El sector de los eventos, por su naturaleza, evoluciona a pasos agigantados para adaptarse y mantener un carácter innovador de cara a su factor más importante, los asistentes. Para ello, es imprescindible que los profesionales de eventos estén constantemente realizando cambios y mejoras en el diseño de sus experiencias. Para ayudarte a comenzar con buen pie, aquí te traemos 6 consejos para modernizar tus eventos. 

 

1. Mantén el factor sorpresa en las experiencias 

Los eventos han evolucionado hasta convertirse en completas experiencias, donde los asistentes esperan ser sorprendidos cada vez y los organizadores trabajan para mantenerse a la vanguardia con el factor sorpresa. El marketing experiencial se ha convertido en una forma popular de atraer a los asistentes, a la vez que proporciona una experiencia que añade valor a tu evento. 

  

2. Usa la tecnología de manera inteligente 

Estamos viendo como la tecnología ha ganado popularidad en los últimos años y que su incorporación abre un abanico de posibilidades para la industria. Dada la variedad y la cantidad de opciones que tienes a tu disposición, tomate el tiempo necesario para elegir cuidadosamente la tecnología que agregue mayor valor a la experiencia general de tu evento, implántala de forma transparente y explica sus beneficios.  

Por ejemplo, puedes incorporar la tecnología de reconocimiento facial para acreditar a los asistentes con un efecto sorprendente, a la vez que recoges datos desde el primer momento. 

 

3. Adapta más soluciones ecológicas 

Diseñar eventos sostenibles no solo tiene un impacto positivo en el medio ambiente, sino que también puede tener un impacto positivo en tus asistentes, en cómo se sienten y en cómo te ven. Incorporar soluciones ecológicas puede ser más fácil de lo que piensas.  

Por ejemplo, ofrece la agenda actualizada dentro de la app del evento en lugar de imprimir los programas cada vez que se realiza un cambio, así reducirás el impacto medioambiental e incluso tus gastos. Echa un vistazo a este artículo para obtener 5 consejos para diseñar eventos sostenibles. 

 

Renovarse o morir Empieza a modernizar tus eventos

 

4. Toma mejores decisiones con datos 

La tecnología nos permite recopilar más datos que nunca, desde los intereses y preferencias de los asistentes, hasta los niveles de interacción y asistencia en las sesiones. Los organizadores pueden aprovechar esta información para obtener valiosas interpretaciones que ayuden a crear una mejor experiencia y, en última instancia, hagan crecer el negocio y las ventas. Cuando diseñes tus eventos, busca formas de capturar información fácilmente y durante todo el ciclo de vida del evento. 

Por ejemplo, cuenta con un registro online que te permita recoger la información y centralizarla en una sola base de datos, que se integre con el sistema de check-in o la app del evento, donde continuar recogiendo más datos y que te permita tomar decisiones para este y futuros eventos. 

 

5. Automatiza los procesos donde sea posible 

Trabajar más arduamente no significa alcanzar mejores resultados, sino trabajar de manera de manera más inteligente. Aprovecha la tecnología que tienes disponible para automatizar procesos, ahorrar tiempo y centrarte en aspectos más importantes. 

Por ejemplo, crea campañas de email automatizadas para el save the date, la invitación, la confirmación del registro o el recordatorio los días previos al evento y analiza las estadísticas de apertura o clic, entre otras. 

  

6. Ofrece a los asistentes algo más que sesiones 

Los programas de los eventos están repletos de ponentes, sesiones informativas y muchos otros contenidos en un corto espacio de tiempo. Da un poco de libertad a tus asistentes y, además de una experiencia educativa, proporciona un tiempo y espacio para la relajación. 

Por ejemplo, puedes disponer de una sala alejada de las sesiones para que las personas tengan la oportunidad de relajarse y charlar de manera distendida con el resto de asistentes, creando una experiencia más cómoda y mejorando el networking. 

 

Si no quieres quedarte atrás en tus eventos, nosotros te ayudamos. En Orquidea te ofrecemos las mejores soluciones tecnológicas para todo el ciclo de vida del evento, ofreciendo una experiencia única para los asistentes y ahorrando tiempo y recursos a los organizadores.