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En un momento como el actual es importante fomentar las conversaciones reales y cercanas online que ayudarán a entablar conexiones más profundas entre los asistentes pese a que cada uno celebre el evento en su casa. Con las videollamadas 1:1 de EventMobi, que ofrecemos desde Orquidea, resulta muy sencillo que los asistentes se conecten en su evento virtual y tengan conversaciones significativas entre ellos o con los patrocinadores y expositores. 

  

Cuando se planifica un evento virtual, una de las preguntas clave es cómo facilitar mejor la creación de redes online efectivas. Esto es un reto para muchos organizadores, ya que no cuentan con la intimidad y cercanía de un lugar físico. En los eventos presenciales, los asistentes se encuentran con caras conocidas y nuevos contactos, durante las pausas para el café o en la sala de conferencias. Con los eventos virtuales, la dinámica ha cambiado. Los asistentes no necesariamente saben qué herramientas tienen a su disposición para conectarse con otros – o cómo usarlas de la manera más efectiva. Esto significa que debe haber un esfuerzo consciente por parte del organizador para guiar a los asistentes y motivarlopara probar funciones online que pueden ser desconocidas. 

  

Características principales para la creación de interconexiones en los eventos virtuales 

Las plataformas de eventos virtuales ofrecen una variedad de características diferentes para permitir la creación de redes de contacto entre los asistentes. Algunas de ellas se basan más en la comunidad, como los debates en grupo o el chat de cada sesión. Aquí, los asistentes pueden tener conversaciones basadas en texto con varias personas al mismo tiempo. Si bien estos foros pueden utilizarse para debatir cuestiones más importantes de su industria, también permiten a los asistentes encontrar personas con ideas afines, o de la misma ciudad o con intereses comunes. Sin embargo, cuando los asistentes desean conversar uno a uno para discutir temas importantes más a fondo, se requiere una función diferente. 

  

En estas situaciones es cuando entran en juego las charlas privadas y las videollamadasAnteriormente, los asistentes que visitaban en persona eventos que ofrecían una app del evento ya podían usar esa función de la aplicación. Podrían encontrar a otras personas a través de la lista de asistentes, enviarles un mensaje de chat solicitando una reunión, e invitarlos a una cita programada que normalmente tendría lugar en la sede del evento. Con los eventos virtuales, el proceso es el mismo – excepto que las reuniones en persona son reemplazadas por reuniones de video 1:1. 

  

Beneficios de las video reuniones 1:1 para los asistentes y expositores 

Mientras que la mayoría de los eventos de hoy en día tienen lugar online, las videollamadas 1:1 son la mejor manera de que los asistentes forjen conexiones más profundas. La mayoría de las personas ya están familiarizadas con el concepto de videollamada y se sienten cómodas hablando con otros utilizando una cámara web y unos auriculares. Echar un vistazo a las casas u oficinas de los demás también ayuda a los asistentes a conocerse mejor y permite romper el hielo fácilmente, ya sea hablando un perro en el fondo, un niño que se acerca a pedir algo o un mueble inusual. 

  

Dado que los eventos virtuales están menos restringidos en términos de tiempo y espacio, ofrecen a los asistentes más flexibilidad para conectarse entre sí en su propio tiempo libre. Mientras que los centros de convenciones siempre cerrarán en algún momento, las plataformas de eventos virtuales son accesibles las 24 horas del día. Esto significa que los asistentes pueden conectarse entre sí fuera de las horas establecidas del evento – o incluso después de que éste termine. Esto puede ser mucho menos estresante que tratar de hacer encajar una reunión en un calendario repleto. 

  

Para los expositores y patrocinadores, también hay claros beneficios al conectarse con los asistentes a través de reuniones de video 1:1 en eventos virtuales. Comparado con una palacio de exposiciones lleno de gente y ruidoso, es mucho más fácil centrarse en la otra persona y tener una conversación memorable y personal desde la comodidad de su casa u oficina. Los representantes de la empresa pueden compartir sus pantallas para mostrar los productos sin tener que instalar primero el hardware en un stand en el lugar. También tienen la opción de compartir enlaces a recursos que los asistentes pueden revisar y descargar inmediatamente, en lugar de tener que llevar una bolsa llena de folletos por toda la sede de la exposición. 

 

¿Qué tipo de eventos se benefician de las videollamadas 1:1? 

El networking es una parte integral de casi cualquier tipo de evento de negocios. Incluso si el enfoque es en un aspecto diferente como la educación, conocer a otros del mismo sector es una razón importante por la que la gente elige asistir a eventos de negocios. Aquí hay algunos de los tipos de eventos más comunes que se benefician de las videollamadas 1:1: 

  

  • Eventos de asociacionesLa comunidad es uno de los principales impulsores de la afiliación a una asociación, y los eventos online son ideales para que los miembros se relacionen entre sí -sin las restricciones de costo y de viaje de los eventos en persona. 
  • Ferias de empleoLa pandemia mundial ha pasado factura al mercado laboral, por lo que es más importante que nunca favorecer las conversaciones entre los empleadores y los solicitantes de empleo en un entorno seguro y cómodo. 
  • Eventos internos de la empresaEspecialmente para las grandes empresas internacionales, los eventos virtuales son ideales para reunir a los empleados con fines educativos y de formación de equipos. Las reuniones de video 1:1 pueden combinarse con juego para fomentar nuevas conexiones entre los empleados. 
  • Conferencias de la industriaLos grandes organizadores de conferencias pueden impulsar la generación de contactos para sus expositores y patrocinadores ofreciendo videollamadas 1:1 entre los representantes de la empresa y los asistentes. 

  

La solución fácil de usar de EventMobi para video reuniones 1:1 

Como muchos asistentes son nuevos en los eventos virtuales, Eventmobi ha implementado todas las características necesarias para que sean intuitivas y fáciles de usar. Sería ideal que los organizadores comuniquen qué características clave estarán disponibles y ofrezcan instrucciones antes del evento. De esta manera, los asistentes pueden familiarizarse con la plataforma de antemano y aprovechar al máximo las herramientas que les ayudarán a alcanzar los objetivos del evento. 

  

Para utilizar la función de videollamadas 1:1 dentro de las apps de EventMobi, los usuarios sólo tienen que navegar hasta la lista de asistentes y encontrar a la persona con la que les gustaría conectarse. En el perfil personal de ese asistente, los usuarios entonces hacen clic en el botón “Programar una reunión”. A continuación se describen las funciones y pasos a seguir para hacer el mejor uso de las reuniones en video 1:1: 

  

  1. Programe una video reunión 1:1 seleccionando un asistente de la lista. A continuación se les pedirá que introduzcan los detalles de la reunión, incluyendo la hora y el lugar, así como un mensaje personal. Para programar una reunión de video 1:1, deben marcar la casilla “Reunión de video”.
  2.  Programar una hora para una videoconferencia 1:1. Una vez enviada la invitación a la reunión, el invitado recibirá una notificación por correo electrónico y dentro de la app. La invitación puede entonces ser aceptada o rechazada por el destinatario. El remitente puede ver el estado actual de la invitación desde el área de Mensajes del Tablero de Asistencia.
  3. Ver las invitaciones a reuniones en video 1:1 dentro del Espacio Virtual. Se puede acceder a las reuniones que han sido aceptadas desde el área de Mensajes o desde el área de Agenda del Tablero de Asistencia. Para unirse a la videoconferencia, cada asistente sólo tendrá que hacer clic en el botón “unirse a la reunión”.
  4. Unirse a las reuniones de video 1:1 de su agenda personal. Al unirse a la reunión, se abrirá una nueva pestaña con la ventana de la Videollamada 1:1 de la app. Aquí, los usuarios podrán reunirse cara a cara, compartir sus pantallas y chatear por texto directamente desde la sala de reuniones. Esta sala estará disponible para ambas partes durante 24 horas, así que incluso si la reunión comienza o se retrasa, ¡no tendrán que preocuparse por la reprogramación! 
  5. Acepta la videollamada 1:1 fácilmente. Los expositores y patrocinadores tienen la opción de añadir representantes de la empresa a su stand virtual. Los asistentes pueden programar una reunión con ellos de manera sencilla navegando al perfil personal del representante. 

 

Para concluir, es importante recordar que las videollamadas 1:1 entre asistentes, expositores o patrocinadores son una gran manera de favorecer el contacto cercano y personal que se ha visto afectado por el contexto mundial actual. En Orquidea podemos ayudarte a que ofrezcas el mejor servicio de video reuniones 1:1 dentro de la app para que tus asistentes se sientan involucrados en el evento y más cerca de los otros participantes. 

Artículo original vía Eventmobi.

Aunque esta crisis es ante todo muy personal, ya que nos preocupamos por cómo mantener a nuestros amigos y familiares a salvo, el impacto económico en el sector de los eventos ha sido inmediato y nuestra industria se enfrenta ahora a uno de los mayores retos que hemos visto en nuestras vidas; necesitamos mantener el ritmo para volver más fuertes.

Es triste escuchar cómo planificadores y otros trabajadores del gremio han tenido que parar todo trabajo y quizás hasta cerrar su empresa, al menos durante un tiempo hasta que esto paseTodos los que estamos inmersos en esta industria nos quedamos sin palabras, ¿cómo podemos ayudar a nuestros clientes? ¿Cuándo terminará esto? ¿Será como en los viejos tiempos cuando volvamos? Lo más díficil de la situación es que todos hemos tenido que tomar medidas y decisiones muy complicadas para tratar de mantener la continuidad de nuestros negocios pese a tanta incertidumbre. 

A medida que continuamos aislándonos para proteger a los más vulnerables al virus, nos damos cuenta ahora de reunirnos cara a cara y conectar a unos asistentes con otros, una acción que teníamos por algo completamente normal y dábamos siempre por sentada, es un gran privilegio. 

Se necesitan eventos para que podamos compartir conocimientos, impulsar el cambio, alimentar el crecimiento y construir comunidad; conectar a unos asistentes con otros y con los ponentes y las marcas en persona es vital, es una conexión emocional que dificilmente se consigue de manera virtual. Es trágico ver sufrir a nuestros clientes, cancelar reuniones en las que se ha trabajado tan duro y perder valiosos empleados porque la situación te obliga a ello. 

Como muchos otros en el negocio, hemos tenido que tomar las decisiones difíciles para ser capaces de hacer frente a esta situación sin precedentes y poder apoyar a nuestros actuales y potenciales clientes cuando todo vuelva a la normalidad y el negocio MICE resurja con fuerza. Además aquí seguimos para servir a nuestros clientes y a la industria y poder ofrecer el nivel de trabajo duro, compromiso calidad que siempre tratamos de proporcionar. 

Por ahora no hay opción de ningún tipo a la hora de hacer eventos en vivo. Pero quizá est drástica situación que nos ha obligado a ver todo desde otrperspectiva, nos ayude a hacer cambios en parte de nuestra estrategia general de eventos de cara a los próximos que venganEs difícil decir con certeza si la tecnología y la experiencia online en general será apropiada para todo tipo de eventos, o si los asistentes obtendrán suficiente valor de estas experiencias para considerar que este es un formato convincente cuando ya no es una necesidad. 

Trabajaremos duramente para poder ofrecer diferentes opciones a nuestros clientes para llevar a cabo conferencias virtuales y eventos en línea, ya que existe la oportunidad de que nuestros clientes amplíen su audiencia en línea y mantengan a sus comunidades entusiasmadas y comprometidas mientras asisten a reuniones a distancia, especialmente porque se han pospuesto tantas reuniones. 

También ofreceremos servicios a medida partus eventos online y tu estrategia general de eventos ahora o en el futuro, para no sólo ofrecer nuestra tecnología habitual sino la ayuda que se precise con la gestión de proyectos, el diseño gráfico y los servicios de apoyo para garantizar que tus reuniones online sean profesionales, estén bien preparadas y, lo que es más importante, sigan siendo memorables y atractivas. El éxito de un evento online no solo depende de laplataformas que se utilicen si no de muchos otros factores con los que también estamos comprometidos. 

El éxito de su reunión online depende de una comercialización eficaz, la preparación de sus ponentes, la producción de contenido de calidad, ya sea en vivo o en forma simultánea. La herramienta de participación en vivo como las preguntas y respuestas moderadas y las encuestas, el entretenimiento en línea (como la gamificación), las notificaciones en tiempo real para mantenela audiencias remotas conectada y, lo que es más importante, la distribución del contenido después del evento y la participación de la comunidad. 

Cuando esto termine, no tenemos ninguna duda de que nos recuperaremos colectivamente y seremos más fuertes juntos. Todos sabemos que los planificadores de eventos están acostumbrados a prepararse para lo peor, mientras trabajan sin descanso para lograr lo mejor. ¡Ser flexibles, adaptables y sensatos es una condición absolutamente necesaria de nuestro trabajo! Por favor no dudes en contactarnos directamente en nuestra página web (orquideatech.com)para que podamos ayudarte con cualquier cosa en los negocios o en la amistad. Estos son tiempos difíciles y la única salida es estar juntos.  

Mucho amor y un gran abrazo virtual para todos ustedes. Manteneos sanos y de buen humor. Esto pasará y nos encontraremos de nuevo. 

Tras la medida del Gobierno de suspender cualquier evento que supusiera la concentración de más de mil personas, diferentes actos han sido aplazados o suspendidos como medida preventiva, teniendo esto un impacto directo en las empresas involucradas en el sector MICE, uno de los motores de desarrollo del sector servicios. Vamos a hacer un repaso de cómo afecta la crisis del COVID19 al negocio MICE. 

El sector de eventos aglutina a muchos otros sectores como el hotelero, transportes, restauración, cultural y de ocio, tecnológico, logístico… sin contar los miles de personas que ya han agendado su participación en un evento y ahora ven truncado este propósito, con los costes y pérdidas que supone. 

Como interlocutor de la industria de reuniones con los medios de comunicación, las instituciones y las organizaciones, el Foro MICE trabaja en un mensaje profesional y respetuoso con los requisitos científicos, desde la serenidad y sin alarmismo. Su principal objetivo es arrojar claridad sobre esta situación para revertir a medio plazo el impacto económico negativo que está repercutiendo de forma masiva en todo el sector. Así, el sector está trabajando en la valoración de las pérdidas económicas que está causando al sector y a toda la industria asociada.  

Aunque la situación está cambiando diariamente y quizás todavía es demasiado pronto para ver el alcance global de la problemática, en Travel Advisors (una importante asociación de agencias de viaje que integra empresas especializadas tanto en viajes corporativos, MICE y viajes vacacionales premium) ha constatado un impacto notable del COVID-19 en el mundo de los viajes, sobre todo en la actividad englobada en el MICE (meetings, reuniones, incentivos, conferencias y eventos). 

Se ha detectado claramente que el área más perjudicada, en cuanto a cancelaciones, es el segmento MICE, con caídas muy significativas en torno al 70%, en especial, por el sector farmacéutico, donde el parón es prácticamente generalizado. 

En cuanto al segmento corporativo, Travel Advisors observa retrocesos en torno al 30%, dado que hay determinadas organizaciones de gran tamaño –entre el 5 y el 10% del total– que han dado instrucciones de no viajar, o viajar lo menos posible, en fechas próximas. 

También en el negocio vacacional, la asociación ha notado que las ventas han caído en casi un 50% para la próxima Semana Santa. 

La incertidumbre, además de generar inseguridad y ansiedad en gran parte de la población es la peor compañera de este negocio pero según vaticinan algunos organismos y el mismo Gobierno de España, esta crisis será pasajera y coyuntural; por lo que la clave está en la rapidez con la que pueda recuperarse la situación. Y también en las medidas que tomen desde los organismos públicos y el Gobierno para ayudar a empresarios, agencias y demás miembros del colectivo. Estas medidas excepcionales están siendo anunciadas diariamente ya que no solo nuestro sector se ve afectado si gran parte de la sociedad. 

Aún viendo todos estos datos poco esperanzadores, sabemos que el sector de los eventos es un sector colaborativo, en el que siempre se puede negociar y se puede acordar una distribución de los costes o de los perjuicios que ha ocasionado la cancelación de un evento. De hecho, se están viendo muchos acuerdos efectuados para trasladar la celebración a los próximos meses.  

Por otro lado, como mencionamos en nuestro otro artículo de esta semana “La cuarentena para el planificador de eventos”; hay que tratar de buscar el lado positivo a una situación complicadas como la que nos encontramos ahora, y saber provocar una evolución positiva de nuestro sector y así provocar menor impacto económico en nuestra actividad y tratar de salir reforzados de este obstáculo.  

Para esto debemos centrarnos en varios factores:  

  • Mantener nuestra actividad en redes sociales y medios; y mantener así el interés: igual que estos días individualmente echamos de menos cosas básicas que habitualmente son normales y rutinarias, las empresas se darán más cuenta de que necesitan conectar, escuchar a sus clientes, crear relaciones. Por lo que si seguimos activos les recordaremos la importancia que tiene un evento a la hora de conectar personas.
  • Aprovechar todo tipo de nuevas tecnologías para seguir evolucionando en los eventos virtuales. Esto puede suponer el despegue de los eventos completamente virtuales con todo el contenido centralizado en webs, o apps. Experimenta con tecnologías que a su vez también serán necesarias cuando todo vuelva a la normalidad y a lo presencial.  
  • Trabajaremos mejor, y más por objetivos. El teletrabajo es una de las formas de organización que no han esperado esta crisis para crecer. Y supone muchas cosas buenas (mayor productividad cuando uno se tiene que concentrar, adaptación a obligaciones de la vida personal, facilidad logística, etc.). Pero quizás lo que más aporta es una necesidad de trabajar más por objetivos que por horas trabajadas. Y me parece que incluso cuando todo esto acabe, los reflejos y modos de organización, orientados a resultados y KPI más que a horas, seguirán, y todos seremos más eficaces por ello. Esta revolución ya estaba en marcha (llegará un día en el cual nos fascinará que se remuneren horas y no resultados), pero esta crisis puede acelerar esto.
  • Vamos a hacernos oír: esta crisis afecta a todos los sectores pero al nuestro más que cualquier otro. Y sufrimos nuestra falta de datos económicos sobre lo que pesamos, lo que aportamos. Vamos a desarrollar más cultura de lobby o equipo. Podemos quejarnos para ser entendidos, definir acciones de comunicación con autoridades, con prensa, con la opinión pública y mejorar así nuestra comunicación colectiva como sector. 
  • Mejorar relaciones con nuestros competidores: en momentos buenos o fáciles, es fácil perder perspectiva y pensar que el competidor o el cliente es el enemigo. Nos empezará a quedar claro que cada miembro del sector (clientes, agencias, proveedores…) tiene intereses propios que pueden ir contra el interés del otro, tenemos todos un interés por encima de todo: el evento. 

La vida sigue, y más en este sector, en el que debemos abogar por la sensatez y la templanza que nos caracteriza el día del evento; así que aunque vengan momentos difíciles, todos estamos en el mismo barco. 

Seguir apoyando a nuestros clientes y mejorando el sector eventos es nuestra prioridad, escríbenos para contarnos tus ideas, y te ayudaremos a materializarlo. 

Saber cómo utilizar eficazmente las redes sociales en cada etapa de tu evento y mantenerse al día para ampliar el alcance del mismo, puede ser un obstáculo a superar para los profesionales expertos de redes sociales u organizadores de eventos. La utilización de herramientas adecuadas puede simplificar la distribución de contenido y ser eficiente en lo que realmente funciona, por lo que una de las decisiones más acertadas es centrar tus esfuerzos en una estrategia de redes sociales para que tu evento logre un mayor impacto.

Independientemente del tamaño del evento, atraer a la audiencia a través de múltiples canales antes, durante y después requiere una planificación cuidadosa, una ejecución dedicada in situ y una edición meticulosa cuando todo termina. Existen muchas herramientas en el mercado actual que pueden ayudarte a gestionar y distribuir todo el contenido de redes sociales (p. ej.: Hootsuite, Buffer, SocialPilot, etc). Están diseñadas para agilizar el proceso de difundir el contenido debido a que ofrecen la posibilidad de programar y compartir el contenido más impactante e interesante para tu público en las diferentes redes sociales simultáneamente.

Por otro lado, medir y evaluar cual ha sido el impacto es un punto clave para seguir mejorando. Es importante que, independientemente de la cantidad de contenido que se comparta, debe ser útil para medir el impacto, tanto en tiempo real como en múltiples eventos, para así poder entender qué contenido, qué personas influyentes y el momento adecuado en que los mensajes sociales tiene el mayor impacto.

 

Organiza, ejecuta y evalúa tu campaña de redes sociales

Para enfocar la campaña como un proceso de tres fases, primero considera cuáles son tus objetivos de campaña y aprovecha el kit de herramientas de redes sociales para supervisar fácilmente los múltiples canales sociales en cada etapa de tu evento.

 

Aumenta el engagement, agiliza el registro, y difunde la imagen de la marca

Las redes sociales ofrecen una mayor oportunidad de construir y fomentar una comunidad tanto para tus asistentes del evento como para la audiencia en general. Si desarrollas esta idea darás poder a tu público y a los asistentes para que participen en una conversación auténtica que dará profundidad y significado a ese importante evento. Recuerda que la calidad y la emoción con la que lo estás expresando son tan importantes como el número de veces que menciones el hashtag de tu evento.

A continuación, divide tu estrategia de marketing de eventos en tres etapas separadas, establece objetivos específicos para cada fase, e identifica las plataformas en las que la audiencia es más activa para aumentar el impacto de tu mensaje.

Paso 1: Antes de su evento

Antes de tu evento, necesitas dar a conocer tu marca para aumentar el registro y la asistencia. Para ello, utiliza las distintas plataformas sociales existentes (LinkedIn, Instagram, Facebook, y Twitter) para difundir la palabra clave con la que tus usuarios identificarán tu evento.  Además de utilizar los medios tradicionales, también puedes utilizar anuncios en las redes sociales para amplificar tu mensaje más rápido.

Inicia una conversación en las redes sociales creando un hashtag único para el evento que permita a tu audiencia comunicarse entre sí en línea. Incorpora también otros hashtags temáticos que hablen del sector de tu evento cuando publiques; esto te ayudará a llegar a una amplia audiencia adecuada con intereses similares.

Esta etapa de la campaña es perfecta para empezar a relacionarse con personas influyentes del sector para alcanzar una audiencia más amplia. Al elegir los hashtags, serás más conocido fuera de la red inmediata ya que tus asistentes podrán identificarle fácilmente.

Crea y diseña contenido que se adapte a tus asistentes, utiliza citas de eventos anteriores y asegúrate de enlazar a tu audiencia a la página de registro del evento. Además, si el equipo de marketing crea una historia emocionante con un diseño determinado, podrás desarrollar un ambiente proactivo por parte de los asistentes.  A través de las nuevas tecnologías de las redes sociales puedes crear una experiencia de usuario impactante. Aquí tienes algunos ejemplos:

  • Instagram: Esta plataforma cuenta con diversos efectos que favorecen a la interactividad de los usuarios. Actualmente, está probando un nuevo “sticker” ‘Invitaciones’ que te permitirá añadir detalles de tu próximo evento (incluyendo el título, fecha y lugar) y añadirlo en tus Historias. Tu público podrá confirmar su asistencia directamente en ese sticker, así que aprovecha esta función tan dinámica que ofrece la plataforma.
  • Facebook: Ofrece unos filtros de realidad aumentada que permiten que tu público “probarse” virtualmente elementos del branding de marca o del mismo evento, ver la ubicación del evento y compartir el mensaje a través de sus historias o posts.

Utilizando cualquiera de las dos tecnologías, tu audiencia te podrá ayudar a la hora de difundir la marca y trasmitir el mensaje a sus seguidores.

Paso 2: Durante su evento

Durante tu evento, aumenta las actividades en el sitio para animar a los asistentes a seguir y compartir.  Para amplificar los temas clave e inspirar a la audiencia a que siga publicando sus impresiones sobre el evento, el equipo de marketing tiene que capturar y difundir el contenido generado por el usuario (CGU). Por ello, mantén claro el enfoque tanto de las publicaciones visuales y de contenido de las historias de Instagram como las rápidas actualizaciones del contenido y las reacciones de los asistentes.

Identifica los temas de interés de las actividades de tu evento y participa en la conversación. Anima a tus asistentes a crear publicaciones que despierten curiosidad y pide a las personas influyentes que utilicen tu filtro de RA (realidad aumentada) de marca, asegurándote de que etiqueten el feed del evento en tus historias de Instagram o Facebook. Los efectos de realidad aumentada de marca personalizados se pueden crear para incluir en Instagram, Facebook, o se pueden promocionar directamente a través de correos electrónicos, anuncios online o con un enlace desde la aplicación de eventos para móviles.

Muestra el CGU (contenido generado por el usuario) en tiempo real en las pantallas de tu evento o en la página web (o con el nuevo Muro de Redes Sociales de EventMobi) y proyecta también el mejor contenido para impulsar la participación en el sitio y permite que los asistentes compartan sus experiencias transmitiendo en vivo sus publicaciones en redes sociales durante el evento. Esto será perfecto para ayudar a reunir a los asistentes en eventos de múltiples centros y maximizar así el alcance del evento.

Paso 3: Después de su evento

Después del evento, crea publicaciones breves e impactantes en LinkedIn o Facebook que muestren los resultados y celebren los aprendizajes y las tomas clave. Asegúrate de incluir algunos clips de vídeo que ayuden a contar la historia de tu evento, y utiliza los mismos hashtags para extender el alcance de estos posts. Además, etiqueta a los asistentes para que puedan encontrar y compartir fácilmente.

En Instagram, crea diseños creativos que capten la atención de tus usuarios y añade las mejores historias de tu equipo y los asistentes con filtros de RA. Puedes organizarlas por los temas más emocionantes, por las ofertas o por supuesto, por las imágenes de la fiesta más divertidas. En Twitter, retuitea las menciones de tu evento por parte de los asistentes para fomentar la conversación y la idea de comunidad.

Eventmobi, cuenta con un nuevo servicio de Social Dashboard que dispone de herramientas fáciles de usar diseñadas específicamente para eventos públicos, ferias y conferencias. Para que programar y monitorear tus canales de redes sociales, medir el impacto de tus publicaciones y entender los sentimientos de tus “influencers” y de la audiencia se haga más fácil.

Una de sus funcionalidades es “Influencer”, con una lista de los 1000 principales influencers relevantes para tu marca o keyword, en Twitter e Instagram.

Además te permitirá:

  • Medir, evaluar y analizar el impacto que tienen los hashtags y posts publicados.
  • Rastrear quienes son tus influencers y seguidores para asegurar que tu audiencia te escucha.
  • Dar recomendaciones personalizadas con el contenido y mensaje adecuado para generar engagement con cada publicación.

El Social Dashboard de EventMobi permite realizar un seguimiento de los mensajes y las menciones de su hashtag en tiempo real, y así te proporciona los resultados sin necesidad de realizar un análisis posterior y también cuenta con la herramienta de Análisis Competitivo la cual permite comparar tus cuentas sociales con las de sus competidores, de modo que puedes ver rápido y fácilmente quién tiene más seguidores, mejor engagement y mayor alcance.

En conclusión todos estos pasos y herramientas como el Dashboard de Eventmobi te ayudarán a entender qué tipo de contenido fue el más atractivo y qué publicaciones tuvieron éxito. Además, gracias a esto, sabrás quién está liderando la conversación y por qué, para que puedas enriquecer tu estrategia y alcanzar un mejor posicionamiento en futuros eventos.

Saca partido a las redes sociales en cada etapa de tu evento captando a tus asistentes de una manera intuitiva, dinámica y atractiva. Orquidea y Eventmobi pueden ayudarte a conquistar a tus asistentes con eventos muy personalizados y una experiencia inolvidable para el usuario. ¿Hablamos?

*Artículo de referencia: eventmobi.com/blog/how-to-effectively-use-social-media-at-every-stage-of-your-event

El éxito de un evento se evalúa en gran parte cuando este ha finalizado, por ello, las metas que estableces al principio del ciclo de planificación son importantes para estudiarlo. Fijar objetivos y metas no es un ejercicio rápido y fácil, pero la recompensa aparece cuando tienes un conjunto concreto de medidas después del evento. Conseguir valorar el éxito de un evento es verdaderamente importante: descubre las claves para analizarlo en este artículo.

El análisis de los datos después de un evento determina el Retorno de la Inversión (ROI) del mismo. El ROI es un indicador del valor generado en el evento teniendo en cuenta la inversión y los beneficios recaudados.

Cada evento es un mundo diferente, por tanto, las metas y las formas de medir el éxito de tu evento serán distintas. Sin embargo, hay dos áreas clave que todos los eventos tienen en común: el éxito financiero y la satisfacción de los asistentes.

El éxito financiero es diferente para cada evento.

Hay que tener en cuenta si el evento está organizado con fines de lucro o no para alcanzar el punto de equilibrio. A la hora de establecer el presupuesto, los organizadores tienen que realizar un informe con las expectativas que se esperan así que el éxito financiero no debería ser una sorpresa. Es necesario supervisar cuidadosamente tanto los ingresos como los gastos a lo largo del ciclo de vida del evento. Colabora con el departamento de contabilidad para poder revisar cuales son los objetivos y las acciones que se van a ejecutar y poder fijar el presupuesto de una manera eficiente. Entender el cómo y el porqué de esos números es lo que más beneficiará al evento.

Pide información sobre el check-in, o sobre los usuarios que han entrado en la app de tu evento para averiguar cuál ha sido el total de audiencia y diseñar nuevos planes para atraer a nuevos asistentes en futuros eventos. También, puedes evaluar si ha habido un aumento o una disminución de los gastos de expositores y patrocinadores.

Hay que tener en cuenta que algunos factores pueden alterar el ritmo del evento como los impactos del clima, el panorama competitivo, las condiciones económicas, la rotación de personal, para determinar el éxito del evento desde el punto de vista financiero y para el desarrollo futuro del mismo.

 

La satisfacción de los asistentes es un aspecto fundamental a la hora de evaluar el éxito del evento.

Los organizadores de eventos tienen que crear valor para que los asistentes estén satisfechos. De esta forma, podrás formar una relación consolidada y comunicarte con ellos fácilmente. La valoración de los usuarios es el punto clave para medir el resultado del evento.

Podrás descubrir la opinión de los asistentes de manera cuantitativa y cualitativa antes y después del evento.  Diseña y crea encuestas de satisfacción con preguntas abiertas y ofrece la posibilidad de recomendar el evento a otras personas para obtener el feedback completo sobre participaciones, gustos sociales, descargas de la app, la rapidez del proceso de registro, difusión del evento a través de redes sociales…
Por el contrario, si recibes alguna insatisfacción, el primer paso es actuar en consecuencia y comunicarte con el cliente.

En eventos de carácter más digital en los que se disponga, por ejemplo, de apps del evento o webs de registro no resulta complicado conocer datos de la satisfacción de los asistentes; o el uso que este público ha dado a los diferentes soportes digitales ya que habitualmente estas plataformas nos ofrecen la posibilidad de realizar encuestas de satisfacción a los invitados, y también nos ofrecen información sobre el número de usuarios que ha entrado, o de cuantas visitas ha tenido un diferente apartado, por lo que podemos hacer un análisis bastante exhaustivo de lo que ha triunfado y lo que no.

Aprovecha toda esta información para realizar acciones de marketing, benchmarking y engagement. Además, esta información te permite hacer un seguimiento del evento y compararlo con otros del mismo sector o mejorar tus eventos futuros sabiendo que es lo que ha tenido más éxito.

Lo ideal es que el análisis y el informe posteriores al evento se completen dentro de las dos semanas siguientes al mismo. Si vas a lanzar un informe público sobre el evento, hazlo dentro de las primeras 48 horas. Cuanto más tiempo esperes, menos gente se preocupará por leerlo. Utiliza imágenes o infografías para que la información sea más atractiva y fácil de leer. De esta forma, conseguirás que los usuarios lo compartan en sus redes sociales y tu evento tenga mayor alcance. Además, asegúrate de incluir en el análisis todas las secciones que han sido participes en el evento para obtener una visión general y recomendaciones para próximos eventos.

Para concluir, la evaluación del éxito del evento es un proceso que debe ir de la mano con la planificación de este.  Poner en marcha las medidas desde el principio te permitirá ver cómo va tu evento en tiempo real. Tener una compresión del éxito financiero y la satisfacción de los asistentes ayuda al desarrollo y ejecución del evento.

Permite que los usuarios tengan voz en todas las fases del evento para incentivar el engagement y futura asistencia, así como, mejorar los resultados de las encuestas. Por último, establece un plan de seguimiento y evaluación que construirá la base sólida para los próximos eventos. Contacta con nosotros  para obtener todas las estadísticas antes, durante y después del evento tanto de procesos de registro, de check-in, como de apps, webs, votaciones en directo, etc.

*Artículo de referencia: eventmobi.com/blog/best-practices-for-evaluating-event-success

Nos encontramos ante una presente crisis climática la cual provoca una gran preocupación por el nivel de la sostenibilidad de nuestra sociedad occidental actualTodos los acontecimientos ocurridos han obligado a la mayoría de las empresas a buscar soluciones innovadoras y tecnológicas para adaptarse a esta situación y reducir el impacto ecológico, desarrollando así eventos más sostenibles.

Todos los organizadores de eventos son conscientes del uso de energía que requieren todas estas actividades como conferencias, ferias o convenciones y por ello, existen tendencias que sugieren un compromiso preocupación con el medio ambiente debido a la emergencia ecológica actual.  Un dato destacable es que solo el 9% de los organizadores españoles tiene un enfoque sostenible frente a un 30% que tienen países como Alemania y Francia.  

A la hora de planificar un evento, tenemos que crear un impacto positivo sobre el medio ambiente para transmitir una imagen de marca llena de preocupación por el futuro sostenible. De esta forma obtendrás varios beneficios tanto para tu empresa como para tu evento (y también para el medio ambiente y el planeta) 

  • Aumento del engagement de los usuarios. 
  • Mayor competitividad empresarial con el fin de alcanzar un buen posicionamiento. 
  • Reducción del presupuesto y residuos perjudiciales para el medio ambiente.  
  • Ahorro de energía.  
  • Reducir el nivel de contaminación acústica y energética. 

Para aportar credibilidad a los usuarios y al resto de las instituciones necesitas un certificado oficial que demuestra que tu evento cumple las pautas para verificar que es sostenible. Para conseguir el certificado de “Red de eventos sostenibles” tienes que rellenar un documento con todos los planes que se implementarán, los recursos que se van a utilizarel diseño y todos los impactos positivos que va a tener tu evento hacia el entorno.   

Se han realizado entrevistas a diferentes expertos para obtener nuevas ideas al respecto. Entre todos ellos concluyeron que uno de los principales problemas es que la conciencia sobre la sostenibilidad y gestión de residuos es mínima. Por ello, realizar un seguimiento del lugar donde aterrizan los desechos de eventos y tener un control de la cantidad de residuos utilizados, sería un paso muy necesario para disminuir el problema medio ambiental.  

Los eventos, conferencias y reuniones generan impactos medio ambientales y sociales, aspectos innovadores y adquisición de talento como avances tecnológicos, sanidad… Pero los efectos positivos de los eventos son más difíciles de medir que otros factores como las estadísticas de la cantidad de residuos producidos. No obstante, varios estudios demuestran que los organizadores de eventos no están siendo tan eficientes y proactivos en disminuir los efectos negativos. Al hablar de sostenibilidad hay que pensar en las consecuencias y repercusiones que tendrán nuestros actos hacia generaciones futuras y el verdadero valor comercial y productivo de los eventos.  Por ese motivo, están surgiendo nuevas oportunidades de crear eventos virtuales e híbridos para seguir aportando valor a empresas, asociaciones y a los asistentes con un enfoque de responsabilidad sostenible. 

Algunos organizadores creen que la clave está en una mezcla de concienciación y colaboración, enfatizando la necesidad de compartir las mejores prácticas y soluciones. Por ejemplo, Alemania tiene un alto nivel de sostenibilidad y un elevado rendimiento en comparación con otros países.  

De hecho, el Alemania Convention Bureau se compromete con la promoción del desarrollo sostenible en Alemania y ofrece mucha información sobre el tema. Para eso, se exige un compromiso de los lugares de celebración de eventos en Alemania, y así han implementado un sistema de gestión de la sostenibilidad y numerosos proveedores poseen certificados de sostenibilidad. 

Varios destinos y lugares de celebración son socios cruciales en el esfuerzo continuo de hacer que los eventos sean más sostenibles, y muchos están asumiendo los altos costes de este cambio de percepción por parte de los planificadores hacia el entorno y los impactos positivos.  

Aunque está claro que la sostenibilidad de los eventos es mucho más que las emisiones de CO2 y el plástico, una gran parte de ese impacto positivo implicará reducir o compensar estos efectos negativos que los eventos a gran escala tienen inevitablemente en nuestro planeta.  

En conclusión, los debates sobre la sostenibilidad de los eventos y la gestión de residuos poco a poco se extenderán a las organizaciones y gobiernos de todo el mundo. También es importante reconocer el valor de los eventos y tener en cuenta los beneficios a largo plazo que generan los eventos en la industria de servicios.  El cambio hacia prácticas beneficiosas para el medio ambienty asociaciones significativas con destinos de eventos sostenibles es prometedor y, sin duda, continuará dando forma al futuro de la industria en esta próxima década. Si quieres saber más sobre nuestra tecnología y cambiar la forma de ver tus eventos para mejorar tu impacto en el planeta ¡contacta con nosotros!

*Webgrafía consultada: www.eventmanagerblog.com/sustainability-in-events

El principal reto de los organizadores de eventos es mantener a los asistentes involucrados en todos los aspectos a través de la capacidad de atención, de superar la gran competencia existente entre los proveedores y cubrir las expectativas de los asistentes. Los planificadores de eventos tienen como desafío crear experiencias inolvidables, significativas y motivadoras dentro de su presupuesto, por ello, deben jugar con el uso de un diseño de experiencia sólido como base. Este artículo muestra los 6 pasos para crear una mezcla de experiencias inolvidable y transformar los eventos en acontecimientos memorables.   

Paso 1: Visualizar quiénes son las partes interesadas en recibir esa sensación.   

Identifica y determina a las personas que se benefician del éxito de tu evento. Realiza una lista con grupos que reúnan el interés y la motivación necesarios en qué se logren los objetivos.

Organiza estos grupos en función de sus necesidades ya que, esto determinará las primeras expectativas y opiniones sobre tu evento. Apóyate en ellos para poder transmitir correctamente tu mensaje de forma que resuene con ellos.   

Paso 2: Seleccionar y determinar cuáles son tus metas.  

Hay que tener una clara comprensión de los objetivos para identificar y ejecutar las acciones adecuadas para cada grupo interesado. Para crear una buena experiencia hay que fijar bien los objetivos. Estos son algunos consejos:   

  • Una vez, has identificado quienes son tus grupos de interés y cles son los respectivos retos que deseas alcanzar con cada uno, hay que codificar y clasificar los resultados que les satisfagan y hacer que el evento sea un éxito desde su perspectiva.  
  • Cuantificar el éxito con cada una de las partes interesadas.   
  • Señala hechos destacados y realistas para hacer un seguimiento del progreso. Por ejemplo, si utilizas gamificación para animar a los asistentes a interactuar con el evento, necesitas una aplicación para que el proceso sea más sencillo y para poder estar informado de los avances en la interacción. Además, las apps para eventos que podemos ofrecerte, cuentan con muchas otras opciones que generarán interés en tus asistentes; e información y estadísticas de uso para poder analizarlo tras el evento.  

Paso 3: Analiza el presupuesto de tu evento ajústalo a los gastos.   

Siempre cabe la posibilidad de que el presupuesto del evento no sea muy holgado, y por eso es tan importante priorizar tus objetivos y los de las partes interesadas y ser realista en lo que te puedes comprometer a lograr. Para mantenerte en el camino correcto y asegurarte de que asignas tus recursos financieros de la mejor manera, aquí hay algunos consejos:  

  • Crea un presupuesto del evento especificando los objetivos y el punto de equilibrio de tu evento.    
  • Es necesario actualizar las estimaciones con cifras reales una vez que las partidas presupuestarias hayan sido confirmadas para que el proceso sea efectivo.   
  • Asegúrate de reservar una parte para imprevistos como porcentaje del presupuesto total que podrás utilizar para hacer frente a cualquier problema en los aspectos esenciales o de la lista de deseos.  

Paso 4: Trazar un mapa de la mezcla de experiencias  

Una experiencia se crea a través de una mezcla de diferentes factores y elementos conocidos como la Mezcla de Experiencias. La forma en que todos estos elementos fluyen e interconectan entre sí e impactan a los asistentes a los eventos, puede ser compleja, por lo que es fundamental realizar un análisis y una planificación rigurosos. Aquí tienes algunos consejos sobre cómo diseñar tu propia mezcla de experiencias:  

  • Haz una lista de los principales puntos de contacto a lo largo del ciclo de vida de tu evento donde cada uno de tus grupos de interés clave se verá afectado. El “viaje” para un asistente normal será diferente al de un ponente o patrocinador. Por lo tanto, el proceso debe ser considerado desde cada uno de sus puntos de vista. Se tiene que realizar antes, durante y después de su evento.  
  • Debajo de cada punto de contacto principal, haz un listado de las oportunidades e ideas para crear una experiencia memorable. Esto puede ser en forma de pequeños toques hasta grandes elementos que sorprendan y deleitan. Asegúrate de tener en cuenta el espacio del lugar y el plano del evento. Puede haber formas interesantes de usar el espacio.  
  • Es importante saber cómo se utilizan la marca y la mensajería de tu evento en cada punto de contacto ya que puede ser en forma de un logotipo o formas más tangibles de comunicar la marca y dar vida a la cultura y el espíritu de tu organización.  
  • Considera el uso de la tecnología para mejorar la experiencia de los asistentes. La tecnología de eventos se puede aprovechar en cualquier momento dentro del ciclo de vida del evento para crear una experiencia más impactante, dinámica e interactiva.   

Paso 5:  Sé visual a la hora de comunicar el concepto del evento.   

Después de identificar a las partes interesadas, establecer los objetivos y diseñar una mezcla de experiencias, el siguiente paso es comunicar a los invitados como será esa experiencia en el evento. Algunos consejos son:   

Utiliza herramientas visuales para mostrar el diseño físico, el diseño y la producción. Esto ayudará a los grupos interesados a visualizar cuales son las labores adecuadas lograr los resultados deseados.  

Considera el uso de imágenes en 3D y maquetas físicas para tus espacios en los eventos. Estos pueden incluir sus planos, decoración, muebles y producción audiovisual. Esto es particularmente útil para que el personal, los proveedores y la gerencia entiendan la visión del concepto y el mensaje que se quiere transmitir y planifiquen sus propias prioridades antes del evento.  

Paso 6: Elige qué métodos vas a utilizar para medir el ROI y el éxito del evento  

El paso final es averiguar qué tipo de informe necesitas para medir el ROI del evento y otras métricas de éxito que abordan los objetivos y las metas a lograr. El diseño de eventos a menudo se centra en el cambio de comportamiento a largo plazo y en la mejora continua, por lo que debe estar basado y apoyado en datos para poder realizar los ajustes adecuados.  

Demuestra el valor de participar en tu evento a cada grupo interesado. Aquí hay algunas ideas:  

  • Escoge cada uno de los objetivos pactados por las partes interesadas y define cómo se medirá y se le dará seguimiento.   
  • Piensa en los datos e información como la captación de clientes potenciales, a los que se puede acceder a través de diferentes herramientas y cómo combinar esta información para demostrar que se ha logrado el objetivo.   
  • Combina datos cuantitativos y cualitativos para obtener una imagen completa de los resultados del evento. Las estadísticas y las cifras son importantes, pero también son valiosos los datos de las encuestas y el feedback de las partes interesadas y de los asistentes del evento. 

Con nuestras tecnologías podrás diseñar una mezcla de experiencias inolvidable. ¡Te esperamos! 

Los avances en la tecnología de eventos ofrecen mayor tranquilidad para los organizadores. Aquí tienes algunos ejemplos de cómo aplicar estas herramientas y así repercutir positivamente en el momento de planificar un evento para aumentar la seguridad y la protección de los invitados en el proceso:

Crea y diseña acreditaciones   

Aporta seguridad a las credenciales de los asistentes haciéndoles una foto en el momento de check-in y añadiendo esa imagen a su acreditación cuando tenga lugar la impresión de esta. De esta forma, ayudarás a identificar a los asistentes rápidamente aumentando la seguridad y acelerando el proceso de entrada al evento.   

Es común que los asistentes pierdan su acreditación o la dejen en la habitación del hotel cuando regresen para el segundo día de la conferencia. Para evitar cualquier problema con esto, usa un sistema que invalide la acreditación original, una vez que se cree una nueva impresión.  

Reconocimiento facial para el registro de asistentes  

Otro elemento de la tecnología de seguridad que puedes incorporar es el reconocimiento facial para el check-in de los asistentes. Utiliza esta tecnología para añadir un elemento emocionante y personalizado para el registro. Con la tecnología de reconocimiento facial, los asistentes son reconocidos por una cámara en el quiosco de registro a medida que se acercan, y su acreditación se imprime instantáneamente. Para verificar que la persona que se registra es el asistente correcto, el quiosco cuenta con patrones biométricos de las fotos de todos los posibles visitantes, y compara ese patrón con los que detecta en cara que enfoca en el momento.  

Esta tecnología potencia la seguridad en la organización de eventos. Si quieres saber más sobre reconocimiento facial podrás leer algunos artículos en este blog sobre el tema.   

Robótica  

Los avances en la robótica han creado nuevas oportunidades para los eventos. La robótica puede ayudar a aumentar la cobertura de seguridad en eventos con tecnología que llena los vacíos de la seguridad humana, como ver en la oscuridad o sentir y responder a cambios ambientales. Los robots de seguridad pueden utilizarse para ayudar a que los elementos de seguridad existentes funcionen de forma más eficaz y proporcionen una protección e interés adicional para tus asistentes. Además, el robot patrulla un área en busca de objetos inusuales u otras amenazas a la seguridad.   

Control de Acceso y Seguimiento de Asistentes  

Una tecnología como el rastreo RFID es una solución confiable para el control de acceso en eventos. Los chips o tarjetas RFID se pueden conectar a la acreditación de un asistente y se utilizan para entrar y salir del recinto del evento. El uso de tecnología para mejorar el control de acceso en tu evento puede ayudar a eliminar el error humano y aumentar la seguridad en general. El rastreo RFID permite al personal del evento identificar fácilmente si un asistente puede acceder al lugar, a un evento de recepción nocturna o incluso a una sesión específica.  

La implementación de tecnología permite realizar un seguimiento de los asistentes durante el evento. Tecnología como las cámaras de análisis facial, beacons o Bluetooth proporcionan mapas de calor que permiten al organizador del evento ver dónde se están moviendo los asistentes a lo largo del evento y posteriormente, analizar su comportamiento. Te ayudará a identificar las zonas en las que se necesita más seguridad, o también que zonas han generado mayor interés en los invitados para potenciarlas de cara al futuro.   

Simuladores  

La tecnología avanzada de un simulador puede ser utilizada como un método adicional de seguridad antes de su evento. Los organizadores de eventos pueden crear simulaciones del flujo del evento y del tráfico de asistentes para planificar la cantidad de personas adecuada en caso de emergencia. Además, sirve para crear planes de evacuación e identificar las áreas más inseguras.   

Aplicación para Eventos  

Una manera sencilla de incorporar seguridad con tecnologías es utilizar aplicaciones para eventos las cuales permiten alertar sobre incidencias o emergencias, así como, enviar notificaciones a los asistentes.  También puedes crear en la aplicación diferentes secciones que contengan toda la información necesaria como la ubicación de su estancia, el timing del evento, votaciones en vivo, secciones de seguridad o de gamificación con el objetivo de incentivar el engagement.  

Recuerda también indicar claramente a dónde pueden ir los asistentes o a quién pueden contactar para informar de una amenaza o problema durante el evento.  

A la hora de elegir la tecnología para tu evento, recuerda centrarte en la experiencia del asistente. Selecciona elementos de tecnología que mejoren la seguridad y hagan que el asistente se sienta más seguro, así como, que sean herramientas complementarias para todo el proceso del evento.

¡Contacta con nosotros y te ayudaremos desarrollar tus eventos con éxito y de la manera más segura!

Las diferentes herramientas de tecnología para eventos pueden ayudarte a analizar múltiples aspectos de tu evento y recopilar la información necesaria para sacar el máximo provecho al análisis de tus resultados. En este artículo te mencionamos 5 aspectos que debes vigilar en el proceso de análisis de resultados de tu evento

1. Nivel de compromiso e interacción online:

Empieza por examinar los esfuerzos de la campaña de marketing analizando su rendimiento, es decir, controla cuánto tráfico está llegando a tu web, qué páginas están siendo visitadas, y la cantidad de tiempo que pasan los usuarios en cada página. Esta información te servirá para evaluar si tu sitio web está funcionando o es necesario que revises los aspectos que debes mejorar.  También nos permite saber cómo los visitantes han encontrado nuestra página web.

Gracias a estos datos podrás mejorar el marketing y la presencia digital del evento.

2. Datos demográficos del registro y tasa de finalización:

No te pierdas toda la información relevante que puedes recopilar de los asistentes durante el proceso de registro. Recuerda incluir preguntas sobre la demografía e intereses de los asistentes en el formulario de inscripción y utiliza estos datos para segmentar sus datos y analizarlos más a fondo. De esta manera, puedes evaluar si ciertos segmentos de asistentes están aumentando o disminuyendo en función de la demografía o las áreas de interés.

Para disminuir el número de inscripciones abandonadas, puedes hacer un marketing de seguimiento a aquellas personas que abandonaron el proceso de registro a mitad de camino.

3. Apps de Eventos disponibles en dispositivos móviles y participación en sesiones:

Nuestras apps para eventos ofrecen una gran cantidad de información valiosa que te permite hacer un seguimiento del evento a tiempo real, obtener resultados y analizar los perfiles de los asistentes para entender cuál es el contenido que más les interesa.

De esta manera, podrás tomar decisiones basadas en datos y mejorar la experiencia de tus usuarios demostrando el valor del evento.

También, la app cuenta con la opción de realizar una encuesta de satisfacción que te ofrece las opiniones de los asistentes para que puedas tener en cuenta sus valoraciones sobre los cambios que necesitas realizar.

4. Encuestas a los asistentes y feedback:

La información que recopilas de una encuesta a los asistentes puede proporcionarte una visión que normalmente no obtendrías al ver otros análisis de eventos. Los asistentes pueden ser a veces, tu fuente de información más valiosa y es importante escuchar sus comentarios y saber cómo aplicarlos de manera útil.

La encuesta puede ser tan simple como pedir a los asistentes que califiquen tu evento en una escala del 1 al 10 o puedes hacer preguntas más específicas sobre múltiples aspectos de tu evento. La encuesta puede ser enviada mediante correo electrónico o estar integrada en la app para eventos.

Los comentarios de la encuesta puedes utilizarlos para identificar a los usuarios satisfechos de tu evento quiénes podrían tener una influencia positiva en los demás asistentes.  Para ganar la confianza de tus asistentes, ponte en contacto con esos usuarios contentos para ver si les gustaría ser entrevistados con el fin de mostrar sus testimonios en tu sitio web del evento para generar buenas opiniones que llamen la atención sobre ese evento o los siguientes. Además, la encuesta también podrá ayudarte a saber qué aspectos han sido los menos efectivos o a descubrir nuevas ideas para mejorar en tus próximos eventos.

5. Comportamiento de los asistentes después del evento y análisis online:

Extrae toda la información posible cuando el evento finalice para alcanzar el éxito en los próximos. Además, identifica las posibles tendencias comparando información nueva con pasada (por ejemplo, el número de nuevos asistentes frente a participantes anteriores), ya que esto te ayudará a ver que áreas pueden seguir evolucionando o cuales ya consiguen todo lo que deseas.

 

En conclusión, analiza estos aspectos de tu evento o cualquiera otro que consideres interesante para extraer la máxima información relevante y beneficiosa que te ayudará a alcanzar los objetivos y focalizar tus esfuerzos de cara al futuro. Utiliza nuestras herramientas para que te ayudemos a que este proceso sea más fácil. ¡Contáctanos!

Para ayudar a los organizadores de eventos y a los profesionales de la industria a entender mejor el camino para comprar software de gestión de eventos, Eventmobi realizó una encuesta este año preguntando acerca de los desafíos y retos comunes que se enfrentan durante este proceso y tratando de averiguar los factores a valorar en la compra de un software de gestión de eventos.  A continuación, se presentan algunos de los resultados que te ayudarán a investigar sobre la compra de software de gestión de eventos o a saber cómo compararte con tus semejantes en el sector.

Los siguientes datos se basan en los resultados de una encuesta realizada por EventMobi en 2019. Hubo 108 encuestados de compañías con ingresos anuales inferiores a 100 millones de dólares estadounidenses.

Comencemos con un desglose de cuánto presupuesto medio tienen los organizadores de eventos para invertir en software de gestión de eventos:

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Aquí están los 11 factores principales que consideran los organizadores considerar al comprar un nuevo software de gestión de eventos:

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Aunque el precio y el retorno de la inversión son factores importantes que los organizadores de eventos tienen en cuenta al comprar un nuevo software de gestión de eventos, no son tan relevantes como otros factores como la facilidad de uso o de integración. Incluso el servicio del cliente es tan importante como el precio. Los factores más relevantes para los organizadores de eventos van más allá de la tecnología real del evento ya que se valora la capacidad que ofrecen estas herramientas de hacer que la experiencia de planificación de eventos sea más fácil y manejable.

Otro factor que preocupa cada vez más a los planificadores de eventos es la seguridad con el GDPR y las infracciones de esta, junto con la mala gestión de los datos por parte de los grandes proveedores.

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Cuando se adquieren herramientas de gestión de eventos, el equipo de compras está formado por numerosos departamentos de toda la compañía. Sin embargo, el equipo de eventos es, en última instancia, el mayor impulsor de compras antes que cualquier otra función, incluida la gestión.

Además de contar con el suficiente presupuesto, el segundo obstáculo más grande para tomar una decisión de compra no es necesariamente la tecnología – se trata de conseguir la aceptación interna de todas las partes interesadas del equipo de compra.

La mejor manera de conseguir la aceptación es mostrar el valor que una aplicación para eventos u otro tipo de softwares aportan a una compañía. Cuenta con nuestras herramientas de software para eventos (como apps, registros online, webs, etc.) para mejorar la experiencia de tus usuarios y mejorar también tu experiencia, haciéndola más sencilla y cómoda. ¡Habla con nosotros!

 

Artículo traducido de Eventmobi.

EventMobi. (2019). The Top Factors to Consider When Purchasing Event Management Software – EventMobi. [online] Available at: https://www.eventmobi.com/blog/the-top-factors-to-consider-when-purchasing-event-management-software/ [Consulted 20 Sep. 2019].