Como planificadores de eventos nos esforzamos por contentar a los asistentes de nuestros eventos y tratar de causar un impacto duradero. Así que aquí os traemos la primera parte de 16 maneras de darles a tus invitados una experiencia feliz y agradable.

Contentar a los asistentes no es algo que suceda por accidente, es algo que requiere mucha planificación para no obstaculizar una experiencia de usuario positiva. Y no solo los eventos de gran presupuesto pueden contentar a los asistente, así que no importa si tu evento o presupuesto es grande o pequeño, aquí tienes algunas maneras prácticas de obtener buenos resultados y hacer sonreír a tus invitados.

1. Muestra que te importan

Conoce a tus asistentes, pregúntales sus problemas y lo que les gustaría ver y responde con una organización adecuada. Crea votaciones o encuestas , así como oportunidades para hablar sobre sí mismos y demuestra que no se trata solo de tu marca. Una de las principales formas de mostrar tu interés por los asistentes es escuchándolos y, a veces, simplemente con hacer las preguntas correctas puedes diferenciarte de la competencia.

También podrías mostrar las iniciativas sociales en las que está involucrado, así como colaborar con tu entorno para mostrar a los asistentes la importancia de tus valores. Los asistentes que sienten que una marca tiene moral y trabaja para mejorar la comunidad son más propensos a ser leales.

2. Obsequiales

Obviamente, ¡los regalos te ayudan a contentar a los asistentes! Dicho esto, por mucho que deseamos tener el presupuesto necesario para regalar tecnología o un dispositivo a cada asistente, no siempre es posible. Pero puedes optar por algo un poco más económico en su lugar que, por ejemplo, tenga un valor añadido o ayude al desarrollo profesional del asistente, como un libro electrónico o un seminario web. O simplemente dale un toque creativo a tus bolsas de regalos para que sean más interesantes que las genéricas de la mayoría de eventos y muestra que realmente has pensado en ello.

Nada anima más a tus asistentes que obtener regalos desde el principio y eso les dispone para aceptar el diseño de tu evento de una manera positiva. Alternativamente, si te preocupa que los asistentes los “cojan y corran”, puedes hacer regalos más pequeños durante todo el evento, ¡lo que prolonga la felicidad!

16 formas de contentar a los asistentes

3. Haz que se sientan importantes

Muestra a los asistentes que no son sólo un número más, haciéndoles sentir importantes y queridos. Personaliza las comunicaciones y dirígete por sus nombres cuando hables con ellos, ya sea por correo electrónico, a través de la App del evento o en redes sociales como Twitter o Facebook. Intenta responderles rápidamente y con aportaciones de valor que ayuden a construir una relación de lealtad con la marca y aumentar las recomendaciones boca a boca.

4. Recompensa la lealtad

Con todas las marcas llamando la atención y buscando nuevas maneras para impactar a tus invitados, recompensa la fidelidad de tus asistentes y seguidores para mantenerlos contentos. Asegúrate de que no tengan ningún motivo para ser atraídos por tu competencia y haz uso de tarjetas de fidelidad, descuentos exclusivos, ofertas anticipadas para asistentes de eventos pasados ​​o sorteos regulares entre los suscriptores.

Contentar a los asistentes a través de una estrategia de fidelización es la manera más rentable de crear un vínculo entre tu marca, el evento y los asistentes, ayudando a prolongar su asistencia y creando una comunidad que potencie tus ferias, congresos o conferencias.

5. Piensa en sus necesidades

Planifica tu evento pensando contentar a los asistentes y solventar sus necesidades en lugar de centrarte en las los intereses de patrocinadores u otras partes interesadas para no comprometer la experiencia de tus invitados. Considera obtener una mayor aceptación a través de la co-creación y la colaboración en tus eventos y pregunta a los asistentes qué es lo que quieren ver, por qué asisten o qué quieren conseguir con ello para, finalmente, utilizar esta información durante el proceso de planificación.

6. Renueva la energía de tu asistentes

No importa cómo de grande sea tu evento, la energía se desvanece al cabo del tiempo y los asistentes se cansan, particularmente en eventos que requieren pasar mucho tiempo de pie o caminando, como en ferias o tras una serie de presentaciones. En su lugar, ofrece formas de activarlos y renovar su energía para el evento, mejorando su estado de ánimo.

Algunas de estas formas son: haciendo las sesiones más cortas, incluyendo actividades durante las sesiones, incorporando estaciones de comida variada y llamativa o incluso estaciones de carga para los dispositivos móviles.

16 formas de contentar a los asistentes

7. Comunica siempre

A los asistentes les gusta estar conectados y conocer los últimos acontecimientos, así que comunícate con ellos, informales sobre lo que está sucediendo y asegúrate de que la información sea clara, fácil de encontrar y comprender. Además, participa en las redes sociales y preséntate para que sepan que eres fácil de contactar. La comunicación es clave y sabemos que los asistentes no siempre leen o digieren la información, por lo que condensarla y hacerlo de una manera que aporte valor facilita el proceso.

8. Innova

Haz algo diferente para contentar a los asistentes, diseña tus eventos con nuevos giros sobre las ideas pasadas y presenta algo original en cada evento que tengas, incluso si son pequeños cambios, pueden marcar una gran diferencia y tener un gran impacto en la experiencia del usuario. Observa todos los aspectos del evento, no solo los elementos orientados a los asistentes, sino también las creativas ideas de marketing y patrocinio para crear un ambiente impactante y duradero.

¿Qué podrías hacer?

  • Mostrar quién está invitado: a los asistentes les gusta saber quién asistirá, particularmente si es una celebridad, un influencer o un experto del sector. También les gusta saber quién más estará allí para conectarse y hablar, por lo que agregar un listado de los invitados en tu app para eventos con sus respectivos perfiles podrá incrementar la interactividad.
  • Utilizar la empatía: establece una conexión emocional con los asistentes, ya sea a través del evento en sí o de tu marca. Si están emocionalmente comprometidos, su lealtad será más alta.

¿Qué no deberías hacer?

  • Retrasar el horario: los asistentes también tienen planes y un evento que se retrasa puede frustrarlos. Un ponente que se demora, un acceso lento y desorganizado o los cambios de última hora en el programa, ¡todas estas cosas pueden empañar el ambiente!
  • Ignorar el feedback negativo: aunque no siempre es bueno recibir comentarios negativos, es vital la mejora de los eventos futuros. Además, los asistentes enfadados que te hacen llegar sus comentarios negativos también podrían explotar y causar serias repercusiones si no se solucionan. Escuchar y reconocer el problema, a veces, también es suficiente para apaciguar a los asistentes.
  • Despreciar a los asistentes “estándar”: si decides agregar exclusividad a tu evento, ten cuidado de no descuidar a los que no son VIP. Asegura los conceptos básicos correctos para que todos los asistentes queden contentos.

En conclusión

Contentar a los asistentes predispone tu evento hacia el éxito, y como puedes ver, no importa qué tipo de presupuesto tengas, en última instancia, priorizar la experiencia a los asistentes los hace felices, ya sea en las fases de planificación, a través de la comunicación o durante el propio evento. Si los tienes en cuenta y consideras sus necesidades, ¡estás en el camino correcto!