Apps para eventos

En un momento como el actual es importante fomentar las conversaciones reales y cercanas online que ayudarán a entablar conexiones más profundas entre los asistentes pese a que cada uno celebre el evento en su casa. Con las videollamadas 1:1 de EventMobi, que ofrecemos desde Orquidea, resulta muy sencillo que los asistentes se conecten en su evento virtual y tengan conversaciones significativas entre ellos o con los patrocinadores y expositores. 

  

Cuando se planifica un evento virtual, una de las preguntas clave es cómo facilitar mejor la creación de redes online efectivas. Esto es un reto para muchos organizadores, ya que no cuentan con la intimidad y cercanía de un lugar físico. En los eventos presenciales, los asistentes se encuentran con caras conocidas y nuevos contactos, durante las pausas para el café o en la sala de conferencias. Con los eventos virtuales, la dinámica ha cambiado. Los asistentes no necesariamente saben qué herramientas tienen a su disposición para conectarse con otros – o cómo usarlas de la manera más efectiva. Esto significa que debe haber un esfuerzo consciente por parte del organizador para guiar a los asistentes y motivarlopara probar funciones online que pueden ser desconocidas. 

  

Características principales para la creación de interconexiones en los eventos virtuales 

Las plataformas de eventos virtuales ofrecen una variedad de características diferentes para permitir la creación de redes de contacto entre los asistentes. Algunas de ellas se basan más en la comunidad, como los debates en grupo o el chat de cada sesión. Aquí, los asistentes pueden tener conversaciones basadas en texto con varias personas al mismo tiempo. Si bien estos foros pueden utilizarse para debatir cuestiones más importantes de su industria, también permiten a los asistentes encontrar personas con ideas afines, o de la misma ciudad o con intereses comunes. Sin embargo, cuando los asistentes desean conversar uno a uno para discutir temas importantes más a fondo, se requiere una función diferente. 

  

En estas situaciones es cuando entran en juego las charlas privadas y las videollamadasAnteriormente, los asistentes que visitaban en persona eventos que ofrecían una app del evento ya podían usar esa función de la aplicación. Podrían encontrar a otras personas a través de la lista de asistentes, enviarles un mensaje de chat solicitando una reunión, e invitarlos a una cita programada que normalmente tendría lugar en la sede del evento. Con los eventos virtuales, el proceso es el mismo – excepto que las reuniones en persona son reemplazadas por reuniones de video 1:1. 

  

Beneficios de las video reuniones 1:1 para los asistentes y expositores 

Mientras que la mayoría de los eventos de hoy en día tienen lugar online, las videollamadas 1:1 son la mejor manera de que los asistentes forjen conexiones más profundas. La mayoría de las personas ya están familiarizadas con el concepto de videollamada y se sienten cómodas hablando con otros utilizando una cámara web y unos auriculares. Echar un vistazo a las casas u oficinas de los demás también ayuda a los asistentes a conocerse mejor y permite romper el hielo fácilmente, ya sea hablando un perro en el fondo, un niño que se acerca a pedir algo o un mueble inusual. 

  

Dado que los eventos virtuales están menos restringidos en términos de tiempo y espacio, ofrecen a los asistentes más flexibilidad para conectarse entre sí en su propio tiempo libre. Mientras que los centros de convenciones siempre cerrarán en algún momento, las plataformas de eventos virtuales son accesibles las 24 horas del día. Esto significa que los asistentes pueden conectarse entre sí fuera de las horas establecidas del evento – o incluso después de que éste termine. Esto puede ser mucho menos estresante que tratar de hacer encajar una reunión en un calendario repleto. 

  

Para los expositores y patrocinadores, también hay claros beneficios al conectarse con los asistentes a través de reuniones de video 1:1 en eventos virtuales. Comparado con una palacio de exposiciones lleno de gente y ruidoso, es mucho más fácil centrarse en la otra persona y tener una conversación memorable y personal desde la comodidad de su casa u oficina. Los representantes de la empresa pueden compartir sus pantallas para mostrar los productos sin tener que instalar primero el hardware en un stand en el lugar. También tienen la opción de compartir enlaces a recursos que los asistentes pueden revisar y descargar inmediatamente, en lugar de tener que llevar una bolsa llena de folletos por toda la sede de la exposición. 

 

¿Qué tipo de eventos se benefician de las videollamadas 1:1? 

El networking es una parte integral de casi cualquier tipo de evento de negocios. Incluso si el enfoque es en un aspecto diferente como la educación, conocer a otros del mismo sector es una razón importante por la que la gente elige asistir a eventos de negocios. Aquí hay algunos de los tipos de eventos más comunes que se benefician de las videollamadas 1:1: 

  

  • Eventos de asociacionesLa comunidad es uno de los principales impulsores de la afiliación a una asociación, y los eventos online son ideales para que los miembros se relacionen entre sí -sin las restricciones de costo y de viaje de los eventos en persona. 
  • Ferias de empleoLa pandemia mundial ha pasado factura al mercado laboral, por lo que es más importante que nunca favorecer las conversaciones entre los empleadores y los solicitantes de empleo en un entorno seguro y cómodo. 
  • Eventos internos de la empresaEspecialmente para las grandes empresas internacionales, los eventos virtuales son ideales para reunir a los empleados con fines educativos y de formación de equipos. Las reuniones de video 1:1 pueden combinarse con juego para fomentar nuevas conexiones entre los empleados. 
  • Conferencias de la industriaLos grandes organizadores de conferencias pueden impulsar la generación de contactos para sus expositores y patrocinadores ofreciendo videollamadas 1:1 entre los representantes de la empresa y los asistentes. 

  

La solución fácil de usar de EventMobi para video reuniones 1:1 

Como muchos asistentes son nuevos en los eventos virtuales, Eventmobi ha implementado todas las características necesarias para que sean intuitivas y fáciles de usar. Sería ideal que los organizadores comuniquen qué características clave estarán disponibles y ofrezcan instrucciones antes del evento. De esta manera, los asistentes pueden familiarizarse con la plataforma de antemano y aprovechar al máximo las herramientas que les ayudarán a alcanzar los objetivos del evento. 

  

Para utilizar la función de videollamadas 1:1 dentro de las apps de EventMobi, los usuarios sólo tienen que navegar hasta la lista de asistentes y encontrar a la persona con la que les gustaría conectarse. En el perfil personal de ese asistente, los usuarios entonces hacen clic en el botón “Programar una reunión”. A continuación se describen las funciones y pasos a seguir para hacer el mejor uso de las reuniones en video 1:1: 

  

  1. Programe una video reunión 1:1 seleccionando un asistente de la lista. A continuación se les pedirá que introduzcan los detalles de la reunión, incluyendo la hora y el lugar, así como un mensaje personal. Para programar una reunión de video 1:1, deben marcar la casilla “Reunión de video”.
  2.  Programar una hora para una videoconferencia 1:1. Una vez enviada la invitación a la reunión, el invitado recibirá una notificación por correo electrónico y dentro de la app. La invitación puede entonces ser aceptada o rechazada por el destinatario. El remitente puede ver el estado actual de la invitación desde el área de Mensajes del Tablero de Asistencia.
  3. Ver las invitaciones a reuniones en video 1:1 dentro del Espacio Virtual. Se puede acceder a las reuniones que han sido aceptadas desde el área de Mensajes o desde el área de Agenda del Tablero de Asistencia. Para unirse a la videoconferencia, cada asistente sólo tendrá que hacer clic en el botón “unirse a la reunión”.
  4. Unirse a las reuniones de video 1:1 de su agenda personal. Al unirse a la reunión, se abrirá una nueva pestaña con la ventana de la Videollamada 1:1 de la app. Aquí, los usuarios podrán reunirse cara a cara, compartir sus pantallas y chatear por texto directamente desde la sala de reuniones. Esta sala estará disponible para ambas partes durante 24 horas, así que incluso si la reunión comienza o se retrasa, ¡no tendrán que preocuparse por la reprogramación! 
  5. Acepta la videollamada 1:1 fácilmente. Los expositores y patrocinadores tienen la opción de añadir representantes de la empresa a su stand virtual. Los asistentes pueden programar una reunión con ellos de manera sencilla navegando al perfil personal del representante. 

 

Para concluir, es importante recordar que las videollamadas 1:1 entre asistentes, expositores o patrocinadores son una gran manera de favorecer el contacto cercano y personal que se ha visto afectado por el contexto mundial actual. En Orquidea podemos ayudarte a que ofrezcas el mejor servicio de video reuniones 1:1 dentro de la app para que tus asistentes se sientan involucrados en el evento y más cerca de los otros participantes. 

Artículo original vía Eventmobi.

Como parte de la nueva suite de herramientas de EventMobi para el Marketing de Eventos -incluyendo Registro Avanzado y Analítica de Medios Sociales- la compañía está muy emocionadpor poder ofrecer a los Organizadores de Eventos y Ferias, Especialistas en Marketing  y Gerentes de Redes Sociales las primeras experiencias de Realidad Aumentada (RA) fácilmente accesibles y asequibles, ayudando así a impulsar el engagement y el ROI.

Los filtros de realidad aumentada (RA) proporcionan la oportunidad perfecta para que los profesionales de eventos utilicen la realidad aumentada (RAinteractiva tanto para el marketing como para el engagement onsite sin coste ni complicaciones. Los filtros de RA son accesibles en Instagram, Facebook y la web, y se han desarrollado en colaboración con AccessAR, especialistas en medios sociales personalizados y desarrollo de realidad aumentada basada en la web. 

El éxito de la Realidad Aumentada (RA) móvil en los últimos años ha llevado a muchos organizadores de eventos a preguntarse si es una tecnología que deberían considerar para sus eventos. Las implementaciones exitosas en nuestro sector han sido limitadas, principalmente porque la creación de contenido de RA personalizado y el desarrollo de aplicaciones es extremadamente costoso. A partir de ahí, convencer a los usuarios potenciales para que descarguen otra aplicación presenta un desafío más. 

Ahora que las experiencias de RA interactiva pueden publicarse en tfeed de Instagram, en tu página de Facebook o abrirse mediante un enlace web personalizado, los responsables de marketing y los planificadores de eventos pueden incorporar fácilmente las experiencias de realidad aumentada (RA) interactiva en su estrategia de marketing de eventos y de engagement. 

Filtros de RA de marca para el marketing de eventos y el engagement 

Los filtros de RA son tan impactantes porque son fácilmente accesibles (no se necesita descargar ninguna aplicación adicional) y altamente compatibles. Los profesionales del marketing de eventos han luchado durante mucho tiempo por entender cómo se puede utilizar la tecnología de RA para aumentar el impacto de sus contenidos o de las redes socialesAdemás, las experiencias de RA en la web se pueden utilizar, compartir y rastrear fácilmente. 

Filtros de RA con tu branding en las redes sociales  

Utiliza tus propios filtros de RA de redes sociales diseñados a medida para difundir información sobre tus eventos, impulsar la inscripción y aumentar la participación de los asistentes. Después del evento, reúne el contenido generado por el usuario para compartirlo a través de tus principales redes sociales mantener una conversación activa sobre el evento 

Las posibilidades creativas de los filtros de RA personalizados son infinitas. Utiliza el tema de tu evento y los activos de tu marca para crear un concepto totalmente único.  

Los filtros de RA pueden utilizarse para sustituir el fotomatón estándar in situIntegra los mensajes de la marca de tu patrocinador en la experiencia y anima a los usuarios a compartir el contenido obtenido de las redes sociales y etiqueta el feed del evento. 

Experiencias de RA en la Web  

La Web RA (realidad aumentada para Web) ofrece el punto de entrada más sencillo a la experiencia de realidad aumentada interactiva. El enlace de acceso se puede incrustar directamente en la appcompartirlo a través de correo electrónico, las redes sociales o los asistentes pueden abrirlo escaneando un código QR in situ.  

La Web RA puede utilizarse para permitir a los asistentes acceder a una carpeta de vídeo(con o sin contenido 3D adicional), o incluso lanzar un Live Stream. Cualquier objeto, imagen impresa o digital puede utilizarse como marcador para activar una experiencia de RA interactiva.  

Para compartir estas experiencias de RA en la web, al igual que en las redes sociales, se activan utilizando la cámara frontal o la trasera, dependiendo de si la experiencia es un filtro de cara o de mundo. 

Experiencias de RA con juego 

Las experiencias de RA con juegos también son posibles en las redes sociales (Instagram y Facebook) y en la web: los usuarios podrán jugar a juegos sencillos y llevar la puntuación; con la RA en la web, se pueden crear juegos multiusuario más complejos con tablas de clasificación en tiempo real para atraer y entretener a los asistentes dentro o fuera de las instalaciones. Como parte de una estrategia dentro de tu aplicaciónes para eventos, utiliza insignias o un póster para activar y mostrar un código secreto para introducirlo en la app.  

Puedes crear una experiencia mágica interactiva de pared usando una serie de filtros personalizados que se activan cuando los usuarios apuntan su cámara a un marcador visual en el sitio. Puede tratarse de un stand de expositor o de un espacio en el que puedes diseñarlo para que tu filtro de RA se mezcle con el espacio físico circundante en el lugar del evento. Utiliza estos filtros para aumentar la emoción revelando los códigos de los juegos en 3D, potenciando las publicaciones sociales o enviando a los asistentes a una búsqueda del tesoro para desbloquearlos y capturarlos todos. 

Cómo usar y compartir los filtros RA en Instagram y Facebook 

Los filtros RA de Instagram y Facebook se activan usando la cámara frontal o posterior de la aplicación, dependiendo de si se trata de un filtro Face o World. 

Para compartir el filtro dentro de Instagram: 

  • Publica en Instagram Historias que capten la atención de tus usuarios. 
  • Haz una foto o un vídeo utilizando un efecto, guardarlo y luego publícalo para llegar a los seguidores que no han visto el efecto en tus Historias. 
  • Añade el enlace para compartir el efecto a la biografía utilízalo en la foto de perfil. 

Para compartir su filtro fuera de Instagram, puede publicar tu URL única y disponible en cualquier sitio web o aplicación. 

Para compartirlo a través de Facebook:   

  • Inicia la aplicación móvil de Facebook. 
  • Haz una foto o un vídeo usando un efecto en la cámara de Facebook y compártelo como una historia o un post. 
  • Cuando compartas una foto o un vídeo con un efecto de cámara en tu página, tu publicación incluirá un botón que permite a tus seguidores probar el efecto en sus propios dispositivos móviles                                                                                                                        

Seguimiento del retorno de la inversión en tu filtro  

Analiza el ROI a través de tres métricas: Impresiones, Capturas y Acciones. 

  1. Las impresiones son el número de veces que un efecto ha sido mostrado en la pantalla. 
  2. Las capturas son el número de veces que alguien ha hecho una captura de pantalla a una foto o un vídeo en el que aparece tu efecto en la cámara de Instagram. 
  3. Acciones: Pide a personas influyentes asociadas con tu marca que utilicen tu filtro, también puedes crear un concurso para que la gente utilice tu filtro de forma creativa. 

En conclusión, gracias a los enlaces web en la app de eventos, sitio web, contenido a través de correos electrónicos y redes sociales, tu público podrá acceder a tu experiencia.  Además, pueden capturar el contenido y compartirlo con sus propios seguidores. Mediante Google Analytics, los organizadores de eventos pueden hacer un seguimiento del ROI en la experiencia de RA 

Hay que tener en cuenta que la creación de filtros de RA de primera calidad tanto para las redes sociales como para la Web requiere unos conocimientos muy específicos. Se necesitan modeladores y animadores 3D para crear activos interactivos realistas y programadores para desarrollar la experienciaPor esta razón, Eventmobi se ha asociado con el líder de la industria AccessAR para ayudarle a integrar fácilmente experiencias de RA atractivas en cada etapa de su evento. 

Al ser Global Partner de Eventmobi, desde Orquidea Technology Group, podemos ayudarte a integrar estas nuevas tecnologías tan innovadoras en tu evento, e incentivar así la participación de tus asistentes y la promoción de tu evento. 

*Artículo basado y traducido de Eventmobi: www.eventmobi.com/blog/the-intersection-of-augmented-reality-social-media-and-events-is-finally-here/

Las conexiones en persona están siendo más auténticas y ganando fuerza en un entorno cada vez más digital debido a las redes sociales, los correos electrónicos o anuncios. Conoce a fondo al público y personaliza el evento, ya que los expertos en marketing de eventos que miran hacia este año 2020,  saben que es una gran oportunidad para impulsar experiencias más personalizadas e incentivar la participación de los asistentes dirigiéndose a una audiencia específica y adaptándose a ella 

Para una perfecta personalización de eventos, hay muchas herramientas y tácticas tecnológicas que ayudan a cumplir los objetivos y sacar partido a la información adquirida antes, durante y después del evento.  

Para empezar, los organizadores de eventos tienen que tener presente en qué consiste la personalización de eventos. Podemos definirlo como el conjunto de estrategias y tácticas implementadas y adaptadas a las necesidades del target (público objetivo) con el fin de alcanzar los objetivos propuestos. Para ello, hay que crear una experiencia única e inolvidable para cada tipo de persona que asiste al evento y posteriormente, personalizarlo en base a:  

  • El contacto: expertos de Marketing.  
  • La Persona: expertos que trabajan en diferentes sectores como tecnologíasalud, etc 
  • La cuenta: hace referencia a una organización. 

Diferentes estudios demuestran que más del 41% de los profesionales del marketing creen que los eventos son el canal de marketing más efectivo debido a que surge la necesidad de ofrecer una experiencia personalizada. De esta forma, algunos objetivos como el aumento de los ingresos, así como, la creación y mantenimiento de relaciones con los clientes, se cumplen.  

Además, al centrarse en el poder combinado de la personalización y en una estrategia de eventos y marketing basado en cuentas, estos profesionales tienen claro cuál es el camino para conseguir resultados comerciales. 

La personalización y la estrategia utilizada tienen diferentes metas. La primera desea cumplir expectativas e intereses de los asistentes, mientras que la segunda quiere vender e incentivar el Marketing B2B para construir relaciones 

La recopilación de datos es clave para dar un enfoque específico a los eventos en estas áreas. Para ello, hay que dar prioridad a la información que nos ofrecen las distintas personas (contacto, persona o cuenta), diseñar experiencias y crear contenidos atractivos basados en sus expectativas. Es importante también, revisar qué tipo de tecnología nos ofrecen los proveedores para conseguir la mayor sincronización e integración de los datos y poder desarrollar un buen plan personalizado.  

Tenemos que distinguir los datos que se pueden extraer antes, durante y después del eventoLos datos capturados antes del evento ayudan a dar forma a la dirección de tu estrategia de personalización de eventosa la integración de la plataforma y al CRM para alinear tu equipo de ventas y marketing consiguiendo así, éxito en el evento.  Mientras que la captura de datos durante y después del evento ayudará en vistas a futuro debido al análisis cuantitativo y cualitativo que puedes extraer de las encuestas realizadas.  Con estos datos, los profesionales del marketing de eventos pueden aumentar la velocidad de personalización del evento optimizando la experiencia del próximo asistente en base a cada punto crítico de medición. 

Otro factor a tener en cuenta es la identificación del ROI del evento en términos de cuales han sido los ingresos generados por el evento ya sea venta de entradas, registros o el engagement de los asistentes.  

Es interesante para los profesionales del marketing que deseen personalizar una estrategia de eventos a gran escala, capturar el análisis de eventos cruzados. Esto, permite comparar varios eventos al mismo tiempo y evaluar qué eventos han tenido mayor impacto en la cifra de ventas.  

¿Cuál es la clave del éxito? 

La personalización de los eventos comienza con el acercamiento en cada momento a la experiencia del asistente comola explicación clara de dónde sentarse en una conferenciarecibir un correo electrónico de confirmación o una notificación push en la app nativa. La clave del éxito es centrarse en personalizar el engagement de cada asistente y hacerlo único e impactante. 

1. Crea campañas de correo electrónico segmentadas.  

Los profesionales del marketing utilizan las nuevas tecnologías para aumentar la velocidad y minimizar el tiempo de trabajo.  Les permiten crear plantillas de correo electrónico e incluso programar y personalizarlas con diferentes etiquetas. Con ello, conseguirás incrementar la tasa de apertura y los clics.   

2. Haz registros personalizados 

Elabora un proceso de registro original y distinto a tu competencia en el que cada asistente pueda encontrar el tipo de ticket perfecto, el precio y la información que permita un proceso de registro rápido y agradable.  Una forma simple y efectiva es crear preguntas condicionales en el formulario.   

Todo evento comienza con un check-in el cual tiene que ser rápido y eficaz. Utiliza tecnologías como los quioscos de reconocimiento facial o lectores de QR (sobre lo que encontrarás varios artículos en nuestro blog) que aumentan la seguridad, protegen los datosminimizan los daños con el medio ambiente e inclusodan una sensación profesional.  

  

3. Diseña una agenda de eventos personalizada 

La construcción de una impresionante agenda de eventos es un ingrediente importante para la personalización de tu evento.  Al potenciar la agenda con funciones de búsqueda, filtrado y etiquetado de las sesiones del evento, los asistentes pueden crear un mapa de la experiencia del evento que sea significativo y valioso para ellos.  

Una opción al crear agendas personalizadas es etiquetar las sesiones y los ponentes en función del asistente al que se dirige. Además, el hecho de tener URLs separadas para cada agenda también facilita a los asistentes la comprensión de qué sesiones son más relevantes para ellos. 

Este pequeño detalle eleva una experiencia totalmente personalizada a una experiencia de evento a la carta hecha para uno. 


4. Evalúa, mide y
analiza los resultados del evento.  

El análisis de KPIs es una necesidad.  Evaluar los resultados nos permite obtener información acerca de las ventas, ingresos, compromiso del asistente, la participación, etc.  

Te ayudará a crear los informes para la personalización de eventos. Existe una variedad de datos que puedeincluir: 

  • Interés de la sesión  
  • Calificación de las sesiones y ponentes 
  • Asistencia a la sesión 
  • Engagement con la app 
  • Uso de la aplicación 
  • Encuestas realizadas 
  • Feedback 

Utilizando los datos obtenidos, puedes descubrir las tendencias más profundas en los tipos de contenido que destacan entre tu público objetivo y la mejor manera de ofrecer una gran experiencia. 

Con todo esto, podemos concluir que los organizadores de eventos tienen que crear un viaje inolvidable para los asistentesPara ello, debemos saber cuáles son sus intereses y necesidades; desarrollar una buena estrategia de marketing basada en las distintas personas; recopilar los datos relevantes y utilizar una tecnología potente. De esta forma, podrás personalizar los eventos al gusto de los asistentes y transformarlo a un evento muy profesionalCon las nuevas tecnologías que tienen un papel importante en los eventos, nosotros te haremos el camino más fácil.

Referencias de artículos originales:
https://blog.bizzabo.com/event-personalization-guide
https://blog.bizzabo.com/event-strategy 

Las capacidades de la tecnología son cada vez más rápidas y completas y los profesionales del marketing tienen que adaptar sus tácticas y estrategias a las necesidades de los usuarios con las herramientas adecuadas. Actualmente las páginas web, las redes sociales y el correo electrónico son los puntos críticos para tener contacto con tus clientes actuales y potenciales. Por tanto, si el punto de fricción es la usabilidad o las conversiones, siempre hay espacio para la mejora, conquista a tus asistentes mejorando la experiencia de usuario (UX).   

Uno de los principales retos que afrontan los profesionales del marketing hoy en día, es aumentar el número de ventas detrás de un ordenador. Hay que entender a los usuarios, comprometerse con ellos y mantenerles informados. Pero también se trata de sorprenderles realizando cambios impactantes a través de los medios 

Pero encontrar estas soluciones puede ser difícil con la limitada capacidad de atención que viene con este aumento de la tecnologíaNo es de extrañar que las tasas de conversión hayan bajado. Por ello, una de las medidas más efectivas es ofrecer una buena experiencia de usuario que los mantenga enganchadoslo que requiere un nuevo enfoque. Hay que distinguir la diferencia entre UX (user experience) que se trata de lanzar un producto que satisfaga las necesidades de tu target y resulte cómodo y fácil de usar y UI (user interface) se centra en la parte visual para crear contenido dinámico e imágenes atractivas. Por este motivo el UX y UI tienen que ir de la mano para construir un producto 10 ante los ojos de tus clientes.   

Aquí hay varios consejos para mejorar el UX:

1. Optimiza la usabilidad: según estudios realizados por Eyetrack III, los usuarios tienen tendencia a dirigir la vista hacia la esquina superior izquierda cuando sostienen un teléfono. Esto significa que los elementos de la esquina superior izquierda de tu sitio web deben ser claros y atractivos. Además, el dedo pulgar es el más utilizado a la hora de realizar cualquier acción con el dispositivo móvil. A veces las llamadas a la acción o puntos de compromiso están fuera del alcance del pulgar de un usuario. Por ello, existen varias herramientas en el mercado que muestran donde el dedo pulgar puede llegar en tu sitio móvil

2. La velocidad de carga de tu página web y la facilidad de navegación también afecta a la subida o bajada de las tasas de conversión y puede tener consecuencias en la experiencia digital del usuario. Cuanto más fácil sea para los usuarios dominar rápidamente tu sitio, más probable es que se conviertan.

3. Elabora el contenido y cuida la organización: es más probable que las personas tomen decisiones basadas en la emoción, y asignen una razón a esa decisión después del hecho. Incorpora este conocimiento en tus landing pages e intenta obtener una respuesta emocional con el diseño de tu sitio. Por último, no olvides que no se trata sólo de qué información presentas, sino de cómo la presentas. Concéntrate en el contenido y en la jerarquía visual y natural.  

Cuánto más fácil sea el camino para encontrar la información que los usuarios deseen, mejor experiencia tendrán.  Sigue también estos pasos para hacer su experiencia fluida:  

1. Identificalo que está funcionando contus usuarios
Examina cuales son las necesidades de tu target y qué aspectos de tu sitio no son atractivos. Se puede utilizar una variedad de herramientas como los mapas de calor, las encuestas a los consumidores y los vídeos de los usuarios que permiten averiguar el compromiso con tu página web.  Realiza estrategias de prueba y utiliza herramientas que ofrezcan los resultados de cómo responderán los visitantes a tus diseños antes de ponerlos en marcha.   

2. Agiliza el proceso de compra
Si eres una empresa que ofrece la opción de realizar compras online, asegúrate de que el embudo de compra sea eficiente y de mostrar al usuario toda la información necesaria antes de comenzar el proceso de compra como impuestos, costes de envío…  Por ello, minimizar el tiempo que tardan los usuarios en realizar este proceso es imprescindible, de lo contrario, abandonarán automáticamente tu sitio web.  

3. Incorpora imágenes y vídeos dinámicos
Para la mayoría de las personas, leer requiere más tiempo y esfuerzo que escuchar o ver algo. De hecho, según Wyzowl, el 79% de los consumidores prefieren los vídeos con información sobre el producto al texto sin formato.  Los usuarios tienen períodos de atención cortos y además carecen de tiempo libre, por lo tanto, ofrece contenido interesante y de corta duración. 

Con las nuevas tecnologías que ofrecen la posibilidad de acceder a contenido online, las tendencias sociales de los consumidores que están constantemente en movimiento; tu página web necesita una impresionante UX. La usabilidad y el contenido de alta calidad son factores importantes, pero no olvides los pasos más pequeños como el proceso de compra y los videos de oferta. La implementación de todos estos factores hará que los clientes vuelvan sin que tu se lo pidas.  

Si quieres saber más sobre UX y UI para atraer a tu público objetivo, puedes ponerte en contacto con nosotros y te ayudaremos a adaptar todos tus contenidos para crear una gran experiencia de usuario. ¡El trabajo en equipo siempre funciona!

Inspirado en el artículo original de:  https://blog.marketo.com/2018/12/how-to-improve-your-conversion-rate-with-a-great-ux.html 

A la hora de organizar un evento es imprescindible establecer un presupuesto en la fase de planificación, justo después de definir tus metas y objetivos. Es una previsión detallada de lo que ocurrirá financieramente en tu evento. Ayuda a controlar los gastos e ingresos, y mide el éxito del evento. Consulta en este artículo todo lo que necesitas saber y descubre 7 aspectos cruciales en el presupuesto de tu evento. 

Según un informe de Meeting Professionals International (MPI) y la compañía audiovisual PSAV, cuando se les preguntó a los planificadores de eventos sobre la capacidad general de su organización para presupuestar los eventos, esto es lo que dijeron: 

6% declararon que son “afortunados de tener un proceso”. 

30% de dichos procesos existen sólo por proyecto. 

El 33% mencionó que existen normas y procesos para la organización. 

El 28% respondió que su organización gestiona los recursos y procesos para ellos.   

¿Cuál es el punto de partida del presupuesto de un evento? 

Al elaborar el presupuesto deevento, lo primero es saber el significado del éxito financiero de tu evento y qué herramientas vas a utilizar para medirlo. Para conseguirlo, realiza una lista de todos los posibles gastos e ingresos que probablemente se producirán en el evento. Siempre hay que tener en cuenta el flujo de efectivo. Una vez el presupuesto esté desarrollado, tienes que realizar un seguimiento y revisarlo regularmente para asegurarte de que estás dentro de los límites de los recursos asignados y predecir los resultados con la mayor precisión posible.  

Dependiendo del tipo de evento y objetivos que se realice, el éxito financiero se determina de distinta forma.  Además, tienes que comprender las necesidades de tu organización para planificar tu presupuesto en base a los gastos e ingresos más comunes. 

Por lo tanto, cuando se presupuesta un evento, es fundamental identificar qué aspectos representan gastos y cuáles son fuentes de ingresos que pueden cubrir los costos. Además, es necesario distinguir entre costes fijos y variables para poder pronosticar eficazmente el presupuesto para tu próximo evento. 

Uno de los retos clave para los planificadores es asegurar cuidadosamente los gastos e ingresos para alcanzar las metas financieras, así como para medir con precisión el éxito de tu evento. 

1. Gastos 

Según una encuesta de la Professional Convention Management Association (PCMA), el 36% de todos los gastos son para alimentos y bebidas solamente. Este gráfico muestra una visión general de los gastos más comunes de las reuniones y eventos. Además, la tecnología de eventos puede incorporarse a todos estos gastos comunes debido a que puede ayudar con el marketing y la promoción permitiendo a los planificadores de eventos enviar notificaciones sobre los oradores principales y el registro. 

gastos-comunes-presupuesto

Un evento se trata crear la mejor experiencia del asistente, por lo que asegúrate que los lugares donde gastas el dinero añaden y aportan valor a tu público objetivo.

2. Costes fijos y variables 

También es crucial diferenciar entre gastos fijos y variablesLos fijos son costes que no se modifican en función del número de participantes. Estos costes se calculan como un importe total. Sin embargo, los variables son costes que se modifican en función del número de participantes. Estos se calculan por persona. Aquí tienes un ejemplo. 

ejemplo-presupuesto

3. Fuentes de ingresos 

Con el fin de cubrir los gastos, se pueden aprovechar diferentes vías de ingresos por publicidad, concesiones, tarifas de alquiler de stands o exposiciones, tarifas de gestión, registro y patrocinio. Todas las anteriores se consideran fuentes de ingresos.  

A pesar de las múltiples soluciones tecnológicas del mercado, la mayoría de los planificadores de eventos utilizan Excel o Google Sheets para su proceso de planificación de presupuestos: 

  • Organiza los ingresos y gastos en categorías según su importancia.  
  • Asigna títulos o categorías específicas para simplificar el seguimiento y la elaboración de informes. También, crea dos columnas para números estimados y reales.  
  • La manera más práctica de pronosticar los gastos y los ingresos es mirar a los años anteriores y usar un promedio de esas cifras como punto de partida. Es importante entender todos los números en el presupuesto y ser capaz de explicar de dónde vienen.  Procura guardar todas las facturas y recibos para respaldar el presupuesto del evento en caso de que ocurra algún suceso inesperado.  

4. Fondo de contingencia  

Un punto clave es planear los gastos imprevistos adicionales para estar preparado ante lo inesperado durante el evento. Piensa en lo que podría desencadenar un costo adicional y desarrolla un plan para enfrentarlo. 

Una vez llegado a este punto, tendrás que decidir si el evento es viable desde el punto de vista financiero. En ese caso, determinarás tu presupuesto y los elementos relacionados con el evento como promociones, equipo, personal… 

5. Calcula el flujo de caja para tu evento 

El flujo de caja y el inicio de la caja son dos elementos clave que a menudo se pasan por alto cuando se pronostican los gastos e ingresos de un eventoEspecialmente en el caso de eventos, lo más probable es que los gastos se produzcan antes de que se generen los primeros ingresos por eso necesitas poder pagar las cuentas mientras que esperas a los pagos.  

Para calcular el flujo de caja, sumtodos tus ingresos y resta las cuentas por cobrar no cobradas (dinero que te deben por servicios/trabajo realizado). A continuación, si luego restatodas tus cuentas por pagar (dinero que debes por servicios/trabajo que se le ha proporcionado) a ese número, obtendrás el dinero en efectivo. Si el número es positivo significa que tienes un flujo de caja positivo. 

6. Haz un seguimiento y examina el presupuesto de tu evento 

Realizar un seguimiento del presupuesto es crucial para enfrentarte de la mejor forma a los gastos inesperados.  A la hora de continuar con el proceso de planificación, es buena idea confirmar de antemano quién tendrá la autoridad para gastar más allá del presupuesto aprobado. Sin embargo, también pueden existir gastos no planificados pero que gracias al fondo de contingencia estarán bajo control.  Para ello, hay una serie de soluciones tecnológicas útiles que te ayudarán en este proceso. Además, estas plataformas te proporcionan velocidad para alcanzar tus objetivos y precisión en tiempo real para comunicarte con tu equipo.

7. Analiza el rendimiento financiero 

Una vez haya finalizado el evento, cierra el ciclo y suma todos los gastos e ingresos. Esto no sólo es importante para mostrar a las partes interesadas, sino también para aprender de sus experiencias y mejorar tu próximo evento mediante el análisis derendimiento financiero. 

El siguiente pasoes pensar en las medidas de éxito y los puntos de referencia que se definieron antes de tu evento para determinar si tuvo éxito o no. En la última década, la aparición de nuevas tecnologías ha permitido a los planificadores medir el rendimiento global de un evento de múltiples maneras. Utilizando datos cualitativos y cuantitativos de eventos, te permite tener mejores condiciones de cuantificar el rendimiento de tu evento y mostrar el impacto. 

El retorno de la inversión (ROI) es una medida de rendimiento utilizada para evaluar el éxito de tu evento. Es un porcentaje que muestra el retorno deevento en relación con los costos que se produjeron. Además, hay opciones adicionales para medir los impactos no monetarios del negocio como escucha social, encuestas de eventos o reconocimiento de patrocinadores.  

En conclusión, la forma de evaluar y analizar el desempeño financiero general es compleja, pero al mismo tiempo madura con la oportunidad de promover la mejora continua a través de un análisis cuidadoso de sus esfuerzos pasados. Da prioridad a las áreas de medición más importantes y, a continuación, asigna un indicador clave de rendimiento (KPI) a cada una de estas áreas cruciales. Los KPIs deben ser elegidos en base a la relevancia del área de medición, así como a la capacidad de rastrear y medir con precisión ese indicador. Después de eso, podrás medir tu desempeño año tras año y también establecer una meta para una medición global de tu desempeño financiero. 

Las herramientas de presupuestación de eventos son sólo un aspecto de cómo el planificador actual está aprovechando la tecnología de eventos. Nosotros te animamos a que des la oportunidad a estas innovaciones tecnológicas y puedas determinar qué tanto por ciento está destinado para cada parte del evento de una manera eficiente.  

Si tienes alguna duda o si quieres invertir parte de tu presupuesto en tecnologías como apps para eventos, registros, etc. no dudes en ponerte en contacto con nosotros.  

*Artículo basado en “Event Budget Basics: Everything you need to know” (from Eventmobi Blog)

Sabemos que puede ser difícil pero el 84% de los líderes tecnológicos están de acuerdo en que los eventos en vivo son críticos para el éxito. Veamos los objetivos y los posibles obstáculos que puedan ocurrir, así como la optimización de la conversión de leads de calidad. Descubre cómo los eventos tienen un papel importante en la estrategia de conversión y consigue optimizar tu funnel de marketing con eventos.

¿Qué es el Marketing Funnel (o embudo de marketing)? 

El embudo de marketing representa las etapas que tiene que completar un usuario desde que visita tu página web hasta que realizar el objetivo determinado, es decir, guiar a los compradores a través del embudo para que puedan realizar la compra correcta. 

“Es una visualización del viaje del cliente”  

Los clientes potenciales se mueven por el embudo en puntos de inflexión específicos para tomar decisiones que determinan si se convertirán en compradores. Podemos dividirlo en 3 etapas:  

  • La notoriedad y el recuerdo en la parte superior del embudo. (TOFU: Top of the funnel) 
  • La etapa de consideración en el centro del embudo. (MOFU: Middle of the funnel) 
  • La etapa de conversión en la parte inferior del embudo. (BOFU: Below of the funnel 

A continuación, destacamos la evolución de qué es lo que consiguen los usuarios cuando cumplen las diferentes partes del funnel. En la primera parte son meros visitantes, los cuales se convierten en leads cuando han visitado tu página web, tus redes sociales y te proporcionan sus datos ya que te consideran como marca potencial que satisface sus necesidades. Posteriormente, podemos remarcar las oportunidades que te ofrece el contacto directo con ellos y puedes utilizar esto como herramienta para motivar la conversión y que se transformen en clientes fieles.  

marketing funnel

Tipos de eventos y el embudo 

Los eventos son una gran manera de interactuar con los clientes potenciales, pero ¿qué eventos informan en qué etapa del embudo te encuentras? 

Cada tipo de evento puede complementar y nutrir cualquier etapa del embudo de marketing.  

  1. Eventos para Top of the Funnel (TOFU) 

Representa la notoriedad y el recuerdo que los clientes potenciales tienen de tu marca.  Lo más probable es que estos nuevos clientes te descubran por primera vez. Esta es la razón por la que tu objetivo como organizador de eventos es aprovecharlos para ganar un buen posicionamiento y recuerdo cuando los asistentes interactúen con tu marca.  

Las principales metas a cumplir en esta parte del funnel, son generar conciencia y dar visibilidad a la marca creando buenas primeras impresiones.  Para ello, debemos proporcionar el mensaje correcto al cliente correcto.  

Una forma dinámica y atractiva para generar conciencia de tu marca es favorecer el networking en el evento. De esta forma, conseguirás a la audiencia adecuada en el lugar adecuado en el que recibirán un contenido valioso sobre de tus valores, tus puntos débiles y tus objetivos. Esto les ayudará a avanzar en el embudo.  

Disponer de espacios para establecer una comunicación con tu equipo y desarrollar la marca, potenciará a los usuarios a identificarla con autoridad y prestigio.  

Otra de las principales ventajas de la estrategia de eventos de funnel que genera reconocimientos y gran cobertura en medios es la entrega de premios, ya que posicionas tu marca como experta en el sector. Así, conseguirás atraer a los líderes de opinión quienes construirán una mayor conexión y visibilidad de tu marca compartiendo tus logros en redes sociales, prensa o correo electrónico.  

  1. Eventos para Middle of the Funnel (MOFU) 

Esta es la etapa de consideración. Para las marcas y los clientes potenciales significa un proceso de descubrimiento mutuo para determinar si su solución ayuda a satisfacer las necesidades de los futuros usuarios.  Por lo tanto, las ventas y el marketing tienen un papel importante en esta etapa y su alineación es absolutamente crítica para el éxito 

Para establecer relaciones más cercanas con los clientes potenciales, tu equipo de ventas necesita la lista de los asistentes y contactos que acudirán al evento antes del inicio del mismo. 

Otro gran desafío es diferenciarte de tus competidores. Por eso, los eventos son cruciales en esta etapa ya que proporcionan una plataforma para diferenciar tu propuesta de valor, tu producto, tu autoridad y tu visión.  

Asistir a ferias relevantes es imprescindible para colocar tu marca donde están tus clientes. La instalación de un stand, un espacio de demostración y un obsequio es una estrategia divertida para conectar a los clientes potenciales con el equipo de ventas. Además, las estrategias de patrocinio mantienen tu marca en el top of mind de clientes potenciales.  

Al igual que los eventos de networking, los eventos VIP atraen a los líderes de la industria que tienen influencia en las decisiones de compra. La clave es introducir gradualmente el mensaje de tu marca cuando sea relevante para la conversación. Esto significa hablar de los problemas que tu producto resuelve 

  1. Eventos para Below the funnel (BOFU) 

En la parte inferior del embudo, los clientes potenciales ya han invertido tiempo en evaluar la solución que ofreces y establecer una relación con tu marca. Ahora están determinando cuándo comprar. Por eso, es fundamental tener una relación sólida para abrir líneas de comunicación y acelerar las ventas.  

Los eventos son la clave para el fondo del embudo porque no sólo ofrecen una oportunidad sino también ayudan a establecer un equipo de clientes entregados y con expectativas correctas.  

El desafío en el sprint final del embudo es entender cómo tu solución se alinea con los objetivos comerciales más elevados y con los planes a largo plazo 

Los eventos VIP en la etapa de la BOFU son críticos para atraer a tus patrocinadores: deberás reunir a los líderes de pensamiento y ejecutivos clave que son muy influyentes dentro de sus organizaciones 

Las conferencias de usuarios son una excelente manera de entusiasmar a los clientes nuevos y antiguos y conectarlos con sus iguales, así como lanzar nuevos productos. Las conferencias son el evento más popular con más del 62% de los organizadores de eventos planificando conferencias.  

Además, otra forma de conexión con los clientes potenciales es a través de los eventos itinerantes, ya que darás la oportunidad de asistir a algunos clientes potenciales que no pudieron ir a la reunión más amplia y los conectarás con otros clientes locales que están resolviendo problemas que ellos también están tratando de solucionar.  

En conclusión, las conexiones en persona desde los eventos pueden tener un gran impacto en los números de conversión en tu funnel de marketing y acercar a tu equipo a esos objetivos de ventas a largo plazo. Por ello, identifica los desafíos clave de cada etapa del embudo y elabora el contenido del evento específico para cada una de ellas 

 Los eventos son siempre relevantes para las conversiones de marketing. 

¿Quieres sacar lo mejor de tus eventos? En Orquidea te ayudamos a conseguirlo.

En este artículo revisaremos las estrategias y consejos que podemos utilizar a la hora de hacer crecer la participación. Cautiva y atrapa a los asistentes: aumenta el engagement en tus eventos analizando en profundidad su significado y los modos de incentivar y medir el nivel de implicación e interactividad de los asistentes. 

¿Qué es?  

El engagement es el grado en el que los asistentes están participando plenamente y comprometidos por cada evento. La participación en eventos puede medirse en sesiones a las que se asiste, reuniones celebradas, conexiones realizadas, participación en encuestas, actividad de medios sociales y adopción (cantidad de descargas) de aplicaciones de eventos, entre otros parámetros.  

En definitiva, un asistente comprometido es un asistente satisfecho.  

Los organizadores de eventos tienen como objetivo incentivar la participación y la emoción de los asistentes para mejorar la experiencia en el evento. Por ello, el contenido del evento es un factor excepcional. Además, crear una plataforma en la que los asistentes puedan participar de una manera fácil y rápida nos ayudará a ofrecerles oportunidades para que puedan colaborar y formar parte del evento y así sentirse más implicados y escuchados.   

Profundizamos en las diferentes oportunidades que puedes ofrecer a tus asistentes para aumentar su participación, y en las distintas maneras de proporcionarte formas específicas para realizar un seguimiento de dicha actividad.    

Aspectos específicos que debes revisar para impulsar y facilitar la participación: 

  1. Une los parámetros: Antes de decidir qué oportunidades de engagement ofrecer, asegúrate de definir qué es exactamente lo que deseas para cumplir los objetivos propuestos.  Definiremos métricas que llamaremos KPI’s. Los indicadores deben ser acordados con el equipo de marketing de tu evento para que ellos puedan presentar sus propias sugerencias sobre cómo mejorarlos.  Una vez que se hayan elegido las métricas, hay que marcar las metas a seguir.   
  2. Maximiza la adopción de apps para eventos y marca unas expectativas con los asistentes: La forma más efectiva para que los asistentes participen en tu evento será a través de una aplicación para eventos que deben descargar antes de acudir al evento. Para incentivar la colaboración de los asistentes, asegúrate de comunicar eficazmente las distintas opciones que ofrece la app a los invitados para participar en el evento. Esto se puede lograr mediante el lanzamiento de una serie de correos electrónicos que describen las características y los consejos para sacarle el máximo provecho o explicarla en el proceso de registro.  
  3. Lluvia de ideas sobre iniciativas conjuntas con patrocinadores: Gracias a los patrocinadores de tu evento podrás promocionar todas las oportunidades adicionales para la participación antes, durante y después del mismo. Realiza un brainstorming para generar ideas con los patrocinadores sobre las formas más eficaces para favorecer la participación en el evento o la exposición de la marca de los patrocinadores mucho antes de la fecha de inicio de este. Las redes sociales o el contenido patrocinado pueden motivar a los asistentes a generar un mayor engagement tanto con el evento como con los patrocinadores.   
  4. Buzón de sugerencias virtual: Siempre y cuando los asistentes hayan acudido con anterioridad al evento, permite que, durante el periodo de preparación, expresen sus opiniones y recomendaciones acerca del evento, la alineación de oradores, o incluso, el menú de comidas.  Para ello, puedes abrir un buzón de sugerencias virtual para que los asistentes ofrezcan sus idead fácilmente. Además, cuántas más aportaciones, habrá más posibilidades de que los asistentes creen mayor engagement.  
  5. Chat en la app: Permite establecer contactos con otros asistentes y aumentar el networking. De esta forma la tasa de participación será mayor.  Cuanto más a menudo los asistentes se envían mensajes entre sí, mayor es la tasa de participación en el evento. Asegúrate de que los asistentes disponen de este apartado de la app antes de que empiece el evento.  
  6. Notificaciones push: Mientras que los mensajes del chat fomentan las interacciones entre los asistentes, las notificaciones push están destinadas a aumentar el engagement entre los organizadores y el asistente. Por lo general, estos mensajes se envían a todos los asistentes al mismo tiempo o por segmentado por grupos, para informarles de un cambio de horario, ofrecerles un contenido que complemente una sesión o difundir otra información importante. El diseño de notificaciones push que solicitan una respuesta de los asistentes es una buena manera de aumentar su nivel de engagement.   
  7. Agenda Personalizada: Las aplicaciones avanzadas de eventos permitirán a los asistentes crear su propia agenda con las sesiones a las que les gustaría asistir. La plataforma debería ser capaz de realizar un seguimiento de la cantidad de veces que una sesión en particular se ha añadido a la agenda personal de un asistente, lo que le permitirá saber qué sesiones fueron las más populares.  
  8. Valoración de las sesiones: La mejor manera de medir el nivel de engagement de los asistentes cuando se trata de sesiones, es permitir que se revise cada sesión. Lo ideal es que los asistentes puedan revisar las sesiones tanto en forma numérica (es decir, con una calificación de 1 a 5) como abierta. De esta manera, no se limitan al tipo de feedback que quieren dar. Cuánto más retroalimentación consigas de cada sesión, podrás mostrar fácilmente el alto nivel de participación de los asistentes.    

  

4 maneras de medir el engagement del evento: 

  1. Mide el número de asistentes al inicio y al final del evento: Para poder medir el engagement, los asistentes tienen que acudir al evento y participar. Por ese motivo, los organizadores de eventos tienen que registrar las personas que entran al inicio del evento y las personas que salen al final. De esta manera, dependiendo de la cantidad de personas registradas en los distintos periodos, podrás identificar el interés que han tenido tus asistentes con el evento. En conclusión, comparar el comienzo y el final de la jornada de asistencia, es una buena técnica para medir el compromiso, pero cabe destacar que existen otras formas de estudiarlo.   
  2. Se activo y constante en las redes sociales: Para saber cuánta actividad está generando tu evento en las redes sociales, tienes que tener presente varias preguntas: ¿cuánta gente está posteando sobre tu evento? ¿cuál es el hashtag utilizado y su tendencia?, ¿cuántas veces se comparte o se repite?  Para hacer un seguimiento de esta actividad y describir con precisión la participación de los asistentes, utiliza una herramienta de monitoreo de redes sociales. 
  3. Analiza el número de descargas de la app: Si tu evento se complementa con una app para mejorar la experiencia de los asistentes, tendrás que llevar el registro de cuántas personas se han bajado la app. Para ello, los organizadores sugieren una campaña coordinada para que los asistentes hagan clic en descargar y utilicen la app en el evento.    
  4. Maximiza la experiencia con la app: Durante el evento, la aplicación del evento será la principal fuente de engagement para los asistentes, debido a que gran parte del contenido del evento está en la aplicación. Los asistentes deben aprovechar al máximo este recurso y utilizar todas sus funciones para maximizar su experiencia en el evento. Lo ideal es que tu software de gestión de eventos tenga un panel de control con análisis de eventos que describa el rendimiento de la aplicación y la forma en que los asistentes se relacionan con ella.   

  

Conclusiones   

La participación en un evento es un aspecto necesario para el éxito de tu evento que debe ser comprendido desde múltiples ángulos. Aquí hay varias ideas clave para diseñar tu estrategia de participación en el evento:   

  • La implicación no es posible si los asistentes no saben cómo hacerlo. Comunica claramente las formas en que pueden participar y contribuir al evento.  
  • Fomenta la participación antes del evento organizando una comunidad online en la que los inscritos puedan conocerse entre sí y familiarizarse con el contenido del evento.  
  • Asigna métricas específicas a tus objetivos de engagement para cuantificar tus esfuerzos.  
  • Enlaza fuerzas con los socios y patrocinadores del evento para pensar en formas creativas de facilitar el engagement.   
  • Aprovecha al máximo tu aplicación para eventos y asegúrate de que los asistentes no sólo conozcan las funciones, sino que la descarguen desde el principio.  

Sigue estos consejos para diseñar tu estrategia de participación en el evento y conseguirás un alto nivel de engagement en los próximos eventos. Contamos con una plataforma integrada con la que desarrollamos apps para eventos. Nosotros te ayudaremos a atraer a esos asistentes. ¡Aquí te esperamos!

Crear una agenda que se adapte a los objetivos de tu evento y al mismo tiempo mantenga a los asistentes interesados, es un factor clave para un planificador de eventos. Gracias a esta herramienta, podrás organizar el contenido del evento de manera intuitiva y entretenida con el fin de crear una experiencia agradable y evitar saturar a los asistentes. Aquí podrás averiguar cómo conseguir que la agenda de tu evento sea eficiente y fluida.

La agenda es la columna vertebral del contenido del evento ya que debe de contener toda la información relevante y destacable para evento. Es tan importante para los organizadores como para los asistentes. A los organizadores les proporciona una forma de medir con precisión el engagement del evento, mientras que a los asistentes les ayuda a tener claro que les ofrecerá el evento, sus diferentes sesiones y así les brinda una experiencia más cómoda y funcional.

Sigue los siguientes consejos para asegurar una agenda de eventos de calidad.

Pregunta a tus asistentes su opinión

Antes de estructurar la agenda, la opinión de los asistentes es un punto clave para tener en cuenta. Por ello, los organizadores tienen que saber el punto de vista de los asistentes para clasificar el contenido y saber qué sesiones serán las más populares. En el formulario de registro puedes incluir preguntas como, “¿qué tipo de sesiones son más valiosas para usted?”. Éstas ayudarán a elaborar el tema general, dividir el contenido por partes en el evento y conocer los tipos de oradores que serán útiles para los asistentes. Otro medio por el cual puedes preguntar antes del evento, son las campañas de email marketing.

Recopilar las opiniones de los asistentes es una buena técnica para la toma de decisiones tanto para eventos actuales como futuros.

Distintas opiniones, múltiples opciones

Los asistentes tienen distintas opiniones y formas de aprender o de ver la información, por esta razón, una agenda tiene que tener múltiples opciones de visualización, especialmente si la app cuenta con muchas sesiones para elegir. La estructura general de la agenda debe alinearse con el orden del evento para transmitir una idea clara sobre el tema general del evento y no confundir a los asistentes.

Organizar el contenido

Es necesario dividir el contenido en diferentes sesiones según los temas que se tratarán en el evento. Esta información tiene que estar organizada, clara y limpia para que la navegación sea fácil e intuitiva. De esta forma, harás que la experiencia del asistente sea mucho más sencilla y eficiente.

Sincronizar la agenda con la aplicación de eventos

Cuando el contenido de la agenda está diseñado y establecido, el siguiente paso es hacer posible que los asistentes puedan acceder a esa información. Para esto las apps para eventos son una tecnología que permite subir el contenido y organizarlo en diferentes sesiones. De esta manera los asistentes podrán acceder a esa información antes, durante y después del evento.

Además, las apps para eventos tienen más funciones disponibles para los usuarios como facilitar el networking entre ellos, votaciones en vivo, gamificación, visualización de una lista de ponentes…

Cuanto más sincronización y conexión exista entre la aplicación y la agenda, más increíble y fluida será la experiencia del evento.

agenda-blog

Haz que los asistentes participen y te ayuden a mejorar el evento

Una agenda de eventos debe tener un alto grado de interactividad y ofrecer la posibilidad de que cada sesión pueda ser calificada y evaluada por los asistentes. Gracias a esto, los organizadores de eventos recopilan información valiosa para tomar decisiones en futuros eventos y los asistentes se sentirán participes del evento.

Para incentivar la participación y la interacción de los participantes dentro de la app, crea encuestas o formularios durante el evento, te ayudarán a recopilar información de calidad en tiempo real. Además, esto ofrece una ventaja esencial que es analizar los diferentes aspectos durante la celebración del evento y realizar cambios si se considera necesario.

Comparte la agenda en las redes sociales

Ofrece la posibilidad de comentar y compartir el contenido de la agenda en las redes sociales antes que tenga lugar el evento, con el fin de aumentar el interés e intentar persuadir a más gente para que se registre en el evento.

Cuánto más accesible sea la agenda, más posibilidades tendrás de utilizarla como una herramienta de marketing adicional.

Saca resultados de los análisis de la agenda y compártelos con las partes interesadas

Siempre y cuando ofrezcas la oportunidad de que los asistentes pueden calificar las diferentes partes de tu agenda, asegúrate de que toda esa información puede ser medida y analizada después del evento.

Poder demostrar el ROI del evento es necesario para atraer más patrocinadores para eventos futuros, así como para persuadir a los gerentes con poder de decisión para que continúen invirtiendo en eventos en vivo.

Crea una estética de marca

La agenda del evento aporta tanto información como una extensión de la marca del evento. Por ello, todos los aspectos de la agenda tienen que estar alineados con la marca, solidificando una singularidad de tu evento debido a la estética consistente en todos los puntos de contacto de los asistentes.

Construye una plataforma integrada

La app que contenga la agenda debería ser una plataforma integrada para que todos los aspectos del evento estén sincronizados entre ellos y así crear una experiencia inolvidable. Además debe facilitar el registro de cada participante y proporcionar los análisis de resultados para mejorar en los próximos eventos.

Nosotros ofrecemos una plataforma integrada para garantizar la mejor experiencia en los eventos. El diseño es personalizado y adecuado para ti, te permite también hacer procesos de registro y de análisis y, además, contamos con un equipo comprometido para cumplir los objetivos de nuestros clientes. Podrás disfrutar dentro de la app de una agenda de calidad que hará tu experiencia menos estresante y la de los asistentes más sencilla. ¡No tendrás que preocuparte de nada, nosotros te ayudaremos con todo!

Eventos, conferencias y ferias comerciales son grandes inversiones que pueden tener un impacto significativo en tus oportunidades de negocio y el crecimiento de tus ingresos. Hoy en día, casi la mitad de todas las marcas logran un ROI del 300%-500% con reuniones y experiencias en eventos. Utiliza tecnología y haz de tus eventos la mejor inversión en marketing.

1. Genera y consigue relaciones B2B

Existen una serie de factores a considerar, desde el coste del evento hasta las métricas utilizadas para analizar el ROI (Retorno de la inversión).  Estos aspectos tienen un impacto directo sobre tus objetivos en ventas y marketing.  Por lo tanto, crear eventos en vivo ofrece unas ventajas únicas para mejorar tus resultados. Aquí están algunas de ellas:

Más conexión con tu audiencia: La productividad incrementa cuando hay un contacto continuo y cercano entre los asistentes ya que incrementa el interés y la atención de cara al evento.

Genera confianza: Cuando los asistentes depositan su confianza en la marca, las ventas se producen gracias a las relaciones entre clientes y asociaciones. Especialmente, en un contexto B2B, el soporte y contacto son los pilares más significantes.

Crea impresiones fuertes: Saber cuál es la personalidad de tu marca y saber transmitirla en los eventos, te permitirá crear compromisos tanto profesionales como competentes con tus posibles clientes potenciales.

Facilita el diálogo: Los eventos favorecen las conversaciones en tiempo real entre los asistentes a los cuales les puedes dar una solución a todos los desafíos que hayas propuesto.

 

2. Impulsa la búsqueda de clientes potenciales.

Sabemos las métricas utilizadas para medir los resultados obtenidos, pero ¿y las ventajas? Actualmente con el avance de las nuevas tecnologías existen métodos probados para medir la participación en eventos, como las apps para eventos.

Utilizar los eventos para establecer relaciones B2B, potencia la adquisición de clientes potenciales y ayuda a no infrautilizar los leads.

 

3. Usa plataformas de automatización de reuniones para obtener lo mejor de tu evento

La mayoría de las empresas se han dado cuenta de que los eventos son el centro de las reuniones B2B y que para aumentar la calidad y el número de compromisos con clientes hay que implementar una nueva tendencia que es la automatización de reuniones porque son el indicador del proceso de ventas.

¿Qué son exactamente las “plataformas de automatización de reuniones o MAPs (Meeting Automation Platforms)” ?

Son plataformas capaces de programar, gestionar y proporcionar estadísticas en tiempo real de las reuniones con unos pocos clics, lo que significa que podrás aprovechar el tiempo al máximo.  Te permitirán concentrarte en lo realmente importante que es la reunión y conseguirás reducir el trabajo y la información desorganizada y extraviada. Estos sistemas están cargados de tecnología que puedes emplear para manejar la mayoría de las interacciones y para analizar estas interacciones después.

MAP analiza la eficiencia de los equipos de marketing y ventas y si los esfuerzos han merecido la pena o no. Además, proporciona informes precisos sobre el retorno de la inversión (ROI) del evento gracias a las métricas que utilizan estas plataformas para medir el impacto de las reuniones.

Gracias a la automatización, los eventos tienen menos tareas repetitivas y son más escalables. Además, permiten a los organizadores acelerar el proceso del evento con mayor seguridad, cumplimiento e integridad de datos. Cuando hablamos de seguridad nos referimos al cumplimiento de las reglas de GDPR, sin embargo, cuando hablamos de la integridad de datos nos referimos a que no corren el riesgo de corromperse ya que los datos fluyen de un sistema a otro sin necesidad de introducción manual.

La automatización significa un mejor retorno de la inversión ya que evalúa una gran cantidad de datos muy valiosos como número de invitaciones aceptadas, y nos ayuda a estimar el éxito de la participación en un evento y a mejorar los fallos que vemos de cara a nuevos eventos.

¿Cómo puedes incorporar los MAPs en su próximo evento?

Después de mostrarte los beneficios que ofrecen los MAPs y si decides implementar estas herramientas en tu evento, aquí tienes unos consejos para sacarles el máximo provecho:

Antes del evento: Haz un estudio de quiénes acudirán al evento y usa el MAP para programar y organizar tus reuniones. Con una imagen clara de quiénes asisten, tendrás más confianza en quiénes pueden ser los líderes y a quiénes debes dirigirte durante el evento.

Durante el evento: Garantiza que el sistema de registro sea efectivo. Los MAPs están diseñados para asegurar que todos los asistentes sepan adónde ir y poder revisar las notas en tiempo real. ¿Necesitas hacer un ajuste de última hora? Los MAPs son flexibles y las reuniones pueden ser cambiadas según sea necesario.

Después del evento: Utilizando las métricas adecuadas, realiza un seguimiento exhaustivo, evalúa los resultados finales y observa cómo tu ROI tuvo mayor alcance.

En conclusión, dado que los eventos son oportunidades tan importantes y a menudo conllevan grandes riesgos, conocer a los clientes y otros negocios impulsa el proceso de ventas y puede conducir a relaciones a largo plazo.

Los sistemas de automatización de reuniones proporcionan datos precisos y detallados que sirven para adaptar y planificar el futuro evento. Contando con este apoyo conseguirás disminuir el volumen de trabajo y ser más eficiente en la gestión del evento y en los posteriores procesos analíticos.

El uso de nuevas tecnologías te ayudará a incrementar las posibilidades de éxito en tus eventos y reuniones. Favorece la interacción y crea confianza entre tus asistentes con apps, votaciones en vivo o gamificación en tus eventos. ¡No dudes en contactar con nosotros, te haremos el trabajo más fácil!

La marca de un evento ha evolucionado desde utilizar elementos gráficos como fuentes, colores y logotipo hasta tratar de transmitir sentimientos y emociones. El branding es un compromiso con los asistentes que habla sobre el objetivo del evento, lo que provoca unas expectativas en la audiencia sobre el evento al que asistirá. Cuida el branding para garantizar el éxito de tus eventos y las mantener buenas conexiones con tu público.

Revisa estos aspectos para que puedas hacer de este una herramienta eficiente y aprovechar todo su potencial.

 

Usa el branding como herramienta poderosa y efectiva para transmitir

Una de las maneras más efectivas de comunicar es a través del branding. Por ello, debe haber coherencia en todo lo que se dice y en los valores que transmite la personalidad de la marca.

Como resultado, la personalidad de la marca se ha convertido en una fuerza mucho más poderosa para atraer a la audiencia a través de un mensaje coherente y en una parte esencial para garantizar la experiencia del evento.  Además, debes reforzar tu marca y asegurar que la audiencia se sienta identificada con tus valores para evitar que los asistentes dejen de tener interés en ti.

 

Revisa y renueva tu marca para diferenciar tu evento del resto

Transmitir valor en un evento se está convirtiendo en un factor clave en el retorno de la inversión.  Cuando la comunicación de los valores no es efectiva, significa que necesitas actualizar tu marca. Hay algunos síntomas que indican que debes renovarla: una desconexión de tu marca y tu propuesta de valores o un estancamiento de la presencia de tu marca debido a un fallo en la comunicación de los valores.

Siempre es recomendable que el posicionamiento esté basado en tus valores y en un branding específico del evento para que tus ventas incrementen.

A la hora de decidir si la misión va a ser igual o distinta con respecto a la de la organización principal dependerá del tipo de evento que organices. Por ello, siempre que se trate de una reunión de empleados, la marca del evento debe de ser reconocible y atribuible a la entidad base. Sin embargo, cuando se trata de eventos de responsabilidad social corporativa la misión puede ser relativamente independiente de la organización dominante.

Tu evento tiene que tener una clara diferenciación con respecto al resto de eventos del sector, para ello, representa tus valores a través de la marca y de mensajes consistentes que dejen claro a tu audiencia lo que ofreces.

Si tu marca y tus mensajes enfatizan la pertenencia de la compañía, pero no la experiencia del asistente, hay una desconexión y una ineficiencia que provoca el estancamiento de tu audiencia. Por lo tanto, para atraer a invitados tienes que personificar la marca, los valores y la cultura ya que los asistentes requieren una comunicación más humana para identificarse con la marca o el evento.

La actualización de una marca requiere deliberación y reflexión sobre la experiencia de los asistentes para hacer que se sientan cómodos con tu marca.

 

Mantén activa la marca de tu evento para integrar al público

Lo primero es conocer y comprender a tu público.

Crea una propia identidad de marca independiente y toma una perspectiva empática para aumentar el compromiso de la audiencia en tu evento.

Otro factor que atrae a la audiencia es la promesa de la marca que está compuesta por varios aspectos que debes tener en cuenta como, analizar los datos de comportamiento anteriores, investigar tu demografía o cuidar el lenguaje corporal con los invitados.

El principio básico de cualquier marca debe ser la calidad constante para garantizar la experiencia a los asistentes. Busca formas de suavizar los procesos y reducir los tiempos de espera. Habla de quién eres, de tus intereses y de cuáles son tus valores para definir tu evento. Sólo una vez que hayas atendido lo básico podrás empezar a centrarte en la creación de una cultura compartida, aquella que hace sentir únicos a tus clientes.

Orienta la identidad de tu marca hacia la transmisión de tus valores teniendo en cuenta las causas y preferencias que son importantes para tus asistentes, conseguirás que todas tus comunicaciones sean consistentes y que ellos se sientan en un grupo que comparte los mismos valores.

Se coherente con todos los mensajes que quieres transmitir

Hoy en día, los profesionales de marketing asocian la marca a un conjunto de estilos definidos y a la identidad que debe estar reflejada en cada una de las partes del evento, incluyendo sesiones, lugares, sitios web y contenido.

En ocasiones es bueno hacerse la pregunta de qué necesidades podrías ayudar a satisfacer. Relaciona la marca con las necesidades de la audiencia. Para ello, crea un nicho que pueda reforzar tus mensajes para que puedas dejar de competir con otros eventos similares, y darle un giro a tu evento que atraiga la atención sobre él. Además, es recomendable abordar los intereses de tu audiencia para que forme parte de la marca.

Dándole a tu evento la propia identidad de marca alineada con los valores de tu audiencia, la marca de tu evento se convierte en el producto de una historia recíproca que tus asistentes te ayudarán a contar.

La marca no solo depende de ti, tanto la audiencia como el equipo de Marketing van ligados al propósito y los valores compartidos. Por ello, debes de escuchar las opiniones sobre tu evento a través de redes sociales o foros y seguidamente, revisar y analizar los resultados.

En ocasiones, se produce una co-creación o realineación, lo que no significa una perdida de control sobre tu marca, si no una oportunidad para construir conexiones satisfactorias entre tu evento y la audiencia y a su vez, poder crear una comunidad más grande de clientes reales.

En conclusión, las marcas son más que fuentes y colores. Por eso, persigue el valor que tiene un mensaje impactante y llévalo a todas las partes del evento. Considera revisar y reestructurar algunos aspectos de tus eventos para crear una experiencia única que atraiga a un público más amplio. Y deja que el público tenga voz. Incorpora aspectos atractivos para la audiencia e interésate por el feedback para dar forma a la marca y crear lealtad. Por último crea un mensaje más enfocado que transmita mejor las expectativas sobre la experiencia que quieres crear a tus asistentes y que comunique tus valores de una manera sublime.

Nuestra tecnología para eventos te permite reforzar y alinear tus valores de branding y acercarlos más a tus asistentes. ¡Visita nuestra web y descubre todas las ventajas que ofrecemos!