Eventos

Descubrir nuevas tecnologías y transformar las experiencias de los asistentes es el primer paso para un organizador de eventos, saber sacar el máximo partido de éstas es el resultado de su experiencia o de la de sus proveedores. Sabemos que no sólo quieres modernizar tus procesos sino aprovechar las nuevas tecnologías para crear mejores experiencias, por eso en este artículo os traemos siete ideas interactivas para conquistar a tus asistentes. 

 1. Empieza rompiendo el hielo

Realizar una votación para romper el hielo no solo avisa a la audiencia de que la sesión será interactiva, sino que también hace que todos los asistentes tengan tiempo para iniciar sesión en la plataforma y aprendan a utilizarla. Cuantas más personas participen, mejores serán tus análisis del evento. 

Recomendamos que sea algo divertido, después de todo, es una oportunidad para generar un buen ambiente que anime a los asistentes a participar.  

También puedes gamificar este sondeo y dar puntos por las respuestas correctas. Así podrás mostrar los resultados en tiempo real a través de una tabla de clasificación e impulsar la competitividad. 

  

2. Guarda un par de preguntas bajo la manga 

Ya sea para asegurarte de que la sesión se mantenga enfocada en un tema específico o simplemente para comenzar a recibir preguntas, tener un par de ellas preparadas de antemano te será de gran utilidad. 

Una vez que los asistentes vean el estilo o el tono de una pregunta enviada, estarán mucho más dispuestos a formularlas por ellos mismos. 

 

3. Diseña encuestas que generen impacto

Una forma particularmente interesante de involucrar a tu audiencia es el uso de encuestas de impacto. 

Cuando implementas una encuesta de este tipo primero preguntas a la audiencia sobre un tema, después les presentas una información adicional y procedes a encuestarlos de nuevo. De esta manera, se puede ver el impacto de esta información y medirlo a través de datos reales.

Puedes aprovechar este resultado para orientar la sesión y darle mayor relevancia al contenido, lo que ayuda a mantener a tu audiencia interesada. 

 

7 ideas interactivas para conquistar a tus asistentes

 

4. Mantén el anonimato de tu audiencia

Si bien a veces es útil saber quién está preguntando o respondiendo, también hay ciertos escenarios en los que mantener las preguntas en el anonimato es muy beneficioso. 

Uno de esos escenarios podría ser una sesión sobre un tema delicado o polarizado. La audiencia a menudo tiene miedo a hacer las preguntas que realmente le interesan si tiene que preocuparse por lo que otros pensarán de ellos. Con las preguntas y respuestas anónimas, los asistentes tienen la capacidad de decir lo que piensan sin temor a ser juzgados, lo que aporta más valor a tu público y por ende, aumenta los niveles de participación. 

  

5. Aprovecha el contenido audiovisual

Has encuestado a tu audiencia, has gamificado tus sesiones y has brindado la oportunidad de recibir preguntas y comentarios en tiempo real. Puede que sientas que tu audiencia necesita un respiro, ¡no hay problema! Incluye un video y bríndales un descanso bien merecido. 

Para una mejor experiencia recomendamos que reproduzcas el video en una pantalla de grandes dimensiones.

  

6. Cede el poder a tu público 

Una magnífica manera de mantener el dinamismo de tu presentación es poner a tu audiencia en el centro y generar contenido en base a sus necesidades. 

Para hacer esto, encuesta a tus asistentes sobre un tema. Por ejemplo, puedes preguntar sobre su opinión de un evento reciente o sobre una tendencia existente dentro de la industria. El debate y el contenido que se genere a continuación será definido por los resultados de la encuesta. 

Tu audiencia tendrá una experiencia única y se sentirá valorada al poder dirigir la sesión en función de sus intereses.

  

7. ¿Crees que es el final? Para nada

Si tienes pensado facilitar a los asistentes las presentaciones de las sesiones, incluye una encuesta final para poder descargarlas y, de esta manera, incentivar la participación. Esto es música para los oídos de cualquier organizador de eventos. 

En lugar de enviar tu encuesta de satisfacción días o semanas después del evento, lo que provoca que el público olvide ciertos detalles, de esta manera tienes la oportunidad de recopilar los datos allí mismo. Esto no solo te proporciona datos más precisos, sino también una tasa de respuesta de entre un 30% a un 90%. 

 

¿Quieres hacer más interactivas tus sesiones? En Orquidea te ayudamos a conseguir tus objetivos. 

Uno de los mayores retos para los organizadores de eventos es aumentar los registros y la venta de entradas de sus eventos. Como pudiste ver en la Parte I, os daremos algunos consejos para alcanzar este objetivo aprovechando todos los medios disponibles a vuestro alcance. Desde páginas web de registro, pasando por las redes sociales o la publicidad, existen múltiples formas de dar a conocer tus eventos y alcanzar los objetivos de venta deseados. 

 

Aumenta la visibilidad de tu evento con publicidad 

 

7. No te olvides del retargeting 

Anunciar tu evento a todo el mundo es una formula segura para volar por los aires el presupuesto de marketing y no alcanzar tus objetivos. Para sacar el máximo provecho de tu publicidad, deberás decidir a quién quieres dirigirte. 

El retargeting permite dirigir diferentes contenidos publicitarios a los potenciales asistentes en función de su comportamiento, como puede ser una visita a la web o el abandono del proceso de registro. Prueba a publicar algunos anuncios de retargeting, solo algunos se registrarán o comprarán una entrada la primera vez que visiten tu página web pero ya han demostrado un interés, lo que convierte el retargeting en una inversión con mayores posibilidades de retorno. 

 

8. Elige sabiamente los medios 

Tienes muchas opciones a la hora de seleccionar una plataforma para tu publicidad, pero debes orientarte a las que mejor se adapten a tu evento y a tus asistentes. 

Si tienes muchos clientes B2B, LinkedIn seguramente sea tu mejor opción. Si por otro lado tu audiencia responde a anuncios más visuales, Facebook podría ser una gran elección. Incluso si tu presupuesto te permite utilizar todas las redes sociales, intenta ser específico y rentabilizar la inversión. 

 

9. Mide los resultados  

 

Sea cual sea tu objetivo, aumentar el número de registros o aumentar los ingresos en un 30%, lo importante es optimizar tus gastos publicitarios con un plan concreto. 

La mayor parte de la publicidad funciona a través de un modelo CPC (coste por clic). Si bien los precios varían, puede esperar gastar desde unos pocos céntimos hasta 1 o 2 euros por cada clic recibido en el anuncio. Mantén un registro de los resultados obtenidos y revisa qué anuncios son los más efectivos, así podrás afinar más con tu publicidad y alcanzar los objetivos de tu evento. 

 

Parte II: Cómo realizar un registro online con éxito

 

Utiliza el Email Marketing para tus comunicaciones 

 

10. Personaliza tu mensaje 

Siempre que envíes un correo electrónico a tus invitados para registrarse online en tus eventos, recuerda que debes tratarlos de la manera más personalizada posible. Puedes incluir variables como el nombre del asistente o personalizar el mensaje de manera predeterminada en función del remitente para conseguir este resultado. 

Cuanto más adaptes tus correos electrónicos, más personal será la sensación al leerlo y más posibilidades tendrás de alcanzar tus objetivos. Si además los emails cuentan con tu branding, más fuerte será el impacto del mensaje y mejor el posicionamiento de la marca de tu evento.  

 

11. Utiliza las mejores prácticas de mailing para el registro 

Tu email marketing no debe ser excesivamente largo, te recomendamos que, como máximo, esté compuesto por tres secciones y se dividan claramente con bloques de colores, líneas o imágenes. Esto ayuda a garantizar que tus correos sean concisos, simples y lo más importante, fáciles de recordar. 

También debes limitar la cantidad de texto que utilizas en cada correo electrónico para no sobrecargar la lectura y transmitir el mensaje lo más rápido posible. 

 

12. Involucra a tu audiencia 

Los emails ofrecen la posibilidad de compartir contenido con un alto nivel de engagement. Sin duda, el vídeo es uno de ellos, si vas a utilizarlo en tus correos asegúrate de que la imagen de la miniatura sea llamativa y que despierte la curiosidad del espectador. Lograr que tu audiencia disfrute de tu contenido y dedique más tiempo a tus correos electrónicos es un gran paso para aumentar la confianza en tu marca.   

Incluso puedes atraer a tu audiencia con el correo electrónico durante y después del evento para avisar de los cambios o enviar las presentaciones de los ponentes. También puedes mantener el contacto animándolos a registrarse para el próximo evento. 

 

Conclusión 

Recuerda que la mayor parte del éxito reside en dirigirte a cada uno de tus potenciales asistentes de la manera más personalizada posible. Para ello, será imprescindible contar con una plataforma de registro que, además de facilitar inscripción y potenciar el branding de tu evento, te permita gestionar el envío de correos electrónicos de forma integrada. ¿Quieres que te ayudemos a mejorar tus registros? En Orquidea te acompaños paso a paso para alcanzar el éxito. 

 

Uno de los mayores retos para los organizadores de eventos es aumentar el número de inscritos a través de un registro online. En este artículo os daremos algunos consejos para alcanzar este objetivo aprovechando todos los medios disponibles a vuestro alcance. Desde páginas web de registro, pasando por las redes sociales o la publicidad, existen múltiples formas de dar a conocer tus eventos y alcanzar los objetivos de venta deseados. 

 

Página web del evento 

Una página web donde los potenciales clientes accedan, consulten la información del evento y puedan registrase es, sin duda, el método más efectivo para aumentar el número de inscritos. Pero para ello debes tener en cuenta algunos aspectos importantes.

 

1. Diferencia tu marca

Pasar desapercibido no es una buena idea si deseas alcanzar el máximo número de registros. Tu evento debe tener una identidad propia y los usuarios que lleguen hasta tu página web deben sentirse atraídos tanto por la apariencia como por el contenido de la misma. 

Destaca los beneficios de tu evento y adapta la información a los intereses de tu público objetivo, utilizando imágenes o vídeos de promoción. 

 

2. Una experiencia facilitadora

Todo lo anterior no sirve de nada si el usuario no entiende cómo navegar a través de la página web, la plataforma falla o una mala experiencia de registro les hace desistir. Opta por una estructura sencilla, resaltando el nombre del evento, la ubicación, las fechas y otra información de interés.  

Organiza tu contenido en secciones y utiliza una barra de navegación que resulte intuitiva, así como un proceso de registro sencillo, con los mínimos datos posible para agilizar la compra.

 

3. Muestra tu personalidad

Tu página de registro es el lugar perfecto para resaltar los puntos clave del evento y convencer a los potenciales asistentes. Ya sea a través de un diseño llamativo o minimalista, hacer que tu marca destaque es tan sencillo como mostrar la personalidad de tu evento. 

Esto no significa que debas crear un concepto completamente nuevo o desde cero. Por ejemplo, si se trata de un evento corporativo puedes adaptar la imagen de tu evento a la de la empresa. 

 

Registro online para eventos

 

Redes Sociales  

El boca a boca es una excelente manera de aumentar el número de registros para tus eventos. Para ello, deberás hacer publicaciones relacionadas con el evento en redes sociales. Crea y comparte el contenido, luego analiza los resultados y genera más contenido en función de la respuesta (engagement) que obtengas. 

 

4. Aprovecha a tus seguidores

Comunícate con tus principales seguidores. Ya están interesados en ti o incluso son fans de tu marca, así que compartir con ellos la promoción del evento te permitirá llegar a sus redes de contacto de una manera sencilla.  

Solo asegúrate de facilitarles el proceso. Aprovecha los diversos recursos que te ofrecen las plataformas de redes sociales o programa publicaciones en horas clave para agiliza la difusión.

 

5. Hacer un plan de promoción digital

Las redes sociales tienen una gran cantidad de detalles que gestionar en cada una de las plataformas usadas. Prepara un plan para antes, durante y después del evento. 

Crea un plan de promoción digital que integre email marketing, publicidad de pago y promociones. Define los objetivos y cómo vas a medirlos para poder hacer un seguimiento del progreso y buscar nuevas oportunidades.

 

6. Utiliza más recursos

Definitivamente deberías crear una página web para el registro de tus eventos, pero también debes encontrar otras formas de registro para los potenciales asistentes. En la actualidad las personas pasan una gran parte de su tiempo en las redes sociales y tu evento debe estar allí. 

Además, la publicación en un sitio como Facebook brinda a las audiencias un lugar más distendido para conocer los detalles del evento. Pueden ver una lista de otras personas que asisten o compartir el evento y obtener aún audiencia.

 

Un registro bien planteado no consigue únicamente aumentar el número de inscritos, sino también reducir la carga de trabajo de los organizadores, potenciar la imagen de marca y gestionar correctamente todos los datos de los asistentes para crear una experiencia completamente personalizada. Suscríbete a nuestra newsletter si aún no lo estás y recibe próximamente la segunda parte de nuestro artículo en tu bandeja de entrada.

¿Y tú? ¿Necesitas ayuda con tu próximo registro? En Orquidea somos especialistas en el desarrollo de páginas web para registros y envío de comunicaciones, completamente personalizadas.

En una encuesta realizada, el 31% de los especialistas en marketing eligió los eventos como su canal de comercialización más efectivo y el 90% de ellos está de acuerdo en que los eventos son una gran oportunidad para establecer conexiones personales, en una época en la que la mayoría de las interacciones ocurren de manera online. Pero no todos son iguales y para ver resultados reales, el branding de tus eventos debe estar presente y ser visible desde la primera vez que los asistentes interactúan con el evento. 

 

Empieza definiendo el estilo 

Dotar de un diseño a tu evento puede ser una de las partes más complejas y, a su vez, divertidas de la preparación, pero si no consigues llevar el estilo a las diferentes soluciones o herramientas, es fácil que ese trabajo no haya servido para nada. 

Cuando el diseño de tus comunicaciones no es coherente, es difícil entender de qué tipo de evento se trata, cuál es el ambiente, cómo se desarrollará o el tono del mismo. La mejor manera de establecer una línea es crear, o hacer que un diseñador gráfico cree, una guía de estilo para tu evento.  

Esta guía establecerá todas las reglas sobre cómo usar los colores y logotipos para que cualquier diseñador pueda hacer sus propias composiciones con el estilo definido. Tener una guía de estilo puede ayudarte a marcar unos límites y mantener la apariencia del evento. 

 

1. Crea una página de registro con personalidad 

Las páginas web para eventos deben ser simples e intuitivas, ya que cuanto más fácil sea para los asistentes, más probable será que lleguen hasta la página de compra. 

Pero eso no significa que deban ser simples o carecer de un estilo propio, sino que debe haber un estudio (o aprovechar la experiencia de tus proveedores) para definir qué información se debe incluir y cuál no. 

El diseño y la capacidad de personalización serán claves para hacer valer ese contenido. Por un lado, una buena estructura de la web hará que el asistente encuentre la información que busca y destacará el contenido más. Por otro lado, diseñando una imagen propia del evento conseguirás diferenciarlo, reforzar el valor añadido y atraer a tus asistentes potenciales. 

También puedes incluir el contenido de tu blog, vídeos de eventos anteriores, testimonios de participantes o cualquier otro contenido que pueda ayudar a aumentar los registros. Asegúrate de que la información se distribuye de manera intuitiva y que priorizas los detalles más importantes. 

 

 

2. Tus comunicaciones con branding 

El correo electrónico debería estar en la cúspide de tus herramientas de comunicación. Es efectivo, barato y permite una mayor segmentación y análisis. 

El 35% de los destinatarios eligen qué correos abrir basándose solo en el asunto, lo que significa que tienes una frase para llamar la atención de tus potenciales asistentes. Por ello, el título de tus correos debe ser relevante, llamativo y generar intriga. 

La personalización es muy importante para conservar la esencia de tu evento, haciendo visibles tus colores y tu logotipo, dando una imagen profesional y diferenciada del resto. Además, puedes incluir variables para que cada uno de los correos enviados contenga el nombre del destinatario o una información determinada para cada categoría de invitado. 

Para terminar, incluye un CTA, un botón o enlace para atraer a los usuarios. Haz que destaque con diferentes formas y colores, utiliza una frase corta y un verbo que invite a la acción. La tasa de apertura, la tasa de clics y el número de registros te darán una idea de que es lo que está (y lo que no) funcionando en tus comunicaciones. 

 

3. Una App del evento personalizada 

Los folletos son parte del pasado, además de ser una solución irresponsable con el cuidado del medio ambiente, no permiten la actualización del contenido ni pueden facilitar tanta información como una aplicación móvil.  

El primer paso para comenzar a construir tu aplicación es determinar qué funciones necesitas, y esto dependerá en gran medida del tipo de evento, así como de tus objetivos y metas. Incluye la información básica de tu evento como el nombre y el logotipo. A continuación, personaliza la aplicación con tus colores, iconos, imágenes del menú y, si lo deseas, renombrando los apartados para hacerlos únicos.  

La app acompañará a los asistentes durante toda la jornada y la pantalla de inicio es lo primero que verán cuando acceden a la aplicación, por lo que es importante que se reflejen en ella los colores y la marca del evento. 

 

La imagen de tu evento es muy importante 

Tener un estilo establecido significa tener una marca que permanece unificada, que es coherente y que está presente en todos los puntos de contacto con los asistentes. En este sentido, las principales ubicaciones que debes cuidar y personalizar para potenciar tu marca son: la página web del evento, los correos electrónicos y la app del evento. 

Mientras más potenciales asistentes reciban tus comunicaciones, más probable será crear una imagen de tu marca en sus mentes y, en última instancia, que terminen registrándose. Algunos organizadores subestiman el poder de una marca potente, pero recuerda que si tu no defines la imagen de tu marca, estás invitando a tus asistentes a que la creen por ti. 

 

En Orquidea nos encargamos de acompañarte en todo el ciclo de vida del evento, gracias a que todas nuestras herramientas están diseñadas para adptarse a tus necesidades con el más alto nivel de personalización. ¿Quieres saber más sobre nuestros servicios? ¡Contáctanos ahora!

Todos los organizadores de eventos conocéis la importancia respecto a los datos manejados durante un evento y, no sólo por vuestra parte, sino también por parte de los proveedores que tienen acceso a estos datos. Epor ello que cada vez más debes prestar especial atención a la forma en que tus proveedores utilizan y almacenan esta información. 

Es por ello que en este artículo trataremos las características que hacen segura tu app para eventos, hablaremos de las mejores prácticas respecto a la seguridad de tus datos y formularemos algunas preguntas que debes hacer a tus proveedores para confirmar que está cumpliendo con la normativa RGPD. 

 

Las características que hacen segura tu App para eventos 

Ya sea porque tu app del evento contenga información confidencial o no, es importante asegurarse de que todos los datos personales de los asistentes solo sean accesibles por las partes autorizadas. 

Entonces… ¿Qué características deberías exigir a tu proveedor? Aquí te dejamos algunas opciones que tu proveedor debería ofrecerte para fortalecer la seguridad de tu información. 

  • Acceso con contraseñas para todolos usuarios: Las contraseñas ayudan a los participantes a proteger el acceso a sus cuentas personales y preservar la información almacenada en ellas. Sin las contraseñas, cualquier persona que conozca las direcciones de correo electrónico de tus participantes podría acceder a sus apps e indagar en sus datos, perfiles y mensajes privados.   
  • Códigos de acceso para eventos privados: Este requisito hace que los participantes tengan que introducir un código de acceso para iniciar sesión en la app para eventos. Esto permite a los planificadores restringir el acceso solo a aquellas personas con las que comparten el código de acceso, limitando el acceso público a la información general de la app, como la ubicación de la sedeel programa o la lista de ponentes 
  • Acceso restringido por correo electrónico: Con este nivel de seguridad, solo podrán acceder a la app los participantes registrados (por su dirección de correo electrónico), de esta manera se bloqueará a cualquier persona que no esté registrada y se garantiza un mayor control sobre los datos. 

 

Apps para eventos y RGPD compliance. ¿Qué debes saber?  

Las mejores prácticas para la protección de datos en tus Apps para eventos 

Cualquier persona u organización que recopile información sobre los participantes del evento se considera un Controlador de Datos” en base a la normativa RGPD. Los Controladores de Datos tienen una gran responsabilidad por la información que recopilan, la forma en que lo hacen y la utilizan para distintos objetivos. 

Para ayudarte a cumplir con la normativa de protección de datos, te dejamos algunos consejos o métodos actuación responsables. 

  • Publicar tu propia Política de Privacidad en la app. Esta debe situarse en un lugar visible, en la pantalla de inicio de sesión o en la de registro, para que los participantes del evento puedan conocer que se hará con sus datos antes de que decidan completar el registro.  
  • Que los participantes acepten tus Términos de Uso. Esta función solicita a los participantes que acepten las reglas generales del evento antes de que puedan acceder a la app del evento. Sin embargo, en los Términos de Uso también se debe especificar cómo se espera que los participantes usen o compartan los datos a los que tienen acceso desde la app del evento.  
  • Ocultar ciertos datos o perfiles de los participantes. Puede ser útil tener la capacidad de ocultar determinados datos o los perfiles de los participantes dentro de la app si así lo solicita alguno de ellos, aunque esto signifique que no puedan agendar reuniones de networking, utilizar el chat o participar en los retos gamificados, ya que es necesaria la identificación del asistente para estos fines. Tu Política de Privacidad debe comunicar qué los datos personales se publicarán en la app del evento. 

Otras peticiones que se pueden hacer a tus proveedores sobre la protección y privacidad de datos son:  

  • El Anexo de Procesamiento de Datos (DPA) que aborda las obligaciones relacionadas con la protección de datos. 
  • Una lista de subprocesadores que tu proveedor puede usar para recopilar y almacenar la información. 
  • Cómo se manejarán las solicitudes de acceso a los datos (DAR), o las solicitudes de destrucción o anonimización de los datos. Deben poder decirte durante cuánto tiempo se almacenarán, dónde se almacenarán y quién tendrá acceso a ellos en caso de que necesites responder a una solicitud de acceso a los datos por parte de los usuarios. 
  • Una muestra de los Términos de Uso y/o Política de Privacidad que describa el uso típico de su plataformaque puede modificarse para las necesidades específicas de tus eventos. Estos deberán ser editados para reflejar dónde se almacenan y utilizan los datos de los participantes.  

Internamente, también es importante saber quiénes accederán a los datos para formarlos adecuadamente en el manejo de los datos. 

 

¿Qué debes sabere sobre tu proveedor de apps? 

Si bien es posible que necesites contrastar la información o un profesional de IT para profundizar algunos aspectos técnicos de la seguridad, hay otras con las que los organizadores de eventos deberían familiarizarse para comprender qué es lo realmente importante al seleccionar a sus proveedores de tecnología. 

  • ¿Qué métodos de encriptación de datos utiliza el proveedor (tanto en tránsito como en reposo)?  (ej.: ¿Se utiliza la encriptación HTTPS?) 
  • ¿Dónde están alojados los datos que recopila tu proveedor? ¿Es seguro y de buena reputación? 
  • ¿Las políticas de seguridad de tu proveedor están basadas en estándares aceptados del sector? 
  • ¿Cuáles son sus procesos de comunicación en caso de fallas de seguridad? 
  • ¿Están todas las características de seguridad incluidas en los precios básicos? ¿mejorar la seguridad supone un coste adicional? 

 

Apps para eventos y RGPD compliance. ¿Qué debes saber?  

Otras consideraciones en relación con la seguridad de tu App de Eventos 

Además de asegurarte de que tu proveedor esté preocupado por la seguridad y alineado con la normativa RGPD, es importante considerar otros procesos que puedan reducir la seguridad del acceso y uso de los datos. Por ejemplo: 

  • ¿Qué tipo de seguridad WiFi ofrece la sede del evento? 
  • ¿Quién en tu organización tiene acceso a los datos del evento? ¿Estás concediendo a todos permisos de administrador en el sistema de gestión? ¿Los empleados que tienen acceso están adecuadamente formados para manejar y almacenar los datos de los asistentes? 
  • ¿Tiene una política corporativa de dispositivos móviles para garantizar que el acceso a las apps para eventos sea limitado, incluso en el caso de que un tercero no autorizado acceda al dispositivo móvil de alguien de tu equipo?   
  • Si estás integrando tu app de eventos con una fuente de datos externa (ERP, HR, CRM), ¿te has asegurado de que solo se sincronice la información meramente necesaria? 
  • Si compartes la información de los asistentes con tus ponentes o patrocinadores, ¿has recogido el consentimiento de tus asistentes durante el proceso de registro? 

En Orquidea comprendemos tu preocupación por la seguridad y privacidad de tus asistentes, es por ello que todas nuestras aplicaciones para eventos cuentan con los más altos estándares de seguridad con la tecnología de EventMobi. 

EventMobi ofrece políticas y procedimientos integrales para garantizar el almacenamiento y procesado de datos de forma segura. Como resultado, podemos asegurar a nuestros clientes una respuesta rápida y eficaz a las solicitudes de datos personales, ya sea para acceder a ellos o eliminarlos. Facilitando la recopilación de consentimientos y demostrando cuándo se proporcionó el consentimiento. 

Como proveedor de tecnología de eventos, estamos comprometido en garantizar la protección y seguridad de los datos personales de tus asistentes. ¡No esperes más y hazte con una app al nivel de tus eventos!  

Durante el 31 Congreso Nacional de OPC Spain en San Sebastián celebrado del 21 al 23 de febrero en el Palacio de Congresos Kursaal pudimos ver, a través de la ponencia de Franklin Galarraga, algunos aspectos del reconocimiento facial en los accesos para eventos y otros usos de esta tecnología que veremos próximamente. 

 

El Reconocimiento facial y sus usos para eventos

 

Durante la sesión se hizo hincapié en desmentir algunos mitos acerca de esta tecnología: 

1. La gente desconfía sobre su uso 

Los eventos llevados a cabo a través de este sistema demuestran que la mayoría de asistentes están dispuestos a usar el reconocimiento facial, alcanzando un 50% – 60% de aceptación en el primer evento con esta tecnología. Un porcentaje que irá creciendo a medida que se vaya repitiendo esta modalidad de acceso. 

Lo asistentes que prefieran no acceder a través de esta tecnología siempre tendrán la opción de acceder a través de un código QR o la búsqueda manual de su nombre en el mismo quiosco de check-in. Si se ha inscrito con reconocimiento facial, simplemente accederá más rápido. Cabe destacar que una tasa de participación del 20-40% es suficiente para marcar la diferencia a la hora de acelerar el proceso y evitar largas esperas. 

Finalmente, una buena comunicación mantendrá informados a los asistentes y tranquilizará a los que tengan dudas sobre el reconocimiento facial. 

2. Recoger imágenes es difícil 

La mayoría de los servicios de registro online permiten a los asistentes subir una foto o tomarse un selfie con la cámara de su portátil, tablet o móvil e incluso utilizar la imagen de perfil de sus redes sociales. Por lo tanto, recoger las imágenes no es tan difícil como se puede pensar. 

El problema es que la mayoría de estos sistemas no evalúan la calidad de la imagen, sin embargo, las empresas de registro que trabajan con Zenus ya han mitigado con éxito este contratiempo. 

En general, la posibilidad de recoger imágenes a través de dispositivos con una cámara facilita el proceso y permite simplificarlo con poco esfuerzo. 

3. Es caro 

Algunas tecnologías son caras, especialmente las que requieren un hardware especializado o un desarrollo a medida. Sin embargo, las aplicaciones basadas en software tienden a ser más asequibles y, afortunadamente, el reconocimiento facial entra en esta categoría. A menos que el planificador de eventos tenga unos requisitos especiales, la inversión asociada es de unos pocos euros por asistente. 

El reconocimiento facial es una gran inversión y en la mayoría de casos, los ahorros de costes asociados son suficientes para hacerlo rentable, como aumentar la velocidad del check-in entre 2 y 10 veces, contratar menos personal o utilizar un área de registro más pequeña. 

4. Tiene grandes requisitos 

Cargar una buena imagen en el registro online, a través de un portátil, tablet o móvil será suficiente para reconocer a una persona durante el acceso. El vídeo se transmite a los servidores de Zenus y se procesa allí, por lo que los requisitos son mínimos. El ancho de banda requerido es de 0.5 Mbps para cada quiosco con reconocimiento facial. 

Para la gran mayoría de casos y en comparación con otras alternativas tecnológicas, el reconocimiento facial es probablemente una de las opciones más fácil de implementar y la más intuitiva para los usuarios. 

5. No funciona tan bien como dicen 

Muchos organizadores no se atreven a dar el paso porque desconfían de su correcto funcionamiento en el momento clave, por ello es vital contar con los factores claves para el éxito, como son la planificación del evento, la comunicación con los asistentes y la experiencia de tus proveedores. 

El reconocimiento facial fué lanzado por Fielddrive y Zenus a finales de octubre de 2017 y desde entonces ha sido integrado con éxito en más de 20 eventos alrededor de Bélgica, Alemania, Suecia, Países Bajos y Estados Unidos. 

6. No está alineado con el GDPR 

Todos los datos de los asistentes se mantienen dentro del sistema de registro online que utiliza el organizador del evento. Zenus solo recibe imágenes de los asistentes a través de canales cifrados de forma segura. Una vez que ha recibido las imágenes, el software de reconocimiento facial extrae los datos biométicos de la cara y luego elimina la imagen de inmediato. Luego se envía un identificador único asociado con cada imagen sin tener que acceder a la información personal. Esto proporciona a los planificadores de eventos una tranquilidad total, ya que los datos se manejan de manera adecuada y segura, y luego se descartan. Una vez finalizado el evento, la base de datos completa se elimina tanto de los servidores como de los quioscos. 

Fielddrive y Zenus están alineados con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), asegurando el correcto tratamiento, transmisión y transferencia de datos, comprometiéndose a proteger la privacidad de los usuarios finales. 

En resumen: 

  • Los datos de los asistentes se mantienen en la plataforma de registro del organizador 
  • Las transferencias de información se realizan de forma segura a través de canales cifrados 
  • Las imágenes son analizadas de manera independiente y convertidas a un código biométrico 
  • Una vez realizado el proceso, las imágenes son eliminadas 
  • Los códigos biométricos son asociados a los identificadores de los asistentes, sin acceso a sus datos personales 
  • Una vez finalizado el evento se elimina la base de datos completa, tanto en los servidores como en los quioscos de acceso 

También tuvo tiempo de hablar sobre otros usos de esta tecnología que veremos próximamente en los eventos. Sin duda, esta es una ventana que nos permite ver el futuro del sector, donde la tecnología aparece de manera íntegra en el evento para aportar un mayor abanico de opciones, seguridad y analítica a los organizadores y una experiencia más personalizada para los asistentes.  

 

El Reconocimiento facial y sus usos para eventos

Algunos de sus futuras aplicaciones son: 

CheckIn seguro 

La rápida identificación de asistentes a través de la tecnología de reconocimiento facial permite establecer algunos códigos de seguridad durante el acceso, evitando el acceso de personas en listados de búsqueda policial o con perfiles incompatibles con la categoría del evento. 

Servicios personalizados 

La identificación de identidad a través de los rostros de los asistentes hace posible un ilimitado número de servicios dentro del evento. Algunos de ellos son: 

  • Pantallas de información personalizada: Dónde los asistentes, al ser reconocidos, reciben la información en pantalla de su próxima sesión, reunión de networking u otra información de interés para los mismos. 
  • Preferencias y alertas alimenticias: Agilizando el proceso para determinar el menú de cada asistente, reconociendo sus gustos y evitando los alérgenos que cada asistente haya marcado durante el proceso de registro. 
  • Pago con reconocimiento facial: Más cómodo y seguro que el contactless. Los asistentes únicamente tendrán que confirmar la compra, ya que automáticamente su rostro ha sido asociado con su cuenta y, a diferencia de las tarjetas, no hay peligro de pérdida ni suplantación. 

 

El Reconocimiento facial y sus futuros usos para los eventos

 

Asistencia y detección de emociones 

¿Qué organizador de eventos no quiere conocer el número de asistentes que acuden a las sesiones o cuál es el nivel de satisfacción? Ya es posible gracias a las cámaras de acceso en salas, el conteo de personas en sesiones o el análisis de emociones durante una ponencia. 

Contactos 

Durante las ferias o eventos destinados al contacto de empresas y potenciales clientes, la identificación de estos suele ser una tarea compleja y poco intuitiva. Con el reconocimiento facial, el patrocinador o empresa propietaria de un stand podrá reconocer a los asistentes que se acerquen y descubrir su perfil de manera inmediata. 

Si quieres saber más sobre el uso del reconocimiento facial o sorprender a tus asistentes con esta tecnología en tus próximos eventos¡no dudes en ponerte en contacto con nosotros! 

Una preocupación muy común entre los organizadores de eventos (sobretodo en los eventos de pago) es la de los “falsos asistentes” que acceden con los códigos de otros compañeros, falsifican su acreditación o acceden sin haber realizado el pago de la entrada.  Estas técnicas repercuten negativamente en los ingresos pero hoy en día, gracias a tecnologías como el reconocimiento facial, los organizadores pueden estar tranquilos con un check-in seguro y un registro completamente actualizado. 

 

¿Cuáles son las ventajas del reconocimiento facial? 

1. El reconocimiento facial es el único método que utiliza los rostros de los asistentes para su acreditación, de modo que ninguna otra persona pueda suplantar su identidad, proporcionando un alto nivel de seguridad durante el proceso de check-in. 

2. Es el método de acreditación más rápido, en 10 segundos es capaz de reconocer al asistente e imprimir su acreditación completamente personalizada. 

3. Durante el registro se solicitará al asistente cargar una foto o hacerse un selfie con su móvil o tablet, para instantáneamente ser analizada y verificar la calidad de la misma. Un proceso rápido, responsivo y seguro. 

4. El método más intuitivo para los asistentes, sin necesidad de presentar documentos en papel o códigos desde el móvil. Toda la información está encriptada y se elimina inmediatamente después del evento.  

5. Tiene usos adicionales, como el control de acceso en salas, conocer los impedimentos alimenticios o facilitar la recogida de datos por parte de los patrocinadores (si los usuarios lo han aceptado explícitamente). 

 

Reconocimiento Facial: Haciendo los accesos más seguros

 

Y además:  

Es un 50% más rápido que los métodos tradicionales 

El reconocimiento facial, junto con la impresión de acreditaciones, reduce las acciones requeridas por el asistente y garantiza que el tiempo de acceso sea de aproximadamente 10 segundos. Sin necesidad de entradas, códigos o correos electrónicos, que habitualmente genera confusiones y retrasos. 

Protege los datos con GDPR
Todos los datos de los asistentes se mantienen dentro del sistema de registro online que utiliza el organizador del evento, las imágenes se transfieren a través de canales cifrados y son eliminadas una vez son analizadas y convertidas a un código identificador (sin acceso a la información del asistente).  Esto proporciona a los organizadores una total tranquilidad, ya que los datos se manejan de manera adecuada, segura y una vez finalizado el evento, la base de datos completa se elimina por completo. 

Es respetuoso con el medio ambiente
El reconocimiento facial elimina la necesidad de las acreditaciones pre-impresas y las entradas en papel, reduciendo la cantidad de material utilizado y eliminando plásticos u otros elementos contaminantes. 

Es un elemento sorpresa para los asistentes
El reconocimiento facial es intuitivo y cómodo para los asistentes. La participación de los asistentes ya ha superado nuestras expectativas porque las personas están familiarizadas con esta tecnología y tienen curiosidad por conocer sus beneficios. Para los organizadores significa que las personas entran al evento con una mentalidad positiva y sociable, potenciando el famoso efecto “wow”. 

¿Quieres saber más sobre Reconocimiento facial? No dudes en escribirnos o si vas a asistir al 31 Congreso Nacional OPC Spain, dónde podrás verlo en funcionamiento, estaremos encantados de contarte más sobre esta tecnología.

Reconocimiento Facial: Haciendo los accesos más seguros

Ahorra tiempo, se más eficientemente y conviértete en el dueño de tus eventos. Seamos honestos, la organización de eventos es un trabajo estresante, repleto de detalles y fechas límite que son llevadas hasta el último día. Los consejos que veremos a continuación te ayudarán a reducir los tiempos de planificación y a garantizar el éxito de tus eventos.  

 

1. Cuanto antes mejor

Como todos sabemos, planificar un evento es una tarea colosal y cuanto más tiempo puedas dedicar a concretar cada detalle, mucho mejor, así que empieza tan pronto como sea posible. Esto no solo te permitirá mantener tus niveles de estrés controlados, sino que también te dará ventaja a la hora de reservar espacios o contratar el personal necesario. 

 

2. La tecnología es tu amiga

Si bien el software para eventos es increíblemente importante, no es la única herramienta que deberías tener en cuenta a la hora de invertir recursos. También hay otras aplicaciones para la gestión de proyectos como Trello , para la automatización de marketing como HubSpot, para integrar plataformas como Zapier y para la transmisión de tus eventos como Livestream que te ayudarán a simplificar la planificación del evento. 

Y por supuesto, herramientas como las plataformas de registro online, el software de check-in y las aplicaciones para eventos te permitirán agilar los procesos y llevar a cabo las actividades planificadas con mayor éxito que con los medios tradicionales. 

 

3Identifica las prioridades

Priorizar te permitirá organizar mejor tu tiempo y esfuerzos, y cuanto más claras estén tus prioridades mejores serán los resultados de tus eventos. Por ello tómate tu tiempo para comprender qué es lo más importante e identificar los puntos clave de la planificación donde debes centrarte. 

Primero determina cuál es tu visión general, luego prioriza tu lista de tareas importantes (no solo urgentes) y finalmente aborda cada elemento de la lista uno por uno. Este sencillo proceso te garantizará una gestión más eficiente de tu tiempo. 

 

4El método es importante

Como ya hemos mencionado, la planificación de eventos no es fácil, pero la buena noticia es que existen métodos comprobados que puedes seguir. Observa los éxitos y los fracasos de aquellos que te han precedido para adoptar un método de trabajo o crear uno propio. 

La mayoría de ellos comienzan por definir los objetivos, determinar los elementos a medir (KPI) y asignar los recursos disponibles en consecuencia. Prueba distintos métodos hasta dar con el que más se adapta a ti y a tu clase de eventos, y cuando lo tengas, habrás creado una rutina de trabajo que te hará ganar mucho tiempo durante la planificación. 

 

 

5Crea una lista

Aunque creas que las listas no son para ti, escribir las tareas y estructurar tu día a día de una manera específica tiene grandes beneficios. 

Comienza por determinar el trabajo que necesitas hacer, uno por uno. Esta lista debe incluir los aspectos más importantes, como reservar el espacio o encontrar patrocinadores, y los pequeños detalles, como diseñar el logotipo del evento o crear los perfiles de redes sociales. 

Una vez tengas todo por escrito, puedes comenzar a programar tareas y crear un timing específico para cada una de ellas. Recuerda establecer fechas límite para cada tarea pendiente y marcarlas una vez que se hayan completado para mantener la organización. 

 

6. Delegar es necesario

La planificación de eventos, por sus dimensiones, es un trabajo en equipo. No intentes hacer todo por tus propios medios y aprende a delegar para conseguir que el trabajo sea un éxito. De esta manera también conseguirás involucrar a tu equipo y harás que se sientan importantes dentro de los proyectos, aumentando su productividad. 

Delegar también significa determinar las tareas correctas para los equipos idóneos, elabora unas pautas y determina los objetivos para que su trabajo este integrado dentro de la planificación y los objetivos generales. 

 

7. Una agencia profesional

A veces, la mejor manera de garantizar el éxito es asociarse con una agencia de eventos experimentada que te apoye en todo el proceso de diseño, elaboración y contratación de proveedores. 

Algunas ofertan unos servicios específicos y otras se encargan de los eventos de manera integral, e incluso algunas son especialistas en ferias o eventos corporativos. Identifica tus necesidades y selecciona la agencia que más se adapte a ellas.

 

8Automatiza los informes

Muchos planificadores de eventos hacen sus informes mensuales a través de hojas de cálculo. Esto no solo lleva mucho más tiempo del necesario, sino que también es más propenso a errores. En su lugar, utilizar un software para extraer las métricas y generar informes de manera automatizada te permitirá ahorrar un tiempo muy valisoso. 

A la hora de elegir un software para este fin, recomendamos tener en cuenta las integraciones con las distintas plataformas que sirven de fuentes de datos para la generación de los informes. 

 

 

9. Filtra el correo electrónico

El correo electrónico para los profesionales de eventos es una necesidad, aunque es demasiado fácil estresarse cuando llegan mensajes constantemente a tu bandeja de entrada.  

Para administrar mejor tu correo electrónico: 

  1. Extensiones: una aplicación como Boomerang puede ayudarte a realizar el seguimiento o programar correos en cualquier momento. 
  2. Respuestas predeterminadas: Si recibes muchos correos similares, elabora una respuesta predeterminada e incluso inserta variables para personalizarla. 
  3. Carpetas temáticas: Organizando mejor tu bandeja de entrada conseguirás aumentar tu eficiencia y no volverte loco buscando correos. Crea carpetas por clientes, tipos de solicitudes o importancia para facilitar el seguimiento. 
  4. Suscripciones: Empieza a cancelar las suscripciones que no lees y reduce los correos electrónicos que necesitas filtrar todos los días. 

 

10Prepara un plan A y un plan Z

Con todas las variables que se presentan en los eventos, será mejor tener varios planes en caso de que no todo salga según lo planeado. 

Te recomendamos tener en cuenta los registros de última hora, incluso en la entrada del evento, y los descansos entre sesiones para compensar los retrasos que pueda haber. 

 

Ahora es tu turno 

Estos consejos, utilizados de manera conjunta, harán las veces de una plantilla para la planificación de tus eventos y te ayudarán a garantizar que tu próximo evento sea un éxito. Te recomendamos leer de nuevo cada una de ellas para implementarlas en tu día a día, optimizando la gestión de tu tiempo y, por tanto, agilizando los procesos de trabajo. 

Debido al auge de las redes sociales y la innovación de las plataformas de marketing para eventos, cada vez es más fácil crear experiencias de networking y aprovecharlas para convertir a tus asistentes en clientes. El desafío es garantizar que el evento sea un verdadero éxito para ellos, por lo que antes de comenzar, vale la pena formular las siguientes preguntas: 

  • ¿El evento es interesante para la audiencia que quieres atraer? 
  • ¿Habrá suficientes actividades atractivas? 
  • ¿Habrá un buen equilibrio entre ocio y oportunidades de networking? 

 

1. Se claro sobre el propósito del evento

La clave para comercializar un evento es aclarar las razones por las cuales se está llevando a cabo. ¿Es una oportunidad para que los asistentes conozcan más sobre tu marca o para que entren en contacto con tus socios o patrocinadores? 

Es algo obvio pero a menudo se pasa por alto. Ser transparente sobre el propósito del evento mejora la disposición de los asistentes. 

Una forma de conseguirlo es comenzar las comunicaciones antes del evento, explicando a los asistentes que ocurrirá en el evento e incluso poniéndolos en contacto con tus comerciales o patrocinadores. Esta es una excelente manera de romper el hielo y anticipar las posibles asociaciones comerciales. 

 

2. Haz que todos ganen

Elige una fecha apropiada y selecciona un lugar de fácil acceso tanto para los asistentes, con posibilidad de aparcamiento y transporte público. 

Ten en cuenta que las reuniones matutinas, como los desayunos, también pueden ser muy productivas. Por lo general, comienzan con una breve presentación de un ponente invitado, seguida de una sesión de preguntas y respuestas. 

 

3. Crea un evento cómodo

El toque humano también es un factor determinante para el éxito. Asegúrate de que la comida y las bebidas tienen una buena presentación, de que la decoración y el diseño de la habitación predispongan positivamente a los asistentes y de que el personal de asistencia sepa responder ante cualquier emergencia o duda. 

 

4. Mantenlo personal

Ten en cuenta que cuanto más grande sea el evento, más difícil será establecer una ruta para cada uno de ellos y personalizar su experiencia, de modo que debes definir el equilibrio entre asistencia y oportunidades de negocio. 

Una forma de mantener el trato personal es hablar con todos, agradecerles su asistencia y recordar sus nombres. Utilizar un formato y un lenguaje familiar aumentará la sensación de comodidad. 

 

5. Promociona el evento

Conseguir asistentes requiere una promoción efectiva con mucha antelación e incluso compartir estrategia con socios y patrocinadores para aumentar las bases de datos. 

Los eventos pequeños se divulgan mejor a través de las redes sociales, los anuncios y las publicaciones en blogs o vídeos de prescriptores.

El listado de ponentes, los horarios, los testimonios de eventos anteriores y una lista de los beneficios de la asistencia pueden ayudarte a vender entradas. 

Descubre 7 recomendaciones para convertir a los ponentes en patrocinadores del evento.

 

6. Realiza el seguimiento

Una vez que el evento haya terminado, recuerda hacer un seguimiento a los invitados para agradecerles su asistencia y continuar obteniendo más de ellos. 

Si surgió una oportunidad de negocio, realiza un seguimiento y programa una serie de acciones para conseguir tu objetivo, aprovechando la información que obtuviste en el evento. 

Las redes sociales como LinkedIn pueden ser un gran lugar para conectar a tus comerciales con los clientes y añadir valor a las relaciones comerciales. 

2019 será un gran año para la organización de eventos, ya que muchas tecnologías nuevas estarán disponibles y listas para su uso en todo tipo de eventos o convenciones. Los smartphones cada vez tienen más presencia en nuestras vidas y las tecnologías para eventos se están volviendo más asequibles y orientadas a las necesidades individuales. 

Los profesionales de marketing y los patrocinadores también son conocedores de la importancia de hacer tangible la experiencia y buscan en la precisión de los datos medir lo que antes no era posible. 

Hoy compartimos con vosotros algunas tecnologías cargadas de beneficios tanto para los organizadores como para los asistentes a eventos. 

 

1. Reconocimiento facial para reforzar la gestión y la experiencia de asistentes 

La tecnología de uso diario está influyendo en la tecnología para eventos Al igual que en el caso de los asistentes de voz, es probable que el reconocimiento facial de dispositivos como Apple se extienda a la industria de los eventos. Los beneficios son extraordinarios y es una tecnología que ya está disponible. En última instancia, aprenderemos a aumentar la eficiencia a través de sus funcionalidades actuales y venideras: 

  • El registro y el check-in se vuelven mucho más rápidos y seguros con esta tecnología. 
  • Garantiza una mayor seguridad utilizando el reconocimiento facial para detectar a personas en listas de seguridad conocidas. 
  • Mejora el alcance en las redes sociales utilizando el reconocimiento facial para etiquetar a los asistentes en las fotos de tu evento. 

 

2. Experiencias en grupo gracias a la tecnología 

Otra tendencia en auge es el uso de la tecnología para crear experiencias sociales a partir de lo que antes era el tiempo solitario. Los amigos están viendo películas juntos desde miles de kilómetros de distancia. Millones de jugadores compiten entre sí en videojuegos desde todos los continentes. Esto tiene algunas implicaciones fantásticas para los asistentes al evento, desde donde podrás conectar online a las personas para obtener conexiones más sólidas: 

  • Utiliza el vídeo en directo de 360 grados para conectar audiencias remotas. Dales la oportunidad de asistir juntos a un evento para reforzar la compra de entradas online. 
  • Crea contenidos para compartir en YouTube a través de influencers. Sus comentarios se convierten en valor añadido y ayudan a disfrutar de un vídeo o evento. 
  • Desarrolla distintos contenidos para cada clase de asistente, teniendo en cuenta cuáles son sus intereses. 

 

3. Utiliza la voz para un mayor engagement 

La IA se está convirtiendo cada vez más en la norma detrás de la experiencia de los asistentes. Incluso si no has empezado a usarlo en tus eventos, tus asistentes lo están usando en casa y en el trabajo. De hecho, según Google, en 2016 el 20% de las búsquedas fueron hechas por voz. Utiliza la voz para impulsar el engagement: 

  • Busca formas de que tu asistente de voz realice acciones. Las personas son más reticentes a realizar preguntas y prefieran hacérselas a sus asistentes de voz para saber «dónde está mi próxima sesión» o «inscribirme en la próxima sesión «. 
  • Crea escenarios que sean útiles para los asistentes. Se proactivo y, por ejemplo, si alguien pregunta dónde está un proveedor en la feria, el asistente podría preguntarle si le gustaría programar una reunión con él. 
  • Vincula la capacidad de leer acreditaciones con tu chatbot o asistente de voz para que tenga toda la información sobre el asistente que necesitas. 

 

Las 7 tecnologías que impulsarán tu evento en 2019

 

4. Más conexiones a través de apps de traducción simultánea

Las apps de traducción simultánea no son una innovación para este 2019, pero la tecnología ahora es lo suficientemente confiable para ofrecer una experiencia positiva a los asistentes del evento y ayudar a cerrar algunas de las brechas de comunicación existentes anteriormente. Elimina las diferencias comunicativas: 

  • Utiliza servicios de traducción remota. Encontrar traductores locales no siempre es fácil pero con este tipo de tecnología, los traductores podrían estar disponibles de forma remota o a través de una aplicación que les brinda a los asistentes una buena experiencia de comunicación, independientemente de la hora y el lugar donde se encuentren en su evento. 
  • Ahorra dinero usando servicios de traducción remotos. Las aplicaciones no tienen que pagarse por hora, para viajes o imprevistos. 
  • Utiliza expertos en la materia independientemente de su conocimiento del idioma que hablen la mayoría de los asistentes. Esto facilita el proceso de selección para encontrar a la persona que más sabe sin sacrificar la experiencia o comprensión del asistente. 

 

5. Crea experiencias personalizadas 

La personalización ha sido la mayor tendencia desde hace algunos años, pero con la tecnología de eventos se está volviendo aún más útil. Según Statista, la tasa promedio de emails abiertos para un mensaje personalizado fue de 18.8% contra un 13.1% para uno que no lo fué en absoluto. Pero la personalización es algo más que añadir el nombre de alguien a un correo electrónico. Personaliza tu enfoque para hacer una impresión: 

  • Utiliza el historial de comunicaciones para la personalización, como eliminar a aquellos que ya se han registrado de la lista para el envío de recordatorios de registro. 
  • Analiza las preferencias de los asistentes haciendo un seguimiento de sus clics y registrando sus intereses para presentar unos contenidos de interés. 
  • Alertar a los asistentes cuando estén cerca de sus contactos o de los que son interesantes para ellos. Las aplicaciones de citas lo hacen y muchas aplicaciones de networking para eventos también tienen esa capacidad.

 

6. Aumenta los patrocinios gracias a la realidad aumentada 

El marketing online ha impulsado la necesidad de responsabilidad, tangibilidad y rendimiento de cada euro invertido. Los eventos comienzan a sentir el impacto de no poder obtener patrocinios satisfactorios. Aprovecha las oportunidades ofrecidas por la realidad aumentada: 

  • Anima objetos estáticos para llamar la atención y destacar a tus patrocinadores. 
  • Usa filtros personalizados como lo hace Snapchat o Facebook para que los asistentes interactúen en tu evento y lo compartan en redes sociales. 
  • Cuenta historias sobre tus patrocinadores con esta tecnología y añade valor. 

 

Las 7 tecnologías que impulsarán tu evento en 2019

 

 7. Atrae grandes audiencias con marketing de influencers 

Hay muchos organizadores que hacen un pobre marketing de influencers. Entienden la importancia de esta labor y cómo las sugerencias de los referentes de un sector tienen mayores conversiones, pero no comprenden la importancia del enfoque. Proponer a un completo extraño o pedir un favor sin duda dará resultados nefastos. 

¿Pero cómo desarrollas esas relaciones con el tiempo? ¿Cómo las escalas para diferentes tamaños de audiencia? ¿Hay una manera eficiente de abordarlo? Sí, con la tecnología adecuada. 

  • Mira el historial de cada uno de ellos. El número de seguidores significa muy poco si dicho influencer no puede motivar a sus seguidores a realizar una determinada acción. Busca un alto índice de interacción, no solo números de audiencia. 
  • La mayoría de los profesionales de marketing consideran a los mismos influencers para cualquier actividad, dado que son los más reconocidos, pero a menudo son más difíciles de contactar y conseguir. Los influencers de rango medio tienen un número de seguidores adecuado y no tendrán problemas para colaborar contigo. 
  • Busca a personas influyentes que ya se encuentren entre tus seguidores ya que estos serán mucho más fáciles de convencer para trabajar contigo. 

 

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