Apps para eventos

¿Cómo usar la Tecnología para realizar Eventos Corporativos Inolvidables?

Uno de los errores más comunes en todo tipo de eventos corporativos es la falta de alineación que suele ocurrir entre los objetivos del evento y la solución de tecnología para eventos que usted haya adquirido.

 

Para poder realizar un evento inolvidable y que produzca los mejores resultados deberá elegir una tecnología de eventos que le permita manejar toda la información y ayudar así a conseguir el objetivo particular de su evento. Hacer uso de este tipo de tecnología le permitirá realizar un evento inolvidable.

 

La cuestión es, cuando usted realiza múltiples eventos corporativos todos los años y cada uno con diferentes objetivos, usted no tiene el tiempo o la capacidad para buscar diferentes soluciones para cada evento.

 

Por ello es mucho más sencillo escoger una plataforma de tecnología para eventos que sea altamente configurable y permita personalizar su registro, su Live Dislpay y su app para el evento de forma tal que cumpla con el propósito único y particular de cada uno de esos eventos.

 

Alinear la tecnología con los objetivos del evento

 

Desde un punto de vista práctico, por ejemplo, se puede usar la misma plataforma de generación de Apps para eventos para preparar las dos reuniones de ventas del año y las reuniones anuales, pero para cumplir sus objetivos puede usar diferentes funcionalidades.

 

Por ejemplo, para ayudar a incrementar el networking y el compromiso en su próxima reunión de kickoff de ventas se pueden utilizar juegos basados en retos durante el uso de la App. Por otro lado quizás estos juegos no encajan para su Junta General Anual, pero sin embargo, pueden utilizar funcionalidades como Votaciones en Vivo para votar sobre temas específicos en discusión durante la mencionada junta.

El punto importante que debe recordar es que usted puede y debe personalizar su solución de tecnología para eventos para alinearlos con sus objetivos.

A continuación presentamos algunas ideas de cómo llevar a cabo diferentes tipos de eventos con una sola plataforma de tecnología para eventos:

 

Como impactar en un Kickoff de Venta

 

Los Kickoffs de Ventas son importantes para comenzar el año fiscal con el pie derecho. Típicamente los objetivos de estos eventos son asegurar que los miembros de los equipos de ventas estén bien educados sobre los productos y energizados y concienciados para alcanzar los objetivos.

Eventos CorporativosAlgunos consejos para utilizar en su próxima reunión de Kickoff:

  • No utilice papel guardando y asegurando las presentaciones importantes, documentos de entrenamiento o información de producto y haciendo está información fácilmente disponible a todos los representantes de ventas en cualquier momento y en cualquier lugar.

 

  • Fomente las relaciones incentivando a su equipo con un juego de networking donde los asistentes sean motivados y recompensados por conocer nuevos miembros del equipo y a los ejecutivos líderes.

 

  • Incremente la participación y el entusiasmo para asegurar que su equipo esté preparado para afrontar las cuotas de venta del año que comienza. Con herramientas como los Grupos de Discusión, Votaciones en Vivo y Preguntas y Respuestas, se pueden crear conversaciones moderadas dentro de la App acerca de aspectos claves y fomentar las discusiones durante las sesiones de educación que sean importantes.

 

Revise  los Objetivos de la Compañía en la Junta General Anual

 

Las Juntas Generales Anuales son reuniones obligatorias en donde se presenta información importante acerca del estado general de las organizaciones, se revisa el año fiscal previo, los reportes financieros y se pueden tomar algunas decisiones clave. Con los accionistas, los ejecutivos de Alto nivel, los miembros del Consejo de Dirección y otros líderes claves involucrados, el branding y la seguridad cobran mayor importancia.

 

¿Cómo se pueden alcanzar los objetivos con una app para evento?

 

  • Garantice la Seguridad subiendo los documentos financieros en una App segura y verifique que el acceso de los asistentes está controlado mediante un login y un password, además de otras medidas de seguridad.
  • Impresione a las personas clave con un diseño elegante y asegure que tengan un acceso rápido a la agenda y a otros detalles importantes al alcance de la punta de sus dedos.
  • Capture la opinión de los asistentes y tome decisiones al momento mediante herramientas de respuesta de la audiencia como Preguntas y Respuestas y Votaciones en Vivo.

 

Cree el Debut Perfecto en su Próximo Lanzamiento de Producto
Los Lanzamientos de Productos están organizados para mostrar las últimas y mejores ofertas de la empresa e impulsar las ventas. Para asegurar el éxito, un lanzamiento de producto debe alcanzar con éxito varios tipos de público y garantizar que se transmita emoción y positividad sobre lo que están viendo.

 

¿Cómo puede ayudar en esto la Tecnología para Evento?

 

  • Educando los Asistentes haciendo fácil el aprender más acerca de su producto. Suba información de producto, vídeos y folletos electrónicos a una App personalizada con su marca de forma tal que los asistentes pueden acceder a la información en cualquier sitio donde se encuentren.

 

  • Cree ruido en las redes sociales integrando la App con su plataforma de redes sociales y permitiendo a los asistentes interactuar y difundir las noticias acerca de su producto. Se puede escoger un hashtag asegurando que todos están usando el mismo e incorporando un Live Display con un muro de tweets en vivo.

 

  • Elimine las molestias e inconvenientes en las sesiones de Preguntas y Respuestas, no utilice micrófono, deje que los asistentes realicen las preguntas utilizando una App.

 

 

 Eventos corporativos

 

Provea de valor a las Conferencias de Usuarios o de Clientes

 

Las Conferencias de Usuarios o de importantes para una organización para construir relaciones sólidas con sus clientes actuales y potenciales conectándolos con la información y las personas correctas.

 

¿Cómo puede ayudar la Tecnología para Evento?

 

  • Cree una excelente experiencia de registro implementando un sistema integrado de registro. Será fácil para los asistentes un registro efectivo para manejar y simplificar la captura de esas preguntas importantes pre-evento acerca de restricciones médicas o de alimentación, preferencias acerca de las sesiones y otros detalles importantes.
  • Alentar el intercambio de conocimientos in-situ, permitiendo a los asistentes a interactuar tanto con el contenido de la sesión y otros clientes a través de las herramientas de participación como votación en directo, Preguntas y Respuestas y debates en grupo.
  • Demuestre el ROI del Evento creando informes personalizados con una plataforma con analíticas integradas. Profundice en los detallas de forma tal que pueda entender que es lo que a los asistentes les gustó más y en dónde hay espacio para la mejora en el futuro.

 

 

Maximice el ROI de los Expositores en
las Ferias

 

Las ferias dan a los clientes actuales y a los clientes potenciales la oportunidad de reunirse con las organizaciones para aprender más acerca de sus productos o servicios. La clave es asegurarse que los patrocinadores o expositores sientan que están obteniendo un retorno sobre su inversión por estar ahí y que los asistentes  salgan con la información que ellos estaban buscando.

 

Esto puede ser alcanzado fácilmente con lo siguiente:Eventos corporativos

 

 

  • Destaca a los patrocinadores, exhibidores y asociados asegurando que cada uno tenga un espacio digital suficiente para compartir la información de su compañía, las noticias sobre sus productos y más. Incremente la exposición de sus patrocinadores claves utilizando la pantalla principal de su App para evento, creando banners y usando distintivos que destaquen a los patrocinadores.
  • Guíe sin esfuerzo a los asistentes utilizando mapas interactivos para demostrar donde están ubicados cada uno de los expositores. No más búsquedas página tras página en una guía impresa para ubicar a un expositor.
  • Incremente el tráfico hacia los expositores utilizando técnicas de Gamificación para trazar el camino que usted desea, es fácil motivar a los asistentes a que visiten espacios específicos de un grupo de expositores por lo cual se asegurará que estarán con ustedes al año siguiente.

 

Cree un viaje de Incentivo Inspirador

 

Los viajes de incentivo son una oportunidad para que los asistentes se relajen y disfruten de la recompensa a un trabajo duro. Ellos quieren que sea libre de estrés, pero también quieren asegurarse de que es transparente y fácil de ponerse en contacto con todo el mundo, incluso cuando no están todos juntos.

 

¿Cómo puede ayudar la Tecnología para Evento?

 

 

Las aplicaciones de eventos hacen que sea fácil mantenerse en contacto con los asistentes:

Eventos corporativos

 

  • Proporcione todo lo que necesitan conocer antes de ir, subiendo los contactos claves, detalles del hotel, los horarios de transporte y toda la información sobre la actividad.
  • Mantenga a los asistentes informados (aun si ellos se han escapado a la piscina durante el día) con alertas y notificaciones en tiempo real.
  • Fomente nuevas relaciones permitiendo a los asistentes ver los perfiles de la gente con la que compartirán su tiempo y permitirles enviar mensajes a través de la App para hacer nuevos amigos durante ese tiempo.

 

La tecnología para eventos está apareciendo poco a poco en todos los eventos corporativos, ya que es una gran manera de aumentar el ROI, hacer cambios sobre la marcha y garantizar los asistentes que tienen todo lo que necesitan en la palma de la mano; sin embargo, es importante recordar que no existe  una talla única para todos los eventos. La solución de tecnología de eventos adecuada puede ser personalizada para garantizar que  sus eventos puedan alcanzar sus objetivos principales.

 

 

Via | Blog Eventmobi

Las aplicaciones móviles para reuniones y eventos se han convertido en sistemas más robustos y completos que cuando debutaron hace varios años. Las primeras iteraciones eran simplemente una versión digital de una guía del evento, ofreciendo mapas de lugar, agendas, e información acerca de los patrocinadores.

 

A medida que el uso de dispositivos móviles ha seguido creciendo, los planificadores ahora tienen como objetivo hacer de sus aplicaciones de eventos soluciones completas que ofrecen de todo, desde los perfiles detallados de los asistentes a los mensajes privados e incluso opciones de pago.

 

A medida que estas aplicaciones se hacen más complejas, los planificadores deben tener en cuenta la seguridad y privacidad de los datos que se están reuniendo y almacenando.

 

A continuación os dejamos los aspectos a considerar para mejorar la seguridad en sus apps para eventos y minimizar los riesgos en la creación y el uso de la misma.

 

Experiencia del Proveedor

Obtenga cierta tranquilidad averiguando si el proveedor de Apps tiene experiencia creando Apps móviles para otras compañías que valoren la seguridad:

  • Empresas del sector Financiero o Seguro
  • Tecnológicas que pertenezcan al Fortune 500
  • Farmacéuticas
  • Agencias del Gobierno
  • De Energía

 

Si reconoce entre los clientes de su proveedor algunos nombres de empresas que tengan poca tolerancia con prácticas de seguridad no apropiadas entonces de seguro ya han pasado alguna auditoría al respecto.

 

Acceso a la App

Aunque es ciertamente más fácil hacer una App completamente abierta, sin necesidad que un usuario tenga que acceder usando credenciales, esto significa también que la información es visible para todos, en cualquier parte.

 

Exija a su proveedor que su App tenga un módulo de seguridad en sus apps para eventos que le permita diferentes niveles de complejidad de acceso a la App, desde un acceso universal sólo para usuarios registrados por el organizador, hasta una combinación única de usuario  y contraseña de acceso para cada uno de los asistentes.

 

Perfiles de los Asistentes

El organizador debe ser capaz de tener control sobre la posibilidad de que los perfiles de los asistentes puedan aparecer o no en la App. Algunos asistentes pueden desear el que se muestre la información completa de contacto, sus redes sociales y otra información adicional, mientras que otros prefieren permanecer anónimos. Esto puede ser una preocupación muy particular para asistentes en industrias como los servicios financieros o las farmacéuticas o aquellos asistentes que provienen de países de la Unión Europea, los cuales tienen legislaciones más estrictas acerca de la privacidad de los datos.

 

Acceso de los Datos y Uso de los mismos

Pregunte al proveedor de los acerca de sus políticas y procesos alrededor de los datos del evento. ¿Tienen todos sus empleados acceso a los datos de su evento a través del Manejador de Contenidos? Esto puede crear una vulnerabilidad innecesaria.

 

También pregunte cómo serán usados los datos. No es suficiente que su proveedor le diga “Los datos de los asistentes no serán vendidos” también tiene que decirlo acerca de todos los datos que están cargados en la App o que son generados por los asistentes.

Lea bien la Política de Privacidad y las Condiciones de Uso de la App. Lo más seguro que puede aspirar es un proveedor que le diga que sólo usará los datos para fines estadísticos dentro de la propia App.

 

Evite los proveedores cuya Política de Privacidad afirman que al usar su plataforma usted cede todos los datos de su evento para ser utilizados a perpetuidad para cualquier tecnología existente o futura, esto de ninguna manera puede ser aceptado.

 

Datos Encriptados

Consiga un proveedor que mantenga encriptados los datos para cada paso del proceso. Asegúrese que si App tiene una versión web, es decir una WebApp, esta funcione sobre un servidor seguro (https) tal cual como ocurre con los bancos.

 

Verificaciones de terceras partes

Pregunte acerca de las pruebas de seguridad que terceras partes realizan a su plataforma y de la posibilidad de compartir estos resultados con usted.

 

Las pruebas de verificación de seguridad en sus apps para eventos deberían realizarse sobre el Manejador de Contenidos, sobre la infraestructura de servidores y también sobre la infraestructura de comunicación. Prefiera proveedores que manejen sus datos sobre infraestructuras contrastadas tales como Amazon Web Services, Azzure, Google Cloud o similar.

 

¿Qué es Compromiso (En inglés Engagement)?

En la edición de la Biblia de App para Eventos del año 2015, los profesionales organizadores de eventos colocaron al incremento de los niveles de compromiso en los eventos como su “objetivo prioritario al decidir utilizar una App”. Antes que discutamos el incremento del compromiso, vamos a definir qué es esto. Yo sostengo que el compromiso es un involucramiento emocional. Cuando estamos comprometidos, estamos cautivos en el trabajo asociado, relación o esfuerzo porque nos importa, más que por razones racionales como un cheque, seguridad material o presión social.

¿Qué más podemos decir acerca del compromiso?

Una de las características es que, en su núcleo, el compromiso es una experiencia en el momento. Otra característica es que construye comunidad. El compromiso, por su propia naturaleza cautiva a la gente alrededor de una experiencia compartida, así como crea y fortalece conexiones a través de los elementos comunes descubiertos y compartidos. Tal unión y el deseo de más de lo mismo son los ladrillos y el cemento para la construcción de la comunidad por la que los organizadores de evento trabajan.

Es útil dividir el compromiso en dos formas:

  • Una forma es predominantemente pasiva, a veces descrita como entretenimiento. Podemos ser comprometidos o cautivados por la actuación de un ponente, por una actuación musical o un concierto; yo llamo a esto compromiso por difusión. El compartir aquí es predominantemente (pienso que no exclusivamente) enfocado en la experiencia del asistente con el contenido que se presenta, en vez de las interacciones con otros asistentes.
  • La otra forma, de mayor interés para los planificadores de eventos, es el compromiso que ocurre a través de la participación activa en una experiencia con colegas, el cual yo llamó compromiso activo. El compromiso activo incluye cualquier forma en que los asistentes interactúen e influyan en lo que está pasando en el evento, incluyendo el hacer conexiones y conversaciones unos con otros. El compromiso activo da forma a la experiencia total del evento para todos, también como la experiencia individual de cada asistente.
Fomentar el compromiso en eventos

¿Cómo pueden las Apps soportar el Incremento del Compromiso Antes del Evento?

Antes de un evento, las apps para evento pueden comenzar a desarrollar el compromiso suministrando un marco de actuación pre-existente para actividades que despiertan el interés tales como anuncios de sesiones, videos, teasers, contenido único, conexiones y conversaciones pre-evento. El acceso a estas funciones pre evento a través de una interface fácil de usar de una bien diseñada app puede ser un poderoso incentivo para que los asistentes instalen y exploren la App antes que ellos lleguen al sitio del evento, haciendo más fácil posicionar a la app como un foco para un efectivo compromiso durante el evento.

¿Cómo pueden las Apps Soportar el Incremento del Compromiso Durante el Evento?

Durante un evento, las Apps tienen el potencial para soportar tanto el compromiso por difusión como el compromiso activo. El compromiso por difusión se puede fomentar proporcionando canales para la interacción alrededor del contenido ofrecido en el evento. Una App puede incorporar los medios para establecer los canales de interacción en las redes sociales, tales como Twitter con un hashtag para el evento o una página de Facebook para su evento, y/o canales privados creados exclusivamente para la ocasión. Las notificaciones “push” mantienen a los asistentes informados acerca de desarrollos nuevos o actualizados, por ejemplo adiciones o cambios en la agenda y mensajes públicos o accesibles sólo mediante la App (incluyendo fotos, audio y video) lo cual permite generar una cantidad de contenido por parte de los asistentes alrededor del cual el compromiso puede ocurrir.

 

Efectivamente soportar el compromiso activo requiere la adición concienzuda de funcionalidades en la App. Canales de mensajería y contenido son todavía importantes, pero ahora la App se convierte en una herramienta para personalizar las oportunidades para los asistentes para interactuar y conectar de maneras que el compromiso se incremente con los demás asistentes y con los presentadores.

 

Estas funcionalidades pueden incluir:

  • Formas fáciles para que los asistentes ingresen información personal tal como intereses, necesidades y experiencia y que esto se puede buscar por otros asistentes.
  • Herramientas de recomendación que faciliten el descubrimiento de los asistentes con similares intereses, necesidades o experiencia.
  • Herramientas de interacción en dos direcciones entre los asistentes y los presentadores, tales como sondeos en vivo durante las presentaciones y funcionalidades para que los asistentes hagan preguntas a los ponentes. La información suministrada por los asistentes puede ser agregada y/o filtrada por un moderador para ser mostrada en tiempo real.
  • Las Apps pueden recoger las sugerencias de los asistentes para el contenido de los eventos y los tópicos de las sesiones y registrar las opiniones sobre las opciones resultantes, permitiendo a los organizadores construir un programa que refleje las necesidades y deseos de los asistentes y esto sea emparejado con la experticia y experiencia apropiada en las sesiones del evento.
  • Integración con tecnologías adicionales que faciliten o profundicen la experiencia total del asistente. Algunos ejemplos de esto son: el uso de códigos QR que hacen fácil que los asistentes intercambien información de contacto, sistemas de posicionamiento interior que permitan a los asistentes compartir su posición actual, y otra funcionalidad en la App que permita evaluar las sesiones permitiendo que los asistentes expresen claramente su opinión al respecto.
  • Gamificación. La Gamificación puede ser definida como la aplicación de los elementos de los juegos para diseñar actividades en el evento con el objetivo de hacerlas más divertidas y que te enganchen. La esperanza es que esto te lleve a mejoras en aprendizaje, conexión y otros objetivos asociados. La Gamificación es típicamente realizada integrando sistemas de puntuación (puntos, insignias, niveles, etc) en una tarea, agregando elementos competitivos y suministrando una combinación de incentivos, refuerzos positivos y recompensas por “jugar”. Por ejemplo, juegos basados en la localización, en los cuales los equipos tienen que hacer check-in en las ubicaciones, resolver puzles y pistas, y completar retos. Todo esto puede ayudar a los participantes a conocerse unos a otros a través de una actividad divertida.
  • Juegos y Simulaciones. El aprendizaje puede ser poderosamente estimulado cuando use juegos y simulaciones para transformar el ambiente del evento en una historia apasionante en el mundo: un lugar donde los participantes pueden crear y explorar mediante papeles alternativos de manera realista, puntos de vista, rompecabezas y posiciones. Aunque estas herramientas pueden ser sorprendentemente eficaces en la transmisión de conocimientos acerca de la información de hechos, que son más útiles para el aprendizaje experimental acerca de las relaciones clave del sistema. Juegos y simulaciones pueden ser construidos en aplicaciones de eventos, pero el costo de hacerlo es alto y el poderoso potencial de dicha funcionalidad actualmente sigue siendo en gran parte no realizada.

 

Una Nota Acerca de Gamificación

El aumento de la cantidad de diversión y el compromiso, mientras que la gente está aprendiendo o conectando es un objetivo valioso. La cuestión crucial es si la adición de motivaciones extrínsecas a una tarea reemplaza o corrompe las motivaciones intrínsecas de los participantes. Si nos centramos en llegar al siguiente nivel o vencer a otro participante o equipo, esto puede restar valor a las alegrías y recompensas intrínsecas de aprendizaje en sí mismo. En un sentido, los puntos obtenidos se convierten en el foco de la experiencia en lugar de las metas o logros que ellos intentan representar.

 

Tal vez el aspecto positivo más fuerte de gamificación es su potencial para proporcionar información acerca de la calidad del aprendizaje y la competencia del participante individual. Para que esto funcione, la retroalimentación debe originarse a partir de un tercero, como jueces expertos o mediante consecuencias realistas integradas en el juego por observadores independientes. Sin embargo, a menos que esta información sea anecdótica y detallada, creo que es poco probable que mejore significativamente el aprendizaje de los participantes.

Obteniendo Asistentes para Instalar y Usar Su App

Tener la expectativa de que una App va a promover el compromiso durante un evento es imposible si los asistentes no la instalan y la usan. A veces las organizaciones invierten en la creación de una App para Evento, pero fallan en asignar suficientes recursos para exitosamente vender el valor de la App a los asistentes antes del evento.

 

Para maximizar la adopción, siempre:

  • Incluya la funcionalidad principal esperada de cualquier App para Evento en estos días, tales como Agendas y Horarios, Agendas Personalizadas, y, si es relevante, planos y mapas. Para promover el compromiso, incluya los perfiles de los asistentes y de mensajería también.
  • Chequee que la App es fácil de usar, probando esto con usuarios novatos antes de ser liberada.
  • Haga marketing de la App antes del evento por todos los canales posibles, tales como: email, redes sociales, el sitio web del evento, referencias de los presentadores, líderes e influenciadores de la comunidad que conforma el evento, email de los organizadores del evento y los tableros de clasificación de los concursos en los eventos.
  • Provee Soporte en el sitio para la instalación de la App y úselo durante el registro y durante el evento.
  • Introduzca la App y sus beneficios asociados durante la apertura del evento.
  • Asegúrese que hay suficiente disponibilidad de ancho de banda WIFI o cobertura 3G/4G en el sitio para que la App mantenga rapidez en la interactividad y en la actualización de todas las funciones.

 

Además, lo siguiente puede aumentar aún más la visibilidad de una aplicación y su atractivo:

 

  • Cree vídeos cortos que demuestren cómo las funciones de su App mejorarán la experiencia total en el evento.
  • Incluya contenido exclusivo pre-evento, solamente disponible en la App.
  • Suministre dispositivos para prestar o alquilar en el área de registro para aquellos quienes no traen un dispositivo en donde puedan cargar la App. (Esto es esencial si quiere que todos sus usuarios usen la App)
  • Anime y apoye a los presentadores para tomar ventaja de la aplicación. Las Apps permiten a los presentadores interactuar con los asistentes durante las sesiones, pero la utilización de las funcionalidades de la aplicación (encuestas, preguntas de la audiencia-curada, experiencia de la audiencia) tienen que ser planificadas y apoyadas por adelantado.
  • Considere adicionar un repositorio de contenido de las sesiones para la App, incluyendo slidesharing, que pueden ser selectivamente descargados desde los dispositivos de los asistentes. Las notas de los asistentes pueden ser también una útil adición a la App.
  • Ofrezca incentivos por el uso de la App. Premios, quizás ofrecidos por los patrocinadores pueden funcionar bien.
Fomentar el compromiso en eventos

Recordatorios de Cierre acerca del Engagement

Las Apps para Eventos son una plataforma útil y permiten usar herramientas que promueven el compromiso, pero no es arte de magia con solo crear la App.  Promover un exitoso engagement requiere una estrategia integral que incluya cuáles son los resultados esperados del compromiso, llevar a los asistentes a que instalen la App y guiarlos y apoyarlos apropiadamente para su uso antes y durante todo el evento.

 

¡Finalmente, no limite los esfuerzos para promover el Compromiso con las Apps solamente!

 

Tendemos a enamorarnos con la “nueva” tecnología y olvidamos los beneficios de la antigua, simple y efectiva tecnología  “interacción humana”.

 

Por ejemplo, los asistentes pueden usar nueva tecnología, como el sistema de respuesta de la audiencia incluido en la App para responder a las preguntas de los presentadores. Esta tecnología provee respuestas anónimas, donde nadie en la sala sabe lo que votó cualquier otro, y en ocasiones esto es apropiado y útil. Tal vez esto puede proveer un punto de partida para promover un tipo de ENGAGEMENT adicional a través de las viejas discusiones cara a cara, sin Apps a la vista.

Una combinación de tecnología para eventos y discusiones y diálogos pudiera ser una poderosa mezcla para potenciar el COMPROMISO que su evento necesita.

 

Author: Adrián Segar

 

Adrian ha sido nombrada una de las personas más innovadoras en eventos por BizBash Magazine, una de las personalidades en línea más influyentes de MeetingNet en reuniones y viajes, y ha sido citado en la primera página del Wall Street Journal.

Cuando en un mercado tienes muy pocas opciones los criterios de decisión muchas veces son bien sencillos, en muchos casos se restringen a disponibilidad de productos o factibilidad para hacer una tarea. Por el contrario cuando en el mercado aparecen muchas opciones entonces podemos empezar a valorar aspectos que antes eran importantes pero que no veíamos con tanto detenimiento.

Ese es el caso de las Apps para Eventos. Hace 6 años prácticamente sólo existía Eventmobi y alguna más en el mercado, por lo cual si querías la tecnología que en ese entonces era muy puntera entonces era fácil porque había muy pocas opciones. En la actualidad hay cientos de proveedores con una oferta muy variada en cuanto a enfoques de negocio y capacidades por lo que escoger una app para eventos se hace mucho más difícil.
Después de varios años de experiencia en el mercado de Apps para Eventos considero algunos factores claves que hay que tomar en cuenta para escoger la solución apropiada a nuestra necesidad:

 

 

1. Establezca cuál es el objetivo fundamental de la App para el Evento.

Esto puede variar notablemente dependiendo del tipo de Evento que estamos organizando: Ferias, reuniones de empresa, viajes de incentivo, Congresos, Sesiones de Votación, Eventos Educativos entre otros. Dependiendo del tipo de evento se deben determinar las características que representarán un mayor peso en mi decisión.

2. Branding.

Una App para Evento es muchas veces el primer contacto que tiene el asistente con el evento, por lo cual es importante asegurarnos que el producto escogido provea todas las capacidades para reflejar fielmente las características de imagen corporativa que quiero transmitir y que son intrínsecas a mi marca. Algunos productos sólo permiten una personalización mínima en el margen superior y el resto es igual para todas las Apps, por lo cual usted y su competencia probablemente compartan el 80% de las características de una App. ¿Qué pasa cuando tengo que hacer 10 Apps en el año? Tendré de asegurarme de escoger un producto que le dé una clara diferenciación a cada una de mis Apps.

3. Multiplataforma.

Es fundamental que al escoger una app para eventos pueda funcionar en los diferentes dispositivos que pueden traer los asistentes a nuestro evento. Hay soluciones que funcionan para cualquier dispositivo teléfonos de cualquier marca, tabletas y portátiles y por el contrario hay otros que sólo se limitan a Apple y Android, dejando muchos potenciales usuarios de la App sin poder utilizarla.

4. Ver para creer.

En el papel muchas soluciones ofrecen todo y más. Su proveedor de servicio le cuenta todas las posibilidades pero que no se lo cuenten que se lo enseñen. Nunca escoja una solución que no le permita ver una versión TRIAL de cómo quedaría su producto con todas las funcionalidades una vez que esté terminado. Esto le asegurará escoger exactamente lo que necesita.

Escoger una app para eventos

5. Flexibilidad.

Es importante escoger un producto que permita incorporar cambios hasta el último momento, en eventos todo se planifica pero muchos de esos planes se cambian hasta el último momento. Otro factor a tomar en cuenta es que esos cambios se puedan incorporar a la App si es necesario los pueda hacer el Planificador del Evento o su equipo, sin necesidad de recurrir al proveedor de Tecnología.

6. Política de Privacidad.

Aunque sea algo tedioso revise las políticas de privacidad de datos que establece cada proveedor. En muchas soluciones usted sin saberlo está cediendo los datos que ingresa a perpetuidad para un uso en prácticas comerciales actuales o futuras y los hace disponibles hasta para ser utilizados por procesos informáticos que existan o puedan existir en el futuro. Esto es una locura y casi nadie lo lee. Imagine que cede los datos ingresados en la Plataforma de todos los asistentes.

7. Seguridad y disponibilidad de datos.

Verifique en donde se van a alojar los datos, solicité por escrito la información de seguridad que debería tener su proveedor. No es lo mismo alojar los datos en el servidor de la Oficina sin políticas de seguridad que en la nube de Amazon o en otro proveedor de primer nivel que asegure un tiempo de respuesta constante en cualquier parte del mundo. La disponibilidad de los datos es fundamental, no es lo mismo un proveedor que nos ofrezca un ancho de banda modesto que un gran proveedor que garantice tiempos de respuesta adecuados.

8. Experiencia.

Asegúrese de que la solución que utilice haya sido probada ampliamente, cada vez que usted organiza un evento en donde están los más altos directivos de su empresa dando una ponencia y necesita interacción con los asistentes, votaciones en vivo, gamificación entonces usted no quiere que falle nada. En ese momento lo que necesita es un producto confiable y que todo salga perfecto. Hay soluciones con miles de eventos realizados hay muchas otras que salieron ayer y que tienen que rodar sólo usted puede escoger la que le conviene.

9. Una App para Evento o una Red Social.

En la actualidad muchos organizadores de eventos que no establecieron los objetivos de la App, como se indicó en el punto 1, tienden a confundirse acerca de lo que quieren de la App. En el evento hay 60 conferencias de personalidades notables y el organizador en vez de enfocarse en destacar en la App toda la interacción entre los asistentes y esos notables con preguntas al ponente y votaciones en vivo por ejemplo, se concentran en tener un muro con fotos y comentarios dándole prioridad a eso antes que cualquier otra cosa. Cada evento tiene sus objetivos y la App debe estar alineada con los objetivos del evento y las secciones en la App responderán a eso.

10. El precio.

Es un factor a considerar pero no debería ser el más importante aunque siempre es determinante. Muchas veces trabajas para una gran organización que tiene un evento importante pero no se presupuestó la partida correspondiente a la App. Es preferible no hacer la App antes que escoger algo que por precio no se adapta a los requerimientos y a la imagen de nuestra organización. No destruyamos una gran imagen con una pobre herramienta.

En la actualidad, a la hora de llevar a cabo la organización de eventos, algunas grandes corporaciones y muchas agencias de eventos,  a pesar de su notable desarrollo tecnológico en muchas áreas de su negocio, utilizan tecnologías como las hojas de cálculo para controlar las invitaciones que realizan a sus eventos y programas de correo electrónico convencionales para manejar el envío de correspondencia masiva a sus invitados. Estas herramientas del día a día consiguen realizar el trabajo pero los organizadores de eventos tardan horas y más horas lidiando con problemas como:

  • Diseño uniforme de las comunicaciones
  • Mantenimiento de la integridad de la información en la Base de Datos
  • Envío de correos y espera de contestación sin ninguna traza de lo que ocurre con esos correos
  • Algunos se atascan lidiando con las excepciones tales como: direcciones de correo incorrectas o no actualizadas
  • Produciendo las acreditaciones, imprimiendo y colocándolas en las fundas que se entregarán cuando lleguen los invitados
  • Controlando manualmente a los asistentes o mediante un Excel a su llegada.

 

¿Cómo hacen los más innovadores  para realizar el mismo trabajo?

 

La mayoría de los eventos  tienen muchas variaciones:t-ev-3

Debido a todas estas variaciones hacen falta herramientas y métodos.  Una plataforma en donde se integren los diversos elementos de manera que los planificadores de evento puedan hacer rendir el elemento más valioso que manejan: el tiempo.

A continuación os mostramos qué elementos son los que debéis buscar a la hora de optimizar vuestro flujo de trabajo antes del evento. Lo ideal sería utilizar una sola herramienta que pueda cubrir las siguientes características:

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La mejor solución sería utilizar una plataforma SaaS (Software como Servicio), con pequeños pagos mensuales o por eventos, esto nos dará mayor flexibilidad para afrontar los eventos del año.

 

Una vez cubiertos estos elementos con las herramientas designadas ya estamos encaminados a cambiar la experiencia de preparación del evento y optimizar el trabajo del equipo para que esta gestión nos quite el menos tiempo posible.

 

Un gran evento ya no es suficiente para conseguir que los asistentes vuelvan el año siguiente. Un evento anual era, en otros tiempos, algo a lo que los miembros de las empresas acudían sin pensárselo dos veces, especialmente si el evento tenía lugar en algún hotel de lujo o una zona exótica.

 

Hoy en día un gran evento o una excelente localización paradisiaca no son motivos suficientes para que los asistentes quieran repetir. Debes permanecer en la mente del consumidor constantemente y, además, dentro de un presupuesto asequible.

 

 

Customiza tus sistemas de comunicación para generar más retorno

 

La estrategia de comunicación no debería ser la misma  para la gente nueva al evento que para aquellos que vayan a repetir. Igual que tampoco deberías asumir que, porque alguien haya acudido ya dos veces seguidas a tu evento, no requiera que le contactes con un algún tipo de comunicación especial.

 

Aunque es más probable que acuda gente que ya ha ido al evento antes que gente nueva, todavía sigue siendo necesario “cortejarles” con grandes oportunidades de aprendizaje y hacerles sentir que van a conocer a gente nueva y, a la vez, reencontrarse con viejos conocidos.

 

Para quienes ya han acudido al evento, la comunicación debería ser sobre temas y motivos por los que la gente repite cada año. Puede ser desde la nostalgia (el reencuentro con viejos amigos o conocidas situaciones), el Networking, la innovación (aunque el evento siga siendo el mismo siempre hay una serie de cambios y novedades), oportunidades de aprendizaje, un recordatorio de las cosas que se hacen el evento, actividades en la ciudad anfitriona (los asistentes también deben sentir emoción sobre el sitio al que van, y este es un componente de marketing que no se puede olvidar) o recordatorios sobre cómo registrarse.

 

A veces los asistentes tienen ya pensado asistir al evento cuando éste abre su plazo de inscripción, pero es probable que se les haya olvidado. Llega hasta ellos. Alcánzales con tus medios de comunicación y así se registrarán.

 

No todo el mundo ve cada una de tus publicaciones en las redes sociales o lee tus newsletters. Mientras que tengan en mente que el evento tiene lugar en junio, pueden haber olvidado que el plazo de inscripción comienza en marzo. Recordárselo personalmente puede ser la diferencia entre que acudan o decidan gastarse su tiempo y dinero en otra cosa.

 

 

Crea una comunidad online para interactuar todo el año

 

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A veces sales de un evento sin tener la oportunidad de despedirte adecuadamente de varios asistentes o de hablar con ellos sobre ciertas cosas. Los ajustados planes de viajes o las exigencias del trabajo hacen que varios asistentes salgan del evento antes de que éste haya acabado y no terminan de forjar relaciones con otros asistentes.

 

Uno de los motivos por los que la gente vuelve a los eventos es por las relaciones que entablaron durante su asistencia en el evento. Una comunidad online focalizada en el evento ayuda a los asistentes a estar en contacto y permitirles debatir sobre los temas tratados en las ponencias o, simplemente, mantenerles conectados.

 

 

Incorporar redes sociales para generar mayor engagement

 

Publicaciones automáticas en las redes sociales no es suficiente para aumentar el número de asistentes. Lo que se necesita es aumentar su compromiso con el evento (su engagement) y esto significa utilizar publicaciones y archivos que atraigan a tus asistentes. Las publicaciones que más suelen ser compartidas son:

 

  • Fotos del año anterior en las que se invita a los asistentes a etiquetarse a si mismos

 

  • Encuestas sobre los mejores aspectos o la mejor comida del año pasado

 

  • Animar a la gente a compartir fotos de la ciudad en la que toma lugar el evento y recomendaciones sobre dónde comer o qué visitar. Aunque ya lo hagas tú por tu propia cuenta, el hecho de que lo hagan también tus asistentes apoya al evento.

 

  • Cualquier publicación que incite a responder o ser compartida y que pueda hacerse sencillamente y sin vergüenza.

 

 

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En conclusión

 

A fin de mantener a tus antiguos asistentes debes animarles a comprometerse para el año siguiente. Puedes conseguirlo por medio de publicaciones interactivas en las redes sociales, comunicaciones de marketing consistentes y una comunidad online. Usa estas herramientas para que hablen el uno con el otro y con tu organización y, cuando lo hagan, asegúrate de que se mantenga la conversación y se genere emoción para el año próximo.

 

Recursos como las redes sociales, las páginas web, el email o las comunidades online son las mejores herramientas que hayan pasado por los organizadores de eventos desde la llegada del buzón de voz.

 

Aprovéchalos.

 

 

Christina R. Green | Event Manager Blog

 

 

No es ninguna novedad que a los organizadores de eventos les interese saber cómo aumentar el número de entradas vendidas para sus eventos. Hay quienes han probado desde pagar grandes sumas de dinero hasta utilizar la magia voodoo. Sin embargo, son las pequeñas cosas las que marcan la diferencia.

 

¿Cómo puedes entonces atraer a los asistentes a los eventos? Es fácil y sencillo, siguiendo una serie de pasos:

 

 

1- Genera contenido en la web que sea ameno y atractivo

 

Empieza generando contenido en la web. No es necesario escribir una compleja obra literaria de Umberto eco. Simplemente hay que hacer piezas sencillas de contenido que tengan el único objetivo de vender tu evento. Usa las normas básicas de contenido en la web:

 

  • Empieza con una conclusión.

 

  • Usa cabeceras.

 

  • Se breve. Nunca alargues ni las frases ni los párrafos.

 

  • Usa esquemas y números.

 

  • Incluye resúmenes.

 

  • Pon en negrita aquellos datos que consideres importantes.

 

  • Respeta la privacidad y el copyright.

 

La página web de un evento debe transmitirle confianza a aquellos que la visitan. Para ello es una buena idea incluir los perfiles de los principales ponentes en la página de inicio o gente que haya participado en el evento anteriormente. También se puede usar como apoyo testimonios de gente que haya acudido al evento en otras ocasiones y fotos de otros años.

 

Mantén la web al día, nunca con información desactualizada, pues esto es una mala señal para aquellos asistentes potenciales. Presta especial atención a los precios y ofertas que puedas ofrecer y mantén un bucle de interactividad con los usuarios por medio de las redes sociales o un blog en activo.

 

Pase lo que pase hay una serie de acciones que nunca se tienen que cometer, como distraer a la gente que visita la página con banners, suscripciones emergentes o vídeos que se reproducen automáticamente. El objetivo último es que la gente se apunte a tu evento. Cualquier cosa que no cumpla esa función debe ser eliminada.

 

 

2- Piensa a la hora de poner precios y ofertas

 

Primero hay que trabajar en la estrategia de precios. Empieza con el precio al que te gustaría vender las entradas y forma categorías de entradas, ofertas especiales y descuentos sobre los precios. Digamos que tu precio medio es de 200 euros. Deberías entonces darle a las entradas categorías de precios desde 150 hasta 400 euros. 150 euros la entrada básica, 250 la normal y 400 euros la entrada VIP, por ejemplo. Esto aporta flexibilidad a la hora de incluir descuentos adicionales y ofertas especiales como proceso de ventas.

 

Para estimular ventas sigue estas 4 tácticas:

 

  • Siempre ofrece por lo menos tres categorías de entradas.

 

  • Usa ofertas especiales y que todo el mundo sepa de ellas. Puede haber un 3×2, un descuento por pagos de más de 1.000 euros u ofertas para grupos de más de cuatro personas. Lo importante es que la gente sepa que tiene esas ofertas disponibles. Dichas ofertas pueden combinarse con los distintos tipos de categoría de entradas para hacerlas más atractivas. 3×2 en entradas VIP y un 20% de descuento en el precio final por la compra de más de cuatro entradas, por ejemplo.

 

  • Los descuentos son clave cuando están limitados en tiempo o en cantidad. Esto quiere decir que si están siempre disponibles y todo el mundo tiene acceso a ellos, la gente no siente la urgencia de comprar las entradas. Sin embargo, si hay un 25% de descuento para las primeras 100 personas que se inscriban en un plazo de menos de tres días, la cosa cambia.

 

  • Es muy importante que nunca bajes el precio del establecido inicialmente para el evento. En la industria de los eventos esta es una terrible idea pues hay gente que compra las entradas con tres meses de antelación y les molesta que otros, una semana antes del evento, las hayan conseguido a mitad de precio. Descompensaría a aquellos que compraron la entrada con antelación. Por eso mismo las ofertas de último minuto no son muy populares a la hora de vender entradas.

 

 

3- Despierta todo el potencial de un Call-to-action

 

El Call-to-action es una técnica de marketing que busca provocar la respuesta inmediata y suele ser un fuerte motor de ventas cuando se usa correctamente. Algunos creen que con poner un botón que diga “Cómprame” ya lo tienen hecho, pero no es así. Un Call-to-action efectivo requiere una combinación de cuatro claves:

 

  • Beneficio: podrás tener la mejor propuesta de valor con el mejor ponente, la mejor agenda y una dirección más que conveniente, pero si de verdad quieres maximizar el número de inscripciones de tu evento, se debe ofrecer una oferta especial. Como mencionábamos antes, alguna oferta temporal o un 3×2. Algo que haga la gente sentir que compensa comprar entradas.

 

  • Urgencia: debes crear una sensación de prisa y urgencia al acortar el periodo de la oferta o hacerla más exclusiva. Esto provoca una decisión impulsiva en aquellos que visitan la página web.

 

  • Reducción de riesgo: puedes ofrecer una garantía o un reembolso en caso de cancelación. Este es un elemento clave que pocos organizadores de eventos llegan a considerar, por lo que hacerlo te ayuda a destacar entre otros.  Si el evento realmente es bueno y merece la pena, no hay por qué temer a que todos los asistentes del evento lo exijan.

 

  • Incita a la acción: obviamente, el elemento final de un efectivo Call-to-action es el mismo Call-to-action. Con un verbo en imperativo que diga “Compra tus entradas”, “Reserva tus asientos” o “Regístrate” se consigue que la gente, impulsada por estos tres argumentos anteriores, pinche en el enlace.

 

 

4- Crea un proceso de inscripción que agrade a tus consumidores

Por un motivo u otro mucha gente abandona durante el periodo de inscripción. El formulario de inscripción es el lugar en el que se puede perder a todos los posibles compradores, por lo que es importante no subestimar la importancia de dichos formularios. Lo principal es encargarse de elegir el adecuado software para registros de eventos a fin de que no haya problemas de carga de página y demás. Después se deben seguir los siguientes pasos:

 

  • El proceso de inscripción debería ser rápido, simple y sencillo. Lo máximo posible. Añade descripciones en cada campo para que todo quede claro y la gente no tenga dudas sobre a qué está respondiendo.

 

  • Hazlo corto. No pidas información que realmente no necesites. A la gente puede echarle atrás aportar tantos datos.

 

  • No pidas el registro de una cuenta. Aunque al final la diferencia es una contraseña, es más probable que los usuarios terminen su formulario de inscripción si no tienen que crearse una cuenta específica para el evento.

 

  • El idioma, el tipo de moneda y el método de pago pueden impulsar el registro hasta un 300% en función del mercado y el evento. Siempre adapta tu idioma, la moneda y los métodos de pago a tu mercado y tu público objetivo. No cobres en libras a europeos ni hables en español a asistentes internacionales.

 

  • No redirecciones a otras páginas durante la inscripción. Mantente siempre en la misma página. Un proceso de registro consistente ayuda a mantener y mejorar la identidad de tu marca.

 

5- Haz accesible el registro desde cualquier dispositivo

 

Hoy en día un 80% de los usuarios de la red acceden a Internet desde sus dispositivos móviles y para finales de año esa cantidad habrá ascendido hasta un 90%. Prácticamente casi todo el mundo. A pesar de que muchos usuarios usan también el ordenador, el comportamiento en estos casos es distinto, pues buscan curiosidades, juegos o vídeos de Youtube.

 

Es cuando la gente busca algo en el móvil que realmente tienen un propósito y quieren hacer algo. Un 70% de las búsquedas en Internet por móvil llevan a una acción online.

 

Por eso mismo no debe haber problemas para poder registrarse desde dispositivos móviles. Si alguien se quiere inscribir desde un Smartphone y no puede pulsar el botón que indica “Compra tus entradas”, a lo mejor lo intenta más tarde con el ordenador. O a lo mejor no. A lo mejor se rinde y luego se olvida de comprar las entradas, o ya se enfada y se le van las ganas. En cualquier caso, es recomendable hacerlo todo accesible sin importar el dispositivo y no enfadar a clientes potenciales.

 

 

Recuerda que tu web es el rostro de tu evento y es tu primera (y a veces única) oportunidad de causar una buena impresión. Después viene ya el formulario de inscripción.

 

Asegúrate que ambas están diseñadas de una manera correcta, elegante y efectiva si quieres vender más entradas.

 

Ovanes Ovanessian | Fundador de Eventex

 

Organizar eventos está considerado como una de las profesiones más estresantes. Las altas expectativas de los clientes, las estrictas fechas límites y la necesaria atención al mínimo detalle para que el evento salga exitoso puede causar auténticas pesadillas.

 

Hay muchas cosas a tener en cuenta a la hora de organizar un evento, y probablemente comercializar la app del evento no esté entre las mayores prioridades. Sin embargo, sin una adecuada promoción de la app, los asistentes no sabrán qué es lo que se les ofrece y la tecnología ROI del evento se desplomará. Por suerte hay una serie de estrategias que le dan la vuelta a la tortilla y utilizan partes del mismo evento para promocionar su app.

 

Desde Eventmobi se ha entrevistado a Leah Charters, Manager de Marketing de iDashboards, sobre un evento en el que ella utilizó por primera vez tecnología para eventos. Aplicó una serie de estrategias y aumentó el uso de la app en un 89% sin pagar un sólo céntimo. Su entrevista da una honesta y fresca visión del marketing de las apps para eventos.

 

“Atendí a una conferencia este verano pasado en la cual ofrecían una app pero no la promocionaban. Me di cuenta de que apenas había feedback en cada sesión comparado con el tamaño del evento, y lo atribuí a la falta de promoción por parte del personal”, comenta Leah.

 

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A base de entrenar a su personal y promocionar la app antes y durante el evento, Leah fue capaz de enganchar a su audiencia y ofrecerle valor de una forma que nunca antes había usado. De esta forma resumió su estrategia en cuatro puntos:

 

 

Alínea tu evento con la credibilidad de tus ponentes

 

Un gran recurso a tu disposición es la gama de ponentes. Virtuosos en el habla. Se les conoce como expertos y dan credibilidad a cualquier cosa que digan. Además suelen tener una fuerte red de contactos que han ido creando a lo largo de sus carreras profesionales. Por lo tanto, crear relaciones con tus ponentes para que hablen de tu evento puede ser muy valioso.

 

Fomenta a los ponentes a hacer uso de las tecnologías ofreciéndoles perfiles personalizados y la opción de que puedan incluir sus propias imágenes, documentos para las presentaciones y links a sus redes sociales. Convertir a los ponentes en partidarios del evento consigue obtener su credibilidad y su red de contactos en favor del evento, además de aumentar la asistencia, participación y adopción de la app.

 

Pídele a tus ponentes si estarían dispuestos a escribir un post en un tu blog o enlazar la app de tu evento a su propio blog. Esta es una propuesta que beneficia a ambos ya que el ponente puede llegar a más audiencia, demostrar su experiencia e impulsar el uso de la app antes de que el evento haya comenzado.

 

El evento de iDashboards tenía por ejemplo capitanes en cada sesión para introducir al ponente y éste recordaba al público descargarse la app y aportar feedback. Siendo nueva en el uso de esta tecnología, Leah sentía timidez al pedirle a los ponentes que se involucren con la app, pero ahora que se ha familiarizado con ella insiste a cada uno de los ponentes en las ventajas que la app ofrece.

 

Cuando hables con tus ponentes, hazles lo más fácil posible que te apoyen. Escribe de antemano tweets o posts que incluyan la app y hashtags del evento. Si es necesario, escribe incluso una entrada del blog para ellos. La “escritura fantasma”, como se conoce en términos editoriales, es una práctica común del marketing. Conseguir con esto que los ponentes te apoyen te posiciona además como un buen organizador de eventos.

 

 

Anima a tu personal a participar

 

El boca-a-boca siempre ha sido efectivo en Marketing. Entrenar tanto a voluntarios como al personal sobre cómo usar la app del evento y cómo hablar de ella con los asistentes es más que efectivo. Se debe crear un impacto en la acogida de la app por parte de la audiencia. Es importante que todos estén al tanto de qué puede hacer la app y cuáles son sus beneficios. Así pueden compartirlo con el público y aumentan las posibilidades de que los asistentes tomen nota y formen parte de la conversación.

 

Leah lo que hizo en este caso fue dar una breve y detalla demostración de cómo descargar la app y cómo funciona la agenda, los sistemas de evaluación, etc. Como resultado un 70% de los asistentes se organizaron su propia agenda y horarios. Lógicamente habrá preguntas sobre la app, cómo se instala y cuales son sus ventajas, por lo que asegúrate que tu personal sepa responderlas y esté dispuesto a ayudar con su uso. Un buen trato, al fin y al cabo, deja una buena sensación.

 

 

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Convierte a los asistentes en partidarios de la app

 

Ofrece valor a tus asistentes, ya sea por medio de contenido, funcionalidad o exclusividad, hasta el punto de que quieran compartirlo con sus compañeros. Hazles fácil la opción de que puedan compartir la app con el resto de gente. Apps multiplataformas ofrecen una única URL para la página y botones que enlazan con las redes sociales, haciendo más sencillo la opción de compartirla. Estos links sirven como puente para que otros asistentes acojan la app.

 

“En años anteriores la gente solía pedir constantemente agendas porque las perdían o se las dejaban en otros sitios, así que pensamos que una solcuión sería una app que incluyera una agenda, e impreso incluíamos detalles de la app y cómo descargarla”, concluye Leah.

 

 

Consigue patrocinadores que fomenten el compromiso con el móvil

 

El patrocinio abre nuevos canales de comunicación y reconocimiento en los eventos. Darse asimismo unas palmaditas en la espalda nunca queda bien, ¿pero si se hace mutuamente con patrocinadores? Tú les rascas la espalda y ellos publican una entrada en su blog por ti.

 

Publicitar a tu patrocinador y dejar que hable por ti en el periodo del evento expone a tu marca ante un mercado nuevo y relevante, al igual que fortalece la opinión de los asistentes pues te unes a una marca que es respetada y confiada. Es una voz que habla por ti. Por eso mismo es crucial distinguir a quién quieres como patrocinador de tu evento.

 

 

Por medio de estas cuatro claves Leah Charters fue capaz de enganchar a su audiencia de una manera innovadora y sin un coste extra iDashboard logró introducir y optimizar un nuevo tipo de tecnología que ofrece tanto valor a la audiencia como a la empresa.

 

Jonah Wolfraim | Eventmbobi

Durante décadas las encuestas han formado una parte muy importante para los eventos. De hecho, han evolucionado desde el papel hasta presentaciones electrónicas. Actualmente las apps de los eventos y los inmediatos sistemas de respuesta de la audiencia hacen que los planificadores tengan al alcance de su mano la tecnología para recoger eficientemente el feedback de sus eventos. Sin embargo, ¿le están sacando su máximo provecho?

 

Las encuestas han logrado que los asistentes se sientan involucrados con el contenido del evento, acercando así una visión de cómo está siendo recibido por el público. A su vez permite a los planificadores comprobar el éxito que está teniendo. La calidad del feedback recogido dependerá enteramente de la calidad de la encuesta, por lo que debemos motivar al asistente para que participe de forma activa y responda de manera sincera.

 

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Para poder determinar el tamaño de la encuesta debemos tener en cuenta el tamaño del evento.  Sin el suficiente nivel de participación, la encuesta representará datos inexactos sobre cómo se sienten los asistentes, cuanta mayor participación haya, menos relativa será. Una app para eventos puede hacer que la encuesta sea accesible y fácil de usar para todos. A mayor información recibida, más podremos mejorar para futuros eventos.

 

Usar el correcto tipo de encuesta, en el momento exacto y de la manera correcta aumentará considerablemente la cantidad de suscripciones y la calidad del feedback. En esta entrada se busca aportar a los organizadores la información necesaria para construir mejores encuestas que obtengan mejores datos.

 

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Comienza correctamente

Las encuestas pueden ser en vivo, sobre las sesiones o sobre el evento en general. Determinar cuál  es el objetivo de la encuesta va a aclarar qué tipo de feedback usar, igual que cuándo, cómo y qué preguntar. Si tu objetivo, por ejemplo, es medir la calidad de los ponentes, se deberían formar encuestas de calificación en forma de estrella y enviar los resultados directamente después de la sesión.

 

Encuestas en vivo

Más corto que el resto de estudios, las encuestas en vivo deberían ser tratadas como parte de las sesiones y conducidas por los ponentes. Son particularmente útiles para usarse a tiempo real, como hablar con la audiencia durante el evento, medir el interés del tema tratado en la discusión o dirigir ponencias hacia una conclusión. Requieren por tanto una acogida por parte de los ponentes pues les ayudarán durante las sesiones.

 

Encuestas de sesiones

Directamente ligadas a las sesiones en las apps de eventos, las encuestas de sesiones deberían mandarse llegado casi el final de la exposición. Teniendo en cuenta que los asistentes están deseando salir al descanso, las preguntas han de ser cortas y sencillas, de sí o no. Estas encuestas deberían centrarse en la sesión pues es lo que el asistente tiene más reciente en la memoria. De esta forma se pueden recoger datos respecto a la ponencia y sus temas tratados. También es conveniente animar a los ponentes a que dediquen un poco de tiempo para rellenar las encuestas antes de que la audiencia pase a la siguiente sesión.

 

Encuestas de eventos

Engloban al evento en general, usadas principalmente al comienzo y al final de éste. Son las más largas y las más apropiadas para incluir comentarios y preguntas abiertas de los asistentes. Sin embargo, la gente puede preferir hacer otras cosas en lugar de rellenar las encuestas, por lo que conviene incluir una alerta en la aplicación móvil que le llame la atención y le invite a participar en ella.

 

Construir una mejor encuesta

La tecnología ha mejorado la distribución de encuestas, pero a su vez están siendo limitadas ya que la gran mayoría de los asistentes participa en ellas a través de dispositivos móviles. Eso implica pantallas más pequeñas y mayores distracciones. De nuevo, la longitud, el detalle y el número de preguntas influye en la calidad de la información recogida. Cuanta más larga y compleja sea la encuesta, menor será el número de respuestas, y cuanto menos detallada sea, menos calidad obtendrá.

 

  • Mantén la encuesta en un tema en particular
  • Mantén la encuesta corta y centrada
  • Mantén preguntas concisas y específicas

 

Malas preguntas

  • Las respuestas que los asistentes estén dispuestos a entregar voluntariamente son una comodidad de mucho valor, y sacarle el máximo provecho a cada pregunta es muy importante. Además de evitar largas y escuetas preguntas, se debería evitar:
    • Expresiones pobres o el uso de jergas.
    • Preguntas inductivas.
    • Preguntar temas sin importancia. Entender a la audiencia es crucial para entender el feedback.

 

Buenas preguntas

  • Centradas en cosas sobre las que se mantiene el control en el evento.
  • Darle a los asistentes la oportunidad de responder plenamente asegurándose de que podrán expresar lo que les gustó o disgustó del evento.
  • Mantener un balance y rango de respuestas para que nadie se vea forzado a responder algo que no siente. Si es posible que no sepan responder, se les debe dejar esa misma opción.

 

Consejos de estrategia

  1. Introducir en la apertura del evento información sobre “cómo hacer las encuestas” para que la audiencia no se encuentre de golpe con diez preguntas en la comida.

 

  1. Incluir una pequeña encuesta de prueba para que los asistentes se familiaricen con la aplicación y el proceso de encuestas. Se puede ganar el interés de la audiencia por medio de preguntas entretenidas sobre un tema divertido o relevante de la actualidad. De esa forma se mantendrá a la gente atenta y con intriga sobre cuál será la siguiente pregunta.

 

  1. Si se trata de medir la efectividad de una sesión de educación, preguntar simplemente si han aprendido algo no es ni productivo ni eficaz. Preguntar en una escala del 1 al 10 cuánto entienden del tema y cuánto han aprendido es otra cosa.

 

  1. Explicar sobre la tecnología del evento antes de las sesiones ayudará a los asistentes a valorarla mejor y hacer uso de ella durante las sesiones. Ofrecer colaborar con preguntas o incluso involucrar a los ponentes siempre y cuando se sientan cómodos con ello. Los ponentes deben mostrar un interés en dichas tecnologías o su uso será inadecuado.

 

  1. Ya sean los comentarios felices o insatisfactorios, se deben considerar como feedback. Aunque a veces pueda parecer desalentador, responder a un tipo de feedback genuino asegurará que los asistentes se sientan escuchados y el evento destacará.

Hoy en día es fundamental tener estrategia en redes sociales para cualquier evento. Todos los participantes tienen sus propios dispositivos y, por medio de ellos, pueden interactuar en las conferencias ya sea por medio de hashtags o comentarios. El éxito del evento se mide por el impacto que haya causado en Twitter o Facebook y de ahí la importancia de una buena estrategia en redes sociales.

 

Redes Sociales

 

Un ejemplo de ello es el evento de TEDxSanDiego que tuvo lugar en 2013. Recibió más de millón y medio de impresiones en Twitter y además increíbles impactos en Facebook y otras redes. La responsable de tal fenómeno fue Kara DeFrias, especialista de estrategias en redes sociales. Con el fin de compartir el secreto de su éxito, publicó una guía sobre cómo manejar las redes y en ella se compilaban los 10 consejos para tener una exitosa estrategia en redes sociales:

 

1. Sé auténtico

Auténtico con tu evento, con tus ponentes, con tu audiencia.

 

2. Sé un buen jugador en equipo.

Retweetea a quienes te mencionan, responde a comentarios.

 

3. Construye un buen equipo

Crea un equipo comprometido, cuatro ojos ven más que dos, pero si son seis sería genial.

 

4. Distingue Facebook de Twitter.

No publiques lo mismo en todas las redes sociales dado que la gente busca distintos  niveles de interacción en función de cada una.

 

5. Atiende a los ensayos.

Solo así podrás tener una idea del jugo que poder sacar a cada ponencia y qué publicar cada día. Aporta una gran ventaja.

 

6. No transcribas las charlas.

Para ponencias cortas menciona en las redes una o dos frases importantes que se hayan comentado. En caso de ser más largas, resúmelas en tres o cinco puntos que engloben el concepto.

 

7. Juega con las fotos y los comentarios.

Realiza una fotografía en vivo y con una aplicación añádele alguna frase memorable que haya impactado al público y resuma el concepto de la ponencia.

 

8. Realiza un plan de pruebas.

Experimenta con cosas nuevas cada año para ver qué funciona y así poder optimizarlo en próximas estrategias en redes sociales.

 

9. Sé un buen anfitrión.

Mantén a los asistentes contentos e informados, hazles saber de cuándo comienzan y terminan los descansos o con qué facilidades cuentan. Hazles sentir bien.

 

10. Pásatelo bien.

No se trata de centrar el foco en conseguir millones de interacciones. Al final, en un evento, una estrategia en redes sociales consiste en resaltar la presencia de tus ponentes pues es el mensaje que están contando lo que realmente importa.

 

Fuente: TEDxInnovations