Apps para eventos

Organizar eventos está considerado como una de las profesiones más estresantes. Las altas expectativas de los clientes, las estrictas fechas límites y la necesaria atención al mínimo detalle para que el evento salga exitoso puede causar auténticas pesadillas.

 

Hay muchas cosas a tener en cuenta a la hora de organizar un evento, y probablemente comercializar la app del evento no esté entre las mayores prioridades. Sin embargo, sin una adecuada promoción de la app, los asistentes no sabrán qué es lo que se les ofrece y la tecnología ROI del evento se desplomará. Por suerte hay una serie de estrategias que le dan la vuelta a la tortilla y utilizan partes del mismo evento para promocionar su app.

 

Desde Eventmobi se ha entrevistado a Leah Charters, Manager de Marketing de iDashboards, sobre un evento en el que ella utilizó por primera vez tecnología para eventos. Aplicó una serie de estrategias y aumentó el uso de la app en un 89% sin pagar un sólo céntimo. Su entrevista da una honesta y fresca visión del marketing de las apps para eventos.

 

“Atendí a una conferencia este verano pasado en la cual ofrecían una app pero no la promocionaban. Me di cuenta de que apenas había feedback en cada sesión comparado con el tamaño del evento, y lo atribuí a la falta de promoción por parte del personal”, comenta Leah.

 

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A base de entrenar a su personal y promocionar la app antes y durante el evento, Leah fue capaz de enganchar a su audiencia y ofrecerle valor de una forma que nunca antes había usado. De esta forma resumió su estrategia en cuatro puntos:

 

 

Alínea tu evento con la credibilidad de tus ponentes

 

Un gran recurso a tu disposición es la gama de ponentes. Virtuosos en el habla. Se les conoce como expertos y dan credibilidad a cualquier cosa que digan. Además suelen tener una fuerte red de contactos que han ido creando a lo largo de sus carreras profesionales. Por lo tanto, crear relaciones con tus ponentes para que hablen de tu evento puede ser muy valioso.

 

Fomenta a los ponentes a hacer uso de las tecnologías ofreciéndoles perfiles personalizados y la opción de que puedan incluir sus propias imágenes, documentos para las presentaciones y links a sus redes sociales. Convertir a los ponentes en partidarios del evento consigue obtener su credibilidad y su red de contactos en favor del evento, además de aumentar la asistencia, participación y adopción de la app.

 

Pídele a tus ponentes si estarían dispuestos a escribir un post en un tu blog o enlazar la app de tu evento a su propio blog. Esta es una propuesta que beneficia a ambos ya que el ponente puede llegar a más audiencia, demostrar su experiencia e impulsar el uso de la app antes de que el evento haya comenzado.

 

El evento de iDashboards tenía por ejemplo capitanes en cada sesión para introducir al ponente y éste recordaba al público descargarse la app y aportar feedback. Siendo nueva en el uso de esta tecnología, Leah sentía timidez al pedirle a los ponentes que se involucren con la app, pero ahora que se ha familiarizado con ella insiste a cada uno de los ponentes en las ventajas que la app ofrece.

 

Cuando hables con tus ponentes, hazles lo más fácil posible que te apoyen. Escribe de antemano tweets o posts que incluyan la app y hashtags del evento. Si es necesario, escribe incluso una entrada del blog para ellos. La “escritura fantasma”, como se conoce en términos editoriales, es una práctica común del marketing. Conseguir con esto que los ponentes te apoyen te posiciona además como un buen organizador de eventos.

 

 

Anima a tu personal a participar

 

El boca-a-boca siempre ha sido efectivo en Marketing. Entrenar tanto a voluntarios como al personal sobre cómo usar la app del evento y cómo hablar de ella con los asistentes es más que efectivo. Se debe crear un impacto en la acogida de la app por parte de la audiencia. Es importante que todos estén al tanto de qué puede hacer la app y cuáles son sus beneficios. Así pueden compartirlo con el público y aumentan las posibilidades de que los asistentes tomen nota y formen parte de la conversación.

 

Leah lo que hizo en este caso fue dar una breve y detalla demostración de cómo descargar la app y cómo funciona la agenda, los sistemas de evaluación, etc. Como resultado un 70% de los asistentes se organizaron su propia agenda y horarios. Lógicamente habrá preguntas sobre la app, cómo se instala y cuales son sus ventajas, por lo que asegúrate que tu personal sepa responderlas y esté dispuesto a ayudar con su uso. Un buen trato, al fin y al cabo, deja una buena sensación.

 

 

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Convierte a los asistentes en partidarios de la app

 

Ofrece valor a tus asistentes, ya sea por medio de contenido, funcionalidad o exclusividad, hasta el punto de que quieran compartirlo con sus compañeros. Hazles fácil la opción de que puedan compartir la app con el resto de gente. Apps multiplataformas ofrecen una única URL para la página y botones que enlazan con las redes sociales, haciendo más sencillo la opción de compartirla. Estos links sirven como puente para que otros asistentes acojan la app.

 

“En años anteriores la gente solía pedir constantemente agendas porque las perdían o se las dejaban en otros sitios, así que pensamos que una solcuión sería una app que incluyera una agenda, e impreso incluíamos detalles de la app y cómo descargarla”, concluye Leah.

 

 

Consigue patrocinadores que fomenten el compromiso con el móvil

 

El patrocinio abre nuevos canales de comunicación y reconocimiento en los eventos. Darse asimismo unas palmaditas en la espalda nunca queda bien, ¿pero si se hace mutuamente con patrocinadores? Tú les rascas la espalda y ellos publican una entrada en su blog por ti.

 

Publicitar a tu patrocinador y dejar que hable por ti en el periodo del evento expone a tu marca ante un mercado nuevo y relevante, al igual que fortalece la opinión de los asistentes pues te unes a una marca que es respetada y confiada. Es una voz que habla por ti. Por eso mismo es crucial distinguir a quién quieres como patrocinador de tu evento.

 

 

Por medio de estas cuatro claves Leah Charters fue capaz de enganchar a su audiencia de una manera innovadora y sin un coste extra iDashboard logró introducir y optimizar un nuevo tipo de tecnología que ofrece tanto valor a la audiencia como a la empresa.

 

Jonah Wolfraim | Eventmbobi

Durante décadas las encuestas han formado una parte muy importante para los eventos. De hecho, han evolucionado desde el papel hasta presentaciones electrónicas. Actualmente las apps de los eventos y los inmediatos sistemas de respuesta de la audiencia hacen que los planificadores tengan al alcance de su mano la tecnología para recoger eficientemente el feedback de sus eventos. Sin embargo, ¿le están sacando su máximo provecho?

 

Las encuestas han logrado que los asistentes se sientan involucrados con el contenido del evento, acercando así una visión de cómo está siendo recibido por el público. A su vez permite a los planificadores comprobar el éxito que está teniendo. La calidad del feedback recogido dependerá enteramente de la calidad de la encuesta, por lo que debemos motivar al asistente para que participe de forma activa y responda de manera sincera.

 

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Para poder determinar el tamaño de la encuesta debemos tener en cuenta el tamaño del evento.  Sin el suficiente nivel de participación, la encuesta representará datos inexactos sobre cómo se sienten los asistentes, cuanta mayor participación haya, menos relativa será. Una app para eventos puede hacer que la encuesta sea accesible y fácil de usar para todos. A mayor información recibida, más podremos mejorar para futuros eventos.

 

Usar el correcto tipo de encuesta, en el momento exacto y de la manera correcta aumentará considerablemente la cantidad de suscripciones y la calidad del feedback. En esta entrada se busca aportar a los organizadores la información necesaria para construir mejores encuestas que obtengan mejores datos.

 

encuestas_CABECERA

 

Comienza correctamente

Las encuestas pueden ser en vivo, sobre las sesiones o sobre el evento en general. Determinar cuál  es el objetivo de la encuesta va a aclarar qué tipo de feedback usar, igual que cuándo, cómo y qué preguntar. Si tu objetivo, por ejemplo, es medir la calidad de los ponentes, se deberían formar encuestas de calificación en forma de estrella y enviar los resultados directamente después de la sesión.

 

Encuestas en vivo

Más corto que el resto de estudios, las encuestas en vivo deberían ser tratadas como parte de las sesiones y conducidas por los ponentes. Son particularmente útiles para usarse a tiempo real, como hablar con la audiencia durante el evento, medir el interés del tema tratado en la discusión o dirigir ponencias hacia una conclusión. Requieren por tanto una acogida por parte de los ponentes pues les ayudarán durante las sesiones.

 

Encuestas de sesiones

Directamente ligadas a las sesiones en las apps de eventos, las encuestas de sesiones deberían mandarse llegado casi el final de la exposición. Teniendo en cuenta que los asistentes están deseando salir al descanso, las preguntas han de ser cortas y sencillas, de sí o no. Estas encuestas deberían centrarse en la sesión pues es lo que el asistente tiene más reciente en la memoria. De esta forma se pueden recoger datos respecto a la ponencia y sus temas tratados. También es conveniente animar a los ponentes a que dediquen un poco de tiempo para rellenar las encuestas antes de que la audiencia pase a la siguiente sesión.

 

Encuestas de eventos

Engloban al evento en general, usadas principalmente al comienzo y al final de éste. Son las más largas y las más apropiadas para incluir comentarios y preguntas abiertas de los asistentes. Sin embargo, la gente puede preferir hacer otras cosas en lugar de rellenar las encuestas, por lo que conviene incluir una alerta en la aplicación móvil que le llame la atención y le invite a participar en ella.

 

Construir una mejor encuesta

La tecnología ha mejorado la distribución de encuestas, pero a su vez están siendo limitadas ya que la gran mayoría de los asistentes participa en ellas a través de dispositivos móviles. Eso implica pantallas más pequeñas y mayores distracciones. De nuevo, la longitud, el detalle y el número de preguntas influye en la calidad de la información recogida. Cuanta más larga y compleja sea la encuesta, menor será el número de respuestas, y cuanto menos detallada sea, menos calidad obtendrá.

 

  • Mantén la encuesta en un tema en particular
  • Mantén la encuesta corta y centrada
  • Mantén preguntas concisas y específicas

 

Malas preguntas

  • Las respuestas que los asistentes estén dispuestos a entregar voluntariamente son una comodidad de mucho valor, y sacarle el máximo provecho a cada pregunta es muy importante. Además de evitar largas y escuetas preguntas, se debería evitar:
    • Expresiones pobres o el uso de jergas.
    • Preguntas inductivas.
    • Preguntar temas sin importancia. Entender a la audiencia es crucial para entender el feedback.

 

Buenas preguntas

  • Centradas en cosas sobre las que se mantiene el control en el evento.
  • Darle a los asistentes la oportunidad de responder plenamente asegurándose de que podrán expresar lo que les gustó o disgustó del evento.
  • Mantener un balance y rango de respuestas para que nadie se vea forzado a responder algo que no siente. Si es posible que no sepan responder, se les debe dejar esa misma opción.

 

Consejos de estrategia

  1. Introducir en la apertura del evento información sobre “cómo hacer las encuestas” para que la audiencia no se encuentre de golpe con diez preguntas en la comida.

 

  1. Incluir una pequeña encuesta de prueba para que los asistentes se familiaricen con la aplicación y el proceso de encuestas. Se puede ganar el interés de la audiencia por medio de preguntas entretenidas sobre un tema divertido o relevante de la actualidad. De esa forma se mantendrá a la gente atenta y con intriga sobre cuál será la siguiente pregunta.

 

  1. Si se trata de medir la efectividad de una sesión de educación, preguntar simplemente si han aprendido algo no es ni productivo ni eficaz. Preguntar en una escala del 1 al 10 cuánto entienden del tema y cuánto han aprendido es otra cosa.

 

  1. Explicar sobre la tecnología del evento antes de las sesiones ayudará a los asistentes a valorarla mejor y hacer uso de ella durante las sesiones. Ofrecer colaborar con preguntas o incluso involucrar a los ponentes siempre y cuando se sientan cómodos con ello. Los ponentes deben mostrar un interés en dichas tecnologías o su uso será inadecuado.

 

  1. Ya sean los comentarios felices o insatisfactorios, se deben considerar como feedback. Aunque a veces pueda parecer desalentador, responder a un tipo de feedback genuino asegurará que los asistentes se sientan escuchados y el evento destacará.

Hoy en día es fundamental tener estrategia en redes sociales para cualquier evento. Todos los participantes tienen sus propios dispositivos y, por medio de ellos, pueden interactuar en las conferencias ya sea por medio de hashtags o comentarios. El éxito del evento se mide por el impacto que haya causado en Twitter o Facebook y de ahí la importancia de una buena estrategia en redes sociales.

 

Redes Sociales

 

Un ejemplo de ello es el evento de TEDxSanDiego que tuvo lugar en 2013. Recibió más de millón y medio de impresiones en Twitter y además increíbles impactos en Facebook y otras redes. La responsable de tal fenómeno fue Kara DeFrias, especialista de estrategias en redes sociales. Con el fin de compartir el secreto de su éxito, publicó una guía sobre cómo manejar las redes y en ella se compilaban los 10 consejos para tener una exitosa estrategia en redes sociales:

 

1. Sé auténtico

Auténtico con tu evento, con tus ponentes, con tu audiencia.

 

2. Sé un buen jugador en equipo.

Retweetea a quienes te mencionan, responde a comentarios.

 

3. Construye un buen equipo

Crea un equipo comprometido, cuatro ojos ven más que dos, pero si son seis sería genial.

 

4. Distingue Facebook de Twitter.

No publiques lo mismo en todas las redes sociales dado que la gente busca distintos  niveles de interacción en función de cada una.

 

5. Atiende a los ensayos.

Solo así podrás tener una idea del jugo que poder sacar a cada ponencia y qué publicar cada día. Aporta una gran ventaja.

 

6. No transcribas las charlas.

Para ponencias cortas menciona en las redes una o dos frases importantes que se hayan comentado. En caso de ser más largas, resúmelas en tres o cinco puntos que engloben el concepto.

 

7. Juega con las fotos y los comentarios.

Realiza una fotografía en vivo y con una aplicación añádele alguna frase memorable que haya impactado al público y resuma el concepto de la ponencia.

 

8. Realiza un plan de pruebas.

Experimenta con cosas nuevas cada año para ver qué funciona y así poder optimizarlo en próximas estrategias en redes sociales.

 

9. Sé un buen anfitrión.

Mantén a los asistentes contentos e informados, hazles saber de cuándo comienzan y terminan los descansos o con qué facilidades cuentan. Hazles sentir bien.

 

10. Pásatelo bien.

No se trata de centrar el foco en conseguir millones de interacciones. Al final, en un evento, una estrategia en redes sociales consiste en resaltar la presencia de tus ponentes pues es el mensaje que están contando lo que realmente importa.

 

Fuente: TEDxInnovations

 

 

Todo depende de su hashtag

 

Usted desea que su audiencia participe, ellos quieren participar, pero ¿ por qué tan a menudo este simple pero importante aspecto de su estrategia de redes sociales está siendo pasada por alto en su evento?

 

¡Si usted desea más interacción, la clave se está haciendo muy clara! Dele a su audiencia el catalizador, y ellos harán el resto.

 

Por supuesto yo estoy hablando acerca de los HASHTAGS, el «call to action» (llamada a la acción) clave para sus redes sociales.

 

Con un estimado de 584 millones de usuarios activos entre Twitter e Instagram, usted podrá estar seguro que habrá más que unos pocos en su comunidad social y una audiencia esperando ansiosamente para actualizar a sus amigos, familiares, colegas y seguidores con lo último y lo más interesante de su evento.

 

La gente desea hablar, por lo cual facilite una plataforma para que puedan hacerlo. Aquí tiene nuestros consejos más importantes para la utilización de un HASHTAG para  sus eventos.

 

Qué hay que tener en cuenta al crear su hashtag del evento

 

Que sea Único. Haga una tormenta de ideas con otras personas de su grupo. Debe crear un hashtag que no sea utilizado por nadie más que sus asistentes, esto mantendrá la conversación centralizada. Use la búsqueda de Twitter para ver si su hashtag ha sido usado antes. Si su hashtag comienza a ser trending topic, vigile las alertas acerca de tendencias no deseadas y use las características de moderación de Orquidea Social Wall para remover estos mensajes o para bloquear usuarios.

 

 

Que sea Corto. La razón de esto es doble. Su audiencia es más probable que use su hashtag si es corto, y más fácil de usar. Por otra parte mientras más largo sea su hashtag, entonces menos caracteres tendrá su audiencia para decir lo que ellos piensan de su evento.

 

 

Que sea Memorable. En muchas formas este consejo es similar al último, mientras sea más fácil de recordar entonces será más fácil de utilizar. Evite las abreviaturas siempre que sea posible para darle relevancia a su evento y ayudar a la gente a asociar el hashtag con el evento.

 

 

Maximice la actividad sobre su hashtag durante el evento

Muestre su Hashtag– Usted ha invertido tiempo pensando acerca del hashtag perfecto, ahora es el momento de mostrarlo en su evento. Utilice todo lo que pueda para mostrar su hashtag, téngalo visible en todo su material promocional antes del evento, enséñeles en sus redes sociales como “engancharse” con el evento del día.

Hágalo visible en la sede en todas las partes en que sea posible. Utilice todos los medios de señalización disponibles y si es posible incorpore el hashtag en el material que entregue a los asistentes.

 

 

social

 

Utilice un Social Wall

Mostrar las interacciones en un Social Wall sin duda incrementará la actividad en su Hashtag, y esto es un gran comienzo.

 

Por qué no utilizar todo el potencial del Social Wall y crear imágenes que destaquen el Hashtag del Evento y pasarlas a intervalos regulares en la pantalla en donde proyectamos las interacciones de los asistentes. O mejor aún mostrar algunas pizarras de clasificación y concursos para promover la competición sana entre los asistentes y multiplicar la notoriedad y la participación.

 

En resumen la clave para el hashtag de su evento es simple. Que sea único y fácil de usar. Comuníquelo a sus asistentes. No deje espacio para la duda en la mente de la gente acerca del hashtag que desea que usen. Muéstrelo en todas partes en la sede del evento. Y muestre las conversaciones en el Social Wall. Sus asistentes harán el resto por usted, y quién sabe en cualquier momento su evento se convierte en trending topic.

 

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Los juegos usan mecánicas probadas y comprobadas para “enganchar” a los asistentes y esta guía le mostrará como apoyarse en ellas durante las actividades de divertimento para reforzar sus objetivos de networking. La Gamificación es una estrategia, no simplemente una herramienta tecnológica.

Los objetivos claros, el diseño del concepto, la promoción y la ejecución son críticos para el éxito de su juego. Para asegurar que esté tomando todos los pasos necesarios, hemos separado el proceso en siete etapas, desde identificar su objetivo hasta medir su éxito.

Todos y cada uno de los eventos deben ser diferentes del anterior. Escribir los objetivos con mucho detalle nos servirá como marco de referencia para construir el evento alrededor de esto e implementar la tecnología sobre la que se basa.

Para obtener más información sobre la gamificación en eventos y conferencias, descargue el libro electrónico gratuito, la Guía para la Implementación del Juego de Networking entre asistentes.

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    Los juegos son más frecuentes que nunca. A partir de las consolas de juegos populares, a la popularidad de los teléfonos móviles, los juegos exigen atención y compromiso – algo que las empresas están ganando rápidamente.

    Gamificación en eventos es el uso de la mecánica del juego para involucrar a los asistentes, modificar el comportamiento de los participantes y lograr las metas del evento.

    Estas antiguas dinámicas de juego se han implementado de manera estratégica para crear la competencia, impulsar los comportamientos deseados, e involucrar a los jugadores en la solución de problemas del mundo real. Starbucks, Air Miles, y Bell Media han estado utilizando gamificación como programas de recompensas de fidelidad para aumentar la retención de clientes durante años. El diseño de estas acciones depende de sus objetivos, que dependen de la composición de su evento, y es por eso vamos a explorar la gamificación en eventos.

    La Gamificación en eventos no se trata de convertir su conferencia en una competición o un videojuego. Es una estrategia donde se aplica la mecánica del juego, la dinámica y el diseño (por ejemplo, tablas de clasificación, las limitaciones de tiempo, y las reglas de juego) para amplificar la experiencia final de los asistente y lograr sus objetivos.

    Para obtener más información sobre la gamificación en eventos y conferencias, descargue el libro electrónico gratuito, la Guía para Gamificación en Eventos.

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      Mientras se selecciona la tecnología correcta para su evento es importante diseñar una experiencia perfecta de evento, el lanzamiento de la app para los asistentes es usualmente una menos preciada combinación de arte y ciencia. En este caso de estudio, exploraremos cómo la compañía Meeting Expectations tomó unas pocas y simples medidas de alto impacto para duplicar la adopción de la App para Eventos.

      Meeting Expectations en una Fuente de conocimientos para planificadores y asociaciones que buscan llevar sus eventos al próximo nivel. Ellos se especializan en diseñar y ejecutar estrategias bien pensadas para alcanzar los objetivos del evento para clientes como el Capítulo de Atlanta de la Sociedad de Gestión de Recursos Humanos (SHRM-Atlanta). El año pasado, además de proveer el manejo de los servicios de toda la conferencia de la asociación para SHRM-Atlanta, Meeting Expectations supervisó el lanzamiento de la primera App para Evento en la edición 24 de la Conferencia de Recursos Humanos SHRM-Atlanta.

      Para proveer un contexto para el evento de este año, veremos la asistencia al evento y los números de adopción de la app en los números de la tabla. Un sutil incremento en la asistencia con un incremento astronómico en la adopción de la App entre los asistentes.

      Para la conferencia de este año, cuyo tema era “Enfocados en Recursos Humanos”, el equipo de gestión se desafió a sí mismo para establecer un nuevo récord de adopción de la App del Evento para su conferencia anual número 25, “Enfocados en Recursos Humanos”. El equipo sabía que colocando el evento en el bolsillo de cada asistente facultaría a crear experiencias más personalizadas y apoyarse en la tecnología móvil para mejorar las conexiones cara a cara. Comunicando estos beneficios, Meeting Expectations convirtió unas pocas pero impactantes inversiones en Marketing en el doble de asistentes que descargaron la App y cerca de un 300% de incremento en el uso de la misma. Esta es la historia de cómo ellos lo hicieron.

       

      Duplicando la Tasa de Adopción de su App

      La estrategia de Meeting Expectations fue realizar buenas inversiones en el espacio de tiempo apropiado. La primera línea de ataque fue una serie de conceptos básicos de marketing probados y verdaderos, una simple lista de verificación de cosas por hacer de marketing que parecen indiscutibles pero que a veces se pasan por alto.

       

      App para eventos

      1. Darle a su App para Evento un nombre Corto, Único pero Intuitivo.

      Dadle a su App para evento un nombre distintivo pero manténgalo simple. Debe ser fácil de conseguir en el app store pero no fácil de confundir con miles de otras apps.

      Buscar por “Foco en RRHH” en su tienda de apps debe ser mucho más probable que retorne el resultado apropiado que buscando por “Atlanta Recursos Humanos Conferencia 2015”

      Si no va a hacer la app nativa para descargarla de la app store sino una WebApp, asegúrese que el link para acceder a la app es fácil de escribir en el navegador. Es mucho más fácil escribir eventmobi.com/focoenrrhh sin errores que eventmobi.com/25conferenciaanualderecursohumanos.

       

      2. Promueva su App para Evento en el Sitio Web del Evento y en la Página de Registro.

      Su sitio web del evento es probablemente el primer lugar en el que sus asistentes irán por información acerca del evento (si es que acaso no es el primer lugar en que se enteran de él). Luego ellos irán a registrarse, o a descubrir para que se están registrando. Use esta oportunidad para resaltar la App del Evento.

       

      3. Si Todavía tiene Una,  Incluya la Mención de la App del Evento en su Guía en Papel.

      Meeting Expectations continuó la tradición de una guía impresa para este evento pero usó la guía como otra forma de promover la App del Evento. Si decide tener una guía en papel, protéjase usted mismo de los problemas y úsela para resaltar la información de alto nivel mientras se dirige a los asistentes mediante la App para proporcionar todos los detalles. Esto hará más fácil manejar pequeños cambios en la guía impresa que no requerirán reimpresión, y permitirá capturar a cualquier que puede haberse perdido las indicaciones para el uso de la app en las comunicaciones previas. Incluya un gráfico y una llamada a la acción, como un código QR, para hacer fácil a los asistentes acceder a la app.

       

      4. Refuerce el Valor de su App Durante todo el Evento

      Hacer Marketing de su app para el evento en los lugares apropiados es sólo el primer paso; asegurarse que la posición en esos lugares es la apropiada es el próximo. El tono de sus mensajes acerca de la app debe decir “esto es parte de la conferencia, es valioso y así es como se usa”.

      La app para el Evento “Enfocados en Recursos Humanos no era una idea de último momento y los mensajes reflejaban esto.

      5. Asegure Suficiente WiFi para Descargar la App del Evento y Usar las Características Interactivas en el sitio.

      Los planificadores frecuentemente nos preguntan cuánto ancho de banda necesitan para soportar la app, y la respuesta es siempre la misma: eso depende. Las apps de evento de EventMobi trabajan offline, sean nativas o web, pero es necesaria una conexión para acceder a la app por primera vez, y para participar en encuestas en vivo, enviar mensajes dentro de la App y recibir alertas en tiempo real. Debido a que Meeting Expectations promovió la app en sus comunicaciones antes del evento, muchos de sus asistentes ya se la habían descargado antes de arribar al sitio, reduciendo la carga de la banda ancha de internet necesaria para cargarlo en la sede al comienzo del evento.

       

       Sistema de respuesta de la audiencia para eventos

       

      Ancho de Banda

      El tamaño de la app es también un factor, y esto depende de cuánto contenido ingreses en ella, si usted ha colgado documentos muy grandes en ella, y si miles de sus asistentes han creado sus perfiles. Piense que, si usted provee WIFI, sus asistentes van a utilizarla para cualquier cosa, no sólo para la app: chequear sus emails, acceder a sus redes sociales, ver imágenes y videos, etc. Asegúrese que su WIFI puede soportar también estas actividades.

      Puntos de Acceso

      Dicho esto, el ancho de banda es sólo un factor. El otro factor importante es el número de puntos de acceso. Cuando se trata de tráfico de Internet, el ancho de banda determina la rapidez con que van los coches, pero los puntos de acceso determinan el ancho de sus calles – es decir, la cantidad de coches que se permiten en un tramo determinado. Usted puede tener todo el ancho de banda del mundo, pero si sólo tiene un punto de acceso que permite a 120 personas estar en línea al mismo tiempo, usted podría encontrarse con problemas. También es importante tener en cuenta que la gente suele llevar varios dispositivos, y pueden usar sus teléfonos, tabletas y ordenadores portátiles de forma simultánea. WiFi suficiente es la clave para mantener enganchados  a los asistentes que participan, asegurándose de que todo el mundo tiene una buena experiencia, y manteniendo un alto uso de la App durante el transcurso del evento. 

      Provea a los Asistentes una Experiencia Memorable

      Comunique las ventajas de su aplicación de evento y cómo sacar provecho de dichas ventajas. Con la aplicación de eventos en la mano, los asistentes podrán acceder a la agenda completa para crear un calendario personal, revisar los ponentes y sus biografías, comprometerse con los patrocinadores y expositores, y conectarse con otros miembros con unos pocos clics.

      La plataforma de EventMobi incluye una serie de recursos para ayudar a comunicar los beneficios de su aplicación y cómo tomar ventaja de ellos, incluidas las instrucciones de acceso y las guías de cómo hacerlo en varios formatos.

      Aquí estamos resaltando algunas de las  que usó Meeting Expectations para complementar su estrategia e impulsar el compromiso con la app, resultando en un 46% en la participación de los asistentes en las actividades interactivas y en un 300% los asistentes que confeccionaron su agenda.

      6. Despierte el interés de los Asistentes Acerca el uso de su App con un Video de Promoción de su uso.

       

      https://www.youtube.com/watch?v=9Y6Vrreu01Q

      Este año, Meeting Expectations adicionó un video de promoción a todo el arsenal de promociones con los que contaba, generando interés y diciendo a los asistentes cómo pueden sacar el máximo provecho de sus experiencias en el evento. En EventMobi tenemos la base de un video promocional que podemos adaptar para cada evento.

       

      7. Su App disponible para todas las plataformas. Complazca a todos con Indicaciones e Información Detallada

      Meeting Expectations diligentemente incluyó instrucciones de cómo utilizar la app, asegurando que la multitud estuviera confortable y segura utilizando la tecnología. Cuando  usted  da instrucciones a los asistentes acerca de cómo usar la app, no asuma ningún nivel de experticia, y no asuma que todos están usando un iPhone. Con la cantidad de dispositivos Android y el crecimiento de otras plataformas tomando una cuota de mercado, las Apps de EventMobi pueden funcionar en todos los dispositivos.

       

      Al acceder a la app, los asistentes reciben un mensaje específico para su dispositivo en un pop-up dando instrucciones de cómo salvar la app. Dentro del manejador de contenidos de EventMobi también puede encontrar una guía rápida para acceder y utilizar la app, guiando a los asistentes paso a paso a través del proceso de adicionar la app a su Apple, Android, Blackberry o dispositivo Windows de forma nativa o mediante su navegador favorito.

       

      8. Personalice el BRANDING de su App para Evento para estar acorde con su Experiencia en el Sitio.

      Apps para eventos personalizadas

      Un defensor de la tecnología de EventMobi desde hace 3 años, el equipo de Meeting Expectations aprecia el nivel de control proporcionado por la flexibilidad y nivel de personalización de EventMobi para alcanzar los objetivos del evento. Hay incontables maneras de resaltar su marca dentro de la app del evento.

      La pantalla de inicio es la primera cosa que sus asistentes ven cuando acceden a su app, y sus widgets pueden resaltar oportunidades claves para “engancharse” con el evento, los patrocinadores de primer nivel, encuestas, y cualquier otra cosa que desee definir para dar una muy buena primera impresión. “Enfocados en los Recursos Humanos” mantuvo la misma temática en los widgets y banners personalizados que en el marketing del resto del evento y esto rindió sus frutos.

      Se pueden colocar banners rotativos no intrusivos en lugares prominentes en toda la app, resaltando patrocinadores, exhibidores, promociones especiales y otros puntos de interés.

       

      9. Mantenga a todos Informados y Comprometidos con las Alertas en Vivo.

      En todas las fases del evento, el equipo de Meeting Expectations envió varias alertas acerca de acciones/actividades en el Salón del Exhibidor. Esto hizo que todo el mundo supiera lo que estaba pasando y reforzó la importancia de mantenerse involucrados mediante la app del evento para mantenerse en la dinámica del evento. Las alertas pueden ser planificadas antes que el evento comience y pueden enviarse también en el momento que sean necesarias a través del manejador de contenidos. Pueden ser dirigidas a un grupo específico de asistentes que necesitan conocer un tipo de información diferente al resto.

      Datos de uso de apps para eventos

      Los resultados hablan por sí solos:

       

      Plataforma Integrada

      La plataforma integrada de EventMobi le permite manejar la experiencia de sus asistentes de principio a fin, todo con un solo proveedor. Usando la misma plataforma para el registro en el evento y la app significa una transición sin problemas de los datos de los que se registran desde un estado al próximo, lo que significa una experiencia de uso perfecta para sus asistentes.

      Una vez que los posibles asistentes han sido registrados, use la página de confirmación  y el email para guiar a ellos a la app del evento, donde un perfil de asistente estará esperando por ellos. De esa forma, ellos pueden comenzar creando una agenda personal y conectar con otros asistentes justo desde el comienzo.

       

      Lleve el Marketing de la App hacia sus asistentes hasta el próximo nivel.

      Su evento va a ser un éxito; no se sienta intimidado de hacer marketing hacia sus asistentes. Creando una planificación en el tiempo y una estrategia ayudó al equipo de Meetings Expectations a sacar el caos fuera de la app, asegurando máxima exposición y uso constante por parte de los asistentes

      EventmobiDe acuerdo con un estudio de American Express Meetings & Events Global (AMEX Global), existe una brecha entre lo que los planificadores y los asistentes quieren en sus Apps para eventos. Entre otras cifras, los medios de comunicación social no es una prioridad en la lista cuando se trata de las prioridades de los asistentes. Entonces, ¿qué es lo que sus asistentes quieren en una App para eventos?

      Haciendo los números

      Examinando más de 300 planificadores y 160 asistentes, AMEX Global compila datos para descubrir los aspectos más importantes de la experiencia tecnológica en el evento. No es sorprendente que el 90% de los propietarios de teléfonos inteligentes dicen que los utilizan para sus reuniones de negocios y eventos, lo que demuestran la oportunidad que tienen los planificadores de agregar valor a la experiencia de sus asistentes.

       

      En su mayor parte, los planificadores han medido efectivamente lo que es más importante para sus asistentes. Tanto los asistentes y los planificadores están de acuerdo en que estos son las 5 mejores características o capacidades en una aplicación para el evento:

       

      1. El acceso a la Agenda del eventos
      2. El acceso a los detalles de las sesiones
      3. Capacidad para recibir actualizaciones del organizador
      4. Capacidad para crear una programación personalizada
      5. El acceso a Mapas

       

      «El acceso a la información básica pero fundamental sobre el programa -, así como las funciones de comunicación y programación – eran más importantes para ambos grupos», informa AMEX Global. Ofreciendo una WebApp con funcionalidad fuera de línea, EventMobi proporciona acceso con un solo clic a cada asistente – ¡Una misión que estamos felices de ver se alinea con los objetivos de los dos asistentes y organizadores!

       

      Estos puntos de interés difieren en otras áreas. Como personas complacientes, los planificadores tienen como objetivo agregar valor a la experiencia general de viaje de sus asistentes, viendo la inclusión de los servicios locales como una relativa alta prioridad (70% de los planificadores califica como «muy» importante o «extremadamente» importante). Sin embargo, menos de la mitad de los asistentes está de acuerdo, optando por fuentes más especializadas como TripAdvisor o Yelp. Es cierto que cuando el equipo EventMobi viaja a destinos, estas son a menudo las aplicaciones usadas cuando se trata de puntos de acceso locales y lo para encontrar lo que hay que ver.

      Chat entre asistentes

      Otra brecha interesante fue evidente en el uso de las redes sociales en los eventos. Mientras que casi el 50% de los planificadores dijo que los medios de comunicación social eran muy importantes o extremadamente importantes, sólo el 35% de los asistentes dijo lo mismo. Los asistentes mencionaron el hecho de que la información en el evento no era relevante para su comunidad de seguidores y amigos. En cambio, las redes sociales privadas parecían tener más atractivo, ya que proporciona una comunidad cerrada focalizada.

       

      Por esta razón, EventMobi ha centrado más recursos en la creación de un Chat para Networking en la aplicación, así como un «Muro Social» donde los asistentes podrán compartir ideas, pensamientos y preguntas que se pueden visualizar en el evento para que todos la vean. Al igual que un muro de Twitter, el Muro Social se puede proyectar en una pantalla grande con contribuciones en tiempo real la actualización de forma automática; la diferencia clave que los asistentes buscan sin embargo, es que sea cerrado a la comunidad de eventos y, además, ¡se puede moderar!

       

      Por desgracia para los planificadores, estas comunidades cerradas no ofrecen el mismo impacto de marketing en las redes sociales que aspiran. Como resultado, tendrá que haber un mayor esfuerzo en encontrar la manera de crear contenido interesante que los asistentes quieren compartir con sus contactos.

      La oportunidad perdida

      Destacado en la conclusión de AMEX Global es la necesidad de tomar ventaja en medir el éxito. Las aplicaciones de reuniones están ofreciendo maneras más fáciles de medir el éxito, pero los planificadores aún no lo están aprovechando. Sólo el 29% de los planificadores dicen que siempre o con frecuencia supervisan la participación de los asistentes. Esto palidece en comparación con la reciente estadística de MPI donde el 63% de los organizadores de eventos está utilizando una aplicación de eventos. Cada planificador que está incorporando una estrategia móvil debe tener fácil acceso a los datos sobre la participación de los asistentes en la reunión.

      La Solución

      Se anima a los planificadores a utilizar los datos que se han recogido a través de una App de eventos, no sólo el feedback de los asistentes, sino también la comprensión de cómo se utiliza realmente la aplicación del evento. Puntos de datos populares fácilmente extraídos en EventMobi incluyen:

       

      • Uso general basado en el día – ayuda a las estrategias de promoción medida pre-evento
      • Sesiones y ponentes más populares – ayuda a calibrar el tamaño de las salas y el tráfico
      • Número de clics en anuncios y patrocinadores – comunica ROI para los anunciantes
      • Documentos más populares – Informa a los planificadores de los recursos más valiosos y contenidos

       

      Todo esto simplemente es una revisión posterior al evento de los datos de aplicaciones reunión. Después de cada conferencia en la que se utiliza EventMobi, nos reunimos con el equipo organizador para revisar los datos y el feedback a fin de generar un plan de acción de seguir adelante.

       

      También es importante ser activo en su colección de feedback. AMEX Global hace una gran sugerencia de hacer la misma pregunta durante el pre-evento y luego en el post-evento para medir el nivel de la educación, la comprensión o la retención entre los asistentes. El valor detrás de este ejercicio es medir eficazmente los resultados de reuniones ayudar a los tomadores de decisiones ven el valor de las reuniones.

       

      Con mejores mediciones, los planificadores le facilitaran a los tomadores de decisiones el decidir invertir en sus reuniones con un ROI claramente determinado . La lección más importante es empezar a medir el uso de las herramientas que tiene. Si los datos muestran un alto uso de las herramientas en ciertas áreas y un aumento en la comprensión y retención en base a sus hallazgos, no habrá duda sobre el valor de su reunión.

       

      Las reuniones solían ser conocidas como el «agujero negro» de los datos de la gestión de eventos. Los planificadores utilizaban ordenadores para obtener información antes y después de los eventos, pero durante un evento seguían «volando a ciegas». Por ejemplo, las encuestas de papel se entregaban durante los eventos, pero el recuento no se completaba hasta después del mismo, sin posibilidad de hacer correcciones durante el evento.

      Nuevas Herramientas de Recogida de Datos

      Ahora bien, es posible que cada toque en una aplicación móvil del evento sea seguido, calificado y clasificado. Los canales de redes sociales pueden ser monitorizados y se incorporan a la mezcla. Los «me gusta» in-situ y las herramientas de sondeos y encuestas móviles pueden ser analizados en tiempo real. Los planificadores de eventos pueden saber inmediatamente respuestas a las siguientes preguntas:

      • ¿Cuáles son los “trending topics”?
      • ¿Quiénes son los ponentes más populares?
      • ¿Qué Stands de exposición tienen el más visitas?
      • ¿Los ponentes/expositores con mayor número de «me gusta»?
      • ¿Cuáles son las calificaciones de los asistentes sobre las votaciones y/o encuestas específicas?

      Con los próximos avances en geoposicionamiento y la tecnología de beacons, será posible para cada movimiento asistente sea monitorizado con precisión (por lo general con el permiso del asistente) para producir aún más datos. Esto incluye:

      • ¿Cuál es el flujo de la gente a través de una sala de exposiciones? ¿Dónde están los puntos calientes y los que no lo son?
      • ¿Cuáles son los «tiempos de permanencia» de asistentes específicos delante de stands de expositores específicos? (Por ejemplo:. Un asistente estará probablemente más interesados durante una exposición si permanece en un stand durante 15 minutos en comparación con sólo pasar en frente. Ésta es una información muy valiosa para los expositores para saber quién podría específicamente están interesados ​​en su producto o servicio. También será útil para que los asistentes sean capaces de generar una lista de los stands visitados y la cantidad de tiempo que pasa con cada uno de ellos.)
      • ¿Dónde están las colas que forman para el registro, la comida y/o transporte con el fin de enviar refuerzos?
      • ¿Quién está en la sala de reuniones? (Esto podría ser útil para muchos propósitos, incluyendo el seguimiento CEU automatizado o para enviar mensajes emergentes dirigidas únicamente a los asistentes en la sala para abrir una encuesta móvil en una habitación específica.)

      Esta colección en tiempo real de los datos en el sitio puede ser una mina de oro de información para obtener una visión de mejora de eventos, para hacer correcciones a medio camino, para involucrar a los participantes y proporcionar una comercialización más específica

      Nube de tagsEl próximo paso: Analítica de datos

      Con mejores herramientas de recolección de datos in-situ que nunca antes; el siguiente reto será encontrar, en tiempo real las herramientas analíticas útiles para interpretar estos datos. Muchas empresas de aplicaciones móviles para eventos están comenzando a proporcionar un fácil de entender herramientas de análisis en tiempo real..

      Más allá de esto, hay otras herramientas analíticas emergentes. Watson Analytics de IBM (creadores de los súper equipo que ganó el concurso Jeopardy TV), ahora ofrece una herramienta freemium «super computadora» de análisis de datos. ¡Hasta 50 columnas por 100.000 filas de datos por carga se pueden analizar de forma gratuita! Incluido en el conjunto de características están los gráficos simplificados y herramienta de análisis para ver más fácilmente las tendencias y contar la historia a los demás.

      Estas herramientas de  «big data» pueden proporcionar ideas de negocio muy útiles acerca de lo que está sucediendo en un evento….¡Y a tiempo para hacer una corrección a mitad de camino si es necesario!

      El campo de la analítica de datos es de rápido crecimiento y evolución. Los costes seguirán cayendo y los conocimientos adquiridos serán más rápidos y más profundos. Los asistentes ya están cargando con las herramientas de sensores y de “engagement” en sus bolsillos (teléfonos inteligentes con aplicaciones de móviles de eventos). Ahora es el momento en que los planificadores de eventos y los proveedores de tecnología lleven estas herramientas de recopilación y análisis de datos al siguiente nivel para implementarlas más plenamente en vista de mejorar la calidad del evento.

      Lanzamientos, conferencias, reuniones de juntas, ferias, y la lista continúa. Cada caso es diferente y cada asistente tiene necesidades y objetivos únicos. Personalice la imagen de su App para evento, la marca y la navegación para satisfacer las necesidades de su reunión. Ningún evento es el mismo, por lo que ninguna App para evento tampoco debería serla.

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      Hemos recopilado ejemplos e ideas de los planificadores y los vendedores en más de 40 países sobre cómo han diseñado sus Apps de eventos. Usando unos sencillos consejos y trucos con la personalización de pinchar y arrastrar, los planificadores están haciendo un gran impacto en las experiencias de sus asistentes.

      Su guía gratuita incluye:

      • Encuestas en Vivo: un caso de estudio
      • Los mejores consejos de diseño para su Pantalla de Inicio
      • «Contenido contextuales» – lo que significa y para qué lo necesita ahora
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