Hace más de una década, cuando empezamos a trabajar con las Apps, las Apps para eventos eran una revolución. Actualmente son un prerrequisito para una experiencia fantástica. Vamos a ver como encontrar y seleccionar la mejor App para eventos, porque con la app de eventos correcta, podrás: 

• Enriquecer la comunicación. 
• Agilizar la gestión del evento. 
• Personalizar la experiencia de los asistentes. 

Pero como escoger la App perfecta para tus eventos? Además, que funcionalidades deberás buscar para una App? 

En este artículo veremos todo eso y exploraremos otros aspectos importantes como: 

• Los beneficios de una buena App para eventos. 
• Como encontrar la App ideal para tu evento (paso a paso) 
• Las funcionalidades que quieres en tu App. 

Los beneficios de una App para eventos 

Una App para eventos bien diseñada puede hacer un gran impacto en tus asistentes. Cómo? Puede ayudarte en lo siguiente: 

• Impulsar la comunicación: las conferencias son un foco de actividad. Hay comunicación constante entre asistentes, ponentes, e incluso organizadores. Una buena App de eventos ayudará a agilizar esos canales de comunicación, fomentando el compromiso y la colaboración. 
• Reducir costes de impresión: la agenda del evento, información de los ponentes, de los stands, el mapa de la sede, las encuestas del evento, señalización… Toda esa información puede ofrecerse a través de la App. Eso significa que no hay necesidad de imprimir prácticamente ningún material para tu evento. Ahorrarás recursos y minimizarás el impacto medioambiental a la vez. 

• Centralizar información: El horario del desarrollo de las actividades en tu evento es el eje central de toda la información. Tus asistentes no necesitarán hojear papel tras papel para encontrar las sesiones a las que quieren asistir, o los stands que visitar, ¡se pueden enfocar en disfrutar del evento! 
• Recopila información en tiempo real: ¿Qué sesiones son las que tus asistentes han disfrutado más? ¿Qué actividades han atraído a más personas? Con una App de eventos, las respuestas a esas preguntas estarán en tus manos. Recoger datos en tiempo real te ayuda a tomar decisiones con buen criterio y mejorar los futuros eventos. 
• Oportunidades de publicidad para los sponsors: si estás organizando un evento presencia o híbrido, las Apps te ofrecen un sitio más para promocionar a tus patrocinadores. Puedes: incluir perfiles de cada empresa patrocinadora, crear librerías de video para los sponsors, usar banners para destacar los patrocinadores más top, promover el networking con stands virtuales, ofrecer gamificación con la imagen del cada patrocinador… Los asistentes estarán pendientes de la App, por lo que el espacio de patrocinio será muy valioso. 
• Mejor gestión del evento: Tu App de eventos puede ayudar a manejar de manera más efectiva varias tareas administrativas como: el registro, el ticketing, trackear como de visitadas han sido las sesiones, recopilar feedback de asistentes. Con estas tareas cubiertas, tu equipo puede enfocarse en otras áreas que requieran su atención. 
• Personalizar la experiencia: Podrás ofrecer funcionalidades personalizadas a cada asistente con una buena App móvil. Por ejemplo: si cargas en la aplicación alguna información de los asistentes (sus correos electrónicos), podrás asociar sesiones a su perfil o permitirles que creen sus propios horarios. Personalizar su experiencia significa que estás prestando atención a cada una de sus preferencias, y por tanto favoreciendo su satisfacción general con el evento. 

• 1:1 Networking: ¿La razón más común por la que la gente se apunta a una asociación? El networking. La App de eventos correcta ayudará a los asistentes a hacer conexiones valiosas unos con otros, con funcionalidades como: perfiles de asistentes personalizables, chat privado 1:1, debates de grupo, reserva de citas 1:1, muro de actividad en directo, entre otras. 
• Engagement en cada sesión: Las Apps de eventos deben hacer fácil dirigir el compromiso o engagement de los asistentes. Hazlos una parte activa de cada sesión con: preguntas o encuestas en directo, gamificación, chat en directo, preguntas al ponente…tus asistentes disfrutarán y tu recibirás feedback, ¡un win-win! 
• Notificaciones y actualizaciones: ¿Tienes actualizaciones de último minuto y necesitas informar a tus asistentes? No te preocupes, los cambios se pueden hacer fácilmente y enviarlos en tiempo real a los asistentes para que no se pierdan ninguna actualización. Si eso te preocupa, llama su atención con una notificación push. 

¿Cómo encontrar la App ideal para tus eventos? 

Ahora que sabes que beneficios puede ofrecerte una App, ¿cómo encontrarás la que más se ajuste a tu evento? Ten en cuenta lo siguiente: 

1. Determina a quien y por quien estará dirigida: ¿Quién va a evaluar y decidir sobre las configuraciones de la App? Asegúrate de que consideras a todos los individuos clave en el proceso de decisión para tener en cuenta sus necesidades y expectativas. 
2. Define tu presupuesto: Siempre es importante tener en cuenta el presupuesto, tener en cuenta tus recursos y necesidades para poder encontrar la mejor opción de App, y todas las funcionalidades que quieres que esta contenga. 
3. Haz una lista con estas funcionalidades esenciales: Crea una lista con las características que tu App debe tener basada en las necesidades de tu evento. Por ejemplo: gestión de la agenda, perfiles de los ponentes, páginas para cada expositor, agenda personalizada, herramientas para networking, mapas interactivos… Consúltanos para obtener un listado completo de funcionalidades que puedes tener en tu App. 
4. Busca proveedores de Apps para eventos: como en cualquier inversión, es importante hacer una buena búsqueda, algunos factores que debes tener en cuenta son los siguientes: — —  –Reputación (años de experiencia, reviews positivas)
   Fiabilidad (¿cómo funciona la App? ¿qué tipo de funciones tiene? ¿hay quejas constantes?)
   Escalabilidad (¿puede la App soportar el tamaño de tu evento? ¿con qué frecuencia se actualiza?)
   Atención al cliente (¿cuál es la disponibilidad del servicio de atención al cliente? ¿qué dicen las críticas?) 
   Capacidad de integración (¿con qué otras herramientas se integra la app? ¿se ajusta a tus necesidades?) 
5. Asiste a demostraciones: Asegúrate de asistir a las demostraciones de los mejores proveedores de tu lista. Las demostraciones le ayudarán a comprobar la interfaz de usuario, la funcionalidad, las opciones de personalización y la experiencia de usuario en general de sus aplicaciones. También deberías aprovechar ese tiempo para hacer preguntas relacionadas con casos de uso específicos que quieras abordar con tu aplicación para eventos.  
6. Presenta el caso a tu junta directiva: ¿Sabe con qué aplicación quiere quedarse? Perfecto. Es hora de presentar el caso a tu junta directiva. Para conseguir financiación, necesitarás una presentación exhaustiva adaptada al público al que te diriges. Asegúrate de que sepan por qué lo necesitas, cómo mejorará el evento y por qué es mejor para tu presupuesto, ya sea por su menor coste o por su mayor retorno de la inversión. Asegúrate de elaborar una buena estrategia para conseguir la aprobación de cada uno de estos responsables.  
7. Ponte manos a la obra: Si tu junta directiva te ha dado el visto bueno, ahora es el momento de ponerse manos a la obra. Colabora estrechamente con el proveedor de la aplicación para garantizar un proceso de incorporación sin problemas. En este sentido, deberás informarte sobre la configuración de la aplicación, la personalización de la marca, la integración de datos, la personalización de las agendas para los asistentes, etc. No olvides dar a los miembros de tu equipo la oportunidad de hacer las preguntas que necesiten. 
8. ¡Ten un evento maravilloso! ¡Es la hora del evento! Habiendo elegido una buena App para el evento, ahora es el momento en el que te puedes enfocar en crear una experiencia excepcional para todos los asistentes y maximizar su compromiso y satisfacción. 

Apps para eventos: ¿Qué funcionalidades buscar? 

Las Apps para eventos pueden contener un montón de prestaciones. Pero, ¿cuáles son las que funcionan para ti? Al final las funcionalidades que necesitas en tu App dependerán de: el tipo de evento que estás construyendo, tus objetivos, y las metas del evento. Las mejores Apps para eventos contienen las siguientes funcionalidades: 

Agenda 

Una agenda interactiva te permite crear horarios personalizados para tus asistentes y les permite a tus asistentes: 

• Acceder a detalles de las sesiones  
• Ordenar las sesiones por fecha y hora, o por temáticas  

• Agregar sesiones a sus horarios personalizados  
• Marcar las sesiones a las que desean asistir  
• Recibir recordatorios de las sesiones  

Perfil del asistente 

Un directorio de asistentes debería tener información de perfil y capacidades de networking. Los asistentes pueden conectarse entre sí solicitando una reunión desde dentro de un perfil, por ejemplo. 

Perfil del ponente 

Perfiles detallados de los ponentes, incluyendo su experiencia, información de sesión y enlaces a perfiles de redes sociales. 

Perfil del expositor 

Un directorio de expositores con perfiles que muestran detalles de los expositores, productos y servicios (incluso tener documentos descargables o material audiovisual) 

Herramientas de networking 

Herramientas creadas para ayudar a los asistentes, ponentes y expositores a compartir y conectarse a través de: 

• Discusiones grupales. 
• Chats privados 1 to 1. 
• Feed de actividad en vivo. 
• Tweets/Muro de las sesiones.  

• Moderación para discusiones grupales y feed de actividad.  
• Seguimiento de interacciones.  

Herramientas de promoción para patrocinadores 

Opciones de publicidad para patrocinadores, tales como: 

• Banners publicitarios y mensajes patrocinados. 

• Puestos virtuales de expositores. 
• Bibliotecas de videos patrocinados. 
• Desafíos de juegos patrocinados en el evento.  
• Perfiles de patrocinadores.  

Encuestas en vivo y Q&A 

¡Aumenta la participación de tus asistentes con funciones interactivas! Tu aplicación ideal para eventos debería permitir a los asistentes participar en encuestas en vivo, hacer preguntas e interactuar con los ponentes durante las sesiones. 

Alertas y notificaciones 

Configura notificaciones push y alertas (tanto programadas como en tiempo real) en tu aplicación para mantener informados a los asistentes sobre: 

• Cambios en las sesiones 

• Anuncios importantes del evento  
• Información de los patrocinadores  
• Próximas oportunidades de networking  

Monitoreo y análisis de redes sociales 

Dependiendo del tipo de evento, las plataformas de redes sociales como Instagram, TikTok o Facebook (e incluso LinkedIn) son geniales para promocionar tus eventos. Con eso en mente, busca una aplicación que se integre con las plataformas que deseas y que tenga capacidades analíticas para supervisar la interacción, medir el impacto del evento y recopilar ideas valiosas. 

Mapas del evento 

¡Los mapas interactivos del evento ayudan a los asistentes a llegar a su destino rápidamente! Tu aplicación móvil para eventos debe resaltar tus lugares, sesiones, puestos y otros puntos de interés. 

Punto de información 

¿Los asistentes tienen algunas preguntas frecuentes? Una aplicación para eventos con un centro de información proporciona todas las respuestas que están buscando y les brinda apoyo si es necesario. 

Contenido digital 

Por defecto, deberías poder proporcionar recursos digitales, como documentos de las sesiones, presentaciones de los ponentes y materiales adicionales del evento dentro de tu aplicación para eventos. 

Seguridad 

Medidas de seguridad sólidas para proteger los datos de los asistentes y garantizar la privacidad de la información personal, lo que significa una preocupación menos para ti. 

Chat y debate 

Otra oportunidad de participación y networking para los asistentes: chat en la aplicación, tableros de debate o feeds de actividad en vivo. 

Gamificación 

Algunas aplicaciones móviles para eventos pueden involucrar a tus asistentes con divertidos desafíos de juegos. Para gamificar tu evento, podrías: 

• Recompensar a tus asistentes cuando interactúan con otros, visitan expositores o asisten a sesiones. 
• Configurar juegos en el evento con premios patrocinados para aumentar la visibilidad de los patrocinadores.  
• Proporcionar actualizaciones en tiempo real o tablas de clasificación para incentivar la participación. 

Encuestas del evento 

Con una encuesta integrada, tu aplicación ideal para eventos te permitirá recopilar comentarios de los asistentes, evaluar la satisfacción con las sesiones y obtener ideas para mejorar eventos futuros. Hablando de eso… 

Análisis e informes 

Tu aplicación para eventos siempre debería venir con características integrales de análisis e informes para ayudarte a medir el retorno de inversión del evento. Nuestras Apps de evento por ejemplo, ofrecen diferentes formas de medir tus análisis de eventos como: 

• Reuniones reservadas. 
• Vistas y clics en banners.  
• Vistas de páginas de empresas (stands virtuales).  
• Resultados de encuestas y encuestas en vivo.  
• Datos de sesión para las sesiones que sean patrocinadas.  
• Participación en gamificación.  
• Vistas de videos/sesiones.  

Soporte multiplataforma 

Para garantizar la accesibilidad, elige una aplicación para eventos compatible con varios sistemas operativos (iOS, Android) y dispositivos (teléfonos inteligentes, tabletas). 

¿Interesado en una potente aplicación para conferencias? Echa un vistazo a EventMobi para una solución integral de gestión de eventos que se adapta a todas tus necesidades de eventos. 

Para tomar una buena decisión a la hora de escoger una App para tus eventos, en Orquidea Technology Group te asesoraremos sobre cual es la plataforma ideal y que se ajusta a tus necesidades.  

Artículo original: https://www.eventmobi.com/blog/mobile-apps-for-conferences/