Apps para eventos

02 Oct

Posted at 10:55h in Apps para eventos, Consejos, Eventos by

Las diferentes herramientas de tecnología para eventos pueden ayudarte a analizar múltiples aspectos de tu evento y recopilar la información necesaria para sacar el máximo provecho al análisis de tus resultados. En este artículo te mencionamos 5 aspectos que debes vigilar en el proceso de análisis de resultados de tu evento

1. Nivel de compromiso e interacción online:

Empieza por examinar los esfuerzos de la campaña de marketing analizando su rendimiento, es decir, controla cuánto tráfico está llegando a tu web, qué páginas están siendo visitadas, y la cantidad de tiempo que pasan los usuarios en cada página. Esta información te servirá para evaluar si tu sitio web está funcionando o es necesario que revises los aspectos que debes mejorar.  También nos permite saber cómo los visitantes han encontrado nuestra página web.

Gracias a estos datos podrás mejorar el marketing y la presencia digital del evento.

2. Datos demográficos del registro y tasa de finalización:

No te pierdas toda la información relevante que puedes recopilar de los asistentes durante el proceso de registro. Recuerda incluir preguntas sobre la demografía e intereses de los asistentes en el formulario de inscripción y utiliza estos datos para segmentar sus datos y analizarlos más a fondo. De esta manera, puedes evaluar si ciertos segmentos de asistentes están aumentando o disminuyendo en función de la demografía o las áreas de interés.

Para disminuir el número de inscripciones abandonadas, puedes hacer un marketing de seguimiento a aquellas personas que abandonaron el proceso de registro a mitad de camino.

3. Apps de Eventos disponibles en dispositivos móviles y participación en sesiones:

Nuestras apps para eventos ofrecen una gran cantidad de información valiosa que te permite hacer un seguimiento del evento a tiempo real, obtener resultados y analizar los perfiles de los asistentes para entender cuál es el contenido que más les interesa.

De esta manera, podrás tomar decisiones basadas en datos y mejorar la experiencia de tus usuarios demostrando el valor del evento.

También, la app cuenta con la opción de realizar una encuesta de satisfacción que te ofrece las opiniones de los asistentes para que puedas tener en cuenta sus valoraciones sobre los cambios que necesitas realizar.

4. Encuestas a los asistentes y feedback:

La información que recopilas de una encuesta a los asistentes puede proporcionarte una visión que normalmente no obtendrías al ver otros análisis de eventos. Los asistentes pueden ser a veces, tu fuente de información más valiosa y es importante escuchar sus comentarios y saber cómo aplicarlos de manera útil.

La encuesta puede ser tan simple como pedir a los asistentes que califiquen tu evento en una escala del 1 al 10 o puedes hacer preguntas más específicas sobre múltiples aspectos de tu evento. La encuesta puede ser enviada mediante correo electrónico o estar integrada en la app para eventos.

Los comentarios de la encuesta puedes utilizarlos para identificar a los usuarios satisfechos de tu evento quiénes podrían tener una influencia positiva en los demás asistentes.  Para ganar la confianza de tus asistentes, ponte en contacto con esos usuarios contentos para ver si les gustaría ser entrevistados con el fin de mostrar sus testimonios en tu sitio web del evento para generar buenas opiniones que llamen la atención sobre ese evento o los siguientes. Además, la encuesta también podrá ayudarte a saber qué aspectos han sido los menos efectivos o a descubrir nuevas ideas para mejorar en tus próximos eventos.

5. Comportamiento de los asistentes después del evento y análisis online:

Extrae toda la información posible cuando el evento finalice para alcanzar el éxito en los próximos. Además, identifica las posibles tendencias comparando información nueva con pasada (por ejemplo, el número de nuevos asistentes frente a participantes anteriores), ya que esto te ayudará a ver que áreas pueden seguir evolucionando o cuales ya consiguen todo lo que deseas.

 

En conclusión, analiza estos aspectos de tu evento o cualquiera otro que consideres interesante para extraer la máxima información relevante y beneficiosa que te ayudará a alcanzar los objetivos y focalizar tus esfuerzos de cara al futuro. Utiliza nuestras herramientas para que te ayudemos a que este proceso sea más fácil. ¡Contáctanos!

18 Sep

Posted at 11:45h in Apps para eventos, Consejos, Tecnología by

El tiempo avanza muy rápido y con él, todas las tecnologías y técnicas de marketing para eventos, así que no puedes quedarte atrás. Con la ayuda de algunos tips de marketing y tecnología para impulsar el éxito de tus eventos podrás ofrecer a tus clientes y asistentes herramientas tecnológicas para destacar tu evento y amplificar su alcance.

Infórmate de todas estas nuevas herramientas y tecnologías y logra que tu evento sea célebre y memorable. Aquí te mostramos algunas ideas:

Usa herramientas promocionales creativas para dar exposición y valor a tu evento desde todos los ángulos, reorientar tus campañas a tus “leads” o incrementar tus ventas a través de las redes sociales.

Posiciona tu marca en todos los niveles: desde una página web del evento dinámica y gráfica que impresione, hasta una buena estrategia de networking para los asistentes, que puedes conseguir a través de tecnologías como las apps o gamificación.

Crea un mensaje claro y consistente: crea una identidad para tu evento que se ajuste a tu imagen de marca, siendo única y memorable. Para reforzar esta identidad e involucrar a los asistentes, podrás utilizar herramientas de emailing o apps móviles.

Busca tener acceso a los pensamientos y percepciones acerca de las campañas de marketing. Utiliza alguna de las siguientes herramientas para impulsar y mejorar tus campañas: utiliza los “Tracking pixels” para saber qué campañas han sido más efectivas a la hora de impulsar el registro y da uso a los códigos promocionales, para ofrecer descuentos y para monitorizar el sistema de registro ajustándolo a la campaña.

Convierte a tus invitados en embajadores de marca consiguiendo que muchos asistentes hablen bien de tu evento. De esta forma, conseguirás incrementar notablemente las buenas opiniones sobre tu marca en todo el sector. Para esto haz sentir únicos a los asistentes: organiza eventos exclusivos, invita a ponentes increíbles y fomenta la participación resolviendo preguntas y votaciones en el evento y ofrece códigos de descuento a todos los asistentes que se hayan registrado.

Utiliza Hot Leads, lo que te permite monitorizar e identificar quien de los asistentes empezaron el registro, pero no lo terminaron del todo. Para no olvidarte de esos usuarios, puedes crear banners o landing pages en Google Ads reorientados hacia estos usuarios, que favorecerán el recordatorio del usuario y por lo tanto incrementarán los registros.

Crea correos electrónicos llamativos con capacidades de personalización y plantillas con un diseño atractivo. Dirígete a la gente correcta con el mensaje correcto, gracias a la personalización compleja y detallada que ofrecen muchas herramientas tecnológicas.

Haz que la primera impresión sea memorable: asegúrate de que la primera toma de contacto del cliente con el evento sea inolvidable, con una página web potente o una app que ofrezca información de calidad. Podrás personalizar estas herramientas manteniendo tu identidad de marca, pero generando igualmente una fuerte primera impresión.

Consigue diferenciarte del resto y que todos tus eventos destaquen sobre los demás y sean un absoluto éxito, cumpliendo todos tus objetivos de una forma eficaz y sencilla. Si buscas impresionar a tus asistentes con técnicas como el networking, apps para todo tipo de dispositivos o incluso con el diseño de la página web, nosotros somos tu solución. ¡Te esperamos!

18 Sep

Posted at 11:30h in Apps para eventos, Encuestas, Eventos, Tecnología by

EventMobi ha realizado una encuesta este año para entender cual es el estado actual de la tecnología de herramientas de software para gestión de eventos para pequeñas y medianas empresas y nos muestra cuales son las 5 tecnologías más utilizadas en eventos en 2019. Los resultados te proporcionan distintas percepciones y acciones del resto de compañías que pertenecen a tu sector con el fin de ayudarte a comparar tu adopción y uso de las herramientas de software de gestión de eventos en relación todo sector.

Este artículo comparte varios datos descubiertos que están relacionados con los distintos tipos de planificadores de software de gestión para eventos que actualmente están en uso.

Los datos están basados en los resultados obtenidos de la encuesta realizada por EventMobi en 2019. Hubo 108 personas encuestadas de varias organizaciones con menos de 100 millones de dólares de ingresos anuales.

Antes de empezar, aquí hay un par de definiciones que tener en mente:

  • Herramientas de Software para el manejo de eventos (Event Management Software Tools): Son aquellas herramientas que permiten a los planificadores, digitalizar la preparación y el desarrollo del proceso del evento.
  • Integraciones: Las capacidades de integración permiten a los planificadores conectar sus tecnologías entre sí sin ningún problema, eliminando así los silos de datos y mejorando la visibilidad de los informes.

Los organizadores utilizan diferentes herramientas de software en eventos. A continuación, se muestran algunos de los resultados obtenidos en una encuesta realizada en un evento de EventMobi en 2019. Empecemos a analizar cuáles utilizaron y en qué porcentaje.

En la siguiente gráfica se muestra la media de herramientas de software que utilizan los organizadores de eventos, frecuentemente, tiende a ser de 2 a 5 herramientas.

Para los planificadores de eventos que contactan con múltiples proveedores, en la imagen se muestra el porcentaje de quien de ellos usan tecnologías de software de gestión de eventos que están integradas entre sí con el objetivo de favorecer la transferencia de datos:

Estas son las cinco principales integraciones de herramientas de software en gestión de eventos que son más importantes para los planificadores de eventos en 2019:

En la siguiente imagen podemos observar cuáles son los retos más comunes que los organizadores de eventos tienen que afrontar cuando están dando uso a estas herramientas de software para gestión de eventos:

Las herramientas top más utilizadas e integradas por los planificadores de eventos están establecidas y probadas en el mercado. Sin embargo, con el avance de las nuevas tecnologías en eventos que ha habido en los últimos años, ahora hay disponibles muchas formas innovadoras con el fin mejorar la experiencia de planificación de eventos.

En muchos casos, los coordinadores pueden reutilizar herramientas que ya hayan sido usadas en otras plataformas o compradas. Las razones que existen sobre la falta de utilidad de las nuevas tecnologías pueden ser, no saber cómo usar las herramientas o comprender como pueden ser útiles y/o carecer de tiempo para aprender.

Pues bien, con el uso de este tipo de herramientas para los eventos, ha aparecido la necesidad de integrar nuevas técnicas y procesos en la realización de eventos. De hecho, el 70% de los encuestados percibieron que la falta de integración entre las herramientas de software utilizadas es el mayor reto que los organizadores deben de afrontar cuando intentan usarlas eficiente y eficazmente.

Una falta de conexión significa que las herramientas son incompatibles entre sí, por eso cada una requiere su propio tratamiento y se necesita más tiempo para manejarlas a todas. Aquí hay un desglose de la cantidad de personas responsables de las herramientas de software en eventos.

Los equipos de eventos tienden a depender mucho de sí mismos para implementar la tecnología de eventos. Sin embargo, a menudo requieren la ayuda de su equipo de IT (por ejemplo, para integraciones), lo cual quita tiempo y energía de las responsabilidades centrales. Preferentemente, se necesita que alguien del equipo de eventos sea experto en tecnología o que sea capaz de aprender las nuevas tecnologías rápidamente para aliviar el estrés generado en otras funciones de la organización.

Por eso es importante saber que la integración y coordinación son procesos clave para llegar al éxito y que el trabajo en equipo es fundamental para el manejo de las herramientas de software.

Las nuevas tecnologías son un camino hacia la efectividad y rapidez en tus eventos, no esperes más y cuenta con nosotros para implantar nuevas técnicas a tus eventos cuánto antes.

Este es un artículo traducido de EventMobi.

EventMobi. (2019). The Top Event Management Tools Used by Event Planners in 2019 – EventMobi. [online] Available at: https://www.eventmobi.com/blog/the-top-event-management-tools-used-by-event-planners-in-2019/ [Accessed 13 Sep. 2019]

04 Sep

Posted at 10:50h in Apps para eventos, Encuestas, Tecnología by

Los planificadores de eventos usan las diferentes preguntas en encuestas de satisfacción como herramienta para calcular el nivel de éxito y agrado que ha generado su evento.

Es importante saber elegir que preguntas hacer ya que eso afectará positivamente a la tasa de respuesta y nos ayudará a recoger datos útiles que reflejarán de manera precisa los pensamientos y sentimientos del conjunto de los asistentes; y gracias a esto podremos mejorar la experiencia de eventos presentes y futuros.

Aquí te dejamos algunos ejemplos para que puedas inspirarte y redactar tu encuesta perfecta.

1. ¿Qué probabilidades hay de que recomiendes este evento a un amigo o compañero?

Puede haber quien hable muy bien del evento, y también otros que no quieran acudir a un evento similar al año siguiente y que recomienden a su círculo lo mismo. Si en la siguiente pregunta se pide a los detractores que hablen de lo que menos les ha gustado y a los promotores que opinen sobre lo que más les ha agradado obtendrás una información muy valiosa para modificar las cosas que fueron mal recibidas y repetir las que fueron bien.

 

2. ¿Has aprendido algo nuevo o interesante en este evento?

Puede que tengas alguna idea sobre el mensaje (o mensajes) que tú o tu cliente trata de transmitir con el evento, y es muy importante saber si estos mensajes han sido comunicados con éxito a los asistentes y han recibido lo que se trataba de transmitir.

 

3. ¿Cómo calificarías el networking en este evento?

Conocer nuevos contactos es una de las razones por las que muchas personas asisten a eventos, ya que así establecen nuevas y útiles conexiones dentro de su ámbito laboral y saber cómo se sintieron los asistentes es una información muy valiosa, ya que puede ser decisivo para los siguientes eventos.

 

4. ¿Te ha resultado sencillo y útil la tecnología usada en el evento?

Es una pregunta que debes hacer a todos las partes implicadas en el evento, no solo asistentes: expositores, ponentes, etc.

Las nuevas tecnologías se están integrando en todos los niveles en los eventos y puede ser complicado mantenerse al día; es útil saber si la inversión en estas tecnologías valió la pena y las personas que las usaron sacaron el máximo partido de ellas. Es muy necesario saber también cómo se sintieron los encuestados al usar la tecnología, esta información puede servirte para definir si necesitas explicar mejor el valor de la tecnología o impartir mejor la formación sobre esta.

 

5. ¿Fue amable el personal del evento?

Cada contacto e interacción que tiene un asistente con un miembro del personal puede marcar el tono del evento y de la empresa que lo realiza; el personal del evento es un elemento decisivo para el éxito de este; por lo que es importante saber como valoran los asistentes el trato recibido. En caso de que alguno haya sufrido una mala experiencia, sería perfecto poder ofrecerle una disculpa a través del correo, o de la app del evento.

 

6. ¿Cumplió este evento con tus expectativas? ¿Conseguiste lo que te propusiste?

En esta pregunta pedimos a los asistentes que recuerden porque acudieron al evento y además que evalúen si este evento les ofreció todo lo que esperaban. No todos los asistentes tendrán los mismos objetivos así que lo mejor sería dejar la pregunta abierta en la que ellos puedan hacer sus comentarios y volcar su opinión respecto a si los organizadores han cumplido todo lo previsible.

 

7. ¿Tienes algún comentario o sugerencia que compartir?

Esta suele ser la última pregunta en una encuesta posterior al evento. Debería ser una pregunta abierta que permita a los asistentes decir cualquier cosa que no hayan tenido oportunidad de mencionar antes. Esta pregunta también favorece que los asistentes se sientan escuchados y valorados; y perciban que su experiencia les da voz. No pongas límite de caracteres a esta pregunta, y da rienda suelta a los asistentes para que contesten todo lo que se les ocurra. Todo su feedback es muy valioso para poder mejorar en posteriores eventos.

 

En conclusión, los datos que nos aportan las encuestas de eventos son clave para optimizar y mejorar la experiencia de los asistentes. Saber elegir las preguntas adecuadas te ayuda a recopilar esa información extremadamente importante para, por ejemplo, validar las diferentes elecciones ante patrocinadores, clientes y justificar la inversión realizada, o para que los próximos eventos y campañas se moldeen para asegurar la máxima satisfacción de los asistentes.

Si quieres mejorar las experiencias de tus asistentes a través de una app, o de otras muchas tecnologías, no dudes en contactarnos. ¡Te ayudaremos a cumplir tus objetivos!

16 Jul

Posted at 12:31h in Apps para eventos, Noticias by

Estamos entusiasmados y traemos una noticia espectacular para los organizadores que necesitan una app llamativa y un sistema de registro flexible para sus eventos. ¡EventMobi y Swoogo ahora están conectados! La solución ya está lista para usar y ofrece el máximo control durante el proceso de integración de los datos entre el registro y la app de tu evento. Siempre se necesita un cierto grado de personalización o branding, algo que ambas herramientas comparten, así como un entorno intuitivo y práctico. Esta nueva integración aumentará significativamente la eficiencia de los flujos de trabajo y la precisión de los datos compartidos, al tiempo que reducirá el costo general de la adquisición de tecnología para eventos. 

Swoogo además aporta el uso de una potente lógica condicional, con la que puedes configurar cualquier tipo de filtro para agrupar a tus asistentes y ofrecer experiencias personalizadas a medida que se registran. Por ejemplo, si hay diferentes niveles de asistentes, como un VIP, puedes proporcionar un acceso a ofertas exclusivas que no están disponibles para otros asistentes al evento. También puedes crear listas de invitación para personas específicas, diseñar a tu medida la página web del registro y evitar que los asistentes seleccionen la asistencia a varias sesiones simultaneas, solo por nombrar algunos aspectos. 

 

¿Por qué esta integración es tan importante? 

Actualmente, existen cientos de proveedores de tecnología para eventos en el mercado, los organizadores están teniendo dificultades para determinar cuál es la solución que mejor encaja con sus necesidades y el resto de herramientas con las que actualmente trabajan. 

Uno de los mayores desafíos que experimentarás si tus soluciones no están integradas entre sí es la administración de los datos, ya que estos no pueden transferirse automáticamente entre las plataformas, como resultado, tendrás que pasar más tiempo cargando y descargando datos desde cada una de ellas. 

Por ejemplo, si tienes una página de registro y una solución de email marketing por separado, probablemente necesites descargar el listado de los asistentes y subirla a tu plataforma de mailing para enviar tus comunicaciones. Si esos datos cambian, por ejemplo, y una nueva persona se registra para tu evento, tendrás que volver a cargar los datos y esto puede causar errores o el riesgo de que se envíen versiones obsoletas debido a un error humano. 

 

¿Cómo funcionan y qué beneficios aportan?  

El propósito de las tecnologías integradas es acabar con el mundo de la fragmentación de datos para que puedas hacer tu trabajo de manera más eficiente y efectiva. El mundo de las integraciones ha avanzado mucho en los últimos años con constantes innovaciones y mejoras. 

Las tecnologías operan esencialmente como extensiones entre sí y mejoran la funcionalidad general de tus eventos, aprovechando la información recabada en una herramienta para comunicarse con otra y ofrecer nuevas funcionalidades. Las capacidades de las integraciones facilitan la creación de nuevas y más potentes experiencias, facilitando el trabajo de los equipos de eventos y, por supuesto, reduciendo de manera sustancial el tiempo y dinero invertidos. 

 

¿Cómo se benefician los organizadores? 

Muchos proveedores ofrecen grandes aplicaciones todo en uno que obligan a los organizadores a utilizar una plataforma cara, compleja y que no satisface de manera personalizada las necesidades reales de cada uno de ellos. 

En Orquidea te ofrecemos un entorno abierto de colaboración, en el que sólo contratas lo que necesitas para cada evento, facilitando su integración con el resto de nuestras herramientas o las que actualmente utilizas en tu organización. Esto, sumado a un servicio de soporte integral con capacidad para llevar a cabo el diseño, la configuración y el manejo de las plataformas da como resultado una solución flexible y de rápida implementación, ahorrando además en tiempo y costes. 

Ahora eres libre de elegir tus proveedores en función de tus necesidades. ¡Empieza ahora a recoger datos desde el registro e integrarlos con tu app del evento! 

11 Jun

Posted at 16:28h in Apps para eventos, Consejos, Tecnología by

La personalización y la presencia de tu marca en una aplicación para eventos no es un elemento meramente estético, sino que ayuda a establecer el tono del evento y a reforzar el engagement de los asistentes con el contenido que compartes. Apelar a un diseño llamativo y diferente a lo que los asistentes están acostumbrados a ver, puede potenciar la interacción con la aplicación y crear una conexión más fuerte entre ellos y tu marca o evento. Y todo comienza con el diseño de la pantalla de inicio tu app. 

La pantalla de inicio es lo primero que los asistentes ven cuando interactúan con tu aplicación del evento y establecer una buena primera impresión es fundamental para mejorar su acogida. Para ayudarte a crear una app memorable queremos compartir contigo algunas sugerencias que te guiarán en el momento de personalizar tu pantalla de inicio. 

 

¿Qué deberías tener en cuenta para el diseño? 

Si bien las apps suelen contar con unos diseños preestablecidos, dónde resulta difícil destacar, nuestras aplicaciones para eventos ofrecen multitud de posibilidades para su personalización que pueden marcar la diferencia cuando se trata de impresionar y crear una conexión de marca con los asistentes. Esto se hace vinculando los widgets de tu pantalla de inicio a secciones específicas dentro de la app o a sitios web externos. La creación de imágenes visualmente atractivas ayudará a captar la atención de tus asistentes y animará a interactuar con la aplicación, facilitando y agilizando la forma en que acceden al contenido. 

Para establecer una experiencia coherente, recomendamos trabajar con un diseñador gráfico que desarrolle las imágenes personalizadas que reflejen tu marca o el tema del evento. Si no tienes acceso a un diseñador gráfico, en Orquidea proporcionamos servicios de diseño como parte de nuestra oferta de servicios profesionales. 

 

Personalizando las imágenes de la pantalla de inicio 

Una vez tengas decidido el tema y carácter de tu evento será hora de comenzar a pensar en el diseño que quieres que tenga tu app y las sensaciones que quieres transmitir. 

Una de las primeras cosas que deberás hacer, y posiblemente sea uno de los factores más importantes de la pantalla de inicio, es establecer una paleta de colores que se adapte a tu evento. Seleccionar los colores correctos ayudará a captar la atención de los asistentes y a posicionar tu marca. 

El siguiente paso consistirá en elegir las imágenes de los widgets (botones de la pantalla de inicio) que deseas utilizar, ya que cada uno de ellos debe estar en línea con tu marca o evento, a la vez que indica el tipo de contenido al que dirige. Ten en cuenta las tipografías, los íconos y los gráficos, todos contribuyen a la estética general que transmites. 

Para causar una mayor impresión, considera componer una imagen única a través de los widgets o utilizar archivos gif para darle vida a tu app. 

 

Diseñando la pantalla de inicio de tu app para eventos

 

Piensa en ir más allá 

¿Buscas una aplicación para tu evento completamente única? Explora más allá de los límites y crea una aplicación a tu medida con nuestra herramienta de diseño avanzado. Te permite incorporar CSS, modificando el estilo general de la app, como la disposición, la forma y el espaciado de los widgets. 

Tu equipo de diseño podrá trabajar libremente o, en caso de no disponer de especialistas en lenguaje CSS, nosotros nos aseguraremos de que tu app se haga realidad. 

 

En conclusión 

Si bien el diseño y la marca no son las primeras razones por la que elegiste utilizar una aplicación en tu evento, estos apartados pueden jugar un papel muy importante en la acogida y en la forma en que los asistentes interactúan con el contenido. Con una pantalla de inicio bien diseñada proporcionas a tus invitados un espacio agradable donde consultar el contenido y estar al tanto de las novedades. Independiente de tu marca o evento, transmitir su carácter o temática siempre aportará un plus para su posicionamiento. 

11 Jun

Posted at 16:28h in Apps para eventos, Consejos, Eventos by

Planificar y llevar a cabo un evento no es tarea fácil, incluso para el planificador más experimentado. La combinación de múltiples tareas pequeñas y grandes, predecibles e impredecibles, que se acumulan en torno a una fecha límite es caótico para cualquiera. Por ello, es fácil entender que un trabajo como el de organizador de eventos se encuentra de manera sistemática en la lista de los trabajos más estresantes. 

La cantidad de tiempo, recursos y conocimientos técnicos necesarios para producir un evento con éxito es algo con lo que muchos equipos lidian todos los días. Y cuando añades las demandas de los asistentes para una experiencia más atractiva y tecnológica, la presión es aún mayor. 

No es de extrañar que los asistentes de hoy en día esperen elementos tecnológicos, como una aplicación del evento, para acceder fácilmente a la información del evento, participar en las votaciones o en los retos de gamificación. Es por eso que muchos organizadores aprovechan la experiencia y conocimiento de sus proveedores, para poder centrarse en lo que mejor hacen: diseñar una experiencia memorable. 

En este artículo te mostraremos 5 servicios que te ayudarán a diseñar la mejor aplicación para tu evento.

  

1. Consultoría técnica, para alinear tu aplicación con tus objetivos

Los objetivos que estableces al comienzo del proyecto deben ser la base sobre la que se sustenta todo el diseño del evento y a través de los cuales medirás el éxito. Los objetivos para cada evento son diferentes, por lo que la manera en que deben ser llevados a cabo debe abordarse de manera particular para cada evento.  

En Orquidea trabajamos contigo para desarrollar una estrategia personalizada con objetivos específicos, que se puedan medir a través de los datos que arroja la aplicación del evento. También te ayudamos a planificar los tiempos de producción y mantenerte al día con las últimas tendencias y normativas del sector. 

 

2. Diseño experto, para reforzar tu imagen de marca

El branding de la aplicación del evento actúa como otro punto de contacto para reforzar la conexión entre tu público, la organización y el evento. Y todo comienza con el diseño de la pantalla de inicio de la aplicación del evento. 

La pantalla de inicio es lo primero que tus asistentes ven cuando acceden con la aplicación de eventos. En Orquidea te ofrecemos una plataforma completamente personalizable, desde la simple selección de colores hasta las técnicas de estilo avanzado como el CSS, y un equipo de diseño especializado para impresionar a tus asistentes. 

 

5 Servicios que te ayudarán a alcanzar el éxito con tu app para eventos

 

3. Servicios de integración, para conectar tu app del evento

Las integraciones de una aplicación para eventos pueden ayudarte a mejorar el flujo de trabajo y ahorrar mucho tiempo a la hora de gestionar y analizar los datos. Pero comprender la parte técnica de una integración puede ser complejo y muchos equipos no cuentan con especialistas en este apartado. 

Una forma típica de integración es la generada entre el sistema de registro y la aplicación del evento. En este caso, los datos relacionados con los asistentes, los ponentes y las sesiones se recogen durante el proceso de registro y se sincronizan con la aplicación móvil para que todo esté listo cuando los asistentes descarguen la aplicación. En Orquidea, nuestros servicios de integración te permiten sincronizar automáticamente tu app con multitud de herramientas, incluyendo: 

  • Herramientas de gestión de la relación con el cliente (CRM) 
  • Asociación de Sistemas de Gestión (AMS) 
  • Automatización de Marketing y Plataformas de Email Marketing 
  • Herramientas de registro 
  • Sitios web de eventos 

Nuestro equipo trabaja en estrecha colaboración con organizadores de eventos como tú para garantizar que se definan y cumplan los requisitos de la integración, consiguiendo que todos los sistemas se comuniquen y gestionen los datos de manera impecable.

 

4. Materiales de marketing, para impulsar tu comunicación y promoción

Si bien el diseño de una aplicación para eventos y la creación de funciones basadas en las necesidades de los asistentes es una prioridad, todos tus esfuerzos se malgastarán si el público no conoce la aplicación o no entiende la importancia de su descarga y uso. No comunicar y promocionar sus beneficios al público dará lugar a desaprovechar una herramienta tan completa. 

Nuestros servicios complementarios te permiten promocionar tu aplicación para eventos y aumentar las tasas de adopción a través de materiales y herramientas de marketing con tu marca.  

Página web de registro 

Esta página de registro es la oportunidad perfecta para promocionar tu evento y animar a los asistentes a que descarguen la aplicación del evento. Con nuestro servicio de registro podrás crear una página web completamente personalizada con la imagen de tu marca y proporcionar un formulario intuitivo e integrado con la aplicación móvil. 

Email marketing 

Como parte de nuestros servicios creamos campañas de correos electrónicos con tu imagen de marca para el save the date, la invitación o el registro, por ejemplo. Si tienes la posibilidad, te recomendamos enviar un email promocionando tu aplicación del evento y mostrando los beneficios de su descarga. El mensaje puede ser directo, alentando a los asistentes para que comiencen a explorar el contenido e incluso ofrecer un incentivo a los primeros que accedan. 

 

5. Soporte en el evento, para asegurar que todo salga perfecto

No importa las veces que lo hayas repasado en tu cabeza y preparado para el evento, siempre habrá pequeñas (y a veces grandes) sorpresas. Con tantos elementos en juego, como los cambios de última hora en los horarios de las salas, la cancelación de ponentes o los problemas con los alimentos y las bebidas, lo último que necesitas es preocuparte por los aspectos técnicas. 

En Orquidea ofrecemos servicios de soporte en el lugar del evento para garantizar una experiencia fluida y sin problemas. Con este servicio, un especialista en tecnología te acompaña durante todo el evento para ayudarte con cualquier aspecto técnico, como la gestión de la aplicación para eventos, el lanzamiento de encuestas en vivo, la proyección de resultados, etc.

 

En conclusión 

Si no cuentas con un ejército de personas, con las habilidades técnicas o el tiempo necesario para diseñar y lanzar tu aplicación para eventos, nuestro equipo de expertos estará disponible para que todo salga según lo tienes planeado. Aprovecha nuestra experiencia en el diseño de soluciones tecnológicas y alcanza el éxito mientras ahorras tiempo y energía.

29 May

Posted at 15:24h in Apps para eventos, Consejos, Eventos, Tecnología by

Descubrir nuevas tecnologías y transformar las experiencias de los asistentes es el primer paso para un organizador de eventos, saber sacar el máximo partido de éstas es el resultado de su experiencia o de la de sus proveedores. Sabemos que no sólo quieres modernizar tus procesos sino aprovechar las nuevas tecnologías para crear mejores experiencias, por eso en este artículo os traemos siete ideas interactivas para conquistar a tus asistentes. 

 1. Empieza rompiendo el hielo

Realizar una votación para romper el hielo no solo avisa a la audiencia de que la sesión será interactiva, sino que también hace que todos los asistentes tengan tiempo para iniciar sesión en la plataforma y aprendan a utilizarla. Cuantas más personas participen, mejores serán tus análisis del evento. 

Recomendamos que sea algo divertido, después de todo, es una oportunidad para generar un buen ambiente que anime a los asistentes a participar.  

También puedes gamificar este sondeo y dar puntos por las respuestas correctas. Así podrás mostrar los resultados en tiempo real a través de una tabla de clasificación e impulsar la competitividad. 

  

2. Guarda un par de preguntas bajo la manga 

Ya sea para asegurarte de que la sesión se mantenga enfocada en un tema específico o simplemente para comenzar a recibir preguntas, tener un par de ellas preparadas de antemano te será de gran utilidad. 

Una vez que los asistentes vean el estilo o el tono de una pregunta enviada, estarán mucho más dispuestos a formularlas por ellos mismos. 

 

3. Diseña encuestas que generen impacto

Una forma particularmente interesante de involucrar a tu audiencia es el uso de encuestas de impacto. 

Cuando implementas una encuesta de este tipo primero preguntas a la audiencia sobre un tema, después les presentas una información adicional y procedes a encuestarlos de nuevo. De esta manera, se puede ver el impacto de esta información y medirlo a través de datos reales.

Puedes aprovechar este resultado para orientar la sesión y darle mayor relevancia al contenido, lo que ayudará a mantener a tu audiencia interesada. 

 

7 ideas interactivas para conquistar a tus asistentes

 

4. Mantén el anonimato de tu audiencia

Si bien a veces es útil saber quién está preguntando o respondiendo, también hay ciertos escenarios en los que mantener las preguntas en el anonimato es muy beneficioso. 

Uno de esos escenarios podría ser una sesión sobre un tema delicado o polarizado. La audiencia a menudo tiene miedo a hacer las preguntas que realmente le interesan si tiene que preocuparse por lo que otros pensarán de ellos. Con las preguntas y respuestas anónimas, los asistentes tienen la capacidad de decir lo que piensan sin temor a ser juzgados, lo que aporta más valor a tu público y por ende, aumenta los niveles de participación. 

  

5. Aprovecha el contenido audiovisual

Has encuestado a tu audiencia, has gamificado tus sesiones y has brindado la oportunidad de recibir preguntas y comentarios en tiempo real. Puede que sientas que tu audiencia necesita un respiro, ¡no hay problema! Incluye un video y bríndales un descanso bien merecido. 

Para una mejor experiencia recomendamos que reproduzcas el video en una pantalla de grandes dimensiones.

  

6. Cede el poder a tu público 

Una magnífica manera de mantener el dinamismo de tu presentación es poner a tu audiencia en el centro y generar contenido en base a sus necesidades. 

Para hacer esto, encuesta a tus asistentes sobre un tema. Por ejemplo, puedes preguntar sobre su opinión de un evento reciente o sobre una tendencia existente dentro de la industria. El debate y el contenido que se genere a continuación será definido por los resultados de la encuesta. 

Tu audiencia tendrá una experiencia única y se sentirá valorada al poder dirigir la sesión en función de sus intereses.

  

7. ¿Crees que es el final? Para nada

Si tienes pensado facilitar a los asistentes las presentaciones de las sesiones, incluye una encuesta final para poder descargarlas y, de esta manera, incentivar la participación. Esto es música para los oídos de cualquier organizador de eventos. 

En lugar de enviar tu encuesta de satisfacción días o semanas después del evento, lo que provoca que el público olvide ciertos detalles, de esta manera tienes la oportunidad de recopilar los datos allí mismo. Esto no solo te proporciona datos más precisos, sino también una tasa de respuesta de entre un 30% a un 90%. 

 

¿Quieres hacer más interactivas tus sesiones? En Orquidea te ayudamos a conseguir tus objetivos. 

29 May

Posted at 15:20h in Apps para eventos, Consejos by

Los perfiles de los asistentes a conferencias y eventos han cambiado en la última década. Las nuevas generaciones se han integrado en el mundo laboral y la tecnología es una parte integral de nuestra vida cotidiana. Debido a ello, el objetivo de un planificador de eventos ha pasado de obtener el mayor número de asistentes a centrar su labor en el diseño de experiencias que aporten valor al público.

La economía también está cambiando, los presupuestos de los eventos se están recortando y el acceso a los recursos online es abundante. Por lo tanto, tiene sentido que los asistentes sean más selectivos a la hora de elegir los eventos a los que asistir.

Los asistentes también son consumidores. El proceso para decidir si se registrará en tu evento es el mismo que lleva a cabo cuando compra cualquier otro producto, y siempre vas a tener competidores en el mercado, por lo que necesitas diferenciar tu evento. La mejor manera de hacerlo es proporcionar la mayor cantidad de valor posible en relación con tu tiempo y presupuesto. 

 

Arrojando algo de luz 

En todas las generaciones encuestadas (Pre Boomers, Boomers, Generación X y Millennials), el 76% de los encuestados dijo que es importante que los eventos les brinden oportunidades para establecer contactos. Por lo tanto, deducimos que la posibilidad de establecer conexiones de relevancia influye en su decisión de asistir a tu evento. 

Con un 84% destacándolo como un factor determinante, el networking es especialmente importante para los Millennials. Las generaciones más jóvenes ven los eventos como una forma de hacer crecer su red de contactos y buscar oportunidades de mejora profesional. 

Si estás utilizando una aplicación móvil para promover el networking, esta es tu oportunidad de animar a los asistentes a descargarla. 

 

Reuniones 1 a 1: Impulsando el networking

 

Solicitud de reuniones a través de la App del evento

 

Beneficios para los planificadores 

  • Mejor engagement y uso de la tecnología. Promover la solicitud de reuniones antes del evento es un valor añadido para impulsar la descarga de la app y fomentar su uso. 
  • Mayor satisfacción de los asistentes. Permite que tu público participe en las reuniones 1 a 1 y genere conexiones de calidad durante tu evento. 
  • Crear una comunidad de eventos más fuerte. Las reuniones ayudan a crear un sentido de comunidad, que se mantendrá unida en éste y en futuros eventos.
  • Una sede alineada con los objetivos del evento. Saber que los asistentes tendrán reuniones ayudará a diseñar un espacio que permita tomar un café y hablar con cierta privacidad. 

Beneficios para los asistentes 

  • Maximiza su tiempo en el evento. Las reuniones programadas permiten aprovechar mejor el tiempo y organizar la agenda de cada asistente.
  • Brinda una manera más fácil de conexión. La capacidad de solicitar reuniones con personas clave aumenta las posibilidades de establecer relaciones significativas durante el evento. Es fácil buscar contactos a través de la lista de asistentes o encontrarlos por su nombre, compañía o cargo. 
  • Facilita la forma en que rompen el hielo. Se evitan las incómodas presentaciones en persona, ya que la comunicación online es mucho menos intimidante. 
  • Aumenta la eficiencia en la gestión de los detalles. Las reuniones se incluyen en las agendas de los asistentes con la hora y el lugar de las mismas. 

 

¿Cómo potenciar el networking con la app para eventos?

1. Los asistentes se encuentran a través de la lista de asistentes en la propia App.

2. Envían una solicitud de reunión a la persona elegida con una fecha y hora determinadas.

3. El destinatario acepta o rechaza la invitación. Si es aceptada, la reunión se incluye en la agenda de los participantes.

 

En el pasado, lograr el éxito del evento se enfocaba en hacer que las personas asistieran al evento, pero los asistentes de hoy en día tienen unas expectativas más exigentes respecto al valor de la experiencia en el evento. Esto obliga a los organizadores a buscar nuevos métodos para contentarlos y diferenciar su evento de la competencia.

La mejor forma de hacerlo es a través del networking, ofrece a tus asistentes la libertad de establecer sus propias conexiones a través de una app para eventos y genera un valor diferencial en tu evento. ¡En Orquidea te ayudamos a conseguirlo! 

09 May

Posted at 08:56h in Apps para eventos, Consejos, Encuestas, Tecnología by

Hay muchas maneras de generar valor y hacer que tus asistentes participen en tus eventos, darles voz durante las sesiones es sin duda una excelente forma de hacerlo. Ofrecer la posibilidad de responder las preguntas de los ponentes en directo y enviar las dudas que puedan surgir a través de una aplicación móvil proporciona un valor añadido no solo para los ponentes, sino también para los organizadores, que podrán recoger más información de una manera centralizada. 

A pesar de ello, es común que los organizadores tengan ciertas dudas la primera vez que utilizan esta tecnología en sus eventos. A veces, nuestros clientes se enfrentan diferentes desafíos cuando tienen que determinar el número de preguntas, el tipo de respuestas, aumentar la adopción de la aplicación por parte de los asistentes o presentar los resultados en directo. Para ayudarte a tomar estas decisiones queremos compartir las respuestas a cinco preguntas comunes que recibimos cuando se trata de interacción en sesiones. 

 

¿Cómo puedo aumentar el engagement de mis sesiones? 

Una de las mejores maneras de aumentar la participación de los asistentes durante tus sesiones es hacer que interactúen con el contenido. Intenta incorporar dinámicas que permitan a los asistentes participar activamente, respondiendo a una votación iniciada por el ponente o enviando preguntas al mismo. 

Las votaciones en vivo permiten a los ponentes conectar con la audiencia para hacer preguntas que aumenten el valor de las sesiones, redirigiéndolas o centrándose en algunos aspectos según la respuesta recibida. Debido a que las respuestas se comparten en tiempo real, los ponentes tienen la oportunidad de conocer cuáles son las necesidades de los asistentes, personalizar el discurso o incluso demostrar el cambio de opinión o conocimientos adquiridos de la audiencia entre el inicio y el final de las sesiones. 

Que los asistentes, por otro lado, puedan realizar preguntas desde su teléfono, aumenta la facilidad en que pueden transmitir sus inquietudes y opinar sobre el contenido de forma anónima. A diferencia del tradicional micrófono, en las que los asistentes deben ponerse de pie y hablar ante la multitud, esta función permite que incluso las personalidades más tímidas participen en la sesión. Además, un sistema de “likes” para las preguntas ya realizadas asegurará que las de mayor interés para la audiencia sean contestadas primero. El organizador siempre tendrá la oportunidad de moderar y ocultar las preguntas que no considere oportunas. 

 

¿Cuál es la mejor manera de recoger comentarios? 

Recoger la opinión de los asistentes, tanto positiva como negativa, es una parte fundamental para la identificación de los éxitos y oportunidades de tu evento. Facilitar la manera en que los asistentes envían sus valoraciones y comentarios aumentará la participación y la tasa de respuesta, algo imprescindible para los resultados de los organizadores y los patrocinadores. El tipo de encuesta dependerá en última instancia de si estás buscando un feedback específico en una sesión, o general, relacionada con el evento en sí. 

Las encuestas pueden estar vinculadas directamente a las sesiones y así ofrecer una manera de identificar las tendencias, las preferencias sobre los estilos de presentación y comprobar el éxito en la selección de ponentes. Además, siempre puedes añadir una opción de comentarios para cada una de las sesiones. 

Las encuestas del evento, por otro lado, son de naturaleza más general ya que no están vinculadas a ninguna de las sesiones. Este tipo de encuesta se usa normalmente para recoger la opinión sobre los principales aspectos del evento, pero también se pueden usar para: 

  • Segmentar a la audiencia en diferentes grupos 
  • Realizar estudios de mercado propios o para patrocinadores 
  • Recoger comentarios sobre la propia aplicación

 

App para eventos: Haciendo crecer el engagement

 

 

¿Cómo puedo aumentar la adopción de la app? 

Una vez hayas decidido el tipo de preguntas que mejor funcionan para tu evento, el siguiente paso será asegurarse de que son enviadas correctamente y de que tienen la visibilidad adecuada a través de una estrategia de comunicación bien definida. 

El primer paso requerirá tener a tus ponentes en el mismo barco, especialmente si pretendes que realicen votaciones y respondan a las preguntas realizadas desde la aplicación del evento. Para ello debes demostrarles el valor que esta interacción puede aportar a la experiencia de la sesión, y desarrollar un plan para integrarla con el contenido. Un ponente que hace hincapié en el uso de la aplicación al inicio de su sesión es un gran impulso para la promoción de la herramienta y anima a los asistentes a participar. 

Además, te dejamos algunos consejos que puedes llevar a cabo para este objetivo: 

  • Al inicio de la sesión, muestra una diapositiva con las instrucciones de la aplicación y haz que tus ponentes soliciten la participación del público.
  • Cuando sea posible, utiliza la proyección de los resultados para acaparar la atención y animar a los asistentes a que participen. Así el público comprobará que su participación es valiosa y tiene repercusión en el transcurso de la sesión. 
  • Crea una sección en el menú de la aplicación que dirija a los asistentes a tu “Encuesta del evento” y así nadie la pase por alto. 
  • Envía una notificación push o un correo electrónico durante y después del evento para recordar a los asistentes que proporcionen sus comentarios sobre su experiencia en el evento y las sesiones a las que asistieron. 

 

¿Qué necesito para proyectar los resultados? 

Para mostrar los resultados en directo no necesitas tener una experiencia técnica ni unos grandes requisitos: todo lo que precisas es un ordenador portátil con conexión a Internet y una pantalla dónde mostrar los gráficos obtenidos. 

Los gráficos de resultados están disponibles para cada una de las preguntas y se proyecta a través de una URL única, un proceso sencillo y fácil de configurar. Para este proceso, recomendamos que el ponente incluya en su presentación una diapositiva con la pregunta y las opciones de respuesta disponibles e incluso, si existe una respuesta correcta, tiene la opción de proyectarla después de mostrar los resultados de las votaciones. 

Durante el evento, deberá haber una persona encargada de gestionar las preguntas y mostrar los resultados en el momento correcto. Para crear una experiencia perfecta, te recomendamos utilizar dos portátiles para mostrar la presentación y los resultados por separado, y contar con un switcher o conmutador que permita alternar entre ambas pantallas de una manera más profesional. También te sugerimos realizar una prueba con los ponentes para que no haya ninguna duda respecto a los tiempos de respuesta y el momento en el que los resultados deben ser mostrados. 

 

¿Dónde puedo acceder a los resultados de mi aplicación? 

Una vez finalizada la sesión o el evento al completo, puedes generar informes de resultados en PDF o Excel y compartirlos con tu equipo, patrocinadores u otras personas interesadas. Una vez accedas al gestor de contenidos de la aplicación, solo tendrás que hacer clic en el botón “Descargar” situado en la parte superior derecha, dentro del apartado de “Votaciones en vivo” de la sesión elegida. Podrás generar informe con los resultados de una sola pregunta o de todas ellas, también tendrás la posibilidad de descargarlo con las respuestas nominales o anónimas. 

 

Conclusión 

Sabemos que tu tiempo es muy valioso y esperamos que estos consejos te hayan ayudado a resolver algunas dudas y mejorar el modo en que aplicas la tecnología para la interacción durante las sesiones. Si estás interesado en obtener más información sobre nuestras soluciones para eventos, no dudes en contactarnos. ¡Nunca es tarde para hacer tus eventos más interactivos!