En los primeros días de 2020, muchos organizadores de eventos tuvieron que hacer un rápido giro para ofrecer conferencias sólo virtuales. Esto, por supuesto, presentó algunos desafíos importantes. Los planificadores de eventos tuvieron que aprender sobre la marcha cómo conectar e involucrar a sus asistentes a través de las conferencias virtuales, por no mencionar la enorme curva de aprendizaje técnico que conlleva la celebración de un evento exclusivamente online. Pero este giro también trajo consigo una serie de beneficios. Se podía llegar a un público más amplio en lugares lejanos, se podía dar cabida a los ponentes que no podían asistir en persona y se podía reducir el gasto al eliminar aspectos costosos como la reserva de locales. Ahora, afortunadamente, hemos encontrado una nueva normalidad, en la que los eventos en persona ya no son imposibles. Pero los planificadores de eventos inteligentes no se han olvidado de todas las ventajas que aportaban los eventos virtuales que organizaban. Así, ha surgido el evento híbrido, la combinación perfecta de reuniones presenciales y virtuales. En este artículo verás una estrategia de 9 pasos para planificar tu evento híbrido y que sea un éxito.

Si estás planeando un evento híbrido, estamos para ayudarte. Hemos aprovechado los conocimientos de nuestros experimentados gestores de éxito de eventos y especialistas en transmisión en directo para ofrecerte esta estrategia paso a paso para planificar un evento híbrido que salga bien.

¿Qué es un evento híbrido?

Un evento híbrido combina a la perfección elementos online y presenciales, creando una experiencia atractiva para todos los asistentes (sin importar dónde estén). El organizador del evento puede ofrecer bibliotecas de contenidos virtuales permanentes u oportunidades de establecer contactos virtuales continuos para patrocinadores, ponentes y asistentes.

Paso 1. Determinación de los aspectos presenciales y virtuales de tu evento híbrido 

El primer paso en la planificación de cualquier evento es determinar su alcance. Debes conocer el tamaño y la complejidad de tu evento, para poder trazar un calendario preciso de preparación.

Para empezar, siéntate con tu equipo de planificación y responde a estas preguntas:

• ¿A cuántas personas tenemos previsto invitar al evento presencial?
• ¿Cuántas entradas «sólo virtuales» queremos vender/distribuir para este evento?
• ¿Cuáles son los componentes del acto que deben celebrarse en persona?
• ¿Qué métodos utilizaremos para atraer a nuestros participantes virtuales?
• ¿Cuáles son los activos digitales más importantes que queremos obtener de este evento?

Dependiendo del tamaño y la escala de tu evento, deberías empezar a planificar con una antelación de entre un año y seis semanas.

Paso 2. Preparar el espacio para tu evento híbrido

El siguiente paso en el diseño de un evento híbrido es la construcción del espacio para eventos en el que gestionarás varios elementos de tu evento, antes, durante y después de que se haya puesto en marcha.

La Plataforma de Eventos Híbridos que ofrecemos en Orquidea Tech está diseñada específicamente para este propósito.

Puedes crear un espacio de evento con tu marca que sea accesible en cualquier dispositivo y como una aplicación de evento móvil dedicada. Tu público utilizará la aplicación móvil del evento (asistentes presenciales) o el espacio virtual del evento (asistentes virtuales) para navegar por el evento, interactuar con los ponentes del evento, los patrocinadores y entre sí, ver las transmisiones en directo de las sesiones y los vídeos pregrabados, y participar en encuestas, concursos y retos de gamificación.

En el espacio del evento también se creará la biblioteca de contenidos virtuales, a la que los participantes podrán acceder fácilmente para ponerse al día con las sesiones que se perdieron o volver a ver las que les resultaron especialmente atractivas.

Como resultado, tendrás un único lugar para gestionar todo tu evento, y tus asistentes tendrán una experiencia fácil de usar, envolvente y atractiva que hace que el evento híbrido sea fluido y memorable.

Una vez que hayas sentado las bases de tu espacio para eventos, puedes pasar a los aspectos técnicos y de marketing de la planificación de un evento híbrido.

Paso 3. Cómo despertar el interés por tu evento híbrido

Dar a conocer tu evento es importante, y hay algunas cosas adicionales que debes hacer cuando promueves un evento híbrido.

Además de todas las tácticas tradicionales de marketing de eventos, asegúrate de informar a tu público de todas las oportunidades que ofrece el formato híbrido.

En tus materiales de marketing, destaca que los participantes que decidan asistir virtualmente seguirán obteniendo la experiencia interactiva de alta calidad que supone asistir a un evento presencial. Estas son algunas de las frases que puedes utilizar en sus promociones:

• Puedes ver los eventos en directo en tiempo real.
• Participa con los ponentes y otros asistentes a través del chat de la sesión en directo, las encuestas y las preguntas.
• Construye tu red de contactos con sencillas reuniones virtuales 1:1 o grupales.
• Visita los stands virtuales de los patrocinadores.
• Haz preguntas y participa en debates, sin importar dónde te encuentres.
• Accede a todo el contenido de nuestro evento a tu ritmo y en tu horario.
• Accede a contenidos exclusivos entre bastidores.
• Accede a sesiones de networking antes y después del evento.

También hay ventajas específicas de los híbridos que puedes destacar para tu público presencial. Los asistentes presenciales tendrán acceso a los contenidos en directo, por lo que podrán salir a atender una llamada telefónica o volver a su habitación para disfrutar de un poco de tranquilidad, sin tener que perderse ninguno de los eventos que les gustaría ver.

También podrán relacionarse con personas que no están en el evento, personas que nunca conocerían si el evento fuera sólo presencial.

Asegúrate también de informar a los asistentes de la flexibilidad del evento. Las circunstancias inesperadas (como los cambios en las restricciones sanitarias y de seguridad o el mal tiempo) facilitan que tu público pase de asistir en persona a hacerlo virtualmente, o viceversa.

Paso 4. Planificar el espacio presencial para tu evento híbrido

Mientras que nuestro equipo te ayuda a configurar el espacio de tu evento, puedes centrar tu atención en el lugar físico donde recibirás a tus asistentes en persona.

Por supuesto, deberás tener en cuenta todas las consideraciones que tendrías al planificar un evento presencial: la cantidad de espacio que necesitarás, la ubicación del lugar, los costes de la comida y la bebida, la accesibilidad y los servicios, etc.

Pero hay una consideración muy importante que es fácil de pasar por alto cuando se planifica un evento híbrido:

¿Qué velocidad tiene Internet en el lugar de celebración?

Para transmitir con éxito tus contenidos en directo, necesitarás una conexión a Internet fiable y de alta velocidad. A menudo, los edificios más antiguos no tienen el ancho de banda necesario para transmitir contenido de alta calidad, así que asegúrate de tener esto en cuenta al tomar la decisión.

Nuestros especialistas en producción virtual estarán encantados de ayudarte a probar el Internet en el lugar elegido, para asegurarte de que está (literalmente) a la altura. Y en el caso de que se produzcan dificultades técnicas durante el evento, el equipo audiovisual virtual estará preparado en una ubicación remota, para asegurarse de que los asistentes virtuales no se queden a oscuras.

Paso 5. Alineación de los equipos audiovisuales presenciales y virtuales

Cuando trabajes con nosotros, tendrás la posibilidad de tener un equipo audiovisual dedicado a gestionar todos los elementos de transmisión en directo de tu evento.

En las semanas previas al evento, se coordinarán directamente con el equipo audiovisual in situ. (En algunos casos, nuestros clientes utilizan un equipo AV que han contratado por separado o a través del lugar de celebración).

Estos dos equipos se encargarán de los aspectos técnicos de la transmisión en directo de eventos virtuales para todos tus asistentes. Nuestros profesionales han dirigido muchos eventos híbridos con éxito, por lo que saben exactamente qué preguntas hacer y qué medidas tomar para asegurarse de que todo esté listo para la fecha de lanzamiento.

Paso 6. Preparar a los ponentes, moderadores y patrocinadores

El éxito de tu evento depende de que los presentadores y patrocinadores tengan confianza y sean atractivos, lo que significa que deben estar bien preparados antes de subir al escenario o enfrentarse a la cámara.

En el caso de los asistentes presenciales, deberá prepararse como lo haría normalmente: ofrece a los ponentes la oportunidad de ver el lugar y practicar su charla con antelación, asegúrate de que conocen los detalles de su programa y ten preparadas todas sus presentaciones y su marca con antelación.

Deberás informar a todos los ponentes y patrocinadores sobre los aspectos híbridos del lugar de celebración. Recuerda que algunos ponentes pueden no poder asistir en el último momento, por lo que es bueno que sepan qué esperar si tienen que hacer una presentación virtual.

Una vez más, nuestro equipo audiovisual está aquí para asegurarse de que tus ponentes virtuales estén bien preparados. Se asegurarán de que la cámara de su casa e Internet estén configurados para soportar la transmisión y se encargarán de integrar el contenido que corresponde a cada orador.

A la hora de informar a tus ponentes virtuales, hay algunos consejos que debes darles con antelación:

• Asegúrate de que disponen de un espacio tranquilo y bien iluminado desde el que presentar.
• Asegúrate de que disponen de un micrófono y una cámara web de alta calidad para la transmisión.
• Aconséjales que eviten joyas u otros accesorios que puedan interferir con el sonido.
• Comprueba su velocidad de Internet para asegurarte de que puede soportar la transmisión.

Paso 7. Pon en marcha tu evento. Es el momento de tu evento híbrido 

Si has realizado todos los pasos anteriores, estarás bien preparado cuando finalmente llegue el momento de poner en marcha tu evento.

Todo este trabajo debería hacer que el evento se desarrolle sin problemas de principio a fin. En el caso de que surja algún imprevisto, estarás en buenas manos con los profesionales nuestros profesionales en tu equipo.

La flexibilidad que has incorporado a tu evento híbrido durante la fase de planificación también te facilitará el giro y el cambio de las cosas, en caso de que necesites cambiar diferentes aspectos de tu evento entre lo virtual y lo presencial.

En otras palabras, puedes respirar tranquilo y disfrutar del evento.

Paso 8. Convierte tu evento híbrido en una mina de oro de contenidos 

Una de las mayores ventajas de organizar un evento híbrido es la cantidad de contenido que obtendrás después. Cada ponente, presentador, panel o patrocinador que haya presentado en su evento puede transformarse en un contenido a largo plazo y siempre disponible para los asistentes y para aquellos que no pudieron asistir.

Puedes integrar estas charlas en el contenido de tu sitio web, presentarlas en las redes sociales e incluso utilizarlas para promocionar tu próximo evento.

Nuestro equipo puede ayudarte a transformar tu evento en una biblioteca virtual de contenidos. Podemos construir este espacio digital para ti, o exportar el contenido para que lo distribuyas y utilices como quieras.

Paso 9. Retrocede y analiza los resultados

Cuando haya acabado el evento, es una buena idea hacer un balance de cómo ha ido todo. Hay algunas preguntas más que tu equipo puede hacerse para evaluar el evento:

• ¿Qué tipo de comentarios estamos recibiendo de los asistentes virtuales y presenciales?
• ¿Qué imprevistos se produjeron y cómo los gestionamos?
• ¿Cuáles fueron los mejores y más emocionantes momentos del evento?
• ¿Cumplimos los objetivos que nos fijamos al principio del proceso de planificación?
• ¿Cuáles fueron las principales lecciones que aprendimos al organizar un evento híbrido?
• ¿Qué haremos diferente la próxima vez?

Medición del ROI de los eventos híbridos

Los usuarios de nuestra plataforma para eventos tienen acceso a un panel de análisis avanzado que puede ofrecerle información sobre la tasa de participación y el ROI de su evento. Puedes utilizar toda esta información para saber lo que ha funcionado (y lo que no) y así poder ofrecer eventos híbridos aún más exitosos en el futuro.

La planificación de un evento híbrido puede parecer intimidante al principio, pero una estrategia sólida puede eliminar gran parte del estrés. Utiliza esta fórmula para planificar tu próximo evento híbrido, y casi seguro que escucharás comentarios positivos de todos tus asistentes, independientemente de si se unieron a tu evento en vivo en la sede o disfrutaron de la experiencia desde casa.

Orquidea Technology Group está aquí para hacer que tu próximo evento híbrido sea un éxito rotundo. ¿Listo para empezar? Obtén más información sobre nuestra plataforma y diferentes tecnologías para eventos híbridos, agendando una demostración. ¡Contáctanos sin ningún compromiso!

Artículo Original: https://www.eventmobi.com/blog/hybrid-event-strategy/