Viajes de incentivo

Una y otra vez, se ha demostrado que los viajes de incentivos están entre los motivadores más poderosos para los equipos de ventas. Son tan eficaces que algunas organizaciones están comenzando a establecer criterios para que los empleados de otros departamentos puedan optar a participar.

Al diseñar viajes de incentivo es importante recordar que un solo tipo no encaja para todos los viajes. Cada viaje debe ser cuidadosamente planificado y personalizado sobre la base de los intereses de las personas que pueden asistir.

 

Planificar viajes de incentivo

 

Algunos consejos rápidos para personalizar la experiencia de los viajes de incentivo:

 

1. Una vez que sepa qué empleados se han seleccionado para el viaje, envíe una encuesta.

Las aplicaciones para eventos hacen que el proceso sea rápido y fácil. Pregunte sobre los intereses, pasatiempos y los tipos de actividades y excursiones que los asistentes disfrutarán, además, recoja información sobre alergias, sensibilidades alimenticias, requisitos especiales del menú y desafíos físicos.

2. Planifique excursiones y actividades basadas en las preferencias de los participantes.

 

3. Si usted piensa proporcionar información turística y los huéspedes tienen que pagar por algunas de sus propias excursiones es mejor apostar por las experiencias personalizadas. No sólo reproduzca lo que está disponible en Internet.

Si las opciones proporcionadas están disponibles en línea, los participantes escogerán por precio y el DMC que proporciona el mostrador de información turística puede terminar con poco o ningún negocio.

 

Proporcionar la opción de traslados privados o compartidos para que no haya problemas de transporte para los viajeros.

4. Programe algunas actividades de grupo.

Como mínimo, organice un almuerzo de llegada o té (con una orientación), una recepción de bienvenida, una excursión de grupo y una cena de grupo en la última noches.

5. Sea muy consciente de las Regulaciones Locales.

Por ejemplo, los planificadores de eventos con sede en Ontario deben ser conscientes de que, debido a las regulaciones de TICO, sólo los agentes de viajes TICO registrados pueden reservar y pagar por hoteles, transporte y tours por cuenta de terceros. Esto se aplica sin importar el lugar al que los asistentes viajarán.

6. Garantizar suficiente tiempo libre para que los invitados puedan relajarse y perseguir sus propios intereses.

Viajes de incentivo al aire libre

7. Busque opciones para personalizar incluso sobre la marcha.

Haz caso a la experiencia: Una vez tuve un invitado que estaba interesado en la jardinería. Esto no se supo hasta que estaba en el complejo. Por desgracia, la jardinería estaba subcontratada a otra empresa por lo que no fue posible conseguir dar un tour privado para un jardinero. Uno de los gerentes del complejo que tenía mucho  interés en la horticultura guió la excursión y el asistente volvió radiante y con un montón de fotos.

8. Seleccione un centro turístico con buena conexión de trasporte, incluso para personas que decidan llegar antes o para los que decidan extender su estadía.

Haz caso a la experiencia: Cuando los participantes deben pagar por separado por mejoras causa confusión. Comienzan las compras por comparación y su plan entero del transporte puede desaparecer.

 

Incluso si usted tiene que utilizar un DMC, asegúrese de negociar una tarifa por persona. Esa tarifa debe aplicarse si los individuos viajan con el grupo en un autobús o viajan en un minivan o en un automóvil porque prolongan su estancia.

9. Haga arreglos para que los huéspedes lleguen temprano el primer día y salgan tarde en el último día para dar más tiempo en el destino.

Dicho esto, si las familias asisten y el viaje termina el día antes de la escuela, las familias pueden querer la opción de volar antes.

10. Utilice el almuerzo de llegada o té para proporcionar una orientación acerca del resort, la cultura, la etiqueta local, y las expectativas.

El tiempo en el complejo es limitado, ocúpese en proporcionar información y mapas para familiarizar a los grupos con las instalaciones rápidamente. Utilice una aplicación para proporcionar un mapa del resort, el horario de las actividades y la guía del destino y sus alrededores.

11. Satisfacer las necesidades de las familias.

Las familias con bebés y niños pequeños querrán saber la ubicación del médico o la estación de enfermería.

App para viaje de incentivo

12. Responda a las necesidades especiales de los asistentes con problemas físicos.

Los huéspedes con discapacidades pueden necesitar habitaciones en la planta baja con baños accesibles, cerca de la recepción o las zonas de comedor y traslados especiales a la playa y otras actividades. No asuma que sabe lo que los huéspedes necesitan. PREGUNTE.

13. Cree un itinerario personalizado para cada individuo (pareja o familia).

Se necesitará más trabajo, pero los itinerarios personalizados reducirán la confusión. Una vez más, las aplicaciones pueden simplificar el proceso. Incluso puede crear un módulo de “construir su propio viaje” que muestre actividades de grupo, tiempo libre y espacios de tiempo con una lista de excursiones desde la que los huéspedes pueden seleccionar.

 

En resumen

 

Algunos asistentes pueden optar por tumbarse en la playa, mientras que otros la oportunidad para realizar excursiones. De cualquier manera, ya que los viajes de incentivo son experiencias sobre las que se trabaja durante todo el año, el tiempo invertido en personalizar la experiencia hará una gran diferencia.

 

¿Qué pasos ha tomado para personalizar las experiencias de viaje de incentivo?

 

Orquidea Technology Group y EventMobi juntos en IBTM 2016.

Visítanos en el stand O132 dentro de Fira de Barcelona del 29 de Noviembre al 1 de Enero en IBTM.

 

El IBTM es la principal feria dedicada al sector de conferencias, incentivos, eventos, viajes de negocios y congresos. Esta feria se celebrará entre los próximos días 29 de noviembre al 1 de diciembre de 2016, en las instalaciones de la Fira de Barcelona.

 

El perfil de los visitantes y asistentes de la feria IBTM 2016 son ejecutivos responsables de la organización de viajes de negocio, congresos, conferencias, eventos y viajes de incentivos. Entre ellos destacan: Agencias, asociaciones, grandes empresas y organizaciones profesionales de conferencias (PCO). Los profesionales del sector de congresos visitan IBTM para conocer los productos, servicios, destinos y tendencias más recientes.

 

No faltes a esta cita, ¡Te esperamos!

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Muchas empresas se dedican a coordinar viajes de incentivo para diferentes tipos de Negocios.

En este tipo de viajes una Gran Compañía que llamaremos una MARCA, contrata a una compañía experta en preparar este tipo de experiencias que llamaremos un ORGANIZADOR,  este último se encarga de coordinar los traslados, el alojamiento, las comidas y todas las actividades que constituyen la experiencia en el sitio de destino.

Por lo general en los viajes de Incentivo se manejan grupos de no menos de 30 personas y en ocasiones pueden llegar a cientos de ellas,  muchas veces se realizan a sitios exóticos por lo cual son importantes los detalles:

  • Legales (Pasaportes, Visas, Personas contacto en casos de emergencias)
  • De Salud (Alguna condición médica destacable, alergias alimentarias, medicamentos especiales)
  • De Ocio (Tour deseados, cenas, masajes, actividades deportivas)
  • Personales (Tallas de Ropa, preferencias alimenticias, acompañantes)

Probablemente cada persona salga de un sitio distinto de un país o de un continente y exista una cantidad importante de variaciones en los trayectos de viaje que deban realizar. Adicionalmente se debe suministrar con cierta antelación una cantidad ingente de información acerca del destino,  sus atractivos y las actividades disponibles.

Hay diferentes actores que intervienen en la operación:

  • La MARCA promotora del Evento. Quiere que la gente tenga una experiencia de viaje sin complicaciones y que su nombre quede en lo más alto. Son los que dicen a quiénes invitar y establecen las reglas de juego, por ejemplo si llevan acompañantes o no, el tipo de categoría de vuelo y de hotel de acuerdo al asistente, las actividades a realizar en destino y los obsequios que se van a ofrecer.
  • EL ORGANIZADOR que permite que todas las premisas establecidas por la MARCA con la asesoría de ellos, se lleven a efecto de la mejor manera.
  • Los Asistentes que son los destinatarios finales del servicio y que son el origen de mucha de los datos básicos necesarios en este tipo de actividad y que a su vez son los reciben mucha de la información que vamos generando.

 

¿Cómo es el flujo de la Información actualmente?

  • La MARCA normalmente tiene una hoja de cálculo con los nombres, cargos y compañías a los que pertenecen las personas que se quieren invitar.
  • Pasan esta hoja al ORGANIZADOR que sigue completando la información con los datos de vuelos, teléfonos, correos electrónicos e información que de manera estructurada o no les va llegando a las hojas de cálculo. Mucha información de los asistentes se recaba por teléfono. Con todos estos datos tienen que tramitar la parte operativa del viaje.
  • Los asistentes van recibiendo a cuenta gotas información acerca de sus desplazamientos, el destino, las actividades disponibles. Muchos de ellos reciben parte de la información vía electrónica mientras muchos organizadores todavía usan una gran Carpeta con toda la información. La Carpeta muchas veces se pierde, le falta información o se pierden las hojas.

 

¿Por qué mejora cambiar el modelo y usar una App en un viaje de incentivo?

Con la Plataforma adecuada puedes definir una invitación y enviarla a los potenciales asistentes, esta plataforma te permite tener un nivel de seguimiento que permita saber quiénes han recibido la invitación, quiénes la han abierto y por supuesto los correos incorrectos que no han llegado al destinatario.

Con la invitación enviada el asistente este puede decidir ir a la pantalla de registro en donde ellos mismos ingresan la información de primera mano y en dónde cada asistente pueda modificar su información si no estuviera actualizada o tuviera fallos.  A medida que se cargan los datos se va generando la información operativa que servirá de base al ORGANIZADOR para realizar su trabajo.

 

App en un viaje de incentivo

 

El ORGANIZADOR en cualquier momento tiene visibilidad de quienes se apuntan y el detalle de toda la información que ingresan, con estos datos pueden decidir enviar correos de recordatorio para los que no se han apuntado, o correos de agradecimiento para los que lo han hecho. Además de empezar a tramitar todo lo referente al viaje con una Base de Datos consolidada y no con una cantidad de hojas de cálculo con toda la información desperdigada.

El Asistente va recibiendo informaciones de cómo va el proceso de manera inmediata. Por ejemplo un correo que le indique que se ha inscrito satisfactoriamente o que ha escogido el tour deseado y de igual manera a medida que se van generando nuevas informaciones se van actualizando en su App. Por ejemplo pueden tener el detalle de:

  • Todos los trayectos de viaje de forma individualizada con los datos de billete electrónico
  • Los detalles de su reserva de hotel con información detallada del hotel y los servicios que están incluidos en su reserva y cuáles no
  • Información acerca del destino con todo el nivel de detalle que se pueda desear: Restaurantes, Monumentos, Sitios de Interés.
  • Agenda de actividades tanto profesionales como de Ocio.
  • Notificaciones push enviadas a los asistentes a través de todo el viaje para informar acerca de cambios o modificaciones.
  • Información de Seguridad relativa al viaje.
  • El tiempo, el código de vestimenta y cualquier otro aspecto de interés-

La MARCA ve reforzada su imagen porque los asistentes tienen en la palma de la mano toda la información del evento realizada con un branding específico, con unos colores corporativos, con un mensaje que se quiere transmitir; adicionalmente tiene un canal de comunicación directo con todos los asistentes. Igualmente se pueden hacer encuestas de satisfacción bien a nivel de actividades o a nivel del evento global.

En síntesis los beneficios pudieran resumirse así:

  • El usuario ingresa el grueso de los datos necesarios directamente desde su ordenador o desde su dispositivo móvil.
  • Toda la información queda centralizada en una Base de Datos. No dispersa en muchas hojas de cálculo. El organizador tiene la información estructurada para realizar mejor su trabajo.
  • Los Asistentes pueden tener acceso inmediato a gran cantidad de información: Agenda, Asistentes, Ponentes (si los hubiera), Información en detalle acerca de actividades especiales, Información detallada del destino, Información acerca datos de seguridad para el viaje, Acceso inmediato al personal de STAFF a través de la App, Acceso a documentación, aquí las posibilidades son bastante amplias en cuanto a la información a incluir.
  • La MARCA proyecta una imagen de actualización a los nuevos tiempos, refuerza su branding, tiene una forma eficaz de comunicarse con los asistentes, reaccionar ante los cambios y medir el resultado general de la acción de INCENTIVO.

Es importante dejar claro que el Organizador debiera buscar una empresa especializada en este tipo de tecnología para realizar este trabajo de forma de garantizar los beneficios antes mencionados a toda la cadena de valor.

La industria de los Viajes de incentivo es una industria creciente a medida que más y más empresas se están dando cuenta del valor de reconocer sus empleados, fomentando la conciliación de la vida laboral  y el desempeño ejemplar inspirador. Los empleados podrán disfrutar de nuevas experiencias y del teambuilding  en ambientes de lujo, y los ejecutivos de la empresa podrán  apreciar una forma eficaz para incentivar el trabajo duro y una oportunidad libre de quejas para realinear valores de la compañía, la visión y dirección.

A lo largo de los años, hemos sido testigos de la creatividad de los  planificadores para ver cómo se aplicaban nuestras soluciones de tecnología de eventos para un viaje de incentivo tras otro. El año pasado, decidimos hacer un balance de todas las mejores estrategias y aplicarlas a nuestro propio viaje de incentivo a ver si podíamos empujar hasta los límites. Nuestro destino: Islandia. La finalidad productiva del viaje fue la visión, la unión, y la planificación para el futuro (pero las aguas termales sonaban bien también).

 

 

App para viaje de incentivo con Eventmobi

 

He aquí seis consejos creativos que hemos aprendido de los clientes que utilizan la tecnología de eventos para crear una experiencia más productiva, atractiva y divertida para todos.

1. Establezca una referencia consistente y actualizada de información: Su App para Viaje de Incentivo.

En los días previos al viaje, queríamos conseguir que cada uno estuviera excitado y motivado, pero más que nada, queríamos asegurarnos de que todos estuvieran preparados. Usando una aplicación de evento como el eje central para toda la información y las comunicaciones relacionadas con el viaje nos permitió a todos contar con un lugar sencillo para comprobar cualquier cosa que se quisiera saber. Incluso permitió al personal de staff compartir artículos excitantes y otras noticias emocionantes de Islandia dentro de la App del Evento.

Detalles curiosos y graciosos, una lista de empaque sugerida, y el protocolo de emergencia podrían ser encontrados en el Info Booth junto con algunos puntos destacados del paisaje de Islandia. Mientras tanto, los mapas de Reykjavik que destacaban restaurantes, monumentos y otros sitios de interés se podían encontrar en su propia sección y relacionados con puntos relevantes en la agenda. ¡Nadie se podía perder en este viaje!

La aplicación viaje de incentivo también fue utilizada para gestionar todas las comunicaciones esenciales. Actualizaciones, alertas y notificaciones push fueron enviadas a través de la aplicación de eventos, y se almacenaron en un registro de fácil acceso para referencia.

Con la aplicación viaje de incentivo como una guía definitiva también permitió que cada uno de nosotros personalizara nuestras experiencias de viaje, añadiendo sesiones, oradores invitados, documentos y otra información de nuestras preferencias personales para referencia rápida después. Dentro de cada uno de nuestros perfiles personales existían campos privados que podíamos usar para llenar las restricciones dietéticas y otras alergias o datos de interés, que se exportaron por el equipo de planificación como una guía útil después de que nos inscribimos para actividades. Los campos privados de sólo lectura también se utilizaron para darnos importante información de los vuelos y nuestros números de habitación.

 

 

App para viaje de incentivo con actividades

2. Haga las Reuniones más Productivas Proporcionando  el Contenido Antes de Tiempo  

Haciendo las reuniones de negocios en las mañanas, nos aseguramos que teníamos el equilibrio perfecto entre el trabajo y el juego. Las reuniones se planificaron con mucha antelación para maximizar la productividad. El adicionar reuniones prospectivas como sesiones les dio a todos los asistentes un anticipo acerca de los tópicos , las sesiones de feedback fueron usadas para evaluar el interés y para hacer crowdsourcing y colaborar con el contenido de las sesiones. Equipos más pequeños tomaron el control de los proyectos más populares, y fue entonces cuando las presentaciones finales fueron posteadas como documentos descargables justo en las páginas que correspondían a esas sesiones de forma tal que cualquiera pudiera revisarlas y preparar preguntas y comentarios interesantes al respecto.

 

3. Aproveche la Experiencia de la Audiencia mediante las Sesiones Interactivas

Mientras las sesiones de feedback antes del evento permitieron un enfoque reflexivo y colaborativo del contenido, los sondeos en vivo mantuvieron a los participantes “enganchados” en las sesiones en vivo. Las reuniones del Desayuno fueron transformadas en discusiones interactivas. En una sesión, a cada equipo se le pidió que escogieran los valores  que se relacionaran más con sus tareas. El mostrar los resultados en vivo, permitían una ayuda visual invaluable y constituían una plataforma para la discusión. Predeciblemente, el equipo de soporte seleccionó los valores de amabilidad y transparencia, mientras otros equipos tuvieron una oportunidad de alinearse porque sus votos fueron más divididos, y la discusión creaba convergencia mientras que los datos iban cambiando antes sus ojos.

 

4. Use Juegos Motivantes para que todos se Involucren, se Motiven y estén Atentos

Los juegos son adictivos y “enganchan” porque, objetivos muy ambiciosos son divididos en pequeños retos, estos proveen gratificación instantánea y una frecuente dosis de logros. Durante una de nuestras sesiones más largas, dividimos el contenido en retos para probar la memoria, premiamos con puntos cada respuesta correcta. El ganador obtuvo una de las dos suites especiales del hotel. Jugamos por la otra suite a finales de la tarde, y el premio fue para la persona con más retención.

 

 

 

Los juegos son divertidos y sociales, también. Cuando el viaje llegó a su fin, una amistosa (pero competitiva) búsqueda del tesoro, envió a los participantes a través de la sede en búsqueda de los códigos que le permitieran ganar puntos. Las pistas fueron apareciendo dentro de la App y toda la actividad fue registrada y las clasificaciones mantenidas para determinar el ganador final. El ganador obtuvo un upgrade a primera clase en el vuelo de vuelta.

App para Viaje de Incentivo con Gamificación

5. Utilice la App para Ofrecer las mejores Actividades y Experiencias

Las noches fueron para la diversión y la unión: cenas, excursiones y tours. La App del evento estaba llena de cosas que ver y hacer en Islandia por lo cual la gente estuvo bien motivada antes del evento, y una encuesta antes del comienzo le permitió a cada uno expresar sus preferencias y pudimos reducir la larga lista de posibles cosas que hacer. Esto también permitió el seguimiento del número de participantes por actividad, los espacios de tiempo preferido, y exactamente definir quién iba a ir a cada evento, ayudándonos a que la gente pasara y compartiera tiempo juntos.

 

6. Comuníquese con todos en un Instante

Los cambios son típicos para cualquier evento, y las aventuras patrocinadas por una compañía no son la excepción. Actualizaciones en vivo y alertas dentro de la App del Evento aparecieron en cada dispositivo, no importando el tipo, y mantuvo a todos los asistentes informados. Información esencial, cambios y cancelaciones pudieron ser enviadas en línea y fueron esenciales para la coordinación en el sitio (después de todo, es difícil disfrutar un tour caminando en medio de un chaparrón).

 

 

App para Viaje de Incentivo con Alertas

 

La App fue también útil para acorralar el grupo instantáneamente. ¿Ya es tiempo para el desafío del cubo de hielo de 30 personas? Estuvo bien enviar un recordatorio. Las actualizaciones en vivo nos dieron la flexibilidad y la agilidad para cambiar el plan al momento y adaptarnos a obstáculos inapropiados y a las nuevas oportunidades a medidas que van apareciendo.

 

Bonus: Buscar Feedback

“¿Te gustaría algo más con esto?”

App para viaje de incentivo con feedback

Dar a los participantes la oportunidad de prepararse, una oportunidad para que opinen, y una selección de las actividades es una gran manera de obtener el máximo provecho de su viaje de incentivo, pero no hay sustituto para la retrospectiva. Cuando se trata de mejorar sus eventos de año en año, la retroalimentación cualitativa es su mejor amiga.

Después del evento, hemos llenado de una encuesta en la aplicación viaje de incentivo, el suministro de información acerca de lo que nos gustaba y lo que no nos gustó. Las Analíticas que indicaban nuestro uso de  la aplicación del evento se utilizaron para corroborar nuestras historias. Tomando estos datos cualitativos y cuantitativos como base, tendremos criterio para mejorar el evento del próximo año.

Alertas por correo electrónico de seguimiento con las instrucciones para la carga de fotos y filmaciones para poder compartir nuestras experiencias y recuerdos uno con el otro, y la aplicación de eventos todavía se utiliza para guiar a los equipos a través de la ejecución del proyecto sobre la base de las reuniones que tuvieron lugar en Islandia.

Mientras que muchos viajes de incentivos son privados debido a la puesta en común de los documentos internos, estamos felices de compartir nuestras experiencias y otros consejos que hemos aprendido de planificadores de viajes de incentivo en el pasado.