Eventos

No todos los eventos son iguales, una realidad que se basa en las decisiones sobre qué formato de evento se adapta mejor a los objetivos que se pretenden alcanzar. Para determinarlo, dependemos de una comprensión profunda de lo que ofrece cada formato para poder analizar con precisión el dilema del formato a la hora de dar a conocer la marca a través de un evento.

Los eventos presenciales siempre tendrán el atractivo de un entorno más personal para el establecimiento de contactos, por no mencionar que ofrecen una mayor oportunidad para las experiencias multisensoriales. Sin embargo, también implican mayores inversiones y compromisos por parte de todos los participantes. Además, los formatos virtuales tienen sus propias ventajas: tienen el potencial de llegar a un público más amplio y, desde la perspectiva del asistente, exigen un nivel de compromiso mucho menor. Para alguien reacio a incurrir en el gasto de asistir en persona, el formato virtual puede parecer una buena alternativa.

Por ello, algunos sostienen que los eventos virtuales son más adecuados para una duración corta y para la captación de clientes potenciales, mientras que la duración más larga y la generación de clientes potenciales en deberían reservarse para los eventos presenciales.

Sin embargo, no todo el mundo está de acuerdo en que este marco ordenado represente realmente las preferencias de los asistentes. Algunos ven el potencial de los eventos virtuales para servir de campo de pruebas perfecto para todo tipo de contenidos que ayudarán a dar forma a la dirección de las agendas presenciales.

Los eventos presenciales deben aportar un gran valor

Para Joe Schwinger, CEO de MeetingPlay, el mayor nivel de compromiso que requieren los eventos presenciales es precisamente lo que los hace valiosos para el inbound marketing: Sólo asistirán aquellos que ya estén muy comprometidos con la marca. Del mismo modo, existe una expectativa implícita de que el evento ofrezca una experiencia de alto valor en persona. Los organizadores de eventos tienen que demostrar que están poniendo la alfombra roja para atraer nuevos negocios y mantener las relaciones existentes.

“Si nos fijamos en los sectores en los que trabajamos -farmacéutico, médico, tecnológico-, gran parte es una asociación bidireccional. Cuando una empresa invierte millones de dólares en esa relación comercial, quiere ver qué obtiene de ella, y ese mensaje puede transmitirse mejor en persona”.

– Joe Schwinger, director general de MeetingPlay

Pierre Metrailler, director general de SpotMe, tiene una visión ligeramente diferente del mismo fenómeno. Cree que los eventos más largos son cosa del pasado, incluso para los formatos presenciales. Si los organizadores de eventos quieren atraer a los asistentes a un evento presencial de tres días, tendrán que “sobornarlos”: “Quizá si incluyen un viaje a Bali con todo incluido como parte del paquete, la gente vendrá”.

Metrailler cree que los eventos presenciales más cortos siguen teniendo atractivo, pero no está convencido de que los clientes actuales los prefieran a las alternativas virtuales. Debido a lo mucho que se juegan tanto el asistente como el organizador del evento, los eventos presenciales tendrán que asegurarse de ofrecer la mejor experiencia posible. Los organizadores no pueden dar por sentado que los asistentes preferirán automáticamente los eventos presenciales simplemente por la experiencia más cercana.

Evento virtual: expansión del mercado Vs investigación de mercado

La otra cara de la moneda es que los eventos virtuales requieren un menor nivel de compromiso por parte de los asistentes. A menudo son accesibles a un coste mucho menor -a veces incluso gratis- y los participantes pueden abandonar en cualquier momento si empiezan a perder interés.

Por un lado, esto supone la promesa de atraer a nuevas audiencias que pueden estar dispuestas a probar un compromiso de bajo riesgo. ¿Pero cómo influirá este nivel de compromiso diferente en el contenido de los eventos?

Schwinger cree que los eventos virtuales tendrán que mantener su mensaje tan ampliamente aplicable como sea posible. Las marcas tienen el potencial de llegar a un público mucho más amplio, pero deben centrarse en el conocimiento de la marca a gran escala más que en el contenido especializado. Los organizadores de eventos deben ser realistas sobre el potencial de generación de contactos. “El hecho de que se haya pasado de 8.000 a 70.000 participantes no significa que vayan a comprar el producto 70.000 personas”, explica. “Pero si no hay un riesgo financiero significativo, ahora tienes globos oculares en tu contenido”. Para adaptarse a las preferencias de visualización del público online, Schwinger sugiere mantener la experiencia del usuario lo más sencilla posible, ofreciendo una selección limitada de contenidos cortos y accesibles.

Cuando se trata de actividades en eventos presenciales, Schwinger recomienda ofrecer temas de sesiones mucho más especializados, con contenidos que rozan el material de formación. Los organizadores deben asumir que los asistentes en persona ya han investigado sobre la marca y buscan una conversación más profunda.

Aunque Metrailler está de acuerdo en que los planificadores de eventos deben diseñar sus eventos virtuales teniendo en cuenta la expectativa de un bajo nivel de compromiso por parte de los asistentes, tiene una perspectiva diferente sobre lo que esto significa para el diseño del evento.

Metrailler cree que el compromiso virtual debe estructurarse en torno a lo que él llama “microcompromisos”. Pone el ejemplo de una encuesta de NPS enviada por correo electrónico: si los asistentes pueden responder haciendo clic en una escala numérica interactiva dentro del propio correo electrónico, los índices de respuesta aumentarán. “Sólo hay que esperar un clic del asistente”, dice.

Si la experiencia de los asistentes virtuales debe ser lo más fluida posible, ¿significa eso que el contenido también debe ser diferente? Metrailler no lo cree así. En cambio, cree que los participantes virtuales funcionarán como un grupo de discusión para los eventos presenciales, que generalmente implican un nivel de inversión mucho mayor. Hay más margen para tantear el terreno con los asistentes virtuales, y el entorno virtual puede ser especialmente adecuado para este tipo de investigación de mercado.

Por ejemplo, aunque los eventos virtuales pueden facilitar la deserción de los asistentes, esto los hace mucho más valiosos en términos de identificar el contenido más atractivo. Además, todas sus acciones pueden ser rastreadas mediante el análisis de datos. Los organizadores del evento podrán identificar no sólo qué sesiones fueron las más populares, sino también qué segmentos de la sesión tuvieron la mayor participación. ¿Abandonaron los asistentes la pantalla? Por el contrario, ¿respondieron a una encuesta o hicieron un comentario en la sección de chat? La plataforma virtual puede proporcionarle toda esta información.

Según Metrailler, estas métricas de participación no sólo ayudarán a los organizadores de eventos a identificar qué contenido incluir en los eventos presenciales, sino también a quién invitar. Sólo para los clientes potenciales más cualificados,  las conferencias más cautivadores  se llevarán a cabo.

¿Qué pasa con el compromiso durante todo el año?

Metrailler cree que los eventos virtuales y presenciales de un organizador de eventos deben contribuir a una estrategia de compromiso de marca continua y permanente. No se trata tanto de la duración de un solo evento, sino de mantener la atención del público durante todo el año a través de una serie de puntos de contacto diferentes.

“Convierta su evento en una máquina de contenidos”, insta Metrailler. Cree que los eventos presenciales también pueden ser un vehículo para la creación de contenidos, pero que los formatos virtuales facilitarán la automatización del proceso de edición. Las analíticas ayudarán a los organizadores a identificar los clips que deben incluirse en los reportajes más destacados.

Del mismo modo, algunas plataformas pueden ofrecer marcadores que permitan a los espectadores saltar a la sección de mayor interés (lo que Schwinger llama “punto caliente”) de un vídeo más largo. Incluso los contenidos producidos en eventos presenciales acabarán llegando a la audiencia online, lo que a su vez facilitará un tipo de selección automatizada similar.

Los asistentes que repitan podrán también ver su historial de visionado de un vistazo, con la opción añadida de integrar recomendaciones basadas en sus comportamientos anteriores. La plataforma actuará entonces como una biblioteca de contenidos de facto.

Las plataformas virtuales pueden llegar a desempeñar un papel similar al de las ferias, en las que las marcas compiten entre sí por la atención del público. Según este modelo, las plataformas podrían recomendar contenidos a las marcas en función de su asistencia y su historial de participación. Por el momento, el contenido de los eventos sigue aislado en espacios de marca. “Queremos crear una experiencia dirigida a una marca concreta“, explica Metrailler.

¿Qué pasa con los eventos híbridos?

A pesar de toda la expectación que despiertan los eventos híbridos, puede que no sean tan populares como algunos preveían inicialmente. Según Schwinger, la mayoría de sus clientes han pedido formatos sólo presenciales o sólo virtuales, y Schwinger subraya que ambos formatos pueden aprovecharse de forma independiente.

“No hay que forzar la palabra de moda en la planificación. Los eventos híbridos pueden funcionar, pero una combinación de eventos presenciales y virtuales también puede funcionar. Debe ofrecer el formato que mejor se adapte a la categoría de asistentes a la que quiere llegar”.

– Joe Schwinger, director general de MeetingPlay

En definitiva, tanto los proveedores de tecnología como los organizadores de eventos siguen trabajando en una fase experimental. No hay respuestas correctas o incorrectas, y el campo está maduro para la innovación.

En conclusión

Los eventos virtuales y presenciales pueden funcionar más como universos paralelos que como dos extremos diferentes del viaje del cliente. Dicho esto, el bajo nivel de compromiso que se exige a los asistentes virtuales influirá inevitablemente en la estrategia de marketing de un evento. ¿Los eventos virtuales se orientarán principalmente hacia el contenido de la parte superior del embudo, o ayudarán a identificar las tácticas más eficaces de la parte inferior del embudo de marketing?

A fin de cuentas, los distintos enfoques de los formatos de los eventos significarán, en última instancia, más datos para tomar decisiones eficaces en el futuro. Y no hay razón para creer que las diferentes escuelas de pensamiento no puedan combinarse finalmente en las mejores prácticas posibles.

Si te interesa desarrollar cualquier un evento en formato presencial, virtual o híbrido, contacta con Orquidea Technology Group, para que podamos asesorarte sobre cual es el que mejor se adapta a tus necesidades y objetivos.

Artículo original: https://www.eventmanagerblog.com/marketing-format-influence-function

Con los eventos presenciales aún en espera por tiempo indefinido, los eventos virtuales están empezando a parecer una gran opción para los profesionales del marketing, pero también un poco intimidantes. Para la mayoría, los eventos virtuales representan una función completamente nueva; un área que estamos aprendiendo juntos como industria. En un esfuerzo por aclararlo todo y hacer que comparar y evaluar el software de eventos virtuales produzca menos dolor de cabeza y sea más zen, hemos recopilado este glosario completo de eventos virtuales: los términos que necesitas conocer, y los más comunes que circulan por Internet. 

Con el auge de este nuevo tipo de eventos, han surgido una gran cantidad de nuevas plataformas de eventos virtuales para apoyarlos, dejando a los planificadores con muchas opciones, muchas preguntas y una base de conocimientos bastante pequeña para decidir entre estas nuevas plataformas en base a sus necesidades en los eventos. 

Y lo que es más importante, muchos ni siquiera saben realmente qué buscar, o qué es lo que realmente están buscando. ¿Qué es un Event Hub (o centro de eventos)? ¿Cuál es la diferencia entre una reunión online y una transmisión? ¿Qué es exactamente un proveedor de streaming? 

Lo básico 

Todo evento virtual necesita unos cuantos componentes básicos. Estos son los elementos imprescindibles para los eventos online: piezas de su “pack” de software para eventos virtuales que son importantes para la funcionalidad, no sólo para la experiencia. 

Proveedor de streaming

En términos más sencillos, tu proveedor de streaming es el servicio que te permite compartir vídeo en directo con otra persona. Todos nosotros hemos utilizado probablemente un servicio de este tipo en el pasado, empezando por Skype a principios de la década de 2000 y pasando por las tecnologías más populares de hoy en día, como Zoom, Google Hangouts y GoToMeeting. 

La complejidad añadida aquí es la diferencia entre esos populares servicios de streaming. Una búsqueda de “la mejor herramienta de transmisión de vídeo” es esencialmente inútil sin tener primero una idea del tipo de reunión que estás tratando de tener; no usarías Google Hangouts para una conferencia de mil personas de la misma manera que no usarías Facebook Live para llamar a tu madre. 

Por eso, recomendamos empezar por el qué antes de llegar al cómo cuando se trata de transmitir. Piensa en el tipo de sesiones que vas a celebrar: ¿talleres para grupos reducidos? ¿Sólo conferencias para una gran audiencia? 

Desgraciadamente, no existen diferentes nombres para los mejores tipos de servicios de streaming para diferentes casos de uso, así que tendrás que evaluar cada uno; así sabrás por dónde empezar. (Analizaremos esto más abajo) 

Event Hub (o plataforma de eventos) 

Una pregunta habitual es cuál es la diferencia entre un evento virtual y un seminario web y tiene mucho que ver con el Event Hub. Mientras que un proveedor de streaming crea una conexión de vídeo o la función, la plataforma de eventos se encarga de todo lo que ocurre alrededor del flujo de vídeo: la experiencia. 

En un seminario web, te conectas y ves a alguien hablar, y luego te vas. En un evento virtual, es posible que quieras conocer a otros asistentes, visitar a los patrocinadores, charlar con los organizadores del evento, descargar y ver contenidos escritos y a la carta, etc.; y puedes volver a visitar esas oportunidades antes y después de varias sesiones, igual que harías si asistieras a un evento en directo. 

Así que, para dar una definición sencilla, una plataforma de eventos es un lugar virtual de eventos; el equivalente digital de una sala de exposiciones. El lugar en el que los asistentes se pasean antes y después de los ponentes y las sesiones; donde se encuentran con los demás y contigo, con los patrocinadores y donde interactúan con otros contenidos además de los ponentes. 

No decimos esto sólo porque las plataformas de eventos sean una de nuestras soluciones: los centros de eventos son esenciales para organizar eventos en línea sólidos y valiosos. 

Páginas de registro y landings 

Si has organizado un evento en vivo en el pasado, es probable que hayas utilizado software para su registro y landings, no se puede organizar un evento virtual sin ambos componentes, y hay algunas nuevas necesidades importantes que vienen con el formato virtual. 

El registro es la forma de recopilar la información de los asistentes y decidir quién puede entrar el día del evento. En los eventos virtuales, es importante “proteger” el contenido; mantenerlo fuera de las manos de quienes no se registran para no perder valor para ti ni para tus interesados. Aunque la mayoría de los proveedores de streaming tienen alguna funcionalidad de registro, suele ser bastante limitada e ineficaz cuando se trata de controlar realmente el evento. 

Una buena plataforma de registro te permitirá configurar tus eventos de manera que los inscritos se inscriban en el evento en su conjunto, y luego en las sesiones individuales. Esto te permite cobrar correctamente por evento o por sesión, y protege los enlaces de los no inscritos al exigir a los visitantes que se registren en la plataforma de eventos antes de acceder a sus transmisiones en directo. 

El software de registro hace mucho trabajo por ti, así que asegúrate de elegir uno que te permita cobrar los pagos, personalizar tus preguntas con lógica condicional, que se integre con tu CRM, que te ayude a comunicarte con tus asistentes y que te permita continuar con tu experiencia de marca a través y más allá de tus páginas de registro.  

Tu landing page es la forma de comercializar tu evento a los asistentes potenciales; tu oportunidad de convencerlos de que se registren. Aunque el aspecto y el contenido de las páginas dependen de ti, recomendamos que utilices las mejores prácticas para las landings en marketing y te asegures de poder crear páginas landing, de registro y del event hub a través del mismo proveedor. 

Vídeo 

Podría decirse que el pilar central de cualquier evento virtual es el vídeo; el intercambio de contenidos de una cabeza parlante a otra. Sin embargo, no todos los flujos de vídeo son iguales, y el tipo de sesiones que organice tendrá mucho que ver con los tipos de vídeo que necesite. 

Reunión 

Una palabra que llevamos usando toda la vida, ahora con un contexto totalmente nuevo. En los eventos virtuales, una reunión es un tipo de sesión en la que quieres que todos los participantes tengan la oportunidad de compartir vídeo y hablar; no sólo un presentador dando una conferencia. Estas son las mejores para sesiones de 50 asistentes o menos y se ejecutan en plataformas de streaming como GoToMeeting, Zoom y Microsoft Teams. También puedes utilizar una plataforma de reuniones para organizar conversaciones 1:1 entre los asistentes, o entre los asistentes y los patrocinadores. 

Nota: Probablemente no llamarás a estas reuniones “reuniones” a su público; serán talleres, mesas redondas, grupos de discusión, sesiones de trabajo, etc. La palabra “reunión” aparecerá sobre todo cuando hables o evalúes a los proveedores de streaming y tus necesidades para un tipo de sesión, por ejemplo: “Estoy organizando una serie de talleres y necesito una herramienta de reunión virtual”. 

Webinar 

Otro de los que más conocemos, pero ahora con algunos añadidos. Por definición, los webinars son videoconferencias en las que un ponente imparte contenidos a una audiencia, que a veces puede interactuar a través del chat y las encuestas, pero no puede utilizar el vídeo ni los micrófonos. Son mejores para sesiones de 50 asistentes o más, pero dependiendo de tu proveedor pagarás una barbaridad por encima de los 500 asistentes más o menos (a continuación, hablaremos de qué hacer para esas sesiones). Algunos proveedores de webinars conocidos son Zoom Webinar, ON24, GoToWebinar, webinar.net y BlueJeans. 

Otra nota: de nuevo, es probable que no llames a estas sesiones “webinars” a su audiencia. Serán conferencias, charlas y otros tipos de sesiones menos interactivas. 

Streaming en vivo 

Las retransmisiones son la mejor opción para tus eventos y sesiones más grandes, y son una forma estupenda de llegar a una audiencia (prácticamente) ilimitada. Las retransmisiones permiten al orador ofrecer contenidos a su público, pero no siempre incluyen chat y encuestas, y nunca permiten al público utilizar el vídeo o los micrófonos. Piensa en los servicios habituales de las redes sociales, como Facebook e Instagram Live, que son plataformas de difusión. 

Cuando se trata de eventos virtuales, las retransmisiones son una forma estupenda de gestionar sesiones de más de 500 asistentes sin arruinarse pagando por audiencias ampliadas en servicios de seminarios web. Y no dejes que la falta de interacción con la audiencia te asuste; siempre puedes añadir chat, encuestas y otros servicios de participación junto a tu vídeo de transmisión en tu event hub. Algunas de las herramientas de transmisión más comunes son YouTube Live, Vimeo Livestream y Facebook Live. 

Es importante tener en cuenta que, si vas a utilizar un servicio de transmisión, es esencial que utilices una plataforma de eventos (como las que manejamos en Orquidea) que te permita incrustar el vídeo; de lo contrario, tu público sólo estará en el viejo YouTube, distrayéndose con la sección de “otros vídeos que podrían gustarte” y dejando tu discurso para ver tutoriales de maquillaje. 

Y, por supuesto, la nota siempre presente: casi nunca llamarás a estas sesiones “retransmisiones” a tus asistentes. Las retransmisiones son, por lo general, conferencias magistrales, sesiones de todo el evento, como las de bienvenida, y otras conferencias de gran envergadura. 

A la carta 

El vídeo a la carta u On-Demand es, esencialmente, cualquier vídeo en el que el presentador no esté en directo. Piensa en todos los vídeos de YouTube o Netflix. 

La mayoría de las veces, el vídeo a la carta se utiliza como contenido de apoyo para los eventos virtuales, en lugar de las sesiones principales a las que se inscribe el público. El formato a la carta también es ideal para ofrecer sesiones históricas; si un participante se ha perdido una sesión, podrá acceder a su grabación desde la plataforma del evento como contenido a la carta. También puedes utilizar el formato a la carta para seguir “ejecutando” tu evento fuera de las horas programadas; los inscritos pueden incluso venir después del día del evento y ver el contenido en su tiempo, ampliando la longevidad de tu evento. 

Dicho esto, no es descartable utilizar contenido pregrabado para su sesión “en vivo”, pero eso entra en una categoría ligeramente diferente… 

Falso directo 

Falso directo es lo que se llama reproducir contenido grabado a una audiencia en vivo como si el propio contenido estuviera ocurriendo en vivo también. 

Muchos vendedores de eventos optan por utilizar este tipo de vídeo para una conferencia en sí, y luego cambiar al directo para las preguntas y respuestas. Otra gran opción es transmitir ese contenido a la carta, pero estar en directo en el chat para responder a las preguntas a medida que se desarrolla. En cualquier caso, piensa en el simulacro como un formato On-Demand Pro; vídeos pregrabados con un componente en directo. 

Engagement 

La participación es otro elemento importante que diferencia un evento virtual de un seminario web. Permitir que tu audiencia interactúe contigo, con los ponentes, con los patrocinadores y con el contenido añade un montón de valor para todos y asegura que los asistentes se queden durante todo el evento. 

1:1 

1:1, o uno a uno, es justo lo que parece: una reunión entre dos personas, normalmente fuera de una conferencia u otra sesión oficial. 

En los eventos virtuales, vale la pena contar con una plataforma de eventos que permita a los asistentes buscar a los miembros del público inscritos, a los vendedores de la empresa, a los representantes de los patrocinadores, etc. y reservar reuniones individuales con ellos directamente. 

Dependiendo de la plataforma de eventos que elijas, las reuniones 1:1 permanecerán dentro de tu evento o se redirigirán a un proveedor de streaming. Mantener las reuniones dentro de la plataforma de eventos ayuda a evitar la deserción de la audiencia; cuando rediriges a los asistentes a otro lugar, corres el riesgo de que no vuelvan. 

Encuesta 

Las encuestas no son nada nuevo, pero mientras que antes había que levantar la mano o, en los eventos más sofisticados, responder a encuestas en una aplicación para conectar con un ponente, las encuestas suelen estar integradas en el proveedor de streaming que se utiliza para la sesión. 

Las encuestas consisten en hacer preguntas al público y que éste responda, normalmente de forma anónima. El sondeo ayuda al orador a conocer a su público, ayuda al público a guiar a los oradores para que hablen de la información que es importante para ellos, y te ayuda a recoger datos que pueden ser útiles en las ventas y en el marketing más adelante 

Aunque muchos servicios de seminarios web vienen con encuestas integradas, si quieres añadir encuestas a su reunión, transmisión o simplemente a la plataforma de eventos, siempre puedes hacerlo a través de un tercero integrado. 

Q&A 

Las preguntas y respuestas son un lugar para que tu audiencia deje preguntas, y para que tú o tus ponentes las respondan. “¿Por qué no utilizar simplemente el cuadro de chat?”, estarás pensando. Te escuchamos. Aunque el chat puede funcionar como Q&A, las herramientas específicas de Q&A pueden ayudarte a organizar y gestionar tus preguntas cuando tienes muchas. Puedes marcar lo que ha sido respondido, reconocer que una pregunta ha sido vista, designar preguntas para respuestas escritas o respuestas en vivo de los ponentes, y archivarlas una vez que han sido respondidas para que tu equipo no se vea inundado de volumen. 

Chat 

El chat es un lugar en el que tu público puede conversar; añadir sus opiniones sobre algo que acaba de decir un orador, introducir una idea y hablar entre ellos sobre lo que está ocurriendo en directo. Básicamente, el chat es la forma en que tu audiencia hace cualquier cosa menos preguntas, y es una gran forma de crear comunidad dentro de tu evento. 

Aunque el chat está integrado en casi todos los proveedores de streaming que puedas imaginar, hay terceros que ofrecen el chat. Algunas plataformas de eventos como las que ofrecemos en Orquidea también pueden incluirlo. 

Stands Virtuales 

Otra palabra que hemos usado siempre, los stands tienen un aspecto un poco diferente en los eventos virtuales. En el pasado hemos pensado en ellos como stands físicos donde los asistentes podían conocer a los expositores, y en el virtual son más o menos… exactamente lo mismo; sólo que en línea en lugar de en persona. 

Un stand suele ser una subpágina, o página de patrocinadores, en la plataforma del evento. Los asistentes pueden hacer clic en ellos y empezar a interactuar con el contenido del patrocinador, desde vídeos hasta descargables e imágenes, e incluso stands en 3D. La plataforma del evento también debe permitir que los asistentes interactúen directamente con los patrocinadores, desde el chat hasta las reuniones instantáneas 1:1 y los formularios de contacto. 

Otras cosas buenas que hay que saber 

Las palabras anteriores representan los componentes de un evento virtual, pero hay algunos otros términos que se mezclan con ellos y que pueden infundir temor en los corazones de los vendedores no técnicos. Por suerte, ninguno de ellos da tanto miedo. Aquí hay algunas cosas buenas que hay que saber: 

Incrustar / Embedding 

Incrustar algo significa ponerlo en otra página de Internet. Si incrustamos un vídeo en esta página, podrás hacer clic en el botón de reproducción y verlo aquí mismo, sin abrir ninguna ventana o pestaña nueva. El contenido y las funciones que se pueden incrustar son importantes para crear una experiencia unificada y fácil de navegar, así que asegúrate de que todos tus proveedores -especialmente tu plataforma de eventos- permiten incrustarlo fácilmente. 

Pack 

Es la colección de tecnologías que utiliza para permitir un único objetivo. Por ejemplo, un pack de marketing puede incluir un CRM, una herramienta de publicación, plataformas de medios sociales, software de páginas de aterrizaje, y una serie de otras cosas.  

API 

Debido a que los eventos virtuales tienden a venir con un montón de diferentes piezas de software (pack), puede ser beneficioso para crear conexiones API entre ellos para que pueda enviar fácilmente la información, como los datos de registro de uno a otro. Y eso es exactamente lo que es una API; es una conexión entre dos piezas diferentes de software que les dice cómo interactuar entre sí. Un buen ejemplo es la integración de su software de registro con tu CRM: en lugar de descargar los datos de uno y cargarlos en el otro (cruzando los dedos para que se correspondan), una conexión API puede sincronizar los datos automáticamente. 

Cuando se habla de integraciones, lo más probable es que se hable de conexiones API. Una gran plataforma de eventos tendrá muchas integraciones incorporadas y te permitirá crear más fácilmente.  

En conclusión 

Los eventos virtuales no tienen por qué ser desalentadores, a pesar de que todos los técnicos de tu equipo hablen de packs, API y HTML. De hecho, ninguna de las cosas mencionadas anteriormente requiere que seas un experto en tecnología en lo más mínimo: sólo un comprador inteligente.  

Si todavía te sientes un poco perdido, consulta con nosotros, en Orquidea Technology Group y te guiaremos a través de todos los pasos para la planificación de tus eventos virtuales, e híbridos incluyendo la elección de la tecnología específica para llevarlos a cabo con éxito. 

Artículo original en Swoogo.

¡El híbrido está (casi) aquí! No podemos esperar a que lleguen los eventos híbridos en 2021, pero somos realistas, así que sabemos que tenemos que proceder con cautela. Para algunos profesionales de los eventos, los eventos híbridos serán definitivamente parte de su año. Para otros, los eventos híbridos pueden ser una cosa del año que viene; pero igualmente a todos nos interesa ver las 13 preguntas que hay que hacerse antes de planificar eventos híbridos.

Esto te ayudará a decidir si tu evento y tu público están preparados para el formato presencial o si es mejor seguir con los eventos virtuales un año más. Personalmente, esperamos que sea híbrido.

Sólo el 60% de los responsables de marketing de eventos han planificado antes un evento híbrido (Swoogo, 2021). Y queremos que tengas algo de información que te sirva de base; así que vamos a sumergirnos en las preguntas.

1. ¿Qué es un evento híbrido?

Los eventos híbridos son eventos virtuales con un componente presencial. Los eventos híbridos anteriores a la pandemia se organizaron como eventos presenciales con un componente virtual. A partir de 2021, los eventos híbridos deben configurarse primero como eventos virtuales con un componente presencial si la pandemia lo permite.

Esto significa que los eventos híbridos deben configurarse como eventos virtuales desde una perspectiva tecnológica y de personal. Debes planificar su contenido y otros productos del evento para dirigirse principalmente a una audiencia en línea. En las primeras etapas de la planificación del componente presencial del evento, los planificadores del mismo deben considerar qué aspectos digitales pueden ser necesarios para facilitar la unión de los dos grupos. Esa es la clave. Un evento híbrido sólo lo es si hay compromiso; de lo contrario, no sería diferente de ver una charla TEDx en casa en ropa interior.

EL 85% DE LOS PROFESIONALES DE LOS EVENTOS COINCIDEN EN QUE LOS EVENTOS HÍBRIDOS SERÁN LA NUEVA NORMALIDAD TRAS LA PANDEMIA (SWOOGO, 2021).

2. ¿En qué se diferencian los eventos híbridos de los virtuales?

En pocas palabras, los eventos híbridos tienen un componente presencial, mientras que los eventos virtuales se celebran íntegramente en línea. Sin embargo, es importante recordar que difieren completamente en su planificación y preparación.

3. ¿Cuándo celebrar un evento híbrido frente a uno virtual?

Dejaremos de lado los eventos presenciales teniendo en cuenta las circunstancias actuales, pero volveremos a tratar este tema una vez que sea seguro dejar que nuestras mentes vaguen hacia el futuro.

Dado que el número de personas que se vacunan crece cada día, es posible que haya oportunidades para celebrar eventos híbridos más pronto que tarde. Así que a continuación se explica cómo elegir entre un evento híbrido o virtual:

Elige el híbrido si:

  • Puedes organizar con seguridad un componente presencial.
  • El evento y su contenido se traducen bien a una audiencia presencial.
  • Los asistentes declaran estar interesados en asistir al componente presencial.

Elige la modalidad virtual si:

  • Hay alguna duda de que no puedas realizar con seguridad el componente presencial.
  • El contenido se traduce mejor a través del vídeo.
  • El evento tiene un presupuesto reducido.

4. ¿Cuáles son las ventajas de los eventos híbridos?

Las tres mayores ventajas de los eventos híbridos son la posibilidad de conseguir más patrocinadores, una mayor audiencia y que los patrocinadores obtengan un mayor ROI. Con una audiencia virtual y presencial, patrocinar un evento híbrido es una obviedad.

5. ¿Vale la pena que mi evento tenga un componente presencial durante una pandemia mundial?

No hay que juzgar aquí; esto será diferente para todos, en función del país, las vacunas, la audiencia, etc, pero es algo que querrá considerar antes de planificar un evento híbrido. La buena noticia es que las plataformas de eventos virtuales han progresado mucho en el último año, y puedes organizar un evento virtual sólido en lugar de un evento híbrido si es necesario.

6. ¿Quién es mi público?

Piensa en quién es tu público y en sus características. No debes hacer suposiciones sobre si asistirían o no a un evento presencial, pero si tu público está compuesto por personas de más de 60 años, es posible que tengas una menor participación en persona que si tu público fuera mayoritariamente de 20 años.

7. ¿Cuál debe ser el tamaño del espacio que necesito para un evento presencial?

A la hora de pensar en un lugar de reunión, hay que tener en cuenta varias cosas: las directrices de seguridad, la asistencia y la política de cancelación.

  • Pautas de seguridad: ¿Hay requisitos de distanciamiento social? ¿El local es interior o exterior? ¿Hay corriente de aire?
  • Asistencia: Debido a la pandemia, es de esperar que la asistencia en persona sea menor, pero ¿sabes hasta qué punto? Te recomendamos que no te equivoques al planear una menor asistencia en persona (es decir, un lugar más pequeño) y que limites el número de entradas vendidas en persona. Esto también ayuda a tu presupuesto y a no arriesgar tanto dinero si tienes que cancelar a última hora.
  • Política de cancelación: Negocia para obtener plazos de cancelación más largos y penalizaciones por cancelación más bajas. Llega a un acuerdo que sea igualmente beneficioso y justo.

8. ¿Dispones de un software de registro de eventos que pueda gestionar con éxito el registro virtual y el presencial?

Antes de la pandemia, era difícil encontrar una plataforma de software que pudiera gestionar lo virtual a la misma escala que las necesidades de los eventos presenciales o viceversa. Hoy en día, elegir una plataforma que pueda hacer ambas cosas no es negociable.

Imagínate que un participante quiere asistir a la parte presencial durante un día, pero también le gustaría seguir las sesiones virtuales; ¿tiene que registrarse en dos plataformas? ¿Tienes un miembro del equipo dedicado a importar las listas de una plataforma a otra? ¿Le pides a ese asistente que se familiarice con ambos programas?

Podrías hacer que todo el mundo se registrara en el centro de eventos virtual, pero luego ¿qué harías cuando llegara el momento de registrarse en persona o de imprimir las tarjetas de identificación? A la inversa, podrías hacer que todo el mundo se inscribiera a través de tu software de registro de eventos en persona; pero entonces, ¿cómo les asignas los inicios de sesión para acceder a tu contenido digital?

Lo sabemos, lo sabemos; ya lo hemos dicho. Obviamente, ese no es el viaje del cliente que ninguno de nosotros prevé, así que una herramienta de doble propósito va a ser el camino a seguir.

9. ¿Se necesitará más tiempo para planificar un evento híbrido?

Según nuestra investigación sobre los eventos de 2021, no. Consulta el siguiente gráfico.

Pero si te preocupa realmente la planificación de tu evento híbrido en 2021, puedes contactar con nosotros y te guiaremos a través de lo que deberás hacer, además esto ayudará a identificar los detalles que no parecen importantes, pero son muy necesarios.

10. ¿Dispones de las herramientas necesarias para conectar con éxito a un público presencial y virtual?

No es ningún secreto que el networking virtual es difícil. De hecho, el 33% de los profesionales de los eventos consideran que el networking es su mayor problema en los eventos virtuales (Swoogo, 2021). Pero eso no significa que tengas que empezar a preocuparte por ello. La mayor ayuda para la creación de redes de contactos virtuales es el uso de herramientas especialmente dedicadas al newtorking. Algunos ejemplos son Strata, Brella y Twine.

11. ¿Es necesario ajustar mi estrategia de marketing para los eventos híbridos?

Respuesta corta: sí. Recomendamos segmentar tu audiencia por etapas del embudo y comercializarla adecuadamente. La parte presencial atrae a los contactos que se encuentran en la parte inferior del embudo, aquellos que ya te conocen y confían en ti. La parte virtual ofrece una forma fácil de convertir en usuarios interesados a los contactos de la parte superior y media del embudo. Estos contactos todavía están en la fase de aprendizaje y puede que no quieran comprometerse con el gasto y la molestia de asistir a un evento en persona (todavía). Teniendo esto en cuenta, es importante crear materiales de marketing que sean específicos para las diferentes etapas del embudo en las que se encuentran los contactos. Un gran número de contactos permite un evento híbrido más grande en general.

12. ¿Cuáles son las consideraciones fiscales para los eventos híbridos?

Los eventos híbridos son, sin duda, los más complicados desde el punto de vista fiscal, ya que se trata de dos tipos de eventos que tributan por separado. Si está organizando un gran evento híbrido que abarca varios estados y países, puede ser un poco complicado a menos que sea un profesional de los impuestos. Te recomendamos que trates con una gestoría o asesoría fiscal todos estos asuntos, para que esta parte esté solucionada y no te lleves sorpresas financieras.

13. ¿Cuáles son algunas ideas de eventos híbridos?

Haz que tu evento sea más interesante incorporando algunas de estas ideas para eventos híbridos.

  • Sesión de improvisación patrocinada: Consigue que un patrocinador patrocine una sesión de improvisación privada o un miniconcierto. Puede tratarse de un músico famoso o de un artista local.
  • Hora feliz patrocinada: Tanto si eliges una hora feliz temática con un botín de la marca como si envías a los asistentes una bebida por correo, seguro que será memorable.
  • Juegos patrocinados: No hay nada como un poco de competencia para acelerar los corazones. Mantén a tus asistentes comprometidos con tu evento ofreciendo concursos, desafíos o juegos competitivos entre sesiones.

Esperamos que estas preguntas te ayuden a tomar una decisión informada sobre cuándo avanzar con el sistema híbrido. Los eventos híbridos van a ser espectaculares, y no podemos esperar a que lleguen con seguridad. Si quieres saber más sobre este tipo de eventos contacta con nosotros, en Orquidea Technology Group te acompañaremos durante el desarrollo de tu evento para que este sea profesional y exitoso y tu te sientas seguro con durante todo el proceso.

Artículo original en Swoogo.

En un momento como el actual es importante fomentar las conversaciones reales y cercanas online que ayudarán a entablar conexiones más profundas entre los asistentes pese a que cada uno celebre el evento en su casa. Con las videollamadas 1:1 de EventMobi, que ofrecemos desde Orquidea, resulta muy sencillo que los asistentes se conecten en su evento virtual y tengan conversaciones significativas entre ellos o con los patrocinadores y expositores. 

  

Cuando se planifica un evento virtual, una de las preguntas clave es cómo facilitar mejor la creación de redes online efectivas. Esto es un reto para muchos organizadores, ya que no cuentan con la intimidad y cercanía de un lugar físico. En los eventos presenciales, los asistentes se encuentran con caras conocidas y nuevos contactos, durante las pausas para el café o en la sala de conferencias. Con los eventos virtuales, la dinámica ha cambiado. Los asistentes no necesariamente saben qué herramientas tienen a su disposición para conectarse con otros – o cómo usarlas de la manera más efectiva. Esto significa que debe haber un esfuerzo consciente por parte del organizador para guiar a los asistentes y motivarlopara probar funciones online que pueden ser desconocidas. 

  

Características principales para la creación de interconexiones en los eventos virtuales 

Las plataformas de eventos virtuales ofrecen una variedad de características diferentes para permitir la creación de redes de contacto entre los asistentes. Algunas de ellas se basan más en la comunidad, como los debates en grupo o el chat de cada sesión. Aquí, los asistentes pueden tener conversaciones basadas en texto con varias personas al mismo tiempo. Si bien estos foros pueden utilizarse para debatir cuestiones más importantes de su industria, también permiten a los asistentes encontrar personas con ideas afines, o de la misma ciudad o con intereses comunes. Sin embargo, cuando los asistentes desean conversar uno a uno para discutir temas importantes más a fondo, se requiere una función diferente. 

  

En estas situaciones es cuando entran en juego las charlas privadas y las videollamadasAnteriormente, los asistentes que visitaban en persona eventos que ofrecían una app del evento ya podían usar esa función de la aplicación. Podrían encontrar a otras personas a través de la lista de asistentes, enviarles un mensaje de chat solicitando una reunión, e invitarlos a una cita programada que normalmente tendría lugar en la sede del evento. Con los eventos virtuales, el proceso es el mismo – excepto que las reuniones en persona son reemplazadas por reuniones de video 1:1. 

  

Beneficios de las video reuniones 1:1 para los asistentes y expositores 

Mientras que la mayoría de los eventos de hoy en día tienen lugar online, las videollamadas 1:1 son la mejor manera de que los asistentes forjen conexiones más profundas. La mayoría de las personas ya están familiarizadas con el concepto de videollamada y se sienten cómodas hablando con otros utilizando una cámara web y unos auriculares. Echar un vistazo a las casas u oficinas de los demás también ayuda a los asistentes a conocerse mejor y permite romper el hielo fácilmente, ya sea hablando un perro en el fondo, un niño que se acerca a pedir algo o un mueble inusual. 

  

Dado que los eventos virtuales están menos restringidos en términos de tiempo y espacio, ofrecen a los asistentes más flexibilidad para conectarse entre sí en su propio tiempo libre. Mientras que los centros de convenciones siempre cerrarán en algún momento, las plataformas de eventos virtuales son accesibles las 24 horas del día. Esto significa que los asistentes pueden conectarse entre sí fuera de las horas establecidas del evento – o incluso después de que éste termine. Esto puede ser mucho menos estresante que tratar de hacer encajar una reunión en un calendario repleto. 

  

Para los expositores y patrocinadores, también hay claros beneficios al conectarse con los asistentes a través de reuniones de video 1:1 en eventos virtuales. Comparado con una palacio de exposiciones lleno de gente y ruidoso, es mucho más fácil centrarse en la otra persona y tener una conversación memorable y personal desde la comodidad de su casa u oficina. Los representantes de la empresa pueden compartir sus pantallas para mostrar los productos sin tener que instalar primero el hardware en un stand en el lugar. También tienen la opción de compartir enlaces a recursos que los asistentes pueden revisar y descargar inmediatamente, en lugar de tener que llevar una bolsa llena de folletos por toda la sede de la exposición. 

 

¿Qué tipo de eventos se benefician de las videollamadas 1:1? 

El networking es una parte integral de casi cualquier tipo de evento de negocios. Incluso si el enfoque es en un aspecto diferente como la educación, conocer a otros del mismo sector es una razón importante por la que la gente elige asistir a eventos de negocios. Aquí hay algunos de los tipos de eventos más comunes que se benefician de las videollamadas 1:1: 

  

  • Eventos de asociacionesLa comunidad es uno de los principales impulsores de la afiliación a una asociación, y los eventos online son ideales para que los miembros se relacionen entre sí -sin las restricciones de costo y de viaje de los eventos en persona. 
  • Ferias de empleoLa pandemia mundial ha pasado factura al mercado laboral, por lo que es más importante que nunca favorecer las conversaciones entre los empleadores y los solicitantes de empleo en un entorno seguro y cómodo. 
  • Eventos internos de la empresaEspecialmente para las grandes empresas internacionales, los eventos virtuales son ideales para reunir a los empleados con fines educativos y de formación de equipos. Las reuniones de video 1:1 pueden combinarse con juego para fomentar nuevas conexiones entre los empleados. 
  • Conferencias de la industriaLos grandes organizadores de conferencias pueden impulsar la generación de contactos para sus expositores y patrocinadores ofreciendo videollamadas 1:1 entre los representantes de la empresa y los asistentes. 

  

La solución fácil de usar de EventMobi para video reuniones 1:1 

Como muchos asistentes son nuevos en los eventos virtuales, Eventmobi ha implementado todas las características necesarias para que sean intuitivas y fáciles de usar. Sería ideal que los organizadores comuniquen qué características clave estarán disponibles y ofrezcan instrucciones antes del evento. De esta manera, los asistentes pueden familiarizarse con la plataforma de antemano y aprovechar al máximo las herramientas que les ayudarán a alcanzar los objetivos del evento. 

  

Para utilizar la función de videollamadas 1:1 dentro de las apps de EventMobi, los usuarios sólo tienen que navegar hasta la lista de asistentes y encontrar a la persona con la que les gustaría conectarse. En el perfil personal de ese asistente, los usuarios entonces hacen clic en el botón “Programar una reunión”. A continuación se describen las funciones y pasos a seguir para hacer el mejor uso de las reuniones en video 1:1: 

  

  1. Programe una video reunión 1:1 seleccionando un asistente de la lista. A continuación se les pedirá que introduzcan los detalles de la reunión, incluyendo la hora y el lugar, así como un mensaje personal. Para programar una reunión de video 1:1, deben marcar la casilla “Reunión de video”.
  2.  Programar una hora para una videoconferencia 1:1. Una vez enviada la invitación a la reunión, el invitado recibirá una notificación por correo electrónico y dentro de la app. La invitación puede entonces ser aceptada o rechazada por el destinatario. El remitente puede ver el estado actual de la invitación desde el área de Mensajes del Tablero de Asistencia.
  3. Ver las invitaciones a reuniones en video 1:1 dentro del Espacio Virtual. Se puede acceder a las reuniones que han sido aceptadas desde el área de Mensajes o desde el área de Agenda del Tablero de Asistencia. Para unirse a la videoconferencia, cada asistente sólo tendrá que hacer clic en el botón “unirse a la reunión”.
  4. Unirse a las reuniones de video 1:1 de su agenda personal. Al unirse a la reunión, se abrirá una nueva pestaña con la ventana de la Videollamada 1:1 de la app. Aquí, los usuarios podrán reunirse cara a cara, compartir sus pantallas y chatear por texto directamente desde la sala de reuniones. Esta sala estará disponible para ambas partes durante 24 horas, así que incluso si la reunión comienza o se retrasa, ¡no tendrán que preocuparse por la reprogramación! 
  5. Acepta la videollamada 1:1 fácilmente. Los expositores y patrocinadores tienen la opción de añadir representantes de la empresa a su stand virtual. Los asistentes pueden programar una reunión con ellos de manera sencilla navegando al perfil personal del representante. 

 

Para concluir, es importante recordar que las videollamadas 1:1 entre asistentes, expositores o patrocinadores son una gran manera de favorecer el contacto cercano y personal que se ha visto afectado por el contexto mundial actual. En Orquidea podemos ayudarte a que ofrezcas el mejor servicio de video reuniones 1:1 dentro de la app para que tus asistentes se sientan involucrados en el evento y más cerca de los otros participantes. 

Artículo original vía Eventmobi.

Aunque esta crisis es ante todo muy personal, ya que nos preocupamos por cómo mantener a nuestros amigos y familiares a salvo, el impacto económico en el sector de los eventos ha sido inmediato y nuestra industria se enfrenta ahora a uno de los mayores retos que hemos visto en nuestras vidas; necesitamos mantener el ritmo para volver más fuertes.

Es triste escuchar cómo planificadores y otros trabajadores del gremio han tenido que parar todo trabajo y quizás hasta cerrar su empresa, al menos durante un tiempo hasta que esto paseTodos los que estamos inmersos en esta industria nos quedamos sin palabras, ¿cómo podemos ayudar a nuestros clientes? ¿Cuándo terminará esto? ¿Será como en los viejos tiempos cuando volvamos? Lo más díficil de la situación es que todos hemos tenido que tomar medidas y decisiones muy complicadas para tratar de mantener la continuidad de nuestros negocios pese a tanta incertidumbre. 

A medida que continuamos aislándonos para proteger a los más vulnerables al virus, nos damos cuenta ahora de reunirnos cara a cara y conectar a unos asistentes con otros, una acción que teníamos por algo completamente normal y dábamos siempre por sentada, es un gran privilegio. 

Se necesitan eventos para que podamos compartir conocimientos, impulsar el cambio, alimentar el crecimiento y construir comunidad; conectar a unos asistentes con otros y con los ponentes y las marcas en persona es vital, es una conexión emocional que dificilmente se consigue de manera virtual. Es trágico ver sufrir a nuestros clientes, cancelar reuniones en las que se ha trabajado tan duro y perder valiosos empleados porque la situación te obliga a ello. 

Como muchos otros en el negocio, hemos tenido que tomar las decisiones difíciles para ser capaces de hacer frente a esta situación sin precedentes y poder apoyar a nuestros actuales y potenciales clientes cuando todo vuelva a la normalidad y el negocio MICE resurja con fuerza. Además aquí seguimos para servir a nuestros clientes y a la industria y poder ofrecer el nivel de trabajo duro, compromiso calidad que siempre tratamos de proporcionar. 

Por ahora no hay opción de ningún tipo a la hora de hacer eventos en vivo. Pero quizá est drástica situación que nos ha obligado a ver todo desde otrperspectiva, nos ayude a hacer cambios en parte de nuestra estrategia general de eventos de cara a los próximos que venganEs difícil decir con certeza si la tecnología y la experiencia online en general será apropiada para todo tipo de eventos, o si los asistentes obtendrán suficiente valor de estas experiencias para considerar que este es un formato convincente cuando ya no es una necesidad. 

Trabajaremos duramente para poder ofrecer diferentes opciones a nuestros clientes para llevar a cabo conferencias virtuales y eventos en línea, ya que existe la oportunidad de que nuestros clientes amplíen su audiencia en línea y mantengan a sus comunidades entusiasmadas y comprometidas mientras asisten a reuniones a distancia, especialmente porque se han pospuesto tantas reuniones. 

También ofreceremos servicios a medida partus eventos online y tu estrategia general de eventos ahora o en el futuro, para no sólo ofrecer nuestra tecnología habitual sino la ayuda que se precise con la gestión de proyectos, el diseño gráfico y los servicios de apoyo para garantizar que tus reuniones online sean profesionales, estén bien preparadas y, lo que es más importante, sigan siendo memorables y atractivas. El éxito de un evento online no solo depende de laplataformas que se utilicen si no de muchos otros factores con los que también estamos comprometidos. 

El éxito de su reunión online depende de una comercialización eficaz, la preparación de sus ponentes, la producción de contenido de calidad, ya sea en vivo o en forma simultánea. La herramienta de participación en vivo como las preguntas y respuestas moderadas y las encuestas, el entretenimiento en línea (como la gamificación), las notificaciones en tiempo real para mantenela audiencias remotas conectada y, lo que es más importante, la distribución del contenido después del evento y la participación de la comunidad. 

Cuando esto termine, no tenemos ninguna duda de que nos recuperaremos colectivamente y seremos más fuertes juntos. Todos sabemos que los planificadores de eventos están acostumbrados a prepararse para lo peor, mientras trabajan sin descanso para lograr lo mejor. ¡Ser flexibles, adaptables y sensatos es una condición absolutamente necesaria de nuestro trabajo! Por favor no dudes en contactarnos directamente en nuestra página web (orquideatech.com)para que podamos ayudarte con cualquier cosa en los negocios o en la amistad. Estos son tiempos difíciles y la única salida es estar juntos.  

Mucho amor y un gran abrazo virtual para todos ustedes. Manteneos sanos y de buen humor. Esto pasará y nos encontraremos de nuevo. 

Tras la medida del Gobierno de suspender cualquier evento que supusiera la concentración de más de mil personas, diferentes actos han sido aplazados o suspendidos como medida preventiva, teniendo esto un impacto directo en las empresas involucradas en el sector MICE, uno de los motores de desarrollo del sector servicios. Vamos a hacer un repaso de cómo afecta la crisis del COVID19 al negocio MICE. 

El sector de eventos aglutina a muchos otros sectores como el hotelero, transportes, restauración, cultural y de ocio, tecnológico, logístico… sin contar los miles de personas que ya han agendado su participación en un evento y ahora ven truncado este propósito, con los costes y pérdidas que supone. 

Como interlocutor de la industria de reuniones con los medios de comunicación, las instituciones y las organizaciones, el Foro MICE trabaja en un mensaje profesional y respetuoso con los requisitos científicos, desde la serenidad y sin alarmismo. Su principal objetivo es arrojar claridad sobre esta situación para revertir a medio plazo el impacto económico negativo que está repercutiendo de forma masiva en todo el sector. Así, el sector está trabajando en la valoración de las pérdidas económicas que está causando al sector y a toda la industria asociada.  

Aunque la situación está cambiando diariamente y quizás todavía es demasiado pronto para ver el alcance global de la problemática, en Travel Advisors (una importante asociación de agencias de viaje que integra empresas especializadas tanto en viajes corporativos, MICE y viajes vacacionales premium) ha constatado un impacto notable del COVID-19 en el mundo de los viajes, sobre todo en la actividad englobada en el MICE (meetings, reuniones, incentivos, conferencias y eventos). 

Se ha detectado claramente que el área más perjudicada, en cuanto a cancelaciones, es el segmento MICE, con caídas muy significativas en torno al 70%, en especial, por el sector farmacéutico, donde el parón es prácticamente generalizado. 

En cuanto al segmento corporativo, Travel Advisors observa retrocesos en torno al 30%, dado que hay determinadas organizaciones de gran tamaño –entre el 5 y el 10% del total– que han dado instrucciones de no viajar, o viajar lo menos posible, en fechas próximas. 

También en el negocio vacacional, la asociación ha notado que las ventas han caído en casi un 50% para la próxima Semana Santa. 

La incertidumbre, además de generar inseguridad y ansiedad en gran parte de la población es la peor compañera de este negocio pero según vaticinan algunos organismos y el mismo Gobierno de España, esta crisis será pasajera y coyuntural; por lo que la clave está en la rapidez con la que pueda recuperarse la situación. Y también en las medidas que tomen desde los organismos públicos y el Gobierno para ayudar a empresarios, agencias y demás miembros del colectivo. Estas medidas excepcionales están siendo anunciadas diariamente ya que no solo nuestro sector se ve afectado si gran parte de la sociedad. 

Aún viendo todos estos datos poco esperanzadores, sabemos que el sector de los eventos es un sector colaborativo, en el que siempre se puede negociar y se puede acordar una distribución de los costes o de los perjuicios que ha ocasionado la cancelación de un evento. De hecho, se están viendo muchos acuerdos efectuados para trasladar la celebración a los próximos meses.  

Por otro lado, como mencionamos en nuestro otro artículo de esta semana “La cuarentena para el planificador de eventos”; hay que tratar de buscar el lado positivo a una situación complicadas como la que nos encontramos ahora, y saber provocar una evolución positiva de nuestro sector y así provocar menor impacto económico en nuestra actividad y tratar de salir reforzados de este obstáculo.  

Para esto debemos centrarnos en varios factores:  

  • Mantener nuestra actividad en redes sociales y medios; y mantener así el interés: igual que estos días individualmente echamos de menos cosas básicas que habitualmente son normales y rutinarias, las empresas se darán más cuenta de que necesitan conectar, escuchar a sus clientes, crear relaciones. Por lo que si seguimos activos les recordaremos la importancia que tiene un evento a la hora de conectar personas.
  • Aprovechar todo tipo de nuevas tecnologías para seguir evolucionando en los eventos virtuales. Esto puede suponer el despegue de los eventos completamente virtuales con todo el contenido centralizado en webs, o apps. Experimenta con tecnologías que a su vez también serán necesarias cuando todo vuelva a la normalidad y a lo presencial.  
  • Trabajaremos mejor, y más por objetivos. El teletrabajo es una de las formas de organización que no han esperado esta crisis para crecer. Y supone muchas cosas buenas (mayor productividad cuando uno se tiene que concentrar, adaptación a obligaciones de la vida personal, facilidad logística, etc.). Pero quizás lo que más aporta es una necesidad de trabajar más por objetivos que por horas trabajadas. Y me parece que incluso cuando todo esto acabe, los reflejos y modos de organización, orientados a resultados y KPI más que a horas, seguirán, y todos seremos más eficaces por ello. Esta revolución ya estaba en marcha (llegará un día en el cual nos fascinará que se remuneren horas y no resultados), pero esta crisis puede acelerar esto.
  • Vamos a hacernos oír: esta crisis afecta a todos los sectores pero al nuestro más que cualquier otro. Y sufrimos nuestra falta de datos económicos sobre lo que pesamos, lo que aportamos. Vamos a desarrollar más cultura de lobby o equipo. Podemos quejarnos para ser entendidos, definir acciones de comunicación con autoridades, con prensa, con la opinión pública y mejorar así nuestra comunicación colectiva como sector. 
  • Mejorar relaciones con nuestros competidores: en momentos buenos o fáciles, es fácil perder perspectiva y pensar que el competidor o el cliente es el enemigo. Nos empezará a quedar claro que cada miembro del sector (clientes, agencias, proveedores…) tiene intereses propios que pueden ir contra el interés del otro, tenemos todos un interés por encima de todo: el evento. 

La vida sigue, y más en este sector, en el que debemos abogar por la sensatez y la templanza que nos caracteriza el día del evento; así que aunque vengan momentos difíciles, todos estamos en el mismo barco. 

Seguir apoyando a nuestros clientes y mejorando el sector eventos es nuestra prioridad, escríbenos para contarnos tus ideas, y te ayudaremos a materializarlo. 

Saber cómo utilizar eficazmente las redes sociales en cada etapa de tu evento y mantenerse al día para ampliar el alcance del mismo, puede ser un obstáculo a superar para los profesionales expertos de redes sociales u organizadores de eventos. La utilización de herramientas adecuadas puede simplificar la distribución de contenido y ser eficiente en lo que realmente funciona, por lo que una de las decisiones más acertadas es centrar tus esfuerzos en una estrategia de redes sociales para que tu evento logre un mayor impacto.

Independientemente del tamaño del evento, atraer a la audiencia a través de múltiples canales antes, durante y después requiere una planificación cuidadosa, una ejecución dedicada in situ y una edición meticulosa cuando todo termina. Existen muchas herramientas en el mercado actual que pueden ayudarte a gestionar y distribuir todo el contenido de redes sociales (p. ej.: Hootsuite, Buffer, SocialPilot, etc). Están diseñadas para agilizar el proceso de difundir el contenido debido a que ofrecen la posibilidad de programar y compartir el contenido más impactante e interesante para tu público en las diferentes redes sociales simultáneamente.

Por otro lado, medir y evaluar cual ha sido el impacto es un punto clave para seguir mejorando. Es importante que, independientemente de la cantidad de contenido que se comparta, debe ser útil para medir el impacto, tanto en tiempo real como en múltiples eventos, para así poder entender qué contenido, qué personas influyentes y el momento adecuado en que los mensajes sociales tiene el mayor impacto.

 

Organiza, ejecuta y evalúa tu campaña de redes sociales

Para enfocar la campaña como un proceso de tres fases, primero considera cuáles son tus objetivos de campaña y aprovecha el kit de herramientas de redes sociales para supervisar fácilmente los múltiples canales sociales en cada etapa de tu evento.

 

Aumenta el engagement, agiliza el registro, y difunde la imagen de la marca

Las redes sociales ofrecen una mayor oportunidad de construir y fomentar una comunidad tanto para tus asistentes del evento como para la audiencia en general. Si desarrollas esta idea darás poder a tu público y a los asistentes para que participen en una conversación auténtica que dará profundidad y significado a ese importante evento. Recuerda que la calidad y la emoción con la que lo estás expresando son tan importantes como el número de veces que menciones el hashtag de tu evento.

A continuación, divide tu estrategia de marketing de eventos en tres etapas separadas, establece objetivos específicos para cada fase, e identifica las plataformas en las que la audiencia es más activa para aumentar el impacto de tu mensaje.

Paso 1: Antes de su evento

Antes de tu evento, necesitas dar a conocer tu marca para aumentar el registro y la asistencia. Para ello, utiliza las distintas plataformas sociales existentes (LinkedIn, Instagram, Facebook, y Twitter) para difundir la palabra clave con la que tus usuarios identificarán tu evento.  Además de utilizar los medios tradicionales, también puedes utilizar anuncios en las redes sociales para amplificar tu mensaje más rápido.

Inicia una conversación en las redes sociales creando un hashtag único para el evento que permita a tu audiencia comunicarse entre sí en línea. Incorpora también otros hashtags temáticos que hablen del sector de tu evento cuando publiques; esto te ayudará a llegar a una amplia audiencia adecuada con intereses similares.

Esta etapa de la campaña es perfecta para empezar a relacionarse con personas influyentes del sector para alcanzar una audiencia más amplia. Al elegir los hashtags, serás más conocido fuera de la red inmediata ya que tus asistentes podrán identificarle fácilmente.

Crea y diseña contenido que se adapte a tus asistentes, utiliza citas de eventos anteriores y asegúrate de enlazar a tu audiencia a la página de registro del evento. Además, si el equipo de marketing crea una historia emocionante con un diseño determinado, podrás desarrollar un ambiente proactivo por parte de los asistentes.  A través de las nuevas tecnologías de las redes sociales puedes crear una experiencia de usuario impactante. Aquí tienes algunos ejemplos:

  • Instagram: Esta plataforma cuenta con diversos efectos que favorecen a la interactividad de los usuarios. Actualmente, está probando un nuevo “sticker” ‘Invitaciones’ que te permitirá añadir detalles de tu próximo evento (incluyendo el título, fecha y lugar) y añadirlo en tus Historias. Tu público podrá confirmar su asistencia directamente en ese sticker, así que aprovecha esta función tan dinámica que ofrece la plataforma.
  • Facebook: Ofrece unos filtros de realidad aumentada que permiten que tu público “probarse” virtualmente elementos del branding de marca o del mismo evento, ver la ubicación del evento y compartir el mensaje a través de sus historias o posts.

Utilizando cualquiera de las dos tecnologías, tu audiencia te podrá ayudar a la hora de difundir la marca y trasmitir el mensaje a sus seguidores.

Paso 2: Durante su evento

Durante tu evento, aumenta las actividades en el sitio para animar a los asistentes a seguir y compartir.  Para amplificar los temas clave e inspirar a la audiencia a que siga publicando sus impresiones sobre el evento, el equipo de marketing tiene que capturar y difundir el contenido generado por el usuario (CGU). Por ello, mantén claro el enfoque tanto de las publicaciones visuales y de contenido de las historias de Instagram como las rápidas actualizaciones del contenido y las reacciones de los asistentes.

Identifica los temas de interés de las actividades de tu evento y participa en la conversación. Anima a tus asistentes a crear publicaciones que despierten curiosidad y pide a las personas influyentes que utilicen tu filtro de RA (realidad aumentada) de marca, asegurándote de que etiqueten el feed del evento en tus historias de Instagram o Facebook. Los efectos de realidad aumentada de marca personalizados se pueden crear para incluir en Instagram, Facebook, o se pueden promocionar directamente a través de correos electrónicos, anuncios online o con un enlace desde la aplicación de eventos para móviles.

Muestra el CGU (contenido generado por el usuario) en tiempo real en las pantallas de tu evento o en la página web (o con el nuevo Muro de Redes Sociales de EventMobi) y proyecta también el mejor contenido para impulsar la participación en el sitio y permite que los asistentes compartan sus experiencias transmitiendo en vivo sus publicaciones en redes sociales durante el evento. Esto será perfecto para ayudar a reunir a los asistentes en eventos de múltiples centros y maximizar así el alcance del evento.

Paso 3: Después de su evento

Después del evento, crea publicaciones breves e impactantes en LinkedIn o Facebook que muestren los resultados y celebren los aprendizajes y las tomas clave. Asegúrate de incluir algunos clips de vídeo que ayuden a contar la historia de tu evento, y utiliza los mismos hashtags para extender el alcance de estos posts. Además, etiqueta a los asistentes para que puedan encontrar y compartir fácilmente.

En Instagram, crea diseños creativos que capten la atención de tus usuarios y añade las mejores historias de tu equipo y los asistentes con filtros de RA. Puedes organizarlas por los temas más emocionantes, por las ofertas o por supuesto, por las imágenes de la fiesta más divertidas. En Twitter, retuitea las menciones de tu evento por parte de los asistentes para fomentar la conversación y la idea de comunidad.

Eventmobi, cuenta con un nuevo servicio de Social Dashboard que dispone de herramientas fáciles de usar diseñadas específicamente para eventos públicos, ferias y conferencias. Para que programar y monitorear tus canales de redes sociales, medir el impacto de tus publicaciones y entender los sentimientos de tus “influencers” y de la audiencia se haga más fácil.

Una de sus funcionalidades es “Influencer”, con una lista de los 1000 principales influencers relevantes para tu marca o keyword, en Twitter e Instagram.

Además te permitirá:

  • Medir, evaluar y analizar el impacto que tienen los hashtags y posts publicados.
  • Rastrear quienes son tus influencers y seguidores para asegurar que tu audiencia te escucha.
  • Dar recomendaciones personalizadas con el contenido y mensaje adecuado para generar engagement con cada publicación.

El Social Dashboard de EventMobi permite realizar un seguimiento de los mensajes y las menciones de su hashtag en tiempo real, y así te proporciona los resultados sin necesidad de realizar un análisis posterior y también cuenta con la herramienta de Análisis Competitivo la cual permite comparar tus cuentas sociales con las de sus competidores, de modo que puedes ver rápido y fácilmente quién tiene más seguidores, mejor engagement y mayor alcance.

En conclusión todos estos pasos y herramientas como el Dashboard de Eventmobi te ayudarán a entender qué tipo de contenido fue el más atractivo y qué publicaciones tuvieron éxito. Además, gracias a esto, sabrás quién está liderando la conversación y por qué, para que puedas enriquecer tu estrategia y alcanzar un mejor posicionamiento en futuros eventos.

Saca partido a las redes sociales en cada etapa de tu evento captando a tus asistentes de una manera intuitiva, dinámica y atractiva. Orquidea y Eventmobi pueden ayudarte a conquistar a tus asistentes con eventos muy personalizados y una experiencia inolvidable para el usuario. ¿Hablamos?

*Artículo de referencia: eventmobi.com/blog/how-to-effectively-use-social-media-at-every-stage-of-your-event

El éxito de un evento se evalúa en gran parte cuando este ha finalizado, por ello, las metas que estableces al principio del ciclo de planificación son importantes para estudiarlo. Fijar objetivos y metas no es un ejercicio rápido y fácil, pero la recompensa aparece cuando tienes un conjunto concreto de medidas después del evento. Conseguir valorar el éxito de un evento es verdaderamente importante: descubre las claves para analizarlo en este artículo.

El análisis de los datos después de un evento determina el Retorno de la Inversión (ROI) del mismo. El ROI es un indicador del valor generado en el evento teniendo en cuenta la inversión y los beneficios recaudados.

Cada evento es un mundo diferente, por tanto, las metas y las formas de medir el éxito de tu evento serán distintas. Sin embargo, hay dos áreas clave que todos los eventos tienen en común: el éxito financiero y la satisfacción de los asistentes.

El éxito financiero es diferente para cada evento.

Hay que tener en cuenta si el evento está organizado con fines de lucro o no para alcanzar el punto de equilibrio. A la hora de establecer el presupuesto, los organizadores tienen que realizar un informe con las expectativas que se esperan así que el éxito financiero no debería ser una sorpresa. Es necesario supervisar cuidadosamente tanto los ingresos como los gastos a lo largo del ciclo de vida del evento. Colabora con el departamento de contabilidad para poder revisar cuales son los objetivos y las acciones que se van a ejecutar y poder fijar el presupuesto de una manera eficiente. Entender el cómo y el porqué de esos números es lo que más beneficiará al evento.

Pide información sobre el check-in, o sobre los usuarios que han entrado en la app de tu evento para averiguar cuál ha sido el total de audiencia y diseñar nuevos planes para atraer a nuevos asistentes en futuros eventos. También, puedes evaluar si ha habido un aumento o una disminución de los gastos de expositores y patrocinadores.

Hay que tener en cuenta que algunos factores pueden alterar el ritmo del evento como los impactos del clima, el panorama competitivo, las condiciones económicas, la rotación de personal, para determinar el éxito del evento desde el punto de vista financiero y para el desarrollo futuro del mismo.

 

La satisfacción de los asistentes es un aspecto fundamental a la hora de evaluar el éxito del evento.

Los organizadores de eventos tienen que crear valor para que los asistentes estén satisfechos. De esta forma, podrás formar una relación consolidada y comunicarte con ellos fácilmente. La valoración de los usuarios es el punto clave para medir el resultado del evento.

Podrás descubrir la opinión de los asistentes de manera cuantitativa y cualitativa antes y después del evento.  Diseña y crea encuestas de satisfacción con preguntas abiertas y ofrece la posibilidad de recomendar el evento a otras personas para obtener el feedback completo sobre participaciones, gustos sociales, descargas de la app, la rapidez del proceso de registro, difusión del evento a través de redes sociales…
Por el contrario, si recibes alguna insatisfacción, el primer paso es actuar en consecuencia y comunicarte con el cliente.

En eventos de carácter más digital en los que se disponga, por ejemplo, de apps del evento o webs de registro no resulta complicado conocer datos de la satisfacción de los asistentes; o el uso que este público ha dado a los diferentes soportes digitales ya que habitualmente estas plataformas nos ofrecen la posibilidad de realizar encuestas de satisfacción a los invitados, y también nos ofrecen información sobre el número de usuarios que ha entrado, o de cuantas visitas ha tenido un diferente apartado, por lo que podemos hacer un análisis bastante exhaustivo de lo que ha triunfado y lo que no.

Aprovecha toda esta información para realizar acciones de marketing, benchmarking y engagement. Además, esta información te permite hacer un seguimiento del evento y compararlo con otros del mismo sector o mejorar tus eventos futuros sabiendo que es lo que ha tenido más éxito.

Lo ideal es que el análisis y el informe posteriores al evento se completen dentro de las dos semanas siguientes al mismo. Si vas a lanzar un informe público sobre el evento, hazlo dentro de las primeras 48 horas. Cuanto más tiempo esperes, menos gente se preocupará por leerlo. Utiliza imágenes o infografías para que la información sea más atractiva y fácil de leer. De esta forma, conseguirás que los usuarios lo compartan en sus redes sociales y tu evento tenga mayor alcance. Además, asegúrate de incluir en el análisis todas las secciones que han sido participes en el evento para obtener una visión general y recomendaciones para próximos eventos.

Para concluir, la evaluación del éxito del evento es un proceso que debe ir de la mano con la planificación de este.  Poner en marcha las medidas desde el principio te permitirá ver cómo va tu evento en tiempo real. Tener una compresión del éxito financiero y la satisfacción de los asistentes ayuda al desarrollo y ejecución del evento.

Permite que los usuarios tengan voz en todas las fases del evento para incentivar el engagement y futura asistencia, así como, mejorar los resultados de las encuestas. Por último, establece un plan de seguimiento y evaluación que construirá la base sólida para los próximos eventos. Contacta con nosotros  para obtener todas las estadísticas antes, durante y después del evento tanto de procesos de registro, de check-in, como de apps, webs, votaciones en directo, etc.

*Artículo de referencia: eventmobi.com/blog/best-practices-for-evaluating-event-success

Nos encontramos ante una presente crisis climática la cual provoca una gran preocupación por el nivel de la sostenibilidad de nuestra sociedad occidental actualTodos los acontecimientos ocurridos han obligado a la mayoría de las empresas a buscar soluciones innovadoras y tecnológicas para adaptarse a esta situación y reducir el impacto ecológico, desarrollando así eventos más sostenibles.

Todos los organizadores de eventos son conscientes del uso de energía que requieren todas estas actividades como conferencias, ferias o convenciones y por ello, existen tendencias que sugieren un compromiso preocupación con el medio ambiente debido a la emergencia ecológica actual.  Un dato destacable es que solo el 9% de los organizadores españoles tiene un enfoque sostenible frente a un 30% que tienen países como Alemania y Francia.  

A la hora de planificar un evento, tenemos que crear un impacto positivo sobre el medio ambiente para transmitir una imagen de marca llena de preocupación por el futuro sostenible. De esta forma obtendrás varios beneficios tanto para tu empresa como para tu evento (y también para el medio ambiente y el planeta) 

  • Aumento del engagement de los usuarios. 
  • Mayor competitividad empresarial con el fin de alcanzar un buen posicionamiento. 
  • Reducción del presupuesto y residuos perjudiciales para el medio ambiente.  
  • Ahorro de energía.  
  • Reducir el nivel de contaminación acústica y energética. 

Para aportar credibilidad a los usuarios y al resto de las instituciones necesitas un certificado oficial que demuestra que tu evento cumple las pautas para verificar que es sostenible. Para conseguir el certificado de “Red de eventos sostenibles” tienes que rellenar un documento con todos los planes que se implementarán, los recursos que se van a utilizarel diseño y todos los impactos positivos que va a tener tu evento hacia el entorno.   

Se han realizado entrevistas a diferentes expertos para obtener nuevas ideas al respecto. Entre todos ellos concluyeron que uno de los principales problemas es que la conciencia sobre la sostenibilidad y gestión de residuos es mínima. Por ello, realizar un seguimiento del lugar donde aterrizan los desechos de eventos y tener un control de la cantidad de residuos utilizados, sería un paso muy necesario para disminuir el problema medio ambiental.  

Los eventos, conferencias y reuniones generan impactos medio ambientales y sociales, aspectos innovadores y adquisición de talento como avances tecnológicos, sanidad… Pero los efectos positivos de los eventos son más difíciles de medir que otros factores como las estadísticas de la cantidad de residuos producidos. No obstante, varios estudios demuestran que los organizadores de eventos no están siendo tan eficientes y proactivos en disminuir los efectos negativos. Al hablar de sostenibilidad hay que pensar en las consecuencias y repercusiones que tendrán nuestros actos hacia generaciones futuras y el verdadero valor comercial y productivo de los eventos.  Por ese motivo, están surgiendo nuevas oportunidades de crear eventos virtuales e híbridos para seguir aportando valor a empresas, asociaciones y a los asistentes con un enfoque de responsabilidad sostenible. 

Algunos organizadores creen que la clave está en una mezcla de concienciación y colaboración, enfatizando la necesidad de compartir las mejores prácticas y soluciones. Por ejemplo, Alemania tiene un alto nivel de sostenibilidad y un elevado rendimiento en comparación con otros países.  

De hecho, el Alemania Convention Bureau se compromete con la promoción del desarrollo sostenible en Alemania y ofrece mucha información sobre el tema. Para eso, se exige un compromiso de los lugares de celebración de eventos en Alemania, y así han implementado un sistema de gestión de la sostenibilidad y numerosos proveedores poseen certificados de sostenibilidad. 

Varios destinos y lugares de celebración son socios cruciales en el esfuerzo continuo de hacer que los eventos sean más sostenibles, y muchos están asumiendo los altos costes de este cambio de percepción por parte de los planificadores hacia el entorno y los impactos positivos.  

Aunque está claro que la sostenibilidad de los eventos es mucho más que las emisiones de CO2 y el plástico, una gran parte de ese impacto positivo implicará reducir o compensar estos efectos negativos que los eventos a gran escala tienen inevitablemente en nuestro planeta.  

En conclusión, los debates sobre la sostenibilidad de los eventos y la gestión de residuos poco a poco se extenderán a las organizaciones y gobiernos de todo el mundo. También es importante reconocer el valor de los eventos y tener en cuenta los beneficios a largo plazo que generan los eventos en la industria de servicios.  El cambio hacia prácticas beneficiosas para el medio ambienty asociaciones significativas con destinos de eventos sostenibles es prometedor y, sin duda, continuará dando forma al futuro de la industria en esta próxima década. Si quieres saber más sobre nuestra tecnología y cambiar la forma de ver tus eventos para mejorar tu impacto en el planeta ¡contacta con nosotros!

*Webgrafía consultada: www.eventmanagerblog.com/sustainability-in-events

El principal reto de los organizadores de eventos es mantener a los asistentes involucrados en todos los aspectos a través de la capacidad de atención, de superar la gran competencia existente entre los proveedores y cubrir las expectativas de los asistentes. Los planificadores de eventos tienen como desafío crear experiencias inolvidables, significativas y motivadoras dentro de su presupuesto, por ello, deben jugar con el uso de un diseño de experiencia sólido como base. Este artículo muestra los 6 pasos para crear una mezcla de experiencias inolvidable y transformar los eventos en acontecimientos memorables.   

Paso 1: Visualizar quiénes son las partes interesadas en recibir esa sensación.   

Identifica y determina a las personas que se benefician del éxito de tu evento. Realiza una lista con grupos que reúnan el interés y la motivación necesarios en qué se logren los objetivos.

Organiza estos grupos en función de sus necesidades ya que, esto determinará las primeras expectativas y opiniones sobre tu evento. Apóyate en ellos para poder transmitir correctamente tu mensaje de forma que resuene con ellos.   

Paso 2: Seleccionar y determinar cuáles son tus metas.  

Hay que tener una clara comprensión de los objetivos para identificar y ejecutar las acciones adecuadas para cada grupo interesado. Para crear una buena experiencia hay que fijar bien los objetivos. Estos son algunos consejos:   

  • Una vez, has identificado quienes son tus grupos de interés y cles son los respectivos retos que deseas alcanzar con cada uno, hay que codificar y clasificar los resultados que les satisfagan y hacer que el evento sea un éxito desde su perspectiva.  
  • Cuantificar el éxito con cada una de las partes interesadas.   
  • Señala hechos destacados y realistas para hacer un seguimiento del progreso. Por ejemplo, si utilizas gamificación para animar a los asistentes a interactuar con el evento, necesitas una aplicación para que el proceso sea más sencillo y para poder estar informado de los avances en la interacción. Además, las apps para eventos que podemos ofrecerte, cuentan con muchas otras opciones que generarán interés en tus asistentes; e información y estadísticas de uso para poder analizarlo tras el evento.  

Paso 3: Analiza el presupuesto de tu evento ajústalo a los gastos.   

Siempre cabe la posibilidad de que el presupuesto del evento no sea muy holgado, y por eso es tan importante priorizar tus objetivos y los de las partes interesadas y ser realista en lo que te puedes comprometer a lograr. Para mantenerte en el camino correcto y asegurarte de que asignas tus recursos financieros de la mejor manera, aquí hay algunos consejos:  

  • Crea un presupuesto del evento especificando los objetivos y el punto de equilibrio de tu evento.    
  • Es necesario actualizar las estimaciones con cifras reales una vez que las partidas presupuestarias hayan sido confirmadas para que el proceso sea efectivo.   
  • Asegúrate de reservar una parte para imprevistos como porcentaje del presupuesto total que podrás utilizar para hacer frente a cualquier problema en los aspectos esenciales o de la lista de deseos.  

Paso 4: Trazar un mapa de la mezcla de experiencias  

Una experiencia se crea a través de una mezcla de diferentes factores y elementos conocidos como la Mezcla de Experiencias. La forma en que todos estos elementos fluyen e interconectan entre sí e impactan a los asistentes a los eventos, puede ser compleja, por lo que es fundamental realizar un análisis y una planificación rigurosos. Aquí tienes algunos consejos sobre cómo diseñar tu propia mezcla de experiencias:  

  • Haz una lista de los principales puntos de contacto a lo largo del ciclo de vida de tu evento donde cada uno de tus grupos de interés clave se verá afectado. El “viaje” para un asistente normal será diferente al de un ponente o patrocinador. Por lo tanto, el proceso debe ser considerado desde cada uno de sus puntos de vista. Se tiene que realizar antes, durante y después de su evento.  
  • Debajo de cada punto de contacto principal, haz un listado de las oportunidades e ideas para crear una experiencia memorable. Esto puede ser en forma de pequeños toques hasta grandes elementos que sorprendan y deleitan. Asegúrate de tener en cuenta el espacio del lugar y el plano del evento. Puede haber formas interesantes de usar el espacio.  
  • Es importante saber cómo se utilizan la marca y la mensajería de tu evento en cada punto de contacto ya que puede ser en forma de un logotipo o formas más tangibles de comunicar la marca y dar vida a la cultura y el espíritu de tu organización.  
  • Considera el uso de la tecnología para mejorar la experiencia de los asistentes. La tecnología de eventos se puede aprovechar en cualquier momento dentro del ciclo de vida del evento para crear una experiencia más impactante, dinámica e interactiva.   

Paso 5:  Sé visual a la hora de comunicar el concepto del evento.   

Después de identificar a las partes interesadas, establecer los objetivos y diseñar una mezcla de experiencias, el siguiente paso es comunicar a los invitados como será esa experiencia en el evento. Algunos consejos son:   

Utiliza herramientas visuales para mostrar el diseño físico, el diseño y la producción. Esto ayudará a los grupos interesados a visualizar cuales son las labores adecuadas lograr los resultados deseados.  

Considera el uso de imágenes en 3D y maquetas físicas para tus espacios en los eventos. Estos pueden incluir sus planos, decoración, muebles y producción audiovisual. Esto es particularmente útil para que el personal, los proveedores y la gerencia entiendan la visión del concepto y el mensaje que se quiere transmitir y planifiquen sus propias prioridades antes del evento.  

Paso 6: Elige qué métodos vas a utilizar para medir el ROI y el éxito del evento  

El paso final es averiguar qué tipo de informe necesitas para medir el ROI del evento y otras métricas de éxito que abordan los objetivos y las metas a lograr. El diseño de eventos a menudo se centra en el cambio de comportamiento a largo plazo y en la mejora continua, por lo que debe estar basado y apoyado en datos para poder realizar los ajustes adecuados.  

Demuestra el valor de participar en tu evento a cada grupo interesado. Aquí hay algunas ideas:  

  • Escoge cada uno de los objetivos pactados por las partes interesadas y define cómo se medirá y se le dará seguimiento.   
  • Piensa en los datos e información como la captación de clientes potenciales, a los que se puede acceder a través de diferentes herramientas y cómo combinar esta información para demostrar que se ha logrado el objetivo.   
  • Combina datos cuantitativos y cualitativos para obtener una imagen completa de los resultados del evento. Las estadísticas y las cifras son importantes, pero también son valiosos los datos de las encuestas y el feedback de las partes interesadas y de los asistentes del evento. 

Con nuestras tecnologías podrás diseñar una mezcla de experiencias inolvidable. ¡Te esperamos!