Tecnología

En una encuesta realizada, el 31% de los especialistas en marketing eligió los eventos como su canal de comercialización más efectivo y el 90% de ellos está de acuerdo en que los eventos son una gran oportunidad para establecer conexiones personales, en una época en la que la mayoría de las interacciones ocurren de manera online. Pero no todos son iguales y para ver resultados reales, el branding de tus eventos debe estar presente y ser visible desde la primera vez que los asistentes interactúan con el evento. 

 

Empieza definiendo el estilo 

Dotar de un diseño a tu evento puede ser una de las partes más complejas y, a su vez, divertidas de la preparación, pero si no consigues llevar el estilo a las diferentes soluciones o herramientas, es fácil que ese trabajo no haya servido para nada. 

Cuando el diseño de tus comunicaciones no es coherente, es difícil entender de qué tipo de evento se trata, cuál es el ambiente, cómo se desarrollará o el tono del mismo. La mejor manera de establecer una línea es crear, o hacer que un diseñador gráfico cree, una guía de estilo para tu evento.  

Esta guía establecerá todas las reglas sobre cómo usar los colores y logotipos para que cualquier diseñador pueda hacer sus propias composiciones con el estilo definido. Tener una guía de estilo puede ayudarte a marcar unos límites y mantener la apariencia del evento. 

 

1. Crea una página de registro con personalidad 

Las páginas web para eventos deben ser simples e intuitivas, ya que cuanto más fácil sea para los asistentes, más probable será que lleguen hasta la página de compra. 

Pero eso no significa que deban ser simples o carecer de un estilo propio, sino que debe haber un estudio (o aprovechar la experiencia de tus proveedores) para definir qué información se debe incluir y cuál no. 

El diseño y la capacidad de personalización serán claves para hacer valer ese contenido. Por un lado, una buena estructura de la web hará que el asistente encuentre la información que busca y destacará el contenido más. Por otro lado, diseñando una imagen propia del evento conseguirás diferenciarlo, reforzar el valor añadido y atraer a tus asistentes potenciales. 

También puedes incluir el contenido de tu blog, vídeos de eventos anteriores, testimonios de participantes o cualquier otro contenido que pueda ayudar a aumentar los registros. Asegúrate de que la información se distribuye de manera intuitiva y que priorizas los detalles más importantes. 

 

 

2. Tus comunicaciones con branding 

El correo electrónico debería estar en la cúspide de tus herramientas de comunicación. Es efectivo, barato y permite una mayor segmentación y análisis. 

El 35% de los destinatarios eligen qué correos abrir basándose solo en el asunto, lo que significa que tienes una frase para llamar la atención de tus potenciales asistentes. Por ello, el título de tus correos debe ser relevante, llamativo y generar intriga. 

La personalización es muy importante para conservar la esencia de tu evento, haciendo visibles tus colores y tu logotipo, dando una imagen profesional y diferenciada del resto. Además, puedes incluir variables para que cada uno de los correos enviados contenga el nombre del destinatario o una información determinada para cada categoría de invitado. 

Para terminar, incluye un CTA, un botón o enlace para atraer a los usuarios. Haz que destaque con diferentes formas y colores, utiliza una frase corta y un verbo que invite a la acción. La tasa de apertura, la tasa de clics y el número de registros te darán una idea de que es lo que está (y lo que no) funcionando en tus comunicaciones. 

 

3. Una App del evento personalizada 

Los folletos son parte del pasado, además de ser una solución irresponsable con el cuidado del medio ambiente, no permiten la actualización del contenido ni pueden facilitar tanta información como una aplicación móvil.  

El primer paso para comenzar a construir tu aplicación es determinar qué funciones necesitas, y esto dependerá en gran medida del tipo de evento, así como de tus objetivos y metas. Incluye la información básica de tu evento como el nombre y el logotipo. A continuación, personaliza la aplicación con tus colores, iconos, imágenes del menú y, si lo deseas, renombrando los apartados para hacerlos únicos.  

La app acompañará a los asistentes durante toda la jornada y la pantalla de inicio es lo primero que verán cuando acceden a la aplicación, por lo que es importante que se reflejen en ella los colores y la marca del evento. 

 

La imagen de tu evento es muy importante 

Tener un estilo establecido significa tener una marca que permanece unificada, que es coherente y que está presente en todos los puntos de contacto con los asistentes. En este sentido, las principales ubicaciones que debes cuidar y personalizar para potenciar tu marca son: la página web del evento, los correos electrónicos y la app del evento. 

Mientras más potenciales asistentes reciban tus comunicaciones, más probable será crear una imagen de tu marca en sus mentes y, en última instancia, que terminen registrándose. Algunos organizadores subestiman el poder de una marca potente, pero recuerda que si tu no defines la imagen de tu marca, estás invitando a tus asistentes a que la creen por ti. 

 

En Orquidea nos encargamos de acompañarte en todo el ciclo de vida del evento, gracias a que todas nuestras herramientas están diseñadas para adptarse a tus necesidades con el más alto nivel de personalización. ¿Quieres saber más sobre nuestros servicios? ¡Contáctanos ahora!

La buena experiencia de un asistente en un evento comienza por un check-in rápido, sencillo y con capacidad de resolver problemas. ¿A quién le gusta imprimir la confirmación del registro? ¿O esperar media hora para realizar el check-in? Y si hay algún problema, ¿esperar el último en la cola de registro? La respuesta es clara, a nadie. 

Esta experiencia hace que los asistentes accedan al evento cansados y de mal humor, más si cabe si el evento es de pago. Pero aprovechemos el acceso para dar una buena impresión y conseguiremos que los asistentes entren con ganas de disfrutar del evento y generar un ambiente colaborativo, un estado de ánimo que puede durar todo el día. 

También es importante facilitar un sistema de registro a los asistentes que lleguen al evento sin ningún tipo de confirmación o registro previo, sin perder datos por el camino y ofreciendo el mismo sistema de acreditación personalizada que a todo el mundo. 

Te proponemos 10 consejos para diseñar un acceso rápido y memorable:

 

1. Informa al asistente: Este primer consejo no es para el check-in, sino para antes incluso del día del evento. Para agilizar el proceso, envía un correo electrónico a todos los asistentes unos días antes de que comience, incluyendo su confirmación de registro y los detalles del check-in. Haz que sea aún más fácil incluyendo un código QR que puedan enseñar desde su móvil.

 

2. Reserva el espacio: Diseña un área de acceso donde los asistentes tengan espacio para registrarse, realizar el check-in y hacer cola de la manera más cómoda posible si fuese necesario. Piensa en los equipos y personal que utilizarás cuando diseñes el área de acceso. Para evitar problemas con el Wi-Fi, prepara siempre varias conexiones como alternativa. 

 

3. Prepara un plan B: ¿Que ocurre si a un asistente se le olvída el código QR o su confirmación? ¿Y si no está registrado? Diseña un proceso para este tipo de situaciones que sea claro para el asistente, rápido, que permita igualmente la acreditación y conserve todos los datos durante el proceso. Un sistema flexible que permita editar y añadir asistentes en tiempo real con tu registro es la solución ideal.

 

4. Acelera el proceso: Ofrece un acceso más rápido, como con nuestro sistema de lectura de QR, para que los asistentes puedan realizar el check-in y ser acreditados de manera rápida y eficiente. Los asistentes escanean el código QR en la entrada y reciben su acreditación impresa instantáneamente, un proceso completo en 20 segundos. Esta tecnología se podría integrar directamente con tu plataforma de registro para actualizar todos los datos en tiempo real. 

 

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5. Sonríe a la cámara: Utiliza una tecnología de Reconocimiento Facial para que el acceso a tus eventos sea aún más rápido. Con nuestra tecnología, los asistentes proporcionan una foto durante el registro, son reconocidos por las cámaras en el check-in y reciben su acreditación impresa instantáneamente, todo ello en 9 segundos. Los asistentes no necesitarán llevar ni presentar ningún documento de confirmación y la seguridad del acceso estará garantizada, además del caracter tecnológico que aporta a tu evento.

 

6. Los detalles son importantes: Aprovecha las acreditaciones para incluir información personalizada sobre el programa, la contraseña del Wi-Fi o el hashtag del evento directamente en ellas. ¿Y si tienes distintas categorías de asistentes y quieres diferenciarlas? Prepara distintos modelos para cada una de estas categorías con diferentes diseños, colores e incluso códigos QR para controlar el acceso en salas.

 

7. Prepara las respuestas: ¡No dejes nada al azar! Crea una hoja de preguntas frecuentes para tu personal, de esta manera podrán ayudar a los asistentes y resolver sus dudas. Esta hoja puede incluir información sobre las ubicaciones de las salas, los horarios de las sesiones o los contactos de emergencia. 

 

8. Obsequios y lanyards por separado: Mantén las bolsas de bienvenida y los lanyards para las acreditaciones lejos del área de check-in. Esto ayudará a evitar grandes aglomeraciones en la entrada y que los asistentes hagan una doble espera. En el caso de los lanyards, prepara una mesa separada del lugar de la impresión de acreditaciones y dirige a los asistentes aquí una vez la hayan recibido. 

 

9. Recibe y organiza la entrada: Haz que los asistentes se sientan bienvenidos y sepan exactamente lo que tienen que hacer. En eventos multitudinarios es común el uso de catenarias para dirigir las colas, pero para agilizar el acceso es importante dirigir al asistente por la cola correcta y avisarle para que tenga preparado el código QR u otro elemento necesario para acceder al evento. 

 

10. Los letreros marcan el camino: Evita que los asistentes se pierdan o no encuentren la próxima sala a la que dirigirse. Utiliza la cartelería para visibilizar los itinerarios y facilita mapas en las bolsas de bienvenida para que los asistentes puedan consultar esta información en cualquier momento. Otra opción sería la de incluir una aplicación del evento donde reunir toda esta información.

 

El evento se inicia en el acceso y todos sabemos la importancia de buen comienzo. En Orquidea Technology Group somos especialistas en la implementación de tecnología en los eventos para crear experiencias memorables. Contacta con nosotros ahora para diseñar un acceso innovador y rápido, a la vez que recogemos todos más información sobre tus asistentes.

Todos los organizadores de eventos conocéis la importancia respecto a los datos manejados durante un evento y, no sólo por vuestra parte, sino también por parte de los proveedores que tienen acceso a estos datos. Epor ello que cada vez más debes prestar especial atención a la forma en que tus proveedores utilizan y almacenan esta información. 

Es por ello que en este artículo trataremos las características que hacen segura tu app para eventos, hablaremos de las mejores prácticas respecto a la seguridad de tus datos y formularemos algunas preguntas que debes hacer a tus proveedores para confirmar que está cumpliendo con la normativa RGPD. 

 

Las características que hacen segura tu App para eventos 

Ya sea porque tu app del evento contenga información confidencial o no, es importante asegurarse de que todos los datos personales de los asistentes solo sean accesibles por las partes autorizadas. 

Entonces… ¿Qué características deberías exigir a tu proveedor? Aquí te dejamos algunas opciones que tu proveedor debería ofrecerte para fortalecer la seguridad de tu información. 

  • Acceso con contraseñas para todolos usuarios: Las contraseñas ayudan a los participantes a proteger el acceso a sus cuentas personales y preservar la información almacenada en ellas. Sin las contraseñas, cualquier persona que conozca las direcciones de correo electrónico de tus participantes podría acceder a sus apps e indagar en sus datos, perfiles y mensajes privados.   
  • Códigos de acceso para eventos privados: Este requisito hace que los participantes tengan que introducir un código de acceso para iniciar sesión en la app para eventos. Esto permite a los planificadores restringir el acceso solo a aquellas personas con las que comparten el código de acceso, limitando el acceso público a la información general de la app, como la ubicación de la sedeel programa o la lista de ponentes 
  • Acceso restringido por correo electrónico: Con este nivel de seguridad, solo podrán acceder a la app los participantes registrados (por su dirección de correo electrónico), de esta manera se bloqueará a cualquier persona que no esté registrada y se garantiza un mayor control sobre los datos. 

 

Apps para eventos y RGPD compliance. ¿Qué debes saber?  

Las mejores prácticas para la protección de datos en tus Apps para eventos 

Cualquier persona u organización que recopile información sobre los participantes del evento se considera un Controlador de Datos” en base a la normativa RGPD. Los Controladores de Datos tienen una gran responsabilidad por la información que recopilan, la forma en que lo hacen y la utilizan para distintos objetivos. 

Para ayudarte a cumplir con la normativa de protección de datos, te dejamos algunos consejos o métodos actuación responsables. 

  • Publicar tu propia Política de Privacidad en la app. Esta debe situarse en un lugar visible, en la pantalla de inicio de sesión o en la de registro, para que los participantes del evento puedan conocer que se hará con sus datos antes de que decidan completar el registro.  
  • Que los participantes acepten tus Términos de Uso. Esta función solicita a los participantes que acepten las reglas generales del evento antes de que puedan acceder a la app del evento. Sin embargo, en los Términos de Uso también se debe especificar cómo se espera que los participantes usen o compartan los datos a los que tienen acceso desde la app del evento.  
  • Ocultar ciertos datos o perfiles de los participantes. Puede ser útil tener la capacidad de ocultar determinados datos o los perfiles de los participantes dentro de la app si así lo solicita alguno de ellos, aunque esto signifique que no puedan agendar reuniones de networking, utilizar el chat o participar en los retos gamificados, ya que es necesaria la identificación del asistente para estos fines. Tu Política de Privacidad debe comunicar qué los datos personales se publicarán en la app del evento. 

Otras peticiones que se pueden hacer a tus proveedores sobre la protección y privacidad de datos son:  

  • El Anexo de Procesamiento de Datos (DPA) que aborda las obligaciones relacionadas con la protección de datos. 
  • Una lista de subprocesadores que tu proveedor puede usar para recopilar y almacenar la información. 
  • Cómo se manejarán las solicitudes de acceso a los datos (DAR), o las solicitudes de destrucción o anonimización de los datos. Deben poder decirte durante cuánto tiempo se almacenarán, dónde se almacenarán y quién tendrá acceso a ellos en caso de que necesites responder a una solicitud de acceso a los datos por parte de los usuarios. 
  • Una muestra de los Términos de Uso y/o Política de Privacidad que describa el uso típico de su plataformaque puede modificarse para las necesidades específicas de tus eventos. Estos deberán ser editados para reflejar dónde se almacenan y utilizan los datos de los participantes.  

Internamente, también es importante saber quiénes accederán a los datos para formarlos adecuadamente en el manejo de los datos. 

 

¿Qué debes sabere sobre tu proveedor de apps? 

Si bien es posible que necesites contrastar la información o un profesional de IT para profundizar algunos aspectos técnicos de la seguridad, hay otras con las que los organizadores de eventos deberían familiarizarse para comprender qué es lo realmente importante al seleccionar a sus proveedores de tecnología. 

  • ¿Qué métodos de encriptación de datos utiliza el proveedor (tanto en tránsito como en reposo)?  (ej.: ¿Se utiliza la encriptación HTTPS?) 
  • ¿Dónde están alojados los datos que recopila tu proveedor? ¿Es seguro y de buena reputación? 
  • ¿Las políticas de seguridad de tu proveedor están basadas en estándares aceptados del sector? 
  • ¿Cuáles son sus procesos de comunicación en caso de fallas de seguridad? 
  • ¿Están todas las características de seguridad incluidas en los precios básicos? ¿mejorar la seguridad supone un coste adicional? 

 

Apps para eventos y RGPD compliance. ¿Qué debes saber?  

Otras consideraciones en relación con la seguridad de tu App de Eventos 

Además de asegurarte de que tu proveedor esté preocupado por la seguridad y alineado con la normativa RGPD, es importante considerar otros procesos que puedan reducir la seguridad del acceso y uso de los datos. Por ejemplo: 

  • ¿Qué tipo de seguridad WiFi ofrece la sede del evento? 
  • ¿Quién en tu organización tiene acceso a los datos del evento? ¿Estás concediendo a todos permisos de administrador en el sistema de gestión? ¿Los empleados que tienen acceso están adecuadamente formados para manejar y almacenar los datos de los asistentes? 
  • ¿Tiene una política corporativa de dispositivos móviles para garantizar que el acceso a las apps para eventos sea limitado, incluso en el caso de que un tercero no autorizado acceda al dispositivo móvil de alguien de tu equipo?   
  • Si estás integrando tu app de eventos con una fuente de datos externa (ERP, HR, CRM), ¿te has asegurado de que solo se sincronice la información meramente necesaria? 
  • Si compartes la información de los asistentes con tus ponentes o patrocinadores, ¿has recogido el consentimiento de tus asistentes durante el proceso de registro? 

En Orquidea comprendemos tu preocupación por la seguridad y privacidad de tus asistentes, es por ello que todas nuestras aplicaciones para eventos cuentan con los más altos estándares de seguridad con la tecnología de EventMobi. 

EventMobi ofrece políticas y procedimientos integrales para garantizar el almacenamiento y procesado de datos de forma segura. Como resultado, podemos asegurar a nuestros clientes una respuesta rápida y eficaz a las solicitudes de datos personales, ya sea para acceder a ellos o eliminarlos. Facilitando la recopilación de consentimientos y demostrando cuándo se proporcionó el consentimiento. 

Como proveedor de tecnología de eventos, estamos comprometido en garantizar la protección y seguridad de los datos personales de tus asistentes. ¡No esperes más y hazte con una app al nivel de tus eventos!  

Durante el 31 Congreso Nacional de OPC Spain en San Sebastián celebrado del 21 al 23 de febrero en el Palacio de Congresos Kursaal pudimos ver, a través de la ponencia de Franklin Galarraga, algunos aspectos del reconocimiento facial en los accesos para eventos y otros usos de esta tecnología que veremos próximamente. 

 

El Reconocimiento facial y sus usos para eventos

 

Durante la sesión se hizo hincapié en desmentir algunos mitos acerca de esta tecnología: 

1. La gente desconfía sobre su uso 

Los eventos llevados a cabo a través de este sistema demuestran que la mayoría de asistentes están dispuestos a usar el reconocimiento facial, alcanzando un 50% – 60% de aceptación en el primer evento con esta tecnología. Un porcentaje que irá creciendo a medida que se vaya repitiendo esta modalidad de acceso. 

Lo asistentes que prefieran no acceder a través de esta tecnología siempre tendrán la opción de acceder a través de un código QR o la búsqueda manual de su nombre en el mismo quiosco de check-in. Si se ha inscrito con reconocimiento facial, simplemente accederá más rápido. Cabe destacar que una tasa de participación del 20-40% es suficiente para marcar la diferencia a la hora de acelerar el proceso y evitar largas esperas. 

Finalmente, una buena comunicación mantendrá informados a los asistentes y tranquilizará a los que tengan dudas sobre el reconocimiento facial. 

2. Recoger imágenes es difícil 

La mayoría de los servicios de registro online permiten a los asistentes subir una foto o tomarse un selfie con la cámara de su portátil, tablet o móvil e incluso utilizar la imagen de perfil de sus redes sociales. Por lo tanto, recoger las imágenes no es tan difícil como se puede pensar. 

El problema es que la mayoría de estos sistemas no evalúan la calidad de la imagen, sin embargo, las empresas de registro que trabajan con Zenus ya han mitigado con éxito este contratiempo. 

En general, la posibilidad de recoger imágenes a través de dispositivos con una cámara facilita el proceso y permite simplificarlo con poco esfuerzo. 

3. Es caro 

Algunas tecnologías son caras, especialmente las que requieren un hardware especializado o un desarrollo a medida. Sin embargo, las aplicaciones basadas en software tienden a ser más asequibles y, afortunadamente, el reconocimiento facial entra en esta categoría. A menos que el planificador de eventos tenga unos requisitos especiales, la inversión asociada es de unos pocos euros por asistente. 

El reconocimiento facial es una gran inversión y en la mayoría de casos, los ahorros de costes asociados son suficientes para hacerlo rentable, como aumentar la velocidad del check-in entre 2 y 10 veces, contratar menos personal o utilizar un área de registro más pequeña. 

4. Tiene grandes requisitos 

Cargar una buena imagen en el registro online, a través de un portátil, tablet o móvil será suficiente para reconocer a una persona durante el acceso. El vídeo se transmite a los servidores de Zenus y se procesa allí, por lo que los requisitos son mínimos. El ancho de banda requerido es de 0.5 Mbps para cada quiosco con reconocimiento facial. 

Para la gran mayoría de casos y en comparación con otras alternativas tecnológicas, el reconocimiento facial es probablemente una de las opciones más fácil de implementar y la más intuitiva para los usuarios. 

5. No funciona tan bien como dicen 

Muchos organizadores no se atreven a dar el paso porque desconfían de su correcto funcionamiento en el momento clave, por ello es vital contar con los factores claves para el éxito, como son la planificación del evento, la comunicación con los asistentes y la experiencia de tus proveedores. 

El reconocimiento facial fué lanzado por Fielddrive y Zenus a finales de octubre de 2017 y desde entonces ha sido integrado con éxito en más de 20 eventos alrededor de Bélgica, Alemania, Suecia, Países Bajos y Estados Unidos. 

6. No está alineado con el GDPR 

Todos los datos de los asistentes se mantienen dentro del sistema de registro online que utiliza el organizador del evento. Zenus solo recibe imágenes de los asistentes a través de canales cifrados de forma segura. Una vez que ha recibido las imágenes, el software de reconocimiento facial extrae los datos biométicos de la cara y luego elimina la imagen de inmediato. Luego se envía un identificador único asociado con cada imagen sin tener que acceder a la información personal. Esto proporciona a los planificadores de eventos una tranquilidad total, ya que los datos se manejan de manera adecuada y segura, y luego se descartan. Una vez finalizado el evento, la base de datos completa se elimina tanto de los servidores como de los quioscos. 

Fielddrive y Zenus están alineados con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), asegurando el correcto tratamiento, transmisión y transferencia de datos, comprometiéndose a proteger la privacidad de los usuarios finales. 

En resumen: 

  • Los datos de los asistentes se mantienen en la plataforma de registro del organizador 
  • Las transferencias de información se realizan de forma segura a través de canales cifrados 
  • Las imágenes son analizadas de manera independiente y convertidas a un código biométrico 
  • Una vez realizado el proceso, las imágenes son eliminadas 
  • Los códigos biométricos son asociados a los identificadores de los asistentes, sin acceso a sus datos personales 
  • Una vez finalizado el evento se elimina la base de datos completa, tanto en los servidores como en los quioscos de acceso 

También tuvo tiempo de hablar sobre otros usos de esta tecnología que veremos próximamente en los eventos. Sin duda, esta es una ventana que nos permite ver el futuro del sector, donde la tecnología aparece de manera íntegra en el evento para aportar un mayor abanico de opciones, seguridad y analítica a los organizadores y una experiencia más personalizada para los asistentes.  

 

El Reconocimiento facial y sus usos para eventos

Algunos de sus futuras aplicaciones son: 

CheckIn seguro 

La rápida identificación de asistentes a través de la tecnología de reconocimiento facial permite establecer algunos códigos de seguridad durante el acceso, evitando el acceso de personas en listados de búsqueda policial o con perfiles incompatibles con la categoría del evento. 

Servicios personalizados 

La identificación de identidad a través de los rostros de los asistentes hace posible un ilimitado número de servicios dentro del evento. Algunos de ellos son: 

  • Pantallas de información personalizada: Dónde los asistentes, al ser reconocidos, reciben la información en pantalla de su próxima sesión, reunión de networking u otra información de interés para los mismos. 
  • Preferencias y alertas alimenticias: Agilizando el proceso para determinar el menú de cada asistente, reconociendo sus gustos y evitando los alérgenos que cada asistente haya marcado durante el proceso de registro. 
  • Pago con reconocimiento facial: Más cómodo y seguro que el contactless. Los asistentes únicamente tendrán que confirmar la compra, ya que automáticamente su rostro ha sido asociado con su cuenta y, a diferencia de las tarjetas, no hay peligro de pérdida ni suplantación. 

 

El Reconocimiento facial y sus futuros usos para los eventos

 

Asistencia y detección de emociones 

¿Qué organizador de eventos no quiere conocer el número de asistentes que acuden a las sesiones o cuál es el nivel de satisfacción? Ya es posible gracias a las cámaras de acceso en salas, el conteo de personas en sesiones o el análisis de emociones durante una ponencia. 

Contactos 

Durante las ferias o eventos destinados al contacto de empresas y potenciales clientes, la identificación de estos suele ser una tarea compleja y poco intuitiva. Con el reconocimiento facial, el patrocinador o empresa propietaria de un stand podrá reconocer a los asistentes que se acerquen y descubrir su perfil de manera inmediata. 

Si quieres saber más sobre el uso del reconocimiento facial o sorprender a tus asistentes con esta tecnología en tus próximos eventos¡no dudes en ponerte en contacto con nosotros! 

Muchos lo habíais pedido y como no podía ser de otra manera, nos complace anunciar una nueva funcionalidad en la aplicación para eventos de EventMobi, ¡las reuniones 1 a 1! Esta nueva herramienta ayudará a los asistentes a potenciar el networking y solicitar reuniones individuales entre sí antes y durante el evento. 

Los programas de eventos suelen estar llenos de sesiones y actividades, lo cual es genial porque eso es lo que esperan los asistentes. Sin embargo, la programación limita el tiempo para que las personas conecten, creen conexiones personales y contactos profesionales de valor. 

Ya sea para una conversación formal o informal, relacionada con los negocios o no, tus invitados y colaboradores ahora cuentan con una herramienta que les permite explorar la lista de asistentes y organizar reuniones entre ellos. Tan pronto como tu aplicación de eventos esté activa, los asistentes podrán usar esta herramienta para conectarse y programar citas en su agenda antes del evento para potenciar el networking. 

 

Las reservas de reuniones ya están disponible en la App de EventMobi

Los asistentes quieren más oportunidades de networking 

IAEE , PCMA , y The Experience Institute realizaron un estudio para determinar las razones principales por qué las personas deciden asistir a eventos. En «Decision to Attend Study«, los resultados muestran que las conexiones son uno de los tres principales motivos para la asistencia a eventos. 

De hecho, en todas las generaciones encuestadas (Pre Boomers, Boomers, Generación X y Millennials), el 76% de los encuestados valora muy positivamente que los eventos les brinden oportunidades para establecer contactos y agendar reuniones personalmente. Las oportunidades de networking son especialmente importantes para los Millennials, dónde un 84% destacaba este factor como determinante para su asistencia. Las generaciones más jóvenes ven los eventos como una manera de aumentar sus contactos y buscar oportunidades de trabajo. 

Aunque siempre es difícil lograr que los asistentes confirmen la inscripción antes de tiempo, la mayoría de los asistentes (84%) tienden a registrarse para un evento entre 2 y 6 meses antes de la fecha del evento. Esto significa que la mayoría ya habrán confirmado su asistencia antes de que comiences a promocionar la app y es durante este tiempo cuando estarán más interesados en revisar la lista de invitados, personalizar el calendario de eventos y reservar citas con otros asistentes. 

Con la nueva herramienta de reuniones 1 a 1 de EventMobi, tus asistentes no solo pueden explorar la lista de asistentes, sino que también pueden programar horarios y confirmar reuniones con otros asistentes o expositores con semanas de antelación. ¡Potencia el networking y aportan un valor añadido en tus eventos!

 

¿Cuáles son los beneficios de las reuniones 1 a 1? 

Para los organizadores de eventos: 

  • Para concertar reuniones con el resto de asistentes los usuarios de la app deberán registrarse con tiempo, lo que ayudará a impulsar la tasa de adopción de la aplicación del evento. 
  • Potenciar el networking genera conexiones de alta calidad y aumenta el valor añadido de tu evento. 
  • Las reuniones ayudan a crear un ambiente de comunidad que se mantendrá a lo largo de tus eventos y generará un punto de encuentro para que tus asistentes regresen. 
  • Saber el nivel de participación en eventos anteriores te ayudará diseñar la agenda para establecer el tiempo suficiente de networking.  

Para los asistentes: 

  • Les permite optimizar el tiempo programando su agenda y reuniones los días previos en lugar de hacerlo durante el evento. 
  • Buscar reuniones con personas clave (por nombre, compañía o cargo) les brinda la oportunidad de establecer conexiones de valor y conocer gente nueva. 
  • Decidir la hora y el lugar de una reunión es fácil de coordinar a través de la función de chat. 
  • Al programar reuniones en la aplicación, los asistentes contarán con este registro, una excelente manera de recordar y evaluar los contactos que hicieron. 

Para los proveedores y patrocinadores: 

  • El área de contacto no se reduce a un stand, sino que los patrocinadores pueden buscar clientes de manera online y citarlos en su ubicación. 
  • Las reuniones en persona con clientes potenciales son excelentes oportunidades para cualificarlos y preparar su seguimiento. 
  • Al utilizar la app, las reuniones se integran en el calendario para establecer una agenda personal, donde además poder consultar todos los contactos después del evento. 
  • Al poder concertar reuniones antes del evento, el equipo de ventas puede programar tantas reuniones como sea posible para fortalecer sus relaciones o encontrar potenciales clientes. 

 

¿Cómo funciona? 

1. Rápido y sencillo

La nueva herramienta de EventMobi está diseñada para programar reuniones de una manera cómoda para los usuarios. Y por ello, los usuarios que pretendan concertar una reunión con otro asistente deberán realizar un sencillo proceso de 2 pasos

  1. El asistente utiliza la aplicación del evento para encontrar una persona específica en el listado de asistentes. 
  2. Solicita una reunión con la persona elegida. 
  3. El receptor de la invitación recibe una notificación en la App y en su correo electrónico.

Los asistentes podrán comprobar en cualquier momento su agenda de reuniones y cancelar una reunión que previamente hayan aceptado, en caso de que finalmente no puedan acudir. 

 

Las reservas de reuniones ya están disponibles en la App de EventMobi

Las reservas de reuniones ya están disponibles en la App de EventMobi

 

2. Chat y Agenda integrados

Al integrar estas dos funciones los asistentes pueden programar fácilmente sus reuniones a través del chat, lo que reduce la molestia de escribir a través de los correos electrónicos para cambiar la hora o explicar los detalles. Los asistentes tienen la capacidad de aceptar o rechazar la invitación a la reunión a través del chat. Además, la reunión se muestra en la agenda personalizada de ambos asistentes. 

 

Las reservas de reuniones ya están disponibles en la App de EventMobi

 

3. Seguridad, privacidad y control

Los asistentes pueden confiar en un canal privado y seguro que solo es visible para los participantes de la reunión. Además, los asistentes que no estén interesados en recibir invitaciones pueden optar por no recibirlas deshabilitando esta opción en el centro de preferencias de la aplicación. 

 

Las reservas de reuniones ya están disponibles en la App de EventMobi

 

4. Analítica y Reporting

La digitalización de las reuniones permite a los organizadores tener acceso a las métricas que brindan información directa sobre el éxito del evento. Nuestros informes permiten que los asistentes vean de manera intuitiva todas sus reuniones en la aplicación, les recuerda a todas las personas con las que conectaron y aumenta el ROI del evento. En resumen, se optimiza el control de contactos y hace que tus asistentes vuelvan.

 

Las reservas de reuniones ya están disponibles en la App de EventMobi

 

Es hora de potenciar el networking 

Las reuniones 1 a 1 de EventMobi estarán disponible en aproximadamente un mes, justo a tiempo para tu próximo evento. Solicita una demostración o ponte en contacto con nosotros para saber más.

Los sistemas de respuesta para la audiencia, como las preguntas a los ponentes o las votaciones en sesiones, son dos formas muy efectivas de involucrar a los asistentes y recopilar comentarios e intereses de manera instantánea. Estas herramientas facilitan la interacción de los asistentes más tímidos y permiten a los ponentes dirigir su charla en función de las respuestas de la audiencia. 

 

La evolución a través del tiempo

  • Mandos de votación 

A principios de los 90 surgieron los mandos de votación, de un tamaño similar al de los teléfonos móviles y utilizando la frecuencia de radio. Una estación base recogía los votos y los enviaba al ordenador del ponente, desde donde se mostraban en la pantalla principal. 

Hoy en día, estos dispositivos son cada vez menos usados ya que necesitan una configuración de hardware específica y ocasionan problemas logísticos para garantizar que todo el mundo pueda participar. 

  • Votaciones SMS 

La tecnología siguió evolucionando y la votación por mensajes de texto permitió a los asistentes utilizar sus propios dispositivos. Los asistentes enviaban su voto por SMS y una página web mostraba los resultados.  

Los SMS interactivos permitían formular preguntas a los ponentes e incluso crear foros de conversación entre los asistentes. Todo ello sin alquilar ningún hardware adicional pero incurriendo en un coste que podía sr aún mayor en caso de tener audiencia internacional. 

  • Votaciones dentro de la app 

Llegaron las aplicaciones y con ellas su vertiente para los eventos. La mayoría de las aplicaciones para eventos permiten a los organizadores crear diferentes tipos de preguntas (abiertas, de opción múltiple o de calificación de estrellas, por ejemplo), programarlas o enviarlas en tiempo real. Las preguntas se muestran públicamente durante las sesiones y los asistentes seleccionan la respuesta adecuada desde su móvil. 

  • Preguntas al ponente dentro de la app 

Al igual que las votaciones, las preguntas a los ponentes se pueden incorporar en la aplicación del evento. A los asistentes les encanta sentirse escuchados, pero a menudo sienten que no tienen voz o algunos son demasiado tímidos para usarla. Hacer posible que todos participen no solo aumenta el engagement, sino que también genera un contenido más relevante y un mayor valor para el evento. 

Con las aplicaciones no es necesario gestionar un hardware adicional y permiten personalizar el entorno de interacción para potenciar la marca del evento. En cambio, para favorecer la descarga en el evento y evitar fallos en las votaciones, debes contar con una conexión WiFi estable en la sede. 

 

Votaciones en sesiones: Sacando el máximo partido

 

Cómo aumentar el compromiso durante las sesiones 

Contar con una app para las votaciones y las preguntas a los ponentes no significa prescindir del micrófono. Para garantizar un proceso dinámico y sin problemas, el moderador puede comenzar a recibir preguntas a través de la aplicación sin tener que esperar a que alguien levante la mano. Mientras se responde a la primera pregunta, el miembro del personal tiene tiempo para identificar a la siguiente persona que quiere usar el micrófono y cambiar a este formato para la siguiente pregunta. A su vez, el moderador que recibe preguntas a través de la aplicación puede usar ese tiempo para examinar las preguntas recibidas y determinar cuál será la siguiente. 

El uso de esta combinación garantiza un contenido mucho más rico, sin pausas y abierto para todo el mundo. Por último, asegúrate de que la aplicación permita moderar las preguntas y respuestas antes de que las reciba el ponente. 

 

Algunos consejos:

Votaciones en vivo 

  • Anuncia la votación al inicio de la sesión 
  • Incluye una diapositiva con las instrucciones para participar 
  • Haz que el ponente invite a la participación y lea las preguntas en voz alta 
  • Cuenta con una diapositiva con la pregunta y respuestas 
  • Permite a los asistentes el tiempo suficiente para sacar su dispositivo, leer la pregunta y enviar su respuesta 
  • Proyecta los resultados y deja que el ponente redirija la charla 

Preguntas al ponente 

  • Establece un proceso de moderación antes del evento 
  • Asegúrate de tener la tecnología necesaria, como las tablets del ponente y del moderador 
  • Informe al ponente sobre el funcionamiento de las preguntas 
  • Muestra en una diapositiva cómo enviar preguntas durante los espacios de interacción 

Encuesta de eventos 

  • Menciona en la sesión de clausura que ya está disponible la encuesta del evento a través de la aplicación 
  • Envía una notifiación después del evento que dirija directamente a la encuesta 

 

¿Quieres sacarle el máximo partido? Lee nuestro artículo sobre cómo preparar a tus ponentes en 5 pasos.

2019 será un gran año para la organización de eventos, ya que muchas tecnologías nuevas estarán disponibles y listas para su uso en todo tipo de eventos o convenciones. Los smartphones cada vez tienen más presencia en nuestras vidas y las tecnologías para eventos se están volviendo más asequibles y orientadas a las necesidades individuales. 

Los profesionales de marketing y los patrocinadores también son conocedores de la importancia de hacer tangible la experiencia y buscan en la precisión de los datos medir lo que antes no era posible. 

Hoy compartimos con vosotros algunas tecnologías cargadas de beneficios tanto para los organizadores como para los asistentes a eventos. 

 

1. Reconocimiento facial para reforzar la gestión y la experiencia de asistentes 

La tecnología de uso diario está influyendo en la tecnología para eventos Al igual que en el caso de los asistentes de voz, es probable que el reconocimiento facial de dispositivos como Apple se extienda a la industria de los eventos. Los beneficios son extraordinarios y es una tecnología que ya está disponible. En última instancia, aprenderemos a aumentar la eficiencia a través de sus funcionalidades actuales y venideras: 

  • El registro y el check-in se vuelven mucho más rápidos y seguros con esta tecnología. 
  • Garantiza una mayor seguridad utilizando el reconocimiento facial para detectar a personas en listas de seguridad conocidas. 
  • Mejora el alcance en las redes sociales utilizando el reconocimiento facial para etiquetar a los asistentes en las fotos de tu evento. 

 

2. Experiencias en grupo gracias a la tecnología 

Otra tendencia en auge es el uso de la tecnología para crear experiencias sociales a partir de lo que antes era el tiempo solitario. Los amigos están viendo películas juntos desde miles de kilómetros de distancia. Millones de jugadores compiten entre sí en videojuegos desde todos los continentes. Esto tiene algunas implicaciones fantásticas para los asistentes al evento, desde donde podrás conectar online a las personas para obtener conexiones más sólidas: 

  • Utiliza el vídeo en directo de 360 grados para conectar audiencias remotas. Dales la oportunidad de asistir juntos a un evento para reforzar la compra de entradas online. 
  • Crea contenidos para compartir en YouTube a través de influencers. Sus comentarios se convierten en valor añadido y ayudan a disfrutar de un vídeo o evento. 
  • Desarrolla distintos contenidos para cada clase de asistente, teniendo en cuenta cuáles son sus intereses. 

 

3. Utiliza la voz para un mayor engagement 

La IA se está convirtiendo cada vez más en la norma detrás de la experiencia de los asistentes. Incluso si no has empezado a usarlo en tus eventos, tus asistentes lo están usando en casa y en el trabajo. De hecho, según Google, en 2016 el 20% de las búsquedas fueron hechas por voz. Utiliza la voz para impulsar el engagement: 

  • Busca formas de que tu asistente de voz realice acciones. Las personas son más reticentes a realizar preguntas y prefieran hacérselas a sus asistentes de voz para saber «dónde está mi próxima sesión» o «inscribirme en la próxima sesión «. 
  • Crea escenarios que sean útiles para los asistentes. Se proactivo y, por ejemplo, si alguien pregunta dónde está un proveedor en la feria, el asistente podría preguntarle si le gustaría programar una reunión con él. 
  • Vincula la capacidad de leer acreditaciones con tu chatbot o asistente de voz para que tenga toda la información sobre el asistente que necesitas. 

 

Las 7 tecnologías que impulsarán tu evento en 2019

 

4. Más conexiones a través de apps de traducción simultánea

Las apps de traducción simultánea no son una innovación para este 2019, pero la tecnología ahora es lo suficientemente confiable para ofrecer una experiencia positiva a los asistentes del evento y ayudar a cerrar algunas de las brechas de comunicación existentes anteriormente. Elimina las diferencias comunicativas: 

  • Utiliza servicios de traducción remota. Encontrar traductores locales no siempre es fácil pero con este tipo de tecnología, los traductores podrían estar disponibles de forma remota o a través de una aplicación que les brinda a los asistentes una buena experiencia de comunicación, independientemente de la hora y el lugar donde se encuentren en su evento. 
  • Ahorra dinero usando servicios de traducción remotos. Las aplicaciones no tienen que pagarse por hora, para viajes o imprevistos. 
  • Utiliza expertos en la materia independientemente de su conocimiento del idioma que hablen la mayoría de los asistentes. Esto facilita el proceso de selección para encontrar a la persona que más sabe sin sacrificar la experiencia o comprensión del asistente. 

 

5. Crea experiencias personalizadas 

La personalización ha sido la mayor tendencia desde hace algunos años, pero con la tecnología de eventos se está volviendo aún más útil. Según Statista, la tasa promedio de emails abiertos para un mensaje personalizado fue de 18.8% contra un 13.1% para uno que no lo fué en absoluto. Pero la personalización es algo más que añadir el nombre de alguien a un correo electrónico. Personaliza tu enfoque para hacer una impresión: 

  • Utiliza el historial de comunicaciones para la personalización, como eliminar a aquellos que ya se han registrado de la lista para el envío de recordatorios de registro. 
  • Analiza las preferencias de los asistentes haciendo un seguimiento de sus clics y registrando sus intereses para presentar unos contenidos de interés. 
  • Alertar a los asistentes cuando estén cerca de sus contactos o de los que son interesantes para ellos. Las aplicaciones de citas lo hacen y muchas aplicaciones de networking para eventos también tienen esa capacidad.

 

6. Aumenta los patrocinios gracias a la realidad aumentada 

El marketing online ha impulsado la necesidad de responsabilidad, tangibilidad y rendimiento de cada euro invertido. Los eventos comienzan a sentir el impacto de no poder obtener patrocinios satisfactorios. Aprovecha las oportunidades ofrecidas por la realidad aumentada: 

  • Anima objetos estáticos para llamar la atención y destacar a tus patrocinadores. 
  • Usa filtros personalizados como lo hace Snapchat o Facebook para que los asistentes interactúen en tu evento y lo compartan en redes sociales. 
  • Cuenta historias sobre tus patrocinadores con esta tecnología y añade valor. 

 

Las 7 tecnologías que impulsarán tu evento en 2019

 

 7. Atrae grandes audiencias con marketing de influencers 

Hay muchos organizadores que hacen un pobre marketing de influencers. Entienden la importancia de esta labor y cómo las sugerencias de los referentes de un sector tienen mayores conversiones, pero no comprenden la importancia del enfoque. Proponer a un completo extraño o pedir un favor sin duda dará resultados nefastos. 

¿Pero cómo desarrollas esas relaciones con el tiempo? ¿Cómo las escalas para diferentes tamaños de audiencia? ¿Hay una manera eficiente de abordarlo? Sí, con la tecnología adecuada. 

  • Mira el historial de cada uno de ellos. El número de seguidores significa muy poco si dicho influencer no puede motivar a sus seguidores a realizar una determinada acción. Busca un alto índice de interacción, no solo números de audiencia. 
  • La mayoría de los profesionales de marketing consideran a los mismos influencers para cualquier actividad, dado que son los más reconocidos, pero a menudo son más difíciles de contactar y conseguir. Los influencers de rango medio tienen un número de seguidores adecuado y no tendrán problemas para colaborar contigo. 
  • Busca a personas influyentes que ya se encuentren entre tus seguidores ya que estos serán mucho más fáciles de convencer para trabajar contigo. 

 

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En 2016, cuando decidimos asociarnos con Fielddrive para potenciar la transformación digital en los eventos de nuestros clientes, nuestro sueño era liderar y poner al alcance de los organizadores españoles una tecnología fiable, rápida e innovadora  para el acceso de sus eventos. Hoy ese sueño es real y se ha ganado el reconocimiento de los mayores exponentes de la industria. 

Fielddrive y Zenus, ganadores del premio a mejor tecnología colaborativa y respectivamente elegidas como mejor empresa tecnológica para la gestión de asistentes y mejor aplicación de inteligencia artificial para eventos en los Event Tech Awards de Londres, han sido galardonados con el prestigioso Tech Watch Award de IBTM World en Barcelona. 

Danny Stevens, fundador y CEO de Fielddrive, dijo que estaban «muy orgullosos de guiar el cambio». El presidente de Zenus, Panos Moutafis , agregó: «Este premio conjunto nos da fuerza para continuar desarrollando soluciones innovadoras y mejorando la vida de los profesionales de eventos”. 

Esta asociación de dos potentes tecnologías ha revolucionado la industria y la forma de ver los accesos, desarrollando el registro más rápido del mundo. Una experiencia profesional, memorable y vanguardista para los asistentes de ferias comerciales, congresos, conferencias y eventos corporativos, la combinación de Fielddrive y Zenus se integra a la perfección y proporciona la máxima seguridad a través de unos datos biométricos completamente encriptados. 

¿Cómo funciona? 

Como resultado de esta colaboración obtenemos un sistema rápido, seguro y disruptivo, focalizado en el seguimiento y la personalización de los accesos. Pero profundicemos en estos aspectos para comprender por qué ha sido reconocida como la mejor tecnología para la gestión de asistentes 

1. Registro

Integrable con cualquier plataforma de registro o base de datos en excel, permite gestionar a los asistentes con información relevante, actualizada y segura para el seguimiento del acceso en tiempo real y el ingreso de nuevos registros en tiempo real. 

2. Identificación

Con tecnología de reconocimiento facial y/o lectura de códigos de barras para reconocer a los asistentes, imprimir en 6 segundos su acreditación e impedir la suplantación de identidad o el uso del mismo código en repetidas ocasiones. 

3. Acreditaciones 

A todo color y personalizadas con los datos obtenidos durante el registro como el nombre, la especialidad o la empresa, entre otros. Están diseñadas para su uso inmediato en el momento del acceso gracias a su formato troquelado, resistente, sin necesidad de plásticos y con distintos diseños para cada categoría de asistente. 

4. Seguimiento y resultados 

La base de datos se actualiza en tiempo real durante el evento, de esta manera los organizadores pueden consultar las estadísticas generales del acceso y comprobar si ciertos asistentes o ponentes han realizado el check-in.  

La mejor tecnología de acreditación y check-in en 2018

¿Qué opinan los clientes? 

El cliente y socio de Fielddrive, Keller Williams, fue uno de los primeros en probar el nuevo check-in con reconocimiento facial. Allison Young, Coordinadora de Proyectos de Eventos en Keller Williams cuenta: 

“Hemos sido clientes de Fielddrive desde 2016 y valoramos mucho su compromiso con la innovación de la industria. Este año, incorporamos la solución de reconocimiento facial de Zenus a nuestros eventos exclusivos y el check-in ha seguido siendo cada vez más rápido y sin estrés. ¡Utilizando esta tecnología nuestros asistentes pueden acceder rápidamente al evento y les brinda a los planificadores más información sobre los datos, mayores medidas de seguridad y mejores experiencias!” 

El Centro de Exposiciones y Convenciones RAI de Ámsterdam será el primero en incluir el reconocimiento facial en su cartera de ferias comerciales. Pim Schoonderwoerd, gerente de Servicios IT, cree que esto será una mejora significativa en la experiencia de los asistentes: 

“La implementación del sistema de acceso con Fielddrive en los eventos de la RAI de Ámsterdam proporcionará un gran valor añadido. Con el registro express, el reconocimiento facial y las amplias opciones para la impresión de acreditaciones, se multiplicarán las soluciones que podemos ofrecer a los organizadores. Me entusiasman las soluciones de Fielddrive y aspiro a una asociación a largo plazo.”

Acerca de Fielddrive y Zeus 

Fielddrive es la galardonada empresa de tecnología innovadora para eventos que ofrece soluciones a medida para el registro, el check-in, la acreditación, el seguimiento de los asistentes y la captación de leads. 

Por otro lado, Zenus Biometrics es el líder en soluciones de reconocimiento facial para eventos. Sus servicios son utilizados por organizadores y compañías de todo el mundo para facilitar a los asistentes una experiencia óptima, respetando la privacidad del usuario final, que forma parte de la misión principal de la empresa.  

Acerca de Orquidea Technology Group

En Orquidea contamos con más de 6 años de experiencia en la implementación de tecnología para la gestión de asistentes y como Global Partner de Fielddrive, somos los encargados de su distribución en España.


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El software para eventos y las integraciones con apps ayudan a los organizadores a mejorar su flujo de trabajo y ahorrar mucho tiempo en la gestión del evento, pero entender el aspecto técnico de su configuración puede resultar.

Aquí encontrarás una guía completa para comprender rápidamente las integraciones en apps para eventos y, de esta manera, poder tener una conversación informada con los proveedores de software. ¡No es tan difícil como te imaginas! 

Abordaremos las siguientes preguntas: 

  1. ¿Qué es una integración y cómo funciona con una app para eventos? 
  2. ¿Cuáles son los beneficios de configurar integraciones? 
  3. ¿Cuáles son las integraciones más comunes con una app para eventos? 
  4. ¿Qué se requiere para configurar una integración? ¿Realmente es tan difícil? 
  5. ¿Cómo se configuran? 
  6. ¿Cuánto cuestan? 
  7. Si mi presupuesto es limitado, ¿cuáles son las integraciones más rentables? 
  8. ¿Cómo puedo saber si una integración valdrá la pena para mi trabajo? 
  9. Cuando busco una aplicación parar eventos o un proveedor de tecnología, ¿qué preguntas debo hacerles para hacer una buena elección? 

 

1. ¿Qué es una integración y cómo funciona con una app para eventos? 

Una integración permite a dos herramientas o sistemas, que no fueron creados por la misma compañía, la capacidad de compartir datos entre sí. Esto posibilita que los cambios en un sistema se reflejen automáticamente en el otro. 

Las integraciones de las aplicaciones para eventos generalmente funcionan de dos maneras: 

  • Sincronizan automáticamente y muestran en la app los datos de otras fuentes, como plataformas de registro o sitios web. Se conocen como integraciones de «una sola dirección» porque los datos de múltiples sistemas se están canalizando en uno solo. 
  • Comparten automáticamente los datos de participación en la app del evento, como las visitas a los distintos perfiles de asistente, la asistencia y la interacción en las sesiones o los resultados de la encuesta de satisfacción en otro sistema después del evento para fines de marketing o seguimiento. 

 

2. ¿Cuáles son los beneficios de configurar integraciones?

Hay beneficios tanto para los planificadores de eventos como para los asistentes. Las integraciones simplifican el aspecto técnico y agilizan los procesos para que tanto los asistentes como los organizadores puedan centrarse en otros aspectos más importantes de la experiencia. 

Los organizadores de eventos se benefician de: 

  • El ahorro de tiempo con la sincronización automática de datos, en lugar de la carga manual 
  • La reducción de errores e información obsoleta 
  • Los informes mejorados con los datos de sus asistentes en sus sistemas, una vez finalizado el evento 
  • El incremento de efectividad en las comunicaciones al usar menos herramientas o tener menos canales digitales para llegar a los asistentes. 

Los asistentes se benefician de: 

  • La sincronización de sus datos y preferencias se realiza sin problemas, por lo que solo necesitan introducir la información una vez. 
  • Poder acceder a la información del evento a través de una única plataforma, en lugar de tener que consultar varias aplicaciones, sitios web y correos electrónicos. 
  • Acceder más fácilmente a la formación, recursos, networking o materiales posteriores al evento.

 

 

3. ¿Cuáles son las integraciones más comunes con una app para eventos?

Los organizadores suelen integrar su aplicación para eventos con: 

  • El sitio web del evento 
  • La plataforma de registro 
  • Soluciones de gestión de datos como CRM o AMS 
  • Herramientas para viajes y/o reserva de hoteles. 
  • Calendario 
  • Automatización del marketing y email marketing 

¿Cuáles son sus beneficios? 

Sitio web del evento:  Consigue que la información y los cambios realizados en la agenda, las sesiones o los ponentes se actualice automáticamente en la aplicación móvil. 

Plataforma de registro: Añade los usuarios registrados en la plataforma a tu app del evento. 

Soluciones de gestión de datos: Transfiere la información desde tu CRM o AMS al perfil de tus asistentes. 

Gestión de viajes y/o reserva de hoteles: Incorpora los detalles de los vuelos y alojamientos para sincronizarlos en sus agendas. 

Calendario: Si los asistentes conciertan reuniones en una herramienta externa, consigue que esas reuniones se añadan automáticamente a sus agendas personales de la app. 

Automatización de marketing y email marketing:  Aprovecha los datos de los asistentes y su actividad en la aplicación, como la asistencia a determinados talleres y sesiones o los detalles de su perfil para crear campañas de seguimiento o nuevos perfiles de clientes potenciales. 

 

4. ¿Qué se requiere para configurar una integración? ¿Realmente es tan difícil?

Las integraciones se pueden configurar fácilmente si los dos proveedores de software entre los que deseas crear la integración crean una Interfaz de Programación de Aplicaciones (API). Una API facilita la transferencia de datos entre aplicaciones que no se crearon originalmente para comunicarse entre sí. 

Existen dos tipos de API: 

  1. Protocolo Simple de Acceso a Objetos (SOAP)
  2. Transferencia de Estado Representacional (REST)

Si las dos herramientas que estás utilizando tienen una API (preferiblemente REST, consideras la mejor opción para los desarrolladores) ya creada, entonces debería ser posible configurar una integración. 

Si ambos proveedores de software te facilitan sus claves de API, puedes pedirle a un desarrollador con más con experiencia que cree la integración para ti. 

Si no tienes los recursos técnicos necesarios para llevarlo a cabo internamente, puedes contratar un proveedor de software para diseñar la integración y que ellos se ocupen del desarrollo. 

 

5. ¿Cómo se configuran?

El proceso para configurar una integración consta de los siguientes pasos: 

  1. Describir los objetivos y necesidades de la integración 
  2. Revisar la documentación y los requerimientos o detalles de la API 
  3. Comprobar que la integración es técnicamente posible. 
  4. Realizar pruebas para garantizar que los datos fluyen correctamente y si es así, se implementa la integración. 

Si una empresa externa se va a encargar de la integración, el proceso será similar pero con algunas pequeñas diferencias: 

  1. Transmitir las necesidades y objetivos a tus proveedores. Ellos te asesorarán sobre las mejores posibilidades. 
  2. El proveedor revisa los detalles de la API para el software con el que desea integrar su solución. 
  3. El proveedor confirma cómo funcionará la integración y establece un cronograma para construir, probar e implementar la integración. 
  4. El proveedor trabaja con usted para ejecutar una prueba y asegurarse de que funciona. Si tiene éxito, se implementa la integración. 

 

¿Cómo realizar Integraciones con Apps para eventos?

 

6. ¿Cuánto cuestan?

Los proveedores disponen de varías formas para el cobro de integraciones. Algunos cobran por el uso de la API, lo que significa que cobran por la cantidad de datos que se transfieren entre las plataformas. Sin embargo, esto puede ser difícil de predecir. 

Por otro lado, otros cobran una tarifa única por el acceso a su API o cobran por el tiempo que le tome a su equipo de servicios/soluciones construir e implementar la integración. Este método genera menos incertidumbre sobre los costes. 

Si alguien de tu equipo puede facilitar la integración utilizando solo las API de los proveedores, conseguirás un gran ahorro de desarrollo. 

 

7. Si mi presupuesto es limitado, ¿cuáles son las integraciones más rentables? 

Las integraciones ofrecen grandes ventajas y aunque tu presupuesto sea limitado para diseñar un flujo de trabajo completo entre todas tus plataformas, existen algunas integraciones indispensables: 

  1. Ahorra tiempo al importar los datos de los asistentes desde el registro a la aplicación del evento 
  2. Mejora los informes y el seguimiento de clientes potenciales aprovechando los datos del evento para integrarlos en tus sistemas de ventas y marketing. 

 

 8. ¿En qué casos me beneficia una integración?

Aquí te mostramos algunos ejemplos donde una integración te sería de utilidad, ahorrando tiempo y ofreciendo una mejor experiencia a los asistentes. 

  • Si ya usas una serie de plataformas para tus eventos y administrarlas todas internamente es difícil. 
  • Si tienes un pequeño equipo de eventos y necesita ahorrar tiempo en la importación manual de datos. Si calculas el salario por hora en comparación con la integración, ¡los costos pueden ser iguales o incluso menores! 
  • Si tienes una audiencia muy tecnológica y quieres impresionarlos con una experiencia estelar, tecnológicamente hablando. 
  • Si tienes mucha información sobre tu evento (horarios, sesiones, planes de viaje, presentaciones, votaciones, retos gamificados, etc.) y no deseas que los asistentes tengan que utilizar varios canales para acceder a la información o participar. 
  • Si tienes un contrato de varios años con tus proveedores quizás te resulte interesante invertir en integraciones para optimizar el flujo de datos entre las distintas plataformas. 

 

9. Cuando busco una aplicación para eventos o un proveedor de tecnología, ¿qué preguntas debo formular para hacer una buena elección? 

Habla con los proveedores sobre los siguientes factores antes de elegir a tu proveedor: 

Seguridad: Los datos son muy sensibles e importantes y deben mantenerse seguros y protegidos en todo momento, respetando el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Busca un sistema de integración seguro, en centros de datos de alta calidad, utilizando un cifrado sólido y con controles de acceso a los mismos. 

Flexibilidad: Debe permitir la compatibilidad de formatos y que los datos fluyan correctamente entre sistemas, independientemente de cómo se recoja la información. 

Registro de datos: Las buenas integraciones también deben poder realizar copias de seguridad de los datos, registrar las actualizaciones que realizan y deshacer o reprocesar los cambios, así que consulta a tu proveedor acerca de estas funcionalidades. 

Escalabilidad: En eventos de mayor envergadura, asegúrate de que el sistema pueda manejar datos en tiempo real y para la cantidad de asistentes que esperas. Una solución escalable debería poder manejar esto con facilidad. 

Experiencia: Pide hablar con la persona responsable de configurar las integraciones con los clientes y solicita ejemplos o referencias. 

Fijación de precios: Las integraciones deben ser asequibles y asegurar el beneficio con unos recursos iguales o inferiores a los actuales. Calcula las horas de tratamiento, importación y exportación de datos y compáralas con los costes. El feedback de los asistentes sobre su experiencia también te indicará si la integración valió la pena o no. 

 

¡Ahorra tiempo y optimiza la información de tus eventos ahora! ⚡

¿Estás tratando de averiguar cómo diseñar una experiencia para eventos? La tecnología es el arma secreta de muchos organizadores de eventos y tiene el poder de ser enormemente efectiva en la consecución de objetivos. Pero para ello debes analizar cada punto de contacto significativo con el asistente antes, durante y después del evento, con el objetivo de comprender dónde tiene sentido integrar la tecnología. 

A continuación, enumeramos algunos de los puntos de contacto y objetivos más comunes en los eventos para proporcionar ideas sobre como la tecnología puede ayudar a lograrlos. Desde la primera visita al sitio web hasta el seguimiento posterior al evento, una combinación de estos elementos puede ayudar a crear y mejorar la combinación de experiencias para tus asistentes y otros públicos.  

 

Objetivo #1: Sitio web del evento y registro online 

Hoy en día es más probable que los asistentes accedan a tu contenido online a través de dispositivos móviles, como smartphones o tablets, que desde un ordenador, por lo que el sitio web del evento y el proceso de registro debe adaptarse a cualquier tipo de pantalla y resultar cómodo para los asistentes. Además, Google da preferencia en los resultados de búsqueda a los sitios optimizados para dispositivos móviles con las velocidades de carga más rápidas. 

Ten en cuenta las siguientes estadísticas: 

Cómo diseñar una experiencia para eventos con tecnologíaConsejos: 

  • En el sitio web, incluye imágenes de la marca del evento y un gran botón CTA (llamada a la acción) en un color llamativo para que los asistentes tengan claro lo que necesitan hacer.   
  • Utiliza herramientas analíticas de sitios web como Google Analytics para tomar decisiones informadas sobre el diseño y mejorar la navegación o el tiempo promedio de los usuarios.   
  • Para el proceso de registro, ten una sola página o incluye una barra de progreso en la parte superior para que los asistentes sepan qué ya les queda poco. 
  • Busca una herramienta que permita el inicio de sesión social, que toma parte o la totalidad de los datos requeridos desde una plataforma de redes sociales. Lo único que tienen que hacer los asistentes es verificar dos veces su información antes de enviarla. 
  • Para los visitantes que no se registraron la primera vez, utiliza el retargeting personalizado e invítales de nuevo a realizar registro. 
  • Usa URL´s etiquetadas y páginas de destino únicas en tus campañas de retargeting basadas en el enlace que inicialmente atrajo al usuario. 

 

Objetivo #2: Registro y acceso rápido a tus eventos 

Las primeras impresiones importan y se otorga un gran valor a la primera interacción que tu asistente tiene con la marca y el personal del evento. Un mal comienzo puede afectar negativamente a toda la experiencia y echar por tierra el trabajo de meses. Para evitarlo, ten en cuenta estos consejos cuando diseñes el acceso: 

Consejos: 

  • Evita las colas al habilitar el registro online, el check-in desde tu app para eventos o para un registro más innovador, utiliza la tecnología de reconocimiento facial. 
  • Utiliza una herramienta de registro profesional para proporcionar información adicional sobre el asistente, lo que permitirá a tu equipo brindar una experiencia de bienvenida más personalizada para los invitados. 
  • Crea una gran entrada con efectos audiovisuales que comiencen desde fuera, con proyecciones de iluminación en el edificio. 
  • La señalización digital se puede usar para dar la bienvenida y dirigir a los asistentes, por ejemplo, cómo llegar al área de registro o a qué hora empieza la próxima sesión. 
  • Incorpora un sistema de pago sin efectivo. Los asistentes valorarán no tener que esperar en los puntos de registro por complicaciones en el método de pago y tus ventas no se verán afectadas.

 

Cómo diseñar una experiencia para eventos con tecnología

Objetivo #3: Mejora las conexiones entre asistentes  

El networking es uno de los métodos más efectivos para la contribución al éxito empresarial y si este es uno de tus valores añadidos o es algo que la gente espera de tu evento, el diseño no sólo debe hacer posible estas conexiones con el tiempo y los espacios oportunos, sino que debe promover las interacciones.  

Consejos tecnológicos: 

  • Utiliza un chat u otra herramienta social que permita a los asistentes buscar profesionales de valor para tu negocio y comenzar una conversación o concertar una reunión en algún espacio habilitado para ello. 
  • Utiliza acreditaciones distintivas para cada categoría de asistente e incluso integra tecnología para que vibren o iluminen al acercarse a un posible contacto de interés.

 

Objetivo # 4: Atraer y mantener a patrocinadores y expositores 

Los ingresos provenientes de patrocinadores y expositores pueden ser una parte importante de tu presupuesto, por lo tanto, es vital brindarles una experiencia de gran valor para que sigan patrocinando tu evento el próximo año. La tecnología abre un gran abanico de opciones en este sentido. 

Consejos tecnológicos: 

  • Crea experiencias a través de pantallas táctiles, gamificación o realidad aumentada para llamar la atención de los asistentes y acercar los productos de tus patrocinadores. 
  • Utiliza la tecnología para registrar a los potenciales clientes que visiten a tus expositores y facilitar su seguimiento. 
  • Aprovecha los entornos tecnológicos para exponer a tus patrocinadores. Algunos ejemplos de ello son las apps para evento, las proyecciones en sesiones y las pantallas de señalización. 
  • Utiliza el mailing o las notificaciones desde la App del evento para compartir ofertas especiales de los patrocinadores.

 

Cómo diseñar una experiencia para eventos con tecnología

Objetivo #5: Maximiza el aprendizaje

El contenido formativo es un elemento clave a la hora de que tus invitados decidan o no asistir al evento. Es por ello que la agenda, el contenido, los ponentes y las actividades son una de las partes más importantes de la experiencia. Un evento debe captar el interés, mantenerlo e inspirar a los participantes. 

Consejos tecnológicos: 

  • Convierte el aprendizaje en algo interactivo y divertido mediante sistemas de votaciones en directo, preguntas a los ponentes y encuestas de satisfacción para medir el éxito. 
  • La información recopilada puede ser utilizada por el ponente para adaptar el contenido de su presentación en tiempo real y por parte tu parte para conocer qué temas o ponentes se adaptan mejor a tu audiencia. 
  • En los eventos de negocios, la tecnología puede facilitar la colaboración entre asistentes a través de espacios de trabajo online, donde las personas colaboran para resolver un problema y crear una solución dentro de un período de tiempo establecido.

 

En conclusión: 

En la actualidad, el diseño de experiencias en eventos va más allá de la logística, se busca conseguir la lealtad de los asistentes a través de un impacto único y memorable. 

La tecnología, los audiovisuales y la producción son una manera sencilla de elevar la experiencia del evento y ofrecer una mayor cantidad de posibilidades. Pero cada vez que pienses en utilizar un elemento o herramienta concreta, pregúntate como te ayudará a alcanzar tus objetivos.