La planificación de ferias o congresos implica multitud de variables y factores que complican la capacidad de evaluar los resultados y conocer el ROI en los eventos (Return of Investment o retorno de la inversión). ¿Cómo puedes asegurarte de que estás midiendo el éxito de tu reunión, feria o conferencia? Esta pregunta es la razón por la que la definición de las métricas del evento debe ser una tarea prioritaria.
Para ayudarte a la hora de definir con éxito los indicadores de tu evento, aquí te traemos una lista de 20 KPI´s (Key Performance Indicators o indicadores clave de rendimiento) imprescindibles para la medición del ROI en los eventos. Si tu principal objetivo es aumentar el conocimiento de la marca, maximizar los ingresos o fidelizar a los asistentes, esta lista te ayudará a comenzar a definir la fórmula para el éxito de tus eventos.
1) Total de inscripciones
Seguramente una de las métricas más importantes para la medición del ROI en los eventos, el número de registros es una de las maneras más rápidas para calcular el éxito del evento. También es clave realizar un seguimiento mensual de las inscripciones para tener una comprensión más clara del desempeño de las ventas a lo largo del tiempo.
¿Qué mes tuvo más registros? ¿Por qué? Cuanto más detallada sea la métrica, más claridad te proporcionará al evaluar el ROI en los eventos.
2) Check-in del evento
Este indicador muestra directamente la cantidad de asistentes que se han registrado y han llegado al evento. Este KPI es crucial para medir el ROI en los eventos, tanto en términos absolutos como relativos. Comparar el número de check-in con el número total de registros es una estadística importante que te puede indicar por qué estás perdiendo a tus asistentes entre el registro y el check-in.
Asegúrate de que el número de registro es exacto para cada día de tu evento y así poder comparar este número con otras métricas.
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3) Encuestas de satisfacción de los asistentes
La manera más inmediata de saber si los asistentes disfrutaron del evento es preguntándoles directamente. Las respuestas a las encuestas son útiles para entender la satisfacción de los asistentes y asegurar que los eventos futuros cumplan con las expectativas.
Se específico con las preguntas y cuando sea posible, ofrece opiniones de respuesta numéricas, así serás capaz de sacar conclusiones más profundas con datos cuantificables que aporten fiabilidad a la hora de medir el ROI en los eventos.
4) Puntuación Neta de Promotores (NPS)
Aunque este KPI también entra dentro de las encuestas de satisfacción de los asistentes, el NPS es lo suficientemente importante como para merecer su propio lugar en esta lista.
Al hacer una pregunta de escala 1-10, las puntuaciones 9-10 son considerados “promotores” que actuarán como entusiastas leales a la marca de tu evento. Las puntuaciones de 7-8 son “pasivos”, asistentes satisfechos pero que siguen siendo vulnerables a otras ofertas competitivas. Por último, las puntuaciones entre 0-6 son considerados “detractores” y corren el riesgo de dañar tu marca a través de reseñas negativas. El NPS se calcula del siguiente modo.
[ % De promotores ] – [ % de Detractores ] = NPS
Esta puntuación es un indicador clave de la cantidad de valor que tu evento ha aportado a los asistentes, algo que a todo profesional de los eventos le gustaría saber. En una segunda fase, el objetivo será conocer el por qué de esas respuestas con preguntas cómo ¿Que destacaría al recomendarlo a un amigo? para los promotores, ¿Que aspectos mejoraría? para los pasivos y ¿Cuáles son los aspectos negativos? para los detractores.
5) Número de miembros activos de la comunidad
Este indicador garantiza que se mantengan tanto los niveles de actividad dentro de la comunidad, así como de los tipos de asistentes más activos. Las métricas de un miembro activo de la comunidad pueden ser el número de perfiles vistos o el tiempo pasado dentro de la aplicación. Estos datos son útiles para optimizar la experiencia de la App y encontrar formas de involucrar a los asistentes dentro de la plataforma, así como de evaluar el ROI en los eventos.
6) Número de mensajes enviados dentro de la comunidad
Entre las muchas otras formas de medir la actividad dentro de la comunidad del evento, el número de mensajes enviados entre los miembros demostrará si la plataforma se está utilizando como una herramienta eficaz de networking. Desarrollar relaciones comerciales es uno de los componentes claves de cualquier evento y medir esta métrica en particular demostrará si la App es útil para facilitar las conexiones.
7) Participación de los ponentes
Aunque puede haber mucho interés en que un ponente en concreto suba al escenario, el desempeño de éste es determinado, en última instancia, por la audiencia. Una forma de evaluar el interés, es el de medir la cantidad de vistas de perfil que reciben dentro de la App. Además, proporcionar formas en las que los ponentes puedan interactuar y responder a las preguntas de los asistentes genera una comunicación de doble sentido que añadirá valor e incrementará el ROI en los eventos.
8) Tasa de respuesta en encuestas durante las sesiones
Con una App para eventos, puedes hacer que los asistentes voten en encuestas en directo durante las sesiones. Esta tasa de respuesta indicará los niveles de participación de los asistentes y es una manera, para los organizadores del evento, de conocer qué sesiones tuvieron más éxito.
9) Menciones en redes sociales
Las menciones se dan cuando los usuarios escriben directamente el nombre de tu perfil del evento o lo hacen a través de un hashtag en su comentario o tuit. Durante el proceso de planificación del evento, asegúrate de que tu nombre de perfil y tu hashtag son simples, únicos y de fácil difusión. Mantener un seguimiento de las menciones te ayudará a medir el ROI en los eventos, entender el ruido social y la predisposición de tus asistentes a compartirlo en las redes.
10) Participación en los medios sociales
Algo diferente de las menciones es la reacción ante los mensajes con un “me gusta”, las veces que se han compartido o retuiteado. Esta métrica es un indicador preciso de saber que sesiones, ponentes y el propio evento es de popular. Asegúrate de tener suficiente contenido y de calidad para reaccionar a los comentarios de tus seguidores.
En ocasiones, los eventos son difíciles de medir y es complicado recibir la aprobación de ciertos gastos si no se pueden mostrar unos resultados que los justifiquen. Por ello, establecer unos indicadores correctos y ajustados a tu estrategia es de vital importancia para el diseño de tus eventos.
¡Dentro de poco la segunda parte!