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La marca de un evento ha evolucionado desde utilizar elementos gráficos como fuentes, colores y logotipo hasta tratar de transmitir sentimientos y emociones. El branding es un compromiso con los asistentes que habla sobre el objetivo del evento, lo que provoca unas expectativas en la audiencia sobre el evento al que asistirá. Cuida el branding para garantizar el éxito de tus eventos y las mantener buenas conexiones con tu público.

Revisa estos aspectos para que puedas hacer de este una herramienta eficiente y aprovechar todo su potencial.

 

Usa el branding como herramienta poderosa y efectiva para transmitir

Una de las maneras más efectivas de comunicar es a través del branding. Por ello, debe haber coherencia en todo lo que se dice y en los valores que transmite la personalidad de la marca.

Como resultado, la personalidad de la marca se ha convertido en una fuerza mucho más poderosa para atraer a la audiencia a través de un mensaje coherente y en una parte esencial para garantizar la experiencia del evento.  Además, debes reforzar tu marca y asegurar que la audiencia se sienta identificada con tus valores para evitar que los asistentes dejen de tener interés en ti.

 

Revisa y renueva tu marca para diferenciar tu evento del resto

Transmitir valor en un evento se está convirtiendo en un factor clave en el retorno de la inversión.  Cuando la comunicación de los valores no es efectiva, significa que necesitas actualizar tu marca. Hay algunos síntomas que indican que debes renovarla: una desconexión de tu marca y tu propuesta de valores o un estancamiento de la presencia de tu marca debido a un fallo en la comunicación de los valores.

Siempre es recomendable que el posicionamiento esté basado en tus valores y en un branding específico del evento para que tus ventas incrementen.

A la hora de decidir si la misión va a ser igual o distinta con respecto a la de la organización principal dependerá del tipo de evento que organices. Por ello, siempre que se trate de una reunión de empleados, la marca del evento debe de ser reconocible y atribuible a la entidad base. Sin embargo, cuando se trata de eventos de responsabilidad social corporativa la misión puede ser relativamente independiente de la organización dominante.

Tu evento tiene que tener una clara diferenciación con respecto al resto de eventos del sector, para ello, representa tus valores a través de la marca y de mensajes consistentes que dejen claro a tu audiencia lo que ofreces.

Si tu marca y tus mensajes enfatizan la pertenencia de la compañía, pero no la experiencia del asistente, hay una desconexión y una ineficiencia que provoca el estancamiento de tu audiencia. Por lo tanto, para atraer a invitados tienes que personificar la marca, los valores y la cultura ya que los asistentes requieren una comunicación más humana para identificarse con la marca o el evento.

La actualización de una marca requiere deliberación y reflexión sobre la experiencia de los asistentes para hacer que se sientan cómodos con tu marca.

 

Mantén activa la marca de tu evento para integrar al público

Lo primero es conocer y comprender a tu público.

Crea una propia identidad de marca independiente y toma una perspectiva empática para aumentar el compromiso de la audiencia en tu evento.

Otro factor que atrae a la audiencia es la promesa de la marca que está compuesta por varios aspectos que debes tener en cuenta como, analizar los datos de comportamiento anteriores, investigar tu demografía o cuidar el lenguaje corporal con los invitados.

El principio básico de cualquier marca debe ser la calidad constante para garantizar la experiencia a los asistentes. Busca formas de suavizar los procesos y reducir los tiempos de espera. Habla de quién eres, de tus intereses y de cuáles son tus valores para definir tu evento. Sólo una vez que hayas atendido lo básico podrás empezar a centrarte en la creación de una cultura compartida, aquella que hace sentir únicos a tus clientes.

Orienta la identidad de tu marca hacia la transmisión de tus valores teniendo en cuenta las causas y preferencias que son importantes para tus asistentes, conseguirás que todas tus comunicaciones sean consistentes y que ellos se sientan en un grupo que comparte los mismos valores.

Se coherente con todos los mensajes que quieres transmitir

Hoy en día, los profesionales de marketing asocian la marca a un conjunto de estilos definidos y a la identidad que debe estar reflejada en cada una de las partes del evento, incluyendo sesiones, lugares, sitios web y contenido.

En ocasiones es bueno hacerse la pregunta de qué necesidades podrías ayudar a satisfacer. Relaciona la marca con las necesidades de la audiencia. Para ello, crea un nicho que pueda reforzar tus mensajes para que puedas dejar de competir con otros eventos similares, y darle un giro a tu evento que atraiga la atención sobre él. Además, es recomendable abordar los intereses de tu audiencia para que forme parte de la marca.

Dándole a tu evento la propia identidad de marca alineada con los valores de tu audiencia, la marca de tu evento se convierte en el producto de una historia recíproca que tus asistentes te ayudarán a contar.

La marca no solo depende de ti, tanto la audiencia como el equipo de Marketing van ligados al propósito y los valores compartidos. Por ello, debes de escuchar las opiniones sobre tu evento a través de redes sociales o foros y seguidamente, revisar y analizar los resultados.

En ocasiones, se produce una co-creación o realineación, lo que no significa una perdida de control sobre tu marca, si no una oportunidad para construir conexiones satisfactorias entre tu evento y la audiencia y a su vez, poder crear una comunidad más grande de clientes reales.

En conclusión, las marcas son más que fuentes y colores. Por eso, persigue el valor que tiene un mensaje impactante y llévalo a todas las partes del evento. Considera revisar y reestructurar algunos aspectos de tus eventos para crear una experiencia única que atraiga a un público más amplio. Y deja que el público tenga voz. Incorpora aspectos atractivos para la audiencia e interésate por el feedback para dar forma a la marca y crear lealtad. Por último crea un mensaje más enfocado que transmita mejor las expectativas sobre la experiencia que quieres crear a tus asistentes y que comunique tus valores de una manera sublime.

Nuestra tecnología para eventos te permite reforzar y alinear tus valores de branding y acercarlos más a tus asistentes. ¡Visita nuestra web y descubre todas las ventajas que ofrecemos!

Aunque las Apps para Eventos son cada vez más populares, la mayor parte de los eventos que se llevan a cabo ya tienen una o están pensando tenerla para su próxima edición.

Siempre la primera vez, como todo en la vida,  necesita un cuidado especial. Muchos Organizadores de Eventos se decepcionan de todas las supuestas ventajas de la tecnología para Eventos porque han experimentado en su propia piel una primera vez muy difícil cuando han utilizado una App para Eventos.

A continuación algunos consejos para que su primera vez sea lo que usted espera:

1. Alinee los objetivos de su evento con lo que espera de la tecnología.

Si necesita una Agenda, información de las Ponencias y los Ponentes o decirle a los asistentes cómo llegar al Evento, entonces utilice una App sencilla que haga lo que usted espera, pero que lo haga bien. Por el contrario si su evento son discusiones de casos médicos y lo que necesita es conocer la opinión de la audiencia entonces de más importancia a las funcionalidades relacionadas con el sistema de votación sobre cualquier otra.

 

No tenga funciones que no necesita porque esto lo que hace es crear ruido de fondo y no permite discernir lo que es visible de lo que es importante.

2. Tenga su App diseñada con antelación.

Tenga su App diseñada y disponible para los asistentes con suficiente tiempo de antelación. La idea es que con la App usted mantenga el interés: antes, durante y después del Evento. Lo peor que puede ocurrir es que el asistente llegue al Evento y sea ahí donde se entere que existe una App.

 

Mi primera App para Evento

 

Los Organizadores de Eventos que tienen cierta experiencia en la utilización de Apps utilizan muy bien el concepto de PRE-EVENTO y van colocando información de interés, preguntas, posibilidades de colaboración y muchas otras formas de interacción justo antes del Evento.

3. Haga marketing de su App.

Haga marketing de su App, de las plataformas para las que está disponible, de cómo descargarla y de su utilidad en el evento.

Que en un Evento exista una App no significa que los asistentes sepan que existe y a veces damos por sentado que así es, lo más triste es tener una excelente App que nadie utiliza.

Si quiere ir un paso más allá, no prepare ninguna información que tenga en la App en formato papel, parece radical pero muchos grandes Eventos llevan años haciéndolo de esa manera por lo cual eso contribuye no sólo a su economía sino también a colaborar a que el evento sea más sostenible.  Por supuesto cuando tome esta decisión dedique parte de estos recursos a promocionar la App.

4. Vaya monitorizando el desempeño de la App desde la fecha de lanzamiento.

Pida a su proveedor que le vaya informando acerca del número de descargas, de usuarios únicos y de páginas vistas. Esto le permitirá tomar acciones acerca de la promoción de la App antes del día del Evento.

5. Hable con los informáticos.

Si su Evento es una reunión de Ejecutivos de su empresa, hable con los informáticos y trate de distribuirla automáticamente a través de los sistemas MDM de la Organización, que les aparezca a todos automáticamente en su menú de inicio y que esto sea una preocupación menos.

Apps para eventos personalizada

6. Involucre a los ponentes con el uso de la App.

Involucre a los ponentes con el uso de la App de manera tal que sepan que desde el primer momento puede existir interacción entre ellos y la Audiencia de manera bidireccional. Que los asistentes puedan hacer preguntas al Ponente con moderación o no y que los ponentes puedan hacer tantas preguntas cómo quieran a la audiencia y que tendrán los resultados en vivo. Esto suele dar mucho juego y puede ser la diferencia entre un Evento muy bueno y un Evento memorable.

7. Ajuste sus recursos in- situ.

Ajuste sus recursos in- situ de acuerdo al tipo de audiencia que asiste al Evento, cuando la mayor parte de la audiencia son Millenials necesitará menos soporte in-situ para que carguen la App con toda la información en el sitio. Cuando la audiencia son mayoritariamente Baby Boomers entonces tenga mayor número de personal para ayudar a los asistentes a cargar la App, a muchos se les olvida cargarla y a la hora de descargarla en el sitio también tardan un poco más.

8. Hay que asegurar que la conexión a internet está disponible.

Aunque la mayoría de las Apps descargan su contenido en el dispositivo móvil. Hay funcionalidades como las votaciones, las notificaciones en directo, el escribir en un Foro de Discusión, entre otras, que requieren conexión a Internet. Hay que asegurar que la conexión a internet está disponible bien por una WIFI o mediante conexión 4G. Si no hay Internet en ese maravilloso Resort alejado de todo entonces no nos sirve como sede para nuestro Evento.

9. Tenga el personal técnico apropiado.

Tenga el personal técnico apropiado para soportar las operaciones: registro, atención in-situ para cargar o utilizar la App, Check-in del Evento, Votaciones. No deje a la suerte este aspecto porque aunque todo lo demás funcione es muy importante tener bajo control todos los aspectos el día del Evento. No escatime una partida de su presupuesto tratando de hacer algo que usted no conoce ni controla, sólo los profesionales podrán manejar esos cambios en el último minuto que siempre ocurren en los eventos.

10. Seleccione un proveedor con experiencia y un producto con garantías

Seleccione un proveedor con experiencia y un producto con garantías que esté al alcance de su presupuesto. Cada día salen muchos nuevos productos para que usted mismo haga todo, pero enfóquese en lo que realmente es importante para usted y deje el trabajo de la App para el proveedor seleccionado.

Creo que siguiendo estos sencillos pero interesantes consejos podrá lograr que su primera vez utilizando la tecnología para Eventos sea más un éxito que una decepción. Demás está decir que estos consejos son aplicables esté en su primer evento o tenga cientos de ellos a sus espaldas.

Durante décadas las encuestas han formado una parte muy importante para los eventos. De hecho, han evolucionado desde el papel hasta presentaciones electrónicas. Actualmente las apps de los eventos y los inmediatos sistemas de respuesta de la audiencia hacen que los planificadores tengan al alcance de su mano la tecnología para recoger eficientemente el feedback de sus eventos. Sin embargo, ¿le están sacando su máximo provecho?

 

Las encuestas han logrado que los asistentes se sientan involucrados con el contenido del evento, acercando así una visión de cómo está siendo recibido por el público. A su vez permite a los planificadores comprobar el éxito que está teniendo. La calidad del feedback recogido dependerá enteramente de la calidad de la encuesta, por lo que debemos motivar al asistente para que participe de forma activa y responda de manera sincera.

 

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Para poder determinar el tamaño de la encuesta debemos tener en cuenta el tamaño del evento.  Sin el suficiente nivel de participación, la encuesta representará datos inexactos sobre cómo se sienten los asistentes, cuanta mayor participación haya, menos relativa será. Una app para eventos puede hacer que la encuesta sea accesible y fácil de usar para todos. A mayor información recibida, más podremos mejorar para futuros eventos.

 

Usar el correcto tipo de encuesta, en el momento exacto y de la manera correcta aumentará considerablemente la cantidad de suscripciones y la calidad del feedback. En esta entrada se busca aportar a los organizadores la información necesaria para construir mejores encuestas que obtengan mejores datos.

 

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Comienza correctamente

Las encuestas pueden ser en vivo, sobre las sesiones o sobre el evento en general. Determinar cuál  es el objetivo de la encuesta va a aclarar qué tipo de feedback usar, igual que cuándo, cómo y qué preguntar. Si tu objetivo, por ejemplo, es medir la calidad de los ponentes, se deberían formar encuestas de calificación en forma de estrella y enviar los resultados directamente después de la sesión.

 

Encuestas en vivo

Más corto que el resto de estudios, las encuestas en vivo deberían ser tratadas como parte de las sesiones y conducidas por los ponentes. Son particularmente útiles para usarse a tiempo real, como hablar con la audiencia durante el evento, medir el interés del tema tratado en la discusión o dirigir ponencias hacia una conclusión. Requieren por tanto una acogida por parte de los ponentes pues les ayudarán durante las sesiones.

 

Encuestas de sesiones

Directamente ligadas a las sesiones en las apps de eventos, las encuestas de sesiones deberían mandarse llegado casi el final de la exposición. Teniendo en cuenta que los asistentes están deseando salir al descanso, las preguntas han de ser cortas y sencillas, de sí o no. Estas encuestas deberían centrarse en la sesión pues es lo que el asistente tiene más reciente en la memoria. De esta forma se pueden recoger datos respecto a la ponencia y sus temas tratados. También es conveniente animar a los ponentes a que dediquen un poco de tiempo para rellenar las encuestas antes de que la audiencia pase a la siguiente sesión.

 

Encuestas de eventos

Engloban al evento en general, usadas principalmente al comienzo y al final de éste. Son las más largas y las más apropiadas para incluir comentarios y preguntas abiertas de los asistentes. Sin embargo, la gente puede preferir hacer otras cosas en lugar de rellenar las encuestas, por lo que conviene incluir una alerta en la aplicación móvil que le llame la atención y le invite a participar en ella.

 

Construir una mejor encuesta

La tecnología ha mejorado la distribución de encuestas, pero a su vez están siendo limitadas ya que la gran mayoría de los asistentes participa en ellas a través de dispositivos móviles. Eso implica pantallas más pequeñas y mayores distracciones. De nuevo, la longitud, el detalle y el número de preguntas influye en la calidad de la información recogida. Cuanta más larga y compleja sea la encuesta, menor será el número de respuestas, y cuanto menos detallada sea, menos calidad obtendrá.

 

  • Mantén la encuesta en un tema en particular
  • Mantén la encuesta corta y centrada
  • Mantén preguntas concisas y específicas

 

Malas preguntas

  • Las respuestas que los asistentes estén dispuestos a entregar voluntariamente son una comodidad de mucho valor, y sacarle el máximo provecho a cada pregunta es muy importante. Además de evitar largas y escuetas preguntas, se debería evitar:
    • Expresiones pobres o el uso de jergas.
    • Preguntas inductivas.
    • Preguntar temas sin importancia. Entender a la audiencia es crucial para entender el feedback.

 

Buenas preguntas

  • Centradas en cosas sobre las que se mantiene el control en el evento.
  • Darle a los asistentes la oportunidad de responder plenamente asegurándose de que podrán expresar lo que les gustó o disgustó del evento.
  • Mantener un balance y rango de respuestas para que nadie se vea forzado a responder algo que no siente. Si es posible que no sepan responder, se les debe dejar esa misma opción.

 

Consejos de estrategia

  1. Introducir en la apertura del evento información sobre “cómo hacer las encuestas” para que la audiencia no se encuentre de golpe con diez preguntas en la comida.

 

  1. Incluir una pequeña encuesta de prueba para que los asistentes se familiaricen con la aplicación y el proceso de encuestas. Se puede ganar el interés de la audiencia por medio de preguntas entretenidas sobre un tema divertido o relevante de la actualidad. De esa forma se mantendrá a la gente atenta y con intriga sobre cuál será la siguiente pregunta.

 

  1. Si se trata de medir la efectividad de una sesión de educación, preguntar simplemente si han aprendido algo no es ni productivo ni eficaz. Preguntar en una escala del 1 al 10 cuánto entienden del tema y cuánto han aprendido es otra cosa.

 

  1. Explicar sobre la tecnología del evento antes de las sesiones ayudará a los asistentes a valorarla mejor y hacer uso de ella durante las sesiones. Ofrecer colaborar con preguntas o incluso involucrar a los ponentes siempre y cuando se sientan cómodos con ello. Los ponentes deben mostrar un interés en dichas tecnologías o su uso será inadecuado.

 

  1. Ya sean los comentarios felices o insatisfactorios, se deben considerar como feedback. Aunque a veces pueda parecer desalentador, responder a un tipo de feedback genuino asegurará que los asistentes se sientan escuchados y el evento destacará.

EventMobi, compañía innovadora en aplicaciones móviles y en tecnología para eventos, ha anunciado hoy el lanzamiento de Fusión 2.0, una importante actualización de la aplicación de eventos que actualmente soporta más de 3.000 clientes en todo el mundo.

 

Con tantas y tan potentes herramientas tecnológicas disponibles para los clientes, el reto ha sido la integración de estas herramientas en una experiencia móvil total para los asistentes. FUSION 2.0 expande el conjunto de funciones más allá de la ya popular App para eventos al incorporar el registro y check-in de asistentes, herramientas de comunicación entre los participantes, un poderoso sistema de respuesta de la audiencia con votación y encuestas en tiempo real, más el poder de la gamificación de eventos, conectando todo de manera armónica dentro de una plataforma integrada. Esta experiencia totalmente móvil de extremo a extremo les permite a los organizadores ofrecer un evento 100% móvil desde el comienzo hasta el final.

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La revolución digital en tecnología móvil que está ocurriendo está cambiando el mundo a un ritmo nunca antes visto. Por primera vez desde el pinchazo de la burbuja tecnológica en 2001, la cantidad vendida de ordenadores personales es menor que el año precedente. Según un estudio realizado por iSuppli, el descenso de las ventas se debe, principalmente, a los recortes en los gastos de las empresas y a la caída de popularidad de los ordenadores de sobremesa.

 

Por otra parte, la venta de Smartphones y de tablets sigue creciendo a un ritmo vertiginoso, en porcentaje no menores a dos dígitos en ninguno de los casos. Ningún aparato electrónico ha tenido un crecimiento tan grande en número de unidades vendidas como los tablets o los Smartphones. Eso significa que la base instalada crece exponencialmente y que cualquiera tiene en su bolsillo o a su alcance alguno de estos dispositivos.

 

Ahora bien, si quieres aprovecharte de esta situación deberías crea una App para tu evento, en ella podrás tener toda la información del evento de manera organizada y disponible para ser consultada desde multitud de estos dispositivos móviles. Con una App puedes meter un congreso, presentación de empresa o feria en el bolsillo del asistente (Smartphone) o colocarlo muy cerca de él (en su tablet).

 

Nuestra experiencia es cada vez más interesante, hemos estado creando Apps para Eventos durante el último año y el efecto multiplicador de tener la App en un dispositivo móvil es realmente impresionante. Muchas veces creamos Apps para reuniones relativamente pequeñas en donde se invitan de 250 a 300 personas para que físicamente acudan a una cita determinada. Cuando analizamos las estadísticas de descarga de la App nos encontramos con descargas de 4 o 5 veces la cantidad de invitados y esto se debe a que el contenido presentado es tan bueno (recordemos que podemos colgar las presentaciones en la App) que la información de la App se va transmitiendo del asistente a su círculo profesional y así sucesivamente, por lo cual el evento pasa de ser un evento bueno a un evento de referencia.

 

Cuando se quiere mantener el interés en un evento desde sus fases iniciales hasta meses después de su realización, basta con hacerlo llegar al bolsillo del grupo de interés o colocárselo en su tablet y parte del trabajo ya estará hecho.

 

La tecnología móvil se impone día a día, y hay que adaptar los eventos a esa tecnología y lograr sacar provecho del hecho innegable que la gente utiliza cada vez más el Smartphone o su tablet para sus necesidades profesionales, así que coloquemos los eventos allí donde la gente los tenga justo al alcance de su mano, no te lo pienses más pon tu evento en una App.

 

Por si aún no lo tienes claro, el mundo se está convirtiendo en un mundo móvil. Para el año 2016 se estima, según Cisco Systems, que existirán más de 10.000 millones de líneas móviles, es decir más líneas móviles  que habitantes en la tierra. De hecho, en España existen en la actualidad más de 56 millones de líneas móviles, es decir, más de 1,1 líneas por habitante. Otro dato a considerar es que más del 51% de esas líneas funcionan con un Smartphone y el número de Smartphones crece mes a mes.

 

Esta proliferación de teléfonos inteligentes y su permanente utilización por parte de los usuarios en todos los ámbitos de la vida, hace a los dispositivos móviles una excelente herramienta para hacer llegar hasta el público los mensajes que queremos transmitir.

 

En los eventos, la mayoría de los asistentes van equipados con un teléfono inteligente y se debe aprovechar esta circunstancia a nuestro favor y proveer información y servicios que mejoren la experiencia total de los asistentes y que rentabilice la inversión de expositores y patrocinadores.
Pero, ¿por qué utilizar un app móvil para mi próximo evento? :

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Los eventos son un gran foco de atención para atraer periodistas, visitantes y, como no, patrocinadores para tu empresa. ¿Y qué mejor manera de ofrecer un espacio publicitario que a través de la app del evento?

Aumenta la exposición de tu patrocinador o patrocinadores con una app accesible desde cualquier teléfono móvil y desde cualquier momento y lugar, en la palma de la mano de tus asistentes.

Aprovecha todas las funciones que una app del evento te puede ofrecer, como el mapa, las notificaciones o las pantallas de bienvenida para darle mayor visibilidad a tus patrocinadores, aumentar los beneficios y conseguir el éxito en tus eventos.

En esta guía para el patrocinio de Apps para eventos podrá encontrar las últimas y más completas recomendaciones de cómo sacar el máximo partido al patrocinio de una aplicación móvil para eventos como Eventmobi.

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Orquídea Technology  Group y EventMobi presentes en Reunión Lab, primer foro sobre tecnología e innovación para profesionales del mundo de los eventos.

El foro se celebra en el marco de NexoBusiness 2012 – X Salón Profesional de Reuniones y Viajes de Empresa, y tendrá lugar el martes 9 de octubre en el Hotel Eurostars Madrid Tower en Madrid.

NexoBusiness es el Salón Profesional del Viaje de Empresa y Congresos, Convenciones e Incentivos. Está organizado por el Grupo NEXO y es convocado por el Periódico CONEXO, publicación líder en el sector del turismo de reuniones.  En NexoBusiness  se dará cita la oferta más representativa del sector para el visitante profesional. Está especialmente indicado para todos los profesionales responsables de viajes de empresa, así como de la organización de congresos convenciones e incentivos, y paralelamente a su celebración tendrán lugar varios foros y reuniones con la presencia de los más destacados responsables de las empresas y las asociaciones del sector.

Nuestra ponencia versará sobre “La plena interactividad en los eventos a través de los dispositivos móviles”.

EventMobi es la compañía líder en innovación y tecnología en el área de Guías Móviles para Eventos. Con EventMobi se puede tener la información completa de un evento en una App. Con más de 700 eventos instalados y más de 2 millones de usuarios en el mundo, esta aplicación se ha convertido en un referente en todo cuanto a interactividad en eventos a través de dispositivos móviles se refiere.

Orquídea Technology Group es la empresa líder en España en soluciones para dispositivos móviles en el ámbito de los eventos y representa en exclusiva a EventMobi para España.

Invitamos a los profesionales del sector a asistir a este interesante foro en el que la innovación y las nuevas tendencias serán protagonistas. No querrás perderte lo que tenemos que decir.

Si es anfitrión de un evento corporativo o de un evento de feria y conferencias y busca nuevas fuentes de ingresos y oportunidades de patrocinio, una aplicación  móvil  para evento puede ser justo lo que necesita. El uso de  aplicaciones móviles para eventos por parte de los asistentes ha aumentado en un 50% a nivel global, alcanzando incluso un 90% en algunos eventos en meses recientes. Ello ha ocasionado que los patrocinadores hayan comenzado a competir por la oportunidad de ganar exposición a través de este medio.

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