Apps para eventos

Apple anunció que está modificando la directriz de la App Store que prohibió las apps para eventos creadas a partir de plantillas y otros servicios de generación de aplicaciones.

Ya os hablamos de estos cambios en un artículo anterior sobre las Apps de marca blanca, pero cuando la empresa revisó sus políticas a principios del año pasado, la medida tenía el objetivo de reducir el número de aplicaciones de baja calidad y correo no deseado. Pero la decisión terminó afectando a un mercado mucho más amplio, que incluye pequeñas empresas, restaurantes, organizaciones sin ánimo de lucro y clubes que no cuentan con la experiencia o los fondos propios para desarrollar apps para eventos personalizadas desde cero.

La nueva regla de Apple pretende ofrecer una mayor claridad sobre qué tipo de apps para eventos serán o no aceptadas en la App Store.

Apps para eventos basadas plantillas, ¿Que ocurre en la App Store?

Antes,la directriz 4.2.6 App Store decía lo siguiente:

4.2.6 Las aplicaciones creadas a partir de una plantilla comercial o servicio de generación de aplicaciones serán rechazadas.

La redacción revisada de la compañía ahora declara:

4.2.6 Las aplicaciones creadas a partir de una plantilla comercial o servicio de generación de aplicaciones serán rechazadas a menos que sean enviadas directamente por el proveedor del contenido de la aplicación. Estos servicios de generación de aplicaciones no deben enviar aplicaciones en nombre de sus clientes y deben ofrecer herramientas que permitan a sus usuarios crear aplicaciones personalizadas e innovadoras que brinden experiencias únicas a los clientes.

Otra opción aceptable para los proveedores de Apps para eventos basadas en plantillas es crear una App para albergar todo el contenido del usuario de una manera conjunta o «seleccionador», por ejemplo, como una aplicación de buscador de restaurantes con entradas o páginas personalizadas separadas para cada restaurante cliente, o como una aplicación de eventos con entradas separadas para cada evento del cliente.

Este es un intento de Apple de aclarar lo que piensa sobre las apps para eventos con plantillas.

El núcleo de esto es la idea de que, si bien las pequeñas empresas y organizaciones pueden pasar por intermediarios como los servicios de plantillas de aplicaciones, los proveedores de plantillas de aplicaciones no deberían ser los que finalmente publiquen estas apps para eventos en nombre de sus clientes.

Apps para eventos basadas plantillas, ¿Que ocurre en la App Store?

En cambio, Apple quiere que cada aplicación de la App Store sea publicada por la empresa u organización detrás de la aplicación. (Esto es algo que se ha sugerido antes). Eso significa que su pizzería local, su iglesia, su gimnasio, etc. deben haber revisado la documentación de la App Store y el acuerdo de licencia ellos mismos, y participar más activamente en el proceso de publicación de la aplicación.

A principios de 2018 Apple renunciará a la tarifa de desarrollador de 99 € para todos los gobiernos y organizaciones sin fines de lucro comenzando en los EE. UU. Para facilitar esta transición.

Es válido aunque un intermediario, como un servicio de creación de plantillas, les ayude en esto, y también que un servicio de creación de plantillas les ayude a crear la aplicación por primera vez. De hecho, Apple no está tan preocupado por «cómo» se construye la aplicación (siempre que no se trate de una página web embebida) se preocupa por el resultado final.

Las apps para eventos necesitan ofrecer una experiencia de alta calidad, insiste la compañía. Las aplicaciones deberían ser más que la web y ofrecer una experiencia más profunda y rica.

Sin embargo, existe cierto desacuerdo sobre cuán extensamente se debería seguir aplicando esta regla. Algo de uniformidad para las aplicaciones de un determinado tipo podría hacer que sean más fáciles de usar, argumentan algunos. Saber dónde encontrar la función de «pedidos móviles», o dónde se encuentra el menú y la manera de pagarlo es algo positivo.

Por otro lado, Apple ve un ecosistema lleno de miles de imitadores y clones como algo muy malo. Es injusto para los desarrolladores que han personalizado sus aplicaciones, e incluso puede bloquear la tienda de aplicaciones cuando uno intenta cargar unas 20,000 aplicaciones publicadas bajo una única cuenta de desarrollador.

Si bien la mayoría de las personas coinciden en que las aplicaciones de baja calidad no merecen estar en la tienda de aplicaciones, existe la preocupación de la industria de que prohibir las aplicaciones basadas en plantillas en su conjunto haya sido una exageración.

La medida incluso llamó la atención del congresista Ted W. Lieu (Distrito 33, California), quien le dijo a Apple que estaba «lanzando una red demasiado amplia» en su esfuerzo por eliminar el spam y las aplicaciones ilegítimas de la App Store, y estaba «invalidando las aplicaciones» de desarrolladores antiguos y legítimos que no representan una amenaza para la integridad de la App Store «.

Apps para eventos basadas plantillas, ¿Que ocurre en la App Store?

Parecía extraño, también, que una empresa que, por un lado, había argumentado que todos merecían un acceso libre e igual a Internet, creara una regla que hace más difícil para las empresas más pequeñas y sin fines de lucro hacer negocios en la App Store, especialmente en un momento en que el acceso a la web se realiza más a menudo a través de Apps para móvil.

Por lo menos, esta rectificación parece ofrecer un respiro para los proveedores de servicios de plantillas. Todavía pueden actuar como intermediarios para las empresas más pequeñas, siempre que creen apps para eventos personalizadas que no se parezcan entre sí y los clientes las publiquen en sus propias cuentas. Incluso pueden usar componentes para compilar esas aplicaciones, siempre que las aplicaciones tengan variedad en sus interfaces y ofrezcan una experiencia similar a la de una aplicación, no a la de una web.

La regla podría decirse que está destinada a ofrecer a los consumidores una mejor tienda de aplicaciones, llena de aplicaciones bien diseñadas y de calidad, pero tendrá un efecto radical en las pequeñas empresas y su capacidad para competir con entidades más grandes. Claro, la pizzería podría venderse a través de Uber Eats, pero a un alto precio.

Pero eso también pone el negocio a merced de los mayores competidores, mientras que una aplicación, al igual que un sitio web, pone al negocio en mayor control sobre su propio destino.

Recientemente, TechCrunch informó que muchas empresas que operan en este espacio recibieron como fecha límite el 1 de enero de 2018 para cumplir con las pautas revisadas. Después de esta fecha, el equipo de App Store Review avisó a las compañías que sus nuevas aplicaciones no estarían permitidas en la App Store. Algunas apps ya habían caído bajo la prohibición y veían rechazadas sus presentaciones. (Las aplicaciones que ya estaban publicadas fueron mantenidas y podrían actualizarse, pero aún no esta claro cuánto tiempo durará esto).

Esta nueva reforma no parece permitirles continuar como lo hacían antes. En su lugar, deberán desarrollar nuevas herramientas para ofrecer a los clientes «aplicaciones para eventos personalizadas e innovadoras que brinden experiencias únicas a los clientes».

Algunas empresas incluso cerraron sus negocios como resultado de estos cambios. Desde los que ofrecían herramientas para pequeñas empresas que querían su propia presencia en la tienda de aplicaciones a aquellas que servían a industrias específicas, como ChowNow, que crea aplicaciones para restaurantes que quieren sus propios sistemas de pedidos móviles, o aquellas que crean apps para estudios de fitness , spas, eventos y más.

Estas empresas dicen que el equipo de Revisión de aplicaciones citaba las pautas 4.2.6 (y a veces las 4.3) cuando rechazaban sus aplicaciones.

La regla anterior (4.2.6) prohíbe las aplicaciones basadas en plantillas, mientras que la última (4.3) es más una trampa para prohibir el spam. La regla 4.3 se usaba en ocasiones cuando Apple no podía probar que la aplicación se había creado utilizando un asistente de creación o un sistema de arrastrar y soltar (manejador de contenidos), según nos dijeron.

Apps para eventos basadas plantillas, ¿Que ocurre en la App Store?

Cuando Apple anunció por primera vez los cambios en la WWDC, muchos de estos proveedores de plantillas y servicios de generación de apps para eventos pensaron que no se verían afectados: la prohibición tenía la intención de eliminar a los creadores de clones y los remitentes de correo no deseado. Es por eso que fue una sorpresa cuando los revisores de Apple comenzaron a informarles que ellos tampoco podrían publicar sus aplicaciones en la App Store. No se veían a sí mismos como spammers.

La nueva política de Apple proporciona más claridad sobre el asunto, pero en realidad no cambia la intención previa de Apple.

Por lo tanto permaneceremos atentos para informar en qué acaban por terminar todo estos cambios sobre la App Store que a tantos desarrolladores y negocios está afectando.

A menos que acabes de comenzar tu carrera como organizador de eventos, es probable que tu viaje profesional haya comenzado a través de canales no tecnológicos. Tal vez comenzó con el correo electrónico, utilizando una plataforma de automatización de marketing para enviar correos electrónicos personalizados y dirigidos a audiencias segmentadas. O tal vez utilizaste tu sitio web, optimizando la experiencia del usuario con la personalización en tiempo real.

Pero los dispositivos móviles están creciendo a un ritmo significativo a medida que más y más usuarios utilizan sus dispositivos móviles para acceder a la información. Dado que del tiempo que los consumidores consumen contenido multimedia, un 89% lo hacen en aplicaciones móviles, según Nielsen, es imprescindible que tu empresa esté implantando una estrategia de Apps para Eventos. Si bien puedes utilizar tu experiencia previa para fijar objetivos, realizar pruebas y la personalización, las aplicaciones se comportan de manera diferente a otros medios, por lo que debes cambiar tu estrategia de marketing digital para abordarlas. Aquí te dejamos otros 3 puntos que deberías tener en cuenta en tu viaje hacia la personalización de las apps para eventos.

  1. Conoce a tus usuarios y lo que quieren

Al igual que con otros canales de ventas, su objetivo es lograr resultados positivos. En las apps para eventos, esto se traduce en más usuarios, más tiempo en la aplicación, calificaciones más altas, mayores tasas de conversión, etc. Para alentar el crecimiento de estos resultados, debes proporcionar a tus usuarios diferentes funciones que los involucren y los retengan, tales como como vídeo tutoriales, descuentos y notificaciones, solo por nombrar algunos. Pero para hacer esto de manera eficiente, debes tratar a tus usuarios como individuos, no como ‘resultados’, lo que significa que tiene que ser personal con ellos.

Con los informes y el análisis adecuado puede recopilar mucha información de valor sobre tus asistentes. Además, podrás localizar su última ubicación, consultar la útima vez que abrió su app para eventos o conocer cuánto tiempo pasó en ella y que secciones de ésta visitaron. Con estos resultados, puedes enviar mensajes personalizados a los asistentes que tu elijas desde la aplicación, brindando a los usuarios un contenido de mayor relevancia e interés.

Existen varias estrategias móviles de marketing para administrar las notificaciones push y en la aplicación, pero tu enfoque debe girar más en torno a la forma en que diriges estas conversaciones que a la creación del mensaje.

Hay 3 niveles de datos a tener en cuenta:

Uso general: ¿Cuándo fue la última vez que el usuario visitó la app para eventos? ¿Cuánto tiempo duró la sesión?

Comportamiento: ¿Qué actividad tuvo en la aplicación? ¿Qué pantallas vió y cómo navegó por ella?

Datos de soporte: Integra tus canales para que puedas sincronizar datos de tus asistentes, como género, edad y preferencias.

Apps para eventos Orquidea Technology Group

  1. Respuestas en tiempo real: conversaciones vs. mensajes individuales

Cambiar el mensaje en tiempo real en función de la actividad que un usuario tiene es una práctica conocida, pero en el mundo de la apps para eventos, significa presentarles a los usuarios contenido relacionado con sus consultas o con las acciones que esperabas o no que hicieran.

En muchos casos, las comunicaciones de las apps para eventos se basan en acciones unidireccionales cuando hay un mensaje que el propietario de la aplicación desea mostrar. Incluso si estos mensajes se personalizan y se envían a grupos segmentados, tienen un CTA claro y conciso, en lugar de promover una conversación continua con el usuario que pueda ser entretenida, informativa o educativa. Normalmente no vemos aplicaciones que se comuniquen con los usuarios de una manera bidireccional en varios pasos, escuchando y respondiendo a los comentarios de los usuarios… todavía.

Para conseguir el mejor resultado y ofrecer una experiencia única, los organizadores deben responder de manera personalizada a las acciones únicas de cada usuario. Por ejemplo, si un usuario completa una encuesta de satisfacción positivamente, podría continuar con una invitación para calificar la app del evento en la tienda de aplicaciones. Si, por el lado contrario, el usuario rellena la encuesta de forma negativa, podrías enviar un mensaje con más información o una oferta especial para aumentar el nivel de satisfacción.  Este tipo de comunicación en las apps para eventos funcionan de manera similar a la del email marketing, moviendo a los usuarios de una fase a otra con un contenido personalizado.

Apps para eventos Orquidea Technology Group

  1. Prueba, experimento y optimización

Las constantes pruebas y la búsqueda de la optimización, a través del mensaje en los asuntos, contenidos, imágenes o diseños, son el corazón y el alma del marketing. Experimenta con diferentes técnicas según tus objetivos, optimiza constantemente tu contenido y establece un proceso en base a tu experiencia.

¿Pero cómo puedes aplicar este proceso para mejorar tus apps para eventos? No sólo debes experimentar con el contenido de tu aplicación, sino que debes hacerlo también con la frecuencia y el horario de los mensajes, las consultas en la aplicación y probar diferentes funciones de interacción entre sí. Por ejemplo, ¿Qué tipo de introducción sería más efectiva para los nuevos usuarios: un video tutorial o un carrusel de características? Sólo a través de la experimentación y la optimización se puede alcanzar el completo potencial de las apps para eventos.

Sin embargo, la mayoría de las compañías no se encuentran en este punto. Los equipos de desarrollo se centran principalmente en la funcionalidad central de la aplicación y, en un plano secundario, en las funciones de interacción que impulsan a las personas a conectarse con el evento e interactuar. Este es un obstáculo en tu viaje hacia la personalización de la aplicación que debes superar. Es fundamental para los profesionales del marketing dirigir sus apps para eventos en la dirección correcta, con un objetivo definido. Al igual que un sitio web es administrado por un CMS (Content Management System) y las campañas de marketing son administradas por una plataforma automatizada de marketing, los propietarios de las aplicaciones también necesitan una solución que les permita comunicarse, fidelizar y mantener relaciones personalizadas con sus usuarios sin tener que depender de sus equipos de desarrollo. Es solo cuestión de tiempo antes de que la industria avance hacia el manejo paralelo de aplicaciones móviles. Por un lado, el equipo de desarrollo administrará la funcionalidad principal y, por otro lado, los equipos de marketing serán los encargados de la experiencia del cliente. Los profesionales del marketing no podrán ofrecer el nivel de experiencia esperado al usuario hasta contar con una aplicación con el nivel de independencia y flexibilidad que tienen en otros canales.

Al comprender, interactuar y satisfacer a tus usuarios, te encontrarás mucho más cerca de personalizar la experiencia en tus apps para eventos. ¡Empieza ahora mismo!

Este verano, tras la Conferencia Mundial de Desarrolladores, Apple decidió cortar la proliferación de apps para eventos de marca blanca confusas, clonadas o copiadas. Este proceso fue impulsado a través de una pequeña pero poderosa adición a su política de revisión de Apps. “Las Apps creadas desde una plantilla comercial o servicios de generación de apps serán rechazadas” App Store Review Guideline 4.2.6.

Mientras que Apple no facilita públicamente una guía de cómo estas políticas deben ser interpretadas, algunos proveedores de apps para eventos han sido advertidos debido que sus apps pueden ser muy genéricas para continuar siendo aprobadas para su distribución en la tienda de Apple bajo el formato actual.

Apple quiere llevar a los desarrolladores desde el Modelo de Apps para Eventos de Marca Blanca hacia el modelo de App Universal: una App única y segura, personalizada con la marca del proveedor de Apps que se aprueba en la App Store y desde donde se puedan acceder a todas las Apps particulares de los clientes finales con sólo usar un código. Usar las Apps de marca blanca ya no es una opción, al menos en la App Store.

 

Apps store y apps para eventos de marca blanca

 

¿Qué significa esto para la aprobación en la tienda de Apple de las Apps para Eventos?

Para que una App para Evento sea aceptada de forma individual bajo los nuevos criterios, las diferencias entre una App y otra no puede ser solamente el contenido, sino también su funcionalidad y Apple será muy estricto en este sentido. Es decir, existe aún la posibilidad de registrar Apps Nativas de forma individual, pero deben ser muy originales y tener incorporados elementos innovadores y diferenciales que hagan este producto algo único.

Las Apps Universales serán el tipo de App más utilizado ya que Apple está requiriendo a los vendedores de Apps para eventos que pasen a este modelo, y los cambios implementados están siendo impulsados desde el más alto nivel en la compañía de la manzana.

Llegados a este punto, es de relevancia destacar que las WebApps no se verán afectadas de ninguna forma por esta normativa, ya que solamente afecta a las apps nativas en la tienda de Apple. Tampoco las Apps que vayan a la Play Store, bajo el sistema operativo Android, se verán comprometidas.

 

¿Qué se pierde con el Modelo de App Universal?

  • Fundamentalmente se pierden la identificación y personalización de la App con un nombre e icono particular en la App Store.

 

Apps store y apps para eventos de marca blanca

Beneficios del Modelo de la App Universal

  • El cliente no tendrá que preocuparse más por el tiempo que tarda su App en ser aprobada en la App Store, ya que cualquier App desarrollada estará inmediatamente disponible introduciendo un código a través de la ya aprobada App Universal.
  • Los cambios, actualizaciones y mejoras en las funcionalidades se harán únicamente en la App Universal. No será necesario estar pendiente de actualizar individualmente cada una de las Apps.
  • Los asistentes a los eventos no tendrán que bajarse una App por cada evento, sino una sola App por proveedor, por lo que la tasa de adopción será mucho más alta.
  • Se mejorarán las funcionalidades de las Apps Universales permitiendo que características como “Single Sign On “, es decir, autentificarse para entrar a tu App desde otras plataformas o integración con Yammer, LinkedIn o Sales Force serán más fáciles de implementar en una plataforma común que hacerlo individualmente para cada App cuyo tiempo de vida es a veces muy corto.

Al final, vemos que el nuevo modelo que plantea Apple a largo plazo parece más sencillo de gestionar tanto para desarrolladores como por para los asistentes. Hay que esperar cómo los proveedores manejarán la situación en Android, por lo pronto, algunos desarrolladores líderes como EventMobi están utilizando el modelo de App Universal desde este mismo momento en ambas tiendas de aplicaciones.

Seguiremos atentos a cómo evoluciona la situación para transmitirles cualquier novedad al respecto.

Ya has tomado la mejor decisión y utilizarás una App para eventos en tu próximo Congreso, Conferencia, Reunión de Compañía o viaje de incentivo. ¿Qué hacer para que tus asistentes conozcan tu app para eventos?

Los organizadores de eventos pierden recursos y las ventajas que proporciona una app para eventos al no dar a conocerla. La clave es promover activamente tu app para eventos y tu plataforma de networking para crear un valor real. A continuación, te proporcionamos unos consejos para aprovechar al máximo el potencial de tu aplicación.

No hay tiempo que perder

En cuanto tus asistentes se registren, empieza a promover el valor de tu aplicación. El correo de registro que reciben de manera inmediata es el momento perfecto para incluir los beneficios de tu app para eventos con enlaces de descarga.

Incluye los accesos a redes sociales y a la descarga de tu app en los correos electrónicos, sitio web, redes sociales, acreditaciones o en el mismo mostrador de registro el día del evento para hacerlos más accesibles.

El correo es el aliado de tu App para eventos

Envía un correo electrónico dedicado a cada participante registrado con una llamada clara a la acción para descargar tu app para eventos. Si agobias a tus asistentes con multitud de enlaces e información la llamada a la acción perderá efectividad.

Los correos electrónicos personalizados obtienen mayores tasas de fidelización y clics. Está demostrado que los correos segmentados producen un 30% más de apertura que los correos no diferenciados.

Analiza el rendimiento de los correos electrónicos. Tus asistentes están ocupados y no suelen ver todos los correos que les envías, así que utiliza los recordatorios para aquellos que no han hecho clic en el enlace de descarga de tu app para eventos.

 

Email promoción app para eventos

Hazlo social

Empieza a promover los enlaces de descarga de tu app para eventos en Twitter, Facebook, LinkedIn o Instagram tan pronto como sea posible y síguelo promoviendo hasta que tu evento termine. El número de asistentes que usen la aplicación crecerá en proporción a la cantidad de promoción que se haga de ella. También debes asegurarte de compartir la app para eventos y el acceso a la red wifi durante el evento para que nadie se quede fuera.

Asegúrate de que tu evento tiene un hashtag y asegúrate de usarlo! Un hashtag es una manera fácil de que tu nombre se haga viral en las redes sociales y conectar con tu audiencia más directamente.
Supervisa a tus asistentes en las redes sociales e interactúa. Si un asistente realiza una pregunta, contacta con él y facilítale el acceso a tu app para eventos.

Haz tu app para eventos visible

Asegúrate de que los enlaces a la comunidad del evento y a la app para eventos son fácilmente accesibles desde tu web. También es necesario proporcionar las instrucciones y pasos a seguir para descargar y utilizar la app del evento.

Si tienes acceso a botones de descarga o widgets para promocionar tu aplicación asegúrate de usarlos y darles visibilidad en tus correos electrónicos a asistentes.

Convierte a tus ponentes y asistentes en promotores

Facilita a los asistentes la promoción del evento y de la app para eventos con botones de texto predeterminado que ofrezcan compartir su asistencia con el resto de asistentes.

Tus ponentes son los mayores promotores! Suelen tener grandes número de seguidores, por lo que asegurar que se unan y utilicen la app del evento puede ser una forma muy eficaz de conseguir que el resto lo haga. Además, si la app para eventos tiene un espacio para mostrar los perfiles de los ponentes e invitas a los asistentes darles “likes”, ya tendrán un motivo para descargarla y promocionarla.

Sé directo y permite que los asistentes conozcan los beneficios de tu app para eventos, ya se trate de chats privados, muro del evento, foros de discusión, posibilidad de hacer preguntas, networking, una agenda actualizada o la integración con  redes sociales, para hacerles saber que merece la pena.

Ponente hablando a los asistentes de un evento

Da ejemplo con tu equipo

Asegúrate de que todo tu equipo se ha unido a la app del evento y la está promoviendo activamente. Debes involucrarlos a través de la aplicación y las redes sociales.
Crea un efecto dominó, cuando la gente vea a una comunidad de asistentes comprometida, lo más probable es que se unan.

¡El día del evento!

  • Acércate a tus asistentes, no tengas miedo de pedir cara a cara que la descarguen.
  • Reparte folletos a medida que los asistentes lleguen con toda la información de la app para eventos.
  • Ya sea en la entrada o en las áreas comunes, mantén una señalización indicando como bajar la App para eventos y el hashtag.
  • Cuando la App para eventos sea una herramienta de interacción entre asistentes y ponentes realiza  anuncios en el escenario para que los que no la tengan la descarguen, o mediante notificaciones push, para recordar a los asistentes que ya la tienen el valor de usar tu app para eventos.

App para eventos networking
A medida que avanza el evento, asegúrate de que no estás olvidando ninguno de estos pasos. No existe ningún truco para aumentar la adopción de tecnología por parte del usuario, pero por suerte, puedes aprovechar estos consejos.
Y, ahora sí , ¡Empieza a promocionar tu app para eventos!

Saber más sobre Apps para eventos

Se ha escrito mucho acerca de los eventos relacionados con experiencias, aquellos que se esfuerzan por unir a los asistentes con la marca corporativa o con los organizadores del evento, creando emoción y sumergiéndolos en experiencias divertidas y atractivas. Pero, hay más en la creación de experiencias que proveer diversión. Para conectar de verdad con una audiencia, el evento tiene que llegar a las profundidades de las emociones humanas abarcando cuatro aspectos claves: la adquisición, la vinculación, el aprendizaje y la defensa. Esto puede requerir una nueva forma de pensar acerca de lo que los asistentes realmente necesitan y cómo ofrecérselo.

La Conexión Crítica Entre Emoción y Diseño de Eventos

La teoría de los cuatro aspectos fue desarrollada por Paul Lawrence y Nitin Nohria y articulada en su libro del año 2002, Driven: How Human Nature Shapes Our Choices la traducción sería «Cómo la Naturaleza Humana da forma a Nuestras Decisiones».

¿Cómo planificar Eventos que llenen las Necesidades Emocionales de los Asistentes?

¿Qué tipos de programa y actividades pueden implementar los planificadores de eventos para atender a los cuatro aspectos anteriormente mencionados?

Eventos que activan la emoción

Adquisición

Los seres Humanos de acuerdo a Lawrence y Nohria, no solamente desean bienes materiales, sino también cosas inmateriales como estatus, poder e influencia. Las Conferencias de las Asociaciones hacen un buen trabajo en este sentido ya que mejoran la posición de los asistentes (principalmente los miembros) elevándola mediante el otorgamiento de premios (Planificador del Año, Estrella Ascendente, Mejor Profesional menor de 30 años, etc…), los hacen miembros de juntas consultivas y les proveen de espacios para hablar en el programa de la conferencia. Además hay otros tipos de regalos materiales que crean emoción y que sirven como reconocimiento que los planificadores de eventos también deben considerar tales como:

  • Nada supera a una buena bolsa, especialmente cuando está rellena con elementos útiles como una batería para cargar el móvil o audífonos provistos por los patrocinadores.
  • Pruebe el CROWSOURCING de ideas antes del evento dándole importancia públicamente a los que contribuyan. Algunas plataformas de crowdsourcing permiten a los participantes “votar” por las contribuciones.
  • Implemente algunos juegos y recompense a los jugadores con visibilidad en una tabla de posiciones, insignias digitales y premios reales.
  • Trate de conseguir de los asistentes su participación con gran contenido, buenas ideas y mucha influencia en las redes sociales durante el evento, destaque la participación mediante un Social Wall y destaque a los que más participen.

Vinculación

Conferencias, ferias comerciales y reuniones están hechas a medida para fomentar las relaciones y facilitar la interacción con las personas. Algunos soportes tradicionales para ayudar a los asistentes incluyen eventos deportivos, como torneos de golf o carreras/paseos de 5 Km, campañas de responsabilidad social corporativa (construcción de casas o relleno de mochilas con material escolar), y eventos específicos de networking de muchos tipos.

Pero en el nuevo mundo de los eventos, hay otra cantidad de experiencias de vinculación que los planificadores pueden emplear en sus eventos:

  • Trate de dividir a los asistentes con intereses similares en «equipos» para navegar por su evento «juntos» e informar al grupo cuando los miembros del equipo se separen para asistir a una presentación específica.
  • Para reuniones regionales o locales, permita a los asistentes traer sus perros. Esto suena a locura, pero es una forma increíble de romper el hielo fuera del espacio del evento y puede ayudar a unir más rápidamente a las personas introvertidas dentro del evento.
  • Cree más intimidad con varios espacios para sentarse en sofás confortables, micro sesiones (como CAMPFIRES) y formatos de sesión informales. Es mucho más fácil unir cuando hay menos gente en el grupo.
  • Las aplicaciones móviles de emparejamiento no unen literalmente a la gente, pero son precursoras de la interacción. Sin estas apps se deja “trabajar a la multitud” a su aire y esto no es muy efectivo en los eventos muy grandes. 

Aprender

Prácticamente todas las encuestas que se hayan hecho acerca de por qué la gente va a conferencias dan la misma respuesta; La gente va a las reuniones para aprender. Por lo tanto, tiene sentido que los planificadores dediquen la parte de sus esfuerzos de programación en ofrecer contenido atractivo, nuevo y evocador. Pero Lawrence y Nohria definen el aprendizaje como la exploración de nuevas áreas de la vida, la práctica de nuevas habilidades y la satisfacción de nuevas curiosidades, que para los planificadores, puede ser una licencia para implementar excelentes sesiones de educación dentro del evento, por ejemplo:

  • La artesanía y los juguetes se pueden utilizar para encender las neuronas y conexiones cerebrales y hacer que los asistentes piensen de maneras innovadoras representando un nuevo paisaje para el aprendizaje en los eventos, especialmente teniendo en cuenta la tendencia de «Hacer» de la última década.
  • Los debates sobre temas tales como la elaboración de vinos, la agricultura ecológica o los libros que se desvían de la tarifa estándar de la conferencia pueden ser profundamente satisfactorios y memorables para muchos asistentes.
  • Las presentaciones pueden ser aburridas. En su lugar, acabe con ellas por completo. Entregue el contenido a los asistentes por adelantado y utilice el tiempo, antiguamente conocido como una sesión, para discutir y compartir ideas sobre el tema.

 

Defenderse

Los planificadores de eventos deben evitar que el factor defensa sea activado entre los asistentes porque es un factor de estrés. Los planificadores pueden tomar algunas medidas para proteger a sus clientes asistentes y reducir su necesidad de defenderse de varias maneras:

  • La seguridad personal es un factor enorme. Los planificadores pueden hacer más para evitar que los actores peligrosos adquieran acceso a los espacios de reunión, pero también pueden tomar medidas para hacer que los eventos sean más inclusivos con respecto a las personas con discapacidades, alergias alimentarias potencialmente mortales o enfermedades mentales.
  • La seguridad cibernética es y seguirá siendo una amenaza para las reuniones. Los planificadores deben comenzar a implementar medidas anti-piratería y capacitación de los asistentes para minimizar el riesgo y seleccionar tecnologías de eventos que cumplan con los estándares de seguridad aceptables, especialmente con respecto a la información de pago y de los datos personales.
  • Tenga «la charla» con centros de conferencias, hoteles, restaurantes y los lugares fuera del sitio de reunión y deje que sus asistentes sepan que usted está haciendo todo lo posible para asegurar su seguridad.

La emoción, ejemplificada por las cuatro unidades clave es una parte integral del diseño de la experiencia. Los Planificadores de eventos que buscan crear experiencias más convincentes tienen la necesidad de integrar los cuatro elementos en el diseño de sus eventos. Cuando lo hacen, de acuerdo con la teoría de cuatro unidades, los asistentes no sólo asistirán, sino que buscarán activamente eventos que satisfagan sus necesidades.

 

Via | Blog Eventmobi

Año tras año, encuesta tras encuesta, los planificadores de eventos han ganado una reputación como una de las 10 profesiones más estresantes. Cuando uno considera el hecho que las otras ocupaciones que completan esa lista envuelven situaciones de vida o muerte, es por lo tanto innecesario. ¿Por qué planificar eventos debería ser tan estresante como ser un militar, un policía, trabajar en un hospital o pilotar un avión?¿Cómo se podría reducir el estrés?

Echemos un vistazo a las razones de por qué la organización de eventos es tan estresante y veamos algunas estrategias para prevenir y recuperarse del estrés y el agotamiento.

 

Planificador de evento

Una mentalidad que produce estrés.

 

Hay una serie de factores que contribuyen a generar altos niveles de estrés para los planificadores de eventos. Para invertir esto deberá realizar un cambio drástico en su mentalidad.

  1. Falta de consideración básica.

Dado que las situaciones que enfrentan los planificadores de eventos no son peligrosas para la vida, ¿por qué casi todas las solicitudes tienen que ser «urgentes?» Las peticiones de última hora y la urgencia crean un ambiente de olla a presión. No es de extrañar que los profesionales de la industria de eventos estén bajo estrés.

La parte desafortunada sobre esto es que una vez que todo el mundo se apresura a preparar reuniones y dar información a las partes que lo han solicitado, la toma de decisiones se arrastra por semanas, a veces meses.

 

Escenario: Hace poco hablé con un profesional de la industria de eventos que recibió una solicitud urgente cuando estaba disfrutando de unas merecidas vacaciones junto a su familia. Dejó claro que estaba de vacaciones y que volvería el lunes. La respuesta fue que si la propuesta no era recibida el jueves, no se consideraría. El planificador de eventos tomó tiempo lejos de su familia para presentar la propuesta antes de la fecha límite. Seis semanas más tarde, todavía no había ninguna decisión.

Claramente, la solicitud no era realmente urgente.

 

Solución: Respete a sus colegas y no haga demandas irrazonables que hagan que aparezca la presión. Antes de etiquetar una propuesta o solicitud de información como «urgente», aclare el calendario real para la toma de decisiones.

Cuando reciba una solicitud urgente, tómese el tiempo para determinar si es realmente urgente. Esto puede implicar una breve conversación con la persona encargada. Cuando usted hace una demanda urgente a un hotel u otros proveedores lo que estará haciendo será intensificar el nivel de tensión en una industria ya estresada.

 

  1. No establecer límites.

En el mundo de los eventos hay un fracaso para establecer los límites. Jefes y compañeros hacen peticiones poco razonables después de horas y en plazos ajustados, e incluso en fines de semana. Esto se percibe como «una parte de hacer negocio.» De hecho, los individuos que intentan fijar límites tienden a ser etiquetados como «inflexibles”.

 

Solución: Comience a establecer límites con socios, jefes y clientes. Irá poco a poco al principio pero es posible entrenar a los que te rodean para que dejen de hacer demandas irrazonables.

 

  1. El cliente siempre tiene la razón.

Esta mentalidad da como resultado intentar satisfacer las solicitudes irrazonables y no poder establecer límites. Se espera que obtengamos el mismo resultado en una fracción de tiempo más pequeña. Si dos días es realmente lo que se necesita para una agenda, la solicitud es comprimirla en un día. Si una hora es un plazo razonable para realizar un ejercicio en una conferencia, la expectativa es lograr los mismos resultados en 15 minutos. Las sesiones son cada vez más cortas y conducen al estrés a los planificadores de eventos, presentadores y participantes.

 

Solución: Si el cliente ya lo sabe todo, ¿por qué necesitan su experiencia? Lo contrataron por su experiencia, no sólo para implementar un plan fallido. No tenga miedo de compartirlo y sugerir alternativas más razonables.

 

  1. Cambiar por el bien del cambio.

Esta es una de las mayores fuentes de estrés dentro de nuestra industria. ¿Cuántas veces se tiene que cambiar un plan de viaje, cambiar los temas de una agenda o reimprimir el material porque el contenido ha cambiado? Demasiado a menudo.

 

Solución: Haga que los plazos sean claros para todos. . Definitivamente dé a las sedes y a las empresas de catering lo que ellos necesitan en términos de números finales. No pueden hacer su trabajo de otra manera. Trabaje con lugares que acepten cambios en las listas de habitaciones con las fechas más cercanas a la fecha del evento. Programe la impresión durante uno o dos días antes de una reunión. Esto es mucho menos estresante que cambiarlos una y otra vez.

 

Estos cambios bastante simples en la forma de pensar pueden hacer toda la diferencia en la profesión y hacer que los niveles de estrés vayan más acordes con el enfoque central de la profesión.

 

  1. Abundancia o escasez

Durante los tiempos de prosperidad, los planificadores de eventos están muy ocupados. En períodos de incertidumbre o de desaceleración económica, los planificadores de eventos suelen estar entre los primeros en ser despedidos. Esto conduce a cierta inseguridad. Contribuye a una mentalidad en la que los planificadores de eventos sienten que no pueden rechazar el trabajo o delegarlo a otros. También hay una tendencia a asumir proyectos que realmente no están en su área de especialización. Los planificadores de eventos internos sienten que no pueden negociar cuando las demandas de carga de trabajo no son razonables. El resultado es exagerarse a sí mismo y conducirse al agotamiento.

 

Solución: Estamos de nuevo en un período de incertidumbre global por lo que es importante darnos cuenta de que tratar de abarcar todo para todas las personas no sirve a nadie. Hay una necesidad de identificar las competencias básicas, establecer límites y delegar otros proyectos que no están dentro de su especialidad.

 

Planificando un evento

 

Prevención del estrés

Antes de los eventos:

  • Haga de su cuidado personal una prioridad. Preste atención a su alimentación y haga ejercicio regularmente.
  • Descanse lo suficiente, relájese, tome vacaciones y dedique tiempo a sus hobbies y a su familia.
  • En los eventos, reserve su alojamiento en zonas distintas a las de los participantes para poder relajarse cuando no esté trabajando.
  • Llegue al evento uno o dos días antes del evento si es un sitio que no conoce. Esto hará que puedas probar la logística y descansar antes del evento.
  • Contrate suficiente personal para manejar la carga de trabajo. Ahorrar dinero nunca debe ser a expensas de su salud o la salud de su personal.
  • Especialmente para conferencias y otros eventos de varios días, insista en comidas y bocadillos saludables para usted y el resto de la los trabajadores del evento.
  • Reemplace la cafeína, los refrescos y el alcohol por abundante agua y zumos frescos.

 

Durante el evento:

  • Incluso si usted es un planificador de eventos independiente, no tiene porque ser un hombre o mujer orquesta. Contrate a un miembro del personal del hotel fuera de servicio para ayudar con la configuración, gestionar el escritorio de bienvenida o hacer de enlace con los distintos departamentos cuando haya solicitudes especiales o desafíos logísticos.
  • Trabaje con márgenes. Deje un poco de hueco en las agendas para que pueda integrar lo inesperado sin ocasionar grandes problemas. Los clientes siempre tratan de compactar al máximo una agenda. Aquí es donde se establecen los límites.
  • Programe las pausas para su equipo y asegúrese de tomar las suyas. (Los salones para los equipos del evento pueden ser muy provechosos, incluso si son pequeños).

 

Después de los eventos:

Es fácil sentirse despierto y refrescado cuando la adrenalina está bombeando. Pero una vez que regrese a casa, el jet lag y el cansancio extremo aparece

  • Permítete tiempo suficiente para la recuperación. Esto puede significar pasar una noche extra en el hotel en vez de conducir a casa agotado y poder tener un accidente. Puede darse un masaje, pasar tiempo en la bañera de hidromasaje o váyase a la cama temprano.
  • Llegue a casa al día siguiente después de descansar.
  • En lugar de aceptar asignaciones consecutivas, programe los días de descanso después de los eventos importantes.
  • Permanezca en un destino por unos cuantos días más para relajarse, descansar y explorar un poco los sitios de ocio. El viaje es un beneficio que la industria ofrece. Descubrir nuevos lugares y culturas puede ser muy estimulante.

 

Via | Blog Eventmobi

EventMobi ha sido nombrada una de las compañías de tecnología de más rápido crecimiento de Norteamérica.

El rápido crecimiento de EventMobi en los últimos tres años ha sido reconocido por Deloitte, la mayor firma de servicios profesionales del mundo, que reveló sus listas Fast 50 ™ y Fast 500 ™.

 

technology

 

EventMobi ocupa el puesto # 31 en la lista de Technology Fast 50 de Deloitte Canada y # 253 en el North American Technology Fast 500, convirtiéndola en una de las compañías de tecnología de eventos de más rápido crecimiento en el continente. Y solamente una de las 18 compañías de tecnología de Toronto incluida en la lista norteamericana.

 

Además, la plataforma EventMobi también fue nombrada «Mejor App para Eventos 2016» en el Event Tech Awards de Londres el 9 de noviembre y actualmente tiene el título de «Empresa del Año» de TechVibes.

 

«Nuestro tremendo crecimiento en los últimos años es un producto del compromiso de todo el equipo para ofrecer la mejor experiencia posible para los organizadores de eventos y asistentes en todo el mundo. En el nexo de eventos, hospitalidad, marketing y tecnología, industrias que están evolucionando rápidamente, es crucial mantenerse innovador y ágil. Estoy muy orgulloso de nuestro equipo por superar ese desafío y como resultado hemos sido capaces de escalar rápida y orgánicamente. Es un honor tener este crecimiento reconocido por una entidad tan prestigiosa como Deloitte junto a tantas empresas que admiramos«, dice Bob Vaez, cofundador y CEO de EventMobi.

 

crecimiento

 

Al ser una empresa totalmente autofinanciada, queremos compartir una serie de métricas de crecimiento, incluyendo un aumento de 395% en los ingresos en los últimos tres años:

 

  • 8,5 millones de asistentes han utilizado aplicaciones de EventMobi hasta la fecha, con un crecimiento del 350% de usuarios en los últimos 3 años.
  • Más de 12.000 organizadores de eventos y profesionales del marketing han utilizado EventMobi para crear aplicaciones de eventos.
  • El equipo de la compañía ha crecido de 25 empleados a 90 empleados en los últimos 3 años.
  • EventMobi está expandiendo su alcance internacional, específicamente en Latinoamérica y Europa, con personal de ventas directo en Toronto, Canadá y en Alemania, así como canales globales en toda la región de Asia-Pacífico, Oriente Medio, Sudáfrica y toda Europa.

Estos son momentos emocionantes para EventMobi y seguiremos innovando este año y a lo largo de 2017.

 

Via | Blog Eventmobi

Los eventos emergentes han estado presentes durante algún tiempo. Especialmente en el sector minorista y, recientemente, han llegado a ser cada vez más populares entre restaurantes y galerías de arte. Los eventos emergentes son muy populares en el Reino Unido y el interés se está extendiendo a América del Norte.

 

Cada vez más, los organizadores de eventos y reuniones corporativas usan eventos emergentes para reuniones, lanzamientos de productos o eventos híbridos. Cuando están bien ejecutados, los eventos emergentes pueden crear emoción y tener un alto impacto en un corto período de tiempo.

¿Qué son los eventos emergentes?

Los eventos emergentes son eventos temporales e inesperados en espacios únicos. Aparecen, y después de unas horas o días, desaparecen. Por definición, la mayoría de los eventos son temporales pero lo que distingue estos eventos de los demás es el lugar.

 

Los eventos emergentes pueden ser:

  1. Cara a cara
  2. Virtuales
  3. Híbridos

 

En esta entrada, exploraremos las claves de un evento pop-up exitoso:

  • El lugar correcto
  • Logística sencilla
  • Tecnología de eventos
  • Marketing potente para crear ruido

De hecho, el lugar correcto, la decoración, la tecnología de eventos y el elemento de sorpresa pueden crear emoción para cualquier categoría de producto. He aquí un ejemplo de una aerolínea.

 

eventos emergentes

 

Los eventos emergentes pueden llevarse a cabo en lugares temporales como cúpulas de eventos, iglús y marquesinas, o en estructuras permanentes como espacios comerciales y resorts. Para sorprender a los empleados, las empresas pueden instalarlos durante la noche en el parking, en los jardines de la empresa o incluso en el vestíbulo.

 

Los lugares temporales de los eventos emergentes son perfectos para hacer márketing de guerrilla, ya que generan mucho ruido por parecer que han salido de la nada. Los eventos temporales crean retos especiales ya que la decoración, los enchufes, sonido, iluminación, audiovisuales (AV), WiFi, y el ancho de banda se deben llevar hasta allí. Con un poco de imaginación, no se necesita mucho para crear una estructura temporal de eventos.

 

En un momento, los hoteles estaban preocupados por que los eventos emergentes pudieran competir con sus ofertas. Sin embargo, más y más propiedades están llegando a la conclusión de que los eventos emergentes no necesariamente tienen que tener lugar en un lugar emergente. Pueden tener lugar en la propiedad del hotel o en una sala de actos. La ventaja es que toda la infraestructura ya está allí.

 

eventos emergentes

 

Aunque los acontecimientos emergentes pueden parecer improvisados, requieren mucha planificación y atención al detalle para una buena ejecución.

Sventa, con sede en Gran Bretaña, conocida por sus emocionantes eventos emergentes navideños y de verano en la playa, creó The Cool Conference para un cliente.

 

eventos emergentes

 

La tecnología como video walls, las pantallas táctiles y la cartelería digital pueden tener un gran impacto en los eventos emergentes.

  • Tecnología para crear el ambiente adecuado: El ambiente adecuado es parte de lo que atrae a las personas a los eventos emergentes, las activaciones de la marca y el mapeo de proyección 3D puede ayudar mucho a crear el ambiente adecuado.
  • Participación de los participantes a través de AV: Siempre que sea posible, el AV debe ser compacto y moverse más allá de los proyectores normales y pantallas. Las pantallas de 360 grados, los sistemas de presentación inalámbrica como Montage y las pantallas interactivas son enfoques eficaces para capturar la atención de los participantes.
  • Conectividad Wifi y ancho de banda: Debe haber suficiente ancho de banda para apoyar a todos los expositores, el AV y la tecnología de presentación es una necesidad para los eventos emergentes. Los participantes también esperan puntos de acceso WiFi gratuitos.
  • Temperatura y confort del asistente: durante el invierno y en días más fríos en el otoño y la primavera, mantener a los asistentes calientes puede ser un desafío. Las lámparas portátiles de vidrio cerrado con llamas realistas están a la orden del día. Actualmente están disponibles en Europa y el Reino Unido como el «Sunwood Marino».
  • Servicio de Alimentos y Bebidas: Para los eventos emergentes, mantener el ambiente limpio e higiénico y garantizar que los alimentos y bebidas se sirvan a la temperatura óptima es esencial para la seguridad de todos los asistentes. Dometic y Evaptainers han desarrollado nuevos enfoques de baja tecnología para mantener la comida fresca en lugares remotos.
  • Sistemas de pago sin efectivo: La tecnología de pago sin efectivo maneja los pagos rápidamente y asegura la precisión. Hay una amplia gama de aplicaciones móviles disponibles, tales como Fastbar, que reemplazó costosos y problemáticos sistemas POS con pulseras de plástico.
  • Videografía: Grabar eventos emergentes y publicarlos en YouTube es una forma de extender la longevidad de los eventos. Cada vez más son las herramientas que están llegando al mercado para hacer esto más fácil.

 

eventos emergentes

 

La clave para tener éxito en el evento es crear emoción suficiente para atraer a tantos participantes como sea posible dentro de un breve período de tiempo. Las redes sociales van a ser tu mejor amigo. Una forma de impulsar la curiosidad y la emoción con su público es publicar fotos divertidas y misteriosos subtítulos.

Incluso si desea sorprender a los participantes, los avisos de «Save the Date» en todas las redes sociales con una cuenta atrás para la fecha del evento pueden generar alguna anticipación en torno a su gran anuncio.

 

Via | Blog Eventmobi

Orquidea Technology Group y EventMobi juntos en IBTM 2016.

Visítanos en el stand O132 dentro de Fira de Barcelona del 29 de Noviembre al 1 de Enero en IBTM.

 

El IBTM es la principal feria dedicada al sector de conferencias, incentivos, eventos, viajes de negocios y congresos. Esta feria se celebrará entre los próximos días 29 de noviembre al 1 de diciembre de 2016, en las instalaciones de la Fira de Barcelona.

 

El perfil de los visitantes y asistentes de la feria IBTM 2016 son ejecutivos responsables de la organización de viajes de negocio, congresos, conferencias, eventos y viajes de incentivos. Entre ellos destacan: Agencias, asociaciones, grandes empresas y organizaciones profesionales de conferencias (PCO). Los profesionales del sector de congresos visitan IBTM para conocer los productos, servicios, destinos y tendencias más recientes.

 

No faltes a esta cita, ¡Te esperamos!

firma3-01

Eventmobi recibe el premio a la mejor App para eventos 2016 en el Event Technology Awards UK celebrado en Londres el miércoles 9 de noviembre de 2016.

Eventmobi fue seleccionada como la mejor aplicación de eventos del año y juzgado por algunos de los líderes más influyentes e innovadores en la industria de eventos.

eventmobi-best-event-app-event-technology-awards1-225x300

 

Junto a un grupo impresionante de candidatos, estamos muy contentos de recibir este premio. Reconocido por el Éxito del evento The Peak Launch organizado por Virgin Holidays el año pasado, el premio reconoció cómo el uso de una aplicación de eventos permite al planificador crear una experiencia personalizada para sus asistentes como una forma de impulsar el compromiso y agilizar la comunicación.

 

Este año, el jurado estaba compuesto por una lista de las personas más importantes de la industria como David Adler, CEO y Fundador de BizBash, Dahlia Gazzar, John Federico CEO de Event Tech Podcast, Julius Solaris Jefe editor de Event Manager Blog , Liz King, Michelle Bruno, Miguel Neves de IMEX y Mark Bannister, Director Técnico de George P. Johnson.

 

A través de nuestra creciente red de socios, EventMobi tiene un alcance global. Actualmente se utiliza en más de 72 países y en 24 idiomas diferentes. Las empresas de marketing y gestión de eventos que quieren flexibilidad y personalización, gracias a nuestra plataforma continúan ofreciendo increíbles experiencias digitales para sus clientes.

 

¿Está interesado en saber por qué EventMobi obtuvo la mejor aplicación para eventos y cómo podemos ofrecerle creatividad y control sin precedentes para su próximo evento? Obtenga más información acerca de nuestra última versión de producto que ofrece el control de diseño definitivo a una plataforma de aplicaciones de eventos, Advanced Designer.

design-01