Planificar y llevar a cabo un evento no es tarea fácil, incluso para el planificador más experimentado. La combinación de múltiples tareas pequeñas y grandes, predecibles e impredecibles, que se acumulan en torno a una fecha límite es caótico para cualquiera. Por ello, es fácil entender que un trabajo como el de organizador de eventos se encuentra de manera sistemática en la lista de los trabajos más estresantes. 

La cantidad de tiempo, recursos y conocimientos técnicos necesarios para producir un evento con éxito es algo con lo que muchos equipos lidian todos los días. Y cuando añades las demandas de los asistentes para una experiencia más atractiva y tecnológica, la presión es aún mayor. 

No es de extrañar que los asistentes de hoy en día esperen elementos tecnológicos, como una aplicación del evento, para acceder fácilmente a la información del evento, participar en las votaciones o en los retos de gamificación. Es por eso que muchos organizadores aprovechan la experiencia y conocimiento de sus proveedores, para poder centrarse en lo que mejor hacen: diseñar una experiencia memorable. 

En este artículo te mostraremos 5 servicios que te ayudarán a diseñar la mejor aplicación para tu evento.

  

1. Consultoría técnica, para alinear tu aplicación con tus objetivos

Los objetivos que estableces al comienzo del proyecto deben ser la base sobre la que se sustenta todo el diseño del evento y a través de los cuales medirás el éxito. Los objetivos para cada evento son diferentes, por lo que la manera en que deben ser llevados a cabo debe abordarse de manera particular para cada evento.  

En Orquidea trabajamos contigo para desarrollar una estrategia personalizada con objetivos específicos, que se puedan medir a través de los datos que arroja la aplicación del evento. También te ayudamos a planificar los tiempos de producción y mantenerte al día con las últimas tendencias y normativas del sector. 

 

2. Diseño experto, para reforzar tu imagen de marca

El branding de la aplicación del evento actúa como otro punto de contacto para reforzar la conexión entre tu público, la organización y el evento. Y todo comienza con el diseño de la pantalla de inicio de la aplicación del evento. 

La pantalla de inicio es lo primero que tus asistentes ven cuando acceden con la aplicación de eventos. En Orquidea te ofrecemos una plataforma completamente personalizable, desde la simple selección de colores hasta las técnicas de estilo avanzado como el CSS, y un equipo de diseño especializado para impresionar a tus asistentes. 

 

5 Servicios que te ayudarán a alcanzar el éxito con tu app para eventos

 

3. Servicios de integración, para conectar tu app del evento

Las integraciones de una aplicación para eventos pueden ayudarte a mejorar el flujo de trabajo y ahorrar mucho tiempo a la hora de gestionar y analizar los datos. Pero comprender la parte técnica de una integración puede ser complejo y muchos equipos no cuentan con especialistas en este apartado. 

Una forma típica de integración es la generada entre el sistema de registro y la aplicación del evento. En este caso, los datos relacionados con los asistentes, los ponentes y las sesiones se recogen durante el proceso de registro y se sincronizan con la aplicación móvil para que todo esté listo cuando los asistentes descarguen la aplicación. En Orquidea, nuestros servicios de integración te permiten sincronizar automáticamente tu app con multitud de herramientas, incluyendo: 

  • Herramientas de gestión de la relación con el cliente (CRM) 
  • Asociación de Sistemas de Gestión (AMS) 
  • Automatización de Marketing y Plataformas de Email Marketing 
  • Herramientas de registro 
  • Sitios web de eventos 

Nuestro equipo trabaja en estrecha colaboración con organizadores de eventos como para garantizar que se definan y cumplan los requisitos de la integración, consiguiendo que todos los sistemas se comuniquen y gestionen los datos de manera impecable.

 

4. Materiales de marketing, para impulsar tu comunicación y promoción

Si bien el diseño de una aplicación para eventos y la creación de funciones basadas en las necesidades de los asistentes es una prioridad, todos tus esfuerzos se malgastarán si el público no conoce la aplicación o no entiende la importancia de su descarga y uso. No comunicar y promocionar sus beneficios al público dará lugar a desaprovechar una herramienta tan completa. 

Nuestros servicios complementarios te permiten promocionar tu aplicación para eventos y aumentar las tasas de adopción a través de materiales y herramientas de marketing con tu marca.  

Página web de registro 

Esta página de registro es la oportunidad perfecta para promocionar tu evento y animar a los asistentes a que descarguen la aplicación del evento. Con nuestro servicio de registro podrás crear una página web completamente personalizada con la imagen de tu marca y proporcionar un formulario intuitivo e integrado con la aplicación móvil. 

Email marketing 

Como parte de nuestros servicios creamos campañas de correos electrónicos con tu imagen de marca para el save the date, la invitación o el registro, por ejemplo. Si tienes la posibilidad, te recomendamos enviar un email promocionando tu aplicación del evento y mostrando los beneficios de su descarga. El mensaje puede ser directo, alentando a los asistentes para que comiencen a explorar el contenido e incluso ofrecer un incentivo a los primeros que accedan. 

 

5. Soporte en el evento, para asegurar que todo salga perfecto

No importa las veces que lo hayas repasado en tu cabeza y preparado para el evento, siempre habrá pequeñas (y a veces grandes) sorpresas. Con tantos elementos en juego, como los cambios de última hora en los horarios de las salas, la cancelación de ponentes o los problemas con los alimentos y las bebidas, lo último que necesitas es preocuparte por los aspectos técnicas. 

En Orquidea ofrecemos servicios de soporte en el lugar del evento para garantizar una experiencia fluida y sin problemas. Con este servicio, un especialista en tecnología te acompaña durante todo el evento para ayudarte con cualquier aspecto técnico, como la gestión de la aplicación para eventos, el lanzamiento de encuestas en vivo, la proyección de resultados, etc.

 

En conclusión 

Si no cuentas con un ejército de personas, con las habilidades técnicas o el tiempo necesario para diseñar y lanzar tu aplicación para eventos, nuestro equipo de expertos estará disponible para que todo salga según lo tienes planeado. Aprovecha nuestra experiencia en el diseño de soluciones tecnológicas y alcanza el éxito mientras ahorras tiempo y energía.