Cuando se prepara un evento se dedica mucha atención a crear una experiencia atractiva para los asistentes pero maximizar la participación antes de un evento se suele considerar al final de la planificación, en caso de que se haga.

No quieres que todos los meses de duro trabajo en el diseño y planificación de la experiencia hayan sido en vano, por lo que es crucial que pienses cómo promover tu evento y entusiasmar a los asistentes antes de que lleguen. La estrategia de participación antes de un evento es tan importante como tu estrategia para mantener a los asistentes involucrados durante el mismo. Desarrollar una relación con los asistentes antes del evento puede ser extremadamente ventajoso para que tu audiencia colabore en el proceso de elección de los contenidos o comience a promover el evento por su cuenta.

Objetivos para la promoción previa al evento

Antes de un evento, los principales objetivos de un organizador de eventos son mantener informados a los asistentes sobre todo lo relacionado con el evento y permitirles comenzar a conectarse con otros asistentes.

Los objetivos comunes incluyen:

  • Aumentar la expectación mediante el intercambio de detalles del evento con los asistentes a través de canales privados y públicos
  • Romper el hielo entre los asistentes para ayudarlos a sacar el máximo provecho de la experiencia
  • Conectar a los asistentes primerizos con los más experimentados para dar la posibilidad de comunicarse y solucionar dudas entre la propia comunidad
  • Involucrar a los asistentes en la planificación de la experiencia al obtener sus comentarios y aportes
  • Ayudar a los asistentes a encontrar a otros interesados en los mismos temas o interesantes para su crecimiento profesional
  • Ofrecer a los ponentes la oportunidad de iniciar una discusión con los asistentes sobre los temas de las sesiones

Tácticas para comenzar

A continuación se detallan las tácticas que te ayudarán a ejecutar una estrategia promocional previa al evento, aumentando la participación de los asistentes. Estos consejos se basan en los éxitos que hemos experimentado con nuestros clientes, por lo que aprender de sus beneficios también te permitirá alcanzar el éxito en la promoción de tu evento.

1. Crea engagement a través de las redes sociales públicas

Inicia conversaciones en medios sociales como en tu página de Facebook, LinkedIn Groups, foros, Twitter o Instagram para generar espectación alrededor del evento.

Publica contenido promocional como videos de eventos pasados, publicaciones de ponentes y comentarios con el hashtag del evento. Ver un video de un evento anterior puede estimular los buenos recuerdos entre la comunidad, despertar la curiosidad en los “novatos” e impulsar la participación antes de un evento.

Diseña e incorpora campañas de marketing dirigidas a cada segmento de los miembros de tu audiencia en torno a un tema o inquietud común. Esto funciona especialmente bien con un público amplio que pueda dividirse en distintos grupos con intereses especializados.

2. Genera engagement a través de los canales internos

Crea y promueve el uso de plataformas sociales internas, como los foros online exclusivos para miembros, las comunidades en sitios web y los canales de discusión dentro de la aplicación del evento. Los canales privados son ideales para ciertos tipos de discusiones relacionadas con el evento que pueden no ser tan relevantes para la los demás. También crean una sensación de exclusividad que alienta a los asistentes a interactuar entre ellos y favorece la participación antes de un evento para conocer las últimas noticias.

Sugerencias de aplicaciones en eventos:

Crea una app para eventos y anima a tus asistentes a descargarla antes del evento

Las apps para eventos son una excelente manera de ayudar a aumentar la participación antes de un evento y ofrecen muchas oportunidades para que los asistentes se conecten entre sí. Anuncia la descarga de la aplicación unas semanas antes del evento durante las promociones y preséntala como una forma de obtener información actualizada o contenido exclusivo para fomentar la adopción. Aquí te dejamos un par de ideas creativas sobre cómo aprovechar la aplicación para generar entusiasmo y oportunidades de networking antes del evento:

– En los canales de discusión los asistentes pueden comenzar a conversar sobre temas de interés, como organizar excursiones para visitar los lugares de interés locales antes del evento para los primeros en llegar.

– Actualiza el muro del evento con las imágenes de tu equipo preparando el evento o anuncia a los nuevos ponentes que estarán presentes en tu evento para entusiasmar a los asistentes y difundir los mensajes.

Comparte contenido relacionado con los ponentes y las sesiones del evento: publica y comparte enlaces a contenido de formato más extenso, como las publicaciones del blog o los artículos escritos por los ponentes y el equipo del evento, para entusiasmar a los asistentes y mostrarles más información sobre las sesiones del evento.

Utiliza la app del evento para comunicarte con los asistentes

Las notificaciones y las alertas desde la app son una excelente manera de mantener a los asistentes informados sobre las últimas novedades y actualizaciones de la agenda. Por ejemplo, cuando se añaden nuevas sesiones y ponentes al programa, puedes enviar una notificación y crear un grupo de discusión para que los asistentes puedan interactuar con los ponentes y hacerles preguntas de antemano. Los documentos también se pueden cargar en una biblioteca dentro de la aplicación del evento para que los asistentes los consulten o descarguen.

Impulsa la participación antes de un evento: los canales de discusión en la app son una gran herramienta para organizar el chat grupal con temas específicos y ayudar a tu público a conocer a aquellos con intereses comunes. Los asistentes pueden usar esta plataforma para comenzar a conectarse con el evento y entre ellos.

Reúne las ideas de los asistentes a través de encuestas de registro

Durante la etapa de registro, utiliza esta oportunidad para recopilar los datos que puedas usar para segmentar a tu audiencia y ayudarte con el diseño del evento. Para evaluar qué temas les interesan más a tus asistentes o las actividades en las que podrían estar interesados ​​en participar antes y/o durante el evento, puedes usar tu aplicación para enviar encuestas y recopilar comentarios antes del evento.

Además de ayudar a tu equipo a diseñar la agenda y la experiencia del evento, también puedes compartir los resultados de la encuesta en el muro del evento y enviar una notificación para informar a los asistentes que sientan curiosidad por ver los resultados. Los beneficios son dobles: no solo se brinda a los asistentes la oportunidad de interactuar entre ellos y contribuir con sus comentarios, sino que también se obtiene información valiosa que te ayudará a guiar el diseño de tu agenda y del evento en general. ¡Todos ganan!

En conclusión

Para los organizadores de eventos interesados ​​en crear el evento más exitoso posible, la participación antes de un evento es una de las mejores prácticas de la industria que puede resultar en asistentes más felices al evento.

El retorno de la inversión de tu evento proviene de la capacidad para extraer valor de las interacciones y el compromiso de tus asistentes. La promoción previa al evento ayuda a los organizadores, no solo a atraer a una multitud al evento, sino también a conseguir los mejores leads de esa multitud.

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