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24 Mar Estrategias para aumentar el engagement y las inscripciones en tus eventos

La creación de una experiencia atractiva para los asistentes comienza en el momento de la inscripción. Por lo tanto, asegurarse de que cuentas con las estrategias de inscripción adecuadas es crucial para generar entusiasmo y registros. Como organizador de eventos, lo sabrás muy bien, así que aquí van algunas estrategias para aumentar el engagement y las inscripciones en tus eventos.

Hay muchos factores a tener en cuenta, desde el marketing y la promoción hasta la recogida de datos, pasando por la venta de entradas y los pagos. Sin embargo, puedes agilizar estos procesos para ofrecer a los asistentes una experiencia de registro que sin duda aumentará las inscripciones. Lo principal es:

• Cómo aumentar las inscripciones a eventos creando un proceso de inscripción personalizado e intuitivo.
• Cómo utilizar nuestra plataforma de registro de eventos para alcanzar tus objetivos de registro.

Ofrece a los asistentes una experiencia de registro personalizada

Los asistentes no quieren rellenar largos formularios de registro con campos que no son relevantes para ellos. Cualquier proceso que requiera demasiado tiempo y esfuerzo para los asistentes acabará provocando una mayor tasa de abandono. Del mismo modo, los planificadores de eventos a menudo luchan con constructores de formularios restrictivos que les impiden recopilar los datos que necesitan.

Nuestra plataforma de registro incluye un creador de formularios fácil de usar que facilita la recopilación de los datos que necesitas de las diferentes partes interesadas del evento.

Utilizando las condiciones del formulario, puedes construir una lógica para que los diferentes tipos de inscritos sólo vean los campos que son relevantes para ellos. La plataforma sincroniza automáticamente estos datos con la aplicación de tu evento para que los asistentes puedan iniciar sesión fácilmente y ver su información de registro ya incluida en sus perfiles.

Personaliza el proceso de inscripción utilizando un número ilimitado de campos, menús desplegables y preguntas de opción múltiple. Independientemente de si estás planificando un evento presencial, virtual o híbrido, las condiciones del formulario son especialmente útiles si tu evento tiene varios tipos de entradas o si deseas aplicar diferentes precios por inscripción anticipada. Utiliza esta función para personalizar los datos que necesita recopilar de sus ponentes, prensa, VIP y otros grupos de asistentes.

Permite a los asistentes comprar entradas y reservar hoteles en el flujo de inscripción

Normalmente, las plataformas de inscripción gratuitas no permiten a los asistentes pagar las entradas del evento y reservar hoteles en el mismo flujo de inscripción. Esto añade fricción al proceso, lo que puede disuadir a los asistentes de completar su registro.

Nuestras plataformas tienen una serie de pasarelas de pago para gestionar la venta de entradas que están configuradas para que las utilices. Por ejemplo, puedes aceptar pagos con tarjeta de crédito con Stripe, y transferencias bancarias en Europa.

También puedes utilizar su formulario de inscripción para gestionar bloques de habitaciones. Preselecciona una lista de hoteles recomendados y añádela a tu formulario de inscripción. Esto permite a los asistentes completar toda la logística necesaria del evento en un solo lugar, creando un proceso de inscripción sin problemas.

Impulsa las inscripciones en el evento con sitios web ricos en contenido y un plan de marketing persuasivo previo al evento

En la mente de todo organizador de eventos está la pregunta: «¿Cómo consigo que mi público objetivo se inscriba en mi evento?” Lo más importante es crear sitios web de eventos atractivos e informativos que pueda utilizar para promocionar su evento a través de las redes sociales y el marketing por correo electrónico.

El sitio web de tu evento es algo más que una simple herramienta para gestionar la venta de entradas: debes generar expectación. Es una oportunidad para mostrar la marca única de tu evento, ofrecer a tu público todas las razones por las que deberían asistir y facilitarles la inscripción inmediata.

Muchas plataformas de inscripción son restrictivas y limitan las posibilidades de promoción de la marca. Esto puede repercutir negativamente en la venta de entradas, ya que es difícil mostrar de qué trata realmente su evento. También dificulta la aplicación de estrategias de inscripción eficaces. Es importante elegir una plataforma de registro que le permita crear un sitio web de eventos de marca que refleje fielmente el aspecto y la sensación de su evento y / u organización, y guíe a los asistentes potenciales a través del proceso de registro.

Nuestra plataforma de eventos facilita el diseño de páginas de registro de eventos totalmente personalizadas y preparadas para dispositivos móviles que representen fielmente su evento. Lo mejor de todo, es que además puedes sincronizar automáticamente todos tus datos de oradores, sesiones y asistentes en la plataforma de gestión de eventos.

Como parte de tu estrategia de marketing previa al evento, podemos ayudarte a gestionar también tu marketing por correo electrónico para llegar a un público más amplio fuera de tu base de datos.

Recopila información sobre los ponentes y gestiónalos con tu plataforma de registro

Puede que no dispongas del presupuesto o los recursos necesarios para un sistema de gestión de ponentes. Pero, ¿sabías que puede aprovechar tu plataforma de inscripción para encargarse de este proceso, sin necesidad de herramientas adicionales?

Los ponentes son esencialmente asistentes, pero tienen algunos requisitos especiales. No necesitan pagar entradas, pero necesitas saber cómo van a hablar y qué requisitos de hardware tienen.

Con nuestra ayuda puedes configurar diferentes tipos de entradas para todos tus grupos de asistentes. Para tus ponentes, puedes darles una contraseña que introducir durante el registro que les dará acceso al flujo de registro exclusivo para ponentes. Esto te permite realizar un seguimiento de todo lo que necesitas saber acerca de tus oradores, todo en un solo lugar.

Conclusión

Si te aseguras de contar con las estrategias de inscripción adecuadas, conseguirás más inscripciones. Ofrece una experiencia de inscripción envolvente y personalizada con procesos sencillos de pago y reserva de hotel, y seguro que aumentará el número de inscripciones.

Sin embargo, para tener éxito con estas tácticas, necesita las herramientas adecuadas.

Nuestras plataformas de registro y de eventos son perfectas para los planificadores de eventos que desean crear un proceso de registro personalizado e intuitivo a la vez que recopilan todos los datos necesarios de los asistentes. Desde el creador de formularios fácil de usar que simplifica la recopilación de datos de asistentes y ponentes, hasta la gestión sin esfuerzo de la venta de entradas y los pagos, la plataforma de registro de eventos tiene todo lo que necesitas para que tu evento sea un éxito.

Contacta con nosotros para que te ayudemos a diseñar el mejor proceso de registro para que tus eventos sean todo un éxito.

Artículo original: https://www.eventmobi.com/blog/event-registration-strategies-to-increase-attendee-sign-ups/

07 Mar Consejos sobre los servicios on-site en eventos presenciales

Otro año difícil para el sector de los eventos ha quedado atrás. El regreso casi normal de los eventos presenciales se ha acelerado en estos dos primeros meses del 2022. Desde octubre del año pasado se hacían eventos presenciales, sí, pero no con tanta participación y convocatorias como ahora. Es por eso por lo que queremos compartir contigo algunos consejos sobre los servicios on-site en eventos presenciales. Seremos breves y concisos:

Gestión de Colas

Los organizadores tienen la tentación de planificar con más equipos para menos asistentes con el fin de evitar colas y zonas de registro densas. Por eso, para evitar un aumento significativo de los presupuestos On-site, es fundamental una buena gestión de las colas. Consejo útil: mantén todos los puntos de interacción innecesarios lejos de los puestos de acreditación: zona de información, stands de publicidad, zonas de charla social, etc. Todo aquello que genere un tapón por distracción en las zonas de acreditación.

Contactless

Donde antes el reconocimiento facial era algo agradable, un plus… ahora es un pilar de las experiencias On-site sin contacto. Los planificadores de eventos ven el valor en que un asistente se acerque a los quioscos de impresión y recojan las acreditaciones sin ningún contacto, lo que les permite ahorrar en personal de recepción. Esto compensa los gastos adicionales de alquiler de equipo. En orquídea por ejemplo, ofrecemos este servicio de impresión de acreditaciones con reconocimiento facial o lectura rápida de QR en ambos casos la impresión no supera los 7 segundos.

Imprimir en casa

Pedir a los asistentes que impriman su acreditación en casa se está convirtiendo en una consideración más frecuente. Y aunque parece que ayuda a resolver los problemas de colas, conlleva numerosos inconvenientes: duplicación de credenciales y pérdida de ingresos asociada, control de acceso y formatos de credencial ilegibles (código de barras/código QR), falta de homogeneidad por colores, entre otras… por no decir que en eventos muy grandes es un verdadero dolor de cabeza la gestión de incidencias y en consecuencia las colas que genera en los puntos de acreditación y stands de información.

Tracking avanzado

En este punto los clientes están muy interesados en el valor de los datos para los eventos presenciales. Impulsados por los valiosos conocimientos y la participación que se mide durante los eventos virtuales, vemos un mayor interés en el seguimiento de los asistentes, con tecnologías Bluetooth, RfiD, NFC, escaneo de códigos QR. En esta última, se hace el hincapié en sistemas de lead retrieval, una forma de cuantificar y cualificar las visitas a stands o zonas dentro del evento y que permite organizar las visitas en clientes potenciales. En Orquidea ofrecemos una App muy intuitiva y funcional para llevar a cabo este control así como el control de aforos y accesos, otra herramienta para validar el tiempo de permanencia en distintas salas/sesiones.

El último minuto se convirtió en el último segundo

Con las circunstancias siempre cambiantes y el riesgo de cancelaciones, los organizadores esperan hasta el último momento para reservar los servicios on-site. Y desde el inicio de la pandemia, se han introducido cláusulas de cancelación y aplazamiento muy flexibles para ayudar a los clientes a tomar decisiones valientes.

Covid-Safe

En la mayoría de los eventos en donde se hace un control de la vacunación, se fomenta un proceso de dos pasos para el registro de Covid-Safe. La mejor práctica en este caso es separar claramente los controles de vacunación o pruebas (en el caso que se ofrezcan in situ) para el cumplimiento de la normativa sanitaria local, del acceso y la impresión de acreditaciones, para evitar las zonas abarrotadas y densas, y mantener el control del flujo de asistentes presenciales.

Para los eventos de varios días en los que las pruebas de antígenos y la caducidad pueden ser un problema, se suelen proporcionar pulseras codificadas por colores para entrar en el perímetro de seguridad antes de recoger la acreditación. De este modo se consigue un flujo más uniforme y constante de asistentes a su llegada, y se evitan los contactos en la zona de registro.

En conclusión, podemos afirmar que la vuelta del formato presencial de los eventos debe abordarse bajo la premisa: el asistente debe sentirse en un entorno seguro. La correcta planificación anticipándose a las posibles situaciones que generen stress en el asistente y la tecnología, no solo cumplirán esa premisa sino que además ofrecen a los stakeholders del evento una incertidumbre muy baja en cuanto a incidencias se refiere lo que se traduce en tranquilidad.

En Orquidea Technology Group somos expertos en eventos y tecnología desde hace más de 10 años y siempre podrás contar con nosotros para hacer de tus eventos los más seguros y exitosos.

Datos extraídos por Fielddrive.

07 Mar Videoconferencia vs. plataformas virtuales: ¿Cuál es mejor para tu evento?

No cabe duda de que cuando todos tuvimos que cambiar repentinamente a la vida virtual en 2019, las plataformas de videoconferencia sencillas y fáciles de usar cobraron protagonismo. Las clases en casa, las reuniones de negocios y el ponerse al día con la familia se trasladaron al espacio virtual, y aunque los tiempos eran difíciles, siempre estuvimos agradecidos por los saltos en la tecnología que nos permitieron sentirnos conectados con los demás. Ahora, que ya ha pasado un tiempo, queremos analizar la videoconferencia vs. plataformas virtuales: ¿Cuál es mejor para tu evento?

A medida que se hicieron evidentes las ventajas de ofrecer un elemento virtual e híbrido a las conferencias, muchas empresas decidieron utilizar plataformas de videoconferencia conocidas, como Zoom, Microsoft Teams y Google Meet, para celebrar sus eventos importantes. Sin embargo, aunque estas plataformas son excelentes opciones de reuniones virtuales, ¿tienen la funcionalidad necesaria para ofrecer un evento virtual realmente atractivo, especialmente aquellos que son más complicados e implican agendas de un solo día o de varios días con un mayor número de asistentes?

Nadie quiere que su evento se quede corto, lo que se traduce en delegados que no se comprometen y en bajas cifras de retención.

A continuación, analizamos ambas opciones y destacamos las diferencias fundamentales entre las videoconferencias y las plataformas de eventos virtuales creadas para este fin:

Inscripción

Empecemos por el principio. La inscripción suele ser uno de los primeros puntos de interacción entre el evento y los asistentes (aunque en Orquidea, siempre recomendamos crear algún contenido previo al evento con el que los asistentes puedan interactuar para fomentar la inscripción temprana). Un proceso de inscripción sencillo y atractivo marca la pauta de todo el evento y, por lo tanto, es importante hacerlo bien.

Las ventajas de los sistemas de registro sencillos, sinónimo de las plataformas de videoconferencia, suelen ser efímeras y dejan de lado valiosas oportunidades de marca y personalización. Una plataforma de eventos virtuales de alta calidad no sólo permite crear una página de registro de gran aspecto y con la marca de la empresa, sino que también cuenta con una funcionalidad intuitiva y una recopilación de datos que puede utilizarse para rellenar los perfiles de los asistentes en línea, lo que ahorra a todos la molestia de introducir la misma información varias veces.

Entorno del evento

Una vez que los asistentes han entrado en el «espacio» del evento virtual, ¿qué ven y en qué se diferencian las dos soluciones para eventos?

Zoom, por ejemplo, tiene varias opciones para personalizar la experiencia de la reunión. Los asistentes pueden elegir entre una serie de filtros o fondos, aunque los fondos suelen requerir una «pantalla verde» para ser eficaces. Con esta opción para la producción de eventos, los organizadores no disponen de funciones de marca o personalización. En las plataformas de videoconferencia también es difícil crear elementos visuales flexibles a la hora de transmitir el contenido, lo que puede hacer que un evento largo (desde medio día hasta eventos de varios días) sea un reto en términos de mantener el compromiso de los asistentes.

En cambio, la plataforma de eventos virtuales puede replicar el lugar de un evento presencial e incluso incorporar un mapa interactivo. Puede haber un vestíbulo virtual en el que los representantes puedan recibir a los asistentes y dirigirlos a su agenda personalizada, adaptada para mostrar los logotipos de los patrocinadores junto con la marca del evento. La plataforma virtual tendrá una serie de diseños visuales a lo largo de todo el evento, por ejemplo, pantallas de fondo con la marca de los ponentes principales y entornos personalizados para las salas de descanso y las sesiones de los ponentes.

Reflejar la experiencia del evento de esta manera permite a los asistentes sentirse parte del mismo en lugar de sentir que simplemente asisten a una reunión. La evolución de los elementos visuales favorece el compromiso y ayuda a evitar la «fatiga de la pantalla», mientras que las opciones de interactividad permiten a los asistentes controlar su experiencia en el evento.

Networking

Establecer contactos es una de las principales razones por las que organizamos y asistimos a eventos: reunir a la gente para que intercambie y debata ideas, discuta intereses comunes, haga negocios, establezca conexiones y amplíe sus carreras. Es justo decir que recrear la serendipia del networking en los eventos presenciales ha sido uno de los mayores retos a la hora de organizar eventos virtuales. Quizás también hayamos pasado por alto la importancia de la creación de redes para hacer pausas estratégicas en las agendas de los eventos con mucho contenido y, cuando se facilita bien, el valor que ofrece para la experiencia general de los asistentes.

Las videoconferencias permiten a los asistentes chatear antes o después de la reunión a través de la transmisión de vídeo. También pueden enviar mensajes a lo largo del evento utilizando el canal de chat; sin embargo, el chat está siempre abierto a todos los asistentes. Al no existir la posibilidad de incorporar información personalizada a la experiencia, los asistentes pueden tener dificultades para saber con quién quieren conectarse. También es imposible limitar las conversaciones a una o dos personas; todo el grupo de la reunión tiene que participar.

La plataforma de eventos virtuales destaca por ofrecer a los asistentes la posibilidad de establecer una red de contactos más significativa. La tecnología de red flexible admite conexiones a través de varios canales: mensajería individual, chat de grupo, canales de chat privados y, en determinadas plataformas, salas de red virtuales donde los asistentes pueden conectarse e interactuar como lo harían en un lugar de reunión presencial. Los asistentes también pueden acceder a los perfiles de los demás para saber con quién les gustaría conectar.

Duración del contenido

Tu evento está repleto de contenido atractivo, y quieres que tus asistentes puedan aprovecharlo al máximo durante el mayor tiempo posible. No hay nada mejor que ver a tus asistentes disfrutar e interactuar con sus sesiones: es un marcador preciso de un evento exitoso.

Aunque las plataformas de videoconferencia permiten grabar las reuniones y guardarlas para poder distribuirlas posteriormente, el archivo externo significa que los asistentes sólo pueden acceder al contenido si el titular de la reunión lo permite y cuando lo haga. La función de grabación tampoco edita automáticamente el contenido para facilitar la navegación o la digestión.

Una sofisticada plataforma de eventos virtuales soportará el contenido a la carta, y al igual que los servicios de streaming como Netflix o Binge, los asistentes podrán acceder al contenido del evento cuando lo deseen. El contenido curado proporciona una experiencia de usuario de alta calidad y mejora la capacidad de los asistentes para participar, maximizando el potencial de longevidad del contenido mucho después de que el evento haya concluido.

Esperamos que este artículo te haya proporcionado una buena visión general de las principales diferencias entre el uso de plataformas de videoconferencia y la tecnología creada específicamente para eventos virtuales. Por nuestra experiencia en la organización de eventos durante los últimos diez años, sabemos que el tiempo invertido al principio ahorra mucho estrés más adelante.

Si quieres profundizar un poco más en este tema y ver qué camino es el mejor para ti y tu evento, ponte en contacto con nosotros. En Orquidea Tech siempre estamos dispuestos a hablar de eventos y disponemos de la tecnología en plataformas necesaria para hacer de tu evento un éxito.

Post original: https://www.crowdcomms.com/post/2022/2/21/video-conferencing-vs-virtual-platforms-which-is-the-best-fit-for-your-event

03 Jun 9 preguntas que hacer a tus asistentes en los registros de eventos

Encontrar las preguntas adecuadas para el registro de un evento puede ser una mezcla complicada de preguntar lo suficiente y no preguntar demasiado al mismo tiempo. Y, admitámoslo, los planificadores de eventos suelen dejar de lado los formularios de inscripción como un elemento más de la lista de tareas pendientes en el mar interminable de la planificación de eventos, por lo que para hacerlo más sencillo, vamos a ver las 9 preguntas que debes hacer a tus asistentes en los registros de eventos.

Si te tomas el tiempo de pensar en la información que difundes a través del sitio web de tu evento y durante el registro, puedes prepararte para un gran éxito, ya que un formulario de inscripción bien pensado puede:

• Ayudarte a realizar el recuento de habitaciones, comidas y personas para gestionar mejor el espacio y los presupuestos
• Ahorrarte horas de tiempo en el seguimiento de la información que falta (enviando encuestas posteriores a la inscripción) y prepararte para utilizar la información más adelante, por ejemplo, durante la entrega de diplomas o reconocimientos.
• Ser una buena forma de recopilar datos de calidad que te ayuden a  personalizar el marketing del evento, preparar el evento del año siguiente y proporcionar métricas para informar a los jefes.

¿Qué preguntas de registro de eventos son esenciales y por qué?

Aparte de las preguntas estándar e incorporadas, como empresa, dirección, cargo y tipo de registro, es importante tener en cuenta también las siguientes:

1. Nombre de pila o apodo

¿Por qué es importante?

Los asistentes no siempre utilizan este campo correctamente, pero es una buena práctica dar a la gente un lugar para hacerle saber que en realidad están con «Chema» en lugar de «Jose María» para que no tenga que corregir su tarjeta de identificación en el lugar.

Y recuerda, si recoges este campo, haz un control de calidad antes del evento y asegúrate de utilizarlo en el proceso de entrega de credenciales.

Consejo: no está de más darle un toque de color a tus formularios. Sí, la mayoría de los formularios comienzan con el nombre y los apellidos, pero eso no significa que tengas que ser un robot. Incorpora la voz de su marca al formulario de registro para añadir personalidad.

2. Talla de ropa y zapatos

¿Por qué es importante?

Si vas a repartir algún obsequio en tu evento o estás pensando en hacerlo, pregunta siempre por la talla. No pasa nada si no usas ese campo, pero es mejor reunir esa información ahora y no necesitarla que no preguntarla y necesitarla más tarde.

3. Información de contacto en caso de emergencia

¿Por qué es importante?

Desgraciadamente, esta pregunta se pasa por alto muchas veces. ¿Qué pasa si le ocurre algo a tu asistente en el lugar y necesita ponerse en contacto con alguien en casa? Lo mejor es incluir esta información para tenerla a mano en caso de que ocurra algo.

4. Alergias alimentarias + Restricciones dietéticas

¿Por qué es importante?

Esta información es bastante habitual hoy en día, ya que mucha gente tiene alergias, pero no está de más incluirla.

Puedes redactarlo como quieras e incluir una opción de selección múltiple para las alergias/restricciones más populares o simplemente añadir un cuadro de texto que la gente pueda rellenar si lo necesita.

Consejo práctico: Las casillas de selección múltiple pueden ser útiles para calcular rápidamente cuántas comidas vegetarianas necesitarás en esa cena de gala.

5. Casilla de verificación de cumplimiento de GDPR

¿Por qué es importante?

En la era de la privacidad, es mejor asegurarse de que estás cubierto y de que tus asistentes saben que su información está a salvo.

Esta cuestión se pasa por alto con frecuencia, ya que el GDPR no afecta a todos los participantes (actualmente el GDPR sólo se aplica a los asistentes que residen en la UE), pero PUEDE afectar a todas las empresas, independientemente de su ubicación.

Los viajes internacionales son tan fáciles hoy en día, que es muy probable que tengas asistentes de la UE en tu evento, así que mejor estar preparado de antemano.

6. Contraseña

¿Por qué es importante?

Es importante que los participantes puedan crear una contraseña y volver a su registro en cualquier momento que lo necesiten.

Esta característica añade un nivel extra de privacidad para que los inscritos sepan que su inscripción está segura. Además, es más fácil recordar/guardar la contraseña que tener que copiar y pegar un código de confirmación para acceder a la inscripción.

Esto también es importante para los eventos virtuales. Normalmente, el mismo nombre de usuario y la misma contraseña de registro son los que permiten al participante acceder al centro del evento virtual.

7. Foto de perfil

¿Por qué es importante?

Las imágenes de perfil pueden utilizarse para algo más que el perfil real de un asistente. Puedes utilizar estas imágenes para crear collages para tu evento o llevarlas a una aplicación móvil para que no tengan que ir a buscar su foto mientras instalan la aplicación de la reunión.

8. Selección de sesiones

¿Por qué es importante?

Es importante pensar en todo el evento e incluir las sesiones que necesita que los asistentes elijan por motivos de capacidad de la sala o de recuento de comidas. En el caso de los eventos virtuales es importante ofrecer selección de sesiones si el evento no se desarrolla en una sesión única y se ofrecen talleres de diferentes temas que los participantes puedan elegir.

Lo entendemos, es posible que no tengas toda la agenda preparada antes de iniciar el registro, pero asegúrate de trabajar en ella con suficiente antelación. De este modo, podrás volver a integrarlo en el registro con el tiempo suficiente para que los inscritos puedan elegir las sesiones y obtengas un recuento preciso.

Un ejemplo práctico sería que una sesión que no sabías que iba a ser tan popular se ha llenado enseguida.

Ahora que sabes que esa sesión es tan popular, puede trasladarla a una sala más grande y abrir más plazas.

Además, asegúrate de que si añades sesiones más tarde, envías un correo electrónico a los asistentes ya inscritos para informarles de que la selección de sesiones ya está disponible. Conviene recordárselo a los asistentes unas cuantas veces más antes del evento, por si no lo hacen de inmediato o si se hacen esos ajustes de sala para abrir más asientos, etc.

9. Información sobre el viaje

¿Por qué es importante?

Si estás gestionando la lista de habitaciones de un hotel, debes asegurarte de pedir las fechas de entrada y salida de los asistentes.

Puntos extra si también obtienes sus datos de viaje en avión para poder comprobar su trabajo.

Consejo profesional: asegúrate de incluir las fechas que introdujeron en su correo electrónico de confirmación de la inscripción para que tengan un lugar de fácil referencia para consultar lo que incluyeron sin tener que volver a entrar en su registro y buscar esta información.

Descarta las preguntas innecesarias sobre el registro del evento

Es importante dejar fuera los campos no esenciales. Cuanto más largo sea el formulario, menos probable será que los participantes se registren. Básicamente, queremos que la información sea FÁCIL de acceder, digerir y completar.

Y hablando de facilidad, asegúrate de pensar en el proceso mientras construye.

¿Puedes consolidar 3 páginas en una? ¿O deberías dividir 2 partes en 2 páginas para facilitar la comprensión del asistente?

Asegúrate de evitar estos errores de UX en los formularios de inscripción para eventos mientras los construyes.

Por último, pero no menos importante: Probar, probar y volver a probar.

Es fundamental que pruebes, pruebes y vuelvas a probar tu sitio web.

Mantén una página de vista previa abierta en todo momento mientras construyes el formulario de inscripción o pide a tu proveedor de eventos que te envíe el enlace del formulario en cuanto empiece a desarrollarlo. De esta manera puedes ver los cambios simplemente pulsando botón de actualización.

Asegúrate de probarlo todo antes de ponerlo en marcha, incluida la página y la pasarela de pago, las páginas posteriores a la inscripción y los correos electrónicos previos y posteriores a la inscripción, para garantizar que toda la información importante esté incluida y sea accesible.

Conclusión

Aquí tiene. Espero que hayas disfrutado de algunos consejos prácticos de alguien que ha creado muchos formularios de registro. Recapitulemos:

Las contraseñas y el GDPR son súper claves hoy en día. No sólo te protegen de posibles problemas legales sino que también garantizan que tus asistentes estén protegidos en lo que respecta a la seguridad de los datos.

¿Estás planeando un evento con formulario de registro? Consulta con Orquidea Technology Group, y te contaremos con todo lujo de detalles todas las opciones que tienes para desarrollar la mejor plataforma para tus asistentes.

Artículo original: Swoogo.com

20 Abr ¿Qué es el compromiso 365 y cómo afectará a los eventos?

Si bien el éxito de los eventos virtuales puede ser motivo de preocupación para muchos organizadores de eventos, el verdadero potencial del formato aún está por descubrir. Los proveedores de tecnología ya han dejado atrás las limitaciones tradicionales de los eventos con fecha y lugar para centrarse en el compromiso a largo plazo y continuo, por ello vamos a hablar de qué es el compromiso 365 y cómo afectará a los eventos.

La pandemia ha cambiado significativamente la forma en que los asistentes se comprometen con el contenido, y mientras los organizadores de eventos esperan con ansiedad la reanudación a gran escala de los eventos presenciales, se ha producido un cambio innegable en la industria que seguirá afectando a los programas de eventos en el futuro.

Esto es especialmente cierto en el sector corporativo, donde los responsables de los departamentos de marketing valoran los sólidos datos que generan los eventos virtuales y probablemente mantendrán este formato por sus propias ventajas, no sólo como sustituto del presencial.

En la mayoría de los casos, el principal beneficio de los eventos virtuales es el alcance, y los proveedores de tecnología para eventos virtuales intentan ahora aprovecharlo para facilitar el compromiso continuo. En cierto modo, se trata de aplicar a los eventos una vieja máxima del marketing: «cuesta cinco veces más adquirir un nuevo cliente que retener uno antiguo».

Después de haber atraído con éxito a una audiencia varias veces superior a la habitual a un evento virtual, ¿cómo mantener el impulso en un mercado cada vez más competitivo y retener su atención hasta el siguiente?

La solución es una estrategia de eventos que se ha convertido en una especie de palabra de moda en el sector en 2021, después de haber sido pregonada sin éxito desde los primeros días de las aplicaciones para eventos: 365 community engagement.

A continuación, veremos las opiniones de varios proveedores de tecnología sobre los factores que impulsan este cambio en el mercado, las posibles formas que podría adoptar y el impacto en los planificadores de eventos. El resultado es una serie de tres partes sobre el compromiso 365; esta primera parte examinará qué es el compromiso 365 y por qué los desarrolladores están apostando por él.

¿Qué es el compromiso 365?

El objetivo final del compromiso 365 es seguir involucrando a una comunidad ya sean clientes, empleados, miembros de una asociación, etc, más allá de un único evento.

Sin embargo, la forma exacta en que esto se manifestará sigue siendo objeto de debate. Algunos de los proveedores ven el compromiso 365 como una serie de eventos virtuales más pequeños y frecuentes, pero todavía agudos, mientras que otros lo conciben más como una estrategia de entrega de contenidos continua, como una plataforma social.

«En última instancia, las características de 365 engagement para una organización pueden no tener sentido para otra. Todo se reduce a entender dónde está tu audiencia, qué quiere y cómo puedes mejorar su experiencia.»

– Patrick Smith, CMO, Cvent

Independientemente de la definición precisa, hay varios componentes que los proveedores de tecnología coinciden en que serán clave para el compromiso continuo. En esencia, esta estrategia consiste en crear una comunidad, consolidar los puntos de contacto y ampliar las oportunidades de participación de la marca. Los asistentes a los eventos se convertirán en usuarios a medida que sigan participando en línea, fuera de los límites de las fechas específicas del evento.

¿Qué hay detrás del cambio al compromiso 365?

La adopción de una estrategia de compromiso 365 es, en muchos sentidos, una progresión natural del reciente aumento de los programas de eventos virtuales.

«Un cierto porcentaje de los eventos que antes eran sólo presenciales probablemente se pasarán a plataformas sólo virtuales, y entonces habrá este universo masivo de eventos sólo virtuales que no existía antes, porque la gente se da cuenta de la escala de eficiencia de esos eventos virtuales».

– Jim Sharpe, director general de Aventri

Esta evolución está motivada en parte por la rápida mejora de la tecnología de los eventos virtuales sólo en el último año. «En el pasado, la misma tecnología que se utilizaba para los eventos presenciales se utilizaba para los eventos online», señala Bob Vaez, director general de EventMobi.

Ahora que las plataformas tecnológicas para eventos virtuales empiezan a competir con las herramientas típicas de los seminarios web, explica Vaez, se están sentando las bases de un espacio único para el evento y el compromiso continuo. Pero tener un único centro digital para interactuar con la audiencia no debe confundirse con una reducción de las opciones. La multiplicidad de formas de consumir contenidos digitales implica todo lo contrario.

Como señala el director de marketing de Cvent, Patrick Smith, “ofrecer una elección entre una combinación de formatos permite a la audiencia la posibilidad de seleccionar el vehículo de entrega de contenidos que más le atraiga a largo plazo, ampliando el impacto y las oportunidades de negocio de una organización.”

El marketing digital y la participación digital han sido durante mucho tiempo un elemento básico del marketing, y a medida que los eventos virtuales van ocupando los mismos (o similares) espacios en línea y ofreciendo los mismos (o similares) niveles de datos de participación, podemos esperar que los equipos de marketing y otras partes interesadas aumenten su participación.

Primero virtual, luego híbrido, ¿y ahora esto?

No es difícil imaginar a los planificadores tambaleándose ante la idea de otro formato más que aprender, pero el compromiso 365 no se convertirá en otra cruz que deban soportar los planificadores de eventos.

Aunque la idea de gestionar una plataforma siempre activa puede parecer abrumadora, los proveedores de tecnología sostienen que, a la larga, la participación requerirá menos esfuerzo por parte de los organizadores de eventos, ya que el contenido a la carta y la participación generada por el usuario llevan parte del peso. El truco, después de todo, es conseguir que los asistentes a los eventos virtuales que ya están en la plataforma se queden allí para poder aprovechar esa audiencia en lugar de tener que recuperarla cada vez que se celebra un evento.

«Cuando tienes 70.000 personas entusiasmadas con un evento y que se unen a una plataforma virtual para experimentarlo, tu trabajo es mucho más fácil en términos de convertirlo en una estrategia de compromiso 365. Aprovechar una audiencia existente te da una ventaja de lo que podría ser el 50% de tu base de usuarios».

– Joe Schwinger, fundador de MeetingPlay

En lo que respecta a los eventos futuros, Julius Solaris, jefe de compromiso de Swapcard, añade que “las plataformas establecerán un contexto en torno a los eventos y la comunidad en general, en lugar de que los planificadores tengan que empezar de cero cada vez que organicen otro evento presencial.”

Vaez profundiza en este concepto: «A medida que se añade más gente, el valor de esa plataforma y de la comunidad se vuelve más significativo, y en realidad es menos trabajo cada vez que se añade otro elemento de contenido.

«El contenido existente de tu evento también puede utilizarse para aliviar la carga de la participación continua”, dice Sharpe. La clave está en los datos.

«Los puntos de datos clave: páginas vistas, redes digitales, selección de sesiones, tiempo de permanencia, envío de preguntas, encuestas, descargas, me gusta en las redes sociales, etc,  proporcionan información valiosa sobre los intereses de los asistentes que los equipos de marketing pueden utilizar para crear microcomunidades basadas en intereses. A continuación, pueden combinar el material del evento de nuevas formas para crear contenido especializado para audiencias de nicho muy específicas y fomentar el compromiso continuo».

– Jim Sharpe, director general de Aventri

Además, si el formato despega y necesita programas de contenido dedicados, es probable que esto venga con nuevas funciones dedicadas o que recaiga en los departamentos de marketing de contenido digital existentes. Especialmente en el contexto de los eventos corporativos, este cambio marcará una mayor combinación de los departamentos de eventos y de marketing.

En conclusión, el sector de los eventos ha tenido que adaptarse a una serie de cambios importantes a lo largo del año pasado y, aunque todavía quedan muchas cosas en el aire en 2021, la industria todavía tiene que presenciar el impacto total de los eventos virtuales. Una cosa es segura: ha cambiado por completo las posibilidades de suministro de contenidos y eventos.

La siguiente fase en los radares de muchos proveedores de tecnología es el compromiso 365. Puede que los planificadores no estén entusiasmados con su implantación, pero promete una mejor experiencia para los usuarios, que podrán acceder a todos los contenidos y oportunidades de networking en un solo lugar, y en un contexto comunitario más rico.

Si quieres saber más sobre el compromiso 365, e informarte de todas las posibilidades que tienes para crear una comunidad comprometida a largo plazo y darles una gran experiencia, puedes contactar con Orquidea Technology Group y te asesoraremos sobre la mejor manera de realizar eventos exitosos.

Artículo original en EventMB

05 Abr Medir el éxito de tu evento con las plataformas de eventos virtuales

El año 2020 ha contribuido a acelerar el desarrollo y mejora de la tecnología de eventos virtuales, las tasas de adopción y uso de estas nuevas tecnologías nunca habían sido tan altas. A pesar de este progreso, muchos todavía no están aprovechando al máximo lo que puede ser el mayor activo de la tecnología de eventos: los datos analíticos del evento, o la información que respalda la toma de decisiones. Hay pocas herramientas mejores para medir los resultados de los eventos, por eso vamos a ver cómo medir el éxito de tu evento con las plataformas de eventos virtuales. 

En las reuniones presenciales, los organizadores pueden hacer un seguimiento de los asistentes in–situ con un recuento final al terminar el registro o escaneando sus acreditaciones. También se utilizan indicadores visuales para medir el éxito del evento.  

En la esfera virtual, sin embargo, los organizadores de eventos ya no pueden echar un vistazo rápido a la sala para comprobar los niveles de asistencia. En cambio, si se elige una plataforma con buenas analíticas, no hay que observar tan minuciosamente a los asistentes. El software lo hace por ti. 

Una interfaz bien diseñada también puede ayudar a la hora de revisar los datos. Las plataformas de eventos virtuales que te permiten desglosar sus métricas en puntos clave serán fundamentales para el éxito de futuros eventos. ¿Cómo se puede captar la claramente corta capacidad de atención del público en línea? Averigua qué es lo que funciona ahora y, así podrás aprovecharlo a posteriori. 

Además, no se trata sólo de ofrecer a los asistentes una experiencia óptima y que los mantenga comprometidos con el evento online. También se trata de demostrar el ROI del evento a las partes interesadas y a los patrocinadores.  

Con esto en mente, uno de nuestros partners, Eventmobi, ha lanzado recientemente un pack de herramientas de análisis actualizada que funciona tanto en su plataforma virtual como en su aplicación móvil. Esta función mejorada de las analíticas del evento permite a los organizadores de eventos encontrar la información que necesitan para seguir siendo competitivos. 

4 métricas clave para seguir en futuros eventos 

La idea de analizar los datos del evento puede parecer intimidante al principio, pero para verlo más claramente vamos a dividir la información en cuatro categorías clave: 

1.  Asistencia:¿Qué actividades atrajeron el mayor número de asistentes y a quiénes atrajeron?

2. Interés:¿Qué contenidos generaron más tráfico?

3. Atención:¿Qué contenidos mantuvieron a los espectadores durante más tiempo?

4. Acción:¿Qué asistentes hicieron clic en los enlaces o se comprometieron con un contenido específico?

La función de análisis actualizada de la plataforma permite a los planificadores de eventos averiguar todos estos datos a través una interfaz intuitiva y fácil de usar.  

Lo ideal es que la sección de análisis de una plataforma de eventos virtuales te proporcione una amplia visión general de los datos clave, y a la vez te permita profundizar en ellos. Por eso se ha diseñado un panel de control que no sólo presenta gráficos fáciles de leer, sino que también ofrece la opción de exportar datos de manera más profunda.  

Empieza por pensar en las 4 métricas clave enumeradas anteriormente. Si observas que una sesión patrocinada atrajo un número especialmente alto de asistentes, puedes descargar la lista completa de participantes. Estos datos podrían traducirse en clientes potenciales para su patrocinador. Además, no hay límite en el número de sesiones, páginas de empresa o actividades online que puedes rastrear. 

Asistencia e interés: Mide el flujo de tráfico del evento 

Si quieres saber qué atrae a los asistentes a tu evento, es esencial seguir sus movimientos dentro de la plataforma del evento. Estos datos también pueden ser muy valiosos para los patrocinadores y otras partes interesadas. 

El tráfico a pie ha sido durante mucho tiempo una medida clave del ROI de los eventos presenciales, especialmente en las ferias comerciales. En las plataformas de eventos virtuales, la métrica comparable son las visitas a páginas y las visualizaciones de contenidos. 

Ya no basta con informar a los patrocinadores y a otras partes interesadas sobre las cifras de asistencia al evento. En una feria virtual, por ejemplo, hay que mostrar a los patrocinadores y expositores a cuántos clientes potenciales han llegado. También puede ayudarles a mejorar sus propias estrategias de marketing: ¿Cuáles de sus banners, vídeos o stands virtuales son los que más tráfico han atraído? 

Estos datos también son esenciales para las conferencias virtuales. Saber qué contenidos generan más interés puede ser el secreto para conseguir que se repitan las inscripciones en futuros eventos. 

Herramientas para medir el interés del evento 

Una buena herramienta de análisis debería proporcionar toda esta información por adelantado. La plataforma proporciona tanto un informe de asistencia para el recuento total de registros, como un analizador de visitas a páginas para el seguimiento del tráfico a secciones específicas de la plataforma. Los planificadores de eventos pueden incluso averiguar exactamente quiénes fueron esos visitantes. 

Esta función también hace un seguimiento de las visitas a elementos específicos dentro de una sección. La opción de URL también puede utilizarse para comprobar las visitas a una página específica dentro de la plataforma para Eventos. Los datos de visitas a páginas se desglosan por fecha y hora, lo que facilita la visualización de los períodos de mayor tráfico en el transcurso de un evento. 

Atención y Acción: Medir la participación en el evento 

Hay dos formas importantes de medir el compromiso: 

• La duración de la visualización del contenido 
• El número y tipo de acciones realizadas 

Estos datos pueden ayudarte a identificar tanto los contenidos mejor percibidos por los asistentes como los participantes más comprometidos. 

Profundizar en estos datos puede proporcionar información valiosa. Por ejemplo, es posible que la sesión pregrabada con el mayor número de visualizaciones tenga también el mayor índice de abandono. Por el contrario, otra sesión con la mitad de visualizaciones puede hacer que la gente siga viéndola hasta el final. Combina el titular llamativo de la primera con las tácticas de participación de la segunda, y tendrás una fórmula ganadora para el contenido de futuros eventos. 

Del mismo modo, esta información puede ayudar a los patrocinadores a determinar qué contenido es más eficaz para comunicar el mensaje de su marca. Piensa en hacer avanzar a tu audiencia por el embudo de marketing, desde la concienciación hasta la conversión. Los espectadores que han visto las sesiones patrocinadas durante más tiempo son también probablemente los clientes potenciales más viables. 

Esta capacidad de seguimiento también puede ser útil en las conferencias virtuales, en las que se pueden conceder créditos de formación en función de quién haya visto los vídeos educativos hasta el final. 

Herramientas para medir la participación en el evento 

Tanto si tu contenido de vídeo se transmite en directo como si se graba previamente, puedes utilizar la tabla de análisis de vídeo de la plataforma para realizar un seguimiento tanto del número como de la duración de las visualizaciones. El gráfico de análisis de vídeo también ayuda a visualizar las métricas de participación para aquellos que les gusta absorber la información de un vistazo. 

La plataforma también puede identificar quién visitó la sección de documentos en el perfil de un expositor, o quién participó en una discusión de grupo específica. Esta información puede servir de base para una segmentación precisa del mercado. ¿Quién es más probable que reciba un boletín de la asociación? ¿Quién está a punto de contratar un nuevo servicio? Un análisis exhaustivo puede permitir a los planificadores de eventos averiguar las respuestas por sí mismos. 

Utilizar los datos para garantizar el éxito del evento en el futuro 

Cualquier equipo de gestión de eventos puede beneficiarse de una función de análisis bien diseñada. Con el conjunto completo de análisis que ofrece la plataforma, se puede medir el rendimiento de tu evento mediante el seguimiento de: 

1. Números de asistencia, tanto a nivel macro como micro

2. Tráfico a secciones específicas de la plataforma

3. Duración de la visualización del contenido

4. Acciones de los asistentes

Toda esta información puede ser aprovechada para solucionar las deficiencias y ampliar los éxitos. Además, puede proporcionar a los patrocinadores una lista de sus clientes potenciales más prometedores, junto con las cifras de participación para demostrar el ROI. Los formatos digitales exigen soluciones digitales. 

¿Está interesado en saber más sobre cómo desde Orquidea Technology Group podemos apoyar tus eventos virtuales e híbridos? Si quieres que tus eventos sean exitosos y además medir su rendimiento de cara a diseñar aún mejores experiencias en el futuro, ponte en contacto con nosotros para que te asesoremos sobre la mejor manera de usar las plataformas y sus analíticas.  

Artículo original traducido de: https://www.eventmobi.com/blog/measure-event-success/ 

26 Nov Diseña una buena experiencia e imagen de marca en eventos digitales

Con la transformación digital que vive la industria de los eventos durante esta situación, se ha propiciado un cambio en las prioridades a la hora de planificar un evento. La tecnología tiene un papel protagonista y por tanto lo más relevante para la organización del evento virtual es encontrar la mejor plataforma de eventos online. Igual que en los eventos presenciales se le otorgaba gran valor a la disposición y distribución de la sede del evento (iluminación, decoración, señalización, visibilidad de patrocinadores, etc); es importante tener en cuenta que los elementos visuales en el evento virtual son también muy significativos. En este artículo podrás ver la importancia de otorgar su sitio a los elemenos gráficos y visuales; sigue nuestros consejos y diseña una buena experiencia e imagen de marca en eventos digitales. 

Es primordial poder personalizar e incluir la imagen de marca en tu plataforma de eventos virtuales, por lo que es importante aprovechar las diversas opciones de diseño que ofrecen estas plataformas como la que te ofrece Orquidea Technology Group. 

Los beneficios de una app de eventos virtuales adaptada a tu marca 

Los eventos son una de las herramientas más poderosas para aumentar el compromiso de marca de la audiencia, ya que ofrecen oportunidades ilimitadas para crear puntos de contacto entre los asistentes y la marca. 

Como se mencionaba antes, en los eventos en físico, la misma sede puede ser aprovechada de diferentes maneras para otorgar la mayor visibilidad posible a la marca; haciendo que todos los elementos encajen con la imagen de la marca y que el público se sumerja en su entorno cuando entra por primera vez en el lugar elegido para el evento. 

Esto es igual en los eventos online, la plataforma del evento virtual es la “sede” del evento, el primer contacto de los asistentes con la marca e imagen del evento. Por eso es conveniente que consideremos el nivel de personalización que ofrecen los proveedores de tecnología en cada plataforma. Una plataforma adecuada debería poder permitir aprovechar los colores, fuentes, e imágenes de la marca para crear un ambiente especial y singular para tu evento y sorprender a tu público cuando se conecte. 

Características clave para el diseño de eventos virtuales en apps: 

Widgets de home y fondo 

Es importante poder utilizar diferentes opciones ya que la home es lo primero que ven los invitados al entrar en la plataforma. Para causar una buena primera impresión es buena idea dejar volar la imaginación y poder usar imágenes propias como widgets o fondos, probar fondos o widgets animados para llamar la atención visualmente, e incluso usar CSS personalizados para crear una experiencia absolutamente adaptada al branding de la marca. 

Colores y fuentes 

Además del logotipo, los colores y fuentes de una marca son uno de los aspectos más reconocibles de la identidad corporativa. Puedes ajustar fácilmente los colores del fondo y del texto y aprovechar la funcionalidad de CSS para utilizar fuentes personalizadas en todo el Espacio Virtual de las plataformas como las que podemos ofrecer en Orquidea Technology Group. 

Menús y secciones 

Tener el control total sobre los elementos que ven tus asistentes en la pantalla de inicio y en los menús es muy interesante o también crear tus propias secciones, incluyendo páginas y carpetas, y nombrar cada sección como quieras. Considera el uso de una imagen como fondo del menú de la izquierda para un diseño coherente y llamativo y una experiencia visual más interesante. 

Logotipos y anuncios de banner 

Si tienes patrocinadores en tu evento online, hay muchas maneras de ofrecerles visibilidad dentro de la plataforma. No sólo en la pantalla de inicio, sino que también hay la opción de insertar anuncios de banners sobre los que se puede hacer clic en el menú lateral, lo que garantiza una visibilidad excelente. Estos banners, como el fondo o los widgets también pueden estar en un formato GIF que muestre los logotipos y mensajes de los patrocinadores en movimiento, dándole un aspecto más dinámico al contenido.  

Por supuesto, el logo del propio evento puede integrarse de forma destacada en la pantalla de inicio, en el menú lateral y en la pantalla de carga de la plataforma. 

Contenido del Livestream 

El contenido de la transmisión en vivo o en video pregrabado es el corazón del evento virtual, por lo que la marca debe estar totalmente presente. Debería tenerse en cuenta esto a la hora de retransmitir desde cualquier plataforma de streaming e insertar fondos de la marca personalizados, banners de patrocinadores y logotipos en las presentaciones o contenido que se reproduzca en la plataforma. Así se ofrecerá a los asistentes una experiencia de marca coherente. 

Hablando de todas estas características clave para el diseño de las plataformas virtuales que uses para tus eventos hay que considerar como aplicar esa imagen personalizada: puedes diseñarlo tú mismo, o el equipo de diseño gráfico que trabaje contigo o por el contrario, si no tienes acceso a ello puedes contar con ayuda desde Orquidea Technology Group. Podríamos hablar de diferentes niveles de ayuda en el diseño basados en tus necesidades: desde hacerlo tú mismo con las herramientas que ofrece la plataforma digital (biblioteca de widgets, selección de colores, editor de CSS, etc.), hasta enviar una propuesta de imagen gráfica con diferentes recursos (imagen de fondo, imagen del banner principal, fondo y color de fuente en códigos hexadecimales, tipos de letra, imágenes de widget, el logo del evento, fotos de los oradores destacados, logotipos de patrocinadores destacados, etc.) que nosotros adaptaríamos a la plataforma; o incluso un servicio de diseño personalizado en el que un diseñador gráfico asignado creará una imagen gráfica única para el espacio virtual de la plataforma. 

Nuestra plataforma para Eventos Virtuales ha conseguido implementar varias novedades que mejoran la experiencia de usuario, ponte en contacto con nosotros para que podamos mostrarte estas mejoras y aplicarlas de cara a tu próximo evento. SI quieres triunfar cuenta con nosotros.  

Artículo traducido de Eventmobi