Los eventos emergentes han estado presentes durante algún tiempo. Especialmente en el sector minorista y, recientemente, han llegado a ser cada vez más populares entre restaurantes y galerías de arte. Los eventos emergentes son muy populares en el Reino Unido y el interés se está extendiendo a América del Norte.

Cada vez más, los organizadores de eventos y reuniones corporativas usan eventos emergentes para reuniones, lanzamientos de productos o eventos híbridos. Cuando están bien ejecutados, los eventos emergentes pueden crear emoción y tener un alto impacto en un corto período de tiempo.

¿Qué son los eventos emergentes?

Los eventos emergentes son eventos temporales e inesperados en espacios únicos. Aparecen, y después de unas horas o días, desaparecen. Por definición, la mayoría de los eventos son temporales pero lo que distingue estos eventos de los demás es el lugar.

Los eventos emergentes pueden ser:

1. Cara a cara
2. Virtuales
3. Híbridos

En esta entrada, exploraremos las claves de un evento pop-up exitoso:

• El lugar correcto
• Logística sencilla
• Tecnología de eventos
• Marketing potente para crear ruido

De hecho, el lugar correcto, la decoración, la tecnología de eventos y el elemento de sorpresa pueden crear emoción para cualquier categoría de producto. He aquí un ejemplo de una aerolínea.

Los eventos emergentes pueden llevarse a cabo en lugares temporales como cúpulas de eventos, iglús y marquesinas, o en estructuras permanentes como espacios comerciales y resorts. Para sorprender a los empleados, las empresas pueden instalarlos durante la noche en el parking, en los jardines de la empresa o incluso en el vestíbulo.

Los lugares temporales de los eventos emergentes son perfectos para hacer márketing de guerrilla, ya que generan mucho ruido por parecer que han salido de la nada. Los eventos temporales crean retos especiales ya que la decoración, los enchufes, sonido, iluminación, audiovisuales (AV), WiFi, y el ancho de banda se deben llevar hasta allí. Con un poco de imaginación, no se necesita mucho para crear una estructura temporal de eventos.

En un momento, los hoteles estaban preocupados por que los eventos emergentes pudieran competir con sus ofertas. Sin embargo, más y más propiedades están llegando a la conclusión de que los eventos emergentes no necesariamente tienen que tener lugar en un lugar emergente. Pueden tener lugar en la propiedad del hotel o en una sala de actos. La ventaja es que toda la infraestructura ya está allí.

Aunque los acontecimientos emergentes pueden parecer improvisados, requieren mucha planificación y atención al detalle para una buena ejecución.

Sventa, con sede en Gran Bretaña, conocida por sus emocionantes eventos emergentes navideños y de verano en la playa, creó The Cool Conference para un cliente.

La tecnología como video walls, las pantallas táctiles y la cartelería digital pueden tener un gran impacto en los eventos emergentes.

• Tecnología para crear el ambiente adecuado: El ambiente adecuado es parte de lo que atrae a las personas a los eventos emergentes, las activaciones de la marca y el mapeo de proyección 3D puede ayudar mucho a crear el ambiente adecuado.

• Participación de los participantes a través de AV: Siempre que sea posible, el AV debe ser compacto y moverse más allá de los proyectores normales y pantallas. Las pantallas de 360 grados, los sistemas de presentación inalámbrica como Montage y las pantallas interactivas son enfoques eficaces para capturar la atención de los participantes.

• Conectividad Wifi y ancho de banda: Debe haber suficiente ancho de banda para apoyar a todos los expositores, el AV y la tecnología de presentación es una necesidad para los eventos emergentes. Los participantes también esperan puntos de acceso WiFi gratuitos.

• Temperatura y confort del asistente: durante el invierno y en días más fríos en el otoño y la primavera, mantener a los asistentes calientes puede ser un desafío. Las lámparas portátiles de vidrio cerrado con llamas realistas están a la orden del día. Actualmente están disponibles en Europa y el Reino Unido como el «Sunwood Marino».

• Servicio de Alimentos y Bebidas: Para los eventos emergentes, mantener el ambiente limpio e higiénico y garantizar que los alimentos y bebidas se sirvan a la temperatura óptima es esencial para la seguridad de todos los asistentes. Dometic y Evaptainers han desarrollado nuevos enfoques de baja tecnología para mantener la comida fresca en lugares remotos.

• Sistemas de pago sin efectivo: La tecnología de pago sin efectivo maneja los pagos rápidamente y asegura la precisión. Hay una amplia gama de aplicaciones móviles disponibles, tales como Fastbar, que reemplazó costosos y problemáticos sistemas POS con pulseras de plástico.

• Videografía: Grabar eventos emergentes y publicarlos en YouTube es una forma de extender la longevidad de los eventos. Cada vez más son las herramientas que están llegando al mercado para hacer esto más fácil.

La clave para tener éxito en el evento es crear emoción suficiente para atraer a tantos participantes como sea posible dentro de un breve período de tiempo. Las redes sociales van a ser tu mejor amigo. Una forma de impulsar la curiosidad y la emoción con su público es publicar fotos divertidas y misteriosos subtítulos.

Incluso si desea sorprender a los participantes, los avisos de «Save the Date» en todas las redes sociales con una cuenta atrás para la fecha del evento pueden generar alguna anticipación en torno a su gran anuncio.

Via | Blog Eventmobi