Eventos Virtuales

Desde que se priorizan los eventos virtuales, han cambiado muchas cosas. El nivel de competencia entre eventos se eleva y es importante que el evento llamé la atención y se destaque sobre los demás. Los organizadores de eventos pueden aprovechar el hecho de que no hay barreras a la hora de estar en el mismo lugar físico y tiempo y crear una comunidad comprometida con los eventos virtuales.

Es necesario que los organizadores de eventos estudien cómo evoluciona la eficiencia de los formatos emergentes con sus audiencias. La fácil accesibilidad de las plataformas de eventos virtuales, libres de las limitaciones habituales de la geografía y el tiempo, puede convertirse en una ventaja, una oportunidad para un desarrollo continuo de la comunidad.

El reto de los organizadores de eventos online es hacer que su evento sobresalga entre el resto ya que os asistentes están sobreexpuestos a muchas opciones de eventos diferentes y pueden elegir ver el contenido posteriormente bajo demanda lo que puede hacer que los números de asistencia en vivo disminuyan. Por lo que es importante que los eventos online resulten cautivadores y produzcan una mayor implicación y compromiso por parte de los invitados, para que se garanticen buenas cifras y genere confianza a los patrocinadores.

Veamos que consejos podremos aplicar para que los asistentes se mantengan comprometidos con nuestras plataformas.

Reestructura la experiencia del asistente

El “viaje” del usuario por la plataforma debe ser considerado desde una experiencia única a una relación continua. Piensa en la comodidad del asistente y en posicionar tu evento dentro de su visita. Diseña una historia y oriéntalos a través de los pasos a seguir durante su “estancia” en la plataforma; llevándolos paulatinamente hacia los objetivos que el evento necesite conseguir.

Desarrolla una experiencia de usuario sencilla y cómoda, y además incluye chat de soporte y ayuda para que tus invitados puedan solucionar cualquier inconveniente con un experto en la plataforma.

Así tú público considerará que la plataforma le ofrece una experiencia fluida y se sentirá bien atendido; lo que hará más probable que quiera acudir a próximos eventos.

Crear una estrategia para antes, durante y después del evento

Volviendo al punto anterior, desarrolla esta experiencia de manera estratégica dividiéndola entre las diferentes partes del evento.

Antes del evento: informa a los inscritos en el evento sobre todo lo que necesiten saber para que su experiencia sea completa. Proporciona horarios, claves de acceso, un esquema sobre como acceder de manera sencilla desde el correo…asesora a los asistentes sobre lo que se van a encontrar sin saturarlos.

Durante el evento: diseña un plan de bienvenida para realizar un tour rápido y sencillo por la plataforma, de manera que los asistentes entiendan en directo lo sencillo que es utilizar las diferentes funcionalidades. Recuérdales que usen el chat de soporte para cualquier duda y así se sentirán acompañados durante el evento.

Después del evento: guarda los momentos más importantes e interesantes, en formato de vídeo o imágenes y haz que estos sean duraderos. Coordina actividades inmediatamente posteriores al evento como por ejemplo una happy hour virtual, una comida vía online, o un concurso de vídeos, que mantendrán tu evento vivo y generarán una buena impresión. Pública estos momentos más adelante en las redes sociales de la compañía para generar conversación sobre tu evento y ganas de asistir a los posteriores, envía un correo, o algún obsequio relacionado con estos recuerdos que agregará valor.

Considera generar una suscripción

El entorno de los eventos virtuales favorece la celebración de eventos más de una vez al año: ni los asistentes ni los planificadores tiene que coordinar la asistencia a la sede, su alquiler, y los posibles viajes. Esto reduce gastos, y además permite la creación de una comunidad que podría estar interesada en eventos de ese tipo más de una vez al año; por lo que podría darse una generación de ingresos basados en la suscripción a una serie de eventos de una empresa o una categoría concreta.

También es relevante tener en cuenta que el acceso continúo a los contenidos en línea es un incentivo que maximiza la comodidad de los usuarios y genera un valor añadido que resulta interesante para el potencial suscriptor.

En este punto podemos poner como ejemplo, la Community App por la que puedes preguntar en Orquidea Technology Group, una plataforma que para los organizadores y compañías es una genial oportunidad para construir comunidad, y tener una plataforma confiable y duradera. La Community App es una app que dura todo el año, con la que puedes realizar tantos eventos como desees; modificándola para cada evento si es necesario. Características como la gamificación, cierto contenido para descarga y los chats pueden continuar más allá del evento inicial, con los eventos siguientes.

Crea una historia que guionice tus eventos

El enfoque de los eventos debe evolucionar de un organizador que trabaje orientado simplemente a la acogida de asistentes por parte de una empresa anfitriona a un modelo de organizador más guionista.

El organizador debe tener en cuenta que el éxito en el entorno virtual ya no depende tanto de las experiencias en persona si no de la manera de contar las cosas, y de añadir valor y emoción a la narración durante el proceso del evento.

La creación de una buena historia puede implicar una continuidad de la historia entre un evento y el siguiente (favoreciendo el interés en un modelo de suscripción, como se mencionaba en el punto anterior). Es importante que los eventos sean capaces de conectar emocionalmente con los espectadores a través de una experiencia remota, y generar así buenas sensaciones y una experiencia memorable.

En conclusión, siempre es posible fomentar una comunidad online en relación a un evento, pero cuando todo es completamente virtual desde el inicio, la adopción por parte del público es muy relevante. Los usuarios ya tienen un conocimiento sobre como navegar por la plataforma del evento y el truco es evitar que se desconecten, y conseguir que mantengan el interés en lo que estamos contando.

Con plataformas integrales que ofrezcan confianza y comodidad al usuario, al organizador y a los patrocinadores todo puede resultar más fácil. En Orquidea Technology Group te podemos asesorar sobre la mejor de implementar una plataforma que vaya más allá de un solo evento y se convierta en un punto de intercambio entre todos los actores, creando Comunidad, mucho más en estos tiempos en donde los integrantes de la organización se hayan dispersos.

El juego es un elemento motivacional clave para la participación de la audiencia en los eventos. Recompensa y reconoce los esfuerzos de participación de los distintos invitados al evento y les proporciona una sensación de conexión con destinos de todo el mundo; además de ofrecer puntos por aprender información de valor o hacer nuevos contactos en el ámbito profesional. Esta guía para la gamificación en Eventos Virtuales da a los organizadores de eventos herramientas para utilizar la gamificación de la plataforma para impulsar algunos objetivos clave en los eventos en vivo, entre otros: el contenido educativo y la oportunidad de establecer contactos.

Lo mejor para amplificar los objetivos y el alcance del engagement del evento es diseñar un buen plan de juego, tanto para el organizador del evento como para que los asistentes sientan reconocidos sus logros. Lo que significa que hay que distribuir los puntos para los usuarios dándole mayor importancia a ciertas acciones como: participar en actividades de networking, buena comprensión de información clave en los contenidos de vídeo y otros materiales educativos y la interacción con los patrocinadores y los expositores del evento, que debe servir para establecer contactos y objetivos educativos simultáneamente.

Utilizando como modelo nuestra plataforma de Eventos Virtuales, esta guía proporciona consejos prácticos sobre cómo los planificadores de eventos pueden utilizar el juego para impulsar el engagement en cada uno de estos tres aspectos clave:

1. INCENTIVA CONEXIONES ENTRE ASISTENTES A TRAVÉS DE LA GAMIFICACIÓN:

En un principio se podría decir que la cancelación de eventos presenciales llevaría implícito una pérdida de oportunidades de hacer networking y establecer nuevos contactos pero podemos frenar esto gracias a los desafíos de la plataforma. Con los retos de gamificación se pueden asignar puntos, por ejemplo, por visitar un perfil, por enviar un mensaje y por programar una reunión virtual, lo que favorecerá y motivará a los asistentes a realizar más contacto entre ellos.

Usa los perfiles de los asistentes para fomentar las interacciones entre jugadores, antes y durante el evento:

Ofrece puntos a los asistentes por rellenar sus biografías antes del evento, cuanta más información más puntos. Eso hará que sus perfiles sean más atractivos a la hora del evento, y por tanto, sean más visitados; muestra la tabla de clasificación de los jugadores, lo que también dará dinamismo al networking y hará que los asistentes visiten los perfiles de los mejor clasificados. A la vez también les puedes dar un código a cada perfil de los diferentes invitados y así esto favorecerá el envío de mensajes directos entre la audiencia para intercambiar códigos y ganar puntos.

 

Integra juegos para romper el hielo en la plataforma:

Incluye preguntas personales sencillas (¿dónde naciste?, ¿tienes mascota?, etc.), de esta manera puede crear dos tipos de reto: publicar las respuestas y otorgar puntos a los visitantes de ese perfil si aciertan después de visitarlo, o publicar solo las preguntas y favorecer los mensajes directos entre asistentes, instándolos a que averigüen las respuestas de los demás.

Además, como se ve en la siguiente imagen, los asistentes pueden ganar puntos de juego configurando reuniones de video chat 1:1 con sólo unos pocos clics.

Todo esto dará pie a conexiones realmente interesantes y profundas entre ellos, lo que dará verdadero valor y sensación cercanía a tu evento virtual.

Propón concursos de fotografía para fomentar la creatividad y conectividad.

La fotografía no es un sustituto del encuentro cara a cara, pero favorece la conexión visual y contribuirá a que los asistentes se sientan más conectados entre sí. Favorece aún más esta conexión añadiendo puntos extra por subir una captura de las reuniones en vídeo 1:1 y por subir a las redes sociales estas u otras imágenes del desarrollo de las reuniones, con el hashtag del evento.

También se puede sacar partido a la distancia y diferentes puntos geográficos donde se encuentren los asistentes, agregando desafíos en los que compartir fotografías de la ubicación de cada uno sirva para ganar puntos, y por tanto, fomente la interacción entre la audiencia. Esto se puede hacer de dos maneras:

  • los asistentes pueden compartir fotos en los redes sociales con el hashtag del evento, y las publicaciones se capturarán automáticamente en el muro de redes sociales en vivo de la plataforma virtual
  • o pueden compartir las fotos en un grupo de discusión dedicado creado por el organizador del evento

Compartir fotos como ésta puede ser una forma de que los asistentes participen en los desafíos de la gamificación y al mismo tiempo lleguen a nuevas audiencias en las redes sociales.

2. LA GAMIFICACIÓN COMO HERRAMIENTA PARA MANTENER AL PÚBLICO CONECTADO AL STREAMING EN VIVO:

Un aspecto muy importante a tener en cuenta a la hora de organizar un evento virtual es mantener el interés de los asistentes, para lo que el juego de nuevo puede ser un gran aliciente. Los asistentes pueden recibir puntos simplemente por ver las sesiones pero podemos ir más allá.

Crea juegos de conocimiento y aprendizaje

Los juegos tipo quiz de sobre conocimientos no sólo animan a los asistentes a buscar y retener información de lo que han visto en las conferencias, sino que también proporcionan a los participantes una forma medible de registrar cuánto han aprendido. Un buen evento de gamificación no consiste en dar a los asistentes una distracción novedosa. Se trata de convertir la participación activa en el evento en una forma de juego.

Hay dos hábitos clave que los organizadores de eventos quieren desalentar cuando se trata de sesiones transmitidas en vivo: llegar tarde y salir temprano. Una buena estrategia es anunciar que las respuestas a las preguntas del quiz se revelarán al principio o al final de una sesión de streaming. De esa manera, los asistentes tendrán un incentivo adicional para sintonizar temprano y quedarse hasta el final.

Relaciona el quiz con el contenido de un patrocinador o de un ponente

Sé creativo con el formato del cuestionario. Combina los detalles personales de los oradores del evento con la información de los patrocinadores. Considera usar una mezcla de texto y preguntas basadas en imágenes. Por ejemplo: haz que los asistentes adivinen que producto de algún patrocinador se está utilizando en una imagen, o para que debería usarse según lo que haya dicho el orador; pregunta por algún dato importante de los expositores que se haya dado durante la sesión (año de fundación, localización de la sede…).

 

3. FAVORECE EL RETORNO DE LA INVERSIÓN PARA LOS PATROCINADORES Y EXPOSITORES DEL EVENTO:

Las plataformas de eventos virtuales ofrecen múltiples oportunidades para promocionar a los patrocinadores a través del juego. Cada una de las tácticas enumeradas anteriormente puede traducirse en un retorno de la inversión medible.

La búsqueda del premio es una buena opción para conducir el tráfico de visitas a los patrocinadores

Los asistentes pueden recibir puntos por visitar los stands virtuales de los patrocinadores o por enviarles mensajes. Asigna un mayor número de puntos para la creación de reuniones virtuales, ya sea para demostraciones 1:1 u otras discusiones de negocios. Del mismo modo, puedes asignar puntos por ver el contenido del expositor y del patrocinador, con puntos extra asignados por responder correctamente a las preguntas sobre el material tratado.

Escalona los puntos de juego para igualar las inversiones de los patrocinadores

El número de puntos relacionados con cada actividad debe estar en proporción directa con las inversiones de los patrocinadores. Por ejemplo, una visita a un stand del Patrocinador Oro podría otorgar 100 puntos, mientras que una visita al Patrocinador Plata podría dar 75.

Hay que tener en cuenta que deberíamos involucrar a los patrocinadores y los expositores también en el diseño de la actividad. ¿Quieren hacer preguntas relacionadas con la información del producto, o quieren añadir un toque personal preguntando sobre un hecho divertido en la biografía de su director general?

Usa la caza del tesoro para entregar pistas

Por último, la búsqueda del tesoro puede ser una forma efectiva de atraer más tráfico a las páginas de los patrocinadores de su plataforma de eventos virtuales.

Una opción es no mostrar el código personalizado directamente en la página del patrocinador, sino dentro de un vídeo de demostración, o al final del contenido promocional. Otra estrategia es permitir a los patrocinadores compartir el código en video chats personales 1:1. Este enfoque aumenta la oportunidad de interacción y el desarrollo significativo de los contactos.

En conclusión para que los eventos virtuales ofrezcan las mismas claves que los asistentes esperan de las experiencias en persona, se tiene que jugar con las ventajas únicas de las plataformas digitales. Los eventos digitales encajan de forma natural con la gamificación.

Nuestra plataforma de eventos virtuales incluye un sistema de gamificación completamente integrado. Puedes asignar puntos a cualquier número de actividades dentro de la plataforma. Además, una tabla de clasificación muestra las clasificaciones de los asistentes en tiempo real, y la interfaz facilita a los asistentes el seguimiento de las indicaciones e instrucciones del juego. Por ejemplo, una vez que un asistente ha encontrado el perfil de otro participante, el diseño de la plataforma facilita el siguiente paso de enviar un mensaje directo. Con sólo unos pocos clics más, pueden configurar un video chat.

 

Para que el juego de un evento virtual sea efectivo, tanto la acumulación de puntos como el proceso de obtención de los mismos deben ser ágiles e intuitivos, como de hecho es el caso.

Ponte en contacto con nosotros para que te asesoremos sobre la mejor manera de diseñar un plan de gamificación sólido en tu plataforma de Eventos Virtuales que favorezca el engagement y la atención durante el evento, la interacción entre los usuarios y los patrocinadores y brinde una sensación de cercanía y conexiones interesantes.

Artículo original en Eventmobi.

Los eventos en línea no son nuevos, pero tomó meses de cierres y prohibiciones de viajes para que la industria finalmente los considere como una solución a largo plazo. Desde conferencias, cumbres y ferias comerciales, hasta programas de capacitación y ferias de empleos – los profesionales de eventos están innovando nuevos formatos y flujos de espectáculos para atraer y entusiasmar a los asistentes remotos en eventos virtuales de todo tipo.

Sin embargo, es importante darse cuenta de que presentar en un evento virtual es muy diferente a hacerlo en persona. En un entorno virtual, hay más posibilidades de que su público se distraiga y pierda interés.

Por lo tanto, como presentador, debe ser doblemente cauteloso para asegurarse de que involucra a su audiencia desde el principio de su sesión y mejorar la experiencia mediante una presentación eficaz. Aquí hay cinco maneras de hacer que las presentaciones para sus sesiones de eventos virtuales se destaquen y llamen la atención.


1. Una diapositiva debe equivaler a un mensaje

Dedicar una diapositiva a un concepto – es una regla de oro y se aplica aún más a las presentaciones de eventos virtuales. Lo último que quieres es que los asistentes entrecierren los ojos en sus pantallas para intentar dar sentido a las diapositivas de tu presentación.

Manteniendo el texto al mínimo y cubriendo una toma por diapositiva, podrá comunicarse más eficazmente sin confundir a los espectadores.

Digamos que se hay una línea de tiempo en la diapositiva, abstente de añadir texto de apoyo en la misma diapositiva. En su lugar, amplíe la información mientras habla. Esto también le dará a su audiencia una razón para escucharle.

Según la prueba de la mirada, la gente debería ser capaz de captar tu diapositiva y su significado en 3 segundos.

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2. Mantener el diseño simple y consistente

El diseño de la presentación de su sesión virtual juega un papel muy importante en la generación de interés y en la captación de la atención. No hay manera de que las diapositivas desordenadas y complicadas puedan hacer eso.

Elija una combinación de colores de alto contraste y fuentes en negrita que permita que su presentación destaque y ayude a la legibilidad. También puede jugar con el tamaño y los colores de las fuentes para enfatizar y llamar la atención hacia los detalles importantes.

Es importante tener en cuenta que la gente verá tu presentación en sus escritorios o teléfonos inteligentes en lugar de en la pantalla de un proyector. Por lo tanto, asegúrese de elegir los tamaños de letra apropiados y deje algo de espacio (de respiración) vacío.


3. Incorpore imágenes impactantes

Si hay un elemento que puede hacer que las presentaciones de las sesiones virtuales pasen de ser aburridas a interesantes, son las imágenes convincentes.

El uso de elementos visuales en su presentación virtual es probable que la haga más persuasiva y memorable porque la gente responde mejor a las ayudas visuales. Sin embargo, no se limite a añadir elementos visuales para “embellecer” sus diapositivas, utilícelos para apoyar su contenido y transmitir su mensaje de manera más eficaz.

Puedes usar los visuales en forma de tablas, gráficos, iconos, ilustraciones, infografías de negocios, embudos, memes, GIF y videos entre otros.

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4. Usar la animación y el movimiento

Otra forma de acicalar sus presentaciones virtuales y atraer a su audiencia es usando elementos animados en sus diapositivas.
Puedes usar la animación para enfatizar los aspectos que se prestan a la narrativa general de su presentación. La idea es captar la atención, dirigir el movimiento ocular de los espectadores y ayudar a la narración.

Aunque es posible animar todas las diapositivas, no es una buena idea, ya que demasiado movimiento puede acabar abrumando o distrayendo al público. Por lo tanto, utilice la animación con moderación en áreas donde pueda necesitar explicar información compleja o presentar muchos datos.


5. Hágalo interactivo

Quieres que sus presentaciones virtuales sean una conversación de dos vías en vez de un discurso. Mantener la atención mientras se presenta es una tarea difícil y se vuelve aún más desafiante en un montaje virtual.

La mejor manera de involucrar a tu audiencia es haciendo una presentación interactiva y creando una relación con ellos. A continuación, le explicamos cómo puede hacer que su presentación sea interactiva:

  • Use encuestas y cuestionarios para impulsar el engagement
  • Haga preguntas abiertas mientras presenta
  • Recopilar preguntas en tiempo real usando un sistema de respuesta de la Audiencia
  • Organice regalos y concursos
  • Crear momentos “para redes sociales”, animando a los asistentes a twittear o hacer una publicación en Instagram sobre el evento/sesión.

Si el evento se realiza en una plataforma de eventos virtuales, podrá aprovechar las funciones nativas para asegurarse de que entrega la información más relevante a su audiencia en el momento adecuado. Las herramientas paralelas como las preguntas y respuestas, el chat, las encuestas en directo y los sondeos le ayudarán a personalizar la experiencia de los asistentes y a recopilar comentarios y, lo que es más importante, a incluirlos en la conversación.

En conclusión, después de todo el trabajo que se ha hecho para promover su sesión (desde publicaciones en medios sociales hasta envíos masivos de correos electrónicos, no olvide hacer saber a su propia red de contactos cuándo y dónde se presentará), necesita hacer valer sus esfuerzos.

¡Por lo tanto, siga estas cinco tácticas y seguro que hará que las presentaciones de su sesión virtual destaquen!

 

 

Via | Eventmobi

En tiempos como estos de #Covid19, con miles de eventos siendo cancelados, necesitamos estar a la vanguardia con los eventos virtuales para asegurarnos de que nuestro trabajo a largo plazo pueda continuar sucediendo. Hace unos meses, se adoptaron los eventos virtuales como medio para llegar a un gran número de participantes, lo que proporcionó una excelente manera de organizar eventos de gran escala en forma digital.

¿Qué son los eventos virtuales?

Un evento virtual es aquel en el que un individuo asiste a una sesión en línea en lugar de hacerlo en persona.  Los eventos virtuales pueden ser igual de efectivos que los eventos en persona, la única diferencia es que en los primeros no hay lugar físico ni audiencia. Sin embargo, es importante señalar que ambos pueden requerir los mismos esfuerzos para hacerlos realidad.

Los eventos virtuales podrían ser conferencias en línea, seminarios web, sesiones de ejercicio, clases de cocina, juntas anuales, congresos, ferias utilizando cualquiera de las muchas herramientas de conferencia o plataformas sociales disponibles. Te recomendamos que utilices una que ofrezca garantías porque al igual que en el modelo presencial tienes una sola oportunidad de impactar a tu cliente.

A continuación, nos sumergimos en los mejores consejos rápidos de prácticas que uno podría seguir para llevar a cabo eventos virtuales exitosos.


Antes del evento

Paso 1: Elegir un canal de fácil acceso

Deje que su audiencia sepa con qué plataforma y formato va a llegar a ellos, use uno que les permita estar conectados desde el principio hasta el final. Puede que se pregunte por dónde empezar a planear su evento, con tantas plataformas disponibles. Una plataforma que permite reuniones o Webinars (Teams, Zoom, Webex) es precisamente eso, pero no es una plataforma para soportar eventos principalmente porque:

  • Se diluye el Branding
  • La realización es muy pobre
  • El engagement es básico
  • Cuando acaba la reunión no queda rastro, es efímera.

Al elegir la plataforma correcta, siempre elige aquella que funcione bien e incluya todas las características necesarias que necesites. Ejemplos de características incluyen: chat, preguntas y respuestas, encuestas en vivo, gamificación, integración con redes sociales, Networking, chat 1 a 1, la posibilidad de subir diapositivas o contenido adicional y muchas más que pueden transformar su evento.

Paso 2: Elegir el momento adecuado

De manera similar a los eventos cara a cara, uno tiene que poner mucho esfuerzo en escoger la fecha y hora correctas para un evento virtual, sin importar el tamaño o la plataforma. Antes de proceder al siguiente paso de anunciar su evento, investigue un poco y asegúrese de que no haya eventos o vacaciones que interfieran con la asistencia. Si su evento va a ser visualizado internacionalmente, calcule las diferencias horarias con sus principales fuentes de asistentes y luego tome una decisión.

Paso 3: Anuncie y comercialice su evento!

Es importante entender a su población objetivo y utilizar canales de marketing efectivos que se recomiendan puedan ser manejados desde la misma plataforma con la que se soporta el evento. Usando herramientas en línea, puede llegar a más gente a un costo menor, que la publicidad tradicional. También puede mostrar guías interactivas como tutoriales en vídeo sobre cómo inscribirse en el evento, cómo realizar pagos y cómo conectarse a la plataforma. Tenga en cuenta que puede haber muchos eventos virtuales que se produzcan simultáneamente y que compitan por su tiempo, así que asegúrese de destacar por qué el suyo es relevante.

Paso 4: Inscriba a sus participantes

Recopilar los datos de los asistentes es básico para planificar un gran evento. Utiliza plataformas integradas que funcionen con la WebApp que soporta el evento, que se puedan comunicar con el CRM del cliente que realiza el evento y que por supuesto cuenten con: lógica para realizar el registro,  un poderoso sistema de Email Marketing, que manejen Aforos, Check in automáticos, listas de espera, plataforma de pago si fuera necesaria, control se sesiones y que puedan diferenciar cada cliente en un perfil específico dependiendo de su registro.

Paso 5: Crear un contenido atractivo

Los eventos virtuales se basan en el contenido, asegúrese de curar el contenido que es consumible, preséntelo de la manera más fácil posible y asegúrese de que sea atractivo. Invierta en una excelente realización.

Al igual que cuando se planifica un evento físico, hay que trabajar para atraer, comprometer y dar valor a su público. Lo que nos lleva a nuestra siguiente área;

Durante el evento

Ahora que hemos explorado las mejores prácticas para la planificación y organización de eventos, a continuación, nos sumergiremos en las mejores prácticas a seguir durante el evento virtual. En esta sección se examinarán las diversas áreas para mantener a los participantes involucrados y las diversas directrices que controlan la forma en que los eventos deben llevarse a cabo;

1.- Mantener a los participantes comprometidos

¿Sabes ese momento en el que alguien está de pie y se presenta frente a una audiencia, y miran hacia arriba y todo el mundo está en su teléfono? Vaya. La distracción cuando alguien está en su ordenador es aún mayor. Veamos cómo fomentar una atención e interacción más centradas.

Encuestas en vivo: Haga preguntas a su público de vez en cuando mientras responden. – Utilice grupos pequeños; Utilice sesiones de ruptura para grupos pequeños para intercambiar ideas y luego preséntelas.

Fomentar el debate: las discusiones intensas tienden a mantener a los participantes enganchados. Sesiones de preguntas y respuestas; Cree tiempo para que los participantes hagan preguntas a medida que usted las responde.

Presentación de contenido en vivo. Live Streaming

Video conferencia interactiva: Animar a los participantes a mantenerse en sus cámaras web en todo momento durante las sesiones de Networking que puedan tener.

Seguimiento: Haga un seguimiento de las preguntas, temas emocionantes y temas poco claros.


2.- Etiqueta y protocolo para eventos virtuales

Para ayudarle a mantener su evento virtual productivo y profesional, es necesario seguir las siguientes pautas:

Organizador

  • Comparta los recursos y directrices pertinentes con los asistentes. – Mantenga las sesiones breves, un máximo de 4 horas. – Proporcione descansos para que los participantes se estiren.


Participante (En caso de participar en sesiones de Networking)

  • Silenciar los dispositivos cuando no se habla para reducir la abstracción
  • Dar una retroalimentación reflexiva y genuina.
  • Mantenga su comentario positivo y optimista.
  • Preséntese y conozca a sus compañeros.
  • Sea genuino con sus intenciones, así obtendrá mejores resultados.
  • Evita el acoso o el comportamiento abusivo hacia otros participantes.


3.- Acerca de la Privacidad

Como organizador de un evento, debes entender las áreas de preocupación en ciberseguridad para tu evento. Siempre debe saber que pueden ocurrir infracciones y debe poner en marcha medidas para prevenirlas.

Como Organizador, considere:

  • Cifrado de la WebApp y encriptado de la información almacenada en un hosting que cumpla con la normativa 27001.
  • Sólo recopilar información relevante.
  • Plataforma en que los asistentes acepten las políticas de privacidad y condiciones de uso.

Como Participante considere:

– Si participa en sesiones de Networking evite revelar información personal.

– Si participa en sesiones de Networking no se descargue ficheros de personas que no conozca.

 

Después del evento

Cuando termines, ¿realmente terminaste? Hemos reunido algunas notas sobre cómo mantener el impulso después de que tu evento virtual termine.

  • Utiliza una WebApp que termina mantener en la nube la versión de tu evento a través del tiempo.
  • Sigue la charla de los medios sociales sobre el evento usando un hashtag y contesta donde sea necesario.
  • Realice una encuesta posterior al evento para comprender la experiencia de los participantes.
  • Comparta los resultados de la reunión con los asistentes
  • Mantenga las sesiones de Streaming  para los que no se pudieron conectar por alguna circunstancia, por ejemplo diferencia horaria.
  • Proporcione medios para el engagement continuado y la creación de redes entre los participantes.

Una encuesta posterior al evento es uno de los aspectos más importantes después del evento, ya que tiene por objeto medir la satisfacción de los asistentes. Debe ser enviada preferentemente dentro de las 12 horas siguientes al evento. Cuando se diseñe tal encuesta, considere hacer preguntas como:

  • ¿Qué tan efectivas fueron las diferentes sesiones?
  • ¿Les gustó el contenido?
  • Si tienen algún comentario adicional, estén preparados y contentos de recibir tanto comentarios positivos como negativos y utilícenlos para mejorar sus eventos.

La clave para llevar a cabo un evento virtual exitoso es empezar desde el principio. Antes de empezar a planificar su evento, pregúntese “¿Por qué estoy organizando este evento? ¿Qué quiero que se lleven mis espectadores?” “¿Quiénes son mis asistentes?” y estos deberían ayudarte a planear un evento que funcione para ti. Aunque los eventos virtuales nunca podrán reemplazar las reuniones en persona, a veces son la única opción.

La industria de los eventos rápidamente ha tenido que adaptarse a las condiciones y retos que 2020 nos ha presentado, donde hemos tenido que “pivotar” y enfocarnos cada vez más en el mundo de los Eventos Híbridos y Eventos Virtuales.

Es importante conocer los diferentes elementos que se integran tecnológicamente para la realización de un evento virtual. Visualiza el vídeo en donde se explica esquemáticamente cada uno de estos elementos, que deje de ser una caja negra y conoce en detalle cómo se integran.

Queremos que sirva como punto de apoyo para todos los organizadores de eventos que están entrando al mundo de los eventos virtuales e híbridos, y que ayude a sentar las bases de una planificación para estos nuevos modelos.

Puedes seguir un esquema explicativo y sus particularidades de la mano de nuestro CEO Franklin Galarraga en el siguiente vídeo:

¿Quieres más información o una demostración de las soluciones? Contáctanos

Monetizar su evento virtual o híbrido es más fácil de lo que piensa – hay muchas maneras en que puede ayudar a sus patrocinadores, socios y expositores a ampliar su alcance y crear conexiones valiosas con sus asistentes en un formato de evento en línea.

¡Hemos elaborado esta práctica guía para que pueda comprender fácilmente cómo ofrecer un gran valor a sus socios utilizando la tecnología de su evento, crear niveles de patrocinio escalonados y monetizar eficazmente su próximo evento virtual o híbrido!

Conceptos básicos de monetización
Algunas características de la tecnología de su evento con las que ya esté familiarizado pueden ser aprovechadas para mostrar a sus patrocinadores y expositores, y añadir valor a los paquetes de patrocinio que está creando.
Tanto si su evento va a ser totalmente online como si va a tener lugar en un formato híbrido, hay un sinfín de excitantes maneras de mostrar todas las empresas que participan y de resaltar el nivel de su contribución.

 

Perfiles & Grupos

Los perfiles de empresa son una forma clásica de mostrar a todos sus patrocinadores, expositores o socios en un listado organizado. Estos perfiles dan a los asistentes acceso a información que les ayudará a conocer más detalladamente cada empresa, junto con los productos y servicios que ofrecen. Asegúrese de incluir información adicional -como los datos de contacto de representantes específicos- para que los asistentes puedan conectarse fácilmente durante o después del evento.

Grupos de empresas lleva los perfiles de las empresas al siguiente nivel, permitiéndote organizarlos en secciones o categorías para que puedas destacar el nivel de su participación en tu evento.

Utilice los Grupos para establecer listados separados de patrocinadores y expositores, mostrar los niveles de patrocinio u ofrecer una navegación más fácil en las secciones de la empresa – como organizarlos en categorías basadas en la industria o el producto.

Los banners ofrecen a sus principales patrocinadores o expositores una increíble visibilidad, ya que captan la atención de los asistentes desde el menú del evento y otras secciones que normalmente reciben más tráfico en su espacio virtual.

Estos anuncios ofrecen a sus patrocinadores una oportunidad visualmente convincente para promover su marca, y también pueden ayudar a dirigir a la gente a contenidos adicionales que les gustaría compartir. Además, los patrocinadores podrán medir fácilmente su retorno de la inversión utilizando las métricas recogidas en el número de visitas y clics del anuncio.

 

Widgets de Patrocinadores

Los widgets de la pantalla de inicio captarán la atención de los asistentes en cuanto accedan a la información de su evento y les permitirán navegar fácilmente a los perfiles de las empresas o a los stands de los expositores virtuales (¡más información sobre éstos a continuación!) para saber más.

También puede reservar su pantalla de inicio principal para su patrocinador principal. No sólo podrá mostrar su logo en la parte delantera y central, sino que también podrá usar este widget para dirigir a los asistentes al perfil de la empresa, al stand del expositor virtual o al sitio web.

 

Ayuda para crear conexiones

La venta de espacio de stand es a menudo una forma primaria para los organizadores de monetizar los eventos en persona – ¡y esto también es posible en su evento virtual o híbrido! Sin embargo, las empresas pueden tener preocupaciones sobre cómo podrán conectarse con sus asistentes en un formato de evento en línea.

Aunque es posible que no puedan reunirse en persona, los expositores pueden lograr el mismo tipo de exposición en su evento virtual o híbrido. De hecho, la mayoría de los eventos en línea ven un número mucho mayor de asistentes que sus eventos presenciales, ya que las limitaciones de viaje y tiempo fuera de la oficina no son una consideración para los asistentes remotos. ¡En realidad, puede ser posible que sus expositores se beneficien de un alcance aún mayor en su nuevo formato de evento!

 

Stands Virtuales

Los stands de exhibición virtual pueden apoyar todos los mismos objetivos que los expositores y patrocinadores tratan de lograr en los eventos presenciales. La creación de un perfil robusto que ofrezca toda la información necesaria que los asistentes necesitan para aprender más sobre la compañía ayudará a encender la conversación.

Los expositores podrán mostrar demostraciones o presentaciones de productos a través de transmisiones en vivo o videos pre grabados dentro de su stand virtual. Usando enlaces directos, pueden guiar a los asistentes a sus sesiones patrocinadas, demostraciones y reuniones 1:1.

 

Gamificación

La gamificación anima a los asistentes a reunirse con patrocinadores y expositores específicos en su evento. Incluir retos que recompensen a los jugadores por visitar perfiles, asistir a una demostración o reunirse con un representante de la empresa ayudará a dirigir el tráfico hacia los expositores.
Trabajar con los patrocinadores para crear paquetes de premios es una gran manera de ayudar a aumentar la participación y mantener a los jugadores motivados y entusiasmados durante todo el evento.

 

Contenido Patrocinado

Otra gran manera de monetizar su evento es incorporar a sus principales patrocinadores en las sesiones, actividades y contenidos con los que los asistentes interactuarán en su Espacio de Eventos Virtuales. Con el plan de acción adecuado, puede ayudar a las empresas a promover el conocimiento de la marca y a crear conexiones con sus asistentes.

Los Anuncios Patrocinados son una forma fácil de ofrecer exposición a sus principales patrocinadores. La clave es ser consciente de la frecuencia con la que se envían – el objetivo es posicionarlos como una llamada a la acción (para visitar stands virtuales o asistir a sesiones patrocinadas, por ejemplo) sin sobrecargar a los asistentes con información no deseada.

Trate de dirigir sus anuncios a grupos específicos de personas o incluso a individuos; esto ayudará a asegurar que el contenido patrocinado se promocione a aquellos a los que es más relevante.

Las encuestas patrocinadas pueden ayudar a sus principales contribuyentes a captar datos valiosos para la investigación de mercado y la recuperación de clientes potenciales. Es fundamental fomentar la participación de los asistentes, por lo que sugerimos reservar esta opción para un número limitado o un único patrocinador de primer nivel si es posible. Ofrecer un incentivo, como un premio o una participación en un sorteo, tendrá un impacto positivo en sus índices de respuesta.

Las Sesiones Patrocinadas conectan a sus patrocinadores principales con su audiencia ideal. Dependiendo de la agenda de su evento, puede optar por involucrar a sus patrocinadores de una de dos maneras:

  1. Permitir que las empresas patrocinen sesiones existentes que sean relevantes para sus productos o servicios. Etiquetar varias sesiones o actividades como “Patrocinado por” ayudará a impulsar el conocimiento y el perfil de la marca o las visitas a los stands de los expositores virtuales.
  2. Establezca a su patrocinador como un experto de la industria y haga que sea el anfitrión de sesiones o paneles de discusión que se relacionen con las tendencias, temas o asuntos actuales relacionados con su evento.
    Las Actividades Patrocinadas, al igual que las sesiones patrocinadas, ofrecen un tiempo y un espacio dedicado para que sus patrocinadores capten la atención de los asistentes. Intente crear una combinación de actividades auto dirigidas y estructuradas para que sus asistentes puedan elegir.

Algunas actividades para considerar en su evento virtual:

  • Contenido bajo demanda de los patrocinadores con el que los asistentes puedan interactuar cuando tengan tiempo libre en su agenda.
  • Almuerzos patrocinados en los que los asistentes recibirán un crédito para su aplicación de reparto de comida favorita, o en los que se hayan hecho arreglos para el reparto de la comida.
  • Inclusión en los medios sociales con discusiones, feeds, hashtags, y/o filtros personalizados.
  • Reuniones y saludos VIP que son patrocinadas o auspiciadas por algunos de sus principales patrocinadores.

 

Paquete de Regalo y Premios

Los regalos y premios son siempre muy populares entre los asistentes, así que por qué no usar esto como una oportunidad para generar ingresos adicionales en su evento – ¡todo ello mientras se muestran las empresas que ayudan a que esto suceda!

Con las muchas características de compromiso que están disponibles en su Espacio de Eventos Virtuales, se pueden ofrecer premios por participar en una variedad de actividades, tales como:

  • Participar en un sorteo que ofrece un único premio regalado por su patrocinador principal, u ofrece una serie de premios regalados por varios patrocinadores diferentes.
  • Participar en una encuesta patrocinada en la que la empresa puede recoger datos útiles de los asistentes.
  • Completar desafíos de Gamificación donde el asistente debe reunirse con patrocinadores específicos para conocer más sobre sus productos y servicios.
  • Si bien ofrecer un regalo puede ser un concepto más complicado en un formato de evento en línea, ¡no es en absoluto imposible! Con suficiente tiempo y planificación, puede crear increíbles paquetes – tanto físicos como virtuales – que asombrarán a sus asistentes. Si la logística parece ser demasiado para manejar, ¡utiliza un recurso externo para ayudar!

Empresas especializadas pueden ayudar a reunir y entregar sus Bolsas de Regalo de marca personalizada y patrocinada. Dependiendo del tamaño de su evento y su presupuesto, podría hacer que se entregaran a todos los asistentes antes de su evento, ¡o enviar entregas de lujo a los ganadores de los premios después del evento!

Unas cuantas ideas divertidas para tu evento online:

  • Entregue un paquete de regalo físico a los asistentes unos días antes del evento para ayudar a generar emoción, reforzar el tema de su evento y, lo más importante, mostrar quiénes son los principales patrocinadores.
  • Envíe tarjetas de regalo virtuales o físicas que los asistentes puedan utilizar para los productos y servicios de sus patrocinadores. Mientras que los asistentes pueden beneficiarse de una gran cantidad, sus patrocinadores se beneficiarán de ventas e ingresos adicionales directamente del evento.
  • Haga que sus principales patrocinadores contribuyan a sus compromisos de Legado o a otros esfuerzos de sostenibilidad.
  • Haga que sus patrocinadores creen o donen a becas que impacten directamente en las industrias y temas relacionados con el evento. Esto puede ser tan simple como ofrecer entradas gratuitas para la conferencia del próximo año, o algo con un impacto más duradero como fondos y programas que ayuden a educar y orientar a la próxima generación de líderes.

 

Monetiza tu producción de vídeo

Llevar su evento desde una simple reunión en línea a una producción de calidad de transmisión por televisión con videos profesionales y pulidos puede tener un gran impacto en la experiencia general del evento que está creando. Esto no sólo mejorará la experiencia de los asistentes, sino que le ayudará a monetizar su evento virtual o híbrido de una forma nueva y emocionante.

Sus sesiones de vídeo – ya sean en directo o pre grabadas – ofrecen una increíble oportunidad para que sus patrocinadores impulsen el conocimiento de la marca. Trabaje con un equipo de producción para añadir contenido de patrocinadores visualmente convincente y pulido, diseñado para captar la atención de sus asistentes.

Considere la posibilidad de utilizar una o todas las opciones siguientes para incorporar a sus interesados en las sesiones en línea:

  • Reproducir un video promocional que los asistentes puedan ver mientras se conectan y esperan a que comience la sesión.
  • Incluya un banner o una marca de agua en el vídeo que destaque quién patrocina o acoge la sesión. Éstos pueden mostrarse periódicamente o permanecer estáticos dentro del vídeo.
  • Añada el logotipo de su patrocinador a las tarjetas de título y a las transiciones a lo largo de la sesión.
  • Incluya descansos patrocinados en los que se muestre un logotipo o un breve anuncio de vídeo a la audiencia.
  • Cree fondos personalizados con el logo de su patrocinador que puedan ser utilizados por los anfitriones y oradores durante su sesión.

 

Crear niveles de patrocinio

Una de las formas más fáciles de desarrollar oportunidades de patrocinio es crear paquetes y niveles que describan claramente las diversas formas en que las empresas pueden promocionarse en su evento. De hecho, ofrecer paquetes de patrocinio por niveles es una de las formas más fáciles de monetizar su evento virtual o híbrido.

Utilice los niveles de patrocinio para esbozar el nivel de contribución, de modo que se pueda establecer una prima para el nivel más alto de exposición. Los paquetes y los niveles no sólo ayudan a establecer un acuerdo y fijar las expectativas en consecuencia, sino que también ayudan a sus patrocinadores a comprender el retorno de la inversión que pueden esperar con las diversas opciones que usted ofrece.
No hay una solución única para crear estos niveles y establecer los puntos de precio para el patrocinio de su evento virtual.

Hay muchas variables a considerar, por lo que queríamos dividirlo en unos pocos pasos sencillos que le ayudarán a apuntar en la dirección correcta:

  1. Determinar la cantidad total de ingresos que te gustaría recibir a través de los patrocinios.
  2. Finalizar una lista de las formas en que planea promocionar las empresas en el evento.
  3. Organice sus oportunidades de promoción en tres categorías principales: oportunidades de baja, media y alta exposición.
  4. Utilizando esta información, decida cuántos niveles le gustaría ofrecer (por ejemplo, ¿optará por los niveles de Platino, Oro, Plata y Bronce, u optará por centrarse en un patrocinador principal con unas pocas oportunidades de patrocinio más pequeñas?)
  5. Divida sus oportunidades de promoción en los niveles, basándose en el nivel de exposición (y valor) que ofrecerán a las empresas.
  6. Calcule un punto de precio para cada nivel considerando los siguientes factores:
    1. El nivel de exposición que ofrece cada nivel.
    2. El número de empresas que puede apoyar dentro de cada nivel (es decir, los niveles más altos requerirán un mayor nivel de exposición y, por lo tanto, deberían restringirse a un número determinado de empresas).
    3. Cualquier objetivo de ingresos que haya establecido para los patrocinios.

 

Platino

Stand virtual con análisis post-evento
2 Anuncios de banners en el espacio de eventos virtuales
2 Sesiones patrocinadas
5 Desafíos de la gamificación
3 Anuncios patrocinados
Encuesta patrocinada
Reunión y saludo VIP

El logo aparece en:
Sitio web del evento, pantalla de inicio del Espacio de Eventos Virtuales, Bolsa de Regalo

 

Oro

Cabina virtual con análisis post-evento
1 Anuncio de banner en el espacio de eventos virtuales
1 Sesión patrocinada
3 Desafíos de la gamificación
1 Anuncio patrocinado
El logo aparece en:
Sitio web del evento, Bolsa de Regalo

 

Plata

Stand virtual con análisis post-evento
1 Anuncio de banner en el Espacio de Eventos Virtuales
2 Desafíos de la gamificación
El logo aparece en:
Sitio web del evento

 

Bronce

Stand virtual
1 Desafío de juego
El logo aparece en:

Sitio web del evento
Otro factor para considerar al crear sus niveles es cuando cada patrocinador será promovido. Esto abrirá oportunidades adicionales para monetizar su evento virtual o híbrido a medida que considere la frecuencia y la duración de las oportunidades de promoción disponibles – desde antes del evento, durante e incluso después.

Las opciones a la carta también pueden aportar un valor adicional a los patrocinadores al permitirles elegir específicamente las formas en que contribuirán y los tipos de promoción que recibirán durante el evento. Puede abrir esto a elementos específicos que las empresas pueden añadir a los paquetes establecidos que ha creado, o puede ofrecer una lista flexible de oportunidades para que puedan crear su propio paquete de patrocinio personalizado.

Opciones a la carta

  • Stand del expositor virtual
  • Listado de empresas
  • Sesión patrocinada
  • Anuncio patrocinado
  • Desafío de la Gamificación
  • Inclusión en los medios sociales
  • Reunión y saludo VIP
  • Almuerzo patrocinado
  • Premio patrocinado
  • Bolsa de Regalo patrocinada
  • Contribución a los esfuerzos de sostenibilidad o de legado de las empresas
  • Donación a la beca

 

Ahora que ha visto cuántas maneras puede mostrar a sus patrocinadores, socios y expositores en su evento virtual o híbrido, puede estar seguro del valor y el retorno de la inversión que su evento puede proporcionar. Al aprovechar la tecnología de su evento, la gran producción de vídeo y los divertidos complementos como el regalo sorpresa, su próximo evento en línea está garantizado a ser mucho, ¡mucho más que sólo otro seminario web!

 

Via | Eventmobi

1. El branding de tu evento es fundamental, utiliza los medios para que los asistentes identifiquen quien promueve el evento en todo momento, desde que reciben el SAVE THE DATE hasta el correo de agradecimiento por asistir.

2. Una plataforma de Webinar no es una Plataforma de Eventos. Sus objetivos y funcionalidades son diferentes.

3. No trates de migrar tus eventos presenciales tal cual como los realizas ahora a un formato virtual. Son experiencias distintas y su formato debe ser muy diferente, esto es fundamental para el éxito de tu evento. ¿Vale la pena seguir teniendo sesiones simultáneas? ¿Podemos integrar dos o tres sesiones que antes separábamos por espacio en una sola sesión?

4. El contenido manda, lo que presentes es importante para mantener el interés de los asistentes virtuales. Recuerda que ahora compites con NETFLIX y otras distracciones que tienen los asistentes virtuales.

5. La duración importa, tus sesiones no deberían exceder una hora antes de cambiar a un nuevo tema o hacer un break.

6. Las sesiones deberán ser una combinación de diferentes fuentes de contenido que puede provenir de herramientas de WEBINARS (ZOOM, WEBEX, BlueJeans) pero también de cámaras en vivo en platós o en las sedes de los eventos, presentaciones, vídeos, música, cartelas, subtítulos y más.

7. Utiliza herramientas de engagement: Votaciones en vivo, Preguntas a los Ponentes, Chats o foros de comunicación generales, Muros del Evento, Gráficos 3D, Realidad Aumentada.

8. Asegura que los ponentes se pueden conectar apropiadamente desde las ubicaciones remotas. Utiliza kits de conexión cuando haga falta, estos kits contienen ordenadores, cámaras, micrófonos, conexión 4G, todo de calidad profesional para que los ponentes tengan una conexión de primera.

9. La calidad del STREAMING debe ser óptima, no escatimes en este renglón, utiliza los mejores profesionales y el mayor ancho de banda con la menor latencia posible. Si esto falla, todo falla. ¿Por qué no tener dos señales de Streaming, una como respaldo?

10. La originalidad es una obligación, manda paquetes complementarios a los asistentes virtuales bien con material de marketing o por qué no con el catering. Realiza actividades como sorteos que siguen probando ser bastante efectivos para mantener el interés de los asistentes.

11. Utiliza plataformas que permitan tener trazabilidad desde el momento en que envías el primer correo hasta que los asistentes respondan a las encuestas de satisfacción.

12. Deja constancia del Evento, con una WebApp los asistentes podrán consumir la información tantas veces como sea necesario una vez que termina el evento no es un evento efímero, sino que se puede consultar tantas veces como sea necesario.

¿Estás buscando el mejor software de eventos virtuales que existe? Aquí están las preguntas que te ayudarán a encontrar y comprar la solución perfecta para tus necesidades virtuales.

El impacto del novedoso coronavirus ha sido de gran alcance, acelerando la necesidad de muchos profesionales de eventos de pasar de los eventos presenciales a los eventos virtuales y a las experiencias híbridas.

A medida que la mayor parte del mundo continúa practicando el distanciamiento social o alguna forma de refugio en el lugar, los profesionales de eventos resistentes están abriendo su programación de eventos para incluir eventos virtuales o WEBINARS más interactivos.

Con tantas soluciones que surgen para reunir a la gente virtualmente, ¿cómo pueden los profesionales de eventos encontrar las mejores herramientas que se adapten a sus necesidades?

Para ayudar a guiarle a través de este proceso, hemos creado una lista de preguntas que puede hacer a los proveedores de plataformas de eventos virtuales a lo largo de su viaje de compras.

El crecimiento de las soluciones para eventos virtuales

En primer lugar, echemos un vistazo al contexto que ha dado forma al mercado de soluciones de eventos virtuales tal y como lo conocemos hoy en día.

Los líderes del marketing entienden el poder de tener un punto de contacto de un evento, ya sea en persona o virtual, como parte de un programa de marketing más amplio. De hecho, el 85% de los profesionales de marketing en funciones de liderazgo han identificado los eventos en persona como críticos para el éxito de su empresa.

Sin embargo, en los últimos meses, los profesionales de eventos han tenido que adaptar sus estrategias a las circunstancias de emergencia que rodean al novedoso coronavirus y a COVID-19. El mundo se dio cuenta de que los eventos en todo el mundo se posponían, cancelaban o se trasladaban a una plataforma virtual a principios de 2020. Según la Encuesta de Perspectivas de Eventos, más del 90% de los comercializadores de eventos planean incorporar eventos virtuales en sus estrategias de avance.

Empresas tecnológicas de renombre lideraron la carga al trasladar sus grandes conferencias a un formato de evento virtual. Esto incluye la Cumbre de Adobe y la Cumbre Atlassian 2020, que inicialmente fueron eventos en vivo re-concebidos como eventos remotos. De manera similar, Adobe Summit 2020 adaptó su muy anticipado evento de Las Vegas a un formato virtual y proporcionó acceso gratuito a todas las actividades del evento a todos los inscritos.

En qué se diferencian los eventos virtuales de los WEBINARS

A medida que las organizaciones continúan descubriendo formas de aprovechar el poder de las experiencias virtuales, los profesionales de los eventos se están poniendo al día para comprender los entresijos de la tecnología y las herramientas virtuales. Antes de sumergirnos en los tipos de preguntas que hay que hacer al proveedor de soluciones para eventos virtuales, repasemos las principales diferencias entre los eventos virtuales y los seminarios web.

Los eventos virtuales permiten a los organizadores de eventos, oradores, asistentes y patrocinadores interactuar de forma remota a través de un entorno virtual. Mientras que los WEBINARSS y las herramientas de conferencias virtuales existen desde hace tiempo, los enfoques y herramientas innovadores están alineando más estrechamente los objetivos de los eventos presenciales con el canal virtual.

Los seminarios web son un canal valioso para conectar con una audiencia, pero difieren de los eventos virtuales en algunos aspectos clave.

Uniforme vs. Personalizadoad: Primero, los WEBINARS son uniformes. Proporcionan a los asistentes una única sesión a la que asistir. Si yo, como asistente, participo en un WEBINAR, estoy participando en una sola sesión. Los eventos virtuales, por otro lado, pueden tener agendas de una o varias sesiones que se extienden a lo largo de horas o incluso días. El resultado es que el asistente tiene la oportunidad de “diseñar” su propia experiencia y determinar a qué sesiones le gustaría asistir.

Pasivo vs. Interactivo: Los WEBINARS pueden incluir encuestas, sondeos y preguntas y respuestas, pero la mayor parte de la interacción del WEBINAR se limita a estos puntos de venta. Los eventos virtuales presentan comunidades en las que los asistentes pueden conectarse entre sí durante y entre las sesiones. Estas mismas características de la comunidad hacen posible que los asistentes se comuniquen con los oradores y los patrocinadores, así como, como parte de la mayor experiencia del evento. Esto se suma a otras herramientas de presentación como las encuestas y sondeos que se encuentran de manera similar en los seminarios web.

Experiencia similar vs. Experiencia única: Debido a que un asistente virtual tiene la oportunidad de diseñar su propia experiencia e interactuar más allá de una sola sesión, puede personalizar la experiencia del evento como nunca. Con esta misma moneda, los organizadores de eventos pueden conocer mejor las preferencias de sus asistentes a través del análisis de su viaje a través de un evento virtual. Los conocimientos resultantes ayudarán a los organizadores a enviar mensajes de seguimiento más matizados a los asistentes y a adaptar mejor las experiencias tanto virtuales como presenciales a sus audiencias en el futuro.

Expansión de la experiencia del evento

En el futuro, los profesionales de los eventos invertirán más en la producción de experiencias virtuales de alta calidad y atractivas. A pesar de las incertidumbres actuales, predecimos que la programación de eventos se ampliará para incluir eventos virtuales e híbridos y que las experiencias en persona volverán en algún momento en el futuro a medida que el deseo de conectar de forma significativa reúna a las personas.

Experiencia del organizador virtual

  • ¿Puedo obtener una demostración del producto?
  • ¿Cómo es la integración con mi plataforma de gestión de eventos actual?
  • ¿Puedo crear experiencias virtuales interactivas entre los asistentes y los oradores?
  • ¿Puedo acceder a sesiones virtuales basadas en los tipos de entradas?
  • ¿Puedo crear experiencias virtuales de varias especialidades y de especialidad única?
  • ¿Puedo crear eventos virtuales de varios días y de un solo día?
  • ¿Puedo grabar las sesiones de mi evento virtual?
  • ¿Cuáles son los requisitos de A/V y del sistema necesarios para producir un evento virtual en la plataforma?
  • ¿Puedo enviar correos electrónicos personalizados programados y automatizados a través de la plataforma?
  • ¿Cuáles son las opciones de marca del cliente?
  • ¿Qué paquetes de soporte o servicios están disponibles?
  • ¿Qué analíticas puedo obtener?
  • ¿Esta solución me permitirá tener datos de eventos virtuales conectados a mi estrategia general de eventos?

Los organizadores de eventos virtuales deben buscar soluciones que cubran todos los aspectos de la experiencia del evento virtual.

Experiencia de ponente virtual

  • ¿Hay una sala de preparación para mis oradores antes de transmitir el evento virtual?
  • ¿Puedo presentar a varios presentadores?
  • ¿Pueden mis oradores preparar su contenido de antemano y organizarlo en carpetas?
  • ¿Puede un orador subir su contenido?
  • ¿Puede un orador conversar en privado con otros oradores en la solución virtual?
  • ¿Puede un orador aceptar preguntas de los asistentes?
  • ¿Puede un orador crear pruebas o encuestas?
  • ¿Puede un orador utilizar una pizarra para atraer a la audiencia?
  • ¿Puede un orador cargar videos externos?
  • ¿Existen salas para grupos donde los oradores pueden moderar un grupo más pequeño de asistentes?

Concéntrese en herramientas que ayuden a su orador virtual a brillar y a proporcionar una experiencia de orador más animada y memorable. Los eventos virtuales ofrecen una oportunidad única para que los asistentes tengan un acceso inusualmente directo a los oradores expertos. Busque herramientas que se centren en esta conexión.

Experiencia del asistente virtual

  • ¿Es necesario que los asistentes descarguen software para entrar al evento virtual?
  • ¿Pueden los asistentes acceder a los eventos virtuales a través de un dispositivo móvil, una tableta o un ordenador?
  • ¿Pueden los asistentes acceder a los eventos virtuales tanto en directo como a demanda?
  • ¿Pueden los asistentes chatear con otros asistentes en la solución virtual?
  • ¿Pueden los asistentes enviar preguntas a los oradores en la solución virtual?
  • ¿Pueden los asistentes buscar y filtrar las sesiones del evento virtual?
  • ¿Existen formas de que los asistentes participen a través del chat, encuestas y una pizarra?
  • ¿Existe una forma de que los asistentes puedan participar en vivo durante un evento virtual?
  • ¿Hay formas de que los asistentes se conecten entre sí?
  • ¿Pueden los asistentes proporcionar respuestas a las encuestas después del evento virtual?

¿ Por qué un proveedor de streaming no es una herramienta de eventos virtuales?

COVID-19. Se ha apoderado de nuestras vidas, nuestros trabajos y nuestros eventos. En este punto, el polvo se ha asentado y los nuevos hábitos se están convirtiendo en la norma. Desinfectas tus comestibles, usas una mascarilla, y participas en un incontable número de reuniones virtuales al día. Has tenido que cancelar tu evento en vivo y ahora te enfrentas a averiguar cómo convertir dicho evento en virtual. No hay problema, ¿verdad? Preparemos esa reunión de Zoom y… espera. ¿No es así como se llevan a cabo las reuniones 1:1, las reuniones de equipo y las conversaciones con los clientes?

Esto no es sólo una reunión. Es un evento completo.

¿Cómo puede un evento completo tener éxito funcionando simplemente con la misma “herramienta de transmisión” que las reuniones diarias?

Reuniones vs. Eventos virtuales

Volvamos a lo básico por un minuto. ¿Cuál es la diferencia entre una reunión y un evento? Cuando la gente asiste a una reunión suele haber un único objetivo: discutir un tema que puede necesitar ciertas acciones de seguimiento. Los medios para facilitar una reunión son sencillos: montar una sala de Zoom y enviar una invitación. Mientras puedas ver, oír y hablar todo está bien.

¿Qué hay de un evento? Un evento, por otro lado, es una reunión de varias personas, ideas y metodologías que permiten el crecimiento y desarrollo de un producto, servicio o industria. Hay mucho más que una simple discusión o presentación. Un evento necesita interacción, compromiso (engagement). Entonces, ¿cómo puede ese mismo proveedor de streaming que utiliza para las reuniones semanales de equipo transformar mágicamente su reunión en un evento?

En pocas palabras, no lo hará.

Los eventos virtuales no son reuniones

Los eventos virtuales no son, y no deben ser tratados como una simple reunión. El proveedor de streaming que utiliza es simplemente el catalizador de la conexión, un medio para conseguir que la gente se vea, oiga y hable entre sí (y hay un montón de opciones ahí fuera para elegir). La experiencia del asistente, ya sea que éste sea un participante, un patrocinador o un proveedor de contenido, todos deben participar activamente desde antes del evento hasta el seguimiento después del mismo.

La experiencia y el nivel de compromiso (engagement) de sus asistentes, oradores y patrocinadores es la diferencia entre una simple reunión y un evento valioso y rico en contenido. Debe concentrarse en asegurar que la marca de su compañía esté al frente y en el centro, desde las invitaciones y las campañas de marketing previas al evento hasta la página del día del evento. Las sesiones virtuales deben ser fáciles de navegar y de acceder y las instrucciones claras son cruciales. Y a diferencia de una reunión, el seguimiento después de su evento virtual debe ser minucioso y lleno de valor añadido.

Hay mucho más en la creación de un evento virtual exitoso que sólo el proveedor de streaming. Aunque es importante, esa herramienta es simplemente el catalizador de la imagen más amplia de su evento.

Se debe usar una plataforma que sirva de extremo a extremo que destaque la imagen de marca del organizador del evento, que permita hacer una web del evento, llevar el registro, fomentar la participación, que las interacciones ocurran fácilmente sin descargas tediosas de componentes de software y que luego que termine el evento no desaparezca sin dejar rastro como las reuniones o Webinars de las plataformas de streaming sino que tengas una web, una App algo para recurrir y descargar contenido o simplemente acceder nuevamente a las sesiones que han sido grabadas.

Si necesitas ayuda con tus eventos virtuales más allá de una plataforma de streaming , por favor contacta con Orquidea Technology Group y podremos ayudarte.

 

Aunque muchos planificadores aún no han tenido la oportunidad de organizar un evento virtual o híbrido, pasar de un formato presencial a uno virtual ofrece nuevas oportunidades para atraer a los asistentes y patrocinadores, al tiempo que se amplía el alcance del evento.

Cuando elimine el lugar físico de la mezcla, el diseño de su experiencia de evento requerirá un replanteamiento. Sin embargo, puede que le facilite crear el flujo perfecto con la mezcla adecuada de contenido e interactividad.

Aunque las metas y objetivos de su evento seguirán siendo los mismos, necesitará nuevas herramientas y tácticas para lograrlos. En un formato presencial, la tecnología es a menudo periférica al ajetreo de las actividades in situ. En un formato virtual, la tecnología de su evento será el centro de atención. El flujo de su evento y la interacción entre los asistentes, oradores y patrocinadores serán dictados por las capacidades de la plataforma de evento virtual que usted elija.

Una plataforma de eventos virtuales flexible e intuitiva le dará la mayor libertad a la hora de diseñar su experiencia de eventos. También debería poder usar la misma plataforma para pivotar a un formato híbrido o en persona a medida que cambien las restricciones de viaje y de salud.

Considere cómo podrá alinear el contenido y la complejidad con el nivel de compromiso adecuado. Por ejemplo, es posible que las pequeñas reuniones internas requieran simplemente un centro para mostrar una única transmisión en vivo y contenido de vídeo pregrabado con características de participación como el chat de grupo, mientras que en las conferencias más grandes puede ser necesario realizar varias sesiones en vivo y simultáneas (contenido pregrabado con interacción en vivo) con salas de video para la participación máxima.

En las últimas semanas, el equipo de EventMobi ha mantenido cientos de conversaciones con clientes mientras los planificadores de todo el mundo exploran cómo crear eventos virtuales atractivos. Para ayudarle a entender cómo puede adaptar su reunión, conferencia o feria comercial a un formato en línea, hemos esbozado los tipos de eventos más comunes a los que ayudamos a ser virtuales, y hemos enumerado las herramientas y servicios profesionales que se utilizan para crear experiencias de eventos virtuales atractivos.

Tipo de Evento Virtual:

Reunión Interna

Usted está Planeando…
  • Una reunión corta y centrada, por ejemplo.
  • Revisión trimestral
  • Actualización de la política
  • Entrenamiento interno
Usted espera …
  • Educar, informar, reunir información
  • Crear una biblioteca de contenidos (incluyendo diapositivas y grabaciones en las sesiones) a las que se pueda acceder una vez finalizado el evento
Está buscando …
  • Una plataforma de eventos virtuales de autoservicio y fácil de configurar
  • Debe ser capaz de integrar nuestro actual seminario web con una plataforma de emisión de vídeos en vivo.
Tamaño y Alcance:
  • 50-500+ asistentes
Duración del Evento:
  • 2-4 horas en un día o una serie de pequeños eventos
Formato de la Agenda:
  • Bastante lineal – un solo flujo de vídeo de sesiones plenarias continuas, sesiones educativas y conferencias
Nivel deseado de Engagement
  • Bajo – limitado a encuestas en vivo y preguntas y respuestas durante las transmisiones en vivos

Aspectos importantes a considerar

Opciones de Vídeo
  • Integración con nuestra plataforma preferida de vídeo o de streaming o con las plataformas de alojamiento de vídeo.
  • Enlace a los videos grabados antes y después del evento
Patrocinio
  • No necesario
Networking
  • Charla básica y discusiones en grupo sobre los temas de la sesión
Engagement
  • Incluye sesiones de encuestas en vivo, preguntas y respuestas y discusiones de grupo
Plataformas que podemos integrar
  • Integración de Livestream y videoconferencias desde Zoom, GotoWebinar, Wistia, YouTube, Vimeo, Twitch, On24 o cualquier fuente de streaming RTMP
Servicios
  • Soporte Remoto el día del Evento
Opciones de Vídeo
  • Integración con nuestra plataforma preferida de vídeo o de streaming o con las plataformas de alojamiento de vídeo.
  • Enlace a los videos grabados antes y después del evento.
Patrocinio
  • No necesario
Networking
  • Charla básica y discusiones en grupo sobre los temas de la sesión
Engagement
  • Incluye sesiones de encuestas en vivo, preguntas y respuestas y discusiones de grupo
Plataformas que podemos integrar
  • Integración de Livestream y videoconferencias desde Zoom, GotoWebinar, Wistia, YouTube, Vimeo, Twitch, On24 o cualquier fuente de streaming RTMP
Servicios
  • Soporte Remoto el día del Evento

El éxito de los eventos virtuales depende de una monetización eficaz, de la producción de vídeo de alta calidad y de las herramientas de participación adecuadas.

Tipo de Evento Virtual:

Conferencia

Usted está Planeando…Un evento de tamaño medio, con asistentes preinscritos, por ejemplo

  • Conferencia de usuarios
  • Inicio de las ventas
  • Eventos de formación de primera clase
Usted espera …Ofrecer a los asistentes y patrocinadores/expositores una variedad de oportunidades para conectarse
Está buscando …
  • Marketing de eventos y registro
  • Una plataforma virtual elegante y profesional, fácil de navegar para los asistentes
  • Instalación y día de apoyo
  • La producción de alta calidad y un flujo de contenido sin problemas es fundamental
Tamaño y Alcance:
  • 200-1000+ asistentes, más un puñado de expositores
Duración del Evento:
  • Programa de uno o varios días
Formato de la Agenda:
  • Uno o dos canales de transmisión para transmitir en vivo sesiones continuas, moderadas por un maestro de ceremonias digital.
  • Muchos break outs pregrabados o sesiones en vivo simuladas para que los asistentes puedan explorar lo que quieran, cuando quieran.
Nivel deseado de Engagement
  • Alto. La creación de oportunidades divertidas de networking es la clave.

Aspectos importantes a considerar

Opciones de Vídeo
  • Una mezcla de video en vivo y video pregrabado, con acceso por niveles a contenido exclusivo…
  • Integrar con la plataforma de videoconferencia preferida para talleres y mesas redondas
  • Producción de alta calidad en vivo para las principales emisiones con encuestas de compromiso en vivo y preguntas y respuestas.
Patrocinio
  • Todo, desde los stands de los expositores virtuales hasta los regalos patrocinados y los anuncios publicitarios
  • Incrustar videos patrocinados en los livestreams, o superponer mensajes patrocinados en transmisiones pregrabadas o en vivo.
Networking
  • Múltiples foros para el chat de los asistentes y para conectar a los asistentes con los patrocinadores
  • Posible utilización de talleres y mesas redondas moderadas
Engagement
  • Herramientas para fomentar la participación en eventos patrocinados con la gamificación
  • Encuestas en vivo y preguntas y respuestas durante las sesiones en vivo
  • Sorteos de premios en vivo entre sesiones
Entretenimiento
  • La hora del cóctel virtual patrocinado
  • Música en vivo antes de la apertura de la sesión principal
  • Cestas de regalos/bolsas que serán enviadas por correo a una audiencia remota para ser abiertas durante el evento en vivo.
Métricas
  • Conteo de los asistentes y el conteo de las reproducciones de los vídeos de las sesiones.
  • Tasa de participación (porcentaje de participación)
  • Transferencia de conocimientos probados mediante encuestas previas y posteriores al evento o encuestas en vivo durante la emisión
  • Conteo de los clics a los banners de patrocinadores

¿Qué necesitas?

Sitio Web para Marketing y registro
  • Elija una plantilla prediseñada o un diseño totalmente personalizado
  • Integrar videos de prueba, patrocinar anuncios de banner y perfiles de patrocinadores robustos
  • Resumen de la agenda
  • Ofrecer tipos de entradas escalonadas, permitir a los inscritos inscribirse en las sesiones, gestionar los límites de las sesiones, etc.
Social Wall
  • Incrusta un muro de medios sociales en vivo en tu sitio web de marketing de eventos y en el espacio de eventos virtuales
Servicios Avanzados Producción
  • La instalación, el diseño y la construcción de un espacio de eventos virtuales
  • Agenda con enlaces a sesiones de video, entretenimiento y actividades sociales
  • Integración de video y livestream
  • Agregar encuestas en vivo, sondeos, preguntas y respuestas a las sesiones
  • Las mesas redondas de vídeo cerradas
  • Desafíos de gamificación
  • Banner patrocinados y logotipos
Manejo de los ExpositoresCompletar la instalación de las cabinas de exhibición virtual:

  • Logotipo del expositor, descripción, información de contacto
  • Chat uno a uno
  • Producción de una presentación de una hora de los patrocinadores
  • Estrategia de sorteos para captura de leads
Manejo de los Speakers
  • Preparación previa a la sesión y configuración del espacio virtual
  • Día de apoyo para la transmisión en vivo o la captura de contenido pregrabado
Pre Producción de SesionesLa producción de sesiones pregrabadas (simuladas) incluye:

  • Tarjeta de título
  • La marca, el texto y los gráficos se superponen
  • Agregar el video del patrocinador antes y después de la sesión
Producciones en Vivo
  • Mostrar el flujo de la preparación
  • Apoyo en vivo para los anfitriones y oradores
Soporte en Vivo para los Asistentes
  • Chat en vivo para ayudar con el acceso, las características y la solución de problemas generales

Tipo de Evento Virtual:

Conferencia & Exposición

Usted está Planeando…Un evento de gran escala, por ejemplo:

  • Reunión anual
  • Conferencia
  • Expo
Usted espera …
  • Ofrecer una variedad de sesiones educativas en diferentes formatos
  • Ayuda para conectar a los asistentes y los patrocinadores/expositores
  • Crear la exposición de la marca y las oportunidades de liderazgo para los patrocinadores
Está buscando …
  • Todas las campanas y silbatos y el apoyo total
  • Desde el diseño y la producción de video hasta el día de la ejecución y el soporte en vivo – este evento requerirá de todas las manos en la cubierta
Tamaño y Alcance:
  • 1.000 – 20.000+ asistentes, 100+ expositores
Duración del Evento:
  • Programa de varios días
Formato de la Agenda:
  • Abierto – múltiples streams simultáneos, breakouts y algunas sesiones programadas
  • Flexibilidad para “elegir su propia aventura” para los asistentes, con contenido grabado antes y después del evento.
Nivel deseado de Engagement
  • Medio – la participación en la sesión en línea es importante para algunas sesiones, pero no para todas las transmisiones
  • Oportunidades para conectar a los patrocinadores y asistentes a través del chat o talleres o mesas redondas patrocinadas
  • El establecimiento de contactos entre los asistentes puede facilitarse con citas programadas, chat y video llamadas.

Aspectos importantes a considerar

Opciones de Vídeo
  • Amplias posibilidades, desde sesiones pregrabadas y transmisiones en vivo hasta video a demanda con preguntas y respuestas en vivo, pero la calidad debe ser de primera
  • Capacidad de simulacro (reproducir videos pregrabados) y luego traer al moderador y al orador en vivo para contestar preguntas y respuestas.
Patrocinio
  • Crítico para la generación de ingresos
  • Requerir oportunidades ilimitadas para impulsar el conocimiento de la marca y generar pistas para los socios
  • Dependiendo del precio de la entrada y el paquete de patrocinio, la oportunidad potencial de enviar una caja de regalos antes del evento…
Networking
  • Crear un ambiente para la creación de networking espontáneo y orgánico entre todos los participantes ya sean asistentes, ponentes o patrocinadores
Engagement
  • La interactividad es clave – mesas redondas virtuales, seminarios web patrocinados y sesiones de panel en vivo con preguntas y respuestas en tiempo real
Entretenimiento
  • Todo, desde espectáculos en vivo hasta mezcladores sociales virtuales
Métricas
  • El acceso de los asistentes y el conteo de las reproducciones de cualquier vídeo
  • Nivel de Engagement
  • Conteo de la reproducción de vídeos y los clics de los banners de anuncio.

¿Qué necesitas?

Sitio Web para Marketing y registro
  • Elija una plantilla prediseñada o un diseño totalmente personalizado
  • Integrar videos de prueba, patrocinar anuncios de banner y perfiles de patrocinadores robustos
  • Adelanto de los contenidos de la Agenda
  • Ofrecer tipos de entradas escalonadas, permitir a los inscritos inscribirse en las sesiones, gestionar los límites de las sesiones, etc.
Social Wall
  • Incrusta un muro de medios sociales en vivo en tu sitio web de marketing de eventos y en el espacio de eventos virtuales
Servicios Avanzados Producción
  • La instalación, el diseño y la construcción de un espacio de eventos virtuales
  • Agenda con enlaces a sesiones de video, entretenimiento y actividades sociales
  • Integración de video y livestream
  • Agregar encuestas en vivo, sondeos, preguntas y respuestas a las sesiones
  • Las mesas redondas de vídeo cerradas
  • Los desafíos de la gamificación
  • Patrocinar logotipos y banners
Manejo de los ExpositoresCompletar la instalación de las cabinas de exhibición virtual:

  • Logotipo del expositor, descripción, información de contacto
  • Chat uno a uno
  • Producción de una presentación de una hora de los patrocinadores
  • Estrategia de sorteos para captura de leads
Manejo de los Speakers
  • Preparación previa a la sesión y configuración del espacio virtual
  • Día de apoyo para la transmisión en vivo o la captura de contenido pregrabado
Pre Producción de SesionesLa producción de sesiones pregrabadas (simuladas) incluye:

  • Tarjeta de título
  • La marca, el texto y los gráficos se superponen
  • Agregar el video del patrocinador antes y después de la sesión
Producciones en Vivo
  • Mostrar el flujo de la preparación
  • Apoyo en vivo para los anfitriones y oradores
Soporte en Vivo para los Asistentes
  • Chat en vivo para ayudar con el acceso, las características y la solución de problemas generales

Estos son sólo algunos de los tipos de eventos que utilizan nuestra plataforma integral de eventos para pivotar a lo virtual. Desde la promoción del evento y el registro hasta la puesta en marcha del directo el día del evento, estamos aquí para ayudarte en cada paso del camino.