Encontrar las preguntas correctas para tu registro puede hacerte debatir entre preguntar lo suficiente o no preguntar demasiado y, seamos sinceros, muchos organizadores no le dan la suficiente importancia a este aspecto. Recuerda que un formulario de registro te facilitará la gestión de la logística en hoteles y restaurantes, la personalización de las experiencias y el análisis posterior de tu evento.
¿Qué preguntas no deben faltar y por qué?
Aparte de los campos habituales en los formularios, como la empresa, el cargo, su categoría de asistente, su ciudad o código postal, es importante tener en cuenta las siguientes preguntas:
1. Ropa o talla de zapatos
Si vas a dar una bolsa con obsequios y tienes pensado incluir camisetas o zapatillas (o sandalias si tu evento es más veraniego) pregunta por su talla, es mejor recopilar esta información ahora y no necesitarla, que no pedirla y limitar las opciones de tus regalos.
2. Información de contacto de emergencia
Desafortunadamente, muchos organizadores prescinden de esta pregunta. ¿Qué sucede si le ocurre algo a un asistente durante el evento y necesitas ponerte en contacto con un familiar o amigo? Si quieres cuidarte las espaldas, incluye esta información para tenerla a mano en caso de que suceda algo inesperado.
3. Alergias y preferencias alimentarias
Un aspecto indispensable para ofrecer una buena experiencia a tus asistentes, por lo que vale la pena incluirla. Además, si añades una opción de respuesta con selección múltiple para las alergias o preferencias alimentarias más populares podrás saber rápidamente cuantos menús vegetarianos necesitarás en el evento.
4. Casilla de verificación de cumplimiento GDPR
En la era de la privacidad es mejor ser transparente y asegurarte de que tus asistentes saben en manos de quién queda su información, así como que es tratada de manera correcta. El GDPR es todavía bastante nuevo pero es un aspecto clave y no debes olvidarlo a la hora de incluir una casilla de verificación en tus formularios de registro.
5. Imagen de perfil
¿Para qué esperar a solicitarla cuando ya estén registrados? Las imágenes de perfil ayudarán a tus asistentes a iniciar conversaciones y enviar solicitudes de reunión entre ellos, ya que aporta un aspecto más humano a tu evento.
Además, si quieres sorprender a tus asistentes con un acceso a través de reconocimiento facial, será necesario solicitar una foto para su identificación. Puedes saber más sobre cómo funciona el reconocimiento facial y la seguridad que proporciona a tu evento en este artículo.
6. Selección de sesión
Es importante pensar en la logística del evento y conocer el número de asistentes que irá a una determinada sesión, esto te permitirá gestionar la capacidad de la sala o la cantidad de comida que necesitas contratar. También sabrás cuál es la sesión más popular para moverla a una sala más grande o enviar avisos personalizados para fomentar la asistencia a aquellas sesiones menos multitudinarias.
7. Información de hospedaje
Si estás gestionando la lista de habitaciones de un hotel, debes asegurarte de solicitar las fechas de entrada y salida de sus asistentes. Inclúyelas en el email de confirmación para que no haya ningún tipo de confusión. Ten en cuenta la capacidad del hotel y deshabilita las opciones que ya no estén disponibles.
Deshazte de las preguntas que no son esenciales
Ten en cuenta que cuanto más largo sea el formulario, menor será la probabilidad de que los potenciales asistentes se registren. Lo que queremos es que el formulario sea accesible, intuitivo y rápido de cumplimentar, por lo que una página web destinada a este uso es la mejor opción.
Conclusión
Espero que estos consejos te sean de utilidad cuando vayas a diseñar tu próximo registro para eventos, recuerda cumplir con la privacidad de tus asistentes (incluye la casilla de verificación para cumplir con el RGPD), tener en cuenta su información individual (tallas de ropa y alergias) y solicitar los datos necesarios para gestionar de manera eficiente la logística de tu evento (fechas de entrada-salida de hoteles, asistencia a sesiones y contactos de emergencia).
¿Quieres sacar el máximo partido a tus registros? Nosotros te ayudamos.