Tecnología

Los planificadores de eventos usan las diferentes preguntas en encuestas de satisfacción como herramienta para calcular el nivel de éxito y agrado que ha generado su evento.

Es importante saber elegir que preguntas hacer ya que eso afectará positivamente a la tasa de respuesta y nos ayudará a recoger datos útiles que reflejarán de manera precisa los pensamientos y sentimientos del conjunto de los asistentes; y gracias a esto podremos mejorar la experiencia de eventos presentes y futuros.

Aquí te dejamos algunos ejemplos para que puedas inspirarte y redactar tu encuesta perfecta.

1. ¿Qué probabilidades hay de que recomiendes este evento a un amigo o compañero?

Puede haber quien hable muy bien del evento, y también otros que no quieran acudir a un evento similar al año siguiente y que recomienden a su círculo lo mismo. Si en la siguiente pregunta se pide a los detractores que hablen de lo que menos les ha gustado y a los promotores que opinen sobre lo que más les ha agradado obtendrás una información muy valiosa para modificar las cosas que fueron mal recibidas y repetir las que fueron bien.

 

2. ¿Has aprendido algo nuevo o interesante en este evento?

Puede que tengas alguna idea sobre el mensaje (o mensajes) que tú o tu cliente trata de transmitir con el evento, y es muy importante saber si estos mensajes han sido comunicados con éxito a los asistentes y han recibido lo que se trataba de transmitir.

 

3. ¿Cómo calificarías el networking en este evento?

Conocer nuevos contactos es una de las razones por las que muchas personas asisten a eventos, ya que así establecen nuevas y útiles conexiones dentro de su ámbito laboral y saber cómo se sintieron los asistentes es una información muy valiosa, ya que puede ser decisivo para los siguientes eventos.

 

4. ¿Te ha resultado sencillo y útil la tecnología usada en el evento?

Es una pregunta que debes hacer a todos las partes implicadas en el evento, no solo asistentes: expositores, ponentes, etc.

Las nuevas tecnologías se están integrando en todos los niveles en los eventos y puede ser complicado mantenerse al día; es útil saber si la inversión en estas tecnologías valió la pena y las personas que las usaron sacaron el máximo partido de ellas. Es muy necesario saber también cómo se sintieron los encuestados al usar la tecnología, esta información puede servirte para definir si necesitas explicar mejor el valor de la tecnología o impartir mejor la formación sobre esta.

 

5. ¿Fue amable el personal del evento?

Cada contacto e interacción que tiene un asistente con un miembro del personal puede marcar el tono del evento y de la empresa que lo realiza; el personal del evento es un elemento decisivo para el éxito de este; por lo que es importante saber como valoran los asistentes el trato recibido. En caso de que alguno haya sufrido una mala experiencia, sería perfecto poder ofrecerle una disculpa a través del correo, o de la app del evento.

 

6. ¿Cumplió este evento con tus expectativas? ¿Conseguiste lo que te propusiste?

En esta pregunta pedimos a los asistentes que recuerden porque acudieron al evento y además que evalúen si este evento les ofreció todo lo que esperaban. No todos los asistentes tendrán los mismos objetivos así que lo mejor sería dejar la pregunta abierta en la que ellos puedan hacer sus comentarios y volcar su opinión respecto a si los organizadores han cumplido todo lo previsible.

 

7. ¿Tienes algún comentario o sugerencia que compartir?

Esta suele ser la última pregunta en una encuesta posterior al evento. Debería ser una pregunta abierta que permita a los asistentes decir cualquier cosa que no hayan tenido oportunidad de mencionar antes. Esta pregunta también favorece que los asistentes se sientan escuchados y valorados; y perciban que su experiencia les da voz. No pongas límite de caracteres a esta pregunta, y da rienda suelta a los asistentes para que contesten todo lo que se les ocurra. Todo su feedback es muy valioso para poder mejorar en posteriores eventos.

 

En conclusión, los datos que nos aportan las encuestas de eventos son clave para optimizar y mejorar la experiencia de los asistentes. Saber elegir las preguntas adecuadas te ayuda a recopilar esa información extremadamente importante para, por ejemplo, validar las diferentes elecciones ante patrocinadores, clientes y justificar la inversión realizada, o para que los próximos eventos y campañas se moldeen para asegurar la máxima satisfacción de los asistentes.

Si quieres mejorar las experiencias de tus asistentes a través de una app, o de otras muchas tecnologías, no dudes en contactarnos. ¡Te ayudaremos a cumplir tus objetivos!

La personalización y la presencia de tu marca en una aplicación para eventos no es un elemento meramente estético, sino que ayuda a establecer el tono del evento y a reforzar el engagement de los asistentes con el contenido que compartes. Apelar a un diseño llamativo y diferente a lo que los asistentes están acostumbrados a ver, puede potenciar la interacción con la aplicación y crear una conexión más fuerte entre ellos y tu marca o evento. Y todo comienza con el diseño de la pantalla de inicio tu app. 

La pantalla de inicio es lo primero que los asistentes ven cuando interactúan con tu aplicación del evento y establecer una buena primera impresión es fundamental para mejorar su acogida. Para ayudarte a crear una app memorable queremos compartir contigo algunas sugerencias que te guiarán en el momento de personalizar tu pantalla de inicio. 

 

¿Qué deberías tener en cuenta para el diseño? 

Si bien las apps suelen contar con unos diseños preestablecidos, dónde resulta difícil destacar, nuestras aplicaciones para eventos ofrecen multitud de posibilidades para su personalización que pueden marcar la diferencia cuando se trata de impresionar y crear una conexión de marca con los asistentes. Esto se hace vinculando los widgets de tu pantalla de inicio a secciones específicas dentro de la app o a sitios web externos. La creación de imágenes visualmente atractivas ayudará a captar la atención de tus asistentes y animará a interactuar con la aplicación, facilitando y agilizando la forma en que acceden al contenido. 

Para establecer una experiencia coherente, recomendamos trabajar con un diseñador gráfico que desarrolle las imágenes personalizadas que reflejen tu marca o el tema del evento. Si no tienes acceso a un diseñador gráfico, en Orquidea proporcionamos servicios de diseño como parte de nuestra oferta de servicios profesionales. 

 

Personalizando las imágenes de la pantalla de inicio 

Una vez tengas decidido el tema y carácter de tu evento será hora de comenzar a pensar en el diseño que quieres que tenga tu app y las sensaciones que quieres transmitir. 

Una de las primeras cosas que deberás hacer, y posiblemente sea uno de los factores más importantes de la pantalla de inicio, es establecer una paleta de colores que se adapte a tu evento. Seleccionar los colores correctos ayudará a captar la atención de los asistentes y a posicionar tu marca. 

El siguiente paso consistirá en elegir las imágenes de los widgets (botones de la pantalla de inicio) que deseas utilizar, ya que cada uno de ellos debe estar en línea con tu marca o evento, a la vez que indica el tipo de contenido al que dirige. Ten en cuenta las tipografías, los íconos y los gráficos, todos contribuyen a la estética general que transmites. 

Para causar una mayor impresión, considera componer una imagen única a través de los widgets o utilizar archivos gif para darle vida a tu app. 

 

Diseñando la pantalla de inicio de tu app para eventos

 

Piensa en ir más allá 

¿Buscas una aplicación para tu evento completamente única? Explora más allá de los límites y crea una aplicación a tu medida con nuestra herramienta de diseño avanzado. Te permite incorporar CSS, modificando el estilo general de la app, como la disposición, la forma y el espaciado de los widgets. 

Tu equipo de diseño podrá trabajar libremente o, en caso de no disponer de especialistas en lenguaje CSS, nosotros nos aseguraremos de que tu app se haga realidad. 

 

En conclusión 

Si bien el diseño y la marca no son las primeras razones por la que elegiste utilizar una aplicación en tu evento, estos apartados pueden jugar un papel muy importante en la acogida y en la forma en que los asistentes interactúan con el contenido. Con una pantalla de inicio bien diseñada proporcionas a tus invitados un espacio agradable donde consultar el contenido y estar al tanto de las novedades. Independiente de tu marca o evento, transmitir su carácter o temática siempre aportará un plus para su posicionamiento. 

Descubrir nuevas tecnologías y transformar las experiencias de los asistentes es el primer paso para un organizador de eventos, saber sacar el máximo partido de éstas es el resultado de su experiencia o de la de sus proveedores. Sabemos que no sólo quieres modernizar tus procesos sino aprovechar las nuevas tecnologías para crear mejores experiencias, por eso en este artículo os traemos siete ideas interactivas para conquistar a tus asistentes. 

 1. Empieza rompiendo el hielo

Realizar una votación para romper el hielo no solo avisa a la audiencia de que la sesión será interactiva, sino que también hace que todos los asistentes tengan tiempo para iniciar sesión en la plataforma y aprendan a utilizarla. Cuantas más personas participen, mejores serán tus análisis del evento. 

Recomendamos que sea algo divertido, después de todo, es una oportunidad para generar un buen ambiente que anime a los asistentes a participar.  

También puedes gamificar este sondeo y dar puntos por las respuestas correctas. Así podrás mostrar los resultados en tiempo real a través de una tabla de clasificación e impulsar la competitividad. 

  

2. Guarda un par de preguntas bajo la manga 

Ya sea para asegurarte de que la sesión se mantenga enfocada en un tema específico o simplemente para comenzar a recibir preguntas, tener un par de ellas preparadas de antemano te será de gran utilidad. 

Una vez que los asistentes vean el estilo o el tono de una pregunta enviada, estarán mucho más dispuestos a formularlas por ellos mismos. 

 

3. Diseña encuestas que generen impacto

Una forma particularmente interesante de involucrar a tu audiencia es el uso de encuestas de impacto. 

Cuando implementas una encuesta de este tipo primero preguntas a la audiencia sobre un tema, después les presentas una información adicional y procedes a encuestarlos de nuevo. De esta manera, se puede ver el impacto de esta información y medirlo a través de datos reales.

Puedes aprovechar este resultado para orientar la sesión y darle mayor relevancia al contenido, lo que ayuda a mantener a tu audiencia interesada. 

 

7 ideas interactivas para conquistar a tus asistentes

 

4. Mantén el anonimato de tu audiencia

Si bien a veces es útil saber quién está preguntando o respondiendo, también hay ciertos escenarios en los que mantener las preguntas en el anonimato es muy beneficioso. 

Uno de esos escenarios podría ser una sesión sobre un tema delicado o polarizado. La audiencia a menudo tiene miedo a hacer las preguntas que realmente le interesan si tiene que preocuparse por lo que otros pensarán de ellos. Con las preguntas y respuestas anónimas, los asistentes tienen la capacidad de decir lo que piensan sin temor a ser juzgados, lo que aporta más valor a tu público y por ende, aumenta los niveles de participación. 

  

5. Aprovecha el contenido audiovisual

Has encuestado a tu audiencia, has gamificado tus sesiones y has brindado la oportunidad de recibir preguntas y comentarios en tiempo real. Puede que sientas que tu audiencia necesita un respiro, ¡no hay problema! Incluye un video y bríndales un descanso bien merecido. 

Para una mejor experiencia recomendamos que reproduzcas el video en una pantalla de grandes dimensiones.

  

6. Cede el poder a tu público 

Una magnífica manera de mantener el dinamismo de tu presentación es poner a tu audiencia en el centro y generar contenido en base a sus necesidades. 

Para hacer esto, encuesta a tus asistentes sobre un tema. Por ejemplo, puedes preguntar sobre su opinión de un evento reciente o sobre una tendencia existente dentro de la industria. El debate y el contenido que se genere a continuación será definido por los resultados de la encuesta. 

Tu audiencia tendrá una experiencia única y se sentirá valorada al poder dirigir la sesión en función de sus intereses.

  

7. ¿Crees que es el final? Para nada

Si tienes pensado facilitar a los asistentes las presentaciones de las sesiones, incluye una encuesta final para poder descargarlas y, de esta manera, incentivar la participación. Esto es música para los oídos de cualquier organizador de eventos. 

En lugar de enviar tu encuesta de satisfacción días o semanas después del evento, lo que provoca que el público olvide ciertos detalles, de esta manera tienes la oportunidad de recopilar los datos allí mismo. Esto no solo te proporciona datos más precisos, sino también una tasa de respuesta de entre un 30% a un 90%. 

 

¿Quieres hacer más interactivas tus sesiones? En Orquidea te ayudamos a conseguir tus objetivos. 

Hay muchas maneras de generar valor y hacer que tus asistentes participen en tus eventos, darles voz durante las sesiones es sin duda una excelente forma de hacerlo. Ofrecer la posibilidad de responder las preguntas de los ponentes en directo y enviar las dudas que puedan surgir a través de una aplicación móvil proporciona un valor añadido no solo para los ponentes, sino también para los organizadores, que podrán recoger más información de una manera centralizada. 

A pesar de ello, es común que los organizadores tengan ciertas dudas la primera vez que utilizan esta tecnología en sus eventos. A veces, nuestros clientes se enfrentan diferentes desafíos cuando tienen que determinar el número de preguntas, el tipo de respuestas, aumentar la adopción de la aplicación por parte de los asistentes o presentar los resultados en directo. Para ayudarte a tomar estas decisiones queremos compartir las respuestas a cinco preguntas comunes que recibimos cuando se trata de interacción en sesiones. 

 

¿Cómo puedo aumentar el engagement de mis sesiones? 

Una de las mejores maneras de aumentar la participación de los asistentes durante tus sesiones es hacer que interactúen con el contenido. Intenta incorporar dinámicas que permitan a los asistentes participar activamente, respondiendo a una votación iniciada por el ponente o enviando preguntas al mismo. 

Las votaciones en vivo permiten a los ponentes conectar con la audiencia para hacer preguntas que aumenten el valor de las sesiones, redirigiéndolas o centrándose en algunos aspectos según la respuesta recibida. Debido a que las respuestas se comparten en tiempo real, los ponentes tienen la oportunidad de conocer cuáles son las necesidades de los asistentes, personalizar el discurso o incluso demostrar el cambio de opinión o conocimientos adquiridos de la audiencia entre el inicio y el final de las sesiones. 

Que los asistentes, por otro lado, puedan realizar preguntas desde su teléfono, aumenta la facilidad en que pueden transmitir sus inquietudes y opinar sobre el contenido de forma anónima. A diferencia del tradicional micrófono, en las que los asistentes deben ponerse de pie y hablar ante la multitud, esta función permite que incluso las personalidades más tímidas participen en la sesión. Además, un sistema de “likes” para las preguntas ya realizadas asegurará que las de mayor interés para la audiencia sean contestadas primero. El organizador siempre tendrá la oportunidad de moderar y ocultar las preguntas que no considere oportunas. 

 

¿Cuál es la mejor manera de recoger comentarios? 

Recoger la opinión de los asistentes, tanto positiva como negativa, es una parte fundamental para la identificación de los éxitos y oportunidades de tu evento. Facilitar la manera en que los asistentes envían sus valoraciones y comentarios aumentará la participación y la tasa de respuesta, algo imprescindible para los resultados de los organizadores y los patrocinadores. El tipo de encuesta dependerá en última instancia de si estás buscando un feedback específico en una sesión, o general, relacionada con el evento en sí. 

Las encuestas pueden estar vinculadas directamente a las sesiones y así ofrecer una manera de identificar las tendencias, las preferencias sobre los estilos de presentación y comprobar el éxito en la selección de ponentes. Además, siempre puedes añadir una opción de comentarios para cada una de las sesiones. 

Las encuestas del evento, por otro lado, son de naturaleza más general ya que no están vinculadas a ninguna de las sesiones. Este tipo de encuesta se usa normalmente para recoger la opinión sobre los principales aspectos del evento, pero también se pueden usar para: 

  • Segmentar a la audiencia en diferentes grupos 
  • Realizar estudios de mercado propios o para patrocinadores 
  • Recoger comentarios sobre la propia aplicación

 

App para eventos: Haciendo crecer el engagement

 

 

¿Cómo puedo aumentar la adopción de la app? 

Una vez hayas decidido el tipo de preguntas que mejor funcionan para tu evento, el siguiente paso será asegurarse de que son enviadas correctamente y de que tienen la visibilidad adecuada a través de una estrategia de comunicación bien definida. 

El primer paso requerirá tener a tus ponentes en el mismo barco, especialmente si pretendes que realicen votaciones y respondan a las preguntas realizadas desde la aplicación del evento. Para ello debes demostrarles el valor que esta interacción puede aportar a la experiencia de la sesión, y desarrollar un plan para integrarla con el contenido. Un ponente que hace hincapié en el uso de la aplicación al inicio de su sesión es un gran impulso para la promoción de la herramienta y anima a los asistentes a participar. 

Además, te dejamos algunos consejos que puedes llevar a cabo para este objetivo: 

  • Al inicio de la sesión, muestra una diapositiva con las instrucciones de la aplicación y haz que tus ponentes soliciten la participación del público.
  • Cuando sea posible, utiliza la proyección de los resultados para acaparar la atención y animar a los asistentes a que participen. Así el público comprobará que su participación es valiosa y tiene repercusión en el transcurso de la sesión. 
  • Crea una sección en el menú de la aplicación que dirija a los asistentes a tu Encuesta del evento” y así nadie la pase por alto. 
  • Envía una notificación push o un correo electrónico durante y después del evento para recordar a los asistentes que proporcionen sus comentarios sobre su experiencia en el evento y las sesiones a las que asistieron. 

 

¿Qué necesito para proyectar los resultados? 

Para mostrar los resultados en directo no necesitas tener una experiencia técnica ni unos grandes requisitos: todo lo que precisas es un ordenador portátil con conexión a Internet y una pantalla dónde mostrar los gráficos obtenidos. 

Los gráficos de resultados están disponibles para cada una de las preguntas y se proyecta a través de una URL única, un proceso sencillo y fácil de configurar. Para este proceso, recomendamos que el ponente incluya en su presentación una diapositiva con la pregunta y las opciones de respuesta disponibles e incluso, si existe una respuesta correcta, tiene la opción de proyectarla después de mostrar los resultados de las votaciones. 

Durante el evento, deberá haber una persona encargada de gestionar las preguntas y mostrar los resultados en el momento correcto. Para crear una experiencia perfecta, te recomendamos utilizar dos portátiles para mostrar la presentación y los resultados por separado, y contar con un switcher o conmutador que permita alternar entre ambas pantallas de una manera más profesional. También te sugerimos realizar una prueba con los ponentes para que no haya ninguna duda respecto a los tiempos de respuesta y el momento en el que los resultados deben ser mostrados. 

 

¿Dónde puedo acceder a los resultados de mi aplicación? 

Una vez finalizada la sesión o el evento al completo, puedes generar informes de resultados en PDF o Excel y compartirlos con tu equipo, patrocinadores u otras personas interesadas. Una vez accedas al gestor de contenidos de la aplicación, solo tendrás que hacer clic en el botón “Descargar” situado en la parte superior derecha, dentro del apartado de “Votaciones en vivo” de la sesión elegida. Podrás generar informe con los resultados de una sola pregunta o de todas ellas, también tendrás la posibilidad de descargarlo con las respuestas nominales o anónimas. 

 

Conclusión 

Sabemos que tu tiempo es muy valioso y esperamos que estos consejos te hayan ayudado a resolver algunas dudas y mejorar el modo en que aplicas la tecnología para la interacción durante las sesiones. Si estás interesado en obtener más información sobre nuestras soluciones para eventos, no dudes en contactarnos. ¡Nunca es tarde para hacer tus eventos más interactivos! 

Uno de los mayores retos para los organizadores de eventos es aumentar los registros y la venta de entradas de sus eventos. Como pudiste ver en la Parte I, os daremos algunos consejos para alcanzar este objetivo aprovechando todos los medios disponibles a vuestro alcance. Desde páginas web de registro, pasando por las redes sociales o la publicidad, existen múltiples formas de dar a conocer tus eventos y alcanzar los objetivos de venta deseados. 

 

Aumenta la visibilidad de tu evento con publicidad 

 

7. No te olvides del retargeting 

Anunciar tu evento a todo el mundo es una formula segura para volar por los aires el presupuesto de marketing y no alcanzar tus objetivos. Para sacar el máximo provecho de tu publicidad, deberás decidir a quién quieres dirigirte. 

El retargeting permite dirigir diferentes contenidos publicitarios a los potenciales asistentes en función de su comportamiento, como puede ser una visita a la web o el abandono del proceso de registro. Prueba a publicar algunos anuncios de retargeting, solo algunos se registrarán o comprarán una entrada la primera vez que visiten tu página web pero ya han demostrado un interés, lo que convierte el retargeting en una inversión con mayores posibilidades de retorno. 

 

8. Elige sabiamente los medios 

Tienes muchas opciones a la hora de seleccionar una plataforma para tu publicidad, pero debes orientarte a las que mejor se adapten a tu evento y a tus asistentes. 

Si tienes muchos clientes B2B, LinkedIn seguramente sea tu mejor opción. Si por otro lado tu audiencia responde a anuncios más visuales, Facebook podría ser una gran elección. Incluso si tu presupuesto te permite utilizar todas las redes sociales, intenta ser específico y rentabilizar la inversión. 

 

9. Mide los resultados  

 

Sea cual sea tu objetivo, aumentar el número de registros o aumentar los ingresos en un 30%, lo importante es optimizar tus gastos publicitarios con un plan concreto. 

La mayor parte de la publicidad funciona a través de un modelo CPC (coste por clic). Si bien los precios varían, puede esperar gastar desde unos pocos céntimos hasta 1 o 2 euros por cada clic recibido en el anuncio. Mantén un registro de los resultados obtenidos y revisa qué anuncios son los más efectivos, así podrás afinar más con tu publicidad y alcanzar los objetivos de tu evento. 

 

Parte II: Cómo realizar un registro online con éxito

 

Utiliza el Email Marketing para tus comunicaciones 

 

10. Personaliza tu mensaje 

Siempre que envíes un correo electrónico a tus invitados para registrarse online en tus eventos, recuerda que debes tratarlos de la manera más personalizada posible. Puedes incluir variables como el nombre del asistente o personalizar el mensaje de manera predeterminada en función del remitente para conseguir este resultado. 

Cuanto más adaptes tus correos electrónicos, más personal será la sensación al leerlo y más posibilidades tendrás de alcanzar tus objetivos. Si además los emails cuentan con tu branding, más fuerte será el impacto del mensaje y mejor el posicionamiento de la marca de tu evento.  

 

11. Utiliza las mejores prácticas de mailing para el registro 

Tu email marketing no debe ser excesivamente largo, te recomendamos que, como máximo, esté compuesto por tres secciones y se dividan claramente con bloques de colores, líneas o imágenes. Esto ayuda a garantizar que tus correos sean concisos, simples y lo más importante, fáciles de recordar. 

También debes limitar la cantidad de texto que utilizas en cada correo electrónico para no sobrecargar la lectura y transmitir el mensaje lo más rápido posible. 

 

12. Involucra a tu audiencia 

Los emails ofrecen la posibilidad de compartir contenido con un alto nivel de engagement. Sin duda, el vídeo es uno de ellos, si vas a utilizarlo en tus correos asegúrate de que la imagen de la miniatura sea llamativa y que despierte la curiosidad del espectador. Lograr que tu audiencia disfrute de tu contenido y dedique más tiempo a tus correos electrónicos es un gran paso para aumentar la confianza en tu marca.   

Incluso puedes atraer a tu audiencia con el correo electrónico durante y después del evento para avisar de los cambios o enviar las presentaciones de los ponentes. También puedes mantener el contacto animándolos a registrarse para el próximo evento. 

 

Conclusión 

Recuerda que la mayor parte del éxito reside en dirigirte a cada uno de tus potenciales asistentes de la manera más personalizada posible. Para ello, será imprescindible contar con una plataforma de registro que, además de facilitar inscripción y potenciar el branding de tu evento, te permita gestionar el envío de correos electrónicos de forma integrada. ¿Quieres que te ayudemos a mejorar tus registros? En Orquidea te acompaños paso a paso para alcanzar el éxito. 

 

Uno de los mayores retos para los organizadores de eventos es aumentar el número de inscritos a través de un registro online. En este artículo os daremos algunos consejos para alcanzar este objetivo aprovechando todos los medios disponibles a vuestro alcance. Desde páginas web de registro, pasando por las redes sociales o la publicidad, existen múltiples formas de dar a conocer tus eventos y alcanzar los objetivos de venta deseados. 

 

Página web del evento 

Una página web donde los potenciales clientes accedan, consulten la información del evento y puedan registrase es, sin duda, el método más efectivo para aumentar el número de inscritos. Pero para ello debes tener en cuenta algunos aspectos importantes.

 

1. Diferencia tu marca

Pasar desapercibido no es una buena idea si deseas alcanzar el máximo número de registros. Tu evento debe tener una identidad propia y los usuarios que lleguen hasta tu página web deben sentirse atraídos tanto por la apariencia como por el contenido de la misma. 

Destaca los beneficios de tu evento y adapta la información a los intereses de tu público objetivo, utilizando imágenes o vídeos de promoción. 

 

2. Una experiencia facilitadora

Todo lo anterior no sirve de nada si el usuario no entiende cómo navegar a través de la página web, la plataforma falla o una mala experiencia de registro les hace desistir. Opta por una estructura sencilla, resaltando el nombre del evento, la ubicación, las fechas y otra información de interés.  

Organiza tu contenido en secciones y utiliza una barra de navegación que resulte intuitiva, así como un proceso de registro sencillo, con los mínimos datos posible para agilizar la compra.

 

3. Muestra tu personalidad

Tu página de registro es el lugar perfecto para resaltar los puntos clave del evento y convencer a los potenciales asistentes. Ya sea a través de un diseño llamativo o minimalista, hacer que tu marca destaque es tan sencillo como mostrar la personalidad de tu evento. 

Esto no significa que debas crear un concepto completamente nuevo o desde cero. Por ejemplo, si se trata de un evento corporativo puedes adaptar la imagen de tu evento a la de la empresa. 

 

Registro online para eventos

 

Redes Sociales  

El boca a boca es una excelente manera de aumentar el número de registros para tus eventos. Para ello, deberás hacer publicaciones relacionadas con el evento en redes sociales. Crea y comparte el contenido, luego analiza los resultados y genera más contenido en función de la respuesta (engagement) que obtengas. 

 

4. Aprovecha a tus seguidores

Comunícate con tus principales seguidores. Ya están interesados en ti o incluso son fans de tu marca, así que compartir con ellos la promoción del evento te permitirá llegar a sus redes de contacto de una manera sencilla.  

Solo asegúrate de facilitarles el proceso. Aprovecha los diversos recursos que te ofrecen las plataformas de redes sociales o programa publicaciones en horas clave para agiliza la difusión.

 

5. Hacer un plan de promoción digital

Las redes sociales tienen una gran cantidad de detalles que gestionar en cada una de las plataformas usadas. Prepara un plan para antes, durante y después del evento. 

Crea un plan de promoción digital que integre email marketing, publicidad de pago y promociones. Define los objetivos y cómo vas a medirlos para poder hacer un seguimiento del progreso y buscar nuevas oportunidades.

 

6. Utiliza más recursos

Definitivamente deberías crear una página web para el registro de tus eventos, pero también debes encontrar otras formas de registro para los potenciales asistentes. En la actualidad las personas pasan una gran parte de su tiempo en las redes sociales y tu evento debe estar allí. 

Además, la publicación en un sitio como Facebook brinda a las audiencias un lugar más distendido para conocer los detalles del evento. Pueden ver una lista de otras personas que asisten o compartir el evento y obtener aún audiencia.

 

Un registro bien planteado no consigue únicamente aumentar el número de inscritos, sino también reducir la carga de trabajo de los organizadores, potenciar la imagen de marca y gestionar correctamente todos los datos de los asistentes para crear una experiencia completamente personalizada. Suscríbete a nuestra newsletter si aún no lo estás y recibe próximamente la segunda parte de nuestro artículo en tu bandeja de entrada.

¿Y tú? ¿Necesitas ayuda con tu próximo registro? En Orquidea somos especialistas en el desarrollo de páginas web para registros y envío de comunicaciones, completamente personalizadas.

En una encuesta realizada, el 31% de los especialistas en marketing eligió los eventos como su canal de comercialización más efectivo y el 90% de ellos está de acuerdo en que los eventos son una gran oportunidad para establecer conexiones personales, en una época en la que la mayoría de las interacciones ocurren de manera online. Pero no todos son iguales y para ver resultados reales, el branding de tus eventos debe estar presente y ser visible desde la primera vez que los asistentes interactúan con el evento. 

 

Empieza definiendo el estilo 

Dotar de un diseño a tu evento puede ser una de las partes más complejas y, a su vez, divertidas de la preparación, pero si no consigues llevar el estilo a las diferentes soluciones o herramientas, es fácil que ese trabajo no haya servido para nada. 

Cuando el diseño de tus comunicaciones no es coherente, es difícil entender de qué tipo de evento se trata, cuál es el ambiente, cómo se desarrollará o el tono del mismo. La mejor manera de establecer una línea es crear, o hacer que un diseñador gráfico cree, una guía de estilo para tu evento.  

Esta guía establecerá todas las reglas sobre cómo usar los colores y logotipos para que cualquier diseñador pueda hacer sus propias composiciones con el estilo definido. Tener una guía de estilo puede ayudarte a marcar unos límites y mantener la apariencia del evento. 

 

1. Crea una página de registro con personalidad 

Las páginas web para eventos deben ser simples e intuitivas, ya que cuanto más fácil sea para los asistentes, más probable será que lleguen hasta la página de compra. 

Pero eso no significa que deban ser simples o carecer de un estilo propio, sino que debe haber un estudio (o aprovechar la experiencia de tus proveedores) para definir qué información se debe incluir y cuál no. 

El diseño y la capacidad de personalización serán claves para hacer valer ese contenido. Por un lado, una buena estructura de la web hará que el asistente encuentre la información que busca y destacará el contenido más. Por otro lado, diseñando una imagen propia del evento conseguirás diferenciarlo, reforzar el valor añadido y atraer a tus asistentes potenciales. 

También puedes incluir el contenido de tu blog, vídeos de eventos anteriores, testimonios de participantes o cualquier otro contenido que pueda ayudar a aumentar los registros. Asegúrate de que la información se distribuye de manera intuitiva y que priorizas los detalles más importantes. 

 

 

2. Tus comunicaciones con branding 

El correo electrónico debería estar en la cúspide de tus herramientas de comunicación. Es efectivo, barato y permite una mayor segmentación y análisis. 

El 35% de los destinatarios eligen qué correos abrir basándose solo en el asunto, lo que significa que tienes una frase para llamar la atención de tus potenciales asistentes. Por ello, el título de tus correos debe ser relevante, llamativo y generar intriga. 

La personalización es muy importante para conservar la esencia de tu evento, haciendo visibles tus colores y tu logotipo, dando una imagen profesional y diferenciada del resto. Además, puedes incluir variables para que cada uno de los correos enviados contenga el nombre del destinatario o una información determinada para cada categoría de invitado. 

Para terminar, incluye un CTA, un botón o enlace para atraer a los usuarios. Haz que destaque con diferentes formas y colores, utiliza una frase corta y un verbo que invite a la acción. La tasa de apertura, la tasa de clics y el número de registros te darán una idea de que es lo que está (y lo que no) funcionando en tus comunicaciones. 

 

3. Una App del evento personalizada 

Los folletos son parte del pasado, además de ser una solución irresponsable con el cuidado del medio ambiente, no permiten la actualización del contenido ni pueden facilitar tanta información como una aplicación móvil.  

El primer paso para comenzar a construir tu aplicación es determinar qué funciones necesitas, y esto dependerá en gran medida del tipo de evento, así como de tus objetivos y metas. Incluye la información básica de tu evento como el nombre y el logotipo. A continuación, personaliza la aplicación con tus colores, iconos, imágenes del menú y, si lo deseas, renombrando los apartados para hacerlos únicos.  

La app acompañará a los asistentes durante toda la jornada y la pantalla de inicio es lo primero que verán cuando acceden a la aplicación, por lo que es importante que se reflejen en ella los colores y la marca del evento. 

 

La imagen de tu evento es muy importante 

Tener un estilo establecido significa tener una marca que permanece unificada, que es coherente y que está presente en todos los puntos de contacto con los asistentes. En este sentido, las principales ubicaciones que debes cuidar y personalizar para potenciar tu marca son: la página web del evento, los correos electrónicos y la app del evento. 

Mientras más potenciales asistentes reciban tus comunicaciones, más probable será crear una imagen de tu marca en sus mentes y, en última instancia, que terminen registrándose. Algunos organizadores subestiman el poder de una marca potente, pero recuerda que si tu no defines la imagen de tu marca, estás invitando a tus asistentes a que la creen por ti. 

 

En Orquidea nos encargamos de acompañarte en todo el ciclo de vida del evento, gracias a que todas nuestras herramientas están diseñadas para adptarse a tus necesidades con el más alto nivel de personalización. ¿Quieres saber más sobre nuestros servicios? ¡Contáctanos ahora!

La buena experiencia de un asistente en un evento comienza por un check-in rápido, sencillo y con capacidad de resolver problemas. ¿A quién le gusta imprimir la confirmación del registro? ¿O esperar media hora para realizar el check-in? Y si hay algún problema, ¿esperar el último en la cola de registro? La respuesta es clara, a nadie. 

Esta experiencia hace que los asistentes accedan al evento cansados y de mal humor, más si cabe si el evento es de pago. Pero aprovechemos el acceso para dar una buena impresión y conseguiremos que los asistentes entren con ganas de disfrutar del evento y generar un ambiente colaborativo, un estado de ánimo que puede durar todo el día. 

También es importante facilitar un sistema de registro a los asistentes que lleguen al evento sin ningún tipo de confirmación o registro previo, sin perder datos por el camino y ofreciendo el mismo sistema de acreditación personalizada que a todo el mundo. 

Te proponemos 10 consejos para diseñar un acceso rápido y memorable:

 

1. Informa al asistente: Este primer consejo no es para el check-in, sino para antes incluso del día del evento. Para agilizar el proceso, envía un correo electrónico a todos los asistentes unos días antes de que comience, incluyendo su confirmación de registro y los detalles del check-in. Haz que sea aún más fácil incluyendo un código QR que puedan enseñar desde su móvil.

 

2. Reserva el espacio: Diseña un área de acceso donde los asistentes tengan espacio para registrarse, realizar el check-in y hacer cola de la manera más cómoda posible si fuese necesario. Piensa en los equipos y personal que utilizarás cuando diseñes el área de acceso. Para evitar problemas con el Wi-Fi, prepara siempre varias conexiones como alternativa. 

 

3. Prepara un plan B: ¿Que ocurre si a un asistente se le olvída el código QR o su confirmación? ¿Y si no está registrado? Diseña un proceso para este tipo de situaciones que sea claro para el asistente, rápido, que permita igualmente la acreditación y conserve todos los datos durante el proceso. Un sistema flexible que permita editar y añadir asistentes en tiempo real con tu registro es la solución ideal.

 

4. Acelera el proceso: Ofrece un acceso más rápido, como con nuestro sistema de lectura de QR, para que los asistentes puedan realizar el check-in y ser acreditados de manera rápida y eficiente. Los asistentes escanean el código QR en la entrada y reciben su acreditación impresa instantáneamente, un proceso completo en 20 segundos. Esta tecnología se podría integrar directamente con tu plataforma de registro para actualizar todos los datos en tiempo real. 

 

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5. Sonríe a la cámara: Utiliza una tecnología de Reconocimiento Facial para que el acceso a tus eventos sea aún más rápido. Con nuestra tecnología, los asistentes proporcionan una foto durante el registro, son reconocidos por las cámaras en el check-in y reciben su acreditación impresa instantáneamente, todo ello en 9 segundos. Los asistentes no necesitarán llevar ni presentar ningún documento de confirmación y la seguridad del acceso estará garantizada, además del caracter tecnológico que aporta a tu evento.

 

6. Los detalles son importantes: Aprovecha las acreditaciones para incluir información personalizada sobre el programa, la contraseña del Wi-Fi o el hashtag del evento directamente en ellas. ¿Y si tienes distintas categorías de asistentes y quieres diferenciarlas? Prepara distintos modelos para cada una de estas categorías con diferentes diseños, colores e incluso códigos QR para controlar el acceso en salas.

 

7. Prepara las respuestas: ¡No dejes nada al azar! Crea una hoja de preguntas frecuentes para tu personal, de esta manera podrán ayudar a los asistentes y resolver sus dudas. Esta hoja puede incluir información sobre las ubicaciones de las salas, los horarios de las sesiones o los contactos de emergencia. 

 

8. Obsequios y lanyards por separado: Mantén las bolsas de bienvenida y los lanyards para las acreditaciones lejos del área de check-in. Esto ayudará a evitar grandes aglomeraciones en la entrada y que los asistentes hagan una doble espera. En el caso de los lanyards, prepara una mesa separada del lugar de la impresión de acreditaciones y dirige a los asistentes aquí una vez la hayan recibido. 

 

9. Recibe y organiza la entrada: Haz que los asistentes se sientan bienvenidos y sepan exactamente lo que tienen que hacer. En eventos multitudinarios es común el uso de catenarias para dirigir las colas, pero para agilizar el acceso es importante dirigir al asistente por la cola correcta y avisarle para que tenga preparado el código QR u otro elemento necesario para acceder al evento. 

 

10. Los letreros marcan el camino: Evita que los asistentes se pierdan o no encuentren la próxima sala a la que dirigirse. Utiliza la cartelería para visibilizar los itinerarios y facilita mapas en las bolsas de bienvenida para que los asistentes puedan consultar esta información en cualquier momento. Otra opción sería la de incluir una aplicación del evento donde reunir toda esta información.

 

El evento se inicia en el acceso y todos sabemos la importancia de buen comienzo. En Orquidea Technology Group somos especialistas en la implementación de tecnología en los eventos para crear experiencias memorables. Contacta con nosotros ahora para diseñar un acceso innovador y rápido, a la vez que recogemos todos más información sobre tus asistentes.

Todos los organizadores de eventos conocéis la importancia respecto a los datos manejados durante un evento y, no sólo por vuestra parte, sino también por parte de los proveedores que tienen acceso a estos datos. Epor ello que cada vez más debes prestar especial atención a la forma en que tus proveedores utilizan y almacenan esta información. 

Es por ello que en este artículo trataremos las características que hacen segura tu app para eventos, hablaremos de las mejores prácticas respecto a la seguridad de tus datos y formularemos algunas preguntas que debes hacer a tus proveedores para confirmar que está cumpliendo con la normativa RGPD. 

 

Las características que hacen segura tu App para eventos 

Ya sea porque tu app del evento contenga información confidencial o no, es importante asegurarse de que todos los datos personales de los asistentes solo sean accesibles por las partes autorizadas. 

Entonces… ¿Qué características deberías exigir a tu proveedor? Aquí te dejamos algunas opciones que tu proveedor debería ofrecerte para fortalecer la seguridad de tu información. 

  • Acceso con contraseñas para todolos usuarios: Las contraseñas ayudan a los participantes a proteger el acceso a sus cuentas personales y preservar la información almacenada en ellas. Sin las contraseñas, cualquier persona que conozca las direcciones de correo electrónico de tus participantes podría acceder a sus apps e indagar en sus datos, perfiles y mensajes privados.   
  • Códigos de acceso para eventos privados: Este requisito hace que los participantes tengan que introducir un código de acceso para iniciar sesión en la app para eventos. Esto permite a los planificadores restringir el acceso solo a aquellas personas con las que comparten el código de acceso, limitando el acceso público a la información general de la app, como la ubicación de la sedeel programa o la lista de ponentes 
  • Acceso restringido por correo electrónico: Con este nivel de seguridad, solo podrán acceder a la app los participantes registrados (por su dirección de correo electrónico), de esta manera se bloqueará a cualquier persona que no esté registrada y se garantiza un mayor control sobre los datos. 

 

Apps para eventos y RGPD compliance. ¿Qué debes saber?  

Las mejores prácticas para la protección de datos en tus Apps para eventos 

Cualquier persona u organización que recopile información sobre los participantes del evento se considera un Controlador de Datos” en base a la normativa RGPD. Los Controladores de Datos tienen una gran responsabilidad por la información que recopilan, la forma en que lo hacen y la utilizan para distintos objetivos. 

Para ayudarte a cumplir con la normativa de protección de datos, te dejamos algunos consejos o métodos actuación responsables. 

  • Publicar tu propia Política de Privacidad en la app. Esta debe situarse en un lugar visible, en la pantalla de inicio de sesión o en la de registro, para que los participantes del evento puedan conocer que se hará con sus datos antes de que decidan completar el registro.  
  • Que los participantes acepten tus Términos de Uso. Esta función solicita a los participantes que acepten las reglas generales del evento antes de que puedan acceder a la app del evento. Sin embargo, en los Términos de Uso también se debe especificar cómo se espera que los participantes usen o compartan los datos a los que tienen acceso desde la app del evento.  
  • Ocultar ciertos datos o perfiles de los participantes. Puede ser útil tener la capacidad de ocultar determinados datos o los perfiles de los participantes dentro de la app si así lo solicita alguno de ellos, aunque esto signifique que no puedan agendar reuniones de networking, utilizar el chat o participar en los retos gamificados, ya que es necesaria la identificación del asistente para estos fines. Tu Política de Privacidad debe comunicar qué los datos personales se publicarán en la app del evento. 

Otras peticiones que se pueden hacer a tus proveedores sobre la protección y privacidad de datos son:  

  • El Anexo de Procesamiento de Datos (DPA) que aborda las obligaciones relacionadas con la protección de datos. 
  • Una lista de subprocesadores que tu proveedor puede usar para recopilar y almacenar la información. 
  • Cómo se manejarán las solicitudes de acceso a los datos (DAR), o las solicitudes de destrucción o anonimización de los datos. Deben poder decirte durante cuánto tiempo se almacenarán, dónde se almacenarán y quién tendrá acceso a ellos en caso de que necesites responder a una solicitud de acceso a los datos por parte de los usuarios. 
  • Una muestra de los Términos de Uso y/o Política de Privacidad que describa el uso típico de su plataformaque puede modificarse para las necesidades específicas de tus eventos. Estos deberán ser editados para reflejar dónde se almacenan y utilizan los datos de los participantes.  

Internamente, también es importante saber quiénes accederán a los datos para formarlos adecuadamente en el manejo de los datos. 

 

¿Qué debes sabere sobre tu proveedor de apps? 

Si bien es posible que necesites contrastar la información o un profesional de IT para profundizar algunos aspectos técnicos de la seguridad, hay otras con las que los organizadores de eventos deberían familiarizarse para comprender qué es lo realmente importante al seleccionar a sus proveedores de tecnología. 

  • ¿Qué métodos de encriptación de datos utiliza el proveedor (tanto en tránsito como en reposo)?  (ej.: ¿Se utiliza la encriptación HTTPS?) 
  • ¿Dónde están alojados los datos que recopila tu proveedor? ¿Es seguro y de buena reputación? 
  • ¿Las políticas de seguridad de tu proveedor están basadas en estándares aceptados del sector? 
  • ¿Cuáles son sus procesos de comunicación en caso de fallas de seguridad? 
  • ¿Están todas las características de seguridad incluidas en los precios básicos? ¿mejorar la seguridad supone un coste adicional? 

 

Apps para eventos y RGPD compliance. ¿Qué debes saber?  

Otras consideraciones en relación con la seguridad de tu App de Eventos 

Además de asegurarte de que tu proveedor esté preocupado por la seguridad y alineado con la normativa RGPD, es importante considerar otros procesos que puedan reducir la seguridad del acceso y uso de los datos. Por ejemplo: 

  • ¿Qué tipo de seguridad WiFi ofrece la sede del evento? 
  • ¿Quién en tu organización tiene acceso a los datos del evento? ¿Estás concediendo a todos permisos de administrador en el sistema de gestión? ¿Los empleados que tienen acceso están adecuadamente formados para manejar y almacenar los datos de los asistentes? 
  • ¿Tiene una política corporativa de dispositivos móviles para garantizar que el acceso a las apps para eventos sea limitado, incluso en el caso de que un tercero no autorizado acceda al dispositivo móvil de alguien de tu equipo?   
  • Si estás integrando tu app de eventos con una fuente de datos externa (ERP, HR, CRM), ¿te has asegurado de que solo se sincronice la información meramente necesaria? 
  • Si compartes la información de los asistentes con tus ponentes o patrocinadores, ¿has recogido el consentimiento de tus asistentes durante el proceso de registro? 

En Orquidea comprendemos tu preocupación por la seguridad y privacidad de tus asistentes, es por ello que todas nuestras aplicaciones para eventos cuentan con los más altos estándares de seguridad con la tecnología de EventMobi. 

EventMobi ofrece políticas y procedimientos integrales para garantizar el almacenamiento y procesado de datos de forma segura. Como resultado, podemos asegurar a nuestros clientes una respuesta rápida y eficaz a las solicitudes de datos personales, ya sea para acceder a ellos o eliminarlos. Facilitando la recopilación de consentimientos y demostrando cuándo se proporcionó el consentimiento. 

Como proveedor de tecnología de eventos, estamos comprometido en garantizar la protección y seguridad de los datos personales de tus asistentes. ¡No esperes más y hazte con una app al nivel de tus eventos!  

Durante el 31 Congreso Nacional de OPC Spain en San Sebastián celebrado del 21 al 23 de febrero en el Palacio de Congresos Kursaal pudimos ver, a través de la ponencia de Franklin Galarraga, algunos aspectos del reconocimiento facial en los accesos para eventos y otros usos de esta tecnología que veremos próximamente. 

 

El Reconocimiento facial y sus usos para eventos

 

Durante la sesión se hizo hincapié en desmentir algunos mitos acerca de esta tecnología: 

1. La gente desconfía sobre su uso 

Los eventos llevados a cabo a través de este sistema demuestran que la mayoría de asistentes están dispuestos a usar el reconocimiento facial, alcanzando un 50% – 60% de aceptación en el primer evento con esta tecnología. Un porcentaje que irá creciendo a medida que se vaya repitiendo esta modalidad de acceso. 

Lo asistentes que prefieran no acceder a través de esta tecnología siempre tendrán la opción de acceder a través de un código QR o la búsqueda manual de su nombre en el mismo quiosco de check-in. Si se ha inscrito con reconocimiento facial, simplemente accederá más rápido. Cabe destacar que una tasa de participación del 20-40% es suficiente para marcar la diferencia a la hora de acelerar el proceso y evitar largas esperas. 

Finalmente, una buena comunicación mantendrá informados a los asistentes y tranquilizará a los que tengan dudas sobre el reconocimiento facial. 

2. Recoger imágenes es difícil 

La mayoría de los servicios de registro online permiten a los asistentes subir una foto o tomarse un selfie con la cámara de su portátil, tablet o móvil e incluso utilizar la imagen de perfil de sus redes sociales. Por lo tanto, recoger las imágenes no es tan difícil como se puede pensar. 

El problema es que la mayoría de estos sistemas no evalúan la calidad de la imagen, sin embargo, las empresas de registro que trabajan con Zenus ya han mitigado con éxito este contratiempo. 

En general, la posibilidad de recoger imágenes a través de dispositivos con una cámara facilita el proceso y permite simplificarlo con poco esfuerzo. 

3. Es caro 

Algunas tecnologías son caras, especialmente las que requieren un hardware especializado o un desarrollo a medida. Sin embargo, las aplicaciones basadas en software tienden a ser más asequibles y, afortunadamente, el reconocimiento facial entra en esta categoría. A menos que el planificador de eventos tenga unos requisitos especiales, la inversión asociada es de unos pocos euros por asistente. 

El reconocimiento facial es una gran inversión y en la mayoría de casos, los ahorros de costes asociados son suficientes para hacerlo rentable, como aumentar la velocidad del check-in entre 2 y 10 veces, contratar menos personal o utilizar un área de registro más pequeña. 

4. Tiene grandes requisitos 

Cargar una buena imagen en el registro online, a través de un portátil, tablet o móvil será suficiente para reconocer a una persona durante el acceso. El vídeo se transmite a los servidores de Zenus y se procesa allí, por lo que los requisitos son mínimos. El ancho de banda requerido es de 0.5 Mbps para cada quiosco con reconocimiento facial. 

Para la gran mayoría de casos y en comparación con otras alternativas tecnológicas, el reconocimiento facial es probablemente una de las opciones más fácil de implementar y la más intuitiva para los usuarios. 

5. No funciona tan bien como dicen 

Muchos organizadores no se atreven a dar el paso porque desconfían de su correcto funcionamiento en el momento clave, por ello es vital contar con los factores claves para el éxito, como son la planificación del evento, la comunicación con los asistentes y la experiencia de tus proveedores. 

El reconocimiento facial fué lanzado por Fielddrive y Zenus a finales de octubre de 2017 y desde entonces ha sido integrado con éxito en más de 20 eventos alrededor de Bélgica, Alemania, Suecia, Países Bajos y Estados Unidos. 

6. No está alineado con el GDPR 

Todos los datos de los asistentes se mantienen dentro del sistema de registro online que utiliza el organizador del evento. Zenus solo recibe imágenes de los asistentes a través de canales cifrados de forma segura. Una vez que ha recibido las imágenes, el software de reconocimiento facial extrae los datos biométicos de la cara y luego elimina la imagen de inmediato. Luego se envía un identificador único asociado con cada imagen sin tener que acceder a la información personal. Esto proporciona a los planificadores de eventos una tranquilidad total, ya que los datos se manejan de manera adecuada y segura, y luego se descartan. Una vez finalizado el evento, la base de datos completa se elimina tanto de los servidores como de los quioscos. 

Fielddrive y Zenus están alineados con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), asegurando el correcto tratamiento, transmisión y transferencia de datos, comprometiéndose a proteger la privacidad de los usuarios finales. 

En resumen: 

  • Los datos de los asistentes se mantienen en la plataforma de registro del organizador 
  • Las transferencias de información se realizan de forma segura a través de canales cifrados 
  • Las imágenes son analizadas de manera independiente y convertidas a un código biométrico 
  • Una vez realizado el proceso, las imágenes son eliminadas 
  • Los códigos biométricos son asociados a los identificadores de los asistentes, sin acceso a sus datos personales 
  • Una vez finalizado el evento se elimina la base de datos completa, tanto en los servidores como en los quioscos de acceso 

También tuvo tiempo de hablar sobre otros usos de esta tecnología que veremos próximamente en los eventos. Sin duda, esta es una ventana que nos permite ver el futuro del sector, donde la tecnología aparece de manera íntegra en el evento para aportar un mayor abanico de opciones, seguridad y analítica a los organizadores y una experiencia más personalizada para los asistentes.  

 

El Reconocimiento facial y sus usos para eventos

Algunos de sus futuras aplicaciones son: 

CheckIn seguro 

La rápida identificación de asistentes a través de la tecnología de reconocimiento facial permite establecer algunos códigos de seguridad durante el acceso, evitando el acceso de personas en listados de búsqueda policial o con perfiles incompatibles con la categoría del evento. 

Servicios personalizados 

La identificación de identidad a través de los rostros de los asistentes hace posible un ilimitado número de servicios dentro del evento. Algunos de ellos son: 

  • Pantallas de información personalizada: Dónde los asistentes, al ser reconocidos, reciben la información en pantalla de su próxima sesión, reunión de networking u otra información de interés para los mismos. 
  • Preferencias y alertas alimenticias: Agilizando el proceso para determinar el menú de cada asistente, reconociendo sus gustos y evitando los alérgenos que cada asistente haya marcado durante el proceso de registro. 
  • Pago con reconocimiento facial: Más cómodo y seguro que el contactless. Los asistentes únicamente tendrán que confirmar la compra, ya que automáticamente su rostro ha sido asociado con su cuenta y, a diferencia de las tarjetas, no hay peligro de pérdida ni suplantación. 

 

El Reconocimiento facial y sus futuros usos para los eventos

 

Asistencia y detección de emociones 

¿Qué organizador de eventos no quiere conocer el número de asistentes que acuden a las sesiones o cuál es el nivel de satisfacción? Ya es posible gracias a las cámaras de acceso en salas, el conteo de personas en sesiones o el análisis de emociones durante una ponencia. 

Contactos 

Durante las ferias o eventos destinados al contacto de empresas y potenciales clientes, la identificación de estos suele ser una tarea compleja y poco intuitiva. Con el reconocimiento facial, el patrocinador o empresa propietaria de un stand podrá reconocer a los asistentes que se acerquen y descubrir su perfil de manera inmediata. 

Si quieres saber más sobre el uso del reconocimiento facial o sorprender a tus asistentes con esta tecnología en tus próximos eventos¡no dudes en ponerte en contacto con nosotros!