Eventos Híbridos

La tecnología móvil está desempeñando un papel fundamental en nuestro ansiado regreso a los eventos presenciales, pero las aplicaciones para eventos no son actualmente lo más importante. ¿Se utilizarán para ayudar a garantizar un entorno seguro? Si es así, ¿pueden los organizadores obligar a todos los asistentes a utilizarlas? Veamos qué papel desempeñarán las apps de eventos en la seguridad de estos. 

Si podemos demostrar que el uso “forzoso” puede ayudar a mantener la seguridad de los eventos, sin duda merecería la pena considerarlo. Por otro lado, plantea problemas de privacidad y seguridad de los datos que es importante abordar. 

El desafío de la “adopción” de aplicaciones para eventos 

Las tasas de “adopción” o uso de aplicaciones para eventos son constantemente un desafío para los profesionales de eventos y las empresas de tecnología por igual. Según algunos datos que hemos consultado, se puede observar que la adopción media en un evento es del 63%, mientras que su informe anterior de 2017 ofrecía una cifra mucho más baja del 48,5%. 

Si un evento pudiera tener una tasa de adopción de la app para eventos del 100%, esto abriría oportunidades no solo para utilizar la tecnología para mantener a todos a salvo, sino también para conectar entre los asistentes y ofrecer visibilidad a los patrocinadores. Es importante no desviarse abusando de la pretensión de seguridad para reforzar el potencial de ingresos de los patrocinadores; sin embargo, vale la pena explorar todos los impactos. 

Tecnología clave COVID-Safe 

El hecho de que todos los asistentes a un evento presencial utilicen una única tecnología tiene muchas ventajas de seguridad con respecto al COVID. Las más importantes son los certificados de pruebas COVID, los pasaportes de vacunas, el distanciamiento social y el rastreo de contactos, pero algunas aplicaciones pueden ser más viables que otras. Los pasaportes de vacunas se están desarrollando en todo el mundo y, aunque todavía no están listos para su adopción masiva, hay aplicaciones que ya están preparadas para verificar los resultados de las pruebas de COVID. El distanciamiento social parece ser más difícil cuando se trata de gestionar con precisión la distancia mediante dispositivos móviles, y la tecnología de balizas ofrece una alternativa costosa pero más fiable. 

El rastreo de contactos como función es más prometedor, aunque sin duda no está totalmente probado. La asociación entre Apple y Google dio lugar a un sistema de notificación de exposición de rastreo de contactos que preserva la privacidad y que los gobiernos han utilizado para crear sus soluciones nacionales o regionales con distintos grados de éxito. Un ejemplo es el último contratiempo del Reino Unido con su solución de rastreo de contactos bloqueada por Apple y Google debido a las características de localización, que ninguno de los dos permite. 

Los expertos en tecnología para eventos no están dispuestos a ello 

Hay buenas razones para que los proveedores de tecnología para eventos se abstengan de desarrollar funciones relacionadas con la salud y la seguridad en sus aplicaciones para eventos. En primer lugar, como señalan Florian Teufel, director de marketing de Meetyoo, “ya existen aplicaciones que hacen esto… donde los datos son anónimos y se integran con las autoridades sanitarias. Prefiero confiar en este enfoque”. 

Jelmer van Ast, fundador y director general de Conference Compass, no es partidario de que los proveedores de tecnología para eventos desarrollen tecnología de seguridad con respecto al COVID debido a los numerosos retos técnicos, la posible responsabilidad y los problemas legales, y los considerables costes de desarrollo que son difíciles de justificar para unas funciones que, con suerte, en breve no serán necesarias. Escribe que: “las aplicaciones para eventos deben tener claro su propósito: mejorar la experiencia del evento haciendo que el descubrimiento de contenidos, la creación de redes y la comunicación sean mucho más eficaces, y tender un puente entre la experiencia in situ y la experiencia en línea/fuera del sitio.” 

James Johnson-Miller, Director de Tecnología de Eventos de IMEX, es partidario de los sistemas que no se basan en aplicaciones móviles. “Se necesita una solución que no dependa de aplicaciones nativas en caso de que la persona no tenga el dispositivo adecuado, espacio para instalar, etc. Habrá retrasos mientras se descargue la aplicación in situ (como suele ocurrir) y se necesitarán recursos adicionales para soportarlo.” 

Sin embargo, los retrasos suelen ser una molestia temporal, y una vez que la mayoría de las 2021 aplicaciones se descargan, los beneficios y la experiencia superan con creces cualquier inconveniente inicial. 

¿Qué papel pueden desempeñar las aplicaciones para eventos? 

En la actualidad, la tecnología de seguridad de COVID no está integrada en las aplicaciones para eventos, y quizás sea por una buena razón. Como señaló Thorben Grosser, Director General de EventMobi para Europa, “las aplicaciones de seguimiento de contactos ya existen. No necesitamos que las empresas las reinventen. Necesitamos usarlas”. Aunque también admite que, si las aplicaciones de eventos pueden ayudar a añadir datos a las aplicaciones de rastreo de contactos existentes, esto puede ser útil. 

No obstante, hay un excelente argumento para las funciones que pueden agilizar las normas y regulaciones adicionales que conllevan los próximos eventos presenciales. Una opción que puede resultar muy útil es la de controlar el número de personas que se encuentran en un espacio determinado mediante el escaneo por Wi-Fi y Bluetooth. También habría un gran potencial para un sistema de reservas basado en una aplicación de eventos que proporcione informes instantáneos sobre la disponibilidad de las franjas horarias de las zonas de exposición (donde las áreas se reservan con antelación), las citas de los expositores o los espacios de reunión seguros. 

“Si los delegados reservan con antelación una sesión, cuando estén en el lugar reciben una notificación de que la sesión está a punto de comenzar (se podría proporcionar una entrada escalonada para asegurarse de que no hay una multitud en la entrada) y luego registrar a la gente a través de una baliza, un lector RFID o el buen y viejo código QR.” Dice Felix Stroud-Allen, cofundador y director de CrowdComms.  

Las características a tener en cuenta pueden ser: 

  • Entrada segura sin contacto (mediante códigos QR basados en la aplicación) 
  • Reserva de franjas horarias en las zonas de exposición. 
  • Reserva de citas con expositores específicos. 
  • Reserva de espacios de reunión seguros. 
  • Control de la entrada y salida de los asistentes. 
  • Limitar la capacidad de las salas. 
  • Solicitar comidas con antelación. 
  • Informar discretamente de cualquier condición insegura. 
  • Enviar mensajes a grupos específicos de participantes (en función de su comportamiento) 

Algunas de ellas se han inspirado en el marco de soluciones para eventos seguros COVID de fielddrive. 

¿Podemos imponer la adopción de la aplicación para eventos? 

Incluso si pudiéramos imponer el uso de la aplicación, no está claro si podemos hacerlo cumplir. Los controles manuales pueden ser un reto, dice Matt Coyne, cofundador de Twigged“Lo sentiría por quien tenga que ser la persona que pida comprobar el teléfono/app/ Bluetooth de alguien si se sospecha que no está encendido”. Para evitar estas situaciones incómodas, el escaneo pasivo de Wi-Fi y Bluetooth puede ofrecer una solución automatizada. 

Dado que los eventos empresariales se consideran espacios privados en los que los participantes deben aceptar las políticas de un evento para participar, los problemas legales podrían ser superables. Asistir a un evento es siempre una elección. Si ésta es una de las condiciones, no veo ningún problema como solución a corto plazo para que la gente vuelva a estar en los espacios, dijo Jason Greenman, director general de Akommo. 

¿Debemos imponer la adopción de aplicaciones para eventos? 

El hecho de que podamos no significa que debamos hacerlo. Debemos considerar cuidadosamente el GDPR y otras regulaciones de protección de datos antes de hacer de esto una condición para la participación de los asistentes. Incluso si fuera posible imponer el uso de la aplicación para eventos, la preferencia es siempre la aceptación sobre la imposición. “La forma de explicar y comunicar este requisito, y las razones para ello, antes de la inscripción y en el período previo al evento sería clave para su aceptación y adopción por parte de los asistentes. Hacerlo cumplir sería difícil, así que la aceptación es el mejor camino”, dice Rob Harrison, director de Congrex Americas. 

Alternativas a los wearables 

“Los wearables, las insignias o pulseras RFID, son una alternativa para aquellos que no quieren o no pueden utilizar la aplicación del evento”, propone la consultora de Reuniones y Eventos Marcia Ives. Aunque la tecnología de los wearables podría simplificar el proceso y ayudar a proteger la privacidad de los datos, no cabe duda de que limitaría el alcance, sobre todo en lo que respecta a las funciones de reserva o comunicación de los asistentes con los organizadores, que una aplicación podría gestionar mucho mejor. 

En conclusión, dado que los proveedores de aplicaciones para eventos son reacios a añadir funciones de salud y seguridad a sus sistemas, no veremos un seguimiento integrado de los contactos o del distanciamiento social. La adopción forzosa es improbable; sin embargo, las aplicaciones para eventos pueden ayudarnos de forma única a lidiar con algunas de las previsibles restricciones de salud y seguridad de los eventos presenciales. En última instancia, si son un componente esencial de la experiencia del evento, la gran mayoría de los asistentes las utilizarán para gestionar sus experiencias in situ de forma segura.  

Si te interesa tener más información sobre las aplicaciones de eventos y como aprovechar sus funcionalidades para mejorar la seguridad y la prevención sanitaria de tus eventos, contacta con nosotros, en Orquidea Technology Group, y te asesoraremos para que tus eventos no corran ningún riesgo. 

Artículo original en Event MB.

¡El híbrido está (casi) aquí! No podemos esperar a que lleguen los eventos híbridos en 2021, pero somos realistas, así que sabemos que tenemos que proceder con cautela. Para algunos profesionales de los eventos, los eventos híbridos serán definitivamente parte de su año. Para otros, los eventos híbridos pueden ser una cosa del año que viene; pero igualmente a todos nos interesa ver las 13 preguntas que hay que hacerse antes de planificar eventos híbridos.

Esto te ayudará a decidir si tu evento y tu público están preparados para el formato presencial o si es mejor seguir con los eventos virtuales un año más. Personalmente, esperamos que sea híbrido.

Sólo el 60% de los responsables de marketing de eventos han planificado antes un evento híbrido (Swoogo, 2021). Y queremos que tengas algo de información que te sirva de base; así que vamos a sumergirnos en las preguntas.

1. ¿Qué es un evento híbrido?

Los eventos híbridos son eventos virtuales con un componente presencial. Los eventos híbridos anteriores a la pandemia se organizaron como eventos presenciales con un componente virtual. A partir de 2021, los eventos híbridos deben configurarse primero como eventos virtuales con un componente presencial si la pandemia lo permite.

Esto significa que los eventos híbridos deben configurarse como eventos virtuales desde una perspectiva tecnológica y de personal. Debes planificar su contenido y otros productos del evento para dirigirse principalmente a una audiencia en línea. En las primeras etapas de la planificación del componente presencial del evento, los planificadores del mismo deben considerar qué aspectos digitales pueden ser necesarios para facilitar la unión de los dos grupos. Esa es la clave. Un evento híbrido sólo lo es si hay compromiso; de lo contrario, no sería diferente de ver una charla TEDx en casa en ropa interior.

EL 85% DE LOS PROFESIONALES DE LOS EVENTOS COINCIDEN EN QUE LOS EVENTOS HÍBRIDOS SERÁN LA NUEVA NORMALIDAD TRAS LA PANDEMIA (SWOOGO, 2021).

2. ¿En qué se diferencian los eventos híbridos de los virtuales?

En pocas palabras, los eventos híbridos tienen un componente presencial, mientras que los eventos virtuales se celebran íntegramente en línea. Sin embargo, es importante recordar que difieren completamente en su planificación y preparación.

3. ¿Cuándo celebrar un evento híbrido frente a uno virtual?

Dejaremos de lado los eventos presenciales teniendo en cuenta las circunstancias actuales, pero volveremos a tratar este tema una vez que sea seguro dejar que nuestras mentes vaguen hacia el futuro.

Dado que el número de personas que se vacunan crece cada día, es posible que haya oportunidades para celebrar eventos híbridos más pronto que tarde. Así que a continuación se explica cómo elegir entre un evento híbrido o virtual:

Elige el híbrido si:

  • Puedes organizar con seguridad un componente presencial.
  • El evento y su contenido se traducen bien a una audiencia presencial.
  • Los asistentes declaran estar interesados en asistir al componente presencial.

Elige la modalidad virtual si:

  • Hay alguna duda de que no puedas realizar con seguridad el componente presencial.
  • El contenido se traduce mejor a través del vídeo.
  • El evento tiene un presupuesto reducido.

4. ¿Cuáles son las ventajas de los eventos híbridos?

Las tres mayores ventajas de los eventos híbridos son la posibilidad de conseguir más patrocinadores, una mayor audiencia y que los patrocinadores obtengan un mayor ROI. Con una audiencia virtual y presencial, patrocinar un evento híbrido es una obviedad.

5. ¿Vale la pena que mi evento tenga un componente presencial durante una pandemia mundial?

No hay que juzgar aquí; esto será diferente para todos, en función del país, las vacunas, la audiencia, etc, pero es algo que querrá considerar antes de planificar un evento híbrido. La buena noticia es que las plataformas de eventos virtuales han progresado mucho en el último año, y puedes organizar un evento virtual sólido en lugar de un evento híbrido si es necesario.

6. ¿Quién es mi público?

Piensa en quién es tu público y en sus características. No debes hacer suposiciones sobre si asistirían o no a un evento presencial, pero si tu público está compuesto por personas de más de 60 años, es posible que tengas una menor participación en persona que si tu público fuera mayoritariamente de 20 años.

7. ¿Cuál debe ser el tamaño del espacio que necesito para un evento presencial?

A la hora de pensar en un lugar de reunión, hay que tener en cuenta varias cosas: las directrices de seguridad, la asistencia y la política de cancelación.

  • Pautas de seguridad: ¿Hay requisitos de distanciamiento social? ¿El local es interior o exterior? ¿Hay corriente de aire?
  • Asistencia: Debido a la pandemia, es de esperar que la asistencia en persona sea menor, pero ¿sabes hasta qué punto? Te recomendamos que no te equivoques al planear una menor asistencia en persona (es decir, un lugar más pequeño) y que limites el número de entradas vendidas en persona. Esto también ayuda a tu presupuesto y a no arriesgar tanto dinero si tienes que cancelar a última hora.
  • Política de cancelación: Negocia para obtener plazos de cancelación más largos y penalizaciones por cancelación más bajas. Llega a un acuerdo que sea igualmente beneficioso y justo.

8. ¿Dispones de un software de registro de eventos que pueda gestionar con éxito el registro virtual y el presencial?

Antes de la pandemia, era difícil encontrar una plataforma de software que pudiera gestionar lo virtual a la misma escala que las necesidades de los eventos presenciales o viceversa. Hoy en día, elegir una plataforma que pueda hacer ambas cosas no es negociable.

Imagínate que un participante quiere asistir a la parte presencial durante un día, pero también le gustaría seguir las sesiones virtuales; ¿tiene que registrarse en dos plataformas? ¿Tienes un miembro del equipo dedicado a importar las listas de una plataforma a otra? ¿Le pides a ese asistente que se familiarice con ambos programas?

Podrías hacer que todo el mundo se registrara en el centro de eventos virtual, pero luego ¿qué harías cuando llegara el momento de registrarse en persona o de imprimir las tarjetas de identificación? A la inversa, podrías hacer que todo el mundo se inscribiera a través de tu software de registro de eventos en persona; pero entonces, ¿cómo les asignas los inicios de sesión para acceder a tu contenido digital?

Lo sabemos, lo sabemos; ya lo hemos dicho. Obviamente, ese no es el viaje del cliente que ninguno de nosotros prevé, así que una herramienta de doble propósito va a ser el camino a seguir.

9. ¿Se necesitará más tiempo para planificar un evento híbrido?

Según nuestra investigación sobre los eventos de 2021, no. Consulta el siguiente gráfico.

Pero si te preocupa realmente la planificación de tu evento híbrido en 2021, puedes contactar con nosotros y te guiaremos a través de lo que deberás hacer, además esto ayudará a identificar los detalles que no parecen importantes, pero son muy necesarios.

10. ¿Dispones de las herramientas necesarias para conectar con éxito a un público presencial y virtual?

No es ningún secreto que el networking virtual es difícil. De hecho, el 33% de los profesionales de los eventos consideran que el networking es su mayor problema en los eventos virtuales (Swoogo, 2021). Pero eso no significa que tengas que empezar a preocuparte por ello. La mayor ayuda para la creación de redes de contactos virtuales es el uso de herramientas especialmente dedicadas al newtorking. Algunos ejemplos son Strata, Brella y Twine.

11. ¿Es necesario ajustar mi estrategia de marketing para los eventos híbridos?

Respuesta corta: sí. Recomendamos segmentar tu audiencia por etapas del embudo y comercializarla adecuadamente. La parte presencial atrae a los contactos que se encuentran en la parte inferior del embudo, aquellos que ya te conocen y confían en ti. La parte virtual ofrece una forma fácil de convertir en usuarios interesados a los contactos de la parte superior y media del embudo. Estos contactos todavía están en la fase de aprendizaje y puede que no quieran comprometerse con el gasto y la molestia de asistir a un evento en persona (todavía). Teniendo esto en cuenta, es importante crear materiales de marketing que sean específicos para las diferentes etapas del embudo en las que se encuentran los contactos. Un gran número de contactos permite un evento híbrido más grande en general.

12. ¿Cuáles son las consideraciones fiscales para los eventos híbridos?

Los eventos híbridos son, sin duda, los más complicados desde el punto de vista fiscal, ya que se trata de dos tipos de eventos que tributan por separado. Si está organizando un gran evento híbrido que abarca varios estados y países, puede ser un poco complicado a menos que sea un profesional de los impuestos. Te recomendamos que trates con una gestoría o asesoría fiscal todos estos asuntos, para que esta parte esté solucionada y no te lleves sorpresas financieras.

13. ¿Cuáles son algunas ideas de eventos híbridos?

Haz que tu evento sea más interesante incorporando algunas de estas ideas para eventos híbridos.

  • Sesión de improvisación patrocinada: Consigue que un patrocinador patrocine una sesión de improvisación privada o un miniconcierto. Puede tratarse de un músico famoso o de un artista local.
  • Hora feliz patrocinada: Tanto si eliges una hora feliz temática con un botín de la marca como si envías a los asistentes una bebida por correo, seguro que será memorable.
  • Juegos patrocinados: No hay nada como un poco de competencia para acelerar los corazones. Mantén a tus asistentes comprometidos con tu evento ofreciendo concursos, desafíos o juegos competitivos entre sesiones.

Esperamos que estas preguntas te ayuden a tomar una decisión informada sobre cuándo avanzar con el sistema híbrido. Los eventos híbridos van a ser espectaculares, y no podemos esperar a que lleguen con seguridad. Si quieres saber más sobre este tipo de eventos contacta con nosotros, en Orquidea Technology Group te acompañaremos durante el desarrollo de tu evento para que este sea profesional y exitoso y tu te sientas seguro con durante todo el proceso.

Artículo original en Swoogo.