in 2023. Event organizers will implement robust protocols to ensure the well-being of attendees, including enhanced sanitizing practices, social distancing measures, and temperature checks. Clear communication about security measures will be crucial to instill trust among participants and create a safe event environment.

Personalization through Data Insights:

In-person events will leverage data-driven insights to deliver personalized experiences by 2023. Through registration data, attendee preferences, and behavioral analytics, organizers can curate custom content, custom agendas, and targeted networking opportunities. Attendees will benefit from more relevant and meaningful event experiences, driving deeper engagement and satisfaction.

Sustainable Event Practices:

Sustainability will continue to be a key focus in the events industry in 2023. Organizers will strive to reduce waste, adopt green practices and promote sustainable event design. From using renewable energy sources and eco-friendly materials to implementing recycling initiatives, events will prioritize environmental responsibility. Attendees will appreciate events that align with their values ​​and contribute positively to the planet.

Conclusion:

As we look ahead to 2023, the power and importance of in-person events cannot be overstated. With the return of face-to-face interactions, the events industry will see renewed energy and enthusiasm. By embracing hybrid event experiences, creating immersive environments, prioritizing health and safety, leveraging data insights for personalization, and embracing sustainability, event planners can deliver exceptional and memorable personal experiences. OrquideaTech remains committed to providing cutting-edge event management solutions that enable organizers to navigate these trends and create extraordinary events.

04 Jul

Posted at 17:12h in Eventos, Seguridad, Tecnología by

En la era digital que atravesamos, los datos y la información de los eventos se han trasladado a la nube, esto aporta numerosas ventajas: espacio de almacenamiento, disponibilidad inmediata, facilidad en el tratamiento, velocidad en el procesamiento y un largo etcétera, de eso no hay duda, sin embargo, trae consigo nuevos desafíos relacionados con la seguridad. En este artículo veremos lo importante que es la seguridad de la información en eventos como ventaja competitiva.

En el sector de los eventos, está implícito el proceso de recopilar, tratar y el almacenar múltiples datos, algunos de ellos, datos de carácter personal (en ocasiones sensibles). Esto corresponde a todos los implicados en el evento: asistente – organizador – proveedor. Es esencial garantizar que estos datos estén protegidos contra ciber amenazas además de cumplir con las regulaciones de privacidad vigentes. Una pérdida o filtración de datos constituye un incidente que tiene implicaciones diversas tales como: pérdida de confianza, robo de identidades, multas y sanciones, daño a la imagen corporativa, costos de remediación y hasta un impacto en la continuidad del negocio. 

Normalmente en las organizaciones se adoptan altos estándares de seguridad en todas y cada una de las diferentes áreas, entonces ¿por qué no hacer lo mismo cuando se organiza un evento? 

Existen varias acciones para establecer un perímetro de seguridad alrededor de la información, a continuación, te detallamos algunas: 

  • Clasificar la información: la confidencialidad es un eje transversal entre todos los implicados en el desarrollo de un evento por lo que se deben establecer niveles de confidencialidad para cada grupo y un proceso para el intercambio de información, con ello se minimizan los incidentes. 
  • Implementar controles de acceso: el uso de contraseñas robustas, autenticación de doble factor y sistemas de inicio de sesión, son fundamentales para protegerse del acceso no autorizado. 
  • Compartir la información de forma segura: se debe procurar el uso de herramientas, plataformas, apps, que cuenten con un estándar de seguridad cuando se intercambia información entre dos o más grupos. Este punto se relaciona con los anteriores, pues la herramienta elegida debe al menos tener un panel de control para los accesos, gestión de permisos, encriptar la información, tracking de los usuarios, entre otras características propias de la seguridad. 
  • Anticiparse y/o reaccionar: llevar a cabo un análisis de amenazas, vulnerabilidades y capacidad de respuesta ante un fallo en la seguridad de la información es casi que obligatorio. Contar con un plan de recuperación y procedimientos ante desastres puede ser decisivo. 

En lo que respecta a los proveedores, estos deben contar con plataformas tecnológicas a ser posible certificadas en lo relativo a la seguridad en la información, de esta forma complementamos las medidas que como empresa adoptemos internamente. Existen algunas certificaciones internacionales tales como ISO27001 y SOC2 que aseguran que la tecnología y los procesos de los proveedores que las poseen, han implementado rigurosos controles de seguridad y prácticas de gestión de riesgos. 

Por otra parte, disponer de un proveedor de hosting de máxima calidad es crucial. AWS (Amazon Web Services) es ampliamente reconocido en la industria por su enfoque en la seguridad y la protección de datos. Ofrece infraestructuras robustas y altamente seguras, con medidas de seguridad avanzadas, tales como: 

  • Seguridad física: Los centros de datos de AWS cuentan con estrictos controles de acceso, vigilancia 24/7 y medidas de protección contra incendios y desastres naturales. 
  • Protección de datos: AWS implementa encriptación de datos en tránsito y en reposo, así como servicios de gestión de claves y opciones de control de acceso granular. 
  • Cumplimiento normativo: AWS cumple con numerosos estándares y regulaciones de seguridad, como ISO 27001, SOC2, GDPR, entre otros, garantizando la protección de la información. 

El uso de mecanismos de seguridad vinculados a la protección de la información en todas las fases del evento (planificación, desarrollo y post-evento) trasmite confianza a todos los implicados, lo que permite fortalecer las relaciones colaboración a largo plazo entre organizadores – proveedores y en el caso de los asistentes, brindar la tranquilidad de que sus datos están protegidos. Sin duda, esto incrementará la satisfacción y será una ventaja competitiva en un sector que cada vez se preocupa más por la seguridad de la información. 

Si quieres contar con un aliado tecnológico comprometido con la seguridad de la información, no dudes en comentarnos acerca de tu evento, en Orquidea Technology Group contamos con la certificación ISO 27001 y nuestras herramientas tecnológicas están alineadas con la protección de datos. 

29 Ago

Posted at 13:47h in Eventos, Eventos Híbridos, Eventos Presenciales, Eventos Virtuales, Networking by

¿Te has dado cuenta de que los eventos presenciales están apareciendo de nuevo por todas partes? Trabajar en el sector de los eventos ofrece una visión a vista de pájaro de la humanidad en general, a menudo de forma interesante. En particular, en los últimos meses se ha visto el conflicto entre dos fuerzas increíblemente fuertes y determinantes. Por ello, vamos a analizar un poco la sociología de los eventos presenciales, para ver por qué pasa esto.

La primera es la necesidad humana de interacción. Los estudios nos muestran que la interacción cara a cara con otros seres humanos es una necesidad en nuestras vidas. No sólo eso, sino que se ha demostrado que las reuniones aumentan la salud mental, física y emocional, así como la duración de la vida. Sencillamente, los seres humanos necesitan reunirse.

Pero hay otra fuerza que se ha asomado grande y poderosa en nuestro mundo en los últimos dos años o más. Obviamente, es la pandemia del COVID-19.

El año 2020 fue testigo de un cierre casi total de cualquier reunión significativa en persona, con la gente asomando la cabeza y saliendo de sus proverbiales agujeros a medida que las olas de infección iban y venían.

Desde el pico de la variante Omicron a principios de 2022, los casos en el mundo en general se han mantenido estables.

Entonces, ¿por qué, si los casos se mantienen en un nivel medio a generalmente, a nivel mundial, los eventos en persona están subiendo como la espuma?

Creo que la sociología tiene la respuesta.

Cara a cara

Las interacciones cara a cara tienen algo especial. De hecho, hay una brecha entre una relación por vídeo y una relación en persona que no se puede salvar del todo, ni siquiera con esfuerzos conscientes. Por eso, los trabajadores a distancia aprecian tanto las reuniones de empresa. Un equipo que se conoce en persona estará más dedicado a trabajar con sus compañeros que uno que no lo hace. De hecho, un equipo que sabe que pronto se reunirá en persona, sentirá algo de la misma presión interpersonal. Porque esa cara en una pantalla… sigue siendo una cara en una pantalla.

Lo mismo puede aplicarse a tantos ámbitos de la vida: la escuela, los conciertos, los deportes, las reuniones de negocios, las fiestas, lo que sea. Es mejor en persona.

Lo digital al rescate

Ahora bien, queremos dar crédito a quien lo merece: somos grandes fans de lo digital, porque, bueno, ha permitido que toda la industria de los eventos siga funcionando. Y no creemos que vaya a desaparecer pronto. De hecho, creo que veremos muchos eventos presenciales que se retransmiten en directo a los asistentes online (y que se guardan para publicarlos como contenido permanente).

Enfréntate a ello

Incluso cuando somos pequeños, las caras son de vital importancia para nuestro desarrollo. Gravitamos hacia las caras incluso antes de poder hablar, y esa preferencia se hace más fuerte a medida que crecemos. Por eso no es de extrañar que Zoom, en lugar de las simples transmisiones de audio, se convirtiera en la norma cuando las comunicaciones se volvieron digitales. No es perfecto, pero al menos hay una cara. Cuando se da la posibilidad de elegir entre ver a alguien en una pantalla o escucharlo en persona, en igualdad de condiciones, casi todo el mundo opta por la opción en persona.

En el sector de los eventos, esta preferencia es masiva. Un estudio publicado en Harvard Business Review reveló que una solicitud de negocios en persona tiene 34 veces más probabilidades de obtener un sí que un correo electrónico. No es de extrañar que muchos de nuestros clientes estén ansiosos por volver a hacer esas peticiones en persona.

Las solicitudes comerciales no se limitan a las ventas. Considera las siguientes solicitudes comerciales:

  • Donar a una causa.
  • Comprometerse con objetivos de equipo ambiciosos.
  • Solicitar un aumento de sueldo.
  • Ser voluntario.

Esta lista representa una parte de los eventos que realizan nuestros clientes. Sea cual sea el objetivo de tu empresa, lo más probable es que busque una ventaja al poder mirar a sus asistentes a la cara.

La mascota del profesor

El aprendizaje en persona es el estándar de oro para las escuelas de primaria y secundaria, pero esos beneficios se extienden al mundo de los adultos. Muchos clientes utilizan los eventos para instruir a sus asistentes: ya sean empleados, clientes de formación continua o miembros de la comunidad. La enseñanza es un elemento clave de los eventos.

¿Qué hace que el aprendizaje presencial sea tan eficaz? Al igual que siempre nos esforzamos por convertir un evento en una experiencia, existe un concepto llamado aprendizaje experimental que puede explicarlo. Este concepto sugiere que el 70% de nuestro aprendizaje más eficaz proviene de la práctica. Incluso si ese hacer es simplemente una escucha activa, comprometida con un profesor que comparte el mismo espacio. Toda tu atención está más centrada si estás en el mismo lugar que tu instructor.

En el nivel de primaria y secundaria, donde las mediciones son más uniformes, es indiscutible que los países que se arriesgaron a devolver a sus alumnos el aprendizaje en persona tuvieron menos pérdidas de aprendizaje. El resultado de la relación coste-beneficio depende de cada uno. Pero lo que también ha quedado claro en el sector de los eventos, es que las empresas están dispuestas a ofrecer al menos el riesgo de los eventos presenciales a sus clientes, y obtener un nivel de beneficio similar.

Los eventos son el estándar de oro

No hay ninguna otra industria en el mundo que se centre más en las reuniones que la industria de los eventos. Eso es lo que son los eventos: grandes reuniones profesionales. Así que toda esta investigación y sociología significa mucho para nosotros. Estudiamos constantemente lo que hace que la gente acuda a los eventos, lo que hace que un evento sea impactante y lo que hace que los asistentes vuelvan.

De hecho, en un artículo del Washington Post, Nancy Neipp, directora de eventos globales de Cisco, dice: «Los eventos son una plataforma para traducir nuestra estrategia empresarial en experiencias audaces y envolventes que aceleran el compromiso con el público». Estamos totalmente de acuerdo.

En tiempos pasados, te reunías con una comunidad más pequeña. La gente no volaba a los eventos; realmente no viajaban muy lejos, en general. Tu comunidad solía ser la gente con la que crecías. ¿Has oído hablar de una fiesta de barrio? Solía significar literalmente la gente de tu barrio. Ahora, para bien o para mal, es menos probable que conozcamos a nuestros vecinos, pero más probable que viajemos cientos de kilómetros para asistir a un evento con un amigo o compañero de trabajo. Todo el sector de los eventos existe para facilitar las reuniones. Para las empresas como Orquidea Tech Group, lo ideal es proporcionar la tecnología para que cualquiera para reunir a la gente. Estamos muy orgullosos de ello. Por eso existimos, y por eso existe nuestra industria.

¿Por qué arriesgarse?

El otro día nos encontramos con en una entrada de blog titulada “La magia de conocer a la gente en persona que cambia la vida”. En él se describe cómo ya estamos perdiendo muchas de nuestras interacciones cara a cara por culpa de Internet, los mensajes de texto y la simple tendencia a, por ejemplo, no conocer a nuestros vecinos. Lo que nos resultó especialmente interesante es que esta entrada del blog se escribió en 2019. Un problema que ya ocurría en 2019 ha crecido exponencialmente en los últimos dos años o más.

Entonces, ¿por qué hay tanta gente que arriesga su salud física para asistir a diversos eventos presenciales? Porque la salud mental y emocional también es muy vital. Depender únicamente de las interacciones digitales nos abre a la normalización de cosas como las relaciones parasociales, formas de comunicación (normalmente digitales) que cada vez más cerebros humanos están torciendo en una definición sesgada de la amistad. Las redes sociales, con todos sus aspectos positivos, son un factor importante en esta redefinición de las relaciones.

Sencillamente, no hay nada que supere a la persona. Es la ciencia. Y lo que estamos viendo en el sector de los eventos – tanto por parte de los profesionales con los que trabajamos como por los informes de sus asistentes – es que la gente está ávida de esa interacción humana en el mismo espacio.

Tú decides

Nada de lo expuesto en este artículo debe interpretarse como un consejo sobre qué nivel de contacto físico es el mejor y más seguro para ti. Tú decides. ¡Pero si, como nosotros, te has preguntado qué es lo que está empujando a tanta gente a los eventos en persona ahora, aunque en muchos lugares las cifras de COVID son más altas que en esta época del año pasado, tal vez esta breve mirada a la sociología de las reuniones te dará lo que nos gusta llamar un momento de revelación!

Sin presiones. ¿Todavía te mantienes alejado de las masas? Hazlo. ¿Estás preparado para arriesgarte a ir en persona? Hazlo.

Por nuestra parte, y como compromiso con el sector, seguimos trabajando en proporcionar las mejores soluciones tecnológicas para llevar a cabo eventos en cualquier formato, desde un gran congreso presencial hasta eventos corporativos híbridos /virtuales. ¡Contacta con nosotros e infórmate sin compromiso!

Artículo original: https://swoogo.events/unconventional/the-sociology-of-in-person-events/

29 Ago

Posted at 13:11h in Apps para eventos, Engagement, Eventos, Tecnología by

Es probable que la creación y el intercambio de una videoteca no sea lo primero en lo que piensen los organizadores de eventos al planificar sus conferencias presenciales. Sin embargo, los vídeos «suscitan una amplia gama de motivaciones», como compartir la pasión, iniciar conversaciones y buscar opiniones. Se parece mucho a lo que queremos que hagan nuestros asistentes a los eventos, por lo que en este artículo vamos a ver 7 formas inteligentes de incorporar el vídeo a tu estrategia de eventos.

La creación de vídeos es mucho más fácil hoy en día, ya que los planificadores de eventos tienen experiencia con los eventos virtuales y, de nuevo, tienen la posibilidad de grabar contenidos in situ. Sin embargo, el reto sigue siendo que se necesitan múltiples herramientas y plataformas para crear, alojar y compartir contenidos de vídeo. Creemos que tener la capacidad de gestionar el contenido de vídeo dentro de tu plataforma de eventos simplificará tus flujos de trabajo y creará una experiencia superior para tus asistentes.

La nueva función de biblioteca de vídeo de la plataforma de eventos de EventMobi, nuestro partner, significa que tu aplicación de eventos ahora cumple una doble función como plataforma de eventos y como hogar en línea para todos tus activos de vídeo, ya sea para atraer a tu audiencia en persona o a distancia, crear nuevas e interesantes oportunidades de patrocinio o ampliar el alcance de tu evento durante todo el año.

Si pensabas que volver a la modalidad presencial significaba el fin del vídeo para eventos, sigue leyendo para saber porque te estás perdiendo algo.

1. Aumenta las inscripciones y los ingresos con el acceso a las entradas

A pesar de la creciente demanda de eventos presenciales, no todo el mundo podrá asistir. Además, acabas de pasar dos años construyendo tu audiencia virtual. ¿Por qué ibas a dejarlos atrás ahora? La solución puede ser tan sencilla como ofrecer acceso a contenidos de vídeo a la carta dentro de tu plataforma de eventos.

Si la transmisión en directo de tu evento en persona a los asistentes remotos es demasiado cara y compleja, simplemente grábala y súbela a tu espacio de eventos después. O bien, si puedes conseguir que tus ponentes se pregraben antes de tu evento en directo, libera el acceso al contenido pregrabado al mismo tiempo para asegurarte de que los asistentes remotos no se lo pierdan. Esto simplificará aún más los costes in situ.

También puedes ofrecer un acceso escalonado a diferentes videotecas creadas para fomentar la participación de los miembros, para vídeos de formación continua y de capacitación, o para asegurarse de no perder ingresos potenciales ofreciendo entradas para que los asistentes remotos vean las grabaciones de las sesiones.

2. Simplifica la gestión de contenidos de vídeo

Alojar tus vídeos en tu plataforma de eventos en lugar de en plataformas de vídeo externas como Vimeo o YouTube elimina horas de trabajo administrativo y crea una mejor experiencia para tus asistentes, ya que no verán anuncios o recomendaciones de contenido no relacionadas. Esto significa que puedes mantener el control de los datos de tu evento y de la PII (información personal identificable), lo que es particularmente importante para los eventos que necesitan cumplir con el GDPR.

Si estás transmitiendo en directo las sesiones de tu evento virtual o híbrido, puedes ponerlas a disposición como contenido bajo demanda con sólo unos pocos clics. O bien, si estás cargando archivos de vídeo pregrabados, puedes crear fácilmente un elegante centro de contenido de vídeo con la función de biblioteca de vídeo.

3. Utiliza los vídeos pregrabados para generar emoción

Revelar una muestra de lo que está por venir en tu evento es una gran manera de impulsar las inscripciones a las sesiones. Crea una videoteca con vídeos de ponentes o presentaciones de años anteriores para animar a tu público a asistir a sesiones específicas.

También puedes pedir a tus ponentes que graben un breve vídeo en el que cuenten a tu público más sobre su presentación; puedes hacerlo fácilmente para decenas de ponentes utilizando herramientas como VideoAsk y subir estos vídeos a la App de tu evento o al espacio virtual con la nueva función de Videoteca.

4. Ofrece nuevas oportunidades de patrocinio

Ayuda a los patrocinadores a relacionarse mejor con los asistentes y atraer tráfico a su stand ofreciéndoles canales dedicados para mostrar sus vídeos de productos, demostraciones y contenido educativo en una Videoteca creada sólo para ellos.

También puedes añadir anuncios de los patrocinadores a las grabaciones de las sesiones que se ponen a disposición de los asistentes después del evento como parte del contenido de vídeo a la carta.

5. Crea un centro de aprendizaje durante todo el año

Tus asistentes no pueden estar en todas partes a la vez; elegir entre sesiones simultáneas es difícil cuando la agenda está llena de ponentes y temas increíbles. Para que los asistentes no se pierdan nada, crea una videoteca que puedan utilizar para ponerse al día en su tiempo libre después del evento. No te olvides de utilizar la gamificación o las preguntas de sondeo para crear una experiencia divertida.

¿Has deseado alguna vez poder pedir a un ponente que repita lo que ha dicho? Poner a disposición de los asistentes recapitulaciones después de la sesión puede ayudarles a aprender literalmente a su propia velocidad, permitiéndoles volver a ver vídeos específicos a una velocidad más lenta o rápida.

6. Ofrece una mejor experiencia a la carta

La videoteca de EventMobi incluye un módulo de recomendación que ayuda a los asistentes a navegar y descubrir fácilmente más contenido de vídeo que se ajuste a sus intereses. Los planificadores pueden gestionar fácilmente esta recomendación asignando vídeos en grupos similares.

Las secciones de comentarios debajo de cada vídeo fomentan las conversaciones con otros asistentes y ponentes, y también te ayudarán a recoger valiosos comentarios sobre tu evento y lo que es importante para tu audiencia.

7. Seguimiento de la participación desde un único panel de control

Di adiós al uso de múltiples plataformas para hacer un seguimiento de la participación en el evento. La solución de gestión de vídeo de EventMobi facilita el seguimiento de la participación de la audiencia para que puedas ver todos los análisis de tu evento en una sola plataforma.

Haz un seguimiento de los intereses y las acciones de tu público, incluyendo qué vídeos han visto y durante cuánto tiempo. También puedes utilizar encuestas y preguntas de gamificación para ver quién ha interactuado con qué contenido con el fin de medir el aprendizaje o averiguar qué resonó más con tu audiencia.

¿Cómo funciona la nueva videoteca de EventMobi?

En primer lugar, añade tus vídeos convirtiendo tus transmisiones en directo en una grabación de vídeo a la carta con unos pocos clics, o subiendo directamente vídeos externos al EventMobi Experience Manager.

Etiqueta tus vídeos y crea una sección dedicada con un control de acceso adecuado.

Habilita la función para tu evento para que tus asistentes puedan descubrir y comentar los vídeos directamente desde la aplicación móvil o espacio virtual.

Al utilizar una herramienta como la función de biblioteca de vídeos de EventMobi, no podría ser más fácil simplificar el sistema de gestión de vídeos y aprovechar el poder del vídeo para atraer a tus asistentes. Los vídeos alojados en la aplicación para eventos no sólo pueden entusiasmar a tus asistentes antes de que comience su evento, sino que también pueden llegar a aquellos que podrían asistir a tu evento en persona.

No nos olvidemos de los expositores y patrocinadores: permitirles cargar contenido de vídeo en sus perfiles les ayudará a educar mejor y a atraer a los compradores durante todo el año. Integrar los vídeos en tu estrategia de eventos es una oportunidad sin explotar que te ayudará a crear una mejor experiencia para todos los participantes en el evento.

Si te interesa probar esta nueva herramienta de video, desde Orquidea Technology Group global partner de EventMobi, podemos ofrecerte asesoramiento personalizado sobre cuál será la mejor manera de implementarla en tu evento ¡Contáctanos!

 

Artículo orginal: https://www.eventmobi.com/blog/7-smart-ways-to-add-video-into-your-event-strategy/

05 Abr

Posted at 13:22h in Consejos, Engagement, Eventos, Networking by

Los eventos de networking son una excelente manera de conocer a personas que pueden ayudar a hacer crecer tu negocio. Hoy en día, son más accesibles que nunca, ya que puedes elegir entre un conjunto de eventos en línea. Con la gran cantidad de opciones disponibles, es fácil sentirse abrumado a la hora de decidir en qué debes invertir tu negocio. Este artículo arrojará algo de luz y te dará 7 consejos para elegir el evento de networking adecuado para tu negocio.

1. Considera dónde se reúne tu cliente objetivo

La primera regla para elegir un evento de networking es encontrar a tu público o clientes objetivo. Tener un amplio alcance puede ser estupendo para llamar la atención, pero no ayuda mucho a que tú o tu negocio crezcan si no son convertibles en clientes. Si tienes mercancía promocional, un buen evento de networking debe centrarse en ponerte delante de personas que probablemente estén interesadas en lo que ofreces. No es bueno salir y tratar de establecer una red de contactos con todo el mundo que conozcas, ya que suele haber una trampa en ello; cuanto más diversos sean tus eventos de networking, más difícil será determinar quién es tu verdadero público objetivo.

2. Busca eventos que se ajusten a tu sector

Hay muchos eventos de networking excelentes, pero puede ser difícil encontrar uno específico para tu sector. Muchos grupos de networking están orientados a las nuevas empresas y no a las ya establecidas, lo que hace que muchos propietarios de pequeñas empresas sientan que no tienen un lugar donde encajar. Para encontrar el evento adecuado, deberías probar a asistir a algunos antes de elegir uno para tu negocio.

3. Considera la ubicación y el lugar del evento

Como se ha mencionado anteriormente, es importante que te dirijas a tu público a la hora de decidir a qué evento vas a asistir. Esto significa que es probable que haya eventos de networking que atraigan más a grupos demográficos específicos que otros. Además, tiene sentido tener en cuenta la ubicación del evento a la hora de elegir el evento de networking: si estás interesado en atraer a personas de todo el país a tu negocio, entonces un evento de networking que tenga lugar a nivel nacional puede ser adecuado para ti. Sin embargo, si quieres atraer a gente local cercana, tendría más sentido elegir un evento más cercano en lugar de uno de ámbito nacional.

4. Elige un evento con una mezcla de trabajo y networking.

Algunos eventos de networking se centran más en el aspecto lúdico y social del networking, y pueden ser estupendos para entablar conversaciones y hacer amigos, pero no siempre dan lugar a oportunidades de venta o contactos con personas que puedan ayudar directamente a tu negocio. Un buen evento de networking debe tener una mezcla de actividades sociales y tareas relacionadas con el trabajo. Si lo que te interesa es simplemente conocer gente nueva, asistir de vez en cuando a un evento de networking social es una excelente opción. Sin embargo, si tu objetivo es expandir tu negocio, entonces una mezcla de socialización y trabajo con nuevas personas es el camino a seguir.

5. Considera a cuántos eventos de networking debes asistir

No hay una cifra fija sobre el número de eventos a los que deberías asistir, ya que dependerá de lo que busques. Si sólo quieres conocer a algunos amigos nuevos, probablemente puedas arreglártelas con un número menor. Sin embargo, si lo que buscas es hacer contactos importantes que puedan conducir a más negocios para tu empresa, sería conveniente asistir a tantos eventos de networking como sea posible. Algunos expertos sugieren probar entre 5 y 10 eventos diferentes antes de elegir el tipo ideal para su negocio.

6. Piensa en el tipo de evento

Existen muchos tipos de eventos de networking, que van desde un asunto organizado con un plan específico hasta un revoltijo de personas que se reúnen por su cuenta. Una buena combinación sería un evento de reunión en el que se conoce el enfoque y el marco temporal del evento, pero que permite a la gente interactuar fácilmente con los demás como si se tratara de un evento de networking abierto. Elegir eventos fáciles y cómodos es una buena idea, para no sentirse abrumado o distraído por otros factores.

7. Haz un seguimiento de las personas que despierten tu interés

Esta es, quizás, una de las partes más críticas de cualquier evento de networking. Hay muchos consejos y trucos para ayudarte a recordar los nombres de las personas, pero no importa lo bien que conozcas sus nombres si no haces nada con la pista. Siempre hay que hacer un seguimiento de cualquier persona que parezca estar interesada en tu negocio o en el lanzamiento de un producto. Para ello, envíales correos electrónicos, llámales por teléfono o invítales a otro evento de networking.

Además también vamos a revisar cómo sacar el máximo partido al evento de networking que finalmente escojas:

Mientras estés en el evento, tienes que aprovechar al máximo a los demás asistentes y hacer crecer tu negocio y tu marca. A continuación te explicamos cómo hacerlo sin esforzarte.

Ten un plan

El activo más valioso en cualquier evento de networking es el tiempo que pasas allí. Puede ser muy fácil ir a un evento y olvidar el objetivo final de asistir. Por eso es importante tener en cuenta lo que quieres de la reunión. Asegúrate de saber a quién buscas y qué interés común os une a ambos. También debes tener en cuenta el propósito del evento y si encaja con tus objetivos empresariales.

Dar siempre antes de recibir

La primera lección en cualquier evento de networking es dar siempre antes de recibir. ¿Por qué? Porque esto hará que los demás quieran ayudarte a cambio cuando descubran lo buena persona que eres. ¿Cómo dar? Si no conoces a nadie en el evento, simplemente preséntate a alguien, como un recepcionista, y ofréceles tu ayuda de cualquier manera posible.

La autenticidad siempre gana

Ser genuino es una de las mejores maneras de hacer amigos en los eventos de networking. Dicho esto, debes dar una imagen positiva y abierta de ti mismo. No tengas miedo de mostrar tu verdadero yo y dar detalles personales como aficiones e intereses. Recuerda que la gente quiere conocerte más personalmente, pero no se tomarán el tiempo de conocerte si no eres genuino delante de ellos.

Sé intrigante

Este es el secreto para impresionar a los demás en un evento de networking. Intenta ser un poco intrigante en lo que dices y haces. Por ejemplo, supongamos que conoces a alguien que asiste al mismo evento de networking con los mismos intereses. Puedes encontrar algo único sobre el evento y pedirle que comparta su opinión también. Hacer preguntas hace que la gente sienta que te interesa lo que tienen que decir. Cuando lo hagan, asegúrate de escuchar atentamente y prestarles toda tu atención. Siempre se puede aprender de los demás.

En conclusión, los eventos de networking pueden ser una gran manera de hacer crecer tu negocio, pero gran parte del resultado está determinado por la cantidad de gente que conozcas allí. Cuando planifiques el networking, recuerda todos estos consejos y saca el máximo partido a los eventos. Aunque puede ser fácil conectarse y quedarse con una persona en todo momento, el truco está en equilibrar el tiempo que se pasa con una persona. Sé valiente, no tengas miedo.

Orquidea participa activamente en varios eventos de networking a lo largo del año, en muchas ocasiones como proveedor tecnológico. Si te interesa saber sobre nuestras soluciones para este tipo de eventos, no lo dudes más y contáctanos.

Artículo original: https://www.markletic.com/blog/7-tips-for-choosing-the-right-networking-event-for-your-business/

21 Mar

Posted at 17:14h in Eventos, Eventos Híbridos by

En los primeros días de 2020, muchos organizadores de eventos tuvieron que hacer un rápido giro para ofrecer conferencias sólo virtuales. Esto, por supuesto, presentó algunos desafíos importantes. Los planificadores de eventos tuvieron que aprender sobre la marcha cómo conectar e involucrar a sus asistentes a través de las conferencias virtuales, por no mencionar la enorme curva de aprendizaje técnico que conlleva la celebración de un evento exclusivamente online. Pero este giro también trajo consigo una serie de beneficios. Se podía llegar a un público más amplio en lugares lejanos, se podía dar cabida a los ponentes que no podían asistir en persona y se podía reducir el gasto al eliminar aspectos costosos como la reserva de locales. Ahora, afortunadamente, hemos encontrado una nueva normalidad, en la que los eventos en persona ya no son imposibles. Pero los planificadores de eventos inteligentes no se han olvidado de todas las ventajas que aportaban los eventos virtuales que organizaban. Así, ha surgido el evento híbrido, la combinación perfecta de reuniones presenciales y virtuales. En este artículo verás una estrategia de 9 pasos para planificar tu evento híbrido y que sea un éxito.

Si estás planeando un evento híbrido, estamos para ayudarte. Hemos aprovechado los conocimientos de nuestros experimentados gestores de éxito de eventos y especialistas en transmisión en directo para ofrecerte esta estrategia paso a paso para planificar un evento híbrido que salga bien.

¿Qué es un evento híbrido?

Un evento híbrido combina a la perfección elementos online y presenciales, creando una experiencia atractiva para todos los asistentes (sin importar dónde estén). El organizador del evento puede ofrecer bibliotecas de contenidos virtuales permanentes u oportunidades de establecer contactos virtuales continuos para patrocinadores, ponentes y asistentes.

Paso 1. Determinación de los aspectos presenciales y virtuales de tu evento híbrido 

El primer paso en la planificación de cualquier evento es determinar su alcance. Debes conocer el tamaño y la complejidad de tu evento, para poder trazar un calendario preciso de preparación.

Para empezar, siéntate con tu equipo de planificación y responde a estas preguntas:

  • ¿A cuántas personas tenemos previsto invitar al evento presencial?
  • ¿Cuántas entradas «sólo virtuales» queremos vender/distribuir para este evento?
  • ¿Cuáles son los componentes del acto que deben celebrarse en persona?
  • ¿Qué métodos utilizaremos para atraer a nuestros participantes virtuales?
  • ¿Cuáles son los activos digitales más importantes que queremos obtener de este evento?

Dependiendo del tamaño y la escala de tu evento, deberías empezar a planificar con una antelación de entre un año y seis semanas.

Paso 2. Preparar el espacio para tu evento híbrido

El siguiente paso en el diseño de un evento híbrido es la construcción del espacio para eventos en el que gestionarás varios elementos de tu evento, antes, durante y después de que se haya puesto en marcha.

La Plataforma de Eventos Híbridos que ofrecemos en Orquidea Tech está diseñada específicamente para este propósito.

Puedes crear un espacio de evento con tu marca que sea accesible en cualquier dispositivo y como una aplicación de evento móvil dedicada. Tu público utilizará la aplicación móvil del evento (asistentes presenciales) o el espacio virtual del evento (asistentes virtuales) para navegar por el evento, interactuar con los ponentes del evento, los patrocinadores y entre sí, ver las transmisiones en directo de las sesiones y los vídeos pregrabados, y participar en encuestas, concursos y retos de gamificación.

En el espacio del evento también se creará la biblioteca de contenidos virtuales, a la que los participantes podrán acceder fácilmente para ponerse al día con las sesiones que se perdieron o volver a ver las que les resultaron especialmente atractivas.

Como resultado, tendrás un único lugar para gestionar todo tu evento, y tus asistentes tendrán una experiencia fácil de usar, envolvente y atractiva que hace que el evento híbrido sea fluido y memorable.

Una vez que hayas sentado las bases de tu espacio para eventos, puedes pasar a los aspectos técnicos y de marketing de la planificación de un evento híbrido.

Paso 3. Cómo despertar el interés por tu evento híbrido

Dar a conocer tu evento es importante, y hay algunas cosas adicionales que debes hacer cuando promueves un evento híbrido.

Además de todas las tácticas tradicionales de marketing de eventos, asegúrate de informar a tu público de todas las oportunidades que ofrece el formato híbrido.

En tus materiales de marketing, destaca que los participantes que decidan asistir virtualmente seguirán obteniendo la experiencia interactiva de alta calidad que supone asistir a un evento presencial. Estas son algunas de las frases que puedes utilizar en sus promociones:

  • Puedes ver los eventos en directo en tiempo real.
  • Participa con los ponentes y otros asistentes a través del chat de la sesión en directo, las encuestas y las preguntas.
  • Construye tu red de contactos con sencillas reuniones virtuales 1:1 o grupales.
  • Visita los stands virtuales de los patrocinadores.
  • Haz preguntas y participa en debates, sin importar dónde te encuentres.
  • Accede a todo el contenido de nuestro evento a tu ritmo y en tu horario.
  • Accede a contenidos exclusivos entre bastidores.
  • Accede a sesiones de networking antes y después del evento.

También hay ventajas específicas de los híbridos que puedes destacar para tu público presencial. Los asistentes presenciales tendrán acceso a los contenidos en directo, por lo que podrán salir a atender una llamada telefónica o volver a su habitación para disfrutar de un poco de tranquilidad, sin tener que perderse ninguno de los eventos que les gustaría ver.

También podrán relacionarse con personas que no están en el evento, personas que nunca conocerían si el evento fuera sólo presencial.

Asegúrate también de informar a los asistentes de la flexibilidad del evento. Las circunstancias inesperadas (como los cambios en las restricciones sanitarias y de seguridad o el mal tiempo) facilitan que tu público pase de asistir en persona a hacerlo virtualmente, o viceversa.

Paso 4. Planificar el espacio presencial para tu evento híbrido

Mientras que nuestro equipo te ayuda a configurar el espacio de tu evento, puedes centrar tu atención en el lugar físico donde recibirás a tus asistentes en persona.

Por supuesto, deberás tener en cuenta todas las consideraciones que tendrías al planificar un evento presencial: la cantidad de espacio que necesitarás, la ubicación del lugar, los costes de la comida y la bebida, la accesibilidad y los servicios, etc.

Pero hay una consideración muy importante que es fácil de pasar por alto cuando se planifica un evento híbrido:

¿Qué velocidad tiene Internet en el lugar de celebración?

Para transmitir con éxito tus contenidos en directo, necesitarás una conexión a Internet fiable y de alta velocidad. A menudo, los edificios más antiguos no tienen el ancho de banda necesario para transmitir contenido de alta calidad, así que asegúrate de tener esto en cuenta al tomar la decisión.

Nuestros especialistas en producción virtual estarán encantados de ayudarte a probar el Internet en el lugar elegido, para asegurarte de que está (literalmente) a la altura. Y en el caso de que se produzcan dificultades técnicas durante el evento, el equipo audiovisual virtual estará preparado en una ubicación remota, para asegurarse de que los asistentes virtuales no se queden a oscuras.

Paso 5. Alineación de los equipos audiovisuales presenciales y virtuales

Cuando trabajes con nosotros, tendrás la posibilidad de tener un equipo audiovisual dedicado a gestionar todos los elementos de transmisión en directo de tu evento.

En las semanas previas al evento, se coordinarán directamente con el equipo audiovisual in situ. (En algunos casos, nuestros clientes utilizan un equipo AV que han contratado por separado o a través del lugar de celebración).

Estos dos equipos se encargarán de los aspectos técnicos de la transmisión en directo de eventos virtuales para todos tus asistentes. Nuestros profesionales han dirigido muchos eventos híbridos con éxito, por lo que saben exactamente qué preguntas hacer y qué medidas tomar para asegurarse de que todo esté listo para la fecha de lanzamiento.

Paso 6. Preparar a los ponentes, moderadores y patrocinadores

El éxito de tu evento depende de que los presentadores y patrocinadores tengan confianza y sean atractivos, lo que significa que deben estar bien preparados antes de subir al escenario o enfrentarse a la cámara.

En el caso de los asistentes presenciales, deberá prepararse como lo haría normalmente: ofrece a los ponentes la oportunidad de ver el lugar y practicar su charla con antelación, asegúrate de que conocen los detalles de su programa y ten preparadas todas sus presentaciones y su marca con antelación.

Deberás informar a todos los ponentes y patrocinadores sobre los aspectos híbridos del lugar de celebración. Recuerda que algunos ponentes pueden no poder asistir en el último momento, por lo que es bueno que sepan qué esperar si tienen que hacer una presentación virtual.

Una vez más, nuestro equipo audiovisual está aquí para asegurarse de que tus ponentes virtuales estén bien preparados. Se asegurarán de que la cámara de su casa e Internet estén configurados para soportar la transmisión y se encargarán de integrar el contenido que corresponde a cada orador.

A la hora de informar a tus ponentes virtuales, hay algunos consejos que debes darles con antelación:

  • Asegúrate de que disponen de un espacio tranquilo y bien iluminado desde el que presentar.
  • Asegúrate de que disponen de un micrófono y una cámara web de alta calidad para la transmisión.
  • Aconséjales que eviten joyas u otros accesorios que puedan interferir con el sonido.
  • Comprueba su velocidad de Internet para asegurarte de que puede soportar la transmisión.

Paso 7. Pon en marcha tu evento. Es el momento de tu evento híbrido 

Si has realizado todos los pasos anteriores, estarás bien preparado cuando finalmente llegue el momento de poner en marcha tu evento.

Todo este trabajo debería hacer que el evento se desarrolle sin problemas de principio a fin. En el caso de que surja algún imprevisto, estarás en buenas manos con los profesionales nuestros profesionales en tu equipo.

La flexibilidad que has incorporado a tu evento híbrido durante la fase de planificación también te facilitará el giro y el cambio de las cosas, en caso de que necesites cambiar diferentes aspectos de tu evento entre lo virtual y lo presencial.

En otras palabras, puedes respirar tranquilo y disfrutar del evento.

Paso 8. Convierte tu evento híbrido en una mina de oro de contenidos 

Una de las mayores ventajas de organizar un evento híbrido es la cantidad de contenido que obtendrás después. Cada ponente, presentador, panel o patrocinador que haya presentado en su evento puede transformarse en un contenido a largo plazo y siempre disponible para los asistentes y para aquellos que no pudieron asistir.

Puedes integrar estas charlas en el contenido de tu sitio web, presentarlas en las redes sociales e incluso utilizarlas para promocionar tu próximo evento.

Nuestro equipo puede ayudarte a transformar tu evento en una biblioteca virtual de contenidos. Podemos construir este espacio digital para ti, o exportar el contenido para que lo distribuyas y utilices como quieras.

Paso 9. Retrocede y analiza los resultados

Cuando haya acabado el evento, es una buena idea hacer un balance de cómo ha ido todo. Hay algunas preguntas más que tu equipo puede hacerse para evaluar el evento:

  • ¿Qué tipo de comentarios estamos recibiendo de los asistentes virtuales y presenciales?
  • ¿Qué imprevistos se produjeron y cómo los gestionamos?
  • ¿Cuáles fueron los mejores y más emocionantes momentos del evento?
  • ¿Cumplimos los objetivos que nos fijamos al principio del proceso de planificación?
  • ¿Cuáles fueron las principales lecciones que aprendimos al organizar un evento híbrido?
  • ¿Qué haremos diferente la próxima vez?

Medición del ROI de los eventos híbridos

Los usuarios de nuestra plataforma para eventos tienen acceso a un panel de análisis avanzado que puede ofrecerle información sobre la tasa de participación y el ROI de su evento. Puedes utilizar toda esta información para saber lo que ha funcionado (y lo que no) y así poder ofrecer eventos híbridos aún más exitosos en el futuro.

La planificación de un evento híbrido puede parecer intimidante al principio, pero una estrategia sólida puede eliminar gran parte del estrés. Utiliza esta fórmula para planificar tu próximo evento híbrido, y casi seguro que escucharás comentarios positivos de todos tus asistentes, independientemente de si se unieron a tu evento en vivo en la sede o disfrutaron de la experiencia desde casa.

Orquidea Technology Group está aquí para hacer que tu próximo evento híbrido sea un éxito rotundo. ¿Listo para empezar? Obtén más información sobre nuestra plataforma y diferentes tecnologías para eventos híbridos, agendando una demostración. ¡Contáctanos sin ningún compromiso!

Artículo Original: https://www.eventmobi.com/blog/hybrid-event-strategy/

21 Feb

Posted at 10:59h in Consejos, Eventos by

Establecer un presupuesto para un evento es un paso crucial durante la fase de planificación, justo después de fijar sus metas y objetivos. Un presupuesto es una previsión detallada de lo que ocurrirá financieramente en su evento. Ayuda a controlar los gastos y los ingresos, y mide el éxito de la reunión o del evento, en este artículo te contamos todo lo que necesitas saber del presupuesto de un evento.

Nunca se insistirá lo suficiente en la importancia de un presupuesto para un evento. Aunque la creación y gestión de un presupuesto bien planificado lleva tiempo, puede significar la diferencia entre el éxito y el fracaso.

Según un informe de Meeting Professionals International (MPI) y la empresa audiovisual PSAV, cuando se preguntó a los planificadores de eventos sobre la capacidad general de su organización para elaborar presupuestos, esto es lo que dijeron:

  • El 6% declaró que «tiene suerte de tener un proceso”
  • El 30% dijo que los procesos existen sólo por proyecto.
  • El 33% mencionó que existen normas y procesos para la organización.
  • El 28% contestó que su organización gestiona los recursos y procesos por ellos.

¿Cuál es el punto de partida de un presupuesto para eventos?

A la hora de elaborar el presupuesto de tu evento, lo mejor es determinar qué significa el éxito financiero para tu evento y cómo quieres medirlo. Para ello, debes enumerar todos los posibles gastos e ingresos que probablemente se producirán en tu evento. Ten siempre presente el flujo de caja. Una vez que hayas elaborado tu presupuesto, tendrás que hacer un seguimiento y revisarlo periódicamente para asegurarte de que se mantiene dentro de los recursos asignados.

Determina qué significa para ti el éxito financiero y cómo se relaciona con el presupuesto de tu evento

Uno de los primeros pasos de todo planificador de eventos es preparar un presupuesto para el evento y predecir con la mayor exactitud posible si el evento generará beneficios, pérdidas o un punto de equilibrio. Sin embargo, determinar lo que significa el éxito financiero para tu evento depende del tipo de evento y de los objetivos. Por ejemplo, una cumbre de liderazgo suele ser deficitaria, los eventos de asociaciones suelen ser eventos que alcanzan el punto de equilibrio, y las ferias comerciales suelen ser la mejor oportunidad para obtener beneficios.

Antes de seguir planificando tu presupuesto, debes conocer las necesidades de tu organización. El presupuesto de tu evento es en realidad una previsión, o proyección, de todos los gastos e ingresos que se producirán en tu evento. No podrás prever todos los gastos e ingresos desde el principio, y algunos de ellos podrían incluso cambiar con el tiempo. No obstante, es necesario planificar el presupuesto teniendo en cuenta los gastos e ingresos más comunes.

Presupuesto del evento: Pasos rápidos para planificar el suyo

A la hora de elaborar el presupuesto del evento, es primordial identificar qué partidas representan gastos y cuáles son fuentes de ingresos que pueden cubrir los costes. Además, hay que distinguir entre costes fijos y variables para poder prever eficazmente el presupuesto de tu próximo evento.

Uno de los principales retos para los planificadores es asegurarse de que gestiona cuidadosamente los gastos e ingresos para alcanzar los objetivos financieros que ha establecido su organización, así como medir con precisión el éxito de su evento. Los gastos e ingresos que debes contabilizar variarán en función de si organizas eventos presenciales, virtuales o híbridos.

Costes fijos y variables

También es crucial diferenciar entre gastos o costes fijos y variables. Los costes fijos son los que no cambian en función del número de asistentes. Estos costes se calculan como una cantidad total. Los costes variables son los que cambian en función del número de asistentes. Estos costes se calculan por persona.

Gastos de los eventos presenciales

Según una encuesta de la Asociación Profesional de Gestión de Convenciones (PCMA), el 36% de todos los gastos de los eventos presenciales corresponden únicamente a la comida y las bebidas (F&B). El siguiente gráfico muestra una visión general de los gastos más comunes en reuniones y eventos. Ten en cuenta que la tecnología para eventos puede incorporarse a todos estos gastos comunes. Por ejemplo, una aplicación tecnológica para eventos puede ayudar con el marketing y la promoción permitiendo a los planificadores de eventos enviar notificaciones sobre los oradores principales y el registro.

Tu evento se centra en la experiencia de los asistentes, por lo que debes asegurarte de que el gasto que realizas añade valor a tu público objetivo. A los asistentes no les importa si pagas 140€ por un galón de café o 25€ por persona por un desayuno continental. Sin embargo, sí que les importa que la experiencia sea buena, y la comida y la bebida son un componente importante de la satisfacción de los asistentes. La PCMA sugiere gastar el 55% de su presupuesto en comida y bebida, audiovisuales y oradores/entretenimiento en total, porque estos elementos tienen un impacto directo en la experiencia general de los asistentes.

Gastos de los eventos virtuales

Para un evento virtual totalmente personalizado y con marca, hay tres gastos comunes que los planificadores deben considerar en su presupuesto:

  • La plataforma de eventos virtuales en la que se celebrará el evento
  • El diseño del espacio de tu evento virtual
  • El servicio de streaming

Los costes atribuidos a cada una de estas partidas variarán en función de la envergadura del evento que esté organizando. En muchos casos, existen opciones de diseño para la plataforma, o puede que quiera que el espacio de tu evento se diseñe a medida para encarnar la esencia de tu marca. Los servicios de streaming también varían mucho. Puedes utilizar ZOOM para autoproducir a bajo coste, o algunas plataformas de eventos virtuales (como las que ofrecemos en Orquidea Tech) tienen herramientas de transmisión en directo integradas que te permitirán crear transmisiones en directo desde la plataforma. Esta suele ser una opción de precio medio. Alternativamente, para los presupuestos más altos, es posible que prefieras contratar un equipo de producción profesional de servicio completo, o una empresa externa de audiovisuales.

Hay una serie de costes fijos para los eventos virtuales que deben tenerse en cuenta al calcular el flujo de caja. Los costes fijos de los eventos virtuales suelen incluir:

  • El espacio de tu evento virtual
  • Diseño del espacio del evento virtual
  • Registro del evento / venta de entradas
  • Coste del servicio de streaming
  • Coste del productor (si es necesario)
  • Costes de producción profesional de vídeo y transmisión en directo (si prefieres no intervenir)
  • También tendrá algunos costes variables, como los honorarios de los ponentes y los artículos de compromiso.

Gastos de los eventos híbridos

Como es lógico, los presupuestos de los eventos híbridos son una mezcla de las partidas que suelen encontrarse en los presupuestos de los eventos presenciales y virtuales. Sin embargo, hay algunos costes técnicos adicionales que deben presupuestarse para crear una experiencia compartida entre el público presencial y el virtual.

Los planificadores de eventos híbridos deben presupuestar dos costes audiovisuales. Uno para el equipo audiovisual in situ y otro para el equipo audiovisual remoto. En el lugar, es preferible tener dos cámaras con un operador para cada una, un operador de imagen y un conmutador de vídeo. Para el equipo audiovisual remoto, necesitarás:

  • Una conexión a Internet sólida, con cable y dedicada, con una velocidad mínima de 100 mb de descarga y 30 mb de subida
  • Hardware/software de streaming y codificación como OBS (gratuito) o vMix (de pago) para capturar las cámaras, las presentaciones y el audio de los presentadores
  • Disponer de dos equipos audiovisuales separados con el equipo necesario te permite crear la mejor experiencia posible para tu público. Esto es especialmente importante si quieres mantener un alto nivel de compromiso con tus asistentes virtuales.

Fuentes de ingresos

Para cubrir los gastos, se pueden aprovechar diferentes vías de ingresos. Por ejemplo, los ingresos publicitarios, las concesiones, las tasas de alquiler de stands de exposición, las tasas de gestión, la inscripción y las tasas de patrocinio se considerarían fuentes de ingresos. Esta no es en absoluto una lista completa, especialmente en lo que respecta a los ingresos por patrocinio.

A pesar de las múltiples soluciones tecnológicas existentes en el mercado, la mayoría de los planificadores de reuniones y eventos utilizan Excel o Google Sheets para su proceso de planificación presupuestaria. Cada uno de los gastos e ingresos mencionados anteriormente sería una partida en su presupuesto. Agrupa tus gastos e ingresos de forma que tengan sentido para tu evento específico. Por ejemplo, «sitio», «decoraciones», «publicidad», «regalo corporativo», etc., podrían ser categorías potenciales. Si organizas un evento híbrido, te puede resultar útil crear categorías amplias, como «presencial» y «virtual», y luego subcategorizarlas.

Recomendamos asignar títulos o categorías específicas para simplificar el seguimiento y los informes. También deberías tener dos columnas para las cifras estimadas y las reales. La forma más práctica de prever los gastos e ingresos es mirar los años anteriores y utilizar una media de esas cifras como punto de partida. Sin embargo, si nunca ha organizado un evento híbrido, puede ser útil pedir presupuestos a los proveedores para los costes técnicos adicionales y preguntar a otros planificadores por la proximidad de las previsiones a los datos reales. Es importante entender todas las cifras de tu presupuesto y ser capaz de explicar de dónde proceden. Guarda siempre todas las facturas y recibos para respaldar el presupuesto de tu evento.

Otra partida fundamental del presupuesto debe ser un fondo para imprevistos; siempre es mejor planificar los gastos adicionales imprevistos para estar preparado para lo inesperado durante el evento. Esto es especialmente relevante hoy en día, ya que muchos países están revisando con frecuencia sus restricciones a las reuniones en persona. Disponer de un fondo para imprevistos puede ser una salvación en caso de que el país anfitrión exija medidas adicionales de salud y seguridad antes del evento. Piensa en qué otras cosas podrían provocar costes adicionales y elabora un plan para hacerles frente.

No tiene sentido seguir planificando tu evento si no dispones de un presupuesto adecuado. Es fundamental saber si tu reunión o evento es financieramente viable. Una vez determinado el presupuesto, podrás considerar el lugar de celebración virtual y/o físico, las promociones, el equipo, el personal y cualquier otro elemento relacionado con tu reunión o evento.

Calcule el flujo de caja de su reunión o evento

A menudo se pasan por alto dos elementos clave a la hora de prever los gastos e ingresos de una reunión o evento: el flujo de caja y el efectivo inicial. Especialmente en el caso de los eventos, lo más probable es que los gastos se produzcan antes de que se generen los primeros ingresos. Al reservar un local físico o virtual, a menudo hay que hacer un depósito, un gasto que probablemente se producirá antes de vender la primera entrada. En resumen, tienes que poder pagar tus facturas mientras esperas los pagos.

Para calcular tu flujo de caja, suma todos tus ingresos y resta las cuentas por cobrar no cobradas (el dinero que se le debe por servicios/trabajos realizados). Este es tu efectivo en mano antes de los gastos. Si a continuación restas a esa cifra todas las cuentas por pagar (el dinero que debe por los servicios/trabajos realizados), tendrás tu efectivo disponible. Si la cifra es positiva, tiene un flujo de caja positivo.

Cálculo del flujo de caja

Todos los ingresos – Cuentas por cobrar no cobradas = Efectivo disponible antes de los gastos

Efectivo en mano antes de gastos – Cuentas por pagar = Efectivo en mano

La tesorería inicial es la cantidad de dinero de la que se dispone al comienzo de un período determinado. A continuación se muestra un ejemplo simplificado de flujo de caja.

Revisa y controla el presupuesto de su evento

La fase de planificación del presupuesto del evento es sólo el punto de partida. Como se ha mencionado anteriormente, no se pueden prever todos los gastos y lo más probable es que tu presupuesto cambie durante el proceso de planificación del evento. Por ello, es fundamental revisar y controlar el presupuesto. Si es posible, un buen punto de partida es concertar una reunión con el responsable de contabilidad o finanzas de tu empresa para revisar el formato de su presupuesto. Dependiendo del tamaño de la empresa, es posible que quieras reunirte con el propietario. De este modo, podrás asegurarte de que estás en buena forma antes de continuar con el proceso de planificación del evento. Como las exigencias de tu reunión o evento pueden cambiar, también es buena idea confirmar de antemano quién tendría autoridad para gastar más allá del presupuesto aprobado. Sin embargo, el fondo para imprevistos mencionado anteriormente resultará muy útil cuando haya que hacer frente a gastos imprevistos.

Es importante hacer un seguimiento del presupuesto a lo largo de todo el evento, incluidas las fases de planificación. Hay una serie de soluciones tecnológicas útiles en el mercado que le ayudarán en esta búsqueda, como Expensify.

Una de las muchas maneras en que la tecnología puede ayudarte a alcanzar tus objetivos financieros es a través de la velocidad y precisión en tiempo real que te permite comunicarte y colaborar con tu equipo. Transferir todos tus sistemas financieros a un sistema basado en la nube te permitirá, literalmente, gestionar tus operaciones financieras en cualquier momento y lugar.

Hay una gama de productos y servicios disponibles para apoyar tus necesidades de gestión financiera actuales y futuras, como CendynArcaneo, FreshBooks, Certify o Money Owl. Antes de tomar una decisión sobre un producto concreto, asegúrate de haber hablado con todas las partes interesadas de tu organización. Pregúntate si la solución tecnológica puede implementarse fácilmente o si es necesaria la formación. Además, debes contar con procesos que te ayuden a evaluar el rendimiento pasado y a prever el rendimiento financiero futuro.

Analiza el rendimiento financiero de tu reunión o evento

Una vez finalizada la reunión o el evento, hay que cerrar el círculo y sumar todos los gastos e ingresos. Esto no sólo es importante para mostrar a las partes interesadas, sino también para aprender de tus experiencias y mejorar tu próximo evento mediante el análisis de su rendimiento financiero.

En primer lugar, vuelve a las medidas de éxito y los puntos de referencia que estableciste antes de tu evento para determinar si tuvo éxito. En la última década, la aparición de nuevas tecnologías ha permitido a los planificadores medir el rendimiento global de un evento de múltiples maneras. Gracias a los datos cualitativos y cuantitativos del evento, se puede cuantificar mejor el rendimiento del mismo y mostrar su impacto.

El retorno de la inversión (ROI) es una medida de rendimiento utilizada para evaluar el éxito de tu evento. Es un porcentaje que muestra el rendimiento de tu reunión o evento en relación con los costes que se produjeron. También es posible que desees comparar diferentes estrategias presupuestarias en función de tu ROI. Por ejemplo, ¿obtienes un mayor ROI del dinero que invierte en el marketing de salida, o de nutrir su base de asistentes existente?

Además, existen opciones adicionales para medir los impactos comerciales no monetarios que te ayudarán a calcular el ROI de su evento, por ejemplo:

  • Social Listening
  • Encuestas de eventos
  • Información y participación en la aplicación del evento
  • Reconocimiento de patrocinadores

En Orquidea, ofrecemos tecnologías que incorporan analíticas avanzadas que permiten calcular el ROI de un evento. Con Eventmobi, por ejemplo (una de nuestras plataformas de eventos); puedes hacer un seguimiento de:

  • Asistencia por sesión/sala por persona.
  • Tráfico a secciones específicas de la plataforma (particular y general)
  • Tiempo de visualización del contenido (incluyendo visualizaciones de vídeos patrocinados y no patrocinados, clics en banners, etc.)

Estos puntos pueden suponer un diferencial para los patrocinadores, que mostrarán interés en los datos recogidos por la plataforma para calcular su ROI.

Resumen

La capacidad de evaluar y analizar tu rendimiento financiero global es compleja, pero al mismo tiempo está llena de oportunidades para promover la mejora continua a través de un cuidadoso escrutinio de sus esfuerzos pasados. Prioriza las áreas de medición más importantes y asigna un indicador clave de rendimiento (KPI) para cada una de estas áreas cruciales. Tus KPI deben elegirse en función de la relevancia del área de medición, así como de la capacidad de seguir y medir con precisión ese indicador. A partir de ahí, puedes medir tu rendimiento año tras año y también establecer un objetivo para una medición global de tu rendimiento financiero.

Las herramientas de presupuestación de eventos son sólo un aspecto de cómo los planificadores de hoy en día aprovechan la tecnología de los eventos.

En Orquidea ofrecemos soluciones tecnológicas que se adaptan y optimizan el presupuesto para un evento, sin olvidar el objetivo principal: el éxito. Contacta con nosotros.

Artículo original: https://www.eventmobi.com/blog/event-budget-basics/

01 Feb

Posted at 18:02h in Consejos, Eventos, Tecnología by

Tu software de gestión de eventos debería ser tu mejor amigo. Cuando pasas mucho tiempo con un producto, querrás tener a tu lado algo en lo que puedas confiar. Por el contrario, elegir al socio de gestión de eventos equivocado puede convertir la celebración de tu evento en tu peor pesadilla. Por eso te daremos las 12 preguntas para comprar un software de gestión de eventos, y acertar.

Cuando se trata de elegir tu software de gestión de eventos, puede ser difícil saber exactamente qué buscar – especialmente si te encuentras entre el 10% de los organizadores que no han utilizado software de eventos. Incluso si ya utilizas una herramienta de software para eventos que te gusta, es posible que no te des cuenta de dónde podría estar fallando tu producto actual, y qué buscar en el próximo. Hemos analizado los comentarios de los clientes en sitios de reseñas de software para entender mejor lo que la mayoría de los proveedores de software de gestión de eventos echan en falta, o lo que no les gusta a los usuarios en general.

Estas preguntas pueden ayudarte a evitar decisiones precipitadas y a seleccionar un socio de gestión de eventos que tenga más sentido para tu evento y para tu forma de trabajar y la de tu equipo.

1. ¿Qué informes puedo obtener del sistema?

Muchos planificadores se molestan cuando el sistema de su proveedor no puede extraer el tipo específico de informe que necesitan.

La creación de informes debe ser fácil, y debes ser capaz de extraer y mostrar los datos exactos que necesitas de tus informes. No es necesario ver las tallas de los zapatos de tus asistentes si lo que realmente quieres ver es la hora de llegada de todos y la selección de sesiones.

Consejo: Haz una lista de los tipos de datos que son importantes para ti y pregunta a tu proveedor si su producto puede incluirlos fácilmente en sus informes.

2. ¿Ofrece la lógica «Si esto, entonces aquello» en sus formularios de registro?

Llenar tus formularios de registro con preguntas irrelevantes nunca es el camino a seguir. Si tu objetivo es crear una experiencia de registro sin problemas desde el principio hasta el final, necesitas una herramienta que permita los campos condicionales.

Los campos condicionales, o la lógica «si esto, entonces aquello», te permiten cambiar la visibilidad de las preguntas en función del tipo de inscrito (piensa en experiencias de inscripción adaptadas para miembros/no miembros o VIP/staff).

Pregunta a tu posible proveedor de software para eventos qué grado de detalle puede tener con esas preguntas condicionales en su formulario.

Algunos proveedores sólo te permiten ir a un nivel de profundidad, lo que no es muy útil si tienes requisitos de registro más complejos.

3. ¿Tiene plantillas que pueda utilizar para poner en marcha el proceso de creación de eventos?

Unas plantillas atractivas que agilicen todo el flujo de trabajo son cruciales. Te ahorran tiempo y hacen que tu evento tenga un aspecto impresionante.

Para empezar, necesitas una variedad de plantillas disponibles en el sistema que puedas ajustar simplemente para alinear tu marca. El tiempo es dinero y tener una selección de plantillas para elegir no sólo acelerará la construcción de tu sitio web del evento, sino que también disminuirá el tiempo que se necesita hasta que puedas abrir las puertas y conseguir que la gente se registre.

Dicho esto, es posible que también quieras poder crear tu propio aspecto y personalizar tus plantillas. Si no trabajas con un desarrollador interno, siempre puedes preguntar si tu socio de software tiene un equipo de servicios profesionales que te ayude a personalizar sus sitios. En el caso de Orquidea Technology Group, podemos ofrecerte un desarrollo personalizado del software que elijas.

4. ¿Se puede personalizar el aspecto del formulario de inscripción o sólo el sitio web del evento?

Necesitas tener un control total sobre las cosas que son importantes para tus clientes. Tu evento es único, tu público es único y, lo más importante, la marca es única. Para ofrecer a tus asistentes una experiencia de marca totalmente personalizada, debes preguntarte:

¿Tendré control sobre la redacción de cada paso de la inscripción?

¿Puedo cambiar el aspecto general del formulario?

¿Puedo editar la configuración de la respuesta móvil?

¿Las preguntas de los asistentes aparecen en una o varias líneas?

¿Puedo llamar a mi agenda «programa» en su lugar?

¿Qué aspecto tendrá cada campo y puedo cambiarlo?

Puede que haya otras preguntas que tengas que hacer, pero los pequeños detalles marcan la diferencia aquí. Piensa en todo el proceso de registro, desde el principio hasta el final, y en los aspectos en los que quieres asegurarte de que tu marca aparece.

5. ¿Podré clonar fácilmente mis eventos?

Históricamente, los proveedores de software para eventos hicieron crecer sus productos mediante la adquisición de otras empresas. Aunque esto les permitió ofrecer más funcionalidad, no necesariamente les permitió la capacidad de ofrecer una funcionalidad sin fisuras. Las piezas no pueden integrarse de forma perfecta, y eso significa que los elementos no pueden clonarse exactamente sin un gran esfuerzo por su parte para hacerlo.

¿Qué significa esto?

Mucha pérdida de tiempo. No hay gloria en copiar y pegar manualmente cada elemento para recrear la funcionalidad y el aspecto de tus eventos, especialmente para los planificadores que organizan eventos similares con regularidad.

6. ¿Puede mostrarme el formato de los campos de número, teléfono y país en el registro?

Recoger datos es una cosa, pero recoger datos consistentes es otro obstáculo. Si tienes un campo de texto libre para la selección de un país, por ejemplo, puedes estar gastando tu tiempo en agrupar manualmente a los asistentes que viven en «Estados Unidos”.

Pregúntate cómo son de configurables los distintos tipos de campos de tu formulario de inscripción. ¿Permite el campo de país seleccionar de una lista predeterminada? ¿Incluye el campo del teléfono los códigos de área? ¿Se extrae la dirección del lugar de celebración directamente de Google Maps?

Los formularios inteligentes facilitarán la introducción de datos por parte de los inscritos, que serán realmente útiles y fácilmente clasificables para ti.

7. ¿Es el back-end de administración adaptable a los móviles y totalmente responsive?

No tener un sitio web totalmente responsive es básicamente como no tener un sitio web en absoluto.  Pero, ¿qué pasa con las cosas que están trabajando detrás de las escenas? ¿El back-end del administrador en sí?

Como profesional de los eventos, probablemente pases mucho tiempo fuera de la oficina.

Imagínate esto: son las 21.35 de un domingo. La noche anterior a tu conferencia anual más importante. Te encuentras agotado y cansado en su habitación de hotel. Tu ordenador está en tu oficina de campo y sólo tienes tu iPad a mano. Hay un cambio de última hora en la agenda del evento. ¿Qué haces?

Solución: En un mundo ideal, deberías poder conectarte fácilmente desde tu iPad y hacer las modificaciones necesarias, sin tener que volver a tu oficina y sacar tu ordenador sólo para hacer un simple cambio de una línea.

Esto resulta muy útil en muchísimos casos, como cuando necesitas editar algo mientras estás en el tren o esperando en la cola para tomar tu café sin espuma. Una vez que has experimentado este tipo de funcionalidad, no hay vuelta atrás.

8. ¿Permite a los clientes realizar cambios en el sitio web del evento a través de un código personalizado?

Siempre hay alguien en tu organización que quiere añadir ese toque especial a la página de tu evento. Tal vez tu gurú de marketing digital quiere añadir algunos ajustes para mejorar su SEO (Search Engine Optimization) o incrustar un widget de Javascript personalizado.

Poder usar tu propio código personalizado puede ser una bendición (tu equipo de IT te lo agradecerá más tarde).

9. ¿En qué sectores y verticales están especializados?

No todo el software de gestión de eventos es igual, ¿verdad?

Algunos proveedores de software para eventos se centran únicamente en las exposiciones, otros se enorgullecen de trabajar sólo con conferencias B2B, otros con eventos de consumo. Luego, por supuesto, hay algunos de los más grandes que piensan que pueden hacerlo todo.

Los editores que organizan eventos emblemáticos y que utilizan un software de eventos que puede adoptar su aspecto y su estilo tienen requisitos diferentes a los de las agencias de eventos cuyo objetivo final es complacer a sus clientes.

Si tu proveedor tiene experiencia trabajando con clientes de sectores similares al tuyo, lo más probable es que el software se adapte bien.

10. ¿En qué medida se relaciona con otras tecnologías para eventos, como la búsqueda de espacios, la captación de público o las tecnologías in situ?

El desarrollo de las API (interfaces de programación de aplicaciones) ha facilitado mucho el intercambio de datos entre una amplia gama de productos de software empresarial.  No es raro que los planificadores de reuniones integren diferentes productos de software para que funcionen juntos como si fueran una sola plataforma, es decir, que no pongan todos los huevos en la misma cesta.

El software «Best-in-craft» se centra en la filosofía de que ningún producto puede hacerlo todo y que los planificadores y comercializadores se merecen el mejor producto posible para cada etapa del ciclo de vida del evento.

Sin embargo, muchos planificadores se quejan de que les han vendido mal la facilidad de integración o de que están gastando demasiado tiempo (y dinero) en la integración con soluciones como Salesforce, HubSpot o Marketo.

Pregunta sobre las API y cómo funcionarán esas conexiones. Asegúrate de que todos los equipos te van a apoyar durante todo el proceso. Y lo más importante, asegúrate de que tu software puede integrarse con las otras herramientas que ya utilizas.

11. ¿Cobra por evento, por inscripción o por usuario?

Esto dependerá de tu evento, pero no querrás ser penalizado por aumentar tu cartera de eventos o por conseguir más asientos. Creemos que los precios por registro son anticuados, pero podrían funcionar bien para ti; sólo depende del tipo de eventos que organices y de cuánta gente asista generalmente.

Aunque no hay una fórmula mágica para saber al instante qué será más rentable, en general, si organizas muchos eventos o grandes eventos, el precio por usuario puede resultar más barato.

12. ¿Cómo me apoyará en el futuro?

Necesitas una combinación de apoyo sólido y tecnología moderna que también se ajuste a tu presupuesto. Este es el caso de la mayoría de las soluciones tecnológicas para eventos, sin embargo, el soporte es también el mayor factor de «desagrado» según nuestro análisis.

¿Con qué rapidez puede el equipo ayudarte a resolver los problemas o a hacer las cosas? ¿Ofrece tu proveedor asistencia por chat en directo y consejos no solicitados para las citas?

Asegúrate de hablar con los clientes existentes o de consultar las reseñas.

En conclusión, a primera vista, todo el software de gestión de eventos parece ser igual, pero lo importante está en los detalles. Necesitas una combinación de soporte sólido y tecnología moderna, que también se ajuste a tu presupuesto.

Desde Orquidea Technology Group podemos ofrecerte todo ese soporte que necesitas, y asesorarte sobre cuál será el software más adecuado para que tu evento sea un éxito.

Contacta con nosotros para pedir una demostración.

Artículo original: https://get.swoogo.com/unconventional/must-ask-questions-for-buying-event-software

17 Ene

Posted at 12:38h in Consejos, Eventos, Tecnología by

A principios de 2021, los planificadores y comercializadores de eventos de todo el mundo se sentían esperanzados por el año que se avecinaba. Sin embargo, 2021 ha sido un año difícil para muchos dentro de la industria. Aunque el sector ha visto el regreso de los eventos presenciales, con el descubrimiento de una nueva variante de COVID, los profesionales de los eventos han recibido un nuevo golpe de cara a 2022. Recientemente, EventMB, en colaboración con los principales expertos de la industria, revisó las 11 tendencias de los eventos que hay que analizar en 2022. Aquí te las traemos.

No todo son malas noticias. Con la aparición de tendencias innovadoras que incluyen tecnología y soluciones avanzadas para eventos, como las que ofrecemos desde Orquidea Technology Group, los planificadores pueden equiparse mejor para afrontar el nuevo año.

1. Incertidumbre continua

Nuestras esperanzas de que el año 2022 fuera un camino de rosas y marcara una vuelta a la normalidad se han visto truncadas. A pesar de que en 2021 se celebran eventos presenciales en todo el mundo, existe una incertidumbre (innegable) que ha llevado a la cancelación de eventos a gran escala para lo que queda de este año y el próximo. Omicron es la actual variante de coronavirus que preocupa, pero es probable que esta tendencia continúe hasta bien entrado 2022, si no más.

«Mientras este virus siga circulando, veremos aparecer repetidamente nuevas variantes en la comunidad», afirmó Brian Labus, epidemiólogo y profesor adjunto de la Universidad de Nevada-Las Vegas, en su intervención en la Cumbre de Tendencias de Eventos 2022. La buena noticia es que, según Labus, independientemente del perfil de las futuras variantes del coronavirus, se espera que la vacuna funcione bien, y no se espera que aumenten drásticamente las tasas de hospitalización ni las de mortalidad.

Labus alertó a la audiencia sobre los problemas relacionados con las disparidades en el acceso a las vacunas, haciendo hincapié en la posibilidad de que las zonas del mundo con bajas tasas de vacunación sean focos de nuevas variantes. Cuando se trata de eventos, Labus recomienda el uso de mascarillas: «Si puedo ponerme un trocito de tela en la cara y eso evita que otras personas mueran, me parece un trato justo«. Su consejo a los organizadores de eventos es que se aseguren de que los beneficios de la celebración de un evento son mayores que los riesgos.

Quizá lo mejor sea pensar en este periodo como el «tiempo intermedio», expresión utilizada por Kai Hattendorf, director general de la UFI, que intervino junto a Labus en la cumbre. Los organizadores de eventos no tienen más remedio que aceptar el actual enfoque de «parada y fuga» de los negocios. Pero Hattendorf confía en que la estandarización global de las vacunas es posible y será crucial para que los eventos internacionales prosperen en el futuro.

Además, Hattendrof cree en una plena recuperación económica del sector de los eventos para 2024. A pesar de descartar que las ferias online no sean económicamente viables, confía en que la tecnología desempeñará un papel crucial en el futuro de los eventos y anima a los organizadores a adoptar una combinación de eventos presenciales y online en sus carteras.

2. Lo asíncrono está de moda. Los límites tradicionales de tiempo y lugar están fuera

Esta tendencia consiste en aprovechar al máximo la opción de distribuir los eventos en directo en diferentes momentos, a la vez que se entregan algunos contenidos bajo demanda. Los eventos presenciales, híbridos y virtuales pueden (todos) beneficiarse de la flexibilidad de la entrega de contenidos asíncronos. Las experiencias de eventos asíncronos están en su fase embrionaria, pero son el futuro, según Cathy Song Novelli, vicepresidenta senior de marketing y comunicaciones de Hubilo.

En la Cumbre de Tendencias de Eventos EventMB 2022, Song Novelli animó a los organizadores de eventos a experimentar con modelos asíncronos. ¿Por qué no ofrecer a los asistentes de diferentes zonas horarias contenido dedicado en directo o crear contenido a la carta para los lanzamientos de ventas? “Tenemos que pensar en los eventos menos como algo «único» y más como una misión permanente y evolutiva», dijo Song Novelli.

3. Participación en eventos durante todo el año

No sólo el contenido se beneficia de un enfoque a la carta. Según Patrick Smith, vicepresidente senior y director de marketing de Cvent, también existe una tendencia a crear una comunidad y a participar en ella fuera de los días de los eventos en directo. La información de los asistentes en línea antes de un evento no sólo es increíblemente beneficiosa para afinar el contenido del evento, sino que también ayuda a crear comunidades comprometidas.

El principal impulsor del aumento de la participación en los eventos durante todo el año es la facilidad de uso que ofrece la última tecnología para eventos. Junto a Smith, la directora de reuniones y eventos de Cvent, Rachel Andrews, intervino en la Cumbre de Tendencias de Eventos 2022 de EventMB. Ella animó a los organizadores de eventos a aprovechar la facilidad de uso y el impacto adicional que supone ofrecer formación de desarrollo profesional antes y después del evento.

4. El aprendizaje automático ofrece un retorno de la inversión

La aceleración de los avances tecnológicos durante la pandemia de COVID ha hecho que la tecnología de eventos pueda utilizar ahora verdadero aprendizaje automático e inteligencia artificial, no sólo sofisticados algoritmos. Esta tecnología supone un «cambio de juego», según el director general y cofundador de MeetingPlay, Joe Schwinger. Los eventos con más de 50 sesiones o 5.000 participantes son los que más se benefician, y el retorno de la inversión es positivo.

«El aprendizaje automático crea personas que nunca se concretan», dijo Schwinger en su intervención en la Cumbre de Tendencias de Eventos EventMB 2022. Esta comprensión en constante evolución del comportamiento y las necesidades de los asistentes es más importante para los eventos cada vez más grandes y con más contenido. Schwinger señaló que tener la opción de servir a los asistentes con contenido «recomendado por su red» puede funcionar bien.

5. Aumento de el “Pack” de tecnología para eventos inmejorables

Aunque muchos proveedores de tecnología para eventos destacan las ventajas de un enfoque «todo en uno», lo contrario también es una tendencia, y cada vez mayor, según el director general de SpotMe, Pierre Metrailler. Metrailler tiene claro que los clientes no quieren sistemas «todo en uno», sino que prefieren crear su pack tecnológico con las mejores herramientas para cada función. «Para ofrecer grandes experiencias, hay que utilizar la mejor herramienta para cada elemento de un evento», afirma Metrailler.

La última generación de tecnología para eventos está más preparada que nunca para integrarse con herramientas de CRM y automatización del marketing. Metrailler admite que los proveedores de tecnología para eventos deberían haber estado abiertos a esto antes, pero ahora están en el camino correcto y en línea con las empresas de SaaS de todos los sectores. También recomienda a los planificadores que cambien su mentalidad y pasen de pensar en los eventos como una táctica independiente a hacerlo como un punto en un viaje de marketing más amplio.

6. Entrando en la edad de oro del contenido de eventos a la carta

Con el contenido que se crea para los eventos en línea o que resulta de ellos, es natural que los profesionales de los eventos encuentren formas cada vez mejores de atraer a las comunidades con este contenido. «Los clientes se han vuelto adictos al contenido, especialmente en el caso de las conferencias científicas y médicas, en las que la ciencia se plasma en grabaciones», afirmó el director general y fundador de Conference Compass, Jelmer van Ast.

En su intervención en la Cumbre de Tendencias de Eventos EventMB 2022, Van Ast considera que esta tendencia es una evolución natural para los planificadores de eventos que aportan valor a los clientes internos o externos a través de una gestión cuidadosa de los contenidos a la carta. Dado que el contenido impulsa la mayor parte de la participación de la audiencia en los eventos en línea, tiene sentido invertir en habilidades y recursos en torno al contenido bajo demanda.

7. Compromiso impulsado por la información

Independientemente del formato del evento, el compromiso es la métrica que puede predecir el resultado de un evento, según el vicepresidente de estrategia de marketing y eventos de Hopin, Julius Solaris. «En última instancia, las decisiones impulsadas por el conocimiento conducen a programas más exitosos», dijo Solaris para el Informe de la Cumbre de Tendencias de Eventos 2022. Al hacer un seguimiento de las métricas de los eventos que actúan como indicadores de la participación de la audiencia, ahora es posible ajustar y mejorar continuamente cualquier evento para lograr una mayor participación.

La transición de los eventos a entornos ricos en datos y la adopción de una estrategia de eventos híbridos podría revolucionar el libro de jugadas de la planificación de eventos. «A medida que la tecnología sigue innovando, especialmente en los eventos híbridos y presenciales, los datos serán el ingrediente principal para atraer con éxito a la audiencia en 2022, independientemente del tipo de evento», afirma Solaris.

8. La mezcla de la experiencia híbrida

Gracias a los extraordinarios avances de la tecnología de eventos en los últimos 22 meses, los eventos híbridos son ahora casi tan fáciles de navegar como los eventos totalmente virtuales, al menos desde la perspectiva de la audiencia. Esta estructura conduce a la mezcla de la experiencia de los eventos híbridos, cuando los miembros del público pueden moverse libremente entre la participación presencial y la virtual utilizando dispositivos, independientemente de su ubicación física.

«En última instancia, la mezcla de la experiencia de los eventos híbridos significa que la celebración de eventos híbridos se convierte menos en el servicio a dos audiencias separadas y más en la fusión de dos tipos de tecnologías», dijo el CMO de Socio, Andrew Pearson, en su intervención en la Cumbre de Tendencias de Eventos 2022.

9. Aumento de las fusiones y adquisiciones

Todavía hay muchos problemas que deben ser resueltos por la tecnología de eventos. Por ello, es poco probable que el desarrollo de la tecnología para eventos se detenga pronto, y la consolidación del mercado no hará más que aumentar con el paso del tiempo, ya que los principales actores buscan ampliar su oferta. «Los diez o veinte proveedores de tecnología para eventos que tienen o se acercan al estatus de unicornio seguirán comprando a los demás, ya que hay mucho capital disponible en este momento», afirma Marco Giberti, fundador y director general de Vesuvio Ventures. Añade que este tipo de inversiones están impulsadas por el deseo de incorporar a personas con talento, hacerse con tecnología complementaria o acceder rápidamente a mercados específicos.

El auge de la tecnología de eventos también significa que los datos se están convirtiendo en un bien cada vez más valioso, por lo que las empresas deben tener claras sus políticas de datos, sobre todo porque las inversiones en este espacio también significan que grandes cantidades de datos cambian de manos. Sea cual sea el aspecto de los nuevos modelos, está claro que las comunidades están en la base de los eventos, y los inversores son muy conscientes de ello.

10. Hacia el metaverso

Actualmente, los videojuegos son lo más parecido al metaverso. Pero el hecho de que sean juegos no significa que no debamos tomarnos en serio a ellos y a la tecnología que los impulsa. La decisión de celebrar eventos en el metaverso será una cuestión de si una experiencia inmersiva en línea es un lugar adecuado para un evento específico. Aunque tiene un gran potencial para casos de uso específicos, no funcionará para todos los tipos de eventos.

Por ahora, los posibles lugares de celebración del metaverso podrían ser demasiado extravagantes para la mayoría de las necesidades empresariales, y visitarlos requiere unos engorrosos “setup” que actualmente son inaccesibles para muchos no jugadores. Brandt Krueger, propietario de Event Technology Consulting, confirma esta línea de pensamiento: «No hay prisa ni necesidad inmediata de pivotar hacia el metaverso». Sin embargo, Krueger afirma que, mientras tanto, no debemos perder la oportunidad de explorar y aprender de nuestras propias experiencias en el metaverso.

11. Conexión y colaboración para una fuerza de trabajo híbrida

Las fuerzas de trabajo híbridas traen consigo nuevos retos en cuanto a la colaboración, la comunicación y el mantenimiento de una cultura empresarial saludable para los individuos, los equipos y toda la empresa.

Y aunque diferentes empresas están adoptando diferentes enfoques, la mayoría todavía está tratando de averiguar cómo será la próxima etapa de las plantillas híbridas. Llevará tiempo averiguar cuáles son los modelos más eficaces a largo plazo.

«Los directivos creen que sus reuniones son estupendas, pero los participantes no están de acuerdo. Ahora, las habilidades de diseño de reuniones son más valiosas que nunca. Se está produciendo un cambio sustancial del consumo de contenido a la colaboración», dice Juraj Holub, jefe de diseño de reuniones de Slido. En el futuro, las reuniones el poder de nivelar el campo de juego, salvar cualquier diferencia geográfica y crear una experiencia valiosa sin importar desde dónde se trabaje, ya que las múltiples zonas horarias crean una mayor necesidad de comunicación asíncrona.

Adiós a 2021

A medida que nos adentramos en el nuevo año con una sensación familiar de incertidumbre, los planificadores pueden utilizar estas 11 tendencias principales para navegar en 2022 y ofrecer soluciones creativas actualizadas para diferentes formatos de eventos.

Para analizar cual de esas tendencias o de las tecnologías que cada vez se hacen más presentes en el sector, se adapta mejor a tus necesidades y a tus eventos, contacta con nosotros y desde Orquidea Technology Group te conduciremos profesionalmente al éxito.

 

*Artículo original: https://www.eventmanagerblog.com/event-trends-watch-in-2022