Acreditaciones

04 Jul

Posted at 17:06h in Acreditaciones, Consejos, Eventos Presenciales by

En los eventos, las acreditaciones garantizan la identificación de los asistentes, el control de acceso, tanto el principal como el de las salas o sesiones, favoreciendo la seguridad general del evento. La calidad, eficiencia y confiabilidad del sistema de impresión de acreditaciones son aspectos fundamentales para lograr un evento exitoso y sin contratiempos.  A continuación, te contamos las 7 características clave que debes tener en cuenta al momento de elegir un sistema de impresión de acreditaciones on-site: 

1. Velocidad: el sistema de debe ser capaz de imprimir de manera rápida y eficiente, agilizando el proceso de acceso al evento de los asistentes. En cualquier caso, debe minimizar los tiempos de espera. 

2. Calidad de impresión: es esencial contar con un sistema que ofrezca una calidad de impresión muy alta. El branding del evento y en ocasiones el de los sponsors, tienen presencia en la acreditación, de ahí su importancia. Las impresoras, el papel y el tipo de impresión debe procurar una acreditación nítida. 

3. Seguridad y confidencialidad: la protección de la información de registro y acceso es primordial. El sistema de impresión de acreditaciones debe contar con medidas de seguridad robustas y protocolos para salvaguardar los datos de los asistentes. 

4. Estética y modernidad: el uso de dispositivos tecnológicos tipo quioscos (a veces llamados “tótems”) de impresión de acreditaciones, no sólo cumplen una función práctica, también aportan una imagen de modernidad y elegancia al evento. La posibilidad de incorporar branding fijo o dinámico en estos dispositivos añade un toque especial y diferenciador. 

5. Sostenibilidad: para fomentar prácticas sostenibles, el sistema de impresión de acreditaciones debe procurar el uso de papel de bosques sostenibles con sellos de sostenibilidad. Estos sistemas por lo general imprimen únicamente la cantidad de acreditaciones necesarias para los asistentes que acuden al evento, evitando el desperdicio de papel y materiales. Asimismo, el diseño del papel debe incluir el troquelado para uso de lanyards sin necesidad de utilizar funda plástica. 

6. Personalización: cada evento tiene su propia identidad, por lo que el sistema de impresión debe permitir la personalización de las acreditaciones con múltiples elementos gráficos, logotipos y diseños específicos por tipo de asistente. 

7. Integración: el sistema de impresión debe ser capaz de integrarse con otros sistemas o plataformas de gestión de eventos, como el registro de participantes, bases de datos o control de accesos.  

Ten en cuenta que el proceso de acreditación on-site marca el inicio de la experiencia de los asistentes al evento, por lo que, al considerar cuidadosamente estas características, podrás garantizar que sea excepcional desde el primer contacto. 

En Orquidea Technology Group disponemos de varias soluciones para la impresión acreditaciones on-site. No dudes en contactarnos para asesorarte sobre la mejor solución para tu evento. 

30 Oct

Posted at 10:45h in Acreditaciones, Consejos, Tecnología by

Los planificadores de eventos se enfrentan a grandes retos constantemente y uno de ellos, es cambiar la preimpresión de acreditaciones y buscar nuevas formas más rápidas, fáciles y efectivas de hacer esto. Es hora de dejar la impresión tradicional de acreditaciones y pasar a formar parte de un mundo lleno de nuevas tecnologías y oportunidades para conseguir mejores resultados aprovechándose de estas 10 ventajas de la impresión de acreditaciones on-site.

Aquí están las razones principales para actualizarse y usar la impresión de acreditaciones on-site.

1. Es moderno y actual

El proceso para reflejar los datos identificativos de los asistentes para completar las acreditaciones es tan sencillo como aceptar a los visitantes registrados en tu sitio web de eventos o registrarlos en el mismo momento que entran y seguidamente imprimir dichas acreditaciones in situ.

2. Es flexible y manejable

Dispones de diferentes formas de impresión en directo. Los organizadores pueden definir los colores o diseños por categoría, elegir el tipo de fuente o imágenes de perfil. Les permitirá seleccionar el modo de impresión ya sea a través de códigos de barras, códigos QR o reconocimiento facial.  Además, los planificadores de eventos pueden utilizar la tecnología RFID y NFC para recuperación de leads o analizar el seguimiento de los asistentes.

Gracias a la implementación de nuevas técnicas debido al avance tecnológico, la experiencia del visitante es más increíble y memorable.

 

3. La sostenibilidad es un factor clave

La impresión de acreditaciones in situ es una forma de promover la sostenibilidad en eventos porque conseguirás reducir el uso de las fundas de plástico y evitar el desperdicio de acreditaciones en caso de haya habido alguna equivocación. Además la impresión de acreditaciones on-site te permite limitarte a imprimir solo las acreditaciones necesarias, y por tanto no malgastar papel en caso de que finalmente algún asistente no pueda acudir.

4. Optimiza el tiempo de registro

El tiempo invertido en escanear e imprimir la acreditación personalizada es tan solo 7 segundos. Teniendo en cuenta el tiempo individual por cada visitante contaremos con un total de 20 segundos en la realización de todo el proceso. Por lo tanto, podemos gestionar 250 registros por hora con un quiosco, lo que significa que este proceso es 4 veces más rápido que la forma de impresión tradicional.

5. Ahorra en presupuesto

Los quioscos de auto check-in combinados con mostradores de registro reducen el personal hasta en un 50 %. La impresión de acreditaciones a todo color in situ evita los costes de envío que supondrían las acreditaciones preimpresas. Optimiza tu valioso tiempo antes del evento.

6. Útil para cualquier cambio en el momento

Puede haber cambios de nombre, asistentes no registrados previamente, o algún otro incidente; pero esta tecnología de impresión on-site permite cualquier cambio, modificación o registro en el momento.

¡Sorprende a tus asistentes con la efectividad que ofrece este recurso!

7. Está conectado

La tecnología de acreditaciones en vivo mantiene un registro de todas las llegadas de visitantes. Esto también te ofrece posibilidades como recuentos en vivo del número de visitantes registrados o listados de visitantes en tiempo real. Puedes realizar fácilmente el análisis de la sesión y la exploración e investigación de clientes potenciales con el fin de obtener datos demográficos completos sobre el comportamiento de sus visitantes.

Los chips RFID y NFC pueden codificarse en la acreditación y conectarse a la localización de los visitantes en tiempo real.

8. Ofrece altos niveles de seguridad

Las imágenes de perfil se pueden imprimir en las acreditaciones de tu evento directamente desde la base de datos de registro para un acceso seguro. Los datos de facturación proporcionan listados de visitantes en tiempo real. Incluso puedes subir una lista negra para excluir a los invitados no deseados.

9. Es una buena oportunidad

Las grandes acreditaciones a doble cara proporcionan suficiente espacio para incluir la marca del patrocinador lo que se traduce en una oportunidad de venta para patrocinadores ya que aumenta su visibilidad.

Además, la impresión de acreditaciones combinada con la adquisición de leads proporciona datos valiosos a todas las partes interesadas.

10. Tendrás más tiempo libre y menos estrés

Con total sinceridad, ¿qué planificador de eventos no ha pasado interminables noches antes de un evento preparando acreditaciones personalizadas? Y justo cuando crees que estás listo, aparece una nueva lista con cambios y cancelaciones, lo que hace que tu trabajo de impresión sea una pérdida de tiempo y esfuerzo.

No hay mejor improvisación que una buena preparación, por eso la anticipación es un factor clave para los organizadores de eventos ya que hay veces que surgen imprevistos. Depender de los asistentes para completar todo el registro a tiempo y asistir al evento, es arriesgado. Por ello, ahorra tiempo y estrés imprimiendo las acreditaciones personalizadas de cada invitado in situ ya que de esta forma te aseguras de que todos estén presentes y que los datos se escriban sin errores.

La mejor opción es imprimir la credencial del evento en vivo y eso es posible con la aplicación de las nuevas tecnologías al sistema de registro, como el reconocimiento facial.

La planificación y gestión de eventos es un trabajo duro y constante, así que usa las nuevas tecnologías para reservar tu energía para cosas más importantes. ¡Nosotros te ayudaremos!

*Artículo original de referencia en Fielddrive.

08 Abr

Posted at 15:10h in Acreditaciones, Consejos, Tecnología by

La buena experiencia de un asistente en un evento comienza por un check-in rápido, sencillo y con capacidad de resolver problemas. ¿A quién le gusta imprimir la confirmación del registro? ¿O esperar media hora para realizar el check-in? Y si hay algún problema, ¿esperar el último en la cola de registro? La respuesta es clara, a nadie. 

Esta experiencia hace que los asistentes accedan al evento cansados y de mal humor, más si cabe si el evento es de pago. Pero aprovechemos el acceso para dar una buena impresión y conseguiremos que los asistentes entren con ganas de disfrutar del evento y generar un ambiente colaborativo, un estado de ánimo que puede durar todo el día. 

También es importante facilitar un sistema de registro a los asistentes que lleguen al evento sin ningún tipo de confirmación o registro previo, sin perder datos por el camino y ofreciendo el mismo sistema de acreditación personalizada que a todo el mundo. 

Te proponemos 10 consejos para diseñar un acceso rápido y memorable:

 

1. Informa al asistente: Este primer consejo no es para el check-in, sino para antes incluso del día del evento. Para agilizar el proceso, envía un correo electrónico a todos los asistentes unos días antes de que comience, incluyendo su confirmación de registro y los detalles del check-in. Haz que sea aún más fácil incluyendo un código QR que puedan enseñar desde su móvil.

 

2. Reserva el espacio: Diseña un área de acceso donde los asistentes tengan espacio para registrarse, realizar el check-in y hacer cola de la manera más cómoda posible si fuese necesario. Piensa en los equipos y personal que utilizarás cuando diseñes el área de acceso. Para evitar problemas con el Wi-Fi, prepara siempre varias conexiones como alternativa. 

 

3. Prepara un plan B: ¿Que ocurre si a un asistente se le olvída el código QR o su confirmación? ¿Y si no está registrado? Diseña un proceso para este tipo de situaciones que sea claro para el asistente, rápido, que permita igualmente la acreditación y conserve todos los datos durante el proceso. Un sistema flexible que permita editar y añadir asistentes en tiempo real con tu registro es la solución ideal.

 

4. Acelera el proceso: Ofrece un acceso más rápido, como con nuestro sistema de lectura de QR, para que los asistentes puedan realizar el check-in y ser acreditados de manera rápida y eficiente. Los asistentes escanean el código QR en la entrada y reciben su acreditación impresa instantáneamente, un proceso completo en 20 segundos. Esta tecnología se podría integrar directamente con tu plataforma de registro para actualizar todos los datos en tiempo real. 

 

acreditaciones-personalizadas-para-eventos

 

5. Sonríe a la cámara: Utiliza una tecnología de Reconocimiento Facial para que el acceso a tus eventos sea aún más rápido. Con nuestra tecnología, los asistentes proporcionan una foto durante el registro, son reconocidos por las cámaras en el check-in y reciben su acreditación impresa instantáneamente, todo ello en 9 segundos. Los asistentes no necesitarán llevar ni presentar ningún documento de confirmación y la seguridad del acceso estará garantizada, además del caracter tecnológico que aporta a tu evento.

 

6. Los detalles son importantes: Aprovecha las acreditaciones para incluir información personalizada sobre el programa, la contraseña del Wi-Fi o el hashtag del evento directamente en ellas. ¿Y si tienes distintas categorías de asistentes y quieres diferenciarlas? Prepara distintos modelos para cada una de estas categorías con diferentes diseños, colores e incluso códigos QR para controlar el acceso en salas.

 

7. Prepara las respuestas: ¡No dejes nada al azar! Crea una hoja de preguntas frecuentes para tu personal, de esta manera podrán ayudar a los asistentes y resolver sus dudas. Esta hoja puede incluir información sobre las ubicaciones de las salas, los horarios de las sesiones o los contactos de emergencia. 

 

8. Obsequios y lanyards por separado: Mantén las bolsas de bienvenida y los lanyards para las acreditaciones lejos del área de check-in. Esto ayudará a evitar grandes aglomeraciones en la entrada y que los asistentes hagan una doble espera. En el caso de los lanyards, prepara una mesa separada del lugar de la impresión de acreditaciones y dirige a los asistentes aquí una vez la hayan recibido. 

 

9. Recibe y organiza la entrada: Haz que los asistentes se sientan bienvenidos y sepan exactamente lo que tienen que hacer. En eventos multitudinarios es común el uso de catenarias para dirigir las colas, pero para agilizar el acceso es importante dirigir al asistente por la cola correcta y avisarle para que tenga preparado el código QR u otro elemento necesario para acceder al evento. 

 

10. Los letreros marcan el camino: Evita que los asistentes se pierdan o no encuentren la próxima sala a la que dirigirse. Utiliza la cartelería para visibilizar los itinerarios y facilita mapas en las bolsas de bienvenida para que los asistentes puedan consultar esta información en cualquier momento. Otra opción sería la de incluir una aplicación del evento donde reunir toda esta información.

 

El evento se inicia en el acceso y todos sabemos la importancia de buen comienzo. En Orquidea Technology Group somos especialistas en la implementación de tecnología en los eventos para crear experiencias memorables. Contacta con nosotros ahora para diseñar un acceso innovador y rápido, a la vez que recogemos todos más información sobre tus asistentes.

08 Abr

Posted at 15:09h in Acreditaciones, Consejos by

La acreditación de asistentes es un elemento más importante de lo que la mayoría de la gente cree, en cuanto a la experiencia general del evento se refiere. El diseño de un acreditación perfecta no es exclusivamente un diseño atractivo, sino uno que proporcione información personalizada y permita establecer conexiones de una manera más cómoda entre asistentes.

Veamos 6 claves para ayudarte a diseñar acreditaciones innovadoras y efectivas: 

 

1. Limpio y simple: El espacio en las acreditaciones es limitado y debes evitar sobrecargarlas con demasiada información, incorporando solo la más importante. Incluir el nombre y algunos otros detalles como la empresa o el puesto en la parte frontal de la misma es un detalle que tus asistentes agradecerán, pero cuidado, siempre cabe la posibilidad de que se hayan producido errores de escritura durante el registro, por lo que un software que te permita hacer modificaciones en cualquier momento es indispensable.

 

2. Potencia tu imagen: Este es tu evento, así que no seas tímid@ y marca las diferencias con una acreditación con personalidad propia, incluyendo colores, imágenes y tipografías a medida para potenciar el posicionamiento de tu marca o el carácter de tu evento.

 

3. Propósito: La información que decidas incluir en la acreditación debe coincidir con tu propósito general. Por ejemplo, si el objetivo de la acreditación es crear oportunidades de networking entre tus asistentes, puedes elegir distintos diseños o colores para formar grupos o identificar los diferentes perfiles profesionales. Po otro lado, si el objetivo es controlar el acceso en las sesiones puedes incluir un código QR para verificar la asistencia o restringir el acceso de las salas.

 

Diseñando la acreditación perfecta para tu evento

 

4. Aumenta los ingresos: Utiliza tus acreditaciones como una oportunidad para generar ingresos adicionales. Ofrece un espacio en la acreditación a tus patrocinadores para que puedan incluir su logotipo y aumentar su visibilidad durante todo el evento. Aumenta los ingresos segmentando tus listas de asistentes por intereses o datos demográficos para ofrecer un patrocinio más personalizado y efectivo.

 

5. Personaliza: Crea una experiencia personalizada para tu público con un diseño único de las acreditaciones para cada uno de sus perfiles: asistentes, ponentes, expositores, etc. Puedes personalizar ambas caras de las acreditaciones con distintos diseños y colores o incluir bandas con el nombre sus categorías. Estos pequeños detalles añaden un toque de personalización a la experiencia general de los asistentes.

 

6. Facilita la información: Tus acreditaciones también se pueden utilizar para proporcionar información de utilidad a los asistentes. Considera la posibilidad de imprimir el programa del evento o un mapa de la sede en la parte posterior de la acreditación para ayudar a los asistentes a cumplir con la agenda y orientarse. También puedes incluir el nombre y la contraseña del Wi-Fi, entre miles de posibilidades.

 

En general, las acreditaciones son pequeñas en tamaño, pero son increíblemente importantes para tu evento y tus asistentes. Esperamos que estos consejos te ayuden a diseñar acreditaciones más innovadoras y efectivas que destaquen entre la multitud y sorprendan a sus asistentes. 

Si quieres que te ayudemos con tus acreditaciones contáctanos ahora y descubre nuestro sistema de acreditaciones onsite, completamente personalizadas e impresas en 6 segundos.

08 Abr

Posted at 15:06h in Acreditaciones, Eventos, Tecnología by

Durante el 31 Congreso Nacional de OPC Spain en San Sebastián celebrado del 21 al 23 de febrero en el Palacio de Congresos Kursaal pudimos ver, a través de la ponencia de Franklin Galarraga, algunos aspectos del reconocimiento facial en los accesos para eventos y otros usos de esta tecnología que veremos próximamente. 

 

El Reconocimiento facial y sus usos para eventos

 

Durante la sesión se hizo hincapié en desmentir algunos mitos acerca de esta tecnología: 

1. La gente desconfía sobre su uso 

Los eventos llevados a cabo a través de este sistema demuestran que la mayoría de asistentes están dispuestos a usar el reconocimiento facial, alcanzando un 50% – 60% de aceptación en el primer evento con esta tecnología. Un porcentaje que irá creciendo a medida que se vaya repitiendo esta modalidad de acceso. 

Lo asistentes que prefieran no acceder a través de esta tecnología siempre tendrán la opción de acceder a través de un código QR o la búsqueda manual de su nombre en el mismo quiosco de check-in. Si se ha inscrito con reconocimiento facial, simplemente accederá más rápido. Cabe destacar que una tasa de participación del 20-40% es suficiente para marcar la diferencia a la hora de acelerar el proceso y evitar largas esperas. 

Finalmente, una buena comunicación mantendrá informados a los asistentes y tranquilizará a los que tengan dudas sobre el reconocimiento facial. 

2. Recoger imágenes es difícil 

La mayoría de los servicios de registro online permiten a los asistentes subir una foto o tomarse un selfie con la cámara de su portátil, tablet o móvil e incluso utilizar la imagen de perfil de sus redes sociales. Por lo tanto, recoger las imágenes no es tan difícil como se puede pensar. 

El problema es que la mayoría de estos sistemas no evalúan la calidad de la imagen, sin embargo, las empresas de registro que trabajan con Zenus ya han mitigado con éxito este contratiempo. 

En general, la posibilidad de recoger imágenes a través de dispositivos con una cámara facilita el proceso y permite simplificarlo con poco esfuerzo. 

3. Es caro 

Algunas tecnologías son caras, especialmente las que requieren un hardware especializado o un desarrollo a medida. Sin embargo, las aplicaciones basadas en software tienden a ser más asequibles y, afortunadamente, el reconocimiento facial entra en esta categoría. A menos que el planificador de eventos tenga unos requisitos especiales, la inversión asociada es de unos pocos euros por asistente. 

El reconocimiento facial es una gran inversión y en la mayoría de casos, los ahorros de costes asociados son suficientes para hacerlo rentable, como aumentar la velocidad del check-in entre 2 y 10 veces, contratar menos personal o utilizar un área de registro más pequeña. 

4. Tiene grandes requisitos 

Cargar una buena imagen en el registro online, a través de un portátil, tablet o móvil será suficiente para reconocer a una persona durante el acceso. El vídeo se transmite a los servidores de Zenus y se procesa allí, por lo que los requisitos son mínimos. El ancho de banda requerido es de 0.5 Mbps para cada quiosco con reconocimiento facial. 

Para la gran mayoría de casos y en comparación con otras alternativas tecnológicas, el reconocimiento facial es probablemente una de las opciones más fácil de implementar y la más intuitiva para los usuarios. 

5. No funciona tan bien como dicen 

Muchos organizadores no se atreven a dar el paso porque desconfían de su correcto funcionamiento en el momento clave, por ello es vital contar con los factores claves para el éxito, como son la planificación del evento, la comunicación con los asistentes y la experiencia de tus proveedores. 

El reconocimiento facial fué lanzado por Fielddrive y Zenus a finales de octubre de 2017 y desde entonces ha sido integrado con éxito en más de 20 eventos alrededor de Bélgica, Alemania, Suecia, Países Bajos y Estados Unidos. 

6. No está alineado con el GDPR 

Todos los datos de los asistentes se mantienen dentro del sistema de registro online que utiliza el organizador del evento. Zenus solo recibe imágenes de los asistentes a través de canales cifrados de forma segura. Una vez que ha recibido las imágenes, el software de reconocimiento facial extrae los datos biométicos de la cara y luego elimina la imagen de inmediato. Luego se envía un identificador único asociado con cada imagen sin tener que acceder a la información personal. Esto proporciona a los planificadores de eventos una tranquilidad total, ya que los datos se manejan de manera adecuada y segura, y luego se descartan. Una vez finalizado el evento, la base de datos completa se elimina tanto de los servidores como de los quioscos. 

Fielddrive y Zenus están alineados con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), asegurando el correcto tratamiento, transmisión y transferencia de datos, comprometiéndose a proteger la privacidad de los usuarios finales. 

En resumen: 

  • Los datos de los asistentes se mantienen en la plataforma de registro del organizador 
  • Las transferencias de información se realizan de forma segura a través de canales cifrados 
  • Las imágenes son analizadas de manera independiente y convertidas a un código biométrico 
  • Una vez realizado el proceso, las imágenes son eliminadas 
  • Los códigos biométricos son asociados a los identificadores de los asistentes, sin acceso a sus datos personales 
  • Una vez finalizado el evento se elimina la base de datos completa, tanto en los servidores como en los quioscos de acceso 

También tuvo tiempo de hablar sobre otros usos de esta tecnología que veremos próximamente en los eventos. Sin duda, esta es una ventana que nos permite ver el futuro del sector, donde la tecnología aparece de manera íntegra en el evento para aportar un mayor abanico de opciones, seguridad y analítica a los organizadores y una experiencia más personalizada para los asistentes.  

 

El Reconocimiento facial y sus usos para eventos

Algunos de sus futuras aplicaciones son: 

Check–In seguro 

La rápida identificación de asistentes a través de la tecnología de reconocimiento facial permite establecer algunos códigos de seguridad durante el acceso, evitando el acceso de personas en listados de búsqueda policial o con perfiles incompatibles con la categoría del evento. 

Servicios personalizados 

La identificación de identidad a través de los rostros de los asistentes hace posible un ilimitado número de servicios dentro del evento. Algunos de ellos son: 

  • Pantallas de información personalizada: Dónde los asistentes, al ser reconocidos, reciben la información en pantalla de su próxima sesión, reunión de networking u otra información de interés para los mismos. 
  • Preferencias y alertas alimenticias: Agilizando el proceso para determinar el menú de cada asistente, reconociendo sus gustos y evitando los alérgenos que cada asistente haya marcado durante el proceso de registro. 
  • Pago con reconocimiento facial: Más cómodo y seguro que el contactless. Los asistentes únicamente tendrán que confirmar la compra, ya que automáticamente su rostro ha sido asociado con su cuenta y, a diferencia de las tarjetas, no hay peligro de pérdida ni suplantación. 

 

El Reconocimiento facial y sus futuros usos para los eventos

 

Asistencia y detección de emociones 

¿Qué organizador de eventos no quiere conocer el número de asistentes que acuden a las sesiones o cuál es el nivel de satisfacción? Ya es posible gracias a las cámaras de acceso en salas, el conteo de personas en sesiones o el análisis de emociones durante una ponencia. 

Contactos 

Durante las ferias o eventos destinados al contacto de empresas y potenciales clientes, la identificación de estos suele ser una tarea compleja y poco intuitiva. Con el reconocimiento facial, el patrocinador o empresa propietaria de un stand podrá reconocer a los asistentes que se acerquen y descubrir su perfil de manera inmediata. 

Si quieres saber más sobre el uso del reconocimiento facial o sorprender a tus asistentes con esta tecnología en tus próximos eventos, ¡no dudes en ponerte en contacto con nosotros! 

08 Abr

Posted at 15:04h in Acreditaciones, Consejos, Eventos by

Una preocupación muy común entre los organizadores de eventos (sobretodo en los eventos de pago) es la de los “falsos asistentes” que acceden con los códigos de otros compañeros, falsifican su acreditación o acceden sin haber realizado el pago de la entrada.  Estas técnicas repercuten negativamente en los ingresos pero hoy en día, gracias a tecnologías como el reconocimiento facial, los organizadores pueden estar tranquilos con un check-in seguro y un registro completamente actualizado. 

 

¿Cuáles son las ventajas del reconocimiento facial? 

1. El reconocimiento facial es el único método que utiliza los rostros de los asistentes para su acreditación, de modo que ninguna otra persona pueda suplantar su identidad, proporcionando un alto nivel de seguridad durante el proceso de check-in. 

2. Es el método de acreditación más rápido, en 10 segundos es capaz de reconocer al asistente e imprimir su acreditación completamente personalizada. 

3. Durante el registro se solicitará al asistente cargar una foto o hacerse un selfie con su móvil o tablet, para instantáneamente ser analizada y verificar la calidad de la misma. Un proceso rápido, responsivo y seguro. 

4. El método más intuitivo para los asistentes, sin necesidad de presentar documentos en papel o códigos desde el móvil. Toda la información está encriptada y se elimina inmediatamente después del evento.  

5. Tiene usos adicionales, como el control de acceso en salas, conocer los impedimentos alimenticios o facilitar la recogida de datos por parte de los patrocinadores (si los usuarios lo han aceptado explícitamente). 

 

Reconocimiento Facial: Haciendo los accesos más seguros

 

Y además:  

Es un 50% más rápido que los métodos tradicionales 

El reconocimiento facial, junto con la impresión de acreditaciones, reduce las acciones requeridas por el asistente y garantiza que el tiempo de acceso sea de aproximadamente 10 segundos. Sin necesidad de entradas, códigos o correos electrónicos, que habitualmente genera confusiones y retrasos. 

Protege los datos con GDPR
Todos los datos de los asistentes se mantienen dentro del sistema de registro online que utiliza el organizador del evento, las imágenes se transfieren a través de canales cifrados y son eliminadas una vez son analizadas y convertidas a un código identificador (sin acceso a la información del asistente).  Esto proporciona a los organizadores una total tranquilidad, ya que los datos se manejan de manera adecuada, segura y una vez finalizado el evento, la base de datos completa se elimina por completo. 

Es respetuoso con el medio ambiente
El reconocimiento facial elimina la necesidad de las acreditaciones pre-impresas y las entradas en papel, reduciendo la cantidad de material utilizado y eliminando plásticos u otros elementos contaminantes. 

Es un elemento sorpresa para los asistentes
El reconocimiento facial es intuitivo y cómodo para los asistentes. La participación de los asistentes ya ha superado nuestras expectativas porque las personas están familiarizadas con esta tecnología y tienen curiosidad por conocer sus beneficios. Para los organizadores significa que las personas entran al evento con una mentalidad positiva y sociable, potenciando el famoso efecto “wow”. 

¿Quieres saber más sobre Reconocimiento facial? No dudes en escribirnos o si vas a asistir al 31 Congreso Nacional OPC Spain, dónde podrás verlo en funcionamiento, estaremos encantados de contarte más sobre esta tecnología.

Reconocimiento Facial: Haciendo los accesos más seguros

10 Dic

Posted at 16:29h in Acreditaciones, Consejos, Tecnología by

En 2016, cuando decidimos asociarnos con Fielddrive para potenciar la transformación digital en los eventos de nuestros clientes, nuestro sueño era liderar y poner al alcance de los organizadores españoles una tecnología fiable, rápida e innovadora  para el acceso de sus eventos. Hoy ese sueño es real y se ha ganado el reconocimiento de los mayores exponentes de la industria. 

Fielddrive y Zenus, ganadores del premio a mejor tecnología colaborativa y respectivamente elegidas como mejor empresa tecnológica para la gestión de asistentes y mejor aplicación de inteligencia artificial para eventos en los Event Tech Awards de Londres, han sido galardonados con el prestigioso Tech Watch Award de IBTM World en Barcelona. 

Danny Stevens, fundador y CEO de Fielddrive, dijo que estaban «muy orgullosos de guiar el cambio». El presidente de Zenus, Panos Moutafis , agregó: «Este premio conjunto nos da fuerza para continuar desarrollando soluciones innovadoras y mejorando la vida de los profesionales de eventos”. 

Esta asociación de dos potentes tecnologías ha revolucionado la industria y la forma de ver los accesos, desarrollando el registro más rápido del mundo. Una experiencia profesional, memorable y vanguardista para los asistentes de ferias comerciales, congresos, conferencias y eventos corporativos, la combinación de Fielddrive y Zenus se integra a la perfección y proporciona la máxima seguridad a través de unos datos biométricos completamente encriptados. 

¿Cómo funciona? 

Como resultado de esta colaboración obtenemos un sistema rápido, seguro y disruptivo, focalizado en el seguimiento y la personalización de los accesos. Pero profundicemos en estos aspectos para comprender por qué ha sido reconocida como la mejor tecnología para la gestión de asistentes 

1. Registro

Integrable con cualquier plataforma de registro o base de datos en excel, permite gestionar a los asistentes con información relevante, actualizada y segura para el seguimiento del acceso en tiempo real y el ingreso de nuevos registros en tiempo real. 

2. Identificación

Con tecnología de reconocimiento facial y/o lectura de códigos de barras para reconocer a los asistentes, imprimir en 6 segundos su acreditación e impedir la suplantación de identidad o el uso del mismo código en repetidas ocasiones. 

3. Acreditaciones 

A todo color y personalizadas con los datos obtenidos durante el registro como el nombre, la especialidad o la empresa, entre otros. Están diseñadas para su uso inmediato en el momento del acceso gracias a su formato troquelado, resistente, sin necesidad de plásticos y con distintos diseños para cada categoría de asistente. 

4. Seguimiento y resultados 

La base de datos se actualiza en tiempo real durante el evento, de esta manera los organizadores pueden consultar las estadísticas generales del acceso y comprobar si ciertos asistentes o ponentes han realizado el check-in.  

La mejor tecnología de acreditación y check-in en 2018

¿Qué opinan los clientes? 

El cliente y socio de Fielddrive, Keller Williams, fue uno de los primeros en probar el nuevo check-in con reconocimiento facial. Allison Young, Coordinadora de Proyectos de Eventos en Keller Williams cuenta: 

“Hemos sido clientes de Fielddrive desde 2016 y valoramos mucho su compromiso con la innovación de la industria. Este año, incorporamos la solución de reconocimiento facial de Zenus a nuestros eventos exclusivos y el check-in ha seguido siendo cada vez más rápido y sin estrés. ¡Utilizando esta tecnología nuestros asistentes pueden acceder rápidamente al evento y les brinda a los planificadores más información sobre los datos, mayores medidas de seguridad y mejores experiencias!” 

El Centro de Exposiciones y Convenciones RAI de Ámsterdam será el primero en incluir el reconocimiento facial en su cartera de ferias comerciales. Pim Schoonderwoerd, gerente de Servicios IT, cree que esto será una mejora significativa en la experiencia de los asistentes: 

“La implementación del sistema de acceso con Fielddrive en los eventos de la RAI de Ámsterdam proporcionará un gran valor añadido. Con el registro express, el reconocimiento facial y las amplias opciones para la impresión de acreditaciones, se multiplicarán las soluciones que podemos ofrecer a los organizadores. Me entusiasman las soluciones de Fielddrive y aspiro a una asociación a largo plazo.”

Acerca de Fielddrive y Zeus 

Fielddrive es la galardonada empresa de tecnología innovadora para eventos que ofrece soluciones a medida para el registro, el check-in, la acreditación, el seguimiento de los asistentes y la captación de leads. 

Por otro lado, Zenus Biometrics es el líder en soluciones de reconocimiento facial para eventos. Sus servicios son utilizados por organizadores y compañías de todo el mundo para facilitar a los asistentes una experiencia óptima, respetando la privacidad del usuario final, que forma parte de la misión principal de la empresa.  

Acerca de Orquidea Technology Group

En Orquidea contamos con más de 6 años de experiencia en la implementación de tecnología para la gestión de asistentes y como Global Partner de Fielddrive, somos los encargados de su distribución en España.


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17 Sep

Posted at 10:22h in Acreditaciones, Tecnología by

This case study describes how the Spring Masterminds 2018 event in Florida (USA) expedited your access using the Face Recognition for Event Check-in and achieving an impressive average time for the accreditation of nine seconds per assistant. 

The event 

Spring Masterminds es un evento anual organizado por KW MAPS Coaching, una de las principales organizaciones de formación del mundo para profesionales de bienes raíces y líderes empresariales comprometidos con la transformación de sus negocios y vidas a través de la educación y el entrenamiento. En resumen: 

  • Un evento de 3 días 
  • 1.360 asistentes registrados online para el evento de 2018 
  • 664 proporcionaron una imagen para acceder a través del Reconocimiento Facial 
  • 63 asistentes extra registrados en el lugar del evento 
  • 978 asistentes autorregistrados en el lugar del evento utilizando los quioscos 
  • 118 asistentes registrados en el mostrador 

El Reto 

Para el evento Spring Masterminds, el organizador debía registrar a cientos de asistentes en un corto período de tiempo, por lo tanto, era vital garantizar que el proceso de registro fuese rápido y sin complicaciones. Además, quería poder proporcionar información personalizada a los asistentes y ayudarlos a transitar por la sede del evento, evitando confusiones con los cambios de sala. 

 reconocimiento facial para registro de eventos

Los objetivos 

Los objetivos del evento eran formar a los agentes inmobiliarios y ayudarlos a mejorar sus habilidades a la vez que se fomentaba el networking. Por tanto, era importante que las personas tuviesen una actitud sociable y se fomentara la comunicación.  

 

¿Por qué Reconocimiento Facial? 

El organizador de eventos utilizó el registro online de Etouches y los quioscos de Fielddrive para el proceso de check-in e impresión de acreditaciones, aprovechando que estos están diseñados para integrarse con cualquier sistema de registro. 

El sistema de Reconocimiento Facial permitía a los organizadores del evento identificar a los asistentes mediante una base de datos biométricos faciales en tiempo real. 

Los asistentes se registran online como de costumbre, pero tienen la opción de cargar una imagen suya y acceder a través del reconocimiento facial. El día del evento, los asistentes se identifican al situarse frente a la cámara y automáticamente el quiosco procede a imprimir su acreditación. Por otro lado, los asistentes que no facilitaron su imagen para el reconocimiento facial utilizaron el acceso a través de códigos de barras.

El reconocimiento facial hace que el proceso sea más rápido y permite economizar el acceso debido a la reducida cantidad de quioscos para el check-in, las horas de registro y el personal requerido. Todo lo que necesitas es una conexión WiFi estable ya que es un servicio ofrecido desde la nube. 

En lo relativo a seguridad no se transfieren datos personales, la plataforma de registro anonimiza las imágenes y las envía a un servidor, desde donde se procesan y eliminan, tanto las imágenes como sus metadatos. El proceso es extremadamente seguro y respeta la privacidad de los asistentes. 

 El sistema de reconocimiento facial para identificar a los asistentes.

¿Cómo se lograron los objetivos? 

Por primera vez el evento optó por utilizar el reconocimiento facial con cinco quioscos instalados en el lugar del acceso. Mientras los asistentes caminaban hacia los quioscos, la cámara escaneaba su rostro, le reconocía y mostraba un mensaje de bienvenida a la vez que imprimía su acreditación. Si no se encontraba una coincidencia, se le pedía a los asistentes que escanearan en el mismo quiosco su código de barras (facilitado en el email de confirmación durante el registro) o ingresaran su nombre. El hecho de que todos los quioscos estuvieran equipados con reconocimiento facial hizo que la logística fuera fácil. 

 

La acreditación instantánea 

El proceso de registro permitió que las acreditaciones se imprimieran automáticamente, en tiempo real y a medida que los asistentes se registraban. Las acreditaciones se imprimen sobre un formato en blanco, lo que permite imprimir únicamente las necesarias y que el nombre del asistente, la empresa o hasta el propio diseño de la acreditación (dependiendo de la categoría de asistente) fuese personalizado en cada una de ellas. Este año, el organizador eligió mostrar la agenda en la parte posterior de las acreditaciones junto con las diferentes salas dónde se iban a llevar a cabo. 

 

Velocidad en el acceso 

La tecnología de reconocimiento facial fue capaz de agilizar el proceso de check-in y acreditación, reduciendo el tiempo promedio a nueve segundos por asistente. 

Los asistentes quedaron muy complacidos con el proceso porque no necesitaban imprimir su acreditación y no tuvieron que revisar su correo para encontrar un código que escanear. Estas acciones generalmente ralentizan considerablemente el proceso de registro y check in en el lugar del evento.  

 

Logística 

El organizador del evento estaba encantado de que el proceso de registro fuera tan rápido y sencillo, reconociendo que fue la experiencia de registro más libre de estrés en la historia del evento. El proceso fue tan rápido que incluso durante la hora pico no se utilizaron más de dos o tres quioscos. Esto reducirá los requisitos para el próximo evento y permitirá ajustar aún más el presupuesto destinado al registro y el acceso. 

 La tecnología de reconocimiento facial para el registro y el check-in en el lugar del evento.

¿Cuáles eran los desafíos y cuáles fueron sus soluciones? 

Existieron dos desafíos clave donde los organizadores centraron toda su atención: 

1. Control de calidad de las imágenes 

La recopilación de imágenes representó un desafío para el organizador porque, aunque la plataforma de registro de Etouches permitía a los asistentes subir una imagen, no verificaba la calidad y la idoneidad. Como resultado, hubo asistentes que enviaron imágenes no aptas para el reconocimiento facial, por ejemplo, con caras múltiples en la misma imagen o de muy baja calidad. 

Para mitigar este problema se ha implementado un microsite web para la colección de imágenes a través de una campaña de correo electrónico. Cada asistente recibe un mail al momento de registrarse con una URL única que lo lleva a una página de destino donde se le solicita que acepte las condiciones y permite la carga de imágenes. Este microsite permite al organizador la recepción de feedback en tiempo real y controla la calidad de las imágenes subidas a la plataforma para evitar problemas en el momento del acceso. Además de ofrecer oportunidades de patrocinio para generar ingresos adicionales. 

 

2. Ancho de banda de Internet 

La conexión a Internet es muy importante y en muchos lugares es lenta o inestable a menos que el organizador establezca con antelación las condiciones con la sede del evento o una empresa especializada. Para el reconocimiento facial puede ser suficiente una velocidad de carga de 0,5Mbps por quiosco para proporcionar un proceso de check-in con confiable y rápido. Esto es equivalente a la red WiFi disponible en cualquier Starbucks y por tanto no es nada inalcanzable. 

 

Los resultados 

Los comentarios de los asistentes fueron realmente positivos. Muchos comentaron que estaban tratando de sacar su teléfono del bolsillo cuando se acercaron al quiosco y, antes de hacerlo, ya habían sido reconocidos y saludados por su nombre. Los asistentes afirmaron querer seguir viendo esta tecnología en los futuros eventos a los que asistan. 

The organizing team was impressed with the speed and fluidity of the process, emphasizing the lack of queues. Attendees were happy, there was no stress or delays and it was a great start to the event. The performance of each kiosk was 400 attendees per hour. 49% of attendees opted for facial recognition in the first edition of the event with this technology and therefore the acceptance rate is expected to increase in the coming years, with attendees already familiar with this system.
 

In  conclusion 

The registration process is the first contact between the assistant and the company organizing the event and should make a positive impression. Starting the event in the right way through a quick and striking process such as facial recognition makes your attendees access with another predisposition, while your event acquires a unique technological aspect. Providing an average event recording time of nine seconds is hard to beat! 

 

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13 Jun

Posted at 12:40h in Acreditaciones, Eventos, Seguridad, Tecnología by

¡El reconocimiento facial para eventos ya está aquí! Ahora que esta tecnología se está convirtiendo rápidamente en parte de nuestra vida cotidiana. Los usuarios de iPhone X abren su teléfono usando esta tecnología como contraseña. Los aeropuertos y aerolíneas están comenzando a utilizarlo como una forma más rápida y segura de realizar el check-in y el embarque para sus vuelos. Apple, Facebook, Google y Snapchat han realizado recientemente importantes inversiones para desarrollar sus capacidades en este apartado y es probable que, en los próximos años, el reconocimiento facial ayude a eliminar las contraseñas y a proporcionar formas más fáciles y más seguras de proteger nuestras identidades y datos online.

Y ahora, llega el reconocimiento facial para eventos. Con esta tecnología, el registro y el check-in reducen su tiempo de recogida de datos e identificación, incorporando además múltiples opciones para la mejora de tus futuros eventos.

 

¿Cómo funciona?

El reconocimiento facial para eventos se encuentra en su fase inicial pero se ha adaptado rápidamente a la industria y actualmente se está trabajando para evolucionar sus capacidades. El siguiente vídeo muestra cómo se desarrolla el proceso de check-in en un evento con la tecnología de Fielddrive:

 

 

Durante este tipo de acceso diferenciamos los distintos pasos:

1. En el momento del acceso, los asistentes registrados con su foto son dirigidos a una cola rápida con reconocimiento facial, dónde se encuentran con una cámara y un monitor. La precisión de esta tecnología supera el 99% de acierto.

Existen varias opciones para el 1% de los asistentes que el sistema no reconoce, como que la persona encargada de recibir a los asistentes puede acceder a una pantalla táctil con las cuatro caras de mayor coincidencia biométrica y seleccionar la correcta.

2. Una vez reconocidos, continúan por el pasillo hasta llegar a un puesto de impresión de acreditaciones que, al estar sincronizado con las cámaras, imprime su acreditación personalizada (con nombre, empresa, etc.) en 6 segundos. Esto implica que es el doble de rápido que cualquier otro sistema de acceso e impresión de acreditaciones estándar.

Este sistema facilita a su vez la diferenciación de categorías de asistentes, generando diseños completamente distintos para cada tipo de invitado, como los ponentes o el público VIP.

3. Una vez dentro del evento, los asistentes son dirigidos a la recogida de su bolsa de bienvenida para liberar el paso durante el acceso. Rápido y sencillo.

 

El reconocimiento facial para eventos en números:

Las pruebas con grupos de 500 a 3.000 asistentes han demostrado que alrededor del 12-15% aceptarán subir una foto suya durante el registro para acceder a través de una cola rápida y aquellos que no cargaron su fotografía lo hicieron por preocupaciones sobre la privacidad.

Sin embargo, se mostró un gran interés en esta nueva tecnología y varios de los que no aceptaron la carga de la imagen durante el registro, en el momento del acceso expresaron su interés en cómo acceder por la cola rápida de reconocimiento facial.

Se estima que en un futuro cercano, con una tasa de adopción mayor por parte de los asistentes, el sistema requerirá menos equipo, menos personal y reducirá sustancialmente el tiempo del registro. Se estima que si el 90% de los asistentes aceptan al registro con reconocimiento facial, ¡los costes del equipo y el tiempo de registro se podrían reducir a la mitad!

 

Beneficios del acceso:

  • El reconocimiento facial es un sistema de acceso más rápido.
  • Genera una buena impresión, con tecnología puntera y memorable.
  • Puede introducirse el autocheck-in, reduciendo los costes de personal.
  • Es más seguro y reduce los imprevistos generados por otros medios físicos.
  • Recoge datos y analíticas desde el primer momento.

 

El futuro y un abanico de posibilidades:

  • Si las gafas de realidad aumentada se extienden más ampliamente, el personal de registro o incluso los expositores podrían usarlas para reconocer a los asistentes por su nombre. Aunque actualmente existen algunos problemas de privacidad, seguro que son resueltos en el futuro y los expositores podrán ampliar la información sobre sus leads.

 

  • Además del acceso, esta tecnología podría usarse para controlar el acceso a las salas donde se celebran determinadas sesiones o exposiciones.

 

  • Las cámaras de reconocimiento facial podrían usarse con sistemas de análisis facial, identificando la edad y las reacciones de los asistentes para determinar detalles demográficos adicionales sobre los asistentes al evento.

 

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21 May

Posted at 13:58h in Acreditaciones, Apps para eventos, Consejos, Eventos, Tecnología by

La estrategia de tu evento, como cualquier campaña de marketing, se basa en la premisa de: construir, medir, aprender y construir de nuevo. Cada evento es una nueva oportunidad para mejorar este proceso y cómo no, la tecnología en tus eventos te ayudará a automatizar este trabajo y a hacerlo cada vez más productivo.

En las siguientes secciones, examinaremos los desafíos más comunes a los que se enfrentan los organizadores de eventos y recomendaremos las mejores soluciones para abordarlos. A continuación analizaremos una variedad de soluciones para que puedas encontrar la que mejor se adapte a tus necesidades:

Antes del evento

Antes de que llegue el día del evento, es necesario realizar una gran parte del trabajo. En esta sección, examinaremos qué herramientas utilizar y cómo promocionar tu evento.

1. Crea un sitio web para el evento

Tecnología recomendada: Plataforma de registro online

Tu sitio web es, a menudo, la primera impresión que la gente tendrá de tu evento y lo que representa. Además de compartir información sobre tu evento, tu sitio web será el lugar donde la gente se registre para tu evento.

Afortunadamente, cuando se trata de construir un sitio web para eventos, tienes muchas posibilidades para crear una plataforma online que cumpla con los objetivos del registro, personalizando tanto los campos de registro como la estética y la información que contenga.

Cómo aplicar la tecnología en tus eventos paso a paso

2. Promociona tu evento por correo electrónico

Tecnología recomendada: Mailchimp

Los especialistas en marketing de las organizaciones más exitosas creen que el email es el canal más exitoso para promocionar los eventos. Una campaña de marketing por correo electrónico debe segmentar de forma inteligente los contactos de correo electrónico en función de los objetivos de tu evento y, por otro lado, lograr una identidad visual propia y práctica.

3. Anúncialo en las redes sociales

Tecnología recomendada: Hootsuite

Si bien las redes sociales pueden no ser el canal más popular para promocionar tu evento, es un medio muy útil con un bajo presupuesto. Las prácticas comunes incluyen tener un hashtag para las comunicaciones, monitorear los canales de las redes sociales para conversar sobre tu evento y la colaboraciones con influencers.

Debes incluir varias funciones para promocionar tu evento en redes sociales y medir el éxito. Cuando se trata de programar publicaciones, tu software de automatización en redes sociales es tu mejor amigo.

Durante el evento

En esta sección, exploraremos cómo la tecnología en tus eventos pueden ayudarte a administrar una gran variedad de procesos, desde registrar a los asistentes hasta mostrar a los patrocinadores del evento.

1. Agiliza el acceso

Tecnología recomendada: Fielddrive

El primer contacto físico con el evento debe proporcionar una buena impresión y no desilusionar al asistente con largas esperas. El acceso además puede ser personalizado con impresión instantánea de acreditaciones por categorías de asistentes o aplicando tecnologías de reconocimiento facial durante la entrada.

Es importante que el sistema de acceso esté sincronizado con el registro de los asistentes para conocer y gestionar los datos en tiempo real, ampliando además, el posterior análisis.

Cómo aplicar la tecnología en tus eventos paso a paso

2. Analiza la asistencia de sesiones

Tecnología recomendada: Plataformas de registro, Apps para eventos y Encuestas de satisfacción.

Quién se inscribe en cada sesión y qué sesiones son más populares entre los asistentes son dos datos muy útiles para el posterior análisis del evento. Por un lado, los datos sobre la cantidad de registros de cada sesión pueden indicarte qué sesiones son más populares mientras, por otro lado, saber en qué sesiones están interesados ​​tus asistentes puede ayudarte a elaborar el contenido de futuros eventos o el contenido posterior al evento para dar seguimiento a los asistentes.

Posteriormente, recibir el feedback de tus asistentes a través de encuestas de satisfacción puede revelarte si el ponente y el contenido de las sesiones fué realmente interesante.

3. Haz que participen y se integren

Tecnología recomendada: Eventmobi 

Como mencionamos anteriormente, los asistentes se han acostumbrado a usar aplicaciones para eventos para consultar la información de las conferencias o congresos. A continuación te dejamos varios casos de uso:

  • Ver el programa del evento, lo ponentes y crear agendas personales
  • Conocer a los asistentes y fomentar el networking
  • Participar en votaciones o realizar preguntas durante las sesiones
  • Valorar las sesiones y los ponentes
  • Recibir actualizaciones del evento a través de notificaciones push

4. Ofrece exposición a tus socios y patrocinadores

Tecnología recomendada: Eventmobi

Los patrocinadores de eventos son absolutamente esenciales para hacer posible las conferencias o congresos B2B. Para atraer patrocinadores y mantenerlos felices, los organizadores de eventos deben demostrar que su evento vale la pena la inversión.

Los organizadores de eventos tienen múltiples formas de hacer que un evento valga la pena a través de paquetes de patrocinio. La tecnología en tus eventos y en concreto las apps, multiplican las opciones. Imagina que puedes mostrar sin problemas los logotipos de tus patrocinadores en los correos electrónicos, la web y la aplicación del evento, todo con una única tecnología.

Algunas aplicaciones para eventos, como Eventmobi, ofrecen funciones exclusivas solo para patrocinadores que incluyen:

  • Registro e invitaciones patrocinadas
  • Espacios de patrocinio personalizados
  • Ofertas especiales y promociones en la app
  • Resultados y estadísticas de interacción con la marca patrocinadora
  • Sincronización con pantallas del evento para la exposición dinámica de información y patrocinadores

Cómo aplicar la tecnología en tus eventos paso a paso

Después del evento

La etapa posterior a tu evento es el momento dedicado a impulsar acciones y aportar valor a tu estrategia.

1. Del evento a las ventas

Tecnología recomendada: Salesforce

Gracias a tu sistema de registro debes tener una lista de todos tus invitados, incluso con la app del evento puedes tener otra información, como a qué sesiones asistieron o qué patrocinadores visitaron.

Una vez que esta información sea sincronizada con el CRM, tu equipo de ventas tendrá una mejor idea de a quién deben contactar.

2. Estadísticas y ROI

Tecnología recomendada: Eventmobi

A través de tu app para eventos puedes medir los ingresos, los registros, la popularidad de las sesiones o la exposición de tus patrocinadores, todo ello a través de sencillos informes y gráficos.

Planifica tus objetivos y enfoca la recogida de datos a los aspectos más importantes de tu campaña o compara de manera cruzada los resultados de dos o más eventos similares.

Conclusión

En cada etapa del evento existe la oportunidad de aprovechar la tecnología en tus eventos para que tú y tu equipo seáis más productivos que nunca. En este artículo cubrimos las tecnologías centrales que pueden llevar tu estrategia de eventos al siguiente nivel. A medida que continúes desarrollando tu abanico de tecnología para eventos, podrás encontrar nuevas tecnologías que sirvan en tu estrategia.

  • Aprovecha el registro online, la app para eventos y el CRM para maximizar la productividad.
  • Antes de tu evento, puedes aprovechar la tecnología en tus eventos para construir la base de tu campaña promocional y de patrocinio.
  • Durante tu evento, puedes aprovechar la tecnología para mostrar a tus patrocinadores y socios, involucrar a los asistentes y recopilar datos de gran valor.
  • Después, la tecnología en tus eventos facilita la comunicación entre los diferentes equipos, el seguimiento de asistentes, la creación de informes, la visualización de resultados y el ROI.
  • En cada etapa del evento, asegúrate de que tu tecnología esté integrada a la perfección para evitar perder datos de interés.

Si quieres rentabilizar tu tiempo y tu presupuesto durante tu próximo evento, llámanos y te ayudaremos a planificar la estrategia que necesitas para alcanzar tus objetivos con las mejores tecnologías de integración en eventos.