Engagement

Los patrocinadores de eventos son una parte vital de cualquier campaña de marketing de eventos, pero una de las partes más difíciles de conseguir. La clave para encontrar los patrocinadores adecuados es saber dónde buscar, entonces vamos a ver cómo conseguir patrocinadores para un evento en 9 pasos.

En lugar de buscar indiscriminadamente a todos y cada uno de los que podrían ser socios potenciales, la clave está en encontrar empresas que estén específicamente interesadas en patrocinar el tipo de eventos que tu empresa produce. Es una diferencia sutil pero significativa. Al centrarse únicamente en las empresas dispuestas a patrocinar eventos, el proceso de búsqueda se vuelve más específico y, a su vez, arroja resultados más favorables.

Incluso en 2021, no existe una fórmula infalible para garantizar el patrocinio. Pero al contar con una estrategia más orientada, los gestores de eventos con capacidad de captación aumentan sus posibilidades de éxito en el evento.

Entremos en materia.

1. Define los fundamentos de tu evento

Antes de empezar a buscar las empresas adecuadas, articula claramente los factores diferenciadores de tu evento. A continuación, encontrarás algunas preguntas sobre las que reflexionar para llegar al núcleo de la identidad del evento.

  • ¿Cuál es la visión general del evento?
  • ¿Qué objetivos generales se pretenden alcanzar con el evento?
  • ¿Cuáles son los valores de la marca del evento?

Aunque encuentres empresas interesadas en el evento, sólo te las ganarás si aceptan los objetivos y la visión de este, por lo tanto, asegúrate de tener definidos explícitamente estos factores fundamentales antes de iniciar la búsqueda. Ser capaz de comunicar claramente estos valores será crucial para ayudarte a encontrar empresas interesadas en patrocinar eventos.

2. Investigar por qué las empresas quieren patrocinar eventos

Si el objetivo es encontrar empresas que estén interesadas en patrocinar eventos, el primer paso debería ser entender por qué estas empresas buscan ser patrocinadores. Al fin y al cabo, patrocinar un evento es una inversión importante, por lo que es transcendental conocer los tipos de retorno de la inversión que estas empresas esperan ver. A continuación, se presenta una lista de razones de por qué las empresas buscan oportunidades de patrocinio de eventos.

Beneficios del patrocinio de eventos:

  • Aumento de las impresiones en las redes sociales: Dado que los eventos son una gran plataforma para el contenido de las redes sociales, las empresas ven la oportunidad perfecta para elevar su presencia en las redes sociales a través del patrocinio de eventos. Si tu evento es especialmente adecuado para compartir en las redes sociales, las empresas estarán muy interesadas en promover sus propios canales de redes sociales y en pensar en formas de impulsar el contenido asociado. Si se ejecuta correctamente, todas las partes implicadas salen ganando.
  • Recogida de clientes potenciales: Muchas empresas están entusiasmadas con la perspectiva de conseguir más clientes potenciales a través del patrocinio de eventos. Especialmente si la demografía de los asistentes coincide con una base de clientes objetivo, las empresas ven los eventos como una gran oportunidad para hacer crecer su cartera de ventas y aumentar el número de posibles acuerdos cerrados.
  • Obtener acceso a un grupo demográfico específico: A veces las empresas tienen dificultades para llegar a un determinado grupo demográfico debido a la limitación de recursos o a la falta de exposición general. Sin embargo, el patrocinio de eventos ofrece una forma de llegar a un público objetivo específico que puede ser inaccesible de otro modo. Las empresas están especialmente interesadas en patrocinar eventos si el patrocinio puede dar a la marca la exposición que necesita con respecto a un grupo demográfico específico.

Hay muchas otras razones por las que las empresas quieren patrocinar eventos, pero estos son algunos de los principales factores de motivación. Sean cuales sean las razones en el caso de tu patrocinador, asegúrate de tener muy presente el “por qué” de su afán de patrocinio y aborda esas necesidades de la forma más directa posible.

3. Definir los criterios de patrocinio

Como ya se ha mencionado, es imprescindible que tú, como organizador del evento, comuniques claramente la misión y los objetivos de este cuando te reúnas con los posibles patrocinadores. Del mismo modo, es muy importante que el patrocinador te comunique a ti, como organizador del evento, la misión de su empresa y los valores de su marca.

Tener unos criterios claramente establecidos para los tipos de patrocinadores con los que quieres asociarte es crucial para el éxito general del patrocinio. Es útil tener en cuenta algunas preguntas al hablar con los posibles patrocinadores para ver si se alinean con la visión de tu evento.

Esto puede parecer un poco limitado, pero en este caso, ser exigente es bueno. Disponer de una lista de criterios te ayudará a garantizar la concordancia entre la visión de tus patrocinadores y la de tu evento.

Recuerda que el patrocinio de un evento no consiste únicamente en pedir ayuda económica. Se trata de crear una asociación -tú, como organizador del evento, está aportando un valor significativo– y, como ocurre con todas las asociaciones, ambas partes deben invertir mutuamente para que sea un éxito.

Sé exigente con los criterios de los patrocinadores para garantizar el éxito de la asociación. Te lo debes a ti mismo.

4. Investiga las empresas que han patrocinado eventos similares al suyo

Has articulado los objetivos del evento, has previsto las necesidades de los patrocinadores y has establecido los criterios de éstos. Ahora es el momento de buscar activamente empresas ideales que se ajusten al perfil.

Debes buscar patrocinadores potenciales que estén más dispuestos a patrocinar tu evento que otros. Un buen punto de partida sería buscar otros eventos similares al tuyo y consultar sus páginas de patrocinadores. Si estas empresas estaban interesadas en asociarse con estos eventos, es muy probable que estén interesadas en el tuyo.

Si es posible, (y si no son un competidor directo) ponte en contacto con el organizador del evento y pídele consejos para dar forma al paquete de patrocinio del evento. Este tipo de conversaciones te proporcionarán información clave sobre lo que buscan estas empresas.

5. Utiliza herramientas online para encontrar posibles patrocinadores

Si buscas un grupo más amplio de empresas interesadas en patrocinar eventos, hay muchos recursos en línea que sirven para ese mismo propósito. Por ejemplo, portales web como SponsorMyEvent, Sponsor Pitch o Sponseasy.

Todos ellos son una buena forma de llegar a las empresas que desean colaborar en los eventos. Cada uno de estos recursos te ayudará a elaborar el paquete ideal de patrocinio de un evento, al tiempo que estableces conexiones significativas con los patrocinadores del mismo.

6. Encontrar empresas con los recursos adecuados

Al final, las empresas interesadas en patrocinar eventos también deben estar en condiciones de hacerlo. Una empresa puede estar muy dispuesta a patrocinar tu evento, pero en última instancia, puede no tener suficientes recursos para que tú te sientas seguro de la asociación. He aquí tres cualidades que hay que tener en cuenta a la hora de buscar empresas que estén interesadas y sean aptas para ser patrocinadoras.

  • Empresas con presupuesto suficiente: La razón principal de los patrocinios es cubrir los costes que el organizador del evento no podría cubrir de otro modo, así que asegúrate de que tu posible patrocinador tiene un presupuesto lo suficientemente amplio como para ofrecer apoyo financiero. Si no es así, es posible que no esté dispuesto a ofrecer suficiente valor por su parte, lo que dará lugar a una asociación infructuosa.
  • Empresas con departamentos de publicidad/marketing: Las empresas con departamentos de publicidad o marketing separados suelen reservar un presupuesto para patrocinios. En algunos casos, pueden reservar un presupuesto específico para el patrocinio de eventos. Asociarse con empresas de este tipo facilitará y agilizará el proceso de búsqueda.
  • Empresas a través de referencias: Una vez que hayas conseguido algunos de los primeros patrocinadores, inscríbelos en un programa de referencias que los incentive a promover la oportunidad de patrocinio a otras empresas. De este modo, se le presentarán automáticamente candidatos de patrocinio cualificados y tendrá gran parte de la búsqueda hecha por usted.

Mostrar interés en el patrocinio significa muy poco si la empresa no tiene los recursos para hacerlo. Ten en cuenta estos puntos para evitar estas situaciones.

7. Céntrate en los responsables clave de la toma de decisiones

Al final, sólo serán un puñado de personas las que tomen la decisión final de patrocinar tu evento. Teniendo esto en cuenta, asegúrate de ponerte en contacto con esas personas lo antes posible.

Herramientas como LinkedIn y Hunter.io resultan útiles para dirigirse a estos actores relevantes. Una vez que encuentres su información de contacto, envíales correos electrónicos personalizados sobre el patrocinio del evento que despierten su interés. Cuanto más conozcas a cada parte interesada, más podrás elaborar el mensaje ideal para persuadirles de que se conviertan en patrocinadores del evento. Conoce a los actores clave y averigua cómo captar su atención mediante correos electrónicos eficaces.

 8. Ofrece datos valiosos sobre el evento

Las empresas interesadas en patrocinar eventos siempre estarán interesadas en el tipo de datos que puedes recopilar. Al igual que los datos del evento son importantes para ti como organizador, esos mismos datos del evento ayudarán a las empresas a entender mejor el impacto de su patrocinio y cómo hacer un seguimiento de los asistentes.

Presentar datos valiosos a los posibles patrocinadores será fundamental para asegurar su colaboración. La mejor manera de recopilar estos datos sería a través de un software de eventos sólido y bien integrado, como los que podemos ofrecerte desde Orquidea Technology Group. Una plataforma de gestión de eventos completa proporcionaría las herramientas y funciones necesarias para recopilar los datos del evento que serán valiosos para las empresas interesadas en patrocinar tu evento.

9. Aprovecha tu red de organizadores de eventos

No olvides que conseguir patrocinios no es una tarea nueva. Innumerables organizadores de eventos han realizado y logrado esta tarea con anterioridad. Por lo tanto, no pases por alto el valor de tu red de organizadores de eventos. Acércate a aquellos de los que creas que puedes aprender mucho. Siempre y cuando el organizador no sea un competidor directo, conectar con tus compañeros es una gran manera de aprender nuevas ideas, así como de añadir a tu lista contactos de la industria.

Encontrar empresas interesadas en patrocinar eventos requiere tanto recursos como experiencia, así que, si crees que te falta esto último, aprovecha para mantener conversaciones con quienes tienen más experiencia. Conocer otros ejemplos de patrocinio de eventos puede servir como fuente de inspiración para tu propia estrategia de cara al futuro.

¿Quieres mantener el tren del patrocinio de eventos en marcha? Organiza un evento excepcional

Es fácil dejarse llevar por la presión de conseguir patrocinios, pero no dejes que eso te distraiga de tu objetivo principal. Al fin y al cabo, tu objetivo principal es organizar un evento espectacular. Sí, los patrocinios son importantes, pero palidecen en comparación con tu misión y visión como organizador de eventos.

Recuerda siempre que el patrocinio de eventos debe complementar tus objetivos generales, no sustituirlos. Y, en última instancia, la mejor manera de encontrar patrocinadores estelares es que ellos vengan a ti. Si el evento es increíble, las empresas más importantes te propondrán ideas de patrocinio. De nuevo, la mejor estrategia de ventas es vender lo que el cliente quiere. Si creas una experiencia estelar en el evento, te asegurarás de que merezca la pena invertir en el evento.

Conseguir patrocinadores para un evento nunca es una tarea fácil, pero con los recursos y la estrategia adecuados, el esfuerzo puede resultar mucho más sencillo y agradable de lo que se esperaba. Estos 9 consejos seguramente te ayudarán a encontrar los patrocinios adecuados para eventos y, al mismo tiempo, a atraerlos hacia ti.

Si quieres saber más sobre los patrocinadores de eventos, contacta con nosotros en Orquidea Technology Group y te asesoraremos y mostraremos como ofrecerles las mejores oportunidades y crear grandes experiencias que os beneficiarán a ambos, y harán el evento inolvidable.

Artículo original: https://blog.bizzabo.com/how-to-find-companies-interested-in-sponsoring-events

¡Qué caos ha sido el año 2020! Desde la planificación de eventos en directo hasta la celebración de eventos completamente virtuales, ha sido una experiencia de aprendizaje para todos nosotros. Ahora podemos mirar a este año e intentar adivinar lo que nos deparará, y cómo adaptaremos nuestros eventos. Sabemos una cosa con seguridad: los eventos híbridos están al caer. Y en este artículo veremos 15 tips para eventos híbridos exitosos en 2021, y antes vamos a desglosar:

  • Que son los eventos híbridos.
  • Cuando realizar un evento híbrido frente a uno virtual.
  • Cuales son las ventajas de los eventos híbridos.

Qué es un evento híbrido

Los eventos híbridos anteriores a la pandemia se configuraron como eventos en vivo con un componente virtual. A partir de 2021, los eventos híbridos deben concebirse primero como eventos virtuales con un componente en vivo si la pandemia lo permite. Esto significa que los eventos híbridos deben configurarse como eventos virtuales desde una perspectiva tecnológica y de personal.

Debes planificar el contenido y otros productos del evento para dirigirte principalmente a una audiencia en línea. En las primeras etapas de la planificación del componente en vivo del evento, los planificadores de eventos deben considerar qué aspectos digitales pueden necesitar ser añadidos para facilitar la unión de los dos grupos. Esa es la clave. Un evento es híbrido si hay compromiso; de lo contrario, no sería diferente de ver una charla TEDx en casa desde el sofá con la mantita.

Cuando hacer un evento híbrido frente a uno virtual

Considerando cómo avanzan las vacunas, hay muchas oportunidades para los eventos virtuales con un componente presencial. Así que aquí está cómo elegir entre los dos:

Elige el híbrido si:

  • Puedes acoger con seguridad un componente presencial.
  • Si el evento y su contenido se trasladan bien a una audiencia en vivo.
  • Si los asistentes declaran estar interesados en asistir al componente presencial.

Elige la modalidad virtual si:

  • Si hay alguna duda de que no puedes realizar con seguridad el componente presencial.
  • Tu contenido se traslada mejor a través del vídeo.
  • Tu evento tiene un presupuesto reducido.

Ventajas de los eventos híbridos

Incluso antes de la pandemia, los eventos híbridos eran cada vez más populares debido a su capacidad para llegar a un público más amplio, mejorar el ROI del evento y proporcionar valiosos puntos de datos que las empresas no podían obtener con los eventos presenciales.

Mayor audiencia. El hecho de tener un componente virtual reduce las barreras financieras y los conflictos de horario para muchos asistentes. Los eventos híbridos no sólo atraerán a tu público principal, sino que también atraerán a tu público secundario y terciario con el componente virtual. Esto significa que las personas que no se habrían inscrito en el evento presencial, debido al compromiso, estarán más interesadas en “probar” tu evento con el componente virtual.

Mejora del retorno de la inversión. Un aumento de los asistentes significa más entradas vendidas y un mejor retorno de la inversión para el evento en general. El componente virtual también puede reducir los costes de marketing en el futuro al utilizar las grabaciones de los ponentes y de las sesiones como contenido promocional.

Mejores datos. Internet siempre está “pendiente”, y eso no es diferente con los eventos virtuales. Lo que queremos decir aquí es que todo se rastrea porque el componente virtual está en línea. Estos datos ayudan enormemente a la hora de planificar tu próximo evento híbrido.

15 consejos para el éxito de un evento híbrido en 2021

  1. Comercializa tu evento entre tu público secundario y terciario.
  2. Negocia los contratos con los proveedores y reduce el tamaño.
  3. Prioriza la seguridad para el componente presencial.
  4. Crea vías de inscripción personalizadas para los asistentes virtuales e híbridos.
  5. No vendas sólo una entrada para el componente presencial.
  6. Planifica primero un contenido virtual atractivo
  7. Los eventos híbridos deben ser concurrentes.
  8. Ofrece tu contenido a la carta para un mayor compromiso.
  9. Ofrece tu contenido a la carta sólo durante un tiempo limitado.
  10. Da protagonismo a los patrocinadores.
  11. Asegúrate de que tu software de gestión de eventos favorece a tus patrocinadores.
  12. Ten un presentador in situ dedicado exclusivamente a tus asistentes virtuales.
  13. Reúne a los asistentes virtuales y presenciales con el networking en los eventos híbridos.
  14. Envía encuestas antes, durante y después del evento híbrido.
  15. Haz un plan para el día del juicio final.

1. Comercializa tu evento entre tu público secundario y terciario

Ya hemos mencionado que una de las ventajas de un evento híbrido es la ampliación del público. Ya conoces bien a tu público principal, y es de esperar que sepas cómo dirigirte a él. También querrás pensar en mensajes de marketing personalizados para tu público secundario y terciario. Sí, eso significa que tendrás que revisar algunos datos, pero te prometemos que te ayudará a largo plazo.

2. Negocia los contratos con los proveedores y reduce el tamaño

Los eventos híbridos tienen un componente presencial, por lo que necesitarás encontrar proveedores, que históricamente te pueden pedir ser cancelados con meses de antelación para que se te devuelva el dinero. Así que es el momento de empezar a negociar para obtener periodos de cancelación más largos y penalizaciones más bajas. Pero tomemos un momento para reiterar que estamos todos juntos en esto y que no estamos tratando de rebajar a nadie. Haz un trato que sea igualmente beneficioso y justo.

También sería útil considerar la posibilidad de reducir el tamaño del local. Esto ayudará a ahorrar dinero, pero también debes tener en cuenta la menor afluencia de público a los componentes presenciales en 2021. Podría ser el momento perfecto para probar un recinto al aire libre.

3. Prioriza la seguridad para el componente presencial

Esto debería ser obvio, pero lo vamos a decir de todos modos. Tu componente presencial será un fracaso absoluto si no te aseguras de que tus asistentes se sientan seguros. No esperes a que lleguen para averiguarlo. Asegúrales en tus correos electrónicos de marketing que estás tomando todas las precauciones: mascarillas, estaciones de desinfección, limpieza durante el evento, distanciamiento social y personal allí para ayudar a hacer cumplir estos requisitos.

4. Crea vías de registro personalizadas para los asistentes virtuales e híbridos

Nada hace que un asistente se sienta tan especial como la personalización. Mantén las dos vías de registro separadas y personalizadas para las sesiones, de modo que sean totalmente relevantes para los dos tipos de asistentes: virtuales e híbridos.

5. No vendas sólo una entrada para el componente presencial

No vendas una entrada únicamente para el evento presencial (al menos por ahora). Una cosa que sabemos con certeza es que nada es seguro. No sabes si tendrás que cancelar el componente presencial, si el asistente ya no se siente seguro para asistir o si se sentirá mal. La venta de una entrada híbrida ofrece al asistente flexibilidad para asistir al componente presencial, pero le garantiza que obtendrá la información de cualquier manera.

6. Planifica primero un contenido virtual atractivo

Asegúrate de planificar contenidos que sepas que serán atractivos para una audiencia virtual y ajústalos para que también lo sean para una audiencia presencial. Esto podría significar una duración diferente de las sesiones, sesiones pregrabadas frente a transmisiones en directo, y encuestas o preguntas en directo. Aunque gran parte del contenido será el mismo, esto no significa que todo el contenido deba ser igual para los asistentes virtuales y presenciales. Los asistentes virtuales no quieren ver una sesión de networking interactivo en streaming. En lugar de ello, los asistentes virtuales podrían filtrarse en su propia pequeña sesión de breakout o asistir a una entrevista exclusiva para asistentes virtuales o a una mesa redonda con líderes de opinión. Esto se llevará a cabo sin problemas con las rutas de registro personalizadas que has creado.

Consejo: Estos líderes de opinión pueden estar ubicados en cualquier parte del mundo (pendiente de la zona horaria) ya que es virtual, por lo que puedes conseguir lo mejor de lo mejor.

7. Los eventos híbridos deben ser concurrentes

En este caso la concurrencia consiste por ejemplo en tener una sesión pregrabada para ambos públicos virtual y presencial y, a continuación, tener al ponente o ponentes en directo en el evento para responder a las preguntas a través del chat durante la grabación. Los moderadores también pueden seguir con una sesión de preguntas y respuestas en directo para obtener respuestas más extensas. Para el público virtual, si entra tarde en la sesión, ésta no empezará desde el principio. Será como entrar tarde en una sesión en directo para que el asistente pueda seguir en tiempo real el chat.

Bonus: este chat permite que las audiencias virtual y presencial se conecten.

8. Ofrece tu contenido a la carta para un mayor compromiso

El contenido a la carta es lo mejor de los dos mundos: beneficia a los asistentes virtuales, a los patrocinadores a obtener más atención y, por último, pero no menos importante, la marca/evento se mantiene en el candelero durante más tiempo. A la parte virtual del evento puede asistir cualquier persona de todo el mundo, lo que implica una gran diferencia de huso horario. El contenido a la carta permite que los asistentes de todo el mundo reciban la información a la hora que más les convenga. En general, es bueno para los asistentes virtuales, porque si los días de las sesiones son largos, la mayoría de ellos no van a estar sentados frente a su ordenador durante 10 horas seguidas viendo las sesiones. La modalidad a la carta les permite hacer descansos y no perderse ningún contenido. También beneficia a los patrocinadores y a su marca. Cuanto más tiempo pueda la gente volver a ver las sesiones, más tiempo permanecerán los patrocinadores y tu evento en la mente de los asistentes.

Consejo: Ofrece tus sesiones a la carta este año y haz un seguimiento de cuántas personas volvieron a ver las sesiones y cuánto tiempo pasaron en el sitio una vez terminado el evento. Puedes utilizar esos datos para ayudar a conseguir patrocinadores para el evento del año que viene.

9. Ofrece tu contenido a la carta sólo durante un tiempo limitado

Si ofreces las sesiones de tu evento a la carta durante varios meses después del evento, la emoción desaparecerá. Ofrecerlo por un tiempo limitado, ya sea de 1 a 2 semanas o un mes, da a los asistentes tiempo límite para consumir el contenido que quieran. La disponibilidad limitada genera entusiasmo y fomenta la acción inmediata.

10. Da protagonismo a los patrocinadores

Los eventos híbridos son lo mejor para los patrocinadores. Dado que los eventos híbridos atraen a un público mucho mayor, tus patrocinadores van a obtener el doble de exposición. Además, crea nuevas oportunidades para el conocimiento de la marca y la generación de contactos. Cuanto más valor puedas aportar a tus patrocinadores, más dinero estarán dispuestos a entregar. A continuación, te explicamos cómo dar protagonismo a tus patrocinadores:

  • Acoger una sesión o patrocinar una sesión.
  • Branding en las diapositivas, los correos electrónicos promocionales y/o el contenido a la carta.
  • Anuncios en banners de aplicaciones móviles.
  • Notificaciones push (menos es más con las notificaciones push, no seas molesto)
  • Stands físicos y virtuales de los patrocinadores.
  • Página de patrocinadores del sitio web del evento.
  • Anuncios patrocinados antes del contenido a la carta.

11. Asegúrate de que tu software de gestión de eventos favorece a tus patrocinadores

Asegúrate de que tu software facilita a los asistentes la programación de reuniones con los patrocinadores o la visita al stand virtual. Mostrar a tus patrocinadores la facilidad de uso de los stands virtuales hará que se sientan mejor y que se entusiasmen con el evento. También es importante tener en cuenta que el software de tu evento debería permitirte crear una página de patrocinador personalizada y digna de admiración. Una página de patrocinador única y perfectamente elaborada ayudará a que los asistentes se queden más tiempo.

Consejo: Nuestra plataforma de eventos es completamente personalizable mediante CSS e incrustación.

12. Ten un presentador in situ dedicado exclusivamente a tus asistentes virtuales

Los asistentes a tu componente en presencial tendrán a alguien que les guíe a lo largo del día; ¿por qué no deberían hacerlo tus asistentes virtuales? Imagínate en tu portal virtual a un presentador en vivo que pueda hablar de lo que sigue y de lo que ocurre en el componente presencial. Te sentirás como si estuvieras allí mismo. El presentador puede hablar a los asistentes virtuales sobre su experiencia, destacar sesiones específicas u oportunidades de establecer contactos y recordarles que se pasen por el stand del patrocinador virtual. Esto ayuda a los asistentes virtuales a sacar el máximo provecho de su experiencia y, si contratas a un buen maestro de ceremonias, tal vez consiga darle un toque cómico.

Consejo: Haz que el maestro de ceremonias utilice la gamificación y las preguntas y votaciones en directo para mantener a la audiencia comprometida.

13. Reúne a los asistentes virtuales y presenciales con el networking en los eventos híbridos

Además del contenido, el networking es una de las principales razones por las que la gente asiste a los eventos, lo que no es diferente para los eventos híbridos. El truco de los eventos híbridos es reunir a los asistentes virtuales y presenciales.

Aquí algunas ideas de networking para eventos híbridos:

  • Sesiones simuladas. Cuando los asistentes virtuales y presenciales ven una sesión pregrabada, pueden interactuar juntos en el chat.
  • Grupo privado de networking. Piensa en vender un tipo de entrada que incluya esta función para un grupo específico, un grupo privado de una red social, por ejemplo. Estas personas estarán ansiosas por utilizar esta ventaja para charlar sobre el evento.
  • Grupo de networking abierto. La misma idea que la anterior, pero abierta a todo el mundo. Podría haber un canal para cada sesión, de modo que se pueda seguir hablando de ella incluso después de que haya terminado el evento, y habría la opción de enviar mensajes a los compañeros.
  • Encuesta en directo, preguntas y respuestas. Esto no es nuevo, pero puede ayudar a la audiencia en vivo y virtual a interactuar y mantener el engagement durante todo el evento.
  • Sesiones de trabajo. Para la audiencia virtual, tendrás que asegurarte de que tu software puede separar a las personas en pequeños grupos de sala de reuniones.

14. Envía encuestas antes, durante y después del evento híbrido

Con el mundo en pandemia y la gente averiguando cómo trabajar desde casa mientras educa a sus hijos, hay muchas incógnitas. Asistir a un evento no debería añadir estrés adicional a los asistentes. El envío de una encuesta previa al evento en la que se pregunte a los asistentes qué preguntas tienen o qué les preocupa puede ayudarte a responder a esas preguntas antes de que comience el evento.

Encuesta previa al evento = menos estrés para ti y tus asistentes.

El envío de encuestas breves durante el evento puede ayudarle a obtener un feedback inmediato sobre lo que va bien y lo que podría mejorarse (si el evento dura varios días, incluso podría hacerse un ajuste rápido). Estas encuestas pueden realizarse, por ejemplo, después de una sesión en directo o en una pregrabada, cuando los asistentes tengan en mente sus comentarios, buenos o malos. Las encuestas posteriores al evento serán las más significativas y proporcionarán información general sobre todo el evento. Este feedback es muy importante para planificar futuros eventos y mantener a los asistentes contentos.

15. Haz un plan para el día del juicio final

Piensa en todas las cosas posibles que podrían salir mal y haz un plan de acción para saber qué hacer si eso sucede. ¿Se ha caído toda la plataforma virtual? Mantén la calma y sigue tu lista de control. ¿Tienes que cancelar el componente en vivo? Respira, sigue tu lista de control y envía un correo electrónico elaborado. Tener un plan para cuando las cosas van mal, hace que sea menos estresante en general, y además siempre tendrás a tu lado a Orquidea Technology Group para echarte una mano.

Te hemos dado muchas cosas a tener en cuenta para tu evento híbrido, pero ningún evento es perfecto a la primera. Planifica el mejor evento que puedas y aprende de él. Si quieres recibir toda la información relacionada con los eventos híbridos y cualquier otra duda sobre la tecnología de eventos, habla con nosotros y suscríbete a nuestra newsletter.

Artículo original: https://get.swoogo.com/unconventional/15-hybrid-event-tips-you-must-read

Desde que se priorizan los eventos virtuales, han cambiado muchas cosas. El nivel de competencia entre eventos se eleva y es importante que el evento llamé la atención y se destaque sobre los demás. Los organizadores de eventos pueden aprovechar el hecho de que no hay barreras a la hora de estar en el mismo lugar físico y tiempo y crear una comunidad comprometida con los eventos virtuales.

Es necesario que los organizadores de eventos estudien cómo evoluciona la eficiencia de los formatos emergentes con sus audiencias. La fácil accesibilidad de las plataformas de eventos virtuales, libres de las limitaciones habituales de la geografía y el tiempo, puede convertirse en una ventaja, una oportunidad para un desarrollo continuo de la comunidad.

El reto de los organizadores de eventos online es hacer que su evento sobresalga entre el resto ya que os asistentes están sobreexpuestos a muchas opciones de eventos diferentes y pueden elegir ver el contenido posteriormente bajo demanda lo que puede hacer que los números de asistencia en vivo disminuyan. Por lo que es importante que los eventos online resulten cautivadores y produzcan una mayor implicación y compromiso por parte de los invitados, para que se garanticen buenas cifras y genere confianza a los patrocinadores.

Veamos que consejos podremos aplicar para que los asistentes se mantengan comprometidos con nuestras plataformas.

Reestructura la experiencia del asistente

El “viaje” del usuario por la plataforma debe ser considerado desde una experiencia única a una relación continua. Piensa en la comodidad del asistente y en posicionar tu evento dentro de su visita. Diseña una historia y oriéntalos a través de los pasos a seguir durante su “estancia” en la plataforma; llevándolos paulatinamente hacia los objetivos que el evento necesite conseguir.

Desarrolla una experiencia de usuario sencilla y cómoda, y además incluye chat de soporte y ayuda para que tus invitados puedan solucionar cualquier inconveniente con un experto en la plataforma.

Así tú público considerará que la plataforma le ofrece una experiencia fluida y se sentirá bien atendido; lo que hará más probable que quiera acudir a próximos eventos.

Crear una estrategia para antes, durante y después del evento

Volviendo al punto anterior, desarrolla esta experiencia de manera estratégica dividiéndola entre las diferentes partes del evento.

Antes del evento: informa a los inscritos en el evento sobre todo lo que necesiten saber para que su experiencia sea completa. Proporciona horarios, claves de acceso, un esquema sobre como acceder de manera sencilla desde el correo…asesora a los asistentes sobre lo que se van a encontrar sin saturarlos.

Durante el evento: diseña un plan de bienvenida para realizar un tour rápido y sencillo por la plataforma, de manera que los asistentes entiendan en directo lo sencillo que es utilizar las diferentes funcionalidades. Recuérdales que usen el chat de soporte para cualquier duda y así se sentirán acompañados durante el evento.

Después del evento: guarda los momentos más importantes e interesantes, en formato de vídeo o imágenes y haz que estos sean duraderos. Coordina actividades inmediatamente posteriores al evento como por ejemplo una happy hour virtual, una comida vía online, o un concurso de vídeos, que mantendrán tu evento vivo y generarán una buena impresión. Pública estos momentos más adelante en las redes sociales de la compañía para generar conversación sobre tu evento y ganas de asistir a los posteriores, envía un correo, o algún obsequio relacionado con estos recuerdos que agregará valor.

Considera generar una suscripción

El entorno de los eventos virtuales favorece la celebración de eventos más de una vez al año: ni los asistentes ni los planificadores tiene que coordinar la asistencia a la sede, su alquiler, y los posibles viajes. Esto reduce gastos, y además permite la creación de una comunidad que podría estar interesada en eventos de ese tipo más de una vez al año; por lo que podría darse una generación de ingresos basados en la suscripción a una serie de eventos de una empresa o una categoría concreta.

También es relevante tener en cuenta que el acceso continúo a los contenidos en línea es un incentivo que maximiza la comodidad de los usuarios y genera un valor añadido que resulta interesante para el potencial suscriptor.

En este punto podemos poner como ejemplo, la Community App por la que puedes preguntar en Orquidea Technology Group, una plataforma que para los organizadores y compañías es una genial oportunidad para construir comunidad, y tener una plataforma confiable y duradera. La Community App es una app que dura todo el año, con la que puedes realizar tantos eventos como desees; modificándola para cada evento si es necesario. Características como la gamificación, cierto contenido para descarga y los chats pueden continuar más allá del evento inicial, con los eventos siguientes.

Crea una historia que guionice tus eventos

El enfoque de los eventos debe evolucionar de un organizador que trabaje orientado simplemente a la acogida de asistentes por parte de una empresa anfitriona a un modelo de organizador más guionista.

El organizador debe tener en cuenta que el éxito en el entorno virtual ya no depende tanto de las experiencias en persona si no de la manera de contar las cosas, y de añadir valor y emoción a la narración durante el proceso del evento.

La creación de una buena historia puede implicar una continuidad de la historia entre un evento y el siguiente (favoreciendo el interés en un modelo de suscripción, como se mencionaba en el punto anterior). Es importante que los eventos sean capaces de conectar emocionalmente con los espectadores a través de una experiencia remota, y generar así buenas sensaciones y una experiencia memorable.

En conclusión, siempre es posible fomentar una comunidad online en relación a un evento, pero cuando todo es completamente virtual desde el inicio, la adopción por parte del público es muy relevante. Los usuarios ya tienen un conocimiento sobre como navegar por la plataforma del evento y el truco es evitar que se desconecten, y conseguir que mantengan el interés en lo que estamos contando.

Con plataformas integrales que ofrezcan confianza y comodidad al usuario, al organizador y a los patrocinadores todo puede resultar más fácil. En Orquidea Technology Group te podemos asesorar sobre la mejor de implementar una plataforma que vaya más allá de un solo evento y se convierta en un punto de intercambio entre todos los actores, creando Comunidad, mucho más en estos tiempos en donde los integrantes de la organización se hayan dispersos.

El juego es un elemento motivacional clave para la participación de la audiencia en los eventos. Recompensa y reconoce los esfuerzos de participación de los distintos invitados al evento y les proporciona una sensación de conexión con destinos de todo el mundo; además de ofrecer puntos por aprender información de valor o hacer nuevos contactos en el ámbito profesional. Esta guía para la gamificación en Eventos Virtuales da a los organizadores de eventos herramientas para utilizar la gamificación de la plataforma para impulsar algunos objetivos clave en los eventos en vivo, entre otros: el contenido educativo y la oportunidad de establecer contactos.

Lo mejor para amplificar los objetivos y el alcance del engagement del evento es diseñar un buen plan de juego, tanto para el organizador del evento como para que los asistentes sientan reconocidos sus logros. Lo que significa que hay que distribuir los puntos para los usuarios dándole mayor importancia a ciertas acciones como: participar en actividades de networking, buena comprensión de información clave en los contenidos de vídeo y otros materiales educativos y la interacción con los patrocinadores y los expositores del evento, que debe servir para establecer contactos y objetivos educativos simultáneamente.

Utilizando como modelo nuestra plataforma de Eventos Virtuales, esta guía proporciona consejos prácticos sobre cómo los planificadores de eventos pueden utilizar el juego para impulsar el engagement en cada uno de estos tres aspectos clave:

1. INCENTIVA CONEXIONES ENTRE ASISTENTES A TRAVÉS DE LA GAMIFICACIÓN:

En un principio se podría decir que la cancelación de eventos presenciales llevaría implícito una pérdida de oportunidades de hacer networking y establecer nuevos contactos pero podemos frenar esto gracias a los desafíos de la plataforma. Con los retos de gamificación se pueden asignar puntos, por ejemplo, por visitar un perfil, por enviar un mensaje y por programar una reunión virtual, lo que favorecerá y motivará a los asistentes a realizar más contacto entre ellos.

Usa los perfiles de los asistentes para fomentar las interacciones entre jugadores, antes y durante el evento:

Ofrece puntos a los asistentes por rellenar sus biografías antes del evento, cuanta más información más puntos. Eso hará que sus perfiles sean más atractivos a la hora del evento, y por tanto, sean más visitados; muestra la tabla de clasificación de los jugadores, lo que también dará dinamismo al networking y hará que los asistentes visiten los perfiles de los mejor clasificados. A la vez también les puedes dar un código a cada perfil de los diferentes invitados y así esto favorecerá el envío de mensajes directos entre la audiencia para intercambiar códigos y ganar puntos.

 

Integra juegos para romper el hielo en la plataforma:

Incluye preguntas personales sencillas (¿dónde naciste?, ¿tienes mascota?, etc.), de esta manera puede crear dos tipos de reto: publicar las respuestas y otorgar puntos a los visitantes de ese perfil si aciertan después de visitarlo, o publicar solo las preguntas y favorecer los mensajes directos entre asistentes, instándolos a que averigüen las respuestas de los demás.

Además, como se ve en la siguiente imagen, los asistentes pueden ganar puntos de juego configurando reuniones de video chat 1:1 con sólo unos pocos clics.

Todo esto dará pie a conexiones realmente interesantes y profundas entre ellos, lo que dará verdadero valor y sensación cercanía a tu evento virtual.

Propón concursos de fotografía para fomentar la creatividad y conectividad.

La fotografía no es un sustituto del encuentro cara a cara, pero favorece la conexión visual y contribuirá a que los asistentes se sientan más conectados entre sí. Favorece aún más esta conexión añadiendo puntos extra por subir una captura de las reuniones en vídeo 1:1 y por subir a las redes sociales estas u otras imágenes del desarrollo de las reuniones, con el hashtag del evento.

También se puede sacar partido a la distancia y diferentes puntos geográficos donde se encuentren los asistentes, agregando desafíos en los que compartir fotografías de la ubicación de cada uno sirva para ganar puntos, y por tanto, fomente la interacción entre la audiencia. Esto se puede hacer de dos maneras:

  • los asistentes pueden compartir fotos en los redes sociales con el hashtag del evento, y las publicaciones se capturarán automáticamente en el muro de redes sociales en vivo de la plataforma virtual
  • o pueden compartir las fotos en un grupo de discusión dedicado creado por el organizador del evento

Compartir fotos como ésta puede ser una forma de que los asistentes participen en los desafíos de la gamificación y al mismo tiempo lleguen a nuevas audiencias en las redes sociales.

2. LA GAMIFICACIÓN COMO HERRAMIENTA PARA MANTENER AL PÚBLICO CONECTADO AL STREAMING EN VIVO:

Un aspecto muy importante a tener en cuenta a la hora de organizar un evento virtual es mantener el interés de los asistentes, para lo que el juego de nuevo puede ser un gran aliciente. Los asistentes pueden recibir puntos simplemente por ver las sesiones pero podemos ir más allá.

Crea juegos de conocimiento y aprendizaje

Los juegos tipo quiz de sobre conocimientos no sólo animan a los asistentes a buscar y retener información de lo que han visto en las conferencias, sino que también proporcionan a los participantes una forma medible de registrar cuánto han aprendido. Un buen evento de gamificación no consiste en dar a los asistentes una distracción novedosa. Se trata de convertir la participación activa en el evento en una forma de juego.

Hay dos hábitos clave que los organizadores de eventos quieren desalentar cuando se trata de sesiones transmitidas en vivo: llegar tarde y salir temprano. Una buena estrategia es anunciar que las respuestas a las preguntas del quiz se revelarán al principio o al final de una sesión de streaming. De esa manera, los asistentes tendrán un incentivo adicional para sintonizar temprano y quedarse hasta el final.

Relaciona el quiz con el contenido de un patrocinador o de un ponente

Sé creativo con el formato del cuestionario. Combina los detalles personales de los oradores del evento con la información de los patrocinadores. Considera usar una mezcla de texto y preguntas basadas en imágenes. Por ejemplo: haz que los asistentes adivinen que producto de algún patrocinador se está utilizando en una imagen, o para que debería usarse según lo que haya dicho el orador; pregunta por algún dato importante de los expositores que se haya dado durante la sesión (año de fundación, localización de la sede…).

 

3. FAVORECE EL RETORNO DE LA INVERSIÓN PARA LOS PATROCINADORES Y EXPOSITORES DEL EVENTO:

Las plataformas de eventos virtuales ofrecen múltiples oportunidades para promocionar a los patrocinadores a través del juego. Cada una de las tácticas enumeradas anteriormente puede traducirse en un retorno de la inversión medible.

La búsqueda del premio es una buena opción para conducir el tráfico de visitas a los patrocinadores

Los asistentes pueden recibir puntos por visitar los stands virtuales de los patrocinadores o por enviarles mensajes. Asigna un mayor número de puntos para la creación de reuniones virtuales, ya sea para demostraciones 1:1 u otras discusiones de negocios. Del mismo modo, puedes asignar puntos por ver el contenido del expositor y del patrocinador, con puntos extra asignados por responder correctamente a las preguntas sobre el material tratado.

Escalona los puntos de juego para igualar las inversiones de los patrocinadores

El número de puntos relacionados con cada actividad debe estar en proporción directa con las inversiones de los patrocinadores. Por ejemplo, una visita a un stand del Patrocinador Oro podría otorgar 100 puntos, mientras que una visita al Patrocinador Plata podría dar 75.

Hay que tener en cuenta que deberíamos involucrar a los patrocinadores y los expositores también en el diseño de la actividad. ¿Quieren hacer preguntas relacionadas con la información del producto, o quieren añadir un toque personal preguntando sobre un hecho divertido en la biografía de su director general?

Usa la caza del tesoro para entregar pistas

Por último, la búsqueda del tesoro puede ser una forma efectiva de atraer más tráfico a las páginas de los patrocinadores de su plataforma de eventos virtuales.

Una opción es no mostrar el código personalizado directamente en la página del patrocinador, sino dentro de un vídeo de demostración, o al final del contenido promocional. Otra estrategia es permitir a los patrocinadores compartir el código en video chats personales 1:1. Este enfoque aumenta la oportunidad de interacción y el desarrollo significativo de los contactos.

En conclusión para que los eventos virtuales ofrezcan las mismas claves que los asistentes esperan de las experiencias en persona, se tiene que jugar con las ventajas únicas de las plataformas digitales. Los eventos digitales encajan de forma natural con la gamificación.

Nuestra plataforma de eventos virtuales incluye un sistema de gamificación completamente integrado. Puedes asignar puntos a cualquier número de actividades dentro de la plataforma. Además, una tabla de clasificación muestra las clasificaciones de los asistentes en tiempo real, y la interfaz facilita a los asistentes el seguimiento de las indicaciones e instrucciones del juego. Por ejemplo, una vez que un asistente ha encontrado el perfil de otro participante, el diseño de la plataforma facilita el siguiente paso de enviar un mensaje directo. Con sólo unos pocos clics más, pueden configurar un video chat.

 

Para que el juego de un evento virtual sea efectivo, tanto la acumulación de puntos como el proceso de obtención de los mismos deben ser ágiles e intuitivos, como de hecho es el caso.

Ponte en contacto con nosotros para que te asesoremos sobre la mejor manera de diseñar un plan de gamificación sólido en tu plataforma de Eventos Virtuales que favorezca el engagement y la atención durante el evento, la interacción entre los usuarios y los patrocinadores y brinde una sensación de cercanía y conexiones interesantes.

Artículo original en Eventmobi.

En este artículo sobre estrategias eficientes y creativas para aumentar el engagement virtual, analizaremos que herramientas y consejos funcionan mejor a la hora de favorecer y fomentar la participación de los asistentes en eventos virtuales e híbridos. Casi siempre, son estrategias que ya conocemos, y hemos usado para otros fines. Ahora, con una situación tan incierta como la actual, debemos analizarlas para sacar el mayor provecho de ellas y hacer crecer el engagement en los eventos online. 

A medida que los planificadores de eventos continúan haciendo el cambio a eventos virtuales e híbridos, mantener un alto nivel de compromiso de los asistentes se ha convertido en un tema aún más apremiante. Hablando con diferentes profesionales de eventos de todo el mundo, Eventmobi ha investigado cuáles son algunas estas iniciativas más efectivas y creativas que  se han implementado para aumentar el compromiso de los asistentes. 

Según Alicia Jenelle una de las  más importantes ha sido tener un orador dinámico que pueda evocar la emoción a través de la audiencia, ya sea con compasión o humorLos oradores tienen una oportunidad única para tener una experiencia muy personal con los invitados, ya que pueden ser muy cercanos y están casi de manera presencial en la oficina de los asistentes, en su salón, etc. Esto puede generar la emoción de los invitados, lo que es fundamental para mantener su compromiso. Tener a un ponente importante que te hable en casa es una experiencia especial que los asistentes habitualmente no tendrían.  

La segunda solución efectiva que su equipo ha aprovechado es tener imágenes dinámicas que involucren a los asistentes, en lugar de sólo tener una imagen más estática ayuda a mantener a los asistentes conectados con el contenidoTambién sugieren a sus clientes a que cuiden mucho la producción de cara a los oradores para asegurar que el espectador tenga la mejor experiencia dando así al asistente la mejor oportunidad de enfocar y no distraerse con fondos de oficina, filmaciones poco claras, etc. 

Por último, la presencia un componente fuera de lo online para un evento virtual es una forma divertida y eficaz de atraer a los asistentes. El envío de una caja a los hogares de los asistentes con un kit de comida, un regalo  personalizado y un obsequio especial ayuda al asistente a comprometerse con su marca de forma personal,y le permite salir por un momento de lo virtual y evitar el cansancio del Zoomy vivir además una experiencia real y personal, fuera de la pantalla. 

El compromiso de los asistentes comienza en el momento en que se envían las invitaciones y se anuncia la fecha del evento. En el Grupo de Eventos Echelon, tratan de personalizar todo de cara a los objetivos del evento incluido el cuestionario previo al eventosin embargo, bombardear a la audiencia con preguntas puede ser contraproducente, y nos recomiendan aprovechar estos cuestionarios y convertirlos en un juego donde el asistente pueda ganar un premio, ya que mantendrá el engagement e incentivará a los participantes a participar activamente.   

Otra gran manera de hacer que la gente se anime es tener algún tipo de entretenimiento o personaje famoso incluido en el eventoPuede ser un giro único e inesperado a lo que sería un encuentro bastante típico y también es una gran manera de poner en marcha el zumbido de los medios sociales. Además muchas celebridades están más inactivas en estos momentos y seguramente estén muy dispuestas a actuar de manera más económica. 

Por último tener una fuerte estrategia de social media lista para funcionar. La gente está pasando más tiempo en las redes sociales que nunca, hasta un 20% más según algunas estadísticas. Proporcionar a los asistentes un contenido consistente, relevante e interactivo antes del evento será la forma número uno de conseguir que la gente se involucre y se emocione. 

  

Según Heather Herrig la idea de crear una Happy Hour virtual o un tiempo concreto en el que conectarse ha sido popular desde marzo, y se introducen continuamente ideas increíblemente creativas e innovadoras que provocan compromiso, diversión y conexión, una situación ideal y favorable para los eventos virtuales. Relacionando esto con una robusta estrategia de social media, podríamos mencionar ejemplos de clientes que realizan streaming o directos de Instagram todos los días a las mismas horas con diferentes actividades que implican a los espectadores   

En High Beam Events, hablan del cambio repentino de los eventos e interacciones sociales y profesionales que tienen que pasar a virtuales, los profesionales de los eventos tienen que involucrar a sus asistentes y hacer que destaquen entre las muchas opciones disponibles. Una forma de destacarse, como mencionaba anteriormente Alicia Jenellees tener algo personal y tangible para quien asisteOfrecer paquetes de conferencia personalizados que se entregan a cada persona antes del evento, que contengan diferentes obsequios que se puedan utilizar durante o después del evento, se otorgan esos toques personales que asegurarán que los  invitados recuerden el evento durante las próximas semanas.  

Valerie Bihet de VIBE, explica que se han asociado  una plataforma digital que permite a nuestros asistentes interactuar más con los elementos en persona (o los oradores) del evento y entre sí. Los asistentes online pueden participar en la conversación, votar en las encuestas, plantear y responder preguntas de los oradores, y hacerlo todo en tiempo realcomo en el caso de la plataforma de eventos online de Eventmobi que se ofrece en Orquidea Technology Group. Esto es importante tanto para los asistentes como para los oradores ya que, si el evento es totalmente virtual, no tienen las expresiones faciales de la audiencia que pueden utilizar para medir la eficacia de lo que están diciendo. Los oradores deben ser capaces de interactuar con la audiencia para añadir más energía, y diversión, a la presentación. 

En los eventos del grupo Sherpa, también han estado involucrando a nuestros invitados virtuales e híbridos, no sólo fomentando el uso del chat 1:1 online sino también con encuestas y preguntas y respuestas, que como se mencionaba antes ayuda a los asistentes a interactuar más y mantener así el interésTambién se vuelve a mencionar la idea de enviar por adelantado Paquetes de Participación que pueden incluir un letrero de marca en la puerta para asegurarnos de que no se les “moleste”, signos emoji para aguantar durante la llamada u otros accesorios y regalos – ¡incluso vino! 

Ya que hablan de la importancia de desdibujar la división de la pantalla y animar a los asistentes a acondicionar su entorno para que coincida con el evento también. Mantener las sesiones cortas y añadir entretenimiento como se mencionaba también anteriormente, siempre es bueno para mantener a los asistentes observando y su energía y participación en buenos niveles.  

  

Nicole Braghin vuelve a mencionar de nuevo la idea de que los asistentes reciban una caja por correo con los artículos que se utilizarán durante la reunión. Cuando los asistentes reciben un “regalo” sienten que tienen que participar y quieren participar. Puede ser un kit de cóctel propio con el que todos los asistentes brindarán durante la reunión, bocadillos que podrán comer durante la presentación, blocs de notas y bolígrafos para usar para tomar notas en el evento, o incluso un traje o accesorio. Cualquier cosa que puedan tocar e interactuar y que se muestre y se mencione en la reunión da un toque de atención a los asistentes y los mantiene cercanos e integrados en el evento.   

En conclusión, se puede decir que una de las cuestiones más importantes, que todos los expertos señalan, sería hacer que el asistente se sienta cerca de los otros asistentes, de los ponentes y del evento en general aunque cada uno esté en su casa enviando kits de regalo con los que puedan desarollar una actividad conjunta en la distancia (desde algo parecido a un catering, hasta un momento de brindis). Además resulta muy importante tener herramientas para mantener al invitado involucrado e integrado, pudiendo ser a través de plataformas de eventos online como las que manejamos desde Orquídea Technology Group que le permiten al usuario interactuar con otros invitados o con los ponentes y también acceder a un contenido cautivador y entretenido que podrá observar en streaming. 

Artículo original vía Eventmobi

En un momento como el actual es importante fomentar las conversaciones reales y cercanas online que ayudarán a entablar conexiones más profundas entre los asistentes pese a que cada uno celebre el evento en su casa. Con las videollamadas 1:1 de EventMobi, que ofrecemos desde Orquidea, resulta muy sencillo que los asistentes se conecten en su evento virtual y tengan conversaciones significativas entre ellos o con los patrocinadores y expositores. 

  

Cuando se planifica un evento virtual, una de las preguntas clave es cómo facilitar mejor la creación de redes online efectivas. Esto es un reto para muchos organizadores, ya que no cuentan con la intimidad y cercanía de un lugar físico. En los eventos presenciales, los asistentes se encuentran con caras conocidas y nuevos contactos, durante las pausas para el café o en la sala de conferencias. Con los eventos virtuales, la dinámica ha cambiado. Los asistentes no necesariamente saben qué herramientas tienen a su disposición para conectarse con otros – o cómo usarlas de la manera más efectiva. Esto significa que debe haber un esfuerzo consciente por parte del organizador para guiar a los asistentes y motivarlopara probar funciones online que pueden ser desconocidas. 

  

Características principales para la creación de interconexiones en los eventos virtuales 

Las plataformas de eventos virtuales ofrecen una variedad de características diferentes para permitir la creación de redes de contacto entre los asistentes. Algunas de ellas se basan más en la comunidad, como los debates en grupo o el chat de cada sesión. Aquí, los asistentes pueden tener conversaciones basadas en texto con varias personas al mismo tiempo. Si bien estos foros pueden utilizarse para debatir cuestiones más importantes de su industria, también permiten a los asistentes encontrar personas con ideas afines, o de la misma ciudad o con intereses comunes. Sin embargo, cuando los asistentes desean conversar uno a uno para discutir temas importantes más a fondo, se requiere una función diferente. 

  

En estas situaciones es cuando entran en juego las charlas privadas y las videollamadasAnteriormente, los asistentes que visitaban en persona eventos que ofrecían una app del evento ya podían usar esa función de la aplicación. Podrían encontrar a otras personas a través de la lista de asistentes, enviarles un mensaje de chat solicitando una reunión, e invitarlos a una cita programada que normalmente tendría lugar en la sede del evento. Con los eventos virtuales, el proceso es el mismo – excepto que las reuniones en persona son reemplazadas por reuniones de video 1:1. 

  

Beneficios de las video reuniones 1:1 para los asistentes y expositores 

Mientras que la mayoría de los eventos de hoy en día tienen lugar online, las videollamadas 1:1 son la mejor manera de que los asistentes forjen conexiones más profundas. La mayoría de las personas ya están familiarizadas con el concepto de videollamada y se sienten cómodas hablando con otros utilizando una cámara web y unos auriculares. Echar un vistazo a las casas u oficinas de los demás también ayuda a los asistentes a conocerse mejor y permite romper el hielo fácilmente, ya sea hablando un perro en el fondo, un niño que se acerca a pedir algo o un mueble inusual. 

  

Dado que los eventos virtuales están menos restringidos en términos de tiempo y espacio, ofrecen a los asistentes más flexibilidad para conectarse entre sí en su propio tiempo libre. Mientras que los centros de convenciones siempre cerrarán en algún momento, las plataformas de eventos virtuales son accesibles las 24 horas del día. Esto significa que los asistentes pueden conectarse entre sí fuera de las horas establecidas del evento – o incluso después de que éste termine. Esto puede ser mucho menos estresante que tratar de hacer encajar una reunión en un calendario repleto. 

  

Para los expositores y patrocinadores, también hay claros beneficios al conectarse con los asistentes a través de reuniones de video 1:1 en eventos virtuales. Comparado con una palacio de exposiciones lleno de gente y ruidoso, es mucho más fácil centrarse en la otra persona y tener una conversación memorable y personal desde la comodidad de su casa u oficina. Los representantes de la empresa pueden compartir sus pantallas para mostrar los productos sin tener que instalar primero el hardware en un stand en el lugar. También tienen la opción de compartir enlaces a recursos que los asistentes pueden revisar y descargar inmediatamente, en lugar de tener que llevar una bolsa llena de folletos por toda la sede de la exposición. 

 

¿Qué tipo de eventos se benefician de las videollamadas 1:1? 

El networking es una parte integral de casi cualquier tipo de evento de negocios. Incluso si el enfoque es en un aspecto diferente como la educación, conocer a otros del mismo sector es una razón importante por la que la gente elige asistir a eventos de negocios. Aquí hay algunos de los tipos de eventos más comunes que se benefician de las videollamadas 1:1: 

  

  • Eventos de asociacionesLa comunidad es uno de los principales impulsores de la afiliación a una asociación, y los eventos online son ideales para que los miembros se relacionen entre sí -sin las restricciones de costo y de viaje de los eventos en persona. 
  • Ferias de empleoLa pandemia mundial ha pasado factura al mercado laboral, por lo que es más importante que nunca favorecer las conversaciones entre los empleadores y los solicitantes de empleo en un entorno seguro y cómodo. 
  • Eventos internos de la empresaEspecialmente para las grandes empresas internacionales, los eventos virtuales son ideales para reunir a los empleados con fines educativos y de formación de equipos. Las reuniones de video 1:1 pueden combinarse con juego para fomentar nuevas conexiones entre los empleados. 
  • Conferencias de la industriaLos grandes organizadores de conferencias pueden impulsar la generación de contactos para sus expositores y patrocinadores ofreciendo videollamadas 1:1 entre los representantes de la empresa y los asistentes. 

  

La solución fácil de usar de EventMobi para video reuniones 1:1 

Como muchos asistentes son nuevos en los eventos virtuales, Eventmobi ha implementado todas las características necesarias para que sean intuitivas y fáciles de usar. Sería ideal que los organizadores comuniquen qué características clave estarán disponibles y ofrezcan instrucciones antes del evento. De esta manera, los asistentes pueden familiarizarse con la plataforma de antemano y aprovechar al máximo las herramientas que les ayudarán a alcanzar los objetivos del evento. 

  

Para utilizar la función de videollamadas 1:1 dentro de las apps de EventMobi, los usuarios sólo tienen que navegar hasta la lista de asistentes y encontrar a la persona con la que les gustaría conectarse. En el perfil personal de ese asistente, los usuarios entonces hacen clic en el botón “Programar una reunión”. A continuación se describen las funciones y pasos a seguir para hacer el mejor uso de las reuniones en video 1:1: 

  

  1. Programe una video reunión 1:1 seleccionando un asistente de la lista. A continuación se les pedirá que introduzcan los detalles de la reunión, incluyendo la hora y el lugar, así como un mensaje personal. Para programar una reunión de video 1:1, deben marcar la casilla “Reunión de video”.
  2.  Programar una hora para una videoconferencia 1:1. Una vez enviada la invitación a la reunión, el invitado recibirá una notificación por correo electrónico y dentro de la app. La invitación puede entonces ser aceptada o rechazada por el destinatario. El remitente puede ver el estado actual de la invitación desde el área de Mensajes del Tablero de Asistencia.
  3. Ver las invitaciones a reuniones en video 1:1 dentro del Espacio Virtual. Se puede acceder a las reuniones que han sido aceptadas desde el área de Mensajes o desde el área de Agenda del Tablero de Asistencia. Para unirse a la videoconferencia, cada asistente sólo tendrá que hacer clic en el botón “unirse a la reunión”.
  4. Unirse a las reuniones de video 1:1 de su agenda personal. Al unirse a la reunión, se abrirá una nueva pestaña con la ventana de la Videollamada 1:1 de la app. Aquí, los usuarios podrán reunirse cara a cara, compartir sus pantallas y chatear por texto directamente desde la sala de reuniones. Esta sala estará disponible para ambas partes durante 24 horas, así que incluso si la reunión comienza o se retrasa, ¡no tendrán que preocuparse por la reprogramación! 
  5. Acepta la videollamada 1:1 fácilmente. Los expositores y patrocinadores tienen la opción de añadir representantes de la empresa a su stand virtual. Los asistentes pueden programar una reunión con ellos de manera sencilla navegando al perfil personal del representante. 

 

Para concluir, es importante recordar que las videollamadas 1:1 entre asistentes, expositores o patrocinadores son una gran manera de favorecer el contacto cercano y personal que se ha visto afectado por el contexto mundial actual. En Orquidea podemos ayudarte a que ofrezcas el mejor servicio de video reuniones 1:1 dentro de la app para que tus asistentes se sientan involucrados en el evento y más cerca de los otros participantes. 

Artículo original vía Eventmobi.