Apps para eventos

En una encuesta realizada, el 31% de los especialistas en marketing eligió los eventos como su canal de comercialización más efectivo y el 90% de ellos está de acuerdo en que los eventos son una gran oportunidad para establecer conexiones personales, en una época en la que la mayoría de las interacciones ocurren de manera online. Pero no todos son iguales y para ver resultados reales, el branding de tus eventos debe estar presente y ser visible desde la primera vez que los asistentes interactúan con el evento. 

 

Empieza definiendo el estilo 

Dotar de un diseño a tu evento puede ser una de las partes más complejas y, a su vez, divertidas de la preparación, pero si no consigues llevar el estilo a las diferentes soluciones o herramientas, es fácil que ese trabajo no haya servido para nada. 

Cuando el diseño de tus comunicaciones no es coherente, es difícil entender de qué tipo de evento se trata, cuál es el ambiente, cómo se desarrollará o el tono del mismo. La mejor manera de establecer una línea es crear, o hacer que un diseñador gráfico cree, una guía de estilo para tu evento.  

Esta guía establecerá todas las reglas sobre cómo usar los colores y logotipos para que cualquier diseñador pueda hacer sus propias composiciones con el estilo definido. Tener una guía de estilo puede ayudarte a marcar unos límites y mantener la apariencia del evento. 

 

1. Crea una página de registro con personalidad 

Las páginas web para eventos deben ser simples e intuitivas, ya que cuanto más fácil sea para los asistentes, más probable será que lleguen hasta la página de compra. 

Pero eso no significa que deban ser simples o carecer de un estilo propio, sino que debe haber un estudio (o aprovechar la experiencia de tus proveedores) para definir qué información se debe incluir y cuál no. 

El diseño y la capacidad de personalización serán claves para hacer valer ese contenido. Por un lado, una buena estructura de la web hará que el asistente encuentre la información que busca y destacará el contenido más. Por otro lado, diseñando una imagen propia del evento conseguirás diferenciarlo, reforzar el valor añadido y atraer a tus asistentes potenciales. 

También puedes incluir el contenido de tu blog, vídeos de eventos anteriores, testimonios de participantes o cualquier otro contenido que pueda ayudar a aumentar los registros. Asegúrate de que la información se distribuye de manera intuitiva y que priorizas los detalles más importantes. 

 

 

2. Tus comunicaciones con branding 

El correo electrónico debería estar en la cúspide de tus herramientas de comunicación. Es efectivo, barato y permite una mayor segmentación y análisis. 

El 35% de los destinatarios eligen qué correos abrir basándose solo en el asunto, lo que significa que tienes una frase para llamar la atención de tus potenciales asistentes. Por ello, el título de tus correos debe ser relevante, llamativo y generar intriga. 

La personalización es muy importante para conservar la esencia de tu evento, haciendo visibles tus colores y tu logotipo, dando una imagen profesional y diferenciada del resto. Además, puedes incluir variables para que cada uno de los correos enviados contenga el nombre del destinatario o una información determinada para cada categoría de invitado. 

Para terminar, incluye un CTA, un botón o enlace para atraer a los usuarios. Haz que destaque con diferentes formas y colores, utiliza una frase corta y un verbo que invite a la acción. La tasa de apertura, la tasa de clics y el número de registros te darán una idea de que es lo que está (y lo que no) funcionando en tus comunicaciones. 

 

3. Una App del evento personalizada 

Los folletos son parte del pasado, además de ser una solución irresponsable con el cuidado del medio ambiente, no permiten la actualización del contenido ni pueden facilitar tanta información como una aplicación móvil.  

El primer paso para comenzar a construir tu aplicación es determinar qué funciones necesitas, y esto dependerá en gran medida del tipo de evento, así como de tus objetivos y metas. Incluye la información básica de tu evento como el nombre y el logotipo. A continuación, personaliza la aplicación con tus colores, iconos, imágenes del menú y, si lo deseas, renombrando los apartados para hacerlos únicos.  

La app acompañará a los asistentes durante toda la jornada y la pantalla de inicio es lo primero que verán cuando acceden a la aplicación, por lo que es importante que se reflejen en ella los colores y la marca del evento. 

 

La imagen de tu evento es muy importante 

Tener un estilo establecido significa tener una marca que permanece unificada, que es coherente y que está presente en todos los puntos de contacto con los asistentes. En este sentido, las principales ubicaciones que debes cuidar y personalizar para potenciar tu marca son: la página web del evento, los correos electrónicos y la app del evento. 

Mientras más potenciales asistentes reciban tus comunicaciones, más probable será crear una imagen de tu marca en sus mentes y, en última instancia, que terminen registrándose. Algunos organizadores subestiman el poder de una marca potente, pero recuerda que si tu no defines la imagen de tu marca, estás invitando a tus asistentes a que la creen por ti. 

 

En Orquidea nos encargamos de acompañarte en todo el ciclo de vida del evento, gracias a que todas nuestras herramientas están diseñadas para adptarse a tus necesidades con el más alto nivel de personalización. ¿Quieres saber más sobre nuestros servicios? ¡Contáctanos ahora!

Todos los organizadores de eventos conocéis la importancia respecto a los datos manejados durante un evento y, no sólo por vuestra parte, sino también por parte de los proveedores que tienen acceso a estos datos. Epor ello que cada vez más debes prestar especial atención a la forma en que tus proveedores utilizan y almacenan esta información. 

Es por ello que en este artículo trataremos las características que hacen segura tu app para eventos, hablaremos de las mejores prácticas respecto a la seguridad de tus datos y formularemos algunas preguntas que debes hacer a tus proveedores para confirmar que está cumpliendo con la normativa RGPD. 

 

Las características que hacen segura tu App para eventos 

Ya sea porque tu app del evento contenga información confidencial o no, es importante asegurarse de que todos los datos personales de los asistentes solo sean accesibles por las partes autorizadas. 

Entonces… ¿Qué características deberías exigir a tu proveedor? Aquí te dejamos algunas opciones que tu proveedor debería ofrecerte para fortalecer la seguridad de tu información. 

  • Acceso con contraseñas para todolos usuarios: Las contraseñas ayudan a los participantes a proteger el acceso a sus cuentas personales y preservar la información almacenada en ellas. Sin las contraseñas, cualquier persona que conozca las direcciones de correo electrónico de tus participantes podría acceder a sus apps e indagar en sus datos, perfiles y mensajes privados.   
  • Códigos de acceso para eventos privados: Este requisito hace que los participantes tengan que introducir un código de acceso para iniciar sesión en la app para eventos. Esto permite a los planificadores restringir el acceso solo a aquellas personas con las que comparten el código de acceso, limitando el acceso público a la información general de la app, como la ubicación de la sedeel programa o la lista de ponentes 
  • Acceso restringido por correo electrónico: Con este nivel de seguridad, solo podrán acceder a la app los participantes registrados (por su dirección de correo electrónico), de esta manera se bloqueará a cualquier persona que no esté registrada y se garantiza un mayor control sobre los datos. 

 

Apps para eventos y RGPD compliance. ¿Qué debes saber?  

Las mejores prácticas para la protección de datos en tus Apps para eventos 

Cualquier persona u organización que recopile información sobre los participantes del evento se considera un Controlador de Datos” en base a la normativa RGPD. Los Controladores de Datos tienen una gran responsabilidad por la información que recopilan, la forma en que lo hacen y la utilizan para distintos objetivos. 

Para ayudarte a cumplir con la normativa de protección de datos, te dejamos algunos consejos o métodos actuación responsables. 

  • Publicar tu propia Política de Privacidad en la app. Esta debe situarse en un lugar visible, en la pantalla de inicio de sesión o en la de registro, para que los participantes del evento puedan conocer que se hará con sus datos antes de que decidan completar el registro.  
  • Que los participantes acepten tus Términos de Uso. Esta función solicita a los participantes que acepten las reglas generales del evento antes de que puedan acceder a la app del evento. Sin embargo, en los Términos de Uso también se debe especificar cómo se espera que los participantes usen o compartan los datos a los que tienen acceso desde la app del evento.  
  • Ocultar ciertos datos o perfiles de los participantes. Puede ser útil tener la capacidad de ocultar determinados datos o los perfiles de los participantes dentro de la app si así lo solicita alguno de ellos, aunque esto signifique que no puedan agendar reuniones de networking, utilizar el chat o participar en los retos gamificados, ya que es necesaria la identificación del asistente para estos fines. Tu Política de Privacidad debe comunicar qué los datos personales se publicarán en la app del evento. 

Otras peticiones que se pueden hacer a tus proveedores sobre la protección y privacidad de datos son:  

  • El Anexo de Procesamiento de Datos (DPA) que aborda las obligaciones relacionadas con la protección de datos. 
  • Una lista de subprocesadores que tu proveedor puede usar para recopilar y almacenar la información. 
  • Cómo se manejarán las solicitudes de acceso a los datos (DAR), o las solicitudes de destrucción o anonimización de los datos. Deben poder decirte durante cuánto tiempo se almacenarán, dónde se almacenarán y quién tendrá acceso a ellos en caso de que necesites responder a una solicitud de acceso a los datos por parte de los usuarios. 
  • Una muestra de los Términos de Uso y/o Política de Privacidad que describa el uso típico de su plataformaque puede modificarse para las necesidades específicas de tus eventos. Estos deberán ser editados para reflejar dónde se almacenan y utilizan los datos de los participantes.  

Internamente, también es importante saber quiénes accederán a los datos para formarlos adecuadamente en el manejo de los datos. 

 

¿Qué debes sabere sobre tu proveedor de apps? 

Si bien es posible que necesites contrastar la información o un profesional de IT para profundizar algunos aspectos técnicos de la seguridad, hay otras con las que los organizadores de eventos deberían familiarizarse para comprender qué es lo realmente importante al seleccionar a sus proveedores de tecnología. 

  • ¿Qué métodos de encriptación de datos utiliza el proveedor (tanto en tránsito como en reposo)?  (ej.: ¿Se utiliza la encriptación HTTPS?) 
  • ¿Dónde están alojados los datos que recopila tu proveedor? ¿Es seguro y de buena reputación? 
  • ¿Las políticas de seguridad de tu proveedor están basadas en estándares aceptados del sector? 
  • ¿Cuáles son sus procesos de comunicación en caso de fallas de seguridad? 
  • ¿Están todas las características de seguridad incluidas en los precios básicos? ¿mejorar la seguridad supone un coste adicional? 

 

Apps para eventos y RGPD compliance. ¿Qué debes saber?  

Otras consideraciones en relación con la seguridad de tu App de Eventos 

Además de asegurarte de que tu proveedor esté preocupado por la seguridad y alineado con la normativa RGPD, es importante considerar otros procesos que puedan reducir la seguridad del acceso y uso de los datos. Por ejemplo: 

  • ¿Qué tipo de seguridad WiFi ofrece la sede del evento? 
  • ¿Quién en tu organización tiene acceso a los datos del evento? ¿Estás concediendo a todos permisos de administrador en el sistema de gestión? ¿Los empleados que tienen acceso están adecuadamente formados para manejar y almacenar los datos de los asistentes? 
  • ¿Tiene una política corporativa de dispositivos móviles para garantizar que el acceso a las apps para eventos sea limitado, incluso en el caso de que un tercero no autorizado acceda al dispositivo móvil de alguien de tu equipo?   
  • Si estás integrando tu app de eventos con una fuente de datos externa (ERP, HR, CRM), ¿te has asegurado de que solo se sincronice la información meramente necesaria? 
  • Si compartes la información de los asistentes con tus ponentes o patrocinadores, ¿has recogido el consentimiento de tus asistentes durante el proceso de registro? 

En Orquidea comprendemos tu preocupación por la seguridad y privacidad de tus asistentes, es por ello que todas nuestras aplicaciones para eventos cuentan con los más altos estándares de seguridad con la tecnología de EventMobi. 

EventMobi ofrece políticas y procedimientos integrales para garantizar el almacenamiento y procesado de datos de forma segura. Como resultado, podemos asegurar a nuestros clientes una respuesta rápida y eficaz a las solicitudes de datos personales, ya sea para acceder a ellos o eliminarlos. Facilitando la recopilación de consentimientos y demostrando cuándo se proporcionó el consentimiento. 

Como proveedor de tecnología de eventos, estamos comprometido en garantizar la protección y seguridad de los datos personales de tus asistentes. ¡No esperes más y hazte con una app al nivel de tus eventos!  

Una aplicación para eventos bien diseñada e intuitiva es lo que necesita todo organizador de eventos. Ya no es suficiente con una aplicación bonita, los asistentes son cada vez más exigentes y esperan más de este tipo de aplicaciones. Es por eso que el diseño de tus aplicaciones es crucial para el éxito de tus eventos. ¿Quieres crear tu aplicación para eventos pero no sabes por dónde empezar?

Antes de sumergirnos en la creación de una app para eventos debemos elaborar un plan. Esto nos permitirá ahorrar tiempo y aumentará nuestras probabilidades de éxito.

¿Qué funciones son las adecuadas para mi evento?

El primer paso para diseñar una aplicación para eventos es determinar qué características necesitas. Esto dependerá en gran medida del tipo de evento, así como de los objetivos y metas del mismo. Por ejemplo, si estás buscando aumentar la participación de los asistentes deberías incluir herramientas de preguntas en sesiones o de gamificación.

A continuación te mostramos un cuadro que describe los 6 tipos de eventos más comunes y las características que mejor se adaptan a ellos.

 

Cómo crear tu aplicación para eventos perfecta

Diseñando tu app para eventos

1. Pantalla de Inicio

La pantalla de inicio mostrará los accesos directos a las diferentes secciones y es lo primero que verán tus asistentes cuando accedan a la aplicación, por lo que es importante que refleje los colores y la marca de tu empresa o evento.

Personaliza el aspecto de los botones y/o incluye widgets con mapas de Google, una Agenda que muestre las próximas sesiones, una cuenta atrás hasta el inicio del evento o una tabla de clasificación para los retos de gamificación. Todo ello permitirá al asistente ver la información de interés en un solo vistazo.

 

2. Perfiles de ponentes

Un listado de ponentes permite a los asistentes consultar la lista de ponentes que asistirán al evento, ver en qué sesiones intervendrán, leer su biografía y seguirlos a través de las redes sociales.

 

3. Agenda

Siempre actualizada, imprescindible para que los asistentes gestionen su tiempo y no se pierdan ninguna sesión. Aquí es donde los asistentes encontrarán los horarios de las sesiones, los cafés de networking y otras actividades previstas, que podrán marcar como favoritas y ver en “Mi agenda”.

Si cuentas con distintos grupos o categorías de asistentes proporciona una agenda personalizada para cada uno de ellos, dónde únicamente puedan ver su itinerario. Incluso si vienen de distintas ciudades o países, incluye su plan de viaje con el billete y la reserva de hotel.

 

4. Documentos

¿Tienes pensado repartir folletos, presentaciones u otros materiales? Incluye en tu aplicación una sección de documentos que reduzca el número de impresiones en papel y asígnalos a distintos puntos de la agenda, como por ejemplo, una presentación de un ponente en el apartado de su sesión.

 

5. Alertas y notificaciones

Programa o envía en tiempo real alertas y notificaciones para recordar a tus asistentes las próximas sesiones o avisarles sobre los cambios que se puedan producir, ya sea a todos ellos o a determinados grupos o personas.

Ten en cuenta que a través de una webapp (en navegador web) las alertas aparecerán cuando el usuario entre en la aplicación, mientras en una app nativa se podrán enviar notificaciones push para que el asistente visualice el mensaje aún con la aplicación cerrada.

 

Cómo crear tu aplicación para eventos perfecta

 

6. Mapas

Ayuda a los asistentes a ubicarse incluyendo un mapa dentro de la app donde aparezcan marcada la situación concreta del evento o, en el caso de las ferias, incluir un mapa interactivo con la situación de cada stand o sala.

 

7. Redes Sociales

Cada vez más, las compañías comparten su contenido a través de las redes sociales y las utilizan como forma de conexión con sus clientes, entonces ¿por qué dejarlas fuera de la app? Incluye los enlaces a los diferentes perfiles de redes sociales (Twitter, Facebook, Instagram o LinkedIn) y facilita la publicación de comentarios desde la propia app.

Agrega el hashtag del evento para generar más ruido e interacciones en redes sociales.

 

8. Patrocinadores

Reserva un apartado para incluir a todos los patrocinadores o expositores de tu evento, incluyendo su logo, una descripción, el número de stand, sus redes sociales y un enlace a su página web.

Si tienes diferentes categorías, puedes organizarlos por distintos niveles y asignar más o menos opciones a sus perfiles.

 

9. Seguridad

Si tu aplicación para eventos contiene información confidencial de la compañía o datos personales de los asistentes y expositores, incorpora un módulo de seguridad que este alineado con la normativa GDPR (EventMobi lo proporciona).

De este modo evitarás que aquellos que no estén registrados en el evento accedan a la información alojada en la aplicación.

Cómo crear tu aplicación para eventos perfecta

Tu App como una herramienta de Engagement

1. Votaciones

Las votaciones durante las sesiones permiten al ponente hacer una pregunta a la audiencia y recibir los resultados inmediatamente para proyectarlos frente a la audiencia. Esto ayuda a captar la atención de los asistentes, medir su interés y proporcionar un contenido de mayor valor durante las sesiones.

Algunos consejos:

  • Haz preguntas cortas y concisas
  • Enfocadas en el tema de la sesión
  • Usa un lenguaje claro
  • Utiliza preguntas cerradas

Lo siguiente a considerar es el tipo de respuestas y el número de ellas. Se aplican las mismas normas, con un añadido:

  • Limita la cantidad de respuestas posibles para evitar abrumar a la audiencia con muchas opciones.

El objetivo de las votaciones durante las sesiones es obtener información de la audiencia rápidamente. Las respuestas no deben ser largas o difíciles de responder ya que interrumpirán la fluidez del evento.

 

2. Preguntas a los ponentes

Ofrece la posibilidad a los asistentes de realizar preguntas a los ponentes de manera anónima desde la propia aplicación y consigue mayores índices de participación. Además los asistentes podrán votar por las preguntas ya realizadas y ofrecerle al ponente un listado organizado por nivel de interés.

 

3. Encuestas sobre las sesiones y el evento

Solicitar comentarios inmediatamente después de las sesiones o al finalizar el evento es una excelente manera de comprender los aspectos tanto positivos como negativos del evento y mejorar para el próximo año.

Incluir las encuestas en la aplicación, enviar notificaciones para recordar que ya están disponibles, realizar alrededor de 5 preguntas e incentivar a los asistentes por sus respuestas asegurará que las personas se tomen el tiempo necesario para completarlas.

 

4. Crea retos gamificados

La gamificación puede ser una excelente manera de atraer a tus asistentes al evento, conseguir conectarlos con tu contenido y con tus patrocinadores o expositores. A la hora de crear los desafíos, deberás tener en cuenta:

  • Si vas a mostrar la tabla de clasificación.
  • Alternar los premios y la dificultad de los desafíos constantemente para crear un juego dinámico.

Mientras que los regalos son el tipo de recompensa más común, ¡cuidado! El momento en que se entrega el jugador deja de participar, a menos que hayas indicado claramente que hay más premios a los que optar.

 

Cómo crear tu aplicación para eventos perfecta

 

5. Reuniones entre asistentes

No toda la interacción debe ser ponente-asistente u organizador-asistente, añade espacios de networking y facilita la manera en que tus invitados encuentran a otros contactos de interés, solicitan reuniones y las incluyen en su agenda personalizada desde la propia app con un apartado de Reuniones 1 a 1.

 

En conclusión

Comprender qué funciones necesitas, ya sea en una aplicación nativa o webapp y cómo ambas se alinean con los objetivos del evento te ayudarán a la hora del diseño. A partir de ahí, trata de contar con los módulos necesarios y personalizar al máximo el aspecto de la app para convertirla en otro elemento de tu marca. ¡Alcanzar el éxito de tus reuniones, congresos o ferias es más fácil con una app para eventos a tu medida!

Muchos lo habíais pedido y como no podía ser de otra manera, nos complace anunciar una nueva funcionalidad en la aplicación para eventos de EventMobi, ¡las reuniones 1 a 1! Esta nueva herramienta ayudará a los asistentes a potenciar el networking y solicitar reuniones individuales entre sí antes y durante el evento. 

Los programas de eventos suelen estar llenos de sesiones y actividades, lo cual es genial porque eso es lo que esperan los asistentes. Sin embargo, la programación limita el tiempo para que las personas conecten, creen conexiones personales y contactos profesionales de valor. 

Ya sea para una conversación formal o informal, relacionada con los negocios o no, tus invitados y colaboradores ahora cuentan con una herramienta que les permite explorar la lista de asistentes y organizar reuniones entre ellos. Tan pronto como tu aplicación de eventos esté activa, los asistentes podrán usar esta herramienta para conectarse y programar citas en su agenda antes del evento para potenciar el networking. 

 

Las reservas de reuniones ya están disponible en la App de EventMobi

Los asistentes quieren más oportunidades de networking 

IAEE , PCMA , y The Experience Institute realizaron un estudio para determinar las razones principales por qué las personas deciden asistir a eventos. En «Decision to Attend Study«, los resultados muestran que las conexiones son uno de los tres principales motivos para la asistencia a eventos. 

De hecho, en todas las generaciones encuestadas (Pre Boomers, Boomers, Generación X y Millennials), el 76% de los encuestados valora muy positivamente que los eventos les brinden oportunidades para establecer contactos y agendar reuniones personalmente. Las oportunidades de networking son especialmente importantes para los Millennials, dónde un 84% destacaba este factor como determinante para su asistencia. Las generaciones más jóvenes ven los eventos como una manera de aumentar sus contactos y buscar oportunidades de trabajo. 

Aunque siempre es difícil lograr que los asistentes confirmen la inscripción antes de tiempo, la mayoría de los asistentes (84%) tienden a registrarse para un evento entre 2 y 6 meses antes de la fecha del evento. Esto significa que la mayoría ya habrán confirmado su asistencia antes de que comiences a promocionar la app y es durante este tiempo cuando estarán más interesados en revisar la lista de invitados, personalizar el calendario de eventos y reservar citas con otros asistentes. 

Con la nueva herramienta de reuniones 1 a 1 de EventMobi, tus asistentes no solo pueden explorar la lista de asistentes, sino que también pueden programar horarios y confirmar reuniones con otros asistentes o expositores con semanas de antelación. ¡Potencia el networking y aportan un valor añadido en tus eventos!

 

¿Cuáles son los beneficios de las reuniones 1 a 1? 

Para los organizadores de eventos: 

  • Para concertar reuniones con el resto de asistentes los usuarios de la app deberán registrarse con tiempo, lo que ayudará a impulsar la tasa de adopción de la aplicación del evento. 
  • Potenciar el networking genera conexiones de alta calidad y aumenta el valor añadido de tu evento. 
  • Las reuniones ayudan a crear un ambiente de comunidad que se mantendrá a lo largo de tus eventos y generará un punto de encuentro para que tus asistentes regresen. 
  • Saber el nivel de participación en eventos anteriores te ayudará diseñar la agenda para establecer el tiempo suficiente de networking.  

Para los asistentes: 

  • Les permite optimizar el tiempo programando su agenda y reuniones los días previos en lugar de hacerlo durante el evento. 
  • Buscar reuniones con personas clave (por nombre, compañía o cargo) les brinda la oportunidad de establecer conexiones de valor y conocer gente nueva. 
  • Decidir la hora y el lugar de una reunión es fácil de coordinar a través de la función de chat. 
  • Al programar reuniones en la aplicación, los asistentes contarán con este registro, una excelente manera de recordar y evaluar los contactos que hicieron. 

Para los proveedores y patrocinadores: 

  • El área de contacto no se reduce a un stand, sino que los patrocinadores pueden buscar clientes de manera online y citarlos en su ubicación. 
  • Las reuniones en persona con clientes potenciales son excelentes oportunidades para cualificarlos y preparar su seguimiento. 
  • Al utilizar la app, las reuniones se integran en el calendario para establecer una agenda personal, donde además poder consultar todos los contactos después del evento. 
  • Al poder concertar reuniones antes del evento, el equipo de ventas puede programar tantas reuniones como sea posible para fortalecer sus relaciones o encontrar potenciales clientes. 

 

¿Cómo funciona? 

1. Rápido y sencillo

La nueva herramienta de EventMobi está diseñada para programar reuniones de una manera cómoda para los usuarios. Y por ello, los usuarios que pretendan concertar una reunión con otro asistente deberán realizar un sencillo proceso de 2 pasos

  1. El asistente utiliza la aplicación del evento para encontrar una persona específica en el listado de asistentes. 
  2. Solicita una reunión con la persona elegida. 
  3. El receptor de la invitación recibe una notificación en la App y en su correo electrónico.

Los asistentes podrán comprobar en cualquier momento su agenda de reuniones y cancelar una reunión que previamente hayan aceptado, en caso de que finalmente no puedan acudir. 

 

Las reservas de reuniones ya están disponibles en la App de EventMobi

Las reservas de reuniones ya están disponibles en la App de EventMobi

 

2. Chat y Agenda integrados

Al integrar estas dos funciones los asistentes pueden programar fácilmente sus reuniones a través del chat, lo que reduce la molestia de escribir a través de los correos electrónicos para cambiar la hora o explicar los detalles. Los asistentes tienen la capacidad de aceptar o rechazar la invitación a la reunión a través del chat. Además, la reunión se muestra en la agenda personalizada de ambos asistentes. 

 

Las reservas de reuniones ya están disponibles en la App de EventMobi

 

3. Seguridad, privacidad y control

Los asistentes pueden confiar en un canal privado y seguro que solo es visible para los participantes de la reunión. Además, los asistentes que no estén interesados en recibir invitaciones pueden optar por no recibirlas deshabilitando esta opción en el centro de preferencias de la aplicación. 

 

Las reservas de reuniones ya están disponibles en la App de EventMobi

 

4. Analítica y Reporting

La digitalización de las reuniones permite a los organizadores tener acceso a las métricas que brindan información directa sobre el éxito del evento. Nuestros informes permiten que los asistentes vean de manera intuitiva todas sus reuniones en la aplicación, les recuerda a todas las personas con las que conectaron y aumenta el ROI del evento. En resumen, se optimiza el control de contactos y hace que tus asistentes vuelvan.

 

Las reservas de reuniones ya están disponibles en la App de EventMobi

 

Es hora de potenciar el networking 

Las reuniones 1 a 1 de EventMobi estarán disponible en aproximadamente un mes, justo a tiempo para tu próximo evento. Solicita una demostración o ponte en contacto con nosotros para saber más.

Los sistemas de respuesta para la audiencia, como las preguntas a los ponentes o las votaciones en sesiones, son dos formas muy efectivas de involucrar a los asistentes y recopilar comentarios e intereses de manera instantánea. Estas herramientas facilitan la interacción de los asistentes más tímidos y permiten a los ponentes dirigir su charla en función de las respuestas de la audiencia. 

 

La evolución a través del tiempo

  • Mandos de votación 

A principios de los 90 surgieron los mandos de votación, de un tamaño similar al de los teléfonos móviles y utilizando la frecuencia de radio. Una estación base recogía los votos y los enviaba al ordenador del ponente, desde donde se mostraban en la pantalla principal. 

Hoy en día, estos dispositivos son cada vez menos usados ya que necesitan una configuración de hardware específica y ocasionan problemas logísticos para garantizar que todo el mundo pueda participar. 

  • Votaciones SMS 

La tecnología siguió evolucionando y la votación por mensajes de texto permitió a los asistentes utilizar sus propios dispositivos. Los asistentes enviaban su voto por SMS y una página web mostraba los resultados.  

Los SMS interactivos permitían formular preguntas a los ponentes e incluso crear foros de conversación entre los asistentes. Todo ello sin alquilar ningún hardware adicional pero incurriendo en un coste que podía sr aún mayor en caso de tener audiencia internacional. 

  • Votaciones dentro de la app 

Llegaron las aplicaciones y con ellas su vertiente para los eventos. La mayoría de las aplicaciones para eventos permiten a los organizadores crear diferentes tipos de preguntas (abiertas, de opción múltiple o de calificación de estrellas, por ejemplo), programarlas o enviarlas en tiempo real. Las preguntas se muestran públicamente durante las sesiones y los asistentes seleccionan la respuesta adecuada desde su móvil. 

  • Preguntas al ponente dentro de la app 

Al igual que las votaciones, las preguntas a los ponentes se pueden incorporar en la aplicación del evento. A los asistentes les encanta sentirse escuchados, pero a menudo sienten que no tienen voz o algunos son demasiado tímidos para usarla. Hacer posible que todos participen no solo aumenta el engagement, sino que también genera un contenido más relevante y un mayor valor para el evento. 

Con las aplicaciones no es necesario gestionar un hardware adicional y permiten personalizar el entorno de interacción para potenciar la marca del evento. En cambio, para favorecer la descarga en el evento y evitar fallos en las votaciones, debes contar con una conexión WiFi estable en la sede. 

 

Votaciones en sesiones: Sacando el máximo partido

 

Cómo aumentar el compromiso durante las sesiones 

Contar con una app para las votaciones y las preguntas a los ponentes no significa prescindir del micrófono. Para garantizar un proceso dinámico y sin problemas, el moderador puede comenzar a recibir preguntas a través de la aplicación sin tener que esperar a que alguien levante la mano. Mientras se responde a la primera pregunta, el miembro del personal tiene tiempo para identificar a la siguiente persona que quiere usar el micrófono y cambiar a este formato para la siguiente pregunta. A su vez, el moderador que recibe preguntas a través de la aplicación puede usar ese tiempo para examinar las preguntas recibidas y determinar cuál será la siguiente. 

El uso de esta combinación garantiza un contenido mucho más rico, sin pausas y abierto para todo el mundo. Por último, asegúrate de que la aplicación permita moderar las preguntas y respuestas antes de que las reciba el ponente. 

 

Algunos consejos:

Votaciones en vivo 

  • Anuncia la votación al inicio de la sesión 
  • Incluye una diapositiva con las instrucciones para participar 
  • Haz que el ponente invite a la participación y lea las preguntas en voz alta 
  • Cuenta con una diapositiva con la pregunta y respuestas 
  • Permite a los asistentes el tiempo suficiente para sacar su dispositivo, leer la pregunta y enviar su respuesta 
  • Proyecta los resultados y deja que el ponente redirija la charla 

Preguntas al ponente 

  • Establece un proceso de moderación antes del evento 
  • Asegúrate de tener la tecnología necesaria, como las tablets del ponente y del moderador 
  • Informe al ponente sobre el funcionamiento de las preguntas 
  • Muestra en una diapositiva cómo enviar preguntas durante los espacios de interacción 

Encuesta de eventos 

  • Menciona en la sesión de clausura que ya está disponible la encuesta del evento a través de la aplicación 
  • Envía una notifiación después del evento que dirija directamente a la encuesta 

 

¿Quieres sacarle el máximo partido? Lee nuestro artículo sobre cómo preparar a tus ponentes en 5 pasos.

El software para eventos y las integraciones con apps ayudan a los organizadores a mejorar su flujo de trabajo y ahorrar mucho tiempo en la gestión del evento, pero entender el aspecto técnico de su configuración puede resultar.

Aquí encontrarás una guía completa para comprender rápidamente las integraciones en apps para eventos y, de esta manera, poder tener una conversación informada con los proveedores de software. ¡No es tan difícil como te imaginas! 

Abordaremos las siguientes preguntas: 

  1. ¿Qué es una integración y cómo funciona con una app para eventos? 
  2. ¿Cuáles son los beneficios de configurar integraciones? 
  3. ¿Cuáles son las integraciones más comunes con una app para eventos? 
  4. ¿Qué se requiere para configurar una integración? ¿Realmente es tan difícil? 
  5. ¿Cómo se configuran? 
  6. ¿Cuánto cuestan? 
  7. Si mi presupuesto es limitado, ¿cuáles son las integraciones más rentables? 
  8. ¿Cómo puedo saber si una integración valdrá la pena para mi trabajo? 
  9. Cuando busco una aplicación parar eventos o un proveedor de tecnología, ¿qué preguntas debo hacerles para hacer una buena elección? 

 

1. ¿Qué es una integración y cómo funciona con una app para eventos? 

Una integración permite a dos herramientas o sistemas, que no fueron creados por la misma compañía, la capacidad de compartir datos entre sí. Esto posibilita que los cambios en un sistema se reflejen automáticamente en el otro. 

Las integraciones de las aplicaciones para eventos generalmente funcionan de dos maneras: 

  • Sincronizan automáticamente y muestran en la app los datos de otras fuentes, como plataformas de registro o sitios web. Se conocen como integraciones de «una sola dirección» porque los datos de múltiples sistemas se están canalizando en uno solo. 
  • Comparten automáticamente los datos de participación en la app del evento, como las visitas a los distintos perfiles de asistente, la asistencia y la interacción en las sesiones o los resultados de la encuesta de satisfacción en otro sistema después del evento para fines de marketing o seguimiento. 

 

2. ¿Cuáles son los beneficios de configurar integraciones?

Hay beneficios tanto para los planificadores de eventos como para los asistentes. Las integraciones simplifican el aspecto técnico y agilizan los procesos para que tanto los asistentes como los organizadores puedan centrarse en otros aspectos más importantes de la experiencia. 

Los organizadores de eventos se benefician de: 

  • El ahorro de tiempo con la sincronización automática de datos, en lugar de la carga manual 
  • La reducción de errores e información obsoleta 
  • Los informes mejorados con los datos de sus asistentes en sus sistemas, una vez finalizado el evento 
  • El incremento de efectividad en las comunicaciones al usar menos herramientas o tener menos canales digitales para llegar a los asistentes. 

Los asistentes se benefician de: 

  • La sincronización de sus datos y preferencias se realiza sin problemas, por lo que solo necesitan introducir la información una vez. 
  • Poder acceder a la información del evento a través de una única plataforma, en lugar de tener que consultar varias aplicaciones, sitios web y correos electrónicos. 
  • Acceder más fácilmente a la formación, recursos, networking o materiales posteriores al evento.

 

 

3. ¿Cuáles son las integraciones más comunes con una app para eventos?

Los organizadores suelen integrar su aplicación para eventos con: 

  • El sitio web del evento 
  • La plataforma de registro 
  • Soluciones de gestión de datos como CRM o AMS 
  • Herramientas para viajes y/o reserva de hoteles. 
  • Calendario 
  • Automatización del marketing y email marketing 

¿Cuáles son sus beneficios? 

Sitio web del evento:  Consigue que la información y los cambios realizados en la agenda, las sesiones o los ponentes se actualice automáticamente en la aplicación móvil. 

Plataforma de registro: Añade los usuarios registrados en la plataforma a tu app del evento. 

Soluciones de gestión de datos: Transfiere la información desde tu CRM o AMS al perfil de tus asistentes. 

Gestión de viajes y/o reserva de hoteles: Incorpora los detalles de los vuelos y alojamientos para sincronizarlos en sus agendas. 

Calendario: Si los asistentes conciertan reuniones en una herramienta externa, consigue que esas reuniones se añadan automáticamente a sus agendas personales de la app. 

Automatización de marketing y email marketing:  Aprovecha los datos de los asistentes y su actividad en la aplicación, como la asistencia a determinados talleres y sesiones o los detalles de su perfil para crear campañas de seguimiento o nuevos perfiles de clientes potenciales. 

 

4. ¿Qué se requiere para configurar una integración? ¿Realmente es tan difícil?

Las integraciones se pueden configurar fácilmente si los dos proveedores de software entre los que deseas crear la integración crean una Interfaz de Programación de Aplicaciones (API). Una API facilita la transferencia de datos entre aplicaciones que no se crearon originalmente para comunicarse entre sí. 

Existen dos tipos de API: 

  1. Protocolo Simple de Acceso a Objetos (SOAP)
  2. Transferencia de Estado Representacional (REST)

Si las dos herramientas que estás utilizando tienen una API (preferiblemente REST, consideras la mejor opción para los desarrolladores) ya creada, entonces debería ser posible configurar una integración. 

Si ambos proveedores de software te facilitan sus claves de API, puedes pedirle a un desarrollador con más con experiencia que cree la integración para ti. 

Si no tienes los recursos técnicos necesarios para llevarlo a cabo internamente, puedes contratar un proveedor de software para diseñar la integración y que ellos se ocupen del desarrollo. 

 

5. ¿Cómo se configuran?

El proceso para configurar una integración consta de los siguientes pasos: 

  1. Describir los objetivos y necesidades de la integración 
  2. Revisar la documentación y los requerimientos o detalles de la API 
  3. Comprobar que la integración es técnicamente posible. 
  4. Realizar pruebas para garantizar que los datos fluyen correctamente y si es así, se implementa la integración. 

Si una empresa externa se va a encargar de la integración, el proceso será similar pero con algunas pequeñas diferencias: 

  1. Transmitir las necesidades y objetivos a tus proveedores. Ellos te asesorarán sobre las mejores posibilidades. 
  2. El proveedor revisa los detalles de la API para el software con el que desea integrar su solución. 
  3. El proveedor confirma cómo funcionará la integración y establece un cronograma para construir, probar e implementar la integración. 
  4. El proveedor trabaja con usted para ejecutar una prueba y asegurarse de que funciona. Si tiene éxito, se implementa la integración. 

 

¿Cómo realizar Integraciones con Apps para eventos?

 

6. ¿Cuánto cuestan?

Los proveedores disponen de varías formas para el cobro de integraciones. Algunos cobran por el uso de la API, lo que significa que cobran por la cantidad de datos que se transfieren entre las plataformas. Sin embargo, esto puede ser difícil de predecir. 

Por otro lado, otros cobran una tarifa única por el acceso a su API o cobran por el tiempo que le tome a su equipo de servicios/soluciones construir e implementar la integración. Este método genera menos incertidumbre sobre los costes. 

Si alguien de tu equipo puede facilitar la integración utilizando solo las API de los proveedores, conseguirás un gran ahorro de desarrollo. 

 

7. Si mi presupuesto es limitado, ¿cuáles son las integraciones más rentables? 

Las integraciones ofrecen grandes ventajas y aunque tu presupuesto sea limitado para diseñar un flujo de trabajo completo entre todas tus plataformas, existen algunas integraciones indispensables: 

  1. Ahorra tiempo al importar los datos de los asistentes desde el registro a la aplicación del evento 
  2. Mejora los informes y el seguimiento de clientes potenciales aprovechando los datos del evento para integrarlos en tus sistemas de ventas y marketing. 

 

 8. ¿En qué casos me beneficia una integración?

Aquí te mostramos algunos ejemplos donde una integración te sería de utilidad, ahorrando tiempo y ofreciendo una mejor experiencia a los asistentes. 

  • Si ya usas una serie de plataformas para tus eventos y administrarlas todas internamente es difícil. 
  • Si tienes un pequeño equipo de eventos y necesita ahorrar tiempo en la importación manual de datos. Si calculas el salario por hora en comparación con la integración, ¡los costos pueden ser iguales o incluso menores! 
  • Si tienes una audiencia muy tecnológica y quieres impresionarlos con una experiencia estelar, tecnológicamente hablando. 
  • Si tienes mucha información sobre tu evento (horarios, sesiones, planes de viaje, presentaciones, votaciones, retos gamificados, etc.) y no deseas que los asistentes tengan que utilizar varios canales para acceder a la información o participar. 
  • Si tienes un contrato de varios años con tus proveedores quizás te resulte interesante invertir en integraciones para optimizar el flujo de datos entre las distintas plataformas. 

 

9. Cuando busco una aplicación para eventos o un proveedor de tecnología, ¿qué preguntas debo formular para hacer una buena elección? 

Habla con los proveedores sobre los siguientes factores antes de elegir a tu proveedor: 

Seguridad: Los datos son muy sensibles e importantes y deben mantenerse seguros y protegidos en todo momento, respetando el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Busca un sistema de integración seguro, en centros de datos de alta calidad, utilizando un cifrado sólido y con controles de acceso a los mismos. 

Flexibilidad: Debe permitir la compatibilidad de formatos y que los datos fluyan correctamente entre sistemas, independientemente de cómo se recoja la información. 

Registro de datos: Las buenas integraciones también deben poder realizar copias de seguridad de los datos, registrar las actualizaciones que realizan y deshacer o reprocesar los cambios, así que consulta a tu proveedor acerca de estas funcionalidades. 

Escalabilidad: En eventos de mayor envergadura, asegúrate de que el sistema pueda manejar datos en tiempo real y para la cantidad de asistentes que esperas. Una solución escalable debería poder manejar esto con facilidad. 

Experiencia: Pide hablar con la persona responsable de configurar las integraciones con los clientes y solicita ejemplos o referencias. 

Fijación de precios: Las integraciones deben ser asequibles y asegurar el beneficio con unos recursos iguales o inferiores a los actuales. Calcula las horas de tratamiento, importación y exportación de datos y compáralas con los costes. El feedback de los asistentes sobre su experiencia también te indicará si la integración valió la pena o no. 

 

¡Ahorra tiempo y optimiza la información de tus eventos ahora! ⚡

Hoy en día es habitual que las personas utilicen aplicaciones móviles para acceder a información o realizar tareas diarias, como consultar la cuenta bancaria o ver series y películas. Para los organizadores de eventos esta es una oportunidad de involucrar a los asistentes y captar su atención.

Según un estudio de ComScore, el 80% del tiempo que dedicamos a los dispositivos móviles lo hacemos en aplicaciones. Es por ello que cada vez están más presentes en los eventos y cada vez con mayor trascendencia en las actividades para aumentar la participación de los asistentes. Aunque una vez reconocida la necesidad de contar con una app para cumplir con las expectativas del público y los objetivos del congreso o conferencia llega la gran pregunta: ¿Crear una app propia o comprarla? 

Invertir en tecnología para eventos es un desafío para cualquier planificador, pero si eres consciente de la necesidad de incorporar este elemento en tus reuniones y estás decidiendo si comprar una app o crear una desde cero, es importante que tengas en cuenta algunos aspectos. 

 

Crear vs. Comprar una App para eventos

 

Plantéate crear una App para eventos si tienes: 

1. Unos objetivos sencillos: Cosas básicas como mostrar la agenda, los perfiles de los patrocinadores y la comunicación en el sitio a través de notificaciones push.

2. Los recursos técnicos:  Como un equipo interno de desarrolladores con el tiempo (aproximadamente 400 horas para el desarrollo, las pruebas y el tiempo dedicado a promover la aplicación antes del evento) y los recursos necesarios.

3. Un equipo especializado y con experiencia:  Especializado en el desarrollo de aplicaciones móviles y con experiencia en el diseño UX/UI para garantizar que la aplicación del evento sea atractiva y fácil de usar para los asistentes.

4. La capacidad de controlar el desarrollo y las pruebas: Puedes asignar un jefe de proyectos y un supervisor de calidad que gestione el desarrollo y las pruebas, establezca los plazos y responda a las solicitudes o cambios adhoc del proyecto.

5. Tiempo para la promoción: Para diseñar el material de marketing y promocionar adecuadamente la app entre los asistentes a través de los diferentes canales de comunicación disponibles.

6. La posibilidad de realizar cambios durante el evento:  Cambios de última hora en el contenido de la aplicación, resolver problemas técnicos y guiar a los asistentes sobre su uso.

7. Un software de analítica para eventos: En función de los objetivos necesitas medir un área específica de datos y evaluar su éxito, como pueden ser el registro, las interacciones en sesiones o las encuestas de satisfacción.

8. Costes: Puedes invertir desde 18.000 a 100.000 euros para crear un software a la medida de tus necesidades, sin contar con otros costes inesperados.

 

Crear vs. Comprar una App para eventos

 

Plantéate comprar una App para eventos si necesitas: 

1. Unos objetivos complejos: Que están estrechamente relacionados con el éxito de la app a través de funcionalidades avanzadas para patrocinadores, ponentes y asistentes.

2. Ahorrar recursos técnicos, experiencia y tiempo: Si no cuentas internamente con estos recursos, necesitas una aplicación que pueda construirse rápidamente, probarse y que tenga un equipo dedicado a garantizar que funcione sin problemas.

3. Un diseño funcional y atractivo: Aprovecha la experiencia de un proveedor que desarrolle un diseño a la medida de tus necesidades, basado en los éxitos de clientes anteriores.

4. Delegar el desarrollo y la pruebas: Ahorrar tiempo con un consultor experto que pueda supervisar el desarrollo de la aplicación, predecir y comunicar cualquier problema o solución potencial.

5. Crear materiales para la promoción de la app: El soporte y la experiencia de un proveedor te ayudará a aumentar la adopción de la aplicación y el éxito del evento.

6. Olvidarte de los aspectos técnicos durante el evento: Con un equipo dedicado a modificar el contenido de la app y solucionar los potenciales problemas.

7. La necesidad de conocer análisis completos: Para evaluar las distintas áreas, como el registro, la participación de los asistentes y el retorno de la inversión del patrocinio, donde los informes se vuelven esenciales.

8. Costes: Una aplicación para eventos por lo general cuesta entre 2.000 y 10.000 euros.

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GetWellNetwork y la conferencia GetConnected 2018

GetWellNetwork es una compañía de atención médica que ofrece soluciones, herramientas y estrategias para ayudar a los pacientes y capacitar a las organizaciones para brindar experiencias individualizadas a sus clientes y familiares, en cualquier clase de entorno. 

Cada dos años celebra la Conferencia GetConnected, que reúne a los usuarios de usuarios de sus productos durante tres días de networking, educación e innovación en torno al futuro del compromiso con el paciente. Los profesionales médicos aprenden de los líderes de opinión de la industria, participan en laboratorios de aprendizaje y se involucran con las últimas innovaciones de productos. 

 

Los objetivos del evento 

  1. Educar a los asistentes sobre las últimas tendencias de la industria

La conferencia se centró en la innovación y la colaboración en torno al futuro del compromiso con los pacientes y sus familias. Se eligieron varios líderes de opinión de GetWellNetwork y otros especialistas del sector para presentar estos temas. 

  1. Presentar el lanzamiento de nuevos productos 

Las innovaciones de la conferencia se mostraron en la sala de exposiciones, con varias líneas de productos y soluciones para pacientes. El componente de colaboración fue uno de los elementos más importantes, y para ayudarlos a facilitar la creación de comunidad el equipo organizador decidió invertir en una aplicación para eventos.

 

Caso de éxito: Más engagement y menos costes en GetConnected 2018 

 

¿Por qué invertir en una aplicación para eventos? 

Al ser una empresa tecnológica, eran conscientes de cualquier error en este sentido provocaría una falta de confianza en sus clientes y un contratiempo en su imagen corporativa. 

El equipo organizador decidió alcanzar sus objetivos a través de la aplicación del evento, utilizándola como herramienta de consulta, reemplazando todos sus folletos y agendas físicas, así como para aumentar el engagement de los asistentes con el contenido y construir una comunidad de alrededor de la conferencia. 

 

Compra vs. creación de una aplicación para eventos 

Este fue el primer año en que GetWellNetwork celebró la Conferencia GetConnected desde que se cambió al modelo bienal, lo que significa que el presupuesto para el evento presentaba un gran desafío. Debido a ello, el equipo organizador, que inicialmente quiso desarrollar una aplicación propia, se encontró con algunos problemas. 

 

¿Por qué eligieron EventMobi? 

El presupuesto siempre es una preocupación cuando se trata de comprar tecnología para eventos, y después de evaluar las distintas opciones de proveedores, GetWellNetwork determinó que EventMobi ofrecía el mejor retorno de la inversión para su evento. 

 

Gamificación y facilidad de uso 

El equipo organizador del evento había utilizado diferentes aplicaciones para eventos anteriormente, pero a todos les faltaba una integración de gamificación perfecta, que les facilitase más información sobre los asistentes y les permitiera analizarla. 

Además, durante la preparación los organizadores tienen otras prioridades que requieren su atención y necesitan una solución fácil de usar, funcional, rápida y, sobre todo, muy fiable. 

 

¿Cómo lograron alcanzar sus objetivos en el evento? 

El equipo sabía lo que la audiencia, profesionales de la salud muy experimentados y comprometidos con los pacientes, esperaba de la conferencia GetConnected y preparó diferentes retos gamificados basados en el networking. 

 Caso de éxito: Más engagement y menos costes en GetConnected 2018 

 

Los 3 pasos de GetWellNetwork para usar la gamificación durante el evento 

1. Maximizar la adopción de la aplicación de evento

Para que la aplicación del evento tuviera éxito y significara una experiencia interactiva para los asistentes fue necesario una adopción máxima. El equipo desarrolló una estrategia basada en la promoción de los desafíos de gamificación los días previos al evento y antes de las sesiones clave. 

El mensaje destacaba que para participar en la actividad deberían utilizar su aplicación del evento, por lo que era necesario descargarla si no se querían quedar fuera de la experiencia. 

Además, en la sesión inaugural, el presentador incentivo al uso de la aplicación y facilito el primer código para la acumulación de puntos. Esto motivó a los asistentes a introudcir el código en tiempo real y ver como sumaban puntos instantáneamente.  

2Diseña la aplicación del evento para facilitar la participación 

GetWellNetwork trabajó con los diseñadores de EventMobi para crear una experiencia que facilite la participación durante los desafíos gamificados. Se añadió un apartado de gamificación y una tabla de clasificación actualizada en tiempo real en la home de la app. Todo lo que tenían que hacer los participantes era pulsar y accedían a los desafíos y puntuaciones. 

Además, una pantalla situada en un área de alto tráfico del evento mostraba la clasificación, información sobre las sesiones y algunos avisos, lo que mantenía a los asistentes pendientes de los retos. 

3. Hacer de la gamificación una parte integral del evento.

Los objetivos generales del evento eran informar a los asistentes sobre las últimas tendencias en atención médica, así como en las nuevas soluciones GetWellNetwork. Esto condujo a que las actividades de gamificación integraran: 

  • La asistencia a sesiones y talleres 
  • El networking con otros asistentes, empleados de GetWellNetwork, socios y patrocinadores  
  • La asistencia a la sala de exposiciones, donde se realizaron demostraciones y lanzamientos de productos.  

La gamificación se estructuró de modo que los asistentes tuvieran una gran variedad de formas para acumular puntos, al mismo tiempo que las acciones ayudaban a GetWellNetwork a lograr sus objetivos en el evento, creando una situación donde todos ganaban. Estas son algunas formas en que los asistentes conseguían puntos: 

  • Asistencia en sesiones: para alentar a las personas a asistir a las sesiones, los códigos de gamificación se incluyeron en la última diapositiva de las presentaciones. 
  • Networking: los códigos se imprimieron en las acreditaciones de los asistentes para que pudieran romper el hielo e iniciar conversaciones entre ellos. 
  • Asistencia en la sala de exposiciones: Se creó una sala donde los socios podían charlar y realizar demostraciones de los productos. Durante las mismas, los presentadores mostraban o facilitaban verbalmente códigos para la gamificación. 
  • Cada stand de patrocinadores tenía un código de gamificación asociado, por lo que los asistentes debían visitar estas áreas para acumular puntos. Además, se pudo extraer un informe al final de la conferencia para ver quién se detuvo en cada uno de ellos y se enviaron al equipo de ventas de cada patrocinador para realizar su seguimiento.

Además de la gamificación, la app se encargó de otros aspectos:

Preguntas en sesiones 

Las preguntas durante las sesiones fomentaron la participación del público y los comentarios fueron clave para crear una experiencia atractiva.  

Un gran ejemplo de esto fueron los lanzamientos de productos, donde la audiencia votó por el producto ganador a través de una encuesta en vivo. 

Notificaciones push 

Las notificaciones push (mensajes instantáneos que recibes en tu dispositivo móvil, como las notificaciones de WhatsApp, por ejemplo) hicieron más fácil destacar y recordar el inicio de las actividades y sesiones clave. 

 

Caso de éxito: Más engagement y menos costes en GetConnected 2018

 

¿Cuáles fueron los resultados? 

Una gran experiencia para los asistentes 

El objetivo clave de la conferencia GetConnected fue diseñar una experiencia de colaboración en la que se alentara a los asistentes a establecer contactos, aprender e interactuar en las demostraciones de productos. Para evaluar el éxito de la conferencia, el equipo de eventos envió encuestas de satisfacción a los asistentes y recibió comentarios muy positivos. 

  • El 73% de los asistentes utilizaron la aplicación móvil de eventos. 
  • Ell 88% de los usuarios de la aplicación participaron en el juego 
  • El 72% de los participantes del juego canjearon sus artículos en la tienda de regalos 

Una mayor proyección de la marca

El morado es el color oficial de la marca GetWellNetwork, por lo que los organizadores se aseguraron de incorporar el color en la mayor cantidad posible de aspectos de la conferencia, incluida la app del evento. 

Para promocionar la marca, el equipo decidió crear una tienda de regalos morada, donde los asistentes podían canjear sus puntos para conseguir su recompensa. La demanda de los premios resultó ser mucho mayor que la anticipada por el equipo organizador. 

Unos patrocinadores felices

La adquisición de patrocinadores y expositores fue necesaria para maximizar los ingresos del evento y, como una forma de incentivar las ventas, el equipo de eventos aprovechó los beneficios publicitarios ofrecidos dentro de la aplicación del evento. 

Como incluir en la misma accesos a sus redes sociales, página web de su empresa, enviar promociones a los asistentes, aparecer en banners durante las votaciones o, como hablamos anteriormente, la recogida de clientes potenciales en sus stands a través de la gamificación. 

Menos costes

Los organizadores decidieron eliminar cualquier elemento impreso en el evento a la hora de establecer su presupuesto para la conferencia. La información y el contenido del programa del evento solo estuvieron disponibles a través de la aplicación del evento y esta decisión, terminó provocando un ahorro significativo en costes, tiempo y recursos de diseño. 

 

Como conclusión, no dejes que el miedo te impida innovar 

Un desafío común que enfrentan los planificadores de eventos cuando consideran incorporar una nueva tecnología en sus eventos es cómo los asistentes van (o no) a adoptar el cambio. 

Esto fue algo que pasó por las mentes de los organizadores cuando decidieron eliminar las impresiones de su presupuesto. Naturalmente, les preocupaba que la gente todavía prefiriera el formato físico, pero no dejaron que sus temores les impidieran dar el paso al éxito. 

Tú también puedes crear una experiencia única para tus asistentes y alcanzar tus objetivos.

¿Empezamos con una demostración? 👋

Has invertido en una App para tu próximo evento y seguramente ya tengas en mente el diseño que quieres llevar a cabo, pero antes de ello queremos darte algunos consejos para aumentar el valor de tu marca. 

Como especialistas en el diseño de apps para eventos, queremos compartir contigo toda nuestra experiencia desarrollando cientos de aplicaciones con nuestros clientes.  

¡Vamos a diseñar una app a la medida de tu evento! 

 

Una aplicación alineada con tu marca 

Comprender dónde ingresar el contenido de la aplicación de eventos, como los nombres de los asistentes, los detalles de la agenda y los perfiles de los patrocinadores, es fácil de aprender y, por lo general, bastante intuitivo. 

Pero cuando se trata de diseñar la apariencia de tu aplicación y aumentar el valor de tu marca a través de ella, la tarea se vuelvo un poco más complicada. 

La clave para diseñar una App para eventos llamativa e intuitiva, que refuerce los valores de tu marca es mantener los mismos colores, temas y mensajes que utilizas habitualmente en cualquier otro contexto, hasta el último detalle. 

 

Cómo aumentar el valor de tu marca con una App para eventos

 

Elige los colores de tu aplicación 

Elegir los colores adecuados para el tema de tu evento y la marca de la empresa no tiene que ser complicado. De hecho, es posible que ya tengas muchos de los elementos de diseño que necesitas. 

Estos elementos pueden ser el logotipo de tu empresa, el color de la marca y el tipo de letra corporativos. También puede tener pautas de marca sobre cómo mostrar mejor el logotipo, los colores secundarios y terciarios, y los tipos de letra utilizados en cada sección de la App. 

 Cómo aumentar el valor de tu marca con una App para eventos

 

Elige el tema de tu evento 

Ahora es el momento de decidir el tema. ¿Tu evento es un evento profesional o corporativo, como una conferencia o una reunión de ventas? Intenta utilizar el logotipo de tu empresa y los colores de tu marca para obtener una imagen fuerte y profesional. También puedes crear esta imagen utilizando widgets simples y limpios. 

¿O en cambio es más relajado y divertido? Intenta usar la ubicación del evento como inspiración para tu tema. Si es un lugar soleado cerca de la playa intenta trabajar con colores tropicales y un tipo de letra divertida para atraer a tus asistentes y combínalo con tu marca para darle un toque extra. 

La clave es adaptar la imagen de tu evento a cada aplicación, consiguiendo transmitir tu marca a cada tipo de asistente. O incluso, si realizas varios eventos al año, puedes tener tu propia app en las tiendas que facilite el acceso a las diferentes aplicaciones.

 

Un poco de inspiración 

Una imagen dice mil palabras, así que aquí te traemos los ejemplos de 2 eventos realizados por la misma marca. 

 

Cómo aumentar el valor de tu marca con una App para eventos

 

Ambos usan el mismo tipo de letra en el widget del encabezado superior.  Sin embargo, en el primer caso continúan con este tipo de letra y los colores de la marca para mantener una apariencia profesional en todo momento. En el caso opuesto, el tema adquiere nuevos colores como los azules claros y verdes para reflejar el tema de la playa, ayudando a emitir una estética más divertida y distendida de la app para eventos. 

En general, incorporar un tema diseñado exclusivamente para un evento ayuda a los asistentes a identificar la clase de evento y refuerza la marca antes, durante y después del evento.  ¡Empieza hoy mismo!

Es posible que quede poco para tu próximo evento y probablemente estés inmerso en el caos de la logística y el diseño de los espacios. Pero también es el momento perfecto para comenzar a involucrar a tu audiencia y generar expectación en tus asistentes. Puede parecer desalentador, pero impulsar el uso de las redes sociales es mucho más fácil de lo que piensas.

Aumentar el engagement y el ruido en torno a tu evento es lo que en última instancia aumentará los registros, así que veamos algunas de las mejores prácticas para usar las redes sociales en tu estrategia de marketing promocional.

1. Contesta las preguntas del evento

Los consumidores están cada vez más acostumbrados a relacionarse con las marcas a través de twitter, facebook o instagram para solucionar sus dudas. Y en el caso de los eventos, se suelen hacer muchas preguntas a los organizadores que quedan fuera de las preguntas habituales.

Preguntas individuales sobre las reservas de hotel, el transporte, la comida o la sala de la siguiente sesión, todas las dudas de tus asistentes deben ser resultas de la manera más simple y cómoda posible, tanto para ellos como para ti. Si vas a utilizar tus redes sociales para responder las preguntas de tus asistentes, asegurate de tener una solución para administrar los distintos canales y solventar cualquier consulta o responder a los comentarios de la comunidad.

Si los asistentes sienten que están siendo ignorados o que sus dudas no son debidamente respondidas, corres el riesgo de que esto se refleje negativamente en tu marca y en tu evento. Si deseas impulsar la participación a través de tus redes sociales, debes asegurarte de responder a las consultas de manera oportuna y eficiente.

 

Cómo impulsar el uso de las redes sociales en tus eventos

 

2. Comparte la información y el contenido del evento

Las redes sociales pueden ser una manera enormemente eficiente para que los organizadores compartan la información de sus eventos. Proporcionando contenido exclusivo, como imágenes o vídeos y creando una atractiva experiencia en tiempo real.

Dependiendo de la estructura de la organización, lo más probable es que sea mucho más rápido comunicarse a través de las redes sociales que actualizar el sitio web del evento, favoreciendo además la comunicación bidireccional con los miembros de la comunidad de tu evento.

 

3. Fomentar la conversación entre los miembros de la comunidad

Una razón por la cual las personas disfrutan asistiendo a los eventos, especialmente si se trata de eventos anuales, es por el hecho de reforzar sus relaciones de networking. Las redes sociales son el canal perfecto para mantener la conversación durante todo el año y aumentar el engagement a medida que se acerca el evento.

La mayoría de las personas tienen cuenta en redes sociales, son activas e interactúan online dentro de su comunidad, por lo que una genial idea es que tus ponentes participen en las redes y se relacionen con los asistentes de tu evento.

Un hashtag, un grupo de Facebook o de LinkedIn son espacios para que tus invitados hablen sobre el evento, las actividades locales y las sesiones más interesantes. Crea el espacio e inicia el debate con algún comentario o reto atractivo para que comiencen las interacciones.

 

Cómo impulsar el uso de las redes sociales en tus eventos

 

4. Aprovecha el feedback para diseñar el evento

Con la cantidad de interacciones que tienen lugar en las redes sociales cuentas con un gran feedback para dar forma a tu programa del evento. O bien, si estás buscando retroalimentación de un aspecto específico, puedes obtenerla directamente de tus asistentes a través de encuestas online o foros de discusión sobre el tema en cuestión.

A cambio, los asistentes tienen la oportunidad de participar en el desarrollo del evento para que éste se ajuste a sus necesidades y expectativas. Las redes sociales facilitan a tus asistentes crear una comunidad alrededor del evento, con una opinión y un sentido de pertenencia propio.

 

En conclusión:

Cada vez es más común que los asistentes acudan directamente a las redes sociales para comunicarse con las marcas, ya sea para realizar una queja, hacer una pregunta o simplemente para dejar un comentario positivo. Las redes sociales son una poderosa herramienta de comunicación bidireccional que facilita la creación de comunidades y potencia el engagement.

Los organizadores de eventos cuentan además con otras tecnologías que les permiten aprovechar esto para impulsar la participación de los asistentes a través de las redes sociales y ampliar la exposición del mismo. La clave es saber cómo integrarlo en la estructura de tu evento desde el inicio de la planificación. ¿Te ayudamos?

¿Quieres saber más? Lee ya nuestro artículo sobre cómo las comunidades de eventos pueden potenciar tu marca.