Tecnología

Muchos lo habíais pedido y como no podía ser de otra manera, nos complace anunciar una nueva funcionalidad en la aplicación para eventos de EventMobi, ¡las reuniones 1 a 1! Esta nueva herramienta ayudará a los asistentes a potenciar el networking y solicitar reuniones individuales entre sí antes y durante el evento. 

Los programas de eventos suelen estar llenos de sesiones y actividades, lo cual es genial porque eso es lo que esperan los asistentes. Sin embargo, la programación limita el tiempo para que las personas conecten, creen conexiones personales y contactos profesionales de valor. 

Ya sea para una conversación formal o informal, relacionada con los negocios o no, tus invitados y colaboradores ahora cuentan con una herramienta que les permite explorar la lista de asistentes y organizar reuniones entre ellos. Tan pronto como tu aplicación de eventos esté activa, los asistentes podrán usar esta herramienta para conectarse y programar citas en su agenda antes del evento para potenciar el networking. 

 

Las reservas de reuniones ya están disponible en la App de EventMobi

Los asistentes quieren más oportunidades de networking 

IAEE , PCMA , y The Experience Institute realizaron un estudio para determinar las razones principales por qué las personas deciden asistir a eventos. En “Decision to Attend Study“, los resultados muestran que las conexiones son uno de los tres principales motivos para la asistencia a eventos. 

De hecho, en todas las generaciones encuestadas (Pre Boomers, Boomers, Generación X y Millennials), el 76% de los encuestados valora muy positivamente que los eventos les brinden oportunidades para establecer contactos y agendar reuniones personalmente. Las oportunidades de networking son especialmente importantes para los Millennials, dónde un 84% destacaba este factor como determinante para su asistencia. Las generaciones más jóvenes ven los eventos como una manera de aumentar sus contactos y buscar oportunidades de trabajo. 

Aunque siempre es difícil lograr que los asistentes confirmen la inscripción antes de tiempo, la mayoría de los asistentes (84%) tienden a registrarse para un evento entre 2 y 6 meses antes de la fecha del evento. Esto significa que la mayoría ya habrán confirmado su asistencia antes de que comiences a promocionar la app y es durante este tiempo cuando estarán más interesados en revisar la lista de invitados, personalizar el calendario de eventos y reservar citas con otros asistentes. 

Con la nueva herramienta de reuniones 1 a 1 de EventMobi, tus asistentes no solo pueden explorar la lista de asistentes, sino que también pueden programar horarios y confirmar reuniones con otros asistentes o expositores con semanas de antelación. ¡Potencia el networking y aportan un valor añadido en tus eventos!

 

¿Cuáles son los beneficios de las reuniones 1 a 1? 

Para los organizadores de eventos: 

  • Para concertar reuniones con el resto de asistentes los usuarios de la app deberán registrarse con tiempo, lo que ayudará a impulsar la tasa de adopción de la aplicación del evento. 
  • Potenciar el networking genera conexiones de alta calidad y aumenta el valor añadido de tu evento. 
  • Las reuniones ayudan a crear un ambiente de comunidad que se mantendrá a lo largo de tus eventos y generará un punto de encuentro para que tus asistentes regresen. 
  • Saber el nivel de participación en eventos anteriores te ayudará diseñar la agenda para establecer el tiempo suficiente de networking.  

Para los asistentes: 

  • Les permite optimizar el tiempo programando su agenda y reuniones los días previos en lugar de hacerlo durante el evento. 
  • Buscar reuniones con personas clave (por nombre, compañía o cargo) les brinda la oportunidad de establecer conexiones de valor y conocer gente nueva. 
  • Decidir la hora y el lugar de una reunión es fácil de coordinar a través de la función de chat. 
  • Al programar reuniones en la aplicación, los asistentes contarán con este registro, una excelente manera de recordar y evaluar los contactos que hicieron. 

Para los proveedores y patrocinadores: 

  • El área de contacto no se reduce a un stand, sino que los patrocinadores pueden buscar clientes de manera online y citarlos en su ubicación. 
  • Las reuniones en persona con clientes potenciales son excelentes oportunidades para cualificarlos y preparar su seguimiento. 
  • Al utilizar la app, las reuniones se integran en el calendario para establecer una agenda personal, donde además poder consultar todos los contactos después del evento. 
  • Al poder concertar reuniones antes del evento, el equipo de ventas puede programar tantas reuniones como sea posible para fortalecer sus relaciones o encontrar potenciales clientes. 

 

¿Cómo funciona? 

1. Rápido y sencillo

La nueva herramienta de EventMobi está diseñada para programar reuniones de una manera cómoda para los usuarios. Y por ello, los usuarios que pretendan concertar una reunión con otro asistente deberán realizar un sencillo proceso de 2 pasos

  1. El asistente utiliza la aplicación del evento para encontrar una persona específica en el listado de asistentes. 
  2. Solicita una reunión con la persona elegida. 
  3. El receptor de la invitación recibe una notificación en la App y en su correo electrónico.

Los asistentes podrán comprobar en cualquier momento su agenda de reuniones y cancelar una reunión que previamente hayan aceptado, en caso de que finalmente no puedan acudir. 

 

Las reservas de reuniones ya están disponibles en la App de EventMobi

Las reservas de reuniones ya están disponibles en la App de EventMobi

 

2. Chat y Agenda integrados

Al integrar estas dos funciones los asistentes pueden programar fácilmente sus reuniones a través del chat, lo que reduce la molestia de escribir a través de los correos electrónicos para cambiar la hora o explicar los detalles. Los asistentes tienen la capacidad de aceptar o rechazar la invitación a la reunión a través del chat. Además, la reunión se muestra en la agenda personalizada de ambos asistentes. 

 

Las reservas de reuniones ya están disponibles en la App de EventMobi

 

3. Seguridad, privacidad y control

Los asistentes pueden confiar en un canal privado y seguro que solo es visible para los participantes de la reunión. Además, los asistentes que no estén interesados en recibir invitaciones pueden optar por no recibirlas deshabilitando esta opción en el centro de preferencias de la aplicación. 

 

Las reservas de reuniones ya están disponibles en la App de EventMobi

 

4. Analítica y Reporting

La digitalización de las reuniones permite a los organizadores tener acceso a las métricas que brindan información directa sobre el éxito del evento. Nuestros informes permiten que los asistentes vean de manera intuitiva todas sus reuniones en la aplicación, les recuerda a todas las personas con las que conectaron y aumenta el ROI del evento. En resumen, se optimiza el control de contactos y hace que tus asistentes vuelvan.

 

Las reservas de reuniones ya están disponibles en la App de EventMobi

 

Es hora de potenciar el networking 

Las reuniones 1 a 1 de EventMobi estarán disponible en aproximadamente un mes, justo a tiempo para tu próximo evento. Solicita una demostración o ponte en contacto con nosotros para saber más.

Los sistemas de respuesta para la audiencia, como las preguntas a los ponentes o las votaciones en sesiones, son dos formas muy efectivas de involucrar a los asistentes y recopilar comentarios e intereses de manera instantánea. Estas herramientas facilitan la interacción de los asistentes más tímidos y permiten a los ponentes dirigir su charla en función de las respuestas de la audiencia. 

 

La evolución a través del tiempo

  • Mandos de votación 

A principios de los 90 surgieron los mandos de votación, de un tamaño similar al de los teléfonos móviles y utilizando la frecuencia de radio. Una estación base recogía los votos y los enviaba al ordenador del ponente, desde donde se mostraban en la pantalla principal. 

Hoy en día, estos dispositivos son cada vez menos usados ya que necesitan una configuración de hardware específica y ocasionan problemas logísticos para garantizar que todo el mundo pueda participar. 

  • Votaciones SMS 

La tecnología siguió evolucionando y la votación por mensajes de texto permitió a los asistentes utilizar sus propios dispositivos. Los asistentes enviaban su voto por SMS y una página web mostraba los resultados.  

Los SMS interactivos permitían formular preguntas a los ponentes e incluso crear foros de conversación entre los asistentes. Todo ello sin alquilar ningún hardware adicional pero incurriendo en un coste que podía sr aún mayor en caso de tener audiencia internacional. 

  • Votaciones dentro de la app 

Llegaron las aplicaciones y con ellas su vertiente para los eventos. La mayoría de las aplicaciones para eventos permiten a los organizadores crear diferentes tipos de preguntas (abiertas, de opción múltiple o de calificación de estrellas, por ejemplo), programarlas o enviarlas en tiempo real. Las preguntas se muestran públicamente durante las sesiones y los asistentes seleccionan la respuesta adecuada desde su móvil. 

  • Preguntas al ponente dentro de la app 

Al igual que las votaciones, las preguntas a los ponentes se pueden incorporar en la aplicación del evento. A los asistentes les encanta sentirse escuchados, pero a menudo sienten que no tienen voz o algunos son demasiado tímidos para usarla. Hacer posible que todos participen no solo aumenta el engagement, sino que también genera un contenido más relevante y un mayor valor para el evento. 

Con las aplicaciones no es necesario gestionar un hardware adicional y permiten personalizar el entorno de interacción para potenciar la marca del evento. En cambio, para favorecer la descarga en el evento y evitar fallos en las votaciones, debes contar con una conexión WiFi estable en la sede. 

 

Votaciones en sesiones: Sacando el máximo partido

 

Cómo aumentar el compromiso durante las sesiones 

Contar con una app para las votaciones y las preguntas a los ponentes no significa prescindir del micrófono. Para garantizar un proceso dinámico y sin problemas, el moderador puede comenzar a recibir preguntas a través de la aplicación sin tener que esperar a que alguien levante la mano. Mientras se responde a la primera pregunta, el miembro del personal tiene tiempo para identificar a la siguiente persona que quiere usar el micrófono y cambiar a este formato para la siguiente pregunta. A su vez, el moderador que recibe preguntas a través de la aplicación puede usar ese tiempo para examinar las preguntas recibidas y determinar cuál será la siguiente. 

El uso de esta combinación garantiza un contenido mucho más rico, sin pausas y abierto para todo el mundo. Por último, asegúrate de que la aplicación permita moderar las preguntas y respuestas antes de que las reciba el ponente. 

 

Algunos consejos:

Votaciones en vivo 

  • Anuncia la votación al inicio de la sesión 
  • Incluye una diapositiva con las instrucciones para participar 
  • Haz que el ponente invite a la participación y lea las preguntas en voz alta 
  • Cuenta con una diapositiva con la pregunta y respuestas 
  • Permite a los asistentes el tiempo suficiente para sacar su dispositivo, leer la pregunta y enviar su respuesta 
  • Proyecta los resultados y deja que el ponente redirija la charla 

Preguntas al ponente 

  • Establece un proceso de moderación antes del evento 
  • Asegúrate de tener la tecnología necesaria, como las tablets del ponente y del moderador 
  • Informe al ponente sobre el funcionamiento de las preguntas 
  • Muestra en una diapositiva cómo enviar preguntas durante los espacios de interacción 

Encuesta de eventos 

  • Menciona en la sesión de clausura que ya está disponible la encuesta del evento a través de la aplicación 
  • Envía una notifiación después del evento que dirija directamente a la encuesta 

 

¿Quieres sacarle el máximo partido? Lee nuestro artículo sobre cómo preparar a tus ponentes en 5 pasos.

2019 será un gran año para la organización de eventos, ya que muchas tecnologías nuevas estarán disponibles y listas para su uso en todo tipo de eventos o convenciones. Los smartphones cada vez tienen más presencia en nuestras vidas y las tecnologías para eventos se están volviendo más asequibles y orientadas a las necesidades individuales. 

Los profesionales de marketing y los patrocinadores también son conocedores de la importancia de hacer tangible la experiencia y buscan en la precisión de los datos medir lo que antes no era posible. 

Hoy compartimos con vosotros algunas tecnologías cargadas de beneficios tanto para los organizadores como para los asistentes a eventos. 

 

1. Reconocimiento facial para reforzar la gestión y la experiencia de asistentes 

La tecnología de uso diario está influyendo en la tecnología para eventos Al igual que en el caso de los asistentes de voz, es probable que el reconocimiento facial de dispositivos como Apple se extienda a la industria de los eventos. Los beneficios son extraordinarios y es una tecnología que ya está disponible. En última instancia, aprenderemos a aumentar la eficiencia a través de sus funcionalidades actuales y venideras: 

  • El registro y el check-in se vuelven mucho más rápidos y seguros con esta tecnología. 
  • Garantiza una mayor seguridad utilizando el reconocimiento facial para detectar a personas en listas de seguridad conocidas. 
  • Mejora el alcance en las redes sociales utilizando el reconocimiento facial para etiquetar a los asistentes en las fotos de tu evento. 

 

2. Experiencias en grupo gracias a la tecnología 

Otra tendencia en auge es el uso de la tecnología para crear experiencias sociales a partir de lo que antes era el tiempo solitario. Los amigos están viendo películas juntos desde miles de kilómetros de distancia. Millones de jugadores compiten entre sí en videojuegos desde todos los continentes. Esto tiene algunas implicaciones fantásticas para los asistentes al evento, desde donde podrás conectar online a las personas para obtener conexiones más sólidas: 

  • Utiliza el vídeo en directo de 360 grados para conectar audiencias remotas. Dales la oportunidad de asistir juntos a un evento para reforzar la compra de entradas online. 
  • Crea contenidos para compartir en YouTube a través de influencers. Sus comentarios se convierten en valor añadido y ayudan a disfrutar de un vídeo o evento. 
  • Desarrolla distintos contenidos para cada clase de asistente, teniendo en cuenta cuáles son sus intereses. 

 

3. Utiliza la voz para un mayor engagement 

La IA se está convirtiendo cada vez más en la norma detrás de la experiencia de los asistentes. Incluso si no has empezado a usarlo en tus eventos, tus asistentes lo están usando en casa y en el trabajo. De hecho, según Google, en 2016 el 20% de las búsquedas fueron hechas por voz. Utiliza la voz para impulsar el engagement: 

  • Busca formas de que tu asistente de voz realice acciones. Las personas son más reticentes a realizar preguntas y prefieran hacérselas a sus asistentes de voz para saber “dónde está mi próxima sesión” o “inscribirme en la próxima sesión “. 
  • Crea escenarios que sean útiles para los asistentes. Se proactivo y, por ejemplo, si alguien pregunta dónde está un proveedor en la feria, el asistente podría preguntarle si le gustaría programar una reunión con él. 
  • Vincula la capacidad de leer acreditaciones con tu chatbot o asistente de voz para que tenga toda la información sobre el asistente que necesitas. 

 

Las 7 tecnologías que impulsarán tu evento en 2019

 

4. Más conexiones a través de apps de traducción simultánea

Las apps de traducción simultánea no son una innovación para este 2019, pero la tecnología ahora es lo suficientemente confiable para ofrecer una experiencia positiva a los asistentes del evento y ayudar a cerrar algunas de las brechas de comunicación existentes anteriormente. Elimina las diferencias comunicativas: 

  • Utiliza servicios de traducción remota. Encontrar traductores locales no siempre es fácil pero con este tipo de tecnología, los traductores podrían estar disponibles de forma remota o a través de una aplicación que les brinda a los asistentes una buena experiencia de comunicación, independientemente de la hora y el lugar donde se encuentren en su evento. 
  • Ahorra dinero usando servicios de traducción remotos. Las aplicaciones no tienen que pagarse por hora, para viajes o imprevistos. 
  • Utiliza expertos en la materia independientemente de su conocimiento del idioma que hablen la mayoría de los asistentes. Esto facilita el proceso de selección para encontrar a la persona que más sabe sin sacrificar la experiencia o comprensión del asistente. 

 

5. Crea experiencias personalizadas 

La personalización ha sido la mayor tendencia desde hace algunos años, pero con la tecnología de eventos se está volviendo aún más útil. Según Statista, la tasa promedio de emails abiertos para un mensaje personalizado fue de 18.8% contra un 13.1% para uno que no lo fué en absoluto. Pero la personalización es algo más que añadir el nombre de alguien a un correo electrónico. Personaliza tu enfoque para hacer una impresión: 

  • Utiliza el historial de comunicaciones para la personalización, como eliminar a aquellos que ya se han registrado de la lista para el envío de recordatorios de registro. 
  • Analiza las preferencias de los asistentes haciendo un seguimiento de sus clics y registrando sus intereses para presentar unos contenidos de interés. 
  • Alertar a los asistentes cuando estén cerca de sus contactos o de los que son interesantes para ellos. Las aplicaciones de citas lo hacen y muchas aplicaciones de networking para eventos también tienen esa capacidad.

 

6. Aumenta los patrocinios gracias a la realidad aumentada 

El marketing online ha impulsado la necesidad de responsabilidad, tangibilidad y rendimiento de cada euro invertido. Los eventos comienzan a sentir el impacto de no poder obtener patrocinios satisfactorios. Aprovecha las oportunidades ofrecidas por la realidad aumentada: 

  • Anima objetos estáticos para llamar la atención y destacar a tus patrocinadores. 
  • Usa filtros personalizados como lo hace Snapchat o Facebook para que los asistentes interactúen en tu evento y lo compartan en redes sociales. 
  • Cuenta historias sobre tus patrocinadores con esta tecnología y añade valor. 

 

Las 7 tecnologías que impulsarán tu evento en 2019

 

 7. Atrae grandes audiencias con marketing de influencers 

Hay muchos organizadores que hacen un pobre marketing de influencers. Entienden la importancia de esta labor y cómo las sugerencias de los referentes de un sector tienen mayores conversiones, pero no comprenden la importancia del enfoque. Proponer a un completo extraño o pedir un favor sin duda dará resultados nefastos. 

¿Pero cómo desarrollas esas relaciones con el tiempo? ¿Cómo las escalas para diferentes tamaños de audiencia? ¿Hay una manera eficiente de abordarlo? Sí, con la tecnología adecuada. 

  • Mira el historial de cada uno de ellos. El número de seguidores significa muy poco si dicho influencer no puede motivar a sus seguidores a realizar una determinada acción. Busca un alto índice de interacción, no solo números de audiencia. 
  • La mayoría de los profesionales de marketing consideran a los mismos influencers para cualquier actividad, dado que son los más reconocidos, pero a menudo son más difíciles de contactar y conseguir. Los influencers de rango medio tienen un número de seguidores adecuado y no tendrán problemas para colaborar contigo. 
  • Busca a personas influyentes que ya se encuentren entre tus seguidores ya que estos serán mucho más fáciles de convencer para trabajar contigo. 

 

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En 2016, cuando decidimos asociarnos con Fielddrive para potenciar la transformación digital en los eventos de nuestros clientes, nuestro sueño era liderar y poner al alcance de los organizadores españoles una tecnología fiable, rápida e innovadora  para el acceso de sus eventos. Hoy ese sueño es real y se ha ganado el reconocimiento de los mayores exponentes de la industria. 

Fielddrive y Zenus, ganadores del premio a mejor tecnología colaborativa y respectivamente elegidas como mejor empresa tecnológica para la gestión de asistentes y mejor aplicación de inteligencia artificial para eventos en los Event Tech Awards de Londres, han sido galardonados con el prestigioso Tech Watch Award de IBTM World en Barcelona. 

Danny Stevens, fundador y CEO de Fielddrive, dijo que estaban “muy orgullosos de guiar el cambio”. El presidente de Zenus, Panos Moutafis , agregó: “Este premio conjunto nos da fuerza para continuar desarrollando soluciones innovadoras y mejorando la vida de los profesionales de eventos”. 

Esta asociación de dos potentes tecnologías ha revolucionado la industria y la forma de ver los accesos, desarrollando el registro más rápido del mundo. Una experiencia profesional, memorable y vanguardista para los asistentes de ferias comerciales, congresos, conferencias y eventos corporativos, la combinación de Fielddrive y Zenus se integra a la perfección y proporciona la máxima seguridad a través de unos datos biométricos completamente encriptados. 

¿Cómo funciona? 

Como resultado de esta colaboración obtenemos un sistema rápido, seguro y disruptivo, focalizado en el seguimiento y la personalización de los accesos. Pero profundicemos en estos aspectos para comprender por qué ha sido reconocida como la mejor tecnología para la gestión de asistentes 

1. Registro

Integrable con cualquier plataforma de registro o base de datos en excel, permite gestionar a los asistentes con información relevante, actualizada y segura para el seguimiento del acceso en tiempo real y el ingreso de nuevos registros en tiempo real. 

2. Identificación

Con tecnología de reconocimiento facial y/o lectura de códigos de barras para reconocer a los asistentes, imprimir en 6 segundos su acreditación e impedir la suplantación de identidad o el uso del mismo código en repetidas ocasiones. 

3. Acreditaciones 

A todo color y personalizadas con los datos obtenidos durante el registro como el nombre, la especialidad o la empresa, entre otros. Están diseñadas para su uso inmediato en el momento del acceso gracias a su formato troquelado, resistente, sin necesidad de plásticos y con distintos diseños para cada categoría de asistente. 

4. Seguimiento y resultados 

La base de datos se actualiza en tiempo real durante el evento, de esta manera los organizadores pueden consultar las estadísticas generales del acceso y comprobar si ciertos asistentes o ponentes han realizado el check-in.  

La mejor tecnología de acreditación y check-in en 2018

¿Qué opinan los clientes? 

El cliente y socio de Fielddrive, Keller Williams, fue uno de los primeros en probar el nuevo check-in con reconocimiento facial. Allison Young, Coordinadora de Proyectos de Eventos en Keller Williams cuenta: 

“Hemos sido clientes de Fielddrive desde 2016 y valoramos mucho su compromiso con la innovación de la industria. Este año, incorporamos la solución de reconocimiento facial de Zenus a nuestros eventos exclusivos y el check-in ha seguido siendo cada vez más rápido y sin estrés. ¡Utilizando esta tecnología nuestros asistentes pueden acceder rápidamente al evento y les brinda a los planificadores más información sobre los datos, mayores medidas de seguridad y mejores experiencias!” 

El Centro de Exposiciones y Convenciones RAI de Ámsterdam será el primero en incluir el reconocimiento facial en su cartera de ferias comerciales. Pim Schoonderwoerd, gerente de Servicios IT, cree que esto será una mejora significativa en la experiencia de los asistentes: 

“La implementación del sistema de acceso con Fielddrive en los eventos de la RAI de Ámsterdam proporcionará un gran valor añadido. Con el registro express, el reconocimiento facial y las amplias opciones para la impresión de acreditaciones, se multiplicarán las soluciones que podemos ofrecer a los organizadores. Me entusiasman las soluciones de Fielddrive y aspiro a una asociación a largo plazo.”

Acerca de Fielddrive y Zeus 

Fielddrive es la galardonada empresa de tecnología innovadora para eventos que ofrece soluciones a medida para el registro, el check-in, la acreditación, el seguimiento de los asistentes y la captación de leads. 

Por otro lado, Zenus Biometrics es el líder en soluciones de reconocimiento facial para eventos. Sus servicios son utilizados por organizadores y compañías de todo el mundo para facilitar a los asistentes una experiencia óptima, respetando la privacidad del usuario final, que forma parte de la misión principal de la empresa.  

Acerca de Orquidea Technology Group

En Orquidea contamos con más de 6 años de experiencia en la implementación de tecnología para la gestión de asistentes y como Global Partner de Fielddrive, somos los encargados de su distribución en España.


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El software para eventos y las integraciones con apps ayudan a los organizadores a mejorar su flujo de trabajo y ahorrar mucho tiempo en la gestión del evento, pero entender el aspecto técnico de su configuración puede resultar.

Aquí encontrarás una guía completa para comprender rápidamente las integraciones en apps para eventos y, de esta manera, poder tener una conversación informada con los proveedores de software. ¡No es tan difícil como te imaginas! 

Abordaremos las siguientes preguntas: 

  1. ¿Qué es una integración y cómo funciona con una app para eventos? 
  2. ¿Cuáles son los beneficios de configurar integraciones? 
  3. ¿Cuáles son las integraciones más comunes con una app para eventos? 
  4. ¿Qué se requiere para configurar una integración? ¿Realmente es tan difícil? 
  5. ¿Cómo se configuran? 
  6. ¿Cuánto cuestan? 
  7. Si mi presupuesto es limitado, ¿cuáles son las integraciones más rentables? 
  8. ¿Cómo puedo saber si una integración valdrá la pena para mi trabajo? 
  9. Cuando busco una aplicación parar eventos o un proveedor de tecnología, ¿qué preguntas debo hacerles para hacer una buena elección? 

 

1. ¿Qué es una integración y cómo funciona con una app para eventos? 

Una integración permite a dos herramientas o sistemas, que no fueron creados por la misma compañía, la capacidad de compartir datos entre sí. Esto posibilita que los cambios en un sistema se reflejen automáticamente en el otro. 

Las integraciones de las aplicaciones para eventos generalmente funcionan de dos maneras: 

  • Sincronizan automáticamente y muestran en la app los datos de otras fuentes, como plataformas de registro o sitios web. Se conocen como integraciones de “una sola dirección” porque los datos de múltiples sistemas se están canalizando en uno solo. 
  • Comparten automáticamente los datos de participación en la app del evento, como las visitas a los distintos perfiles de asistente, la asistencia y la interacción en las sesiones o los resultados de la encuesta de satisfacción en otro sistema después del evento para fines de marketing o seguimiento. 

 

2. ¿Cuáles son los beneficios de configurar integraciones?

Hay beneficios tanto para los planificadores de eventos como para los asistentes. Las integraciones simplifican el aspecto técnico y agilizan los procesos para que tanto los asistentes como los organizadores puedan centrarse en otros aspectos más importantes de la experiencia. 

Los organizadores de eventos se benefician de: 

  • El ahorro de tiempo con la sincronización automática de datos, en lugar de la carga manual 
  • La reducción de errores e información obsoleta 
  • Los informes mejorados con los datos de sus asistentes en sus sistemas, una vez finalizado el evento 
  • El incremento de efectividad en las comunicaciones al usar menos herramientas o tener menos canales digitales para llegar a los asistentes. 

Los asistentes se benefician de: 

  • La sincronización de sus datos y preferencias se realiza sin problemas, por lo que solo necesitan introducir la información una vez. 
  • Poder acceder a la información del evento a través de una única plataforma, en lugar de tener que consultar varias aplicaciones, sitios web y correos electrónicos. 
  • Acceder más fácilmente a la formación, recursos, networking o materiales posteriores al evento.

 

 

3. ¿Cuáles son las integraciones más comunes con una app para eventos?

Los organizadores suelen integrar su aplicación para eventos con: 

  • El sitio web del evento 
  • La plataforma de registro 
  • Soluciones de gestión de datos como CRM o AMS 
  • Herramientas para viajes y/o reserva de hoteles. 
  • Calendario 
  • Automatización del marketing y email marketing 

¿Cuáles son sus beneficios? 

Sitio web del evento:  Consigue que la información y los cambios realizados en la agenda, las sesiones o los ponentes se actualice automáticamente en la aplicación móvil. 

Plataforma de registro: Añade los usuarios registrados en la plataforma a tu app del evento. 

Soluciones de gestión de datos: Transfiere la información desde tu CRM o AMS al perfil de tus asistentes. 

Gestión de viajes y/o reserva de hoteles: Incorpora los detalles de los vuelos y alojamientos para sincronizarlos en sus agendas. 

Calendario: Si los asistentes conciertan reuniones en una herramienta externa, consigue que esas reuniones se añadan automáticamente a sus agendas personales de la app. 

Automatización de marketing y email marketing:  Aprovecha los datos de los asistentes y su actividad en la aplicación, como la asistencia a determinados talleres y sesiones o los detalles de su perfil para crear campañas de seguimiento o nuevos perfiles de clientes potenciales. 

 

4. ¿Qué se requiere para configurar una integración? ¿Realmente es tan difícil?

Las integraciones se pueden configurar fácilmente si los dos proveedores de software entre los que deseas crear la integración crean una Interfaz de Programación de Aplicaciones (API). Una API facilita la transferencia de datos entre aplicaciones que no se crearon originalmente para comunicarse entre sí. 

Existen dos tipos de API: 

  1. Protocolo Simple de Acceso a Objetos (SOAP)
  2. Transferencia de Estado Representacional (REST)

Si las dos herramientas que estás utilizando tienen una API (preferiblemente REST, consideras la mejor opción para los desarrolladores) ya creada, entonces debería ser posible configurar una integración. 

Si ambos proveedores de software te facilitan sus claves de API, puedes pedirle a un desarrollador con más con experiencia que cree la integración para ti. 

Si no tienes los recursos técnicos necesarios para llevarlo a cabo internamente, puedes contratar un proveedor de software para diseñar la integración y que ellos se ocupen del desarrollo. 

 

5. ¿Cómo se configuran?

El proceso para configurar una integración consta de los siguientes pasos: 

  1. Describir los objetivos y necesidades de la integración 
  2. Revisar la documentación y los requerimientos o detalles de la API 
  3. Comprobar que la integración es técnicamente posible. 
  4. Realizar pruebas para garantizar que los datos fluyen correctamente y si es así, se implementa la integración. 

Si una empresa externa se va a encargar de la integración, el proceso será similar pero con algunas pequeñas diferencias: 

  1. Transmitir las necesidades y objetivos a tus proveedores. Ellos te asesorarán sobre las mejores posibilidades. 
  2. El proveedor revisa los detalles de la API para el software con el que desea integrar su solución. 
  3. El proveedor confirma cómo funcionará la integración y establece un cronograma para construir, probar e implementar la integración. 
  4. El proveedor trabaja con usted para ejecutar una prueba y asegurarse de que funciona. Si tiene éxito, se implementa la integración. 

 

¿Cómo realizar Integraciones con Apps para eventos?

 

6. ¿Cuánto cuestan?

Los proveedores disponen de varías formas para el cobro de integraciones. Algunos cobran por el uso de la API, lo que significa que cobran por la cantidad de datos que se transfieren entre las plataformas. Sin embargo, esto puede ser difícil de predecir. 

Por otro lado, otros cobran una tarifa única por el acceso a su API o cobran por el tiempo que le tome a su equipo de servicios/soluciones construir e implementar la integración. Este método genera menos incertidumbre sobre los costes. 

Si alguien de tu equipo puede facilitar la integración utilizando solo las API de los proveedores, conseguirás un gran ahorro de desarrollo. 

 

7. Si mi presupuesto es limitado, ¿cuáles son las integraciones más rentables? 

Las integraciones ofrecen grandes ventajas y aunque tu presupuesto sea limitado para diseñar un flujo de trabajo completo entre todas tus plataformas, existen algunas integraciones indispensables: 

  1. Ahorra tiempo al importar los datos de los asistentes desde el registro a la aplicación del evento 
  2. Mejora los informes y el seguimiento de clientes potenciales aprovechando los datos del evento para integrarlos en tus sistemas de ventas y marketing. 

 

 8. ¿En qué casos me beneficia una integración?

Aquí te mostramos algunos ejemplos donde una integración te sería de utilidad, ahorrando tiempo y ofreciendo una mejor experiencia a los asistentes. 

  • Si ya usas una serie de plataformas para tus eventos y administrarlas todas internamente es difícil. 
  • Si tienes un pequeño equipo de eventos y necesita ahorrar tiempo en la importación manual de datos. Si calculas el salario por hora en comparación con la integración, ¡los costos pueden ser iguales o incluso menores! 
  • Si tienes una audiencia muy tecnológica y quieres impresionarlos con una experiencia estelar, tecnológicamente hablando. 
  • Si tienes mucha información sobre tu evento (horarios, sesiones, planes de viaje, presentaciones, votaciones, retos gamificados, etc.) y no deseas que los asistentes tengan que utilizar varios canales para acceder a la información o participar. 
  • Si tienes un contrato de varios años con tus proveedores quizás te resulte interesante invertir en integraciones para optimizar el flujo de datos entre las distintas plataformas. 

 

9. Cuando busco una aplicación para eventos o un proveedor de tecnología, ¿qué preguntas debo formular para hacer una buena elección? 

Habla con los proveedores sobre los siguientes factores antes de elegir a tu proveedor: 

Seguridad: Los datos son muy sensibles e importantes y deben mantenerse seguros y protegidos en todo momento, respetando el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Busca un sistema de integración seguro, en centros de datos de alta calidad, utilizando un cifrado sólido y con controles de acceso a los mismos. 

Flexibilidad: Debe permitir la compatibilidad de formatos y que los datos fluyan correctamente entre sistemas, independientemente de cómo se recoja la información. 

Registro de datos: Las buenas integraciones también deben poder realizar copias de seguridad de los datos, registrar las actualizaciones que realizan y deshacer o reprocesar los cambios, así que consulta a tu proveedor acerca de estas funcionalidades. 

Escalabilidad: En eventos de mayor envergadura, asegúrate de que el sistema pueda manejar datos en tiempo real y para la cantidad de asistentes que esperas. Una solución escalable debería poder manejar esto con facilidad. 

Experiencia: Pide hablar con la persona responsable de configurar las integraciones con los clientes y solicita ejemplos o referencias. 

Fijación de precios: Las integraciones deben ser asequibles y asegurar el beneficio con unos recursos iguales o inferiores a los actuales. Calcula las horas de tratamiento, importación y exportación de datos y compáralas con los costes. El feedback de los asistentes sobre su experiencia también te indicará si la integración valió la pena o no. 

 

¡Ahorra tiempo y optimiza la información de tus eventos ahora! ⚡

¿Estás tratando de averiguar cómo diseñar una experiencia para eventos? La tecnología es el arma secreta de muchos organizadores de eventos y tiene el poder de ser enormemente efectiva en la consecución de objetivos. Pero para ello debes analizar cada punto de contacto significativo con el asistente antes, durante y después del evento, con el objetivo de comprender dónde tiene sentido integrar la tecnología. 

A continuación, enumeramos algunos de los puntos de contacto y objetivos más comunes en los eventos para proporcionar ideas sobre como la tecnología puede ayudar a lograrlos. Desde la primera visita al sitio web hasta el seguimiento posterior al evento, una combinación de estos elementos puede ayudar a crear y mejorar la combinación de experiencias para tus asistentes y otros públicos.  

 

Objetivo #1: Sitio web del evento y registro online 

Hoy en día es más probable que los asistentes accedan a tu contenido online a través de dispositivos móviles, como smartphones o tablets, que desde un ordenador, por lo que el sitio web del evento y el proceso de registro debe adaptarse a cualquier tipo de pantalla y resultar cómodo para los asistentes. Además, Google da preferencia en los resultados de búsqueda a los sitios optimizados para dispositivos móviles con las velocidades de carga más rápidas. 

Ten en cuenta las siguientes estadísticas: 

Cómo diseñar una experiencia para eventos con tecnologíaConsejos: 

  • En el sitio web, incluye imágenes de la marca del evento y un gran botón CTA (llamada a la acción) en un color llamativo para que los asistentes tengan claro lo que necesitan hacer.   
  • Utiliza herramientas analíticas de sitios web como Google Analytics para tomar decisiones informadas sobre el diseño y mejorar la navegación o el tiempo promedio de los usuarios.   
  • Para el proceso de registro, ten una sola página o incluye una barra de progreso en la parte superior para que los asistentes sepan qué ya les queda poco. 
  • Busca una herramienta que permita el inicio de sesión social, que toma parte o la totalidad de los datos requeridos desde una plataforma de redes sociales. Lo único que tienen que hacer los asistentes es verificar dos veces su información antes de enviarla. 
  • Para los visitantes que no se registraron la primera vez, utiliza el retargeting personalizado e invítales de nuevo a realizar registro. 
  • Usa URL´s etiquetadas y páginas de destino únicas en tus campañas de retargeting basadas en el enlace que inicialmente atrajo al usuario. 

 

Objetivo #2: Registro y acceso rápido a tus eventos 

Las primeras impresiones importan y se otorga un gran valor a la primera interacción que tu asistente tiene con la marca y el personal del evento. Un mal comienzo puede afectar negativamente a toda la experiencia y echar por tierra el trabajo de meses. Para evitarlo, ten en cuenta estos consejos cuando diseñes el acceso: 

Consejos: 

  • Evita las colas al habilitar el registro online, el check-in desde tu app para eventos o para un registro más innovador, utiliza la tecnología de reconocimiento facial. 
  • Utiliza una herramienta de registro profesional para proporcionar información adicional sobre el asistente, lo que permitirá a tu equipo brindar una experiencia de bienvenida más personalizada para los invitados. 
  • Crea una gran entrada con efectos audiovisuales que comiencen desde fuera, con proyecciones de iluminación en el edificio. 
  • La señalización digital se puede usar para dar la bienvenida y dirigir a los asistentes, por ejemplo, cómo llegar al área de registro o a qué hora empieza la próxima sesión. 
  • Incorpora un sistema de pago sin efectivo. Los asistentes valorarán no tener que esperar en los puntos de registro por complicaciones en el método de pago y tus ventas no se verán afectadas.

 

Cómo diseñar una experiencia para eventos con tecnología

Objetivo #3: Mejora las conexiones entre asistentes  

El networking es uno de los métodos más efectivos para la contribución al éxito empresarial y si este es uno de tus valores añadidos o es algo que la gente espera de tu evento, el diseño no sólo debe hacer posible estas conexiones con el tiempo y los espacios oportunos, sino que debe promover las interacciones.  

Consejos tecnológicos: 

  • Utiliza un chat u otra herramienta social que permita a los asistentes buscar profesionales de valor para tu negocio y comenzar una conversación o concertar una reunión en algún espacio habilitado para ello. 
  • Utiliza acreditaciones distintivas para cada categoría de asistente e incluso integra tecnología para que vibren o iluminen al acercarse a un posible contacto de interés.

 

Objetivo # 4: Atraer y mantener a patrocinadores y expositores 

Los ingresos provenientes de patrocinadores y expositores pueden ser una parte importante de tu presupuesto, por lo tanto, es vital brindarles una experiencia de gran valor para que sigan patrocinando tu evento el próximo año. La tecnología abre un gran abanico de opciones en este sentido. 

Consejos tecnológicos: 

  • Crea experiencias a través de pantallas táctiles, gamificación o realidad aumentada para llamar la atención de los asistentes y acercar los productos de tus patrocinadores. 
  • Utiliza la tecnología para registrar a los potenciales clientes que visiten a tus expositores y facilitar su seguimiento. 
  • Aprovecha los entornos tecnológicos para exponer a tus patrocinadores. Algunos ejemplos de ello son las apps para evento, las proyecciones en sesiones y las pantallas de señalización. 
  • Utiliza el mailing o las notificaciones desde la App del evento para compartir ofertas especiales de los patrocinadores.

 

Cómo diseñar una experiencia para eventos con tecnología

Objetivo #5: Maximiza el aprendizaje

El contenido formativo es un elemento clave a la hora de que tus invitados decidan o no asistir al evento. Es por ello que la agenda, el contenido, los ponentes y las actividades son una de las partes más importantes de la experiencia. Un evento debe captar el interés, mantenerlo e inspirar a los participantes. 

Consejos tecnológicos: 

  • Convierte el aprendizaje en algo interactivo y divertido mediante sistemas de votaciones en directo, preguntas a los ponentes y encuestas de satisfacción para medir el éxito. 
  • La información recopilada puede ser utilizada por el ponente para adaptar el contenido de su presentación en tiempo real y por parte tu parte para conocer qué temas o ponentes se adaptan mejor a tu audiencia. 
  • En los eventos de negocios, la tecnología puede facilitar la colaboración entre asistentes a través de espacios de trabajo online, donde las personas colaboran para resolver un problema y crear una solución dentro de un período de tiempo establecido.

 

En conclusión: 

En la actualidad, el diseño de experiencias en eventos va más allá de la logística, se busca conseguir la lealtad de los asistentes a través de un impacto único y memorable. 

La tecnología, los audiovisuales y la producción son una manera sencilla de elevar la experiencia del evento y ofrecer una mayor cantidad de posibilidades. Pero cada vez que pienses en utilizar un elemento o herramienta concreta, pregúntate como te ayudará a alcanzar tus objetivos. 

Hace 10 años, cuando las soluciones tecnológicas para eventos aparecieron como una tecnología disruptiva para los organizadores, era difícil convencerlos de que invitar a los asistentes a través de sus teléfonos móviles podría ser un aspecto fundamental para la experiencia integral del evento. 

En cambio, hoy en día es imposible lograr que los asistentes no consulten sus teléfonos durante los eventos. La proliferación de los smartphones y otros dispositivos digitales promueven la comunicación a través de nuevos canales como las redes sociales y las aplicaciones móviles, que se vuelven imprescindibles. 

El uso de la tecnología en los eventos es considerado como un estándar y es esperado por los invitados, pero el gran desafío sigue siendo el desarrollo de una experiencia personalizada para el asistente y la óptima gestión de los datos para convertirlos en recursos de valor. 

Esta irrupción de la tecnología se ha integrado en cada punto crítico del ciclo de vida del evento, desde la promoción y la gestión de información de los invitados, hasta en las interacciones de los asistentes y las opciones de patrocinio, así como en informes sobre las estadísticas del evento. Según la investigación de Cramer y Event Marketer, la cantidad de proveedores de tecnología para eventos pasó de 144 en 2014 a 245 en 2018, ¡más del 70% en solo cuatro años!  

Necesitamos cambiar radicalmente nuestra visión sobre el software para la gestión de eventos. Tu experiencia como planificador en la gestión de tecnología es tan importante como la experiencia que estás creando para tus asistentes. 

 

Tipos de soluciones tecnológicas para eventos y como elegirlas

 

¿Cuál es el punto crítico de la gestión tecnológica? Cuando tus herramientas no trabajan juntas. 

Echamos un vistazo a la situación actual. Probablemente contrates diferentes soluciones de diferentes proveedores según tus necesidades, donde podrían incluirse el sitio web, el email marketing, el registro y el check-in, la app del evento, el seguimiento de asistentes, las votaciones en sesiones, las encuestas de satisfacción y el análisis del evento. 

En general, tendemos a comprar una solución “la mejor de su categoría” que es compleja y costosa, o, si las necesidades son simples, optamos por una solución muy básica que a veces es gratuita o de bajo precio. De cualquier manera, los planificadores tienen que lidiar con los siguientes problemas: 

  1. Lleva mucho tiempo investigar y seleccionar el software adecuado para tu evento. Toda la investigación, lecturas y demostraciones que se necesitan para encontrar una herramienta que resuelva un problema específico consume mucho tiempo. ¡Sin mencionar que podrías tener diferentes empleados en diferentes departamentos haciendo exactamente lo mismo! 
  2. Pérdida del poder de negociación. Al comprar las herramientas por separado, no puedes negociar sobre el precio o la agrupación de funciones para ahorrar más. Y si te registras en una herramienta para eventos básica, recuerda que obtienes lo que pagas. ¡Nada es gratis! 
  3. Menos práctico. Aprender a usar todas estas herramientas de software lleva mucho tiempo y de hecho, muchas soluciones son realmente complejas y exigen experiencia en el uso de estas tecnologías, lo que dificulta el aprendizaje y la practicidad de la herramienta.  
  4. Dificultad de integración entre plataformas. Una vez hayas elegido todos los proveedores debes permitir la sincronización automatizada entre sus herramientas. Esto puede ser un trabajo confuso, que a menudo requiere la ayuda del soporte y de los técnicos que trabajan en otros departamentos. Algunos proveedores también cobran mucho por las integraciones como una forma de alentarlos a utilizar su ecosistema completo de productos. 
  5. No disponer de una gestión de datos centralizada. Incluso después de invertir mucho tiempo en la integración del software, los datos de tu evento estarán alojados en múltiples plataformas, lo que hace que la recopilación de la información y la generación de informes sea mucho más complicada y lenta. Para colmo, este proceso se vuelve aún más complejo si terminas cambiando de proveedor cada año. 

Ahora bien, esto no quiere decir que las soluciones puntuales no sean prácticas para determinadas tareas de un planificador de eventos. Pero la experiencia de trabajar con tantos productos diferentes e intentar conectarlos entre sí no es la ideal, ya que el tiempo y los recursos invertidos provocan que el resultado no sea eficiente. Muy pocas soluciones puntuales están diseñadas para integrarse de manera correcta con otras tecnologías que buscan construir un ecosistema de gestión integral. 

 

El mito de la solución integrada para la gestión de eventos “todo en uno” 

Quizás pienses: “De acuerdo, si las soluciones puntuales requieren tantos recursos, entonces los “todo en uno” son la respuesta definitiva, ¿no? 

Existen muy pocas soluciones todo en uno que realmente integran todos los servicios y sean escalables. La mayoría de ellas se han desarrollado bajo unas suposiciones que ya no son válidas. 

  1. El alto costo de entrada. El precio de las soluciones que “lo hacen todo” puede ser excesivamente alto e inaccesible para el presupuesto de un planificador de eventos. Esto dificulta que los eventos más pequeños no puedan justificar el gasto, no tengan el tiempo necesario para configurar el sistema antes de un evento o que acaben pagando por funciones que nunca usarán. 
  2. Gestor de contenidos y flujo de datos complejos. Muchas soluciones “todo en uno” son en realidad conjuntos de tecnología independientes que han sido adquiridas por una empresa más grande y conectadas a través de API´s o integraciones rápidas. Esto significa que aun así sigues necesitando conocer cada herramienta porque cada una funciona por separado. Algunas de estos productos “todo en uno” son complejos, mientras que otros productos son básicos y carecerán de personalización, ya que cada herramienta se diseñó para diferentes funciones. 
  3. Tus datos dejan de ser tuyos. Algunas soluciones contarán con una API que te permita integrar tus datos y las herramientas que tu empresa ya utiliza. Sin embargo, es bastante común que incluso dentro del propio producto las integraciones puedan ser irregulares y limitadas. También tienden a dificultar el uso de otros proveedores externos, llegando incluso a cobrarte por acceder a tus propios datos. 

 

Tipos de soluciones tecnológicas para eventos y como elegirlas

Las plataformas abiertas para la gestión de eventos son el futuro 

La plataforma de gestión idónea debe ofrecer opciones fiables y asequibles para los organizadores de eventos de cualquier tipo y tamaño. La plataforma ideal debe ofrecer: 

  • Control de todas las herramientas desde un gestor de contenidos estable. Esto incluye el registro, las invitaciones por correo electrónico, el check-in, la app del evento, las notificaciones, la gamificación, las votaciones durante las sesiones, las encuestas de satisfacción y el análisis completo del evento. Incluso si los planificadores desean usar servicios de proveedores externos, la opción debe estar siempre disponible. 
  • Integración con otros sistemas que tu organización utiliza o piensa hacerlo. Simplificando la forma en que se transfieren los datos entre sistemas, sin cobrar altas tarifas. 
  • Agrupación de los datos en informes y análisis. Para que los planificadores puedan recopilar rápidamente información sobre cómo los asistentes interactúan entre sí, con ponentes y patrocinadores, antes, durante y después de cada evento. 
  • Personalización en función de las necesidades. La plataforma debe ser flexible para adaptarse a las diferentes características de los eventos y poder actualizar en cualquier momento la agenda, las sesiones o el contenido. 
  • Seguridad, confiabilidad y escalabilidad. Cuando hay mucho en juego, es fundamental que la plataforma esté construida sobre una tecnología confiable y escalable. 
  • Colaboración entre equipos. Organizar eventos es un trabajo en equipo, donde varias personas (a menudo de diferentes departamentos) usan la plataforma durante las distintas etapas. Es fundamental que la plataforma permita la gestión y la colaboración entre los miembros del equipo. 
  • Flexibilidad para las empresas. Los eventos empresariales no son necesariamente grandes y complejos, a veces son pequeños o varían durante su duración. Esto significa que las plataformas para la gestión de eventos necesitan poder escalarse y adaptarse a una variedad ilimitada de tipos y tamaños, desde pequeñas reuniones internas de personal hasta grandes conferencias corporativas. Es la capacidad de conseguir resultados e información a través de los eventos lo que hace que una plataforma esté lista para la empresa. 

Una plataforma abierta puede integrar a proveedores adicionales y añadir nuevas funcionalidades. Y, como todo se administra desde una sola plataforma, es fácil de aprender y usar, todos los datos de eventos se centralizan en una sola plataforma, lo que hace que los informes sean mucho más rápidos y completos. 

 

¿Cómo saber si necesitas una plataforma para la gestión de eventos? 

  • Si estás utilizando más de 5 herramientas independientes para conectar con los asistentes antes, durante y después del evento. 
  • Si confías en más de un equipo o departamento de tu organización para ayudarte a administrar esta tecnología. Por ejemplo, con IT o Marketing. 
  • Si no puedes negociar los costes de la mayoría de las herramientas porque estás compartiendo licencias con otros equipos de tu organización. 
  • Si tus soluciones para eventos no están integradas. 
  • Si debes presentar múltiples análisis de diferentes herramientas o crear tus propios informes a partir de distintas fuentes de datos. 
  • Si tú y/o tu equipo técnico tenéis dificultades para aprender y configurar todas las herramientas. 

¿Quieres que te ayudemos a simplificar la gestión de tus eventos? 👾

¿Por qué deberías promocionar tu evento en Twitter? ¿Cómo se puede crear el hashtag perfecto y cómo puedes hacer que tu evento sea viral viral? En este artículo responderemos todas tus preguntas y más. 

El evento está organizado, los ponentes preparados y todos los proveedores están confirmados, pero ¿cómo te aseguras de que todo el mundo se entere? Twitter es la red social óptima para promocionar tus eventos porque las personas buscan en ella noticias en directo, novedades y contenido atractivo. Si sigues la estrategia correcta, tu evento puede llegar a miles de personas interesadas en asistir.

¿Qué dudas trataremos? 

  1. Pasos para desarrollar una estrategia previa al evento con contenido visual 
  2. Cómo crear el hashtag perfecto para tu evento 
  3. Elegir a la persona adecuada para administrar tu cuenta de Twitter 
  4. Cómo involucrar a tu público y generar engagement 
  5. Trabajar con influencers en las redes sociales

 

Antes que nada, ¿por qué Twitter? 

Vamos a recurrir a las estadísticas: 

Personas de todo el mundo recurren a Twitter para recibir información en directo sobre las noticias o los temas de actualidad. De hecho, hay 330 millones de usuarios y unos 5 millones son españoles. 

El 30% de estos 5 millones lo componen jóvenes de entre 16 y 24 años, así como el 31% lo forman personas entre 25 y 34 años. Esto significa que los jóvenes profesionales consumen y comparten constantemente noticias en esta red social. 

Mucha gente recurre a Twitter cada día, pero ¿cómo relacionamos esto con los eventos? En el tercer trimestre de 2017 Twitter retransmitió en vivo más de 830 eventos, casi tres cuartas partes de ellos a una audiencia mundial. Además, descubrieron que los tuits con vídeos tienen 6 veces más probabilidades de ser retuiteados que los tuits con fotos. 

¿Qué nos dicen todas estas estadísticas? Que Twitter tiene unas tasas de interacción extremadamente elevadas y un gran alcance, lo que permite a las marcas promocionar sus eventos de manera pública para obtener el mayor engagement posible, aumentar las ventas y la presencia de su marca. 

 

 5 formas en que puedes promocionar tus eventos en Twitter

 

5 Consejos para promocionar tu evento en Twitter

 

Consejo 1: Desarrollar una estrategia previa al evento con contenido visual 

Es importante crear expectación meses antes de que tu evento tenga lugar. Trabaja con tu equipo para desarrollar una estrategia previa que te ayude a aumentar la visibilidad y la venta de entradas. ¡Esta es tu oportunidad para destacar el valor del evento y animar a la gente a registrarse!

Desarrolla imágenes y vídeos para que tu evento sea reconocible en Twitter. Las fotos son un contenido que invita a ser compartido y ayuda a mejorar el alcance, especialmente si resultan vistosas y reciben retuits de tu público.  

Una vez que tengas suficiente contenido para promocionar tu evento, comienza a publicarlo en Twitter y a medir el comportamiento. Mientras más “me gusta” y retuits recibas, más ampliarás el círculo de personas a las que llegas de forma orgánica. 

 

Consejo 2: Cómo crear el Hashtag perfecto 

Crear el hashtag perfecto es realmente importante e incrementa tus posibilidades de ser “trending topic”, es decir, ser el tema de conversación en Twitter el día de tu evento. Tu hashtag debe ser corto, fácil de recordar y divertido. ¡Recuerda, diferenciarte y ser relevante son las claves! 

Las personas que asistan a tu evento usarán este hashtag antes, durante y después del mismo, por lo que debes asegurarte de que sea simple pero llamativo. Según Buffer , los tuits con hashtags reciben 2 veces más engagement que aquellos sin hashtags. 

Trata de que el hashtag de tu evento sea sencillo, breve y fácil de recordar. Trabaja con tu equipo para desarrollar el hashtag perfecto y comienza a incluirlo en todos tus tuits.

 

Consejo 3: Elegir a la persona adecuada para administrar tu cuenta de Twitter 

Utiliza la cuenta de Twitter de tu empresa o crea una cuenta para cada evento. Una vez tengas tu perfil listo, elige a alguien (o a varias personas) que sea responsable de dar toda la cobertura durante el evento. Esta persona debe ser una experta en redes sociales, tener acceso a todos los aspectos del evento y ser una persona sociable.

Esta debe hacer que cualquiera que no pueda asistir al evento sienta que es parte de él e incluso interactúe con los invitados y ponentes. Utilizar fotos y vídeos, así como entrevistas y transmisiones en directo del evento acercará la sensación de estar allí a todos tus seguidores y reforzarás la imagen de tu marca. 

Para facilitar este proceso, puedes diseñar un plan sobre cómo se desarrollará el evento. Quizás desees entrevistar a los ponentes después de su discurso e incluso programar un horario para sentarse con ellos y realizar entrevistas en vídeo de 5 minutos. 

Los vídeos, fotos y tuits publicados en tiempo real ayudarán a mantener a todos conectados durante el evento. Otra responsabilidad que tendrá es la de responder a cada tuit en menos de una hora y cuanto más oportuno e ingenioso sea en los comentarios, más interesados estarán tus seguidores de Twitter. 

 

Consejo 4: Cómo hacer que todos participen 

Ahora que tienes elegido el hashtag y el personal que cubrirá el evento en redes sociales, asegúrate de involucrar a todos los demás también. Habla con proveedores, ponentes, patrocinadores, empleados, clientes, asistentes y personal del evento para animarlos a tuitear durante el mismo.  

Crea incentivos para involucrar a todos. Por ejemplo, podrías ofrecer entradas para el cine al equipo que más tuitee sobre el evento, o bien, puedes tuitear acerca de tus patrocinadores, siempre y cuando, también se comprometan a tuitear acerca de tu evento.  

Asegúrate de que estén motivados y sepan exactamente cómo compartir el contenido. 

 

5 Consejos para promocionar tu evento en Twitter

 

Consejo 5: Trabajar con influencers en redes sociales 

El marketing de influencers se ha convertido en una estrategia de marketing muy utilizada por las marcas para mejorar el posicionamiento e impulsar las ventas. Si tu presupuesto te lo permite, analiza y elige detenidamente a varias personas influyentes en las redes sociales que conecten con tu evento y asegúrate de que son relevantes para tu público objetivo comprobando que estos los sigan en Twitter. 

Trabajar con influencers puede aumentar tu alcance y es una excelente manera de promocionar tu evento en Twitter.  

Si puedes conseguir que una celebridad, un político o un influencer conocido tuitee sobre tu evento, puedes aumentar tu número de seguidores y alcanzar a más personas para que asistan.

 

Conclusión: promoción de tu evento en Twitter 

Las redes sociales desempeñan un papel cada vez más importante en el marketing de eventos y son el canal perfecto para atraer a tu público. Twitter es el lugar al que acuden millones de personas para conocer las últimas noticias, novedades y tendencias, y promocionar tu evento de la manera correcta es muy importante cuando se trata de aumentar tu visibilidad y el número de registros o entradas vendidas. 

 

La forma de promocionar tu evento en Twitter incluye: 

  1. Desarrollar una estrategia previa 
  2. Elaborar el hashtag perfecto para tus comunicaciones 
  3. Elegir a la persona adecuada para administrar tu cuenta de Twitter 
  4. Involucrar a todos el equipo y participantes 
  5. Trabajar con personas influyentes en redes sociales 

En resumen, Twitter es un poderoso canal de promoción y aprovechando todas sus funcionalidades puede transformar la forma de acercar el evento a tu público, posicionar la marca y aumentar el número de asistentes.

Si quieres saber más, te invitamos a leer Cómo impulsar el uso de las redes sociales en tus eventos. 📣

This case study describes how the Spring Masterminds 2018 event in Florida (USA) expedited your access using the Face Recognition for Event Check-in and achieving an impressive average time for the accreditation of nine seconds per assistant. 

The event 

Spring Masterminds es un evento anual organizado por KW MAPS Coaching, una de las principales organizaciones de formación del mundo para profesionales de bienes raíces y líderes empresariales comprometidos con la transformación de sus negocios y vidas a través de la educación y el entrenamiento. En resumen: 

  • Un evento de 3 días 
  • 1.360 asistentes registrados online para el evento de 2018 
  • 664 proporcionaron una imagen para acceder a través del Reconocimiento Facial 
  • 63 asistentes extra registrados en el lugar del evento 
  • 978 asistentes autorregistrados en el lugar del evento utilizando los quioscos 
  • 118 asistentes registrados en el mostrador 

El Reto 

Para el evento Spring Masterminds, el organizador debía registrar a cientos de asistentes en un corto período de tiempo, por lo tanto, era vital garantizar que el proceso de registro fuese rápido y sin complicaciones. Además, quería poder proporcionar información personalizada a los asistentes y ayudarlos a transitar por la sede del evento, evitando confusiones con los cambios de sala. 

 reconocimiento facial para registro de eventos

Los objetivos 

Los objetivos del evento eran formar a los agentes inmobiliarios y ayudarlos a mejorar sus habilidades a la vez que se fomentaba el networking. Por tanto, era importante que las personas tuviesen una actitud sociable y se fomentara la comunicación.  

 

¿Por qué Reconocimiento Facial? 

El organizador de eventos utilizó el registro online de Etouches y los quioscos de Fielddrive para el proceso de check-in e impresión de acreditaciones, aprovechando que estos están diseñados para integrarse con cualquier sistema de registro. 

El sistema de Reconocimiento Facial permitía a los organizadores del evento identificar a los asistentes mediante una base de datos biométricos faciales en tiempo real. 

Los asistentes se registran online como de costumbre, pero tienen la opción de cargar una imagen suya y acceder a través del reconocimiento facial. El día del evento, los asistentes se identifican al situarse frente a la cámara y automáticamente el quiosco procede a imprimir su acreditación. Por otro lado, los asistentes que no facilitaron su imagen para el reconocimiento facial utilizaron el acceso a través de códigos de barras.

El reconocimiento facial hace que el proceso sea más rápido y permite economizar el acceso debido a la reducida cantidad de quioscos para el check-in, las horas de registro y el personal requerido. Todo lo que necesitas es una conexión WiFi estable ya que es un servicio ofrecido desde la nube. 

En lo relativo a seguridad no se transfieren datos personales, la plataforma de registro anonimiza las imágenes y las envía a un servidor, desde donde se procesan y eliminan, tanto las imágenes como sus metadatos. El proceso es extremadamente seguro y respeta la privacidad de los asistentes. 

 El sistema de reconocimiento facial para identificar a los asistentes.

¿Cómo se lograron los objetivos? 

Por primera vez el evento optó por utilizar el reconocimiento facial con cinco quioscos instalados en el lugar del acceso. Mientras los asistentes caminaban hacia los quioscos, la cámara escaneaba su rostro, le reconocía y mostraba un mensaje de bienvenida a la vez que imprimía su acreditación. Si no se encontraba una coincidencia, se le pedía a los asistentes que escanearan en el mismo quiosco su código de barras (facilitado en el email de confirmación durante el registro) o ingresaran su nombre. El hecho de que todos los quioscos estuvieran equipados con reconocimiento facial hizo que la logística fuera fácil. 

 

La acreditación instantánea 

El proceso de registro permitió que las acreditaciones se imprimieran automáticamente, en tiempo real y a medida que los asistentes se registraban. Las acreditaciones se imprimen sobre un formato en blanco, lo que permite imprimir únicamente las necesarias y que el nombre del asistente, la empresa o hasta el propio diseño de la acreditación (dependiendo de la categoría de asistente) fuese personalizado en cada una de ellas. Este año, el organizador eligió mostrar la agenda en la parte posterior de las acreditaciones junto con las diferentes salas dónde se iban a llevar a cabo. 

 

Velocidad en el acceso 

La tecnología de reconocimiento facial fue capaz de agilizar el proceso de check-in y acreditación, reduciendo el tiempo promedio a nueve segundos por asistente. 

Los asistentes quedaron muy complacidos con el proceso porque no necesitaban imprimir su acreditación y no tuvieron que revisar su correo para encontrar un código que escanear. Estas acciones generalmente ralentizan considerablemente el proceso de registro y check in en el lugar del evento.  

 

Logística 

El organizador del evento estaba encantado de que el proceso de registro fuera tan rápido y sencillo, reconociendo que fue la experiencia de registro más libre de estrés en la historia del evento. El proceso fue tan rápido que incluso durante la hora pico no se utilizaron más de dos o tres quioscos. Esto reducirá los requisitos para el próximo evento y permitirá ajustar aún más el presupuesto destinado al registro y el acceso. 

 La tecnología de reconocimiento facial para el registro y el check-in en el lugar del evento.

¿Cuáles eran los desafíos y cuáles fueron sus soluciones? 

Existieron dos desafíos clave donde los organizadores centraron toda su atención: 

1. Control de calidad de las imágenes 

La recopilación de imágenes representó un desafío para el organizador porque, aunque la plataforma de registro de Etouches permitía a los asistentes subir una imagen, no verificaba la calidad y la idoneidad. Como resultado, hubo asistentes que enviaron imágenes no aptas para el reconocimiento facial, por ejemplo, con caras múltiples en la misma imagen o de muy baja calidad. 

Para mitigar este problema se ha implementado un microsite web para la colección de imágenes a través de una campaña de correo electrónico. Cada asistente recibe un mail al momento de registrarse con una URL única que lo lleva a una página de destino donde se le solicita que acepte las condiciones y permite la carga de imágenes. Este microsite permite al organizador la recepción de feedback en tiempo real y controla la calidad de las imágenes subidas a la plataforma para evitar problemas en el momento del acceso. Además de ofrecer oportunidades de patrocinio para generar ingresos adicionales. 

 

2. Ancho de banda de Internet 

La conexión a Internet es muy importante y en muchos lugares es lenta o inestable a menos que el organizador establezca con antelación las condiciones con la sede del evento o una empresa especializada. Para el reconocimiento facial puede ser suficiente una velocidad de carga de 0,5Mbps por quiosco para proporcionar un proceso de check-in con confiable y rápido. Esto es equivalente a la red WiFi disponible en cualquier Starbucks y por tanto no es nada inalcanzable. 

 

Los resultados 

Los comentarios de los asistentes fueron realmente positivos. Muchos comentaron que estaban tratando de sacar su teléfono del bolsillo cuando se acercaron al quiosco y, antes de hacerlo, ya habían sido reconocidos y saludados por su nombre. Los asistentes afirmaron querer seguir viendo esta tecnología en los futuros eventos a los que asistan. 

The organizing team was impressed with the speed and fluidity of the process, emphasizing the lack of queues. Attendees were happy, there was no stress or delays and it was a great start to the event. The performance of each kiosk was 400 attendees per hour. 49% of attendees opted for facial recognition in the first edition of the event with this technology and therefore the acceptance rate is expected to increase in the coming years, with attendees already familiar with this system.
 

In  conclusion 

The registration process is the first contact between the assistant and the company organizing the event and should make a positive impression. Starting the event in the right way through a quick and striking process such as facial recognition makes your attendees access with another predisposition, while your event acquires a unique technological aspect. Providing an average event recording time of nine seconds is hard to beat! 

 

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Es posible que quede poco para tu próximo evento y probablemente estés inmerso en el caos de la logística y el diseño de los espacios. Pero también es el momento perfecto para comenzar a involucrar a tu audiencia y generar expectación en tus asistentes. Puede parecer desalentador, pero impulsar el uso de las redes sociales es mucho más fácil de lo que piensas.

Aumentar el engagement y el ruido en torno a tu evento es lo que en última instancia aumentará los registros, así que veamos algunas de las mejores prácticas para usar las redes sociales en tu estrategia de marketing promocional.

1. Contesta las preguntas del evento

Los consumidores están cada vez más acostumbrados a relacionarse con las marcas a través de twitter, facebook o instagram para solucionar sus dudas. Y en el caso de los eventos, se suelen hacer muchas preguntas a los organizadores que quedan fuera de las preguntas habituales.

Preguntas individuales sobre las reservas de hotel, el transporte, la comida o la sala de la siguiente sesión, todas las dudas de tus asistentes deben ser resultas de la manera más simple y cómoda posible, tanto para ellos como para ti. Si vas a utilizar tus redes sociales para responder las preguntas de tus asistentes, asegurate de tener una solución para administrar los distintos canales y solventar cualquier consulta o responder a los comentarios de la comunidad.

Si los asistentes sienten que están siendo ignorados o que sus dudas no son debidamente respondidas, corres el riesgo de que esto se refleje negativamente en tu marca y en tu evento. Si deseas impulsar la participación a través de tus redes sociales, debes asegurarte de responder a las consultas de manera oportuna y eficiente.

 

Cómo impulsar el uso de las redes sociales en tus eventos

 

2. Comparte la información y el contenido del evento

Las redes sociales pueden ser una manera enormemente eficiente para que los organizadores compartan la información de sus eventos. Proporcionando contenido exclusivo, como imágenes o vídeos y creando una atractiva experiencia en tiempo real.

Dependiendo de la estructura de la organización, lo más probable es que sea mucho más rápido comunicarse a través de las redes sociales que actualizar el sitio web del evento, favoreciendo además la comunicación bidireccional con los miembros de la comunidad de tu evento.

 

3. Fomentar la conversación entre los miembros de la comunidad

Una razón por la cual las personas disfrutan asistiendo a los eventos, especialmente si se trata de eventos anuales, es por el hecho de reforzar sus relaciones de networking. Las redes sociales son el canal perfecto para mantener la conversación durante todo el año y aumentar el engagement a medida que se acerca el evento.

La mayoría de las personas tienen cuenta en redes sociales, son activas e interactúan online dentro de su comunidad, por lo que una genial idea es que tus ponentes participen en las redes y se relacionen con los asistentes de tu evento.

Un hashtag, un grupo de Facebook o de LinkedIn son espacios para que tus invitados hablen sobre el evento, las actividades locales y las sesiones más interesantes. Crea el espacio e inicia el debate con algún comentario o reto atractivo para que comiencen las interacciones.

 

Cómo impulsar el uso de las redes sociales en tus eventos

 

4. Aprovecha el feedback para diseñar el evento

Con la cantidad de interacciones que tienen lugar en las redes sociales cuentas con un gran feedback para dar forma a tu programa del evento. O bien, si estás buscando retroalimentación de un aspecto específico, puedes obtenerla directamente de tus asistentes a través de encuestas online o foros de discusión sobre el tema en cuestión.

A cambio, los asistentes tienen la oportunidad de participar en el desarrollo del evento para que éste se ajuste a sus necesidades y expectativas. Las redes sociales facilitan a tus asistentes crear una comunidad alrededor del evento, con una opinión y un sentido de pertenencia propio.

 

En conclusión:

Cada vez es más común que los asistentes acudan directamente a las redes sociales para comunicarse con las marcas, ya sea para realizar una queja, hacer una pregunta o simplemente para dejar un comentario positivo. Las redes sociales son una poderosa herramienta de comunicación bidireccional que facilita la creación de comunidades y potencia el engagement.

Los organizadores de eventos cuentan además con otras tecnologías que les permiten aprovechar esto para impulsar la participación de los asistentes a través de las redes sociales y ampliar la exposición del mismo. La clave es saber cómo integrarlo en la estructura de tu evento desde el inicio de la planificación. ¿Te ayudamos?

¿Quieres saber más? Lee ya nuestro artículo sobre cómo las comunidades de eventos pueden potenciar tu marca.