Los eventos son a menudo los grandes olvidados cuando se trata de generar un cambio social y proteger el medio ambiente. Cuando piensas en todo el papel, el plástico y la electricidad que se desperdician innecesariamente, queda claro que la industria de los eventos necesita cambiar para adaptarse a los nuevos tiempos y tomar cartas en un problema que nos afecta a todos. De cara a tus próximos eventos, puedes tener en cuenta algunos aspectos que reducirán el impacto medioambiental de tus reuniones o congresos y no te llevarán más tiempo de trabajo. Asimismo, los asistentes son cada vez más conscientes de estas prácticas y valoran muy positivamente el interés por el medio ambiente de las marcas.  Para ayudarte a comenzar este proceso, hemos determinado 6 aspectos básicos que puedes tener en cuenta para, poco a poco, diseñar eventos sostenibles. 

 

1. Invitaciones y registro online

Las invitaciones físicas, además de los costes y los problemas logísticos que suponen, constituyen una cantidad de gasto en papel, tinta, plásticos (sobres) y combustible (transportistas) innecesario. Más aún cuando el email, que es considerado como el canal preferido por los departamentos de marketing para generar confianza e imagen de marca, facilita el acceso a una página web de registro con solo hacer un clic, personaliza el mensaje de manera automática para cada asistente y no conlleva ningún otro gasto que afecte al medio ambiente. 

Además, si lo acompañas de una página web de registro, centralizarás toda la información en una misma base de datos (como un Excel) y ahorrarás tiempo y tinta cada vez que quieras repasar los listados. 

 

2. Elige un lugar accesible con transporte público

Lo primero que debes tener en cuenta a la hora de buscar un lugar para tu evento es considerar la ubicación, no importa lo ecológico que sea la sede si tus invitados solo pueden acceder con vehículos privados o realizar varias escalas en avión para llegar hasta allí. Lo ideal es que tú o tu proveedor de servicios para la gestión de ubicaciones seleccione un lugar al que se pueda acceder en transporte público, tren o al menos con un viaje corto en avión, pero es comprensible que eso no siempre sea posible. 

Si estás organizando un evento nacional o internacional que requiere la asistencia de personas desde diferentes lugares, al menos trata de encontrar un lugar accesible desde el aeropuerto, la estación de tren u otros medios de transporte para que la gente no tenga dificultades para llegar a la sede, sin importar de dónde vengan. 

 

3. Busca sedes con certificados de eficiencia energética

Hoy en día, cada vez más lugares comienzan a comprender la importancia de utilizar la energía renovable en sus edificios, por lo que si deseas enfatizar en la sostenibilidad, elegir una sede que utilice energía solar o eólica puede ser una excelente opción. 

Aunque esto puede limitar la cantidad de opciones, hay muchos buscadores de sedes gratuitos o proveedores de servicios para la gestión de ubicaciones que pueden ayudarte a generar un listado de potenciales opciones. 

Hoy en día, la energía solar es más eficiente que nunca y no requiere mucho esfuerzo para conseguir satisfacer las demandas de electricidad más básicas como la iluminación. La sede siempre puede recurrir al suministro de la red local, por lo que no estás arriesgando nada al elegir este tipo de lugares y al mismo tiempo te diferencias de tus competidores con una notable orientación hacia la protección del medio ambiente. 

 

 

4. Utiliza tecnología en lugar de papel

Todo el mundo sabe lo que es una app, los asistentes están acostumbrados a utilizarlas e incluso esperan que tu evento disponga de una. Aprovecha esta solución para proporcionar la información del evento, como la agenda o el listado de ponentes, sin realizar ni una sola impresión y con los datos siempre actualizados. 

Además podrás incluir el código QR para el acceso, herramientas de interacción durante las sesiones o realizar las encuestas de satisfacción de manera online, ahorrando en papel y mejorando las tasas de interacción o engagement de tu evento. 

No olvides que, al elegir un lugar para eventos sostenibles, debes asegurarte de que todo el desarrollo del evento se haga en la misma línea y respete el medio ambiente. Por ejemplo, al elegir la sede asegúrate de que los platos y utensilios dispuestos en el lugar sean reutilizables, que utilizan luz natural para reducir el gasto en electricidad y que disponen de un sistema de organización y reciclado de las basuras. 

 

 

5. Si necesitas acreditaciones, sin plásticos

Todos sabemos que a veces, es imprescindible el uso de acreditaciones para gestionar a los asistentes y favorecer que los comerciales identifiquen a los posibles clientes. Para estos casos busca soluciones sostenibles que limiten el impacto medioambiental, como las acreditaciones de papel reciclable listas para utilizar con tus lanyards. Así estarás contribuyendo a eliminar los plásticos, que pueden tardar hasta 1.000 años en degradarse y son uno de los principales problemas en la lucha contra la contaminación. 

Y si además cuentas con un sistema de impresión onsite que acredite unicamente a los presentes, estarás ayudando también a una gran reducción del gasto. 

 

 6. Reduce la huella

Esta es un aspecto que debemos tener claro desde el principio. Evento tras evento vemos cómo después de que los asistentes se hayan ido, el lugar queda lleno de basura, que además se encuentra mezclada. Confirma con los responsables de la sede que tienen un plan para reciclar la basura y que cuentan con un sistema instalado. El objetivo es hacer que los asistentes puedan reciclar y mantener el lugar limpio de la manera más fácil posible mientras disfrutan, por lo que será imprescindible asegurarte de colocar muchas papeleras de reciclaje en lugares visibles del evento. 

Para ayudar en este proceso, recalca a los invitados la importancia de colaborar a través del personal de información e incluso estudia la posibilidad de contar con otra plantilla de apoyo y voluntarios para esta tarea. 

 

Empieza a hacer tus eventos sostenibles 

Hemos hablado de algunos cambios que puedes realizar durante el diseño de tus eventos para hacerlos más sostenibles, pero el primer paso y el más importante es estar realmente comprometido con el cambio. 

Empieza implementando las opciones más sencillas y utiliza una o dos horas a la semana para estudiar otras opciones y continuar avanzando, poco a poco, en el desarrollo de unos eventos más respetuosos con el medio ambiente. Las decisiones que tomamos todos los días impactarán al mundo durante las próximas décadas y tenemos la oportunidad de cambiar la forma en que nuestro sector actúa, escríbenos y empecemos a hacer tus eventos sostenibles ahora mismo.