Si un evento no se comercializa, ¿se debe a una mala organización o a un plan de marketing no definido? En este artículo comentaremos, en base a nuestra experiencia y a la de nuestros clientes, algunos buenos consejos y las mejores prácticas para crear un plan de marketing para eventos memorable.

Después de meses de búsqueda de lugares, ponentes y la organización de una agenda, los componentes principales de tu evento están listos.

¡Uf! Es hora de tomar un respiro, ¿verdad? (Creo que ya sabemos la respuesta a eso).

Administrar un evento es una cosa, publicitarlo y hacer que la gente se sienta atraída a asistir es otra. Y una vez reconocida la importancia de la promoción, la pregunta es: ¿Por dónde empiezas?

Hay muchas maneras diferentes de crear un plan de marketing y como en la mayoría de planes, no existe una solución única, si no que se trata de escoger y elegir qué estrategias funcionarán mejor para tu evento.

A continuación te facilitamos 10 pasos para crear tu propio plan de marketing para eventos, ayudándote a alcanzar de manera correcta a tu público objetivo y maximizar el registro.

1) Diseña un registro online personalizado

La página web del registro es dónde los potenciales asistentes se convertirán en asistentes y, por esa sola razón, se convierte en una de las piezas del marketing para eventos más importantes.

Teniendo esto en cuenta, invierte un tiempo y esfuerzo considerables en la construcción de un sitio web bien diseñado en términos de apariencia y experiencia del usuario. En el aspecto estético potencia la imagen de tu evento con imágenes, colores y tipografías que refuercen la unidad de tu marca. En el técnico destaca el contenido, la usabilidad para el usuario y la facilidad de registro para evitar fugas durante este proceso.

2) Desarrolla una estrategia de contenido

El marketing de contenidos es el canal de referencia para aumentar la expectación antes del evento. Más específicamente, el contenido enviado en las distintas fases del proceso de registro al evento es una forma efectiva de involucrar a los asistentes, favorecer el proceso de comprar y aumentar el ruido y la emoción alrededor del evento.

Para ello es muy importante definir los distintos estadios por los que pasará el asistente y crear un contenido específico que genere interés y valor.

10 Pasos para crear un plan de marketing para eventos

3) Planifica las campañas de correo electrónico

De forma similar a la estrategia de contenido, la creación de una estrategia de email marketing implica el envío de varios correos electrónicos durante un período de tiempo para mantener a la audiencia comprometida.

El objetivo de las campañas de correo electrónico es nutrir y empujar gradualmente al destinatario hacia la acción deseada (es decir, registrarse para el evento) a través de una serie de contactos. Para aumentar la efectividad los correos deben ser segmentados por las características de los potenciales asistentes y el tiempo entre mensaje y mensaje debe extenderse para no inundar la bandeja de entrada del destinatario y crear una experiencia desagradable.

Si quieres saber más sobre cómo optimizar el registro y el envío de contenido de marketing puedes seguir leyendo aquí.

4) Crea una propuesta de valor

¿Qué hay para mí? Todos nos los preguntamos cuando asistimos a un evento y tus asistentes no son distintos.

Los asistentes deben ser capaces de entender exactamente lo que recibirán como resultado de asistir a tu evento. No poder comunicar claramente la propuesta de valor a través de tus esfuerzos de marketing es una señal de que el contenido del evento debe estar mejor organizado y articulado.

Los potenciales asistentes querrán saber cómo se beneficiarán y, cuanto más claro les quede, más probable será que asistan.

5) Diseñar mensajes específicos para los tomadores de decisiones

Para decir lo obvio, el objetivo final de un plan de marketing para eventos es maximizar el registro. Para ser más específico, eso también significa convencer a las personas adecuadas.

Muchas veces una persona quiere registrarse para el evento, pero es su jefe u otro ejecutivo de alto nivel quien debe firmar la compra. En estos casos, tiene sentido crear un material de marketing que aborde directamente las inquietudes de los responsables de la toma de decisiones, a fin de acelerar el proceso de compra.

Las tácticas reflexivas, como adjuntar una carta pre-redactada para que los empleados puedan enviar a los tomadores de la decisión y convencerlos, son lo que separan las estrategias de marketing predecibles de las excepcionales.

10 Pasos para crear un plan de marketing para eventos

6) Convierte a los asistentes en defensores

Recuerda que la promoción de eventos no solo tiene que ser tarea del organizador, los asistentes también pueden animar al registro a través de las redes sociales. Esto puede suceder como resultado de su entusiasmo, pero crear un incentivo también es una solución efectiva.

Los asistentes pueden recibir descuentos retroactivos si las personas se registran con el enlace que compartieron en sus redes sociales. Esta forma incentivada de compartir tu evento de manera orgánica a través de las redes sociales convierte fácilmente a tus asistentes en defensores del evento.

7) Crear imágenes de eventos anteriores

A veces es mejor mostrar a las personas lo que van a disfrutar en el evento en lugar de decírselo. Los planes de marketing deben incluir imágenes y videos de eventos anteriores para ayudar a los posibles asistentes a visualizar cómo será asistir al evento. El uso de testimonios a través de vídeos ayuda a consolidar aún más el concepto de la experiencia a los potenciales asistentes.

8) Iniciativas de co-marketing con patrocinadores

Del mismo modo que los asistentes pueden participar en el plan de marketing para eventos, los patrocinadores también pueden colaborar para crear estrategias de marketing conjunto. Los patrocinadores tienen fuertes motivaciones para incrementar el número de asistentes ya que eso significará una audiencia más amplia para sus propios objetivos.

Se creativo y proactivo en la creación de estrategias de marketing compartido,que te sirvan tanto a ti como a los intereses de tus patrocinadores. Una forma simple de hacerlo es incluir los logotipos y colores de tus patrocinadores en las comunicaciones del evento.

9) Campañas en las redes sociales

Tanto de forma orgánica como de pago, las redes sociales son soluciones recurrentes para promocionar tu evento. Aquí hay un par de consejos a tener en cuenta en el diseño de tus campañas orgánicas en las redes sociales:

Usa términos cortos como hashtags o títulos, que sean fáciles de recordar y que tengan un mensaje directo
Utiliza material publicitario que se pueda compartir fácilmente, como videos de 5 segundos, imágenes llamativas e infografías bien diseñadas

Para las campañas sociales de pago la estrategia puede volverse más compleja, especificando tu objetivo demográfico, publicando diferentes tipos de anuncios y optimizando constantemente el alcance y las conversiones para asegurar el éxito.

10 Pasos para crear un plan de marketing para eventos

10) Mide el éxito con indicadores

Todas las buenas estrategias de marketing consisten en una variedad de canales que tienen como objetivo convertir a la audiencia en asistentes. Sin embargo, iniciar diferentes campañas en diferentes canales no constituye por sí sola una estrategia exitosa.

Si bien puede parecer conveniente tener campañas de AdWords, correo electrónico y redes sociales al mismo tiempo, estas iniciativas no tienen mucha repercusión si los objetivos no se definen o no se miden. Para cada iniciativa de marketing debes establecer unos indicadores específicos que midan correctamente los resultados durante el transcurso de la campaña.

¿Cuántas veces se comparte el sitio web de su evento en redes sociales? ¿Cuál es la tasa de clics para las pujas de palabra clave en AdWords? Establecer indicadores es esencial para comprender el nivel de rendimiento de cada campaña.

El indicador clave para cualquier organizador es el que muestra el número de registros al evento y los canales que han conducido a ellos. Para obtener una visión precisa de esta cuestión, tus plataformas deben integrarse para que cada base de datos pueda comunicarse entre sí. Ser capaz de integrar todas las campañas es clave para atribuir correctamente un canal a cada registro y mejorar las estrategias de un plan de marketing para eventos futuros.

Si quieres conocer algunos indicadores para medir el éxito de tu evento también puedes leer ¿Cómo medir el ROI de tu evento? – Parte I y Parte II

Conclusión: Elaboración de un plan de marketing memorable

En el mundo caótico de la mensajería actual, puede resultar abrumador idear una estrategia de marketing para eventos que funcione. La buena noticia es que tienes muchas herramientas a tu disposición, y no las estás usando todas (y en algunos casos, no deberías).

La próxima vez que prepares un plan de marketing ten en cuenta:

  • Crear un sitio web del evento y registro con tu marca
  • Crear una estrategia de contenido y promociones
  • Aprovechar la participación de tus socios, patrocinadores e incluso asistentes
  • Estar presente en las redes sociales
  • Segmentar tus mensajes
  • Y lo más importante, mide tu éxito.

Es tu evento, así que marca la diferencia con un plan de marketing definido y enfocado a tus asistentes. Si necesitas más información puedes leer nuestro artículo sobre “Las 5 herramientas que marcarán el futuro del marketing para eventos” o si necesitas integrar la tecnología en tu próximo evento ¡contactanos ya y comienza a optimizar tu trabajo!