Apps para eventos

Ya has tomado la mejor decisión y utilizarás una App para eventos en tu próximo Congreso, Conferencia, Reunión de Compañía o viaje de incentivo. ¿Qué hacer para que tus asistentes conozcan tu app para eventos?

Los organizadores de eventos pierden recursos y las ventajas que proporciona una app para eventos al no dar a conocerla. La clave es promover activamente tu app para eventos y tu plataforma de networking para crear un valor real. A continuación, te proporcionamos unos consejos para aprovechar al máximo el potencial de tu aplicación.

No hay tiempo que perder

En cuanto tus asistentes se registren, empieza a promover el valor de tu aplicación. El correo de registro que reciben de manera inmediata es el momento perfecto para incluir los beneficios de tu app para eventos con enlaces de descarga.

Incluye los accesos a redes sociales y a la descarga de tu app en los correos electrónicos, sitio web, redes sociales, acreditaciones o en el mismo mostrador de registro el día del evento para hacerlos más accesibles.

El correo es el aliado de tu App para eventos

Envía un correo electrónico dedicado a cada participante registrado con una llamada clara a la acción para descargar tu app para eventos. Si agobias a tus asistentes con multitud de enlaces e información la llamada a la acción perderá efectividad.

Los correos electrónicos personalizados obtienen mayores tasas de fidelización y clics. Está demostrado que los correos segmentados producen un 30% más de apertura que los correos no diferenciados.

Analiza el rendimiento de los correos electrónicos. Tus asistentes están ocupados y no suelen ver todos los correos que les envías, así que utiliza los recordatorios para aquellos que no han hecho clic en el enlace de descarga de tu app para eventos.

 

Email promoción app para eventos

Hazlo social

Empieza a promover los enlaces de descarga de tu app para eventos en Twitter, Facebook, LinkedIn o Instagram tan pronto como sea posible y síguelo promoviendo hasta que tu evento termine. El número de asistentes que usen la aplicación crecerá en proporción a la cantidad de promoción que se haga de ella. También debes asegurarte de compartir la app para eventos y el acceso a la red wifi durante el evento para que nadie se quede fuera.

Asegúrate de que tu evento tiene un hashtag y asegúrate de usarlo! Un hashtag es una manera fácil de que tu nombre se haga viral en las redes sociales y conectar con tu audiencia más directamente.
Supervisa a tus asistentes en las redes sociales e interactúa. Si un asistente realiza una pregunta, contacta con él y facilítale el acceso a tu app para eventos.

Haz tu app para eventos visible

Asegúrate de que los enlaces a la comunidad del evento y a la app para eventos son fácilmente accesibles desde tu web. También es necesario proporcionar las instrucciones y pasos a seguir para descargar y utilizar la app del evento.

Si tienes acceso a botones de descarga o widgets para promocionar tu aplicación asegúrate de usarlos y darles visibilidad en tus correos electrónicos a asistentes.

Convierte a tus ponentes y asistentes en promotores

Facilita a los asistentes la promoción del evento y de la app para eventos con botones de texto predeterminado que ofrezcan compartir su asistencia con el resto de asistentes.

Tus ponentes son los mayores promotores! Suelen tener grandes número de seguidores, por lo que asegurar que se unan y utilicen la app del evento puede ser una forma muy eficaz de conseguir que el resto lo haga. Además, si la app para eventos tiene un espacio para mostrar los perfiles de los ponentes e invitas a los asistentes darles “likes”, ya tendrán un motivo para descargarla y promocionarla.

Sé directo y permite que los asistentes conozcan los beneficios de tu app para eventos, ya se trate de chats privados, muro del evento, foros de discusión, posibilidad de hacer preguntas, networking, una agenda actualizada o la integración con  redes sociales, para hacerles saber que merece la pena.

Ponente hablando a los asistentes de un evento

Da ejemplo con tu equipo

Asegúrate de que todo tu equipo se ha unido a la app del evento y la está promoviendo activamente. Debes involucrarlos a través de la aplicación y las redes sociales.
Crea un efecto dominó, cuando la gente vea a una comunidad de asistentes comprometida, lo más probable es que se unan.

¡El día del evento!

  • Acércate a tus asistentes, no tengas miedo de pedir cara a cara que la descarguen.
  • Reparte folletos a medida que los asistentes lleguen con toda la información de la app para eventos.
  • Ya sea en la entrada o en las áreas comunes, mantén una señalización indicando como bajar la App para eventos y el hashtag.
  • Cuando la App para eventos sea una herramienta de interacción entre asistentes y ponentes realiza  anuncios en el escenario para que los que no la tengan la descarguen, o mediante notificaciones push, para recordar a los asistentes que ya la tienen el valor de usar tu app para eventos.

App para eventos networking
A medida que avanza el evento, asegúrate de que no estás olvidando ninguno de estos pasos. No existe ningún truco para aumentar la adopción de tecnología por parte del usuario, pero por suerte, puedes aprovechar estos consejos.
Y, ahora sí , ¡Empieza a promocionar tu app para eventos!

Saber más sobre Apps para eventos

Se ha escrito mucho acerca de los eventos relacionados con experiencias, aquellos que se esfuerzan por unir a los asistentes con la marca corporativa o con los organizadores del evento, creando emoción y sumergiéndolos en experiencias divertidas y atractivas. Pero, hay más en la creación de experiencias que proveer diversión. Para conectar de verdad con una audiencia, el evento tiene que llegar a las profundidades de las emociones humanas abarcando cuatro aspectos claves: la adquisición, la vinculación, el aprendizaje y la defensa. Esto puede requerir una nueva forma de pensar acerca de lo que los asistentes realmente necesitan y cómo ofrecérselo.

La Conexión Crítica Entre Emoción y Diseño de Eventos

La teoría de los cuatro aspectos fue desarrollada por Paul Lawrence y Nitin Nohria y articulada en su libro del año 2002, Driven: How Human Nature Shapes Our Choices la traducción sería “Cómo la Naturaleza Humana da forma a Nuestras Decisiones”.

¿Cómo planificar Eventos que llenen las Necesidades Emocionales de los Asistentes?

¿Qué tipos de programa y actividades pueden implementar los planificadores de eventos para atender a los cuatro aspectos anteriormente mencionados?

Eventos que activan la emoción

Adquisición

Los seres Humanos de acuerdo a Lawrence y Nohria, no solamente desean bienes materiales, sino también cosas inmateriales como estatus, poder e influencia. Las Conferencias de las Asociaciones hacen un buen trabajo en este sentido ya que mejoran la posición de los asistentes (principalmente los miembros) elevándola mediante el otorgamiento de premios (Planificador del Año, Estrella Ascendente, Mejor Profesional menor de 30 años, etc…), los hacen miembros de juntas consultivas y les proveen de espacios para hablar en el programa de la conferencia. Además hay otros tipos de regalos materiales que crean emoción y que sirven como reconocimiento que los planificadores de eventos también deben considerar tales como:

  • Nada supera a una buena bolsa, especialmente cuando está rellena con elementos útiles como una batería para cargar el móvil o audífonos provistos por los patrocinadores.
  • Pruebe el CROWSOURCING de ideas antes del evento dándole importancia públicamente a los que contribuyan. Algunas plataformas de crowdsourcing permiten a los participantes “votar” por las contribuciones.
  • Implemente algunos juegos y recompense a los jugadores con visibilidad en una tabla de posiciones, insignias digitales y premios reales.
  • Trate de conseguir de los asistentes su participación con gran contenido, buenas ideas y mucha influencia en las redes sociales durante el evento, destaque la participación mediante un Social Wall y destaque a los que más participen.

Vinculación

Conferencias, ferias comerciales y reuniones están hechas a medida para fomentar las relaciones y facilitar la interacción con las personas. Algunos soportes tradicionales para ayudar a los asistentes incluyen eventos deportivos, como torneos de golf o carreras/paseos de 5 Km, campañas de responsabilidad social corporativa (construcción de casas o relleno de mochilas con material escolar), y eventos específicos de networking de muchos tipos.

Pero en el nuevo mundo de los eventos, hay otra cantidad de experiencias de vinculación que los planificadores pueden emplear en sus eventos:

  • Trate de dividir a los asistentes con intereses similares en “equipos” para navegar por su evento “juntos” e informar al grupo cuando los miembros del equipo se separen para asistir a una presentación específica.
  • Para reuniones regionales o locales, permita a los asistentes traer sus perros. Esto suena a locura, pero es una forma increíble de romper el hielo fuera del espacio del evento y puede ayudar a unir más rápidamente a las personas introvertidas dentro del evento.
  • Cree más intimidad con varios espacios para sentarse en sofás confortables, micro sesiones (como CAMPFIRES) y formatos de sesión informales. Es mucho más fácil unir cuando hay menos gente en el grupo.
  • Las aplicaciones móviles de emparejamiento no unen literalmente a la gente, pero son precursoras de la interacción. Sin estas apps se deja “trabajar a la multitud” a su aire y esto no es muy efectivo en los eventos muy grandes. 

Aprender

Prácticamente todas las encuestas que se hayan hecho acerca de por qué la gente va a conferencias dan la misma respuesta; La gente va a las reuniones para aprender. Por lo tanto, tiene sentido que los planificadores dediquen la parte de sus esfuerzos de programación en ofrecer contenido atractivo, nuevo y evocador. Pero Lawrence y Nohria definen el aprendizaje como la exploración de nuevas áreas de la vida, la práctica de nuevas habilidades y la satisfacción de nuevas curiosidades, que para los planificadores, puede ser una licencia para implementar excelentes sesiones de educación dentro del evento, por ejemplo:

  • La artesanía y los juguetes se pueden utilizar para encender las neuronas y conexiones cerebrales y hacer que los asistentes piensen de maneras innovadoras representando un nuevo paisaje para el aprendizaje en los eventos, especialmente teniendo en cuenta la tendencia de “Hacer” de la última década.
  • Los debates sobre temas tales como la elaboración de vinos, la agricultura ecológica o los libros que se desvían de la tarifa estándar de la conferencia pueden ser profundamente satisfactorios y memorables para muchos asistentes.
  • Las presentaciones pueden ser aburridas. En su lugar, acabe con ellas por completo. Entregue el contenido a los asistentes por adelantado y utilice el tiempo, antiguamente conocido como una sesión, para discutir y compartir ideas sobre el tema.

 

Defenderse

Los planificadores de eventos deben evitar que el factor defensa sea activado entre los asistentes porque es un factor de estrés. Los planificadores pueden tomar algunas medidas para proteger a sus clientes asistentes y reducir su necesidad de defenderse de varias maneras:

  • La seguridad personal es un factor enorme. Los planificadores pueden hacer más para evitar que los actores peligrosos adquieran acceso a los espacios de reunión, pero también pueden tomar medidas para hacer que los eventos sean más inclusivos con respecto a las personas con discapacidades, alergias alimentarias potencialmente mortales o enfermedades mentales.
  • La seguridad cibernética es y seguirá siendo una amenaza para las reuniones. Los planificadores deben comenzar a implementar medidas anti-piratería y capacitación de los asistentes para minimizar el riesgo y seleccionar tecnologías de eventos que cumplan con los estándares de seguridad aceptables, especialmente con respecto a la información de pago y de los datos personales.
  • Tenga “la charla” con centros de conferencias, hoteles, restaurantes y los lugares fuera del sitio de reunión y deje que sus asistentes sepan que usted está haciendo todo lo posible para asegurar su seguridad.

La emoción, ejemplificada por las cuatro unidades clave es una parte integral del diseño de la experiencia. Los Planificadores de eventos que buscan crear experiencias más convincentes tienen la necesidad de integrar los cuatro elementos en el diseño de sus eventos. Cuando lo hacen, de acuerdo con la teoría de cuatro unidades, los asistentes no sólo asistirán, sino que buscarán activamente eventos que satisfagan sus necesidades.

 

Via | Blog Eventmobi

Año tras año, encuesta tras encuesta, los planificadores de eventos han ganado una reputación como una de las 10 profesiones más estresantes. Cuando uno considera el hecho que las otras ocupaciones que completan esa lista envuelven situaciones de vida o muerte, es por lo tanto innecesario. ¿Por qué planificar eventos debería ser tan estresante como ser un militar, un policía, trabajar en un hospital o pilotar un avión?¿Cómo se podría reducir el estrés?

Echemos un vistazo a las razones de por qué la organización de eventos es tan estresante y veamos algunas estrategias para prevenir y recuperarse del estrés y el agotamiento.

 

Planificador de evento

Una mentalidad que produce estrés.

 

Hay una serie de factores que contribuyen a generar altos niveles de estrés para los planificadores de eventos. Para invertir esto deberá realizar un cambio drástico en su mentalidad.

  1. Falta de consideración básica.

Dado que las situaciones que enfrentan los planificadores de eventos no son peligrosas para la vida, ¿por qué casi todas las solicitudes tienen que ser “urgentes?” Las peticiones de última hora y la urgencia crean un ambiente de olla a presión. No es de extrañar que los profesionales de la industria de eventos estén bajo estrés.

La parte desafortunada sobre esto es que una vez que todo el mundo se apresura a preparar reuniones y dar información a las partes que lo han solicitado, la toma de decisiones se arrastra por semanas, a veces meses.

 

Escenario: Hace poco hablé con un profesional de la industria de eventos que recibió una solicitud urgente cuando estaba disfrutando de unas merecidas vacaciones junto a su familia. Dejó claro que estaba de vacaciones y que volvería el lunes. La respuesta fue que si la propuesta no era recibida el jueves, no se consideraría. El planificador de eventos tomó tiempo lejos de su familia para presentar la propuesta antes de la fecha límite. Seis semanas más tarde, todavía no había ninguna decisión.

Claramente, la solicitud no era realmente urgente.

 

Solución: Respete a sus colegas y no haga demandas irrazonables que hagan que aparezca la presión. Antes de etiquetar una propuesta o solicitud de información como “urgente”, aclare el calendario real para la toma de decisiones.

Cuando reciba una solicitud urgente, tómese el tiempo para determinar si es realmente urgente. Esto puede implicar una breve conversación con la persona encargada. Cuando usted hace una demanda urgente a un hotel u otros proveedores lo que estará haciendo será intensificar el nivel de tensión en una industria ya estresada.

 

  1. No establecer límites.

En el mundo de los eventos hay un fracaso para establecer los límites. Jefes y compañeros hacen peticiones poco razonables después de horas y en plazos ajustados, e incluso en fines de semana. Esto se percibe como “una parte de hacer negocio.” De hecho, los individuos que intentan fijar límites tienden a ser etiquetados como “inflexibles”.

 

Solución: Comience a establecer límites con socios, jefes y clientes. Irá poco a poco al principio pero es posible entrenar a los que te rodean para que dejen de hacer demandas irrazonables.

 

  1. El cliente siempre tiene la razón.

Esta mentalidad da como resultado intentar satisfacer las solicitudes irrazonables y no poder establecer límites. Se espera que obtengamos el mismo resultado en una fracción de tiempo más pequeña. Si dos días es realmente lo que se necesita para una agenda, la solicitud es comprimirla en un día. Si una hora es un plazo razonable para realizar un ejercicio en una conferencia, la expectativa es lograr los mismos resultados en 15 minutos. Las sesiones son cada vez más cortas y conducen al estrés a los planificadores de eventos, presentadores y participantes.

 

Solución: Si el cliente ya lo sabe todo, ¿por qué necesitan su experiencia? Lo contrataron por su experiencia, no sólo para implementar un plan fallido. No tenga miedo de compartirlo y sugerir alternativas más razonables.

 

  1. Cambiar por el bien del cambio.

Esta es una de las mayores fuentes de estrés dentro de nuestra industria. ¿Cuántas veces se tiene que cambiar un plan de viaje, cambiar los temas de una agenda o reimprimir el material porque el contenido ha cambiado? Demasiado a menudo.

 

Solución: Haga que los plazos sean claros para todos. . Definitivamente dé a las sedes y a las empresas de catering lo que ellos necesitan en términos de números finales. No pueden hacer su trabajo de otra manera. Trabaje con lugares que acepten cambios en las listas de habitaciones con las fechas más cercanas a la fecha del evento. Programe la impresión durante uno o dos días antes de una reunión. Esto es mucho menos estresante que cambiarlos una y otra vez.

 

Estos cambios bastante simples en la forma de pensar pueden hacer toda la diferencia en la profesión y hacer que los niveles de estrés vayan más acordes con el enfoque central de la profesión.

 

  1. Abundancia o escasez

Durante los tiempos de prosperidad, los planificadores de eventos están muy ocupados. En períodos de incertidumbre o de desaceleración económica, los planificadores de eventos suelen estar entre los primeros en ser despedidos. Esto conduce a cierta inseguridad. Contribuye a una mentalidad en la que los planificadores de eventos sienten que no pueden rechazar el trabajo o delegarlo a otros. También hay una tendencia a asumir proyectos que realmente no están en su área de especialización. Los planificadores de eventos internos sienten que no pueden negociar cuando las demandas de carga de trabajo no son razonables. El resultado es exagerarse a sí mismo y conducirse al agotamiento.

 

Solución: Estamos de nuevo en un período de incertidumbre global por lo que es importante darnos cuenta de que tratar de abarcar todo para todas las personas no sirve a nadie. Hay una necesidad de identificar las competencias básicas, establecer límites y delegar otros proyectos que no están dentro de su especialidad.

 

Planificando un evento

 

Prevención del estrés

Antes de los eventos:

  • Haga de su cuidado personal una prioridad. Preste atención a su alimentación y haga ejercicio regularmente.
  • Descanse lo suficiente, relájese, tome vacaciones y dedique tiempo a sus hobbies y a su familia.
  • En los eventos, reserve su alojamiento en zonas distintas a las de los participantes para poder relajarse cuando no esté trabajando.
  • Llegue al evento uno o dos días antes del evento si es un sitio que no conoce. Esto hará que puedas probar la logística y descansar antes del evento.
  • Contrate suficiente personal para manejar la carga de trabajo. Ahorrar dinero nunca debe ser a expensas de su salud o la salud de su personal.
  • Especialmente para conferencias y otros eventos de varios días, insista en comidas y bocadillos saludables para usted y el resto de la los trabajadores del evento.
  • Reemplace la cafeína, los refrescos y el alcohol por abundante agua y zumos frescos.

 

Durante el evento:

  • Incluso si usted es un planificador de eventos independiente, no tiene porque ser un hombre o mujer orquesta. Contrate a un miembro del personal del hotel fuera de servicio para ayudar con la configuración, gestionar el escritorio de bienvenida o hacer de enlace con los distintos departamentos cuando haya solicitudes especiales o desafíos logísticos.
  • Trabaje con márgenes. Deje un poco de hueco en las agendas para que pueda integrar lo inesperado sin ocasionar grandes problemas. Los clientes siempre tratan de compactar al máximo una agenda. Aquí es donde se establecen los límites.
  • Programe las pausas para su equipo y asegúrese de tomar las suyas. (Los salones para los equipos del evento pueden ser muy provechosos, incluso si son pequeños).

 

Después de los eventos:

Es fácil sentirse despierto y refrescado cuando la adrenalina está bombeando. Pero una vez que regrese a casa, el jet lag y el cansancio extremo aparece

  • Permítete tiempo suficiente para la recuperación. Esto puede significar pasar una noche extra en el hotel en vez de conducir a casa agotado y poder tener un accidente. Puede darse un masaje, pasar tiempo en la bañera de hidromasaje o váyase a la cama temprano.
  • Llegue a casa al día siguiente después de descansar.
  • En lugar de aceptar asignaciones consecutivas, programe los días de descanso después de los eventos importantes.
  • Permanezca en un destino por unos cuantos días más para relajarse, descansar y explorar un poco los sitios de ocio. El viaje es un beneficio que la industria ofrece. Descubrir nuevos lugares y culturas puede ser muy estimulante.

 

Via | Blog Eventmobi

EventMobi ha sido nombrada una de las compañías de tecnología de más rápido crecimiento de Norteamérica.

El rápido crecimiento de EventMobi en los últimos tres años ha sido reconocido por Deloitte, la mayor firma de servicios profesionales del mundo, que reveló sus listas Fast 50 ™ y Fast 500 ™.

 

technology

 

EventMobi ocupa el puesto # 31 en la lista de Technology Fast 50 de Deloitte Canada y # 253 en el North American Technology Fast 500, convirtiéndola en una de las compañías de tecnología de eventos de más rápido crecimiento en el continente. Y solamente una de las 18 compañías de tecnología de Toronto incluida en la lista norteamericana.

 

Además, la plataforma EventMobi también fue nombrada “Mejor App para Eventos 2016” en el Event Tech Awards de Londres el 9 de noviembre y actualmente tiene el título de “Empresa del Año” de TechVibes.

 

Nuestro tremendo crecimiento en los últimos años es un producto del compromiso de todo el equipo para ofrecer la mejor experiencia posible para los organizadores de eventos y asistentes en todo el mundo. En el nexo de eventos, hospitalidad, marketing y tecnología, industrias que están evolucionando rápidamente, es crucial mantenerse innovador y ágil. Estoy muy orgulloso de nuestro equipo por superar ese desafío y como resultado hemos sido capaces de escalar rápida y orgánicamente. Es un honor tener este crecimiento reconocido por una entidad tan prestigiosa como Deloitte junto a tantas empresas que admiramos“, dice Bob Vaez, cofundador y CEO de EventMobi.

 

crecimiento

 

Al ser una empresa totalmente autofinanciada, queremos compartir una serie de métricas de crecimiento, incluyendo un aumento de 395% en los ingresos en los últimos tres años:

 

  • 8,5 millones de asistentes han utilizado aplicaciones de EventMobi hasta la fecha, con un crecimiento del 350% de usuarios en los últimos 3 años.
  • Más de 12.000 organizadores de eventos y profesionales del marketing han utilizado EventMobi para crear aplicaciones de eventos.
  • El equipo de la compañía ha crecido de 25 empleados a 90 empleados en los últimos 3 años.
  • EventMobi está expandiendo su alcance internacional, específicamente en Latinoamérica y Europa, con personal de ventas directo en Toronto, Canadá y en Alemania, así como canales globales en toda la región de Asia-Pacífico, Oriente Medio, Sudáfrica y toda Europa.

Estos son momentos emocionantes para EventMobi y seguiremos innovando este año y a lo largo de 2017.

 

Via | Blog Eventmobi

Los eventos emergentes han estado presentes durante algún tiempo. Especialmente en el sector minorista y, recientemente, han llegado a ser cada vez más populares entre restaurantes y galerías de arte. Los eventos emergentes son muy populares en el Reino Unido y el interés se está extendiendo a América del Norte.

 

Cada vez más, los organizadores de eventos y reuniones corporativas usan eventos emergentes para reuniones, lanzamientos de productos o eventos híbridos. Cuando están bien ejecutados, los eventos emergentes pueden crear emoción y tener un alto impacto en un corto período de tiempo.

¿Qué son los eventos emergentes?

Los eventos emergentes son eventos temporales e inesperados en espacios únicos. Aparecen, y después de unas horas o días, desaparecen. Por definición, la mayoría de los eventos son temporales pero lo que distingue estos eventos de los demás es el lugar.

 

Los eventos emergentes pueden ser:

  1. Cara a cara
  2. Virtuales
  3. Híbridos

 

En esta entrada, exploraremos las claves de un evento pop-up exitoso:

  • El lugar correcto
  • Logística sencilla
  • Tecnología de eventos
  • Marketing potente para crear ruido

De hecho, el lugar correcto, la decoración, la tecnología de eventos y el elemento de sorpresa pueden crear emoción para cualquier categoría de producto. He aquí un ejemplo de una aerolínea.

 

eventos emergentes

 

Los eventos emergentes pueden llevarse a cabo en lugares temporales como cúpulas de eventos, iglús y marquesinas, o en estructuras permanentes como espacios comerciales y resorts. Para sorprender a los empleados, las empresas pueden instalarlos durante la noche en el parking, en los jardines de la empresa o incluso en el vestíbulo.

 

Los lugares temporales de los eventos emergentes son perfectos para hacer márketing de guerrilla, ya que generan mucho ruido por parecer que han salido de la nada. Los eventos temporales crean retos especiales ya que la decoración, los enchufes, sonido, iluminación, audiovisuales (AV), WiFi, y el ancho de banda se deben llevar hasta allí. Con un poco de imaginación, no se necesita mucho para crear una estructura temporal de eventos.

 

En un momento, los hoteles estaban preocupados por que los eventos emergentes pudieran competir con sus ofertas. Sin embargo, más y más propiedades están llegando a la conclusión de que los eventos emergentes no necesariamente tienen que tener lugar en un lugar emergente. Pueden tener lugar en la propiedad del hotel o en una sala de actos. La ventaja es que toda la infraestructura ya está allí.

 

eventos emergentes

 

Aunque los acontecimientos emergentes pueden parecer improvisados, requieren mucha planificación y atención al detalle para una buena ejecución.

Sventa, con sede en Gran Bretaña, conocida por sus emocionantes eventos emergentes navideños y de verano en la playa, creó The Cool Conference para un cliente.

 

eventos emergentes

 

La tecnología como video walls, las pantallas táctiles y la cartelería digital pueden tener un gran impacto en los eventos emergentes.

  • Tecnología para crear el ambiente adecuado: El ambiente adecuado es parte de lo que atrae a las personas a los eventos emergentes, las activaciones de la marca y el mapeo de proyección 3D puede ayudar mucho a crear el ambiente adecuado.
  • Participación de los participantes a través de AV: Siempre que sea posible, el AV debe ser compacto y moverse más allá de los proyectores normales y pantallas. Las pantallas de 360 grados, los sistemas de presentación inalámbrica como Montage y las pantallas interactivas son enfoques eficaces para capturar la atención de los participantes.
  • Conectividad Wifi y ancho de banda: Debe haber suficiente ancho de banda para apoyar a todos los expositores, el AV y la tecnología de presentación es una necesidad para los eventos emergentes. Los participantes también esperan puntos de acceso WiFi gratuitos.
  • Temperatura y confort del asistente: durante el invierno y en días más fríos en el otoño y la primavera, mantener a los asistentes calientes puede ser un desafío. Las lámparas portátiles de vidrio cerrado con llamas realistas están a la orden del día. Actualmente están disponibles en Europa y el Reino Unido como el “Sunwood Marino”.
  • Servicio de Alimentos y Bebidas: Para los eventos emergentes, mantener el ambiente limpio e higiénico y garantizar que los alimentos y bebidas se sirvan a la temperatura óptima es esencial para la seguridad de todos los asistentes. Dometic y Evaptainers han desarrollado nuevos enfoques de baja tecnología para mantener la comida fresca en lugares remotos.
  • Sistemas de pago sin efectivo: La tecnología de pago sin efectivo maneja los pagos rápidamente y asegura la precisión. Hay una amplia gama de aplicaciones móviles disponibles, tales como Fastbar, que reemplazó costosos y problemáticos sistemas POS con pulseras de plástico.
  • Videografía: Grabar eventos emergentes y publicarlos en YouTube es una forma de extender la longevidad de los eventos. Cada vez más son las herramientas que están llegando al mercado para hacer esto más fácil.

 

eventos emergentes

 

La clave para tener éxito en el evento es crear emoción suficiente para atraer a tantos participantes como sea posible dentro de un breve período de tiempo. Las redes sociales van a ser tu mejor amigo. Una forma de impulsar la curiosidad y la emoción con su público es publicar fotos divertidas y misteriosos subtítulos.

Incluso si desea sorprender a los participantes, los avisos de “Save the Date” en todas las redes sociales con una cuenta atrás para la fecha del evento pueden generar alguna anticipación en torno a su gran anuncio.

 

Via | Blog Eventmobi

Orquidea Technology Group y EventMobi juntos en IBTM 2016.

Visítanos en el stand O132 dentro de Fira de Barcelona del 29 de Noviembre al 1 de Enero en IBTM.

 

El IBTM es la principal feria dedicada al sector de conferencias, incentivos, eventos, viajes de negocios y congresos. Esta feria se celebrará entre los próximos días 29 de noviembre al 1 de diciembre de 2016, en las instalaciones de la Fira de Barcelona.

 

El perfil de los visitantes y asistentes de la feria IBTM 2016 son ejecutivos responsables de la organización de viajes de negocio, congresos, conferencias, eventos y viajes de incentivos. Entre ellos destacan: Agencias, asociaciones, grandes empresas y organizaciones profesionales de conferencias (PCO). Los profesionales del sector de congresos visitan IBTM para conocer los productos, servicios, destinos y tendencias más recientes.

 

No faltes a esta cita, ¡Te esperamos!

firma3-01

Eventmobi recibe el premio a la mejor App para eventos 2016 en el Event Technology Awards UK celebrado en Londres el miércoles 9 de noviembre de 2016.

Eventmobi fue seleccionada como la mejor aplicación de eventos del año y juzgado por algunos de los líderes más influyentes e innovadores en la industria de eventos.

eventmobi-best-event-app-event-technology-awards1-225x300

 

Junto a un grupo impresionante de candidatos, estamos muy contentos de recibir este premio. Reconocido por el Éxito del evento The Peak Launch organizado por Virgin Holidays el año pasado, el premio reconoció cómo el uso de una aplicación de eventos permite al planificador crear una experiencia personalizada para sus asistentes como una forma de impulsar el compromiso y agilizar la comunicación.

 

Este año, el jurado estaba compuesto por una lista de las personas más importantes de la industria como David Adler, CEO y Fundador de BizBash, Dahlia Gazzar, John Federico CEO de Event Tech Podcast, Julius Solaris Jefe editor de Event Manager Blog , Liz King, Michelle Bruno, Miguel Neves de IMEX y Mark Bannister, Director Técnico de George P. Johnson.

 

A través de nuestra creciente red de socios, EventMobi tiene un alcance global. Actualmente se utiliza en más de 72 países y en 24 idiomas diferentes. Las empresas de marketing y gestión de eventos que quieren flexibilidad y personalización, gracias a nuestra plataforma continúan ofreciendo increíbles experiencias digitales para sus clientes.

 

¿Está interesado en saber por qué EventMobi obtuvo la mejor aplicación para eventos y cómo podemos ofrecerle creatividad y control sin precedentes para su próximo evento? Obtenga más información acerca de nuestra última versión de producto que ofrece el control de diseño definitivo a una plataforma de aplicaciones de eventos, Advanced Designer.

design-01

¿Cómo prevenir que envíes las peores Encuestas para Eventos de la Historia?

El feedback que los organizadores de eventos obtienen de las encuestas para eventos, de las evaluaciones a las sesiones y de las votaciones en vivo son cruciales para acentuar lo positivo y erradicar lo negativo para futuros eventos. Pero si la información obtenida en las encuestas es basura, también lo serán las proposiciones que se deriven de estas. Si usted no hace buenas preguntas a los asistentes no obtendrá buenas respuestas. Aquí recomendamos algunas reglas básicas.

 

encuestas para eventos

Las mejores prácticas se inclinan hacia la brevedad, claridad y relevancia en las encuestas para eventos. Por ejemplo:

  1. Mantenga las preguntas cortas. Los asistentes no estarán mucho tiempo leyendo los detalles de las preguntas que vayan surgiendo. Los porcentajes de respuesta de las preguntas post-evento ya están por debajo del 10%, así que hay que hacerlo fácil.

 

  1. Varíe los tipos de preguntas para hacer la encuesta más interesante en general. Use matrices, respuestas de selección múltiple, respuestas de si o no y trate de evitar las preguntas abiertas tipo ensayo (especialmente cuando se hacen desde dispositivos móviles).

 

 

  1. Incluya una pregunta que permita calificar de manera general el evento. Las respuesta a esta pregunta puede proporcionar a los planificadores una referencia fácil de cómo se percibe el evento.

 

  1. Para las preguntas en Vivo piense en los tipos de preguntas teniendo en cuenta cómo presentará los resultados. En un mundo que está enamorado de los elementos visuales, piense en los gráficos: de tarta, barras horizontales o verticales y cómo presentarlos de manera que sean significativas para los asistentes. No realice más de cuatro preguntas en vivo durante una sesión.

 

 

  1. Para evaluar las sesiones no utilice más de cinco preguntas.

 

  1. Si quiere evaluar un evento no utilice más de 12 preguntas, la tasa de respuesta de las encuestas de evaluación son extremadamente bajas.

 

 

  1. Mantenga las preguntas relevantes para todos los que respondan a la encuesta. Si no todos asistieron a una charla o comieron pollo entonces no pregunte a todos por lo mismo.

 

  1. Evite dirigir las respuestas. No influya en una respuesta manejando el lenguaje porque esto estará abonando el terreno para recibir respuestas poco fiables.

 

 

  1. Piense en sus prioridades. Si su organización tiene problemas urgentes para los cuales necesita respuestas, póngalos en la encuesta en lugar de las preguntas más generales.

 

  1. Dele visibilidad a sus encuestas. Si quiere que la gente las conteste puede contárselo a todos, explique la utilidad y planifique el tiempo para contestar dentro del tiempo del evento.

 

 

  1. Si tiene un evento de varios días vaya haciendo preguntas a lo largo del evento, no espere que termine la última sesión para preguntar por ello, el último día todos estarán apurados y querrán volver a casa.

 

  1. Si piensa que la gente va a contestar a posteriori sin ningún estímulo para ello, olvídelo porque no lo harán.Al final del día, escribir las preguntas más efectivas durante el evento (lo que significa no hacer La peor encuesta de la Historia) es una cuestión de precisión y velocidad, para ello debemos permitir que los asistentes respondan las mejores preguntas en la menor cantidad de tiempo. Una aplicación móvil le ayudará con este cometido, no solamente recopilando más datos, más rápidamente, sino también permitiendo tabular fácilmente las respuestas de manera rápida en una formato consistente que puede ser referenciado año tras año.

 

 

Vamos a hablar de las principales razones por las que su empresa puede no estar caminando hacia eventos sin papel y soluciones sostenibles . Quizás se encuentre en un punto donde puede escoger entre contratar servicios tecnológicos que ayuden a este cometido o esperar a tener una razón para tener que hacerlo de manera inmediata.

 

Hay muchas razones por las cuales las empresas se encuentran vacilantes en adoptar una estrategia para organizar eventos sin papel a pesar de sus muchos beneficios: es ecológico, eficiente y, en la mayoría de casos, puede ahorrar dinero a su empresa.

Lo primero que hay que aprender es que la mayoría de las objeciones podrían ser cuestionadas y, en segundo lugar, que se podría incrementar un plan para no tener que llevar papel a través de un proceso gradual, dando pequeños pasos poco a poco.

 

Aquí presentamos algunas de las excusas más comunes a la hora de hablar sobre los eventos sin papel y qué puedes hacer para cambiarlo.

eventos sin papel

 

Es cierto que no todas las personas que participan en el evento tienen educación en el uso de la tecnología, pero esto está cambiando rápidamente. Es probable que debido al ritmo en que avanza la tecnología en muchas empresas y profesiones, sus asistentes estén recibiendo capacitación en relación al uso de la tecnología para desarrollar sus trabajos. El mejor enfoque para su organización puede ser aplicar una Fase Uno. Hablamos de eso a continuación.

eventos sin papel

Como con cualquier tipo de cambio (nuevas sedes, opciones de comidas y bebidas, o cambios en los ponentes principales) hay siempre un porcentaje de participantes en el evento que pueden presentar resistencia al cambio. Una gran manera de afrontar la resistencia es sacarla a la luz y reconocerla de una manera respetuosa, tal vez incluso con un poco de humor. De esa tarea al departamento de Marketing. Te lo agradecerán.

 

eventos sin papel

 

Puede que su empresa tenga poco presupuesto para usar tecnología para eventos y no tener que llevar papeles a sus eventos, en este caso, considere solamente las opciones tecnológicas que le permitan ahorrar dinero y aportar más ingresos netos.

Por ejemplo las aplicaciones de eventos y la señalización digital pueden abrir una cantidad de oportunidades de patrocinio que son medibles, no solo cubren el coste de la tecnología, sino que además pueden generan ingresos adicionales.

 

eventos sin papel

Hay muchas opciones de tecnología en el mercado y la mayoría de los planificadores de Eventos no tienen el tiempo o el entrenamiento suficiente para manejar múltiples proveedores. Puede remediar esta situación eligiendo una solución tecnológica integrada que le permita digitalizar, por ejemplo, el registro, una app para evento y la señalización digital en una sola plataforma.

 

 

Una vez que tome la decisión de realizar un evento sin papel (esperemos que basado en algunas o todas las ideas expresadas en la idea anterior), el próximo paso es preparar un plan de actuación sobre la audiencia. Aquí hay un enfoque de 3 fases.

 

Fase 1: Pequeños pasos

 

Antes de incorporar tecnología de evento de cualquier clase en las manes de sus participantes, haga lo siguiente:

 

  • Involucre a los participantes en la planificación del proceso. Pregunte cómo les gustaría recibir la información, el entrenamiento y la asistencia en el uso de la tecnología (algunos vendedores ofrecen versiones de prueba gratuitas).

 

  • Por ejemplo: La Asociación Canadiense de Matronas celebró una reunión con su junta directiva y su personal de nivel superior para darle entrenamiento acerca de la App para Evento que iban a implementar. Haciendo esto convirtieron a los líderes de la asociación en evangelistas y los asistentes las siguieron.

 

  • Si la tecnología es abrumadora para su audiencia, quizás comience sólo con un tipo de tecnología: el registro o la App del evento para implementar el primer año. Cada viaje comienza con un solo paso ¿verdad?

 

  • Antes del evento, prepare una lista de beneficios y pregunte a sus miembros de la audiencia cómo ellos preferirían que usted les comparta esos beneficios. Por ejemplo, con el ahorro de costes de utilizar una aplicación móvil en lugar de un directorio impreso, tal vez les gustaría WiFi en más áreas. Ofrezca ejemplos a sus miembros más involucrados y obtenga sus comentarios.

 

  • Reduzca sustancialmente el número de directorios impresos ofreciendo la mayor parte del contenido de su evento exclusivamente en la aplicación. Para aquellos asistentes que necesitan un poco más de tiempo para ajustarse a la tecnología, haga directorios impresos disponibles sólo por solicitud.

 

  • Prepare su campaña de marketing para informar, entrenar y animar a los usuarios acerca de los próximos cambios.

 

  • Cree una línea de tiempo para introducir la tecnología e informe a los usuarios potenciales para que puedan construir en la línea de tiempo otras tareas asociadas con sus eventos.

 

  • Evite abrumar a su audiencia difundiendo la línea de tiempo para la introducción de la tecnología en todos sus Eventos.


 

Fase 2: Despliegue Suave

 

Para el primer evento en el cual vaya a usar tecnología de eventos, observe las siguientes sugerencias:

 

  • De a los usuarios un fácil acceso a la tecnología. Permita que los usuarios ingresen con un clic. Los inicios de sesión complicados son enemigos de la adopción de tecnología.

 

  • Proporcione asistencia técnica in-situ. Esté seguro que todos sus trabajadores conocen el uso de la App de forma tal que puedan ayudar a resolver problemas sencillos a los asistentes.

 

  • Ofrezca un incentivo a los asistentes que usen este tipo de tecnología para eventos, por ejemplo: un cupón de Starbucks o un ticket para una bebida extra en el bar.

 

  • Busque feedback en todas partes (tal vez utilizando las encuestas en la Aplicación de Eventos) acerca de cómo se está desplegando la tecnología. Revise todo –positivo o negativo- con su personal y su proveedor de Apps. Podría ser algo tan sencillo como habilitar una opción cualquiera de la App para ofrecer una mejor experiencia para usted y sus visitantes.

 

Fase 3: Reúna comentarios y planifique para el próximo año

 

Una vez que haya completado el despliegue y obtenga información sobre si fue un éxito o no su evento sin papel, puede tener en cuenta estas opciones:

 

  • Construya sobre su éxito. Si el registro en sus eventos sin papel ha resultado un éxito el primer año, use el mismo enfoque para desplegar una App móvil (para reemplazar la agenda impresa) o la señalización digital (para reemplazar la cartelería) en el segundo año. Dicho esto, si su equipo y asistentes lo han aceptado sin problemas, usted es libre de seguir con este proceso con total tranquilidad.

 

  • Recompense a los usuarios por su audaz paso hacia el futuro. Agradezca su participación. Hágales saber cómo ha beneficiado a la organización y al evento, también hable sobre el futuro y la disposición de la organización de hacer sus vidas más fáciles con la incorporación de la tecnología para los futuros Eventos.

 

Su decisión de tener un Evento sin papeles tiene que ser tanto por liderazgo como por cuidar a la audiencia. En este mundo en rápido movimiento de negocios y profesionales, no puede esperar hasta que sus asistentes rueguen por eventos sin papel o imponer la tecnología por la fuerza.

Al ir conociendo en detalle las objeciones de los participantes y atacando esas reticencias, recibir asesoramiento de expertos y haciendo que el cambio ocurra, tanto usted como el organizador se beneficiará en muchos más aspectos que si tuviera papeles en sus eventos.

 

Via | Blog Eventmobi

Aunque las Apps para Eventos son cada vez más populares, la mayor parte de los eventos que se llevan a cabo ya tienen una o están pensando tenerla para su próxima edición.

Siempre la primera vez, como todo en la vida,  necesita un cuidado especial. Muchos Organizadores de Eventos se decepcionan de todas las supuestas ventajas de la tecnología para Eventos porque han experimentado en su propia piel una primera vez muy difícil cuando han utilizado una App para Eventos.

A continuación algunos consejos para que su primera vez sea lo que usted espera:

1. Alinee los objetivos de su evento con lo que espera de la tecnología.

Si necesita una Agenda, información de las Ponencias y los Ponentes o decirle a los asistentes cómo llegar al Evento, entonces utilice una App sencilla que haga lo que usted espera, pero que lo haga bien. Por el contrario si su evento son discusiones de casos médicos y lo que necesita es conocer la opinión de la audiencia entonces de más importancia a las funcionalidades relacionadas con el sistema de votación sobre cualquier otra.

 

No tenga funciones que no necesita porque esto lo que hace es crear ruido de fondo y no permite discernir lo que es visible de lo que es importante.

2. Tenga su App diseñada con antelación.

Tenga su App diseñada y disponible para los asistentes con suficiente tiempo de antelación. La idea es que con la App usted mantenga el interés: antes, durante y después del Evento. Lo peor que puede ocurrir es que el asistente llegue al Evento y sea ahí donde se entere que existe una App.

 

Mi primera App para Evento

 

Los Organizadores de Eventos que tienen cierta experiencia en la utilización de Apps utilizan muy bien el concepto de PRE-EVENTO y van colocando información de interés, preguntas, posibilidades de colaboración y muchas otras formas de interacción justo antes del Evento.

3. Haga marketing de su App.

Haga marketing de su App, de las plataformas para las que está disponible, de cómo descargarla y de su utilidad en el evento.

Que en un Evento exista una App no significa que los asistentes sepan que existe y a veces damos por sentado que así es, lo más triste es tener una excelente App que nadie utiliza.

Si quiere ir un paso más allá, no prepare ninguna información que tenga en la App en formato papel, parece radical pero muchos grandes Eventos llevan años haciéndolo de esa manera por lo cual eso contribuye no sólo a su economía sino también a colaborar a que el evento sea más sostenible.  Por supuesto cuando tome esta decisión dedique parte de estos recursos a promocionar la App.

4. Vaya monitorizando el desempeño de la App desde la fecha de lanzamiento.

Pida a su proveedor que le vaya informando acerca del número de descargas, de usuarios únicos y de páginas vistas. Esto le permitirá tomar acciones acerca de la promoción de la App antes del día del Evento.

5. Hable con los informáticos.

Si su Evento es una reunión de Ejecutivos de su empresa, hable con los informáticos y trate de distribuirla automáticamente a través de los sistemas MDM de la Organización, que les aparezca a todos automáticamente en su menú de inicio y que esto sea una preocupación menos.

Apps para eventos personalizada

6. Involucre a los ponentes con el uso de la App.

Involucre a los ponentes con el uso de la App de manera tal que sepan que desde el primer momento puede existir interacción entre ellos y la Audiencia de manera bidireccional. Que los asistentes puedan hacer preguntas al Ponente con moderación o no y que los ponentes puedan hacer tantas preguntas cómo quieran a la audiencia y que tendrán los resultados en vivo. Esto suele dar mucho juego y puede ser la diferencia entre un Evento muy bueno y un Evento memorable.

7. Ajuste sus recursos in- situ.

Ajuste sus recursos in- situ de acuerdo al tipo de audiencia que asiste al Evento, cuando la mayor parte de la audiencia son Millenials necesitará menos soporte in-situ para que carguen la App con toda la información en el sitio. Cuando la audiencia son mayoritariamente Baby Boomers entonces tenga mayor número de personal para ayudar a los asistentes a cargar la App, a muchos se les olvida cargarla y a la hora de descargarla en el sitio también tardan un poco más.

8. Hay que asegurar que la conexión a internet está disponible.

Aunque la mayoría de las Apps descargan su contenido en el dispositivo móvil. Hay funcionalidades como las votaciones, las notificaciones en directo, el escribir en un Foro de Discusión, entre otras, que requieren conexión a Internet. Hay que asegurar que la conexión a internet está disponible bien por una WIFI o mediante conexión 4G. Si no hay Internet en ese maravilloso Resort alejado de todo entonces no nos sirve como sede para nuestro Evento.

9. Tenga el personal técnico apropiado.

Tenga el personal técnico apropiado para soportar las operaciones: registro, atención in-situ para cargar o utilizar la App, Check-in del Evento, Votaciones. No deje a la suerte este aspecto porque aunque todo lo demás funcione es muy importante tener bajo control todos los aspectos el día del Evento. No escatime una partida de su presupuesto tratando de hacer algo que usted no conoce ni controla, sólo los profesionales podrán manejar esos cambios en el último minuto que siempre ocurren en los eventos.

10. Seleccione un proveedor con experiencia y un producto con garantías

Seleccione un proveedor con experiencia y un producto con garantías que esté al alcance de su presupuesto. Cada día salen muchos nuevos productos para que usted mismo haga todo, pero enfóquese en lo que realmente es importante para usted y deje el trabajo de la App para el proveedor seleccionado.

Creo que siguiendo estos sencillos pero interesantes consejos podrá lograr que su primera vez utilizando la tecnología para Eventos sea más un éxito que una decepción. Demás está decir que estos consejos son aplicables esté en su primer evento o tenga cientos de ellos a sus espaldas.