Engagement

12 Ene

Posted at 11:30h in Apps para eventos, Consejos, Engagement, Eventos Virtuales by

Desde que se priorizan los eventos virtuales, han cambiado muchas cosas. El nivel de competencia entre eventos se eleva y es importante que el evento llamé la atención y se destaque sobre los demás. Los organizadores de eventos pueden aprovechar el hecho de que no hay barreras a la hora de estar en el mismo lugar físico y tiempo y crear una comunidad comprometida con los eventos virtuales.

Es necesario que los organizadores de eventos estudien cómo evoluciona la eficiencia de los formatos emergentes con sus audiencias. La fácil accesibilidad de las plataformas de eventos virtuales, libres de las limitaciones habituales de la geografía y el tiempo, puede convertirse en una ventaja, una oportunidad para un desarrollo continuo de la comunidad.

El reto de los organizadores de eventos online es hacer que su evento sobresalga entre el resto ya que os asistentes están sobreexpuestos a muchas opciones de eventos diferentes y pueden elegir ver el contenido posteriormente bajo demanda lo que puede hacer que los números de asistencia en vivo disminuyan. Por lo que es importante que los eventos online resulten cautivadores y produzcan una mayor implicación y compromiso por parte de los invitados, para que se garanticen buenas cifras y genere confianza a los patrocinadores.

Veamos que consejos podremos aplicar para que los asistentes se mantengan comprometidos con nuestras plataformas.

Reestructura la experiencia del asistente

El “viaje” del usuario por la plataforma debe ser considerado desde una experiencia única a una relación continua. Piensa en la comodidad del asistente y en posicionar tu evento dentro de su visita. Diseña una historia y oriéntalos a través de los pasos a seguir durante su “estancia” en la plataforma; llevándolos paulatinamente hacia los objetivos que el evento necesite conseguir.

Desarrolla una experiencia de usuario sencilla y cómoda, y además incluye chat de soporte y ayuda para que tus invitados puedan solucionar cualquier inconveniente con un experto en la plataforma.

Así tú público considerará que la plataforma le ofrece una experiencia fluida y se sentirá bien atendido; lo que hará más probable que quiera acudir a próximos eventos.

Crear una estrategia para antes, durante y después del evento

Volviendo al punto anterior, desarrolla esta experiencia de manera estratégica dividiéndola entre las diferentes partes del evento.

Antes del evento: informa a los inscritos en el evento sobre todo lo que necesiten saber para que su experiencia sea completa. Proporciona horarios, claves de acceso, un esquema sobre como acceder de manera sencilla desde el correo…asesora a los asistentes sobre lo que se van a encontrar sin saturarlos.

Durante el evento: diseña un plan de bienvenida para realizar un tour rápido y sencillo por la plataforma, de manera que los asistentes entiendan en directo lo sencillo que es utilizar las diferentes funcionalidades. Recuérdales que usen el chat de soporte para cualquier duda y así se sentirán acompañados durante el evento.

Después del evento: guarda los momentos más importantes e interesantes, en formato de vídeo o imágenes y haz que estos sean duraderos. Coordina actividades inmediatamente posteriores al evento como por ejemplo una happy hour virtual, una comida vía online, o un concurso de vídeos, que mantendrán tu evento vivo y generarán una buena impresión. Pública estos momentos más adelante en las redes sociales de la compañía para generar conversación sobre tu evento y ganas de asistir a los posteriores, envía un correo, o algún obsequio relacionado con estos recuerdos que agregará valor.

Considera generar una suscripción

El entorno de los eventos virtuales favorece la celebración de eventos más de una vez al año: ni los asistentes ni los planificadores tiene que coordinar la asistencia a la sede, su alquiler, y los posibles viajes. Esto reduce gastos, y además permite la creación de una comunidad que podría estar interesada en eventos de ese tipo más de una vez al año; por lo que podría darse una generación de ingresos basados en la suscripción a una serie de eventos de una empresa o una categoría concreta.

También es relevante tener en cuenta que el acceso continúo a los contenidos en línea es un incentivo que maximiza la comodidad de los usuarios y genera un valor añadido que resulta interesante para el potencial suscriptor.

En este punto podemos poner como ejemplo, la Community App por la que puedes preguntar en Orquidea Technology Group, una plataforma que para los organizadores y compañías es una genial oportunidad para construir comunidad, y tener una plataforma confiable y duradera. La Community App es una app que dura todo el año, con la que puedes realizar tantos eventos como desees; modificándola para cada evento si es necesario. Características como la gamificación, cierto contenido para descarga y los chats pueden continuar más allá del evento inicial, con los eventos siguientes.

Crea una historia que guionice tus eventos

El enfoque de los eventos debe evolucionar de un organizador que trabaje orientado simplemente a la acogida de asistentes por parte de una empresa anfitriona a un modelo de organizador más guionista.

El organizador debe tener en cuenta que el éxito en el entorno virtual ya no depende tanto de las experiencias en persona si no de la manera de contar las cosas, y de añadir valor y emoción a la narración durante el proceso del evento.

La creación de una buena historia puede implicar una continuidad de la historia entre un evento y el siguiente (favoreciendo el interés en un modelo de suscripción, como se mencionaba en el punto anterior). Es importante que los eventos sean capaces de conectar emocionalmente con los espectadores a través de una experiencia remota, y generar así buenas sensaciones y una experiencia memorable.

En conclusión, siempre es posible fomentar una comunidad online en relación a un evento, pero cuando todo es completamente virtual desde el inicio, la adopción por parte del público es muy relevante. Los usuarios ya tienen un conocimiento sobre como navegar por la plataforma del evento y el truco es evitar que se desconecten, y conseguir que mantengan el interés en lo que estamos contando.

Con plataformas integrales que ofrezcan confianza y comodidad al usuario, al organizador y a los patrocinadores todo puede resultar más fácil. En Orquidea Technology Group te podemos asesorar sobre la mejor de implementar una plataforma que vaya más allá de un solo evento y se convierta en un punto de intercambio entre todos los actores, creando Comunidad, mucho más en estos tiempos en donde los integrantes de la organización se hayan dispersos.

12 Ene

Posted at 11:30h in Apps para eventos, Engagement, Eventos Virtuales, Gamificación by

El juego es un elemento motivacional clave para la participación de la audiencia en los eventos. Recompensa y reconoce los esfuerzos de participación de los distintos invitados al evento y les proporciona una sensación de conexión con destinos de todo el mundo; además de ofrecer puntos por aprender información de valor o hacer nuevos contactos en el ámbito profesional. Esta guía para la gamificación en Eventos Virtuales da a los organizadores de eventos herramientas para utilizar la gamificación de la plataforma para impulsar algunos objetivos clave en los eventos en vivo, entre otros: el contenido educativo y la oportunidad de establecer contactos.

Lo mejor para amplificar los objetivos y el alcance del engagement del evento es diseñar un buen plan de juego, tanto para el organizador del evento como para que los asistentes sientan reconocidos sus logros. Lo que significa que hay que distribuir los puntos para los usuarios dándole mayor importancia a ciertas acciones como: participar en actividades de networking, buena comprensión de información clave en los contenidos de vídeo y otros materiales educativos y la interacción con los patrocinadores y los expositores del evento, que debe servir para establecer contactos y objetivos educativos simultáneamente.

Utilizando como modelo nuestra plataforma de Eventos Virtuales, esta guía proporciona consejos prácticos sobre cómo los planificadores de eventos pueden utilizar el juego para impulsar el engagement en cada uno de estos tres aspectos clave:

1. INCENTIVA CONEXIONES ENTRE ASISTENTES A TRAVÉS DE LA GAMIFICACIÓN:

En un principio se podría decir que la cancelación de eventos presenciales llevaría implícito una pérdida de oportunidades de hacer networking y establecer nuevos contactos pero podemos frenar esto gracias a los desafíos de la plataforma. Con los retos de gamificación se pueden asignar puntos, por ejemplo, por visitar un perfil, por enviar un mensaje y por programar una reunión virtual, lo que favorecerá y motivará a los asistentes a realizar más contacto entre ellos.

Usa los perfiles de los asistentes para fomentar las interacciones entre jugadores, antes y durante el evento:

Ofrece puntos a los asistentes por rellenar sus biografías antes del evento, cuanta más información más puntos. Eso hará que sus perfiles sean más atractivos a la hora del evento, y por tanto, sean más visitados; muestra la tabla de clasificación de los jugadores, lo que también dará dinamismo al networking y hará que los asistentes visiten los perfiles de los mejor clasificados. A la vez también les puedes dar un código a cada perfil de los diferentes invitados y así esto favorecerá el envío de mensajes directos entre la audiencia para intercambiar códigos y ganar puntos.

 

Integra juegos para romper el hielo en la plataforma:

Incluye preguntas personales sencillas (¿dónde naciste?, ¿tienes mascota?, etc.), de esta manera puede crear dos tipos de reto: publicar las respuestas y otorgar puntos a los visitantes de ese perfil si aciertan después de visitarlo, o publicar solo las preguntas y favorecer los mensajes directos entre asistentes, instándolos a que averigüen las respuestas de los demás.

Además, como se ve en la siguiente imagen, los asistentes pueden ganar puntos de juego configurando reuniones de video chat 1:1 con sólo unos pocos clics.

Todo esto dará pie a conexiones realmente interesantes y profundas entre ellos, lo que dará verdadero valor y sensación cercanía a tu evento virtual.

Propón concursos de fotografía para fomentar la creatividad y conectividad.

La fotografía no es un sustituto del encuentro cara a cara, pero favorece la conexión visual y contribuirá a que los asistentes se sientan más conectados entre sí. Favorece aún más esta conexión añadiendo puntos extra por subir una captura de las reuniones en vídeo 1:1 y por subir a las redes sociales estas u otras imágenes del desarrollo de las reuniones, con el hashtag del evento.

También se puede sacar partido a la distancia y diferentes puntos geográficos donde se encuentren los asistentes, agregando desafíos en los que compartir fotografías de la ubicación de cada uno sirva para ganar puntos, y por tanto, fomente la interacción entre la audiencia. Esto se puede hacer de dos maneras:

  • los asistentes pueden compartir fotos en los redes sociales con el hashtag del evento, y las publicaciones se capturarán automáticamente en el muro de redes sociales en vivo de la plataforma virtual
  • o pueden compartir las fotos en un grupo de discusión dedicado creado por el organizador del evento

Compartir fotos como ésta puede ser una forma de que los asistentes participen en los desafíos de la gamificación y al mismo tiempo lleguen a nuevas audiencias en las redes sociales.

2. LA GAMIFICACIÓN COMO HERRAMIENTA PARA MANTENER AL PÚBLICO CONECTADO AL STREAMING EN VIVO:

Un aspecto muy importante a tener en cuenta a la hora de organizar un evento virtual es mantener el interés de los asistentes, para lo que el juego de nuevo puede ser un gran aliciente. Los asistentes pueden recibir puntos simplemente por ver las sesiones pero podemos ir más allá.

Crea juegos de conocimiento y aprendizaje

Los juegos tipo quiz de sobre conocimientos no sólo animan a los asistentes a buscar y retener información de lo que han visto en las conferencias, sino que también proporcionan a los participantes una forma medible de registrar cuánto han aprendido. Un buen evento de gamificación no consiste en dar a los asistentes una distracción novedosa. Se trata de convertir la participación activa en el evento en una forma de juego.

Hay dos hábitos clave que los organizadores de eventos quieren desalentar cuando se trata de sesiones transmitidas en vivo: llegar tarde y salir temprano. Una buena estrategia es anunciar que las respuestas a las preguntas del quiz se revelarán al principio o al final de una sesión de streaming. De esa manera, los asistentes tendrán un incentivo adicional para sintonizar temprano y quedarse hasta el final.

Relaciona el quiz con el contenido de un patrocinador o de un ponente

Sé creativo con el formato del cuestionario. Combina los detalles personales de los oradores del evento con la información de los patrocinadores. Considera usar una mezcla de texto y preguntas basadas en imágenes. Por ejemplo: haz que los asistentes adivinen que producto de algún patrocinador se está utilizando en una imagen, o para que debería usarse según lo que haya dicho el orador; pregunta por algún dato importante de los expositores que se haya dado durante la sesión (año de fundación, localización de la sede…).

 

3. FAVORECE EL RETORNO DE LA INVERSIÓN PARA LOS PATROCINADORES Y EXPOSITORES DEL EVENTO:

Las plataformas de eventos virtuales ofrecen múltiples oportunidades para promocionar a los patrocinadores a través del juego. Cada una de las tácticas enumeradas anteriormente puede traducirse en un retorno de la inversión medible.

La búsqueda del premio es una buena opción para conducir el tráfico de visitas a los patrocinadores

Los asistentes pueden recibir puntos por visitar los stands virtuales de los patrocinadores o por enviarles mensajes. Asigna un mayor número de puntos para la creación de reuniones virtuales, ya sea para demostraciones 1:1 u otras discusiones de negocios. Del mismo modo, puedes asignar puntos por ver el contenido del expositor y del patrocinador, con puntos extra asignados por responder correctamente a las preguntas sobre el material tratado.

Escalona los puntos de juego para igualar las inversiones de los patrocinadores

El número de puntos relacionados con cada actividad debe estar en proporción directa con las inversiones de los patrocinadores. Por ejemplo, una visita a un stand del Patrocinador Oro podría otorgar 100 puntos, mientras que una visita al Patrocinador Plata podría dar 75.

Hay que tener en cuenta que deberíamos involucrar a los patrocinadores y los expositores también en el diseño de la actividad. ¿Quieren hacer preguntas relacionadas con la información del producto, o quieren añadir un toque personal preguntando sobre un hecho divertido en la biografía de su director general?

Usa la caza del tesoro para entregar pistas

Por último, la búsqueda del tesoro puede ser una forma efectiva de atraer más tráfico a las páginas de los patrocinadores de su plataforma de eventos virtuales.

Una opción es no mostrar el código personalizado directamente en la página del patrocinador, sino dentro de un vídeo de demostración, o al final del contenido promocional. Otra estrategia es permitir a los patrocinadores compartir el código en video chats personales 1:1. Este enfoque aumenta la oportunidad de interacción y el desarrollo significativo de los contactos.

En conclusión para que los eventos virtuales ofrezcan las mismas claves que los asistentes esperan de las experiencias en persona, se tiene que jugar con las ventajas únicas de las plataformas digitales. Los eventos digitales encajan de forma natural con la gamificación.

Nuestra plataforma de eventos virtuales incluye un sistema de gamificación completamente integrado. Puedes asignar puntos a cualquier número de actividades dentro de la plataforma. Además, una tabla de clasificación muestra las clasificaciones de los asistentes en tiempo real, y la interfaz facilita a los asistentes el seguimiento de las indicaciones e instrucciones del juego. Por ejemplo, una vez que un asistente ha encontrado el perfil de otro participante, el diseño de la plataforma facilita el siguiente paso de enviar un mensaje directo. Con sólo unos pocos clics más, pueden configurar un video chat.

 

Para que el juego de un evento virtual sea efectivo, tanto la acumulación de puntos como el proceso de obtención de los mismos deben ser ágiles e intuitivos, como de hecho es el caso.

Ponte en contacto con nosotros para que te asesoremos sobre la mejor manera de diseñar un plan de gamificación sólido en tu plataforma de Eventos Virtuales que favorezca el engagement y la atención durante el evento, la interacción entre los usuarios y los patrocinadores y brinde una sensación de cercanía y conexiones interesantes.

Artículo original en Eventmobi.

01 Sep

Posted at 12:00h in Consejos, Engagement, Redes Sociales by

En este artículo sobre estrategias eficientes y creativas para aumentar el engagement virtual, analizaremos que herramientas y consejos funcionan mejor a la hora de favorecer y fomentar la participación de los asistentes en eventos virtuales e híbridos. Casi siempre, son estrategias que ya conocemos, y hemos usado para otros fines. Ahora, con una situación tan incierta como la actual, debemos analizarlas para sacar el mayor provecho de ellas y hacer crecer el engagement en los eventos online. 

A medida que los planificadores de eventos continúan haciendo el cambio a eventos virtuales e híbridos, mantener un alto nivel de compromiso de los asistentes se ha convertido en un tema aún más apremiante. Hablando con diferentes profesionales de eventos de todo el mundo, Eventmobi ha investigado cuáles son algunas estas iniciativas más efectivas y creativas que  se han implementado para aumentar el compromiso de los asistentes. 

Según Alicia Jenelle una de las  más importantes ha sido tener un orador dinámico que pueda evocar la emoción a través de la audiencia, ya sea con compasión o humor. Los oradores tienen una oportunidad única para tener una experiencia muy personal con los invitados, ya que pueden ser muy cercanos y están casi de manera presencial en la oficina de los asistentes, en su salón, etc. Esto puede generar la emoción de los invitados, lo que es fundamental para mantener su compromiso. Tener a un ponente importante que te hable en casa es una experiencia especial que los asistentes habitualmente no tendrían.  

La segunda solución efectiva que su equipo ha aprovechado es tener imágenes dinámicas que involucren a los asistentes, en lugar de sólo tener una imagen más estática ayuda a mantener a los asistentes conectados con el contenido. También sugieren a sus clientes a que cuiden mucho la producción de cara a los oradores para asegurar que el espectador tenga la mejor experiencia dando así al asistente la mejor oportunidad de enfocar y no distraerse con fondos de oficina, filmaciones poco claras, etc. 

Por último, la presencia un componente fuera de lo online para un evento virtual es una forma divertida y eficaz de atraer a los asistentes. El envío de una caja a los hogares de los asistentes con un kit de comida, un regalo  personalizado y un obsequio especial ayuda al asistente a comprometerse con su marca de forma personal,y le permite salir por un momento de lo virtual y evitar el cansancio del Zoom, y vivir además una experiencia real y personal, fuera de la pantalla. 

El compromiso de los asistentes comienza en el momento en que se envían las invitaciones y se anuncia la fecha del evento. En el Grupo de Eventos Echelon, tratan de personalizar todo de cara a los objetivos del evento incluido el cuestionario previo al evento, sin embargo, bombardear a la audiencia con preguntas puede ser contraproducente, y nos recomiendan aprovechar estos cuestionarios y convertirlos en un juego donde el asistente pueda ganar un premio, ya que mantendrá el engagement e incentivará a los participantes a participar activamente.   

Otra gran manera de hacer que la gente se anime es tener algún tipo de entretenimiento o personaje famoso incluido en el evento. Puede ser un giro único e inesperado a lo que sería un encuentro bastante típico y también es una gran manera de poner en marcha el zumbido de los medios sociales. Además muchas celebridades están más inactivas en estos momentos y seguramente estén muy dispuestas a actuar de manera más económica. 

Por último tener una fuerte estrategia de social media lista para funcionar. La gente está pasando más tiempo en las redes sociales que nunca, hasta un 20% más según algunas estadísticas. Proporcionar a los asistentes un contenido consistente, relevante e interactivo antes del evento será la forma número uno de conseguir que la gente se involucre y se emocione. 

  

Según Heather Herrig la idea de crear una Happy Hour virtual o un tiempo concreto en el que conectarse ha sido popular desde marzo, y se introducen continuamente ideas increíblemente creativas e innovadoras que provocan compromiso, diversión y conexión, una situación ideal y favorable para los eventos virtuales. Relacionando esto con una robusta estrategia de social media, podríamos mencionar ejemplos de clientes que realizan streaming o directos de Instagram todos los días a las mismas horas con diferentes actividades que implican a los espectadores   

En High Beam Events, hablan del cambio repentino de los eventos e interacciones sociales y profesionales que tienen que pasar a virtuales, los profesionales de los eventos tienen que involucrar a sus asistentes y hacer que destaquen entre las muchas opciones disponibles. Una forma de destacarse, como mencionaba anteriormente Alicia Jenelle, es tener algo personal y tangible para quien asiste. Ofrecer paquetes de conferencia personalizados que se entregan a cada persona antes del evento, que contengan diferentes obsequios que se puedan utilizar durante o después del evento, se otorgan esos toques personales que asegurarán que los  invitados recuerden el evento durante las próximas semanas.  

Valerie Bihet de VIBE, explica que se han asociado a  una plataforma digital que permite a nuestros asistentes interactuar más con los elementos en persona (o los oradores) del evento y entre sí. Los asistentes online pueden participar en la conversación, votar en las encuestas, plantear y responder preguntas de los oradores, y hacerlo todo en tiempo real; como en el caso de la plataforma de eventos online de Eventmobi que se ofrece en Orquidea Technology Group. Esto es importante tanto para los asistentes como para los oradores ya que, si el evento es totalmente virtual, no tienen las expresiones faciales de la audiencia que pueden utilizar para medir la eficacia de lo que están diciendo. Los oradores deben ser capaces de interactuar con la audiencia para añadir más energía, y diversión, a la presentación. 

En los eventos del grupo Sherpa, también han estado involucrando a nuestros invitados virtuales e híbridos, no sólo fomentando el uso del chat 1:1 online sino también con encuestas y preguntas y respuestas, que como se mencionaba antes ayuda a los asistentes a interactuar más y mantener así el interés. También se vuelve a mencionar la idea de enviar por adelantado “Paquetes de Participación” que pueden incluir un letrero de marca en la puerta para asegurarnos de que no se les «moleste», signos emoji para aguantar durante la llamada u otros accesorios y regalos – ¡incluso vino! 

Ya que hablan de la importancia de desdibujar la división de la pantalla y animar a los asistentes a acondicionar su entorno para que coincida con el evento también. Mantener las sesiones cortas y añadir entretenimiento como se mencionaba también anteriormente, siempre es bueno para mantener a los asistentes observando y su energía y participación en buenos niveles.  

  

Nicole Braghin vuelve a mencionar de nuevo la idea de que los asistentes reciban una caja por correo con los artículos que se utilizarán durante la reunión. Cuando los asistentes reciben un «regalo» sienten que tienen que participar y quieren participar. Puede ser un kit de cóctel propio con el que todos los asistentes brindarán durante la reunión, bocadillos que podrán comer durante la presentación, blocs de notas y bolígrafos para usar para tomar notas en el evento, o incluso un traje o accesorio. Cualquier cosa que puedan tocar e interactuar y que se muestre y se mencione en la reunión da un toque de atención a los asistentes y los mantiene cercanos e integrados en el evento.   

En conclusión, se puede decir que una de las cuestiones más importantes, que todos los expertos señalan, sería hacer que el asistente se sienta cerca de los otros asistentes, de los ponentes y del evento en general aunque cada uno esté en su casa enviando kits de regalo con los que puedan desarollar una actividad conjunta en la distancia (desde algo parecido a un catering, hasta un momento de brindis). Además resulta muy importante tener herramientas para mantener al invitado involucrado e integrado, pudiendo ser a través de plataformas de eventos online como las que manejamos desde Orquídea Technology Group que le permiten al usuario interactuar con otros invitados o con los ponentes y también acceder a un contenido cautivador y entretenido que podrá observar en streaming. 

Artículo original vía Eventmobi

01 Sep

Posted at 12:00h in Apps para eventos, Engagement, Eventos, Tecnología by

En un momento como el actual es importante fomentar las conversaciones reales y cercanas online que ayudarán a entablar conexiones más profundas entre los asistentes pese a que cada uno celebre el evento en su casa. Con las videollamadas 1:1 de EventMobi, que ofrecemos desde Orquidea, resulta muy sencillo que los asistentes se conecten en su evento virtual y tengan conversaciones significativas entre ellos o con los patrocinadores y expositores. 

  

Cuando se planifica un evento virtual, una de las preguntas clave es cómo facilitar mejor la creación de redes online efectivas. Esto es un reto para muchos organizadores, ya que no cuentan con la intimidad y cercanía de un lugar físico. En los eventos presenciales, los asistentes se encuentran con caras conocidas y nuevos contactos, durante las pausas para el café o en la sala de conferencias. Con los eventos virtuales, la dinámica ha cambiado. Los asistentes no necesariamente saben qué herramientas tienen a su disposición para conectarse con otros – o cómo usarlas de la manera más efectiva. Esto significa que debe haber un esfuerzo consciente por parte del organizador para guiar a los asistentes y motivarlos para probar funciones online que pueden ser desconocidas. 

  

Características principales para la creación de interconexiones en los eventos virtuales 

Las plataformas de eventos virtuales ofrecen una variedad de características diferentes para permitir la creación de redes de contacto entre los asistentes. Algunas de ellas se basan más en la comunidad, como los debates en grupo o el chat de cada sesión. Aquí, los asistentes pueden tener conversaciones basadas en texto con varias personas al mismo tiempo. Si bien estos foros pueden utilizarse para debatir cuestiones más importantes de su industria, también permiten a los asistentes encontrar personas con ideas afines, o de la misma ciudad o con intereses comunes. Sin embargo, cuando los asistentes desean conversar uno a uno para discutir temas importantes más a fondo, se requiere una función diferente. 

  

En estas situaciones es cuando entran en juego las charlas privadas y las videollamadas. Anteriormente, los asistentes que visitaban en persona eventos que ofrecían una app del evento ya podían usar esa función de la aplicación. Podrían encontrar a otras personas a través de la lista de asistentes, enviarles un mensaje de chat solicitando una reunión, e invitarlos a una cita programada que normalmente tendría lugar en la sede del evento. Con los eventos virtuales, el proceso es el mismo – excepto que las reuniones en persona son reemplazadas por reuniones de video 1:1. 

  

Beneficios de las video reuniones 1:1 para los asistentes y expositores 

Mientras que la mayoría de los eventos de hoy en día tienen lugar online, las videollamadas 1:1 son la mejor manera de que los asistentes forjen conexiones más profundas. La mayoría de las personas ya están familiarizadas con el concepto de videollamada y se sienten cómodas hablando con otros utilizando una cámara web y unos auriculares. Echar un vistazo a las casas u oficinas de los demás también ayuda a los asistentes a conocerse mejor y permite romper el hielo fácilmente, ya sea hablando un perro en el fondo, un niño que se acerca a pedir algo o un mueble inusual. 

  

Dado que los eventos virtuales están menos restringidos en términos de tiempo y espacio, ofrecen a los asistentes más flexibilidad para conectarse entre sí en su propio tiempo libre. Mientras que los centros de convenciones siempre cerrarán en algún momento, las plataformas de eventos virtuales son accesibles las 24 horas del día. Esto significa que los asistentes pueden conectarse entre sí fuera de las horas establecidas del evento – o incluso después de que éste termine. Esto puede ser mucho menos estresante que tratar de hacer encajar una reunión en un calendario repleto. 

  

Para los expositores y patrocinadores, también hay claros beneficios al conectarse con los asistentes a través de reuniones de video 1:1 en eventos virtuales. Comparado con una palacio de exposiciones lleno de gente y ruidoso, es mucho más fácil centrarse en la otra persona y tener una conversación memorable y personal desde la comodidad de su casa u oficina. Los representantes de la empresa pueden compartir sus pantallas para mostrar los productos sin tener que instalar primero el hardware en un stand en el lugar. También tienen la opción de compartir enlaces a recursos que los asistentes pueden revisar y descargar inmediatamente, en lugar de tener que llevar una bolsa llena de folletos por toda la sede de la exposición. 

 

¿Qué tipo de eventos se benefician de las videollamadas 1:1? 

El networking es una parte integral de casi cualquier tipo de evento de negocios. Incluso si el enfoque es en un aspecto diferente como la educación, conocer a otros del mismo sector es una razón importante por la que la gente elige asistir a eventos de negocios. Aquí hay algunos de los tipos de eventos más comunes que se benefician de las videollamadas 1:1: 

  

  • Eventos de asociaciones: La comunidad es uno de los principales impulsores de la afiliación a una asociación, y los eventos online son ideales para que los miembros se relacionen entre sí -sin las restricciones de costo y de viaje de los eventos en persona. 
  • Ferias de empleo: La pandemia mundial ha pasado factura al mercado laboral, por lo que es más importante que nunca favorecer las conversaciones entre los empleadores y los solicitantes de empleo en un entorno seguro y cómodo. 
  • Eventos internos de la empresa: Especialmente para las grandes empresas internacionales, los eventos virtuales son ideales para reunir a los empleados con fines educativos y de formación de equipos. Las reuniones de video 1:1 pueden combinarse con juego para fomentar nuevas conexiones entre los empleados. 
  • Conferencias de la industria: Los grandes organizadores de conferencias pueden impulsar la generación de contactos para sus expositores y patrocinadores ofreciendo videollamadas 1:1 entre los representantes de la empresa y los asistentes. 

  

La solución fácil de usar de EventMobi para video reuniones 1:1 

Como muchos asistentes son nuevos en los eventos virtuales, Eventmobi ha implementado todas las características necesarias para que sean intuitivas y fáciles de usar. Sería ideal que los organizadores comuniquen qué características clave estarán disponibles y ofrezcan instrucciones antes del evento. De esta manera, los asistentes pueden familiarizarse con la plataforma de antemano y aprovechar al máximo las herramientas que les ayudarán a alcanzar los objetivos del evento. 

  

Para utilizar la función de videollamadas 1:1 dentro de las apps de EventMobi, los usuarios sólo tienen que navegar hasta la lista de asistentes y encontrar a la persona con la que les gustaría conectarse. En el perfil personal de ese asistente, los usuarios entonces hacen clic en el botón «Programar una reunión». A continuación se describen las funciones y pasos a seguir para hacer el mejor uso de las reuniones en video 1:1: 

  

  1. Programe una video reunión 1:1 seleccionando un asistente de la lista. A continuación se les pedirá que introduzcan los detalles de la reunión, incluyendo la hora y el lugar, así como un mensaje personal. Para programar una reunión de video 1:1, deben marcar la casilla «Reunión de video».
  2.  Programar una hora para una videoconferencia 1:1. Una vez enviada la invitación a la reunión, el invitado recibirá una notificación por correo electrónico y dentro de la app. La invitación puede entonces ser aceptada o rechazada por el destinatario. El remitente puede ver el estado actual de la invitación desde el área de Mensajes del Tablero de Asistencia.
  3. Ver las invitaciones a reuniones en video 1:1 dentro del Espacio Virtual. Se puede acceder a las reuniones que han sido aceptadas desde el área de Mensajes o desde el área de Agenda del Tablero de Asistencia. Para unirse a la videoconferencia, cada asistente sólo tendrá que hacer clic en el botón «unirse a la reunión».
  4. Unirse a las reuniones de video 1:1 de su agenda personal. Al unirse a la reunión, se abrirá una nueva pestaña con la ventana de la Videollamada 1:1 de la app. Aquí, los usuarios podrán reunirse cara a cara, compartir sus pantallas y chatear por texto directamente desde la sala de reuniones. Esta sala estará disponible para ambas partes durante 24 horas, así que incluso si la reunión comienza o se retrasa, ¡no tendrán que preocuparse por la reprogramación! 
  5. Acepta la videollamada 1:1 fácilmente. Los expositores y patrocinadores tienen la opción de añadir representantes de la empresa a su stand virtual. Los asistentes pueden programar una reunión con ellos de manera sencilla navegando al perfil personal del representante. 

 

Para concluir, es importante recordar que las videollamadas 1:1 entre asistentes, expositores o patrocinadores son una gran manera de favorecer el contacto cercano y personal que se ha visto afectado por el contexto mundial actual. En Orquidea podemos ayudarte a que ofrezcas el mejor servicio de video reuniones 1:1 dentro de la app para que tus asistentes se sientan involucrados en el evento y más cerca de los otros participantes. 

Artículo original vía Eventmobi.