¿Qué aspectos debes tener en cuenta a la hora de elegir una plataforma para gestionar las inscripciones de tus eventos?

Organizar un evento requiere de una planificación y una logística cuidadosas, y una de las tareas más importantes es la de gestionar las inscripciones de los asistentes. Para ello, conviene contar con un sistema de registro que facilite el proceso y que ofrezca ventajas para los organizadores y los participantes. En este artículo, te presentamos las 10 principales características que debería tener un sistema de registro para eventos, y cómo pueden ayudarte a mejorar la experiencia de tus eventos.

1. Facilidad de uso

Un sistema de registro para eventos debe ser fácil de usar, tanto para los organizadores como para los asistentes. Debe permitir crear formularios de inscripción personalizados, con los campos que se necesiten, y que se puedan integrar en la página web del evento o en las redes sociales. Además, debe ofrecer una interfaz intuitiva y amigable, que facilite el acceso y la navegación de los usuarios, y que se adapte a diferentes dispositivos y resoluciones.

2. Seguridad y privacidad

La seguridad y la privacidad son aspectos fundamentales a la hora de gestionar los datos personales

de los asistentes a un evento. Un sistema de registro debe cumplir con la normativa vigente en materia de protección de datos, y garantizar que la información se almacena y se transmite de forma segura, evitando posibles fugas, robos o accesos no autorizados. Asimismo, debe ofrecer opciones de consentimiento y de cancelación de la suscripción, para que los usuarios puedan ejercer sus derechos sobre sus datos. Además, un sistema de registro debe contar con certificaciones que acrediten su nivel de seguridad, como el certificado SSL, el cumplimiento del  RGPD, la certificación ISO27001 o la certificación SOC-2. Para los registros que usen pasarela de pago se recomienda que tengan la certificación PCI-DSS.

3. Automatización y sincronización

Un sistema de registro para eventos debe ser capaz de automatizar y sincronizar diferentes tareas y procesos, que agilicen y optimicen la gestión de las inscripciones. Por ejemplo, debe enviar confirmaciones y recordatorios automáticos a los asistentes, generar y validar códigos QR o tickets electrónicos, y conectar con otras plataformas o herramientas, como sistemas de pago, de facturación, de email marketing, de encuestas, de analítica. Debe permitir el control efectivo de la asistencia.

4. Personalización y branding

Un sistema de registro para eventos debe permitir personalizar y adaptar los formularios de inscripción y los mensajes de comunicación, de acuerdo con la imagen y el tono del evento y de la marca organizadora. Debe ofrecer la posibilidad de incluir el logo, los colores, las fuentes, las imágenes, los vídeos, los enlaces, y cualquier otro elemento que refuerce la identidad y el valor del evento. Además, debe facilitar la segmentación y la personalización de los contenidos, para dirigirse a los diferentes tipos de asistentes y ofrecerles una experiencia única y relevante.

5. Flexibilidad y escalabilidad

Un sistema de registro para eventos debe ser flexible y escalable, para poder adaptarse a las necesidades y a las características de cada evento, y a los posibles cambios o imprevistos que puedan surgir. Debe permitir modificar los formularios de inscripción, los precios, las plazas, las fechas y las condiciones en cualquier momento y de forma sencilla. Además, debe soportar muchas inscripciones simultáneamente sin comprometer el rendimiento ni la calidad del servicio.

6. Comunicación y fidelización

Un sistema de registro para eventos debe facilitar la comunicación y la fidelización de los asistentes, antes, durante y después del evento. Debe permitir enviar mensajes de bienvenida, de agradecimiento, de feedback, de seguimiento, de invitación a futuros eventos, de recordatorios y agradecimientos de forma automatizada y personalizada, y a través de diferentes canales, como el email, el SMS y las notificaciones. Además, debe ofrecer la posibilidad de crear campañas de email marketing y remarketing para mantener el contacto y el interés de los asistentes, y generar más oportunidades de negocio.

7. Integración y compatibilidad

Un sistema de registro para eventos debe integrarse y ser compatible con otras plataformas y herramientas, que complementen y enriquezcan la gestión de las inscripciones y la experiencia de los eventos. Por ejemplo, debe integrarse con sistemas de pago, que permitan ofrecer diferentes opciones y modalidades de pago, y que garanticen la seguridad y la transparencia de las transacciones. También debe integrarse con sistemas de streaming, de videoconferencia, de realidad virtual, CRM y marketing, entre otros, que permitan ofrecer eventos online o híbridos, y que faciliten la interacción y la participación de los asistentes.

8. Análisis y medición

Un sistema de registro para eventos debe ofrecer análisis y medición de los datos y los resultados de las inscripciones y de los eventos. Debe permitir acceder a informes y estadísticas, que muestren el número de inscritos, de asistentes, de cancelaciones, de ingresos, de conversiones, de satisfacción y que permitan evaluar el rendimiento y el retorno de la inversión de los eventos. Además, debe permitir exportar y compartir los datos, y conectar con otras herramientas de analítica, como Google Analytics y/o Facebook Píxel, para obtener una visión más completa y detallada.

9. Soporte y asistencia

Un sistema de registro para eventos debe ofrecer soporte y asistencia, tanto a los organizadores como a los asistentes, para resolver cualquier duda, problema o incidencia que pueda surgir. Debe contar con un equipo de atención al cliente, que esté disponible y accesible a través de diferentes medios, como el teléfono, el email o el chat y que ofrezca una respuesta rápida y eficaz. Además, debe ofrecer recursos y guías, que ayuden a los usuarios a aprovechar al máximo las funcionalidades y las ventajas del sistema.

10. Innovación y actualización

Un sistema de registro para eventos debe estar en constante innovación y actualización, para incorporar las últimas tendencias y novedades del sector de los eventos, y para ofrecer un servicio de calidad y de vanguardia. Debe estar atento a las necesidades y a las expectativas de los organizadores y de los asistentes, y a los cambios y a los desafíos del mercado, y ofrecer soluciones creativas y adaptadas. Además, debe contar con un proceso de mejora continua, que permita corregir los errores, optimizar el funcionamiento, y añadir nuevas funcionalidades y opciones.

Conclusión

Un sistema de registro para eventos es una herramienta clave para los organizadores de eventos, que les ayuda a gestionar eficazmente todos los aspectos relacionados con las inscripciones y los pagos de sus eventos, y a crear una buena impresión en los asistentes. Para ello, un sistema de registro para eventos debe cumplir con una serie de características que lo hagan fácil de usar, seguro, flexible, personalizable, integrable, escalable, analítico, asistencial e innovador, y que le permitan adaptarse a las necesidades y expectativas de cada evento y de cada organizador. Si estás buscando un sistema de registro para eventos que cumpla con todas estas características, te invitamos a conocer las soluciones que ofrece Orquidea Technology Group, una empresa con más de 12 años de experiencia en el desarrollo de plataformas digitales para la organización de eventos, que le brindará un servicio personalizado, profesional y de calidad.