Apps para eventos

29 Ago

Posted at 13:11h in Apps para eventos, Engagement, Eventos, Tecnología by

Es probable que la creación y el intercambio de una videoteca no sea lo primero en lo que piensen los organizadores de eventos al planificar sus conferencias presenciales. Sin embargo, los vídeos «suscitan una amplia gama de motivaciones», como compartir la pasión, iniciar conversaciones y buscar opiniones. Se parece mucho a lo que queremos que hagan nuestros asistentes a los eventos, por lo que en este artículo vamos a ver 7 formas inteligentes de incorporar el vídeo a tu estrategia de eventos.

La creación de vídeos es mucho más fácil hoy en día, ya que los planificadores de eventos tienen experiencia con los eventos virtuales y, de nuevo, tienen la posibilidad de grabar contenidos in situ. Sin embargo, el reto sigue siendo que se necesitan múltiples herramientas y plataformas para crear, alojar y compartir contenidos de vídeo. Creemos que tener la capacidad de gestionar el contenido de vídeo dentro de tu plataforma de eventos simplificará tus flujos de trabajo y creará una experiencia superior para tus asistentes.

La nueva función de biblioteca de vídeo de la plataforma de eventos de EventMobi, nuestro partner, significa que tu aplicación de eventos ahora cumple una doble función como plataforma de eventos y como hogar en línea para todos tus activos de vídeo, ya sea para atraer a tu audiencia en persona o a distancia, crear nuevas e interesantes oportunidades de patrocinio o ampliar el alcance de tu evento durante todo el año.

Si pensabas que volver a la modalidad presencial significaba el fin del vídeo para eventos, sigue leyendo para saber porque te estás perdiendo algo.

1. Aumenta las inscripciones y los ingresos con el acceso a las entradas

A pesar de la creciente demanda de eventos presenciales, no todo el mundo podrá asistir. Además, acabas de pasar dos años construyendo tu audiencia virtual. ¿Por qué ibas a dejarlos atrás ahora? La solución puede ser tan sencilla como ofrecer acceso a contenidos de vídeo a la carta dentro de tu plataforma de eventos.

Si la transmisión en directo de tu evento en persona a los asistentes remotos es demasiado cara y compleja, simplemente grábala y súbela a tu espacio de eventos después. O bien, si puedes conseguir que tus ponentes se pregraben antes de tu evento en directo, libera el acceso al contenido pregrabado al mismo tiempo para asegurarte de que los asistentes remotos no se lo pierdan. Esto simplificará aún más los costes in situ.

También puedes ofrecer un acceso escalonado a diferentes videotecas creadas para fomentar la participación de los miembros, para vídeos de formación continua y de capacitación, o para asegurarse de no perder ingresos potenciales ofreciendo entradas para que los asistentes remotos vean las grabaciones de las sesiones.

2. Simplifica la gestión de contenidos de vídeo

Alojar tus vídeos en tu plataforma de eventos en lugar de en plataformas de vídeo externas como Vimeo o YouTube elimina horas de trabajo administrativo y crea una mejor experiencia para tus asistentes, ya que no verán anuncios o recomendaciones de contenido no relacionadas. Esto significa que puedes mantener el control de los datos de tu evento y de la PII (información personal identificable), lo que es particularmente importante para los eventos que necesitan cumplir con el GDPR.

Si estás transmitiendo en directo las sesiones de tu evento virtual o híbrido, puedes ponerlas a disposición como contenido bajo demanda con sólo unos pocos clics. O bien, si estás cargando archivos de vídeo pregrabados, puedes crear fácilmente un elegante centro de contenido de vídeo con la función de biblioteca de vídeo.

3. Utiliza los vídeos pregrabados para generar emoción

Revelar una muestra de lo que está por venir en tu evento es una gran manera de impulsar las inscripciones a las sesiones. Crea una videoteca con vídeos de ponentes o presentaciones de años anteriores para animar a tu público a asistir a sesiones específicas.

También puedes pedir a tus ponentes que graben un breve vídeo en el que cuenten a tu público más sobre su presentación; puedes hacerlo fácilmente para decenas de ponentes utilizando herramientas como VideoAsk y subir estos vídeos a la App de tu evento o al espacio virtual con la nueva función de Videoteca.

4. Ofrece nuevas oportunidades de patrocinio

Ayuda a los patrocinadores a relacionarse mejor con los asistentes y atraer tráfico a su stand ofreciéndoles canales dedicados para mostrar sus vídeos de productos, demostraciones y contenido educativo en una Videoteca creada sólo para ellos.

También puedes añadir anuncios de los patrocinadores a las grabaciones de las sesiones que se ponen a disposición de los asistentes después del evento como parte del contenido de vídeo a la carta.

5. Crea un centro de aprendizaje durante todo el año

Tus asistentes no pueden estar en todas partes a la vez; elegir entre sesiones simultáneas es difícil cuando la agenda está llena de ponentes y temas increíbles. Para que los asistentes no se pierdan nada, crea una videoteca que puedan utilizar para ponerse al día en su tiempo libre después del evento. No te olvides de utilizar la gamificación o las preguntas de sondeo para crear una experiencia divertida.

¿Has deseado alguna vez poder pedir a un ponente que repita lo que ha dicho? Poner a disposición de los asistentes recapitulaciones después de la sesión puede ayudarles a aprender literalmente a su propia velocidad, permitiéndoles volver a ver vídeos específicos a una velocidad más lenta o rápida.

6. Ofrece una mejor experiencia a la carta

La videoteca de EventMobi incluye un módulo de recomendación que ayuda a los asistentes a navegar y descubrir fácilmente más contenido de vídeo que se ajuste a sus intereses. Los planificadores pueden gestionar fácilmente esta recomendación asignando vídeos en grupos similares.

Las secciones de comentarios debajo de cada vídeo fomentan las conversaciones con otros asistentes y ponentes, y también te ayudarán a recoger valiosos comentarios sobre tu evento y lo que es importante para tu audiencia.

7. Seguimiento de la participación desde un único panel de control

Di adiós al uso de múltiples plataformas para hacer un seguimiento de la participación en el evento. La solución de gestión de vídeo de EventMobi facilita el seguimiento de la participación de la audiencia para que puedas ver todos los análisis de tu evento en una sola plataforma.

Haz un seguimiento de los intereses y las acciones de tu público, incluyendo qué vídeos han visto y durante cuánto tiempo. También puedes utilizar encuestas y preguntas de gamificación para ver quién ha interactuado con qué contenido con el fin de medir el aprendizaje o averiguar qué resonó más con tu audiencia.

¿Cómo funciona la nueva videoteca de EventMobi?

En primer lugar, añade tus vídeos convirtiendo tus transmisiones en directo en una grabación de vídeo a la carta con unos pocos clics, o subiendo directamente vídeos externos al EventMobi Experience Manager.

Etiqueta tus vídeos y crea una sección dedicada con un control de acceso adecuado.

Habilita la función para tu evento para que tus asistentes puedan descubrir y comentar los vídeos directamente desde la aplicación móvil o espacio virtual.

Al utilizar una herramienta como la función de biblioteca de vídeos de EventMobi, no podría ser más fácil simplificar el sistema de gestión de vídeos y aprovechar el poder del vídeo para atraer a tus asistentes. Los vídeos alojados en la aplicación para eventos no sólo pueden entusiasmar a tus asistentes antes de que comience su evento, sino que también pueden llegar a aquellos que podrían asistir a tu evento en persona.

No nos olvidemos de los expositores y patrocinadores: permitirles cargar contenido de vídeo en sus perfiles les ayudará a educar mejor y a atraer a los compradores durante todo el año. Integrar los vídeos en tu estrategia de eventos es una oportunidad sin explotar que te ayudará a crear una mejor experiencia para todos los participantes en el evento.

Si te interesa probar esta nueva herramienta de video, desde Orquidea Technology Group global partner de EventMobi, podemos ofrecerte asesoramiento personalizado sobre cuál será la mejor manera de implementarla en tu evento ¡Contáctanos!

 

Artículo orginal: https://www.eventmobi.com/blog/7-smart-ways-to-add-video-into-your-event-strategy/

05 Abr

Posted at 13:11h in Apps para eventos, Eventos Híbridos, Tecnología by

A medida que continúa el revuelo en torno a los eventos híbridos, las aplicaciones móviles para eventos vuelven a ser la clave para ofrecer una experiencia cohesiva y atractiva tanto para el público online como para el presencial. La selección de la tecnología móvil adecuada para eventos nunca ha sido tan importante, por eso vamos allá con 6 recomendaciones para comprar apps móviles para eventos en 2022.

1. Entender el coste total

El precio nunca ha sido tan importante para un profesional de los eventos. Después de luchar contra las cancelaciones y la disminución de los ingresos -en algunos casos, la ausencia de ingresos-, tendrás que centrarte en lo que una aplicación significará para el resultado final de su evento. No existe una estructura sencilla para desglosar los costes de cada aplicación en una comparación pormenorizada, por lo que resulta útil pensar en algunas preguntas clave que pueden orientar la forma de enmarcar la inversión financiera.

¿Es la primera vez que ofreces una aplicación a tus asistentes?

Si nunca has tenido una aplicación para tu evento, no sientas la necesidad de añadir todas las funciones disponibles. Cuantas más funciones añadas, más pagarás. Es aconsejable empezar poco a poco para determinar qué es lo que realmente importa a tu público en términos de funcionalidad y características.

¿Tienes una estrategia para utilizar la aplicación de forma regular?

La obligación de pagar una cuota mensual puede parecer abrumadora, pero puede merecer la pena si puedes mantener la aplicación actualizada durante todo el año con contenidos on demand y oportunidades exclusivas de establecer contactos.

¿Cuántos asistentes espera este año?

El enfoque más común para la fijación de precios es un modelo por asistente. Al iniciar tu búsqueda, asegúrate de tener una previsión actualizada del tamaño de la multitud que esperas en 2022.

¿Cómo se conectarán los asistentes?

Además del número de asistentes, querrás tener una idea concreta de la proporción de personas que se conectarán de forma remota en lugar de presencial. Muchos proveedores tienen precios distintos para eventos virtuales, presenciales e híbridos.

¿Cómo de fácil será el uso de la tecnología para tu equipo?

La tecnología no sólo cuesta dinero. También cuesta la inversión de tiempo necesaria para que tu personal aprenda a manejarla. Cuando compares productos, asegúrate de que todas las personas que vayan a participar en el trabajo pesado de poner en marcha la aplicación puedan ver una demostración y opinar sobre lo que les parece más intuitivo. Y aunque los mejores servicios de asistencia pueden tener un coste inicial más elevado, la inversión puede merecer la pena por el tiempo que le ahorrará a tu equipo.

 

2. Separa las funciones imprescindibles de las que no lo son

Algunas aplicaciones vienen con una lista de características disponibles. Piensa en qué características ofrecerán un valor real a tus asistentes. Si has ofrecido una aplicación en el pasado, analiza un desglose de las herramientas en las que tu público confió durante el evento. ¿Cuántos asistentes participaron realmente en la tabla de clasificación del juego o optaron por las oportunidades de recompensa? ¿Cuántos escanearon un código QR para obtener una tarjeta de visita?

Pide a los proveedores que estés considerando que te muestren todas las funciones que vienen de serie sin coste adicional. A continuación, examina las opciones a la carta que aumentarán tu gasto.

3. Prioriza el retorno de la inversión de patrocinadores y expositores

La aplicación móvil adecuada para un evento no debe ser simplemente un coste para tu organización, sino que debe incluir oportunidades de ingresos que compensen parte del gasto o lo cubran por completo. La mayoría de las aplicaciones incluyen los perfiles básicos de los patrocinadores y expositores, pero los patrocinadores y expositores de hoy en día buscan más retorno de la inversión que lo que puede ofrecer un simple listado. Asegúrate de que los responsables del departamento de patrocinio de tu evento examinen todas las funciones para determinar qué puede ser vendible.

Pero no pienses sólo en las funciones que puede utilizar: presta más atención a cómo el proveedor de tecnología puede ayudarte a articular lo que esas funciones hicieron con los informes posteriores al evento. Querrás ser capaz de ofrecer análisis sólidos que muestren a los patrocinadores y expositores cómo su inversión se ha visto recompensada con la participación de los asistentes y el aumento del conocimiento de la marca.

4. Habilita una experiencia híbrida

La capacidad de transmitir vídeo en directo se ha convertido rápidamente en una de las características más importantes de las aplicaciones móviles para eventos. Como la participación virtual se ha disparado en los últimos dos años, ha habido una explosión de herramientas diseñadas para los asistentes que no podían participar en persona.

Piensa en tus planes para un evento híbrido este año y en qué características podrían cambiar las reglas del juego para todos los miembros de tu audiencia: el emparejamiento entre los asistentes remotos y los presenciales, un sistema de recuperación de leads virtual, la opción de acceder a la transmisión en directo a través de todos los canales. Aunque muchos organizadores se centrarán principalmente en el componente presencial y en los mayores ingresos que conlleva, aquellos que también puedan mantener a los asistentes en casa comprometidos ganarán el futuro de los eventos.

5. Investiga la empresa que está detrás de la aplicación

Cuando se trata de averiguar cuál es la mejor decisión para comprar una aplicación para eventos, hay un componente algo intangible en el proceso que no tiene que ver con un precio o una lista de características. En su lugar, querrás hacerte una idea de la brújula ética de la empresa. El sector de los eventos se ha visto afectado por la pandemia, y no hay forma más concreta de que los socios tecnológicos muestren su apoyo que ofrecer contratos que permitan cambios rápidos y ajustes de precios que tengan en cuenta la reducción de las necesidades. Lo mismo ocurre con los numerosos proveedores que ofrecen tarifas reducidas para las organizaciones sin ánimo de lucro.

Además de contratos y precios flexibles, pregunta qué puede esperar desde el punto de vista del servicio. La mayoría de las empresas indican que responden a las solicitudes de asistencia en menos de 24 horas, y algunas garantizan que la asistencia está disponible en menos de una hora. Esa rapidez es importante, pero también debes preguntar por el tipo de recursos dedicados que tendrá. ¿Tratarás con los mismos contactos durante todo el proceso de desarrollo de su aplicación? ¿Has preguntado a tus colegas del sector de los eventos sobre su experiencia con la empresa? La tecnología es tan buena como las personas que la construyen, así que asegúrate de que te sientes cómodo pensando en las personas de la empresa como una extensión de tu propio equipo.

6. Comprueba dos veces los acuerdos de nivel de servicio

Otro factor importante a tener en cuenta es el acuerdo de nivel de servicio de la empresa, o SLA por sus siglas en inglés. Se trata de acuerdos contractuales que establecen las expectativas precisas que el proveedor de tecnología para eventos se compromete a cumplir en cuanto a la fiabilidad de su tecnología. Deben incluir detalles como la garantía de disponibilidad de la red o el tiempo de funcionamiento. El acuerdo de nivel de servicio también establece las sanciones en caso de incumplimiento de estos compromisos.

En una época en la que los fallos tecnológicos pueden dañar gravemente la reputación de un organizador de eventos, es fundamental asegurarse de que tu socio de aplicaciones para eventos está dispuesto a poner por escrito su compromiso de fiabilidad y calidad.

Si quieres contar con una App profesional para eventos, con trayectoria en el mercado y con un soporte técnico que te apoyará en cada paso de tu evento, contacta con Orquidea Technology Group y te asesoraremos para lograr el éxito de tu evento.

Artículo original en EventManager.

17 May

Posted at 11:10h in Apps para eventos, Eventos Híbridos, Eventos Virtuales, Seguridad, Tecnología by

La tecnología móvil está desempeñando un papel fundamental en nuestro ansiado regreso a los eventos presenciales, pero las aplicaciones para eventos no son actualmente lo más importante. ¿Se utilizarán para ayudar a garantizar un entorno seguro? Si es así, ¿pueden los organizadores obligar a todos los asistentes a utilizarlas? Veamos qué papel desempeñarán las apps de eventos en la seguridad de estos. 

Si podemos demostrar que el uso “forzoso” puede ayudar a mantener la seguridad de los eventos, sin duda merecería la pena considerarlo. Por otro lado, plantea problemas de privacidad y seguridad de los datos que es importante abordar. 

El desafío de la “adopción” de aplicaciones para eventos 

Las tasas de “adopción” o uso de aplicaciones para eventos son constantemente un desafío para los profesionales de eventos y las empresas de tecnología por igual. Según algunos datos que hemos consultado, se puede observar que la adopción media en un evento es del 63%, mientras que su informe anterior de 2017 ofrecía una cifra mucho más baja del 48,5%. 

Si un evento pudiera tener una tasa de adopción de la app para eventos del 100%, esto abriría oportunidades no solo para utilizar la tecnología para mantener a todos a salvo, sino también para conectar entre los asistentes y ofrecer visibilidad a los patrocinadores. Es importante no desviarse abusando de la pretensión de seguridad para reforzar el potencial de ingresos de los patrocinadores; sin embargo, vale la pena explorar todos los impactos. 

Tecnología clave COVID-Safe 

El hecho de que todos los asistentes a un evento presencial utilicen una única tecnología tiene muchas ventajas de seguridad con respecto al COVID. Las más importantes son los certificados de pruebas COVID, los pasaportes de vacunas, el distanciamiento social y el rastreo de contactos, pero algunas aplicaciones pueden ser más viables que otras. Los pasaportes de vacunas se están desarrollando en todo el mundo y, aunque todavía no están listos para su adopción masiva, hay aplicaciones que ya están preparadas para verificar los resultados de las pruebas de COVID. El distanciamiento social parece ser más difícil cuando se trata de gestionar con precisión la distancia mediante dispositivos móviles, y la tecnología de balizas ofrece una alternativa costosa pero más fiable. 

El rastreo de contactos como función es más prometedor, aunque sin duda no está totalmente probado. La asociación entre Apple y Google dio lugar a un sistema de notificación de exposición de rastreo de contactos que preserva la privacidad y que los gobiernos han utilizado para crear sus soluciones nacionales o regionales con distintos grados de éxito. Un ejemplo es el último contratiempo del Reino Unido con su solución de rastreo de contactos bloqueada por Apple y Google debido a las características de localización, que ninguno de los dos permite. 

Los expertos en tecnología para eventos no están dispuestos a ello 

Hay buenas razones para que los proveedores de tecnología para eventos se abstengan de desarrollar funciones relacionadas con la salud y la seguridad en sus aplicaciones para eventos. En primer lugar, como señalan Florian Teufel, director de marketing de Meetyoo, «ya existen aplicaciones que hacen esto… donde los datos son anónimos y se integran con las autoridades sanitarias. Prefiero confiar en este enfoque». 

Jelmer van Ast, fundador y director general de Conference Compass, no es partidario de que los proveedores de tecnología para eventos desarrollen tecnología de seguridad con respecto al COVID debido a los numerosos retos técnicos, la posible responsabilidad y los problemas legales, y los considerables costes de desarrollo que son difíciles de justificar para unas funciones que, con suerte, en breve no serán necesarias. Escribe que: «las aplicaciones para eventos deben tener claro su propósito: mejorar la experiencia del evento haciendo que el descubrimiento de contenidos, la creación de redes y la comunicación sean mucho más eficaces, y tender un puente entre la experiencia in situ y la experiencia en línea/fuera del sitio.» 

James Johnson-Miller, Director de Tecnología de Eventos de IMEX, es partidario de los sistemas que no se basan en aplicaciones móviles. «Se necesita una solución que no dependa de aplicaciones nativas en caso de que la persona no tenga el dispositivo adecuado, espacio para instalar, etc. Habrá retrasos mientras se descargue la aplicación in situ (como suele ocurrir) y se necesitarán recursos adicionales para soportarlo.” 

Sin embargo, los retrasos suelen ser una molestia temporal, y una vez que la mayoría de las 2021 aplicaciones se descargan, los beneficios y la experiencia superan con creces cualquier inconveniente inicial. 

¿Qué papel pueden desempeñar las aplicaciones para eventos? 

En la actualidad, la tecnología de seguridad de COVID no está integrada en las aplicaciones para eventos, y quizás sea por una buena razón. Como señaló Thorben Grosser, Director General de EventMobi para Europa, «las aplicaciones de seguimiento de contactos ya existen. No necesitamos que las empresas las reinventen. Necesitamos usarlas». Aunque también admite que, si las aplicaciones de eventos pueden ayudar a añadir datos a las aplicaciones de rastreo de contactos existentes, esto puede ser útil. 

No obstante, hay un excelente argumento para las funciones que pueden agilizar las normas y regulaciones adicionales que conllevan los próximos eventos presenciales. Una opción que puede resultar muy útil es la de controlar el número de personas que se encuentran en un espacio determinado mediante el escaneo por Wi-Fi y Bluetooth. También habría un gran potencial para un sistema de reservas basado en una aplicación de eventos que proporcione informes instantáneos sobre la disponibilidad de las franjas horarias de las zonas de exposición (donde las áreas se reservan con antelación), las citas de los expositores o los espacios de reunión seguros. 

«Si los delegados reservan con antelación una sesión, cuando estén en el lugar reciben una notificación de que la sesión está a punto de comenzar (se podría proporcionar una entrada escalonada para asegurarse de que no hay una multitud en la entrada) y luego registrar a la gente a través de una baliza, un lector RFID o el buen y viejo código QR.» Dice Felix Stroud-Allen, cofundador y director de CrowdComms.  

Las características a tener en cuenta pueden ser: 

  • Entrada segura sin contacto (mediante códigos QR basados en la aplicación) 
  • Reserva de franjas horarias en las zonas de exposición. 
  • Reserva de citas con expositores específicos. 
  • Reserva de espacios de reunión seguros. 
  • Control de la entrada y salida de los asistentes. 
  • Limitar la capacidad de las salas. 
  • Solicitar comidas con antelación. 
  • Informar discretamente de cualquier condición insegura. 
  • Enviar mensajes a grupos específicos de participantes (en función de su comportamiento) 

Algunas de ellas se han inspirado en el marco de soluciones para eventos seguros COVID de fielddrive. 

¿Podemos imponer la adopción de la aplicación para eventos? 

Incluso si pudiéramos imponer el uso de la aplicación, no está claro si podemos hacerlo cumplir. Los controles manuales pueden ser un reto, dice Matt Coyne, cofundador de Twigged: «Lo sentiría por quien tenga que ser la persona que pida comprobar el teléfono/app/ Bluetooth de alguien si se sospecha que no está encendido». Para evitar estas situaciones incómodas, el escaneo pasivo de Wi-Fi y Bluetooth puede ofrecer una solución automatizada. 

Dado que los eventos empresariales se consideran espacios privados en los que los participantes deben aceptar las políticas de un evento para participar, los problemas legales podrían ser superables. «Asistir a un evento es siempre una elección. Si ésta es una de las condiciones, no veo ningún problema como solución a corto plazo para que la gente vuelva a estar en los espacios«, dijo Jason Greenman, director general de Akommo. 

¿Debemos imponer la adopción de aplicaciones para eventos? 

El hecho de que podamos no significa que debamos hacerlo. Debemos considerar cuidadosamente el GDPR y otras regulaciones de protección de datos antes de hacer de esto una condición para la participación de los asistentes. Incluso si fuera posible imponer el uso de la aplicación para eventos, la preferencia es siempre la aceptación sobre la imposición. «La forma de explicar y comunicar este requisito, y las razones para ello, antes de la inscripción y en el período previo al evento sería clave para su aceptación y adopción por parte de los asistentes. Hacerlo cumplir sería difícil, así que la aceptación es el mejor camino», dice Rob Harrison, director de Congrex Americas. 

Alternativas a los wearables 

«Los wearables, las insignias o pulseras RFID, son una alternativa para aquellos que no quieren o no pueden utilizar la aplicación del evento», propone la consultora de Reuniones y Eventos Marcia Ives. Aunque la tecnología de los wearables podría simplificar el proceso y ayudar a proteger la privacidad de los datos, no cabe duda de que limitaría el alcance, sobre todo en lo que respecta a las funciones de reserva o comunicación de los asistentes con los organizadores, que una aplicación podría gestionar mucho mejor. 

En conclusión, dado que los proveedores de aplicaciones para eventos son reacios a añadir funciones de salud y seguridad a sus sistemas, no veremos un seguimiento integrado de los contactos o del distanciamiento social. La adopción forzosa es improbable; sin embargo, las aplicaciones para eventos pueden ayudarnos de forma única a lidiar con algunas de las previsibles restricciones de salud y seguridad de los eventos presenciales. En última instancia, si son un componente esencial de la experiencia del evento, la gran mayoría de los asistentes las utilizarán para gestionar sus experiencias in situ de forma segura.  

Si te interesa tener más información sobre las aplicaciones de eventos y como aprovechar sus funcionalidades para mejorar la seguridad y la prevención sanitaria de tus eventos, contacta con nosotros, en Orquidea Technology Group, y te asesoraremos para que tus eventos no corran ningún riesgo. 

Artículo original en Event MB.

03 Mar

Posted at 09:30h in Apps para eventos, Consejos, Eventos Virtuales, Tecnología by

Este año tan convulso ha tenido para el sector de los eventos algo positivo, ya que debido a la distancia social y más medidas para frenar el virus, los eventos online han empezado a valorarse y reconocerse. En este artículo analizaremos varias recomendaciones para mejorar la calidad de los eventos virtuales. 

La participación en conferencias virtuales ha llegado para quedarse, no obstante un reto importante es la participación en este tipo de eventos. La tecnología avanza desde el inicio de la pandemia y los asistentes esperan algo más que un seminario entrecortado, mal iluminado y sin ensayar. El panorama de los eventos virtuales empieza a ser cada día más competitivo, lograr cautivar a los asistentes con una calidad profesional de producción podría significar un buen número de asistentes comprometidos. 

La tecnología de transmisión en directo de conferencias ha avanzado mucho desde las glorificadas llamadas de Zoom de marzo y principios de abril de 2020; los asistentes esperan algo más que un seminario web entrecortado, mal iluminado y sin ensayar. En un panorama de eventos virtuales en línea cada vez más competitivo, no lograr cautivarlos con una producción de transmisión en vivo profesional y pulida significa que podrían no volver la próxima vez. 

Veamos que factores influyen en la buena calidad de un evento: 

El compromiso: 

Es el mayor desafío cuando se trata de eventos virtuales y la incapacidad de igualar el valor del compromiso in situ se encuentra entre las mayores frustraciones con la tecnología de eventos virtuales. ¿A qué se debe este problema? 

  • Fatiga del zoom: Los servicios de streaming como Netflix y las series educativas como TED Talks han puesto el listón muy alto cuando se trata de consumir contenidos online. Los asistentes necesitan más para seguir participando. Un evento virtual en Zoom que consiste en dos ponentes mal iluminados en sus salones hablando entre ellos puede ser también un podcast, al menos así se puede pasear al perro. 
  • Competencia en los eventos virtuales: Los eventos virtuales tienen que ser capaces de competir tanto con las distracciones en casa como con otros eventos. El hecho es que el mercado de los eventos virtuales ha eliminado las barreras de entrada, y la competencia de otros contenidos en línea -muchos de los cuales son gratuitos- está aumentando. Los organizadores de eventos virtuales tienen que diferenciarse de la avalancha de contenidos en línea, y la producción de alta calidad es un punto clave de diferenciación. 
  • Credibilidad de la marca del evento: Del mismo modo, con la aparición de nuevos eventos, los asistentes buscan una forma de determinar qué contenido es el más autorizado. Una transmisión de aspecto profesional en una plataforma dedicada puede transmitir la sensación de profesionalidad que necesita para separarse de la paja. Lo último que quieres es que tu marca parezca poco profesional o poco pulida. 

Una producción de nivel televisivo: 

Es importante revisar estos puntos que garantizarán que la participación en la conferencia virtual distinga a tu evento online. 

 1. Evalúa tus necesidades de participación en la conferencia virtual

¿Estás celebrando una reunión puntual de partes interesadas con alguien en segundo plano tomando notas? ¿Vas a ofrecer contenido patrocinado con una variedad de ponentes que se mantendrá como contenido cerrado después del evento?  

Si se trata de lo primero, puede que no merezca la pena invertir en una emisión con mucha marca y producida por profesionales. Sin embargo, si se trata de lo segundo, es posible que desees contratar a un productor técnico para que te ayude a conseguir un nivel de producción que resista el paso del tiempo y haga justicia al contenido. 

Un gráfico que resume los diferentes niveles de producción de conferencias virtuales que ofrece EventMobi. 

2. Dedícale al evento el tiempo suficiente

Aunque la planificación de los eventos virtuales puede llevar meses, muchos han tenido que cambiar en un momento de apuro, ya que las restricciones cambian de un momento a otro. El tiempo y el presupuesto también son factores importantes para determinar si la producción a nivel televisivo es una prioridad. 

Dicho esto, te recomendamos que intentes disponer de al menos un mes para asegurarte de que tienes tiempo suficiente para marcar todas las casillas: 

  • Ajustar perfectamente la agenda del evento 
  • Preparar a los ponentes y asistentes técnicos 
  • Grabar los contenidos pregrabados 
  • Editar los vídeos 
  • Instruir a los ponentes y moderadores a la tecnología y a las mejores prácticas de transmisión en directo 
  • Crear el showflow del evento, indicando con bastante exactitud como debería darse el ritmo de los acontecimientos. 
  • Realizar un ensayo, y no en el último momento 
  • Revisar y mejorar según sea necesario 

Un productor técnico de eventos virtuales con experiencia puede ayudarte a coordinar y ejecutar muchos de estos pasos, evitar los errores más comunes y evitar retrasos innecesarios. Por lo tanto, pueden ser una excelente opción si deseas una alta calidad de producción con un calendario ajustado.  

3. Ensaya el evento virtual 

Los planificadores de eventos virtuales no son los únicos que se enfrentan al aprendizaje de los eventos virtuales en línea. Los ponentes, los patrocinadores, los moderadores y los participantes en el evento se están adaptando también a un nuevo formato. Esto hace que haya una tormenta perfecta de posibles fallos.  

¿Los oradores utilizan micrófonos fiables? ¿Las charlas de los patrocinadores se celebran en salas bien iluminadas? ¿Tienen los moderadores conexiones de Internet fiables? ¿Puede tu plataforma tecnológica para eventos virtuales soportar el volumen de asistentes que se conectan simultáneamente, transmiten vídeo, envían preguntas y respuestas y participan en el chat?  

Ensayar el evento virtual es una buena manera de identificar estos y muchos otros problemas que podrían hacer que la experiencia sea menos fluida durante el evento en vivo. Prueba la configuración de cada ponente. Prueba la plataforma. Asegúrate de que todas las diapositivas están en orden y de que todo el mundo sabe dónde debe estar y cuándo.  

4. Revisa la configuración de grabación ponentes y moderadores: 

El vídeo con grano no va a ser suficiente para el compromiso del evento virtual y el aspecto profesional que los asistentes esperan cuando transmiten contenido. El productor interno de eventos virtuales de EventMobi recomienda que los ponentes utilicen una cámara web con una resolución de 720p a 1080p, así como un micrófono (los auriculares son especialmente buenos para cortar el ruido de fondo). El equipo no tiene por qué ser caro; un micrófono de 20 dólares es perfectamente suficiente. La iluminación también es importante. Una luz LED barata detrás del monitor del orador hará que éste esté bien iluminado. 

Un productor técnico puede ser una gran ventaja a la hora de realizar el ensayo y las comprobaciones de ponentes y moderadores, ya que sabrá qué buscar, responderá a las preguntas más técnicas que surjan y hará las recomendaciones oportunas.  

Tecnología para la producción del evento: 

En este apartado se ofrecen varios consejos técnicos que deberíamos tener en cuenta a la hora  de desarrollar nuestro evento en el entorno digital. 

 1. Selecciona soluciones técnicas para eventos virtuales que apoyen los objetivos de la marca

Las plataformas tecnológicas para eventos virtuales suelen integrarse con los servicios de transmisión en directo de conferencias para combinar lo mejor de cada clase de software, y el predeterminado suele ser Zoom. Sin embargo, Zoom puede no ser la solución ideal de transmisión en directo si necesita contenido de marca. Para ello, puedes seleccionar una plataforma de eventos virtuales que te ofrezca opciones para incluir contenido de marca dentro de la transmisión y la experiencia virtual mediante la integración de un servicio que permita una visualización más dinámica, como: Streamyard, SocialLive , VMix, OBS… 

Un productor técnico normalmente recomendará su software preferido, o debería ser capaz de guiarte a través de las opciones basadas en tus necesidades y ayudarte a configurar tus básicos de tecnológica de eventos virtuales. 

2. Aprovecha las sesiones pregrabadas y simuladas

Una forma de garantizar que una sesión se vea bien y se desarrolle sin problemas es pregrabarla e incorporarla a su evento en vivo. Esto te dará la oportunidad de incorporar más elementos visuales y cortar o rehacer elementos que contengan errores o puedan perder la atención del público. 

Incluso puedes pregrabar el contenido de la sesión más pesada y continuar con un segmento en directo, como una sesión de preguntas y respuestas. La entrega de contenido «simultáneo» se refiere a este híbrido de contenido en vivo y pregrabado dentro de una sesión determinada. Utiliza una diapositiva aparte -como la información de contacto de los ponentes o un mensaje patrocinado- para cubrir cualquier interrupción visual al pasar de la sección pregrabada a la participación en directo. 

El contenido pregrabado también te permite realizar sesiones simultáneas sin tener que asignar más trabajadores a cada stream. Si no tiene sesiones simultáneas, el contenido grabado te ofrece la ventaja añadida de dar un espacio de tiempo para preparar la siguiente parte del directo, preparar a los próximos ponentes para entrar en el directo y dar un descanso a los que trabajan en segundo plano. 

3. Utiliza elementos visuales de alta calidad para conseguir un compromiso virtual con la marca

Asegúrate de tener gráficos de alta resolución para las diapositivas de la marca, las superposiciones y las transiciones con bastante antelación. Un productor técnico puede ayudarte a reunir estos recursos y asegurarse de que cumplen las especificaciones.  

Utiliza una buena cantidad de imágenes y vídeos para estimular visualmente a la audiencia y que no se quede mirando una cabeza parlante durante largos periodos de tiempo. Sigue el ejemplo de los telediarios, que utilizan cortes y estadísticas para interrumpir las tomas del reportero. 

Las imágenes fuertes y claras en la pantalla también proporcionan oportunidades para que los asistentes hagan capturas de pantalla del evento y lo compartan en las redes sociales. 

4. Varía los formatos y diseños delos eventos virtuales 

Sorprende al espectador con diferentes diseños y disposiciones de elementos visuales, como superposiciones, fondos, diapositivas y gráficos.  

Un productor técnico puede ofrecerte valiosas ideas sobre sus opciones y sobre cómo ejecutar las disposiciones y transiciones más atractivas desde el punto de vista visual 

5. Utiliza una sala de espera para coordinar a los ponentes del evento virtual 

Al igual que en un evento presencial, los organizadores de eventos virtuales deben ser capaces de preparar y coordinar a sus ponentes, comunicarles cualquier cambio y asegurarse de que están listos cuando lo necesitan.  

Una sala verde es un espacio virtual que no forma parte de la retransmisión en directo estándar, donde los ponentes pueden esperar sus sesiones y los planificadores (o, más probablemente, los productores técnicos) pueden ponerlos al día, comprobar que todo esté correcto y prepararlos para entrar a sus sesiones. 

6. Considera la posibilidad de una sede virtual para una mayor calidad de producción del evento

Una sede virtual es un estudio o espacio creado específicamente para albergar su evento virtual o para pregrabar el contenido del evento. Las sedes virtuales suelen estar gestionadas por empresas audiovisuales o proveedores de tecnología para eventos virtuales, por lo que vienen equipadas con la infraestructura audiovisual adecuada para crear y transmitir contenidos profesionales de alta calidad.  

Las sedes virtuales y los estudios de eventos virtuales son una buena alternativa si quieres una transmisión en directo más profesional sin los riesgos o las inversiones asociadas a la creación de un estudio por tu cuenta, y casi siempre ofrecen servicios de consultoría o apoyo directo a la producción de eventos virtuales. Sólo hay que tener en cuenta las directrices de salud y seguridad si se reúnen varias personas en un espacio físico. 

Un productor técnico de eventos virtuales: 

Un socio experto en producción de eventos virtuales puede ser una gran ventaja. Muchos planificadores de eventos virtuales todavía están aprendiendo las habilidades y los conocimientos necesarios para ejecutar un evento virtual de alta calidad de producción y aspecto profesional.  

La plataforma tecnológica para eventos virtuales, como la que Eventmobi y Orquidea te ofrecen, puede ser un gran recurso en ese sentido. De hecho, según la última investigación de EventMB, el 33% de los planificadores de eventos subcontratan la producción de sus eventos virtuales, y otro 20% confía en su proveedor de tecnología para eventos virtuales. 

Un socio experimentado en la producción de eventos virtuales ofrece muchas ventajas: 

Experiencia: 

Los productores técnicos de eventos virtuales llevan a cabo simulacros y pueden señalar problemas que un observador con menos experiencia podría no notar o anticipar. 

Apoyo técnico: 

Los productores técnicos se aseguran de que los equipos audiovisuales, la conectividad a Internet, la plataforma de eventos virtuales y cualquier tecnología integrada estén a la altura y funcionen sin problemas. 

Edición de vídeo: 

Un productor técnico de eventos virtuales está familiarizado con el software de edición de vídeo. Si quieres utilizar un vídeo pregrabado, pueden ayudarte para que tenga un aspecto limpio y profesional. 

Coordinación: 

Los eventos virtuales tienen muchas partes en movimiento: ponentes que pasan de la sala de espera a la transmisión en directo del evento, sesiones de trabajo que deben empezar y terminar en momentos específicos, transiciones de diapositivas, vídeos pregrabados insertados, cambios en los elementos visuales… la lista es interminable. Un especialista en producción de eventos virtuales los coordina para garantizar una experiencia perfecta. 

Gestión de los asistentes: 

Los productores de eventos virtuales pueden ayudar a canalizar a los asistentes en los sitios apropiados y en los momentos adecuados para que no se pierdan en la confusión. También se pueden encargar de silenciar a los asistentes, moderar los chats y las preguntas y respuestas y gestionar el acceso a los distintos elementos. 

Patrocinadores felices: 

Los patrocinadores están depositando su confianza en los eventos virtuales en línea, por lo que es crucial que su marca y la exposición de la misma tengan un aspecto profesional. Además de llevar toda la producción del evento a un nivel profesional, los productores técnicos de eventos virtuales se aseguran de que las ventanas emergentes, las superposiciones  y otros elementos visuales de la marca aparezcan correctamente y en los momentos adecuados. 

Preguntas comunes sobre la producción de eventos virtuales 

Orquidea Technology Group ha ayudado a muchos planificadores de eventos virtuales con la transición a la participación en eventos virtuales con una tecnología robusta y un soporte técnico de producción experto. Aquí respondemos a las preguntas más comunes de nuestros clientes: 

¿Qué es el RTMP? 

Es un estándar para la transmisión que es apoyado por la mayoría de los codificadores (estos se utilizan para digitalizar sus videos para que pueda transmitirlos en vivo a una audiencia) y la mayoría de los servidores de medios (el software que está utilizando para transmitir el video). El Espacio Virtual de EventMobi que ofrecemos en Orquidea Technology Group puede soportar cualquier vídeo que esté en formato RTMP. Si el servidor de medios con el que estás trabajando no ofrece una URL de vídeo, entonces la plataforma puede ayudarte a generar un servidor RTMP con un solo clic, utilizando nuestra función de URL personalizada. 

En una producción de webcast, ¿los ponentes necesitan algún tipo de software de producción? 

No. Lo único que necesitan los ponentes es una cámara web, un micrófono y una conexión a Internet fiable. Nuestro equipo de producción proporcionará a los ponentes y anfitriones un enlace que les llevará a la Sala de espera virtual, desde donde saldrán en directo. 

¿Cuál es la velocidad mínima de Internet recomendada para los ponentes/anfitriones? 

Recomendamos 20 Mbps de subida y 30-50 Mbps de bajada. Puedes comprobar gratuitamente su velocidad de Internet en fast.com. Para una conexión más fiable, utilice una conexión ethernet por cable en lugar de WiFi siempre que sea posible. 

¿Cuáles son las ventajas del directo frente al simulacro (pregrabado)? 

La retransmisión en directo es ideal si se hace hincapié en la interactividad, como las encuestas en directo o la respuesta a las preguntas del público a medida que van llegando, en lugar de durante una sesión de preguntas y respuestas designada al final. Sin embargo, en un entorno en directo siempre existe el riesgo de que se produzcan problemas, como que se corte la conexión a Internet del ponente o que éste cancele en el último momento. El simulacro ofrece más seguridad, ya que las sesiones están pregrabadas, por lo que los ponentes pueden hacer varias tomas y el resultado puede ser más pulido. En cuanto a la interactividad, los ponentes pueden salir en directo al final de la sesión para una sesión de preguntas y respuestas. También es posible tener una sesión grabada como respaldo en caso de que haya algún problema con la transmisión en directo. 

En un entorno simulado, ¿deben los ponentes llevar la misma ropa y utilizar el mismo telón de fondo para las preguntas y respuestas en directo para dar la impresión de que toda la sesión ha sido en vivo? 

Lo ideal es que sí: el objetivo del simulacro es recrear la sensación de una sesión en directo sin que el público se dé cuenta de que la presentación ha sido grabada de antemano. Sin embargo, si no es posible recrear el mismo aspecto, también se puede optar por revelar la naturaleza simulada de la sesión; normalmente el público se sentirá desconcertado al no poder notar la diferencia, lo que habla de una buena fluidez del espectáculo y de una producción sin fisuras. 

¿Qué puntos debe abarcar una comprobación/ensayo técnico? 

Informar al ponente sobre el procedimiento para salir en directo (entrar en la sala de espera, esperar la señal del productor para salir al aire, etc.) 

Asegúrate de que la calidad de vídeo y audio del ponete es perfecta: no hay retrasos, ni vídeo pixelado ni audio apagado. 

La apariencia general debe ser profesional: esto incluye un fondo neutro/ordenado, buena iluminación, ropa adecuada, postura erguida (es preferible estar de pie), mirar a la cámara, etc.  

Si se utilizan diapositivas para la presentación, hay que comprobar que se visualizan correctamente 

En el caso de las sesiones de pregrabación, es posible que los ponentes quieran revisar la grabación para asegurarse de que están satisfechos con el resultado, por lo que hay que prever tiempo suficiente para este proceso. 

¿Qué trucos hay para asegurarse de que los oradores hablan a la cámara? 

Si el ponente utiliza notas para su presentación, debe colocarlas en la parte superior de la pantalla de su ordenador o en una segunda pantalla colocada a la altura de los ojos. Si hablan libremente, puede ser útil colocar un marcador visual junto a la cámara para que los ojos se dirijan a ese punto. 

¿Es recomendable utilizar un productor para cada sesión simultánea en directo? 

Depende del tipo de sesión. El ejemplo más popular son las salas de descanso, que normalmente no requieren una producción adicional, ya que se centran en la conversación y el establecimiento de contactos entre los asistentes. Para producir sesiones concurrentes en directo complejas, recomendamos asociarse con una empresa audiovisual especializada. 

¿Qué es un tercio inferior? 

Un tercio inferior se refiere a una inserción con el nombre del ponente (y normalmente tu cargo y/o empresa) que se muestra en el tercio inferior de la pantalla. 

Conclusión 

Combatir la fatiga del Zoom y diferenciarse en una marea creciente de competidores de eventos virtuales puede ser un reto, pero una forma rápida y fácil de que tus asistentes se den cuenta de que eres es un recurso autorizado, creíble y profesional es a través de un evento producido profesionalmente.  

Cuando se trata de ejecutar tu evento con la calidad de producción que los asistentes esperan, un socio de producción de eventos virtuales es una ventaja. Los productores técnicos pueden ayudarte a dar sentido a todas las piezas en movimiento y a que todo funcione como una máquina bien engrasada. Contacta con nosotros para que podamos asesorarte sobre la mejor manera de realizar un evento virtual inmersivo y profesional. 

Artículo original en Eventmobi.

15 Feb

Posted at 11:45h in Apps para eventos, Eventos Virtuales, Tecnología, Uncategorized by

En este artículo se van a describir los componentes principales para realizar un evento virtual. La idea es que los organizadores de eventos que no lo tengan tan claro puedan determinar los elementos de una solución que es una combinación de diferentes talentos y tecnologías, es decir se va a desglosar la arquitectura de un Evento Virtual y/o Híbrido.

1.- Equipo de Producción

La tarea fundamental de ese equipo es adaptar los contenidos a una nueva forma de presentar la información que es muy distinta que en un evento presencial y se parece más a una producción de televisión. Deben tener un balance perfecto entre la cantidad de contenidos a ofrecer y el número de horas que una persona mantiene el interés en un evento. Es imperativo evitar la tentación de traspasar lo que se hace en un evento cara a cara, exactamente igual al evento virtual.

2.- Plataforma Integral de Manejo de Eventos Virtuales.  EventMobi es un claro ejemplo de estas plataformas.

Esta es una pieza fundamental, no es lo mismo utilizar una plataforma integral que una plataforma de Webinar o una Landing Page. Una plataforma nos permite transmitir el Branding a los asistentes para que en todo momento exista una identificación de marca y se sapa quién hace el evento, además de tener todas las funcionalidades naturalmente integradas.

La arquitectura de un Evento Virtual y/o Híbrido

Algunas funcionalidades importantes que debería tener esta plataforma:

  • Web del Evento, Sistema de Registro, Pasarela de Pago.

Esto nos permitirá hacer marketing del evento: presentar la información básica y cuando se registren los posibles asistentes, dimensionar las capacidades de los equipos necesarios para realizar el Live Streaming. Igualmente, en eventos en donde enviamos catering o materiales a los domicilios de los asistentes nos permitirá saber a quién y a dónde tenemos que enviar.

Por supuesto si el evento es de pago nos permite que cada uno escoja el tipo de ticket que desea para que vea los contenidos de acuerdo con su perfil.

  • Plataforma para Distribución de los Contenidos.

Equivalente a la Sede del Evento. Aquí accederán los usuarios con login y password para ver el LIVE STREAMING de acuerdo con su perfil, para interactuar entre ellos en dinámicas de networking o utilizando el chat general, chat 1:1 o video llamadas 1:1, para interactuar con los ponentes mediante Q&A, contestando votaciones en vivo o participando en dinámicas de GAMIFICACION.

  • Módulo de Patrocinadores.

Con esta funcionalidad le damos visibilidad a los sponsors pudiendo definir un espacio con toda la información del Patrocinador o Expositor (enlaces a su web, vídeos, formularios, chat 1:1, chat 1: N, descarga de documentos).

  • Módulo de Gamificación.

Permite crear elementos que logran incrementar la fidelización de los asistentes al evento mediante mecánicas y elementos de juego: retos, puntos, pantallas de clasificación.  Esto ha venido a convertirse en una pieza fundamental para mantener el interés constante durante todas las fases del Evento.

  • Sistema de Respuesta de la Audiencia.

Permite que los asistentes respondan encuestas, pregunten a los ponentes, califiquen sesiones, intervengan en un chat y que los speakers hagan votaciones en vivo durante las sesiones, todo esto provoca un gran dinamismo en el evento.

  • Distribución de Contenidos Bajo Demanda.

En algunos eventos en donde se utilizan plataformas de webinars, el contenido es efímero, se acaba el evento y no hay posibilidad de acceder nuevamente a los contenidos. Existen posibilidades de tener los eventos más tiempo accesibles para los asistentes, una buena plataforma de eventos le permitirá acceder a los eventos bajo demanda una vez que el evento se haya terminado, y este acceso puede estar condicionado al perfil del asistente tal como ocurrió durante el evento en vivo, también le permitirá monetizar el contenido bajo demanda para asistentes que no hayan podido asistir virtualmente al evento en vivo en caso de eventos de pago.

  • Analíticas

Es un módulo de gran importancia en una plataforma de eventos porque nos permite obtener una radiografía de todo lo que ha pasado. Se puede determinar quién vio qué cosa y por cuánto tiempo.  Esto es de suma importancia para determinar el ROI del evento. Es fundamental tener estadísticas veraces, no basta saber cuántos están conectados sino saber quiénes están conectados, qué están viendo y por cuanto tiempo.

3.- Servicio de Producción de Streaming.

Se encargan de realizar las comunicaciones necesarias para traer a escena a los ponentes y moderadores que normalmente se encuentran en ubicaciones remotas (sus casas, oficinas o platós virtuales), producen la señal con calidad de televisión incorporando elementos innovadores como pantallas PIP, realidad virtual o realidad aumentada e incorporando otros como la traducción simultánea y trasmiten esa señal, lo ideal es que sea de manera redundante, mediante Redes Globales de Distribución de Contenidos (CDN) desde nuestra Plataforma hacia cualquier parte del mundo.

Si quieres más información acerca de cómo realizar con éxito tu evento virtual o híbrido contacta con Orquidea Technology Group nuestra experiencia en la realización de eventos virtuales será de gran ayuda para conceptualizar y ejecutar tu evento.

10 Feb

Posted at 17:00h in Apps para eventos, Consejos, Eventos Virtuales, Noticias by

A pesar de la gran noticia de la Vacuna contra el coronavirus todavía pasará un tiempo para que los eventos presenciales vuelvan a tener la relevancia que siempre han tenido. Mientras eso ocurre nuestra vida en general ha cambiado tanto en el aspecto profesional como en nuestra vida personal. El teletrabajo es una realidad en todas las sociedades y la visita a nuestros mayores muchas veces es a través de medios electrónicos. En este artículo, veremos si lo virtual es sustitución o complemento a los eventos presenciales.

¿Cuándo tendremos eventos masivos y seguros cara a cara?

Pues es una incertidumbre, en el momento en que escribimos esta publicación muchos países reportan cifras récord de fallecidos y de contagios y apenas acaba de comenzar el invierno en el hemisferio norte.

Las sedes físicas de los eventos, ahí en donde están permitidos realizarlos, cada vez tienen más restricciones y la percepción misma de inseguridad de los potenciales asistentes es cada vez mayor.

Por estas razones los planificadores de eventos tienen que tomar alguna decisión con cierta antelación acerca de sustituir los eventos presenciales que tienen planificados por eventos virtuales o por eventos híbridos.

¿Qué es un evento virtual?

Es un evento en donde todos los que participan lo hacen a través de internet desde su casa, su oficina o un plató dispuesto para la ocasión y los contenidos se distribuyen mediante medios digitales.

¿Qué es un evento híbrido?

Un evento híbrido es aquel que incorpora tanto la participación presencial como la virtual. Algunos asistentes asistirán al evento en el lugar de celebración, otros se unirán al mismo evento de forma remota. Los eventos híbridos no son nuevos, muchos planificadores de eventos los han adoptado durante años.

Lo virtual: sustitución o complemento a los eventos presenciales

Sin embargo, un evento híbrido no es simplemente un evento en persona que se transmite en vivo a una multitud remota. Los que asisten virtualmente siguen asistiendo a su evento y debe haber formas de que interactúen con otros asistentes y con los expositores, hagan preguntas a los ponentes y se involucren a fondo con el contenido del evento.

Los eventos híbridos son sin duda el futuro de la industria. En una encuesta reciente, el 62% de los planificadores de eventos dijeron que sus eventos serían híbridos en el futuro.

Las sedes tendrán que limitar su capacidad de asistencia debido a las restricciones que acompañan al distanciamiento social. Al ofrecer la asistencia virtual como una opción, los asistentes no sentirán que se están perdiendo nada por no participar físicamente.

Dado que habrá que convivir en el futuro cercano con eventos que tienen una parte virtual es necesario resaltar algunas ventajas de este tipo de eventos, transformar nuestra mentalidad y pensar que lo que se pudo considerar una tirita en un momento determinado se puede convertir en una potente oportunidad:

Veamos algunas ventajas implícitas en la realización de eventos virtuales bien como sustitutos o complementos a los eventos presenciales.

1. Más asistentes

Sin restricciones de espacio o límites geográficos implica que mucha más gente puede atender al evento.

Hace poco realizamos un evento en donde la asistencia se incrementó en un 80% en relación con el evento presencial y 30% de los asistentes no habían asistido al evento presencial en los últimos 5 años.

Los costos de viaje asociados en términos de dinero y tiempo pueden ser una barrera para los posibles asistentes (especialmente dada la actual agitación mundial en torno a la pandemia de COVID).  Darle acceso al evento virtual hace que la asistencia sea mucho más viable.

2. Mayores beneficios

Más gente, por supuesto, significa más venta de entradas.

Su precio puede no ser tan alto como su evento físico, pero el mayor volumen de asistentes puede compensar esto.

3. Rentabilidad

La reducción de los costos de preparación también va a contribuir a el resultado final.

Un evento virtual no necesitará un lugar caro como sede, un catering costoso,  impresión extensiva, personal de soporte y consumo general de energía. Un evento virtual reducirá drásticamente los costos de preparación.

4. Una huella ecológica más pequeña

Un evento virtual reduce la necesidad de volar, conducir o incluso utilizar el transporte público para llegar al evento.  El desperdicio estándar de los eventos físicos y el consumo de energía se reduce o erradica.

5. Más inclusivo

Aunque muchos organizadores de eventos aseguran que sus eventos y lugares de celebración son accesibles para las personas con una discapacidad, muchas personas afectadas todavía tienen dificultades para asistir a un evento físico. Especialmente cuando se trata de viajes y la gente depende de cuidadores para acompañarlos.

Otros factores también pueden influir en la capacidad de una persona para asistir. Las enfermedades crónicas, los compromisos familiares (por ejemplo, las familias monoparentales) y los bajos ingresos pueden ser obstáculos importantes para los posibles asistentes.

Las conferencias y los eventos virtuales pueden hacer que los eventos sean más inclusivos y garantizar que se escuche una gama diversa de voces a través de características interactivas, como preguntas y respuestas y encuestas en vivo.

6. Longevidad del contenido

La tecnología adecuada apoyará la grabación de contenidos en su evento virtual. Esto extiende la vida de las sesiones de los ponentes y permite a los asistentes volver a visitar el contenido bajo demanda después del evento.

Los organizadores también pueden monetizar el contenido vendiendo el acceso posterior al evento a los no asistentes.

7. Mantener las conexiones 1 a 1

Las reuniones y discusiones individuales son vitales para los patrocinadores, los expositores y las redes de contactos. Por lo tanto, un evento virtual debe mantener intacto ese contacto tan importante.

Las reuniones privadas por vídeo (muy parecidas a los mensajes privados de chat) permiten a los asistentes al evento establecer conexiones significativas y personalizadas, incluso si los participantes están en países distintos.

Las herramientas esenciales

Maximizar la experiencia del evento virtual requiere más que un flujo de video o un programa de Webinar.

Nuestra solución de eventos virtuales utiliza una plataforma de eventos, de probada eficacia, para gestionar con éxito las complejidades de un verdadero evento virtual.

Las funciones adicionales de la plataforma hacen que la experiencia de la conferencia virtual sea inmersiva, interactiva y atractiva.

A pesar de replicar la complejidad de un evento físico, los asistentes estarán encantados de no tener que lidiar con una nueva tecnología.  Las características adicionales son fáciles de usar para cualquier asistente que esté familiarizado con una aplicación para eventos.

Y qué pasará con los eventos presenciales….

¿Significa esto que los eventos cara a cara están muertos?

Hay poderosas y convincentes razones por las que las conferencias y eventos virtuales están aquí para quedarse un buen tiempo.

Pero eso no significa que el evento físico esté muerto, ni mucho menos.

Cuando por fin consigan el visto bueno completo para que se vuelvan a realizar eventos presenciales, los eventos en vivo todavía tienen un papel vital que desempeñar.  Por muy buenos que sean los eventos virtuales, la gente seguirá queriendo la experiencia única que sólo se puede obtener en un evento físico, mientras esto ocurre no hay que cerrar los ojos y esperar, sino convivir y aprovechar las oportunidades que están delante de nosotros.

Si quieres más información acerca de cómo realizar con éxito tu evento virtual o híbrido contacta con Orquidea Technology Group nuestra experiencia en la realización de eventos virtuales será de gran ayuda para conceptualizar y ejecutar tu evento.

12 Ene

Posted at 11:30h in Apps para eventos, Consejos, Engagement, Eventos Virtuales by

Desde que se priorizan los eventos virtuales, han cambiado muchas cosas. El nivel de competencia entre eventos se eleva y es importante que el evento llamé la atención y se destaque sobre los demás. Los organizadores de eventos pueden aprovechar el hecho de que no hay barreras a la hora de estar en el mismo lugar físico y tiempo y crear una comunidad comprometida con los eventos virtuales.

Es necesario que los organizadores de eventos estudien cómo evoluciona la eficiencia de los formatos emergentes con sus audiencias. La fácil accesibilidad de las plataformas de eventos virtuales, libres de las limitaciones habituales de la geografía y el tiempo, puede convertirse en una ventaja, una oportunidad para un desarrollo continuo de la comunidad.

El reto de los organizadores de eventos online es hacer que su evento sobresalga entre el resto ya que os asistentes están sobreexpuestos a muchas opciones de eventos diferentes y pueden elegir ver el contenido posteriormente bajo demanda lo que puede hacer que los números de asistencia en vivo disminuyan. Por lo que es importante que los eventos online resulten cautivadores y produzcan una mayor implicación y compromiso por parte de los invitados, para que se garanticen buenas cifras y genere confianza a los patrocinadores.

Veamos que consejos podremos aplicar para que los asistentes se mantengan comprometidos con nuestras plataformas.

Reestructura la experiencia del asistente

El “viaje” del usuario por la plataforma debe ser considerado desde una experiencia única a una relación continua. Piensa en la comodidad del asistente y en posicionar tu evento dentro de su visita. Diseña una historia y oriéntalos a través de los pasos a seguir durante su “estancia” en la plataforma; llevándolos paulatinamente hacia los objetivos que el evento necesite conseguir.

Desarrolla una experiencia de usuario sencilla y cómoda, y además incluye chat de soporte y ayuda para que tus invitados puedan solucionar cualquier inconveniente con un experto en la plataforma.

Así tú público considerará que la plataforma le ofrece una experiencia fluida y se sentirá bien atendido; lo que hará más probable que quiera acudir a próximos eventos.

Crear una estrategia para antes, durante y después del evento

Volviendo al punto anterior, desarrolla esta experiencia de manera estratégica dividiéndola entre las diferentes partes del evento.

Antes del evento: informa a los inscritos en el evento sobre todo lo que necesiten saber para que su experiencia sea completa. Proporciona horarios, claves de acceso, un esquema sobre como acceder de manera sencilla desde el correo…asesora a los asistentes sobre lo que se van a encontrar sin saturarlos.

Durante el evento: diseña un plan de bienvenida para realizar un tour rápido y sencillo por la plataforma, de manera que los asistentes entiendan en directo lo sencillo que es utilizar las diferentes funcionalidades. Recuérdales que usen el chat de soporte para cualquier duda y así se sentirán acompañados durante el evento.

Después del evento: guarda los momentos más importantes e interesantes, en formato de vídeo o imágenes y haz que estos sean duraderos. Coordina actividades inmediatamente posteriores al evento como por ejemplo una happy hour virtual, una comida vía online, o un concurso de vídeos, que mantendrán tu evento vivo y generarán una buena impresión. Pública estos momentos más adelante en las redes sociales de la compañía para generar conversación sobre tu evento y ganas de asistir a los posteriores, envía un correo, o algún obsequio relacionado con estos recuerdos que agregará valor.

Considera generar una suscripción

El entorno de los eventos virtuales favorece la celebración de eventos más de una vez al año: ni los asistentes ni los planificadores tiene que coordinar la asistencia a la sede, su alquiler, y los posibles viajes. Esto reduce gastos, y además permite la creación de una comunidad que podría estar interesada en eventos de ese tipo más de una vez al año; por lo que podría darse una generación de ingresos basados en la suscripción a una serie de eventos de una empresa o una categoría concreta.

También es relevante tener en cuenta que el acceso continúo a los contenidos en línea es un incentivo que maximiza la comodidad de los usuarios y genera un valor añadido que resulta interesante para el potencial suscriptor.

En este punto podemos poner como ejemplo, la Community App por la que puedes preguntar en Orquidea Technology Group, una plataforma que para los organizadores y compañías es una genial oportunidad para construir comunidad, y tener una plataforma confiable y duradera. La Community App es una app que dura todo el año, con la que puedes realizar tantos eventos como desees; modificándola para cada evento si es necesario. Características como la gamificación, cierto contenido para descarga y los chats pueden continuar más allá del evento inicial, con los eventos siguientes.

Crea una historia que guionice tus eventos

El enfoque de los eventos debe evolucionar de un organizador que trabaje orientado simplemente a la acogida de asistentes por parte de una empresa anfitriona a un modelo de organizador más guionista.

El organizador debe tener en cuenta que el éxito en el entorno virtual ya no depende tanto de las experiencias en persona si no de la manera de contar las cosas, y de añadir valor y emoción a la narración durante el proceso del evento.

La creación de una buena historia puede implicar una continuidad de la historia entre un evento y el siguiente (favoreciendo el interés en un modelo de suscripción, como se mencionaba en el punto anterior). Es importante que los eventos sean capaces de conectar emocionalmente con los espectadores a través de una experiencia remota, y generar así buenas sensaciones y una experiencia memorable.

En conclusión, siempre es posible fomentar una comunidad online en relación a un evento, pero cuando todo es completamente virtual desde el inicio, la adopción por parte del público es muy relevante. Los usuarios ya tienen un conocimiento sobre como navegar por la plataforma del evento y el truco es evitar que se desconecten, y conseguir que mantengan el interés en lo que estamos contando.

Con plataformas integrales que ofrezcan confianza y comodidad al usuario, al organizador y a los patrocinadores todo puede resultar más fácil. En Orquidea Technology Group te podemos asesorar sobre la mejor de implementar una plataforma que vaya más allá de un solo evento y se convierta en un punto de intercambio entre todos los actores, creando Comunidad, mucho más en estos tiempos en donde los integrantes de la organización se hayan dispersos.

12 Ene

Posted at 11:30h in Apps para eventos, Engagement, Eventos Virtuales, Gamificación by

El juego es un elemento motivacional clave para la participación de la audiencia en los eventos. Recompensa y reconoce los esfuerzos de participación de los distintos invitados al evento y les proporciona una sensación de conexión con destinos de todo el mundo; además de ofrecer puntos por aprender información de valor o hacer nuevos contactos en el ámbito profesional. Esta guía para la gamificación en Eventos Virtuales da a los organizadores de eventos herramientas para utilizar la gamificación de la plataforma para impulsar algunos objetivos clave en los eventos en vivo, entre otros: el contenido educativo y la oportunidad de establecer contactos.

Lo mejor para amplificar los objetivos y el alcance del engagement del evento es diseñar un buen plan de juego, tanto para el organizador del evento como para que los asistentes sientan reconocidos sus logros. Lo que significa que hay que distribuir los puntos para los usuarios dándole mayor importancia a ciertas acciones como: participar en actividades de networking, buena comprensión de información clave en los contenidos de vídeo y otros materiales educativos y la interacción con los patrocinadores y los expositores del evento, que debe servir para establecer contactos y objetivos educativos simultáneamente.

Utilizando como modelo nuestra plataforma de Eventos Virtuales, esta guía proporciona consejos prácticos sobre cómo los planificadores de eventos pueden utilizar el juego para impulsar el engagement en cada uno de estos tres aspectos clave:

1. INCENTIVA CONEXIONES ENTRE ASISTENTES A TRAVÉS DE LA GAMIFICACIÓN:

En un principio se podría decir que la cancelación de eventos presenciales llevaría implícito una pérdida de oportunidades de hacer networking y establecer nuevos contactos pero podemos frenar esto gracias a los desafíos de la plataforma. Con los retos de gamificación se pueden asignar puntos, por ejemplo, por visitar un perfil, por enviar un mensaje y por programar una reunión virtual, lo que favorecerá y motivará a los asistentes a realizar más contacto entre ellos.

Usa los perfiles de los asistentes para fomentar las interacciones entre jugadores, antes y durante el evento:

Ofrece puntos a los asistentes por rellenar sus biografías antes del evento, cuanta más información más puntos. Eso hará que sus perfiles sean más atractivos a la hora del evento, y por tanto, sean más visitados; muestra la tabla de clasificación de los jugadores, lo que también dará dinamismo al networking y hará que los asistentes visiten los perfiles de los mejor clasificados. A la vez también les puedes dar un código a cada perfil de los diferentes invitados y así esto favorecerá el envío de mensajes directos entre la audiencia para intercambiar códigos y ganar puntos.

 

Integra juegos para romper el hielo en la plataforma:

Incluye preguntas personales sencillas (¿dónde naciste?, ¿tienes mascota?, etc.), de esta manera puede crear dos tipos de reto: publicar las respuestas y otorgar puntos a los visitantes de ese perfil si aciertan después de visitarlo, o publicar solo las preguntas y favorecer los mensajes directos entre asistentes, instándolos a que averigüen las respuestas de los demás.

Además, como se ve en la siguiente imagen, los asistentes pueden ganar puntos de juego configurando reuniones de video chat 1:1 con sólo unos pocos clics.

Todo esto dará pie a conexiones realmente interesantes y profundas entre ellos, lo que dará verdadero valor y sensación cercanía a tu evento virtual.

Propón concursos de fotografía para fomentar la creatividad y conectividad.

La fotografía no es un sustituto del encuentro cara a cara, pero favorece la conexión visual y contribuirá a que los asistentes se sientan más conectados entre sí. Favorece aún más esta conexión añadiendo puntos extra por subir una captura de las reuniones en vídeo 1:1 y por subir a las redes sociales estas u otras imágenes del desarrollo de las reuniones, con el hashtag del evento.

También se puede sacar partido a la distancia y diferentes puntos geográficos donde se encuentren los asistentes, agregando desafíos en los que compartir fotografías de la ubicación de cada uno sirva para ganar puntos, y por tanto, fomente la interacción entre la audiencia. Esto se puede hacer de dos maneras:

  • los asistentes pueden compartir fotos en los redes sociales con el hashtag del evento, y las publicaciones se capturarán automáticamente en el muro de redes sociales en vivo de la plataforma virtual
  • o pueden compartir las fotos en un grupo de discusión dedicado creado por el organizador del evento

Compartir fotos como ésta puede ser una forma de que los asistentes participen en los desafíos de la gamificación y al mismo tiempo lleguen a nuevas audiencias en las redes sociales.

2. LA GAMIFICACIÓN COMO HERRAMIENTA PARA MANTENER AL PÚBLICO CONECTADO AL STREAMING EN VIVO:

Un aspecto muy importante a tener en cuenta a la hora de organizar un evento virtual es mantener el interés de los asistentes, para lo que el juego de nuevo puede ser un gran aliciente. Los asistentes pueden recibir puntos simplemente por ver las sesiones pero podemos ir más allá.

Crea juegos de conocimiento y aprendizaje

Los juegos tipo quiz de sobre conocimientos no sólo animan a los asistentes a buscar y retener información de lo que han visto en las conferencias, sino que también proporcionan a los participantes una forma medible de registrar cuánto han aprendido. Un buen evento de gamificación no consiste en dar a los asistentes una distracción novedosa. Se trata de convertir la participación activa en el evento en una forma de juego.

Hay dos hábitos clave que los organizadores de eventos quieren desalentar cuando se trata de sesiones transmitidas en vivo: llegar tarde y salir temprano. Una buena estrategia es anunciar que las respuestas a las preguntas del quiz se revelarán al principio o al final de una sesión de streaming. De esa manera, los asistentes tendrán un incentivo adicional para sintonizar temprano y quedarse hasta el final.

Relaciona el quiz con el contenido de un patrocinador o de un ponente

Sé creativo con el formato del cuestionario. Combina los detalles personales de los oradores del evento con la información de los patrocinadores. Considera usar una mezcla de texto y preguntas basadas en imágenes. Por ejemplo: haz que los asistentes adivinen que producto de algún patrocinador se está utilizando en una imagen, o para que debería usarse según lo que haya dicho el orador; pregunta por algún dato importante de los expositores que se haya dado durante la sesión (año de fundación, localización de la sede…).

 

3. FAVORECE EL RETORNO DE LA INVERSIÓN PARA LOS PATROCINADORES Y EXPOSITORES DEL EVENTO:

Las plataformas de eventos virtuales ofrecen múltiples oportunidades para promocionar a los patrocinadores a través del juego. Cada una de las tácticas enumeradas anteriormente puede traducirse en un retorno de la inversión medible.

La búsqueda del premio es una buena opción para conducir el tráfico de visitas a los patrocinadores

Los asistentes pueden recibir puntos por visitar los stands virtuales de los patrocinadores o por enviarles mensajes. Asigna un mayor número de puntos para la creación de reuniones virtuales, ya sea para demostraciones 1:1 u otras discusiones de negocios. Del mismo modo, puedes asignar puntos por ver el contenido del expositor y del patrocinador, con puntos extra asignados por responder correctamente a las preguntas sobre el material tratado.

Escalona los puntos de juego para igualar las inversiones de los patrocinadores

El número de puntos relacionados con cada actividad debe estar en proporción directa con las inversiones de los patrocinadores. Por ejemplo, una visita a un stand del Patrocinador Oro podría otorgar 100 puntos, mientras que una visita al Patrocinador Plata podría dar 75.

Hay que tener en cuenta que deberíamos involucrar a los patrocinadores y los expositores también en el diseño de la actividad. ¿Quieren hacer preguntas relacionadas con la información del producto, o quieren añadir un toque personal preguntando sobre un hecho divertido en la biografía de su director general?

Usa la caza del tesoro para entregar pistas

Por último, la búsqueda del tesoro puede ser una forma efectiva de atraer más tráfico a las páginas de los patrocinadores de su plataforma de eventos virtuales.

Una opción es no mostrar el código personalizado directamente en la página del patrocinador, sino dentro de un vídeo de demostración, o al final del contenido promocional. Otra estrategia es permitir a los patrocinadores compartir el código en video chats personales 1:1. Este enfoque aumenta la oportunidad de interacción y el desarrollo significativo de los contactos.

En conclusión para que los eventos virtuales ofrezcan las mismas claves que los asistentes esperan de las experiencias en persona, se tiene que jugar con las ventajas únicas de las plataformas digitales. Los eventos digitales encajan de forma natural con la gamificación.

Nuestra plataforma de eventos virtuales incluye un sistema de gamificación completamente integrado. Puedes asignar puntos a cualquier número de actividades dentro de la plataforma. Además, una tabla de clasificación muestra las clasificaciones de los asistentes en tiempo real, y la interfaz facilita a los asistentes el seguimiento de las indicaciones e instrucciones del juego. Por ejemplo, una vez que un asistente ha encontrado el perfil de otro participante, el diseño de la plataforma facilita el siguiente paso de enviar un mensaje directo. Con sólo unos pocos clics más, pueden configurar un video chat.

 

Para que el juego de un evento virtual sea efectivo, tanto la acumulación de puntos como el proceso de obtención de los mismos deben ser ágiles e intuitivos, como de hecho es el caso.

Ponte en contacto con nosotros para que te asesoremos sobre la mejor manera de diseñar un plan de gamificación sólido en tu plataforma de Eventos Virtuales que favorezca el engagement y la atención durante el evento, la interacción entre los usuarios y los patrocinadores y brinde una sensación de cercanía y conexiones interesantes.

Artículo original en Eventmobi.

01 Sep

Posted at 12:00h in Apps para eventos, Engagement, Eventos, Tecnología by

En un momento como el actual es importante fomentar las conversaciones reales y cercanas online que ayudarán a entablar conexiones más profundas entre los asistentes pese a que cada uno celebre el evento en su casa. Con las videollamadas 1:1 de EventMobi, que ofrecemos desde Orquidea, resulta muy sencillo que los asistentes se conecten en su evento virtual y tengan conversaciones significativas entre ellos o con los patrocinadores y expositores. 

  

Cuando se planifica un evento virtual, una de las preguntas clave es cómo facilitar mejor la creación de redes online efectivas. Esto es un reto para muchos organizadores, ya que no cuentan con la intimidad y cercanía de un lugar físico. En los eventos presenciales, los asistentes se encuentran con caras conocidas y nuevos contactos, durante las pausas para el café o en la sala de conferencias. Con los eventos virtuales, la dinámica ha cambiado. Los asistentes no necesariamente saben qué herramientas tienen a su disposición para conectarse con otros – o cómo usarlas de la manera más efectiva. Esto significa que debe haber un esfuerzo consciente por parte del organizador para guiar a los asistentes y motivarlos para probar funciones online que pueden ser desconocidas. 

  

Características principales para la creación de interconexiones en los eventos virtuales 

Las plataformas de eventos virtuales ofrecen una variedad de características diferentes para permitir la creación de redes de contacto entre los asistentes. Algunas de ellas se basan más en la comunidad, como los debates en grupo o el chat de cada sesión. Aquí, los asistentes pueden tener conversaciones basadas en texto con varias personas al mismo tiempo. Si bien estos foros pueden utilizarse para debatir cuestiones más importantes de su industria, también permiten a los asistentes encontrar personas con ideas afines, o de la misma ciudad o con intereses comunes. Sin embargo, cuando los asistentes desean conversar uno a uno para discutir temas importantes más a fondo, se requiere una función diferente. 

  

En estas situaciones es cuando entran en juego las charlas privadas y las videollamadas. Anteriormente, los asistentes que visitaban en persona eventos que ofrecían una app del evento ya podían usar esa función de la aplicación. Podrían encontrar a otras personas a través de la lista de asistentes, enviarles un mensaje de chat solicitando una reunión, e invitarlos a una cita programada que normalmente tendría lugar en la sede del evento. Con los eventos virtuales, el proceso es el mismo – excepto que las reuniones en persona son reemplazadas por reuniones de video 1:1. 

  

Beneficios de las video reuniones 1:1 para los asistentes y expositores 

Mientras que la mayoría de los eventos de hoy en día tienen lugar online, las videollamadas 1:1 son la mejor manera de que los asistentes forjen conexiones más profundas. La mayoría de las personas ya están familiarizadas con el concepto de videollamada y se sienten cómodas hablando con otros utilizando una cámara web y unos auriculares. Echar un vistazo a las casas u oficinas de los demás también ayuda a los asistentes a conocerse mejor y permite romper el hielo fácilmente, ya sea hablando un perro en el fondo, un niño que se acerca a pedir algo o un mueble inusual. 

  

Dado que los eventos virtuales están menos restringidos en términos de tiempo y espacio, ofrecen a los asistentes más flexibilidad para conectarse entre sí en su propio tiempo libre. Mientras que los centros de convenciones siempre cerrarán en algún momento, las plataformas de eventos virtuales son accesibles las 24 horas del día. Esto significa que los asistentes pueden conectarse entre sí fuera de las horas establecidas del evento – o incluso después de que éste termine. Esto puede ser mucho menos estresante que tratar de hacer encajar una reunión en un calendario repleto. 

  

Para los expositores y patrocinadores, también hay claros beneficios al conectarse con los asistentes a través de reuniones de video 1:1 en eventos virtuales. Comparado con una palacio de exposiciones lleno de gente y ruidoso, es mucho más fácil centrarse en la otra persona y tener una conversación memorable y personal desde la comodidad de su casa u oficina. Los representantes de la empresa pueden compartir sus pantallas para mostrar los productos sin tener que instalar primero el hardware en un stand en el lugar. También tienen la opción de compartir enlaces a recursos que los asistentes pueden revisar y descargar inmediatamente, en lugar de tener que llevar una bolsa llena de folletos por toda la sede de la exposición. 

 

¿Qué tipo de eventos se benefician de las videollamadas 1:1? 

El networking es una parte integral de casi cualquier tipo de evento de negocios. Incluso si el enfoque es en un aspecto diferente como la educación, conocer a otros del mismo sector es una razón importante por la que la gente elige asistir a eventos de negocios. Aquí hay algunos de los tipos de eventos más comunes que se benefician de las videollamadas 1:1: 

  

  • Eventos de asociaciones: La comunidad es uno de los principales impulsores de la afiliación a una asociación, y los eventos online son ideales para que los miembros se relacionen entre sí -sin las restricciones de costo y de viaje de los eventos en persona. 
  • Ferias de empleo: La pandemia mundial ha pasado factura al mercado laboral, por lo que es más importante que nunca favorecer las conversaciones entre los empleadores y los solicitantes de empleo en un entorno seguro y cómodo. 
  • Eventos internos de la empresa: Especialmente para las grandes empresas internacionales, los eventos virtuales son ideales para reunir a los empleados con fines educativos y de formación de equipos. Las reuniones de video 1:1 pueden combinarse con juego para fomentar nuevas conexiones entre los empleados. 
  • Conferencias de la industria: Los grandes organizadores de conferencias pueden impulsar la generación de contactos para sus expositores y patrocinadores ofreciendo videollamadas 1:1 entre los representantes de la empresa y los asistentes. 

  

La solución fácil de usar de EventMobi para video reuniones 1:1 

Como muchos asistentes son nuevos en los eventos virtuales, Eventmobi ha implementado todas las características necesarias para que sean intuitivas y fáciles de usar. Sería ideal que los organizadores comuniquen qué características clave estarán disponibles y ofrezcan instrucciones antes del evento. De esta manera, los asistentes pueden familiarizarse con la plataforma de antemano y aprovechar al máximo las herramientas que les ayudarán a alcanzar los objetivos del evento. 

  

Para utilizar la función de videollamadas 1:1 dentro de las apps de EventMobi, los usuarios sólo tienen que navegar hasta la lista de asistentes y encontrar a la persona con la que les gustaría conectarse. En el perfil personal de ese asistente, los usuarios entonces hacen clic en el botón «Programar una reunión». A continuación se describen las funciones y pasos a seguir para hacer el mejor uso de las reuniones en video 1:1: 

  

  1. Programe una video reunión 1:1 seleccionando un asistente de la lista. A continuación se les pedirá que introduzcan los detalles de la reunión, incluyendo la hora y el lugar, así como un mensaje personal. Para programar una reunión de video 1:1, deben marcar la casilla «Reunión de video».
  2.  Programar una hora para una videoconferencia 1:1. Una vez enviada la invitación a la reunión, el invitado recibirá una notificación por correo electrónico y dentro de la app. La invitación puede entonces ser aceptada o rechazada por el destinatario. El remitente puede ver el estado actual de la invitación desde el área de Mensajes del Tablero de Asistencia.
  3. Ver las invitaciones a reuniones en video 1:1 dentro del Espacio Virtual. Se puede acceder a las reuniones que han sido aceptadas desde el área de Mensajes o desde el área de Agenda del Tablero de Asistencia. Para unirse a la videoconferencia, cada asistente sólo tendrá que hacer clic en el botón «unirse a la reunión».
  4. Unirse a las reuniones de video 1:1 de su agenda personal. Al unirse a la reunión, se abrirá una nueva pestaña con la ventana de la Videollamada 1:1 de la app. Aquí, los usuarios podrán reunirse cara a cara, compartir sus pantallas y chatear por texto directamente desde la sala de reuniones. Esta sala estará disponible para ambas partes durante 24 horas, así que incluso si la reunión comienza o se retrasa, ¡no tendrán que preocuparse por la reprogramación! 
  5. Acepta la videollamada 1:1 fácilmente. Los expositores y patrocinadores tienen la opción de añadir representantes de la empresa a su stand virtual. Los asistentes pueden programar una reunión con ellos de manera sencilla navegando al perfil personal del representante. 

 

Para concluir, es importante recordar que las videollamadas 1:1 entre asistentes, expositores o patrocinadores son una gran manera de favorecer el contacto cercano y personal que se ha visto afectado por el contexto mundial actual. En Orquidea podemos ayudarte a que ofrezcas el mejor servicio de video reuniones 1:1 dentro de la app para que tus asistentes se sientan involucrados en el evento y más cerca de los otros participantes. 

Artículo original vía Eventmobi.

04 Feb

Posted at 11:45h in Apps para eventos, Consejos, Gamificación, Tecnología by

Como parte de la nueva suite de herramientas de EventMobi para el Marketing de Eventos -incluyendo Registro Avanzado y Analítica de Medios Sociales- la compañía está muy emocionada por poder ofrecer a los Organizadores de Eventos y Ferias, Especialistas en Marketing  y Gerentes de Redes Sociales las primeras experiencias de Realidad Aumentada (RA) fácilmente accesibles y asequibles, ayudando así a impulsar el engagement y el ROI.

Los filtros de realidad aumentada (RA) proporcionan la oportunidad perfecta para que los profesionales de eventos utilicen la realidad aumentada (RA) interactiva tanto para el marketing como para el engagement onsite sin coste ni complicaciones. Los filtros de RA son accesibles en Instagram, Facebook y la web, y se han desarrollado en colaboración con AccessAR, especialistas en medios sociales personalizados y desarrollo de realidad aumentada basada en la web. 

El éxito de la Realidad Aumentada (RA) móvil en los últimos años ha llevado a muchos organizadores de eventos a preguntarse si es una tecnología que deberían considerar para sus eventos. Las implementaciones exitosas en nuestro sector han sido limitadas, principalmente porque la creación de contenido de RA personalizado y el desarrollo de aplicaciones es extremadamente costoso. A partir de ahí, convencer a los usuarios potenciales para que descarguen otra aplicación presenta un desafío más. 

Ahora que las experiencias de RA interactiva pueden publicarse en tu feed de Instagram, en tu página de Facebook o abrirse mediante un enlace web personalizado, los responsables de marketing y los planificadores de eventos pueden incorporar fácilmente las experiencias de realidad aumentada (RA) interactiva en su estrategia de marketing de eventos y de engagement. 

Filtros de RA de marca para el marketing de eventos y el engagement 

Los filtros de RA son tan impactantes porque son fácilmente accesibles (no se necesita descargar ninguna aplicación adicional) y altamente compatibles. Los profesionales del marketing de eventos han luchado durante mucho tiempo por entender cómo se puede utilizar la tecnología de RA para aumentar el impacto de sus contenidos o de las redes sociales. Además, las experiencias de RA en la web se pueden utilizar, compartir y rastrear fácilmente. 

Filtros de RA con tu branding en las redes sociales  

Utiliza tus propios filtros de RA de redes sociales diseñados a medida para difundir información sobre tus eventos, impulsar la inscripción y aumentar la participación de los asistentes. Después del evento, reúne el contenido generado por el usuario para compartirlo a través de tus principales redes sociales y mantener una conversación activa sobre el evento.  

Las posibilidades creativas de los filtros de RA personalizados son infinitas. Utiliza el tema de tu evento y los activos de tu marca para crear un concepto totalmente único.  

Los filtros de RA pueden utilizarse para sustituir el fotomatón estándar in situ. Integra los mensajes de la marca de tu patrocinador en la experiencia y anima a los usuarios a compartir el contenido obtenido de las redes sociales y etiqueta el feed del evento. 

Experiencias de RA en la Web  

La Web RA (realidad aumentada para Web) ofrece el punto de entrada más sencillo a la experiencia de realidad aumentada interactiva. El enlace de acceso se puede incrustar directamente en la app, compartirlo a través de correo electrónico, las redes sociales o los asistentes pueden abrirlo escaneando un código QR in situ.  

La Web RA puede utilizarse para permitir a los asistentes acceder a una carpeta de vídeos (con o sin contenido 3D adicional), o incluso lanzar un Live Stream. Cualquier objeto, imagen impresa o digital puede utilizarse como marcador para activar una experiencia de RA interactiva.  

Para compartir estas experiencias de RA en la web, al igual que en las redes sociales, se activan utilizando la cámara frontal o la trasera, dependiendo de si la experiencia es un filtro de cara o de mundo. 

Experiencias de RA con juego 

Las experiencias de RA con juegos también son posibles en las redes sociales (Instagram y Facebook) y en la web: los usuarios podrán jugar a juegos sencillos y llevar la puntuación; con la RA en la web, se pueden crear juegos multiusuario más complejos con tablas de clasificación en tiempo real para atraer y entretener a los asistentes dentro o fuera de las instalaciones. Como parte de una estrategia dentro de tu aplicaciónes para eventos, utiliza insignias o un póster para activar y mostrar un código secreto para introducirlo en la app.  

Puedes crear una experiencia mágica interactiva de pared usando una serie de filtros personalizados que se activan cuando los usuarios apuntan su cámara a un marcador visual en el sitio. Puede tratarse de un stand de expositor o de un espacio en el que puedes diseñarlo para que tu filtro de RA se mezcle con el espacio físico circundante en el lugar del evento. Utiliza estos filtros para aumentar la emoción revelando los códigos de los juegos en 3D, potenciando las publicaciones sociales o enviando a los asistentes a una búsqueda del tesoro para desbloquearlos y capturarlos todos. 

Cómo usar y compartir los filtros RA en Instagram y Facebook 

Los filtros RA de Instagram y Facebook se activan usando la cámara frontal o posterior de la aplicación, dependiendo de si se trata de un filtro Face o World. 

Para compartir el filtro dentro de Instagram: 

  • Publica en Instagram Historias que capten la atención de tus usuarios. 
  • Haz una foto o un vídeo utilizando un efecto, guardarlo y luego publícalo para llegar a los seguidores que no han visto el efecto en tus Historias. 
  • Añade el enlace para compartir el efecto a la biografía o utilízalo en la foto de perfil. 

Para compartir su filtro fuera de Instagram, puede publicar tu URL única y disponible en cualquier sitio web o aplicación. 

Para compartirlo a través de Facebook:   

  • Inicia la aplicación móvil de Facebook. 
  • Haz una foto o un vídeo usando un efecto en la cámara de Facebook y compártelo como una historia o un post. 
  • Cuando compartas una foto o un vídeo con un efecto de cámara en tu página, tu publicación incluirá un botón que permite a tus seguidores probar el efecto en sus propios dispositivos móviles.                                                                                                                         

Seguimiento del retorno de la inversión en tu filtro  

Analiza el ROI a través de tres métricas: Impresiones, Capturas y Acciones. 

  1. Las impresiones son el número de veces que un efecto ha sido mostrado en la pantalla. 
  2. Las capturas son el número de veces que alguien ha hecho una captura de pantalla a una foto o un vídeo en el que aparece tu efecto en la cámara de Instagram. 
  3. Acciones: Pide a personas influyentes asociadas con tu marca que utilicen tu filtro, también puedes crear un concurso para que la gente utilice tu filtro de forma creativa. 

En conclusión, gracias a los enlaces web en la app de eventos, sitio web, contenido a través de correos electrónicos y redes sociales, tu público podrá acceder a tu experiencia.  Además, pueden capturar el contenido y compartirlo con sus propios seguidores. Mediante Google Analytics, los organizadores de eventos pueden hacer un seguimiento del ROI en la experiencia de RA.  

Hay que tener en cuenta que la creación de filtros de RA de primera calidad tanto para las redes sociales como para la Web requiere unos conocimientos muy específicos. Se necesitan modeladores y animadores 3D para crear activos interactivos realistas y programadores para desarrollar la experiencia. Por esta razón, Eventmobi se ha asociado con el líder de la industria AccessAR para ayudarle a integrar fácilmente experiencias de RA atractivas en cada etapa de su evento. 

Al ser Global Partner de Eventmobi, desde Orquidea Technology Group, podemos ayudarte a integrar estas nuevas tecnologías tan innovadoras en tu evento, e incentivar así la participación de tus asistentes y la promoción de tu evento. 

*Artículo basado y traducido de Eventmobi: www.eventmobi.com/blog/the-intersection-of-augmented-reality-social-media-and-events-is-finally-here/