Como planificadores de eventos nos esforzamos por contentar a los asistentes de nuestros eventos y tratamos de causar una impacto duradero. Tras la primera parte, desde el equipo de Orquidea os traemos la segunda parte de 16 maneras de darles a tus invitados una experiencia única y agradable.

Como hablamos en el artículo anterior, contentar a los asistentes es un proceso que requiere mucha planificación para potenciar las experiencias agradables y disminuir cualquier causa que pueda obstaculizarlas. Es sabido que el presupuesto permite muchas facilidades a los organizadores pero no es lo más importante y aquí te traemos algunos ejemplos para obtener buenos resultados y hacer sonreír a tus invitados.

9. Elige el ponente adecuado

Los buenos ponentes pueden brindar grandes discursos, animar y aportar un valor incalculable a tus asistentes, pero uno erróneo puede irritar el ánimo de cualquier evento. Selecciona tus ponentes con prudencia, informales y anímalos a aumentar la participación y ser más cautivadores con su público.

Un ponente entretenido e interesante puede alegrar el ambiente y hacer que el evento perdure en la mente de los asistentes, generando un público fiel a tu marca que no dudará en acudir la próxima vez que hagas tu reunión, conferencia o congreso.

10. Mejora la accesibilidad

Haz que el evento sea accesible para todos, facilitando la integración de asistentes con algún tipo de discapacidad, necesidades especiales o intolerancias alimenticias, asegurandote de que todos están bien atendidos y pueden participar plenamente. Asegurate de preguntar sobre cualquier necesidad por adelantado para estar completamente preparado y poder comprobar las debidas soluciones antes de que lleguen.

La accesibilidad también incluye la facilidad para acceder o abandonar tu evento, así que tenlo en consideración a la hora de seleccionar el lugar. Si es de difícil acceso, estudia proporcionar tu propio transporte o servicios de transporte para hacerlo más cómodo y alentar la asistencia de más asistentes. Si un evento es sencillo y atiende a sus invitados, estos se encontrarán más cómodos, ya que lo último que deseas es que aquellos con necesidades especiales se sientan excluidos.

16 Formas de contentar a los asistentes en tus eventos (II)

11. Utiliza la tecnología

La tecnología puede mejorar la experiencia de tu evento, así como facilitarles la vida a los asistentes (¡y a los planificadores también!). La herramienta correcta, utilizada de la manera correcta puede marcar una gran diferencia. Por ejemplo, utiliza una app para eventos que permita a los asistentes registrarse y evitar las largas esperas o ofrece un entretenimiento exclusivo a través de realidad virtual o drones.

Incluso si no tienes el presupuesto necesario para integrar la realidad virtual, puedes proporcionar elementos básicos como el WiFi gratuito. También existen multitud de cámaras con grabación de 360 grados disponibles en el mercado a un precio accesible y que aportarán un toque especial a tu evento, así como otras tendencias tecnológicas que amplian tus posibilidades de patrocinio ¡Así que toma la iniciativa!

12. Se honesto

No hay nada como generar unas expectativas y luego ver cómo se desvanecen en el último minuto cuando te das cuenta de que algo va mal o de que los asistentes no han sido correctamente comunicados. Tu público aprecia la sinceridad, de modo que si sucede algo no contemplado, trata de reorganizar el evento o poner en marcha tu plan B. Si no hay otra alternativa, se sincero desde el primer momento ya que para algunos asistentes, esta puede ser la razón de su asistencia y no querrás que se enteren en el último instante.

Honestamente, no puedes complacer a todos pero no hay nada peor que una marca que no admite que podría haber hecho las cosas mejor. Si sabes que has cometido un error, discúlpate y compensa de algún modo al asistente para que no afecte demasiado a su experiencia en el evento.

13. Conexiones

Ofrece múltiples oportunidades de networking a tus asistentes para fomentar la interactividad y generar nuevas conexiones de valor. El networking potencia los negocios y crea una experiencia añadida de gran valor para tu público, ofreciendo nuevas oportunidades para sus carreras profesionales de una manera cómoda y natural. Definitivamente, ésta es una sencilla manera de diferenciar tu evento y crear una comunidad alrededor del mismo.

14. Tómatelo con calma

No elimines las pausas e intentes introducir demasiadas actividades en el programa, ya que suavizar el ritmo del evento te permite centrarte más en la calidad que en la cantidad. Siempre existe la tentación de sorprender a tus asistentes con una gran variedad de experiencias, pero si están demasiado ocupados tratando de cambiar de actividad, no disfrutarán y aprovecharán el evento. Por ello, permite que los asistentes asimilen realmente lo que está sucediendo a su alrededor y se concentren en sus oportunidades de aprendizaje y networking, en lugar de sentirse agobiados.

16 Formas de contentar a los asistentes en tus eventos (II)

15. Exclusividad

Agregar elementos de exclusividad en tu evento puede impulsar la asistencia y contentar a los asistentes, especialmente si pueden ser los primeros en compartir una experiencia única con sus amigos. Puedes hacer esto dándoles acceso exclusivo al contenido o a los productos antes que a nadie. ¡Mientras más interesante sea la información, mejor!

Añadir un elemento de exclusividad en el evento siempre es una opción para gestionar las áreas VIP, pases entre bastidores u opciones de rápido acceso.

16. Sorprende

Haz algo diferente y brinda a los asistentes una nueva perspectiva para para contentar a los asistentes y hacer que tengan un gran recuerdo de tu evento. Estas acciones ayudan a agregar valor añadido y permite a los asistentes obtener conocimientos nuevos y expertos.

¿Qué deberías hacer y que no para hacer felices a tus invitados?
Aquí tiene más formas de contentar a los asistentes y hacer que regresen a todos y cada uno de tus eventos.

¿Qué podrías hacer?

  • Testimonios y referencias: Algunos asistentes necesitan leer referencias o escuchar sobre las experiencias de otros para decidirse por tu evento, y esta puede ser la oportunidad perfecta para mostrar el trabajo realizado en eventos anteriores. ¡Muestra la satisfacción de tus asistentes recurrentes, aporta crédito a tus eventos y alienta a los primerizos a asistir!
  • Se claro y conciso: La comunicación y la transparencia con los asistentes son los pilares del buen servicio al cliente y la manera más sencilla de contentar a los asistentes. Se claro con tus intenciones e instrucciones y haz que todo sea fácil para tus asistentes.

¿Qué no deberías hacer?

  • Generar colas: Evita crear situaciones de espera durante el evento, ¡molestan a todos y pueden destruir incluso los mejores eventos! Si no tienes más opciones, ofrece distracciones o formas de entretener a tus asistentes mientras hacen cola. Utiliza tecnologías para evitar las esperas y agilizar los accesos.
  • Utilizar figuras polémicas: Ya se trate de entretenimiento o de una novedad en el sector, evita a las personas con reputaciones deterioradas o que distorsionen la imagen de la marca. Aunque la controversia puede ser una herramienta de marketing efectiva, no ayuda a que los asistentes estén contentos con tu elección.

En conclusión

Esperamos que estos consejos te sirvan de utilidad a la hora de planificar tus próximos eventos y de formar al personal que se hará cargo de ellos para focalizar su atención en la experiencia de tus asistentes. Si quieres que hablemos sobre cómo potenciar las experiencias en tus eventos ¡Contáctanos hoy mismo!